Tài liệu Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP

Nội dung text: Tài liệu Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP

1. HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP Mục lục 1. Mục tiêu của khóa học 2 2. Chương 1 – Tổng quan về ERP 2 2.1. Thế nào là ERP? 2 2.2. Cấu trúc của một hệ thống ERP 3 2.3. ERP khác với phần mềm kế toán truyền thống thế nào? 13 2.4. Phân loại phần mềm ERP 15 2.5. Tại sao lại nên triển khai ứng dụng ERP? Lợi ích? 18 3. Chương 2 - Thực tế triển khai ERP ở Việt Nam, khó khăn và nguyên nhân thất bại 20 3.1. Thực tế triển khai ERP ở Việt Nam 20 3.2. Khó khăn và nguyên nhân thất bại khi triển khai ERP 22 4. Chương 3– Triển khai ERP, sơ bộ về quy trình AIM. 23 4.1. Công tác chuẩn bị cho triển khai ERP 23 4.2. Các giai đoạn triển khai ERP 25 4.3. Quy trình AIM trong triển khai ERP 26 5. Chương 4 – Giới thiệu về hệ thống ERP của Oracle 33 5.1. Tổng quan về sản phẩm ERP Oracle E-Busness Suite 33 5.2. Các thành phần chính của ứng dụng Oracle EBS 37 5.2.1. Ứng dụng quản lý tài chính (Oracle Financials) 37 5.2.2. Ứng dụng quản lý mua sắm, đặt hàng, vật tư, hàng hoá (Oracle Logistic) 51 6. Chương 5 - Hồ sơ lựa chọn triển khai ERP cho doanh nghiệp 67 Page 1
2. 1. Mục tiêu của khóa học - Hiểu được các khái niệm cơ bản về ERP, các hệ thống ERP trên thế giới, Việt Nam, các lợi ích, thuận lợi, khó khăn khi triển khai ERP. - Nắm được phương pháp khi triển khai hệ thống ERP. - Tìm hiểu cụ thể về hệ thống ERP Oracle E-Busniess Suite 2. Chương 1 – Tổng quan về ERP 2.1. Thế nào là ERP? Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP; • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng; • Quản lý nhân sự và tính lương. Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Page 2
3. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn. 2.2. Cấu trúc của một hệ thống ERP Một hệ thông ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phân hệ sau: ST PHÂN HỆ TÍNH NĂNG/MODULE T 1 Tài chính kế toán Kế toán tài chính: Finance Accounting: Sổ cái General Ledger Phải thu/Phải trả AR/AP Sổ đặc biệt Special Ledger Kế toán tài sản cố định Fixed Asset Accounting Tổng hợp báo cáo Legal Consolidation Quản lý đầu tư: Lập kế hoạch, lập ngân sách và quản trị đầu tư Dự đoán, mô phỏng và tính toán khấu hao Kiểm soát tổng chi phí phải Overhead Cost Controlling trả Cost Centre Accounting Kế toán chi phí trung tâm Overhead Orders Đơn đặt hàng phải thanh toán Activity-Based Costing Tính chi phí theo hoạt động Product Cost Accounting Kế toán chi phí sản phẩm Cost Object Controlling Kiểm soát đối tượng chi phí Profitability Analysis Phân tích lợi nhuận Quản lý ngân sách: Quản lý tiền mặt Quản lý ngân sách Quản lý rủi ro thị trường Quản lý quỹ 2 Quản trị nguồn Quản lý nhân sự: HR Management: nhân lực Danh mục nhân viên HR master data Quản lý nhân sự Personnel administration Hệ thống thông tin Information systems Tuyển dụng Recruitment Quản lý nghỉ mát Travel management Quản lý phúc lợi Benefits administration Quản lý tiền lương Salary administration Quản lý cơ cấu tổ chức: Organization structure Cơ cấu tổ chức Management: Lịch công tác Organizational structure Page 3
4. Mô tả công việc Staffing schedules Lập kế hoạch Job descriptions Lập kế hoạch chi phí nhân sự Planning scenarios Personnel cost planning Kế toán lương: Payroll Accounting: Kế toán tổng/thực Gross/Net accounting Tính năng history History function Khả năng dialog Dialog capability Khả năng đa đơn vị tiền tệ Multi-currency capability Các giải pháp quốc tế International solutions Quản lý thời gian làm việc: Time attendance management: Lập kế hoạch ca làm việc Shift planning Kế hoạch công việc Work schedules Ghi nhận thời gian Time recording Khẳng định vắng mặt Absence determination Phát triển nhân lực: Human Resource Development: Lập kế hoạch công việc và Career and succession planning thế hệ kế tiếp Profile comparisons So sánh hồ sơ Qualifications assessments Đánh giá khả năng Additional training determination Quyết định đào tạo thêm Training and event management Đào tạo và quản lý sự kiện 3 Quản trị sản xuất Lập kế hoạch nguyên liệu và Material and Capacity năng lực Planning Kiểm soát điều độ sản xuất Shop floor control Quản lý chất lượng Quality Management Sản xuất đúng lúc/có tính chất Just-In-Time/Repetitive lặp Manufacturing Quản lý chi phí Cost Management Quản lý dữ liệu kỹ thuật Engineering Data Management Kiểm soát thay đổi kỹ thuật Engineering Change Control Quản lý cấu hình Configuration Management Kiểm soát hàng theo đợt/lô Serialisation/Lot Control Gia công Tooling 4 Quản lý nguyên Các hoạt động trước khi mua Pre-Purchasing Activities vật liệu hàng Mua hàng Purchasing Đánh giá nhà cung cấp Vendor Evaluation Quản lý kho Inventory Management Kiểm tra nguyên liệu và hóa đơn Invoice Verification and Material Inspection 5 Quản trị chất Các tính năng của module quản Quality Management Module lượng lý chất lượng: Functions – Lập kế hoạch chất lượng – Quality Planning – Kiểm tra chất lượng – Quality Inspection – Kiểm soát chất lượng – Quality Control Page 4
5. Quản lý chất lượng sử dụng máy Computer-Integrated Quality tính Management 6 Phân phối và bán Quản lý dữ liệu gốc Master Data Management hàng Quản lý đơn đặt hàng Order Management Đơn hàng Sale Orders Đơn mua hàng Purchase Orders Quản lý nhà kho Warehouse Management Chuyển hàng Shipping Hóa đơn Billing Giá Pricing Hỗ trợ kinh doanh Sales Support Vận chuyển Transportation Ngoại thương Foreign Trade 7 Quản lý bảo Kiểm soát bảo trì phòng ngừa Preventive Maintenance dưỡng máy móc Control thiết bị Quản lý thiết bị Equipment Tracking Quản lý thành phần Component Tracking Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng Plant Maintenance Calibration máy móc Tracking Yêu cầu bảo hành máy móc thiết Plant Maintenance Warranty bị Claims Theo dõi – quản lý Tracking Chi tiết về tính năng một số phân hệ như sau: a. Kế toán và Phân tích Tài chính Sổ Cái: Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ cái. Quản lý Tiền: Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi. Công nợ Phải trả và Công nợ Phải thu: Page 5
6. Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá khách nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cảo tuổi nợ do người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng, v.v Công ty nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo có thể lập được khi đánh giá các phân hệ này. Ở Việt Nam, một số công ty có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau giữa hoá đơn và khoản phải trả/phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi trên hoá đơn của người bán có thể khác so với số tiền thanh toán thực tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và SunSystems có thể thực hiện được điều này với chức năng tuỳ biến nhưng phần lớn các phần mềm khác không hỗ trợ điều này. Tài sản Cố định Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khách nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối cùng, nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ xuất nhập dữ liệu giữa phần mềm và Microsoft Excel. Tiền tệ Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, nhưng thường liên quan đến các phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả và sổ cái. Chẳng hạn như một số hàng mua có thể bằng Euro, một số khoản vay bằng USD trong khi đồng tiền báo cáo lại là đồng Việt Nam. Một số phần mềm ERP chỉ hỗ trợ sử dụng thêm một loại tiền tệ trong khi các phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều hơn một loại tiền tệ. Ngoài ra, một số phần mềm nước ngoài ở Việt Nam không hỗ trợ đơn vị tỷ là đơn vị được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam cho các giao dịch bằng đồng Việt Nam. Tự động phân bổ chi phí Quản lý Page 6
7. Chức năng phân bổ chi phí nên tự động phân bổ một số chi phí nhất định như chi phí quản lý dựa trên một số công thức nhất định. Sự chính xác của việc phân bổ chi phí sẽ cho phép phân tích doanh thu và chi phí của một loạt các sản phẩm, công trình, trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận. Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ các phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn như công thức dựa trên số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định cũng như là phân bổ theo những khoản cố định như là phí quản lý. Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận Những công ty coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các phần mềm nước ngoài, vì nó liên quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận có thể được coi như là các công ty đơn lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí, v.v theo trung tâm chi phí/lợi nhuận. Lập Ngân sách Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Các phần mềm nước ngoài thường có chức năng lập ngân sách nhưng các phần mềm trong nước điển hình thường không có. Lập Báo cáo Tài chính Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của người sự dụng là rất quan trọng. Một lợi thế của các phần mềm ERP trong nước là có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài có lợi thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Khả năng Phân tích Tài chính Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP nước ngoài có xu hướng khá tinh vi về điểm này, với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định. Tuy nhiên, các phần mềm như thế đôi khi Page 7
