Quản trị logistics kinh doanh - Chương 4: Tổ chức và kiểm soát logistics

Nội dung text: Quản trị logistics kinh doanh - Chương 4: Tổ chức và kiểm soát logistics

1. QUẢN TRỊ LOGISTICS KINH DOANH
2. CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC 15.3.9.3 • Chương 1. Tổng quan môn học Quản trị Logistics kinh doanh • Chương 2. Quản trị các hoạt động logistics cơ bản • Chương 3. Quản trị các hoạt động logistics hỗ trợ • Chương 4 . Tổ chức và kiểm soát logistics
3. CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG LOGISTICS • 4.1 Tổ chức hoạt động logistics • 4.2 Kiểm soát hoạt động logistics
4. 4.1 Tổ chức hoạt động logistics 4.1.1 Khái niệm Tổ chức Logistics là nội dung cơ bản đầu tiên để thực thi Logistics Tổ chức Logistics có thể hiểu là sơ đồ hình thức các mối quan hệ chức năng, một tập hợp vô hình các mối quan hệ được các thành viên của doanh nghiệp ngầm hiểu
5. Sự cần thiết • Giải quyết mâu thuẫn • Đáp ứng yêu cầu chuyên Trong đa số trường hợp, môn hoá quản trị logistics không đảm bảo sự cân đối Yêu cầu chuyên môn hoá chi phí- dịch vụ Logistics→ quản trị logistics đòi hái phải cần thiết phải có cấu trúc tổ có cấu trúc tổ chức logistics chức để phối hợp các hoạt thích ứng. Cấu trúc tổ chức động Logistics phân tán. logistics cho phép xác định tuyến quyền lực và trách nhiệm cần thiết để bảo đảm hàng hoá được vận động phù hợp với yêu cầu quản trị
6. Tầm quan trọng • Ngành khai thác: sản xuất vật liệu thô → mua và vận chuyển là hoạt động Logistics chủ yếu→ thường có bộ phận(phòng) quản trị vật liệu. • Ngành dịch vụ: Biến đổi các nhân tố hữu hình thành quá trình cung cấp dịch vụ - tiêu thụ các sản phẩm hữu hình để sản xuất ra dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt động Logistics chủ yếu, ít quan tâm đến vận chuyển do nhiều hoạt động cung ứng được chấp nhận theo khoảng giá cung ứng. Tập trung cho quản trị vật tư. • Ngành thương mại: các hoạt động Logistics tập trung cho các quá trình mua, dự trữ và phân phối, • Ngành sản xuất hàng hoá: Đặc trưng bởi các doanh nghiệp mua vật tư nguyên liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất hàng hóa hữu hình. Các hoạt động Logistics ở cả khía cạnh cung ứng và phân phối.
7. Sự phát triển của tổ chức logistics • GĐ 1 từ trước những năm 70 thể hiện một tập hợp các hoạt động quan trọng đảm bảo sự phù hơp chi phí vốn thuộc về quản trị Logistics • GĐ 2 trong đó tổ chức đã được điều khiển ở mức cấu trúc chính thức hơn và quản trị thượng đỉnh đã coi trọng các hoạt động Logistics thích đáng, thường là cung ứng vật lý hoặc phân phối vật lý, nhưng không phải cả hai • GĐ3 trong đó, cấu trúc tổ chức gắn liền với việc thống nhất hoàn toàn các hoạt động Logistics bao gồm cả cung ứng và phân phối vật lý
8. 4.1.2 Mô hình tổ chức logistics Hình thức tổ chức không chính tắc không đòi hỏi bất kì một sự thay đổi nào so với hình thức hiện tại mà tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận phân tán và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệm Cách thiết lập • Thành lập uỷ ban kết hợp: tập hợp các thành viên từ mỗi lĩnh vực hậu cần quan trọng và cung cấp các phương tiện truyền tin để họ hoạt động • Tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận phân tán
9. Hình thức tổ chức nửa chính tắc Các nhà quản trị Logistics được phân công để phối hợp các dự án bao gồm Logistics và một số lĩnh vực • Đặc điểm – Nhà quản trị logistics có trách nhiệm đối với toàn bộ hệ thống logistics, nhưng không có quyền lực trực tiếp đối với các hoạt động từng phần – Cấu trúc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên – Chi phí cho các hoạt động phải được điều chỉnh bởi mỗi phòng chức năng cũng như mỗi chương trình hậu cần • Hạn chế – Tuyến quyền lực và trách nhiệm giữa các bộ phận không rõ ràng – Có thể xuất hiện những mâu thuẫn không dễ giải quyết
