Tài liệu môn Hệ thống thông tin quản lý

Nội dung text: Tài liệu môn Hệ thống thông tin quản lý

1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (Management-Information System: MIS)  Nắm vững các khái niệm, vai trò của các loại hệ thống thông tin quản lý gắn liền với việc tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh qua mạng Internet nói riêng.  Hiểu rõ sự gắn kết của các HTTT và tác động của chúng đến hoạt động và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.  Nắm vững những yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp khi đầu tư vào CNTT nhằm tạo ra và duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh tế mới Tài liệu tham khảo: 1. Bài giảng HTTT quản lý, Phạm Thị Thanh Hồng và Phạm Minh Tuấn, NXB Khoa học kỹ thuật, 2007 2. Hệ thống thông tin quản lý, Giáo trình của Đại học Kinh tế Quốc dân 3. Phân tích & Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý, Trần Thành Trai, Nhà xuất bản thống kê, 2003 4. Information Systems – Foundation of E-Business, Steven Alter, Prentice Hall, 2002 5. Management Information Systems, Managing the Digital Firm. 9th edition, Laudon, K C and Laudon, J.P., Prentice Hall, New Jersey, 2006 C1 - 1/17
2. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Mở đầu Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường thay đổi nhanh. Tin học hóa công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính (tin học quản lý) đang là lĩnh vực quan trọng nhất của ứng dụng tin học. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kinh tế và quản lý hiện đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin học trong việc tự động hóa từng phần hoặc toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý trong các tổ chức kinh tế. 2. Thời đại thông tin  Môi trường kinh tế hiện nay Kinh tế toàn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, và các nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất có thể cùng hợp tác với nhau không bị hạn chế bởi không gian địa lý. - Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia - Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa - Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu - Hệ thống phân phối toàn cầu Đặc trưng của nền KT hiện nay là các giao dịch (giao hàng và thanh toán) được thực hiện tức thời. Ví dụ: hệ thống ATM Là một nền kinh tế năng động (M-commerce) Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp -> kinh tế dịch vụ Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy) - Nền KT số hóa là nền kinh tế được đánh dấu bởi sự trao đổi không giới hạn về thông tin. Người ta có thể trao đổi một lượng vô hạn về các con số, từ ngữ, âm thanh, hay hình ảnh, kể cả các loại thông tin có tính chất sinh học như là sinh trắc học (mắt, vân tay), nhận dạng âm thanh, hay các hình ảnh 3 chiều. - Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử - Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của một mạng lưới số hóa - Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT  Thời đại thông tin - Thời đại thông tin là thời đại mà tri thức là sức mạnh - Thời đại ra đời khái niệm “công nhân tri thức” (knowledge worker) - Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghiệp C1 - 2/17
3. Thương mại điện tử (TMĐT : E-Commerce) Thương mại điện tử là thương mại được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin, cụ thể là Internet. Nó tạo điều kiện cho khách hàng, người tiêu dùng và các công ty có các mối quan hệ mới, đầy sức mạnh mà không thể có nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ. Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền thông (như mạng Internet) để làm việc ở các vị trí khác nhau. Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị trí thời gian và không gian xác định. Có thể cho phép liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào. Nền kinh tế phát triển dựa trên mong muốn của người tiêu dùng  Đặc điểm của thời đại thông tin - Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin - Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh - Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách nhanh chóng - Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin - Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ 3. Xu hướng phát triển CNTT  Công nghệ thông tin và truyền thông - Các dạng phần cứng và phần mềm máy tính được sử dụng để xử lý dữ liệu và lưu trữ thông tin - Các công nghệ truyền thông, viễn thông được sử dụng đểm truyền tải thông tin  Một số nhận định sai lầm về phát triển của CNTT - “Điện thoại” có quá nhiều nhược điểm để có thể được sử dụng như một phương tiện truyền thông. Thiết bị này rõ ràng là không có giá trị đối với chúng ta. Western Union internal memo, 1876 - Tôi nghĩ thị trường chỉ cần tới 5 chiếc máy tính. (Thomas Watson, chairman of IBM, 1943) - Liệu một vi mạch sẽ dùng vào việc gì? (Engineer at the Advanced Computing Systems Divis) - Chẳng có lý do gì mà một người lại cần dùng máy tính ở nhà. (Ken Olson, president, chairman, and founder of Digital Equipment Corp., 1977) - 640K là quá đủ cho bất cứ ai. (Attributed to Bill Gates, chairman of Microsoft, 1981) - Dell là một mô hình kinh doanh tuyệt với, nhưng nó khó mà đem lại lợi nhuận. (John Shoemaker, head of Sun’s server division, 2000))IBM, 1968 -  Các xu hướng phát triển CNTT C1 - 3/17
