Luận án Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay

Nội dung text: Luận án Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH NGUYỄN THỊ THU HÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ HÀ NỘI - 2016
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY Chuyên ngành: Tài chính – Ngân hàng ` Mã số : 62.34.02.01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: 1. GS., TS. ĐOÀN XUÂN TIÊN 2. PGS., TS. HOÀNG MẠNH CỪ HÀ NỘI - 2016
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin xam đoan luận án là công trình nghiên cứu của riêng tôi; các số liệu, kết quả nêu trong luận án là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. TÁC GIẢ LUẬN ÁN NGUYỄN THỊ THU HÀ
4. MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN DANH MỤC CÁC BẢNG TRONG LUẬN ÁN MỞ ĐẦU 1 Chƣơng 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ 10 1.1. Sự cần thiết và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ 10 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ trong nền kinh tế thị trƣờng 10 1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 16 1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ 19 1.1.4. Vai trò của hệ thống kiểm soát nột bộ 21 1.2. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ 23 1.2.1. Môi trƣờng kiểm soát (Control Environment) 24 1.2.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assesment) 27 1.2.3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities) 31 1.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information & Communication) 34 1.2.5. Hoạt động giám sát (Monitoring Activities) 35 1.3. Kiểm soát nội bộ các hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ 38 1.3.1. Giới thiệu về các hoạt động cần kiểm soát 38 1.3.2. Thủ tục kiểm soát các hoạt động 43 1.4. Kinh nghiệm về xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ trên thế giới 48 1.4.1. Kinh nghiệm của Trung Quốc 49 1.4.2. Kinh nghiệm của Nhật Bản 52
5. 1.4.3. Kinh nghiệm của thị trƣờng bảo hiểm Châu Âu 55 1.4.4. Bài học kinh nghiệm có thể vận dụng vào Việt Nam 57 Kết luận chƣơng 1 59 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 60 2.1. Tổng quan thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam 60 2.1.1. Sự ra đời và phát triển của thị trƣờng bảo hiểm Việt Nam 60 2.1.2. Đặc điểm của thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam 62 2.2. Khảo sát các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam 69 2.2.1. Nội dung khảo sát 69 2.2.2. Kết quả khảo sát 70 2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam 109 2.3.1. Những kết quả đạt đƣợc trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay 109 2.3.2. Những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay 115 2.3.3. Nguyên nhân những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay 123 Kết luận chƣơng 2 127 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ Ở VIỆT NAM 128 3.1. Những cơ hội và thách thức đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam 128 3.1.1. Những cơ hội 128 3.1.2. Những thách thức 131 3.2. Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ 134 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ phải hƣớng tới quản lý rủi ro 135
6. 3.2.2. Sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ phải chịu sự chi phối bởi hoạt động kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý nhà nƣớc 136 3.2.3. Tổ chức và vận hành bộ phận kiểm toán nội bộ theo thông lệ quốc tế, phù hợp với qui mô, tổ chức của từng doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ 136 3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam 137 3.3.1. Đối với môi trƣờng kiểm soát 137 3.3.2. Đối với đánh giá rủi ro 144 3.3.3. Đối với hoạt động kiểm soát 155 3.3.4. Đối với thông tin và truyền thông 161 3.3.5. Đối với hoạt động giám sát 162 3.3.6. Một số kiến nghị 163 Kết luận chương 3 171 KẾT LUẬN 172 DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
7. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN BHPNT Bảo hiểm phi nhân thọ BT Bồi thƣờng BTC Bộ Tài chính DNBH Doanh nghiệp bảo hiểm DPNV Dự phòng nghiệp vụ GĐ Giám định GĐBT Giám định bồi thƣờng HĐKDBH Hoạt động kinh doanh bảo hiểm HĐQT Hội đồng quản trị HĐTV Hội đồng thành viên HH Hàng hải HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KTNB &QLRR Kiểm tra nội bộ và quản lý rủi ro NTB Ngƣời thứ ba QLDN Quản lý doanh nghiệp TBH Tái bảo hiểm
8. DANH MỤC CÁC BẢNG TRONG LUẬN ÁN Bảng 1.3: Lợi nhuận kinh doanh bảo hiểm của PICC từ 2009 – 2013 51 Bảng 2.1: Tình hình phát triển thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ từ 2009 - 2014 61 Bảng 2.2: Phí nhƣợng tái bảo hiểm ra nƣớc ngoài 68 Bảng 2.3: Doanh thu phí bảo hiểm và bồi thƣờng bảo hiểm của thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam từ 2009- 2014 112 Bảng 2.4: Doanh thu phí bảo hiểm gốc và tỷ lệ bồi thƣờng của BHBV từ 2009- 2014 113 Bảng 2.5: Doanh thu phí bảo hiểm gốc và tỷ lệ bồi thƣờng của MIC từ 2009- 2014 114 Bảng 2.6: Tỷ lệ bồi thƣờng một số nghiệp vụ bảo hiểm trên thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam từ 2011- 2014 120 Bảng 2.7: Tỷ lệ bồi thƣờng một số nghiệp vụ bảo hiểm tại BHBV từ 2011- 2014 121 Bảng 2.8: Một số chỉ tiêu cơ bản đánh giá kết quả kinh doanh của MIC và BIC từ 2011- 2014 122
9. DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ TRONG TRONG LUẬN ÁN Sơ đồ 2.1: Qui trình khai thác của BHBV(Áp dụng tại các công ty thành viên) 90 Sơ đồ 2.2: Khai thác trên phân cấp tại BHBV 91 Sơ đồ 2.3: Qui trình giám định và các cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác giám định tại BHBV 97 Sơ đồ 2.4: Qui trình bồi thƣờng và các cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác bồi thƣờng tại BHBV 98 Sơ đồ 2.5: Phối hợp giám sát giữa Tập đoàn và BHBV 108
10. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Thị trƣờng bảo hiểm Việt Nam hiện nay đã có 57 DNBH, trong đó số lƣợng các DNBH phi nhân thọ là 30. Qui mô thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ngày càng mở rộng, tăng trƣởng không chỉ về số lƣợng doanh nghiệp mà cả về tốc độ phát triển, số lƣợng sản phẩm, năng lực tài chính cũng nhƣ mức độ đầu tƣ vào nền kinh tế quốc dân. Bên cạnh sự phát triển và những đóng góp không thể phủ nhận thì đối với các DNBH phi nhân thọ, trong hoạt động kinh doanh, vẫn tồn tại những vấn đề nổi cộm nhƣ khai thác bỏ qua hoặc không chú trọng đánh giá rủi ro, tuyển dụng đại lý không đảm bảo qui định của cơ quan quản lý nhà nƣớc, định phí không tƣơng ứng với mức độ rủi ro của khách hàng, trích lập dự phòng không đầy đủ, đã ảnh hƣởng không nhỏ tới mục tiêu hoạt động của các DNBH là phát triển bền vững, an toàn và hiệu quả. Để giảm thiểu những rủi ro đó, xây dựng HTKSNB là rất cần thiết đối với các DNBH phi nhân thọ. Cho đến thời điểm này, kiểm soát nội bộ không phải là vấn đề mới đối với các DNBH. Theo NĐ 45/2007/NĐ-CP, để đƣợc cấp giấy phép thành lập và hoạt động trên thị trƣờng bảo hiểm Việt Nam, một trong các điều kiện mà doanh nghiệp phải đáp ứng là phải xây dựng qui trình kiểm soát nội bộ trong phƣơng án hoạt động 5 năm đầu. Trên cơ sở qui định đó, BTC cũng đã ban hành các hƣớng dẫn cụ thể hơn về kiểm soát nội bộ. Nhiều DNBH phi nhân thọ đã nhận thức đƣợc tầm quan trọng của HTKSNB đối với sự phát triển bền vững của chính doanh nghiệp. Tuy nhiên những tồn tại trong hoạt động của các DNBH phi nhân thọ đã cho thấy HTKSNB hoạt động chƣa hiệu quả. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, hoạt động không hiệu quả của HTKSNB rất nguy hiểm đối với các DNBH phi nhân thọ. Chính vì vậy việc nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn về HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTKSNB là một yêu cầu cấp thiết. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay”
11. 2 2. Mục đích nghiên cứu Xây dựng luận cứ lý thuyết và nghiên cứu thực tiễn cho việc hoạch định các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Luận án tập trung nghiên cứu về HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ, bao gồm: - Lý luận cơ bản về HTKSNB áp dụng cho các DNBH phi nhân thọ. - Nghiên cứu, khảo sát thực trạng HTKSNB tại 15/30 DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam, bao gồm: 11 DNBH trong nƣớc, 04 DNBH có vốn nƣớc ngoài. - Các giải pháp hoàn thiện HTKSNB để hệ thống này thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu đối với các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: - Nghiên cứu thực trạng HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam giai đoạn 2010- 2014. - Nghiên cứu, đánh giá về kiểm soát nội bộ các qui trình, hoạt động liên quan tới hoạt động cốt lõi - kinh doanh bảo hiểm, bao gồm: Hoạt động khai thác, giám định - bồi thƣờng, TBH, trích lập DPNV; Đây là các qui trình, hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao ở thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam. - Để có những đánh giá cụ thể hơn về HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam, 02 DNBH phi nhân thọ là Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt (BHBV) và Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Quân đội (MIC) đƣợc tác giả lựa chọn để phục vụ mục đích nghiên cứu. BHBV là một DNBH hàng đầu, đồng thời cũng là DNBH phi nhân thọ đầu tiên trên thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam; MIC là một DNBH phi nhân thọ đầu tiên đƣợc thành lập khi Nghị định 45/2007/NĐ-CP ra đời. Nghị định này qui định một điều kiện để cấp giấy phép hoạt động đối với DNBH là phải thiết lập qui trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Với đặc thù đó, thực trạng thiết lập và vận hành HTKSNB tại 02 DNBH cụ thể sẽ bổ trợ cho các đánh giá của luận án cùng với kết quả điều tra qua bảng hỏi.
12. 3 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn Đề tài nghiên cứu đã làm sáng tỏ cơ sở lý luận về HTKSNB trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ, dựa trên những hƣớng dẫn của COSO (The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) về HTKSNB. Đây sẽ là một tài liệu phục vụ nghiên cứu về HTKSNB trong lĩnh vực bảo hiểm kinh doanh nói chung, bảo hiểm phi nhân thọ nói riêng. Đồng thời kết quả nghiên cứu của đề tài về thực tế xây dựng và vận hành HTKSNB tại các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam sẽ là nguồn thông tin tin cậy để các nhà khoa học, những ngƣời quan tâm có thể thấy đƣợc đặc thù, ƣu điểm, hạn chế của HTKSNB tại các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam. Những đánh giá, định hƣớng và giải pháp tác giả đề xuất sẽ góp phần hoàn thiện và tăng tính hiệu quả, hiệu lực của HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam. Có thể khẳng định đây là nghiên cứu đầu tiên về đề tài này. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Luận án sử dụng phƣơng pháp điều tra, khảo sát một số DNBH phi nhân thọ để đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp liên quan đến mục đích nghiên cứu. - Luận án sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu tổng hợp để hệ thống hóa lý luận về HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ, đánh giá thực trạng HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam. - Phƣơng pháp so sánh đối chiếu, thống kê, phân tích số liệu cũng đƣợc sử dụng để làm rõ nội dung của luận án. 6. Kết cấu luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận án đƣợc chia thành 3 chƣơng: - Chƣơng 1: Những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ - Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay - Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam hiện nay
13. 4 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Cho đến thời điểm hiện tại, những đề tài nghiên cứu về HTKSNB khá phong phú nhƣng chỉ mới tập trung ở một số ngành nghề nhƣ ngân hàng, may mặc, sản xuất xi măng. Riêng đối với lĩnh vực bảo hiểm chƣa có nghiên cứu nào đƣợc công bố liên quan đến HTKSNB trong các DNBH. Tuy nhiên để phục vụ cho nghiên cứu đề tài, tác giả đã tìm hiểu các nghiên cứu về HTKSNB trong các lĩnh vực khác và những nghiên cứu gần với đối tƣợng nghiên cứu của đề tài về hoạt động kinh doanh của các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam, cụ thể: 1. MỘT SỐ ĐỀ TÀI, LUẬN VĂN VÀ LUẬN ÁN Những đề tài nghiên cứu ở các lĩnh vực khác - Đề tài luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại ngân hàng TMCP Công thƣơng Việt Nam - Chi nhánh Thừa Thiên Huế”, tác giả Đặng Nữ Hà Ly, Học viện Tài chính, 2012. Luận văn làm rõ các khái niệm, nội dung cơ bản liên quan đến HTKSNB; các loại rủi ro và quản lý rủi ro tín dụng; nghiên cứu thực tiễn HTKSNB trong hoạt động tín dụng tại Vietinbank Thừa Thiên Huế; Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, luận án đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB trong hoạt động tín dụng tại ngân hàng này. - Đề tài luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam”, tác giả Bùi Thị Minh Hải, Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012. Luận án nghiên cứu HTKSNB trong các doanh nghiệp dệt may trên cơ sở hệ thống lý luận về HTKSNB theo 03 thành phần: Môi trƣờng kiểm soát, hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát. Các giải pháp của luận án nhằm hoàn thiện HTKSNB trong các doanh nghiệp dệt may về cơ bản tập trung vào 03 nhóm giải pháp: hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin bao gồm thông tin kế toán, hoàn thiện thủ tục kiểm soát. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận án là thực hiện khảo sát một số doanh nghiệp dệt may có qui mô lớn.
14. 5 - Đề tài luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thị Lan Anh, Đại học Kinh tế Quốc dân, 2013. Luận án cung cấp hệ thống lý luận về HTKSNB trên cơ sở tổng hợp quan điểm của COSO, Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. Luận án nghiên cứu HTKSNB tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam theo 3 thành phần của HTKSNB: Môi trƣờng kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, thủ tục kiểm soát. Thực trạng đƣợc nghiên cứu, đánh giá trên cơ sở điều tra thông qua bảng hỏi, một phƣơng pháp nghiên cứu phổ biến với các nghiên cứu về HTKSNB. Luận án đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại Tập đoàn hóa chất Việt Nam bằng cách hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, hoàn thiện thủ tục kiểm soát. Những đề tài nghiên cứu trong lĩnh vực bảo hiểm - Đề tài cấp học viện của Học viện Tài chính: “Giải pháp đẩy mạnh hoạt động tái bảo hiểm giữa các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam”, chủ nhiệm đề tài TS Đoàn Minh Phụng, 2006. Xuất phát từ thực tế phí nhƣợng tái ra thị trƣờng bảo hiểm nƣớc ngoài chiếm tỷ trọng lớn, đề tài cung cấp các giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động TBH giữa các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam, phát triển an toàn và bền vững thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam, hạn chế chảy máu ngoại tệ qua hoạt động TBH. - Đề tài cấp Học viện của Học viện Tài chính: “Hoàn thiện nội dung, qui trình và phƣơng pháp kiểm toán nội bộ tại các DNBH Việt Nam”, chủ nhiệm đề tài TS Giang Thị Xuyến, 2010. Đề tài tập trung vào 03 vấn đề cơ bản: Hệ thống hóa và bổ sung lý luận cơ bản về kiểm toán nội bộ và nội dung, qui trình, phƣơng pháp kiểm toán nội bộ trong cácDNBH; Phân tích thực trạng xác định nội dung, qui trình và phƣơng pháp kiểm toán nội bộ tại các DNBH Việt Nam; Đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện nội dung, qui trình và phƣơng pháp kiểm toán nội bộ tại các DNBH Việt Nam.
