Luận án Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc tập đoàn dệt may Việt Nam

Nội dung text: Luận án Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc tập đoàn dệt may Việt Nam

1. bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o bé tµi chÝnh häc viÖn Tµi chÝnh  PHẠM THỊ MINH TUỆ HOµN THIÖN Tæ CHøC C¤NG T¸C KÕ TO¸N TRONG C¸C DOANH NGHIÖP THUéC TËP §OµN DÖT MAY VIÖT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ HÀ NỘI - 2015
2. bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o bé tµi chÝnh häc viÖn Tµi chÝnh  PHẠM THỊ MINH TUỆ HOµN THIÖN Tæ CHøC C¤NG T¸C KÕ TO¸N TRONG C¸C DOANH NGHIÖP THUéC TËP §OµN DÖT MAY VIÖT NAM Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 62.34.03.01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: 1. GS.TS ĐOÀN XUÂN TIÊN 2. TS NGUYỄN NGỌC SONG HÀ NỘI - 2015
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bản Luận án là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi. Công trình này chưa từng được sử dụng cho việc nhận học vị nào. Các số liệu, kết quả trong Luận án là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Luận án có kế thừa kết quả nghiên cứu của một số nghiên cứu khác, đã được thể hiện dưới dạng trích dẫn, nguồn gốc trích dẫn được liệt kê trong mục tài liệu tham khảo. TÁC GIẢ LUẬN ÁN Phạm Thị Minh Tuệ
4. MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng, hình, sơ đồ MỞ ĐẦU 1 Chƣơng 1: LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 11 1.1. Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 11 1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 15 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 15 1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 21 1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 28 1.2.4. Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 30 1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 31 1.2.6. Tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán 35 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN KINH TẾ 38 1.3.1. Đặc điểm của Tập đoàn kinh tế 38 1.3.2. Các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế 40 1.3.3. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế 43 1.4. KINH NGHIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI, CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC MỘT SỐ TẬP ĐOÀN KINH TẾ LỚN TẠI VIỆT NAM VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 48 1.4.1. Kinh nghiệm của một số nƣớc trên Thế giới 48 1.4.2. Kinh nghiệm của các doanh nghiệp thuộc một số Tập đoàn kinh tế lớn tại Việt Nam 50 1.4.3. Bài học kinh nghiệm cho tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam 55 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 57
5. Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 58 2.1. TỔNG QUAN VỀ NGÀNH DỆT MAY VÀ TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 58 2.1.1. Đặc điểm của ngành công nghiệp Dệt May Việt Nam 58 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Tập đoàn Dệt May Việt Nam 62 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động của Tập đoàn Dệt May Việt Nam 64 2.1.4. Những ảnh hƣởng tới tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam từ đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động 74 2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 77 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 79 2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 93 2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 101 2.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và sổ kế toán 109 2.2.5. Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán 112 2.2.6. Tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán 129 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 132 2.3.1. Ƣu điểm 132 2.3.2. Một số hạn chế 135 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 143 Chƣơng 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 144 3.1. QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM TỪ NAY ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN 2030 144 3.1.1. Mục tiêu cụ thể của Tập đoàn Dệt May Việt Nam giai đoạn 2016 - 2020 145 3.1.2. Định hƣớng phát triển các sản phẩm quan trọng của Tập đoàn DMVN đến năm 2020 146
6. 3.2. YÊU CẦU CƠ BẢN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 148 3.3. NỘI DUNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 149 3.3.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 150 3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 159 3.3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 164 3.3.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 173 3.3.5. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 175 3.3.6. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán 177 3.4. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 179 3.4.1. Điều kiện về phía Nhà nƣớc 179 3.4.2. Điều kiện từ phía Tập đoàn Dệt May Việt Nam 179 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 181 KẾT LUẬN 182 DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
7. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên viết đầy đủ BCTC Báo cáo tài chính BMKT Bộ máy kế toán CMT Cut - Make - Trim CPSX Chi phí sản xuất CTCP Công ty cổ phần CTKT Chứng từ kế toán DMVN Dệt May Việt Nam DN Doanh nghiệp EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam FOB Free On Board GTGT Giá trị gia tăng KTQT Kế toán quản trị KTTC Kế toán tài chính MTV Một thành viên ODM Original Design Manufacturing PVN Tập đoàn Dầu khí Việt Nam SKT Sổ kế toán SXKD Sản xuất kinh doanh TCCTKT Tổ chức công tác kế toán TCT Tổng công ty TĐKT Tập đoàn kinh tế TGNH Tiền gửi ngân hàng TK Tài khoản TKKT Tài khoản kế toán TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định USD Đô la Mỹ VINACOMIN Tập đoàn Than - Khoáng sản Việt Nam VNPT Tập đoàn Bƣu chính Viễn thông Việt Nam XN Xí nghiệp
8. DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Nội dung Trang Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản của Tập đoàn DMVN 64 Bảng 2.2: Bảng phân tích các chỉ tiêu tài chính của TCT Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 131 Bảng 3.1: Mục tiêu tăng trƣởng bình quân các chỉ tiêu SXKD chính của Tập đoàn DMVN giai đoạn 2016 - 2020 145 Bảng 3.2: Mục tiêu tăng trƣởng cụ thể của Tập đoàn DMVN đến năm 2020 so với toàn ngành Dệt May 146 Bảng 3.3: Mục tiêu về diện tích và sản lƣợng nguyên liệu Bông Xơ của Tập đoàn DMVN giai đoạn 2016 - 2020 147 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu Nội dung Trang Hình 2.1: Doanh thu của Tập đoàn DMVN giai đoạn 2010 - 2013 64 Hình 2.2: Các đơn vị trong chuỗi cung ứng ODM của Tập đoàn DMVN 70 Hình 2.3: Tỷ trọng hình thức sản xuất và xuất khẩu của các DN thuộc Tập đoàn DMVN 2013 70 Hình 2.4: Mô hình chức năng Ban Tài chính Kế toán Tập đoàn DMVN 80 Hình 3.1: Dự báo kim ngạch xuất khẩu của Tập đoàn DMVN giai đoạn 2016 - 2020 146
9. DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu Nội dung Trang Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quan quy trình dệt may 59 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quá trình sản xuất sản phẩm may mặc 60 Sơ đồ 2.3: Mô hình bộ máy quản lý Tập đoàn DMVN 66 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức TCT Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 67 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Dệt May Huế 68 Sơ đồ 2.6: Mô hình tổ chức hoạt động Tập đoàn DMVN 72 Sơ đồ 2.7: Mô hình tổ chức hoạt động Tập đoàn DMVN theo lĩnh vực hoạt động 73 Sơ đồ 2.8: Mô hình BMKT vừa tập trung vừa phân tán trong các DN thuộc Tập đoàn DMVN 87 Sơ đồ 2.9: Mô hình BMKT tập trung trong các DN thuộc Tập đoàn DMVN 90 Sơ đồ 2.10: Quy trình hợp nhất Báo cáo tài chính của Tập đoàn DMVN 122 Sơ đồ 2.11: Quy trình lập Báo cáo tài chính của các DN thuộc Tập đoàn DMVN 126
10. 1 MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Trong bối cảnh quốc tế với xu thế lớn là hòa bình, hợp tác và phát triển, các nƣớc trong Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á bƣớc vào thời kỳ hợp tác mới theo Hiến chƣơng ASEAN, cùng với sự phát triển năng động và ngày càng hình thành nhiều hình thức liên kết, hợp tác đa dạng trong khu vực Châu Á - Thái Bình Dƣơng, toàn cầu hóa kinh tế tiếp tục phát triển về quy mô, mức độ và hình thức, cơ hội và thách thức đan xen phức tạp, các công ty xuyên quốc gia có vai trò ngày càng lớn, việc tham gia vào mạng sản xuất và chuỗi giá trị toàn cầu đã trở thành yêu cầu đối với các nền kinh tế, Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng đã xây dựng Chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội 2011 - 2020. Một trong những định hƣớng phát triển kinh tế - xã hội của Chiến lƣợc là “tiếp tục đổi mới mạnh mẽ và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nhà nước, nhất là các Tập đoàn kinh tế và các Tổng công ty” đồng thời “đẩy mạnh cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, xây dựng một số Tập đoàn kinh tế mạnh, đa sở hữu, trong đó Nhà nước giữ vai trò chi phối”. Đóng góp cho sự phát triển kinh tế, các Tập đoàn kinh - tế nƣớc ta ngày càng thể hiện rõ vai trò qua các hoạt động đầu tƣ, mở rộng thị trƣờng quốc tế. Ngành Dệt May Việt Nam đã có lịch sử phát triển lâu đời và là một ngành đóng góp lớn vào GDP của đất nƣớc. Hiện nay, Dệt May có các mặt hàng xuất khẩu hàng đầu Việt Nam và có tốc độ phát triển cao qua các năm. Giai đoạn 2006 - 2008, ngành Dệt May đóng góp trên 15% tổng kim ngạch xuất khẩu của cả nƣớc, có giá trị xuất khẩu lớn thứ hai, chỉ sau ngành dầu thô, nhƣng giai đoạn 2009 - 2011 đã vƣơn lên vị trí đứng đầu, năm 2014 kim ngạch xuất khẩu đạt 24,5 tỷ USD [79]. Sản phẩm dệt may của Việt Nam đã thiết lập đƣợc vị thế trên các thị trƣờng khó tính nhƣ Mỹ, EU và Nhật Bản. Tập đoàn Dệt May Việt Nam - doanh nghiệp lớn nhất của ngành Dệt May Việt Nam, là một Tập đoàn kinh tế có quy mô lớn và đứng trong nhóm các Tập đoàn dệt may hàng đầu châu Á. Giai đoạn 2009 - 2013, kim ngạch xuất khẩu của toàn Tập đoàn tăng bình quân 12% từ 1.335 triệu USD lên 2.900 triệu USD. Quy mô xuất khẩu của Tập đoàn chiếm 15% kim ngạch xuất khẩu Việt Nam và tƣơng đƣơng 0,4% thị phần xuất khẩu dệt may thế giới. Hiện nay Tập đoàn Dệt May Việt Nam đã có quan hệ thƣơng mại với hơn 400 tập đoàn, công ty đến từ 65 quốc gia và vùng lãnh thổ và kỳ vọng hƣớng đến tổng thị phần đạt mức 0,57% thị phần xuất khẩu dệt may thế giới vào năm 2020 [81]. Kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt động của một tổ chức. Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt
11. 2 động kinh tế tài chính, cung cấp đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch thông tin của các đơn vị, đặc biệt đối với các Tập đoàn kinh tế, một tổ chức kinh tế có những quan hệ kinh tế đặc trƣng. Với các Tập đoàn kinh tế nói chung và Tập đoàn Dệt May Việt Nam nói riêng, việc tập hợp một số lƣợng lớn các đơn vị thành viên với cơ cấu tổ chức phức tạp, quy mô khác nhau, lĩnh vực hoạt động đa dạng đòi hỏi công tác kế toán không chỉ đƣợc tổ chức trong một phạm vi nhỏ hẹp một đơn vị mà phải đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý trên toàn hệ thống Tập đoàn. Tổ chức công tác kế toán đƣợc hoàn thiện sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu cho việc quản lý kinh tế tài chính trong các Tập đoàn kinh tế. Nghiên cứu thực trạng và đề ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế là vấn đề vô cùng cần thiết cả về mặt lý luận và thực tiễn. Từ các vấn đề đặt ra nhƣ trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu Luận án tiến sĩ kinh tế. Qua kết quả nghiên cứu và các giải pháp đƣợc đƣa ra, Luận án góp phần mang đến tính thiết thực trong tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp trong Tập đoàn Dệt May Việt Nam trên các khía cạnh cụ thể sau: - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhằm giúp Tập đoàn Dệt May Việt Nam có thể cung cấp các thông tin hữu ích hơn với các đối tác trong và ngoài nƣớc. Việt Nam hiện nay không thể đứng ngoài xu hƣớng hội nhập kinh tế quốc tế với sự tác động không chỉ đến khía cạnh kinh tế mà còn đến các khía cạnh khác của quốc gia nhƣ chính trị, văn hóa, xã hội. Tập đoàn kinh tế Việt Nam là các đơn vị đầu tàu trong các lĩnh vực kinh tế then chốt của đất nƣớc, trong đó có Tập đoàn Dệt May Việt Nam. Đóng vai trò chủ đạo trong hoạt động của Hiệp hội Dệt May Việt Nam, Tập đoàn Dệt May Việt Nam là một trong những đơn vị tham gia và có đóng góp quan trọng vào sự thành công trong việc gia nhập Tổ chức thƣơng mại thế giới, ký kết Hiệp định thƣơng mại song phƣơng Việt Nam - Hoa Kỳ và các Hiệp định thƣơng mại tự do với Nhật Bản, Hàn Quốc, đồng thời tích cực tham gia, hỗ trợ đoàn đàm phán của Việt Nam tại các vòng đàm phán Hiệp định Đối tác Kinh tế xuyên Thái Bình Dƣơng - một trong những Hiệp định rất quan trọng đối với hoạt động xuất khẩu và thu hút đầu tƣ của nền kinh tế Việt Nam trong tƣơng lai. Duy trì và ngày càng phát triển các mối quan hệ kinh doanh với các đối tác trong và ngoài nƣớc, đặc biệt với các bạn hàng quốc tế ở những nƣớc đang phát triển, thông tin tài chính đƣợc đòi hỏi vô cùng khắt khe về độ trung thực, hợp lý, tính phù hợp, minh bạch về số liệu trên các báo cáo tài chính. Yêu cầu về kinh tế và hơn thế nữa là hội nhập kế toán quốc tế này đòi hỏi công tác kế toán phải
