Hệ thống thông tin quản lí - Chương 1: Dữ liệu và thông tin trong quản lý

Nội dung text: Hệ thống thông tin quản lí - Chương 1: Dữ liệu và thông tin trong quản lý

1. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nội dung MÔN Nội dung trên lớp: Thông tin trong quản lý. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ . . Thông tin trong môi trường doanh nghiệp. . Ra quyết định trong quản lý và nhu cầu thông tin. Chương 1 Dữ liệu & Thông tin SV tự nghiên cứu giáo trình: . Tổ chức dữ liệu trong doanh nghiệp. trong quản lý Giảng viên: ThS. Huỳnh Đỗ Bảo Châu 3 THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ Dữ liệu (DATA) . Dữ liệu . Dữ liệu: là các dữ kiện thô, . Thông tin . Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị . Giá trị của thông tin hoặc từ. . Chất lượng của thông tin . Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên được . Nguồn của thông tin ghi lại do quan sát hay nghiên cứu. . Khi dữ liệu được xử lý và trở nên có ý nghĩa, chúng trở thành thông tin. 5 6 1
2. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Thông tin (INFORMATION) Quá trình tạo ra thông tin . Thông tin là một tập hợp các dữ kiện được Quá trình tổ chức và xử lý để chúng có giá trị bổ Dữ liệu xử lý Thông tin sung ngoài các giá trị của các dữ kiện cá nhân. . Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa. Phân loại . Dữ liệu được xử lý có mục tiêu. Sắp xếp . Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận. Tổng hợp . Thông tin làm giảm tính bất định của sự Tính toán việc hay tình huống hỗ trợ cho việc đề ra quyết định. Chọn lựa 7 8 Giá trị của thông tin Nguồn thông tin . Giá trị của thông tin thể hiện ở những gì thông tin . Nguồn chính thức thường truyền thông theo giúp nhà quản lý thu được khi sử dụng những phương thức truyền thông theo hình thức (formal thông tin này trong việc ra quyết định để đạt communication): có cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ. được mục tiêu của tổ chức. . Nguồn không chính thức thường truyền thông . Giá trị thông tin có 2 dạng: theo phương thức truyền thông không theo hình . Giá trị hữu hình. thức (Informal communication): ít tính cấu trúc, . Giá trị vô hình. giao tiếp bình thường. 9 11 2
3. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Chất lượng thông tin Các đặc tính chất lượng của thông tin . Chất lượng thông tin là khái niệm tương đối mới Thời gian Nội dung Hình thức Khác đối với nhiều tổ chức. Với sự gia tăng việc thu Tính Tính Rõ ràng An toàn thập, lưu trữ dữ liệu và việc khai thác dữ liệu cho đúng lúc chính xác mục đích kinh doanh, chất lượng của thông tin Tính Tính Chi tiết Tin cậy được tạo ra ngày càng trở nên quan trọng. cập nhật phù hợp . Thông tin có chất lượng tốt được đặt trong bối Tính Tính Có thứ tự Thích hợp cảnh đúng thời điểm cho chúng ta biết trước về thường xuyên đầy đủ các cơ hội và các vấn đề. Tính Tính Trình bày Nhận đúng người . Chất lượng là giá trị sẽ thay đổi tùy theo người thời đoạn súc tích phù hợp sử dụng và các công dụng của thông tin. Tính Phương tiện Gởi đúng kênh phạm vi phù hợp 12 14 THÔNG TIN Môi trường hoạt động của doanh nghiệp TRONG MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP Môi trường tự nhiên . Môi trường hoạt động của doanh nghiệp Môi trường vĩ mô . Các luồng thông tin trong doanh nghiệp Môi trường vi mô Tài sản hữu hình Tài sản vô hình 15 16 3
4. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Các luồng thông tin trong doanh nghiệp RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ VÀ NHU CẦU THÔNG TIN . Nhu cầu thông tin trong ra quyết định . Phân loại quyết định và cấp độ quản trị . Các giai đoạn của quá trình ra quyết định . Lý thuyết ra quyết định . Cây quyết định . Bảng quyết định 17 18 Nhu cầu thông tin trong ra quyết định Các loại quyết định trong DN . Nhu cầu thông tin của nhà quản trị: . Quyết định có cấu trúc . Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. . Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất lượng . Quyết định không cấu trúc thông tin . Mức độ phát triển của doanh nghiệp làm tăng . Quyết định bán cấu trúc độ phức tạp trong điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh của doanh nghiệp. . Nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý tùy thuộc vào cấp độ quản lý. 19 20 4
5. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Các cấp quyết định trong quản trị Tính chất quyết định theo các cấp Loại Mức tác Tần suất Cấp Thời quyết động lên tổ ra quyết quản trị gian định chức định Chiến Không có Dài hạn Lớn Ít lược cấu trúc Chiến ↔ Trung hạn Vừa ↔ thuật Tác Có cấu Ngắn hạn Nhỏ Nhiều nghiệp trúc 21 22 Tính chất của thông tin theo các cấp Thảo luận Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng: Tính Nguồn Tính 1. Ngân sách cho năm tới ? Cấp Thời Phạm Chi thường thông chắc 2. Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho gian vi tiết quản trị xuyên tin chắn khách hàng ? 3. Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp Chiến Dài Bên Tổng khẩn cấp ? Không Ít Rộng lược hạn ngoài quát 4. Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài ? 5. Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ? Chiến ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ thuật 6. Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt ? Tác Ngắn Thường Bên 7. Tấn công vào thị trường mới ? Nhiều Hẹp Chi tiết nghiệp hạn xuyên trong 8. Làm gì với máy móc bị hỏng hóc ? 23 24 5
6. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Các giai đoạn của quá trình ra quyết định Lý thuyết ra quyết định . Qui tắc nghiệp vụ: các điều kiện qui tắc hành động . Lý thuyết ra quyết định dựa vào: . Cây quyết định (Decision tree) . Bảng quyết định (Decision table) 25 26 Bảng quyết định Bảng quyết định . Có thể dùng trong trường hợp quyết định phức . Các bước xây dựng bảng quyết định: tạp có nhiều điều kiện phối hợp. . Xác định các điều kiện ảnh hưởng tới quyết định . Kiểm soát được tất các các tình huống có thể . Xác định các hành động có thể xảy ra. phối hợp giữa các điều kiện. . Xác định các chọn lựa cho mỗi điều kiện, . Tính toán số cột tối đa trong bảng quyết định . Điền các chọn lựa cho điều kiện . Hoàn thiện bảng bằng cách chèn dấu X vào nơi các qui tắc đề nghị hành động . Kết hợp các qui tắc xảy ra hiển nhiên, . Kiểm tra các trường hợp không thể xảy ra được . Tổ chức lại bảng để cho dễ hiểu 27 28 6
7. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Bảng quyết định Bảng quyết định Ví dụ minh họa: . Kết quả: Quy tắc (rules) . Xem xét việc ra quyết định đề xuất hay cho vay đối với 1 hồ sơ tín dụng của khách hàng. 1 2 3 4 . Khách hàng được đề xuất cho vay khi: Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và Y Y Y N . Có độ tuổi trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian thời gian vay vốn không quá 60 vay vốn không quá 60 Điều kiện . Có một nguồn thu nhập hoặc có việc làm ổn định để (conditions) Có việc làm ổn định ? Y N N - đảm bảo nguồn tiền trả nợ. Có nguồn thu nhập khác ? - Y N - . Ngược lại thiếu 1 trong 2 điều kiện trên thì không đề xuất cho vay. Đề xuất X X Hành động (Acitons) Từ chối X X 29 30 Bài tập (tính chiết khấu) Lợi thế của Bảng quyết định . Giúp hoạt động phân tích đảm bảo tính đầy đủ Công ty K. có chính sách chiết khấu như sau: . Dễ dàng kiểm tra những lỗi có thể xảy ra như: 1. Tổng giá trị đơn hàng (công ty khuyến khích đặt đơn . Tình trạng không thể xảy ra hàng lớn thay vì đặt nhiều đơn hàng nhỏ vì dễ phân . Sự mâu thuẫn phối và lập thời biểu vận chuyển): tiền chiết khấu là 3% . Sự dư thừa đối với các đơn hàng trên 6000$ . "Decision Table" thích hợp với logic có cấu trúc 2. Nếu giao hàng trong vòng 50km sẽ được chiết khấu 2% điều kiện phức tạp hoặc để kiềm soát tránh các (do giảm chi phí phân phối) dư thừa, mâu thuẫn Trong trường hợp đã chiết khấu 3% (quy tắc 1) sẽ được chiết khấu thêm 1% nếu giao hàng trong vòng 50Km. 3. Khách hàng đạt 100000$ (tổng tiền hàng mua trong vòng 12 tháng qua) sẽ được chiết khấu thêm 2% trong đơn hàng lần này. 32 7
8. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Cây quyết định Cây quyết định . Cây quyết định được sử dụng khi quá trình ra . Các bước xây dựng Cây quyết định: quyết định có cấu trúc xảy ra nhiều tình huống . Nhận diện tất cả các điều kiện và hành động phức tạp, cần duy trì một chuỗi các quyết định . Sắp xếp hành động và điều kiện theo thời gian theo một trình tự cụ thể. . Bắt đầu xây dựng từ trái sang phải. Sử dụng . Biểu diễn dưới dạng đồ họa các ký hiệu: . Dễ hiểu và dễ xây dựng Biểu diễn cho một hành động Biểu diễn cho một điều kiện . Ở mỗi node phải xét tất cả các trường hợp có thể xảy ra trước khi xét qua node kế (thứ tự thực thi rất quan trọng) 33 34 Cây quyết định Cây quyết định Ví dụ minh họa: . Kết quả: . Xem xét việc ra quyết định đề xuất hay cho vay Duyệt hồ sơ xin vay đối với 1 hồ sơ tín dụng của khách hàng. mua nhà . Khách hàng được đề xuất cho vay khi: NO Trên 22 tuổi, tổng số tuổi YES 1. Có độ tuổi trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian đời và thời gian vay vốn không quá 60 vay vốn không quá 60 Có việc làm 2. Có một nguồn thu nhập hoặc có việc làm ổn định để ổn định? đảm bảo nguồn tiền trả nợ. Có nguồn . Ngược lại thiếu 1 trong 2 điều kiện trên thì không đề thu nhập khác? xuất cho vay. Quy tắc 1 Quy tắc 2 Quy tắc 3 Quy tắc 4 Từ chối Từ chối Đề xuất Đề xuất 35 36 8
9. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 9/15/2017 Lợi thế của Cây quyết định Ví dụ Process bán hàng trong siêu thị: . Thứ tự của các điều kiện kiểm tra và hành động . Nếu trị giá hàng 1.000.000 và khách trả tiền mặt các điều kiện là quan trọng thì lập 1 hóa đơn bán hàng; nếu trả bằng thẻ tín dụng thì phải kết nối với ngân hàng để kiểm tra, nếu hợp lệ thì cà thẻ, và in 2 hóa đơn bán hàng, nếu không hợp lệ thì giữ lại và báo ngay với ban lãnh 37 đạo Slide 5 - 38 HẾT CHƯƠNG 1 HỎI & ĐÁP 39 9