15. 6 - Đề tài luận văn thạc sĩ: “Nâng cao hiệu quả công tác quản trị chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc tại Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Quân đội”, tác giả Phạm Xuân Thƣơng, Học Viện Tài Chính, 2013. Luận văn tập trung nghiên cứu về quản trị chi phí kinh doanh bảo hiểm gốc, gồm chi phí bồi thƣờng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý về mặt tài chính của Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Quân đội, giai đoạn 2009 - 2012. Trong các giải pháp mà tác giả đề xuất, có một số giải pháp liên quan đến kiểm soát chi phí bồi thƣờng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thành lập bộ phận quản trị rủi ro, ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên đề tài không nghiên cứu về HTKSNB tại Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Quân đội. - Đề tài luận án tiến sĩ: “Giám sát thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thanh Nga, Học viện Tài chính, 2014. Luận án nghiên cứu hoạt động giám sát của cơ quan quản lý Nhà nƣớc đối với thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ, doanh nghiệp tái bảo hiểm, về nghiệp vụ và tài chính. Luận án còn đề cập đến hoạt động giám sát đối với các trung gian bảo hiểm, giám sát bảo vệ quyền lợi ngƣời tiêu dùng và giám sát sản phẩm trên thị trƣờng thông qua giám sát đối với đối với DNBH phi nhân thọ. 2. CÁC VẤN ĐỀ CHƢA ĐƢỢC NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ Ở VIỆT NAM Qua phần tổng hợp các nghiên cứu khoa học, tác giả có một số nhận xét: - Các luận án tiến sĩ của tác giả Bùi Thị Minh Hải và tác giả Nguyễn Thị Lan Anh là hai đề tài thuộc chuyên ngành Kế toán do đó luận án nghiên cứu về HTKSNB với mục tiêu kiểm soát kế toán, có dựa trên nền tảng của COSO nhƣng theo 03 thành phần cấu thành HTKSNB của Chuẩn mực Kiểm toán liên quan. - Luận văn thạc sĩ của tác giả Đặng Nữ Hà Ly nghiên cứu về HTKSNB theo 05 thành phần môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thống giám sát nhƣng chỉ liên quan đến một hoạt động của một chi nhánh ngân hàng - hoạt động tín dụng. Hơn nữa, lý luận về HTKSNB của COSO năm 2013 đã có những thay đổi.
16. 7 - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Học viện của tác giả Võ Thị Pha, những vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt động TBH nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh TBH không đƣợc nghiên cứu trong đề tài. - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Học viện của tác giả Giang Thị Xuyến là đề tài liên quan tới HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ - nghiên cứu về kiểm toán nội bộ, nhƣng đó chỉ là một thành phần của HTKSNB. Đề tài cũng mới chỉ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình, phƣơng pháp kiểm toán nội bộ trong DNBH. Các vấn đề liên quan đến xây dựng, tổ chức bộ máy hoạt động không đƣợc nghiên cứu trong đề tài này. - Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Xuân Phƣơng mới chỉ nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm kiểm soát chi phí tại 01 DNBH phi nhân thọ. - Luận án tiến sĩ của tác giả Nguyễn Thanh Nga không nghiên cứu hoạt động tự giám sát của các DNBH phi nhân thọ. (Tuy nhiên hoạt động giám sát của cơ quan quản lý Nhà nƣớc chắc chắn tác động tới HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ) Tóm lại, cho đến thời điểm này, chƣa có nghiên cứu một cách chuyên sâu về HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ cả về lý luận, thực tiễn và giải pháp. 3. NHỮNG NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN Về cơ sở lý luận Cơ sở lý luận về HTKSNB là nền tảng quan trọng để nghiên cứu thực trạng HTKSNB. Ở nội dung này, luận án làm rõ các vấn đề : - Đặc điểm hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ và yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ. Luận án làm rõ các hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm kinh doanh bảo hiểm gốc, kinh doanh TBH, hoạt động đầu tƣ và đặc điểm của các hoạt động. Từ đặc điểm đó, luận án lý giải vì sao cần phải quản lý các hoạt động kinh doanh trong DNBH phi nhân thọ. - Sự cần thiết và vai trò của HTKSNB: Đƣợc xem là một công cụ cho hoạt động quản lý DNBH phi nhân thọ, luận án phân tích sự cần thiết cũng nhƣ vai trò của HTKSNB trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ, một lĩnh vực kinh doanh đặc thù, tiềm ẩn nhiều rủi ro.
17. 8 - Các thành phần của HTKSNB: Luận án giới thiệu, phân tích các nhân tố HTKSNB áp dụng trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ trên cơ sở đặc thù của ngành và trên cơ sở Khung tích hợp về kiểm soát nội bộ của COSO (áp dụng cho mọi tổ chức, mọi lĩnh vực), bao gồm: Môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát; Phát triển cơ sở lý luận đó phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ. - Thủ tục kiểm soát đối với các qui trình trọng yếu trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ: Xây dựng thủ tục kiểm soát cho một số qui trình trọng yếu, nguy cơ rủi ro cao ở thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam: Khai thác, kênh phân phối (đại lý), giám định - bồi thƣờng, TBH, trích lập DPNV. - Kinh nghiệm xây dựng và vận hành HTKSNB bao gồm cả qui định pháp lý liên quan đến HTKSNB tại một số thị trƣờng bảo hiểm: Trung Quốc, Nhật Bản, Châu Âu, qua đó rút ra bài học kinh nghiệm cho thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ ở Việt Nam. Cơ sở lý luận về HTKSNB mà tác giả nghiên cứu dựa trên khung tích hợp về kiểm soát nội bộ của COSO - có tính chuẩn mực, áp dụng trên toàn thế giới và trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề. Lý luận về HTKSNB của COSO đã đƣợc rất nhiều đề tài tiến sĩ sử dụng, phát triển cho phù hợp với đề tài nghiên cứu. Đây cũng chính là một thuận lợi cho tác giả khi nghiên cứu, xây dựng cơ sở lý luận về HTKSNB áp dụng trong một lĩnh vực kinh doanh rất đặc thù - kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ. Về thực tiễn Luận án nghiên cứu HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ trên cơ sở chọn mẫu 15/30 DNBH phi nhân thọ bằng cách phát phiếu điều tra và phỏng vấn, kết hợp với kết quả thanh tra kiểm tra về hoạt động của các DNBH phi nhân thọ của Cục Quản lý, Giám sát Bảo hiểm Việt Nam. Thực trạng HTKSNB tại doanh nghiệp chọn mẫu sẽ đƣợc tác giả đánh giá theo các thành phần cấu thành HTKSNB. Không chỉ đánh giá những kết quả đạt đƣợc của các doanh nghiệp, luận án đánh giá những tồn tại làm cơ sở đề xuất các giải
18. 9 pháp hoàn thiện HTKSNB của doanh nghiệp chọn mẫu cũng nhƣ của tất cả các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB trong các DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam Các giải pháp tập trung giải quyết các tồn tại, hạn chế đƣợc nhận diện trong phần thực tiễn nhằm hoàn thiện HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ, liên quan đến: - Các thành phần HTKSNB: Môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. - Qui định pháp lý về HTKSNB đối với DNBH, vai trò quản lý giám sát của cơ quan quản lý nhà nƣớc và vai trò của Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam.
19. 10 Chƣơng 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ 1.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ trong nền kinh tế thị trƣờng 1.1.1.1 Khái niệm bảo hiểm phi nhân thọ Bảo hiểm ra đời từ những ý tƣởng tìm cách chống đỡ thiên tai, tai nạn xuất hiện từ thời kỳ cổ xƣa của nền văn minh nhân loại. Ban đầu chỉ là việc dự trữ lƣơng thực thực phẩm rồi đến việc hình thành sự tƣơng hỗ trong cộng đồng nhằm giúp đỡ các thành viên bị rủi ro tác động thông qua sự đóng góp của số đông các thành viên khi rủi ro ngày càng phức tạp cả về nguyên nhân và hậu quả. Chính ý tƣởng này là mầm mống của khoa học bảo hiểm và chính từ nhu cầu của con ngƣời mà ngành bảo hiểm phát triển ngày càng mạnh mẽ và không thể thiếu trong nền kinh tế hiện đại. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về bảo hiểm. Có thể trích dẫn một vài định nghĩa trong số đó: Trong tài liệu Đại cƣơng về bảo hiểm: “Bảo hiểm là một nghiệp vụ theo đó một bên là ngƣời đƣợc bảo hiểm cam đoan trả một khoản tiền, đó là phí bảo hiểm, cho mình hoặc cho ngƣời thứ ba. Trong trƣờng hợp xảy ra rủi ro, sẽ nhận đƣợc một khoản tiền bồi thƣờng của bên khác, đó là nhà bảo hiểm. Ngƣời này nhận trách nhiệm đối với toàn bộ rủi ro và bồi thƣờng thiệt hại dựa trên luật thống kê” [11, tr.10]. Theo Từ điển thuật ngữ kinh doanh bảo hiểm do Bảo Việt (nay là Tập đoàn Tài chính Bảo hiểm Bảo Việt) xuất bản năm 2002: “Bảo hiểm là cơ chế chuyển giao theo hợp đồng gánh nặng hậu quả của một số rủi ro thuần tuý bằng cách chia sẻ rủi ro cho nhiều ngƣời cùng gánh chịu”[41]. Nhƣ vậy, bảo hiểm là một công cụ nhằm khắc phục hậu qủa tài chính của rủi ro xảy ra cho cá nhân, tổ chức tham gia bảo hiểm dựa trên nguyên tắc tƣơng hỗ, số
20. 11 lớn bù số ít. Sự phát triển của kinh tế xã hội là yếu tố tiền đề cho sự phát triển của bảo hiểm và sự phát triển của các thị trƣờng bảo hiểm trên thế giới ngày nay đã chứng minh cho điều đó. Với mục đích hoạt động là lợi nhuận, các DNBH đã chứng tỏ sự tồn tại tất yếu nhằm đem lại sự ổn định cho cuộc sống, hoạt động kinh doanh doanh của các cá nhân, tổ chức tham gia bảo hiểm, tác động tích cực tới sự phát triển ổn định của một quốc gia. Nếu phân loại bảo hiểm theo thời hạn bảo hiểm và kỹ thuật quản lý, bảo hiểm đƣợc chia thành hai loại: bảo hiểm nhân thọ (gồm các nghiệp vụ bảo hiểm bảo đảm cho các sự kiện liên quan đến tuổi thọ của NĐBH - tử vong hoặc sống) và bảo hiểm phi nhân thọ (gồm các nghiệp vụ bảo hiểm không liên quan đến tuổi thọ của NĐBH). Nhƣ vậy, bảo hiểm phi nhân thọ bao gồm các nghiệp vụ bảo hiểm tài sản, trách nhiệm dân sự và bảo hiểm sức khoẻ. Tuy nhiên trong Luật kinh doanh bảo hiểm CHXHCN Việt Nam số 61/2010/QH12, bảo hiểm phi nhân thọ chỉ bao gồm bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự. Với đặc thù ở thị trƣờng bảo hiểm Việt Nam, các DNBH phi nhân thọ không chỉ kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ mà còn kinh doanh cả bảo hiểm sức khỏe. Do đó, gắn với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bảo hiểm phi nhân thọ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Bảo hiểm phi nhân thọ là loại bảo hiểm bao gồm các nghiệp vụ bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm sức khỏe và các nghiệp vụ bảo hiểm khác không thuộc bảo hiểm nhân thọ. Có thể thấy rằng khái niệm bảo hiểm phi nhân thọ đƣợc sử dụng là tất yếu vì sự cần thiết phải tách bảo hiểm kinh doanh thành những nhánh có sự khác biệt trong kỹ thuật nghiệp vụ, triển khai, quản lý và có sự khác biệt trong quản lý, giám sát của nhà nƣớc. 1.1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ Hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ về cơ bản là kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm tài sản, trách nhiệm dân sự, bảo hiểm sức khỏe với mục đích sinh lời, trên cơ sở thu phí bảo hiểm của ngƣời tham gia bảo hiểm và cam kết bồi thƣờng, trả tiền bảo hiểm khi sự kiện bảo hiểm phát sinh. Không chỉ là kinh doanh
21. 12 bảo hiểm, với lợi thế của chu trình kinh doanh đảo ngƣợc, hoạt động đầu tƣ cũng là một mảng kinh doanh quan trọng. Trong nền kinh tế thị trƣờng, hoạt động của DNBH phi nhân thọ là rất cần thiết và so với bảo hiểm nhân thọ, kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ có những đặc thù nhất định. Bảo hiểm phi nhân thọ bao gồm nhiều nghiệp vụ bảo hiểm (kinh doanh bảo hiểm gốc) Các nghiệp vụ bảo hiểm đƣợc xếp vào nhánh bảo hiểm phi nhân thọ rất đa dạng bởi vì chúng đƣợc tập hợp từ nhiều loại bảo hiểm khác nhau: - Các nghiệp vụ bảo hiểm tài sản: Bao gồm các nghiệp vụ có đối tƣợng bảo hiểm là các loại tài sản và các lợi ích liên quan đến tài sản đƣợc bảo hiểm. - Các nghiệp vụ bảo hiểm trách nhiệm dân sự: Bao gồm các nghiệp vụ bảo hiểm có đối tƣợng bảo hiểm là trách nhiệm bồi thƣờng của NĐBH theo qui định của pháp luật. - Các nghiệp vụ bảo hiểm sức khoẻ: Bao gồm các nghiệp vụ bảo hiểm có đối tƣợng bảo hiểm là tính mạng, sức khoẻ, khả năng lao động của NĐBH. Sẽ phát sinh trách nhiệm trả tiền của DNBH khi có những rủi ro tác động: Tai nạn, ốm đau, bệnh tật gây ảnh hƣởng đến đối tƣợng bảo hiểm. Sản phẩm của bảo hiểm phi nhân thọ cũng mang đặc trƣng của bất kỳ sản phẩm bảo hiểm nào, đó là sản phẩm của chu trình kinh doanh đảo ngƣợc. Điều này có nghĩa là, DNBH thu phí bảo hiểm trƣớc, việc bồi thƣờng, trả tiền bảo hiểm chỉ có thể thực hiện sau đó một thời gian và với những điều kiện ràng buộc của hợp đồng. Đặc thù đó buộc DNBH phi nhân thọ phải sử dụng các tính phí dựa trên số liệu thống kê rủi ro, tổn thất trong quá khứ. Cách tính phí nhƣ vậy có thể không hợp lý vì các kết quả thu đƣợc từ công tác thống kê là số liệu trong quá khứ nhƣng lại đƣợc sử dụng để đảm bảo các trách nhiệm phát sinh trong tƣơng lai. Do vậy bản thân kỹ thuật tính phí đã tiềm ẩn những rủi ro đe dọa đến quyền lợi của bên đƣợc bảo hiểm và kết quả hoạt động kinh doanh của DNBH. Nguy hiểm nhất là khi phí bảo hiểm xác định quá thấp. Phí bảo hiểm thấp sẽ tiềm ẩn nguy cơ DNBH phi nhân thọ mất khả năng thanh toán. Khả năng này dễ trở thành hiện thực khi thị trƣờng
