Đàm phán kinh doanh - Chương 2: Tổ chức đàm phán kinh doanh

Nội dung text: Đàm phán kinh doanh - Chương 2: Tổ chức đàm phán kinh doanh

1. BÀI GIẢNG TS. HUỲNH MINH TRIẾT 1
2. Chương 2 Tổ chức đàm phán kinh doanh 2
3. QUY TRÌNH TỔ CHỨC Giai đoạn tiền Lập kế hoạch đàm phán và chuẩn bị Giai đoạn Tham gia đàm phán đàm phán Giai đoạn hậu Ký kết hợp đồng đàm phán 3
4. LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 4
5. FAILING TO PREPARE IS PREPARING TO FAIL THẤT BẠI TRONG CHUẨN BỊ LÀ CHUẨN BỊ SẼ THẤT BẠI 5
6. LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 1.Thu thâp thơng tin 2.Tự đánh giá mình và đối phương 3.Đưa ra giả thiết 4.Xây dựng các mục tiêu 5.Chuẩn bị nhân sự 6.Địa điểm và thời gian 7.Chuẩn bị chiến lược 6
7. 1. Thu nhập thơng tin ❖ Thu thập thơng tin về thị trường Luật pháp và tập quán buơn bán Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường Các loại thuế và chi phí Các nhân tố chính trị và xã hội Các điều kiện về khí hậu, thời tiết 7
8. 1. Thu nhập thơng tin (tt) ❖ Thu thập thơng tin về đối tượng kinh doanh Đối tượng kinh doanh cĩ thể là hàng hĩa, dịch vụ, nhà đất, cần được tìm hiểu đầy đủ những thơng tin về nĩ, chẳng hạn: - Cơng dụng và đặc tính. - Xu hướng biến động cung cầu, giá cả. - Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng. 8
9. 1. Thu nhập thơng tin (tt) ❖ Thu thập thơng tin đối tác Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng (vd: Thực lực của họ về tài chính, ảnh hưởng, uy tín, lịch sử cơng ty, CSVC trang thiết bị, số lượng, chất lượng sản phẩm . ) Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người cĩ quyền quyết định Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, cĩ thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác (ví dụ: khách hàng trọng giá cả? Khách hàng trọng giá trị? Khách hàng 9 trung thành? Khách hàng trọng tiện lợi?)
10. 1. Thu nhập thơng tin (tt) ❖ Thu thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh. Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để cĩ những biện pháp khắc phục và cạnh tranh. Cơ sở để tự đánh giá mình và đối phương (tt phần sau) 10
11. 2. Tự đánh giá mình và đối phương ❖ Phân tích SWOT (tự đánh giá mình) ❖ Tìm hiểu kế hoạch trị chơi của đối phương ❖ So sánh mục tiêu của ta và đối phương ❖ Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín ❖ Tìm hiểu quyền hạn của đối phương Chuẩn bị đề xuất giải pháp 11
12. 2. Tự đánh giá mình và đối phương (tt) Chuẩn bị đề xuất giải pháp Một số khái niệm ➢BATNA (Roger Fisher và William Ury) ➢Giá chấp nhận ➢ZOPA ➢Tạo ra giá trị thơng qua trao đổi 12
13. BATNA Giải pháp thay thế cho đàm phán? Điểm nhỏ nhất cho 1 BATNA cuộc đàm phán? (Best alternative to a negotiated agreement) Một bên đàm phán cĩ thể linh động ở mức Giải pháp thay thế tốt nào? Sẵn sàng thoả nhất cho một thoả hiệp mức nào? thuận được thương13 lượng
14. BATNA BATNA Hành động được ưu tiên nhất khi khơng đạt được thoả thuận Hãy luơn biết trước BATNA của bạn trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào!!! 14
15. TÌNH HUỐNG : Cơng nhân Sơn đưa đơn kiện giám đốc vì anh bị tai nạn lao động gãy tay. GĐ đã dàn xếp bồi thường 20 triệu để khỏi ra tồ nhưng anh Sơn muốn nhiều hơn. Anh nĩi “ Tơi biết mình đúng và cĩ thể nhận được nhiều hơn nếu kiện ra tồ” ? Nhưng phương án thay thế này đạt được đến mức độ nào anh khơng biết được. Bạn nhận xét gì về cách giải quyết của anh Sơn? 15
16. ZOPA Phạm vi cĩ thể nhất trí $150 $170 ZOPA Giá tối thiếu Giá tối đa của của người bán người mua back 16
17. 3. Đưa ra giả thiết ❖ Lý giải số liệu và dữ liệu đã cĩ ❖ Cĩ thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức ❖ Cần phải phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong khi đưa giả thiết. Giả thiết: những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đĩ và để hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đĩ xảy ra Nhận định đánh giá: những nhận định bao quát, thấu suốt với hàm ý như một định lý về một con người, nĩ mang tính bất biến (thường khơng tốt cho quá trình đàm phán) 17
18. 4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán ❖ Xây dựng mục tiêu nhằm: Quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phán Ngăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây thiệt hại. Tránh những luống cuống trong đàm phán Tiết kiệm thời gian đàm phán Tạo lợi thế trong quá trình đàm phán 18
