Đề tài Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5

112 trang vanle 2600

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_hoan_thien_he_thong_kiem_soat_noi_bo_trong_linh_vuc_x.doc

Nội dung text: Đề tài Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5

Luận văn tốt ngiệp LỜI MỞ ĐẦU Nếu là một nhà đầu tư, đứng trước một quyết định đầu tư vào một Doanh nghiệp nào đó thì bạn quan tâm đến vấn đề gì đầu tiên. Hay với tư cách là một nhà quản lý Doanh nghiệp thì bạn mong muốn điều gì ở doanh nghiệp của mình. Chắc chắn rằng bất cứ ai ở địa vị đó cũng không mong muốn gì hơn là Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả. Vậy thì làm thế nào tin tưởng rằng Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả? Hoạt động kiểm toán ra đời từ đáp ứng nhu cầu đó. Để có thể đảm bảo hoạt động của Doanh nghiệp là có hiệu quả thì các nhà lãnh đạo phải mời các chuyên gia kiểm toán đến để thực hiện kiểm toán cho Doanh nghiệp của mình. Biện pháp này rất có hiệu quả tuy nhiên chi phí lại tốn kém và lại không thể thực hiện một cách thường xuyên được. Bên cạnh đó có một biện pháp khác là Doanh nghiệp tự thiết lập một bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của các bộ phận. Biện pháp này giúp Doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động trong từng khâu công việc mà chi phí lại không tốn kém như biện pháp trên. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, cùng với tiến trình công nhiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt đối với các Doanh nghiệp có qui mô lớn, các tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, ngay từ đầu đã rất tâm đắc với các vấn đề về việc xây dựng và thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp. Được thực tập tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 là một cơ hội tốt cho em được tiếp tục học hỏi sâu thêm về vấn đề này. và cũng chính vì thế mà em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5“ làm Luận văntốt nghiệp của mình. Luận vănbao gồm 3 phần: Phần 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp Trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Ngô Thị Thanh Tâm 1 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Phần 2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng. Trình bày về cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5và cách thức tổ chức quản lý trong lĩnh vực xây lắp thiết kế Phần 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 Trong qúa trình thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên và các cô các chú trong ban tài chính kế toán, các cô các chú trong Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 RPMU tại Tổng công ty. Qua đây em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới các thầy giáo cùng các bác trong ban tài chính kế toán của Tổng công ty đã giúp đỡ em hoàn thành Luận vănnày. Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm Ngô Thị Thanh Tâm 2 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Chúng ta chắc hẳn ai cũng biết đến vai trò của công tác kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Vậy kiểm soát là gì? và vì sao phải thực hiện công việc kiểm soát? Sau đây sẽ trình bày cụ thể về các vấn đề đó. 1. Kiểm soát trong quản lý 1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chương trình, kế hoạch Sau khi các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động. Như vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản lý. Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? kiểm soát nội bộ cũng là một loại kiểm soát tức cũng có nghĩa là một chức năng thẩm định nhưng chức năng này được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó và cũng với tư cách là một sự trợ giúp đối với các tổ chức đó. Ngô Thị Thanh Tâm 3 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, của một tổ chức hay của toàn Xã hội. Kiểm soát được xem là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức đó. Kiểm soat tồn tại như một khâu độc lập của quả trình quản lý nhưng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quá trình đó. Cũng như tất cả các bộ phận khác, mội bộ phận được thiết lập và hoạt động đều có mục đích của nó. Và chức năng kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích giúp tổ chức, giúp các bộ phận thực hiện được các mục tiêu của mình. 1.2. Phân loại kiểm soát Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhưng do mục tiêu của các hoạt động được kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý trong từng trường hợp khác nhau nên cũng có tương ứng các cách tiến hành kiểm soát khác nhau do đó mà cũng có tương ứng nhiều loại kiểm soát khác nhau. Nhìn chung kiểm soát có thể chia làm 3 loại: Kiểm soát hướng dẫn Kiểm soát “có” “ không” Kiểm soát sau hành động  Kiểm soát hướng dẫn Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. những việc trung gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đưa hoạt động đang được kiểm soát đó đạt được những mục tiêu mong muốn.  Kiểm soát “có” “không” Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm đạt được những kết quả mong muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được. Hay nói cách khác kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể Ngô Thị Thanh Tâm 4 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp phải thực hiện việc tóm lược hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có một cách sắp đặt để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến.  Kiểm soát sau hành động Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã trình bày ở trên, nhưng nó được phân biệt là hành động kiểm soát xảy ra sau, và tiến hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một chủ trương hay một tiến trình. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển khai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiền tương lai. 2. Hệ thống kiểm soát nội bộ Ở phần trên chúng ta đã biết thế nào là kiểm soát nội bộ, vậy thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ? và nó khác gì so với khái niệm về Kiểm soát nội bộ ? Có rất nhiều khái điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong khuôn khổ báo cáo này em xin nêu lên một số quan điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1. Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động” Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị Bảo vệ tài sản của đơn vị: Ngô Thị Thanh Tâm 5 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chính là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi vì nó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hướng về các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 2.2. Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ về Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể. Trong phần thực hành kiểm toán Kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, Ngô Thị Thanh Tâm 6 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế Ngô Thị Thanh Tâm 7 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp 2.3. Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:” Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.” Trong đó: Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo con mắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị đó 3. Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp Như phần trên đã đề cập, chúng ta đã biết tầm phần nào tầm quan trọng của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Vậy việc đó nó quan trọng như thế nào và vì sao ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong phần này chúng ta sẽ làm rõ hơn về vấn đề đó. 3.1. Yêu cầu của quản lý Nói đến từ “quản lý” hay “nhà quản lý” sẽ gợi nhiều cách nghĩ cho nhiều người khác nhau. Nhưng tổng quát nhất có thể hiểu quản lý là quá trình sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là một quá trình tích cực, nó chăm lo đến các nguồn lực (bao gồm cả nguồn nhân lực Ngô Thị Thanh Tâm 8 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp và nguồn phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó theo cách hiệu quả nhất có thể. Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và các nhà quản lý muốn đạt được kết quả tốt nhất có thể được và họ phải có cách làm tốt nhất để đạt được mong muốn đó. Quản lý được coi như là một chuỗi các quá trình có liên hệ với nhau. Các quá trình đó bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, cung cấp các nguồn lực để thực hiện kế hoạch, điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm soát Lập kế hoạch quản lý: Bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức cao nhất về các mục đích và mục tiêu chủ yếu đến những chiến lược và các chủ trương hỗ trợ ở mức thấp hơn, đến các trình tự và phương pháp ở mức thấp hơn nữa cho việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Lập kế hoạch quản lý cũng là căn cứ cho tất cả các quá trình khác Tổ chức thực hiện kế hoạch: Quá trình này phải chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau đó phối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức được hoàn thành. Nó giúp cho mỗi người trong tổ chức biết họ phải làm gì và ai là người có trách nhiệm giúp đỡ họ thực hiện công việc đó. Quá trình này được xây dựng dựa trên cơ sở của việc lập kế hoạch chung nói trên. Cung cấp các nguồn lực: Đây là quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết nó bao gồm việc mua sắm các nguồn lực vật chất như máy móc thiết bị và các loại vật tư cung ứng và việc tuyển dụng, phát triển nhân lực. Đặc biệt hoạt động chuẩn bị nguồn lực về con người được các nhà quản lý hết sức quan tâm Điều hành quản lý: Đây là quá trình khi công việc được tiến hành trong thực tế. Nó bao gồm 3 loại hoạt động hỗ trợ làm cơ sở cho việc thực thi các nghiệp vụ được giao: hướng dẫn, phối hợp, chỉ đạo thực hiện kế hoạch Kiểm soát: Việc hoàn thành công việc hiện tại không trành khỏi bị ảnh hưởng của những điều kiện thay đổi và năng lực con người không đồng đều. Do đó, chúng ta phải thấy được những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ Ngô Thị Thanh Tâm 9 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp sai lệch đó một cách có hiệu quả. Việc kiểm soát là một tiểu qúa trìnhcần thiết giúp chúng ta đạt được một cách tốt nhất những mục tiêu đã xây dựng. Trong kinh doanh, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu đó. Các nhà quản lý luôn luôn làm mọi cách để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó như chúng ta đã biết, kiểm soát là một chức năng thẩm định các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện một cách tốt nhất các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay người ta có xu hướng đưa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá trình quản lý mà chúng ta chỉ có thể đạt được điều đó thông qua hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đang ngày càng cần thiết đối với các doanh nghiệp. 