4. - Nâng cao tốc độ, và khả năng có thể mang theo - Kết nối và liên kết giữa các thiết bị máy tính và công nghệ truyền thông - Sử dụng các thông tin đã được số hóa và đa phương tiện - Những phần mềm tốt hơn và thân thiện với người sử dụng 4. Các khái niệm cơ bản. - Dữ liệu và thông tin - Hệ thống - Hệ thống thông tin 4.1 Dữ liệu và thông tin aa Dữ lliiệu Khái niệm - Ký hiệu, biểu tượng, v.v => phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống - Được cho bởi các giá trị mô tả các sự kiện, hiện tượng cụ thể: Tín hiệu vật lý Con số Các ký hiệu khác, v.v Ví dụ: Số đo nhiệt độ trong ngày, doanh thu của 1 công ty trong 1 tháng bb Thhôngông ttinin Khái niệm - Những gì mang lại hiểu biết về một sự vật, hiện tượng - Ý nghĩa của dữ liệu được rút ra sau khi đã có những đánh giá hoặc so sánh. Ví dụ Doanh thu tháng trước của một công ty là 100 triệu đồng, tháng này là 85 triệu => tháng này công ty hoạt động không hiệu quả bằng tháng trước? - Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu, Ví dụ Nguyễn Văn Nam, 845102, 14/10/08, v.v , là những ví dụ về dữ liệu Từ đó có thông tin như sau: Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/08 với số lượng 18 cc CCácác dạnngg tthônghông ttinin Thông tin viết, Thông tin nói, Thông tin hình ảnh, Thông tin khác  TThônghông ttinin vviiết - Thường gặp nhất trong hệ thông tin - Thể hiện trên giấy, trên màn hình của máy tính - Các dữ kiện thể hiện các thông tin có thể có cấu trúc hoặc không Một bức thư tay của một ứng viên vào một vị trí tuyển dụng không có cấu trúc, song cần phải có các thông tin "bắt buộc" (họ tên, địa chỉ, văn bằng, v.v ). Một hoá đơn có cấu trúc xác định trước gồm những dữ liệu bắt buộc (tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm v.v ).  TThônghông ttinin nnóiói Là một phương tiện khá phổ biến giữa các cá thể và thường gặp trong hệ C1 - 4/17
5. tổ chức kinh tế xã hội Đặc trưng loại này phi hình thức và thường khó xử lý Vật mang thông tin thường là hệ thống điện thoại.  TThônghông ttinin hhìnhình ảnnhh Dạng thông tin này xuất phát từ các thông tin khác của hệ thống hoặc từ các nguồn khác Ví dụ: Bản vẽ một số chi tiết nào đó của ôtô có được từ số liệu của phòng nghiên cứu thiết kế  TThônghông ttinin kkháchác Một số các thông tin có thể cảm nhận qua một số giai đoạn như xúc giác, vị giác, khứu giác không được xét trong hệ thông tin quản lý. dd QQuyuy ttrìnhrình xử llýý tthônghông ttinin Thu thập->Xử lý->Lưu trữ->Truyền TT ee MMãã hhóa,óa, ggiiải mmãã Khái niệm: Mã hóa thông tin là quá trình biểu diễn theo qui ước ngắn gọn một thuộc tính của một thực thể nhằm tạo điều kiện thuận tiện nhất cho việc xử lý thông tin Các loại mã hóa: tuần tự, phân tích, hỗn hợp Mã hóa thông điệp: Phương thức chuyển đổi thông điệp thành một dạng khác gọi là mã thông điệp Khóa mã Thông tin => Thông điệp => Mã thông điệp Mã hóa tín hiệu: Phương thức chuyển đổi mã thông điệp thành tín hiệu truyền vật lý Giải mã thông điệp: Phương thức biến đổi mã thông điệp thành thông điệp có nghĩa, từ đó rút ra được thông tin cần thiết Khóa mã Mã thông điệp => Thông điệp => Thông tin - Được tiến hành nhờ sử dụng khóa mã (có liên hệ về mặt thuật toán với C1 - 5/17
6. khóa mã được dùng để mã hóa thông điệp) - Độ phức tạp của việc giải mã phụ thuộc vào các phương thức mã hóa Khóa mã Giải thuật hay cách thức được sử dụng để mã hóa và giải mã thông điệp Ví dụ: - Khoá mã: Mỗi chữ cái trong thông điệp được dịch chuyển hai vị trí theo trình tự trong bảng chữ cái - Thông điệp: “Bo mon CNTT” - Mã thông điệp: “Dq oqp EPVV” Mục đích mã hóa - Nhận dạng dễ dàng và chính xác một thực thể - Cho phép tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý - Đảm bảo tính bảo mật cho thông tin => Câu hỏi: mã hóa để đạt được cả 3 yếu tố trên hay chỉ 1 hoặc 2 trong 3 yếu tố đó? 4.2. Hệ thống Khái niệm Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử tương tác, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra Ví dụ - Hệ thống điều khiển giao thông - Hệ thống mạng máy tính -  Các đặc trưng của hệ thống - Tính tổ chức C1 - 6/17
7. - Tính biến động - Hệ thống phải có môi trường hoạt động - Hệ thống phải có tính điều khiển  Các thành phần của hệ thống - Nhập vào (Input): Nắm bắt và tập hợp các yếu tố để đưa vào hệ thống để xử lý - Xử lý (Processing): Bước biến đổi nhằm chuyển các yếu tố đưa vào sang các dạng cần thiết - Kết xuất (Ou tput): Chuy ển các yếu tố được tạo ra từ quá trình xử lý thành các kết quả cuối cùng 4.3. Hệ thống thông tin Information system: là một tập hợp các phần cứng, phần mềm, hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. Khung tri thức về Hệ thống thông tin  PPhânhân llooại HHTTTTTT  Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - Hệ xử lý dữ liệu (DBS) + Cập nhật DL định kỳ, xử lý DL cục bộ + Hệ xử lý điểm cho giáo viên, hệ xếp thời khóa biểu - Hệ thống thông tin quản lý (MIS) + Xử lý DL có tính thống kê, phục vụ cho nhà quản lý + Hệ xử lý điểm cho giáo viên cho phép thống kê học lực của SV - Hệ trợ giúp quyết định (DSS) + Phục vụ nhà quản lý cấp cao + Dựa trên hệ phân tích dự báo - Hệ chuyên gia (ES) + Đóng vai trò là chuyên gia lĩnh vực C1 - 7/17
8. Ví dụ: Hệ chẩn đoán y khoa, dự báo thời tiết Ví dụ: - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System) - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage)  Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp - Hệ thống thông tin tài chính - Hệ thống thông tin marketing - Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất - Hệ thống thông tin quản trị nhân lực - Hệ thống thông tin văn phòng  Sự cần tthihiết của hệ tthhốnngg tthônghông ttinin Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ mọi doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một thị trường thay đổi nhanh. Những hệ thống trên nền Internet đã trở thành một thành phần rất cần thiết để kinh doanh thành công trong môi trường toàn cầu động năng động hiện nay. Công nghệ thông tin đang vai trò ngày càng lớn hơn trong kinh doanh. C1 - 8/17
9.  CChhức nănngg của HHTTTTTT Một chức năng chính của doanh nghiệp tương tự như kế toán, tài chính, quản trị hoạt động, tiếp thị, quản trị nguồn nhân lực. Góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn khách hàng. Một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để hiệu quả việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân Một yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu Là động lực, phần thưởng, cơ hội thành công cho rất nhiều người. Một thành phần then chốt trong nguồn lực, hạ tầng, năng lực của doanh nghiệp kinh doanh trên mạng hiện nay.  PPhânhân bbiiệt Hệ tthhốnngg tthônghông ttinin vvàà CCôngông nnghghệ tthônghông ttinin Hệ thống thông tin (IS) – tất cả các thành phần và những tài nguyên cần thiết để chuyển thông tin và thực hiện chức năng xử lý thông tin cho tổ chức. Công nghệ thông tin (IT) – các công nghệ cần thiết cho hệ thống vận hành.  CChuhu kỳ sốnngg của HHTTTTTT - Giai đoạn sinh thành - Giai đoạn phát triển - Giai đoạn khai thác - Giai đoạn thoái hóa 4.4. HỆ THỐNG THÔNG TIIN QUẢN LÝ Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý. Hệ thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định 5. Mô hình HTTT - Mô hình - Các hoạt động tác nghiệp đối với hệ thống thông tin  MMôô hhìnhình tổnngg qquáuát C1 - 9/17
