Quản trị kinh doanh - Đàm phán thương lượng trong kinh doanh

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Đàm phán thương lượng trong kinh doanh

1. ĐÀM PHÁN THƯƠNG LƯỢNG TRONG KINH DOANH
2. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces ĐÀM PHÁN THƯƠNG LƯỢNG TRONG KINH DOANH Phần 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN I/ Khái niệm Roger Fisher & William Ury (1991): “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng” II/ Những nguyên tắc đàm phán cơ bản 1. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện do đó cả hai bên đều có thể phá vỡ hoặc từ chối thảo luận tại bất cứ thời điểm nào. 2. Một cuộc đàm phán được bắt đầu khi ít nhất một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận làm hài lòng cả hai bên. 3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận. 4. Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc với thỏa thuận. 5. Không đạt được thỏa thuận đôi khi tốt hơn là đạt được thỏa thuận bất lợi. 6. Thời gian là một yếu tố đóng vai trò quan trọng để tác động đến bầu không khí và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán. 7. Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn. 8. Một kết quả mỹ mãn trong đàm phán không phải là luôn luôn thắng lợi với bất cứ giá nào hoặc cùng thắng, nhưng đạt được cái mà cả hai bên mong muốn. 9. Tiến trình của tất cả các loại đàm phán đều bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi nhân cách, kỹ năng, tri thức, thái độ và cảm xúc của những người trong bàn đàm phán. III/ Các phương pháp đàm phán Đàm phán với tư cách là một nghệ thuật có thể được chia ra làm 3 phương pháp dàm phán cơ bản: 1. Đàm phán cứng: Người đàm phán cứng rắn coi bất cứ tình huống nào cũng như một cuộc đọ sức mà ở đó ai đặt giá cao và trụ lâu hơn sẽ thắng. Họ muốn giành được phân thắng nhưng điều mà họ đạt được lại là một thái độ cứng rắn cũng không kém của đối phương làm họ mệt mỏi và làm cho quan hệ giữa hai bên xấu đi trông thấy. Mục đích là đạt được điều mình muốn. 2. Đàm phán mềm 1
3. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces Người đàm phán dễ dãi thường lảng tránh xung đột cá nhân và chuẩn bị sẵn một số nhượng bộ để đạt được thỏa thuận. Họ muốn giải quyết vấn đề một cách hữu nghị, nhưng kết quả thường cay đắng vì bị lợi dụng. Mục đích là giữ được quan hệ. 3. Đàm phán nguyên tắc Cách đàm phán này không cứng, không mềm, mà đúng ra là cả cứng cả mềm Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc Đối tác Coi như bè bạn. Coi như kẻ địch. Coi như người cộng tác giải quyết vấn đề. Mục tiêu Đạt được thỏa Giành được thắng Giải quyết vấn đề trọn thuận. lợi. vẹn, hiệu quả. Nhượng bộ để Yêu cầu bên kia Phân tích vấn đề và Điểm xuất phát tăng tiến quan hệ. nhượng bộ, không quan hệ , vừa giải quan tâm đến quan quyết vấn đề vừa tăng hệ. tiến quan hệ. Thái độ Đối với người và Đối với người và Đối với người ôn hòa, việc đều ôn hòa. việc đều cứng rắn. đối với việc cứng rắn. Tín nhiệm đối tác. Không tín nhiệm đối Tín nhiệm hay không, Tín nhiệm tác. không liên quan đến đàm phán. Lập trường Dễ thay đổi lập Kiên trì giữ vững lập Trọng điểm đặt ở lợi trường của mình. trường. ích chứ không ở lập trường. Cách làm Đề xuất kiến nghị. Uy hiếp bên kia. Cùng tìm kiếm lợi ích cộng đồng. Thỏa thuận Nhượng bộ để đạt Muốn có cái giành Đạt được thỏa thuận có được thỏa thuận. được mới chịu thỏa lợi cho cả hai bên. thuận. Phương án Tìm ra phương án Tìm ra phương án mà Vạch ra nhiều phương đối tác có thể chấp mình chấp thuận. án cho hai bên lựa thuận. chọn. Kiên trì Kiên trì muốn đạt Kiên trì giữ vững lập Kiên trì tiêu chuẩn được thỏa thuận. trường của mình. khách quan. Hết sức tránh tính Thi đua sức mạnh ý Căn cứ vào tiêu chuẩn Biểu hiện khí nóng nảy. chí giữa đôi bên. khách quan để đạt được thỏa thuận. Khuất phục trước Tăng sức ép khiến Khuất phục nguyên tắc Kết quả sức ép của đối tác. bên kia khuất phục chứ không khuất phục 2
4. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces hoặc bị đổ vỡ. sức ép. III. Các hình thức đàm phán 1. Ưu nhược điểm và những lưu ý trong các hình thức đàm phán Hình Ưu điểm Nhược điểm Lưu ý thức - Chi phí thấp. - Tốc độ truyền - Nên sử dụng thứ tiếng mà đối - Có nhiều thời đạt thông tin tác quen dùng để gây thiện cảm. Đàm gian chuẩn bị. chậm. - Khẩn trương trong việc trả lời. phán - Khó hiểu biết - Cần nghiên cứu kỹ văn bản bằng văn thông cảm lẫn của bên kia trước khi trả lời. bản nhau. - Cần bàn bạc, cân nhắc kỹ - Dễ dàng dấu - Khó đoán biết lưỡng trước khi gửi văn bản đi. kín được ý định được ý định của - Tìm hiểu đúng và chính xác của mình. đối tác. các thuật ngữ viết tắt mà đối tác sử - Có văn bản - Có văn bản dụng. làm bằng chứng làm bằng chứng - Nội dung cần ngắn gọn, rõ cho những điều đã cho những điều đã ràng, đầy đủ. thỏa thuận. thỏa thuận. - Cần lưu giữ tất cả các phong bì - Không bị bất - Không có thư lại trong hồ sơ. lợi sân khách. thuận lợi sân nhà - Nên thông báo và cảm ơn đối hay sân khách. tác về việc đàm phán cho dù không đạt được kết quả mong muốn. - Tốc độ truyền - Chi phí cao. - Chỉ sử dụng trong trường hợp đạt thông tin - Không có cần thiết hoặc đối với đối tác quen Đàm nhanh. nhiều thời gian để biết. phán suy nghĩ, cân - Cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu bằng nhắc. cần thiết cho cuộc đàm phán trước điện - Có thể đoán - Dễ để lộ ý khi tiến hành. thoại biết được ý định định của mình - Người đàm phán phải nắm của đối tác qua thông qua giọng vững ngôn ngữ đàm phán. giọng nói. nói. - Sau khi đàm phán phải xác - Không có văn - Không có văn nhận lại ngay bằng văn bản. bản làm bằng bản làm bằng chứng. chứng. - Không bị bất - Không có lợi sân khách. thuận lợi sân nhà hay sân khách. Đàm - Các bên dễ - Sự khác biệt - Tìm hiểu sự khác biệt về văn phán dàng hiểu biết, về văn hóa, khí hóa. bằng gặp thông cảm lẫn hậu, Thủ tục đi - Nên coi trọng mối quan hệ cá mặt nhau nên dễ đi đến lại khó khăn, chi nhân với đối tác. thỏa thuận. phí tốn kém. - Cần rèn luyện các kỹ năng - Dễ thuyết - Dễ bị khách đàm phán. 3
5. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces phục được khách hàng thuyết phục. - Người đàm phán nên nắm hàng. được ngôn ngữ đàm phán. - Dễ đoán được - Dễ để lộ ý - Nên có biên bản đàm phán cho ý định của khách định của mình. từng lần đàm phán và có chữ ký hàng thông qua của các bên. thái độ, cử chỉ, giọng nói. - Có thuận lợi - Không có sân nhà hay sân thuận lợi sân nhà khách. hay sân khách. 2. Các bước bước tiến hành đàm phán 2.1. Hỏi giá (Inquiry/ Enquiry) Là việc người mua bày tỏ nhu cầu và đề nghị người bán cho biết những điều kiện bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây chỉ là lời mời giao dịch, do đó không ràng buộc người hỏi phải mua. 2.2. Chào hàng (Offer) Là đề nghị của một bên muốn ký kết hợp đồng theo những điều kiện nhất định. * Chào hàng cố định (Firm offer): Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong một thời gian nhất định, gọi là thời hạn hiệu lực của chào hàng * Chào hàng tự do (Free offer): Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của mình 2.3. Đối giá (Counter offer) Là việc một bên từ chối một phần hoặc toàn bộ những đề nghị của phía bên kia đưa ra, và đưa ra những đề nghị mới. Khi một đối giá xuất hiện, nó trở thành một chào hàng mới và chào hàng cũ hết hiệu lực. 2.4. Chấp nhận (Acceptance) Là việc một bên đồng ý hoàn toàn với những đề nghị của phía bên kia đưa ra Một chấp nhận muốn có hiệu lực phải đảm bảo: - Là chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện - Chấp nhận khi chào hàng vẫn còn hiệu lực - Do chính người được chào hàng (Offeree) chấp nhận - Được truyền đạt đến tận người chào hàng (Offeror) 2.5. Xác nhận (Confirmation) Là việc khẳng định lại những điều đã thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn của chúng và để phân biệt với những điều đã đàm phán ban đầu. 3. Những nguyên tắc trong giao tiếp bằng gặp mặt và điện thoại ‰ Bắt tay 4
6. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác. Người chìa tay trước: Phụ nữ ; Người lớn tuổi; Người có chức vụ cao; Chủ nhà Cần tránh: đeo găng tay; bóp tay quá mạnh; cầm tay hờ hững; lắc tay quá mạnh; giữ tay quá lâu ‰ Giới thiệu Giới thiệu trẻ với già, người vị trí xã hội thấp với người vị trí xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ. ‰ Trao và nhận danh thiếp Khi trao danh thiếp cần chú ý: - Đưa mặt có chữ dễ đọc. - Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao. - Đưa danh thiếp bằng hai tay. - Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên của mình. - Trao cho tất cả những người có mặt. Khi nhận danh thiếp cần chú ý: - Nhận bằng hai tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững nhưng cũng tránh vồ vập. - Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi. - Trao lại danh thiếp của mình. Nếu không có danh thiếp thì phải xin lỗi, hẹn lần sau. ‰ Đối với phụ nữ Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ phụ nữ (trừ ở những nước theo đạo Hồi). ‰ Thăm hỏi Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã được hẹn. ‰ Tiếp chuyện Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà ngồi bên trái, khách ngồi bên phải, những người khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tự trên dưới theo vị trí xuất khẩu hay tuổi tác. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không giới thiệu. ‰ Điện thoại - Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi điện thoại? - Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe. - Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại. - Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy. Nếu cần giữ khá lâu thì 5
7. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ hay không. - Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại. - Người gọi kết thúc cuộc nói chuyện bằng sự cám ơn. III/ Những lỗi thông thường trong đàm phán 1. Bước vào đàm phán với một đầu óc không minh mẫn. 2. Không biết ai là người có quyền quyết định trong đàm phán. 3. Không biết giá trị sức mạnh của mình và sử dụng nó như thế nào có hiệu quả. 4. Bước vào đàm phán với một mục đích chung chung là đạt được kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán. 5. Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị. 6. Không kiểm soát những yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề. 7. Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước. 8. Bỏ qua thời gian và địa điểm như là một vũ khí trong đàm phán. 9. Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến bế tắc. 10. Không biết kết thúc đúng lúc. 6
8. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces Phần 2: QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN I/ Chuẩn bị đàm phán Công việc chuẩn bị là một nhân tố cơ bản của đàm phán. Hầu kết những lỗi thông thường trong đàm phán kinh doanh phản ánh việc chuẩn bị chưa thích đáng. Phần lớn những lỗi này có thể bị loại bỏ hoặc giảm đáng kể, nếu có sự quan tâm thích đáng đến công việc có tính nền tảng này. 1. Đánh giá tình hình 1.1. Thu thập thông tin 1.1.1. Thị trường Tất cả những thông tin về thị trường mà bạn tiến hành kinh doanh đều có lợi cho việc đàm phán của bạn một cách trực tiếp hay gián tiếp. 1.1.2. Đối tượng kinh doanh Hàng hóa, dịch vụ hay bất cứ một đối tượng của cuộc đàm phán kinh doanh nào cũng cần tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó. 1.1.3. Đối tác ‰ Tổ chức nhân sự Tìm hiểu quyền hạn của bên kia, ai là người có quyền quyết định. ‰ Lĩnh vực hoạt động và những khả năng ‰ Mục tiêu Khách hàng trọng giá cả Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn. Khách hàng trọng giá trị Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch chất lượng với sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế. Khách hàng trung thành Là khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu giao dịch với những đối tác mới. Khách hàng trọng tiện lợi Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải 7
9. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng. ‰ Lịch làm việc Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép. 1.1.4. Đối thủ cạnh tranh Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác. 1.2. Phân tích SWOT * Strength- Điểm mạnh Là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ. * Weakness - Điểm yếu Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ. * Opportunity- Cơ hội Là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. * Threat- Nguy cơ Là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động bất lợi đến hoạt động của ta. 2. Đề ra mục tiêu - Một mục tiêu cao nhất- kết quả có thể đạt được tốt nhất. - Một mục tiêu thấp nhất- kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận. - Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết. Khoảng nằm giữa mục tiêu cao nhất của hai bên là vùng đàm phán. Khoảng nằm giữa mục tiêu thấp nhất của hai bên là vùng thỏa thuận. 3. Chuẩn bị nhân sự ‰ Thành viên trong đoàn đàm phán Trưởng đoàn; chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại; phiên dịch (nếu cần). ‰ Tự đánh giá Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người để biết những điểm có lợi và những điểm bất lợi cho đàm phán. 4. Lựa chọn chiến lược, chiến thuật 4.1. Lựa chọn kiểu chiến lược Cộng tác (Collaborating) Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được 8
10. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces quan hệ cá nhân và đảm bảo cả hai bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm đối với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết thích hợp để chế ngự tình hình. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả hai bên đều giữ quan điểm “thắng- thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo. Sử dụng tốt nhất khi: - Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp. - Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau. - Cần sự cam kết để giải quyết công việc. - Mong muốn xây dựng hoặc duy trì một quan hệ quan trọng. Thỏa hiệp (Compromising) Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không thể có, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả hai đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số cách có thể cùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả hai bên. Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả hai bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “ thắng ít- thua ít” . Sử dụng tốt nhất khi: - Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được. - Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải. - Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất. - Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp. - Cần tìm một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian. - Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác. Hòa giải (Accommodating) Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là những cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua-thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua lợi ích, cho phép phía bên kia thắng. Sử dụng tốt nhất khi: - Nhận thấy mình sai. - Mong muốn được xem là người biết điều. - Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia. - Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau. - Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. 9
11. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn. Kiểm soát (Controling) Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng hoặc thua, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào để tương xứng những tình trạng và khả năng. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin rằng đúng hoặc cố gắng thắng. Sử dụng tốt nhất khi: - Hành động nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn (chẳng hạn như những trường hợp khẩn cấp). - Một vấn đề quan trọng đòi hỏi hành động bất thường. - Biết mình đúng. - Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác. Tránh né (Avoiding) Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hoàn toàn cho các bên liên quan. Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ. Kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến một lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là để rút lui khỏi một tình huống đang đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. Sử dụng tốt nhất khi: - Những vấn đề không quan trọng. - Có nhiều vấn đề cấp bách khác phải giải quyết. - Không có cơ hội đạt được mục đích. - Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích. - Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ. - Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn. - Cần thời gian để thu thập thông tin. 4.2. Lựa chọn chiến thuật 4.2.1. Địa điểm đàm phán ‰ Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình. Ưu điểm: - hoàn cảnh quen thuộc khiến mình có cảm giác tự tin, thoải mái. - không phải đi lại xa xôi, tốn kém, vất vả. - có thể dựa vào kênh tin tức của mình thu thập đầy đủ tư liệu. 10
12. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - có thể giữ được liên lạc với cấp trên và chuyên gia cố vấn, bàn thảo về đối sách. ‰ Đàm phán khách trường: đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng Ưu điểm:. - Có cơ hội tìm hiểu đối tác. - có thể lấy cớ phải về xin ý kiến hoặc bổ sung thêm thông tin để tạm thời rút lui khỏi đàm phán. ‰ Đàm phán ở địa điểm trung lập 4.2.2. Thời gian đàm phán Lưu ý: - cần có thời gian để giải lao. - thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. - chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thức lúc mấy giờ). - hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. 4.2.3. Thái độ đàm phán Thái độ đơn giản và thẳng thắn: là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề. Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận. Chỉ sử dụng khi: - Đã quen thuộc bên kia. - Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt. - Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài đàm phán, buộc phải kết thúc cuộc đàm phán ngay. Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm. Cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu. Được sử dụng khi: - Ta ở thế mạnh hơn. - Phía bên kia cần kết thúc sớm. - Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán. Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh. Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình như thế nào. Chỉ sử dụng khi: - Phía bên kia họ mạnh hơn. - Ta đang chịu sức ép thời gian. 11
13. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - Ta đã có giải pháp thay thế. II/ Mở đầu đàm phán 1. Tạo không khí đàm phán Nếu xuất phát từ góc độ có lợi cho việc đạt được thỏa thuận, nên tạo được một bầu không khí tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác. Một số cách tạo không khí cho cuộc đàm phán: - Tạo ra những tiếng cười vui vẻ. - Đặt câu hỏi duyên dáng. - Một câu chuyện có liên quan đến vấn đề. - Một câu châm ngôn. - Một câu hỏi để kích thích tính hiếu kỳ của đối tác. - Một đoạn báo có sẵn. - 2. Đưa ra những đề nghị ban đầu ‰ Sự tiến triển của cuộc đàm phán bị ảnh hưởng lớn vào những đề nghị ban đầu của hai bên, vì một số lý do sau: - Nó truyền đạt thông tin về thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận thức của bên kia và những vấn đề bất đồng. - Nó có khả năng tạo bầu không khí đàm phán. - Nó có thể được sử dụng để các bên thăm dò tình hình của phía bên kia trước khi đưa ra quyết định của mình. - Nó có thể được các bên sử dụng để thiết lập vùng đàm phán. ‰ Lựa chọn vấn đề “Dễ trước khó sau”. ‰ Khuyến khích để bên kia đưa ra đề nghị trước. ‰ Không bao giờ chấp nhận một đề nghị đầu tiên mà phải luôn yêu cầu những đề nghị tốt hơn. ‰ Không đưa ra đề nghị đầu tiên tốt nhất và kiên trì bảo vệ. - Cần phải tính toán để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trong phạm vi có thể thỏa thuận. - Lợi ích thực sự từ một đề nghị quá cao ban đầu phải được cân nhắc với những mất mát thể diện do phải nhượng bộ lớn để tránh thất bại trong đàm phán. ‰ Tạo ra cạnh tranh: cần cho bên kia biết rằng chúng ta không phải chỉ có một cơ hội này, họ không phải là đối tác duy nhất. 3. Lập chương trình làm việc Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập ra chương trình làm việc nên được làm bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để có thời gian chuẩn bị. Tuy nhiên, chương trình làm việc vẫn có thể đàm phán để thay đổi lại. 12
14. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces III/ Tạo sự hiểu biết 1. Đặt câu hỏi 1.1. Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán ‰ Thu nhận thêm thông tin. ‰ Đưa ra thông tin. ‰ Làm cho phía bên kia chuyển hướng. ‰ Hướng suy nghĩ của phía bên kia đến một kết luận. ‰ Thu hút sự chú ý. 1.2. Loại câu hỏi ‰ Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên quan. ‰ Câu hỏi thăm dò để suy ra thêm những thông tin về những vấn đề hay đòi hỏi nhất định. ‰ Câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là có và không. ‰ Câu hỏi giả thiết nhằm khuyến khích bên kia để khai thác những ý kiến của họ về một vấn đề nhất định. 1.3. Kỹ thuật đặt câu hỏi ‰ Không đặt nhiều những câu hỏi đóng, trừ khi cần thiết. ‰ Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp. ‰ Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính và thái độ bình tĩnh. Những công kích lớn tiếng hoặc áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực. ‰ Nếu định lấy thông tin khó moi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hóa câu trả lời của bên kia, sau đó mới đặt câu hỏi chính. 2. Im lặng, lắng nghe và quan sát 2.1. Im lặng Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa: - Buộc bên kia tiếp tục phát biểu. - Báo hiệu rằng mình đã nói đủ. - Thể hiện những bất bình hoặc không chấp nhận những quan điểm của bên kia. - Thể hiện một sự thất vọng. - Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói còn có tác dụng thu hút sự chú ý của bên kia. - Im lặng còn thể hiện sự miễn cưỡng. 13
15. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces 2.2. Lắng nghe ‰ Lắng nghe trong đàm phán để: - Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn. - Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia. - Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia, ), để đoán được sự trung thực trong lời nói của phía bên kia. - Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa. ‰ Muốn lắng nghe có hiệu quả cần: - Loại bỏ tất cả những gì có thể làm phân tán tư tưởng. - Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe. - Bộc lộ thái độ chia sẻ. - Sử dụng những câu, từ bôi trơn . - Hãy lắng nghe cả cách nói. - Không cắt ngang. - Không phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt. - Không vội phán quyết. - Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ. - Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ để tiếp theo. - Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói để kiểm tra lại tính chính xác hoặc để cô đọng lại những ý kiến chưa được nhấn mạnh một cách rõ ràng. - Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản. 2.3. Quan sát 2.3.1. Diện mạo Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn. Do đó phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những thông tin thu thập được về bên kia để có cách hành động. Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo. 2.3.2. Thái độ Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đối địch, nếu có thái độ thân thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên cũng không nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay vì thái độ của họ có thể thay đổi theo tình hình của cuộc đàm phán. 2.3.3. Cử chỉ ‰ Nghe chăm chú: 14
16. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - Mắt mở to và lanh lợi. - Khuynh hướng hơi đổ về phía trước. - Bàn tay mở và cánh tay duỗi. ‰ Thủ thế: - Mắt mở và linh lợi. - Tư thế thẳng đứng. - Cánh tay và chân hơi chéo nhau. - Nắm chặt tay. ‰ Thất vọng: - Bàn tay nắm hơi chặt. - Xoa gáy. - Nhìn ra lối ra hoặc bên ngoài. ‰ Chán ngán: - Khuynh hướng ngả về sau. - Nhìn đồng hồ. - Vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ ngón tay. ‰ Tin tưởng: - Cử chỉ thư dãn và cởi mở. - Ngồi thẳng. ‰ Dối trá: - Ít tiếp xúc bằng mắt. - Đột ngột thay đổi độ cao của giọng nói. - Che miệng trong khi nói. 3. Phân tích những lý lẽ và quan điểm của bên kia Khi phân tích nên nhìn vào: • Những nhầm lẫn hoặc bỏ sót thực tế. • Thiếu logic. • Sử dụng thống kê có chọn lọc. • Những công việc ẩn dấu. • Xuyên tạc những điều ưu tiên. 4. Trả lời câu hỏi ‰ Không trả lời nếu: - Chưa hiểu câu hỏi. 15
17. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - Phát hiện những câu hỏi không đáng trả lời. ‰ Kéo dài thời gian suy nghĩ: không nên trả lời ngay khi bên kia đặt câu hỏi. Nêu lý do chưa trả lời: - Chưa rõ câu hỏi. - Không có thẩm quyền. - Không đủ tài liệu. - Không nhớ. - Hứa sẽ trả lời. ‰ Có thể trả lời bằng cách: - Trả lời một phần. - Chấp nhận sự cắt ngang câu trả lờí. - Tránh né trả lời thông qua những cử chỉ thể hiện không có gì để nói. - Trả lời mập mờ, không khẳng định mà cũng không phủ định. - Hỏi một đằng trả lời một nẻo. - Buộc phía bên kia tự tìm câu trả lời. IV/ Thương lượng 1. Truyền đạt thông tin ‰ Năm nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin: - Truyền đạt thông tin là quá trình 2 chiều: Con người truyền đạt thông tin với (không phải tới) con người. - Biết chính xác giá trị cái mình muốn nói . - Nói như thế nào thường quan trọng hơn là nói cái gì. - Quan sát bên kia khi nói với họ. - Cách bố cục những câu nói của bạn có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tác động của nó. Những lời khuyên dưới đây cho bạn biết thực hiện điều này như thế nào tốt hơn. ‰ 12 lời khuyên để tạo bố cục câu nói có sức thuyết phục hơn: - Sử dụng những lý lẽ hai mặt và thể hiện mặt lý lẽ của mình cuối cùng. - Để cho người nghe tự rút ra kết luận (mặc dù có thể không cần bằng lời) tốt hơn là ta rút ra kết luận cho họ. - Diễn đạt lỹ lẽ bằng ngôn ngữ mà người nghe sử dụng. - Tránh sử dụng những tính từ kích động như là ‘tốt’, “tồi”, ‘không hợp lý’, ‘xúc phạm’, ‘bất công’. - Tránh sử dụng sự suy rộng bằng những từ như ‘luôn luôn’, ‘không bao giờ’, ‘liên miên’, để đánh giá. - Tạo lý lẽ phù hợp với người nghe. 16
18. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - Giữ cho câu nói ngắn gọn và đơn giản. Nhớ và trình bày số liệu một cách trôi chảy. - Tránh làm lý lẽ hời hợt bằng cách đưa ra quá nhiều lý do. - Đưa ra lý lẽ mạnh nhất đầu tiên. - Đưa ra những câu hỏi mở (Tại sao? Ở đâu? Khi nào?) và những câu hỏi giả thiết (Cái gì nếu ?) để biết người nghe đang suy nghĩ và cảm nhận như thế nào. - Làm những lý lẽ và câu hỏi logic và mạch lạc. - Nếu có thể, để cho bên kia tự phát biểu lại ý kiến và kết luận của mình. 2. Thuyết phục ‰ Hướng về người ra quyết định. ‰ Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận, hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp thuận. ‰ Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ ba. ‰ Hỗ trợ cho những lý lẽ và quan điểm của bạn. ‰ Bác bỏ những lý lẽ của bên kia. ‰ Khuyên bảo và gợi ý: đặt mình vào tình thế của phía bên kia. ‰ Chọn cái đồng nhất, để lại cái bất đồng. ‰ Vòng vèo tiến lên: Có vấn đề đưa ra ngay bên kia khó chấp thuận, nên tìm cách tiếp cận dần dần từ nhiều phía. ‰ Chuyển trọng tâm. ‰ Xoa rồi hãy đánh. ‰ Để bên kia từ chối cái này trước, chấp thuận cái kia sau (nhận vài tiếng không). ‰ Chia để trị. ‰ Từng bước một: chiếm đoạt một cái gì đó từ từ nhưng không dừng lại, để rồi cuối cùng chiếm đoạt một cách trọn vẹn. ‰ Động tác giả: Chuyển động bề ngoài về một hướng nào đó để kéo sự chú ý của bên kia ra khỏi mục tiêu thực sự. ‰ Biến thành chuyện đã rồi. ‰ Đề nghị giá trọn gói. ‰ Đề nghị giá bằng số lẻ. ‰ Giữ thể diện cho bên kia. ‰ Quan tâm đến lợi ích riêng tư. ‰ Tạm hoãn đàm phán. ‰ Nhắc lại sự nhượng bộ của bên kia. ‰ Ưu đãi nếu chấp thuận sớm. 17
19. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces 3. Đối phó với những thủ thuật của bên kia ‰ Sắp xếp chỗ ngồi Nếu bên kia sắp xếp chỗ ngồi bất tiện cho bạn, cần yêu cầu họ sắp xếp lại. ‰ Quan sát Có những biểu lộ tình cảm trên nét mặt, qua giọng nói, cử chỉ của bạn khiến cho bên kia quan sát được và họ sẽ có thể đoán được suy nghĩ của bạn. Bạn cần tìm cách che dấu nó. ‰ Lảng tránh Trong những trường hợp bên kia đưa ra những câu trả lời mập mờ, cần: - Nhắc lại câu trả lời của họ và yêu cầu làm rõ những chi tiết chưa rõ. - Bỏ qua câu trả lời của họ, nhưng sẽ bất ngờ đặt lại câu hỏi cũ vào một thời điểm nào đó để họ không kịp đề phòng (vì tưởng ta đã bỏ qua) và phải đưa ra một câu trả lời hoàn toàn khác. - Đặt những câu hỏi tiếp theo để cuốn họ vào guồng của ta. - Kiên trì hỏi cho đến khi tìm được câu trả lời, không sợ họ tức giận. ‰ Đe dọa - Cần xác định đó có phải là hù dọa hay không? - Liệu phía bên kia có gặp khó khăn gì nếu họ thực hiện điều họ nói? - Họ có giải pháp thay thế không nếu đàm phán thất bại? - Có sự liên hệ gì giữa tính cách của họ với những điều họ tuyên bố? Nếu sự hù dọa bị phát hiện, bạn có thể: - Nêu ra rủi ro hoặc khó khăn của họ nếu họ thực hiện lời tuyên bố đó. - Thể hiện bạn biết cái mà họ đang cần. - Bỏ qua coi như không nghe thấy và chờ xem bên hù dọa phản ứng như thế nào. Cần chú ý, khi sự hù dọa bị lật tẩy người hù dọa sẽ bị mất mặt, do đó cần tránh lật tẩy công khai sự hù dọa này. ‰ Phản bác Khi gặp bên kia phản bác, không nên phản bác lại họ, vì có khi sự phản bác của chúng ta lại kích thích họ tìm cách trả đũa, gây ra sự căng thẳng đối đầu. Ta nên biết kiềm chế và không bao giờ biến ý kiến phản bác của họ thành nội dung thảo luận. ‰ Đưa đề nghị cuối cùng Đôi khi bên kia đưa ra đề nghị và tuyên bố đó là đề nghị cuối cùng của họ, nhưng có thể đó chưa hẳn đã là đề nghị cuối cùng mà chỉ là đòn tâm lý. - Ta có thể bác bỏ đề nghị của họ và nêu lý do bác bỏ. Nếu họ vẫn tiếp tục đàm phán thì ta vẫn có cơ hội để đạt được những thỏa thuận có lợi hơn. - Một cách khác là ta cứ bỏ qua đề nghị của họ. Nếu họ vẫn tiếp tục đàm phán thì sự 18
20. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces đe dọa bỏ bàn đàm phán của họ chỉ là thủ thuật thúc ép. ‰ Giận dữ và thù địch - Phải biết đứng ra ngoài: khi bên kia bắt đầu nổi nóng thì họ sẽ sơ hở hơn bất cứ lúc nào. Nếu bạn cũng đáp lại bằng thái độ nóng nảy thì sẽ làm giảm khả năng quan sát và tạo sơ hở của bạn. - Khi sự giận dữ và thù địch của bên kia vượt quá ngưỡng cho phép, nếu cần thiết hãy tạm ngừng cuộc đàm phán. Một khoảng thời gian tĩnh tâm sẽ cho họ thấy ta đến đây là để thỏa thuận chứ không phải thách đấu. ‰ Đòi mức giá phải chăng Khách hàng có thể đòi hỏi một mức giá phải chăng khi: - họ so sánh với mức giá trong quá khứ: chứng minh với họ rằng giá cả mỗi thời điểm có khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố. - so sánh với giá ở nơi khác: nêu ra sự khác biệt giữa các vùng. - so sánh với các nhà cung cấp khác, cần nêu ra những rủi ro mà họ có thể gặp phải để tác động vào tâm lý ngại rủi ro của họ. - so sánh với giá của những hàng hóa khác: chứng minh rằng mức giá phải chăng không liên quan đến lợi nhuận, nó tùy thuộc vào ngành, lĩnh vực kinh doanh. - Nêu ra quan hệ giá- chất lượng Nếu khách hàng so sánh quan hệ giữa giá và chất lượng, cần chứng minh cho khách hàng về sản phẩm của mình là: + sản phẩm ấn tượng. + sản phẩm độc tôn. + sản phẩm chất lượng tiềm ẩn. ‰ Nhượng bộ Khi gặp sự nhượng bộ cần xem xét: - Sự nhượng bộ của bên kia cho chúng ta có giá trị không? - Bên kia đòi lại cái gì khi nhượng bộ? - Liệu nhượng bộ đã được thực hiện chưa không? Cần tỏ thái độ không quan tâm đến nhượng bộ của họ: ‰ Câu giờ/Kéo dài thời gian Nếu bạn gặp phải mánh khóe này, bạn nên: - Thể hiện sẵn sàng làm việc cả đêm nếu cần thiết để đàm phán và giải quyết vấn đề; hoặc - Đề nghị tạm ngừng ở đây và tiếp tục vào lần đàm phán sau. ‰ Tự đề cao Khi bên kia nêu ra những điểm mạnh nổi bật của họ, bạn thể hiện sự thờ ơ và xem như 19
21. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces chúng không có gì mới lạ với bạn cả. ‰ Lấn tới Nếu bên kia lấn tới, ta thông báo cho đối tác biết là ta đã đi hết giới hạn và không còn quan tâm đến việc tiếp tục đàm phán nữa. 3. Nhượng bộ Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách công khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn được trông đợi trong đàm phán. 3.1. Trước khi đưa ra nhượng bộ Trước khi đưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra ba vấn đề: - Có nên thực hiện bây giờ hay không? - Nên nhượng bộ bao nhiêu? - Sẽ được trả lại cái gì? 2.2. Kỹ thuật nhượng bộ - Một nhượng bộ tốt thường chỉ là một nhượng bộ nhỏ. - Khi đưa ra nhượng bộ có điều kiện, nêu ra điều kiện trước và khi phía bên kia bằng lòng đàm phán về điều kiện đó mới đưa ra những chi tiết của nhượng bộ. - Trước hết hãy nêu ra lý do, sau đó đưa ra nhượng bộ. Giữ cho chúng ngắn gọn và đơn giản. - Diễn đạt lý lẽ và những sự nhượng bộ của bạn bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng. 4. Phá vỡ bế tắc 4.1. Nguyên nhân bế tắc Bế tắc có thể xảy ra bởi một số nguyên nhân như sau: - Chưa hiểu biết lẫn nhau. - Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau. - Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả để giữ cho cuộc đàm phán tồn tại. - Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ. 4.2. Cách xử lý bế tắc ‰ Quay trở lại những thông tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những sự lựa chọn bổ sung. Có thể có một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra. ‰ Tìm ra phương án khác để cùng đạt được mục đích. ‰ Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không đạt được một giải pháp nào cả. 20
22. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces ‰ Chuyển sang thảo luận một vấn đề ít quan trọng hơn mà cả hai bên có thể thỏa thuận. ‰ Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng. ‰ Tạo ra thời gian ngưng đàm phán để suy nghĩ về vấn đề và đàm phán lại sau đó. Đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ sung. ‰ Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho đối tác biết về việc này. ‰ Sử dụng người thứ ba: Yêu cầu một người ngoài hành động như là một người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài. ‰ Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi: - phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận. - bên kia muốn kết thúc bằng thỏa thuận mà ta không thể chấp nhận nổi. - bên kia đưa ra những đề nghị mà ta không hề dự kiến. - khi có những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đến thỏa thuận không còn có lợi với ta nữa. V/ Kết thúc đàm phán Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu, bạn có thể kết thúc bằng những công việc như sau: 1.Hoàn tất thỏa thuận Để tránh những sự bất ngờ khó chịu, trước khi ngừng vòng đàm phán cuối cùng: ‰ Làm cho dễ hiểu những điều kiện của thỏa thuận. ‰ Tự hỏi những câu hỏi: AI đạt được BAO NHIÊU của CÁI GÌ KHI NÀO? (WHO gets HOW MUCH of WHAT WHEN?) ‰ Lập thỏa thuận thành văn bản. 2. Rút kinh nghiệm Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như sau: 1. Bạn có hài lòng như thế nào với kết quả của cuộc đàm phán không ? 2. Ai đã là người đàm phán có hiệu quả nhất? 3. Ai đã nhường nhịn nhất? Tại sao? 4. Những chiến lược và những hành động nào đã hữu hiệu cho đàm phán nhất? 5. Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán? 6. Bạn đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất? 7. Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có thể sử dụng nó tốt hơn không? 8. Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều nhất? 21
23. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces 9. Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị không? Điều gì xảy ra với chúng? 10. Bạn đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn dấu và những vấn đề có liên quan đến bên kia không? Phía bên kia liệu đã hiểu bạn chưa? 11. Sự chuẩn bị của bạn đã thích đáng chưa? Nó ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào? 12. Những lý lẽ nào mạnh mẽ nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của bạn như thế nào? 13. Những điểm cơ bản nào mà bạn học được từ cuộc đàm phán này? Bạn sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới? Phần 3: VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ Một trong những lỗi lớn nhất trong bất cứ cuộc thảo luận nào của thực tiễn đàm phán là bỏ qua sự khác biệt giữa những nền văn hóa. I/ Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hóa khác: - Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người mà bạn định đàm phán. Trước khi bước vào đàm phán, hãy tìm hiểu về văn hóa của người mà bạn định đàm phán với họ, tập quán, tiêu chuẩn, giá trị và thói quen của họ. 22
24. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces - Đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa: không có hai con người nào cùng một nền văn hóa sẽ giống nhau hoàn toàn. - Linh hoạt: Những phong cách, chiến lược và chiến thuật đàm phán của bạn cần làm cho thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh nhất định. - Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản. Đôi khi những từ tương tự nhau có những ý nghĩa khác nhau trong những ngôn ngữ khác nhau. - Sự truyền đạt không bằng lời là một yếu tố rất quan trọng đàm phán giữa các nền văn hóa. Hãy cẩn thận về ngôn ngữ cử chỉ của bạn và ý nghĩa kèm theo với những cử chỉ, giọng nói, sự im lặng và những biểu hiện trên nét mặt của phía bên kia. - Những kiểu đàm phán khác nhau theo các nền văn hóa. Môi trường văn hóa cũng quyết định rất lớn đến ai sẽ là thành viên trong đoàn đàm phán, ai sẽ là trưởng đoàn, và tiến hành đàm phán như thế nào và lúc nào. Việc hiểu biết những sự khác biệt này là rất quan trọng nếu ai đó muốn tránh những lỗi lầm ngớ ngẩn. II. Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương Đông và phương Tây Vấn đề Phương Tây Phương Đông Phong tục Chú trọng tới các quyền, mục Chú trọng tới tính cộng đồng, cái riêng tập quán đích, ý muốn riêng của từng được coi là một phần của cái chung. người. Coi trọng những ý nghĩ mới, cách Coi trọng phong tục, tính kế thừa và sự Đổi mới thực hiện tốt nhất công việc đang duy trì cấu trúc xã hội hiện tại. làm. Có tính năng động cao. Không Ít năng động hơn. Những người đồng Năng động cần thiết phải có mối quan hệ cá sự kinh doanh có khuynh hướng buôn nhân đậm đà và vững chắc mới bán với nhau lâu dài và thường khoan được coi là tiền đề cho giao dịch. dung cho nhau những khuyết điểm của người kia (ở một mức độ nhất định). Diễn cảm Mạnh dạn biểu hiện cảm xúc một Thường hay không bộc lộ cảm xúc cách tự nhiên. mạnh ở nơi công cộng. Việc thách thức, đối chất và ngạo Hợp tác, đạt mục tiêu chung và tránh Đối chất mạn là những điều thuộc về bản mọi hành vi làm mất mặt. chất trong nhiều mối quan hệ Sau khi thua trận (mất uy tín), “Mất mặt”là một điều hết sức xấu và Mất uy tín vẫn có thể hành động bình tổn hại tới công việc sau này. thường. Quan điểm Việc quyết định có khuynh Việc quyết định có xu hướng dựa vào đối với số hướng dựa vào tính hợp lý và dựa trực giác. liệu trên cơ sở các số liệu tổng quát. 23
25. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces Bắt đầu từ việc quan sát sự vật Bắt đầu với những nguyên lý chung Cách suy xung quanh và thận trọng rút ra của hành động và được gắn vào các tình nghĩ một nguyên lý hành động cho huống. Đó là kiểu suy nghĩ “trên một tình huống cụ thể. Đó là kiểu xuống”. suy nghĩ “dưới lên”. Người Người đàm phán thường là một Người chủ công ty thường là người đàm phán ủy viên thừa hành của công ty. đàm phán. Một nhà kinh doanh thường có Hướng suy nghĩ vào một mục tiêu duy Tập trung những việc khác nhau trong đầu nhất. Họ chỉ nghĩ về giao dịch hiện tại. kết hợp với việc đàm phán hiện tại. Thời gian Thời gian là một mối bận tâm Công việc đạt được kết quả mỹ mãn có chủ yếu. giá trị hơn công việc được thực hiện đúng tiến độ. Luật pháp Tôn trọng luật pháp. Hợp đồng là Sống theo đạo đức. Cảm giác tín nhiệm và đạo đức cơ bản. là cơ bản. III. Một số điểm lưu ý khi đàm phán với thương nhân ở các nước ‰ Ai Cập Thích khen đối tác và thích được khen lại. Khi say rượu không nên ra khỏi nhà, nếu không sẽ là sự bất kính đối với người theo đạo Ixlam. ‰ Anh - Kỵ ba điều: thắt cravat kẻ sọc; lấy chuyện Hoàng tộc ra chế diễu; bảo người Anh là người Anh. - Hạn chế bắt tay và tránh hôn tay phụ nữ. - Chủ đề nói chuyện tối ưu là thời tiết. - Thường hay giao hàng chậm. - Ngôn ngữ: bắt buộc phải dùng tiếng Anh. - Ngón tay trỏ và ngón tay giữa tạo ra chữ V với lòng bàn tay hướng ra ngoài thì có nghĩa là “chiến thắng”, hướng vào trong là sự sỉ nhục. ‰ Ấn độ - Người Ấn Độ khi đồng ý hay nói “a ha” và nghiêng đầu sang phía trái, còn khi không đồng ý thì lại gật đầu. - Luôn luôn phải dùng tay phải để “bốc” thức ăn. - Không được yêu cầu món bò bít tết ở nhà một người Hinđu. - Không hỏi thăm người Hồi giáo về sức khỏe vợ, con gái ông ta. Phải cởi giầy trước khi ngồi vào tấm thảm phòng ăn hay khi đi vào đền thờ của người Hồi giáo. 24
26. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces ‰ Các nước Ả Rập Người Hồi giáo không ăn thịt heo và uống rượu. Khi chào khách, người Ả Rập cũng bắt tay, nhưng khi chào đón thân mật, họ cũng hôn lên hai má và bạn hãy tự nhiên đáp lại như vậy, đừng lúng túng. Nữ thương nhân không nên mặc quần tây hay các trang phục bó sát người khi làm việc ở các nước Ả Rập. Chú ý: không được mặc các loại áo để trần cánh tay, cánh tay phụ nữ luôn phải che kín từ vai đến cổ tay. ‰ Brazin Tránh không đưa muối cho người ngồi bên cạnh, bởi vì điều đó chứng tỏ mang lại điều gở cho bạn hữu. ‰ Canada Khi làm việc với người Canada nói tiếng Pháp cần có các văn bản bằng tiếng Pháp cho họ, dù họ biết tiếng Anh. Khi làm việc với người Canada nói tiếng Anh cần chú ý: họ thích những bộ đồ không còn mới “toanh” nhưng phải thật vừa vặn, sang trọng và gọn gàng. ‰ Đức - Tặng hoa: hoa được tặng cho bà chủ nhà khi đến và sau khi đã bỏ các giấy bọc nó. - ăn uống: ăn hết những thứ được bầy ra. - Rất coi trọng ngày sinh nhật, bởi vậy nên nhớ ngày sinh nhật của họ. - Đừng bao giờ tặng rượu, trừ khi bạn biết quá rõ khẩu vị của người được tặng. ‰ Hà Lan - Họ đòi hỏi chính xác cả về thời gian lẫn tiền bạc. Ở tiệm ăn bao giờ cũng thanh toán riêng cho từng người. - Coi trọng sự trầm tĩnh. Tránh sự tử tế thái quá và thân mật. - Số đông người Hà Lan không thích người Đức, nhưng cũng không thích những người nước ngoài tỏ ra “bài Đức”. ‰ Hàn Quốc - Không nên tỏ ra hiểu biết quá nhiều về xã hội và ngôn ngữ của họ. - Khi ăn xúp bạn phải húp xùm xụp để chứng tỏ món xúp ngon lành. - Tặng quà: Coi trọng những vật dụng đắt tiền của Pháp. Không tặng dao và kéo vì đây là dấu hiệu đoạn tuyệt quan hệ. ‰ Hong Kong - Tránh tặng hoa màu vàng bởi điều đó là dấu hiệu muốn cắt quan hệ bạn hữu. - Coi trọng 4 con số tốt là 6 (cùng âm với chữ “lộc”), 7 (cùng âm với chữ “được”), 8 (cùng âm với chữ “phát”), 9 (cùng âm với chữ “lâu bền”), trong đó số 8 được coi là may mắn nhất. 25
27. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces ‰ Hy lạp - Lắc bàn tay nhè nhẹ (như vẫy) có nghĩa: “Xéo mẹ mày đi”. Khi vẫy tay chào tạm biệt, họ chỉ đưa mu bàn tay ra thôi. - Có tác phong làm việc thoải mái, giờ giấc cũng có lúc “dây thun”. - Ra dấu OK theo kiểu người Mỹ, đối với người Hy Lạp là cử chỉ tục tĩu. Không ra dấu số 5 bằng cách xòe 5 ngón tay vì đây là dấu hiệu “xui”. Lắc đầu từ trái qua phải có nghĩa là “phải”; gật đầu từ trên xuống, cằm đưa ra phía trước, và nếu cần, một cái tắc lưỡi và nhướn mày nhẹ, có nghĩa là “không”; - Khi đến chơi nhà ai bạn tránh xem đồng hồ vì họ nghĩ là bạn xem thường họ. ‰ Indonesia - Dùng ngón tay cái và ngón tay trỏ khoanh tròn để biểu thị OK là một việc đại kỵ, vì ở đây coi đó là một động tác xấu. Nắm bàn tay lại, chìa ngón cái biểu thị ý tốt, ngón tay cái chìa xuống dưới biểu thị ý xấu. Cần kỵ việc dùng tay chỉ người, chống nạnh và hỷ mũi. - Người Indo có lòng tự trọng cao nên không gây tiếng ồn ào, không để chéo hai tay hoặc hai chân. Không được dùng tay trái đỡ hoặc cầm đồ vật vì đối với họ, tay