Quản trị kinh doanh - Chương 3: Phân tích công việc

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Chương 3: Phân tích công việc

1. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2. NỘI DUNG 3.1. Mục tiêu của phân tích công việc 3.2. Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc 3.3. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc 3.4. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc 3.5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 3.6.Nội dung chính của bản mô tả và tiêu chuẩn công việc 3.7. Xu hướng phân tích công việc trong quản trị hiện đại. 3.8. Mẫu mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 2
3. 3.1.MỤC TIÊU PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Xây dựng được bản mô tả công việc và tiêu chuẩn 2 nghiệp vụ nhân Hiểu rõ nội dung, vai viên trò, ý nghĩa của phân tích công việc 1 MỤC TIÊU 3 Biết được xu hướng Xác định được chức của phân tích công năng, nhiệm vụ và mối 4 việc trong quản trị quan hệ của các phòng nhân sự hiện đại ban, bộ phận trong bộ máy quản lý TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 3
4. 3.2.KHÁI NIỆM • Là văn bản liệt kê: • Chức năng Mục đích: để hiểu được • Nhiệm vụ • Nội dung, Mô tả • Mối quan hệ trong công việc • Yêu cầu công việc công việc • Điều kiện làm việc • Quyền hạn • Yêu cầu kiểm tra, giám sát • Trách nhiệm khi thực • Và các tiêu chuẩn cần đạt hiện công việc được trong công việc. Là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm 1. Xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn 2. Xác định: phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần có cho công việc • Là văn bản liệt kê yêu cầu về năng lực cá nhân: Nhằm mục đích • Trình độ học vấn • Để doanh nghiệp Tiêu chuẩn • Kinh nghiệm công tác; hiểu được dạng công việc • Khả năng giải quyết vấn đề nhân viên nào cần • Các kỹ năng để thực hiện công • Đặc điểm cá nhân thích việc tốt nhất hợp nhất cho công việc TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 4
5. Ý NGHĨA Nếu không biết sẽ: 1. Không tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong DN. Cung cấp 2. Không thể đánh giá chính xác yêu cầu của công thông tin về: việc. 1. Yêu cầu, đặc 3. Không tuyển được nhân viên cho đúng việc. điểm của công 4. Không đánh giá được đúng năng lực thực hiện việc cần được công việc của nhân viên. tiến hành thực 5. Không thể trả lương, khuyến khích kịp thời, hiện và thực hiện chính xác. như thế nào. 2. Các loại máy Là công cụ hữu ích cho móc thiết bị cần doanh nghiệp: cho công việc. 3. Các mối quan hệ 1. Mới thành lập với cấp trên và 2. Cần cải tổ đồng nghiệp khi 3. Cần thay đổi cơ cấu tổ chức. thực hiện công 4. Cần tinh giản biên chế để nâng việc. cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 5
6. LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC BẢN MÔ TẢ CÔNG BẢN TIÊU CHUẨN VIỆC CÔNG VIỆC Đào Đánh Tuyển tạo, giá Xác định Trả công, dụng, nhân giá trị khen chọn lựa huấn công việc thưởng luyện viên TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 6
7. 3.3.NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Hoạt động thực tế của nhân viên: Phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách Điều kiện làm việc: hàng, cách thức thu thập xử lý số liệu, cách thức Tổ chức h.dộng của phối hợp với nhân viên khác doanh nghiệp; lương 2 Phẩm chất nhân viên cần bổng; khen thưởng; có: tầm quan trọng của Học vấn, kiến thức, kinh công việc; điều kiện 3 nghiệm, kỹ năng thực hiện vệ sinh lao động, 1 công việc, tuổi đời, ngoại những rủi ro khó hình, sở thích, sức khỏe, quan tránh THÔNG điểm, kỳ vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện TIN công việc Máy móc, thiết bị làm việc Tiêu chuẩn mẫu công việc 4 Số lượng, chủng loại, qui trình Bao gồm các qui định tiêu 5 kỹ thuật và tính năng tác dụng, chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn cách sử dụng, bảo quản kết quả công việc TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 7
