Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Tổ chức trong quản trị

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Tổ chức trong quản trị

1. Khái niệm Các nguyên tắc Cơ sở thiết kế
2. “Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái công ty này” – ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới đã tuyên bố như vậy. “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển, nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”.
3.  Bạn nghĩ gì về vị trí của ông Minh? Và nghĩ gì về quan điểm của ông ta?  Bạn có cho rằng ý kiến của cô Lan là đúng hay không? Giải thích?  Điều gì sẽ xảy ra nếu một công ty không có một sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác?
4.  Xác định công việc, phân chia công việc như thế nào?  Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì?  Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?  Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào?  Ai sẽ báo cáo cho ai?  Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào?
5. Khái niệm Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp
6. Nội dung Chức năng tổ chức bao gồm các nội dung:  Tổ chức cơ cấu (bộ máy, guồng máy)  Tổ chức công việc: nguyên tắc, thủ tục và quy trình làm việc  Tổ chức nhân sự
7. Vai trò  Đảm bảo các mục tiêu được triển khai trong thực tế  Tạo môi trường làm việc thích hợp  Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả nhất  Giảm thiểu sai sót và lãng phí trong hoạt động quản trị
8. Nguyên tắc  Thống nhất chỉ huy: mỗi thành viên chỉ có một cấp trên trực tiếp  Hiệu quả: giảm chi phí điều hành  Gắn liền với mục tiêu  Cân đối: giữa quyền hành, trách nhiệm; giữa các đơn vị, bộ phận.  Linh hoạt ứng phó với môi trường của tổ chức
9. Cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức  Chỉ có thể xây dựng khi tổ chức đã xác định được mục tiêu và chiến lược  Môi trường vĩ mô và vi mô  Công nghệ, kỹ thuật sản xuất hoặc dịch vụ của tổ chức  Các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nhân sự  Tuân thủ tiến trình tổ chức:  Phân tích công việc  Phân chia công việc hợp lý  Phân chia các bộ phận  Thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận  Đánh giá, hoàn thiện cơ cấu cho phù hợp với mục tiêu
10. Tầm hạn quản trị Quyền hành Phân cấp
11. Tầm hạn quản trị  Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất (hiệu quả nhất).  Liên quan đến số lượng các cấp trung gian trong tổ chức  Nhiều cấp trung gian:  Chậm trễ và dễ sai lệch thông tin  Tiến trình giải quyết chậm
12. Tầm hạn và các cấp trung gian 1 1 4 8 trị 16 64 quản 64 512 bậc 256 4.096 Cấp 1.024 4.096 Tầm hạn quản trị = 4 Tầm hạn quản trị = 8 Số lượng nhà quản trị = 1365 Số lượng nhà quản trị =585
13. Yếu tố tác động đến tầm hạn  Năng lực của nhà quản trị  Trình độ, khả năng của cấp dưới  Tính phức tạp và sự ổn định của công việc  Chiến lược của tổ chức • Hoạt động phức tạp:  Công nghệ tầm hạn từ 2 đến 3 nhân viên  Phân quyền, ủy quyền • Bình thường: tầm hạn từ 3 đến 9 nhân viên • Hoạt động đơn giản: từ 12 đến 15 nhân viên
14. Tầm hạn rộng và tầm hạn hẹp Tầm hạn rộng Tầm hạn hẹp • Số cấp trung gian giảm • Kiểm soát chặt chẽ Ưu điểm • Có thể tiết kiệm chi phí quản • Truyền thông đến cấp dưới lý trực tiếp nhanh chóng • Có thể mất kiểm soát • Tăng số lượng cấp trung gian • Cấp trên bị quá tải, giải • Chi phí quản lý tăng quyết chậm • Cấp trên dễ can thiệp sâu vào Khuyết điểm • Cần người có năng lực công việc của cấp dưới • Thông tin truyền đạt đến cấp • Truyền thông đến cấp dưới dưới trực tiếp chậm cùng chậm
15. Quyền hành trong quản trị  Quyền hạn, quyền lực: Là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác phải làm theo chỉ đạo của mình  Quyền hành là cơ sở hoạt động của nhà quản trị  Quyền hành gắn với vị trí và cấp bậc quản trị  Trách nhiệm: là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu hậu quả, kết quả thực hiện công việc  Quyền hạn luôn phải tương xứng với trách nhiệm
16. Nguồn gốc, giới hạn quyền hành Nguồn gốc: quyền hành của nhà quản trị chỉ đầy đủ nếu có đủ 3 yếu tố:  Tính chính thức và hợp pháp  Sự chấp thuận của các đối tượng liên quan  Năng lực và đạo đức của nhà quản trị Giới hạn:  Luật pháp  Đạo đức  Điều kiện sinh học của con người  Cấp bậc trong tổ chức  Chức năng trong tổ chức,