10.  CCácác hhooạt đđộộnngg ttácác nnghighiệp đđốối với HHTTTTTT - Phân tích hệ thống (systems analyst) - Tích hợp hệ thống (system integrator) - Quản trị cơ sở dữ liệu - Phân tích hệ thống thông tin - Quản trị hệ thống thông tin trong tổ chức - Lập trình quản lý cơ sở dữ liệu - Quản lý cơ sở dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định cho lãnh đạo, quản lý Thảo luận: Anh/chị kỳ vọng gì khi áp dụng CNTT ? 5. Vai trò của các hệ thống thông tin quản lý. HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, v.v ) Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả là mục tiêu của các tổ chức C1 - 10/17
11. a. Tăng năng suất lao động - OLTP – OnLine Transaction Processing: Xử lý giao dịch trực tuyến - TPS – Transaction Processing System: Hệ thống xử lý giao dịch - CIS – Customer-Integrated System: Hệ thống tích hợp khách hàng b. Hỗ trợ ra quyết định - Giúp phân tích tình huống và hỗ trợ người ra quyết định - Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định - Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành - Hệ thống thông tin địa lý - Đưa ra một số gợi ý về phương thức thực hiện - Trí tuệ nhân tạo (AI) c. Tăng cường hợp tác lao động - Đội làm việc năng động - Quản lý tài liệu - Phát triển ứng dụng d. Tạo liên kết đối tác kinh doanh - Hệ thống thông tin liên doanh nghiệp (IOS) - EDI (Electronic Data Interchange) – Trao đổi dữ liệu điện tử e. Cho phép toàn cầu hóa - Giúp vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm - Văn hóa - f. Hỗ trợ thay đổi tổ chức - Đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường hiện nay C1 - 11/17
12. 6. Tác động của CNTT đối với doanh nghiệp (Tiềm năng và thách thức) 6.1. Tác động của CNTT đối với doanh nghiệp  Bộ máy nhân sự CNTT trong DN - Phòng CNTT - Quản trị viên hệ thống (System Administrator) - Lập trình viên (Programmer) - Nhà thiết kế hệ thống (System Designer) - Nhà phân tích hệ thống (System Analyst) - Nhà quản lý HTTT + Trưởng phòng CNTT + GĐ CNTT + GĐ Dự án - Phó TGĐ phụ trách CNTT (Chief Information Officer -CIO)  Tác động của HTTTQL tới DN - Ứng dụng trong nội bộ phòng, ban, bộ phận chức năng Tác - Ứng dụng tích hợp các phòng, ban, bộ phận động - Cải tổ quy trình nghiệp vụ, tái cơ cấu tổ chức: càng sáp nhập phòng b an, cơ cấu tổ chức mỏng, tổ lớn chức ảo dần - Thay đổi quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng, nhà trung gian - Thay đổi sản phẩm, dịch vụ  Một số thách thức khi ứng dụng HTTTQL - Thay đổi nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức, nhân sự - Tranh giành nội bộ - Kiểm soát và bảo mật - Chất lượng HTTTQL 6.2. Hiệu quả của HTTTQL  Các lợi ích cơ bản  Lợi ích kinh tế - Giảm chi phí giao dịch - Trực tiếp - Giảm chi phí quản lý (thuyết agency) + Hoá đơn điện thoại + Chi phí lương + - Tăng cường chất lượng thông tin + Khối lượng (Quantity) - Trực tiếp + Phạm vi (Scope) + Phát hiện thất thoát + Suitability (Độ hữu dụng) + Tìm thêm khách hàng + Độ phù hợp (Relevance) - Gián tiếp + Tính chuẩn xác (Accuracy) + Tăng cường uy tín + Tính kịp thời (Timeliness) + Cho phép mở rộng + Tính tương thích (Compatibility) sản phẩm, thị trường – Cách hiển thị (Presentation) C1 - 12/17
13.  Chi phí cho HTTTQL - Chi phí mua sắm + Phần cứng + Phần mềm - Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) + Mua sắm + Truyền thông + Tư vấn, tập huấn, chuyển giao + Bảo hành bảo trì: nhân sự, đi lại, điện nước, thuê địa điểm + Nâng cấp hệ thống - TCO rất lớn: + 1 PC: TCO = 300% Chi phí mua sắm + HTTTQL: TCO = 500% Chi phí mua sắm - Giảm TCO: + Tập trung hoá hệ thống (centralization) + Chuẩn hoá (standardization) + Trình độ qu ản lý, chuyên môn  Đánh giá hiệu quả - So sánh TCO với (Lợi ích trực tiếp + Lợi ích gián tiếp) + Thời gian thu hồi vốn + Tỷ suất Cost/Benefit (giá/lợi ích) + Tỷ suất lợi nhuận - Lựa chọn nhà cung cấp + Cost/Benefit chứ không phải Cost/Performance + Chỉ xem xét những chức năng cần thiết  Thảo luận Những tác động của CNTT tới một trong các ngành sau + Dịch vụ tài chính + Chăm sóc sức khỏe + Sản xuất + Dịch vụ giải trí nghe nhìn + Giáo dục + Bán lẻ + Du lịch và khách sạn  Một số công ty ứng dụng CNTT thành công + Boeing Airplane Company + Wal-Mart Stores + Bissett Nursery Corp. + Federal Express + Charles Schwab + USAA + L.L. Bean + Progressive Corp.  Doanh nghiệp có thể có những lợi ích gì khi ứng dụng CNTT - Trong quản lý chuỗi cung ứng thông qua việc quản lý hàng lưu kho C1 - 13/17
14. - Trong giao dịch với khách hàng qua việc ứng dụng TMĐT - Trong logistics thông qua ERP - Trong quản lý người sử dụng thông qua các phần mềm hỗ trợ nhóm - Trong marketing thông qua data mining - Trong quản lý nội bộ thông qua mạng Intranets 7. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý: + Phần cứng, phần mềm, nhà quản lý thông tin (CIO), . . . + Giao tiếp, Xử lý, Kho dữ liệu, . . . 8. Thông tin kinh tế và hệ thống thông tin kinh tế: Thông tin kinh tế là các thông tin tồn tại và vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức, các doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó. Thông tin KT có thể coi là các huyết mạch của doanh nghiệp, của các tổ chức kinh tế. Hệ thống TTKT là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin kinh tế trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong tổ chức, doanh nghiệp. Ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương đảng đã ra chỉ thị 58 CT/TW về đẩy mạnh và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. 9. Giới thiệu một số dạng hệ thống thông tin quản lý: Để định hướng ra các hệ thống thông tin quản lý người ta dựa vào định hướng hoạt động của hệ thống thông tin và tổng thể các bài toán quản lý mà hệ thống giải quyết. Theo cách này thì có th ể chia các hệ thống thông tin thành một số dạng sau: - Hệ thống thông tin dự báo - Hệ thống thông tin khoa học - Hệ thống thông tin kế hoạch - Hệ thống thông tin thực hiện Giả thiết Các hệ thống thông tin này giống nhau về: - Cấu trúc - Các hoạt động cơ bản; Các hệ thống thông tin này khác nhau về: - Nội dung các cơ sở dữ liệu; - Các phần mềm thực hiện các công việc khác nhau; - Các thông tin kết quả - NSD a. Hệ thống thông tin dự báo C1 - 14/17
