Hệ thống thông tin quản trị - Chương 1: Thông tin trong quản trị

Nội dung text: Hệ thống thông tin quản trị - Chương 1: Thông tin trong quản trị

1. 2011-2012 H TH NG THÔNG TIN QU N TR Ch ươ ng 1 Thông tin trong qu n tr 1 MC TIÊU H C T P Sau khi hc xong ch ươ ng này, chúng ta có th : • Phân bi t: D li u, Thông tin, Tri th c. • Mô t và đánh giá ch t lư ng thông tin qua các đ c tính ca thông tin. • Phân lo i các quy t đ nh theo lo i và cp đ ra quy t đ nh trong t ch c. • Nh n di n các thông tin cn thi t đ h tr ra quy t đ nh các cp đ khác nhau ca t ch c. • Nh n di n mt s công c và k thu t giúp đ ra quy t đ nh. 2 CÁC V N Đ QU N TR •Tm quan tr ng ca vi c qu n lý thông tin và ki n th c trong t ch c. • Quá trình bi n đ i t d li u sang thông tin có ch t lư ng cao. • Quá trình và các ràng bu c ca vi c đ ra quy t đ nh. • Các lo i quy t đ nh khác nhau đ các nhà qu n lý đ ra và các tác đ ng ca chúng đ n t ch c. 3 1
2. 2011-2012 NI DUNG CHÍNH 1. Khái ni m d li u và thông tin 2. Thông tin trong môi tr ư ng doanh nghi p 3. Đ ra quy t đ nh trong qu n tr và nhu cu thông tin 4. Qu n lý tri th c và khai thác thông tin trong doanh nghi p 4 1. Khái ni m d li u và thông tin 1.1 D li u và thông tin 1.2 Quá trình t o ra thông tin 1.3 Giá tr c a thông tin 1.4 Ngu n c a thông tin 1.5 Ch t l ư ng thông tin 5 1.1 D li u và thông tin • Các khái ni m v d li u: o Chu i không ng u nhiên các ký t, s, giá tr ho c t. o Tp hp các d ki n không ng u nhiên đư c ghi li do quan sát hay nghiên cu. 6 2
3. 2011-2012 1.1 D li u và thông tin (tt)
   Các khái ni m v thông tin: •D li u đư c x lý và có ý ngh ĩa. •D li u đư c x lý có m c tiêu. •D li u có th đư c di n d ch và hi u b i ng ư i nh n.
   Thông tin làm gi m tính b t đ nh c a s vi c hay tình hu ng  h tr cho vi c đ ra quy t đ nh . 7 1.2 Quá trình t o ra thông tin Quá trình D li u x lý Thông tin • Phân lo i •Sp x p •Tng h p • Tính toán • Ch n l a 8 D li u (Data) ??? Nguy n Thanh An x Tr n Th Bích x Lê Hoàng Minh Có Tr n Văn Nh t x Phan Công Phúc x Tr ươ ng Văn Tài x Đào Th Xuân Không 9 9 3
4. 2011-2012 Thông tin (Information) Hi n di n Vng H và tên sinh viên trên lp (có phép ?) Nguy n Thanh An x Tr n Th Bích x Lê Hoàng Minh Có Tr n V ăn Nh t x Phan Công Phúc x Tr ươ ng V ăn Tài x Đào Th Xuân Không 10 10 Th o lu n D li u hay thông tin ? (a) Ngày 06/09/2010 (b) S 1355.76 (c) Giá c phi u. (d) Đim hc tp ca sinh viên. (e) Ch ng t k toán. (f) Báo cáo tài chính. (g) Th i khóa bi u HK 2 (2010– 2011). 11 Th o lu n VND Kỳ hạn Th i đim l ĩnh lãi (%/n ăm) Kỳ hạn 1 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 2 tháng 13,58 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 2 tháng 13.88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 3 tháng 13,58 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 3 tháng 13.88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 6 tháng 13,08 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 6 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 9 tháng 13,08 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 9 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ T góc nhìn ca khách hàng và ca ng ư i qu n tr lãi su t hãy xem xét bng lãi su t trên là d li u hay thông tin. 12 4