12. 3 đƣợc hoàn thiện để đáp ứng đƣợc nhu cầu minh bạch hóa thông tin đối với các đối tác trong nƣớc và quốc tế hóa một cách cao nhất đối với các đối tác nƣớc ngoài của Tập đoàn. - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp công tác kế toán của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam có thể tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán tại Việt Nam, phù hợp với xu thế kinh tế mới. Theo yêu cầu thực tiễn của sự thay đổi hệ thống Luật pháp về kế toán của Việt Nam đòi hỏi tổ chức công tác kế toán của Tập đoàn Dệt May Việt Nam cũng phải thích ứng với sự thay đổi đó. Đó là lộ trình sửa đổi, bổ sung Luật Kế toán, các chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán theo hƣớng tiếp cận tối đa các nguyên tắc quốc tế và phù hợp với Việt Nam từ nay đến năm 2020. - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp Tập đoàn có thể đạt mục tiêu quản lý tốt hơn. Công cụ của kế toán cũng có sự thay đổi cục diện và ngày càng đƣợc cải tiến để hiện đại hơn nữa, giúp hiện đại hóa trong quy trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán giúp các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam có thể đạt đƣợc các mục tiêu quản lý đã đƣợc thiết lập. Quan trọng hơn, công việc của cán bộ kế toán không còn chỉ dừng lại ở việc ghi chép, xử lý số liệu và lập báo cáo tài chính mà còn tham gia phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống thông tin kế toán. Các cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam dù ở vị trí nào trong tổ chức, việc am hiểu sâu sắc tổ chức công tác kế toán trong Tập đoàn luôn là thuận lợi cơ bản cho việc hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ của cá nhân và đóng góp thành công vào bộ máy kế toán toàn Tập đoàn. 2. Mục đích nghiên cứu của Luận án Hệ thống các thông tin sử dụng cho việc ra các quyết định quản lý có thể thu đƣợc từ nhiều nguồn khác nhau, song thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng và là bộ phận không thể thiếu của hệ thống thông tin quản lý. Tổ chức công tác kế toán tốt là nền tảng cơ bản để có đƣợc những thông tin kế toán có chất lƣợng phục vụ cho nhu cầu quản lý. Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phƣơng pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế - tài chính và kế toán, cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống. Luận án hệ thống hóa các vấn đề cơ sở khoa học về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế, làm sáng tỏ đặc điểm của mô hình quản lý Tập đoàn ảnh hƣởng đến tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế. Từ khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, Luận án đƣa ra những đánh giá về thực trạng đó, chỉ rõ nguyên nhân
13. 4 của những hạn chế và đề xuất những giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận án - Đối tượng nghiên cứu Luận án nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam bao gồm công ty mẹ Tập đoàn và các công ty con thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của Tập đoàn là sản xuất nguyên liệu bông, sợi và các sản phẩm dệt may, Luận án không đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp không thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính (tài chính, bất động sản) và các đơn vị sự nghiệp trong Tập đoàn. - Phạm vi nghiên cứu Luận án nghiên cứu và thực hiện khảo sát thực tế tại Công ty mẹ và các công ty con thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của Tập đoàn bao gồm sản xuất bông, sợi và các sản phẩm dệt may thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, cụ thể: + Về nội dung: Luận án nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, bao gồm lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn nói riêng, làm rõ mối quan hệ về kế toán giữa công ty mẹ Tập đoàn với các doanh nghiệp thành viên; thực trạng tổ chức công tác trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt may Việt Nam và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam. + Về không gian: Luận án nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hàng dệt may từ sản xuất tới phân phối trong Tập đoàn Dệt May Việt Nam, bao gồm Công ty mẹ và các công ty con thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bông, sợi và các sản phẩm dệt may. Luận án không đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp không thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính (tài chính, bất động sản) và đơn vị sự nghiệp của Tập đoàn. + Về thời gian: Luận án tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2005 đến hết 2014. 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn Luận án phân tích đặc điểm của mô hình quản lý Tập đoàn kinh tế có ảnh hƣởng đến tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn. Từ việc trình bày hệ
14. 5 thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp, Luận án chỉ rõ sự khác biệt của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thƣờng với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế. Trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam trong những năm qua, Luận án mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam. Từ đó Luận án đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam một cách khoa học, toàn diện và mang tính khả thi cao. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Cơ sở phương pháp luận Cơ sở phƣơng pháp luận của đề tài Luận án là phƣơng pháp duy vật biện chứng, dựa trên nền tảng từ nghiên cứu lý luận cơ sở đến hiện thực khách quan về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam. - Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, tác giả đã sử dụng kết hợp nhiều phƣơng pháp nghiên cứu khác nhau để thu thập dữ liệu, nghiên cứu tài liệu và đánh giá vấn đề, cụ thể là: + Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Là phƣơng pháp đƣợc tác giả điều tra thông tin qua Bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp các đối tƣợng liên quan. Bƣớc 1: Tác giả xác định nguồn thông tin cần thu thập phục vụ cho đề tài của Luận án và các đối tƣợng điều tra, phỏng vấn. Nguồn thông tin đƣợc thu thập từ các cán bộ trong Ban Tài chính kế toán của Công ty mẹ Tập đoàn, cán bộ kế toán thuộc Phòng Kế toán tài chính tại các Tổng công ty, các Công ty con, Chi nhánh, Xí nghiệp hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc của Tập đoàn Dệt May Việt Nam. Ngoài ra, tác giả còn thực hiện thu thập thông tin từ cán bộ một số bộ phận khác trong các Tổng công ty và Công ty cổ phần, Công ty TNHH Một thành viên trong Tập đoàn nhƣ Phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, Phòng Quản lý chất lƣợng Đối tƣợng điều tra, phỏng vấn là các cán bộ công tác trực tiếp tại Ban Tài chính kế toán và các Phòng Kế toán các đơn vị, ngoài ra còn thực hiện phỏng vấn đối với các đối tƣợng có liên quan khác nhƣ các nhà quản lý cấp cao trong Hội đồng quản trị Tập đoàn và các công ty con, các quản đốc phân xƣởng, nhân viên thực hiện nghiệp vụ, các cán bộ công tác trong ngành dệt may
15. 6 Bƣớc 2: Thiết lập Bảng hỏi và thiết kế các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu để thu thập dữ liệu sơ cấp. Bƣớc 3: Thực hiện điều tra, phỏng vấn với các đối tƣợng đã xác định và thực hiện thu thập các dữ liệu thứ cấp. Trong quá trình điều tra, phỏng vấn tác giả đã thực hiện phát Bảng hỏi. Sau khi nhận đƣợc kết quả khảo sát thực tế, tác giả thực hiện tổng hợp dữ liệu từ các Bảng hỏi đã đƣợc trả lời và kết quả phỏng vấn các cá nhân sử dụng làm tài liệu thực hiện nghiên cứu cho Luận án. + Phương pháp thu thập tài liệu: Tác giả thu thập thông tin từ tài liệu do các doanh nghiệp trong Tập đoàn DMVN cung cấp. Các tài liệu đã thu thập đƣợc bao gồm tài liệu sơ cấp và tài liệu thứ cấp. Tài liệu sơ cấp là các Báo cáo Tài chính đã đƣợc kiểm toán của các đơn vị (Báo cáo tài chính riêng của các công ty con là Công ty Cổ phần, Công ty TNHH Một thành viên, Báo cáo tài chính riêng, Báo cáo hợp nhất của các TCT), Báo cáo thƣờng niên, Báo cáo tình hình quản trị và các tài liệu khác liên quan đến tổ chức công tác kế toán. Tài liệu thứ cấp là tài liệu thu thập đƣợc từ các nguồn thông tin khác nhƣ sách tham khảo, báo, các website, các báo cáo phân tích + Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Đây là phƣơng pháp tổng hợp các dữ liệu đã thu thập đƣợc qua các công cụ giúp tác giả đƣa ra các đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam. Kết quả đánh giá đƣợc thực hiện dựa trên thông tin thu thập đã đƣợc sắp xếp, phân loại một cách có hệ thống. 6. Tổng quan đề tài nghiên cứu Tập đoàn kinh tế, tổ chức công tác kế toán và đề tài liên quan đến ngành Dệt May là các vấn đề đã từng đƣợc biết đến trên nhiều khía cạnh của các tác giả khác nhau, trình bày trong các công trình nghiên cứu ở nhiều dạng nhƣ sách chuyên khảo, các Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sĩ, bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành. Một số khái quát về các công trình đã nghiên cứu liên quan đến tổ chức công tác kế toán và Tập đoàn kinh tế nhƣ sau: 6.1. Các công trình về tổ chức công tác kế toán trong Tập đoàn kinh tế Tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là tổ chức công tác kế toán trong các Tập đoàn kinh tế đã đƣợc rất nhiều tác giả và nhóm tác giả quan tâm. Điển hình là đề tài: “Xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp theo loại hình công ty mẹ, công ty con ở Việt Nam” - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của nhóm tác giả Học viện Tài chính
16. 7 (2004), do PGS,TS Đoàn Xuân Tiên chủ biên. Ngoài thực trạng vấn đề chuyển đổi doanh nghiệp từ mô hình Liên hiệp xí nghiệp sang mô hình Tổng công ty Nhà nƣớc tiến tới mô hình Tập đoàn kinh tế, đề tài tập trung nêu ra thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các Tổng công ty tại Việt Nam. Ngoài những nội dung về kinh nghiệm quốc tế về tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình công ty mẹ - con và công tác kế toán phục vụ cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính hợp nhất, đề tài đã xác định mô hình Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con đồng thời làm rõ mối quan hệ tài chính, hạch toán và kiểm soát, chi phối trong nội bộ Tổng công ty hoặc trong một Tập đoàn kinh tế. Đề tài đã đóng góp một phần vô cùng quan trọng trong việc xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp theo loại hình công ty mẹ - công ty con, đặc biệt trong việc tổ chức báo cáo tài chính và báo cáo tài chính hợp nhất. Năm 2006, nhóm các tác giả GS,TS Ngô Thế Chi, TS Trƣơng Thị Thủy, TS Lê Văn Liên và Ths Nguyễn Thị Hồng Vân đã biên soạn cuốn “Lập báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn mực kế toán Việt Nam - VAS25”. Tài liệu này đã nghiên cứu rất sâu, chỉ ra các phƣơng pháp rất cụ thể cho việc lập báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 25, bao gồm quy trình và phƣơng pháp lập báo cáo tài chính trong các Tập đoàn kinh tế, các công ty mẹ - công ty con trên các khía cạnh cụ thể là phạm vi hợp nhất báo cáo tài chính, niên độ hợp nhất, sự hòa hợp chính sách kế toán giữa công ty mẹ và công ty con, lập Bảng cân đối kế toán hợp nhất tại hoặc sau ngày quyền kiểm soát đƣợc thiết lập, lập báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất. Không những thế, tài liệu này còn đƣa ra những giải đáp theo chuẩn mực kế toán thông dụng trên thế giới điển hình nhƣ Chuẩn mực báo cáo tài chính hợp nhất của Nhật Bản. Tuy nhiên, còn một số vấn đề chƣa đƣợc giải quyết trong tài liệu nhƣ các vấn đề về lập Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ hợp nhất, các vấn đề về công ty con ở nƣớc ngoài, vấn đề quyền kiểm soát công ty con của công ty mẹ qua nhiều lần mua Năm 2009, nhóm các tác giả PGS,TS Đoàn Xuân Tiên, TS Nghiêm Thị Thà, Ths Nguyễn Thị Hồng Vân và NCS Đoàn Ngọc Lƣu đã biên soạn cuốn “Tổ chức công tác kế toán” với mục đích phục vụ công tác giảng dạy và học tập loại hình đào tạo từ xa và đƣợc hỗ trợ qua các chƣơng trình trên sóng Đài Tiếng nói Việt Nam và trang web: www.hou.edu.vn. Ngoài những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị, tài liệu đi sâu nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và công tác kiểm tra kế toán. Mỗi phần nội dung của tài liệu đều nêu rõ mục tiêu
17. 8 chung và mục tiêu cụ thể mà ngƣời đọc sẽ có thể đạt đƣợc. Với việc giới thiệu nội dung khái quát, nội dung cụ thể và kết luận với từng phần, tài liệu đã đƣa các vấn đề lý thuyết về tổ chức công tác kế toán đáp ứng đƣợc cơ bản mục tiêu của ngƣời học nhằm trang bị kiến thức áp dụng vào thực tiễn tại các doanh nghiệp. Năm 2012, nhóm các tác giả của Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh cũng đã biên soạn cuốn sách “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp” do Ths Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn chủ biên. Cuốn sách này chủ yếu đi sâu vào việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa từ tổ chức thu thập dữ liệu, xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán tiếp cận theo chu trình kinh doanh, tổ chức cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán. Đứng trên khía cạnh nghiên cứu tổ chức công tác kế toán khi ứng dụng công nghệ thông tin, tài liệu mổ xẻ các vấn đề liên quan tới mục đích, yêu cầu, các nhân tố ảnh hƣởng, quy trình và cách thức tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, bao gồm một số nội dung cơ bản nhƣ: tổ chức lựa chọn trang thiết bị và phân mềm kế toán dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán, tổ chức cài đặt và sử dụng phần mềm kế toán, phân quyền truy cập hệ thống Kế toán trong các Tập đoàn kinh tế là đề tài đƣợc nhiều tác giả lựa chọn làm Luận án Tiến sĩ, đặc biệt hợp nhất báo cáo tài chính là vấn đề đƣợc khai thác ở khá nhiều khía cạnh, điển hình nhƣ các Luận án: “Hoàn thiện quy trình hợp nhất báo cáo tài chính của các Tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Phú Giang (2007);“Vận dụng chuẩn mực hợp nhất báo cáo tài chính để tổ chức hệ thống báo cáo tài chính ở VNPT” của tác giả Chúc Anh Tú (2009); “Hoàn thiện kế toán hợp nhất kinh doanh tại Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” của tác giả Bùi Thị Ngọc (2012); Luận án “Báo cáo tài chính hợp nhất - Những vấn đề lý luận, thực trạng và giải pháp cho Tập đoàn kinh tế Hoàng Hà” của tác giả Đoàn Thị Dung (2012). Những công trình trên chủ yếu tập trung vào nghiên cứu những quy định pháp lý liên quan đến tổ chức hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất của Việt Nam, so sánh với các quy định của chuẩn mực kế toán quốc tế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất cho các Tập đoàn kinh tế, xây dựng quy trình hợp nhất báo cáo tài chính cho các Tổng công ty đƣợc tổ chức theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam. Khía cạnh đầu tƣ tài chính trong các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam hiện nay cũng đã đƣợc nghiên cứu qua Luận án “Hoàn thiện kế toán hoạt động đầu tư tài chính trong các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam hiện nay” của tác giả Đặng Ngọc Hùng (2011).