8. có những thuật ngữ và khái niệm không quen thuộc đối với người Việt Nam và các công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng. Khả năng Truy xuất Nguồn gốc Khả năng truy xuất nguồn gốc, thường được gọi là “business intelligence” ở một số phần mềm, cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán như thế nào. Chức năng này giúp dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi ở tận cấp độ dữ liệu đầu vào. Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có chức năng truy xuất nguồn gốc mạnh hơn các phần mềm trong nước. Một số nhà cung cấp trong nước tự nhận rằng các sản phẩm của họ cũng có chức năng truy xuất nguồn gốc, nhưng thường chức năng này không hiệu quả hoặc không dễ sử dụng. Chẳng hạn như một số phần mềm trong nước không thể dẫn ra các con số dùng để tính ra một con số tổng nào đó trên cùng một màn hình mà thay vào đó người sử dụng phải mở một màn hình khác để xem con số tổng đó được tính như thế nào. Ngoài ra, một số phần mềm trong nước chỉ cung cấp chức năng truy xuất đến một số cấp ít hơn so với các phần mềm nước ngoài. b. Quản lý Hàng tồn kho Những Chức năng Cơ bản Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho. Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm nên hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau. • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và chữ. Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có rất nhiều thành phần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành phần nhỏ nào thì sẽ không thể được sử dụng lại cho một thành phần khác. Page 8
9. • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm nên hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ. Các phần mềm nước ngoài thường đáp ứng được các phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả hơn các phần mềm trong nước. • Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu dùng nội bộ. Dự báo Nhu cầu Vật tư và Thời gian Chờ hàng Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng. Danh mục Vật tư Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự. Theo dõi Phế liệu Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không. Nhiều Địa điểm Các phần mềm trong nước hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng. Theo dõi Hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri. Tích hợp với Phân hệ Mua hàng và Phân hệ Hoạch định Sản xuất Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có những phân hệ này. Page 9
10. c. Quản lý Sản xuất Hỗ trợ các Quy trình của một Ngành Sản xuất Cụ thể Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiết kế chỉ phù hợp riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó một khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành sản xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được ráp vào nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất của phần mềm MS Solomon và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức là ngành sản xuất liên tục, trong khi Intuitive được thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, là ngành sản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy trình chủ chốt của một công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề này thật kỹ lưỡng. Tính giá thành sản xuất: các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi các phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của cả hai phương pháp này và công ty nên xem xét vấn đề này cẩn thận. Ngoài ra, phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành sản xuất thì càng hữu dụng. Nói chung, có thể có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế hơn so với các phương pháp khác. Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không hỗ trợ hạch toán xuất thành phẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do đó kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực tế (chẳng hạn như tiền công) và sau đó mới có thể hạch toán tất cả các giao dịch trong tháng. Hoạch định Sản xuất Hoạch định sản xuất thường là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công và máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng; ii) tận dụng máy móc và nhân công; và iii) lên lịch sản xuất. Ngoài ra, phần mềm nên lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời. Thông thường thì các phần mềm trong nước không có khả năng thông báo cho người sử dụng khi đã kịch đến một số giới hạn trong quá trình sản xuất một đơn hàng cụ thể nào đó. Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho và Bán hàng Phân hệ sản xuất phải tích hợp với phân hệ hàng tồn kho, và trong một số phần mềm thì chúng kết hợp là một. Ngoài ra, sẽ là hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng nối với các phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất. Chẳng hạn như phòng kinh doanh có thể cần kiểm tra Page 10
11. thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể truyền đạt những điều này với khách hàng. Báo cáo tiến độ sản xuất Các phần mềm trong nước thường không có khả năng thông báo cho người sử dụng biết việc hoàn thành các giai đoạn nhất định nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể. d. Quản lý Bán hàng và Phân phối Xử lý Đơn hàng Vì một việc bán hàng thông thường bắt đầu từ một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng nên hỗ trợ và theo dõi các chi tiết của một đơn hàng như điều kiện đặt hàng (chẳng hạn hạn mức bán chịu), khối lượng và giá trị của đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng thực tế. Phức tạp hơn, phân hệ bán hàng có thể cần hỗ trợ và theo dõi nhiều lần giao hàng cho một đơn hàng, người bán hàng và công ty vận chuyển liên quan đến một đơn hàng, chi phí bán hàng theo đơn hàng, v.v Hạch toán Thuế Bán hàng và GTGT Phần mềm nên có các trường để hạch toán các thuế liên quan đến bán hàng như thuế tiêu thụ đặt biệt và thuế giá trị giá tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng hay giao dịch bán hàng. Quản lý Hàng bán Trả lại Phần mềm cũng nên quản lý các giao dịch và lôgíc liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc hàng mua trả lại nhà cung cấp. Chức năng này nên có các trường để nhập lý do trả lại hàng và tự động tạo ra các bút toán và các văn bản liên quan như phiếu báo có gửi cho khách hàng. Quản lý Giảm giá và Chiết khấu Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cách hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với các thay đổi này. Chẳng hạn như một số công ty thiết kế phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm nước ngoài. Phân tích/Quản lý Doanh thu Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu Page 11
12. theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v Có thể có những thứ này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại giúp phân loại dữ liệu. Vì các công ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xác định. Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho và Phân hệ Công nợ Phải thu Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với các phân hệ liên quan khác. Chẳng hạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng. Các phần mềm trong nước thường không hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng tồn kho, do đó đưa thông tin chính xác cho khách hàng bị chậm chạp. Một ví dụ khác của việc phải tích hợp phân hệ bán hàng với các phân hệ khách là kiểm tra hạn mức bán chịu trước khi xử lý một đơn hàng bằng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu. e. Quản lý Tính lương và Nhân sự Tính lương Phân hệ tính lương nên hỗ trợ được các cách tính lương khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v Phần mềm cũng nên hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng. Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán. Thông thường dễ thay đổi cấu hình của các các phần mềm trong nước để tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở Việt Nam. Quản lý Nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự nên lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương, v.v Phần mềm cũng nên lưu giữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v Một số phần mềm theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lên lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên. Thông tin Đào tạo Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, và thông tin về các kỹ năng của từng nhân viên. Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả năng lập được các danh sách Page 12
13. hoặc báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v Quản lý Thời gian Những công ty sử dụng máy tính giờ nên xem xét tính sẵn có của phân hệ quản lý thời gian để làm việc được với cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ và với phân hệ tính lương và phân hệ quản lý nhân sự. Các phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau. Tích hợp với Phân hệ Kế toán Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ kế toán. Chẳng hạn như việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra, cả phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ kế toán nên chia xẻ dữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế). Một số phần mềm trong nước không hỗ trợ điều này và do đó các công ty phải đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trả và điều này rất tốn thời gian. Báo cáo và Tìm kiếm Thông tin Bất kỳ Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất kỳ. Các phần mềm trong nước thường xuất dữ liệu ra Microsoft Excel để lập các báo cáo thiết kế riêng trong khi các phần mềm nước ngoài có thể cho phép lập trực tiếp các báo cáo thiết kế riêng trong phần mềm cũng như kết hợp với Microsoft Excel. 2.3. ERP khác với phần mềm kế toán truyền thống thế nào? Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài. Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõị Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, Page 13
14. với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ. Một số khác biệt so với kế toán truyền thống như sau: Ghi nhận bằng bút toán hạch toán Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhaụ Thiết lập tài khoản trung gian Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Hạch toán tự động Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng. Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra. Bút toán đảo Page 14
15. Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài DN. Tác nghiệp hoàn chỉnh Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩạ Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn. Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, bạn chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ. Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản. Bức tranh trung thực Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. 2.4. Phân loại phần mềm ERP Page 15
16. f. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh. Ngoại trừ những dự án nhỏ và không quan trọng, chúng tôi không khuyên chọn cách này vì những rủi ro đáng kể của cách này. g. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi đó thì nhu cầu cho các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm loại này nên xem xét kỹ khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty. h. Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ Company’s Esoft 2000, và Kha Thi Software Center’s KT VAS. Ngoài phân hệ kế toán, một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ ERP khác nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các nhà cung cấp nước ngoài thường có. i. Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Ví dụ về các phần mềm này bao gồm QuickBooks, PeachTree và MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô-la Mỹ. Các phần mềm này thường không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam. j. Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty nhỏ và vừa. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh Page 16
17. doanh, ví dụ như: hậu cần, sản xuất, kế toán và nhân sự. Các phần mềm này thường được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, trong đó phần mềm chính chạy trên một máy chủ (server) và cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, và Marcam. Các phần mềm này thường có giá từ 20.000 đôla Mỹ đến 150.000 đôla Mỹ kể cả chi phí triển khai, và tùy theo số phân hệ được sử dụng. k. Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao Các phần mềm bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe. Ví dụ bao gồm: Oracle EBS, SAP, và PeopleSoft. Chi phí cho các phần mềm này ít nhất là vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặc biệt là khi cộng cả chi phí triển khai. Page 17
18. 2.5. Tại sao lại nên triển khai ứng dụng ERP? Lợi ích? ERP nhìn chung là một tập hợp các phần hành dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất Hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đã trang bị phần mềm cho các chức năng, chỉ có điều mỗi phần mềm này lại có một cơ sở dữ liệu (CSDL) riêng và chẳng có cách nào để nói chuyện được với nhau. Điều này phản ánh một thực tế là các doanh nghiệp của ta thường không có một chiến lược về CNTT mà phát triển theo yêu cầu phát sinh tại từng bộ phận vào những thời điểm khác nhau. “Tích hợp” mới chính là điều đáng nói của ERP. Tích hợp ở đây hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một CSDL chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị. Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần. Ví dụ, nhân viên bán hàng A nhập đơn đặt hàng gồm 15 thùng kẹo vào phân hệ “Bán hàng”, đơn đặt hàng này sẽ kích hoạt chức năng kiểm tra kho trong phân hệ “Kho”, nếu thấy trong kho còn loại hàng đó thì phân hệ “Kho” sẽ tạo ra một ‘Phiếu xuất kho’ chờ sẵn đồng thời đánh dấu giữ 15 thùng kẹo lại (để không bị xuất cho đơn đặt hàng khác). Khi thủ kho in ‘Phiếu xuất kho’ và thực xuất ra 15 thùng kẹo, hệ thống lại tiếp tục kích hoạt phân hệ “Kế toán tài chính” và tạo ra hoá đơn cho khách hàng đó. Khi nhân viên kế toán in hoá đơn, phân hệ “Kế toán tài chính” sẽ tiếp tục tạo ra bút toán ghi nợ vào tài khoản phải thu của khách hàng (hoặc vào tiền mặt nếu khách hàng trả tiền ngay) và ghi có vào doanh thu. Như vậy cả thủ kho lẫn nhân viên kế toán đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai phải gõ lại đơn đặt hàng đó, điều này mang rất nhiều ý nghĩa. Có thể kể ra một số lợi ích chính như sau: - Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu: Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên A điền tay đơn đặt hàng và viết con số “15” rồi xuất cho khách hàng Trần Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng” Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp. Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này. - Tăng tốc độ dòng công việc: Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”. Giả sử một doanh nghiệp Page 18
19. đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý. - Tập trung dữ liệu: Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều CSDL cục bộ với dữ liệu nhiều khi “cãi nhau”, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng. Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau (data mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh. - Dễ dàng kiểm soát: Một CSDL và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (audit track) của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó. Qua những lợi ích vừa kể trên của ERP, có thể tạo ra cảm giác đây là “chiếc đũa thần” giải quyết hầu hết các khó khăn về quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa cách thức quản lý và việc áp dụng ERP: để áp dụng thành công ERP doanh nghiệp cần hợp lý hoá và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, và ngược lại ERP sẽ giúp củng cố các quy trình đã được chuẩn hoá về mặt logic này. Ví dụ khâu nhập hàng của doanh nghiệp quy định phải qua ba bước 1,2,3. Nếu làm bằng tay người nhân viên có thể vì lý do này khác làm tắt bỏ qua một bước nào đó, nhưng nếu quy trình ba bước này được đưa vào trong phần mềm, không ai có thể bỏ qua bước nào vì đơn giản là nếu không hoàn thành bước trước thì phần mềm sẽ không cho động vào bước sau. - Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy: ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm 1 ứng dụng và trong thời gian thực . Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không Page 19
20. chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. - Công tác Kế toán Chính xác Hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. - Cải tiến Quản lý Hàng tồn kho: Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. - Quản lý Nhân sự Hiệu quả Hơn: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. - Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn: Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty. 3. Chương 2 - Thực tế triển khai ERP ở Việt Nam, khó khăn và nguyên nhân thất bại. 3.1. Thực tế triển khai ERP ở Việt Nam Hệ thống ERP được hình thành và phát triển gắn liền với việc ứng dụng CNTT trong quản lý doanh nghiệp. Đối với đa số các doanh nghiệp, quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư là những khái niệm cơ bản ban đầu trong quản lý. Tìm kiếm, xây dựng các giải pháp CNTT nhằm sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nêu trên là những mục tiêu đầu tiên mà giới doanh nghiệp hướng tới. Trên thế giới, từ những năm 1970, khái niệm MRP (Material Requirement Planning - Lập kế hoạch yêu cầu vật tư) được sử dụng như việc quản lý hiệu quả quá trình lập kế hoạch, tối ưu hoá việc cung ứng, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Tiếp theo là khái niệm MRP II (Manufacturing Resources Planning - Page 20
21. Lập kế hoạch nguồn lực nhà sản xuất) như một phương pháp nhằm sử dụng hữu hiệu các nguồn lực của nhà sản xuất không những vật tư trang thiết bị (vật lực) mà cả những nguồn lực khác tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Từ những năm 1990 đến nay, cùng với sự phát triển của CNTT và yêu cầu quản lý mới của doanh nghiệp, CNTT không chỉ ứng dụng tại các doanh nghiệp sản xuất mà còn mở rộng ra tất cả các loại hình doanh nghiệp khác nhau như kinh doanh, dịch vụ v.v. và do đó các yêu cầu về quản lý nguồn lực được mở rộng, đa dạng hoá, và dần được chuẩn hoá. Hệ thống ERP ra đời như một khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý hiệu quả doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực (đến nay đã chuyển sang không những các doanh nghiệp mà các tổ chức, đơn vị quản lý). Các giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới hiện nay bao gồm của các hãng SAP (SAP R/3, MySAP), Oracle (e-Business Suites), PeopleSoft, JDEdward v.v. Hệ thống ERP ở Việt Nam đã được ứng dụng từ những năm 1990 khi phần lớn các doanh nghiệp đã dần đưa vào sử dụng CNTT trong quản lý kế toán, vật tư, quản lý nhân sự thông qua việc sử dụng các chương trình phần mềm đơn lẻ. Cùng với sự phát triển của CNTT ở Việt Nam, các doanh nghiệp ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý của họ không gói gọn ở các chương trình phần mềm đơn lẻ đó mà cần những giải pháp tích hợp, giúp họ quản lý một cách có hiệu quả nguồn tài chính, vật tư, nhân lực cũng như các quá trình hoạt động trong sản xuất, kinh doanh của họ. Đồng thời, sự xuất hiện các doanh nghiệp nước ngoài, các liên doanh tại Việt Nam với những giải pháp CNTT quản lý hiện đại đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam một cách nhìn mới, một sự học hỏi mô hình quản lý chuẩn tắc, được tin học hoá và rất hiệu quả. Đó chính là những yếu tố cơ bản làm cho những giải pháp ERP đang dần xuất hiện ngày càng nhiều ở Việt Nam. Những giải pháp ERP do các công ty trong nước phát triển hiện có Lạc Việt, FPT.Success, Fast Accounting, Effect, AZ, Tổng chi phí cho một hệ thống ERP dao động từ vài trăm đến vài chục ngàn đôla Mỹ. Điểm mạnh của các giải pháp trong nước là hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ của khách hàng, chi phí thấp. Uớc tính chi phí cho các giải pháp ERP nội địa chỉ bằng 25-30% so với các sản phẩm nước ngoài cùng loại. Tuy nhiên, các nhà cung cấp ERP nội địa hầu hết chưa có module sản xuất, sự kết hợp giữa các module chưa thật tốt và các sản phẩm ERP trọn gói không nhiều. Ngoài ra, đội ngũ chuyên gia tư vấn còn yếu và thiếu. Trên thực tế, việc ứng dụng các giải pháp ERP tại Việt Nam không dễ dàng mà đầy phức tạp. Bên cạnh một số công ty đã thực sự được hưởng thụ, mắt thấy, tay sờ được hiệu quả thiết thực mà hệ thống ERP mang lại, một số khác thì chưa nhận thấy hiệu quả rõ ràng từ việc ứng dụng hệ thống ERP. Theo các chuyên gia, hầu hết các dự án ứng dụng ERP không thành công là do khâu tư vấn yếu. Trong quá trình ứng dụng ERP thì 80% khối lượng công việc là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Bên cạnh đó, yếu tố nhận thức, quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo công ty cũng ảnh hưởng lớn đến sự thành công của ERP. Vì phần mềm chỉ là một phần của cả quy trình ứng dụng ERP. Theo kinh nghiệm của các công ty đã ứng dụng ERP, việc chuẩn hóa quy trình quản lý sản xuất của doanh Page 21