17. Phân cấp quản trị  Phân cấp, phân quyền: là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định.  Mục đích:  Tạo điều kiện đáp ứng kịp thời, phù hợp và hiệu quả với tình hình  Giảm bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị  Cơ sở xác định mức độ phân cấp:  Nhu cầu giải quyết nhanh chóng  Năng lực của các nhà quản trị cấp dưới  Mức độ phát triển của tổ chức
18. Tập quyền, phân quyền  Tập quyền: không giao phó quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức  Phân quyền: phân tán các quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức.  Phân quyền là cơ sở để thực hiện ủy quyền  Có thể tập quyền hoàn toàn?  Ra quyết định chậm  Quá tải công việc  Có thể phân quyền hoàn toàn?  Mục tiêu của tổ chức phải được đảm bảo  Vị trí quản lý bị loại bỏ  Cơ cấu tổ chức không cần thiết
19. Ủy quyền  Ủy quyền: giao cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động xác định.  Ủy quyền công việc có giống giao việc?  Ủy quyền công việc:  Giao trách nhiệm thay mặt người giao thực hiện công việc  Giao quyền hạn để có thể thực hiện công việc  Phân bổ nguồn lực cần thiết để có thể thực hiện công việc
20. Lợi ích của ủy quyền Với người được ủy quyền Với nhà quản lý • Phát triển năng lực và kỹ năng • Đưa ra quyết định sáng suốt hơn mới • Quản lý thời gian tốt hơn • Cảm nhận được sự tin tưởng • Nâng cao hiệu quả công việc • Thực hiện thành công sẽ tạo cơ • Giảm áp lực công việc hội phát triển • Đào tạo, huấn luyện nhà quản lý tương lai Tại sao một số nhà quản lý ngại ủy quyền? • Sợ không kiểm soát được những công việc đã ủy quyền • Sợ nhân viên không thực hiện được tốt • Ngại tốn nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch, huấn luyện cho nhân viên được ủy quyền • Sợ nhân viên được ủy quyền làm tốt hơn mình
21. Quá trình ủy quyền Chuẩn bị ủy Thực hiện quyền ủy quyền Xác định kết Đặt mục tiêu quả mong Lập kế hoạch muốn Thực hiện Lựa chọn Giám sát người ủy quyền Đánh giá
22. Nguyên tắc ủy quyền  Người được ủy quyền là cấp dưới có thể trực tiếp thực hiện những công việc đó  Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền  Quyền lợi và trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau  Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng  Ủy quyền phải tự giác, không được áp đặt  Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt đầu thực hiện công việc  Luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện ủy quyền
23. “Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái công ty này” – ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới đã tuyên bố như vậy. “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển, nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”.
24. Khái niệm Các tiêu chuẩn hình thành các bộ phận Các mô hình tổ chức
25. Khái niệm cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp bậc nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung.
26. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức  Mục tiêu, chiến lược phát triển của tổ chức  Quy mô hoạt động  Đặc điểm hoạt động  Môi trường hoạt động  Khả năng và nguồn lực
27. Hình thành các bộ phận Các tiêu chuẩn hình thành các bộ phận:  Theo tầm hạn quản trị  Theo số lượng nhân viên.  Theo thời gian làm việc.  Theo lãnh thổ  Theo sản phẩm  Theo khách hàng  Theo quy trình, thiết bị
28. Các mô hình bộ máy tổ chức  Cấu trúc trực tuyến  Cấu trúc chức năng  Cấu trúc phân ngành  Hỗn hợp trực tuyến – chức năng  Cơ cấu ma trận (theo dự án)
29. Cơ cấu trực tuyến GĐ  Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp  Quan hệ thiết lập chủ PGĐ SX PGĐ KD yếu theo chiều dọc  Công việc quản trị được PX 1 PX2 CH1 CH2 tiến hành theo tuyến Ưu điểm Khuyết điểm • Gọn nhẹ, linh hoạt • Lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện • Chi phí quản lý thấp • Nhà quản trị phải làm nhiều công việc • Kiểm soát, điều chỉnh dễ dàng • Tình trạng quá tải công việc của nhà quản trị • Đảm bảo chế độ 1 quản lý cấp trên • Hợp tác giữa các bộ phận khó khăn • Chế độ trách nhiệm rõ ràng • Dễ lãnh đạo theo cách gia trưởng
30. Cơ cấu chức năng  Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng Giám đốc  Không theo tuyến PGĐ P.Kế P.Tài P.Nhân PGĐ  Các đơn vị chức năng SX hoạch chính sự KD có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến PX1 PX2 CH1 CH2  Mỗi cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp Ưu điểm Khuyết điểm • Sử dụng được các chuyên gia giỏi • Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy • Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến • Tầm nhìn của các bộ phận hạn chế thức toàn diện (chuyên môn hóa công • Chế độ trách nhiệm không rõ ràng việc) • Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức • Đơn giản hóa đào tạo và huấn luyện năng khó khăn • Dễ kiểm soát • Khó xác định trách nhiệm