18. 9 Xét về tổ chức công tác kế toán trong Tập đoàn kinh tế, Luận án “Tổ chức công tác kế toán ở các Tập đoàn kinh tế Việt Nam theo mô hình công ty mẹ - công ty con” của tác giả Nguyễn Tuấn Anh (2011) đề cập đến tổ chức công tác kế toán chung cho các Tập đoàn kinh tế ở Việt Nam mà chƣa nghiên cứu sâu cho một Tập đoàn cụ thể. Luận án “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” của tác giả Trần Hải Long (2011) đã phân tích những lý luận cơ bản về Tập đoàn kinh tế, đặc điểm của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế ảnh hƣởng đến tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp tuy nhiên luận án chƣa chỉ rõ điểm khác biệt giữa tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thƣờng so với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế và chƣa có những giải pháp cụ thể cho việc tổ chức lập báo cáo tài chính hợp nhất cho Tập đoàn kinh tế. 6.2. Các công trình nghiên cứu về ngành Dệt May Ngành Dệt May Việt Nam đã có lịch sử phát triển từ lâu đời, hiện nay đã trở thành một ngành đóng vai trò quan trọng trong các ngành sản xuất công nghiệp, có những bƣớc phát triển mạnh mẽ đặc biệt về xuất khẩu, thu hút đầu tƣ nƣớc ngoài, đóng góp quan trọng vào GDP của nền kinh tế, do vậy ngành đã thu hút đƣợc sự quan tâm, chú ý của khá nhiều nhà nghiên cứu, một số tác giả với các công trình Luận án tiến sĩ nhƣ Luận án “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” của tác giả Bùi Thị Minh Hải (2011) chỉ rõ các nhân tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của các DN may mặc thuộc về môi trƣờng kiểm soát (đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch ), hệ thống thông tin kế toán (hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán), thủ tục kiểm soát (thiết kế và vận hành thủ tục kiểm soát nội bộ, cụ thể trên các mặt kiểm soát tài sản trong sản xuất gia công, kiểm soát quá trình mua hàng, kiểm soát chi phí sản xuất, kiểm soát chi phí thiệt hại do sản phẩm không phù hợp ). Luận án “Nghiên cứu tính kinh tế theo qui mô (Economies of scale) của các doanh nghiệp may Việt Nam” của tác giả Hoàng Thị Thúy Nga (2011) nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng đến tính kinh tế theo qui mô của ngành may mặc bao gồm kinh nghiệm, sự chuyên môn hóa và phân công lao động, công suất của dây chuyền sản xuất, các chi phí phát triển sản phẩm, xây dựng nhà xƣởng, vận chuyển Ngoài ra, luận án nghiên cứu xu hƣớng thay đổi các khoản mục chi phí của các DN may nhƣ chi phí lao động, chi phí nguyên liệu, chi phí vận chuyển, chi phí đầu tƣ máy móc thiết bị sản xuất, chi phí phụ liệu, chi phí năng lƣợng và các chi phí dịch vụ. Luận án đã đƣa ra các giải pháp cụ thể cho các nhóm DN Nhà nƣớc, DN ngoài Nhà nƣớc và DN có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài về thay đổi cơ cấu tổ
19. 10 chức theo hƣớng tinh giản lao động gián tiếp, xây dựng hệ thống lƣơng nhằm tạo ra sự cân bằng nội bộ và phù hợp với xu thế của ngành, đầu tƣ cải tiến máy móc thiết bị nhằm tăng năng suất lao động, tăng tỷ trọng của phần thiết kế sản phẩm trong chuỗi giá trị Dệt May 6.3. Một số vấn đề chưa được nghiên cứu về Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế Các tác phẩm và công trình nghiên cứu đề cập trên đi sâu vào khía cạnh tổ chức công tác kế toán nói chung tại doanh nghiệp hoặc tại các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau nhƣ các xi măng, chứng khoán. Về phƣơng diện Tập đoàn kinh tế, nhiều khía cạnh trong công tác kế toán đã đƣợc đề cập nhƣ quy trình lập báo cáo tài chính hợp nhất, kế toán hoạt động đầu tƣ tài chính. Mặc dù đƣợc đề cập đến trên nhiều khía cạnh, song vấn đề so sánh, phân tích sâu sự khác biệt giữa tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thƣờng so với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế và tổ chức công tác kế toán trong các DN thuộc Tập đoàn DMVN chƣa đƣợc giải quyết trong công trình nghiên cứu nào. 6.4. Những vấn đề Luận án sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết Xuất phát từ quá trình tìm hiểu về đề tài nghiên cứu, Luận án sẽ tập trung vào các vấn đề chính nhƣ sau: - Phân tích ý nghĩa, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các Tập đoàn kinh tế, phân tích đặc điểm của mô hình quản lý trong các Tập đoàn kinh tế và sự ảnh hƣởng của nó đến tổ chức công tác kế toán. Luận án cũng chỉ rõ sự khác biệt của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thƣờng với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế. - Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, Luận án đƣa ra những đánh giá về ƣu điểm, hạn chế và chỉ rõ nguyên nhân của những hạn chế đó từ đó đề xuất những giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam. 7. Kết cấu của Luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các công trình nghiên cứu của tác giả, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận án có kết cấu gồm ba chƣơng: Chương 1: Lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam
20. 11 Chƣơng 1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Trong hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), các nhà quản lý luôn tìm biện pháp tối ƣu để đạt hiệu quả cao nhất, vì thế giám đốc và quản lý quá trình hoạt động kinh tế là sự cần thiết khách quan đối với doanh nghiệp (DN). Hệ thống thông tin sử dụng cho việc ra các quyết định quản lý có thể thu đƣợc từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng và là bộ phận không thể thiếu của hệ thống thông tin quản lý. Thông tin kế toán phản ánh và giám đốc một cách thƣờng xuyên, liên tục, toàn diện và có hệ thống sự tuần hoàn về mọi mặt hoạt động của DN. Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) tốt là nền tảng cơ bản để có đƣợc những thông tin kế toán có chất lƣợng phục vụ cho nhu cầu quản lý. Hiện nay có một số quan điểm về TCCTKT nhƣ sau: Quan điểm thứ nhất đề cập TCCTKT nhƣ là một hệ thống bao gồm các thành phần công việc nhằm TCCTKT trong DN để kế toán phát huy đƣợc tối đa vai trò của mình trong công tác quản lý DN, nhƣ: TCCTKT cần đƣợc hiểu nhƣ một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán (BMKT), tổ chức vận dụng các phƣơng pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó [32, tr.201]. TCCTKT là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức BMKT, tổ chức vận dụng các phƣơng pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế - tài chính và kế toán, cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống [54, tr.20]. Quan điểm này nhận định ngoài tổ chức BMKT, TCCTKT còn bao gồm tổ chức vận dụng công cụ của kế toán để thực hiện chức năng của hệ thống, trong đó công cụ nổi bật là các phƣơng pháp kế toán, bao gồm phƣơng pháp chứng từ kế toán (CTKT), phƣơng pháp tài khoản kế toán (TKKT), phƣơng pháp tính giá kế toán, phƣơng pháp tổng hợp và cân đối kế toán. Các phƣơng pháp này đƣợc thực hiện trên các CTKT, TKKT, sổ kế toán (SKT) và các báo cáo kế toán.
21. 12 Quan điểm thứ hai cho rằng “TCCTKT là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị” [68, tr.13] hay "TCCTKT là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của DN” [38, tr.11]. Theo quan điểm này, công tác kế toán trong DN phải đƣợc thực hiện tổ chức theo hai khía cạnh, khía cạnh thứ nhất là con ngƣời - đó là BMKT. BMKT phải đƣợc tổ chức để liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong DN. Thứ hai là khía cạnh nghiệp vụ kế toán bao gồm tổ chức thực hiện các phƣơng pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và các phƣơng tiện tính toán nhằm đạt đƣợc mục đích của công tác kế toán; từ đó nội dung công việc của TCCTKT trong các DN bao gồm tổ chức thu nhận thông tin kế toán; tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán; tổ chức cung cấp thông tin kế toán và tổ chức BMKT. Các quan điểm về TCCTKT nêu trên, mặc dù có cách tiếp cận khác nhau nhƣng có thể thấy thực chất TCCTKT là mối liên hệ không thể tách rời giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, trong đó hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về vốn và các mối quan hệ kinh tế pháp lý bằng CTKT, đối ứng tài khoản, tính giá các đối tƣợng kế toán và tổng hợp - cân đối kế toán. Do vậy, TCCTKT là mối liên hệ giữa các yếu tố kỹ thuật chứa đựng bên trong hệ thống, ngoài ra, TCCTKT còn chứa đựng những mối liên hệ nhƣ một phân hệ riêng biệt với các phân hệ còn lại trong hệ thống chung trong quản lý. Từ đây, TCCTKT bao hàm các nội dung cơ bản là tổ chức quy trình hạch toán kế toán, TCCTKT cho từng phần hành kế toán và tổ chức BMKT, các công việc này bao hàm việc tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị. Theo quan điểm của tác giả, TCCTKT trong DN là việc tổ chức BMKT, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của DN. TCCTKT có những đặc trƣng sau: - TCCTKT trong DN là việc tổ chức BMKT bao gồm việc tổ chức, phân công công tác cho các cán bộ kế toán và tổ chức sử dụng các phƣơng tiện để thực hiện đƣợc công tác kế toán; - TCCTKT là vận dụng các phƣơng pháp kế toán bao gồm phƣơng pháp CTKT, phƣơng pháp TKKT, phƣơng pháp tính giá kế toán, phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán; - TCCTKT là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động của DN.