19. 4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt) ❖ Doanh nghiệp cĩ thể lựa chọn: Một mục tiêu cao nhất: kết quả cĩ thể đạt được tốt nhất Một mục tiêu thấp nhất: kết quả thấp nhất, vẫn cĩ thể chấp nhận được Mục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thật sự mong muốn được giải quyết (Cần cĩ hiểu biết về các khái niệm: BATNA, ZOPA ) 19
20. 4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt) ❖ Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau: Lên giá đích Xác định phạm vi đàm phán (ZOPA) Quyết định những nhượng bộ Nếu cĩ thể, quyết định cái ta phải “thả ra” 20
21. 4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt) ❖ Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau: Nêu khuơn khổ hạn chế về thời gian Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngồi Nhận biết những động thái của tác giả Tính đến giải pháp tháo gỡ Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán khơng thành cơng (BATNA) 21
22. 5. Chuẩn bị nhân sự ❖ Thành viên trong đồn đàm phán Trưởng đồn Chuyên viên pháp lý Chuyên viên kỹ thuật Chuyên viên thương mại Phiên dịch (nếu cần) ❖ Tự đánh giá để biết chuyên mơn và tính cách cá nhân của từng người cĩ lợi hay bất lợi cho đàm phán 22
23. 5. Chuẩn bị nhân sự (tt) ❖ Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự ✓ Tiêu chí chuyên mơn  kiến thức và kĩ năng chuyên mơn về luật, kế tốn và văn bản  chuyên gia đàm phán ✓ Tiêu chí tính cách  đàm phán một quá trình hướng vào con người  ứng xử nhạy bén, khơn khéo  tránh định kiến cá nhân, ít cĩ khả năng phát hiện, khai thác lợi thế trong quá trình đàm phán 23
24. 5. Chuẩn bị nhân sự (tt) ❖ Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự ✓ Tiêu chí tổ chức  kế hoạch cho một phiên đàm phán chứ khơng phải cho một cuộc tập họp quần chúng các phe phái ✓ Tiêu chí chiến lược  phái đồn nhỏ  phái đồn lớn ✓ Tiêu chí chỉ tiêu 24
25. 5. Chuẩn bị nhân sự (tt) ❖ Những tiêu chí để chọn trưởng đồn ✓ Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng ✓ Khả năng thâu gĩp các quan điểm dàn trải thành một tập hợp ✓ Khí chất nền nã ✓ Tính năng động để đối phĩ kịp thời với tình hình ✓ Cĩ tài làm cho người khác tin tưởng vào mình ✓ Cĩ tài phân biệt thật, giả 25
26. 5. Chuẩn bị nhân sự (tt) Thế nào là người đàm phán Tiêu chuẩn của chuyên gia thương giỏi??? lượng: _ Khả năng thực hiện nhiệm vụ _Tính bền bỉ và quả quyết _ Am hiểu các kiến thức xã hội _ Khả năng diễn đạt bằng lời _ Cĩ năng lực phán đốn, phân tích _ Tạo lịng tin ở đối phương 26
27. 6. Địa điểm và thời gian đàm phán Gần gũi, ❖ Địa điểm đàm phán quen Đàm phán chủ trường: thuộc??? được tiến hành tại văn phịng của mình Đàm phán khách trường: tiến hành tại cơ sở của khách hàng Thay đổi mơi trường??? Đàm phán ở địa điểm trung lập 27
28. 6. Địa điểm và thời gian đàm phán (tt) ❖ Thời gian đàm phán Lưu ý: Cần cĩ thời gian để giải lao. Thời gian trống cho phép trưởng đồn và chuyên gia cĩ ý kiến tham mưu, hay trưởng đồn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ). Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. 28
29. 7. Chuẩn bị chiến lược ❖ Tư duy chiến lược ❖ Lựa chọn phong cách đàm phán/ kiểu đàm phán ❖ Thái độ đàm phán ❖ Biện pháp chiến lược 29
30. 7. Chuẩn bị chiến lược (tt) ❖ Chuẩn bị tư duy chiến lược Tư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy ứng biến (incremental thinking) Mỗi phương thức tư duy đều hay, tuỳ từng nơi, từng lúc, từng thời điểm phù hợp Tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy ứng biến cĩ thể là mảnh đất màu mè để từ đĩ nảy ra những phát hiện độc đáo 30
31. Chuẩn bị chiến lược ❖ Lựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán ✓ 5 phong cách: cạnh tranh, hợp tác, thoả hiệp, né tránh, chấp nhận ✓ Kiểu đàm phán mềm, cứng, đàm phán nguyên tắc (chi tiết ở Chương 1) Chiến lược nào được sử dụng khi nào thì phù hợp? 31
