Quản trị kinh doanh - Thông tin liên lạc

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Thông tin liên lạc

1. HÀNH VI TỔ CHỨC HỒ THIỆN THÔNG MINH PHAÀN BA THÔNG TIN CAÁP ÑOÄ NHOÙM ng LIÊN LẠC ơ 10 ư Ch
2. IỂU SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM TÌM H RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY : ÍNH CẦN ÍNH 1. Trìng bày quá trình thông tin. 2. Nêu bật thuận lợi và khó khăn giữa thông tin bằng IÊU CH văn nói và văn viết. 3. So sánh hiệu quả của thông tin theo kiểu mạng dây chuyền, mạng vòng và mạng đa kênh. C T MỤC CÁ 4. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng tin đồn. 5. Hiểu rõ kỹ thuật hỗ trợ bằng vi tính đang thay đổi quá trình thông tin trong tổ chức. 2
3. tt) ( SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY : M HIỂU CẦN TÌ 6. Giải thích tầm quan trọng của việc hoàn thiện các kênh thông tin để nâng cao hiệu quả chất lượng. 7. Xác định các rào cản chung ảnh hưởng đến hiệu quả CHÍNH thông tin. 8. Liệt kê các hành vi liên quan đến việc lắng nghe chủ C TIÊU động có hiệu quả. 9. So sánh ý nghĩa nói giữa đàn ông với đàn bà. CÁC MỤ 10. Nêu rõ các vấn đề đang tranh cãi trong việc thông tin giữa các nền văn hóa. 3
4. Chức năng của thông tin Thông tin Quá trình truyền đạt và hiểu biết các ý nghĩa Các chức năng của thông tin : 1. Kiểm soát hành vi thành viên 2. Động viên những việc đã được thực hiện. 3. Thể hiện những biểu hiện cảm xúc. 4. Cung cấp thông tin đang cần để ra quyết định. 4
5. Mô hình quá trình thông tin Quá trình thông tin Quá trình truyền đạt và hiểu được các ý nghĩa bao gồm các bước nằm giữa thông điệp dự định và thông điệp nhận được 5
6. Hướng đi của thông tin Downward Lateral Upward 6
7. Thông tin giao tiếp  Thông tin bằng văn nói  Thuận lợi: Tốc độ và sự phản hồi.  Khó khăn: bóp méo thông điệp.  Thông tin bằng văn viết  Thuận lợi : xác thực và hữu hình.  Khó khăn: tốn nhiều thời gian và thiếu phản hồi.  Thông tin bằng ngôn ngữ không lời  Thuận lợi : hỗ trợ cho các kênh thông tin khác và đưa ra những biểu hiện cảm xúc và cảm nghĩ có thể quan sát.  Khó khăn: Thiếu sự nhận thức của ngôn ngữ không lời hoặc điệu bộ có thể ảnh hưởng đến quá trình giài thích tông điệp của người nhận. 7
8. Ngữ điệu : hiểu theo cách bạn nói ! 8
9. Ba dạng kênh thông tin của nhóm nhỏ thông dụng chính thức 9
10. Các kênh và tiêu chí đo lường hiệu quả Kênh Tiêu chí Dây chuyền Bánh xe Đa kênh Tốc độ Trung bình Nhanh Nhanh Chính xác Cao Cao Trung bình Vai trò dẫn dắt Trung bình Cao Không Thỏa mãn của Trung bình Thấp Cao thành viên 10
11. Tin đồn  Đặc điểm tin đồn  Nhà quản trị không kiểm soát những thông tin loại này.  Nhân viên khi nhận thức sẽ tin tưởng hơn các kên thông tin khác.  Phần lớn được dùng để phục vụ cho lợi ích bản thân của những người điều khiển nó.  Kết quả :  Sự mong đợi về thông tin cho tình hình mang tầm quan trọng  Điều kiện mô hồ, không rõ ràng  Điều kiện gây nên sự lo lắng 11
12. Biện pháp làm giảm kết quả bất lợi của tin đồn 1. Tuyên bố rõ thời gian biểu khi ra quyết định quan trọng 2. Giải thích quyết định và các hành vi có thể có động thái thay đổi hoặc giấu giếm 3. Truyền đạt xuống, cũng như lên trên của những quyết định hiện hành và các kế hoạch tương lai 4. Bàn luận mở rộng cho các khả năng tồi tệ nhất – Nó không để sự lo lắng khiêu khích từ những tưởng tượng không nói ra được 12