15. Môi trường sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin dự báo Môi Môi trường trường sản Dự báo Dự báo Dự báo Dự báo sản xuất phát nhu cầu đối tác mức độ xuất kinh triển thị kinh cạnh kinh doanh KH-CN trường doanh tranh doanh Quản lý kinh tế Môi trường sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin dự báo bao gồm DB dài han, DB trung hạn và DB ngắn hạn về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, như DB các tiến độ KH-CN, dự báo qui mô sản xuất, dự báo về nhu cầu của thị trường, về mức độ canh tranh trên thị trường, Hệ thống thông tin dự báo càng quan trọng trong hoạt động kinh tế thị trường. b. Hệ thống thông tin khoa học. Môi trường khoa học Hệ thống thông tin khoa học Môi Khoa Khoa Khoa Khoa Môi trường học cơ học kỹ học học trường khoa bản thuật Kinh tế nhân khoa học văn học Quản lý kinh tế Môi trường khoa học Hệ thống thông tin khoa học bao gồm các thông tin về KHCB, KHCN, KHK T và KHTN. C1 - 15/17
16. Từ môi trường KH rộng lớn hệ thống thông tin khoa học thu thập các thông tin liên quan đến sản xuất- kinh doanh để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. c. Hệ thống thông tin kế hoạch Môi trường sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin thống kê Môi Môi trường trường sản Kế Kế Kế sản xuất hoạch hoạch hoạch xuất kinh chiến trung tác kinh doanh lược hạn nghiệp doanh Quản lý kinh tế Môi trường sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin kế hoạch bao gồm toàn bộ các thông tin về công tác kế hoạch hoá của doanh nghiệp. Các kế hoạch được đề cập đến ở 3 mức độ: kế hoạch hóa chiến lược, kế hoạch hóa trung hạn, kế hoạch hóa cơ động. HTTTKH bao uát tất cả các lĩnh vực họt động của doanh nghiệp gồm cả trong lĩnh vực sản xuất và quản lý. d. Hệ thống thông tin thực hiện C1 - 16/17
17. Môi trường sản xuất kinh doanh Thông kê Kế toán Môi Môi trường trường sản sản Phân tích đánh giá mức độ thực xuất xuất hiện kế hoạch SXKD kinh kinh doanh doanh Lãnh đạo Quyết định điều chỉnh Môi trường sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin thực hiện sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra, đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch theo thời gian. Trên cơ sở các số liệu của HTTT thực hiện, mà cán bộ lãnh đạo có thể ra các quyết định điều chỉnh. Như vậy, phương pháp phân loại thông tin theo nội dung giúp chúng ta định hướng rõ mục đích của các dòng thông tin trong hệ thống quản lý. Trên cơ sởi đó t ến hành phát triển hoàn thiện một nội dung nào đó trong hệ thống quản l ý. C1 - 17/17
18. CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Mô hình tổng quát a. Các yếu tố của mô hình  HTTT bao gồm 4 thành phần chính: - Phần cứng - Phần mềm - Nhân lực - Dữ liệu  Quy trình xử lý thông tin (XLTT) là khâu trung tâm của các HTTT b. Các giai đoạn phát triển của quá trình XLTT - Hệ thống xử lý thông tin thủ công - Quy trình xử lý thông tin thực hiện hoàn toàn theo phương pháp thủ công  Hệ thống xử llýý tthônghông ttinin tthhủ ccôngông - Quy trình xử lý thông tin thực hiện hoàn toàn theo phương pháp thủ công. Các công cụ làm việc như bàn tính, thước tính, máy tính tay để tính toán, thống kê, tài vụ C2 - 1/1
19. - Phương pháp này XLTT trong các HTTT có quy mô nhỏ, trình độ sản xuất và quản lý còn chưa phát triển.  Hệ tthhốnngg xử llýý tthônghông ttinin ttinin học hhóaóa từnngg pphhần - Quy mô sản xuất ngày càng phát triển khối lượng các dòng thông tin kinh tế tăng lên không ngừng nên không thể chỉ sử dụng quy trình XLTT thủ công, mà phải tin học hóa từng bộ phận để tối ưu hóa quá trình xử lý. - Nền kinh tế trên thế giới ngày càng phát triển, các quyết định quản lý phải xem xét trên nhiều yếu tố và có tính dự báo cao. - Cùng với sự phát triển của CNTT, ta dùng máy tính để điều khiển một số khâu trong quá trình XLTT - Quá trình phát triển của giai đoạn này, thì yêu cầu về tốc độ XLTT đã tăng, nhưng chưa đảm bảo sự đồng bộ về thông tin trong HT.  Hệ tthhốnngg xử llýý tthônghông ttinin ttinin học hhóaóa đđồồnngg bộ ((ToànToàn pphhầnn)) - Để tin học hóa đồng bộ trong một tổ chức- doanh nghiệp thì giai đoạn này quá trình XLTT sẽ phát triển ở mức cao nhất. - Trong hệ thống, người sử dụng mạng LAN làm cơ sở kỹ thuật và công nghệ cho quy trình xử lý thông tin, một CSDL thống nhất cho toàn hệ thống được xây dựng đảm bảo không có sự trung lắp thông tin như trong hai hệ thống trước.  PPhhưươơnngg tthhức xử llýý TTTKTTKT bằnngg mmáyáy ttínhính - Xử lý theo lô - Xử lý trực tuyến - Xử lý tương tác - Xử lý giao dịch - Xử lý thời gian thực - Xử lý phân tán 2. PPhhần cứnngg – Cơ sở hạ tầnngg  Phần cứng: Là tập hợp các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin  Bao gồm: - Máy tính điện tử, MT ĐT vạn năng, MT ĐT chuyên dụng. - Hệ thống mạng, - Hệ thống truyền thông: là tập hợp các thiết bị, các thiết bị đầu cuối nối với nhau bằng các kênh, cho phép tạo, truyền và nhận các tin tức điện tử. Mỗi hệ thống truyền thông gồm: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin. C2 - 2/2
20. - Cơ sở hạ tầng phục vụ xử lý thông tin trong máy tính: Thiết bị - Bộ xử lý trung tâm (CPU) Thiết bị nhập - Bus hệ thống xuất Thiết bị lưu trữ - Cơ sở hạ tầng mạng.  Một số yêu cầu đối với phần cứng: - Phù hợp với nhu cầu của tổ chức C2 - 3/3