3.2. Quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể Như chúng ta đã biết, chức năng kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu và kết thúc khi đạt các mục tiêu đó. Với việc thực hiện công tác quản lý hay nói cách khác là thực hiện các giai đoạn của quá trình quản lý thì chức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành các hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Điều đó cũng rất thiết thực để xem xét kỹ hơn các chức năng của kiểm soát tương quan như thế nào với các giai đoạn chủ yếu của quá trình quản lý là lập kế hoach, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn lực và quản trị. 3.2.1. Quan hệ với lập kế hoạch: Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho công ty cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt động kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức năng kiểm soát. chúng ta biết là quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt điều đó cũng nhấn mạnh rằng đất kỳ ai quan tâm tới việc phát triển hoặc cải tiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của việc lập kế hoạch và hiệu qủa mà việc lập kế hoạch thực sự đem lại. Do đó mối quan tâm đầu tiên của chúng ta là việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn công ty. Ngô Thị Thanh Tâm 10 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp 3.2.2. Quan hệ với việc tổ chức: Tổ chức là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý, thông qua việc tổ chức mà các công việc được giao, được uỷ quyền, được hạch toán. Với cách nhìn nhận này tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát. hơn thế nữa, trách nhiệm trong việc tổ chức của các cá nhân hay nhóm là xây dựng các mục tiêu và đo lường các kết quả của các hoạt động. điều này có nghĩa là nếu chúng ta muốn kiểm soát có hiệu quả thì chúng ta phải quan tâm cải tiến kế hoạch tổ chức hoàn hảo và những việc bố trí tổ chức theo kế hoạch đó. 3.2.3. Quan hệ với việc cung cấp các nguồn lực: Các việc mua sắm, quản lý và sử dụng những nguồn lực đều có những vấn đề cần thiết để kiểm soát. Đặc biệt là kiểm soát trong lĩnh vực cung cấp nguồn lực con người, cũng như toàn bộ quá trình quản lý, kiểm soát là một bộ phận, là quá trình do con người làm, những con người đã được chọn lọc, huấn luyện và quản lý. Hơn nữa ở đau có nhà quản lý giỏi thì ở đó chức năng kiểm soát cũng được quản lý với một hình thức hiệu quả hơn. Vì vậy, kiểm soát tốt phải bao gồm tất cả các mặt chủ yếu của chức năng quản lý đội ngũ và nhân sự 3.2.4. Quan hệ với việc điều hành: Trong giai đoạn điều hành quản lý, các nhà quản lý phải ra chỉ thị, giám sát nhân viên, phối hợp công việc và chỉ đạo. ở giai đoạn này các nhà quản lý cũng điều hành hệ thống kiểm soát và có những hành động cần thiết khi việc thực hiện kế hoạch quản lý có thay đổi. Cách thức điều hành trực tiếp này có thể hỗ trợ hoạt động kiểm soát tuy nhiên đôi khi nó lại cản trở công việc kiểm soát. Như vậy, muốn kiểm soát tốt phải cộng tác tốt với những nhà quản lý có trách nhiệm để công việc ở đây đảm bảo là hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát. 3.3. Phạm vi quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ Như đã trình bày ở phần trên, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động của đơn vị. Chính vì thế mà phạm vi Ngô Thị Thanh Tâm 11 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ là tất cả các hoạt động ở các lĩnh vực của các cấp khác nhau của đơn vị: Từ những hoạt động về tuyển dụng nguồn nhân lực, vật lực đến những hoạt động liên quan đến việc áp dụng, điều khiển các nguồn lực đó vào việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp; từ hoạt động của các nhà quản lý cho đến các hoạt động của các nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên mức độ quan tâm của ban lãnh đạo của đơn vị đối với các lĩnh vực khác nhau là khác nhau và nó cũng quyết định đến kiểm soát hoạt động đó. II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 1.1. Thiết kế và thực hiện kiểm soát Để hiểu rõ về chức năng kiểm soát người ta có thể xe xét trên khía cạnh thiết kế và thực hiện Thiết kế trong chức năng kiểm soát được hiểu là thực hiện lựa chọn các khía cạnh cụ thể cần được kiểm soát, xác định các khía cạnh đó được thực hiện tới mức nào và tìm ra cách thực hiện nó. Những dự kiến này chủ yếu tập trung vào những mặt cơ bản của nhu cầu quản lý: Một chuẩn mực nào đó được xác định, một trình tự đo lường kết quả được triển khai, một chương trình lập ra cho việc thẩm tra và hành động cần thiết. Tất cả những điều đó đều liên quan đến một sự xem xét, cân nhắc giữa lợi ích có thể có với chi phí phải gánh chịu. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát là thực hiện cụ thể tức là bố trí rõ hệ thống và việc theo dõi hệ thống. ở đây chúng ta tập trung ngay vào công việc cụ thể và những người liên quan. Cũng ở đây, ta cần tới kỹ năng quản trị và nhận định để giải quyết những tình thế phát sinh ngoài dự kiến và về những vấn đề không tránh được về con người 1.2. Sự cần thiết phải hoà nhập kiểm soát vào hoạt động quản lý Một vấn đề liên quan chặt chẽ với dự kiến và thực hiện nói trên là phạm vi mà các biện pháp kiểm soát có thể hoà nhập với các trình tự và hành động quản lý bình thường. điều mà chúng ta phải luôn tự nhủ rằng không coi Ngô Thị Thanh Tâm 12 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp những biện pháp kiểm soát là những hoạt động phụ thêm và tách rời. Thay vào đó, chúng ta tìm được mục đích kiểm soát của chúng ta thông qua quá trình hoạt động bình thường. Sở dĩ chúng ta nên làm như vậy là vì nếu làm như vậy chúng ta sẽ tiết kiệm được chi phí và loại trừ bớt bực tức cho những người trực tiếp hay gián tiếp bị kiểm tra. Ví dụ như nều chấp nhận được một bộ phận cụ thể từ một tổ của phân xưởng sản xuất có thể tự động xác định được liệu nó có phù hợp trong dây truyền lớn hơn không mà không cần phải có một nhóm thanh tra trung gian nào nữa. tương tự như vậy, chúng ta cứ xem việc xử lý kiểm soát như là quan hệ quản lý bình thường chứ không phải là một vấn đề tách biệt. Các chuyên gia kiểm soát bao giờ cũng có những thuận lợi như vậy để thực hiện kiểm soát, coi kiểm soát như một hoạt động thông thường. 1.3. Qui mô bảo vệ và xây dựng Khi xem xét chức năng kiểm soát người ta còn xem xét qui mô bảo vệ và xây dựng của chúng và cố gắng tối đa hoá qui mô đó. Một phạm vị khá lớn của kiểm soát thực hiện là để phục vụ mục tiêu bảo vệ cho các nhà quản lý cấp cao hơn và tránh những sai sót ở mức thấp hơn. Một số việc kiểm soát phải có một trong những mục đích chính là đề phòng những loại hành động nào đó mà chúng nhà quản lý cấp cao không muốn ví dụ như là sử dụng sai một bất đông sản của công ty hay những cam kết quá mức được phép hoặc lập sai một tờ khai nào đó. Những việc kiểm soát là để bảo vệ vì quản lý cấp trên cũng muồn biết những loại việc đang triển khai để họ có những hành động khắc phục hoặc sửa chữa kịp thời. Trong một số trường hợp, kiểm soát chú trọng vào khả năng xây dựng, lúc đó kiểm soát như là một hoạt động hướng dẫn đối với lĩnh vực hoạt động của chúng ta. Ví dụ một kiểm soát hình thức thử nghiệm sở thích của người tiêu dùng có thể giúp chúng ta làm ra những loại sản phẩm mới hoặc trình bày những sản phẩm hiện có theo kiểu dáng mới khác theo thị hiếu của người tiêu dùng. Cách xây dựng này thực hiện được vì có phần chú trọng vào các mặt tích cực thường có của các hoạt động, mang tính chất bảo vệ ngay từ lúc đầu có thể minh hoạ bằng việc thoả mãn người tiêu dùng và danh tiếng của công ty là kết quả của các biện pháp thanh tra kiểu bảo vệ. điều đó cũng có thể Ngô Thị Thanh Tâm 13 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp được hiểu theo một hình thức rộng hơn là nó sẽ khuyến khích tốt hơn những người bị kiểm soát. ví dụ kiểm soát thực hiện lợi nhuận của một chi nhánh thay cho việc kiểm soát hoạt đông chi tiết. Trong trường hợp khác, tính chất xây dựng có thể thông qua sự hiểu biết kỹ hơn và việc xử lý tế nhị của kiểm soát. Trong tất cả những tình huống đó, mục tiêu của chuyên viên kiểm soát là đề cập đến những nhu cầu của bảo vệ ở một hình thức mà tránh nhấn mạnh vào hướng đó, vào tiềm năng xây dựng đó. 1.4. Phân tích rủi ro đối với các mục tiêu bảo vệ Như đã phân tích ở trên, chúng ta thấy rõ việc đánh giá kiểm soát nội bộ bao gồm hai mục tiêu là bảo vệ và xây dựng. Thực chất của lợi ích sóng đôi như vậy rất quan trọng đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, đối với các kiểm toán viên nội bộ _ là người tìm cách phục vụ toàn bộ lợi ích quản lý. Ngoài ra, việc đánh giá công việc kiểm soát còn phải đặt trong mối quan hệ với các mục tiêu cải tiến rộng hơn là xây dựng, đó là loại đánh giá ở trình độ cao hơn và công phu hơn nhất là khi các mục tiêu cải tiến bao hàm khả năng sinh lời của tập đoàn đã được tăng. Nhưng các mục tiêu bảo vệ căn bản là rất quan trọng và cần được đề cập thích đáng. Như thường xảy ra, việc đánh giá của kiểm soát nội bộ về các mục tiêu bảo vệ tự nó đặc biệt làm cho việc phân tích rủi ro có tổ chức và khoa học hơn Việc đánh giá rủi ro cho các mục tiêu bảo vệ trực tiếp xoáy vào: Tính chất phạm vi và ảnh hưởng của từng loại khiếm khuyết tiềm ẩn Tính khả thi và chi phí của công việc kiểm soát thực tế Loại đánh giá này tất nhiên phải làm riêng cho từng loại công ty và theo các tình huống hoạt động khác nhau. Nhưng khi đánh giá như vậy nên xem cần loại kiểm soát gì? phạm vi kiểm soát để có lợi cho kinh doanh. Nhưng điều làm phức tạp cho việc đánh giá sau là thường có mâu thuẫn giữa việc làm giảm tốn thất với nhu cầu rộng thêm của quản lý và các mục tiêu. Tất cả diều đó có nghĩa là phân tích rủi ro tôt hay không về mặt quản lý còn tuỳ thuộc vào phạm vi được thừa nhận và đánh giá của các mục tiêu quản lý có liên quan 1.5. Vấn đề phản ứng của con người với kiểm soát Ngô Thị Thanh Tâm 14 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Con người liên quan đến quá trình kiểm soát và nó đòi hỏi con người phải rất khéo léo khi giải quyết các mối quan hệ. Trong khi thực hiện, triển khai một hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì thấy có các vấn đề: Nguồn gốc chủ yếu của các vấn đề là hầu hết ai cũng có bản năng hành động độc lập và tự do. Thực tế cho thấy rằng con người phải làm gì đó khiến họ có khuynh hướng ác cảm với một việc kiểm soát thậm chí phản đối. Mức độ chấp nhận đối với những việc kiểm soát phần lớn tuỳ thuộc vào chính con người_ sự thông minh, có kinh nghiệm, vốn văn hoá, tình cảm vững bền Nhưng chúng ta có thể nói rằng xu hướng thông thường là con người bực bội với kiểm soát và ít nhiều chống lại. điều đó phụ thuộc nhiều vào cách thức kiểm soát được triển khai chúng diễn ra và được điều khiển như thế nào. Do đó, trong sự cố gắng của chúng ta làm công việc kiểm soát có hiệu quả, chúng ta cần phải có sự hiểu biết về sự phản ứng bình thường đó của con người và làm mọi việc cần thiết có thể để tối thiểu hoá những phiền toái Chúng ta có thể xử lý như thế nào với những cản trở của con người với kiểm soát? có những giải pháp sau để giải quyết những mâu thuẫn đó: Tăng uy tín của toàn công ty Cách trình bày Tính hợp pháp của nguồn gốc Sự tham gia Cách điều hành 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ Để có thể hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty như thế nào và hoạt động ra sao, trước tiên chúng ta phải tìm hiểu về các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1. Môi trường kiểm soát Ngô Thị Thanh Tâm 15 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Theo VSA 400 môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị,ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát trong đơn vị Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể ngược lại môi trường kiểm soát mà yếu thì các thủ tục kiểm soát cũng khó có thể phát huy hiệu quả được Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát nói chung chủ yếu liên quan đến quan điểm thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. trên thực tế tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi qui đinh cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: 2.1.1. Các đặc thù về quản lý: Nói đến các đặc thù về quản lý tức là đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cao cấp nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại các doanh nghiệp 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là cách thức tổ chức quản lý trong doanh nghiệp hay có thể hiểu cơ cấu tổ chức là cách phân quyền trong bộ máy quản lý Ngô Thị Thanh Tâm 16 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Cơ cẩu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cẩu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiên các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: tức là phải thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiên công việc 2.1.3. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu qủa. Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và sự rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp. đề bạt khen thưởng, kỷ luật nhân viên. việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất địo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp 2.1.4. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai, là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. nếu việc lập và thực hiện kế hoach được tiến Ngô Thị Thanh Tâm 17 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạchvà dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm, xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoach đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời 2.1.5. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát đặt ra để thực hiện những nhiệm vụ: giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty, kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, dung hoà các bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài 2.1.6. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ và phong cách điều hành của cac nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nhóm các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của cac đối tác làm ăn, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu của doanh nghiệp là hệ thống kế toán. hệ thống kế toán chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, Ngô Thị Thanh Tâm 18 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn các chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt đông kế toán. Một hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Ngô Thị Thanh Tâm 19 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Tính có thật Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách của đơn vị mà ngược lại mọi nghiệp vụ đã được ghi chép vào sổ sách kế toán của đơn vị đều phải đảm bảo là đã xảy ra Sự phê chuẩn Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều được phê chuẩn hợp lý, đúng qui cách đúng thẩm quyền Tính đầy đủ Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn (đầy đủ) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tức là các nghiệp vụ kinh tế nếu đã phát sinh thì đều được ghi sổ. Sự đánh giá Đảm bảo không có sai phạm gì trong việc tính toán các khoản giá và phí. Sự phân loại Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo tổng hợp chính cáo tài chính của doanh nghiệp xác 2.3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm: Ngô Thị Thanh Tâm 20 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán Kiểm tra chương trính ứng dụng và môi trường tin học Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài So sánh đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài So sánh đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán Phân tích so sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán, số liệu kế hoạch đã lập Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn và ngoài ra còn một số nguyên tắc khác nữa. Cụ thể về vấn đề này sẽ được xem xét rõ hơn ở phần sau 2.4 Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó. Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động trong đơn vị phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ trong doanh nghiệp hay có thể nói kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của những kiểm soát khác Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách và thủ tục kiểm soát. bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời, sát thực về mọi hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và Ngô Thị Thanh Tâm 21 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp bổ xung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: Ngô Thị Thanh Tâm 22 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành Kiểm toán nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp với nhiệm vụ đầu tiên là đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ rất cơ bản và được xác định rõ ràng. Mối quan tâm đặc biệt từ đầu của quản lý là liệu tài sản của đơn vị có được bảo vệ tốt không, các qui tắc, qui phạm của công ty có được tuân thủ không và sổ sách tài chính có được ghi chép đầy đủ không. điều rất quan trọng nữa là phát hiện gian lận và giữ gìn mọi thứ nguyên vẹn Tóm lại có thể nói rằng bộ phận kiểm toán nội bộ được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt đông phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị 3. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp tức là chúng ta phải thiết lập từng các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có nghĩa là chúng ta phải thiết lập các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ 3.1. Thiết lập môi trường kiểm soát Như đã trình bày ở phần trên, môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài. Để có thể thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả thì điều đầu tiên chúng ta phải thiết lập được một môi trường kiểm soát tốt Trước tiên chúng ta quan tâm đến các nhân tố thuộc bên trong của môi trường kiểm soát tức là các yếu tố liên quan đến đặc điểm quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch Những yếu tố này được thiết Ngô Thị Thanh Tâm 23 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp lập hoàn toàn nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp, của các nhà quản lý doanh nghiệp 3.1.1. Thiết lập cách thức quản lý của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải thiết lập một cách thức quản lý của riêng mình, xác định riêng cho mình một mô hình quản lý, một cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp 3.1.2. Thiết lập cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cũng là một nhân tố quan trọng góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Để tạo ra được một môi trường kiểm soát tốt khi thiết lập cơ cấu tổ chức phải chú ý đến những nguyên tắc sau: Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận Thực hiên phân chia tách bạch giữa các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản Đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng Như vậy là doanh nghiệp phải bố trí, xắp xếp, tổ chức phân quyền trong bộ máy hoạt động như thế nào để thuận tiện cho các hoạt đông của mình nhất mà không bị gò bó trong một khuôn mẫu của bất kỳ một mô hình nào cả. Các mô hình quản lý có thể áp dụng thường là mô hình quản lý tập trung , mô hình quản lý phân tán hay là mô hình quản lý nửa tập trung nửa phân tán. Nhưng áp dụng một mô hình nào đó vào doanh nghiệp để phù hợp là quan trọng nhưng cái quan trọng hơn cả đó là nhà quản lý của doanh nghiệp đó phải biết lựa chọn, bố trí, xắp xếp như thế nào đó mà phù hợp với các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình và phải luôn có sự biến đổi phù hợp với điều kiện thời đại mới Để thiết lập được một mô hình hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp không phải là chuyên dễ vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp phải không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức để tìm ra được cái đúng, cái hay trong thời đại mới mà áp dụng Ngô Thị Thanh Tâm 24 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp 3.1.3. Xây dựng chính sách nhân sự: Chất lượng của đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố ảnh hưởng lớn nhất tới chất lượng của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Trong bất cứ hoạt động nào của Xã Hội cũng vậy nhân tố con ngươì luôn là vấn đề cần thiết và bức xúc của các doanh nghiệp nói riêng và của toàn Xã Hội nói chung Trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thì con người cũng là nhân tố trung tâm, là chủ thể trực tiếp thực hiện hành vi kiểm soát, thực hiện các thủ tục kiểm soát nên chất lượng hoạt đông của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng của nhân viên kiểm soát bởi vì ngay cả khi doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các thủ tục, chính sách kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, đào tạo con người luôn được các doanh nghiệp quan tâm và các doanh nghiệp phải thường xuyên có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Bên cạnh đó thì việc đào tạo nâng cao chất lượng hoạt đông của đội ngũ nhân viên kiểm soát cũng cần phải được quan tâm và luôn thực hiện 3.1.4. Thiết kế công tác kế hoạch: Doanh nghiệp nên tổ chức công tác kế hoạch trong các hoạt đông của mình từ hoạt động sản xuất kinh doanh cho đến các kế hoạch về thu chi quĩ, kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định . Thực tế cho thấy có kế hoạch