22. 13 Tổ chức có thể đƣợc hiểu là việc sắp xếp các bộ phận trong một hệ thống để thực hiện đƣợc mục tiêu của hệ thống. Nói một cách khác, tổ chức là việc thiết lập các yếu tố trong một hệ thống, mối quan hệ và sự hợp tác giữa các yếu tố đó với mục đích bảo đảm những điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống. Nhƣ vậy TCCTKT trong DN chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tƣợng kế toán, phƣơng pháp kế toán và BMKT để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý. Mức độ liên hệ giữa các yếu tố trên biểu hiện tính tổ chức của công tác kế toán, khi các yếu tố có mối liên hệ chặt chẽ theo một trật tự xác định thì sẽ phát huy tối đa chức năng của kế toán. Điều này khẳng định rõ TCCTKT là một công việc không thể thiếu, theo tác giả TCCTKT có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý trong DN trên các mặt sau: Thứ nhất, tổ chức tốt công tác kế toán sẽ cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, phục vụ cho lãnh đạo và quản lý các hoạt động tại DN. Thông tin trung thực, kịp thời đƣợc cung cấp từ kế toán sẽ giúp việc quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện luật pháp, cơ chế, chính sách kinh tế tài chính của đơn vị, đồng thời giúp ngƣời điều hành đơn vị thực hiện việc quản lý vi mô trên cơ sở kiểm soát, đánh giá hiệu quả các nguồn lực kinh tế của đơn vị, đánh giá đƣợc tình hình tài chính, tình hình hoạt động và luồng tiền trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở cho việc lập và điều chỉnh kế hoạch, dự toán Thứ hai, TCCTKT khoa học sẽ đẩy mạnh hiệu quả của việc quản lý tài chính. Công tác kế toán đƣợc tổ chức tốt đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các loại tài sản, các khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, sử dụng vốn đúng mục đích, đồng thời giúp cho việc tính toán đúng kết quả hoạt động SXKD, xác định rõ lợi ích và nghĩa vụ của DN. Thứ ba, TCCTKT khoa học và hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả của BMKT. Bằng việc phân công phân nhiệm khoa học, hợp lý, BMKT sẽ đạt đƣợc sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tiết kiệm chi phí, nhiệm vụ đƣợc phân định rõ ràng, tránh chồng chéo. Theo tác giả, TCCTKT trong DN cần đƣợc đảm bảo theo những nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của Nhà nước về tài chính và kế toán. TCCTKT chịu ảnh hƣởng trƣớc hết bởi các chính sách kinh tế, tài chính với tƣ cách là nền tảng pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin kế toán. Luật kế toán là văn bản pháp lý cao nhất hiện nay về kế toán, có phạm vi điều chỉnh nội dung công tác kế toán, tổ chức BMKT, ngƣời làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán, với mục đích để thống nhất quản lý kế toán, bảo đảm kế
23. 14 toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nƣớc, DN, tổ chức và cá nhân. Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phƣơng pháp kế toán cơ bản để ghi SKT và lập báo cáo tài chính. Chế độ kế toán là những quy định và hƣớng dẫn kế toán mang tính kỹ thuật đƣợc ban hành bởi cơ quan quản lý Nhà nƣớc về kế toán hoặc tổ chức đƣợc cơ quan quản lý Nhà nƣớc về kế toán ủy quyền. TCCTKT tài chính trong DN phải tuyệt đối tuân thủ các quy định mang tính chất pháp lý, hƣớng tới thực hiện các thông lệ quốc tế và chuẩn mực quốc tế về kế toán. Nguyên tắc 2: Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. TCCTKT luôn phải gắn với thực tế ở đơn vị, cụ thể trên các mặt nhƣ thiết lập mô hình tổ chức BMKT, tổ chức tuân thủ và vận dụng hệ thống TKKT, phƣơng pháp kế toán, thiết lập hệ thống SKT, lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán Do vậy, TCCTKT cần phải cụ thể hóa theo đặc thù của DN, cụ thể là phù hợp với lĩnh vực hoạt động SXKD, đặc điểm hoạt động quản lý kinh doanh, quy mô, địa bàn hoạt động cũng nhƣ điều kiện của lao động quản lý và lao động kế toán, trình độ áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác kế toán. Khi nguyên tắc này đƣợc tuân thủ sẽ đảm bảo TCCTKT của DN đƣợc khả thi khi vận hành. Nguyên tắc 3: Tổ chức công tác kế toán phải thống nhất giữa kế toán với quản lý Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị kế toán, vì vậy giữa kế toán với quản lý phải có tính thống nhất, đó là sự thống nhất giữa các đơn vị kế toán cơ sở với đơn vị quản lý về các chỉ tiêu quản lý, chỉ tiêu hạch toán về tên gọi, nội dung cấu thành, phƣơng pháp tính toán hay là thống nhất trong việc áp dụng các chính sách tài chính, kế toán, phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên. Nguyên tắc 4: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả Với mục tiêu chính của TCCTKT trong DN là đảm bảo cung cấp thông tin cho các các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán, TCCTKT còn cần phải đảm bảo tiết kiệm, nâng cao hiệu quả của lao động kế toán bằng cách tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí. Không những thế TCCTKT còn cần phải giúp cho việc quản lý các hoạt động trong DN một cách tốt nhất, phòng tránh và giảm thiểu gian lận trong hoạt động nói chung và gian lận kế toán nói riêng. Công tác kế toán trong DN đƣợc tổ chức khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán, đảm bảo đƣợc chất lƣợng và
24. 15 hiệu quả của công tác kế toán. Theo tác giả, việc TCCTKT phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Tổ chức BMKT hợp lý để thực hiện đƣợc toàn bộ công việc kế toán ở DN với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng ngƣời trong BMKT. - Tổ chức thực hiện các phƣơng pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phƣơng tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lƣợng của thông tin kế toán. - Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong BMKT với các bộ phận quản lý khác trong DN về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở DN. Tổ chức, phối hợp tốt các khâu công việc giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong DN nhằm đạt đƣợc các mục tiêu của DN nhƣ tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí. - Tổ chức hƣớng dẫn các cán bộ, nhân viên trong DN chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung, chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ DN. - Xây dựng các định mức chi phí chuẩn và hệ thống kế hoạch, dự toán một cách khoa học, phù hợp. - Tổ chức phân tích và đánh giá thông tin, cung cấp cho các nhà quản trị thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị. 1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Nghiên cứu nội dung của TCCTKT trong DN là xác định những công việc chủ yếu và cơ bản cần tiến hành khi TCCTKT. TCCTKT trong DN bao gồm tổ chức công tác kế toán tài chính (KTTC) và tổ chức công tác kế toán quản trị (KTQT). Ngoài ra, thực tiễn khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý và công nghệ thông tin ngày nay đang phát triển với tốc độ vô cùng nhanh chóng, việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc bằng các phƣơng tiện máy tính giản đơn trong kế toán sẽ không còn phù hợp. Công nghệ thông tin có ảnh hƣởng rất lớn tới công tác kế toán, nhất là quá trình xử lý và tổng hợp dữ liệu. Trong phần nội dung TCCTKT trong DN, Luận án sẽ trình bày từng nội dung theo hai khía cạnh là công tác KTTC và công tác KTQT. Nội dung của TCCTKT trong các DN bao gồm: 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Theo Luật Kế toán, các DN phải tổ chức BMKT. Tổ chức BMKT trong DN là tổ chức các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phƣơng tiện kỹ thuật đƣợc trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý.
25. 16 Trong DN việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán đều do BMKT đảm nhận. Vì vậy, việc tổ chức, cơ cấu BMKT sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, trung thực và đầy đủ, hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin; đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán. Để đảm bảo đƣợc những yêu cầu trên, việc tổ chức BMKT của DN cần phải dựa vào các căn cứ sau: - Lĩnh vực SXKD của DN; - Đặc điểm tổ chức và quy trình hoạt động SXKD của DN; - Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động SXKD của DN; - Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ DN; - Khối lƣợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính; - Biên chế BMKT và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có; - Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phƣơng tiện kỹ thuật. Ngoài ra, DN còn phải xác định đơn vị kế toán chính (phòng kế toán trung tâm), các đơn vị kế toán hạch toán độc lập, các đơn vị hạch toán báo sổ và quy định, cơ chế làm việc, chế độ báo cáo, thông tin giữa các đơn vị kế toán với kế toán đơn vị chính. Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp cần đƣợc thực hiện theo các nguyên tắc sau: - Tổ chức BMKT phải đảm bảo phù hợp với quy định pháp lý về kế toán của Nhà nƣớc; - Tổ chức BMKT phải đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong DN của kế toán trƣởng; - Tổ chức BMKT phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực; - Tổ chức BMKT phải phù hợp với tổ chức SXKD và yêu cầu quản lý của DN; - Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán. Theo tác giả, nội dung của tổ chức BMKT trong DN hiện nay bao gồm những công việc chính sau: Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Việc tổ chức, cơ cấu BMKT trong DN có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức TCCTKT. Hiện nay trong DN, BMKT có thể đƣợc tổ chức theo một trong các mô hình:
26. 17 - Mô hình tổ chức BMKT tập trung - Mô hình tổ chức BMKT phân tán - Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán Theo mô hình tổ chức BMKT tập trung, DN có phòng kế toán đƣợc tổ chức theo các bộ phận kế toán, mỗi bộ phận thực hiện các phần hành kế toán cụ thể. Toàn bộ công việc xử lý thông tin phản ánh vào SKT đến lập báo cáo tài chính (BCTC) toàn DN đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán trung tâm. BMKT ở DN thu nhận chứng từ ban đầu và xử lý thông tin theo hƣớng vừa tạo lập thông tin KTTC vừa tạo lập thông tin KTQT. Nếu DN có đơn vị phụ thuộc thì các đơn vị này đều không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phân loại và định kỳ chuyển CTKT cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán trung tâm để xử lý và tổng hợp thông tin, trƣờng hợp này các đơn vị phụ thuộc đƣợc gọi là đơn vị báo sổ. Trong điều kiện có thể, nhân viên hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc có thể đƣợc kế toán trƣởng DN phân công thực hiện một số phần hành công việc kế toán ngay tại đơn vị phụ thuộc, định kỳ lập báo cáo đơn giản về các phần hành này gửi về phòng kế toán trung tâm kèm theo các CTKT. Ƣu điểm của mô hình này là đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Tuy nhiên mô hình này không phù hợp với DN có địa bàn hoạt động rộng, nếu áp dụng sẽ tạo nhƣợc điểm rất lớn trong công tác kiểm tra, kiểm soát của ngƣời quản lý đối với công tác kế toán nói riêng và hoạt động kinh tế nói chung tại các đơn vị phụ thuộc. Vì vậy mô hình này chủ yếu đƣợc áp dụng cho các DN có quy mô nhỏ hoặc vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn hoặc ở những DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhƣng đã trang bị phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại. Mô hình tổ chức BMKT phân tán là mô hình mà DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm và các phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh tại DN, đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc gửi đến và tổng hợp lập BCTC toàn DN. Các đơn vị phụ thuộc có tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi SKT đến lập các báo cáo kế toán thuộc phạm vi của mình theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp chung toàn DN. Với ƣu điểm lớn là công tác kế toán gắn liền với hoạt động SXKD của đơn vị phụ thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ kịp
