Quản trị sự kiện - Chương 4: Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện

Nội dung text: Quản trị sự kiện - Chương 4: Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện

1. DHTM_TMU CHƢƠNG 4 TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN
2. QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐỀ CƢƠNG DHTM_TMUC1: Tổng quan về quản trị sự kiện C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện C3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện Đề cƣơng C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK C5: Đánh giá sự kiện C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện
3. CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN DHTM_TMU 4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 3.2. Truyền thông marketing sự kiện 4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí 3.2. Truyền thông marketing sự kiện
4. 4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách DHTM_TMU • Xác định loại phƣơng tiện chở khách 4.1.1 • Xác định điểm đỗ và đƣa đón khách 4.1.2 • Tổ chức tiếp khách trong sự kiện 4.1.3
5. 4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách DHTM_TMU Yếu tố Vai trò ảnh hƣởng • Sự sẵn sàng • Khoảng cách tham gia SK • Ngân sách • An toàn • Khách mời • Thể hiện tầm • Tiện nghi cần cỡ của SK có • Sự tôn trọng • Tầm cỡ, quy khách mời mô SK
6. 4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách CácDHTM_TMU đơn vị cung ứng dịch vụ vận chuyển - Các hãng hàng không - Công ty đường sắt - Doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển đường bộ - Các công ty lữ hành, du lịch
7. 4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách DHTM_TMU Các phƣơng tiện vận chuyển và trƣờng hợp sử dụng -Trường hợp khách tự lo phương tiện vận chuyển và chi phí đi lại - Trường hợp khách tự lo việc đi lại và được ngân sách sự kiện chi trả cho chi phí vận chuyển - Trường hợp sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng - Trường hợp thuê phương tiện vận chuyển
8. 4.1.2. Xác định điểm đỗ xe và đƣa đón khách DHTM_TMUĐiểm đỗ xe - Sử dụng được - Chi phí giữ xe - An toàn - Giấy phép giữ xe - Thuận tiện - Tác động do sử dụng - Sức chứa bến đỗ - Thời gian sử dụng - Dự kiến sự cố và giải pháp khắc phục
9. 4.1.2. Xác định điểm đỗ xe và đƣa đón khách DHTM_TMUĐƣa đón khách - Tổ chức đưa đón khách đối với trường hợp sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng tới nơi tổ chức sự kiện hoặc nơi ăn nghỉ của khách - Tổ chức đưa đón khách từ nơi ăn nghỉ đến đến nơi tổ chức sự kiện
10. 4.1.3. Tổ chức tiếp khách trong sự kiện DHTM_TMUChuẩn bị đón tiếp - Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách - Chuẩn bị khu vực đón tiếp khách - Chuẩn bị tài liệu, quà tặng
11. 4.1.3. Tổ chức tiếp khách trong sự kiện DHTM_TMUĐón tiếp khách - Bộ phận đón tiếp có mặt đúng vị trí, chào hỏi - Hướng dẫn khách mời làm thủ tục đăng ký ban đầu - Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi hoặc hoà nhập vào sự kiện - Thống kê số lượng khách mời thực tế, báo bộ phận điều hành và MC
12. CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN DHTM_TMU 4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 3.2. Truyền thông marketing sự kiện 4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí 3.2. Truyền thông marketing sự kiện
13. 4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng DHTM_TMU • Tổ chức không gian sự kiện 4.1.1 • Tổ chức âm thanh, ánh sáng 4.1.2
14. 4.2.1. Tổ chức không gian sự kiện - KhôngDHTM_TMU gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diễn ra, nó bao gồm mặt bằng, khoảng không gian và các yếu tố xung quanh sự kiện. - Bao gồm: + Khu vực đón tiếp + Các lối đi lại + Khu vực kỹ thuật + Khu vực triển khai sự kiện + Khu vực cung cấp dịch vụ bổ trợ + Lối thoát hiểm và khu vực sơ cứu
15. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong sự kiện DHTM_TMU Âm thanh Ánh sáng
16. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh - Vai tròDHTM_TMU + tất cả các khán giả có thể nghe rõ âm nhạc, bài phát biểu và các hiệu ứng âm thanh + Giao tiếp giữa quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên + Tạo ra bản ghi âm và phát sóng âm thanh
17. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh - YêuDHTM_TMU cầu thiết kế âm thanh + Chú ý đến các loại âm thanh được khuyếch đại + Số lượng, lứa tuổi tham gia + Thuộc tính âm học của phòng + Kích thước, loại và vị trí âm loa + Tính trễ của âm thanh
18. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh - Vật DHTM_TMUdụng cần chuẩn bị khi thiết kế âm thanh + Dàn điều khiển âm thanh + Thiết bị quay chậm giọng nói + Phụ kiện dây nối + Loa bổ sung + Máy casset hoặc thu âm + Tiết bị phối âm + Màn hình + Micro đẳng hướng + Micro 1 chiều + Microphone + Loa, giá đỡ loa, chùm loa
19. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh - NgônDHTM_TMU ngữ trong sự kiện + Xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. + Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay được sử dụng 5 thứ tiếng là Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. + Vị trí dành cho phiên dịch, vị trí phát tai nghe
20. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Ánh sáng - VaiDHTM_TMU trò + Có thể nhìn và tập trung sự chú ý + Thủ pháp chuyển tải chủ đề sự kiện, nâng cao hình ảnh trang trí, ẩm thực, thay đổi tâm trạng khán giả + Đảm bảo an toàn, an ninh cho sự kiện
21. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Ánh sáng - HệDHTM_TMU thống ánh sáng gồm + Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện + Ánh sáng bảo vệ + Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện
22. 4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Ánh sáng - YêuDHTM_TMU cầu khi thiết kế ánh sáng + Đảm bảo tính khoa học, hiện đại + Đảm bảo tính nghệ thuật + Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng + Đảm bảo yêu cầu năng lượng + Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện của hệ thống khác
23. CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN DHTM_TMU 4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 3.2. Truyền thông marketing sự kiện 4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí 3.2. Truyền thông marketing sự kiện
24. 4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện DHTM_TMU • Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện 4.3.1 • Tổ chức các bữa ăn uống trong SK 4.3.2 • Tổ chức tiếp khách tại nơi ăn uống 4.3.3
25. 4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 4.3.1. Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện DHTM_TMUDự toán chi phí - Chi phí cố định - Các chi phí thực phẩm - Các chi phí khác
26. 4.3.1. Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện DHTM_TMUThống nhất và kiểm tra thực đơn - Thực đơn phong phú, đa dạng; - Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng - Hiệu quả kinh tế. - Cơ cấu món ăn hợp lý. - Thay đổi từng bữa - Ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt
27. 4.3.2. Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện DHTM_TMU - Bữa sáng - Bữa trưa và giải lao giữa buổi - Tiệc coktail - Bữa tối - Tiệc
28. CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN DHTM_TMU 4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 3.2. Truyền thông marketing sự kiện 4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí 3.2. Truyền thông marketing sự kiện
29. 4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí DHTM_TMU • Tổ chức quay phim chụp ảnh 4.4.1 • Tổ chức các hoạt động giải trí 4.4.2
30. 4.4.1. Tổ chức quay phim chụp ảnh DHTM_TMUQuay phim - Mục đích của quay phim - Ngân sách dành cho quay phim - Số lượng chuyên gia quay phim - Kịch bản và biên tập
31. 4.4.1. Tổ chức quay phim chụp ảnh DHTM_TMUChụp ảnh - Chuẩn bị - Số lượng thợ chụp ảnh - Thời gian làm việc của thợ chụp ảnh - In ảnh, kích thước và số lượng - Kiểu ảnh
32. 4.3.2. Tổ chức hoạt động giải trí DHTM_TMUHoạt động giải trí - Chọn dịch vụ giải trí - Diễn tập - Một số hình thức giải trí