Tin học thương mại - Chương III: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh

Nội dung text: Tin học thương mại - Chương III: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh

1. Chương III CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH 1
2. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Nội dung chính I. Các loại hệ thống thông tin chính trong tổ chức. II. Các hệ thống thông tin nhìn theo góc độ chức năng. III. Hệ thống thông tin tạo lợi thế cạnh tranh. IV. Hệ thống thông tin giải quyết thách thức địa lý và thời gian. V. Đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin. 2
3. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH I. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN CHÍNH TRONG TỔ CHỨC Vì trong một tổ chức thường có nhiều quyền lợi cũng như lợi ích, nhiều chuyên môn và nhiều cấp bậc khác nhau, nên do đó có những loại hệ thống thông tin khác nhau để phục vụ các cấp tổ chức khác nhau. Một hệ thống duy nhất không tài nào có thể cung cấp tất cả các thông tin mà tổ chức cần. Do đó, các hệ thống này được xây dựng là để phục vụ những lợi ích khác nhau trong tổ chức. 3
4. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Một tổ chức điển hình thường có 3 cấp tác nghiệp/ quản lý/ chiến lược, trong mỗi cấp có các HTTT phục vụ riêng như sau:  - CẤP TÁC NGHIỆP: có Hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụ (Transaction Processing System - TPS), giúpï các nhà quản lý tác nghiệp (Operational Managers) theo dõi những hoạt động và giao dịch nghiệp vụ sơ đẳng của tổ chức như bán hàng, thu tiền mặt, nộp tiền mặt vào ngân hàng, trả tiền lương, các quyết định liên quan đến tín dụng, và luồng vật tư, linh kiện, phụ tùng chạy trong nhà máy, . . .Các hệ thống này cung cấp thông tin kịp thời, ngay liền và chính xác. Ví dụ: hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ nộp tiền vào ngân hàng từ máy ATM, hệ thống theo dõi giờ công làm việc mỗi ngày tại phân xưởng X, hệ thống xử lý đơn đặt hàng, . . .  - CẤP QUẢN LÝ: có Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System– DSS) và Hệ thống thông tin quản lý – Management Information System – MIS) giúpï các nhà quản lý bậc trung (Middle Managers) trong việc giám sát, kiểm soát, làm quyết định và hoạt động hành chánh. Các hệ thống này cung cấp theo định kỳ những báo cáo thay vì thông tin ngay liền như khi tác nghiệp. Ví dụ: hệ thống kiểm tra việc định cư của nhân viên, . . .  - CẤP CHIẾN LƯỢC: có Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support System) giúp các nhà quản lý cấp cao (Senior Managers) nắm chắc và giải quyết các vấn đề chiến lược và những xu thế dài hạn cả trong nội bộ lẫn môi trường bên ngoài như:Mức độ tuyển dụng nhân viên sẽ ra sao trong 5 năm tới? Công ty sẽ nằm ở vị trí nào trong thương trường? Trong 5 năm tới sẽ sản xuất loại sản phẩm nào? Ví dụ hệ thống dự báo tiêu thụ trong khoảng thời gian 5 năm tới. 4
5. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các hệ thống tại mỗi cấp sẽ được chuyên biệt hóa để phục vụ mỗi lĩnh vực chức năng chính như: tiêu thụ và tiếp thị (sales and marketing), chế tạo và sản xuất (manufacturing and production), tài chánh và kế toán (finance and accounting) và nguồn nhân lực (human resources) . . . Ví dụ: Với chức năng tiêu thụ thì: - Ở cấp tác nghiệp: có hệ thống ghi nhận doanh thu hàng ngày động thời xử lý các đơn đặt hàng. Tại cấp tác nghiệp, các công việc, các nguồn lực cũng như các mục tiêu đã được dự trù định sẵn trước và mang tính cấu trúc cao. Ví dụ, quyết định cấp tín dụng đối với một khách hàng sẽ do một trưởng phòng cấp thấp đảm nhiệm dựa theo những tiêu chí đã được định sẵn trước để xác định liệu xem khách hàng này có đáp ứng những tiêu chí này không thì mới cấp tín dụng. - Ởû cấp quản lý: có hệ thống theo dõi doanh số tiêu thụ hàng tháng theo từng khu vực và làm những báo cáo cho biết tình hình tiêu thụ đối với những khu vực nào vượt quá hoặc dưới mức chỉ tiêu đề ra - Ở cấp chiến lược: có hệ thống dự báo xu hướng tiêu thụ trong khoảng thời gian 5 năm tới. 5
6. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Strategic Level (Cấp Chiến Lược) Executive Support System (ESS) Management Management Information Level System (MIS) (Cấp Quản Lý) Dicision Support System (DDS) Operational Transaction Processing Level (Cấp Tác System (TPS) Nghiệp) Sales and Manufacturing Finance and Human Marketing and Production Accounting Resources (Tiêu thụ và (Chế tạo và (Tài chánh (Nguồn Tiếp thị) Sản xuất) và Kế toán) nhân lực) Hình 3 – 1. Chức năng theo lãnh vực
7. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Hình 3–1 mô tả những loại hệ thống trong một tổ chức gồm ba cấp (theo chiều đứng) là cấp chiến lược, cấp quản lý và cấp tác nghiệp. Với mỗi cấp tổ chức lại có các loại HTTT đặc trưng tương ứng như sau: Ở cấp chiến lược: có hệ thống hỗ trợ điều hành, Ở cấp quản lý: có hệ thống thông tin quản lý và hệ thống hỗ trợ quyết định, Ở cấp tác nghiệp: có hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụ. Mỗi cấp lại được chia theo chiều ngang thành những chức năng theo lãnh vực như lãnh vực tiêu thụ và tiếp thị (sales and marketing), lãnh vực chế tạo và sản xuất (manufacturing and production), lãnh vực tài chánh và kế toán (finance and accounting) và lãnh vực nguồn nhân lực (human resources). 7
8. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH (Transaction Processing Systems-TPS): 1.1 TỔNG QUAN VÊ TPS: Mỗi tổ chức có TPS thủ công và tự động, trong đó xử lý dữ liệu chi tiết cần thiết để cập nhật các mẫu tin về các hoạt động kinh doanh cơ bản của tổ chức. Các hệ thống này bao gồm xử lý đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, trả lương, các khoản phải trả, các khoản phải thu, và sổ cái, Các đầu vào cho các hệ thống này bao gồm các giao dịch kinh doanh cơ bản như đơn đặt hàng của khách hàng, đơn đặt mua hàng, biên lai, thẻ chấm công, hóa đơn, và các khoản thanh toán của khách hàng. Kết quả của giao dịch kinh doanh của tổ chức là hồ sơ được cập nhật để phản ánh tình trạng của các hoạt động tại thời điểm giao dịch xử lý mới nhất TPSs tự động bao gồm tất cả các thành phần của một Computer Based Information System (CBIS), bao gồm cả cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người, thủ tục, phần mềm, và các thiết bị phần cứng được sử dụng để xử lý giao dịch. Những hoạt động xử lý bao gồm thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, chính xác dữ liệu, thao tác dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và sản sinh tài liệu. Đối với hầu hết các tổ chức, TPSs hỗ trợ thường xuyên, hàng ngày những hoạt động xảy ra trong quá trình bình thường của doanh nghiệp để có thể trợ giúp một công ty gia tăng giá trị các sản phẩm và dịch vụ của mình. Tùy thuộc vào khách hàng, giá trị có thể có nghĩa là giá thấp hơn, dịch vụ tốt hơn, chất lượng cao, hoặc độc đáo của sản phẩm. Bằng cách thêm một số lượng đáng kể giá trị cho sản phẩm và dịch vụ của họ, các công ty đảm bảo hơn nữa thành công của tổ chức 8
9. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1.2 Những hoạt động xử lý giao dịch Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch thực hiện một tập những hoạt động xử lý dữ liệu cơ bản chung. TPSs nắm bắt và xử lý dữ liệu mô tả quá trình giao dịch kinh doanh cơ bản. Dữ liệu này được dùng để cập nhật cơ sở dữ liệu và để sản sinh một loạt các báo cáo cả cho người trong và ngoài doanh nghiệp sử dụng. Các dữ liệu kinh doanh đi qua một chu trình xử lý giao dịch bao gồm thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, chính xác dữ liệu, thao tác dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và sản sinh tài liệu. - Thu thập dữ liệu: Là quá trình nắm bắt và thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để hoàn tất giao dịch. - Chỉnh sửa dữ liệu: Là để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu cho hợp lệ và đầy đủ để phát hiện bất kỳ vấn đề với các dữ liệu. - Chính xác dữ liệu: Là vào lại dữ liệu do tìm thấy lỗi trong quá trình chỉnh sửa dữ liệu. - Thao tác dữ liệu: Một hoạt động chủ yếu khác của TPS là thao tác dữ liệu, đó là quá trình thực hiện tính toán và chuyển đổi dữ liệu khác liên quan đến các giao dịch kinh doanh. - Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc cập nhật một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu với các giao dịch mới. - Sản sinh tài liệu và báo cáo: Là quá trình sinh ra các tài liệu và báo cáo kết xuất , 9
10. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Dữ liệu nguồn THU THẬP DỮ LIỆU (Data collection) CHỈNH SỬA DỮ LIỆU “ Dữ liệu xấu” (Data edit) “ Dữ liệu tốt” THAO TÁC DỮ LIỆU CHÍNH XÁC DỮ LIỆU (Data manipulation) (Data correction) LƯU TRỮ DỮ LIỆU (Data storage) BÁO CÁO TPS SẢN SINH TÀI LIỆU (TPS reports) (Document production) Hình 3 – 2. Những hoạt động xử lý dữ liệu của TPS 10
11. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các hệ thống thông tin xử lý giao dịch là các HTTT cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của tổ chức. Đây là một hệ thống điện toán thực hiện cũng như ghi nhận các giao dịch thường lệ cần thiết trong hoạt động kinh doanh của tổ chức được làm bằng tay. Ví dụ, hệ thống xử lý đơn hàng (Sale order entry system), hệ thống hoạch định nguồn vật liệu (Masterials resource planning system), hệ thống sổ cái (General ledger system), hệ thống tính tiền lương (Payroll system), hệ thống giữ chỗ khách sạn hoặc giữ vé máy bay, . . . là những hệ thống TPS. 11
12. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Môi trường Dữ liệu Ban Quản lý Thông tin Chương trình Phần mềm Transaction Database Processing System Input Procesing Ouput Các nguồn Xử lý Các nguồn lực vật lý lực vật lý 12 Hình 3-3. Một mô hình Transaction Processing System (TPS)
13. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Nhận xét: ✓ Các thành phần như đầu vào, xử lý và đầu ra của hệ thống vật lý của xí nghiệp nằm ở dưới. ✓ Dữ liệu được thu thập suốt từ hệ thống vật lý và môi trường được đưa vào cơ sở dữ liệu. ✓ Các chương trình phần mềm sẽ biến đổi dữ liệu thành thông tin dùng cho ban quản lý, hoặc người nào đó trong tổ chức và cho các tổ chức thuộc môi trường của xí nghiệp. Phần lớn các thông tin do TPS sản xuất ra là để cho các người trong tổ chức sử dụng. 13
14. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các phòng General ban Ledger khác nhau Dữ liệu nhân viên Tiền công & lương Bảng lương Báo cáo quản lý Managers Chi phiếu lương Nhân Khai báo thuế Chính viên quyền Hình 3-4. Một sơ đồ DFD tượng trưng cho một TPS Lương bổng 14
15. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1.3 Các ứng dụng xử lý giao dịch truyền thống: Trong phần này sẽ trình bày tổng quan về một số hệ thống xử lý giao dịch thông thường hỗ trợ việc xử lý đơn hàng, thu mua, và quy trình kinh doanh kế toán. 1.3.1 Hệ thống xử lý đơn đặt hàng Hệ thống xử lý đơn đặt hàng bao gồm nhận đơn hàng, cấu hình bán hàng, lập kế hoạch giao hàng, thực hiện giao hàng, kiểm soát hàng tồn kho, lập hoá đơn, quản lý mối quan hệ khách hàng, và lập lộ trình và lịch trình. Các quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi hệ thống này rất quan trọng đến hoạt động của doanh nghiệp mà những hệ thống xử lý đơn đặt hàng đôi khi được gọi là “huyết mạch nuôi sống của tổ chức." + Nhận đơn hàng: Hệ thống nhận đơn hàng nắm bắt các dữ liệu cơ bản cần thiết để xử lý một đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng có thể đến thông qua thư hoặc qua hệ thống đặt hàng điện thoại, được thu thập bởi một đội ngũ nhân viên của các đại diện bán hàng, đến thông qua các giao dịch EDI trực tiếp từ máy tính của khách hàng trên một mạng diện rộng, hoặc được nhập trực tiếp qua Internet của khách hàng bằng cách sử dụng một mục nhập dữ liệu từ trên trang web của công ty. 15
16. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Cấu hình bán hàng Một khía cạnh quan trọng của xử lý đơn hàng là cấu hình bán hàng. Hệ thống cấu hình bán hàng đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được sắp đặt là đầy đủ để hoàn thành mục đích của khách hàng. + Lập kế hoạch giao hàng Đơn hàng mới nhận được và bất kỳ đơn đặt hàng khác chưa được xuất xưởng được chuyển từ hệ thống nhận đơn hàng tới hệ thống lập kế hoạch giao hàng. Hệ thống lập kế hoạch xác định lô hàng sẽ được thực hiện và từ đó vị trí sẽ được vận chuyển. Đây là một công việc tầm thường cho một công ty nhỏ với rất nhiều hàng tồn kho, vận chuyển chỉ có một vị trí, và một vài khách hàng tập trung ở một khu vực địa lý nhỏ. Nhưng nó là một nhiệm vụ cực kỳ phức tạp đối với một công ty toàn cầu lớn với hàng tồn kho hạn chế (không phải tất cả đơn đặt hàng cho tất cả các mặt hàng có thể được thực hiện), hàng chục địa điểm vận chuyển (các nhà máy, kho hàng, hợp đồng sản xuất, vv.), Và hàng chục ngàn khách hàng. Cách thức này là để giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho trong khi vẫn đáp ứng ngày giao hàng của khách hàng. 16
17. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Thực hiện giao hàng Hệ thống thực hiện giao hàng sắp xếp luồng ra của tất cả các sản phẩm và hàng hóa từ tổ chức, với mục tiêu cung cấp sản phẩm chất lượng kịp thời cho khách hàng. Các bộ phận vận chuyển thường chịu trách nhiệm về đóng gói và phân phối các sản phẩm cho khách hàng. Điều này có thể bao gồm các dịch vụ chuyển phát thư, hoạt động vận tải đường bộ, và dịch vụ đường sắt. Hệ thống này nhận được phiếu xuất kho từ các hệ thống kế hoạch giao hàng. + Kiểm soát hàng tồn kho Đối với mỗi mặt hàng được chọn trong quá trình thực hiện giao hàng, một giao dịch cung cấp số lượng hàng tồn kho được chọn là thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Bằng cách này, các hồ sơ hàng tồn kho chứa trong máy vi tính được cập nhật để phản ánh số lượng chính xác có trên tay của từng bộ phận quản lý kho. Vì vậy, khi thực thi để kiểm tra mức tồn kho của một sản phẩm, họ nhận được thông tin hiện hành. 17
18. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Lập hoá đơn Hoá đơn khách hàng được tạo ra dựa trên những mẫu tin nhận được từ TPS thực hiện giao hàng. Ứng dụng này khuyến khích theo dõi các hoạt động bán hàng hiện có, lợi nhuận tăng lên, và cải thiện dịch vụ khách hàng. Hầu hết các chương trình hoá đơn tự động tính toán chiết khấu, áp dụng thuế, và các chi phí linh tinh khác. Bởi vì hầu hết các hoạt động trên máy vi tính chứa cơ sở dữ liệu chi tiết về khách hàng và hàng tồn kho, nhiều ứng dụng hoá đơn chỉ yêu cầu thông tin về các mặt hàng đã mua và mã số khách hàng; Ứng dụng lập hoá đơn thực hiện phần còn lại. Nó nhìn lên họ, tên, địa chỉ của khách hàng, xác định xem khách hàng có một đánh giá tín dụng phù hợp, tự động tính toán chiết khấu, bổ sung thêm thuế và phí, và chuẩn bị hoá đơn, phong bì để gửi. Lập hoá đơn trong một tổ chức dịch vụ có thể thậm chí phức tạp hơn lập hoá đơn trong các công ty sản xuất và bán lẻ. Cách thức làm thế nào để phù hợp với tất cả các dịch vụ đưa ra với một khách hàng cụ thể và để bao gồm tất cả các mức giá và các chi phí phù hợp trong việc tính toán các hóa đơn. Điều này đặc biệt khó khăn nếu các dữ liệu cần thiết cho việc thanh toán đã không được nắm bắt chính xác và hoàn toàn trong TPS. 18
19. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer relationship management – CRM) Một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng là một tập hợp con người, thủ tục, phần mềm, và khả năng của Internet giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả và có hệ thống. Mục đích của CRM là phải hiểu và lường trước những nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng để tăng sự tin tưởng và lòng trung thành khách hàng trong khi tối ưu hóa cách thức bán các sản phẩm và dịch vụ. + Lập lộ trình và lịch trình Nhiều nhà sản xuất máy tính và các công ty phần mềm đã phát triển hệ thống xử lý giao dịch chuyên dụng cho các công ty trong