27. 18 thời cho lãnh đạo ở các đơn vị trực thuộc, mô hình này phù hợp với các DN có quy mô vừa hoặc lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhƣng chƣa trang bị phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại, có sự phân cấp quản lý tƣơng đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc. Tuy nhiên mô hình cũng có nhƣợc điểm là BMKT đòi hỏi số lƣợng cán bộ kế toán lớn, công việc kế toán đƣợc thực hiện tại nhiều địa phƣơng khác nhau hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của DN. Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp hai mô hình trên. Đặc điểm của mô hình này là DN có một số bộ phận phân cấp và một số bộ phận không phân cấp hay phân cấp đến một mức độ nhất định. Theo đó, DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm; đối với các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý đƣợc phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập các báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đối với các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chƣa đủ trình độ quản lý, chƣa đƣợc phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì không tổ chức BMKT riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển CTKT về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức BMKT riêng; đồng thời hƣớng dẫn, thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc có tổ chức BMKT riêng gửi đến, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán của đơn vị đồng thời lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn DN. Với sự kết hợp hai mô hình tập trung và phân tán, mô hình này tạo điều kiện cho kế toán gắn liền với hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động phục vụ quản lý có hiệu quả trong DN. Tuy vậy BMKT theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán còn khá cồng kềnh, vì vậy thích hợp với các DN có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, các đơn vị phụ thuộc đƣợc hạch toán quản lý ở các mức độ khác nhau. Xây dựng đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán: Xây dựng đội ngũ nhân sự cho BMKT chính là xác định biên chế cán bộ, nhân viên trong BMKT của đơn vị chính và các đơn vị phụ thuộc đồng thời phân công các bộ phận kế toán trong phòng kế toán và phân công nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán. Toàn bộ các công việc kế toán đều nằm trong một quy trình thống nhất, vì vậy các bộ phận kế toán đều có quan hệ mật thiết với nhau, không tách biệt đƣợc và phải do kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán của DN chi phối điều hành. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng, xác định đƣợc các mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau cũng nhƣ quan hệ giữa BMKT với các bộ phận quản lý
28. 19 khác trong DN góp phần tăng hiệu quả trong công tác quản lý nói chung toàn DN. Đội ngũ nhân sự trong BMKT bao gồm kế toán trƣởng và các nhân viên kế toán. Kế toán trưởng là ngƣời đứng đầu BMKT - có đủ tiêu chuẩn và điều kiện về mặt đạo đức và chuyên môn nghiệp vụ, chịu sự chỉ đạo của ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị, thực hiện giám sát tài chính, tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế toán trong DN. Công việc cụ thể của kế toán trƣởng bao gồm phụ trách và điều hành các nhân viên kế toán; giám sát và ký duyệt các CTKT phát sinh; kiểm tra, đối chiếu số liệu; tổng hợp, lập và phân tích các báo cáo kế toán; ngoài ra trên cơ sở nghiên cứu kết quả phân tích tình hình hoạt động của DN, kế toán trƣởng còn thực hiện tƣ vấn, kiến nghị cho ngƣời đứng đầu DN về các kế hoạch và các phƣơng án hoạt động nhằm đƣa ra các quyết định kinh doanh. Nhân viên kế toán là các cán bộ kế toán chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng, chịu trách nhiệm về các nội dung công việc cụ thể liên quan đến phần hành kế toán đƣợc phân công nhƣ cập nhật CTKT, ghi chép tổng hợp và chi tiết vào các SKT đồng thời lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trƣởng. Trang bị các phương tiện để thực hiện công tác kế toán: Theo xu hƣớng phát triển của công nghệ thông tin, các phƣơng tiện máy tính tiên tiến, hiện đại và ƣu việt sẽ thay thế phƣơng pháp ghi chép thủ công, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán trong các DN, vì vậy từng bƣớc trang bị các phƣơng tiện tiên tiến sẽ giúp cho BMKT hoàn thành các công việc kế toán với chất lƣợng cao nhất và chi phí tiết kiệm nhất. Ứng dụng tin học vào công tác kế toán trong DN là việc thiết kế các chƣơng trình theo đúng nội dung và trình tự hạch toán của các phƣơng pháp kế toán để thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cũng nhƣ việc áp dụng các phƣơng tiện kỹ thuật để thực hiện các mục đích của chƣơng trình đã đƣợc thiết kế. Theo tác giả, ứng dụng công nghệ thông tin đem lại những ý nghĩa thiết thực cho công tác kế toán nhƣ sau: - Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin trong DN đƣợc nhanh chóng, kịp thời và có chất lƣợng cao, đáp ứng các yêu cầu quản lý; - Giúp công tác lƣu trữ, bảo quản, tra cứu các tài liệu, số liệu, các thông tin kinh tế, tài chính trong DN đƣợc thuận lợi, an toàn với số lƣợng lớn; - Giúp cho việc thiết lập, soạn thảo, chuyển tiếp dữ liệu qua các báo cáo kế toán nhanh chóng, chính xác, DN có thể tiết kiệm các chi phí hạch toán, đảm bảo nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác kế toán; - Tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác phân tích hoạt động kinh tế và hoàn thành tốt các chức trách, nhiệm vụ của cán bộ kế toán.
29. 20 Thực chất ứng dụng tin học vào TCCTKT là việc áp dụng các phần mềm để giảm bớt hoặc thay thế thao tác thủ công trong công tác kế toán trong đó phần mềm có tính hữu ích và tự động hóa cao cho việc nhập liệu, xử lý và cung cấp thông tin là phần mềm kế toán. Tuy nhiên máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phƣơng tiện trợ giúp cho kế toán viên trong công tác kế toán, vì vậy điều cơ bản và cần thiết vẫn là đội ngũ cán bộ kế toán có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. TCCTKT trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong DN cần có những đặc điểm riêng, phù hợp với điều kiện sử dụng, khai thác các phƣơng tiện tính toán hiện đại. Để đảm bảo công tác bảo mật dữ liệu kế toán, các phần mềm sử dụng trong kế toán phải có hệ thống quản lý mật khẩu, chống việc thâm nhập, khai thác và sử dụng tài liệu trái phép. Khi ứng dụng tin học vào TCCTKT, cần thiết phải mã hóa các đối tƣợng một cách chi tiết để phần mềm nhận diện đƣợc chính xác từng đối tƣợng, từ đó đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu đƣợc chính xác, phản ánh trung thực tình hình biến động của các đối tƣợng kế toán của DN. Tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị: Trong quá trình TCCTKT ở các DN, việc tổ chức BMKT thƣờng đƣợc thực hiện theo một trong các mô hình sau: - Mô hình tách biệt giữa KTTC và KTQT: Là việc tổ chức công việc KTTC và KTQT riêng rẽ cả về mặt nhân sự và nghiệp vụ kế toán. Khi tổ chức theo mô hình này, KTQT trở thành một bộ phận riêng nên sẽ chuyên môn hóa sâu hơn, do vậy hiệu quả cung cấp thông tin cao. Tuy nhiên để thực hiện đƣợc điều này đòi hỏi DN phải có sự dồi dào về nguồn nhân lực chuyên môn kế toán và tốn kém về chi phí. - Mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT: Là việc kết hợp bộ phận KTTC và KTQT trong hệ thống kế toán của toàn DN. Với ƣu điểm lớn về mặt nhân sự khi có thể sử dụng chung cán bộ kế toán từng phần hành nên có thể tiết kiệm đƣợc chi phí cho tổ chức BMKT, tuy nhiên bộ phận KTQT không đƣợc chuyên môn hóa sâu dẫn đến hiệu quả cung cấp thông tin không cao nhƣ mô hình tách biệt. - Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp hình thức tách biệt và kết hợp trên. Đối với các phần hành kế toán mà hai bộ phận này có liên quan với nhau về nội dung thì áp dụng mô hình kết hợp, còn với các phần hành kế toán mà hai bộ phận này có sự khác biệt hoặc những phần hành kế toán có đặc thù riêng thì đƣợc tổ chức theo mô hình tách biệt. Áp dụng mô hình hỗn hợp sẽ vận dụng đƣợc cả hai mô hình tách biệt và kết hợp một cách linh hoạt, nhƣng đòi hỏi nhân sự về kế toán nhất là kế toán trƣởng phải có trình độ cao, việc phân công, phân nhiệm phải phù hợp và kết hợp hài hòa các bộ phận kế toán.
30. 21 1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán CTKT là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi SKT. Trong quy trình nghiệp vụ kế toán, CTKT là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tƣợng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ cho việc lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ cho giai đoạn ghi SKT và báo cáo kế toán. CTKT vừa là phƣơng tiện thông tin, vừa là phƣơng tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Thông tin kế toán là thông tin về sự vận động của các đối tƣợng kế toán, đƣợc hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của DN. Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của DN. Việc thu nhận thông tin kế toán đƣợc thực hiện thông qua CTKT. Tổ chức CTKT có thể đƣợc hiểu là tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tƣợng kế toán nhằm thực hiện chức năng thông tin, kiểm tra của kế toán và của các chủ thể quản lý DN. Đây thực chất là việc thiết kế và thực hiện khối lƣợng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống bản chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ cho mỗi đối tƣợng hạch toán và mỗi loại nghiệp vụ phát sinh cấu thành đối tƣợng hạch toán. Theo tác giả, tổ chức CTKT có ý nghĩa lớn với TCCTKT trong các mặt sau: - Về mặt pháp lý: tổ chức tốt CTKT đảm bảo và nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán từ giai đoạn ban đầu của công tác kế toán trong DN. - Về mặt quản lý: Tổ chức tốt các CTKT chính là tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý trong DN. - Về mặt kế toán: CTKT là căn cứ để ghi SKT, do vậy tổ chức tốt CTKT giúp các thông tin đƣợc ghi chép trong SKT có những minh chứng rõ ràng, hợp lệ và có giá trị, đồng thời tạo điều kiện để mã hóa thông tin và áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Mặt khác, tổ chức hệ thống CTKT nhằm cung cấp cơ sở số liệu cho các khâu tiếp theo của quy trình kế toán, duy trì tính khoa học, hợp lý và hiệu quả của công tác kế toán. Để tổ chức chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần dựa trên những nguyên tắc sau: - Tổ chức CTKT phải căn cứ vào quy mô SXKD, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của DN để xác định số lƣợng, chủng loại CTKT và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp;
31. 22 - Tổ chức CTKT phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan trong DN; - Tổ chức CTKT phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng loại; - Tổ chức CTKT phải căn cứ vào chế độ do Nhà nƣớc ban hành đƣợc áp dụng thống nhất để tăng cƣờng tính pháp lý của CTKT và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc ghi SKT, cung cấp thông tin cho công tác quản lý trong DN. Theo tác giả, tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm những nội dung sau: Về công tác kế toán tài chính Xác định danh mục chứng từ kế toán Xác định danh mục CTKT sử dụng trong DN là khâu công việc đầu tiên nhằm phục vụ cho việc thu nhận thông tin một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế tài chính. Đối tƣợng của kế toán trong DN vận động thƣờng xuyên, liên tục và rất đa dạng, mỗi sự vận động đó đều đƣợc phản ánh vào CTKT. Vì vậy DN cần lựa chọn CTKT phù hợp để phản ánh sự vận động của các đối tƣợng kế toán và đáp ứng yêu cầu quản lý các đối tƣợng kế toán này. Tập hợp các loại chứng từ sử dụng trong DN là hệ thống bản CTKT đƣợc phân loại theo đặc trƣng và tiêu thức lựa chọn. Danh mục CTKT là một bảng liệt kê và phân loại các CTKT theo tên, số hiệu và tính chất của chứng từ. Xác định danh mục CTKT là việc xây dựng các chứng từ theo cách phân loại chứng từ, xác định các yếu tố thông tin cho mỗi loại và chọn hình thức kết cấu của mỗi loại chứng từ. DN xác định danh mục CTKT căn cứ vào danh mục CTKT thống nhất do Nhà nƣớc quy định, bao gồm CTKT bắt buộc và CTKT hƣớng dẫn. Đối với CTKT bắt buộc, kế toán DN phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phƣơng pháp ghi các chỉ tiêu. Đối với CTKT hƣớng dẫn, DN có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của mình. Ngoài ra còn căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của bản thân DN để thiết lập các CTKT riêng, đó thƣờng là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh nhƣ: phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc, chi phí phải trả, phân bổ phụ trội hoặc chiết khấu trái phiếu, phân bổ các khoản doanh thu chƣa thực hiện Với các chứng từ này, DN phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phƣơng pháp ghi chép nhƣng phải đảm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán. Kế toán trƣởng DN là ngƣời chịu trách nhiệm phân công các bộ phận, các kế toán viên thực hiện,