21. - Đảm bảo sự tương thích - Có khả năng mở rộng và nâng cấp - Đảm bảo độ tin cậy  Một số tiêu chuẩn đánh giá phần cứng - Công suất - Giá cả - Tính hiệu năng - Tương thích - Module hóa - Công nghệ - Khả năng kết nối - Dịch vụ sau khi bán hàng (bảo hành bảo trì) 3. PPhhần mềmm::  Phần mềm là tập hợp các chương trình hệ thống và chương trình ứng dụng phục phục vụ cho HTTTQL  Phần mềm hệ thống: - Hệ điều hành: DOS, WIN, LINUX, UNIX, - Chương trình dịch - Ngôn ngữ lập trình - Dữ liệu  Phần mềm ứng dụng - Phần mềm ứng dụng đa năng: Hệ soạn thảo (word), bảng tính (excel), Hệ quản trị CSDL: FoxPro, Access, SQL Server, Oracle, - Phần mềm chuyên dụng: Phần mềm Ngân hàng, Kế toán, Quản trị DN,  Yêu cầu đối với phần mềm - Dễ sử dụng, chống sao chép, cấp quyền sử dụng trên mạng - Tương thích với những phần mềm khác trong hệ thống, tương thích với các thiết bị ngoại vi, sử dụng trên nhiều dóng máy. - Yêu cầu tiêu chí phần cứng - Giá cả, bảng quyền, tính hiện thời  Các tiêu chí đánh giá phần mềm - Tính hiệu năng - Tính mềm dẻo - Độ tin cậy - Ngôn ngữ sử dụng - Tài liệu hướng dẫn - Giá cả 4. NNguguồn nnhânhân lựcc:: Chủ thể điều hành và sử dụng HTTT - Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm: + Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban. + Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL. C2 - 4/4
22. - Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh. Là thành phần rất quan trọng của HTTT nên tổ chức phải có kế hoạch đào tạo đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao để sử dụng HTTT Bảo trì hệ thống - Phân tích viên hệ thống - Lập trình viên - K ỹ thuật viên Sử dụng hệ thống - Lãnh đạo - Kế toán, Tài vụ - Kế hoạch, Tài chính Năng lực cần có của Phân tích viên HT - Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng, phầ n mềm, công cụ lập trình, biết đánh giá các PM hệ thống, PM chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù nào đó. - Kỹ năng giao tiếp: Hiểu các vấn đề của user và tác động của chúng đối với các bộ phận khác của DN; hiểu các đặc thù của DN; Hiểu nhu cầu thông tin trong DN; khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau. - Kỹ năng quản lý: Có khả năng quản lý nhóm; khả năng lập và điều hành kế hoạch phát triển các đề án, CCácác qquyuy ttrìnhrình tthhủ tụcc:: Là một chuỗi hành động, thủ tục tạo ra sự thay đổi đúng nhu mông muốn. Ràng buộc Đầu vào Thời gian thực hiện Đầu ra Nguồn lực Những gì mà công Những gì mà người ta việc cần tạo ra đầu ra cần công việc tạo ra Ví dụ quy trình đưa 1 dự liệu lên web. 5. Dữ lliiệuu:: - Khái niệm Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ ) để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một C2 - 5/5
23. CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu, và phục hồi dữ liệu khi có sự cố Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. - Cơ sở dữ liệu trong kinh tế và quản lý bao gồm : Cơ sở dữ liệu nhân lực. Cơ sở dữ liệu tài chính. Cơ sở dữ liệu kế toán. Cơ sở dữ liệu công nghệ. Cơ sở dữ liệu kinh doanh. - Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng hiện hiện nay là: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE, Có hai cách tổ chức và quản lý dữ liệu chính: - Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin - Dùng hệ quản trị cở sở dữ liệu để quản lý. Tổ chức dữ liệu trong tập tin truyền thống - Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin - Hệ thống có xu hướng phát triển độc lập. Ví dụ: Tổ chức dữ liệu trong lĩnh vực tài chính, nhân sự, sản xuất, Một số đặc trưng khi tổ chức dữ liệu kiểu tập tin - Dư thừa và trùng lấp dữ liệu - Không nhất quán dự liệu - Không có mối ràng buộc bền vững giữa các tập tin và chương trình - Không linh động, linh hoạt, tính đáp ứng yêu cầu truy xuất không cao - Tính bảo mật không cao - Tính chia sẽ dữ liệu thấp. - Khó sao lưu dữ liệu dự phòng. Dùng hệ quản trị cở sở dữ liệu để quản lý - Các dữ liệu được định nghĩa, tập hợp và tổ chức để phục vụ cho cả hệ thống. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management System - DBMS) hệ thống cho phép ta tạo và quản lý cơ sở dữ liệu - Thiết kế CSDL - Dữ liệu được lưu trữ dạng tập trung hay phân tán. Dùng HQTCSDL để quản lý dữ liệu. 6. Hệ tthhốnngg mạnngg Internet Intranet Mạng MT một là một tập hợp nhiều máy tính nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tài nguyên, dữ liệu, giữa các máy tính trên 1 mạng  Ưu điểm của mạng máy tính Cho phép chia sẻ tài nguyên với mục đích làm cho toàn bộ các chương trình, thiết bị và dữ liệu có thể được bất kỳ người nào trong tổ chức sử dụng và người C2 - 6/6
24. sử dụng không cần quan tâm dến vị trí vật lý của các tài nguyên đó ở đâu khi họ dùng mạng Làm tăng độ tin cậy của các HTTT bằng cách sử dụng nhiệu thiết bị dự phòng trong mạng, các thiết bị này có khả năng thay thế các thiết bị đang vận hàng khi gặp sự cố. Tiết kiệm chi phí. Vì các xử lý sẽ được thực hiện trên máy chủ và nhìn chung giá thành của toàn bộ hệ thống có thể rẻ hơn hoặc có thể dùng chung các thiết bị dắt tiền. Tạo ra khả năng làm việc theo nhóm cho các nhân viên. Khi có mạng, thì lúc này tài liệu, chương trình, dữ liệu sẽ được dùng chung cho cả nhóm, tạo cho năng suất và hiệu quả làm việc cao. Cung cấp một số dịch vụ như truy nhập tới các thông tin trên mọi lĩnh vực, truyền thông giữa người với người (thư tín điện tử, hội nghị trên mạng, đàm thoại, ), các trò giải trí có tương tác trên mạng.  Phân loại mạng máy tính Có nhiều cách để phân loại mạng máy tính theo khoảng cách địa lý, kiến trúc mạng, kỹ thuật chuyển mạch. Có các loại mạng chính: Mạng LAN, Mạng WAN, Mạng INTERNET, Intranet, Extranet. Mạng LAN (Local Area Network): Mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối hẹp như trong một phòng, một toà nhà, một khuôn viên, với khoảng cách xa nhất của hai nút trên mạng vào khoảng 10 km. Mỗi mạng LAN có một máy chủ và một số máy tính cá nhân (các trạm làm việc – Work Station ). Các máy tính được nối vào mạng nhờ card mạng. Mỗi một mạng LAN cần có một hệ điều hành mạng. Các hệ điều hành mạng thông dụng hiện nay là Novel NetWare, Lantastic Mạng WAN (Wide Area Network): Mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa. Trong mạng WAN có nhiều mạng LAN. C2 - 7/7