22. nghiệp là công việc mang tính bắt buộc khi muốn ứng dụng ERP. Nhà xây dựng hệ thống phần mềm ERP phải am hiểu tường tận quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Trong trường hợp ngược lại, thất bại dường như đã được báo trước! Bên cạnh đó, trước khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ ràng các vấn đề mấu chốt mà công ty muốn giải quyết bằng cách triển khai hệ thống ERP và nên đánh giá khả năng của từng phần mềm trong việc giải quyết các vấn đề đó. Thực tế, nhiều công ty có thể bị lẫn lộn về những vấn đề mà phần mềm có thể giải quyết được và những vấn đề nội bộ của công ty mà phần mềm không thể giải quyết. Các công ty cũng nên bổ nhiệm một trưởng ban ERP để giám sát quá trình đánh giá các phần mềm khác nhau. Thông thường thì người này từ phòng IT hoặc phòng kế toán. Trưởng ban ERP phải có một ban ERP gồm ít nhất một kế toán cấp cao của phòng kế toán và một nhân viên cấp cao của từng phòng ban khác có tham gia sử dụng phần mềm ERP sau này. Trách nhiệm của ban ERP là đánh giá, giám sát quá trình cài đặt, triển khai và đảm bảo người sử dụng ở các phòng ban của họ chấp nhận phần mềm và cam kết thực hiện. Có như vậy, việc triển khai ứng dụng ERP mới có khả năng thành công. Các chuyên gia cũng khuyến cáo tùy từng quy mô sản xuất mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những giải pháp ERP khác nhau. Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể sử dụng các giải pháp của các nhà cung cấp trong nước. Còn với các hệ thống ERP quy mô lớn và phức tạp, doanh nghiệp nên thuê các chuyên gia tư vấn nước ngoài đã có nhiều kinh nghiệm thực tế. 3.2. Khó khăn và nguyên nhân thất bại khi triển khai ERP Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến khi triển khai ERP thất bại, trong đó có một số nguyên nhân chính được liệt kê dưới đây: a. Trình độ, năng lực của đơn vị tư vấn, triển khai: ERP có tốt đến đâu, có hay đến đâu nhưng nếu trình độ tư vấn của đội ngũ triển khai không giỏi, không đủ kinh nghiệm thì chắc chắn sẽ thất bại. Trình độ ở đây thể hiện ở các điểm: - Kiến thức và kinh nghiệm kế toán tài chính - Kiến thức và kinh nghiệm về nhu cầu quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm triển khai, kinh nghiệm viết giải pháp Để dự án thành công thì phải viết giải pháp tốt. Nhưng thử hỏi trong một doanh nghiệp phần mềm, có bao nhiêu người có khả năng đi khảo sát một doanh nghiệp và viết một giải pháp triển khai ERP tốt. Thậm chí hiện nay nhiều doanh nghiệp phần mềm vẫn tuyển nhân viên tư vấn triển khai là dân IT chứ không phải tuyển kế toán, một số doanh nghiệp cho dân phần mềm đi triển khai luôn. Vì vậy, nhiều khi DN nói A, Chuyên viên khảo sát hiểu B Page 22
23. b. Sự hiểu biết, nhận thức của doanh nghiệp (khách hàng) về ERP: khách hàng không hiểu đúng mục đích của hệ thống ERP để làm gì, không có sự hiểu biết, nhận thức đúng đắn về nó. c. Thiếu sự cam kết của lãnh đạo cấp cao khi triển khai: cấp lãnh đạo tham gia vào chỉ đạo không phải là lãnh đạo cấp cao, có đủ thẩm quyền hoặc có tham gia nhưng không nhiệt tình, chuyên trách. d. Do lực chọn giải pháp ERP kém chất lượng, không phù hợp e. Hệ thống không tương thích với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp f. Do sự phản kháng, chống lại sự thay đổi của nội bộ doanh nghiệp được triển khai ERP: Thông thường, đa số nhân viên không muốn triển khai ERP, vì họ phải làm thêm việc (vừa làm việc như bình thường trên chương trình cũ, vừa test trên chương trình ERP triển khai mà lương vẫn như cũ hoặc phụ cấp không đáng kể), vả lại họ đã quen chương trình cũ mà cái hay của ERP chủ yếu là cho lãnh đạo, cho kế toán trưởng, kế toán tổng hợp khỏi phải cộng thủ công số liệu lại , chứ riêng từng nhân viên thì chưa chắc phân hệ kế toán trong ERP thuộc phần hành kế toán của họ đã tốt hơn phần mềm cũ của họ. Ưu điểm của ERP là một hệ thống nhất, tất cả trong 1. Vì vậy, đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp phải hiểu được vấn đề và quyết tâm. 4. Chương 3– Triển khai ERP, sơ bộ về quy trình AIM. 4.1. Công tác chuẩn bị cho triển khai ERP Sử dụng ERP, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo từ cả nhà cung cấp và khách hàng, cùng quá trình chuyển giao tri thức được thiết kế kỹ lưỡng thì có bỏ một đống tiền mua ERP cũng bằng vứt qua cửa sổ. Khi các hãng sản xuất ERP hoặc tư vấn của nước ngoài trình diễn sản phẩm cho khách hàng, họ không bao giờ quên nhấn mạnh việc hãng mình có một "methodology" (tạm dịch: phương pháp luận) trong việc triển khai ưu việt hơn các đối thủ. Trong các bản chào giá của họ phí triển khai thường bằng hoặc hơn giá trị của phần mềm. Ngược lại, các hãng phần mềm và khách hàng Việt Nam thì xưa nay thường quen không tính phí triển khai, coi như một phần "gia tăng" thêm, nếu muốn bán được phần mềm. Đã là phần phụ thì hoặc là làm qua loa cho xong, hoặc ngược lại người bán hàng đành cắn răng chịu thiệt khi cuối cùng thời gian và nhân lực đổ vào việc triển khai tốn kém gấp nhiều lần dự kiến mà chẳng có cơ sở gì để tính phí cho khách hàng.Vì vậy, đã đến lúc các nhà sản xuất và khách hàng sử dụng phần mềm kế toán và ERP tại Việt nam nên bắt đầu làm quen với việc lập kế hoạch và ngân sách một cách nghiêm túc cho vấn đề triển khai tách rời khỏi phí phần mềm. Cơ cấu nhân sự Lập kế hoạch là khâu đầu tiên. Cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo (steering committee) là lãnh đạo cấp cao của doanh Page 23
24. nghiệp (DN), như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và một số phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho DN, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Nhưng việc cần làm ngay là đưa ra một cơ cấu nhân sự kịp thời và hợp lý. Về phía khách hàng, cần phải có một người là Chủ nhiệm dự án (project manager). Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía DN trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ Muốn làm được những điều này chủ nhiệm dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong DN, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết. Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Chủ nhiệm dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía DN, đảm bảo các mốc hoàn thành đúng hạn. Tư vấn quản lý (management consultant) rất cần cho DN trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho DN. Tư vấn hệ thống (application consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà triển khai dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là các trưởng bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại DN. Tư vấn kỹ thuật (technical consultant) là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của DN, đưa ra các đề xuất giúp DN cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền ) để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng của hệ thống mới hoạt động tốt với nhau. Page 24
25. Người dùng hạt giống (key user): Người dùng hạt giống là những người dùng chính được các phòng ban chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ DN. Người dùng hạt giống là đối tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra Phụ trách chất lượng (quality assurance manager): nhiều nhà triển khai ngoài Tư vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính ở mức không thể dàn xếp được. 4.2. Các giai đoạn triển khai ERP Trong phần này chúng tôi sẽ trình bày các bước triển khai mẫu để các doanh nghiệp tham khảo. Phương pháp triển khai này gồm 05 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai chỉ đề cập đến các bước liên quan trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng ). Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của DN nói chung DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được. Các công đoạn gồm: - Thiết lập đội dự án và phòng dự án. - Thiết lập các thủ tục quản trị dự án. Page 25
26. - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án. - Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án. - Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm. - Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính. Bước 2: Thiết kế Các công đoạn gồm: - Đưa ra các quy trình nghiệp vụ. - Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện. - Thiết lập và thử cấu hình hệ thống. - Huấn luyện người dùng. Bước 3: Chuyển đối dữ liệu Các công đoạn gồm: - Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu. - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối. - Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống. Bước 4: Chạy thử Các công đoạn gồm: - Chạy thử để kiểm tra - Điều chỉnh lần cuối Bước 5: Bàn giao Công đoạn gồm: - Chạy chính thức. - Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng. - Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ. 4.3. Quy trình AIM trong triển khai ERP Các pha trong quy trình AIM Phases/Step Definitio Operations Solutio Build Transactions Production n Analysis n s Design Business Process 80% 10% 10% Architecture Business 30% 70% Requirements Definition Business 80% 20% Page 26