10. Hình thức tổ chức nửa chính tắc Giám đốc điều hành Trưởng phòng chức Marketing Tài chính Sản xuất năng V.chuyển và Quản trị V.chuyển và lưu kho đra dự trữ lưu kho đvào Dßng lùc Dßng quyÒn däc Dịch vụ Tính toán và Đảm bảo khách hàng xử lí đđh chất lượng Dự báo Quản trị HT Mua và q.lí bán hàng thông tin nguyên v.liệu Phó giám đốcLogistics Dßng ngang quyÒn lùc
11. Hình thức tổ chức chính tắc Đây là hình thức tổ chức tạo nên các tuyến quyền lực và trách nhiệm rõ ràng đối với Logistics. • Bao gồm – (1) Bố trí nhà quản trị vào vị trí cấp cao đối với các hoạt động Logistics; – (2) Xác định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trúc của tổ chức cho phép điều hoà hiệu quả với các lĩnh vực chức năng quan trọng khác. • Áp dụng – Các loại hình tổ chức logsitics khác không hiệu quả – Cần phải tập trung mọi nỗ lực cho các hoạt động logistics
12. Hình thức tổ chức chính tắc Giám đốc điều hành Marketing Logistics Sản xuất Tài chính Quản trị Kho và q.lí mua hàng nguyên v.liệu Xử lí đđh Bao gói và và dvụ KH vận chuyển Q. trị dự trữ và lập kế hoạch
13. 4.2 Kiểm soát hoạt động logistics 4.2.1 Khái niệm Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành động điều chỉnh để cho chúng phù hợp chặt chẽ hơn • Yêu cầu kiểm soát tập trung vào những điều không chắc chắn làm biến đổi những dự tính kế hoạch • Quá trình kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm tra những điều kiện thay đổi và tiến hành điều chỉnh
14. 4.2.2 Mô hình kiểm soát Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn Hành động Giám sát và điều chỉnh đánh giá Báo cáo thực hiện ĐẦU RA ĐẦU VÀO Quá trình logistics Cung ứng sản xuất, phân phối hàng hóa Chi phí hoạt động và dịch vụ khách và trình độ dịch vụ khách hàng hàng Thay đổi bên trong và bên ngoài
15. 4.2.3 Hệ thống kiểm soát Hệ thống mở • Đặc điểm – Sự can thiệp của con người giữa hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của quá trình – Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh nào có thể diễn ra • Ưu điểm – Tính linh hoạt – Chi phí ban đầu thấp
16. 4.2.3 Hệ thống kiểm soát Hệ thống mở Tiêu chuẩn dịch vụ và chi phí H.động điều chỉnh: Nhà quản trị logistics Thay đổi lịch cung ứng Báo cáo c.lượng dvụ và CF dự trữ ĐẦU VÀO Quá trình: ĐẦU RA Nghiệp vụ kho Tái cung ứng Tình trạng và chi phí dự trữ Nhu cầu Ví dụ về hệ thống kiểm soát mở trong quản trị dự trữ
17. Hệ thống đóng • Đặc điểm: Các quy tắc kiểm soát được xem là căn cứ để tiến hành các hoạt động điều chỉnh mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhà quản trị. → nhà quản trị tách xa quá trình kiểm soát nên gọi là hệ thống đóng • Ưu điểm: Có khả năng kiểm soát các hoạt động hậu cần với tốc độ và độ chính xác cao • Nhược điểm – Giảm tính linh hoạt – Chi phí đầu tư cao
18. Hệ thống đóng T.chuẩn DT: Q* & Dđ H.động điều chỉnh: Qui tắc ra q.định: Đặt hàng Khi Dk Db, , đặt Q* Báo cáo máy tính về Dk ĐẦU VÀO Quá trình: ĐẦU RA Nghiệp vụ kho Tái cung ứng: Q* Dự trữ tại kho Dk Nhu cầu •Ví dụ về hệ thống kiểm soát đóng trong quản trị dự trữ
19. Hệ thống kiểm soát hỗn hợp Đây là hệ thống kiểm soát đóng - mở kết hợp được sử dụng phổ biến nhất để kiểm soát các hoạt động logistics • Đặc điểm: Nhà quản trị không phải rời bỏ quyền quản trị hệ thống vẫn có thể kiểm soát các hoạt động logistics khi cần thiết. • Ưu điểm: – Đảm bảo tính linh hoạt – Đảm bảo tính hiệu quả