25. Mạng INTERNET (International Network): Mạng của các mạng. Trên mang Internet có vô số các ứng dụng như: - Dịch vụ thư điện tử - Hội thảo trên Internet - Dịch vụ WWW (Word Wide Web) : Internet là một kho tài liệu khổng lồ, một bách khoa toàn thư đồ sộ nhất thế giới. Người sử dụng có thể tham khảo nhiều thông tin đa dạng, phong phú thuộc tất cả các lĩnh vực. Bằng ngôn ngữ siêu văn bản HTML người sử dụng có thể tạo ra các trang WEB trên mạng riêng cho mình. Thông qua Internet, có thể tiến hành quảng cáo, mua bán hàng qua mạng, tìm đối tác kinh doanh ( Thương mại điện tử )  Mạng Intranet, Extranet Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp. Intranet sử dụng công nghệ của Internet - TCP/IP, khác với mạng LAN thông thường sử dụng cộng nghệ NetBEUI Intranet kết nối nhiều máy tính tới mạng Internet qua một cổng duy nhất của doanh nghiệp Intranet giúp chia sẻ thông tin và các nguồn nhân lực khác của công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí Intranet đảm bảo tính duy nhất của thông tin trong doanh nghiệp. Intranet giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn Intranet giúp chia sẻ kết nối Internet giữa các máy trong mạng. Intranet giúp tạo nên bức tường lửa (firewar) đảm bảo tính bảo mật thông tin của công ty. Intranet giúp nhân viên truy cập thông tin cần thiết cho công việc một các dễ dàng Intranet giúp đào tạo nhân viên ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn và trong thời gian ngắn hơn. Intranet giúp quản lý hiệu quả và thời gian làm việc của nhân viên tốt hơn. Extranet cung cấp một Internet site có thể truy nhập đến một nhóm người đã chọn Extranet cung cấp khả năng tạo ra các ứng dụng mà các bên cộng tác và khách hàng có thể truy nhập nhưng không dành cho công chúng nói chung Đối với các giao dịch giữa các doanh nghiệp, Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn. Extranet có thể tự động hoá chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp truy nhập đến thông tin cụ thể và truy nhập có kiểm soát đến các cơ sở dữ C2 - 8/8
26. liệu nội bộ C2 - 9/9
27. CHƯƠNG 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ ƯU THẾ CẠNH TRANH CỦA DOANH NGHIỆP  Ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên những yếu tố nào như thế nào?  CNTT có giúp tạo ra những ưu thế cạnh tranh không?  Ứng dụng CNTT như thế nào để tạo nên ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp? Ưu thế cạnh tranh có những điểm chính sau:  Cung cấp giá trị tuyệt hảo cho khách hàng  Khó bị sao chép  Nâng cao khả năng đáp ứng những thay đổi xẩy ra trong môi trường 1. Những chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh cơ bản Dẫn đầu về chi phí (Giá thành), tính khác biệt hóa, sáng tạo, tăng trưởng, liên kết. a. Giá thành (Dẫn đầu về chi phí)  Đem lại những giá trị mong đợi cho khách hàng với giá thành thấp nhất, mức chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo được khả năng sinh lợi thỏa đáng.  Ví dụ: Tập đoàn Walmart : Là hệ thống bán lẻ lớn nhất của Mỹ với giá cả cạnh tranh cao nhất. b. Tạo ra sự khác biệt hóa Tạo ra sự khác biệt khiến khách hàng ưa thích sản phẩm của công ty hơn của các đối thủ cạnh tranh Ví dụ: Polaroid, Porsche, IBM, c. Tính sáng tạo Chuyển đổi tư duy từ sản xuất sản phẩm sang thỏa mãn nhu cầu cấp bách nhất của khách hàng theo những cách mới => Xác lập và thống trị một thị trường mới như chiến lược đại dương xanh Ví dụ: Sony d. Tính tăng trưởng doanh thu và mở rộng thị trường Công ty cần tìm cách mở rộng thị phần ở các thị trường sẵn có hoặc tìm thêm cách để thâm nhập vào các thị trường mới. Ví dụ: Ebay e. Liên kết C4 - 1
28. Mua lại, sáp nhập, hay liên doanh với các doanh nghiệp khác để tham gia vào một thị trường mới hoặc đẩy mạnh mở rộng thị trường hiện tại Ví dụ: Ebay Sinh viên thảo luận các bài tập tình huống sau: Tình huống 1 Cho biết hoạt động của một trung tâm cho thuê băng đĩa như sau: Để có thể thuê băng đĩa tại trung tâm, ban đầu khách hàng phải làm thủ tục để được cấp thẻ thuê. Bộ phận làm thẻ sẽ dựa trên thông tin do khách hàng cấp và cấp cho khách một thẻ thuê. Thông tin về việc cấp thẻ sẽ được cập nhập vào cơ sở dữ liệu nghiệp vụ của trung tâm. Mỗi lần đến thuê băng đĩa, khách hàng sẽ trình thẻ thuê và nêu yêu cầu thuê cụ thể. Bộ phận cho thuê sẽ xử lý và đáp ứng yêu cầu thuê của khách hàng dựa trên thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ của trung tâm. Ngay khi thuê, khách hàng sẽ nhận được hoá đơn thuê và thanh toán tiền tiền thuê luôn. Khi khách hàng đến trả băng đĩa, bộ phận trả sẽ xử lý yêu cầu trả của khách hàng dựa trên thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ. Dữ liệu liên quan đến các hoạt động thuê và trả đều được cập nhật vào cơ sở dữ liệu nghệp vụ của trung tâm. Định kỳ hàng tháng, từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ, các báo cáo quản lý sẽ được lập và gửi cho bộ phận quản lý trung tâm. Theo chính sách mở rộng thị trường của trung tâm, định kỳ hàng năm trung tâm sẽ gửi thư khuyến mãi cho khách hàng, thông báo thông tin cho thuê miễn phí đối với những khách hàng đạt mức thuê trên mức khuyến mãi năm do trung tâm quy định. Tình huống 2 Cho biết quá trình tính lương trong một tháng của một công ty được thực hiện như sau: Cuối từng tháng, để tính lương cho nhân viên, người ta phải kiểm tra ngày công của các nhân viên trong tháng đó. Việc kiểm tra ngày công được thực hiện nhờ bảng chấm công và được cập nhật vào tệp Hồ sơ nhân viên. Tiếp theo bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc tính các khoản lương cho nhân viên theo quy định của công ty. Bảng lương của cơ quan được trình cho Ban giám đốc và sau đó được gửi đến cho nhân viên. Dữ liệu liên quan tới quá trình tính lương được cập nhập vào tệp Thu nhập. Việc tính thuế thu nhập được thực hiện nhờ các dữ liệu đã có trong tệp Thu nhập và tệp Hồ sơ nhân viên. Sau khi tính xong, dữ liệu lại được cập nhật vào các tệp này; đồng thời bảng kê tiền thuế, tiền thuế sẽ được gửi lên Kho bạc nhà nước và hoá đơn thu thuế được gửi cho các nhân viên phải chịu thuế thu nhập C4 - 2