hoá mọi công việc thì chúng ta mới thực hiên các hoạt đông có hiệu qủa được và chúng ta mới có thể dễ dàng đánh giá các hoạt động của mình. Tuy nhiên, khi thực hiên các kế hoach đặt ra thì chúng ra không nên quá cứng nhắc, gò bó theo kế hoạch mà chỉ nên xem kế hoạch đó như một định hướng cho hoạt đông của mình mà thôi 3.1.5. Thiết lập uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát là bộ phận không thể thiếu được nếu chúng ta thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Uỷ ban kiểm soát được thành lập bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của Ngô Thị Thanh Tâm 25 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp doanh nghiệp như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát được thiết lập để làm các nghiệp vụ: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính Dung hoà những bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các Kiểm toán viên bên ngoài Trên đây là phần trình bày về các yếu tố bên trong thuộc môi trường kiểm soát của doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn có những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài như sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của đường lối phát triển của đất nước . Những yếu tố này doanh nghiệp không thể làm thay đổi chúng được nhưng lại chịu ảnh hưởng rất lớn của chúng. đối với những nhân tố này thì doanh nghiệp phải tự điều chỉnh mình để phù hợp với các chính sách của Nhà nước. 3.2. Thiết lập hệ thống kế toán Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Vì vậy thiết lập hệ thống kế toán tức là phải thiết lập các yếu tố cơ bản của hệ thống kế toán 3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là phương tiện để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các nội dung nghiệp vụ kinh tế Hệ thống chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán hiện hành bao gồm hai hệ thống: + Hệ thống chứng từ bắt buộc + Hệ thống chứng từ hướng dẫn ( Bao gồm 6 loại: chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hang, chứng từ tiền tệ, chứng từ tài sản cố định, chứng từ sản xuất ) trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán(Cả bắt buộc và hướng dẫn) các doanh nghiệp phải tổ chức xử lý và xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ bảo đảm Ngô Thị Thanh Tâm 26 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp việc ghi chép kịp thời, tránh chồng chéo, trùng lắp và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, bảo quản lưu trữ các chứng từ 3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế _ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán Hiện nay, Bộ tài chính có các hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp khác nhau: Hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp nói chung (Quyết định 1141/1995/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Quyết định 1177/1998/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp (Quyết đinh 1864/1998/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị chủ đầu tư (Quyết định 214/2000/QĐ/BTC) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (Quyết định 999/1998/QĐ/BTC) Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà doanh nghiệp lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán phù hợp. Tất nhiên khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải định khoản phù hợp với bản chất, kết cấu tài của tài khoản đó và quan hệ đối ứng cũng phải phù hợp 3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để hệ thống hoá ghi chép các số liệu các chứng từ theo một trình tự, phương pháp ghi chép nhất định Bộ tài chính cũng có qui định các mẫu sổ kế toán sẵn có nên các doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình mà lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán cho phù hợp. Hệ thống sổ kế toán nói chung bao gồm hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết Ngô Thị Thanh Tâm 27 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải xác định hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình để có thể thực hiện ghi sổ một cách có hiệu quả nhất Hiện tại có 4 hình thức ghi sổ phổ biến là: Nhật ký chung Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Nhật ký sổ cái 3.2.4. Tổ chức hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán: Hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán là một bộ phận cẩu thành trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhà nước có qui định thống nhất về nội dung, phương pháp thời gian lập và gửi đối với những báo cáo kế toán định kỳ (bắt buộc) đó là những báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để ra được các quyết định phù hợp Hệ thống các báo cáo tài chính qui định cho các doanh nghiệp phải lập hiện nay thực hiện theo quyết định 167_qui định về chế độ báo cáo tài chính trong doanh nghiệp và bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập như trên thì trong doanh nghiệp còn phải lập một số các báo cáo kế toán khác liên quan đến tình hính quản lý, sử dụng tài sản, tình hính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, các báo cáo nhanh phục vụ thiết thực cho nhu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp_ đó là hệ thống các báo cáo quản trị Trước yêu cầu của công tác quản lý trong nền kinh tế thị trường, công việc của những người làm công tác kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu các chứng từ kế toán vào sổ kế Ngô Thị Thanh Tâm 28 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp toán chi và trình bày các thông tin trên các báo cáo kế toán mà đòi hỏi phải biết phân tích các báo cáo kế toán. Thông qua việc phân tích các báo cáo kế toán để có những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các giải pháp hữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian trước mắt cũng như chiến lược phát triển lâu dài. Tóm lại: Việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động cuả hệ thống kiểm soát nội bộ. Để nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kế toán nói riêng thì các doanh nghiệp phải thực hiện đúng những yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình nhằm cung cấp thông tin một cách trung thực, minh bạch và công khai và chấp hành tốt những chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung, các chế độ, thể lệ qui định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung, phương pháp kiểm tra Công tác kiểm tra kế toán trong các doanh nghiệp thường được tiến hành theo những nội dung sau: Kiểm tra kế toán ghi chép, phản ánh lên chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế độ, thể lệ kế toán Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp, việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ công tác giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp do Giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo. Trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp nên tổ chức riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc phân công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán. Việc kiểm tra có thể được tiến hành với tất cả nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt. Tuỳ theo yêu cầu mà có thể kiểm tra định kỳ, đột xuất hoặc bất thường Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu là phương pháp đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với các số liệu của các Ngô Thị Thanh Tâm 29 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp doanh nghiệp khác có liên quan. Về mặt lý thuyết, trình tự tiến hành kiểm tra cần bắt đầu từ dưới lên : từ chứng từ đến sổ sách kế toán và cuối cùng là báo cáo kế toán. Tuy nhiên để giảm bớt khối lượng công việc kiểm tra, rút ngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo được tính đúng đắn khách quan của công tác kiểm tra và thu hẹp phạm vi kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm. Trên thực tế thường tiến hành kiểm tra theo trình tự ngược lại, từ trên xuống, từ các báo cáo kế toán sau đến sổ kế toán chi tiết và cuối cùng là các chứng từ Kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tac quản lý, công tác kế toán của doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng, vi phạm chính sách, chế độ quản lý và kế toán. Do vậy, công tác kiểm tra phải được thường xuyên tiến hành theo đúng chế độ qui định. Kết quả kiểm tra kế toán phải được lập biên bản hoặc trình bày trong báo cáo kiểm tra. Trong các biên bản hoặc báo cáo kiểm tra phải bao gồm các nội dung: nội dung tiến hành kiểm tra, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra, kết luận, nhận xét, đề nghị của ban kiểm tra kế toán. 3.3. Thiết lập các thủ tục kiểm soát Như đã trình bày ở phần trên, thủ tục kiểm soát là các căn qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Theo VSA 400 Thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát là công việc cần thiết mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải làm. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Ngô Thị Thanh Tâm 30 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Nguyên tắc này qui định sự tách ly trách nhiệm thích hợp về trách nhiệm trong các nhiệm vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng ở các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiên thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng. Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ cụ thế riêng biệt Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn phải đảm bảo rằng việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và đảm bảo thực hiện kiểm soát độc lập đối với việc thực hiện các hoạt động của đơn vị Tóm lại: Thủ tục kiểm soát là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó là cơ sở giúp các quá trình kiểm soát được thực hiện có hiệu quả hơn. vì thế nhất thiết phải xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp cùng với quá trình xây dựng và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 3.4. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Mọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng đều xuất phát từ kết quả của một nhu cầu nảy sinh. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn bản chất của hoạt động đang tồn tại nếu chúng ta Ngô Thị Thanh Tâm 31 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp biết phần nào về những điều kiện thay đổi trong quá khứ đã tạo ra nhu cầu cho hoạt động đó. Bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp cũng không nằm ngoài qui luật chung đó. Tức là bộ phận kiểm toán nội bộ xuất hiện và hoạt động là để đáp ứng một nhu cầu nào đó của doanh nghiệp mà sau đây chúng ta sẽ rõ hơn về vấn đề đó Hiện nay, trong các doanh nghiệp số lượng các nghiệp vụ của doanh nghiệp ngày càng có khối lượng nhiều và phức tạp nên người quản lý cấp cao không thể dễ dàng tiếp xúc với các nghiệp vụ đó để kiểm tra hoạt động một cách vừa ý nhất. Cách tốt nhất cho các nhà quản lý là thiết lập một bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng đó. Bộ phận đó chính là bộ phận kiểm toán nội bộ Để thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ chúng ta phải quan tâm đến các mặt sau: 3.4.1. Đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ: Nhân viên của bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo rằng nghiệp vụ thành thạo và quá trình đào tạo của kiểm toán viên nội bộ phải đủ Kiến thức, kỹ năng, và kỷ luật để thực hiện các hoạt động kiểm toán Các kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và phải khéo léo ứng xử, tiếp xúc với mọi người và trao đổi thông tin có hiệu quả, không ngừng học tập trau dồi trình độ nghiệp vụ và các kiểm toán viên nội bộ còn phải thực hiện thận trọng nghề nghiệp đúng mực khi tiến hành các cuộc kiểm toán nội bộ 3.4.2. Qui định về phạm vi công việc của kiểm toán nội bộ Phạm vi công việc của kiểm toán viên nội bộ bao gồm những việc kiểm toán phải thực hiện tuy nhiên trong thực tế thì ở các doanh nghiệp Ban giám đốc và hội đồng quản trị sẽ là người đưa ra những định hướng chung về phạm vi công việc và những hoạt động về phạm vi kiểm toán Nhìn chung thì phạm vi công việc của hệ thống kiểm soát nội bộ tập trung vào các mục tiêu sau: Tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin: Ngô Thị Thanh Tâm 32 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính xác thực và tính toàn ven của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ và các phương tiện đã xử dụng để xác định, định lượng, phân loại và báo cáo thông tin đó Các hệ thống thông tin cung cấp số liệu cho việc ra các quyết định kiểm soát đáp ứng các yêu cầu bên ngoài. Do vậy kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra hệ thống thông tin là thích hợp để xác minh rằng: Sổ sách báo cáo tài chính và điều hành có thông tin chính xác, đáng tin cậy, kịp thời, hoàn chỉnh và hữu ích. Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báo cáo có đầy đủ và hiệu lực không Thiết lập chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các Qui định Kiểm toán viên nội bộ phải thẩm tra các hệ thống đã thiết lập để đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật, và các qui định có ảnh hưởng quan trọng tới các nghịp vụ và các báo cáo Ban giám đốc chịu trách nhiệm thiết lập các hệ thống đã được thiết kế nhằm đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu về chính sách, kế hoạch thủ tục và pháp luật qui định phải thực hiện Đảm bảo việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Kiểm toán viên nội bộ thẩm tra các biện pháp bảo vệ tài sản và khi cần thì thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó Kiểm toán viên nội bộ phải thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hoả hoạn, sử dụng sai, hoặc bất hợp pháp và thẩm tra sự vạch trần của các yếu tố này Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực đảm bảo và có hiệu quả Kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá tính tiết kiệm và tính hiệu quả của các nguồn lực được sử dụng Ban giám đốc chịu trách nhiệm đưa ra những chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả của một hoạt động và kiểm toán viên nội bộ thì chịu trách nhiệm xem: các chuẩn mực tác nghiệp có được thiết lập để đo lường và tiết kiệm có hiệu quả không; các chuẩn mực đã được thiết lập có rõ ràng và có được thực hiện không; những sai lệch so với chuẩn mực tác nghiệp có được xác định, phân tích và báo cáo cho người có trách nhiệm để sửa sai không Ngô Thị Thanh Tâm 33 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Việc kiểm toán viên liên quan đến việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả phải xác định trên những tình trạng như: cơ sở vật chất không được tận dụng tối đa, công việc không năng suất, các thủ tục tốn kém, thừa hoặc thiếu nhân viên Thực hiện các mục tiêu mục đích đề ra cho các hoạt động hoặc chương trình Ban giám đốc chịu trách nhiệm đề ra các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và đạt tới kết quả mong muốn đối với các hoạt động hoặc chương trình. Kiểm toán viên nội bộ phải khẳng định những mục tiêu và mục đích có nhất quán với mục tiêu và mục đích của tổ chức không, chúng có được đáp ứng không Kiểm toán viên nội bộ có thể hỗ trợ ban giám đốc triển khai các mục tiêu, mục đích và các hệ thống bằng cách xác định các giả thiết cơ bản có xác đáng không, thông tin chính xác, hiện thời và thích hợp có đang được sử dụng không; những công việc kiểm soát phù hợp có được đưa vào các hoạt động hoặc chương trình không 3.4.3. Thiết kế qui trình công việc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, chịu sự kiểm tra, giám sát và phê chuẩn Qui trình công việc của kiểm toán viên nội bộ bao gồm: lập kế hoạch kiểm toán, kiểm tra và đánh giá các thông tin, thông báo kết quả, theo dõi thực hiện công việc kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán: Kiểm toán viên nội bộ phải lập kế hoạch cho một cuộc kiểm toán và kế hoạch kiểm toán phải được lập bằng văn bản và phải bao gồm:  Xây dựng các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc  Thu thập các thông tin cơ bản về các hoạt động cần được kiểm toán  Xác định nguồn cần thiết để thực hiện công việc kiểm toán  Liên hệ với những người cần biết về cuộc kiểm toán  Khi thích hợp thực hiện một cuộc khảo sát tại chỗ để làm quen với những công việc kiểm soát sẽ được kiểm toán, để xác định những lĩnh vực trọng điểm kiểm toán và mời những bộ phận được kiểm toán nhận xét và kiến nghị Ngô Thị Thanh Tâm 34 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp  Viết chương trình kiểm toán  Xác định kết quả kiểm toán sẽ được thông báo như thế nào, khi nào và cho những đối tượng nào  Nhận được sự phê duyệt kế hoạch kiểm toán từ cấp có thẩm quyền Kiểm tra và đánh giá thông tin Kiểm toán viên nội bộ phải thu thập, phân tích, giải thích chọn lọc thông tin để xác minh kết quả kiểm toán. Do vây các doanh nghiệp phải thiết lập một qui trình kiểm tra và đánh giá thông tin cho các Kiểm toán viên thực hiện Qui trình thu thập thông tin của doanh nghiệp đặt ra cho các kiểm toán viên nội bộ thực hiện phải đảm bảo được các nhu cầu sau:  Thông tin thu thập phải liên quan đến mục tiêu và phạm vi kiểm toán  Thông tin phải đầy đủ, cơ yếu, thích hợp và hữu ích tạo ra cơ sở vững chắc cho những phát hiện và kiến nghị kiểm toán  Các thủ tục kiểm toán, phương pháp trắc nghiêm, phương pháp chon mẫu được áp dụng phải phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp  Phải giám sát được quá trình thu thập thông tin của các Kiểm toán viên  Thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán hợp lý và phải đảm bảo việc thực hiện đúng theo những qui đinh đó của các Kiểm toán viên Thiết kế hệ thống báo cáo kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo công việc kiểm toán của họ do vậy mà doanh nghiệp cũng phải thiết lập hệ thống các báo cáo để cho các Kiểm toán viên thực hiện nhiệm vụ của mình Hệ thống báo cáo kiểm toán được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:  Báo cáo phải khách quan, rõ ràng, súc tích, có tính xây dựng và kịp thời  Báo cáo phải trình bày mục đích, phạm vi và kết quả của cuộc kiểm toán và báo cáo cũng phải trình bày ý kiến của Kiểm toán viên  Báo cáo phải có phần ghi nhận ý kiến của bộ phận được kiểm toán và kết luận cuối cùng của cuộc kiểm toán Ngô Thị Thanh Tâm 35 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp 3.4.4. Thiết lập bộ phận quản lý kiểm toán nội bộ Cũng như tất cả các bộ phận khác, doanh nghiệp cũng cần phải thiết lập bộ phận phụ trách quản lý bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận này được thiết lập phải công bố mục đích, quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ; phải lập kế hoạch và thực thi trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ; phải soạn thảo những chính sách và thủ tục để hướng dẫn nhân viên kiểm toán thực hiện; phải xây dựng một chương trình tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của bộ phận kiểm toán nội bộ III. QUI TRÌNH KIỂM SOÁT Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp đồng thời với nó là qui trình kiểm soát cũng được thiết lập theo. Đối với từng loại nghiệp vụ cụ thể thì qui trình kiểm soát được thiết kế khác nhau song nhìn chung thì qui trình kiểm soát của các doanh nghiệp được thiết lập bao gồm bẩy bước cơ bản: Ngô Thị Thanh Tâm 36 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp  Xác định và triển khai các mục tiêu  Đo lường các kết quả thực hiện  So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu  Phân tích nguyên nhân chênh lệch  Xác định hành động quản lý thích hợp  Thực hiện hành động quản lý  Tiếp tục đánh giá lại Mỗi một giai đoạn qui định những công việc cụ thể cần thực hiện, sau đây chúng ta sẽ làm rõ những vấn đề này: 1. Xác định và triển khai các mục tiêu Khi triển khai việc kiểm soát có ý nghĩa trước hết chúng ta phải tự hỏi chúng ta kiểm soát cái gì?. câu hỏi này cần đặt ra cho toàn bộ công ty và cho mỗi cấp hoạt động nghiệp vụ. Và khi chúng ta nói đến một mặt đặc thù của hoạt động nghiệp vụ thì chúng ta cần liên hệ từng nhu cầu với các nghiệp vụ khác lớn hơn của từng công ty. Sau đó chúng ta phải quan tâm đến các vấn đề: Trước tiên là xác định được những nguồn lực chủ yếu đối với nghiệp vụ được kiểm soát là gì, đánh giá tính trọng yếu của các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ kiểm soát, xem xét giá trị của các nguồn lực khác trong quan hệ lẫn nhau và quan hệ với các nguồn lực khác trong công ty khác như thế nào cả về giá trị cũng như về tác động nghiệp vụ. Tiếp theo phải xác định được những nguồn chi phí chủ yếu thực hiện nghiệp vụ, nguồn chi phí chủ yếu là gì và những nguồn chi phí nào thì có thể kiểm soát được. Bên cạnh các vấn đề về chi phí thì các kiểm soát viên còn phải quan tâm đến các vấn đề về chủ chốt của nghiệp vụ được kiểm soát là gì, kết hợp cả việc xem xét nhu cầu cần được kiểm soát đối với từng nghiệp vụ ở đây là gì và xem xét xem kiểm soát có nhất quán với chủ trương phân cấp trách nhiệm hay không Sau khi xác đinh được các vấn đề chủ chốt của nghiệp vụ thì các kiểm soát viên cần phải biết được mục tiêu của quá trình kiểm soát được xác định như thế nào và xây dựng các mục tiêu cụ thể ra sao. Việc xây dựng các mục tiêu cụ thể sẽ phải dựa trên các số liệu về quá khứ, các nhân tố ảnh hưởng ở Ngô Thị Thanh Tâm 37 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp hiện tại và sự ảnh hưởng của các điều kiện ngoại cảnh đến nghiệp vụ được kiểm soát. 2. Những vấn đề về đo lường Những mục tiêu đã được đo lường rồi thì bây giờ là đo lường việc thực hiện các mục tiêu đó. Ở giai đoạn