32. 23 quy định mẫu biểu, nội dung và phƣơng pháp ghi chép thích hợp cho từng loại chứng từ tự thiết kế; kiểm tra, duyệt và giám sát chặt chẽ trƣớc khi chứng từ đƣợc sử dụng để ghi SKT. Các chứng từ DN sử dụng phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết và các yếu tố bổ sung. Tổ chức hạch toán ban đầu Để thu nhận đƣợc thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN, cần phải tổ chức việc hạch toán ban đầu của quy trình kế toán bao gồm tổ chức lập CTKT, tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp và lập định khoản kế toán. Quá trình hạch toán ban đầu có thể do các cán bộ của bộ phận kế toán hoặc các bộ phận khác thực hiện. Tổ chức lập CTKT: Tổ chức lập CTKT là việc sử dụng các chứng từ đã đƣợc lựa chọn trong danh mục chứng từ của DN để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải đƣợc lập CTKT. Việc lập CTKT để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành là khâu công việc vô cùng quan trọng có ảnh hƣởng quyết định đến chất lƣợng thông tin của toàn bộ quy trình kế toán, do vậy cần tổ chức một cách chặt chẽ và đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc quy định bởi pháp luật. Trách nhiệm lập CTKT có thể do bộ phận kế toán hoặc do các bộ phận chức năng khác của DN đảm nhiệm, vì vậy việc tổ chức lập CTKT phải đƣợc cụ thể hóa bằng việc tổ chức hƣớng dẫn và kiểm tra việc lập các CTKT thuộc hoặc không thuộc trách nhiệm lập của bộ phận kế toán. - Đối với các chứng từ thuộc trách nhiệm lập của bộ phận kế toán, kế toán trƣởng tổ chức vận dụng hệ thống CTKT đã đƣợc ban hành tại DN, phân công trách nhiệm lập cho từng bộ phận, cá nhân. - Đối với các chứng từ thuộc trách nhiệm lập của các bộ phận chức năng khác trong DN, bộ phận kế toán phải hƣớng dẫn các bộ phận liên quan trong việc ghi chép, tính toán các chỉ tiêu, đảm bảo các yếu tố trên chứng từ, số lƣợng liên chứng từ , đồng thời kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc lập và chuyển chứng từ về bộ phận kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Kế toán trƣởng DN phải căn cứ vào cơ cấu BMKT để phân công và quy định trách nhiệm cho từng bộ phận, nhân viên kế toán trong việc kiểm tra, đối chiếu, hoàn chỉnh chứng từ để ghi vào các SKT liên quan. Theo tác giả, nội dung chủ yếu của tổ chức lập CTKT trong DN bao gồm: - Sử dụng các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ phát sinh của từng đối tƣợng kế toán và yêu cầu quản lý tại DN; - Xác định địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để lập chứng từ;
33. 24 - Lựa chọn các phƣơng tiện kỹ thuật để lập CTKT; - Xác định những ngƣời liên quan đến việc lập chứng từ, kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ kinh tế. Tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp và lập định khoản kế toán: Kiểm tra CTKT là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên CTKT. CTKT là cơ sở số liệu để ghi SKT, thông tin trên CTKT có ảnh hƣởng quyết định đến chất lƣợng thông tin trên các báo cáo kế toán, do vậy trƣớc khi đƣợc sử dụng để ghi sổ, các thông tin này cần phải đƣợc kiểm tra nhằm đẳm bảo đầy đủ các yêu cầu đối với CTKT, bảo vệ lợi ích và tài sản của DN. Tất cả các CTKT do DN lập hay nhận từ bên ngoài đều phải tập trung vào bộ phận kế toán để đƣợc kiểm tra, xác minh tính pháp lý rồi mới sử dụng để ghi SKT. Việc kiểm tra CTKT có ý nghĩa rất quan trọng trong nội dung tổ chức CTKT trong DN vì góp phần đảm bảo chất lƣợng của thông tin kế toán trƣớc khi ghi sổ và ngay từ khâu này có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng CTKT. Đối với DN có bộ phận kiểm tra kế toán riêng, công việc kiểm tra chứng từ do bộ phận này thực hiện. Đối với DN không có bộ phận kiểm tra kế toán riêng, việc kiểm tra CTKT sẽ đƣợc thực hiện trực tiếp bởi bộ phận kế toán sử dụng CTKT để ghi sổ. Trong mọi trƣờng hợp, việc kiểm tra CTKT phải đƣợc quy định rõ ràng, chặt chẽ về nội dung, trách nhiệm và cách thức kiểm tra. Theo tác giả, nội dung của việc kiểm tra CTKT bao gồm: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên CTKT. Đối với các chứng từ thủ tục nghiệp vụ kế toán, chứng từ nghiệp vụ tổng hợp phải kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo; - Kiểm tra tính hợp pháp của CTKT: Đó là kiểm tra việc sử dụng chứng từ theo đúng quy định của chế độ CTKT, kiểm tra nội dung của nghiệp vụ kinh tế theo các chính sách kinh tế tài chính Nhà nƣớc ban hành, đối chiếu CTKT với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính hợp lệ của CTKT: CTKT phải đƣợc ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung; - Kiểm tra tính hợp lý của CTKT: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trên CTKT phải phù hợp với thực tế, phù hợp với nhiệm vụ SXKD và mang lại lợi ích cho DN; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ về các chỉ tiêu nhƣ đơn vị tính, số lƣợng, số tiền (bằng số và bằng chữ), đối với các chứng từ trực tiếp ghi trên SKT cần kiểm tra định khoản kế toán trên chứng từ; - Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của những ngƣời lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế trong DN.
34. 25 Khi kiểm tra CTKT nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện đồng thời báo cáo cho Giám đốc DN biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu thực hiện thêm các thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi SKT. Sau khi kiểm tra, CTKT đƣợc phân loại để chuyển đến các bộ phận kế toán cần sử dụng và thuộc phạm vi phụ trách. Việc hoàn chỉnh CTKT tiếp tục đƣợc thực hiện, đây là việc kế toán bổ sung vào CTKT, tuy nhiên chỉ thực hiện trong phạm vi quyền hạn của mình. Chứng từ sau khi đƣợc hoàn chỉnh sẽ đƣợc phân loại theo nội dung kinh tế để chuyển tới các bộ phận kế toán cần sử dụng. Với các chứng từ sử dụng để ghi SKT sẽ đƣợc kế toán tổng hợp số liệu và lập định khoản kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Tổ chức luân chuyển CTKT là việc thiết lập trình tự cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của CTKT. Trong tổ chức CTKT, tổ chức và xây dựng chƣơng trình luân chuyển CTKT có ý nghĩa rất quan trọng vì qua đó xác định đƣợc mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản, lƣu trữ và tiêu hủy CTKT; xác định đƣợc rõ trách nhiệm vật chất của những ngƣời tham gia thực hiện, luân chuyển, xác minh nghiệp vụ kinh tế; góp phần tổ chức tốt hệ thống thông tin nội bộ, tránh trùng lặp, thiếu sót giữa các bộ phận, tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán đồng thời tránh gian lận, mất mát chứng từ. Trình tự luân chuyển CTKT bao gồm các bƣớc lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ; kiểm tra và ký CTKT; phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi SKT; bảo quản và lƣu trữ CTKT. Trình tự luân chuyển CTKT đối với mỗi đối tƣợng và quá trình quản lý có thể khác nhau, nhƣng trình tự luân chuyển đều đƣợc bắt đầu từ việc lập chứng từ ở các bộ phận có trách nhiệm quản lý trực tiếp, sau đó chuyển đến các bộ phận kế toán có liên quan. Trong DN, kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán cần quy định rõ trình tự luân chuyển của chứng từ theo các nội dung cụ thể là: quy định ngƣời lập và kiểm tra chứng từ; thời hạn chuyển giao chứng từ; nơi nhận và sử dụng chứng từ; thời gian ghi SKT và bộ phận lƣu trữ chứng từ. Để việc tổ chức luân chuyển chứng từ đƣợc khoa học và hợp lý, cần quy định cụ thể nhiệm vụ đến từng bộ phận, từng nhân viên trong DN đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, việc tổ chức luân chuyển chứng từ còn cần phải căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của DN, tình hình thực tế về tổ chức BMKT, tổ chức hệ thống thông tin trong DN, đặc điểm từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế, tài
35. 26 chính mà chứng từ phản ánh. Để xây dựng kế hoạch và quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý trong DN, theo tác giả cần dựa vào một số căn cứ sau: - Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của DN; - Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức BMKT và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy và tổ chức hệ thống thông tin trong DN; - Căn cứ vào đặc điểm của từng loại CTKT và các loại nghiệp vụ kinh tế mà CTKT phản ánh. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán CTKT sau khi đƣợc sử dụng để ghi sổ cần phải đƣợc lƣu trữ và bảo quản theo quy định của luật pháp. Bảo quản, lƣu trữ CTKT là một bộ phận của bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán. CTKT phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Việc bảo quản, lƣu trữ CTKT cũng nhƣ các tài liệu kế toán khác phải chấp hành đúng theo các quy định pháp luật về kế toán và các quy định riêng của ngành đƣợc Nhà nƣớc cho phép. Tài liệu kế toán đƣợc bảo quản, lƣu trữ là bản chính, có giá trị pháp lý về kế toán. Tài liệu kế toán đƣa vào lƣu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ CTKT, SKT, BCTC ). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Kế toán trƣởng hoặc ngƣời phụ trách kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, phân loại, sắp xếp tài liệu, làm thủ tục đƣa tài liệu kế toán vào lƣu trữ. Ngoài ra cần phải thực hiện xác định thời gian lƣu trữ cho từng loại tài liệu, lựa chọn các phƣơng tiện lƣu trữ, xây dựng các yêu cầu về an toàn, bảo mật tài liệu kế toán, xác định trách nhiệm vật chất của các đối tƣợng có liên quan, lựa chọn hình thức lƣu trữ. Tài liệu kế toán khi đã hết thời hạn lƣu trữ đƣợc phép tiêu hủy theo quy định của pháp luật. Các hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán phải đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại đƣợc các thông tin, số liệu trên đó. Về công tác kế toán quản trị Từ chức năng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, CTKT chính là tài liệu phản ánh thông tin ban đầu về các hoạt động của DN cho công tác kế toán. Hệ thống thông tin đối với công tác KTQT bao gồm thông tin quá khứ và thông tin tƣơng lai. Dựa vào hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hƣớng dẫn sử dụng trong KTTC để thu thập hệ thống các thông tin quá khứ chi tiết theo yêu cầu của KTQT. Lúc này, hệ thống thông tin dành cho KTTC và KTQT đƣợc sử dụng chung từ một hệ thống CTKT. Ngoài hệ thống chứng
36. 27 từ dùng trong công tác KTTC, DN cần thiết phải thiết lập một hệ thống chứng từ riêng phục vụ cho các thông tin cho KTQT mà chƣa thể hiện đƣợc trong các chứng từ dùng trong công tác KTTC. Các thông tin này có thể đƣợc chi tiết hơn trên chứng từ KTTC hoặc liên quan đến các thông tin tƣơng lai nhƣ thông tin về kế hoạch, định mức, dự báo Chứng từ dành cho KTQT đƣợc thiết kế hết sức linh hoạt, theo yêu cầu quản lý của bản thân DN. Đối với các chứng từ và tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo KTQT mang tính quản trị nội bộ, phân tích kết quả kinh doanh, chiến lƣợc kinh doanh, việc lƣu trữ và hủy đƣợc thực hiện theo quyết định của giám đốc DN trên cơ sở vận dụng các quy định của pháp luật về lƣu trữ tài liệu kế toán. Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hệ thống CTKT, cần đảm bảo nguyên tắc ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở DN, do đó phải giải quyết tốt mối quan hệ giữa ghi nhận thông tin theo trình tự thời gian với phân loại và ghi nhận thông tin theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở DN. Phần mềm kế toán phải đảm bảo nhập đầy đủ dữ liệu về toàn bộ các nghiệp vụ, không đƣợc trùng lắp hoặc bỏ sót và thuận tiện cho việc sửa chữa do nhập dữ liệu không chính xác. CTKT nhất thiết phải đƣợc mã hóa theo loại, tên gọi chứng từ và đƣợc tổ chức theo các tập tin. Việc mã hóa chứng từ phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ tổng hợp và đảm bảo bảo mật dữ liệu. Những thông tin đƣợc tạo ra, gửi đi, nhận và lƣu trữ bằng phƣơng tiện điện tử trong hoạt động tài chính đƣợc gọi là chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử đƣợc coi là CTKT khi có đầy đủ các nội dung đƣợc quy định đối với CTKT bằng giấy và đƣợc thể hiện dƣới dạng dữ liệu điện tử, đƣợc mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin nhƣ băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Khi sử dụng chứng từ điện tử tại DN, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lƣu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, đƣợc quản lý nhƣ tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản nhƣng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. Chứng từ điện tử có thể đƣợc chuyển đổi thành chứng từ bằng giấy và ngƣợc lại. DN phải tổ chức bảo quản và lƣu trữ chứng từ điện tử. Việc bảo quản phải đƣợc thực hiện với các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Trƣớc khi đƣa vào lƣu trữ phải in chứng từ