27. Requirement Mapping Application and 15% 20% 5% 60% Technical Architecture Module Design and 10% 10% 50% 30% Bulid Data Conversion 10% 40% 30% 20% Documentation 30% 20% 50% Business System 10% 30% 50% 10% Testing Performance Testing 5% 10% 30% Adoption and Learning Production Migration 1. Các Phases triển khai theo AIM a. Definition Mục đích: xác định mô hình nghiệp vụ hiện tại và tương lai, yêu cầu hệ thống, ứng dụng hiện tại và hạ tầng kỹ thuật thông tin. - Lập kế hoạch dự án - Xem xét mục tiêu kinh doanh của khách hàng - Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ của khách hàng - Đánh giá tính khả thi dựa trên các điều kiện về thời gian, nhân lực, chi phí dự án. - Lập được kế hoạch công việc và giới thiệu cho khách hàng làm thế nào để đạt được những mục tiêu chung - Chốt được phạm vi triển khai và thống nhất phương pháp giao tiếp trong dự án. - Các chiến lược, mục tiêu, Thông tin thu thập được sẽ cung cấp cho các phase tiếp theo. Đội dự án sẽ review lại toàn bộ các quy trình như tài chính, hoạt động, kỹ thuật, quản trị sau đó thực hiện hội thảo với khách hàng để xác nhận lại rằng tất cả các cổ đông của khách hàng hiểu và chấp nhận bảng yêu cầu nghiệp vụ chi tiết. tất cả các quy trình nghiệp vụ hiện tại cũng sẽ có các quy trình nghiệp vụ theo kế hoạch trong tương lai. Việc chia sẻ những hiểu biết chính xác về yêu cầu của khách hàng là một trong những điều kiện thành công của dự án. Trong trường hợp quy trình nghiệp vụ thay đổi đội dự án phải lập một kịch bản về quy trình ở mức cao để đánh giá độ phù hợp giữa quy trình đã thay đổi và quy trình đã có trong hệ thống. Nếu có sự khác biệt thì đưa ra giải pháp để fit, kết quả Page 27
28. của bước này là thiết kế mức cao của quy trình nghiệp vụ trong tương lai. Từ thiết kế mức cao này sẽ được thiết kế chi tiết hơn trong phase Operation Analysis. b. Operation Analysis Trong quá Phase này, đội dự án xây dựng các kịch bản Quy trình nghiệp vụ (Mẫu RD.050) dựa trên thiết kế mức cao của Phase trước, kịch bản này được sử dụng để xác định mức độ fit của yêu cầu nghiệp vụ chi tiết và chức năng hệ thống. Đối với các khác biệt giữa hệ thống và nghiệp vụ, cần phải đưa ra giải pháp để fit lại, giải pháp này được sử dụng trong phần thiết kế chi tiết của Phase Solution Design. Trong phase này cũng tạo ra kiến trúc ứng dụng và kiến trúc kỹ thuật. Kiến trúc kỹ thuật bao gồm các ứng dụng nền, phần mèm và các thành phần giao tiếp để hỗ trợ hệ thống nghiệp vụ sau này. Các tài liệu Kiến trúc ứng dụng và kiến trúc kỹ thuật được sử dụng để thiết kế chi tiết trong Phase tiếp theo (Solution Design) Để xây dựng được mô hình hoạt động nghiệp vụ cũng phải kiểm tra những giả định ban đầu liên quan đến Gaps, hệ thống mới có thể yêu cầu phải sửa lại biểu mẫu, báo cáo hay chương trình. Đội test phải xây dựng được mô hình để thực hiện test các đặc tính của hệ thống mới. Các mô hình thường tập trung trên các nghiệp vụ hay giao dịch chính. Kết quả của Phase này là tài liều chiến lược (Mẫu PM.010) về việc chuyển từ hệ thống hiện tại sang hệ thống mới. c. Phase Xây dựng giải pháp: Solution Design Mục tiêu của phase này là xây dựng thiết kế chi tiết cho hệ thống mới, trong phase này đội dự án tạo các tài liệu nghiệp vụ chi tiết theo mẫu (BP.090) Khi xây dựng một hệ thống mới, cần chú đến sự thay đổi tổ cơ cấu tổ chức, các quy trình nghiệp vụ được cải tiến trong phạm vi dự án. Sau khi quá trình thiết kế hệ thống kết thúc thì giai đoạn xây dựng kiến trúc kỹ thuật cũng được bắt đầu. Các tư vấn kỹ thuật sẽ thiết kế kiến trúc kỹ thuật phù hợp với yêu cầu hệ thống, việc cấu hình hệ thống phải cân nhắc đến khả năng mở rộng trong tương lai. Các tư vấn kỹ thuật cũng cần kiểm tra hệ thống và môi trường làm việc. Chu trình thiết kế quy trình nghiệp vụ là chu trình lặp, được kéo dài từ Phase 1. d. Phase xây dựng: Build Phase này bao gồm những công việc như coding, testing tất cả các tùy biến cũng như những phần mở rộng của ứng dụng, chuyển đổi dữ liệu và xây dựng các giao tiếp. Việc kiểm tra các hệ thống nghiệp vụ giúp cho việc khớp giữa nghiệp vụ thực tế với chức năng của hệ thống. Page 28
29. Nếu không có yêu cầu về việc tùy biến, mở rộng ứng dụng hay chuyển đổi dữ liệu thì phase này vẫn rất quan trọng vì nó bao gồm việc kiểm tra hệ thống nghiệp vụ, nó tương tự như dạng triển khai thí điểm. Việc kiểm tra hệ thống nghiệp vụ trên ứng dụng phải được thực hiện trên môi trường tương đồng với môi trường thực tế của khách hàng. Tương tự như khi phát triển một hệ thống mới, giai đoạn này cũng phải viết các tài liệu phát triển, tài liệu hệ thống Phase này cũng thực hiện việc unit test, test tích hợp, cũng như test hệ thống nghiệp vụ. Trong quá trình test, đội test thực hiện tạo ra các test case và cũng đồng thời setup môi trường đào tạo. Phase này thực hiện tạo tài liệu Transition and Contingency Plan (Mẫu PM.030) e. Phase chuyển đổi sang hệ thống mới: Transition Trong phase này, đội triển khai thực hiện đưa hệ thống mới đến khách hàng, tất cả các thành phần hệ thống được đưa và sử dụng thật. Đội dự án thực hiện việc đào tạo người dùng trong khi tư vấn kỹ thuật thực hiện việc cài đặt, cấu hình sản phẩm và chuyển đổi dữ liệu Trong phase này, người dùng cuối thực hiện kiểm tra đánh giá trên hệ thống mới. Phase này yêu cầu kinh nghiệm của đội dự án. Đối với người dùng thì cần thực hiện công việc của họ ở cả hệ thống mới và hệ thống cũ. Phase này sẽ kết thúc khi người dùng sử dụng được hệ thống mới hoàn toàn thay thế cho hệ thống cũ. f. Phase Production Là phase cuối trong quá trình triển khai và bắt đầu giai đoạn support. Các nhân viên công nghệ thông tin nhanh chóng ổn định để đưa hệ thống vào khai thác. Trong quá trình này ta sẽ đánh giá được kết quả của hệ thống mới với mục tiêu của dự án và xác định được những kết quả mà hệ thống mới mang lại. 2. Quy trình AIM Các công việc trong AIM được tổ chức trong các quy trình, mỗi quy trình có một số mục tiêu và yêu cầu các tài nguyên cũng như đầu vào và đầu ra.Các thành viên dự án thông thường join vào dự án theo từng giai đoạn phù hợp với kỹ năng của từng thành viên. AIM có 11 quy trình chính dưới đây: a. Quy trình 1: Kiến trúc quy trình nghiệp vụ Kiến trúc mô hình nghiệp vụ của khách hàng đưa ra yêu cầu quy trình nghiệp vụ khách hàng được triển khai. Nếu các quy trình nghiệp vụ thay đổi liên quan đến dự Page 29
30. án, sử dụng quy trình này để xác định yêu cầu thay đổi sau đó để thiết kế quy trình mới thay đổi. Phạm vi của các quy trình cũng như các khía cạnh khác của nghiệp vụ được đặt trong AIM. Hơn nữa việc xác định các dữ liệu cho các quy trình nghiệp vụ cần phải được tập hợp để hiểu được cách thực hiện các quy trình nghiệp vụ hiện thời. Sau khi đưa ra được kiến trúc mô hình nghiệp vụ cũng như dữ liệu của các quy trình, đội dự án thực hiện xem xét kiểm tra lại các thông tin về mô hình nghiệp vụ thu thập được. Về phía khách hàng, sẽ xem lại sự ảnh hưởng thực tế đến các nghiệpvụ và quy trình liên quan của các đơn vị khác để có thể setup một tầm nhìn trong tương lai. Đội dự án có thể mô tả tầm nhìn của khách hàng vào phần thiết kê quy trình mức cao (mẫu BP.070). Thiết kế này được so sánh với các quy trình nghiệp vụ mà hệ thống hỗ trợ, để xác định những gì cần phải thay đổi và có thể thay đổi thiết kế này nhằm mang lại sự tối ưu cho các quy trình của khách hàng. Kết quả của quy trình này là tập hợp thiết kế mức cao đã được tối ưu có sự cân đối giữa sự thay đổi của hệ thống phần mềm với sự thay đổi của tổ chức khách hàng. Các thiết kế mức cao này được chuyển đến các quy trình khác giúp đưa ra mô hình quy trình tương lai (mẫu BP.080) b. Quy trình 2: Xác định yêu cầu nghiệp vụ RD Xác định các nghiệp vụ cần thiết phải được triển khai trong phạm vi dự án. Tài liệu hóa các quy trình bằng việc xác định các sự kiện nghiệp vụ và mô tả các bước thực hiện sau đó tổ chức các quy trình theo các kịch bản mô tả quy trình nghiệp vụ. Đội dự án xây dựng Current Business Baseline (mẫu RD.020) để lập tài liệu mô tả quy trình nghiệp vụ hiện tại, sau đó xây dựng các quy trình nghiệp vụ tương lai và các mô hình chức năng để mô tả yêu cầu nghiệp vụ tương lai. Cũng nằm trong quy trình này cơ cấu hoạt động, tài chính của khách hàng cũng được xác định, các giao dịch nghiệp vụ được tài liệu hóa c. Quy trình 3: Business Requirement Mapping (BR) BR thực hiện việc đối chiếu yêu cầu nghiệp vụ với các chức năng phần mềm và xác định những điểm khác biệt cần phải fit. Kịch bản yêu cầu nghiệp vụ (mẫu RD.050) được map với các chức năng phần mềm. Phương pháp để giải quyết sự khác biệt giữa yêu cầu nghiệp vụ và chức năng phần mềm bao gồm: - Tài liệu hóa phạm vi công việc - Tạo các khả năng tương tự - Sử dụng ứng dụng mở rộng - Thay đổi quy trình nghiệp vụ cơ bản Sau khi quy trình nghiệp vụ đã được map vào ứng dụng và các khác biệt được giải quyết thì đội dự án thực hiện việc tài liệu hóa các hoạt động nghiệp vụ trên hệ thống mới. Page 30
31. d. Quy trình 4: Application and Technical Architecture (TA) Trong quy trình này, ta thực hiện thiết kế một kiến trúc hệ thống thông tin phản ánh tầm nhìn nghiệp vụ. Sử dụng các yêu cầu nghiệp vụ và hệ thống thông tin để lập kế hoạch xây dựng và cấu hình hệ thống bao gồm: - Oracle, Third-party, và các ứng dụng của khách hàng - Hỗ trợ cơ sở dữ liệu ứng dụng - Các giao tiếp và các dữ liệu phân tán giữa các thành phần trong mạng, ứng dụng, máy chủ, trung tâm dữ liệu - Tính toán nền máy chủ, máy trạm - Cơ sở hạ tậng mạng và giao tiếp dữ liệu Kiến trúc hệ thống thông tin được thiết kế sẽ: - Xuất phát từ sự cân đối giữa nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật - Phù hợp với tầm nhìn, đảm bảo tương lai - Tính thực tế về khả năng và giới hạn của công nghệ thực tế Việc thiết kế kiến trúc yêu cầu nghiệp vụ và mapping chức năng bao gồm: - Tối ưu hóa cấu hình ứng dụng được triển khai - Cơ sở hạ tầng mạng và phần cứng chlo ứng dụng - Các công cụ và thủ tục cần thiết để quản lý hệ thống Có những dạng kiến trúc phức tạp mà đội thiết kế có thể đưa ra như sau: - Chiến lược phát triển ứng dụng theo một hoặc nhiều trung tâm dữ liệu, tổ chức nghiệp vụ và chức năng nghiệp vụ - Cấu hình mức cao của ứng dụng để hỗ trợ các nghiệp vụ tài chính, quản trị, sản xuất, và phân phối. - Giao tiếp giữa các ứng dụng - Yêu cầu về khả năng của hệ thống cơ sở hạ tầng mạng và phần cứng - Các công cụ quản lý và thủ tục để hệ thống vận hành theo dự kiến - Kiến trúc hỗ trợ các yêu cầu phát sinh sau này Quy trình này được bắt đầu từ và chi tiết từ phase definition đến phase build. Quy trình này sẽ xây dựng một framework về mặt kỹ thuật cho hệ thống mới cũng như cho tương lai. e. Quy trình 5: Module Design and Build (BD) Quy trình này mô tả việc thực hiện xây dựng và customize ứng dụng theo các delive từ quy trình Business Requirement Mapping. Các thành phần ứng dụng mở rộng phải được thực hiện (thiết kế, xây dựng và kiểm tra) trước khi nó được tích hợp vào hệ thống mới. Cùng thực hiện trong quy trình này, việc phân tích nghiệp vụ và phân tích kỹ thuật sẽ chỉ ra các thành phần ứng dụng mở rộng cụ thể cần thiết theo yêu cầu độngg thời nó cũng ước lượng công việc thiết kế và xây dựng những thành phần mở rộng. Quá trình phân tích kỹ thuật viết ra các chức năng và đặc tính kỹ thuật của các module bao gồm Page 31