22. 13 bảo hiểm có sự cạnh tranh quyết liệt, các DNBH phi nhân thọ sẽ phải sử dụng đến một công cụ đó là hạ phí bảo hiểm và chính trong nội bộ một DNBH, vì thành tích, cũng cạnh tranh nhau bằng hạ phí. Sự cạnh tranh này không chỉ ảnh hƣởng tới DNBH phi nhân thọ, ảnh hƣởng tới khách hàng mà còn ảnh hƣởng tới sự ổn định của thị trƣờng bảo hiểm và tất nhiên kéo theo những tác động bất lợi cho nền kinh tế, xã hội. Hoạt động kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm hay còn gọi là kinh doanh bảo hiểm gốc là hoạt động cơ bản, quyết định sự tồn tại của một DNBH phi nhân thọ. Hoạt động này là một quá trình liên hoàn từ khâu khai thác (bao gồm từ đánh giá rủi ro đến việc chấp nhận yêu cầu bảo hiểm của khách hàng bằng việc cấp đơn bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm, thu phí bảo hiểm), theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng bảo hiểm cho đến khâu giám định tổn thất và giải quyết bồi thƣờng bảo hiểm. Bất kỳ giai đoạn nào trong qui trình liên hoàn đó, nếu nhân viên bảo hiểm không tuân thủ qui trình, yêu cầu của lãnh đạo DNBH, đều đƣa doanh nghiệp vào tình trạng rủi ro: - Đó là rủi ro khi chấp nhận cấp đơn bảo hiểm với mức độ rủi ro quá cao, hay xác định mức phí thấp hơn so với mức độ rủi ro của khách hàng. Sự không thận trọng của nhân viên trong việc đánh giá rủi ro sẽ là điều kiện thuận lợi để trục lợi bảo hiểm của khách hàng gia tăng. Mặt khác, khi một nhân viên bảo hiểm hay một bộ phận trong DNBH, vì lợi ích cá nhân, sẽ chấp nhận những yêu cầu bảo hiểm “dƣới chuẩn”. Những kẽ hở này không chỉ ảnh hƣởng đến chất lƣợng khai thác mà còn ảnh hƣởng tới qui trình giải quyết bồi thƣờng của bảo hiểm. DNBH phi nhân thọ sẽ phải đối mặt với sự gia tăng các khiếu nại bồi thƣờng của khách hàng. - Đó là rủi ro khi giải quyết yêu cầu bồi thƣờng của khách hàng. Giám định không chính xác, thời gian giải quyết bồi thƣờng kéo dài, gây khó khăn cho khách hàng thậm chí câu kết với khách hàng để trục lợi. Kinh doanh bảo hiểm không thể tách rời kinh doanh tái bảo hiểm Kinh doanh TBH là hoạt động kinh doanh của DNBH nhằm mục đích sinh lợi, theo đó DNBH phi nhân thọ nhận một khoản phí bảo hiểm của DNBH phi nhân thọ
23. 14 khác để cam kết bồi thƣờng cho các trách nhiệm đã nhận bảo hiểm, hoặc/và chuyển một phần trách nhiệm đã chấp nhận với NĐBH cho DNBH phi nhân thọ khác trên cơ sở nhƣợng lại một phần phí bảo hiểm. Thực hiện kinh doanh TBH giúp DNBH phi nhân thọ tăng khả năng chấp nhận bảo hiểm nhất là đối với các DNBH phi nhân thọ mới đi vào hoạt động, đồng thời bảo vệ sự ổn định trong kinh doanh khi có những sai lệch về xác suất rủi ro, giá trị tổn thất thực tế so với dự đoán dựa trên những số liệu thống kê trong quá khứ. Kinh doanh TBH rất cần thiết cho DNBH phi nhân thọ nói riêng và thị trƣờng bảo hiểm nói chung. Kinh doanh TBH bao gồm hoạt động nhận TBH và hoạt động nhƣợng TBH. - Nhận TBH: là việc một DNBH phi nhân thọ nhận bảo hiểm cho một phần rủi ro của một DNBH khác trong một hợp đồng bảo hiểm gốc với mục đích san sẻ gánh nặng với doanh nghiệp nhƣợng TBH với những hợp đồng có giá trị lớn khi xảy ra tổn thất, chống lại sự tích tụ rủi ro đồng thời tăng nguồn thu từ phí bảo hiểm. Nhận TBH là nhận lại rủi ro nhƣng đồng thời DNBH lại thực hiện chức năng chia sẻ rủi ro. Trách nhiệm của DNBH khi nhận TBH đƣợc qui định cụ thể trong hợp đồng TBH theo thoả thuận, dựa trên những thoả thuận của hợp đồng bảo hiểm gốc. Khi xảy ra sự kiện bảo hiểm, doanh nghiệp nhận TBH phải thực hiện nghĩa vụ bồi thƣờng cho DNBH gốc theo đúng trách nhiệm mà mình đã nhận. - Nhƣợng TBH: nhƣợng TBH là việc một DNBH chuyển một phần trách nhiệm đã cam kết với khách hàng cho một hoặc nhiều DNBH khác. Hoạt động nhƣợng TBH rất cần thiết cho sự an toàn của một DNBH gốc khi năng lực tài chính có hạn hay mới thâm nhập thị trƣờng mới hay bắt đầu tham gia thị trƣờng bảo hiểm khi không muốn “vuột” mất những hợp có giá trị lớn, không muốn ảnh hƣởng đến uy tín, vị trí của mình trên thƣơng trƣờng. Khi thực hiện hoạt động nhƣợng TBH, DNBH phải chuyển một phần phí bảo hiểm cho doanh nghiệp nhận TBH theo những thoả thuận của hợp đồng TBH. Đồng thời, doanh nghiệp nhƣợng TBH đƣợc nhận hoa hồng TBH từ doanh nghiệp nhậnTBH. Khi phát sinh trách nhiệm bồi thƣờng theo hợp đồng bảo hiểm gốc, doanh nghiệp nhƣợng TBH sau khi bồi thƣờng cho khách hàng, nếu phát sinh trách
24. 15 nhiệm của hợp đồng TBH có quyền thu bồi thƣờng TBH từ doanh nghiệp nhận TBH theo trách nhiệm xác định ở hợp đồng TBH. Nhƣ vậy, trong kinh doanh TBH có thể phát sinh rủi ro ảnh hƣởng tới mục tiêu hoạt động của DNBH phi nhân thọ. Đó là khi nhậnTBH, doanh nghiệp nhận những dịch vụ vƣợt quá khả năng tài chính, hay chấp nhận những dịch vụ tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao do lỗi của doanh nghiệp nhƣợng TBH. Đó là khi nhƣợng TBH, doanh nghiệp nhận TBH không chấp nhận dịch vụ nhận do mức độ rủi ro cao hoặc do doanh nghiệp không tuân thủ các qui định của hợp đồng TBH, đối tác của doanh nghiệp không có tình hình tài chính lành mạnh sẽ dẫn tới nguy cơ không thu hồi đƣợc số tiền bồi thƣờng theo thoả thuậnTBH. Việc không tuân thủ qui trình xét nhƣợng hay nhận TBH là một nguyên nhân dẫn đến những rủi nói trên. Kinh doanh bảo hiểm luôn gắn với hoạt động đầu tư tài chính Bên cạnh hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm kinh doanh bảo hiểm gốc và kinh doanh TBH, hoạt động đầu tƣ là một hoạt động không kém phần quan trọng của một DNBH phi nhân thọ. Thực hiện hoạt động động đầu tƣ sẽ giúp hiểm phi nhân thọ tăng cƣờng sức mạnh tài chính, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Nguồn vốn đầu tƣ của DNBH phi nhân thọ bao gồm những khoản tiền nhàn rỗi của công ty bảo hiểm nhƣ nguồn vốn chủ sở hữu, các loại DPNV đƣợc tạo ra từ nguồn dự trữ phí bảo hiểm để thực hiện cam kết bồi thƣờng của DNBH đối với NĐBH trong tƣơng lai. Với đặc thù là chu trình kinh doanh đảo ngƣợc, DNBH phi nhân thọ luôn có một lƣợng phí bảo hiểm tạm thời nhàn rỗi khá lớn tạo điều kiện để DNBH phi nhân thọ đầu tƣ sinh lời. Đầu tƣ từ phí tạm thời nhàn rỗi thực chất là đầu tƣ từ các DPNV mà DNBH phải trích lập. DPNV mang bản chất là một khoản nợ phải trả nên các nƣớc trên thế giới đều có những qui định buộc các DNBH phi nhân thọ phải tuân thủ nhằm đảm bảo quyền lợi cho NĐBH. Ở Việt Nam, DNBH phi nhân thọ phải tuân thủ qui định của nhà nƣớc về danh mục đầu tƣ cũng nhƣ tỷ lệ đầu tƣ tối đa cho từng nhóm danh mục.
25. 16 Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng bảo hiểm, hoạt động đầu tƣ tài chính đƣợc coi là hoạt động chủ yếu tạo ra thu nhập bù đắp những khoản chi phí lớn của hoạt động kinh doanh trực tiếp (kinh doanh bảo hiểm gốc). Vì vậy, đầu tƣ tài chính là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của một DNBH phi nhân thọ. Hoạt động đầu tƣ luôn tiềm ẩn rủi ro nếu DNBH phi nhân thọ không tuân thủ những qui định hoặc không đặt ra những qui định buộc những ngƣời có liên quan phải tuân thủ. Những quyết định về phân bổ vốn cho các danh mục đầu tƣ, việc quản lý hoạt động đầu tƣ của chính DNBH sai sót, lệch lạc khiến cơ cấu danh mục đầu tƣ không thích hợp, đánh giá quá cao tài sản hay tập trung quá mức vào loại khoản mục đầu tƣ nào đó đều là những nguyên nhân dẫn tới rủi ro trong hoạt động đầu tƣ của doanh nghiệp bảo hiểm. Lẽ đƣơng nhiên, nếu rủi ro đầu tƣ xảy ra thì khả năng không thực hiện đƣợc nghĩa vụ với khách hàng rất lớn. 1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm HTKSNB đƣợc đề cập đến trong nhiều tài liệu, qui định pháp lý và quan điểm của một số học giả. Theo Viện Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), HTKSNB là “hệ thống kế hoạch, tổ chức và các phƣơng pháp phối hợp đƣợc thừa nhận áp dụng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt dộng và khích lệ, bám sát chủ trƣơng quản lý đã đặt ra”. Với khái niệm này, HTKSNB là tập hợp các kế hoạch, phƣơng pháp và tổ chức thực hiện với 03 mục đích: Bảo vệ tài sản, kiểm tra độ tin cậy của thông tin kế toán, khích lệ và bám sát các chủ trƣơng đề ra. Đứng trên quan điểm của AICPA, mục đích tuân thủ khi của HTKSNB không đƣợc đề cập một cách rõ ràng và HTKSNB mới chỉ tập trung kiểm soát thông tin kế toán hơn là toàn bộ hoạt động của một tổ chức. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, ban hành theo Quyết định 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001, HTKSNB “là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý
26. 17 và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”[7]. Theo chuẩn mực Kiểm toán số 315, ban hành theo Thông tƣ 214/2012/TT-BTC có hiệu lực ngày 1/1/2014 thay thế cho chuẩn mực kiểm toán 400, HTKSNB bao gồm 05 thành phần: môi trƣờng kiểm soát, qui trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, các hoạt động kiểm soát [8]. Đứng dƣới góc độ của Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ Việt Nam, khái niệm về HTKSNB cũng nhƣ các thành phần của HTKSNB nhằm cung cấp một khuôn khổ giúp kiểm toán viên xem xét các khía cạnh khác nhau trong kiểm soát nội bộ của đơn vị kiểm toán toán ảnh hƣởng cuộc kiểm toán nhƣ thế nào, chứ không phải là một căn cứ để một tổ chức xây dựng và vận hành HTKSNB. Khái niệm HTKSNB cũng đƣợc đề cập đến trong Thông tƣ 44/2011/TT- NHNN, ngày 29/12/2011 qui định về HTKSNB và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài. Theo Thông tƣ 44, “HTKSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, qui trình, qui định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài đƣợc xây dựng phù hợp theo qui định tại Thông tƣ này và đƣợc tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện kịp thời rủi ro và đạt đƣợc yêu cầu đề ra”[33]. Đây là Thông tƣ áp dụng trong lĩnh vực ngân hàng nhƣng khái niệm về HTKSNB của Thông tƣ cũng xác định HTKSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, qui trình nội bộ và xác định mục tiêu của HTKSNB tại các tổ chức tín dụng là để phòng ngừa, nhận diện rủi ro. Tuy nhiên khái niệm chƣa làm rõ đƣợc cá nhân, bộ phận nào có trách nhiệm hoặc liên quan đến xây dựng và tổ chức HTKSNB. Một khái niệm khác về HTKSNB đƣợc sử dụng rộng rãi hơn cả là khái niệm HTKSNB của COSO (The Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission). COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. COSO thành lập năm 1985 với nhiệm vụ chính là cung cấp về ý tƣởng thông qua việc xây dựng các khuôn khổ toàn diện và hƣớng dẫn về quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ, phát hiện gian lận nhằm giảm thiểu