trái không được coi là sạch. ‰ Iran - Nếu mua hoa quả hay các món ăn khác, tránh sờ vào chúng. - Sẽ xúc phạm người Iran nếu ném bánh mì xuống đất cho chim bồ câu. ‰ Israel Ba điều nên tránh: không hút thuốc trong ngày Sabbath (bắt đầu lúc mặt trời lặn ngày thứ sau và kết thúc lúc mặt trời lặn ngày thứ bảy); không gọi bơ và sữa trong các nhà hàng chay Israel; không đề cập đến viện trợ nước ngoài cho Israel. ‰ Mỹ - Làm gì cũng cần tìm sự giúp đỡ của luật sư hoặc các cố vấn chuyên môn. - Có thể bước ngay vào đàm phán, thậm chí ngay trong bữa ăn sáng. - Nói chuyện về tiền bạc là vấn đề bình thường. - Ngôn ngữ đàm phán là tiếng Mỹ. - Nếu giơ ngón cái, ngón trỏ và ngón giữa sẽ hiểu là số 2. - Khi được mời ăn tối, thường mang đến những món quà nhỏ và mở các món quà ra, thường gửi hoa đến sau bữa ăn tối. ‰ Nam Mỹ - Cho dù thời tiết nóng bức cũng nên chọn trang phục màu sẫm. - Khi đàm phán phải tỏ ra thân mật, ngồi gần nhau. ‰ Nga: Tính người Nga thẳng thắn, dễ gần, ít lễ nghi. Tiếp khách quí thường có lễ mời bánh mì và muối để tỏ tình cảm chân thành. 26
28. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces ‰ Nhật Bản - Chào hỏi: đàn ông đứng lại đặt hai tay lên đùi, đàn bà đặt hai tay chéo trước bụng và cúi xuống. - Khi vào nhà thì phải cởi giầy và xỏ giép dành riêng cho việc đi lại trong nhà. - Khi thanh toán tiền tại nhà hàng nên tế nhị, người Nhật không thích thấy tiền mặt trên bàn trong bữa ăn. Nếu họ dành trả tiền thì đừng giành lấy và nên đáp lại vào dịp khác. - Khi trao quà nhất thiết phải nâng cả hai tay. Không bao giờ được xé rách tờ giấy bọc bởi người Nhật coi việc từ tốn mở giấy bọc là biểu hiện của sự cẩn trọng, đáng kính. - Đừng bao giờ tiến tới quá nhanh ở Nhật, nhất là trong kinh doanh. Bàn luận với người Nhật phải kiên trì, nhã nhặn. - Đừng bao giờ đem theo luật sư. vì dễ làm mất đi sự tin cậy. ‰ Pháp - Tặng hoa:không được tặng hoa cúc (dành cho tang lễ), hoa cẩm chướng (tin xấu), hoa hồng đỏ (dành cho người yêu hay bạn bè thân thiết). - Khi ăn phải đặt cả hai tay lên bàn nhưng không đặt cả khuỷu tay. - Để tay vào túi bị xem là rất mất lịch sự. - Có ác cảm với việc tặng quà khi mới gặp lần đầu. ‰ Phần Lan - Thích xưng hô chức vụ trong đàm phán. - Không nên từ chối lời mời tắm hơi nước vì đây là một lễ nghi quan trọng. ‰ Philippine - Phải biết kiềm chế cảm xúc, đừng nóng nảy, giận dữ. Họ sẽ phản ứng lại nóng nảy đúng như kiểu cách mà ai đó thiếu kiềm chế đối với họ. - Nói năng nhỏ nhẹ, từ tốn là điều họ yêu thích. Bạn chỉ thấy họ nói lớn khi quá vui mừng hò reo mà thôi. - Đừng bao giờ từ chối tham dự lời mời tham gia các sự kiện xã hội, các dịp chiêu đãi hội hè. Đây là lúc thuận tiện nhất để tranh thủ tình cảm của họ. ‰ Singapore Người Singapore rất ghét những người nước ngoài là nam giới để râu, tóc dài đến nước họ. ‰ Thụy sỹ - Gửi thư nên gửi cho công ty. - Thích những công ty có thâm niên. - Không tặng bó hoa có ba bông, vì nó chỉ dành cho những người tình tặng nhau. 27
29. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces ‰ Trung Quốc Đã tặng quà thì phải có đều cho tất cả phái đoàn đón tiếp bạn. Để biểu hiện sự mến khách đặc biệt, người ta đãi khách món mắt cá, nếu từ chối không ăn dễ bị chủ nhà phật ý. ‰ Ú́c Phần lớn giao dịch trong quán rượu. Cần nhớ bữa nào do ai trả tiền. Nếu sốt sắng quá hoặc quên trả tiền đều là bất nhã. ‰ Venezuela Hãy nhớ rằng quà tặng phải chất lượng. Đừng tặng đồ vật có hình vỏ ốc, vỏ ốc đồng nghĩa với tang tóc hoặc ít ra cũng là điều bất hạnh. ‰ Ý - Bấm dái tai một cách máy móc: nói người đối thoại là ái nam ái nữ. - Đứng trước một người nào đó mà sờ nhẹ cửa quần: người đó có tiếng là đem lại xui xẻo hay để xua đi điềm xấu. - Bao giờ cũng nên mang theo quà khi được mời đến nhà riêng. Chớ tặng hoa cúc cho người Italia, ngoại trừ trường hợp đến dự tang lễ. 28
30. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces PHỤ LỤC Khi đối đầu xung đột với người khác, chúng ta có thể làm những việc sau: 1. Tránh né người đó. 2. Chuyển thành một chủ đề trung lập. 3. Cố gắng tìm hiểu quan điểm của người đó. 4. Cố gắng quay trở lại xung đột trong một câu chuyện hài hước. 5. Lắng nghe ý kiến của người đó. 6. Thừa nhận mình sai, cho dù không tin là mình sai. 7. Nhượng bộ hoàn toàn. 8. Đòi hỏi nhiều hơn là thực sự giải quyết. 9. Dùng sức mạnh của mình để ngăn phía bên kia đạt mục đích của ho.̣ 10. Cố gắng tìm ra những điểm riêng biệt mà hai bên đồng ý và không đồng ý. 11. Cố gắng đi đến một thỏa hiệp. 12. Giả vờ đồng ý. 13. Chuyển hướng về vấn đề mà mình có thể giải quyết tốt nhất. 14. Yêu cầu người khác phân xử xem ai đúng. 15. Gợi ý một cách mà cả hai bên đều đạt được cái gì đó. 16. Đe dọa phía bên kia. 17. Đấu tranh một cách tự nhiên cho đến cùng. 18. Cố gắng tìm ra mục đích của bên kia là gì. 19. Phàn nàn cho đến khi đạt được biện pháp của mình. 20. Nhượng bộ, nhưng cho bên kia biết mình bị thiệt hại như thế nào. 21. Xin lỗi. 22. Nhượng bộ một số điểm để trao đổi với phía bên kia. 23. Cố gắng hết sức để đạt được thỏa thuận bất kể thỏa thuận như thế nào. 24. Tạm hoãn lại việc thảo luận. 25. Tìm kiếm giải pháp dung hòa. 26. Tránh xúc phạm đến lòng tự trọng của phía bên kia. 27. Đưa mọi vấn đề ra một cách công khai. 28. Hy sinh quyền lợi của mình vì mối quan hệ. 29. Dung hòa quan điểm của hai bên. 30. Yêu cầu bên kia nhượng bộ một số điểm để trao đổi với bạn. 29
31. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces 31. Cho phép phía bên kia nhận trách nhiệm để tìm ra giải pháp. 32. Cố gắng nhấn mạnh vào những điểm mà hai bên đồng ý. 33. Cố gắng để phía bên kia giải quyết bằng cách thỏa hiệp. 34. Cố gắng thuyết phục bên kia bằng những lập luận logic của mình. 35. Cố gắng đáp ứng yêu cầu của phía bên kia. 30
32. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces Bảng đánh giá kiểu chiến lược đàm phán Hoàn toàn không đồng ý: 1 điểm Không đồng ý: 2 điểm Không đồng ý lắm: 3 điểm Không đồng ý mà cũng không phản đối: 4 điểm Hơi đồng ý: 5 điểm Đồng ý: 6 điểm Hoàn toàn đồng ý: 7 điểm Kiểu đàm phán Hành động Điểm 3 5 10 Cộng tác 13 18 27 32 Tổng cộng: 11 15 22 Thỏa hiệp̣ 25 29 30 33 Tổng cộng: 6 7 20 Hòa giải 21 26 28 31
33. Đàm phán trong kinh doanh H’sfaces 35 Tổng cộng: 8 9 16 Giám sát 17 19 23 34 Tổng cộng: 1 2 4 Tránh né 12 14 24 31 Tổng cộng: 32