31. Trực tuyến – chức năng  Cơ cấu hỗn hợp trực Giám tuyến và chức năng đốc  Có sự tồn tại của các PGĐ P.Kế P.Tài P.Nhân PGĐ đơn vị chức năng về SX hoạch chính sự KD chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến PX1 PX2 CH1 CH2  Các nhà quản trị trực tuyến có toàn quyền trong đơn vị phụ trách Ưu điểm Khuyết điểm • Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ • Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn cấu chức năng • Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị • Tạo điều kiện phát triển chức năng
32. Cơ cấu ma trận Giám đốc  Cho phép thực hiện cùng lúc nhiều dự án Tài  Ngoài lãnh đạo chức Marketing SX KD chính năng (trực tuyến), còn có lãnh đạo theo dự án Quản lý  Mỗi nhân viên chức dự án 1 năng (tuyến) gắn với dự Quản lý án dự án 2  Khi dự án hoàn thành, Quản lý nhân viên trở về vị trí cũ dự án 3 Ưu điểm Khuyết điểm • Tổ chức linh động • Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa • Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả người lãnh đạo và các bộ phận • Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh • Đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng nhiều biến động lớn • Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng • Phạm vi sử dụng còn hạn chế
33. Tổ chức, thiết kế công việc Yêu cầu:  Chia công việc thành nhiều công việc đơn giản hơn  Có khả năng tự động hóa công việc  Yêu cầu ít kỹ năng, chuyên môn hơn  Nâng cao chất lượng công việc  Tiết kiệm chi phí Những phương pháp phổ biến:  Chuyên môn hóa công việc  Xoay vòng công việc (luân chuyển)  Mở rộng công việc  Làm phong phú công việc  Tổ, đội làm việc
34. Quy trình thiết kế công việc Xác định mục tiêu, Thu thập thông tin, nội dung công việc phân tích công việc Xây dựng các phương án tổ chức, Thiết kế và phân chia bố trí và thực hiện công việc công việc Tổ chức thực hiện Đánh giá và hoàn Lựa chọn phương và điều chỉnh cho thiện thiết kế công án phù hợp việc
35. Tổ chức nhân sự Cơ sở của hoạt động tổ chức nhân sự:  Chức năng, quyền hạn của các bộ phận, vị trí  Nhu cầu của công việc từ sự phát triển của tổ chức  Trình độ, năng lực, kỹ năng, phẩm chất, tính cách của ứng viên  Phong cách quản trị  Cơ cấu tổ chức  Văn hóa tổ chức,
36. Tổ chức nhân sự Nguyên tắc:  Tuyển chọn, đào tạo, bố trí nhân sự theo yêu cầu khách quan của công việc  Bố trí đúng người, đúng việc  Kết hợp, hỗ trợ những mặt mạnh, yếu của các nhân sự  Bảo đảm tính kế thừa  Kết hợp quyền hạn và trách nhiệm  Tạo điều kiện phát triển nhân sự  Xây dựng môi trường làm việc phù hợp,
37. Nội dung Các công việc chủ yếu của hoạt động tổ chức nhân sự:  Dự báo nhu cầu về nhân sự  Hoạch định và tuyển chọn nhân sự  Đào tạo, huấn luyện nhân sự  Lựa chọn, đề bạt nhân sự  Đánh giá nhân sự
38. “Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái công ty này” – ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới đã tuyên bố như vậy. “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển, nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”.
39.  Bạn nghĩ gì về vị trí của ông Minh? Và nghĩ gì về quan điểm của ông ta?  Bạn có cho rằng ý kiến của cô Lan là đúng hay không? Giải thích?  Điều gì sẽ xảy ra nếu một công ty không có một sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác?  Những thông tin quan trọng từ tình huống  Mục tiêu của hoạt động quản trị, các chức năng QT  Vai trò của nhà quản trị  Mục tiêu của chức năng tổ chức  Văn hóa tổ chức
40. “Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái công ty này” – ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho namVấn giớiđề chính đã tuyên bố như vậy. “Chúng cần giải quyết ta là một công ty thành đạt và đang phát triển, nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩaMôi như trường vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm hoạt động triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vịVăn trí công hóa táctổ vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịchchức và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”.