27. 18 gian lận, cải thiện hoạt động kinh doanh. Năm 1992, COSO phát hành báo cáo “Khung tích hợp kiểm soát nội bộ”, cung cấp định nghĩa kiểm soát nội bộ và thiết lập các tiêu chí kiểm soát nội bộ hiệu quả của một tổ chức. Ngày 14/05/2013, COSO phát hành “Khung tích hợp kiểm soát nội bộ”, giữ lại định nghĩa cốt lõi về kiểm soát nội bộ và năm thành phần của HTKSNB, đồng thời thiết lập một HTKSNB hiệu quả bao gồm 17 nguyên tắc. Những nguyên tắc cơ bản này cho phép các tổ chức thiết lập và duy trì một HTKSNB hiệu quả hơn nhằm đạt đƣợc thành công trong dài hạn. Báo cáo của COSO 1992 không phải là tài liệu đầu tiên về HTKSNB nhƣng là tài liệu nghiên cứu đầy đủ nhất về HTKSNB. Chính vì thế, lý luận về HTKSNB của COSO là nền tảng để xây dựng tiêu chí đánh giá HTKSNB trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính của Chuẩn mực Kiểm toán Hoa Kỳ, xây dựng các nguyên tắc thiết kế và đánh giá HTKSNB ngân hàng trong Báo cáo Basel của Ủy ban Basel. Theo quan điểm của COSO, “HTKSNB là tập hợp liên tục các qui trình đƣợc thực hiện bởi HĐQT, Ban giám đốc, nhân viên của một tổ chức, đƣợc xây dựng nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức: hiệu quả và hiệu lực hoạt động, độ tin cậy của các báo cáo, sự tuân thủ pháp luật và các qui định”[60]. Đây là khái niệm toàn diện nhất về HTKSNB nội bộ, xác định mục tiêu của HTKSNB không chỉ là các thông tin kế toán mà là hiệu quả, hiệu lực của tất cả các hoạt động của một tổ chức; Độ tin cậy của báo cáo (không chỉ là báo cáo tài chính); Mục tiêu tuân thủ. Trên cơ sở tìm hiểu những nghiên cứu về HTKSNB, tác giả đƣa ra khái niệm về HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ nhƣ sau: HTKSNB là hệ thống những qui trình, qui định nội bộ được thực hiện bởi mọi thành viên trong DNBH phi nhân thọ, nhằm ngăn ngừa rủi ro, đảm bảo mọi hoạt động của DNBH tuân thủ qui định, qui trình đó cũng như qui định của pháp luật và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Theo khái niệm trên, HTKSNB bao gồm những nội dung sau:
28. 19 Thứ nhất, HTKSNB là tập hợp các qui trình, qui định đƣợc thực hiện bởi không chỉ là HĐQT, Ban giám đốc mà là tất cả các nhân viên trong DNBH phi nhân thọ. Tất cả sẽ có nhiệm vụ phù hợp với vị trí của mình trong hoạt động kiểm soát nội bộ, HĐQT và Ban giám đốc có nhiệm vụ xây dựng, thực hiện và thay đổi HTKSNB. Kiểm soát nội bộ, bản thân nó không phải là mục đích, mà là một yếu tố để nhằm đạt đƣợc mục đích. Nó sẽ đạt hiệu quả tối đa khi đƣợc đƣa vào trong các qui trình kinh doanh và các hoạt động của DNBH phi nhân thọ. Thứ hai, mục tiêu của HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ bao gồm đảm bảo mục tiêu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo độ chính xác, tin cậy của của các báo cáo, đảm bảo mục tiêu tuân thủ Thứ ba, HTKSNB bị ảnh hƣởng bởi con ngƣời. Con ngƣời thiết lập các mục tiêu của tổ chức và kiểm soát tại chỗ. Họ nỗ lực đạt đƣợc các mục tiêu đặt ra thông qua kiểm soát bằng lời nói, hoạt động của chính họ. Thứ tƣ, HTKSNB không thể đảm bảo sự chắc chắn trong việc đạt đƣợc các mục tiêu mà chỉ là sự đảm bảo hợp lý. Khía cạnh này liên quan đến chi phí thực hiện HTKSNB và yếu tố con ngƣời liên quan đến các quyết định trong quá trình hoạt động kinh doanh của DNBH. Các thất bại có thể gây ra bởi sự bất cẩn của con ngƣời nhƣ sơ suất, sai lầm, do sự cấu kết giữa các cá nhân, sự lạm quyền của lãnh đạo cấp cao - Bằng quyền lực của mình gây sức ép và ảnh hƣởng tới các quyết định của kiểm soát nội bộ. Thứ năm, thực hiện và duy trì HTKSNB trong DNBH nhằm đạt đƣợc một số mục đích và mục tiêu nhất định nhƣng có thể thấy rằng HTKSNB đƣợc thiết kế để DNBH thực hiện đƣợc mục tiêu quản lý, đảm bảo rằng HĐQT, Ban giám đốc và các nhân viên đang làm việc để thành công ở mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc. 1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ Xây dựng và duy trì HTKSNB hiệu lực và hiệu quả là một yêu cầu khách quan đối với DNBH phi nhân thọ. Là một định chế trung gian tài chính, các DNBH phi nhân thọ ngày càng phát triển và khẳng định vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của một quốc gia. Tuy nhiên để đạt đƣợc các mục tiêu, mục đích
29. 20 trong hoạt động kinh doanh thì không phải lúc nào cũng thuận lợi đối với các DNBH phi nhân thọ. Các DNBH phi nhân thọ luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro, thách thức, cản trở các doanh nghiệp này đạt đƣợc những mục tiêu, mục đích xác định. Sự cần thiết của HTKSNB đối với DNBH phi nhân thọ xuất phát từ một số lý do sau đây: Thứ nhất, xuất phát từ đặc trƣng của bảo hiểm - là chu trình kinh doanh đảo ngƣợc, khắc phục hậu quả của rủi ro thông qua cơ chế chuyển giao rủi ro, vận dụng qui luật số lớn và một số kỹ thuật đặc thù khác mà trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ sẽ phát sinh những vấn đề liên quan: Xác định giá phí đối với một hợp đồng bảo hiểm, đầu tƣ tăng trƣởng quĩ bảo hiểm, trích lập DPNV nhằm đảm bảo các cam kết với khách hàng vừa đảm bảo quyền lợi, lợi ích của khách hàng, vừa đảm bảo lợi ích cho DNBH nhƣng không vi phạm qui định của pháp luật. Nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ, các sai phạm liên quan sẽ phát sinh, tác động bất lợi tới mục tiêu của doanh nghiệp, thậm chí là nghiêm trọng. HTKSNB sẽ giúp các nhà quản lý DNBH phi nhân thọ hạn chế tối đa những rủi ro này, đồng thời tạo ra một cơ sở để xác định những rủi ro cần quản lý. Thứ hai, giống nhƣ bất kỳ doanh nghiệp nào, trong DNBH phi nhân thọ luôn song song tồn tại lợi ích chung và lợi ích riêng, tồn tại mối liên hệ giữa HĐQT, Ban giám đốc và nhân viên. Khi đó sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợi riêng của doanh nghiệp và ngƣời lao động là tất yếu. Đồng thời ngƣời quản lý sẽ phải phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới của mình, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong doanh nghiệp và đạt hiệu quả làm việc cao nhất. Để kiểm soát các tình huống ngƣời lao động, vì quyền lợi riêng của mình, làm những việc ảnh hƣởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ là một công cụ hữu hiệu và HTKSNB sẽ đảm bảo việc phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dƣới đƣợc thực hiện chính xác, khoa học bằng những qui định cụ thể chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tƣởng cảm tính. Với HTKSNB, doanh nghiệp sẽ đạt đƣợc mục tiêu tuân thủ, một yếu tố quan trọng đánh giá sự thành công của DNBH phi nhân thọ.
30. 21 Thứ ba, hoạt động kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ ngày càng đa dạng và phức tạp. Là một ngành chịu tác động lớn bởi những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội nên vài năm trở lại đây, khủng hoảng tài chính, chính sách thắt lƣng buộc bụng của chính phủ các nƣớc, thu nhập ngƣời dân giảm sút là những thách thức mà các DNBH phi nhân thọ đang phải đối mặt. Chính những thách thức này khiến cho sự cạnh tranh trên thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ càng quyết liệt. Một HTKSNB hợp lý, vững chắc sẽ là cần thiết để duy trì hoạt động của DNBH phi nhân thọ hiệu quả, an toàn, ổn định và từ đó có tác động tích cực tới vấn đề bảo vệ lợi ích của khách hàng và sự phát triển bền vững của thị trƣờng bảo hiểm. 1.1.4. Vai trò của hệ thống kiểm soát nột bộ Đối với DNBH phi nhân thọ, thiết lập HTKSNB hiệu lực và hiệu quả đƣợc xem là một cơ hội để doanh nghiệp cải tiến hoạt động, trên hai góc độ: - Đối với chính DNBH phi nhân thọ: Một HTKSNB tốt có tác động tích cực tới việc nhận diện, giả định và ngăn ngừa những rủi ro của hoạt động kinh doanh bảo hiểm mà những hoạt động này rất quan trọng với một lĩnh vực kinh doanh đặc thù nhƣ bảo hiểm - tìm kiếm những cơ hội kinh doanh trong rủi ro. Rủi ro phát sinh trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ rất đa dạng, hậu quả của chúng không chỉ tạo nên những cản trở nghiêm trọng tới việc thực hiện các mục tiêu không chỉ của DNBH phi nhân thọ mà còn của cơ quan quản lý và giám sát bảo hiểm. Đó là rủi ro trong khai thác, rủi ro trích lập DPNV, rủi ro tín dụng, rủi ro về thị trƣờng, rủi ro đầu tƣ, rủi ro cân đối giữa Tài sản và Nợ phải trả, rủi ro vận hành. HTKSNB sẽ là một công cụ trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát đƣợc các rủi ro này. HTKSNB sẽ giúp DNBH phi nhân thọ giảm bớt tác động bất lợi của các biến cố không mong đợi, thậm chí có thể phòng tránh đƣợc. Hơn nữa doanh nghiệp sẽ quyết định đƣợc có thể chấp nhận rủi ro ở mức độ nhất định mà vẫn đạt đƣợc mục tiêu của hoạt động kinh doanh. Mặt khác, HTKSNB còn là một công cụ để các nhà quản trị, quản lý DNBH phi nhân thọ kiểm soát hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhằm đảm bảo các hoạt động đó tuân thủ qui định của pháp luật, đảm bảo tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả
31. 22 hoạt động của DNBH phi nhân thọ. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm hàm chứa các mối quan hệ bảo hiểm, bao gồm các mối quan hệ phức tạp giữa DNBH và bên mua bảo hiểm, giữa các tổ chức bảo hiểm với nhau, giữa tổ chức bảo hiểm với các tổ chức kinh tế, xã hội khác, giữa tổ chức bảo hiểm với Nhà nƣớc, không chỉ trong phạm vi từng quốc gia mà trên phạm vi toàn thế giới. Những mối quan hệ đó đƣợc điều chỉnh bằng pháp luật quốc gia và những nguồn luật mang tính quốc tế. Các DNBH phải hoạt động trong khung khổ pháp luật đó. Bất kỳ hoạt động kinh nào của DNBH không tuân thủ qui định của pháp luật cũng sẽ ảnh hƣởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hƣởng tới uy tín, sự tồn tại của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp sẽ phải làm tốt chức năng kiểm soát - kiểm soát tính tuân thủ pháp luật kinh doanh bảo hiểm. Thực tế là không phải không tồn tại HTKSNB thì không tồn tại hoạt động kiểm soát, nhƣng HTKSNB sẽ giúp nhà quản trị, nhà quản lý doanh nghiệp kiểm soát tốt nhất, hiệu quả nhất. Cùng với kiểm soát thông qua các qui định, qui trình nội bộ, thậm chí bằng mệnh lệnh, toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp nắm đƣợc quan điểm của nhà quản lý, nhận thức và hiểu đƣợc vị trí, vai trò, nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp. Khi đó những vi phạm trong kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tối đa. - Đối với bên đƣợc bảo hiểm, các cổ đông: Một HTKSNB phù hợp sẽ có tác động tích cực đối với các bên liên quan này. HTKSNB hoạt động tốt đồng nghĩa là hoạt động kinh doanh của các DNBH có hiệu quả. Trong điều kiện thuận lợi đó, quyền lợi của bên đƣợc bảo hiểm luôn đƣợc đảm bảo đồng thời họ sẽ đƣợc hƣởng những dịch vụ tốt nhất của DNBH. Và hệ quả tất yếu, duy trì một HTKSNB phù hợp, hiệu quả sẽ tăng niềm tin của các cổ đông và trị giá cổ phiếu của doanh nghiệp. Đây là những điều kiện thuận lợi để mở rộng thị trƣờng, tăng cƣờng năng lực tài chính cũng nhƣ vị thế của doanh nghiệp trên thị trƣờng. Đƣợc xác định là một công cụ quản lý hoạt động kinh doanh trong DNBH nhƣng cũng cần phải nhấn mạnh một lần nữa rằng, một HTKSNB tốt nhƣ thế nào đi chăng nữa thì nó cũng chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý, không phải chắc chắn rằng DNBH phi nhân thọ sẽ xử lý đƣợc tất cả những bất lợi phát sinh. Kiểm soát nội bộ
32. 23 đƣợc thực hiện bởi con ngƣời do đó sẽ bị tác động bởi những lỗi của chính con ngƣời. Mặt khác, các DNBH phi nhân thọ không chỉ phải đối mặt với một số rủi ro có thể kiểm soát đƣợc mà cả những rủi ro rất khó dự đoán trƣớc. Hơn nữa mối quan hệ về chi phí và lợi ích thu đƣợc cũng là một yếu tố có ảnh hƣởng sự đảm bảo chỉ ở mức độ hợp lý, tƣơng đối của HTKSNB. Tuy nhiên, hạn chế này không phải là một trở ngại cho doanh nghiệp khi xây dựng và vận hành HTKSNB. HTKSNB vẫn là một công cụ quan trọng giúp lãnh đạo DNBH phi nhân thọ quản trị, điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh; Đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đáng tin cậy; Kiểm soát và dự báo đƣợc các rủi ro; Kiểm soát đƣợc tình hình thực hiện các qui trình, qui định của doanh nghiệp, qui định pháp luật liên quan đến kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ. 1.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ HTKSNB là cần thiết đối với một DNBH nhƣng xây dựng và vận hành nó nhƣ thế nào còn phụ thuộc vào qui mô, nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng nhƣ yêu cầu của cơ quan quản lý bảo hiểm. Để kiểm soát nội bộ thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu, đứng trên quan điểm của COSO 2013, HTKSNB phải bao gồm các thành phần: Môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, theo hình khối sau đây Mô hình: hình khối COSO Nguồn: [59]