này việc thực hiện đo lường phải đảm bảo nhất quán với cơ cấu mục tiêu, phải chính xác, phải định thời gian cụ thể và hợp lý, và có thể sử dụng những tính toán sơ bộ xử lý số liệu đo lường được 3. Những vấn đề vế so sánh thành tích thực tế với mục tiêu Những vấn đề nổi lên trong việc so sánh thành tích với mục tiêu thu hut tất cả những vấn đề liên quan đến đo lường đã nói ở trên. Tuy nhiên chúng ta cấn chú ý tới một số vấn đề: Việc trình bày các số liệu thực tế và số liệu trong mục tiêu đặt ra phải rõ ràng, dễ nhìn, dễ so sánh. Và phải lưu ý đến các vấn đề về điều kiện thực hiện nghiệp vụ trong thực tế so với điều kiện trong mục tiêu dự toán đưa ra để tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch đồng thời phải đưa ra được những dự kiến trong tương lai nếu có thể 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch Đến giai đoạn này chúng ta xem xét và giải thích tại sao lại có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế với số liệu được xây dựng trong mục tiêu. Tìm hiểu cái gì là những nhân tố gây ra và cái gì là ảnh hưởng của các nhân tố đến việc thực hiện các mục tiêu Những vấn đề cần xem xét ở đây bao gồm: Phạm vi của công việc phân tích, xác định thời gian phân tích và nhận biết những nguyên nhân gây ra sự chênh lệch mà mình có thể kiểm soát 5. Xác định hành động quản lý thích hợp Sau khi phân tích tìm hiểu được các nguyên nhân của sự chênh lệch thì các kiểm soát viên phải xác đinh được hành động quản lý thích hợp để phục vụ tốt nhất cho lợi ích của công ty. Khi xác định các hành động vế quản lý thích hợp thì cần quan tâm đến các vấn đề như phải đánh giá được nguyên nhân trọng yếu của sự chênh lệch, phải xác định thời gian cụ thể cho những Ngô Thị Thanh Tâm 38 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp hành động, phải đánh giá được những mâu thuẫn của những nhân tố trái ngược nhau và giải quyết hợp lý để có thể tăng phần kiểm tra phục vụ cho lợi ích của công ty 6. Thực hiện hành động quản lý Khi đã xác định được hành động quản lý thích hợp rồi thì bước tiếp theo là thực hiện hành đông đó. Do vậy doanh nghiệp phải xác định được ai là người thực hiện hành động đó và hành động phải được thực hiện như thế nào Người thực hiện hành động thường là các giám sát viên có trách nhiêm hoặc đôi khi là các nhân viên thực hiện. Nhưng bất kỳ ai thực hiện hành động này đều phải đảm bảo đúng chức năng nhiêm vụ và phải được sự kiểm soát của các giám sát viên hoặc của các nhà quản lý 7. Những vấn đề về tiếp tục đánh giá Chúng ta biết rằng các nghiệp vụ của doanh nghiệp thường được lặp đi lặp lại do đó các vấn đề về kiểm soát cũng không bao giờ kết thúc. Những hành động kiểm soát trước cứ hoà vào những chu trình kiểm soát tiếp diễn sau. Đối với các kiểm soát viên thì cần phải xem xét , đánh giá các hoạt động với một thái độ học tập, một thái độ mong muốn cải tiến các nghiệp vụ và phải luôn chuẩn bị các thông tin phản hồi tức là cho biết hành động kiểm soát có tác dụng như thế nào và chúng ta phải làm gì để cải tiến nghiệp vụ cũng như là cải tiến kiểm soát. IV. ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DƯỚI CON MẮT CỦA CÁC NHÀ QUẢN LÝ. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập và hoạt động trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp, cũng như bất cứ một vấn đề nào khác hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại trong nó những ưu điểm và nhược điểm cố hữu 1. Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp củng cố được nề nếp quản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao năng lực quản lý Ngô Thị Thanh Tâm 39 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp của doanh nghiệp. Góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của các thông tin trong đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc ngăn chặn, phát hiện, sửa chữa các sai phạm có thể có tồn tại trong doanh nghiệp 2. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ Bên cạnh những ưu điểm trên hệ thống kiểm soát nội bộ không thể tránh khỏi những nhược điểm tồn tại cố hữu trong doanh nghiệp. Điều đầu tiên chúng ta phải nói đến đó là chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bởi vì hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp chỉ nhằm mục tiêu quản lý chứ không phải là mục tiêu sản xuất kinh doanh cho nên yêu cầu đặt ra là chi phí cho kiểm soát nội bộ không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại. Tiếp đến, chúng ta biết rằng phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà ít khi tác động đến những nghiệp vụ bất thường cho nên khả năng không phát hiện ra các sai phạm ở những nghiệp vụ không thường xuyên là rất lớn Bên cạnh đó đôi khi có những sai phạm xảy ra do chính các kiểm soát viên tức là do trình độ của các nhân viên kiểm soát còn non yếu hay là do nhân viên kiểm soát cùng với các nhà quản lý cấp cao lợi dụng đặc quyền của mình Cũng có khi là do doanh nghiệp không cập nhật được các thông tin bên ngoài thường xuyên dẫn đến sự chậm trễ trong việc thay đổi các qui chế về quản lý cho phù hợp với tình hình mới. Chính diều đó làm cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy được hiệu quả của mình 3. Nhìn nhận hệ thống kiểm soát nội bộ dưới con mắt của các nhà quản lý Đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp thì kiểm soát nội bộ được coi như một công cụ, một phương tiện giúp các nhà quản lý thực hiện công việc quản lý doanh nghiệp của mình được tốt hơn, giúp họ kiểm soát được mọi hoạt động của doanh nghiệp từ những hoạt động ở cấp vĩ mô đến cấp vi mô một cách thường xuyên nhất mà lại đảm bảo được các thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài. Ngô Thị Thanh Tâm 40 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Đã là nhà quản lý doanh nghiệp dù doanh nghiệp đó lớn hay nhỏ thì nhà quản lý đều mong muốn mình kiểm soát được hết tất cả mọi hoạt động của đơn vị nhưng thực tế để làm được điều đó là rất khó và các nhà quản lý đã chấp nhận một khoản chi phí để đảm bảo cho mong muốn đó của mình đó là khoản chi phí cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngô Thị Thanh Tâm 41 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp PHẦN II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 5BTRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ I. TỔNG QUAN VỀ CICENCO 5 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 tiền thân là liên hiệp các xí nghiệp đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết định số 34/2003/QĐ- TTg ngày 04/3/2003 của thủ tướng chính phủ về việc thành lập TỔNG CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 5. Quyết định này ra đời căn cứ vào Luật tổ chức chính phủ ngày 25/12/2001, Luật Doanh nghiệp nhà nước ngày 20/4/1995 và theo đề nghị của Bộ Giao thông vận tải: Thành lập Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5trên cơ sở tổ chức lại Liên hiệp đường sắt Việt Nam. Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5là tổng công ty nhà nước, hoạt động kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác, bảo trì hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt do nhà nước giao, có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vị số vốn do tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và có các quĩ tập trung, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và tại các ngân hàng trong nước và nước ngoài theo qui định của pháp luật, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty. Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5có tên giao dịch quốc tế là VIETNAM RAILWAYS Viết tắt là VNR Tổng công ty có trụ sở chính ở Hà Nội Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5là Tổng công ty nhà nước vì thế mà nó qui định nguồn vốn hoạt động của Tổng công ty là nguồn vốn do nhà nước cung cấp (bao gồm vốn cấp ban đầu và vốn cấp bổ sung khi Nhà nước thấy cần thiết phải hỗ trợ phát triển kinh doanh hoặc để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao bổ sung) và phần vốn bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của Tổng công ty. Ngô Thị Thanh Tâm 42 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Là một Tổng công ty nhà nước, cũng như tất cả các Tổng công ty nhà nước khác, đơn vị phải tổng hợp tất cả doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ của Tổng công ty và chi tiết cho từng đơn vị thành viên. Các khoản doanh thu và chi phí được ghi nhận phải đảm bảo hợp lý hợp lệ (có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lý hợp lệ, hợp pháp) Lợi nhuận thu được từ các hoạt động của Tổng công ty được phân phối theo qui định của nhà nước và việc phân phối lợi nhuận đối với tất cả các doanh nghiệp nhà nước. Cụ thể lợi nhuận từ các hoạt động của công ty được phân phối như sau: Nộp ngân sách thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật định Phần lợi nhuận thực hiện sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp: trích lập các quĩ theo qui định hiện hành của nhà nước và của Tổng công ty Trong năm đầu tiên thành lập và hoạt động Tổng công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể: tỷ lệ tăng trưởng cao trong cả năm; trong đó tỷ lệ quan trọng nhất là doanh thu có mức tăng trưởng 14,3%. So với năm 2002, các chỉ tiêu về vận tải hàng hoá, vận tải hành khách, đều đạt mức tăng trưởng cao hơn (cao hơn mức tăng trưởng của năm 2002 so với năm 2001); tình hình tài chính khối vận tải khá lành mạnh do thu tăng, không bị khách hàng chiếm dụng, nợ đọng vốn, mức dư vay ngắn hạn ngân hàng thấp, đảm bảo tự chủ về tài chính và khả năng thanh toán. Tổng công ty cũng đạt được các chỉ tiêu đề ra về cân đối vốn, xây lắp thiết kế, về cơ sở hạ tầng đường sắt, về sản xuất công nghiệp (chế tạo, lắp ráp tầu ), về dịch vụ, vật tư, y tế, trường học về đổi mới công nghệ, an toàn và tăng trưởng, về tăng cường hợp tác quốc tế . Bên cạnh đó Tổng công ty cũng rất quan tâm đến công tác xây dựng đảng và hoạt động đoàn thể: công tác chính trị tư tưởng, công tác tổ chức, công tác kiểm tra, công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác đoàn thanh niên Tổng công ty đã vận dụng quan điểm, đường lối của Đảng váo thực tiễn của ngành, Đảng bộ đã tập trung lãnh đạo toàn ngành thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ được đề ra. Với sự đoàn kết, quyết tâm của cả Hệ thống chính trị, được cán bộ, đảng viên, công nhân viên toàn ngành hưởng ứng, đồng tâm hiệp lực nên về cơ bản năm 2003 nhiệm vụ sản xuất Ngô Thị Thanh Tâm 43 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp kinh doanh, công tác xây dựng Đảng và hoạt động các đoàn thể đã đạt được những kết quả quan trọng. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Tổng công ty lấy kinh doanh vận tải đường sắt làm nòng cốt và bao gồm các thành viên là doanh nghiệp hạch toán độc lập, doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc, các đơn vị sự nghiệp có quan hê với nhau về lợi ích kinh tế tài chính, công nghệ, thông tin đào tạo, nghiên cứu tiếp thị và các lĩnh vựu hoạt động trong Tổng công ty để tăng cường tích tụ tập trung phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Tổng công ty giao vốn, góp vốn, đầu tư vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên cơ sở số vốn và nguồn lực nhà nước giao cho Tổng công ty phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phục vụ của từng đơn vị thành viên và phương án sử dụng vốn được Hội đồng quản trị phê duyệt. Các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm trước nhà nước và Tổng công ty về hiệu quả sử dụng vốn và các nguồn lực nhà nước giao. Tổng công ty có nhiệm vụ thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: 1. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức trong nước và liên vận quốc tế 2. Đại lý và dịch vụ vận tải 3. Quản lý, khai thác, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt quốc gia 4. Tư vấn khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị phụ tùng chuyên ngành đường sắt và các sản phẩm cơ khí 5. Tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp và dân dụng 6. Sản suất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm 7. Kinh doanh bất động sản, du lịch khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ viễn thông và tin học 8. In ấn Ngô Thị Thanh Tâm 44 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp 9. Xuất khẩu lao động; hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong hoạt động đường sắt và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. 10. Tổ chức nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành Tổng công ty có trách nhiệm nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh. Với những nhiệm vụ kinh doanh như vậy, Tổng công ty đã tổ chức thực hiện sản xuất kinh doanh theo các khối. Tổng công ty có 8 khối kinh doanh bao gồm: Khối doanh nghiệp công ích Khối công nghiệp Khối vật tư, dịch vụ, du lịch Khối xây lắp, thiết kế Khối sự nghiệp Trường học Khối vận tải Khối dự án Khối cổ phần hoá Mỗi khối hoạt động sản xuất kinh doanh trên một lĩnh vực cụ thể và mỗi đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh. Khối Xây lắp-Thiết kế chuyên trách thực hiện các nhiệm vụ về xây lắp thiết kế: Phụ trách việc thiết kế, xây dựng các công trình đường sắt của quốc gia. Hoạt động trong khối Xây lắp thiết kế có 11 đơn vị thuộc TỔNG CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 5. Trong sản xuất kinh doanh năm 2003 (là năm đầu tiên ngành đường sắt chuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty Nhà nước), ngành đường sắt liên tục tăng trưởng, nhiều dự án đầu tư cơ sơ hạ tầng, đầu tư chiều sâu hiện đại hoá sức kéo, sức chở, tạo ra thế và lực mới cũng như những kinh nghiệm quí báu, tư duy mới trong chỉ đạo điều hành. Tuy nhiên, trong sản xuất kinh doanh Ngành đường sắt cũng gặp nhiều khó khăn, thách thức như: luồng hàng, luồng khách bất bình lớn, điểm đỗ phân tán, cạnh tranh ngày Ngô Thị Thanh Tâm 45 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp càng quyết liệt; vốn đầu tư phát triển cho cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải giámr so với năm 2002; ảnh hưởng của dịch bệnh SARS bùng phát trong 6 tháng đầu năm. Mặt khác, việc vừa phải triển khai chuyển đổi mô hình tổ chức vừa phải đảm bảo sản xuất kinh doanh ổn định, tăng trưởng và an toàn đòi hỏi ngành đường sắt phải có nỗ lực vượt bậc. Mặc dù có nhiều khó khăn như vậy nhưng do được sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, Bộ Giao thông vận tải và các bộ ngành có lỉên quan, của các địa phương, với tinh thần phấn đấu cao thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ, an toàn và tăng trưởng, ngành đường sắt đã hoàn thành vượt mức toàn diện các chỉ tiêu đề ra: Về doanh thu: Dự kiến tổng doanh thu toàn ngành đạt 4453,7 tỷ đồng, tăng 8.1% so với năm 2002, trong đó doanh thu vận tải đạt 1754.5 tỷ đồng(gồm cả VAT), tăng 14.3%. lãi thực hiện 61.5 tỷ, nộp ngân sách 267.5 tỷ . Thu nhập bình quân tăng 6.4%. Kết quả doanh thu vận tải đạt 1754.5 tỷ đồng, tăng 14.3% so với năm 2002. Lãi thực hiện 10 tỷ đồng. Về sản lượng: Tấn xếp hàng hoá đạt 8 triệu 133 ngàn tấn, tăng 17.1%tấn.Km đạt 2663.6 triệu, tăng 13.9% so với năm 2002; Hành khách lên tầu đạt 11 triệu 564 ngàn tấn, tăng7.2%; hành khách.Km đạt 4 tỷ 068 triệu, tăng10% so với năm 2002 Có thể khái quát kết quả thực hiện doanh thu của toàn ngành qua bảng sau: Biểu số 1: Doanh thu toàn ngành năm 2003 stt Danh mục Thực hiện Tỷ lệ % so năm 2003 năm 2002 (đơn vị: tỷ đồng) Tổng doanh thu toàn ngành 4453.7 108.1 1 Vận tải: - sản xuất chính 1670.4 144.3 - ngoài sản xuất chính 383 2 Khối công ích 554.8 150.3 3 Khối xây lắp thiết kể 630.3 92.6 4 Khối công nghiệp 449.6 99.1 Ngô Thị Thanh Tâm 46 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp 5 Khối dịch vụ vật tư du lịch 765.6 117.7 Trong năm 2003, doanh thu của các đơn vị Xây lắp Thiết kế đạt 630,3 tỷ đồng bằng 92,6% so với năm 2002. Lãi toàn khối đạt 26.6 tỷ đồng. Khối xây lắp có nhiều đơn vị giảm sản lượng so cùng kỳ năm 2002 chủ yếu là do vốn đầu tư phát triển được cân đối thấp; trong 11 đơn vị xây lắp thiết kế chỉ có 4 đơn vị: Công ty công trình đường sắt 3, Công ty công trình Thông tin- Tín hiệu điện, Công ty Xây dựng công trình Hà Nội và công ty tư vấn Đầu tư -Xây dựng thực hiện cao hơn cùng kỳ năm 2002, trong đó Công ty Tư vấn Đầu tư và Xây dựng có tỷ lệ đạt cao nhất, bằng 120.6% Ngô Thị Thanh Tâm 47 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp II. TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CICENCO 5 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ maý Biểu số 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Tổng công ty Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban giám đốc ban Ban Ban Ban Ban Ban Ban Ban Ban Ban Ban kế tổ quan thanh tài quản kinh bảo vệ khoa thanh thống hoạch chức hệ tra chính lý xây doanh an học tra kê và đầu cán quốc pháp kế dựng và ninh công chuyên máy tư bộ tế chế toán đườn tiếp và nghệ ngành tính lao g sắt thị quốc GTVT động phòng Các đơn vị thành viên của Tổng công ty Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ kiểm tra 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các bộ phận 1.2.1. Hội đồng quản trị, ban kiểm soát  Hội đồng quản trị Ngô Thị Thanh Tâm 48 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của doanh nghiệp thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước thủ tướng chính phủ, trước pháp luật về sự phát triển của Tổng công ty theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước giao Hội đồng quản trị có 05 thành viên do thủ tướng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị được qui định tại luật Doanh nghiệp nhà nước. Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị, việc tổ chức lại hội đồng quản trị, chế độ làm việc của hội đồng quản trị, về bộ máy giúp việc hội đồng quản trị, quyền lợi và trách nhiệm của thành viên hội đồng quản trị được qui định cụ thể trong luật doanh nghiệp Việt Nam nói chung và ở chương III- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty đường săt Việt Nam: Điều 13: Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị Điều 14: Tổ chức của hội đồng quản trị Điều 15: Chế độ làm việc của hội đồng quản trị Điều 16: Giúp việc hội đồng quản trị Điều 17: Quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên Hội đồng quản trị Các qui định trong điều lệ hoạt động áp dụng đối với Hội đồng quản trị tại Tổng công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ Nhà nước qui định tại luật Doanh nghiệp. Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể; họp thường kỳ trong một quí để xem xét và giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình trong Điều lệ này. khi kết thúc năm tài chính, Hội đồng quản trị họp để xe xét kết quả kinh doanh, thông qua báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo tài chính tổng hợp và kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo của Tổng công ty. Nghị quyết của Hội đồng quản trị có tính bắt buộc thi hành đối với Tổng công ty. Chi phí hoạt động của Hội đồng quản trị, của Ban kiểm soát, kể cả lương và phụ cấp của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, và các chuyên viên giúp việc được hạch toán vào chi phí quản lý của Tổng công ty. Giúp việc cho Hội đồng quản trị bao gồm: Bộ máy điều hành, con dấu, các chuyên viên giúp việc. Hội đồng quản trị có tối đa 07 chuyên viên giúp việc được tổ chức thành Ban nghiệp vụ. Hội đồng quản trị còn thành lập Ban Ngô Thị Thanh Tâm 49 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp kiểm soát để giúp hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt đông điều hành, hoật động tài chính, chấp hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, nghi quyết và quyết định của Hội đồng quản trị, chấp hành pháp luật của Nhà nước. Các thành viên Hội đồng quản trị phải thoả mãn các điều kiện của luật Doanh nghiệp nói chung và thoả nãm các điều kiện qui định trong Điều 17- Điều lệ hoạt động của Tổng công ty  Ban kiểm soát Ban kiểm soát là tổ chức do hội đồng quản trị thành lập với nhiệm vụ giúp hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước hội đồng quản trị của Tổng công ty. (Mọi chi tiết về tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát sẽ được trình bày ở phần sau) 1.2.2. Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc được qui định cụ thể trong điều 21- chương IV- Điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty  Tổng giám đốc Tổng giám đốc do thủ tướng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Chính phủ. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty,có quyền diều hành cao nhất của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty Tổng giám đốc có quyền thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc để thực hiện nhiệm vụ được giao. Tổ chức điều hành hoạt động của Tổng công ty theo nghị quyết và các quyết định của hội đồng quản trị, chịu sự kiểm tra giám sát của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Khi vắng mặt Tổng giám đốc có thể uỷ quyền cho một phó Tổng giám đốc để điều hành Tổng công ty.  Bộ máy giúp việc Ngô Thị Thanh Tâm 50 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Phó Tổng giám đốc: Là người giúp Tổng giám đốc điều hành một số hoạt động của Tổng công ty theo phân công của Tổng giảm đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công thực hiện. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng Tổng công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức chỉ đạo công tác tài chính, kế toán, thống kê của tổng công ty, có các quyền và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật. Văn phòng Tổng công ty, các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng giám trong chỉ đạo quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Mỗi ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình:  Ban tổ chức cán bộ lao động: Tham mưu cho Tổng giám đốc, đề xuất Hội đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo người quản lý trưc tiếp vốn của Tổng công ty, tham gia củ thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban giám sát, cử giám đốc điều hành, cơ cấu bộ máy tổ chức, Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp  Ban kế hoạch và đầu tư: Tham mưu cho Tổng giám đốc đề xuất với Hội đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo người trực tiếp sử dụng vốn của Doanh nghiệp, tham gia biểu quyết các vấn đề: Mục tiêu, chiến lược, qui hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung han, kế hoạch hàng năm, các dự án, đầu tư .  Ban tài chính kế toán: Tham gia đề xuất các vấn đề về các biện pháp quản lý tài chính, quản lý vốn, tài sản tại Doanh nghiệp và tài sản của Doanh nghiệp ở các đơn vị có vốn đầu tư của Tổng công ty  Ban kinh doanh và tiếp thị: Tham mưu các vấn đề về kinh doanh và phát triển thị trường vận tải, dịch vụ vận tải đường sắt, phát triển nâng cao chất lượng các sản phẩm vận tải đường sắt, các dịch vụ vận tải đường sắt và các sản phẩm mới của Tổng công ty theo yêu cầu của thị trường, quản lý giá cước vận tải đường sắt, phát triển thương hiệu, uy tín sản phẩm của Tổng công ty  Ban thống kê máy tính: Tổ chức tham mưu giúp Tổng giám đốc các vấn đề về quản lý công tác thống kê, ứng dụng và phát triến công nghệ Ngô Thị Thanh Tâm 51 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp thông tin và các lĩnh vực khác liên quan như báo cáo các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty theo qui định của pháp luật và của Tổng công ty.  Ban quan hệ quốc tế: Tham mưu các vấn đề về công tác quan hệ quốc tế của Tổng công ty; mở rộng quan hệ kinh tế với các nước, các tổ chức quốc tế nhằm thu hút vốn đầu tư, tiếp thu khoa học công nghệ, kỹ thuật  Ban thanh tra pháp chế: Tham mưu các vấn đề về thanh tra pháp chế gồm: Thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo; kiểm tra thẩm định tính pháp lý trong việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các qui định của Tổng công ty.  Ban thanh tra chuyên ngành Giao thông vận tải: Được tổ chức theo quyết định số 390/QĐ-ĐS-TCCB-LĐ ngày 4/9/2003 của Tổng giám đốc TỔNG CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 5. Tham mưu các vấn đề về quản lý, chỉ đạo, thực hiện hoạt đông thanh tra giao thông đường sắt thuộc phạm vi quản lý của Tổng công ty.  TỔNG CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 5: Tham mưu giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý về đầu tư xây dựng các công trình thuộc Tổng công ty  Ban khoa học và công nghệ: Tham mưu các vấn đề về quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ, khoa học quản lý, tiêu chuẩn đo lường và bảo vệ môi trường của Tổng công ty.  Ban bảo vệ an ninh quốc phòng: Tham mưu thực hiện công tác bảo vệ an ninh quốc phòng trong các mặt hoạt đông của Doanh nghiệp 1.2.3. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty Các đơn vị thành viên Tổng công ty có con dấu, được mở tài khoản tại ngân hàng, kho bạc nhà nước phù hợp với phương thức hạch toán của mình. Những đơn vị thành viên của Tổng công ty là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc có điều lệ tổ chức và hoạt động riêng.Các điều lệ và qui chế này đều do hội đồng quản trị phê chuẩn phù hợp với qui định của pháp luật và điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty. Ngô Thị Thanh Tâm 52 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Hoạt động tài chính và hạch toán kinh tế, trong lĩnh vực tổ chức cán bộ và lao động của các loại hình công ty đơn vị thành viên (Công ty nhà nước, công ty cổ phần, công tyTNHH thành viên ) được qui định cụ thể tại điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty nêu trên. 2.2. Ban kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được thiết lập và hoạt động cùng với sự ra đời của Tổng công ty. Hoạt động kiểm soát nội bộ được tiến hành ở tất cả các bộ phận của Tổng công ty như các ban chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị thành viên. bộ phận kiểm soát nội bộ của Tổng công ty chính là ban kiểm soát. 2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban kiểm soát Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, các nghị quyết và quyết định của hội đồng quản trị. Ban kiểm soát thực hiện báo cáo lên Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quí, tháng, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra giám sát của mình, kịp thời phát hiện và thông báo ngay Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không tiết lộ kết qủa kiểm tra, giám sát khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép; phải chịu trách nhiêm truớc Hội đồng quản trị và pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 2.2.2. Thành viên Ban kiểm soát Ban kiểm soát có 5 thành viên, trong đó trưởng ban là thành viên hội đồng quản trị và 4 thành viên còn lại do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Trong đó: Một thành viên là chuyên viên kế toán Một thành viên do đại hội công nhân viên chức Tổng công ty giới thiệu Một thành viên do Bộ Giao thông vận tải giới thiệu Ngô Thị Thanh Tâm 53 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp Một thành viên do Bộ Tài chính giới thiệu Ngoài các điều kiện trên, thành viên ban kiểm soát không được là vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng Tổng công ty và không được kiêm nhiệm bất cứ chức vụ nào trong bộ máy điều hành của Tổng công ty hoặc bất cứ chức vụ nào trong các doanh nghiệp khác cùng ngành kinh tế- kỹ thuật với Tổng công ty Thành viên ban kiểm soát phải có đủ các tiêu chuẩn sau: Là chuyên gia kế toán, kiểm toán, kinh tế, công nghệ; hiểu biết pháp lụât, kỹ thuật, thị trường và qui trình công nghệ của Tổng công ty Thâm niên công tác về các chuyên ngành trên không dưới 5 năm Không có tiền án, tiền sự về các tội danh liên quan đến hoạt động kinh tế Nhiệm kỳ của thành viên ban kiểm soát là 5 năm. thành viên ban kiểm soát có thể được bổ nhiệm lại; trong quá trình công tác nếu không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị thay thế. Thành viên ban kiểm soát được hưởng tiền lương, tiền thưởng do Hội đồng quản trị quyết định theo chế độ của nhà nước. 2.2.3. Tổ chức hoạt động của ban kiểm soát Hoạt động kiểm soát được thiết kế trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty cũng như của các đơn vị thành viên. Trình tự thực hiện kiểm soát cũng tuân theo trình tự kiểm soát chung tức là bao gồm bẩy bước: Xác định các mục tiêu, đo lường kết quả thực hiện, so sánh đối chiếu thành tích cụ thể với các mục tiêu đã đặt ra, phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có sau đó xác định các hành động quản lý thích hợp và thực hiện hành động quản lý đó và cuối cùng là tiếp tục đánh giá lại các hoạt động đó Nói cách khác qui trình kiểm soát được thực hiện trong Tổng công ty tuân theo trình tự : Lập kế hoạch kiểm soát, thực hiện kiểm soát và kết thúc kiểm soát Lập kế hoạch kiểm soát: Trong giai đoạn này các chuyên viên kiểm soát thực hiện xác định các mục tiêu kiểm soát cho từng đối tượng kiểm soát Ngô Thị Thanh Tâm 54 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp cụ thế và đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của các nhân tố trong đối tượng kiểm soát Thực hiện kiêm soát: Khi thực hiện kiểm soát tức là thực hiện việc đo lường kết quả thực hiện thực tế, so sánh với các mục tiêu đã được xây dựng và tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có và thực hiện các hành động quản lý thích hợp Kết thúc kiểm soát: Các chuyên viên kiểm soát đưa ra các quyết định kiểm soát và các biện pháp tốt nhất cho công tác quản lý của Tổng công ty trong từng lĩnh vực cụ thể Có thể khái quát trình tự thực hiện kiểm soát trong Tổng công ty qua sơ đồ sau: Biểu số 3: Sơ đồ qui trình thực hiện kiểm soát tại Tổng công ty Xác định mục tiêu kiểm soát Lập kế hoạch kiểm soát Xây dựng chương trình kiểm soát Sưu tầm tài liệu, xử lý số liệu Thực hiện Thực hiện đo lường tính toán kiểm soát Tổng hợp kết quả rút ra nhận xét Lập báo cáo, phân tích tư vấn và ra các Kêt thúc kiểm quyết định quản lý soát Hoàn chỉnh hồ sơ kiểm soát Chú thích: Trình tự thực hiện kiểm soát Nhiệm vụ công việc phải thực hiện Ngô Thị Thanh Tâm 55 Kiểm toán 42C
Luận văn tốt ngiệp III. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ TẠI TỔNG CÔNG TY 1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 1.1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Hoạt động xây lắp thiết kế của Tổng công ty có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù chi phối cách thức quản lý và chi phối đến nội dung, cách thức tổ chức hạch toán cũng như là cách thức phân tích các hoạt động đó. Những đặc điểm cơ bản có thể kể đến là: Hoạt đông xây lắp thiết kế là hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, chức năng cơ bản của nó là tạo dựng tài sản cố định cho nền kinh tế nói chung mà cụ thể hơn là tạo dựng tài sản cho chính bản thân Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 Hoạt động xây lắp diễn ra trên phạm vi rộng và ở những địa điểm khác nhau, việc thực hiện thi công xây dựng các công trình đường sắt thường do các công ty xây dựng công trình đường sắt thực hiện. Tổ chức sản xuất thường được tiến hành ngoài trời, chịu sự chi phối lớn của những điều kiện tự nhiên, môi trường, văn hoá Sản phẩm xây lắp trong nghành đường sắt nói riêng và sản phẩm xây lắp nói chung là những sản phẩm mang tính đơn chiếc rõ rệt, mỗi sản phẩm là một công trình hay hạng mục công trình được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công và giá thành dự toán riêng biệt theo từng hợp đồng giao nhận thầu xây lắp của bên giao thầu, sản phẩm xây lắp được đặt tại địa điểm cố định, sản phẩm có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian xây dựng và thời gian sử dụng lâu dài. Do được sản xuất ngoài trời nên sản phẩm xây lắp chịu ảnh hưởng rất lớn bởi các điều kiên về thời tiết cũng như môi trường văn hoá Xã hội tại nơi sản xuất thi công. Vì thế quá trình thi công đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm chỉnh qui trình kỹ thuật thi công, phải tổ chức giám sát quá trình thi công chặt chẽ tránh để phát sinh những sự cố trong và sau khi thi công, giảm thiểu tối đa những sai sót dẫn đến giảm chất lượng công trình, phải phá đi làm lại hay sửa chữa gia cố Ngô Thị Thanh Tâm 56 Kiểm toán 42C