32. cả thiết kế chi tiết, các lập trình viên thực hiện việc code các module mới hoặc sửa các module của hệ thống theo thiết kế chi tiết này f. Quy trình 6: Data Conversion (CV) Quy trình này mô tả công việc cũng như các tài liệu trong việc chuyển đổi từ các dữ liệu chuẩn sang cơ sở dữ liệu oracle (từ hệ thống cũ sang hệ thống mới). Các dữ liệu được convert cũng có thể phải được system test, training, và acceptance test như là một công đoạn sản phẩm. Bước đầu tiên của việc chuyển đổi dữ liệu là xác định các đối tượng nghiệp vụ cần được chuyển đổi và nguồn dữ liệu của các đối tượng đó. Quy trình này có thể bao gồm cả việc thiết kế, xây dựng và kiểm tra chương trình chuyển đổi dữ liệu, kiểm tra dữ liệu được chuyển đổi. Có thể chuyển đổi tự động hoặc thủ công. g. Quy trình 7: Documentation (DO) Quy trình này mô tả toàn bộ các tài liệu yêu cầu của dự án (mẫu DO.010), nó chỉ ra các tài liệu bắt buộc, không bắt buộc h. Quy trình 8: Business System Testing (TE) Quy trình này tập trung vào việc liên kết và kiểm tra các yêu cầu nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo tài nguyên cho việc testing, nó hỗ trợ phương pháp test tích hợp chuẩn. Kết quả là sản phẩm với chất lượng cao, bao gồm các gói ứng dụng và các thành phần mở rộng. i. Quy trình 9: Performance Testing (PT) Quy trình này hỗ trợ việc định nghĩa, xây dựng, và thực hiện perform testing mục tiêu chính là đảm bảo chất lượng dự án. Quy trình này là quy trình chung, có thể áp dụng cho nhiều dự án với các phạm vi hay đối tượng thực hiện khác nhau. Quy trình này có quan hệ chặt chẽ với quy trình kiến trúc kỹ thuật và ứng dụng, mối quan hệ này là phụ thuộc. Đội test xây dựng các phạm vi test và các kịch bản test trên hệ thống thực. Kết quả của quy trình là các tài liệu test. j. Quy trình 10: nghiệm thu và đào tạo (adoption and learning AP) Quy trình này nhằm thực hiện đánh giá hệ thống, phối hợp cùng khách hàng để giúp khách hàng đánh giá và chấp nhận hệ thống trong quá trình triển khai sau khi sản phẩm được đưa ra. Đội dự án cùng với khách hàng thực hiện việc xác định các mục tiêu và kê hoạch đào tạo. Quy trình này cũng giúp xác định những người sẽ thực hiện hỗ trợ hệ thống cũng như các vai trò công việc của các nhân viên thao tác ở phía khách hàng. Cuối cùng thì các tài liệu và môi trường đào tạo được xây dựng và việc đào tạo được thực hiện. Page 32
33. k. Quy trình 11: Production Migration (PM) Mục tiêu của quy trình này là chuyển toàn bộ hệ thống và con người của khách hàng sang sử dụng hệ thống mới. Sau khi hệ thống mới được bàn giao nó vẫn được giám sát và cải tiến. Quy trình này bao gồm việc bàn giao và hỗ trợ hệ thống. Trong quy trình này, đội dự án thực hiện đưa hệ thống mới đến tổ chức khách hàng. Việc chuyển sang hệ thống mới phụ thuộc vào Business Requirement Mapping (BR), Module Design and Build (MD), Data conversion (CV), Documentation (DO), Business System Testing (TE), và Adoption and Learning (AP) để kiểm tra toàn hệ thống nghiệp vụ, các ứng dụng mở rộng, chương trình chuyển đổi dữ liệu, tài liệu và công cụ đào tạo. Việc chuyển sang hệ thống mới là hoàn thành khi: dữ liệu đã được converted và kiểm tra, người dùng đã bắt đầu sử dụng được hệ thống mới. Khi hệ thống mới đã ổn định thì việc duy trì và cải tiến bắt đầu. Thêm vào đó là sự chuẩn bị kế hoạch cho những nghiệp vụ tương lai và các mặt liên quan đến kỹ thuật. 5. Chương 4 – Giới thiệu về hệ thống ERP của Oracle 5.1. Tổng quan về sản phẩm ERP Oracle E-Busness Suite Tính tích hợp của hệ thống Oracle EBS là hệ thống bao gồm nhiều phân hệ quản lí riêng cho từng chức năng nghiệp vụ nhưng thông tin tích hợp chặt chẽ với nhau. Sau đây là mô hình tích hợp của hệ thống: Page 33
34. Tính tích hợp của hệ thống cho phép người sử dụng (NSD): - Nhập dữ liệu một lần đối với các giao dịch tránh thiếu sót hay sai sót dữ liệu giữa các phòng ban như dữ liệu giữa đơn mua hàng (PO) và kế toán công nợ phải trả, bán hàng và doanh thu - Cho phép truy xuất ngược các giao dịch: Hệ thống cho phép nhìn đươc các giao dịch tổng hợp trên phân hệ Sổ cái nhưng cho phép truy sâu thông tin chi tiết đến các nghiệp vụ phát sinh như hóa đơn mua hàng , đơn mua hàng, phiếu nhập kho và yêu cầu mua hàng. Khả năng truy xuất ngược cho phép NSD kiểm sóat được nguồn gốc của các giao dịch và hỗ trợ tốt cho công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán tài chính. - Thực hiện được các tính toán phức tạp liên quan đến dữ liệu do nhiều phòng ban chức năng quản lí, ví dụ việc tập hợp tính toán NVL cần cho sản xuất, hệ thống sẽ căn cứ dữ liệu tích hợp từ nhiều phân hệ khác nhau như: Hàng còn trong kho bao gồm NVL và thành phẩm (trong phân hệ INV), các PO đã được duyệt (phân hệ PO), các lệnh sản xuất dở dang (WIP trong phân hệ SX), các lệnh sản xuất đã lên kế hoạch - Khả năng tự động nhiều tác vụ: Cho phép các tính năng tạo tự động như từ PO có thể tạo tự động Invoice cho kế toán, cập nhật số liệu từ các sổ phụ kế toán lên sổ cái, - Chia sẻ nhiều thông tin chung tránh sự chồng chéo và lặp lại các thông tin liên quan đến nhiều phòng ban như thông tin Khách hàng được chia sẻ cho phân hệ Bán hàng và kế toán Công nợ phải thu (AP), thông tin Nhà cung cấp chia sẻ cho các phân hệ Mua hàng và kế toán công nợ phải trả (AR), Mã vật tư hàng hóa chia sẻ trong toàn bộ hệ thống Oracle eBusiness Suite có chức năng báo cáo phức tạp với số lượng lớn Các công cụ báo cáo phức tạp sẽ là vô ích nếu như chúng không thể phân cấp khi doanh nghiệp phát triển. Các công cụ báo cáo tài chính và hoạt động của Oracle eBusiness Suite bao gồm khả năng đã được chứng minh về báo cáo số lượng lớn, các thành phần báo cáo có thể hoán đổi, tính linh hoạt của máy trạm nhằm bản địa hoá các báo cáo chuẩn và khả năng xử lý dựa trên máy chủ. Doanh nghiệp có thể tích hợp các văn bản, đồ hoạ, và báo cáo tài chính trong cùng một báo cáo tháng tự động, được những người chủ chốt sử dụng vào một thời điểm nào đó hàng tháng. Page 34
35. Phần mềm Oracle Oracle eBusiness Suite cho phép doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý các trường hợp ngoại lệ và các nghiệp vụ chính. Với rất nhiều thông tin sẵn có, doanh nghiệp sẽ quyết định dùng những thông tin nào. Mỗi cá nhân trong một tổ chức đều có một cách nhìn khác nhau về việc cần làm gì với mỗi sự kiện nghiệp vụ. Oracle Alert chạy thông suốt trong cả họ sản phẩm ứng dụng giúp doanh nghiệp chủ động quản lý các sự kiện nghiệp vụ chủ đạo. Ví dụ như người kiểm soát tài chính muốn được thông báo dựa trên các thay đổi lớn hàng tồn khi bán hàng hàng ngày. Với Oracle Alert, doanh nghiệp vừa có thể tự động xử lý các văn bản vừa có thể được hệ thống tự động thông báo với những sự kiện cần chú ý. Quản lý kinh doanh trong quá trình hội nhập quốc tế Khi theo đuổi các cơ hội kinh doanh thì không còn khái niệm về hạn chế địa lý. Nhưng muốn vậy doanh nghiệp phải hiểu và có khả năng hỗ trợ các thông lệ nghiệp vụ toàn cầu. Một tổ chức tài chính ngày nay không phải chỉ có khả năng hỗ trợ mô hình toàn cầu hoá mà còn phải phát triển nó. Mỗi nước lại có những yêu cầu đặc thù riêng. Oracle eBusiness Suite giúp giải quyết những thử thách này bằng một giải pháp mềm dẻo phù hợp với mỗi nước, mỗi khu vực tại thời điểm hiện tại cũng như tương lai. Một sản phẩm toàn cầu Chiến lược toàn cầu hoá của Oracle rất đơn giản - cung cấp một sản phẩm mà có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu từng nước, từng khu vực và toàn cầu. Sản phẩm Oracle eBusiness Suite cho phép doanh nghiệp chạy từng bộ phận trong bộ máy tài chính toàn cầu của doanh nghiệp và doanh nghiệp có thể xử lý toàn bộ các hoạt động - từ các cách thanh toán của Pháp, yêu cầu về thuế của Lào đến các báo cáo tài chính của Hoa Kỳ. Doanh nghiệp có thể dùng một phần mềm để hoạt động với đa ngoại tệ, hỗ trợ các thông lệ kinh doanh nội địa, các yêu cầu luật định và xử lý các hoạt động kinh doanh xuyên biên giới. Các trung tâm dịch vụ chia sẻ đó là việc tập trung hoá các hoạt động công nghệ thông tin và hành chính có thể giảm chi phí đáng kể. Chính Oracle eBusiness Suite hỗ trợ tính năng này trong khi vẫn tiếp tục tôn trọng quyền tự quyết của mỗi bộ phận nghiệp vụ về báo cáo tài chính, hậu cần, sản xuất, hỗ trợ quyết định. Doanh nghiệp có thể hoạt động toàn cầu mà lại quản lý ở một nơi. Ví dụ như Quí vị quản lý việc xử lý thanh toán, xuất hoá đơn toàn châu Âu tại Paris, trong khi vẫn hỗ trợ việc tạo khai kê tài chính cá nhân, các yêu cầu tuỳ chọn, hỗ trợ việc ra quyết định khắp châu Âu. Và với việc cài đặt sản phẩm được thực hiện tập trung, Oracle eBusiness Suite hỗ trợ các yêu cầu đặc trưng của từng nước như xử lý thanh toán, báo cáo tài chính hàng năm, thực hiện thuế. Bằng cách hợp lý hoá qui trình và tự động hoá các tất cả các luật lệ nghiệp vụ, doanh nghiệp sẽ giảm được Page 35