8. • Xác định mục đích: để xác định hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý Bước 1 nhất hiện • Thu thập t.tin cơ bản sẵn có trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, văn bản về mục đích, yêu cầu , chức năng, quyền hạn của DN và các bộ phận, hoặc bản mô tả Bước 2 công việc sẵn có. thực • Chọn lựa phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích tự Bước 3 nhằm tiết kiệm cho các công việc tương tự nhau. h • Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin. Tùy theo yêu trìn cầu công việc, mức độ chính xác của thông tin và khả năng tài chính của Bước 4 doanh nghiệp có thể kết hợp các phương pháp: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát. • Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Xác định thông qua chính Bước 5 các nhân viên hoặc vị lãnh đạo giám sát công việc. .4.Nội dung, .4.Nội dung, • Xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc. 3 Bước 6 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 8
9. 3.5.CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC Phỏng vấn Bản câu hỏi Quan sát nơi làm việc Thực hiện trực tiếp với từng nhân viên Cho phép các nhà phân tích chỉ ra hoặc một nhóm n.viên. Là p.pháp hữu hiệu để thu đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thập t.tin. Sử dụng hữu hiệu để xây dựng: chuẩn thường xuyên, tính phức tạp của các Tìm được thông tin cơ bản, mẫu đánh giá, xác định nhu cầu đào nhiệm vụ khi tiến hành các công việc đặc trưng về công việc trong tạo và giá trị công việc. khác nhau, các thông tin về đ.kiện DN. Phát hiện ra nhiều t.tin mà p.pháp khác làm việc, máy móc, dụng cụ sử dụng không có. T.Tin cung cấp nhanh hơn và trong quá trình làm việc. dễ thực hiện hơn p.vấn. Nhược điểm: người bị p.vấn có thể cung Hữu hiệu với những công việc có thể Chú ý: cấp t.tin sai lệch hoặc không trả lời đầy đo lường được, dễ quan sát thấy. 1. Cấu trúc câu hỏi ngắn đủ. Tốn nhiều thời gian. Có thể cung cấp t.tin thiếu chính xác gọn, xoay quanh trọng Chú ý: vì hội chứng Hawthone (biết có q,sát 1. Nghiên cứu để đưa ra đúng câu hỏi tâm. nhân viên làm việc khác bình 2. Cách thức đặt câu hỏi. cần thiết. thường). Đơn giản, dễ hiểu, dễ trả 2. Chọn người thực hiện c.việc giỏi Nên áp dụng: lời và có thể trả lời ngắn nhất và người có khả năng mô tả 1. Quan sát kết hợp với các phương gọn. quyền hạn, trách nhiệm, cách thức tiện kỹ thuật như: quay phim, thực hiện c.việc tốt nhất. 3. Nơi thực hiện. Nên để tại chụp ảnh, bấm giờ để ghi lại các nơi làm việc, thực hiện 3. Thiết lập mối q.hệ tốt với người bị hao phí thời gian trong công việc. trong giờ làm việc để có p.vấn. và g.thích mục đích p.vấn. 2. Quan sát theo chu kỳ công việc tính chính xác và không 4. Đặt câu hỏi rõ ràng để dễ trả lời. (thời gian hoàn thành trọn vẹn một gây khó chịu. 5. Cơ cấu thông tin thu thập phải hợp công việc). lý. 3. Nói chuyện trực tiếp với nhân 6. K.tra lại tính chính xác của t.tin với viên để bổ sung những điều bỏ người bị phỏng vấn. sót 9 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
10. 3.6.NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Do đặc thù khác nhau của DN nên không có biểu mẫu Đó là những yêu cầu đối với nhân viên thực hiện công thống nhất cho mô tả công việc, Nhưng thường có các việc. Công việc đa dạng nên yêu cầu cũng rất đa dạng, nội dung: nhưng thường thường là: 1. Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công 1. Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, và các kỹ việc, người thực hiện, cán bộ lãnh đạo, người giám năng liên quan đến công việc. sát và phê duyệt bản mô tả công việc. 2. Kinh nghiệm công tác. 2. Tóm tắt công việc: tóm tắt thực chất là công việc gì. 3. Tuổi đời. 3. Các mối quan hệ trong thực hiện các công việc: là 4. Sức khỏe. các mối quan hệ của người thực hiện công việc với 5. Hoàn cảnh gia đình. những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp. 6. Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công 4. Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên ghi việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng, sở thích, rõ từng chức năng, nhiệm vụ chính và giải thích cụ nguyện vọng và vv. thể công việc cần thực hiện. Để đáp ứng các tiêu chuẩn này, thông qua tuyển chọn 5. Quyền hành của người thực hiện công việc: nên hoặc phỏng vấn. Tuy nhiên, vấn đề sẽ khó khăn hơn xác định rõ phạm vi quyền hành trong các quyết định khi tuyển chọn để đào tạo trước khi tuyển, do vậy về tài chính và nhân sự. tuyển chọn nên theo trình tự sau: 6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực 1. Dự đoán đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện tốt hiện công việc: chỉ rõ công việc thực hiện cần đạt công việc như: sự khéo léo, nhạy cảm, thông minh và các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng sản phẩm v.v. trong đon vị thời gian, ví dụ như: doanh số bán hàng, 2. Tuyển các ứng viên có tiêu chuẩn tương ứng. chi phí tiêu hao nguyên vật liệu 3. Thực hiện các chương trình đào tạo. 7. Điều kiện làm việc: ghi rõ những điều kiện làm việc 4. Đánh giá năng lực sau đào tạo và tuyên nhân viên tốt đặc biệt như ca ba, thêm giờ, ô nhiễm, may rủi trong nhất công việc 5. Phân tích mối quan hệ giữa đặc điểm yêu cầu đề ra với thực tế thực hiện của nhân viên. 10 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
11. 3.7.XU HƯỚNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI Tổ chức công việc theo quá trình tổng hợp và Số lượng công việc thực hiện bằng các tổ chức nhóm, đội giảm bớt 1. Đào tạo đa kỹ năng, gắn công việc cả đội với kết quả cuối cùng. 1. Ranh giới giữa 2. Luân phiên thay đổi công việc được áp dụng rộng rãi. các công việc và 3. Tăng cường trách nhiệm tập thể được chú trọng. sự khác biệt giữa 4. Tâm lý “từ chối”: đấy không phải việc của tôi trong nhân các công việc viên dần được xóa bỏ. thu hẹp. 2. Nội dung công Cơ cấu tổ chức đơn giản, phân công bố trí việc phong phú nhân lực được hoàn thiện hơn, thách thức 1. Số lượng các cấp bậc trong quản trị giảm đi. hơn, thú vị hơn. 2. DN chỉ còn 3-4 cấp, thay cho 6-7 cấp như hiện nay. 3. Phân chia chức 3. Phạm vi quản trị mở rộng, trách nhiệm nhà quản trị năng như bán tăng lên. 4. Một số nguyên tắc về tổ chức, quản lý được thay hàng và sản thế. Ví dụ, chuyên môn hóa thay thế bằng phối hợp xuất cũng thu thực hiện. hẹp. 11 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
12. 3.8.MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN NHÂN VIÊN: Chức danh: Trưởng phòng tổ chức – Hành chính Mã số công việc: Người thực hiện: 1. Tóm tắt công việc: Tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm phát triển và sử dụng có hiệu quả cao nguồn nhân lực trong toàn công ty. 2. Các mối quan hệ Bên trong: • Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo và chịu trách nhiệm với giám đốc về toàn bộ các hoạt động Hành chính_Văn Phòng_Nhân sự trong công ty. • Phụ trách: Bộ phận Tổ chức_Hành chính; điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng. • Phối hợp với các trưởng phòng khác trong việc thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực: tuyển chọn, huấn luyện, bố trí, đánh giá, trả lương, động viên khuyến khích, duy trì quan hệ lao động tốt và kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của công ty. • Cố vấn, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong toàn công ty về vấn đề nhân sự, hành chính. Bên ngoài: • Tổ chức cấp trên: các vấn đề về tổ chức, nhân sự. • Các công ty khác: điều phối nhân sự. • Viên chức chính quyền: Thực hiện qui chế luật pháp và các hoạt động cộng đồng. • Sở lao động, Công đoàn, nhà cung ứng LĐ: phối hợp tuyển chọn lao động và giải quyết chế độ chính sách. 12 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
13. 3. Quyền hạn của công việc: • Tham gia vào quá trình ra quyết định và điều phối nhân sự thực hiện các hoạt động kinh doanh chung của công ty. • Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bố trí công việc, giải quyết chế độ chính sách cho nhân viên. • Được quyền thu chi để thực hiện các hoạt động trong phạm vi chức năng công tác hành chính, nhân sự: qui định tối đa là đồng. 4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: • Tham mưu cho giám đốc về đường lối phát triển và quản lý nguồn nhân lực của công ty có hiệu quả cao, hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo điều kiện liên kết giữa các bộ phận. • Cố vấn, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong toàn công ty về vấn đề nhân sự, hành chính. • Thiết lập, phối hợp cùng lãnh đạo trực tiếp thiết lập chiến lược, chính sách, chế độ, qui chế nhân sự và thủ tục hành chính văn phòng. • Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng với các lãnh đạo công ty hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự, hành chính văn phòng. • Phối hợp, điều hành các hoạt động chương trình nhân