33. 24 Hoạt động của bảo hiểm dựa trên nguyên tắc tƣơng hỗ, số lớn bù số ít nên các DNBH đều thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh, đa dạng sản phẩm dịch vụ, đa dạng hóa kênh phân phối. Kinh doanh bảo hiểm gắn liền với các hoạt động khai thác, sử dụng kênh phân phối đại lý, TBH, giám định và bồi thƣờng. Bất kỳ hoạt động nào cũng tiềm ẩn rủi ro ảnh hƣởng tới các mục tiêu của các DNBH phi nhân thọ buộc DNBH phi nhân thọ phải thiết lập HTKSNB thông qua các qui định, qui trình kinh doanh áp dụng trên toàn hệ thống. Hệ thống các qui định, qui trình đó có đƣợc áp dụng trong thực tế hay không trƣớc hết phụ thuộc vào quan điểm, hành động của chính lãnh đạo doanh nghiệp, đó chính là môi trƣờng kiểm soát. Hệ thống kiểm soát trong DNBH phi nhân thọ chỉ thƣc sự hiệu quả khi các qui trình đó có thể kiểm soát đƣợc rủi ro. Điều này đồng nghĩa với việc HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ phải có thành phần đánh giá rủi ro. Để đảm bảo rằng các qui trình kinh doanh đƣợc áp dụng tại các bộ phận, các hoạt động, DNBH phi nhân thọ phải thực hiện các hoạt động kiểm soát, đặc biệt chú trọng tới kiểm soát các hoạt động đặc thù. Khi đó HTKSNB của DNBH phi nhân thọ cần phải có thành phần thứ 3 - hoạt động kiểm soát. Với cơ cấu tổ chức khá phức tạp, nhiều bộ phận, hoạt động ở các khu vực địa lý khác nhau, số lƣợng nhân viên, đại lý lớn thì thông tin rất cần thiết để nhà quản lý ra quyết định; Mọi các nhân, bộ phận phải tiếp nhận thông tin kịp thời để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Do đó hệ thống thông tin truyền thông không thể thiếu đối với DNBH phi nhân thọ. Trong quá trình vận hành HTKSNB, HTKSNB sẽ bộc lộ những điểm yếu hoặc không phù hợp cần phải đƣợc điều chỉnh. DNBH phi nhân thọ cần phải có các đánh giá độc lập chất lƣợng của HTKSNB để có những điều chỉnh kịp thời. Yêu cầu này gắn với thành phần thứ 5 của HTKSNB - Hoạt động giám sát. Chính vì vậy, HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ cũng phải đƣợc cấu thành bởi 5 thành phần theo quan điểm của COSO. Các thành phần này sẽ là căn cứ để luận án thực hiện đánh giá về HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ ở Việt Nam. 1.2.1. Môi trƣờng kiểm soát (Control Environment) Môi trƣờng kiểm soát đƣợc hiểu là hệ thống các tiêu chuẩn, những cách thức, cơ cấu tổ chức nhằm tạo nền tảng thực hiện kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp -
34. 25 hƣớng dẫn mọi thành viên trong doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm của họ liên quan đến kiểm soát nội bộ và đƣa ra những quyết định theo đuổi những mục tiêu của doanh nghiệp. Môi trƣờng kiểm soát nội bộ tạo nên nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro nhằm đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp, thực hiện kiểm soát các hoạt động, sử dụng hệ thống thông tin và truyền thông và hƣớng dẫn giám sát các hoạt động. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng của các nhân tố khác của HTKSNB. Nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài nhƣ lịch sử, thị trƣờng, cạnh tranh và những qui định của doanh nghiệp. Việc xây dựng và duy trì một môi trƣờng kiểm soát mạnh sẽ đặt doanh nghiệp vào một vị trí trở nên linh hoạt hơn khi đối mặt với những áp lực từ bên trong và bên ngoài. Xây dựng và duy trì một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả phụ thuộc trƣớc hết vào nhận thức của ngƣời quản lý, đặc biệt là ngƣời quản lý cấp cao bởi chính họ là ngƣời định hƣớng hoạt động kinh doanh cũng nhƣ xây dựng các nguyên tắc, thể chế để đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý xác định rằng mọi hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu hoạt động kiểm soát nội bộ thì khi đó các nhân viên của DNBH cũng sẽ nhận thức đúng về kiểm soát nội bộ và tuân thủ các nguyên tắc, thể chế đã đề ra. Ngƣợc lại, khi ngƣời quản lý coi nhẹ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thì điều tất yếu các nguyên tắc, thể chế đề ra sẽ không đƣợc tuân thủ. Nhƣ vậy, nhà quản lý chính là ngƣời có trách nhiệm xây dựng nền tảng cho doanh nghiệp nhƣng ở môi trƣờng đó tất cả các thành viên đều hiểu về trách nhiệm, giới hạn quyền lực, cam kết tuân thủ các chính sách và qui trình mà DNBH xây dựng cũng nhƣ các chuẩn mực về ứng xử, đạo đức của DNBH. Môi trƣờng kiểm soát bao gồm các yếu tố: - Đặc thù về quản lý: Nhƣ trên đã đề cập, môi trƣờng kiểm soát trƣớc hết bị chi phối bởi quan điểm của nhà quản lý. Do đó các quan điểm quản lý khác nhau sẽ dẫn tới những qui định, chính sách, qui trình kinh doanh, cách thức kiểm tra kiểm soát là khác nhau từ khi xây dựng cho đến khi áp dụng trong thực tiễn. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của DNBH đƣợc xác định bởi các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp đó, mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng
35. 26 đó. Các phòng ban chức năng này sẽ thực hiện các kế hoạch của DNBH. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc xây dựng, ban hành, triển khai, kiểm tra các quyết định, chính sách, qui trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cơ cấu tổ chức có tác động tích cực tới môi trƣờng kiểm soát. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các nhà quản lý cần xác định một cách rõ ràng các trách nhiệm và quyền hạn, xây dựng các qui định cũng nhƣ mối liên hệ giữa các phòng ban nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng mọi hoạt động đang hƣớng tới các mục tiêu của doanh nghiệp. Khi đó, sự giám sát liên tục và hiệu quả cần đƣợc thực hiện. - Các giá trị đạo đức và sự chính trực: Giá trị đạo đức và sự chính trực là những yếu tố quan trọng đối với một môi trƣờng kiểm soát tốt, bao gồm những tiêu chuẩn ứng xử do các nhà quản lý có trách nhiệm xây dựng và các nhân viên có trách nhiệm thực hiện khi họ quyết định làm một việc gì đó. Các thành viên trong một doanh nghiệp có sự chính trực trong nghề nghiệp khi họ tôn trọng các giá trị đạo đức. Để khuyến khích sự chính trực, các nhà quản lý cần chú ý: + Xây dựng và truyền bá nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp. + Tuân thủ với các giá trị đạo đức và nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp. + Thƣởng cho nhân viên tuân thủ các giá trị đạo đức của doanh nghiệp. + Xây dựng cách theo dõi các hành vi vi phạm và các hình thức kỷ luật phù hợp đối với tất cả các hành vi vi phạm đạo đức. - Triết lý và cách thức kinh doanh của nhà quản lý: Triết lý và cách thức kinh doanh là cách mà con ngƣời và các hoạt động của một doanh nghiệp đƣợc quản lý nhƣ thế nào. Liên quan đến thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp thì triết lý kinh doanh và cách thức kinh doanh phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đƣợc các mục tiêu đã đặt ra. Vì vậy các nhà quản lý phải thực hiện triết lý và cách thức kinh doanh sao cho chúng phản ánh đƣợc giá trị đạo đức của doanh nghiệp và có tác động tích cực tới tinh thần, thái độ của nhân viên trong doanh nghiệp. Triết lý và cách thức kinh doanh đƣợc thể hiện ở một số vấn đề nhƣ: Cách thức nhận biết và giải quyết của nhà quản lý đối với các loại rủi ro, chấp thuận giám sát của những
36. 27 ngƣời khác trong doanh nghiệp, quan điểm của nhà quản lý đối với các báo cáo tài chính, quan điểm của nhà quản lý đối với kỹ thuật thông tin và chức năng kế toán - Năng lực: Năng lực liên quan đến kỹ năng, sự hiểu biết và khả năng thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao. Năng lực là yếu tố quyết định để một nhân viên thực hiện các trách nhiệm của mình, đáp ứng đƣợc các mục tiêu hiện tại và tƣơng lai của doanh nghiệp. Trách nhiệm của nhà quản lý là đảm bảo sự cạnh tranh đó bằng các chính sách quản lý nguồn nhân lực phù hợp, thể hiện ở một số khía cạnh sau: + Xây dựng qui định về hiểu biết và kỹ năng cho mọi vị trí trong doanh nghiệp. + Kiểm tra chất lƣợng của các ứng viên tuyển dụng. + Chỉ ký hợp đồng và bổ nhiệm những ngƣời đáp ứng các tiêu chuẩn theo qui định. + Xây dựng các chƣơng trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ của các nhân viên. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần đảm bảo rằng các nhân viên của doanh nghiệp đƣợc trang bị các phƣơng tiện cần thiết cũng nhƣ những hƣớng dẫn về các chính sách, qui trình cho công việc của họ. - Tinh thần: Là thái độ của của con ngƣời về công việc của họ. Nó đƣợc thể hiện bởi sự tin tƣởng, sự kỷ luật, sự tự nguyện của nhân viên khi thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao. Nhà quản lý cần phải nhận biết đƣợc tầm quan trọng của tinh thần tốt trong môi trƣờng kiểm soát nội bộ hiệu quả và cần kiểm soát để đảm bảo mọi nhân viên đều đồng lòng cam kết giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. 1.2.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assesment) Bất kỳ DNBH nào cũng đối mặt với nhiều loại rủi ro. Rủi ro là khả năng một biến cố có thể xuất hiện và có tác động bất lợi đến các mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp. Rủi ro ảnh hƣởng đến khả năng thành công, năng lực cạnh tranh trong mọi hoạt động của DNBH phi nhân thọ. Hơn nữa, rủi ro còn ảnh hƣởng đến khả năng duy trì sức mạnh tài chính của loại doanh nghiệp này. Do đó, đánh giá rủi ro là một nhân tố quan trọng của HTKSNB. Đánh giá rủi ro là quá trình liên tục, lặp
37. 28 đi lặp lại nhằm nhận diện và đánh giá các rủi ro có ảnh hƣởng đến các mục tiêu xác định và ảnh hƣởng đến thực hiện các mục tiêu này. Đánh giá rủi ro hình thành cơ sở cho việc xác định cách quản lý rủi ro với mức độ rủi ro có thể chấp nhận. Đánh giá rủi ro cần chú ý một số nguyên tắc sau đây: - Xác định các mục tiêu trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Có thể phân thành 3 nhóm mục tiêu: + Mục tiêu hoạt động: Phản ánh những lựa chọn của nhà quản lý liên quan đến lĩnh vực kinh doanh đặc thù và môi trƣờng kinh tế mà doanh nghiệp đang hoạt động. Đối với DNBH phi nhân thọ, đó có thể là đa dạng hóa sản phẩm với mức phí cạnh tranh, mở rộng kênh phân phối sản phẩm để tiếp cận thị trƣờng một cách tốt nhất, tăng cƣờng các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng Các mục tiêu hoạt động còn bao gồm các mục tiêu liên quan đến kế hoạch tài chính nhƣ tăng trƣởng doanh thu, khả năng sinh lời, tính thanh khoản + Mục tiêu báo cáo: Xác định mục tiêu báo cáo phụ thuộc loại báo cáo: báo cáo tài chính với mục đích cung cấp thông tin (tài chính hay phi tài chính) cho các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo nội bộ với mục đích cung cấp thông tin (tài chính hay phi tài chính) trong nội bộ doanh nghiệp - các quyết định của nhà quản lý đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp. Với loại báo cáo thứ nhất, mục tiêu chịu tác động bởi luật, các qui định của nhà nƣớc, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán. Các mục tiêu đối với loại báo cáo này bao gồm: Dễ hiểu, rõ ràng, đáng tin cậy, có thể so sánh. Với loại báo cáo thứ hai, mục tiêu chịu tác động bởi các yếu tố nội bộ nhƣ mục tiêu hoạt động kinh doanh, định hƣớng chiến lƣợc, cách thức quản lý Cung cấp thông tin tài chính tài chính, phi tài chính đáng tin cậy là mục tiêu cơ bản của báo cáo nội bộ + Mục tiêu tuân thủ: DNBH phi nhân thọ thực hiện các hoạt động kinh doanh phải phù hợp với các qui định pháp lý liên quan. Nhƣ vậy, với mục tiêu tuân thủ, doanh nghiệp cần hiểu các nguồn luật, các qui định áp dụng cho doanh nghiệp. Đó có thể là những qui định pháp lý đặc thù và cũng có thể là những qui định áp dụng cho mọi doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau liên quan đến thị trƣờng, giá, thuế,