36. các chi phí hành chính, hệ thống, và thiết bị trong khi tăng được khả năng mua sắm. Điều đó giúp doanh nghiệp đạt được các chuẩn về chất lượng và mức độ chuyên nghiệp đồng đều hơn về dịch vụ tại bất kỳ nơi nào trên thế giới. Dịch vụ và chức năng đã được kiểm chứng Hoạt động trong nền kinh tế toàn cầu có nghĩa là công việc kinh doanh sẽ liên quan đến rất nhiều nước với các loại ngôn ngữ, tiền tệ, phương pháp kế toán, hình thức thanh toán, các cân nhắc về thực hiện thuế. Oracle eBusiness Suite hỗ trợ những sự khác biệt này, cũng như các biến đổi thường xuyên xảy ra trong các lĩnh vực trên nhằm mục đích bảo đảm nghiệp vụ luôn phát triển cùng quá trình toàn cầu hoá. Hoạt động kinh doanh toàn cầu thành công không chỉ yêu cầu tuân theo luật pháp và thực hiện các luật lệ nghiệp vụ thông thường của địa phương. Việc thực sự quản lý tài chính toàn cầu tập trung vào hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động trên cơ sở toàn cầu. Điều đó bao gồm cả khả năng truy cập thông tin từ bất kỳ nơi nào trên thế giới, hợp nhất thông tin kinh doanh tức thời, và khả năng truy cập phân tán tới dữ liệu. Công nghệ thúc đẩy giá trị thương mại Sức mạnh của các ứng dụng Oracle nằm ở công nghệ hàng đầu của Oracle. Năm này qua năm khác, thị trường quốc tế đã công nhận các sản phẩm của Oracle là “nhất dòng”. Công nghệ đáng tin cậy, được chứng thực của Oracle đã chạy hàng triệu ứng dụng quan trọng và có tính đòi hỏi nhất thế giới. Sự chọn lựa của doanh nghiệp đối với Oracle bảo đảm một nền tảng vững chắc, đáng tin cậy cho các hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần một nhà cung cấp ứng dụng hiểu biết công nghệ cũng như nhiệp vụ. Bộ phận các ứng dụng của Oracle đi tiên phong trong việc sử dụng công nghệ nhằm xử lý những vấn đề nghiệp vụ thách thức nhất. Bộ phận các ứng dụng của Oracle liên tục là tổ chức đầu tiên tích hợp công nghệ mới với các quy tắc nghiệp vụ tiên tiến, như Thương mại trên Internet, Tự phục vụ, Lập báo cáo phân tích và Lập ngân hàng dữ liệu. Những quy tắc này cho phép doanh nghiệp cạnh tranh có hiệu quả hơn nhờ việc nhanh chóng thâm nhập thị trường mới, dễ dàng tiếp cận thông tin và đưa ra các quyết định nhanh hơn. Doanh nghiệp có thể tin tưởng rằng Oracle có thể mang lại một đường lối ít rủi ro nhằm triển khai công nghệ nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp sử dụng năng lực về CNTT vào việc đạt các mục tiêu chiến lược. Công nghệ tin cậy, đã chứng thực của Oracle chính là sự bảo hiểm về công nghệ. Công nghệ Oracle đáp ứng qui mô doanh nghiệp Page 36
37. Tốc độ và chất lượng là những yếu tố thành công cốt yếu để duy trì khả năng dẫn đầu và hoạt động xuất sắc. Kiến trúc phần mềm của doanh nghiệp là nòng cốt của khả năng đáp ứng hiệu quả yêu cầu ngày càng tăng của người sử dụng. Chúng ta cũng thường thấy sự chọn lựa không đúng đắn sẽ dẫn đến việc không có khả năng đáp ứng nhanh chóng hoặc dễ dàng. Kiến trúc phần mềm của Oracle được xây dựng theo chuẩn công nghiệp và có tính mở. Oracle xây dựng giải pháp bằng công nghệ chủ đạo, cùng một công nghệ mà hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp rất quen thuộc và có rất nhiều nguồn tài nguyên của ngành. Chỉ có Oracle cho phép doanh nghiệp mở rộng các ứng dụng Oracle với cùng một công nghệ mà doanh nghiệp dùng để phát triển và triển khai các ứng dụng khác. Kiến trúc Oracle cũng mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển cao khi cần cho doanh nghiệp. Các ứng dụng của Oracle cho phép giảm chi phí hoạt động, hỗ trợ hàng ngàn người sử dụng và thu hồi vốn nhanh hơn qua việc triển khai nhanh hơn và vòng đời sản phẩm dài hơn. Kiến trúc linh hoạt của Oracle cho phép doanh nghiệp tích hợp với các sản phẩm từ phía thứ ba và phát triển theo yêu cầu. Mở rộng thị trường Doanh nghiệp không còn chỉ nghĩ tới các yêu cầu của riêng phòng ban nữa. Để hoạt động có hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần kết nối các hệ thống và qui trình nghiệp vụ với Các bạn hàng dịch vụ và thương mại. Oracle EBS, với khả năng đặc biệt về Internet và Intranet cho phép cộng tác kinh doanh và tự phục vụ. Cấu trúc tính toán mạng nhiều lớp của Oracle cung cấp nền tảng để tăng số người sử dụng trong khi vẫn kiểm soát được chi phí. Đơn giản và chi phí thấp, tất cả người sử dụng chỉ cần một trình duyệt (Web browser) phổ thông để truy cập vào các ứng dụng Oracle. Với các ứng dụng Oracle, doanh nghiệp có thể đưa người sử dụng mới lên trực tuyến nhanh chóng, với kết nối họ với các thông tin nghiệp vụ quan trọng từ bất cứ nơi nào trên thế giới. 5.2. Các thành phần chính của ứng dụng Oracle EBS 5.2.1. Ứng dụng quản lý tài chính (Oracle Financials) Ứng dụng tài chính của Oracle tạo điều kiện cho doanh nghiệp giải quyết 4 lĩnh vực chính mà ngày nay tổ chức tài chính nào cũng gặp phải: xây dựng môi trường cho các thông lệ kinh doanh tốt nhất thế giới, triển khai hiệu quả quản lý tài chính toàn cầu, cải thiện khả năng hỗ trợ ra quyết định, và đảm bảo quá trình cải thiện nhanh và liên tục. Để Page 37
38. thành công trong môi trường kinh doanh phức tạp như ngày nay đòi hỏi một hệ thống tài chính toàn cầu hoàn hảo để hợp lý hoá các hoạt động kinh doanh. Lập kế hoạch tài chính Mấu chốt để lập kế hoạch tài chính thành công là khả năng phân tích ngân sách và thực chi, tuy nhiên các hệ thống tài chính truyền thống không có khả năng làm ngân sách tốt. Nhưng các ứng dụng của Oracle không phải là hệ thống truyền thống. Với Hệ thống sổ cái Oracle General Ledger và phân tích tài chính Oracle Financial Analyzer, doanh nghiệp có thể thực hiện lập ngân sách và dự toán từ trên xuống, từ dưới lên, tại cả mức độ tập đoàn và các cấp phòng ban. Hợp nhất tài chính Các ứng dụng Oracle rất linh hoạt và dễ dàng chuyển đổi theo các thay đổi của các tổ chức. Bạn có thể sử dụng công cụ Account Hierarchy Editor, một công cụ gắp và thả rất mạnh, nhằm tái tổ chức theo đồ hoạ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Đặc trưng này thực sự hữu ích đối với các Tập đoàn, Tổng Công ty lớn với nhiều Công ty con hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau và việc cơ cấu lại một số bộ phận thường xẩy ra. Bất cứ tổ chức nào được lập nên, doanh nghiệp đều có thể hợp nhất tự động các thực thể nghiệp vụ khác nhau mà không cần quan tâm dến sự khác biệt về tiền tệ, lịch, hay các sơ đồ tài khoản. Quản lý chi phí Trong thế giới cạnh tranh ngày nay đòi hỏi phải hoạt động hiệu quả với quản lý chặt chẽ. Sự liên kết chặt chẽ giữa hệ thống mua sắm (Oracle Purchasing), công nợ phải trả (Oracle Payables), và tài sản (Oracle Assets) đã loại bỏ việc nhập dữ liệu thừa và các giấy tờ phiền phức, tất cả các dữ liệu liên quan sẽ tự động được chuyển theo luồng trong hệ thống. Hãy sử dụng chế độ tạo đơn hàng tự động, xử lý các hoá đơn, tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp, xuất hoá đơn và xử lý thanh toán tự động để tăng cường tính hiệu quả trong hoạt động. Lập hoá đơn và Thu tiền mặt. Thị trường toàn cầu đòi hỏi hỗ trợ được đa tiền tệ, các biểu thuế quốc tế, các thông lệ kinh doanh toàn cầu. Phân hệ công nợ phải thu (Oracle Receivables) có thể đảm đương các yêu cầu nghiệp vụ toàn cầu bao gồm các phương thức thanh toán đa quốc gia, ghi nhận tính thuế theo từng nước, từng khu vực, từng bang và phát hành thư tín dụng. Trong phạm vi hoạt động này, doanh nghiệp có thể đạt được mức tự động hoá đáng kể trong quá trình lập hoá đơn và thu tiền mặt. Page 38
39. Quản lý tiền mặt Phân hệ quản lý tiền mặt (Oracle Cash Management) được tích hợp với phân hệ công nợ phải thu, công nợ phải trả và phân hệ sổ cái (Oracle General Ledger) để cung cấp một giải pháp toàn diện cho quản lý tiền mặt, thống nhất giữa các ngân hàng trong phạm vi nhiều quốc gia với nhiều loại tiền tệ. Khả năng tích hợp về dự báo tiền mặt có thể đưa ra các thông tin chính xác, kịp thời về tình hình tiền mặt của công ty do vậy doanh nghiệp có thể dự toán tốt hơn các khoản tiền mặt sẽ chi đi đâu, và quản lý hiệu quả hơn các khoản dự toán. Quản lý tài sản cố định Sử dụng phân hệ quản lý tài sản (Oracle Assets) để duy trì tài sản và thiết bị tồn kho chính xác và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn chọn được chiến lược thuế và kế toán tốt nhất cho tài sản của doanh nghiệp. Có thể giảm chi phí hoạt động toàn công ty nếu doanh nghiệp quản lý cẩn thận việc cho thuê thiết bị. Tính năng chi tiết  Kế toán tổng hợp (Oracle General Ledger - GL) Đặc trưng Chức năng Cấu trúc tài khoản Khai báo cấu trúc tài khoản trực tuyến. Xây dựng cấu trúc tài khoản theo yêu cầu của khách hàng. Khai báo bộ sổ kế toán. Tạo và bảo trì sơ đồ phân rã tài khoản thông qua giao diện đồ họa kéo thả. Khai báo lịch trình kế toán của DN, sử dụng, chỉ lên đến tối đa là 366 kỳ, các kỳ có thể không đều nhau, điều chỉnh các kỳ, đa lịch trình kế toán. Khai báo đa tổ chức, bao gồm: cấu trúc tổ chức, không giới hạn mức, tổ chức lại một cách đơn giản, đa cấu trúc phân rã theo sự phân cấp trong phạm vi 01 bộ sổ kế toán của Oracle. An toàn cho việc nhập dữ liệu và lập các báo cáo cho các tổ chức khác nhau. Khai báo đa bộ sổ kế toán (chú ý: nhiều công ty có thể dùng chung một bộ sổ kế toán, phân biệt duy nhất bởi giá trị của nhóm số cân đối – balancing segment. Mỗi công ty phải có cùng một lịch trình kế toán, mã cấu trúc tài khoản và loại tiền hạch toán). Tạo các tài khoản tổng hợp, tài khoản thống kê, tài khoản dự trù (tài khoản treo). Page 39
