Quản trị kinh doanh - Chương 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Chương 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng

1. Chương 4 TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
2. I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU: 1. Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định. 2. Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn. 3. Chuẩn bị hàng để xuất khẩu. 4. Kiểm tra hàng xuất khẩu. 5. Làm thủ tục hải quan. 6. Thuê phương tiện vận tải. 7. Giao hàng cho người vận tải. 8. Mua bảo hiểm cho hàng hố. 9. Lập bộ chứng từ thanh tốn. 10. Khiếu nại. 11. Thanh lý hợp đồng.
3. 1.1 Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của nhà nước: - Hàng hố xuất khẩu phải phù hợp với ngành hàng đăng ký trong giấy phép kinh doanh. - Hàng hố phải nằm trong danh mục được phép xuất khẩu. - Hàng hố xuất khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan về kiểm dịch động thực vật, vệ sinh, an tồn thực phẩm. - Phải cĩ giấy phép, hạn ngạch, nếu hàng hố xuất khẩu nằm trong danh mục yêu cầu.
4. 1.2 Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn: • Nếu thanh tốn bằng TT trả trước: - Nhắc nhở đối tác trả tiền trước đúng hạn. - Chờ ngân hàng báo “Cĩ” mới giao hàng. • Nếu thanh tốn bằng CAD: - Nhắc nhở đối tác mở tài khoản tín thác đúng hạn. - Liên hệ với ngân hàng để kiểm tra đủ: điều kiện thanh tốn, các chứng từ xuất trình, người cấp, số, mới tiến hành giao hàng. • Nếu thanh tốn bằng L/C: - Nhắc người mua mở L/C theo yêu cầu. - Kiểm tra L/C. Nếu phù hợp mới giao hàng. Nếu thanh tốn bằng Clean Collection, D/A, D/P thì người bán phải giao hàng rồi mới thực hiện yêu cầu thanh tốn.
5. 1.3 Chuẩn bị hàng để xuất khẩu: Đối với những đơn vị xuất khẩu: - Chuẩn bị nguyên nhiên vật liệu để sản xuất hàng theo đúng yêu cầu. - Đĩng gĩi, kẻ, ký mã hiệu theo yêu cầu người mua. Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh XNK: - Thu gom hàng hố đầy đủ theo yêu cầu. - Đầu tư trực tiếp, gia cơng, đặt hàng, đổi hàng,
6. 1.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu: Đối với cấp cơ sở: - Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp (KCS) chứng nhận, cĩ chữ ký của thủ trưởng đơn vị. - Nếu người mua yêu cầu, cĩ thể mời các cơ quan giám định độc lập kiểm tra: Vinacontrol, Foodcontrol, Đối với cấp cửa khẩu: - Hải quan thẩm tra lại KQ kiểm tra ở cấp cơ sở. Quy trình giám định hàng hố: a. Nộp hồ sơ giám định: (giấy yêu cầu, hợp đồng, L/C) b. Cơ quan giám định tại hiện trường: (phân tích mẫu ở phịng TN) c. Cơ quan giám định thơng báo kết quả, cấp giấy CN tạm. d. Kiểm tra vệ sinh hầm hàng: (gạo, nơng sản, ) e. Giám sát quá trình xuất hàng:(tại Nmáy, kho hàng, hiện trường) f. Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức
7. 1.5 Làm thủ tục hải quan: - Khai và nộp tờ khai hải quan. - Đưa hàng hố, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định kiểm tra. - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác.
8. 1.6 Thuê phương tiện vận tải: - Người bán phải thuê phương tiện vận tải nếu bán theo điều kiện nhĩm C,D. Thuê tàu chợ: - Số lượng hàng khơng lớn, chủ yếu hàng khơ, hàng đã vào bao. - Cước phí, tuyến đường, thời gian quy định trước. - Thủ tục đơn giản, cước phí cao. Thuê tàu chuyến: - Số lượng hàng lớn: ngũ cốc, khống sản, phân bĩn. - Giá cước thấp. - Yêu cầu nghiệp vụ thuê tàu cao.