37. 28 điện tử ra giấy, nếu lƣu trữ chứng từ điện tử bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lƣu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác đƣợc khi cần thiết. 1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán TKKT là các trang SKT đƣợc dùng để phản ánh một cách thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tƣợng kế toán. Hệ thống TKKT là bảng kê các TKKT dùng trong một DN. Đứng ở góc độ DN, tổ chức hệ thống TKKT là việc thiết lập danh mục tài khoản cần sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ các đối tƣợng kế toán và tổ chức việc ghi chép, hạch toán vào các tài khoản đó. Thực chất của tổ chức hệ thống TKKT là xây dựng hệ thống các tài khoản để hệ thống hóa thông tin trên các CTKT theo thời gian và theo từng đối tƣợng cụ thể nhằm kiểm soát, quản lý các đối tƣợng kế toán. Việc xây dựng một hệ thống tài khoản hợp lý sẽ giúp BMKT xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tƣợng kế toán, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của DN. Tổ chức hệ thống TKKT khoa học giúp DN tiết kiệm các chi phí cho việc tổ chức hệ thống SKT, tạo thuận lợi cho việc cung cấp một hệ thống thông tin có chất lƣợng cao, đảm bảo thỏa mãn lợi ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin qua hệ thống các BCTC và báo cáo KTQT. Theo tác giả, tổ chức hệ thống TKKT bao gồm những nội dung cụ thể sau: Về công tác kế toán tài chính Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống TKKT trong DN cần căn cứ vào yêu cầu của Nhà nƣớc, đặc điểm hoạt động SXKD và yêu cầu quản lý của DN. Hệ thống TKKT gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tƣợng kế toán riêng biệt nhƣng có liên quan chặt chẽ với nhau. DN cần xây dựng danh mục tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Để mở tài khoản, DN phải xác định đƣợc các đối tƣợng kế toán cụ thể. Đối với tài khoản tổng hợp, DN căn cứ vào hệ thống TKKT đã đƣợc ban hành để xây dựng danh mục tài khoản. Đối với tài khoản chi tiết, DN căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, kết hợp với đặc điểm SXKD của DN, yêu cầu quản lý chi tiết và khả năng thực hiện kế toán chi tiết để xác định danh mục TKKT chi tiết. Việc mở tài khoản chi tiết phải đảm bảo tiêu thức phân loại ở cấp mở tài khoản chi tiết là đồng nhất. Việc quy định chi tiết đối với từng tài khoản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, phƣơng tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán. Sau khi xây dựng danh mục tài khoản tổng hợp và chi tiết cần sử dụng, DN xác định
38. 29 nội dung, kết cấu, nguyên tắc và phƣơng pháp hạch toán trên từng nhóm tài khoản tổng hợp và nhóm tài khoản chi tiết. Xác định các nguyên tắc và phương pháp kế toán chủ yếu để tổ chức xử lý, ghi nhận và tổng hợp thông tin trên các tài khoản kế toán Thực hiện hạch toán, ghi chép trên các TKKT đòi hỏi DN phải xác định đƣợc các nguyên tắc và phƣơng pháp hạch toán chủ yếu, đây chính là việc xây dựng các chính sách kế toán cụ thể đối với các nội dung hạch toán chủ yếu của DN. Các nguyên tắc và phƣơng pháp hạch toán này đƣợc xác định dựa trên các nguyên tắc kế toán và phƣơng pháp hạch toán đƣợc quy định chung trong Luật kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc thù hoạt động SXKD của DN và yêu cầu quản lý riêng của DN. Về cơ bản có những nguyên tắc hạch toán liên quan đến vốn bằng tiền, thuế giá trị gia tăng, nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, tài sản cố định Sau khi phân loại, xử lý các thông tin từ các CTKT ban đầu, thông tin kế toán đƣợc ghi nhận vào các TKKT một cách liên tục và hệ thống trong kỳ. Cuối kỳ, nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán tiến hành tổng hợp thông tin theo từng đối tƣợng kế toán trên từng TKKT để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán. Về công tác kế toán quản trị Đối với công tác KTQT, hệ thống TKKT cần phải có tính mở để ghi nhận thông tin cần thiết cho các nhu cầu đa dạng, luôn thay đổi của ban quản lý DN. Khi tổ chức hệ thống TKKT phục vụ cho KTQT, có thể chi tiết hoá tài khoản theo các cấp 2, cấp 3, cấp 4, cấp 5 phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của KTQT trong DN. Khi xử lý thông tin bằng các phƣơng pháp tính giá trong KTQT, việc tính giá không đòi hỏi phải tuân thủ theo các nguyên tắc chung, mà gắn với mục đích sử dụng thông tin theo yêu cầu quản trị DN. Giá trị các loại tài sản và các đối tƣợng kế toán khác không chỉ đƣợc tính toán giá đã thực hiện mang lại thông tin quá khứ mà còn liên quan đến các ƣớc tính hay các dự báo để đƣa ra các phƣơng án liên quan đến các quyết định trong tƣơng lai, điều này tạo ra sự khác biệt lớn trong xử lý thông tin giữa KTQT so với KTTC. Khi áp dụng phần mềm kế toán, phải đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của DN. Các thông tin kế toán do phần mềm kế toán cung cấp vừa phải đảm bảo số liệu để lập BCTC vừa phải cung cấp thông tin để lập các báo cáo KTQT. Để đáp ứng yêu cầu của công tác KTQT, DN cần xây dựng hệ thống các TKKT để quản lý đến từng loại vật tƣ, tài sản, từng loại chi phí, dự toán
39. 30 chi phí. Các TKKT cần đƣợc mã hóa, hệ thống mã hóa các tài khoản sử dụng trong DN phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng. Việc mã hóa các TKKT cũng cần phải thuận tiện trong trƣờng hợp thêm, bớt hoặc sửa đổi tài khoản khi cần thiết. 1.2.4. Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán Về công tác kế toán tài chính: Hình thức kế toán thực chất là hệ thống SKT, bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các CTKT theo một trình tự và phƣơng pháp nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán. Tổ chức hình thức kế toán là việc DN căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán và điều kiện trang bị phƣơng tiện kỹ thuật tính toán để tổ chức hệ thống SKT nhằm mục đích hệ thống hóa thông tin. Theo tác giả, nội dung của tổ chức hình thức kế toán trong DN bao gồm: - Xác định số lƣợng SKT tổng hợp và hệ thống SKT chi tiết sử dụng trong DN; - Xây dựng mối quan hệ và trình tự ghi SKT theo đúng quy tắc, trình tự ghi sổ và nguyên tắc hạch toán. SKT là tổ hợp các tờ sổ để ghi chép kế toán ở các DN, đây là phƣơng tiện dùng để hệ thống hóa thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng. SKT đƣợc dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến DN. Các nghiệp vụ kế toán đƣợc ghi chép theo nguyên tắc nhất định trên SKT. SKT bao gồm SKT tổng hợp và SKT chi tiết. SKT tổng hợp ghi theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, SKT chi tiết dùng để hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế cụ thể. SKT tổng hợp bao gồm Sổ Nhật ký và Sổ Cái. Sổ Nhật ký là sổ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trật tự thời gian, Sổ Cái là sổ ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. SKT tổng hợp đƣợc Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phƣơng pháp ghi chép. SKT chi tiết đƣợc Nhà nƣớc hƣớng dẫn, các DN cụ thể hóa để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của mình. Theo tác giả, tổ chức hệ thống SKT cần đáp ứng các yêu cầu sau: - DN phải lựa chọn và sử dụng một hệ thống SKT chính thức và duy nhất trong một kỳ kế toán năm; - Hệ thống SKT phải đảm bảo đƣợc mối quan hệ giữa trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với mỗi đối tƣợng của hệ thống kế toán ở DN ;
40. 31 - Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các SKT với nhau để thông tin có tính chính xác cao; - Phải đảm bảo mối quan hệ đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa SKT tổng hợp và các SKT chi tiết. Số liệu trên các SKT chi tiết phải minh họa cho số liệu trên SKT tổng hợp nhằm phản ánh cụ thể hơn các đối tƣợng kế toán. DN phải tuân thủ quy trình và nguyên tắc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và chữa sổ nếu có sai sót. SKT cần phải đƣợc ghi chép thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống, phải căn cứ trên cơ sở các CTKT hợp pháp, hợp lý, hợp lệ tuân theo nguyên tắc ghi sổ. Về công tác kế toán quản trị SKT quản trị ngoài việc phản ánh các thông tin quá khứ còn chú trọng đến các thông tin tƣơng lai. SKT quản trị cần đƣợc thiết kế theo yêu cầu quản lý nội bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu này phải đƣợc sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo yêu cầu quản lý cũng nhƣ sự thuận tiện trong việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin; đảm bảo cung cấp đƣợc những thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo KTQT và phân tích thƣờng xuyên các chỉ tiêu kinh tế, tài chính; do vậy SKT quản trị còn cần phản ánh đƣợc các chỉ tiêu dự toán, kế hoạch, định mức nhằm đảm bảo cơ sở cho việc kiểm tra tình hình thực hiện dự toán, kế hoạch, định mức. Trên các SKT quản trị cần kết hợp sử dụng các thƣớc đo giá trị, thƣớc đo hiện vật và thƣớc đo thời gian lao động. Khi tổ chức hệ thống SKT có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, việc thiết kế trên phần mềm kế toán đƣợc thực hiện theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán thủ công hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó. Mặc dù phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi SKT, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ các SKT và đáp ứng đƣợc các yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định. Khi áp dụng phần mềm kế toán, DN cần lựa chọn hình thức kế toán nào phù hợp với DN mình nhất. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu SKT thủ công, chƣơng trình phần mềm kế toán phải thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa SKT theo đúng nguyên tắc chữa SKT trong các trƣờng hợp sai sót. Phƣơng pháp sửa chữa SKT trong trƣờng hợp áp dụng phần mềm kế toán là phƣơng pháp ghi bổ sung và phƣơng pháp ghi số âm. 1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Thông tin kế toán sau khi đƣợc xử lý và phản ánh một cách có hệ thống trên các SKT, sẽ đƣợc phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để trình bày trên các báo cáo kế toán, các báo cáo này cung cấp tới ngƣời sử dụng tình hình
41. 32 tài sản, nguồn hình thành tài sản hay kết quả hoạt động SXKD của DN, qua đó, các đối tƣợng liên quan có thể đƣa ra quyết định kinh tế phù hợp nhất. DN cần nắm rõ các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán để cung cấp các báo cáo kế toán phù hợp với từng nhóm đối tƣợng. Các đối tƣợng cơ bản sử dụng thông tin kế toán của DN gồm: chủ sở hữu DN, các nhà quản lý DN, các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nƣớc và các đối tƣợng khác. Báo cáo kế toán cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài DN là báo cáo tài chính, báo cáo kế toán chỉ cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ DN là báo cáo KTQT. Theo tác giả, nội dung tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bao gồm: Về công tác kế toán tài chính Xây dựng danh mục hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống BCTC là hệ thống báo cáo kế toán bắt buộc, phản ánh tổng quát và có hệ thống những thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của DN trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu quy định thống nhất. Tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của DN đƣợc tổng hợp theo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có cùng tính chất kinh tế thành các yếu tố của BCTC. BCTC phản ánh theo một cấu trúc chặt chẽ với hệ thống số liệu đƣợc tổng hợp từ các SKT tổng hợp và chi tiết của DN cùng với những thuyết minh cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó. Một BCTC phản ánh đƣợc trình bày một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và các luồng tiền của DN. Để đảm bảo yêu cầu này, BCTC phải đƣợc lập và trình bày trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định hiện hành có liên quan. Việc thuyết minh BCTC phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các Chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải đƣợc giải trình để giúp ngƣời đọc hiểu đúng thực trạng tài chính của DN. Với đối tƣợng sử dụng thông tin trên BCTC của DN chủ yếu là các đối tƣợng bên ngoài DN nhƣ các cơ quan quản lý chức năng và các đối tƣợng khác (chủ nợ, nhà đầu tƣ và các bên liên quan), thông tin trên BCTC thƣờng đƣợc trình bày một cách công khai, minh bạch theo quy định chung nhất và thông lệ phổ biến nhằm kiểm tra, đánh giá tình hình tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của DN theo các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nƣớc. Hệ thống BCTC của DN bao gồm BCTC năm, đối với DN Nhà nƣớc còn phải lập BCTC quý, các DN niêm yết trên thị trƣờng chứng khoán phải lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ, còn các DN khác đƣợc khuyến khích lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ hoặc dạng tóm lƣợc.