40. Đặc trưng Chức năng Dễ dàng bổ sung các trường dữ liệu mô tả linh hoạt theo yêu cầu của người sử dụng mà không cần lập trình. Nhập bút toán Đổ dữ liệu từ cả hai hệ thống Oracle và hệ thống bên ngoài theo bất kỳ loại tiền tệ nào. Kế toán nội bộ công ty. Phân bổ đồng loạt Sử dụng cân đối các bút toán tự động (chức năng tài chính chuẩn trên hệ thống liên lạc giữa các bộ phận trong công ty) Nhập bút toán trong kỳ bất kỳ: kỳ trước đó, năm trước và kỳ trong tương lai. Kiểm soát các kỳ kế toán: mở đa kỳ kế toán, mở lại các kỳ, đóng vĩnh viễn các kỳ. Chuyển sổ tự động theo lịch trình hoặc thời gian thực tế. Thực hiện tự động đóng kỳ vào cuối của năm tài chính. Bút toán lặp, bút toán đảo, bút toán theo dạng khung, bút toán theo dạng chuẩn, bút toán công thức, bút toán thống kê. Lập ngân sách Khai báo không giới hạn số các kế hoạch ngân sách. Tải nguồn ngân sách từ các bảng tính. Kế toán đa tiền tệ Nhập và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư tài khoản kế toán theo bất cứ loại tiền nào. Nhập tỷ giá qui đổi trực tuyến hoặc tự động. Thực hiện tự động chuyển đổi tiền tệ. Sử dụng bất cứ loại tỷ giá nào, bao gồm: tỷ giá hàng ngày, tỷ giá cuối kỳ, tỷ giá lịch sử, tỷ giá bình quân. Tính các khoản chệnh lệch tỷ giá. Chuyển đổi số thực tế và số dư ngân sách Ghi đánh giá các khoản chênh lệch tỷ giá. Thực hiện xem lại sự qui đổi và đánh giá lại sự chênh lệch. Kế toán giá thành Thực hiện phân bổ của: số dư thực tế, số dư ngân sách, số dư các khoản dự chi Thực hiện tính giá thành trên cơ sở thống kê cơ bản. Thực hiện tính giá thành dựa trên công thức, sử dụng: nhân tố không có giới hạn, nhân tố thống kê, nhân tố cố định, nhân tố từ đầu kỳ, nhân tố không giới hạn dạng lồng. Khai báo/nhập ngân sách trực tuyến (hiện tại và của năm trước). Page 40
41. Đặc trưng Chức năng Bảo mật ngân sách. Thiết lập việc kiểm soát ngân sách, sử dụng: tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp, . sai số cho phép và mức độ quan trọng. Thiết lập phụ thuộc ngân sách. Sao chụp và chỉnh sửa ngân sách. Nhập ngân sách sử dụng các qui tắc chuẩn. Phân bổ tổng ngân sách. Sử dụng công thức tính ngân sách. Thực hiện tính toán tự động. Báo cáo tài chính Tự định nghĩa mẫu biểu cho Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh. Định kỳ chạy và hiển thị báo cáo tình hình tài chính DN Chạy các báo cáo chuẩn cho: Bảng cân đối thử, sổ cái, phân tích tài khoản, các bút toán. Xem báo cáo trực tuyến. Tạo các báo cáo theo yêu cầu. Thực hiện truy vấn từ tổng hợp đến chi tiết: Tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, bút toán và chi tiết bút toán, các hoá đơn phải trả và các hoá đơn phải thu, nguồn vốn hiện còn dùng được, sự tính toán khác nhau. Thực hành các báo cáo thao tác trên một bảng tính. Đưa ra kết quả các báo cáo dạng bảng tính, theo các định dạng phân cách. Tích hợp với ứng dụng Phân tích tài chính Oracle, phân tích đa chiều, cho phép sử dụng các thông tin không trực tuyến, dự báo và ngân sách một cách phân tán. Tạo khả năng sử dụng Web Publishing cho các báo cáo tài chính. Báo cáo đa tiền tệ Tự động bảo trì các thông tin ở mức nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên báo cáo đa tiền tệ có sự lựa chọn. Khai báo nhiều loại báo cáo tiền tệ theo yêu cầu. Tự động xem và lập báo cáo đa tiền tệ lại tại mức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chuyển đổi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ phụ theo loại tiền chính và theo từng loại tiền tệ báo cáo của DN. Kế toán tổng hợp Tạo đa lịch trình kế toán và các kế toán đồ. Page 41
42. Đặc trưng Chức năng Tạo ngân sách, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chạy các báo cáo tài chính. Sử dụng các tiến trình song song cho: chuyển sổ, báo cáo, đổ bút toán. Thực hiện kế toán có các khoản dự chi. Khai báo các nhiều loại khoản dự chi. Tự động bảo trì số dư bình quân tài khoản kế toán. Thực hiện đầy đủ chu kỳ kế toán trên một bảng tính. Sử dụng các chuỗi chứng từ được NSD định nghĩa. Hợp nhất dữ liệu Đáp ứng nhu cầu hợp nhất theo các loại hình thức khác nhau như: hợp nhất mức các báo cáo và hợp nhất mức các dữ liệu chuyển đổi. Thống nhất qui trình hợp nhất. Chuyển đổi các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế từ các công ty con đến công ty mẹ: Số dư tài khoản tổng hợp và số dư tài khoản chi tiết Tự động loại ra các số dư tài khoản nội bộ. Xem thông tin hợp nhất các cấu trúc của DN qua giao diện đồ hoạ. Truy vấn chi tiết dần giữa các mức hợp nhất: các đơn vị hợp nhất, số dư tài khoản tổng hợp, số dư tài khoản chi tiết, các số dư tài khoản chuyển đổi, các bút toán gốc và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ phụ.  Kế toán phải trả (Oracle Accounts Payable - AP) Đặc trưng Chức năng Quản lý các nhà Nhập nhanh các nhà cung cấp với cách nhập tự động. cung cấp Ghi nhận các địa chỉ, các tài khoản ngân hàng và những người liên hệ của mỗi nhà cung cấp. Thiết lập các báo cáo thuế và miễn thuế. Thiết lập tổng giới hạn cho các hóa đơn. Truy cập các số dư tài khoản hiện thời trực tuyến. Giữ lại phần thanh toán cho các nhà cung cấp đã lựa chọn. Tự động định dạng hiển thị các địa chỉ căn bản của nhà cung cấp theo nước cuả nhà cung cấp. Các báo cáo chi phí Xử lý các báo cáo chi phí trực tuyến và trên web Dùng Oracle Workflow xử lý báo cáo chi phí. Page 42
43. Đặc trưng Chức năng Kiểm tra những biên nhận và những báo cáo chi phí trên Oracle Web Employees. Hóa đơn Sử dụng những màn hình nhập hóa đơn để thiết kế theo yêu cầu của NSD những dữ liệu cho từng người sử dụng hoặc từng nhóm người sử dụng. Ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng, VAT để hình thành báo cáo theo mẫu báo cáo thuế chuẩn. Nhập nhanh các hóa đơn một cách tự động: sử dụng hóa đơn lặp, đổ hóa đơn từ hệ thống bên ngoài sử dụng chức năng Import Invoices. áp các khoản tạm ứng vào các hóa đơn và các báo cáo chi phí. Đối chiếu các khoản đặt cọc với các hoá đơn gốc. Tự động kiểm tra các hóa đơn trùng. Điều chỉnh chi tiết hóa đơn theo yêu cầu. Hủy các hóa đơn dựa theo yêu cầu. Thiết lập kỳ thanh toán: chia ra từng phần vào tháng tới, giảm giá nhiều lần. Thực hiện các truy vấn trực tuyến. Đối chiếu các đơn Thực hiện đối chiếu hai mức, ba mức và bốn mức với các đơn đặt đặt hàng hàng. Thực hiện đối chiếu nhanh các thông tin để tạo tự động hóa đơn kế toán. Tự động ghi nhận chênh lệch giá, số lượng và tỷ giá qui đổi. Thiết lập sai số cho phép của giá và số lượng, trên cơ sở phần trăm hoặc giá trị. Thanh toán theo các chứng từ hoặc thông báo giao hàng. Ghi nhận các khoản Sử dụng form nhập thanh toán để thiết kế dữ liệu theo yêu cầu cho thanh toán từng người sử dụng hoặc từng nhóm người sử dụng. Chọn những format khác nhau để in ra các chứng từ thanh toán, in ra trên máy in la-de Tạo ra các kiểm tra riêng biệt về các hoá đơn đã chọn. Ngừng và hủy những khoản thanh toán Kiểm tra hóa đơn trực tuyến Cho phép chọn lựa từ các phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm: Thanh toán điện tử, thanh toán bằng séc, chuyển khoản, thanh toán điện tử transfer, thanh toán bù trừ. Page 43
44. Đặc trưng Chức năng Tạo các file dữ liệu thanh toán theo chuẩn EDI. Kiểm soát việc thanh Thiết lập việc kiểm soát các khoản thanh toán bằng: nhóm thanh toán toán, ưu tiên thanh toán, phương thức thanh toán. Tạo việc chi trả từng phần. Giữ lại những khoản thanh toán: theo nhà cung cấp, theo hóa đơn, theo khai báo của người sử dụng. Đối chiếu việc thanh toán bằng cách: Tự động và thủ công Kiểm soát ngăn ngừa lỗi thanh toán vượt quá Nhiều lựa chọn hệ Tạo lịch thanh toán theo yêu cầu của DN. thống Lựa chọn từ nhiều tiêu chí khác nhau của hệ thống bao gồm: Nhóm hóa đơn, phần giảm giá, sự lựa chọn về thuế, áp các khoản tạm ứng, đối chiếu với đơn đặt hàng, tự động miễn thuế, và các dãy số thứ tự. Hiệu chỉnh thanh toán theo yêu cầu dùng các trường thông tin dữ liệu linh hoạt Kế toán đa tiền tệ Nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bất kỳ loại tiền tệ nào. Thực hiện tự động qui đổi các loại tiền tệ. Ghi nhận chênh lệch tỷ giá. Kiểm soát phần kế Xác định những kỳ đã mở và những kỳ trong tương lai. toán Xác đinh các trạng thái đóng khác nhau. Chọn lựa từ các phương thức kế toán khác nhau: dồn tích, tiền mặt, kết hợp. Chuyển sổ bất kỳ thời điểm nào. Khai báo các khoản phải trả trong nội bộ công ty, sử dụng chức năng hệ thống kế toán chuẩn giữa hai bộ phận (Một bộ sổ kế toán, đồng nhất giữa các công ty được xác định bởi nhóm số cân đối) Thực hiện phần kế toán các khoản dự chi. Sử dụng sự sắp xếp chứng từ theo thứ tự. Thiết lập kiểm soát ngân sách. Xoá các hóa đơn, các đơn đặt hàng, các yêu cầu mua hàng, và các nhà cung cấp trong cơ sở dữ liệu của DN. Báo cáo hoạt động / Chạy các báo cáo chuẩn trong kế toán các khoản phải trả. báo cáo tài chính Truy nhập dịch vụ tự Cho phép nhà cung cấp truy vấn trên Web. phục vụ Cho phép nhân viên truy vấn trên Web. Page 44
45. Đặc trưng Chức năng Page 45
46. Kế toán phải thu (Oracle Accounts Receivable - AR) Đặc trưng Chức năng Khách hàng Nhập không giới hạn thông tin của khách hàng: tên, địa chỉ (nước ngoài hoặc trong nước), địa chỉ chuyển tiền, ngành nghề kinh doanh, tên người liên lạc, số điện thoại, mã số thuế. Tạo các chi tiết hồ sơ về công nợ khách hàng. Sao chép lại các chi tiết hồ sơ công nợ. Lập hoá đơn Tạo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đánh số hóa đơn và tạo các số dòng chi tiết hoá đơn tự động. Ghi nhận doanh thu qua nhiều kỳ, dùng các qui tắc của hoá đơn. Tạo các hóa đơn lặp. Xác định các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, gồm: các khoản đặt cọc của khách hàng, bảo lãnh ngân hàng, giấy báo nợ. Tạo giấy báo có, gồm: giấy báo có toàn bộ và một phần công nợ, tự động đảo ghi giảm doanh thu, ghi có trên các sổ sách kế toán. Xử lý tự động hoặc thủ công các khoản nợ khó đòi (write-offs) Thiết lập những hạn định điều chỉnh. Xem số dư của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kế toán trực tuyến In các hóa đơn tại bất kỳ thời điểm nào. In bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. In ra các bảng đối chiếu công nợ theo các chu kỳ xác định theo yêu cầu của người sử dụng. áp lại các khoản tiền thu được vào hóa đơn. Thực hiện các yêu cầu truy vấn trực tuyến hoặc trên Web (plus) Tạo các nhóm tuổi nợ một cách linh hoạt Truy vấn sử dụng những tham chiếu bên ngoài như dự án (bên có của tài khoản) và số hiệu đơn đặt hàng. Nhập và xử lý áp các Ghi nhận các khoản tiền thu về khoản tiền thu về Hỗ trợ kết nối thanh toán trực tuyến qua ngân hàng áp các khoản thu với các chứng từ bảo lãnh, đặt cọc, hoá đơn được lập trên hệ thống Page 46