38. 29 phúc lợi cho nhân viên Khi đó các mục tiêu liên quan có thể là: Không thực hiện các hoạt động vi phạm pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế, đảm bảo quyền lợi cho bên đƣợc bảo hiểm theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm - Nhận diện và phân tích rủi ro: Trên cơ sở xác định các mục tiêu, DNBH sẽ nhận diện các rủi ro có thể tác động đến các mục tiêu đó và phân tích chúng - có thể coi là cơ sở cho việc xác định các rủi ro cần đƣợc quản lý nhƣ thế nào để tăng khả năng đạt đƣợc các mục tiêu của DNBH. Trƣớc hết, cần xác định rõ các loại rủi ro có thể tác động tới DNBH phi nhân thọ. Các rủi ro này bao gồm cả những rủi ro bên ngoài và những rủi ro nội tại. Một DNBH phi nhân thọ cần cố gắng nhận diện tất cả các loại rủi ro và đặc biệt chú trọng tới các rủi ro cơ bản - là những rủi ro không những có thể gây ảnh hƣởng nghiêm trọng tới việc đạt đƣợc các mục tiêu của DNBH phi nhân thọ mà còn tác động tới cơ quan quản lý, giám sát hoạt động kinh doanh bảo hiểm, bên mua bảo hiểm. Đối với DNBH phi nhân thọ, liên quan đến phạm vi nghiên cứu của luận án, những rủi ro cơ bản bao gồm: + Rủi ro từ việc nhận bảo hiểm: Gồm rủi ro chấp nhận bảo hiểm thuần túy và rủi ro trong quản lý việc xem xét chấp nhận bảo hiểm. + Rủi ro chấp nhận bảo hiểm thuần túy: Là loại rủi ro cơ bản và sẽ phát sinh khi chi phí giải quyết khiếu nại bồi thƣờng lớn hơn mức dự tính đã sử dụng để tính phí bảo hiểm của HĐBH. Hậu quả đối với DNBH phi nhân thọ là phí bảo hiểm thu không đủ cho việc thực hiện cam kết bồi thƣờng. Loại rủi ro này phát sinh do đánh giá thấp rủi ro, do sự gia tăng ngẫu nhiên của tần suất và mức độ nghiêm trọng của khiếu nại dao động lớn hoặc phát sinh sự tích tụ tổn thất, hoặc do sự thay đổi không lƣờng trƣớc đƣợc trong các yếu tố rủi ro khiến gia tăng tần suất hoặc mức độ nghiêm trọng của tổn thất. + Rủi ro trong quản lý xét nhận bảo hiểm: Khả năng phát sinh rủi ro phụ thuộc vào qui trình, phƣơng pháp, cách thức, thủ tục xét nhận bảo hiểm của DNBH phi nhân thọ. Các quyết định chấp nhận bảo hiểm tồi có thể dẫn tới hậu quả nghiêm trọng nhƣ
39. 30 mức phí bảo hiểm không tƣơng thích với mức độ rủi ro thực tế, chi phí bồi thƣờng cao hơn, năng lực tài chính không tƣơng thích với giới hạn trách nhiệm + Rủi ro tín dụng: Là loại rủi ro liên quan đến việc không thu hồi đƣợc các khoản phải thu nhƣ phí bảo hiểm (từ khách hàng, từ trung gian bảo hiểm), các khoản phải thu từ TBH. + Rủi ro từ TBH: Rủi ro phát sinh khi DNBH phi nhân thọ lựa chọn đối tác trong quan hệ TBH không đảm bảo yêu cầu cần thiết, làm phát sinh rủi ro tín dụng. Hơn nữa, phạm vi, qui mô và chất lƣợng các chƣơng trình TBH đã thu xếp cũng có thể tạo nên mức độ bảo vệ không thích hợp cho DNBH phi nhân thọ. Thiếu hụt sự bảo vệ từ hợp đồng TBH sẽ dẫn tới khó khăn tài chính cho DNBH phi nhân thọ khi gặp tổn thất nghiêm trọng. + Rủi ro về lập dự phòng: Rủi ro này liên quan đến tình trạng các DPNV lập không đủ cho việc thực hiện các trách nhiệm của DNBH phi nhân thọ. Nếu DPNV thấp sẽ dẫn tới sự thiếu hụt trong khả năng chi trả cho các cam kết bồi thƣờng trong năm tài chính tƣơng lai, đồng thời khiến cho thông tin trên báo cáo tài chính của DNBH phi nhân thọ không chính xác (tốt hơn so với thực tế), dẫn tới các quyết định chấp nhận bảo hiểm, quyết định quản lý không thích hợp. + Rủi ro hoạt động: Các loại rủi ro hoạt động chủ yếu bao gồm rủi ro liên quan đến báo cáo tài chính, kiểm soát tài chính, pháp chế và tuân thủ, con ngƣời, qui trình và qui chế, hệ thống và thông tin. Ví dụ: nhân viên của DNBH phi nhân thọ không tuân thủ qui định pháp luật trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhƣ vi phạm về sử dụng điều khoản, qui tắc bảo hiểm, biểu phí, hoa hồng sẽ phát sinh rủi ro tuân thủ. Sự thiếu hụt nhân sự nhƣ số nhân viên nghỉ việc tăng, tăng số vị trí chƣa tuyển dụng đƣợc sẽ phát sinh rủi ro liên quan đến con ngƣời Khi đã nhận diện rủi ro, DNBH phi nhân thọ thực hiện phân tích rủi ro. Quá trình phân tích rủi ro sẽ giúp DNBH có thể hiểu nguồn gốc của rủi ro, doanh nghiệp có thể hay có cần phải kiểm soát các rủi ro đó không, những rủi ro đó gây hậu quả hay tạo nên những yếu tố có lợi cho doanh nghiệp nhƣ thế nào. HTKSNB cần một hệ thống quản lý rủi ro giúp xác định các rủi ro chính cần đƣợc kiểm soát. Khi
40. 31 DNBH phi nhân thọ xây dựng và phát triển một qui trình quản lý rủi ro tƣơng xứng thì hệ thống này sẽ hỗ trợ hiệu quả việc nhận diện đƣợc rủi ro và thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp. - Xem xét các rủi ro gian lận trong quá trình đánh giá rủi ro: Rủi ro gian lận liên quan đến hành động của một cá nhân không tuân thủ với các tiêu chuẩn đạo đức. Theo kết quả khảo sát gian lận của PwC, dịch vụ tài chính và bảo hiểm là hai trong số những lĩnh vực xảy ra nhiều vụ gian lận nhất với 49% và 35% [52, tr.6 ]. Hậu quả của gian lận rất nghiêm trọng đối với chính DNBH phi nhân thọ: Thất thoát tài sản, văn hóa đạo đức của nhân viên bị suy giảm, thƣơng hiệu, danh tiếng của doanh nghiệp bị ảnh hƣởng Vì vậy DNBH phi nhân thọ cần phải nhận diện, đánh giá rủi ro gian lận để kiểm soát chúng hiệu quả nhất. - Nhận diện và phân tích những thay đổi mà có ảnh hưởng trọng yếu đến HTKSNB: Những thay đổi của môi trƣờng bên ngoài, của cách thức kinh doanh và thay đổi bộ máy quản lý là những nhân tố ảnh hƣởng đến hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình đánh giá rủi ro là một quá trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét lại định kỳ để có thể kiểm soát đƣợc những rủi ro mới và những rủi ro đã tồn tại nhƣng có sự thay đổi. Để hoạt động đánh giá rủi có hiệu quả thì việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là rất cần thiết. Nói cách khác cần khuyến khích mọi nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm đối với nhận diện và phân tích rủi ro. 1.2.3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities) Hoạt động kiểm soát là những hoạt động đƣợc hình thành thông qua những qui định, qui trình, thủ tục nhằm đảm bảo chỉ thị của nhà quản lý doanh nghiệp đƣợc thực hiện. Các hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo việc đƣa ra các hành động cần thiết để xác định rủi ro có thể gây ảnh hƣởng đến các mục tiêu của doanh nghiệp. Chúng có thể là các kiểm soát thủ công hoặc tự động, nhằm mục đích phát hiện hoặc phòng chống rủi ro nhƣng đều thực hiện trong doanh nghiệp ở tất cả các cấp độ và bộ phận chức năng.
41. 32 Đối với DNBH phi nhân thọ, hoạt động kiểm soát thực hiện ở mọi bộ phận của doanh nghiệp, ở các giai đoạn khác nhau của qui trình kinh doanh. Hoạt động kiểm soát cần chú ý một số nguyên tắc sau đây: - Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát đƣợc lựa chọn và phát triển phải đảm bảo giảm thiểu rủi ro tác động đến hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Vì thế hoạt động kiểm soát cần tích hợp với đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát sẽ giúp đảm bảo rằng rủi ro đã đƣợc xác định và giảm thiểu rủi ro đƣợc thực hiện. Doanh nghiệp cần xác định qui trình kinh doanh nào cần hoạt động kiểm soát, xác định các nhân tố ảnh hƣởng cơ bản nhƣ môi trƣờng, sự phức tạp, bản chất, phạm vi của các hoạt động của doanh nghiệp để lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát thích hợp. DNBH phi nhân thọ có thể lựa chọn hoạt động kiểm soát kết hợp cả kiểm soát thủ công và kiểm soát tự động thông qua hệ thống công nghệ, kiểm soát với mục đích ngăn chặn, kiểm soát với mục đích phát hiện và kiểm soát định hƣớng. Kiểm soát ngăn chặn là loại kiểm soát đƣợc đƣợc thực hiện nhằm ngăn ngừa các sự kiện không mong muốn có thể xảy ra, ví dụ: Đánh giá rủi ro trƣớc khi chấp nhận bảo hiểm, thi tuyển đầu vào, khám sức khỏe cho nhân viên Kiểm soát phát hiện là loại kiểm soát đƣợc thực hiện nhằm phát hiện các sự kiện không mong muốn xảy ra, ví dụ: Giám đốc rà soát việc phê duyệt bồi thƣờng Kiểm soát định hƣớng nhằm mục đích nhằm tạo ra các sự kiện mong muốn, ví dụ: Phần mềm máy tính từ chối việc nhập số liệu giá bán/ giá sửa chữa bằng file hình ảnh mà phải nhập trực tiếp. DNBH phi nhân thọ cần phải xác định những hoạt động nào của doanh nghiệp cần có hoạt động kiểm soát. Với đặc thù và phạm vi hoạt động kinh doanh, các DNBH phi nhân thọ cần thực hiện hoạt động kiểm soát đối với một số hoạt động (qui trình) sau: + Quá trình khai thác, chấp nhận bảo hiểm: Hoạt động kiểm soát phải đảm bảo hoạt động khai thác phù hợp với mục tiêu chiến lƣợc và các chính sách chấp nhận rủi ro trong nội bộ doanh nghiệp. Đồng thời, hoạt động kiểm soát đảm bảo các sản
42. 33 phẩm bảo hiểm đƣợc xây dựng trên cơ sở các phân tích về kỹ thuật nguồn dữ liệu về rủi ro nhằm đảm bảo mức phí chính xác. + Quản lý kênh phân phối: Hoạt động kiểm soát đảm bảo các qui định rõ ràng đối với tất cả các kênh phân phối về trách nhiệm đối với việc giám sát của tất cả những ngƣời liên quan đến các kênh phân phối trong và ngoài doanh nghiệp. + Quản lý hoạt động giải quyết khiếu nại: Thời gian và chất lƣợng công tác giám định cần phải chú trọng để đảm bảo quyền lợi cả DNBH và khách hàng cũng nhƣ ngăn ngừa trục lợi. Số tiền bồi thƣờng, số lần nhận tiền bồi thƣờng của khách hành cần theo dõi liên tục và đƣợc thực hiện cho mỗi khiếu nại bồi thƣờng và từng nghiệp vụ bảo hiểm mà doanh nghiệp đang triển khai. + Quá trình quản lý trích lập DPNV bảo hiểm: Những qui định nhằm hƣớng dẫn trích lập các DPNV đối với DNBH phi nhân thọ là rất cần thiết nhằm đảm bảo các loại dự phòng đƣợc trích lập đầy đủ. + Quá trình quản lý chính sách đầu tƣ: Những qui định về tỷ trọng lĩnh vực đầu tƣ cũng nhƣ trách nhiệm của những ngƣời có liên quan cần đƣợc xây dựng cụ thể để đảm bảo sự an toàn, hiệu quả của hoạt động đầu tƣ và cuối cùng, nhằm đảm bảo DNBH phi nhân thọ thực hiện các cam kết đối với các hợp đồng bảo hiểm. + Khả năng thanh toán: Phân tích những ẩn ý của qui định về khả năng thanh toán nhằm đảm bảo DNBH phi nhân thọ có nguồn lực kinh tế đầy đủ nhằm giảm bớt những thiệt hại có thể phát sinh từ kỹ thuật tính toán và những rủi ro khác. + Quá trình quản lý TBH: Kiểm soát chƣơng trình TBH của doanh nghiệp cũng nhƣ những công cụ chuyển giao rủi ro khác là rất cần thiết, đặc biệt là trong lĩnh vực phi nhân thọ. Trong DNBH phi nhân thọ, một chƣơng trình TBH tốt phải đƣợc xem là một cơ chế cần thiết nhằm giảm rủi ro trong kinh doanh bảo hiểm. Để TBH thực hiện vai trò này, DNBH phải có một chƣơng trình TBH thích hợp, đồng thời phải chú ý tới chất lƣợng và khả năng thanh toán của doanh nghiệp TBH. - Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung dựa trên nền tảng công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin là công cụ hữu hiệu trợ giúp DNBH có đƣợc những đƣợc những dữ liệu và báo cáo phức tạp nhất phục vụ hoạt động phân tích và ra các
43. 34 quyết định chính xác, kịp thời của ngƣời quản lý cũng nhƣ ban lãnh đạo. Ứng dựng công nghệ thông tin đồng bộ trong các qui trình kinh doanh nhƣ khai thác, giám định, bồi thƣờng hoặc trong hoạt động quản lý đại lý giúp DNBH phi nhân thọ nhận diện kịp thời gian lận từng hoạt động để có những ngăn chặn kịp thời, tránh thất thoát tài sản, ảnh hƣởng uy tín của doanh nghiệp. - Triển khai hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách, qui trình: Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải triển khai các chính sách và qui trình để đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Hoạt động kiểm soát liên quan đến những chính sách và qui trình này để giảm thiểu những rủi ro tác động tới thực hiện mục tiêu ở mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc. 1.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information & Communication) Thông tin rất cần thiết đối với DNBH nói chung và DNBH phi nhân thọ nói riêng. DNBH phi nhân thọ cần có những thông tin từ các bộ phận của doanh nghiệp nhằm xác định, hoàn thành và xem xét lại các mục tiêu, thông qua quá trình ra quyết định của lãnh đạo cấp cao. Truyền thông là một quá trình cung cấp, chia sẻ và đạt đƣợc thông tin, đƣợc thực hiện liên tục, lặp đi lặp lại. Trong nội bộ doanh nghiệp, truyền thông là những cách thức để thông tin đƣợc truyền bá trong toàn doanh nghiệp. Truyền thông giúp cho các cá nhân nhận đƣợc những thông tin rõ ràng từ các nhà quản lý cấp cao, hiểu đƣợc trách nhiệm của từng cá nhân đối với kiểm soát nội bộ cũng nhƣ tầm quan trọng của họ đối với việc hoàn thành các mục tiêu. Với mô hình hoạt động phân tán, mở rộng địa bàn hoạt động nhiều khu vực địa lý, thậm chí ở nƣớc ngoài, hệ thống thông tin truyền thông càng có ý nghĩa quan trọng đối với DNBH phi nhân thọ trong việc thu nhận, truyền đạt thông tin trong nội bộ. Một số nguyên tắc liên quan đến yếu tố thông tin và truyền thông: - Thu thập, xây dựng và sử dụng các thông tin hữu ích, quan trọng nhằm hỗ trợ cho các thành phần khác của HTKSNB: Thông tin về mục tiêu của doanh nghiệp bắt nguồn từ hoạt động HĐQT và các nhà quản lý cấp cao, đƣợc tổng hợp theo cách mà ngƣời quản lý cấp dƣới và nhân viên trong doanh nghiệp có thể hiểu đƣợc những mục tiêu và vai trò của họ đối với việc hoàn thành các mục tiêu này.