42. 33 BCTC năm bao gồm: - Bảng cân đối kế toán; - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ; - Bản thuyết minh BCTC. BCTC giữa niên độ bao gồm: BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ: - Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ); - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ); - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ); - Bản thuyết minh BCTC chọn lọc. BCTC giữa niên độ dạng tóm lƣợc: - Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng tóm lƣợc); - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng tóm lƣợc); - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lƣợc); - Bản thuyết minh BCTC chọn lọc. Căn cứ để lập BCTC là số liệu từ BCTC năm trƣớc (kỳ trƣớc) và số liệu tại thời điểm báo cáo từ các SKT tổng hợp hoặc SKT chi tiết của DN. BCTC phải tuân thủ các yêu cầu của Chuẩn mực kế toán “Trình bày BCTC” bao gồm: - Trung thực và hợp lý; - Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra các quyết định kinh tế của ngƣời sử dụng và cung cấp đƣợc các thông tin đáng tin cậy. Tổ chức lập và công khai báo cáo tài chính Tổ chức lập BCTC đƣợc thực hiện qua các giai đoạn trƣớc, trong và sau khi lập BCTC. Công việc trƣớc khi lập BCTC bao gồm; - Thu nhận đầy đủ CTKT tính đến thời điểm lập BCTC, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống vào SKT; - Đối chiếu, xác minh thông tin liên quan đến các đối tƣợng kế toán có liên quan đến các đối tƣợng bên trong và bên ngoài DN nhƣ thông tin với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng ; - Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các TKKT tổng hợp và tài khoản chi tiết;
43. 34 - Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh nhƣ các nghiệp vụ phân bổ, kết chuyển nhằm xác định đúng đắn kết quả hoạt động trong kỳ của DN; - Kiểm tra tính chính xác với các SKT tổng hợp và Bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính trung thực của tài liệu kế toán. Khi lập BCTC, cán bộ kế toán đƣợc phân công cần kiểm tra tính hợp lý của từng chỉ tiêu trong báo cáo nhằm tránh nhầm lẫn và các sai phạm xảy ra, đồng thời tuân thủ thời gian theo tiến độ quy định. Sau khi lập BCTC, kế toán trƣởng và ngƣời đứng đầu DN phải kiểm tra thông tin BCTC trên các khía cạnh trọng yếu. BCTC hoàn thành phải đƣợc tổ chức thực hiện công khai theo quy định hiện hành. Nội dung, hình thức và thời hạn công khai BCTC của DN phải tuân thủ pháp luật hiện hành về kế toán. Để thực hiện tổ chức tốt việc công khai thông tin tài chính, trên trang thông tin điện tử của DN phải có chuyên mục riêng về nội dung công khai thông tin tài chính. Về công tác kế toán quản trị Ngƣời sử dụng thông tin trên báo cáo KTQT chỉ là các đối tƣợng bên trong DN, bao gồm chủ sở hữu và nhà quản lý DN. Thông tin trên báo cáo KTQT đƣợc trình bày một cách chi tiết, linh hoạt, nhanh nhạy và theo yêu cầu của ngƣời sử dụng thông tin. Báo cáo KTQT là các báo cáo kế toán chỉ cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ DN. Báo cáo KTQT phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng lĩnh vực cụ thể theo yêu cầu quản lý của DN trong việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định. Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT cần đƣợc thực hiện với các công việc nhƣ xác định rõ danh mục báo cáo KTQT cần lập, thiết kế mẫu biểu cho báo cáo, quy định sự phối hợp cung cấp thông tin của các bộ phận chức năng trong DN và xác định thời điểm cung cấp của từng báo cáo. Khi xác định danh mục báo cáo KTQT cần lập, trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, hệ thống báo cáo KTQT đƣợc thiết lập bao gồm các báo cáo thƣờng xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất Hệ thống báo cáo KTQT là nguồn thông tin chủ yếu giúp các nhà quản trị đƣa ra các quyết định hợp lý trong quá trình thực hiện chức năng của mình. Số lƣợng báo cáo KTQT nhiều hay ít tùy thuộc vào công tác quản trị nội bộ. Mẫu biểu của báo cáo KTQT rất đa dạng, do DN tự thiết kế và sửa đổi bổ sung sao cho phù hợp với mục tiêu quản lý cụ thể. Xét về hệ thống báo cáo KTQT chủ yếu của một DN, nếu dựa vào tính chất của thông tin trên báo cáo, thì báo cáo KTQT bao gồm hệ thống báo cáo tình hình thực hiện và hệ thống báo cáo phân tích thông tin; nếu dựa vào mục đích
44. 35 cung cấp thông tin thì báo cáo KTQT bao gồm hệ thống báo cáo KTQT phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, báo cáo KTQT phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ và hệ thống báo cáo KTQT phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh. Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, DN có thể lập các báo cáo KTQT khác. Để hệ thống báo cáo KTQT thực sự phát huy tác dụng của một công cụ quản lý, phục vụ cho các nhà quản trị, khi thiết lập hệ thống báo cáo KTQT trong DN cần đảm bảo các yêu cầu: - Nội dung hệ thống báo cáo KTQT cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh đƣợc của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của DN; - Phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của DN; - Các chỉ tiêu trong báo cáo KTQT cần phải đƣợc thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và BCTC nhƣng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp. Các báo cáo KTQT không đƣợc công khai ra bên ngoài DN mà chỉ đƣợc cung cấp cho chủ sở hữu DN và nhà quản trị. Thời gian công bố không theo quy định của Nhà nƣớc mà đƣợc thực hiện định kỳ hoặc bất thƣờng tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý. Hệ thống BCTC và báo cáo KTQT của DN bao gồm nhiều loại khác nhau, vì vậy khi ứng dụng phần mềm kế toán, DN phải quy định hệ thống báo cáo kế toán về danh mục, nội dung, phƣơng pháp lập, kỳ hạn lập đối với từng loại báo cáo để đáp ứng yêu cầu quản lý vi mô và vĩ mô đối với DN. Đối với hệ thống các BCTC, DN phải thực hiện định kỳ bắt buộc về việc lập, in và lƣu giữ theo quy định của Nhà nƣớc. Đối với hệ thống báo cáo KTQT, tuy không đòi hỏi thống nhất về mẫu biểu, nội dung theo yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc, xong các DN cũng cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị DN để có quy định rõ ràng trong việc in những báo cáo cần thiết, phục vụ cho việc sử dụng thông tin trong nội bộ DN. 1.2.6. Tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán Công tác kế toán trong DN cần cung cấp các thông tin trung thực, minh bạch và công khai cho các đối tƣợng sử dụng theo yêu cầu quản lý của Nhà nƣớc, của ngành hay của ban lãnh đạo DN, các thông tin này thật sự có ý nghĩa khi công tác kế toán của DN chấp hành tốt các chế độ, quy định về kinh tế, tài chính nói chung và kế toán nói riêng, vì vậy việc kiểm tra kế toán là công việc không thể thiếu trong DN, việc kiểm tra cũng đòi hỏi phải đƣợc thực hiện đúng nội dung và phƣơng pháp. Kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan
45. 36 trọng trong công tác quản lý, công tác kế toán DN nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tƣợng vi phạm chính sách, chế độ quản lý và kế toán, do vậy phải thƣờng xuyên tiến hành theo đúng chế độ quy định. Nội dung công tác kiểm tra kế toán bao gồm: - Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế độ, thể lệ kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán, việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trƣởng, kết quả công tác của BMKT, mối quan hệ công tác giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý chức năng khác trong DN. Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ DN do Giám đốc và kế toán trƣởng chịu trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo. Tùy theo yêu cầu mà có thể kiểm tra định kỳ hay đột xuất, bất thƣờng. Phƣơng pháp kiểm tra kế toán chủ yếu đƣợc áp dụng là phƣơng pháp đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa các CTKT, SKT và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của DN với các đơn vị có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động SXKD của DN với chế độ, thể lệ kế toán hiện hành. Căn cứ để kiểm tra kế toán là các CTKT, SKT, báo cáo kế toán và chế độ, chính sách quản lý kinh tế, tài chính, kế toán cũng nhƣ số liệu kế toán của các đơn vị liên quan. Về mặt lý thuyết, trình tự tiến hành kiểm tra cần bắt đầu từ chứng từ, đến sổ và đến báo cáo kế toán. Tuy nhiên, để giảm bớt khối lƣợng công việc kiểm tra, rút ngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo đƣợc tính đúng đắn, khách quan của công tác kiểm tra và thu hẹp phạm vi kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm, trên thực tế thƣờng tiến hành kiểm tra theo trình tự ngƣợc lại: từ báo cáo kế toán đến sổ và cuối cùng là CTKT. Theo tác giả, trình tự kiểm tra kế toán trong DN bao gồm: Lập kế hoạch hoặc xây dựng, ban hành quy chế kiểm tra nội bộ trong công tác kế toán Đây là nội dung quan trọng nhất và bao trùm trong việc tổ chức kiểm tra kế toán, phản ánh tƣ tƣởng và phƣơng pháp thực hiện công tác kiểm tra, bao gồm: - Xác định nội dung cụ thể cần kiểm tra ở từng khâu trong chu trình kế toán gắn với trách nhiệm cụ thể của cán bộ phụ trách; - Hƣớng dẫn phƣơng pháp xử lý với những tình huống gặp phải trong quá trình kiểm tra kế toán; - Xác định phƣơng pháp kiểm tra đối với mỗi nội dung cụ thể; - Hƣớng dẫn lập báo cáo kiểm tra kế toán để có thể đƣa ra nhận định về hiệu quả trong công tác kế toán.
46. 37 Thực hiện và tổng kết công tác kiểm tra kế toán Bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ thực hiện triển khai công tác kiểm tra kế toán theo các nội dung và phƣơng pháp đã đƣợc hoạch định. Thông tin trọng tâm cần đƣợc kiểm tra cần phải xét đến thông tin trên CTKT, vì thông tin trên CTKT là thông tin ban đầu, khởi nguồn của mọi vấn đề xử lý, ghi chép vào các tài liệu kế toán khác. Các thông tin ban đầu này ảnh hƣởng một cách dây chuyền tới các thông tin trên các tài liệu kế toán khác nhau, vì vậy kiểm tra thông tin trên CTKT nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin ngay từ khâu đầu tiên của chu trình kế toán, đồng thời còn có thể phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai phạm có thể xảy ra. Ngoài ra, toàn bộ quy trình luân chuyển CTKT từ khi thiết lập, phê duyệt, kiểm soát, ghi sổ và lên báo cáo kế toán đều cần phải đƣợc kiểm tra. Để đảm bảo hiệu quả cao nhất và tránh sự sửa chữa không kịp thời các sai phạm, công tác kiểm tra kế toán không chỉ đƣợc thực hiện bởi một bộ phận đƣợc giao chức năng nhiệm vụ riêng, mà còn đƣợc thực hiện bởi chính các cán bộ phụ trách phần hành kế toán và các cán bộ liên quan. Công việc của những ngƣời làm kế toán trong DN không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu từ các CTKT mà đòi hỏi phải phân tích các thông tin trên các báo cáo kế toán, từ đó có những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo DN đƣa ra các giải pháp hữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hƣớng phát triển của DN trong ngắn, trung và dài hạn. Công tác phân tích cần đƣợc tổ chức một cách có hệ thống và khoa học mới thực hiện đƣợc nhiệm vụ của nó là dự đoán và điều chỉnh các hoạt động kinh tế của DN. Việc tổ chức phân tích thông tin kế toán cần đƣợc thực hiện qua một chu trình các giai đoạn theo thứ tự một cách khoa học và logic nhƣ sau: - Lập kế hoạch phân tích: Đây là giai đoạn khởi đầu của toàn bộ công tác phân tích. Tại giai đoạn này cần chỉ rõ các vấn đề sau: + Nội dung cần phân tích + Hệ thống chỉ tiêu cần phân tích + Thời gian phát sinh của các chỉ tiêu + Bộ phận thực hiện công tác phân tích - Lựa chọn tài liệu, thông tin phân tích: Tài liệu và thông tin phân tích phụ thuộc vào chỉ tiêu và nội dung cần phân tích. Các tài liệu có thể sử dụng là tài liệu kế hoạch, tài liệu báo cáo và các tài liệu khác. - Lập báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích là văn bản đƣa ra các thông tin đã phân tích và các kết luận chủ yếu thông qua đánh giá, những nguyên nhân cơ bản ảnh hƣởng