29. Tình huống 3 Một thư viện của một trường đại học muốn xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá để quản lý thư viện của mình. Hệ thống thông tin quản lý thư viện này có nhiều phân hệ khác nhau, trong đó có phân hệ quản lý việc mượn và trả sách. Quy trình quản lý việc mượn và trả sách được tóm tắt như sau: Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả sẽ tra cứu đầu sách mình muốn mượn nhờ sự trợ giúp của máy tính để tìm kiếm mã số của những sách muốn mượn? Khi mượn sách, độc giả phải điền thông tin vào một phiếu mượn sách (bao gồm: mã độc giả, ngày mượn, mã số sách cần mượn, thời hạn mượn ). Thủ thư sẽ kiểm tra thẻ độc giả và tra cứu tệp quản lý độc giả và tệp kho sách. Sách mượn sẽ được trao cho độc giảh nẻếu t còn hợp lệ và sách được phép cho mượn. Các thông tin về việc mượn sách này sẽ được cập nhật vào tệp quản lý mượn/trả sách và tệp kho sách. Ngược lại, độc giả sẽ nhận được thông báo từ chối. Khi trả sách, thủ thư lại kiểm tra thẻ độc giả và cập nhật thông tin trả sách vào tệp quản lý mượn/trả sách và tệp kho sách. Độc giả sẽ nhận được một phiếu xác nhận việc trả sách. Trong trường hợp sách mượn quá hạn, độc giả phải nộp tiền phạt và nhận biên lai phạt. Sách trong một phiếu mượn có thể được trả làm nhiều lần và độc giả cho thể đề nghị gia hạn mượn sách nếu có nhu cầu. Mọi thông tin về việc gia hạn sách đều được cập nhật vào tệp quản lý mượn/trả sách và độc giả sẽ nhận được một phiếu gia hạn. Định kì hàng tháng, bộ phận quản lý việc mượn/trả sách sẽ tiến hành lập các báo cáo thông kê gửi lên ban giám đốc thư viện. Tình huống 4 Hoạt động của hệ thống quản lý việc đăng ký học qua mạng của một trường học được mô tả như sau: Khi các học viên muốn đăng ký học thì họ phải gửi các phiếu đăng ký trong đó điền đầy đủ thông tin về họ tên, số chứng minh thư và mã số của những lớp học họ muốn tham gia cho trường. Hệ thống kiểm tra từng lớp học được đăng ký có còn tiếp nhận học viên không bằng cách tra cứu tệp Danh sách lớp. Các dữ liệu trong tệp này cho biết lớp học nào còn tiếp nhận học viên, lớp học nào đã bị huỷ bỏ và lớp học nào đã đủ học viên. Từ đó hệ thống có thể xác định được những lựa chọn nào của học viên được chấp nhận và những lựa chọn nào bị từ chối. Những học viên nào được chấp nhận nguyện vọng sẽ được ghi danh vào vào những lớp mà họ đăng ký. Tên và số chứng minh thư của các sinh viên này sẽ được cập nhập vào tệp Danh sách lớp và sĩ số lớp học sẽ được tính lại. Nếu lớp học đó đã đủ học viên thì mã lớp học đó sẽ được đánh dấu là đã khoá sổ. Các dữ liệu về sinh viên mới và những dữ liệu bổ sung hoặc thay đổi của sinh viên cũ trong quá trình ghi danh này cũng được cập nhập vào tệp Hồ sơ sinh viên chung trong toàn trường. C4 - 3
30. Cuối cùng, hệ thống sẽ gửi cho từng học viên đăng kí một bản thông báo trong đó liệt kê danh sách những lớp học mà họ đã đăng kí và đánh dấu vào những lớp học họ được chấp nhận. Tình huống 5 Hoạt động của một hệ thống xử lý bán hàng được mô tả như sau: Khi khách hàng gửi một đơn đặt hàng cho bộ phận tiếp nhận đơn hàng, bộ phận này sẽ nhận đơn đặt hàng và trả một biên lai cho khách hàng. Các dữ liệu liên quan tới quá trình nhận đơn hàng sẽ được lưu giữ trong tệp Giao dịch. Vào cuối từng ngày, người ta tiến hành xử lý các giao dịch bằng cách lấy các dữ liệu trong tệp Giao dịch kết hợp với việc tra cứu dữ liệu của tệp Kiểm soát bán hàng. Sau khi thực hiện xong quá trình này, các dữ liệu lại được cập nhật vào tệp Kiếm soát bán hàng, đồng thời một số dữ liệu được chọn lọc sẽ được lưu trữ vào tệp Phân tích bán hàng. Dữ liệu của tệp phân tích bán hàng lại được sử dụng để chuẩn bị cho quá trình phân tích bán hàng. Kếợt quả đư c chọn của quá trình phân tích bán hàng sẽ được gửi cho những người quản lý có liên quan. Yêu cầu: - Sinh viên chia thành các nhóm tối đa 10 SV để phân tích các tình huống trên. - HTTT được mô tả trong các tình huống trên đã hỗ trợ làm tăng khả năng cạnh tranh hay chưa ? Tăng những khả năng nào ? Tăng như thế nào ? - Tìm những khả năng ứng dụng CNTT giúp có thể tạo được ưu thế cạnh tranh ? 2. Sự thay đổi bản chất ứng dụng CNTT Những người ít sử dụng CNTT coi nó không mấy quan trọng: xử lý văn bản, tính toán, doanh số, kết nối, Những người thường xuyên sử dụng CNTT sẽ xem CNTT như một vũ khí chiến lược. - Đầu tư chi phí phù hợp - Tiết kiệm thời gian - Mở rộng, tạo kết nối với môi trường kinh doanh khác và toàn cầu 3. Tác động của CNTT CNTT tác động tới mọi mặt, mọi khía cạnh trong xã hội. Tác động đến từng cá nhân, tổ chức, xã hội. C4 - 4
31. Việc ứng dụng CNTT tạo ra ưu thế cạnh tranh đang ngày càng gia tăng và làm thay đổi cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp CNTT có thể làm thay đổi phong cách làm việc của các doanh nghiệp như thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, bản chất các dạng sản phẩm và dịch vụ được các doanh nghiệp cung cấp, - Như thị trường điện tử - Dịch vụ trực tuyến (ứng dụng của kinh doanh điện tử) 4. HTTT và những chiến lược cạnh tranh cơ bản Những chiến lược cạnh tranh cơ bản : Giá thành, Khác biệt hóa, Sáng tạo, Tăng trưởng, Liên kết. a. HTTT và chiến lược cạnh tranh giá thành Dùng CNTT giảm đáng kể chi phí trong các quy trình nghiệp vụ: Khi sử dụng CNTT vào một tổ chức, công ty, sẽ giảm đáng kể chi phí trong các quy trình nghiệp vụ. Từ đó sẽ làm cho chi phí giảm => giá thành sản phẩm giảm => lương hàng bán ra lớn => tăng doanh thu => lợi nhuận công ty có thể tăng. Ví dụ : Boeing Ví dụ : Việc quản lý điểm cho sinh viên của 1 trường Đại học: - Nếu việc quản lý điểm bằng thủ công thì cần một đội ngũ nhân viên rất lớn, giấy tờ rất nhiều, nhưng tốc độ xử lý và độ chính xác chưa cao lắm. - Nếu như có chương trình QLDiem cho sinh viên thì việc quản lý sẽ tối ưu hơn rất nhiều về thời gian, công sức, nhưng độ chính xác rất cao. Dùng CNTT sẽ hạ thấp chi phí cho khách hàng, nhà cung cấp, Ví dụ: Dùng vé điện tử trong ngành Hàng không. - Ta không cần đến các đại lý bán vé máy bay để mua vé, mà chỉ cần lên mạng thì có thể đăng ký và mua vé. b. HTTT và chiến lược cạnh tranh về sự Khát biệt hóa Đưa những ứng dụng mới về CNTT vào để tạo ra sự khác biệt của sản phẩm và dịch vụ. - Dell Sử dụng CNTT trong việc làm giảm sự khác biệt trong sản phẩm của đối thủ. - Amazon.com và Barnesandnoble.com - Café Internet Sử dụng CNTT để tạo những tiêu điểm chú ý cho sản phẩm và dịch vụ trong các điểm nhấn được chọn lọc thích hợp trên thị trường. Ví dụ : OMO C4 - 5