44. 35 Mỗi một nhân viên cần phải hiểu vai trò của mình trong HTKSNB và hiểu đƣợc những hoạt động của cá nhân họ liên quan đến công việc của những ngƣời khác nhƣ thế nào. Do vậy thông tin cần đƣợc tổ chức và đáp ứng đƣợc các tiêu chí: chính xác, kịp thời, tin cậy và dễ hiểu. Đồng thời liên tục cập nhật, xử lý các thông tin phục vụ cho mục đích kiếm soát và ra quyết định của ngƣời quản lý. - Thực hiện truyền thông nội bộ: Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống truyền thông đủ khả năng phổ biến, truyền đạt các thông tin liên quan đến chính sách, qui định, qui chế một cách thông suốt tới tất cả các cấp quản lý, đảm bảo khả năng phản hồi thông tin từ cấp dƣới lên, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tin cậy. - Thực hiện truyền thông ra bên ngoài doanh nghiệp: Không chỉ chú ý tới thông tin và truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp, DNBH phi nhân thọ cần chú trọng tới thông tin cung cấp cho các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp nhƣ cơ quan quản lý giám sát bảo hiểm, khách hàng. Các thông tin này cũng phải tin cậy, kịp thời; Việc truyền thông cũng phải rõ ràng, hiệu quả. Cách thức công bố thông tin phù hợp sẽ có tác động tích cực đến thị trƣờng bảo hiểm và sự minh bạch của thị trƣờng. 1.2.5. Hoạt động giám sát (Monitoring Activities) Một yếu tố rất cần thiết của một HTKSNB đồng bộ là hoạt động giám sát. Hệ thống giám sát xác định các chính sách, các qui trình do nhà quản lý xây dựng và yêu cầu có đang đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả bởi các nhân viên trong doanh nghiệp hay không. Hệ thống giám sát còn nhằm mục đích đảm bảo những khiếm khuyết, sai sót của HTKSNB đƣợc phát hiện kịp thời và điều chỉnh. Một số nguyên tắc cần chú ý: - Lựa chọn, phát triển và thực hiện những cách đánh giá để xác minh việc triển khai các thành phần của HTKSNB Hoạt động giám sát có thể đƣợc thực hiện theo 2 cách: + Thông qua những đánh giá liên tục: Đánh giá liên tục đƣợc hiểu là những hoạt động hàng ngày đƣợc gắn với các qui trình kinh doanh và đƣợc triển khai trên cơ sở thời gian thực tế. Giám sát liên tục thƣờng đƣợc thực hiện bởi các nhà quản lý chức năng những ngƣời có năng lực và đủ kinh ngiệm để hiểu vấn đề gì cần đánh
45. 36 giá và đƣa những cân nhắc chín chắn liên quan đến những thông tin mà họ nhận đƣợc. Bằng cách tập trung vào các mối quan hệ, sự không nhất quán và những vấn đề liên quan khác, họ tìm ra vấn đề và theo dõi cùng với các cá nhân khác khi cần thiết để xác định hoàn thiện và những hành động cần thực hiện. + Thông qua những đánh giá riêng biệt: Những đánh giá riêng biệt của ngƣời quản lý, kiểm toán nội bộ và hoặc các đối tƣợng bên ngoài rất cần thiết khi doanh nghiệp cần có cái nhìn đúng hơn về hoạt động của từng thành phần của HTKSNB . Những đánh giá riêng biệt bao gồm việc quan sát, thăm dò, xem xét lại và những cách thức kiểm tra phù hợp khác. Phạm vi cũng nhƣ mức độ thƣờng xuyên của đánh giá riêng biệt phụ thuộc vào mức độ quan trọng của rủi ro, xử lý rủi ro, kết quả của những đánh giá liên tục Những rủi ro quan trọng hơn thì cần đánh giá thƣờng xuyên hơn, sâu hơn so với những rủi ro khác. Trong một số trƣờng hợp, DNBH phi nhân thọ phải kết hợp cả hai phƣơng pháp. Ví dụ, với những rủi ro quan trọng hơn, doanh nghiệp sử dụng cả đánh giá thƣờng xuyên và đánh giá riêng biệt. Đánh giá riêng biệt sẽ đƣa ra những kết luận liên quan đến kết quả của đánh giá thƣờng xuyên và tần suất đánh giá riêng biệt có thể tăng lên nếu cần thiết. Đánh giá riêng biệt toàn bộ HTKSNB hoặc một vài thành phần của HTKSNB do một số nguyên nhân: chiến lƣợc kinh doanh thay đổi, sự thay đổi các điều kiện về chính trị, về kinh tế có ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Phạm vi đánh giá đƣợc xác định bởi loại mục tiêu cần xem xét: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo hay mục tiêu tuân thủ. Những đánh giá riêng biệt thƣờng đƣợc thực hiện thông qua bộ phận kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tƣ vấn nội bộ trong doanh nghiệp có tính chất độc lập và khách quan nhằm đem lại giá trị và cải tiến công tác quản lý ở doanh nghiệp thông qua việc tăng cƣờng kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro. Trong khi kiểm toán độc lập chỉ giới hạn ở kiểm tra báo cáo tài chính thì hoạt động kiểm toán nội bộ không bị giới hạn ở bất kỳ phạm vi nào của doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ không chỉ đánh giá những yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá rủi ro nguồn gốc từ bên trong, bên ngoài ngoài doanh nghiệp.
46. 37 - Đánh giá và thông báo kịp thời những khiếm khuyết của HTKSNB tới những bộ phận có trách nhiệm thực hiện những công việc để hoàn thiện: Những bộ phận cần đƣợc thông tin và có trách nhiệm hoàn thiện HTKSNB bao gồm HĐQT, Ban Tổng giám đốc/Ban giám đốc. Khi thực hiện các hoạt động giám sát, doanh nghiệp có thể xác định đƣợc những vấn đề cần chú ý - liên quan đến khiếm khuyết của HTKSNB. Chúng tiềm ẩn những tác động bất lợi tới việc đạt đƣợc các mục tiêu xác định của doanh nghiệp. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể nhận diện những cơ hội tăng sự hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Mặc dù nhận diện và đánh giá những cơ hội tiềm tàng không phải là chức năng của kiểm soát nội bộ nhƣng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn nắm bắt bất kỳ cơ hội nào đƣợc nhận diện và gắn với chiến lƣợc hoặc các giai đoạn thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Trên cơ sở khung kiểm soát nội bộ của COSO 2013, các thành phần của HTKSNB trong DNBH phi nhân thọ cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản đƣợc tổng hợp qua bảng sau: Bảng 1.1: Các nguyên tắc cơ bản của COSO 2013 Các thành phần Các nguyên tắc cơ bản 1. Cam kết đảm bảo tính chính trực. 2. Cam kết của HĐQT về sự độc lập với hoạt động điều hành. Môi trường kiểm soát 3. Thiết lập cơ cấu tổ chức, hệ thống báo cáo, quyền lực và trách nhiệm phù hợp. 4. Thực thi cam kết về năng lực của các thành viên 5. Có các cá nhân chịu trách nhiệm về kiểm soát nội bộ. 6. Xác định các mục tiêu rõ ràng và phù hợp. 7. Xác định và phân tích rủi ro Đánh giá rủi ro 8. Đánh giá nguy cơ gian lận đối với thực hiện mục tiêu. 9. Nhận diện, đánh giá những thay đổi có ảnh hƣởng nghiêm trọng đối với HTKSNB. 10. Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát. 11. Lựa chọn, phát triển hoạt động kiểm soát đối với Hoạt động kiểm soát công nghệ 12. Thiết lập hoạt động kiểm soát thông qua các qui định và qui trình thực hiện.
47. 38 Thông tin và 13. Thiết lập và sử dụng thông tin phù hợp 14. Thực hiện truyền thông nội bộ. Truyền thông 15. Truyền thông bên ngoài doanh nghiệp. 16. Lựa chọn, phát triển và thực hiện đánh giá liên tục và/hoặc đánh giá riêng biệt. Hoạt động giám sát 17. Đánh giá và truyền thông những khiếm khuyết của HTKSNB kịp thời tới các bộ phận có trách nhiệm hoàn thiện, lãnh đạo cấp cao và HĐQT Nguồn: [60] 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CHỦ YẾU CỦA DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ Hoạt động kiểm soát nội bộ liên quan đến tất cả các hoạt động của DNBH phi nhân thọ: Quản lý tài chính, hạch toán kế toán, nhân sự, hành chính quản trị, đầu tƣ, quản lý đại lý, khai thác bảo hiểm, giám định bồi thƣờng, TBH nhằm đảm bảo tuân thủ các qui định của pháp luật cũng nhƣ các qui định nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài nghiên cứu, tác giả chỉ xem xét nội dung kiểm soát một số hoạt động: Khai thác bảo hiểm (bao hàm cả quản lý đại lý), TBH, giám định bồi thƣờng, trích lập DPNV. Đây là những hoạt động có tính quyết định đến chất lƣợng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và có nguy cơ rủi ro cao. 1.3.1. Giới thiệu về các hoạt động cần kiểm soát 1.3.1.1. Hoạt động khai thác Một trong những cơ sở kỹ thuật then chốt của hoạt động bảo hiểm kinh doanh là luật số lớn, do đó hoạt động khai thác có vị trí quan trọng, quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái tác động bất lợi tới nhu cầu bảo hiểm, cùng với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng bảo hiểm khiến các doanh nghiệp càng chú trọng đẩy mạnh khai thác các sản phẩm bảo hiểm để giữ và mở rộng thị phần. Khai thác bảo hiểm bao gồm các hoạt động của DNBH phi nhân thọ nhằm tìm kiếm khách hàng, thuyết phục khách hàng tham gia bảo hiểm, ký kết hợp đồng bảo hiểm. Các hoạt động này có thể đƣợc DNBH trực tiếp thực hiện hoặc có sự trợ giúp của các trung gian bảo hiểm, bao gồm đại lý bảo hiểm và môi giới bảo hiểm. Là
48. 39 khâu đầu tiên trong qui trình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm nên hoạt động khai thác có ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng và kết quả kinh doanh bảo hiểm. Liên quan đến chấtt lƣợng kinh doanh bảo hiểm vì nếu hoạt động khai thác tuân thủ đúng qui trình sẽ giúp DNBH phi nhân thọ ngăn chặn gian lận từ phía khách hàng, đánh giá rủi ro chính xác và trên cơ sở đó định phí chính xác cho từng hợp đồng bảo hiểm đƣợc ký kết. Liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh vì khai thác quyết định tới doanh thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Khai thác càng nhiều hợp đồng đồng nghĩa với tăng doanh thu kinh doanh bảo hiểm gốc. Chính vì vậy tăng trƣởng doanh thu luôn là một trong những mục tiêu hàng đầu của các DNBH phi nhân thọ. Tuy nhiên để đạt mục tiêu này, DNBH phi nhân thọ có thể phải đối mặt với một số rủi ro. Đó là rủi ro khi chấp nhận cấp đơn bảo hiểm với mức độ rủi ro quá cao, hay xác định mức phí thấp hơn so với mức độ rủi ro của khách hàng. Sự không thận trọng của nhân viên trong việc đánh giá rủi ro sẽ là điều kiện thuận lợi để trục lợi bảo hiểm của khách hàng gia tăng. Khả năng xảy ra nguy cơ này rất lớn, xuất phát từ đặc thù sự lựa chọn đối nghịch trong bảo hiểm - những ngƣời có nguy cơ rủi ro cao thƣờng có nhu cầu tham gia bảo hiểm. Mặt khác, khi một nhân viên bảo hiểm hay một bộ phận trong DNBH phi nhân thọ, vì lợi ích cá nhân, sẽ chấp nhận những yêu cầu bảo hiểm “dƣới chuẩn”. Ngay cả các trung gian bảo bảo hiểm, cũng vì lợi ích cá nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho các hành vi trục lợi của khách hàng. Những kẽ hở này không chỉ ảnh hƣởng đến chất lƣợng khai thác mà còn ảnh hƣởng tới qui trình giải quyết bồi thƣờng của bảo hiểm. DNBH phi nhân thọ sẽ phải đối mặt với sự gia tăng các khiếu nại bồi thƣờng của khách hàng. 1.3.1.2. Kênh phân phối Nhằm khai thác tối đa nhu cầu của thị trƣờng, sử dụng kết hợp nhiều kênh phân phối là giải pháp quan trọng. Các kênh phân phối trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ bao gồm: - Kênh phân phối trực tiếp: Trực tiếp có nghĩa là DNBH tự bán bảo hiểm bằng chính lực lƣợng cán bộ nhân viên của mình. Xu hƣớng hiện nay, trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển, các DNBH phi nhân thọ đầu tƣ và mở rộng bán bảo
49. 40 hiểm qua điện thoại di động, internet với một số sản phẩm bảo hiểm giành cho các cá nhân, hộ gia đình. - Kênh phân phối gián tiếp: Khai thác triệt để nhu cầu của thị trƣờng bảo hiểm thông qua hoạt động của các trung gian bảo hiểm là một đặc thù trong kinh doanh bảo hiểm. Với mục đích tăng khách hàng, mở rộng thị phần, tự các DNBH không thể cáng đáng đƣợc mà phải nhờ sự trợ giúp của cá nhân, tổ chức khác. Trong phạm vi của luận án, tác giả tập trung vào loại kênh phân phối không thể thiếu trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam là trung gian bảo hiểm. Trung gian bảo hiểm bao gồm đại lý bảo hiểm và môi giới bảo hiểm. Đại lý bảo hiểm thƣờng là cá nhân nhƣng cũng có thể là tổ chức - một tổ chức độc lập nhƣ một ngân hàng, tổ chức ngành nghề thực hiện các giao dịch về bảo hiểm nhƣ là một bổ sung cho khách hàng của họ hoặc một đơn vị hoạt động đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp. Trong mối quan hệ giữa DNBH phi nhân thọ, đại lý bảo hiểm và bên mua bảo hiểm, đại lý bảo hiểm là đại diện ủy quyền của DNBH . Sự ủy quyền của DNBH đƣợc xác định cụ thể về phạm vi công việc, quyền hạn, thời hạn trong hợp đồng đại lý. Nội dung hoạt động của đại lý bảo hiểm bao gồm giới thiệu chào bán bảo hiểm; thu xếp việc giao kết hợp đồng bảo hiểm, thu phí bảo hiểm, thu xếp giải quyết bồi thƣờng khi xảy ra sự kiện bảo hiểm. Các đại lý bảo hiểm cũng có thể thực hiện những dịch vụ mà thƣờng đƣợc thực hiện bởi nhân viên của DNBH phi nhân thọ, bao gồm: Trợ giúp khách hàng trong việc hoàn thành yêu cầu bảo hiểm, giúp đỡ khách hàng với những yêu cầu liên quan hợp đồng bảo hiểm, hỗ trợ khách hàng liên quan đến yêu cầu giải quyết khiếu nại. Môi giới bảo hiểm là tổ chức đại diện cho bên mua bảo hiểm - khách hàng sử dụng dịch vụ môi giới. Môi giới bảo hiểm tham gia vào một số công việc liên quan đến thu xếp hợp đồng bảo hiểm và thực hiện hợp đồng bảo hiểm nhƣ tƣ vấn thiết kế chƣơng trình bảo hiểm cho khách hàng, tƣ vấn cho bên mua bảo hiểm thu xếp và trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng bảo hiểm, quản lý khiếu nại bồi thƣờng, tƣ vấn kiểm soát tổn thất. Kênh phân phối này thực sự cần thiết đối với một số sản phẩm
