Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

Nội dung text: Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

1. CHƯƠNG 8 CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
2. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  1. Sự cần thiết của cơng tác lưu trữ  Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức, cá nhân.  Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của những thơng tin chứa đựng trong nĩ.  Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhất định và là tài sản được bảo vệ.
3. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Nội dung của cơng tác lưu trữ  Phân loại các tài liệu một cách khoa học.  Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.  Bổ sung tài liệu lưu trữ  Thống kê và kiểm tra các tài liệu.  Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản.  Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
4. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  3- Các phương án phân loại tài liệu  Đặc trưng cơ cấu tổ chức  Đặc trưng mặt hoạt động  Đặc trưng thời gian  Đặc trưng vấn đề  Đặc trưng địa dư
5. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ  4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ  Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ.  Xác định những tài liệu cĩ giá trị và quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ.  Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
6. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc khơng phân tán tài liệu trong lưu trữ
7. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ  5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ  Sắp xếp trực tiếp  Phương pháp gián tiếp  Phương pháp kết hợp
8. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ  Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phịng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hư hỏng
9. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ  6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ nhằm cĩ kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu này.  Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan.
10. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra thực tế các tài liệu cĩ trong kho lưu trữ. Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ ).  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để cĩ phương án khắc phục
11. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ  Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp  Nguyên tắc bảo mật
12. II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU GiGiáá trtrịị ththựựcc titiễễnn thưthườờngng xuyênxuyên GiGiáá trtrịị ththựựcc titiễễnn GiGiáá trtrịị ttààii liliệệuu GiGiáá trtrịị ththựựcc titiễễnn khơngkhơng thưthườờngng xuyênxuyên GiGiáá trtrịị llịịchch ssửử
13. II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu  Tiêu chuẩn nội dung tài liệu  Tiêu chuẩn tác giả tài liệu  Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu  Tiêu chuẩn sự lặp lại của thơng tin  Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu  Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
14. LALẬPÄP HOHỒ ÀSƠSƠ HUHỦỶY TATÀIØI LIELIỆUÄU Lập danh mục tài liệu hủy Lập danh mục tài liệu hủy Bản thuyết minh lý do hủy Bản thuyết minh lý do hủy Tờ trình xin hủy tài liệu Tờ trình xin hủy tài liệu TRÌNHTRÌNH HHỒỒ SƠSƠ HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU LÊNLÊN THTHỦỦ TRƯTRƯỞỞNGNG CƠCƠ QUANQUAN LLẬẬPP HHỘỘII ĐĐỒỒNGNG XXÁÁCC ĐĐỊỊNHNH GIGIÁÁTRTRỊỊTLTL PhânPhânttííchchgigiáátrtrịịttààiililiệệuu KiKiểểmmtratratrtrựựcctitiếếppttààiililiệệuu QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU ThThủủtrưtrưởởngngcơcơquanquan QĐQĐ TrTrììnhnhccấấppcaocaohơnhơnkhikhittààiililiệệuungongồàiiththẩẩmmquyquyềềnntiêutiêuhhủủyy HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU LLậậppbbảảngngththốốngngkêkêttààiililiệệuu LLậậppbiênbiênbbảảnngiaogiaonhnhậậnnttààiililiệệuugigiữữaabbộộphphậậnnlưulưutrtrữữvvớớii bbộộphphậậnnhhủủyyttààiililiệệuu TiTiếếnnhhàànhnhtiêutiêuhhủủyyttààiililiệệuu LLẬẬPP BIÊNBIÊN BBẢẢNN HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU LLậậppbiênbiênbbảảnnhhủủyyttààiililiệệuu LưuLưubiênbiênbbảảnnhhủủyy