9. 1.7 Giao hàng cho người vận tải: Giao hàng bằng đường biển (SEA): Nếu người mua thuê phương tiện thì yêu cầu người mua cung cấp: tên, số hiệu, thời gian, địa điểm phương tiện sẽ đến nhận hàng. - Lập Cargo list nhận Shipping Order (S/O) nhận Mate’s Receipt (MR) đổi Clean Bill of Lading. Giao hàng bằng hàng khơng (AIR): Hiện nay chủ yếu thơng qua các cơng ty, đại lý, giao nhận vận tải. - Chủ hàng mang hàng ra sân bay: Người giao nhận và nhân viên sân bay tiếp nhận, bốc xếp, cân, kiểm, đĩng gĩi, - Người giao nhận mang hàng ra sân bay cùng với nhân viên sân bay Giao hàng bằng đường sắt (Train) Giao hàng cho đường sắt hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe, giao cho đường sắt và nhận vận đơn đường sắt.
10. Lưu ý đối với giao hàng bằng đường biển: + Liên hệ với các cơ quan hữu quan để nắm những thơng tin về tàu, hàng + Liên hệ với cơng ty đại lý tàu biển để nắm thơng tin về tàu, lấy sơ đồ xếp hàng + Liên hệ với cảng để: nắm ngày giờ bốc hàng lên tàu; ký các HĐ thuê nhân cơng, dụng cụ, bốc dỡ + Liên hệ với cơ quan giám định: để lập các biên bản cần thiết + Liên hệ cơng ty giao nhận: để nắm ngày giờ giao hàng + Liên hệ Hải Quan để làm thủ tục liên quan đến xuất khẩu. + Cung cấp các giấy tờ cần thiết cho các bên liên quan. + Cử người theo dõi để giải quyết những vướng mắc trong quá trình giao nhận hàng hố + Thu thập các số liệu của mỗi ca giao hàng + Chuẩn bị vận đơn để khi cĩ biên lai thuyền phĩ sẽ thực hiện ký phát vận đơn.
11. Giao hàng bằng container: a. Giao hàng lẻ: LCL Người bán chuẩn bị hàng hố, vận chuyển hàng hố ra trạm đĩng hàng container giao cho người chuyên chở để lấy vận đơn (house B/L). Trước khi giao người bán cần : - Làm thủ tục HQ - Cung cấp chứng từ cho các bên cĩ liên quan b. Hàng nguyên: FCL - Làm thủ tục mượn container rỗng - Chở container về kho bãi của mình - Đóng hàng vào container dưới sự giám sát của HQ và cơ quan giám định. - Sau khi đóng hàng nhờ HQ và cơ quan giám định niêm phong cặp chì cho container. - Chở container ra bãi container giao cho người chuyên chở và lấy vận đơn để thanh toán.
12. 1.8 Mua bảo hiểm cho hàng hố: Bán hàng theo điều kiện CIF/CIP: - Người bán mua bảo hiểm vì quyền lợi của người mua. - Nếu hợp đồng hoặc L/C khơng quy định thì người bán chỉ cần mua theo điều kiện tối thiểu: C Bán hàng theo điều kiện nhĩm D: - Người bán mua bảo hiểm vì quyền lợi của mình. - lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an tồn cho hàng hố và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất.
13. 1.9 Lập bộ chứng từ thanh tốn: Bộ chứng từ thanh tốn: Thường gồm - Hối phiếu thương mại. - Vận đơn sạch. - Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF/CIP) - Hố đơn thương mại. - Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hố. - Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng. - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hố. - Phiếu đĩng gĩi. - Giấy kiểm dịch động thực vật (nếu cĩ). Lưu ý: Theo yêu cầu của L/C, mỗi loại chứng từ sẽ cĩ bao nhiêu bản chính và bản copy.
14. 1.10 Khiếu nại: Khi người bán khiếu nại: - Đơn khiếu nại: (bên nguyên, bên bị, cơ sở pháp lý khiếu nại, lý do khiếu nại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, yêu cầu giải quyết). - Các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hố đơn thương mại, các thư từ,fax, giao dịch 2 bên Khi người mua khiếu nại: - Nghiên cứu hồ sơ tìm phương hướng giải quyết. 1.11 Thanh lý hợp đồng: Quyết tốn cơng nợ, thừa-thiếu tiền hàng và các vấn đề khác cĩ liên quan.
15. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU: 1. Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định. 2. Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn. 3. Thuê phương tiện vận tải. 4. Mua bảo hiểm cho hàng hố. 5. Làm thủ tục hải quan. 6. Nhận hàng. 7. Kiểm tra hàng nhập khẩu. 8. Khiếu nại. 9. Thanh tốn. 10. Thanh lý hợp đồng.
16. 2.1 Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của nhà nước: - Hàng hố nhập khẩu phải phù hợp với ngành hàng đăng ký trong giấy phép kinh doanh. - Hàng hố phải nằm trong danh mục được phép nhập khẩu. - Hàng hố nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan về kiểm dịch động thực vật, vệ sinh, an tồn thực phẩm. - Phải cĩ giấy phép, hạn ngạch, nếu hàng hố nhập khẩu nằm trong danh mục yêu cầu.
17. 2.2 Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn: • Nếu thanh tốn bằng TT trả trước: - Phải làm thủ tục chuyển tiền theo đúng quy định. Nếu thanh tốn bằng CAD: - Phải tới ngân hàng mở tài khoản ký thác cho NB. Nếu thanh tốn bằng L/C: - Đến ngân hàng quy định làm đơn xin mở L/C, ký quỹ và mở L/C theo đúng thời gian và yêu cầu của hợp đồng. - Trả phí mở L/C. Nếu thanh tốn bằng Clean Collection, D/A, D/P thì người mua đợi người bán giao hàng rồi mới tiến hành thanh tốn.
18. 2.3 Thuê phương tiện vận tải: - Người mua phải thuê phương tiện vận tải nếu mua theo điều kiện nhĩm E,F. Thuê tàu chợ: - Số lượng hàng khơng lớn, chủ yếu hàng khơ, hàng đã vào bao. - Cước phí, tuyến đường, thời gian quy định trước. - Thủ tục đơn giản, cước phí cao. Thuê tàu chuyến: - Số lượng hàng lớn: ngũ cốc, khống sản, phân bĩn. - Giá cước thấp. - Yêu cầu nghiệp vụ thuê tàu cao.
19. 2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hố: Mua hàng theo điều kiện EXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CPT: - Người mua phải mua bảo hiểm vì quyền lợi của mình. - Lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an tồn cho hàng hố và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Mua hàng theo điều kiện nhĩm D: - Người mua lưu ý trong trường hợp người bán mua bảo hiểm hàng hố từng chặng.
20. 2.5 Làm thủ tục hải quan: - Khai và nộp tờ khai hải quan nhập khẩu. - Đưa hàng hố, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định kiểm tra. - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác.
21. 2.6 Nhận hàng: - Ký hợp đồng uỷ thác cho cảng nhận hàng. - Trước khi tàu đến, hãng tàu sẽ gửi “giấy báo tàu đến” cho người nhận. Người nhận hàng mang theo B/L gốc và giấy giới thiệu đến nhận 3 bản Delivery Order (D/O) làm thủ tục nhận hàng. Lưu ý: Nếu hàng đến trước chứng từ thì đợi chứng từ đến hoặc xin giấy cam kết của ngân hàng mở L/C mới nhận hàng được. Nhận hàng rời: - Đến cảng hoặc chủ tàu đĩng phí lưu kho, xếp dỡ. Mang biên lai, 3 bản D/O, invoice, packing list ký xác nhận DO tại vp đại diện hãng tàu (để lại 1 DO) kho vận 2 phiếu xuất kho làm thủ tục xuất kho hồn thành thủ tục hải quan nhận hàng.
22. Nhận hàng nguyên: - Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng. - Làm thủ tục mượn Container tại hãng tàu. - Mang bộ chứng từ: 3 bản DO cĩ đĩng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ, biên lai thu phí lưu giữ container, đơn mượn container đã được chấp nhận vp đại lý hãng tàu làm giấy phép xuất Container kiểm tra Seal, nhận “lệnh vận chuyển” hải quan kho bãi kiểm tra: số container, seal, tờ khai, lệnh vận chuyển mang hàng ra cảng mời hải quan kiểm tra hồn thành thủ tục hải quan.
23. Nhận nguyên tàu hoặc số lượng lớn: Nhận DO nộp hồ sơ cho hải quan nhận NOR Mời đại diện: - Người bán (nếu cĩ) - Người mua - Cơ quan kiểm định - Đại diện hãng tàu - Hải quan giám sát, hải quan kiểm hố - Đại diện cảng, Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng cĩ hư hại) + Nhân viên giao nhận thường xuyên cập nhật số liệu. + Cơ quan giám định lấy mẫu kiểm tra. + Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại (nếu cĩ), lập biên bản. + Cảng “lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”, bảng kê hàng hố. + Ký “Biên bản tổng kết giao nhận hàng hố”
24. 2.7 Kiểm tra hàng hố nhập khẩu: - Mời cơng ty giám định hoặc cty bảo hiểm đến kiểm tra. - Mời các cơ quan chức năng (sở văn hố, mơi trường, y tế, ) tuỳ theo từng mặt hàng. - Lập biên bản giám định, thư dự kháng nếu nghi ngờ hàng cĩ hư hỏng. Một số hàng hố đặc biệt phải được hải quan kiểm tra và dán tem trước khi hồn tất thủ tục hải quan: rượu, quạt điện, xe đạp, TV nguyên chiếc, máy điều hồ, tủ lạnh nguyên chiếc, .
25. 2.8 Khiếu nại: Khiếu nại người bán: - Các khiếu nại: Khơng giao hàng, giao hàng chậm, thiếu, phẩm chất hàng khơng đúng, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, khơng giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật, - Hồ sơ khiếu nại: hợp đồng, vận đơn, biên bản giám định Khiếu nại người vận tải: - Các khiếu nại: Khơng cĩ tàu, tàu chậm đến, hàng hố bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất, do lỗi của người chuyên chở. - Hồ sơ khiếu nại: hợp đồng chuyên chở, vận đơn, phiếu kiểm kiện hàng, biên bản kết tốn, giấy chứng nhận hàng thiếu, biên bản giám định khối lượng theo mớn nước, biên bản hàng đổ vỡ, biên bản giám định hàng sắp xếp trong tàu, biên bản kiểm hố hải quan.
26. Khiếu nại bảo hiểm: - Hồ sơ khiếu nại: hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm gốc, vận đơn gốc, bản sao hố đơn gốc và các hố đơn chi phí, chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng, thư kèm tính tốn số tiền khiếu nại. Đối với hàng hố hư hỏng hay mất mát: - Biên bản giám định bảo hiểm cấp - Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra. Đối với hàng hố thiếu nguyên kiện: - Biên bản kết tốn với tàu. - Xác nhận hàng thiếu. Đối với tổn thất chung: - Văn bản tuyên bố tổn thất chung của chủ tàu - Bảng tính tốn phân bổ tổn thất chung. Đối với tổn thất tồn bộ: - Thư thơng báo của người chuyên chở về tổn thất tồn bộ. - Xác nhận của người chuyên chở về lơ hàng đã được xếp lên tàu. - Thư khiếu nại hãng tàu. Gửi hồ sơ trực tiếp đến hãng bảo hiểm hoặc đại lý của bảo hiểm.
27. 2.9 Thanh tốn: Thanh tốn bằng L/C: - Nếu bộ chứng từ hồn hảo thì NH sẽ thanh tốn và thơng báo lại cho người mua. - Nếu bộ chứng từ cĩ vấn đề thì tham khảo ý kiến của NH tuỳ theo lỗi nặng nhẹ của bộ chứng từ mà quyết định. Thanh tốn bằng TT: - Nhận bộ chứng từ trực tiếp từ nhà XK, nếu hàng hố phù hợp thì lập tức chuyển tiền cho người bán. Thanh tốn bằng D/P, D/A - Nếu người bán vi phạm nghĩa vụ thì người mua cĩ quyền từ chối thanh tốn hoặc yêu cầu giảm giá. Ngược lại phải thanh tốn ngay cho người bán. Theo dõi thanh tốn đúng hạn theo quy định của hợp đồng.
28. 2.10 Thanh lý hợp đồng: Quyết tốn cơng nợ, thừa-thiếu tiền hàng và các vấn đề khác cĩ liên quan.