13. Thông tin có sự hỗ trợ của máy tính  E-mail  Thuận lợi : viết, gửi và lưu trữ nhanh; chi phí giao nhận thấp.  Bất lợi : quá tải thông tin, thiếu nội dung biểu hiện, nhận sự vo cảm và thiếu giao tiếp trực tiếp.  Mạng nội bộ  Mạng thông tin phủ rộng khắp trong tổ chức riêng biệt.  Mạng mở rộng  Mạng thông tin nối kết giữa nhân viên với bên cung cấp, khách hàng và đối tác chiến lược của họ.  Hội nghị ghi hình ảnh  Sự mở rộng của mạng nội bộ và mạng mở rộng cho phép tổ chức cuộc họp giáp mặt với nahu thông qua việc liên lạc bằng hình ảnh. 13
14. Biểu hiện : thể hiện cảm xúc trong E-Mail E-mail không cần thể hiện những cảm xúc mang cá tính. Trong vài năm, bộ biểu tượng (cảm xúc) được phát triển trong các e-mail muốn thể hiện cảm xúc. Ví dụ, với việc sử dụng các ký tự chữ (ví dụ : dự án này cần bạn chú ý ngay lập tức !) là thông điệp bằng e-mail của việc hô hào bạn chú ý. Dưới đây là 1 số biểu tượng tiêu biểu : 14
15. Chọn lựa các kênh thông Tăng cường các kênh thông tin Số lượng thông tin có thể truyền đạt trong suốt giai đoạn thông tin Đặc điểm của việc tăng cường các kênh 1. Cùng lúc xử lý nhiều tín hiệu. 2. Tạo sự phản hồi ngay lập tức. 3. Mang tính riêng tư của tình huống. 15
16. Tăng cường thông tin của các kênh thông tin Low channel richness High channel richness Thường Không xuyên thường xuyên 16
17. Rào cản đến hiệu quả thông tin Nhận thức có chọn lựa Chọn lọc Người ta sẽ lựa chọn cách giải Sự khéo léo của người gửi thông thích những cái họ thấy torng cơ tin để thông tin đó có thể đi đến sở lợi ích, hoàn cảnh, kinh nghiệm người nhận theo mong muốn của và thái độ. họ. Sự quá tải thông tin Khi người nhận được gửi quá nhiều thông in vượt quá khả năng kiểm soát của họ cảm thấy quá tải thông tin 17
18. Rào cản đến hiệu quả thông tin (tt) Cảm xúc Ngôn ngữ Cách thức người nhận cảm nghĩ tại Từ gnữ có nhiều ý nghĩa (đen và thời điểm thông điệp được nhận sẽ bóng) dành cho nhiều người ảnh hưởng việc thông điệp được giải thích nhu thế nào Sự lĩnh hội đầy đủ thông tin Sự căng thẳng và lo lắng thái quá về thông tin bằng văn nói, văn viết hoặc cả hai 18
19. Rào cản thông tin giữa đàn ông và đàn bà  Đàn ông nói để:  Đàn bà nói để:  Nhấn mạng địa vị, quyền  Thiết lập mối gắn bó thân lực và sự độc lập. mật.  Phàn nàn đàn bà hay nói  Lên án đàn ông không luyên thuyên. biết nghe.  Đề nghị cách giải quyết.  Nói lên các vấn đề để đẩy  Khoe khoang về công việc mạnh sự liên kết chặt chẽ. thực hiện của họ.  Diễn tả sự an hận và khôi phục sự cân bằng trong đàm phán. 19
20. Thông tin giữa các nền văn hóa  Rào cản văn hóa  Rào cản gây bởi từ ngữ  Rào cản gây bởi nghĩa bóng  Rào cản gây bởi giọng điệu  Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau 20
21. Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự khác nhau trong các nước khác nhau 21
22. Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự khác nhau trong các nước khác nhau (tt) 22
23. Rào cản thông tin và ngữ cảnh văn hóa Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh cao Văn hóa đặt nặng vấn đề không lời nói và nhạy cảm đối với các tín hiệu theo ngữ cảnh trong việc thông tin Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh thấp Văn hóa đặt nặng vấn đề từ ngữ để truyền đạt ý nghĩa trogn việc thông tin 23
24. Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh cao – thấp 24
25. Chỉ dẫn mang tính văn hóa Vai trò thông tin đặt vào ngữ cảnh mang tính văn hóa: 1. Giả định về sự khác nhau cho đến khi sự đồngn hất được chấp nhận. 2. Nhấn mạng đến việc diễn tả hơn là giải thích hoặc đáng giá. 3. Thể hiện sự đồng cảm. 4. Xem việc bạn giải thích như là đang giả định. 25