20. Hệ thống kiểm soát hỗn hợp Nhà quản trị Báo cáo về CF, dvụ, logistics kế hoạch sx T.chuẩn dự trữ: Q, Dđ, dịch vụ và chi phí H.động điều chỉnh: Qui tắc ra q.định: Đặt hàng Khi Dk Dđ, đặt Q* Báo cáo máy tính về Dk Quá trình: Nghiệp vụ kho Đầu vào: Đầu ra: Tái cung ứng, Q* Tình trạng và chi phí dự trữ Nhu cầu •Ví dụ về hệ thống kiểm soát hỗn hợp trong quản trị dự trữ
21. 4.2.4 Các chỉ tiêu đo lường Đo lường kết quả bên trong • Chi phí Phần trăm theo loại hình kinh doanh Số Chỉ tiêu đo lường T.T Sản xuất Bán buôn Bán lẻ 1 Phân tích tổng chi phí 87,6 74,8 82,1 2 Chi phí trên đơn vị 79,7 63,8 78,6 3 Tỷ suất phí 83,3 81,2 79,5 4 Chi phí vận chuyển đầu vào 86,0 80,0 87,5 5 Chi phí vận chuyển đầu ra 94,4 88,3 90,6 6 Chi phí kho 89,0 85,7 89,9 7 Chi phí hành chính 80,0 79,1 76,7 8 Xử lý đơn đặt hàng 52,0 45,8 45,7 9 Lao động trực tiếp 78,6 71,4 86,2 10 Phân tích xu hướng chi phí 76,9 59,1 61,4 11 Khả năng thu lợi sản phẩm trực tiếp 59,2 46,8 27,8
22. Đo lường kết quả bên trong • Dịch vụ khách hàng Số Phần trăm theo loại hình kinh doanh Chỉ tiêu đo lường T.T Sản xuất Bán buôn Bán lẻ 1 Tỷ lệ đầy đủ 78,2 71,0 66,2 2 Thiếu kho 80,6 72,9 71,6 3 Lỗi giao hàng 83,0 78,9 81,9 4 Cung ứng đúng thời gian 82,7 70,5 76,9 5 Đơn hàng trả lại 77,1 69,2 58,7 6 Thời gian chu kỳ đặt hàng 69,9 34,7 56,4 7 Hưởng ứng của khách hàng 90,3 85,6 84,1 8 Hưởng ứng của lực bán 87,9 85,0 84,1
23. Đo lường kết quả bên trong • Năng suất Phần trăm theo loại hình kinh doanh Số T.T Chỉ tiêu đo lường Ngườ Người sản Người bán i bán xuất buôn lẻ Doanh số trên một nhân viên 54,8 53,1 61,4 Doanh số trên tiền lương 51,9 43,7 63,9 Số đơn đặt hàng trên đại diện bán 38,7 51,7 15,5 So sánh với tiêu chuẩn lịch sử 76,3 74,6 86,4 Các chương trình đích 76,2 69,2 82,1 Chỉ số năng suất 55,8 44,9 56,3
24. Đo lường kết quả bên trong • Chỉ tiêu đo lường tài sản Phần trăm theo loại hình kinh Số doanh Chỉ tiêu đo lường T.T Người sản Người Người xuất bán buôn bán lẻ 1 Chu chuyển dự trữ 81,9 85,2 82,6 2 Chi phí đảm bảo dự trữ 68,6 68,3 55,6 Mức dự trữ, số ngày cung 3 86,9 80,7 74,1 ứng 4 Dự trữ thừa 85,7 79,7 73,1 5 Thu hồi trên tài sản thuần 66,9 65,9 55,0 6 Thu hồi trên đầu tư 74,6 74,8 67,9
25. Đo lường kết quả bên trong • Chất lượng Phần trăm theo loại hình kinh doanh Số Chỉ tiêu đo lường T.T Người Người Người sản xuất bán buôn bán lẻ Tần số hư hỏng 67,4 44,7 60,8 Tổng giá trị hư hỏng 74,6 55,6 67,1 Số lần khiếu nại 75,7 68,9 67,5 Số lần khách hàng trả lại 77,1 69,0 63,9 Chi phí hàng bị trả lại 68,0 57,7 54,2
26. Đo lường kết quả bên ngoài • Chỉ tiêu đo lường mong đợi khách hàng: về mặt khả năng đầy đủ hàng hoá, thời gian thực hiện đơn đặt hàng, khả năng đảm bảo thông tin, giải quyết khó khăn, và hỗ trợ sản phẩm • Xác định chuẩn mực thực tiễn tốt nhất: ngày nay, nhiều doanh nghiệp coi chuẩn mực như là kỹ thuật để so sánh các nghiệp vụ hậu cần của mình với các nghiệp vụ của cả đối thủ cạnh tranh và doanh nghiệp dẫn đầu trong những ngành có và không có quan hệ
27. Đo lường toàn diện chuỗi cung ứng Kết quả Biểu hiện Thoả mãn khách hàng /chất lượng Hoàn thiện đơn đặt hàng hoàn hảo Thời gian cung ứng Thỏa mãn khách hàng Chi phí bảo hành, trả lại hàng, và tiền thưởng Chất lượng sản phẩm Thời gian đáp ứng yêu cầu khách hàng Thời gian Thời gian chu kỳ xác định nguồn/thực hiện Thời gian thực hiện đơn đặt hàng Thời gian đáp ứng chuỗi cung ứng Chi phí Tổng chi phí chuỗi cung ứng Năng suất giá trị gia tăng Tài sản Thời gian chu kỳ tiền- tiền Độ chính xác của dự báo Số ngày dự trữ Hao mòn vô hình Kết quả tài sản Sử dụng công suất
28. Đo lường toàn diện chuỗi cung ứng • Thoả mãn khách hàng/chất lượng: đo lường khả năng cung cấp toàn bộ sự thoả mãn cho khách hàng • Thời gian thực hiện đơn đặt hàng • Tổng chi phí chuỗi cung ứng • Tài sản