32. c. HTTT và chiến lược cạnh tranh về sự Sáng tạo Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới có chứa các thành phần CNTT Ví dụ: Sự kết hợp và sáng tại của giầy Nike và máy nghe nhạc iPod Dùng CNTT trong việc phát triển thị trường hoặc các điểm nhấn thị trường mới, độc đáo Ví dụ: MasterCard - Có thể sử dụng trên 1155 ttririệu địa điểm khác nhau trên thế giới, 3800 khách hàng mới đăng ký mỗi ngày, tiếp tục giữ vị trí hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử an toàn cho toàn cầu Dùng CNTT trong việc thay đổi tận gốc các quy trình kinh doanh, cho phép cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả, dịch vụ khách hàng, hoặc C4 - 6
33. giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường một cách cơ bản (tái lập quy trình kinh doanh) Ví dụ: Kodak và Fuji d. HTTT và chiến lược cạnh tranh về Tăng trưởng Dùng CNTT trong quản lý quá trình mở rộng kinh doanh khu vực hoặc toàn cầu Ví dụ: FedEx - 140.000 nhân viên - Máy bay: 677 - Xe tải: 44000 - 3,3 triệu gói hàng/ ngày Dùng CNTT để đa dạng hóa và tích hợp các sản phẩm và dịch vụ e. HTTT và chiến lược cạnh tranh về Liên kết Dùng CNTT tạo ra các tổ chức ảo giữa các đối tác kinh doanh C4 - 7
34. Phát triển HTTT liên doanh nghiệp kết nối qua Internet và Extranet để hỗ trợ các mối liên hệ chiến lược với khách hàng, các nhà cung cấp, các nhà thầu phụ, và các đối tác khác Ví dụ: Wallmart 5. HTTT và ưu thế cạnh tranh  Ba đặc tính của sản phẩm - Ưu thế cạnh tranh nòng cốt  Mô hình chuỗi giá trị  Mô hình áp lực cạnh tranh  Năm chiến lược cạnh tranh cơ bản a. Ba đặc tính của sản phẩm & dịch vụ Đặc tính thông tin  đặc tính vật lý  đặc tính dịch vụ Phần lớn các sản phẩm được tạo ra bởi quá trình kết hợp thông tin, với các yếu tố vật lý, và dịch vụ  Đặc tính thông tin Là kết quả của việc phát triển CNTT, thông tin có những đặc tính sau - Vô hình (intangible) - Có thể sao chép (copyable) - Không thể tiêu thụ (unconsumable) - Có thể truyền đi được (transportable) - Có thể thu thập và xử lý được (manipulable)  Đặc tính dịch vụ Cá nhân  nhóm  tự động Các lựa chọn cung cấp dịch vụ Ví dụ: Những dịch vụ không mang tính cá nhân có thể tự động hóa Dạng dịch vụ Cá nhân Nhóm Tự động Dịch vụ mang Luyện tập cho cá Bài tập theo nhóm Máy tập tự động tính vật chất nhân Dịch vụ mang Theo dõi hồ sơ sức Cung cấp sách Tự động đo mạch đập tính thông tin khỏe của mỗi cá hướng dẫn về bảo và một số chỉ tiêu khác nhân cung cấp mỗi vệ sức khỏe và giữ trong khi một ai đó khi có yêu cầu dáng đang tập thể dục Dịch vụ mang Bác sĩ gia đình điều tr Điều trị bệnh lý ở Chuẩn bệnh trên máy tính tri thức cho một cá nhân nào các trung tâm y tế tính dựa trên những đó triệu chứng cụ thể C4 - 8
35.  Cá biệt hóa sản phẩm Cá biệt hóa – cung cấp những sản phẩm với các đặc tính và chức năng mà một nhóm khách hàng thực sự mong muốn - Cá biệt hóa đại chúng –sử dụng các công cụ CNTT để cá biệt hóa các sản phẩm sao cho nó phù hợp với nhu cầu của một nhóm khách hàng riêng biệt - Lựa chọn + Sản phẩm thông minh – Được lập trình sẵn để có khả năng nhận những thông tin về môi trường xung quanh và thực hiện các hành động phù hợp + Sản phẩm tương tác – cung cấp những đáp ứng kịp thời theo các mệnh lệnh + Sản phẩm lập trình được – chấp nhận các mệnh lệnh và thực hiện chúng  Sử dụng ba đặc tính để tạo ưu thế cạnh tranh trong ngành SX ô tô b. Chuỗi giá trị Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong một doanh nghiệp. Bao gồm: C4 - 9
36. c. Mô hình 5 áp lực của Porter Các doanh nghiệp thường áp dụng mô hình 5 áp lực của Porter nhằm xác định tính hấp dẫn của một ngành nào đó  Phân tích chuỗi cung ứng Nhà cung cấp Người mua Ai là người điều khiển giao dịch? Đối với mỗi thành phần gia tăng giá trị – đặt C4 - 10
37. câu hỏi ai là người nắm giữ nó?  Chuỗi cung ứng (SCM) Chuỗi cung ứng – bao gồm mọi thành viên có mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình mua một sản phẩm hoặc nguyên vật liệu  Áp lực từ phía người mua - Áp lực từ phía người mua – thường cao khi người mua có nhiều khả năng lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế và thực hiện chương trình khách hàng thường xuyên với sự hỗ trợ của CNTT + Chương trình khách hàng thường xuyên – tặng quà cho khách hàng dựa trên giao dịch mà họ thực hiện với doanh nghiệp  Áp lực từ phía nhà cung cấp - Áp lực từ phía nhà cung cấp – cao khi khách hàng có ít lựa chọn về nhà cung cấp - Tìm kiếm các nhà cung cấp đa dạng nhờ sử dụng CNTT + Xây dựng sàn giao dịch giữa các doanh nghiệp (B2B)– một dạng dịch vụ dựa trên mạng Internet cho phép nhiều nhà cung cấp và nhiều người mua gặp gỡ lẫn nhau C4 - 11
38.  Phân tích đối thủ cạnh tranh hiện tại Cái gì dẫn dắt họ? Họ đang làm gì và có thể làm gì? Điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì? Cạnh tranh có trở nên mạnh hơn không?  Phân tích sản phẩm thay thế Các sản phẩm hoặc dịch vụ có thể gia nhập Ngành Chiến lược “đại dương xanh” Khách hàng thích sử dụng sản phẩm thay thế không Thị trường sản phẩm thay thế có tăng lên không?  Mô hình 5 áp lực của Michael Porter Áp lực từ phía các loại hàng hóa và dịch vụ thay thế – cao khi có nhiều lựa chọn về sản phẩm và dịch vụ + Tăng chi phí chuyển đổi của khách hàng bằng cách sử dụng CNTT + Chi phí chuyển đổi – chi phí mà khách hàng phải chịu nếu chuyển sang sử dụng các loại sản phẩm hoặc dịch vụ khác  Phân tích rào cản xâm nhập ngành Liệu có thể ngăn cản khả năng xâm nhập ngành của các đối thủ khác không? C4 - 12
39. Những hoạt động nào cần phải thực hiện nhằm dành được thị phần? Quy trình sản xuất như thế nào?  Mô hình 5 áp lực của Michael Porter Áp lực từ phía các đối thủ cạnh tranh tiềm năng – cao khi các đối thủ cạnh tranh mới dễ tham gia vào thị trường + Tạo các rào cản bằng cách sử dụng CNTT . RRàoào cản – những đặc điểm của sản phẩm hoặc dịch vụ khó có thể cung cấp hoặc đòi hỏi phải bỏ ra nhiều chi phí mới có thể cung cấp được  Điểm nhấn mạnh Để có thể tạo ra ưu thế cạnh tranh với việc sử dụng HTTT + Doanh nghiệp phải nắm vững về các quy trình kinh doanh và các vấn đề gặp phải hoặc các tình huống kinh doanh mà qua đó DN có được ưu thế cạnh tranh DN phải hiểu rõ về các công nghệ hiện có để xác định được công nghệ nào có thể sử dụng được cho DN DN phải hiểu rõ về các công nghệ hiện có để xác định được công nghệ nào có thể sử dụng được cho DN C4 - 13