5. 2011-2012 1.3 Giá tr c a thông tin • Giá tr hu hình. • Giá tr vô hình. Thông tin đư c s dng hi u qu s đem li giá tr nh t đ nh cho doanh nghi p. 13 Th o lu n • Trong các giá tr mà thông tin đem li sau đây phân bi t đâu là giá tr hu hình, đâu là giá tr vô hình: o Ci thi n vi c qu n lý tn kho. o Nâng cao dch v khách hàng. o Tăng năng su t sn xu t. o Gi m chi phí qu n lý. o Tăng lòng tin ca khách hàng. o Nâng cao hình nh công ty. 14 1.4 Ngu n c a thông tin • Ngu n chính th c th ư ng truy n thông theo ph ươ ng th c truy n thông theo hình th c (formal communication) : có cu trúc rõ ràng và ch t ch . • Ngu n không chính th c th ư ng truy n thông theo ph ươ ng th c truy n thông không theo hình th c (Informal communication) : ít tính cu trúc, giao ti p bình th ư ng. 15 5
6. 2011-2012 Th o lu n • Truy n thông không theo hình th c có li gì ? • Có nên hn ch truy n thông không theo hình th c trong doanh nghi p ? • Ng ăn cm truy n thông không theo hình th c gây ra tác đ ng nào ? • Làm sao đ ki m soát truy n thông không theo hình th c đ có li cho doanh nghi p ? 16 1.5 Ch t l ư ng thông tin Th i gian Nidung Hìnhth c Khác Tính Tính Rõ ràng An toàn đúng lúc chính xác Tính Tính Chi ti t Tin cy cp nh t phù hp Tính Tính Có th t Thích h p th ư ng xuyên đ y đ Tính Tính Trình bày Nh n đúng ng ư i th i đon súc tích phù hp Tính Ph ươ ng ti n Gi đúng kênh ph m vi phù hp 17 2. Thông tin trong môi tr ư ng doanh nghi p 2.1 Môi tr ư ng kinh doanh 2.2 Ngu n l c c a doanh nghi p 2.3 Các lo i thông tin trong doanh nghi p 18 6
7. 2011-2012 2.1 Môi tr ư ng kinh doanh Môi tr ư ng t nhiên Môi tr ư ng v ĩ mô Môi tr ư ng vi mô 19 2.2 Ngu n l c c a doanh nghi p Ngu n lc ca DN bao gm các lo i tài sn: • Tài sn hu hình (tangible assets) : ti n, đ t đai, nhà xư ng, lc lư ng lao đ ng, ph n cng, ph n mm • Tài sn vô hình (intangible assets) : thông tin, kinh nghi m, đ ng cơ làm vi c, tri th c, các ý tư ng, s phán đoán 20 2.3 Các lo i thông tin trong doanh nghi p • Thông tin cng / thông tin đ nh lư ng (hard data / quantitative data) : th ư ng xác đ nh s lư ng, ch a đ ng các yu t th ng kê  k năng phân tích ca nhà qu n tr • Thông tin mm / thông tin đ nh tính (soft data / qualitative data) : mang tính đ nh ch t, xác đ nh tính ch t ca s vi c hay tình hu ng, ph thu c vào kinh nghi m phán đoán ca nhà qu n tr 21 7