50. 41 bảo hiểm phi nhân thọ nhƣ bảo hiểm dầu khí, bảo hiểm xây dựng, bảo hiểm hàng không, là những sản phẩm bảo hiểm có giá trị đảm bảo lớn, phức tạp hoặc đơn lẻ. Khác nhau về nội dung hoạt động nhƣng cả đại lý và môi giới đều có chung một mục đích hoạt động là bán sản phẩm bảo hiểm, tìm kiếm khách hàng cho DNBH và đƣợc hƣởng hoa hồng đại lý bảo hiểm hoặc hoa hồng môi giới bảo hiểm. Hoạt động của các trung gian bảo hiểm có liên quan chặt chẽ tới công tác khai thác của DNBH phi nhân thọ. Do đó, hiệu quả sử dụng kênh phân phối này có tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động khai thác. Ví dụ về đại lý bảo hiểm, hiệu quả sử dụng kênh phân phối qua đại lý bảo hiểm phụ thuộc vào các vấn đề nhƣ xác định loại sản phẩm thích hợp, việc tuyển dụng và đào tạo đại lý bảo hiểm, cách thức trả công (hoa hồng đại lý, các khoản thƣởng, hỗ trợ). Hệ thống pháp luật về bảo hiểm của các quốc gia có qui định cụ thể liên quan đến đại lý, liên quan đến tiêu chuẩn hành nghề của cá nhân, tổ chức, liên quan đến chi trả hoa hồng đại lý nhằm đảm bảo chất lƣợng của đội ngũ đại lý bảo hiểm và sự cạnh tranh lành mạnh trên thị trƣờng bảo hiểm để với mục đích cuối cùng là đảm bảo quyền lợi của bên mua bảo hiểm. Tuy nhiên trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, việc tuyển dụng đại lý không đảm bảo tiêu chuẩn, trả hoa hồng vƣợt mức trần qui định đã trở thành phổ biến, đặc biệt ở những thị trƣờng bảo hiểm đang phát triển nhƣ Việt Nam. Hơn nữa, các đại lý bảo hiểm, vì lợi ích cá nhân, không tuân thủ qui trình khai thác làm tăng nguy cơ xảy ra những rủi ro liên quan đến hoạt động khai thác. 1.3.1.3. Giải quyết khiếu nại bảo hiểm Là các hoạt động của DNBH phi nhân thọ khi nhận đƣợc khiếu nại bồi thƣờng từ phía bên mua bảo hiểm khi sự kiện bảo hiểm xảy ra, bao gồm giám định tổn thất và bồi thƣờng. Giám định tổn thất đƣợc DNBH thực hiện khi nhận đƣợc thông báo tổn thất từ phía ngƣời tham gia bảo hiểm. Giám định viên sẽ xác định nguyên nhân, xác định thiệt hại thực tế để trên cơ sở đó từ chối hay chấp nhận bồi thƣờng thiệt hại. Nhiều trƣờng hợp, giám định đƣợc thực hiện bởi các tổ chức giám định độc lập nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời của kết quả giám định. Dựa trên kết quả giám định và
51. 42 căn cứ vào các thỏa thuận trên hợp đồng bảo hiểm /giấy chứng nhận bảo hiểm và những tài liệu liên quan khác, bồi thƣờng viên tính toán số tiền bồi thƣờng để giải quyết quyền lợi cho khách hàng. Nhƣ vậy, công tác giải quyết khiếu nại là một khâu rất quan trọng. Chất lƣợng của công tác này ảnh hƣởng tới quyền trực tiếp tới quyền lợi của khách hàng. Do đó làm tốt công tác giải quyết khiếu nại là cách hữu hiệu để DNBH giữ chân đƣợc khách hàng và tăng khả năng khai thác khách hàng tiềm năng. Tầm quan trọng của công tác giải quyết khiếu nại buộc các DNBH phải kiểm soát chặt chẽ để hạn chế ở mức tối thiểu các nguy cơ làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác bồi thƣờng: Không tuân thủ qui trình khai thác, trình độ và tƣ cách đạo đức của giám định viên, bồi thƣờng viên, sự phối hợp giữa các đơn vị thành viên trong việc giải quyết khiếu nại xảy ra trên địa bàn khác địa bàn cấp đơn bảo hiểm, lƣu trữ hồ sơ khiếu nại. 1.3.1.4. Tái bảo hiểm Nhƣ nội dung mục 1.2.1.2 đã đề cập, TBH là một mắt xích quan trọng trong kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ. Nhờ có TBH, DNBH phi nhân thọ luôn chủ động, linh hoạt trƣớc nhu cầu đa dạng của khách hàng. Đặc biệt với DNBH phi nhân thọ mới đi vào hoạt động, năng lực tài chính, kinh nghiệm hạn chế, TBH giúp các DNBH kinh doanh ổn định và phát triển. Tuy nhiên, hoạt động TBH sẽ có tác động ngƣợc lại khi DNBH phi nhân thọ không có chƣơng trình TBH phù hợp, doanh nghiệp nhận TBH không đảm bảo tiêu chuẩn qui định, hay doanh nghiệp quá thận trọng dẫn đến chuyển nhƣợng phí quá lớn, ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh nghiệp vụ. 1.3.1.5. Trích lập dự phòng nghiệp vụ bảo hiểm Về phƣơng diện kỹ thuật, các DNBH phi nhân thọ thu phí trƣớc của khách hàng, việc bồi thƣờng bảo hiểm thực hiện sau đó khi có sự cố bảo hiểm xảy ra. Về phƣơng diện tài chính, DNBH luôn nắm giữ, quản lý một lƣợng tiền thu trƣớc của khách hàng (phí bảo hiểm đã thu trƣớc nhƣng tạm thời chƣa sử dụng vào mục đích bồi thƣờng bảo hiểm). DNBH phi nhân thọ luôn ở trạng nợ khách hàng khi ký kết hợp đồng bảo hiểm. Do đó các DNBH phi nhân thọ phải trích lập DPNV nhằm đảm
52. 43 bảo thực hiện thanh toán cho những trách nhiệm bảo hiểm đã đƣợc xác định trƣớc và phát sinh từ hợp đồng bảo hiểm. Các loại DPNV phải trích lập gồm: dự phòng phí chƣa đƣợc hƣởng, dự phòng bồi thƣờng, dự phòng bồi thƣờng cho các dao động lớn về tổn thất. Để đảm bảo khả năng thanh toán, các DNBH phi nhân thọ phải tuân thủ các qui định của pháp luật về các loại dự phòng phải trích lập đồng thời quĩ DPNV luôn là đối tƣợng kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý giám sát bảo hiểm của các quốc gia trên thế giới. Không tuân thủ các qui định của pháp luật nhà nƣớc về trích lập DPNV dẫn tới nguy cơ: Thứ nhất, ảnh hƣởng đến khả năng thanh toán của DNBH phi nhân thọ; Thứ hai, làm giảm độ tin cậy thông tin từ báo cáo tài chính.Vì vậy thiết lập hoạt động kiểm soát đối với hoạt động trích lập DPNV là rất cần thiết đối với DNBH phi nhân thọ. 1.3.2. Thủ tục kiểm soát các hoạt động 1.3.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ Mô hình tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ trƣớc hết phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của DNBH phi nhân thọ. Theo qui định của Luật kinh doanh bảo hiểm, DNBH phi nhân thọ có thể là công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, hợp tác xã, công ty tƣơng hỗ. Hiện tại, thị trƣờng bảo hiểm Việt Nam mới chỉ tồn tại dƣới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần. Do đó mô hình tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ có thể khái quát nhƣ sau: - HĐQT/HĐTV chịu trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ chiến lƣợc kinh doanh và các chính sách quan trọng của doanh nghiệp, đánh giá rủi ro trọng yếu để xây dựng mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện những công việc cần thiết để nhận diện, đo lƣờng, giám sát các rủi ro này. HĐQT chịu trách nhiệm xét duyệt cơ cấu tổ chức, đảm bảo rằng Ban điều hành đang giám sát hiệu quả HTKSNB đồng thời chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập và duy trì HTKSNB hiệu lực và hiệu quả. - Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát sự chỉ đạo kinh doanh của HĐQT và hoạt động điều hành của Ban điều hành và các Chi nhánh/ Công ty trực thuộc.
53. 44 - Ban điều hành (Ban Tổng giám đốc/Ban giám đốc) chịu trách nhiệm thực hiện các các chiến lƣợc và chính sách mà HĐQT /HĐTV phê duyệt. Ban điều hành giám sát các bộ phận (Phòng/Ban tại TSC và các Chi nhánh/Công ty trực thuộc) trên cơ sở qui định liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận đó. Ban điều hành điều hành hoạt động thông qua các Trƣởng phòng/Trƣởng ban, Giám đốc Chi nhánh/ Công ty trực thuộc. - Tại các Phòng/Ban tại Hội sở chính, Trƣởng phòng/Trƣởng ban điều hành hoạt động của Phòng/Ban và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc/Giám đốc về liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng/ Ban đó. Tại các Chi nhánh/ Công ty thực hiện hoạt động kinh doanh, Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về hoạt động của đơn vị, đồng thời giám sát hoạt động kinh doanh thông qua các Trƣởng phòng. Tại các phòng nghiệp vụ trên cơ sở phân cấp khai thác, giám định bồi thƣờng các nghiệp vụ bảo hiểm, Trƣởng phòng chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Chi nhánh/Công ty về phần việc đƣợc giao. - Phòng/Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ (bộ phận trực thuộc Ban điều hành) có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện các qui trình, thủ tục, biện pháp quản lý các hoạt động của DNBH phi nhân thọ nhằm đảm bảo tính tuân thủ. Bộ phận này có thể tập trung tại Hội sở chính cũng có thể đƣợc tổ chức ở cả các Chi nhánh/Công ty kinh doanh nhằm tăng cƣờng công tác kiểm soát tại các đơn vị đó. - Bộ phận Kiểm toán nội bộ thực hiện hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính sách, thủ tục qui trình đã đƣợc thiết lập trong DNBH phi nhân thọ, thông qua đó bộ phận này đƣa ra các kiến nghị, tƣ vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống, qui định, qui trình nhằm đảm bảo DNBH phi nhân thọ hoạt động an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật. Tổ chức bộ máy kiểm soát hợp lý sẽ đảm bảo hệ thống kiểm soát của DNBH phi nhân thọ vận hành hiệu quả nhất.
54. 45 1.3.2.2. Các phương pháp kiểm soát nội bộ áp dụng trong kiểm soát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ Đối với qui trình kinh doanh bảo hiểm gốc (từ khai thác đến giám định bồi thƣờng), hoạt động TBH, mỗi hoạt động có những rủi ro đặc thù nhƣng phƣơng pháp kiểm soát nội bộ có thể áp dụng chung cho tất cả các hoạt động này. Có 02 phƣơng pháp có thể đồng thời áp dụng: Kiểm soát từ xa và kiểm soát tại chỗ. - Kiểm soát từ xa: Là phƣơng thức kiểm soát thông qua các báo cáo đƣợc thu thập các đơn vị liên quan trên cơ sở tổng hợp, phân tích các thông tin trên báo cáo đó nhằm giám sát sự chấp hành các qui định, phát hiện các sai sót trong quá trình hoạt động tại các đơn vị đƣợc giám sát. Mục tiêu của phƣơng pháp này là phát hiện sớm những sai sót, rủi ro trong các hoạt động của từng đơn vị cũng nhƣ toàn doanh nghiệp, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, quản trị doanh nghiệp có những quyết định kịp thời. - Kiểm soát tại chỗ: Là phƣơng thức kiểm soát trực tiếp tại đơn vị đƣợc kiểm soát. Phƣơng pháp kiểm soát này nhằm đánh giá tính tuân thủ qui trình, qui định nội bộ, pháp luật Nhà nƣớc, cảnh báo và tƣ vấn xử lý rủi ro trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp 1.3.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ Để thực hiện hoạt động kiểm soát, các nhà quản lý cần phải xây dựng các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là các chính sách, thủ tục đƣợc thực hiện nhằm giúp nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa rủi ro, giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Thủ tục kiểm soát liên quan đến thiết lập các chính sách và thủ tục có tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý, ủy quyền và phê duyệt. Các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo: - Phân chia trách nhiệm thích hợp: Xác định bộ phận, cá nhân nào liên quan đến qui trình nghiệp vụ; Không để một cá nhân thực hiện toàn bộ qui trình nghiệp vụ. Ví dụ, liên quan đến qui trình triển khai nghiệp vụ, cán bộ khai thác cần độc lập với cán bộ giải quyết khiếu nại bồi thƣờng.
55. 46 - Phê chuẩn đúng: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động phải đƣợc phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Ví dụ: Các hợp đồng bảo hiểm có giá trị vƣợt phân cấp khai thác, giám đốc Chi nhánh/Công ty trực thuộc chỉ đƣợc cấp đơn khi đƣợc sự phê chuẩn của trƣởng Phòng/Ban liên quan tại Hội sở chính. DNBH phi nhân thọ cần thiết lập thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động chính, bao gồm khai thác, kênh phân phối đại lý, giải quyết khiếu nại, tính toán và trích lập DPNV. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc vừa đề cập, đồng thời phải trên cơ sở nhận diện rủi ro để đảm bảo chất lƣợng hoạt động kiểm soát các hoạt động đó. Bảng 1.2: Thủ tục kiểm soát đối với một số hoạt động kinh doanh chủ yếu trong DNBH phi nhân thọ Hoạt động Nhận diện rủi ro Thủ tục kiểm soát Định phí không dựa trên nghiên Bộ phận định phí thực hiện cứu, thống kê rủi ro. định phí cho từng nghiệp vụ bảo hiểm. - Không có qui định cụ thể về qui Xây dựng qui trình khai trình khai thác. thác cùng các hƣớng dẫn - Không đánh giá hoặc đánh giá thực hiện qui trình khai không chính xác rủi ro trƣớc khi thác. Khai thác phát hành hợp đồng bảo hiểm Chƣa xây dựng hệ thống thông tin Qui định về các bộ phận về khách hàng tham gia bảo hiểm. thực hiện khai thác và các bô phận hỗ trợ hoạt động khai thác. Cấp đơn bảo hiểm khi chƣa có sự Qui định về phân cấp khai phê duyệt của cấp quản lý theo thác. qui định. Cho phép khách hàng nợ phí trái Qui định về phân cấp khai với qui định hoặc chƣa đƣợc sự thác. chấp thuận của cấp quản lý liên quan. - Cấp đơn bảo khi chƣa có chấp Qui định về cấp quản lý thuận của doanh nghiệp TBH. phê duyệt trƣớc khi cấp đơn bảo hiểm.