32. 7. Chuẩn bị chiến lược (tt) ❖ Lựa chọn thái độ đàm phán Thái độ đơn giản và thẳng tuột (Simple and Direct) ✓ Hiểu biết nhiều về đối phương ✓ Đàm phán đang bế tắc ✓ Sức ép thời gian khơng cho phép kéo dài đàm phán Thái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push) ✓ Ta ở thế mạnh hơn ✓ Phía bên kia cần kết thúc nhanh ✓ Muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán 32
33. Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof) ✓ Phía bên kia mạnh hơn ✓ Phía ta đang chịu sức ép thời gian ✓ Phía ta cĩ giải pháp thay thế 33
34. 7. Chuẩn bị chiến lược (tt) ❖ Chuẩn bị biện pháp chiến lược (chiến thuật) Kiên nhẫn Nín nhịn Mặt lạnh Bộc lộ thái độ chia sẻ Chuyển hướng đột ngột Làm động tác giả Bỏ bàn đàm phán Biến thành chuyện đã rồi Biện pháp nhặt nhạnh Khoanh vùng giới hạn Chống thù địch (Xem thêm các kỹ thuật đàm phán, chương 3) 34
35. CHUẨN BỊ MỘT KẾ HOẠCH TỐT ĐỂ BẠN TRỞ THÀNH NGƯỜI ĐÁM PHÁN CHUYÊN NGHIỆP! BẢNG CHUẨN BỊ Lên chương trình đàm phán (agenda) 35
36. THAM GIA ĐÀM PHÁN 36
37. THAM GIA ĐÀM PHÁN 4.Ra quyết định-kết thúc ĐP 3.Thương lượng 2.Tạo sự hiểu biết 1.Mở đầu đàm phán 37
38. Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngơn ngữ nĩi và phi ngơn ngữ Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngịai Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán =>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể. 38
39. Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngơn ngữ nĩi và phi ngơn ngữ Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngịai Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán =>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể. 39
40. Giai đoạn thương lượng Bàn bạc những nội dung cụ thể như : ✓ Sản phẩm ✓ Yêu cầu kỹ thuật (VD: Bột cá - độ đạm, độ ẩm, muối, tạp chất Bao bì – lọai giấy, in mấy màu., kẹp hay dán ) ✓ Giá cả ✓ Thời gian giao hàng (VD: Quần áo mùa hè giao mùa đơng ?) ✓ Điều kiện thanh tốn Dùng kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thuyết phục, giải quyết bế tắc (xem chi tiết ở chương 3) 40
41. Giai đoạn thương lượng So sách mục tiêu cả ta và của đối tác ✓ Nếu yêu cầu của 2 bên khơng khác biệt nhiều thì mỗi bên cần phải điều chỉnh chút ít để đạt được thỏa thuận ✓ Nếu yêu cầu của đối tác cĩ thể chấp nhận được, của ta cịn cao =>ta nên chủ động nhuợng bộ ✓ Nếu yêu cầu của đối tác cĩ những điểm khơng hợp lí so với yêu cầu của ta =>ta phải thuyết phục họ ✓ Nếu cả 2 bên cho rằng yêu cầu của mình hợp lý, nhưng vẫn cịn khác biệt, khơng bên nào nhượng bộ bên nào thì đàm phán cĩ thể bế tắc. Cần phải tìm cách tháo gỡ bế tắc. 41
42. Giai đoạn kết thúc: Ra quyết định Kết thúc đàm phán (đạt/khơng đạt thoả thuận?) Tĩm tắt nội dung thoả thuận Hồn tất thoả thuận (tiến tới ký kết hợp đồng/ thỏa thuận) 42
43. HẬU ĐÀM PHÁN 43
44. HẬU ĐÀM PHÁN Soạn thảo hợp đồng Kiểm tra lại hợp đồng Ký kết hợp đồng Rút kinh nghiệm 44
45. Đánh giá sự thành cơng của đàm phán căn cứ vào : Tiêu chuẩn mục tiêu : Cĩ đạt được mục tiêu như dự định khơng ? Tiêu chuẩn giá thành : Cĩ đạt được chi phí thấp nhất khơng ? (lợi nhuận, nhân lực, vật lực, tài lực, trí tuệ, thời gian ) Tiêu chuẩn quan hệ : mối quan hệ giữa 2 bên cĩ tốt đẹp, lâu dài hay khơng ? 45
46. Rút kinh nghiệm: Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau ✓ Ta cĩ hài lịng với kết quả của cuộc đàm phán khơng? ✓ Ai là người đàm phán cĩ hiệu quả nhất? ✓ Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao? ✓ Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán nhất? ✓ Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán? ✓ Ta đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất? ✓ Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu cĩ thể sử dụng nĩ tốt hơn khơng? 46
47. Rút kinh nghiệm (tt) Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau: ✓ Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nĩi nhiều nhất? ✓ Những giải pháp sáng tạo cĩ được đề nghị khơng? Điều gì xảy ra với chúng? ✓ Ta đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn giấu và những vấn đề cĩ liên quan đến bên kia khơng? Phía bên kia liệu cĩ hiểu ta khơng? ✓ Sự chuẩn bị của ta cĩ thích đáng khơng? Nĩ ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào? ✓ Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của ta như thế nào? ✓ Những điểm cơ bản nào mà ta học được từ cuộc đàm phán47 này? Ta sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?