8. 2011-2012 3. Đ ra quy t đ nh trong qu n tr và nhu c u thông tin 3.1 Đ ra quy t đ nh trong qu n tr 3.2 Các lo i quy t đ nh trong DN 3.3 Các cp quy t đ nh trong qu n tr 3.3.1 Tính ch t ca vi c ra quy t đ nh và các cp đ qu n tr 3.3.2 Tính ch t ca thông tin trong vi c đ ra quy t đ nh mi cp 3.4 Quy trình ra quy t đ nh 3.5 Qui tc nghi p v và lý thuy t ra quy t đ nh 3.5.1 Cây quy t đ nh (Decision tree) 3.5.2 Bng quy t đ nh (Decision table) 22 3.1 Đ ra quy t đ nh trong qu n tr Nhu c u thông tin c a nhà qu n tr : • Ho ch đ nh, t ch c, lãnh đ o và ki m soát. • Quy t đ nh qu n tr ph thu c vào ch t lư ng thông tin. •Mc đ phát tri n ca doanh nghi p làm tăng đ ph c tp trong điu khi n, h th ng thông tin tr thành dây th n kinh ca doanh nghi p. 23 3.2 Các lo i quy t đ nh trong DN • Quy t đ nh có cu trúc (structured decisions) : trong tr ư ng hp các ràng bu c và qui tc đ ra quy t đ nh đư c bi t tr ư c, tình hu ng đơ n gi n, lp đi lp li trong doanh nghi p • Quy t đ nh không cu trúc (unstructured decisions) : tình hu ng ph c tp ho c không bi t tr ư c các qui tc và ràng bu c. • Cognitive style : hành x ca nhà qu n tr s nh hư ng đ n cách h ti p thu thông tin (phân tích hay phán đoán), kinh nghi m. 24 8
9. 2011-2012 3.3 Các c p quy t đ nh trong qu n tr Cp chi n lư c (Strategic ) Cp chi n thu t (Tactical) Cp tác nghi p (Operational) 25 3.3.1 Tính ch t c a vi c ra quy t đ nh và các c p đ qu n tr Cp Lo i Mc tác đ ng Tn su t ra Th i gian qu n tr quy t đ nh lên t ch c quy t đ nh Không có Chi n lư c Dài hn Ln Ít cu trúc Trung cp ↔ Trung hn Va ↔ Tác nghi p Có cu trúc Ng n hn Nh Nhi u 26 3.3.2 Tính ch t c a thông tin trong vi c đ ra quy t đ nh m i c p Tính Ngu n Tính Cp Th i th ư ng thông ch c Ph m vi Chi ti t gian qu n tr xuyên tin ch n Dài Bên Tng Chi n lư c Không Ít Rng hn ngoài quát Trung cp ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Ng n Th ư ng Bên Tác nghi p Nhi u Hp Chi ti t hn xuyên trong 27 9
10. 2011-2012 Th o lu n Phân lo i các quy t đ nh và cp đ ca chúng: a) Ngân sách cho năm ti ? b) Khi nào thì áp dng chi t kh u bán hàng cho khách hàng ? c) Có nên thuê thêm nhân s trong các tr ư ng hp kh n cp ? d) Có nên m rng chi nhánh ra nư c ngoài ? e) Chúng ta có cn mt chi n dch qu ng cáo ? f) Cn kho n vay ng n hn đ gi i quy t vn đ ti n mt ? g) Tn công vào th tr ư ng mi ? h) Làm gì vi máy móc b hng hóc ? 28 3.4 Quy trình ra quy t đ nh Bư c Ho t đ ng Nh n th c - Nh n di n các vn đ - Nh n th c cn đư a ra quy t đ nh Thi t k - Xác đ nh các gi i pháp có th - Đánh giá các gi i pháp Ch n la - Ch n la gi i pháp tt nh t Hi n th c - Hi n th c gi i pháp Đánh giá - Đánh giá nh hư ng hay đ thành công 29 3.5 Qui t c nghi p v và lý thuy t ra quy t đ nh • Qui t c nghi p v : các điu ki n  qui t c hành đ ng • Lý thuy t ra quy t đ nh d a vào:  Cây quy t đ nh (Decision tree)  Bng quy t đ nh (Decision table) 30 10
11. 2011-2012 3.5.1 Cây quy t đ nh (Decision tree) Nh n h sơ xin vay mua nhà Có Không Trên 22 tu i, t ng s tu i đ i và th i gian vay v n không quá 60 Không Có vi c làm Có n đ nh? Không Có ngu n Có thu nh p khác? Quy tc 1 Quy tc 2 Quy tc 3 Quy tc 4 T ch i T ch i Đ xu t Đ xu t 31 3.5.2 B ng quy t đ nh (Decision table) Quy tc 1 2 3 4 Trên 22 tu i, tng s tu i đ i và Ko Có Có Có th i gian vay vn không quá 60 Điu ki n Có vi c làm n đ nh ? - Ko Ko Có Có ngu n thu nh p khác ? - Ko Có - Đ xu t XX Hành đ ng T ch i XX 32 4. Qu n lý tri th c và khai thác thông tin trong doanh nghi p 4.1 Th nào là tri th c 4.2 Qu n lý tri th c 4.3 Lý do doanh nghi p c n qu n lý tri th c 4.4 Các ng d ng qu n lý tri th c 33 11
12. 2011-2012 4.1 Th nào là tri th c • Tri th c có th đư c đ nh ngh ĩa nh ư là kh năng phán quy t ca con ng ư i da trên s kt hp gi a kinh nghi m và thông tin mà h có đư c.  Tri th c tư ng minh: Các tri th c đã đư c di n đ t và lưu tr trong h th ng thông tin.  Tri th c không tư ng minh : không đư c phát bi u, ph thu c vào tr c giác ca con ng ư i. 34 4.2 Qu n lý tri th c Qu n lý tri th c làm công vi c thu th p tri th c và chuy n đ i tri th c v dng chia s d dàng. Ph n quan tr ng nh t chính là vi c thu th p và chuy n đ i tri th c không tư ng minh thành tri th c tư ng minh. Doanh nghi p c n ph i s d ng m t cách t t nh t ngu n lc thông tin c a mình •S toàn cu hoá và thay đ i nhanh chóng ca môi tr ư ng kinh doanh  qu n tr tri th c là mt nhân t cnh tranh chi n lư c • Ch y máu tri th c (doanh nghi p) 35 Tri th c (Knowledge) Trong 5 năm qua, kho n cho vay tín dng ca ngân hàng chúng ta tăng 10% mi năm. Năm nay, d báo kho n cho vay tín dng ti p tc tăng thêm 10%, do đó chúng ta cn tìm ngu n cung ti n cho kho n tăng 10% đó.  Trong tr ư ng hp này, thông tin trong các năm qua đư c s dng đ đ ra quy t đ nh v vi c d báo mc tăng tr ư ng trong năm nay và nhu cu v ngu n vn. Quy t đ nh và d báo đó chính là tri th c (knowledge ) hay còn đư c gi là cách s dng thông tin (use of information ) 36 36 12
13. 2011-2012 4.3 Lý do doanh nghi p c n qu n lý tri th c •Tăng cư ng li nhu n, doanh thu • Gi li kinh nghi m ca chuyên gia •Tăng s thoã mãn khách hàng •Bo v th tr ư ng khi có đ i th cnh tranh mi •Tăng vòng đ i sn ph m vào th tr ư ng •M rng th tr ư ng • Gi m thi u chi phí • Phát tri n sn ph m, dch v mi 37 4.4 Các ng d ng qu n lý tri th c • Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence ): thu th p thông tin v đ i th cnh tranh (công ngh mi, cơ hi th tr ư ng, thông tin khách hàng, ho t đ ng ca đ i th ) •S hoá các tài li u in n: s dng các h th ng DIP (Document image processing ). • Khai phá d li u (Data mining) : da trên các d li u tươ ng tác vi nhau to ra các xu hư ng, kinh nghi m, tri th c, ph ươ ng th c không đư c bi t tr ư c  mang li rt nhi u li ích cho doanh nghi p 38 TÓM TT CH ƯƠ NG • Đ c Giáo trình Trang 36 CÂU HI •? •? •? 39 13