sự và hành chính văn phòng. • Chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống chiến lược, chính sách quản trị nhân sự, hành chính văn phòng thực thi có hiệu quả. • Tư vấn, cung cấp thông tin và hướng dẫn cho mọi người về các qui định, chính sách của công ty. • Đại diện cho công ty thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền, các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm hỗ trợ kinh doanh và nâng cao uy tín cho công ty. • Phối hợp với các lãnh đạo trực tuyến để xác định nhu cầu và tổ chức thực hiện các chương trình huấn luyện nhân viên. 13 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
14. • Phối hợp hoạt động với các lãnh đạo trực tuyến trong việc xác định, giải quyết các vấn đề nhân sự và thực hiện các biện phaspkhuyeesn khích động viên nhân viên trong công ty. • Chỉ đạo công tác tuyển chọn, huấn luyện nhân viên, kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự một cách hợp lý. • Điều hành thực hiện các hồ sơ thủ tục pháp lý khi thành lập các đơn vị mới của công ty. • Tham gia các vụ án kinh tế. • Hướng dẫn giải quyết các thắc mắc, tranh chấp lao động. • Chỉ đạo công tác mua săm và quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng công ty. • Chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty. • Chỉ đạo công tác về sinh an toàn lao động và công tác phòng cháy chữa cháy trong toàn công ty. • Chỉ đạo thực hiện và hoàn thiện các qui trình quản trị nhân sự và hành chính theo ISO 9001. 5. Điều kiện làm việc: • Phòng làm việc: tốt, máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi, không ồn ào. • Trang bị, dụng cụ, máy móc tại nơi làm việc: máy vi tính, điện thoại, Fax, photocopy. • Thời gian, ca làm việc: giờ hành chính. 14 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
15. 6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc • Duy trì các biện pháp khuyến khích tăng năng suất lao động, nhằm nâng cao mức sống cho nhân viên, đồng thời gia tăng hiệu quả kinh doanh trong công ty: 1. Doanh số/nhân viên đạt mức ; 2. Chi phí về nhân viên/doanh số đạt mức dưới .%; 3. Thu nhập bình quân/người đạt mức: /năm. • Đảm bảo các chế độ chính sách của Nhà nước và của công ty về quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên được thực hiện tốt; không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên. • Thực hiện các hoạt động chức năng quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả. Đảm bảo hiệu quả tuyển dụng và đào tạo cao. 1. Tỷ lệ nhân viên thuyên chuyển và nghỉ việc dưới .%. 2. Tổ chức tốt các khóa đào tạo, bảo đảm các khóa đào tạo được tổ chức tại công ty có chất lượng .% từ khá trở lên; 3. số lượt người tham gia dự đào tạo, nâng cao trình độ: ; 4. tối thiểu % nhân viên có kỹ năng thực hành công việc đáp ứng yêu cầu. • Phát triển các giá trị văn hóa tinh thần và không khí làm việc phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. (thông qua các hoạt động cụ thể: Ngày gia đình, Hội thi “Bàn tay vàng” ) • Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công việc. Hành vi, tác phong công việc: tích cực, vui vẻ, hòa nhã với mọi người, tạo được uy tín tốt trong công ty. (Cần xác định trọng số cho các tiêu chí đánh giá) 15 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH
16. 7. Tiêu chuẩn nhân viên • Tốt nghiệp đại học trở lên thuộc ngành QTKD, Kinh tế lao động, Hành chính, hoặc Luật kinh doanh. • Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về quản trị hành chính, văn phòng, quản trị nguồn nhân lực. • Có kinh nghiệm công tác và đạt được thành tích tốt trong lĩnh vực này ít nhất .năm. • Nắm vững Luật lao động và các qui định của Nhà nước liên quan đến lợi ích và nghĩa vụ của nhân viên. • Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của công ty. • Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện các kỹ năng thực hành quản trị nguồn nhân lực. • Điềm tĩnh, chín chắc trong giải quyết công việc. • Có khả năng làm việc độc lập cao. • Có khả năng giao tiếp tốt và biết thu hút, tập hợp nhân viên. • Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao. • Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả. • Sử dụng thông thạo tiếng anh. • Thông thạo vi tính văn phòng. 16 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH