Hệ thống thông tin quản lí - Chương 1: Thông tin trong quản lí

Nội dung text: Hệ thống thông tin quản lí - Chương 1: Thông tin trong quản lí

1. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 a. 12/11/2015 b. Giá vàng Việt Nam ngày 22/11/2015 cao hơn thế giới 3,9 triệu c. Dự báo nguồn tiền mặt doanh nghiệp cần trong tháng 11/2015 là 1,2 tỷ d. Bộ hồ sơ xin việc của các ứng viên e. Doanh thu tháng 11/2015 của công ty tăng 15% so với cùng kỳ năm 2014 f. Nhiệt độ ngày 22/10/2015 là 320C g. Báo cáo tài chính được công bố trong đại hội cổ đông h. Nắng tốt dưa / Mưa tốt lúa i. Sốt 390, chảy mũi, đau đầu, nhức mỏi j. Khi bị cảm không được ăn thịt vịt Mục tiêu Nội dung • Phân biệt được dữ liệu, thông tin, tri thức. 1.Dữ liệu và thông tin • Mô tả và đánh giá được chất lượng thông tin thông qua các đặc tính của 2.Thông tin trong môi trường doanh nghiệp thông tin 3.Ra quyết định trong quản lý và nhu cầu thông tin • Nhìn nhận rõ hơn về thông tin trong môi trường doanh nghiệp Tổ chức dữ liệu và thông tin trong doanh nghiệp • Nắm được quy trình ra quyết định, nhu cầu thông tin và các cấp ra quyết 4. định trong tổ chức. • Hiểu được cách tổ chức dữ liệu và thông tin trong doanh nghiệp 1
2. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 1. DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN Dữ liệu (DATA) •Dữ liệu •Dữ liệu: là Các dữ kiện thô như: •Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị hoặc từ. •Thông tin •Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên được ghi lại do •Giá trị của thông tin quan sát hay nghiên cứu. •Chất lượng của thông tin Khi dữ liệu được xử lý và trở nên có ý nghĩa, chúng trở •Nguồn của thông tin • thành thông tin. •Tri thức Một số loại dữ liệu tiêu biểu: Thông tin (INFORMATION) •Thông tin là một tập hợp các dữ kiện được tổ chức và xử lý để chúng có giá trị bổ sung ngoài các giá trị của các Dữ liệu Được biểu diễn bởi dữ kiện cá nhân. Chữ số (Alphanumeric data) Số, chữ cái hoặc các ký tự khác •Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa. Hình ảnh (Image data) Hình và tranh ảnh đồ họa •Dữ liệu được xử lý có mục tiêu. Âm thanh (Audio data) Âm thanh, tiếng ồn, âm điệu (tones) •Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận. Phim (Video data) Hình hoặc tranh ảnh động • Thông tin làm giảm tính bất định của sự việc hay tình huống hỗ trợ cho việc đề ra quyết định. 2
3. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Quá trình tạo ra thông tin Giá trị của thông tin Quá trình Dữ liệu Thông tin •Giá trị của thông tin được liên kết trực tiếp với việc làm thế nào xử lý nó giúp những người ra quyết định đạt được mục tiêu của tổ chức. Thông tin có giá trị có thể giúp mọi người trong tổ chức •Phân loại của họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và có hiệu lực •Sắp xếp hơn . •Tổng hợp •Giá trị thông tin có 2 dạng: •Tính toán • Giá trị hữu hình. Chọn lựa • • Giá trị vô hình. Thảo luận Chất lượng thông tin Trong các giá trị mà thông tin đem lại sau đây phân biệt •Chất lượng thông tin là một khái niệm tương đối mới đối với đâu là giá trị hữu hình, đâu là giá trị vô hình: nhiều tổ chức. Với sự gia tăng trong việc thu thập và lưu trữ o Cải thiện công tác quản lý tồn kho. dữ liệu và việc khai thác dữ liệu cho mục đích kinh doanh, chất lượng của thông tin được tạo ra ngày càng trở nên quan trọng. o Nâng cao số lượng dịch vụ khách hàng. o Tăng năng suất sản xuất. •Thông tin có chất lượng tốt được đặt trong bối cảnh phải ở o Giảm chi phí quản lý. đúng thời điểm cho chúng ta biết trước về các cơ hội và các vấn đề. o Tăng lòng tin của khách hàng. o Nâng cao hình ảnh công ty. •Chất lượng là một giá trị mà sẽ thay đổi tùy theo người sử dụng và các công dụng của thông tin. 3
4. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Các đặc tính chất lượng của thông tin Nguồn thông tin Thời gian Nội dung Hình thức Khác • Nguồn chính thức thường truyền thông theo phương Tính Tính thức truyền thông theo hình thức (formal Rõ ràng An toàn đúng lúc chính xác communication): có cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ. Tính Tính Chi tiết Tin cậy cập nhật phù hợp • Nguồn không chính thức thường truyền thông theo Tính Tính Có thứ tự Thích hợp phương thức truyền thông không theo hình thức thường xuyên đầy đủ (Informal communication): ít tính cấu trúc, giao tiếp Tính Tính Trình bày bình thường. Nhận đúng người thời đoạn súc tích phù hợp Tính Phương tiện Gởi đúng kênh phạm vi phù hợp Thảo luận Tri thức (KNOWLEDGE) •Tri thức là nhận thức và sự hiểu biết của một tập hợp các thông •Truyền thông không theo hình thức có lợi gì ? tin và cách mà thông tin có thể được làm cho hữu ích để hỗ trợ một nhiệm vụ cụ thể hoặc đưa ra quyết định. Có tri thức nghĩa là Có nên hạn chế truyền thông không theo hình • hiểu mối quan hệ trong thông tin. thức trong doanh nghiệp ? •Tri thức còn có thể được định nghĩa như là khả năng phán quyết •Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức của con người dựa trên sự kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin gây ra tác động nào ? mà họ có được. • Tri thức tường minh: Các tri thức đã được diễn đạt và lưu trữ trong hệ •Làm sao để kiểm soát truyền thông không theo thống thông tin. hình thức để có lợi cho doanh nghiệp ? • Tri thức không tường minh: không được phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con người. 4
5. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Ví dụ: 2. THÔNG TIN TRONG MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng chúng ta tăng 10% mỗi năm. Năm nay, dự báo khoản cho vay tín dụng •Môi trường kinh doanh tiếp tục tăng thêm 10%, do đó chúng ta cần tìm nguồn cung tiền •Nguồn lực của doanh nghiệp cho khoản tăng 10% đó. •Các loại thông tin trong doanh nghiệp Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua được sử dụng để đề ra quyết định về việc dự báo mức tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn. Quyết định và dự báo đó chính là tri thức (knowledge) hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin (use of information) Môi trường kinh doanh Nguồn lực của doanh nghiệp Môi trường tự nhiên •Bao gồm các loại tài sản: Môi trường vĩ mô •Tài sản hữu hình (tangible assets): tiền, đất đai, nhà xưởng, lực lượng lao động, phần cứng, phần mềm Môi trường vi mô •Tài sản vô hình (intangible assets): thông tin, kinh nghiệm, động cơ làm việc, tri thức, các ý tưởng, sự phán đoán 5
6. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Các loại thông tin trong doanh nghiệp 3. RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN lý VÀ NHU CẦU THÔNG TIN •Thông tin cứng / Thông tin định lượng: Thường xác định số lượng, chứa đựng các yếu tố thống kê, phụ thuộc vào kỹ năng •Quy trình ra quyết định phân tích của nhà quản trị. •Phân loại quyết định và cấp độ quản trị •Thông tin mềm / Thông tin định tính: mang tính định chất, xác định tính chất của sự việc hay tình huống, phụ thuộc vào kinh •Lý thuyết ra quyết định nghiệm phán đoán của nhà quản trị. • Cây quyết định • Bảng quyết định Quy trình ra quyết định Nhu cầu thông tin trong ra quyết định Bước Hoạt động •Nhu cầu thông tin của nhà quản trị: Nhận thức - Nhận diện các vấn đề • Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. - Nhận thức cần đưa ra quyết định • Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin Thiết kế - Xác định các giải pháp có thể • Mức độ phát triển của doanh nghiệp làm tăng độ phức tạp trong - Đánh giá các giải pháp điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh của doanh Chọn lựa - Chọn lựa giải pháp tốt nhất nghiệp. Hiện thực - Hiện thực giải pháp •Nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý tùy thuộc vào cấp độ quản lý. Đánh giá - Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công 6
7. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Các loại quyết định trong DN Các cấp quyết định trong quản trị Quyết định có cấu trúc (structured decisions): trong • Cấp trường hợp các ràng buộc và qui tắc để ra quyết định chiến lược (Strategic) được biết trước, tình huống đơn giản, lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp Cấp chiến thuật (Tactical) • Quyết định không cấu trúc (unstructured decisions): tình huống phức tạp hoặc không biết trước các qui Cấp tác nghiệp tắc và ràng buộc. (Operational) Tính chất của việc ra quyết định theo cấp độ quản trị Tính chất của thông tin trong ra quyết định mỗi cấp Tính Nguồn Tính Cấp Loại Mức tác động Tần suất ra Cấp Thời Thời gian thường thông chắc Phạm vi Chi tiết quản trị quyết định lên tổ chức quyết định gian quản trị xuyên tin chắn Không có Chiến lược Dài hạn Lớn Ít Dài Bên Tổng Chiến lược Không Ít Rộng cấu trúc hạn ngoài quát Chiến thuật ↔ Trung hạn Vừa ↔ Chiến thuật ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Tác nghiệp Có cấu trúc Ngắn hạn Nhỏ Nhiều Ngắn Thường Bên Tác nghiệp Nhiều Hẹp Chi tiết hạn xuyên trong 7
8. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Thảo luận Qui tắc nghiệp vụ và lý thuyết ra quyết định Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng: •Qui tắc nghiệp vụ: a. Ngân sách cho năm tới ? các điều kiện qui tắc hành động b. Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ? c. Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp ? •Lý thuyết ra quyết định dựa vào: d. Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài ?  Cây quyết định (Decision tree) e. Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ?  Bảng quyết định (Decision table) f. Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt ? g. Tấn công vào thị trường mới ? h. Làm gì với máy móc bị hỏng hóc ? Bảng quyết định Bảng quyết định •Có thể dùng trong trường hợp quyết định phức tạp có nhiều •Các bước xây dựng bảng quyết định: điều kiện phối hợp. • Xác định các điều kiện ảnh hưởng tới quyết định • Xác định các hành động có thể xảy ra. •Kiểm soát được tất các các tình huống có thể phối hợp giữa Xác định các chọn lựa cho mỗi điều kiện, các điều kiện. • • Tính toán số cột tối đa trong bảng quyết định Một bảng gồm các hàng và cột, chia thành 4 vùng: • • Điền các chọn lựa cho điều kiện •Điều kiện (Conditions) • Hoàn thiện bảng bằng cách chèn dấu X vào nơi các qui tắc đề nghị •Các chọn lựa cho điều kiện (Condition alternatives) hành động •Các hành động xảy ra (Actions) • Kết hợp các qui tắc xảy ra hiển nhiên, • Kiểm tra các trường hợp không thể xảy ra được •Các qui tắc để thực thi hành động (Rules) • Tổ chức lại bảng để cho dễ hiểu 8
9. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Bảng quyết định Bảng quyết định Quy tắc (rules) Ví dụ minh họa: •Kết quả: 1 2 3 4 Xem xét việc ra quyết định đề xuất hay cho vay đối với 1 hồ sơ Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và Y Y Y N tín dụng của khách hàng. thời gian vay vốn không quá 60 Điều kiện Khách hàng được đề xuất cho vay khi: (conditions) Có việc làm ổn định ? Y N N - Có độ tuổi trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn • Có nguồn thu nhập khác ? - Y N - không quá 60 Đề xuất X X •Có một nguồn thu nhập hoặc có việc làm ổn định để đảm bảo Hành động (Acitons) nguồn tiền trả nợ. Từ chối X X Ngược lại thiếu 1 trong 2 điều kiện trên thì không đề xuất cho vay. Lợi thế của Bảng quyết định Cây quyết định •Giúp hoạt động phân tích đảm bảo tính đầy đủ • Cây quyết định được sử dụng khi quá trình ra quyết định có cấu trúc xảy ra nhiều tình huống phức tạp •Dễ dàng kiểm tra những lỗi có thể xảy ra như: • Cây quyết định sẽ hữu ích khi cần duy trì một chuỗi các quyết định •Tình trạng không thể xảy ra theo một trình tự cụ thể. • Biểu diễn dưới dạng đồ họa các chọn lựa để ra quyết định Sự mâu thuẫn • • Dễ hiểu và dễ xây dựng •Sự dư thừa • Được sử dụng để đặc tả cho các quá trình có cấu trúc rẽ nhánh phức tạp, hoặc thứ tự thực thi của các quyết định là quan trọng (bảng quyết •"Decision Table" thích hợp với logic có cấu trúc định khó diễn tả trong trường hợp này) điều kiện phức tạp hoặc để kiềm soát tránh các dư thừa, mâu thuẫn 9
10. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Cây quyết định Cây quyết định •Các bước xây dựng Cây quyết định: Ví dụ minh họa: • Nhận diện tất cả các điều kiện và hành động Xem xét việc ra quyết định đề xuất hay cho vay đối với 1 hồ sơ tín dụng của khách hàng. • Sắp xếp hành động và điều kiện theo thời gian • Bắt đầu xây dựng từ trái sang phải. Sử dụng các ký hiệu: Khách hàng được đề xuất cho vay khi: BIỂU DIỄN CHO MỘT HÀNH ĐỘNG •Có độ tuổi trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 BIỂU DIỄN CHO MỘT ĐIỀU KIỆN •Có một nguồn thu nhập hoặc có việc làm ổn định để đảm bảo • Ở mỗi node phải xét tất cả các trường hợp có thể xảy ra nguồn tiền trả nợ. trước khi xét qua node kế (thứ tự thực thi rất quan trọng) Ngược lại thiếu 1 trong 2 điều kiện trên thì không đề xuất cho vay. Cây quyết định Lợi thế của Cây quyết định Duyệt hồ sơ xin vay mua nhà •Thứ tự của các điều kiện kiểm tra và hành động thực thi được •Kết quả: thể hiện tức thì NO Trên 22 tuổi, tổng số YES tuổi đời và thời gian vay •Các điều kiện và hành động của cây quyết định được tìm thấy vốn không quá 60 Có việc làm trên một nhánh nào đó nhưng sẽ không thấy trên các nhánh ổn định? khác Có nguồn thu nhập khác? •So sánh với bảng quyết định, cây quyết định dễ hiểu hơn bởi những người khác trong tổ chức. Quy tắc 1 Quy tắc 2 Quy tắc 3 Quy tắc 4 •"Decision Tree" thích hợp khi thứ tự thực thi của các điều Từ chối Từ chối Đề xuất Đề xuất kiện là quan trọng 10
11. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 4. TỔ CHỨC DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG Quản trị dữ liệu DOANH NGHIỆP •Không có dữ liệu và khả năng xử lý nó thì tổ chức •Quản trị dữ liệu không thể hoàn thành tốt nhất các hoạt dộng kinh doanh. •Phương pháp tiếp cận cơ sở dữ liệu •Hệ quản trị cơ sở dữ liệu •Dữ liệu bao gồm dữ liệu thô. •Để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích thì trước tiên dữ liệu thì trước tiên dữ liệu phải được tổ chức một cách có ý nghĩa. Phân cấp dữ liệu • Bit: Đại diện cho mạch trạng thái bật, tắt (0,1) • Byte: Được tạo thành gồm 8 bit • Character: Một byte đại diện cho 1 ký tự, là khối xây dựng cơ bản của thông tin. • Field: Thường là một tên, số hoặc sự kết hợp của các ký tự mô tả về một khía cạnh của một đối tượng nghiệp vụ hoặc hoạt động. • Record: Tập hợp các trường dữ liệu có liên quan. • File: Tập hợp của các mẫu dữ liệu có liên quan. • Database: Tập hợp các tập tin tích hợp và có liên quan. • Cấu trúc phân cấp dữ liệu theo thứ tự: Bits, Characters, fields, records, files và database. 11
12. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Phương pháp tiếp cận cơ sở dữ liệu Các dạng cơ sở dữ liệu •PP tiếp cận truyền thống để quản lý dữ liệu: Các tập tin dữ liệu •Tập tin phẳng - Flat file: Chương trình cơ sở dữ liệu đơn giản mà được tạo ra và lưu trữ riêng biệt cho mỗi chương trình ứng các mẫu dữ liệu không có mối quan hệ với nhau. dụng. •Người dùng đơn - Single user: •PP tiếp cận cơ sở dữ liệu để quản trị dữ liệu: •Chỉ có một người có thể sử dụng cơ sở dữ liệu tại một thời điểm • Một khối các dữ liệu liên quan được chia sẻ bởi nhiều chương trình, •Examples: Access, FileMaker, and InfoPath ứng dụng. •Đa người dùng - Multiple user: • Một cơ sở dữ liệu cung cấp khả năng chia sẻ tài nguyên dữ liệu và Cho phép hàng chục hoặc hàng trăm người truy cập cùng một hệ thông tin. • cơ sở dữ liệu cùng một lúc. •Examples: Oracle, Sybase, and IBM. Quản trị cơ sở dữ liệu Các hệ quản trị CSDL phổ biến •Các DBMS phổ biến dùng cho 1 người dùng cuối •Quản trị viên CSDL – DBA •Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh • Làm việc với người sử dụng để quyết định nội dung của cơ sở dữ Cơ sở dữ liệu như là một dịch vụ (Database as a Service - liệu. • DaaS) • Làm việc với các lập trình viên khi họ xây dựng các ứng dụng để đảm • Một hình thức mới của hệ thống cơ sở dữ liệu bảo rằng chương trình của họ tuân thủ các tiêu chuẩn hệ thống quản • Là một dạng phần mềm hướng dịch vụ lý CSDL. • Quản lý cơ sở dữ liệu được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ: •Người quản trị dữ liệu - Data administrator: trách nhiệm xác • Trong đó cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ cung cấp dịch vụ và truy cập của khách hàng thông qua mạng định và thực hiện các nguyên tắc phù hợp cho dữ liệu, bao • Cơ sở dữ liệu quản lý được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ gồm thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu và dữ liệu định nghĩa • Là một thành phần lớn trong xu hướng điện toán đám mây được áp dụng trên tất cả các cơ sở dữ liệu trong một tổ chức. • Một số công ty đang chuyển theo hướng DAAS như: Google, Microsoft, MyOwnDB, 12
13. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 Các hệ CSDL mục đích đặc biệt Lựa chọn hệ quản trị CSDL Các đặc điểm quan trọng của CSDL cần xem xét: •Một số gói cơ sở dữ liệu chuyên ngành được sử •Kích thước của cơ sở dữ liệu dụng cho các mục đích cụ thể hoặc trong các •Chi phí của cơ sở dữ liệu ngành công nghiệp cụ thể. •Số lượng người dùng đồng thời •Israeli Holocaust Database (www.yadvashem.org) •Hiệu suất •iTunes store music and video catalog •Tích hợp •Morphbank (www.morphbank.net) •Nhà cung cấp Q&A ? ? ? HẾT CHƯƠNG 1! 13