ngành công nghiệp phân phối. Một số ứng dụng được dành cho các hoạt động phân phối bán buôn, số khác cho các ứng dụng bán lẻ hoặc chuyên dụng. Các công ty vận tải đường bộ, các nhà phân phối nước giải khát, các nhà phân phối hàng điện tử, các công ty phân phối dầu và khí đốt tự nhiên chỉ là một vài ví dụ. Các công ty phân phối này cũng phải xác định việc sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên của họ Một hệ thống lập lộ trình giúp xác định cách tốt nhất để giao, nhận các sản phẩm từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. Hệ thống lập lịch trình xác định thời gian tốt nhất để nhận hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ. 19
20. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Sản Khách hàng đặt hàng phẩm (qua thư, điện thoại,, Electronic Data Nhận Interchange - EDI, Internet, ) đơn hàng /Cấu Tình trạng hình bán hàng tồn kho hàng Kế hoạch giao hàng Lập kế Hóa đơn KiểmKiểm tratra hoạch Lập lộ hàng tồn hàng tồn giao trình khokho hàng Phiếu xuất kho Kế hoạch giao hàng và lộ trình Mã hàng Thực hiện giao Lập lịch hàng trình Đơn hàng đã giao Lập hóa đơn 20 Hình 3-5. Hệ thống xử lý đơn đặt hàng
21. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1.3.2 Hệ thống mua hàng Các giao dịch xử lý mua hàng bao gồm các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn đặt mua hàng, nhận hàng, và các khoản phải nộp. + Kiểm soát hàng tồn kho Một công ty sản xuất có nhiều loại hàng tồn kho, như nguyên liệu thô, vật liệu đóng gói, thành phẩm, và các bộ phận bảo trì. Mỗi ngày các nhà sản xuất phải xác định mua bao nhiêu các mặt hàng này. Nếu mua quá nhiều, tiền mặt sẽ nhàn rỗi quá nhiều trong kho, nhưng nếu họ không đủ các mặt hàng này trên tay, họ sẽ không thể đáp ứng nhu cầu và mất doanh thu. Một sai lầm trong việc theo dõi hàng tồn kho có thể làm cho nhà sản xuất bỏ lỡ mục tiêu lợi nhuận. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho giúp quản lý hàng tồn kho đối với các mặt hàng này. + Xử lý đơn đặt mua hàng Là hệ thống giúp bộ phận mua hàng hoàn tất giao dịch của họ nhanh chóng và hiệu quả. Mỗi tổ chức có chính sách và thủ tục riêng để mua vật tư, thiết bị. + Nhận hàng Là hệ thống tạo ra một bản ghi biên nhận dự kiến khi nhà cung cấp gửi trước thông báo về chuyến hàng của họ. + Hệ thống các khoản phải trả Là hệ thống kiểm soát của một tổ chức về mua hàng, cải thiện dòng tiền, tăng lợi nhuận, và cung cấp quản lý hiệu quả hơn nợ ngắn hạn. 21
22. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Kiểm tra tồn kho vật liệu thô, vật liệu đóng gói, . . Báo cáo tình trang kiểm tra tồn kho Yêu cẩu vật tư Xử lý đơn đặt mua hàng Đơn đặt mua Đơn đặt mua Vật liệu Nhận hàng Hóa đơn Séc Các khoản phải trả 22 Hình 3-6. Hệ thống mua hàng
23. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1.3.3 Hệ thống kế toán Các hệ thống kế toán chính bao gồm ngân sách, các khoản phải thu, tính tiền lương, quản lý tài sản, và sổ cái. + Ngân sách Là hệ thống tự động hóa rất nhiều các công việc cần thiết để tích lũy dữ liệu ngân sách, phân phối cho người sử dụng, . . . + Các khoản phải thu Là hệ thống quản lý dòng tiền của công ty bằng cách theo dõi số tiền khách hàng còn nợ của công ty khi bán hàng hóa, thực hiện dịch vụ. + Tính tiền lương Chương trình tính lương tạo ra tiền lương hàng kỳ, hầu hết các chương trình tính lương tạo ra một sổ nhật ký lương. Một sổ nhật ký lương là một báo cáo có chứa tên của nhân viên, khu vực mà nhân viên làm việc trong tuần, giờ làm việc, mức lương, hệ số phí bảo hiểm để trả cho giờ làm thêm, thu nhập, loại thu nhập, khấu trừ khác nhau, và tính toán liền lương thực trả. + Quản lý tài sản Là một hệ thống điều khiển đầu tư vào vốn thiết bị và quản lý khấu hao + Sổ cái Là hệ thống được thiết kế để tự động báo cáo tài chính và nhập dữ liệu. Việc áp dụng sổ cái tạo ra một danh sách chi tiết của tất cả các giao dịch và các hoạt động kinh doanh. Các báo cáo, bao gồm báo cáo lợi nhuận và thua lỗ23, bảng cân đối,
24. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Quản lý tài sản Thanh toán Phí tổn ngân sách Các khoản Các khoản phải thu phải trả Số tiền còn nợ của khách hàng Số tiền còn nợ của cty Số tiền thanh toán của khách hàng Số tiền thanh toán của cty Chi phí Khấu hao tài sản Tính lương lao động Sổ cái Thẻ chấm công Chi phiếu Các giao dịch trả lương chi tiêu Ngân sách Hình 3-6. Hệ thống kế toán 24
25. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 2/ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (Management Information Systems - MIS): Các hệ thống thông tin quản lý là các HTTT đặc biệt phục vụ cấp quản lý của tổ chức, thực hiện cung cấp các báo cáo cho các nhà quản lý và thường xuyên truy cập trực tuyến các mẫu tin về thành tích hiện tại cũng như quá khứ của tổ chức. MIS hầu như độc quyền thiên về các nghiệp vụ nội bộ chứ không thiết tha với các nghiệp vụ môi trường hoặc của bên ngoài. MIS chủ yếu phục vụ chức năng hoạch định, kiểm soát và làm quyết định ở cấp quản lý. Thông thường, muốn có dữ liệu để làm việc. MIS tuỳ thuộc nặng nề vào các hệ thống TPS nằm đằng sau ở cấp tác nghiệp. 25
26. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Môi trường Dữ liệu Người giải quyết vấn đề Thông tin của tổ chức Phầm mềm Mô hình viết báo cáo toán học Database Management Information system Hình 3-7 Một mô hình Management Information System (MIS) 26
27. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Nhận xét: ❑ Phần mềm tạo báo cáo: sẽ tạo ra các báo cáo theo định kỳ và đặc biệt. Các báo cáo định kỳ sẽ được viết theo một ngôn ngữ lập trình và được chuẩn bị theo một lịch trình còn các báo cáo đặc biệt sẽ được chuẩn bị đáp ứng những nhu cầu thông tin không trù liệu trước. ❑ Các mô hình toán học: sẽ tạo ra thông tin như là kết quả mô phỏng các tác nghiệp của xí nghiệp. Các mô hình toán học này có thể được viết theo bất cứ ngôn ngữ lập trình nào. 27
28. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH MIS thực hiện việc tổng kết và báo cáo tác nghiệp cơ bản của công ty. Các dữ liệu giao dịch cơ bản lấy từ TPS sẽ được cộng dồn và thường được trình bày dưới dạng những báo cáo dài được kết xuất theo định kỳ. Hình dưới đây cho thấy một MIS điển hình biến đổi dữ liệu giao dịch cấp giao dịch được tổng kết từ 3 TPS: Xử lý đơn đặt hàng, sản xuất và kế toán thành những tập tin MIS được dùng để kết xuất ra những báo cáo cho ban quản lý. MIS thường phục vụ chủ yếu những nhà quản lý nào cần những tổng kết theo tuần, theo tháng hoặc theo năm, mặc dù cũng có vài hệ thống MIS cho phép nhà quản lý xoáy sâu vào chi tiết dữ liệu theo ngày hoặc theo giờ nếu thấy cần thiết. 28
29. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Transaction Processing System Management Information Systems Order Processing System Order File Hệ thống xử lý Sales Data Tập tin Đơn Đặt Đơn Đặt Hàng Dữ liệu Hàng tiêu thụ Unit Product Cost Data Dữ liệu giá Masterials thành sản phẩm Production Resource Planning Master File Hệ thống Hoạch MIS Tập tin chính Sản Định Xuất Nguồn Vật Liệu Product change Data Dữ liệu thay đổi sản phẩm Report Báo cáo General Ledger Accounting System Expense Data File Hệ thống Sổ Cái Dữ liệu Manager Tập tin Kế Toán chi phí 29 Hình 3-8. MIS lấy dữ liệu từ TPS
30. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Kết xuất ( đầu ra) của hầu hết các hệ thống thông tin quản lý là một tập các báo cáo được phân phối cho các nhà quản lý. Bao gồm: - Báo cáo định kỳ Là báo cáo sản xuất theo định kỳ, hoặc theo một lịch trình, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng. - Báo cáo yêu cầu Là báo cáo phát triển để cung cấp thông tin nhất định theo yêu cầu của nhà quản lý. - Báo cáo ngoại lệ Là các báo cáo tự động tạo ra khi một tình hình là bất thường hay đòi hỏi hành động quản lý. - Báo cáo chi tiết Là các báo cáo cung cấp dữ liệu chi tiết về một tình hình hoạt động theo nhiều mức khác nhau từ cao xuống thấp. - Báo cáo phát triển hiệu quả Là các báo cáo có thể giúp các nhà quản lý phát triển các kế hoạch tốt hơn, đưa ra quyết định tốt hơn, và kiểm soát tốt hơn các hoạt động của công ty. 30
31. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 3/ CÁC HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH (Decision Support Systems - DSS): DSS cũng phục vụ cấp quản lý của tổ chức, hỗ trợ một nhà quản lý đơn lẻ hoặc một nhóm nhà quản lý để giải quyết một vấn đề đơn lẻ. DSS giúp nhà quản lý làm những quyết định duy nhất, thường hay thay đổi và không thể dễ dàng xác định trước. Mặc dù DSS sử dụng thông tin nội bộ được lấy từ các hệ thống TPS và MIS nhưng DSS thường nhận thông tin từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn giá cổ phiếu hiện hành hoặc giá các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. 31
32. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các hệ thống DSS có khả năng phân tích mạnh hơn các hệ thống khác bằng cách sử dụng các mô hình toán học phân tích dữ liệu hoặc cô đọng lại một khối lượng lớn dữ liệu dưới một dạng thức mà các nhà làm quyết định có thể phân tích được thông qua một giao diện đồ họa thân thiện (GUI – Graphical User Interface) mang tính tương tác cho phép người sử dụng thay đổi các giả định, đặt những câu hỏi mới hoặc cho phép nhập vào dữ iệu mới. 32
33. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Ví dụ: Một hệ thống Ước tính hành trình ( Voyage- Estimating System) của một hãng tàu thủy thuộc một công ty sản xuất thép. Hãng tàu này lo việc chuyên chở than, dầu, quặng sắt và thành phẩm cho công ty mẹ. Hãng có riêng cho mình một đội tàu chuyên chở, đôi khi cần có thể thuê ngoài và tham gia đấu thầu chuyên chở trên thị trường. Hệ thống ước tính hành trình này sẽ tính toán chi tiết cuộc hành trình của một con tàu về mặt tài chính và kỹ thuật. Việc tính toán tài chính bao gồm chi phí tàu / thời gian (như nhiên liệu, công lao động, vốn, . . .), tỷ suất chuyên chở đối với những loại vận chuyển khác nhau, chi phí bến cảng. Các chi tiết về mặt kỹ thuật cũng bao gồm vô số yếu tố, chẳng hạn tải trọng chuyến tàu, vận tốc tàu, khoảng cách giữa các bến tàu, mức tiêu thụ nhiên liệu, cách thức bốc dỡ tại các cảng 33
34. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Hệ thống DSS này có thể trả lời nhửng câu hỏi đại loại như sau: ▪ Với lịch trình giao hàng theo một giá chuyên chở được đưa ra và đã được đồng ý của khách hàng thì ta phải chọn con tàu nào theo tỷ giá nào để có thể đạt lợi nhuận tối đa? ▪ Con tàu sẽ phải chạy với tốc độ nào để có thể tối ưu hoá lợi nhuận mà vẫn đáp ứng lịch trình vận chuyển? Hệ thống này sẽ chạy trên một máy vi tính để bàn cực mạnh với một hệ thống trình đơn (menu) cho phép người sử dụng gõ dữ liệu vào hoặc nhận lấy thông tin. Hệ thống DSS như trên dựa khá nhiều vào các mô hình phân tích. Mốt số hệ thống DSS khác thì lại ít dựa vào mô hình phân tích nhưng ngược lại tập trung vào việc trích từ khối lượng đồ sộ dữ liệu ra những thông tin hữu ích hỗ trợ việc làm quyết định. 34
35. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Ví dụ: Intrawest – một công ty khai thác trượt tuyết lớn nhất ở Bắc Mỹ, thu thập và lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu liên quan đến khách hàng từ website, từ trung tâm gọi đến, từ các phòng trọ đặt chỗ nghỉ, từ trường dạy trượt tuyết cũng như từ các cửa hàng cho thuê dụng cụ trượt tuyết. Công ty này sử dụng một phần mềm đặc biệt để phân tích các dữ liệu nhằm xác định trị giá, tiềm năng thu nhập và sự trung thành của từng khách hàng một để các nhà quản lý có thể lấy những quyết định tốt hơn trong việc làm thế nào đạt mục tiêu của họ trong các chương trình tiếp thị. Hệ thống chia khách hàng làm 7 loại dựa theo nhu cầu , thái độ và cách hành xử, đi từ chuyên gia nồng nhiệt đến người đi nghỉ mát chỉ biết vui thú với gia đình. Sau đó công ty gửi những video clip dưới dạng e-mail cho những khách hàng được nhắm tới theo loại với lời mời mọc họ đến du lịch những resort của công ty. 35
36. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 4/ CÁC HỆ THỐNG HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH (Execute Support Systems - ESS): ESS phục vụ cho cấp chiến lược của tổ chức, tạo ra một môi trường thông tin chung chứ không cung cấp ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu cả về những sự kiện bên ngoài như các quy định thuế mới hay các động thái về đối thủ canh tranh và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS. Hệ thống sẽ sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm thiểu thời gian và công sức để thu được thông tin hữu ích cho các lãnh đạo. Trong khi DSS nặng về phân tích thì ESS có khuynh hướng ít dùng mô hình phân tích. Mặc dù chúng có những khả năng phân tích giới hạn nhưng ESS sử dụng hầu hết các phần mềm đồ hoạ cao cấp. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lãnh vực kinh doanh nào?, Các đối thủ canh tranh đang làm gì? Cần phải sát nhập với công ty nào khác để đối phó với những thay đổi bất lợi trên thị trường? Nên chuyển nhượng công ty con hay bộ phận nào để có tiền cho các vụ sát nhập? Vì ESS được thiết kế cho những người quản lý cấp cao sữ dụng, do đó chúng tập hợp các giao diện đồ hoạ dễ sử dụng. 36
37. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH II/ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN NHÌN THEO GÓC ĐỘ CHỨC NĂNG: 1. Các hệ thống Tiêu thụ & Tiếp thị: Chức năng tiêu thụ và tiếp thị là bán (hoặc phân phối) sản phẩm/ dịch vụ mà tổ chức làm ra. Tiếp thị quan tâm đến việc nhận diện khách hàng tiềm năng, hoạch định và triển khai những sản phẩm / dịch vụ đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của khách hàng, quảng cáo và khuyến mãi các sp/dv này. Tiêu thụ quan tâm việc tiếp xúc khách hàng, bán sp/dv, tiếp nhận xử lý đơn hàng và theo dõi việc bán hàng Caáp toå chöùc Heä thoáng Moâ taû Chieán löôïc Döï baùo xu höôùng tieâu Chuaån bò döï baùo tieâu thuï cho 5 thuï naêm tôùi. . . Quaûn lyù Phaân tích ñònh giaù saûn Aán ñònh giaù caû ñoái vôùi caùc saûn phaåm/dòch vuï, phaåm vaø dòch vuï, quaûng caùo vaø caùc chieán dòch khuyeán maõi. . . Taùc nghieäp Xöû lyù caùc ñôn ñaët haøng, Laäp hoaù ñôn baùn Nhaäp lieäu, xöû lyù vaø theo doõi ñôn haøng, . . . ñaët haøng, hoaù ñôn baùn haøng.37 . .
38. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Bảng dưới đây cho thấy kết xuất (mẫu báo cáo MIS) của một hệ thống tiêu thụ điển hình ở cấp quản lý. Hệ thống cho tổng hợp, đúc kết dữ liệu liên quan đến mỗi mặt hàng được bán ra (chẳng hạn mã số sản phẩm, mô tả sản phẩm và số tiền bán ra) dùng cho việc phân tích quản lý về sau. Các nhà quản lý công ty sẽ xem xét các dữ liệu tiêu thụ này để giám sát điều khiển các xu hướng mua bán Maõ soá Teân saûn Khu vöïc Doanh soá Chæ tieâu keá Hieän thôøi so SP phaåm Tieâu thuï hieän thôøi hoaïch vôùi keá hoaïch 4469 Laøm saïch Baéc Boä 4.066.700 4.800.000 85% taám thaûm Trung Nguyeân 3.778.112 3.750.000 101% Cao Nguyeân 4.678.001 4.600.000 106% Nam boä 4.003.440 4.400.000 91% Toång coäng 16.715.253 17.550.000 95% 5674 Xòt phoøng Baéc Boä 3.676.700 3.900.000 94% Trung Nguyeân 5.608.112 4.700.000 119% Cao Nguyeân 4.711.001 4.200.000 112% Nam boä 4.563.440 4.900.000 93% Toång coäng 18.559.253 17.700.000 105%38
39. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 2. Các hệ thống Chế tạo & Sản xuất: Chức năng chế tạo và sản xuất là sản xuất ra hàng hoá và dịch vụ. Các hệ thống Chế tạo & Sản xuất thực hiện việc hoạch định, triển khai và duy tri các cơ sở sản xuất; thiết lập các mục tiêu sản xuất; thu mua, tồn trữ và dự trù đối với các nguyên vật liệu sản xuất; đặt lịch trình bố trí các thiết bị, cơ sở, vật liệu và nhân công cần thiết cho việc sản xuất các thành phẩm Caáp toå chöùc Heä thoáng Moâ taû Chieán löôïc Boá trí vò trí caùc thieát bò Quyeát ñònh ñaët caùc thieát bò saûn xuaát môùi ôû ñaâu? Quaûn lyù Leân keá hoaïch saûn xuaát Quyeát ñònh khi naøo sx saûn phaåm, slöôïng bao nhieâu & bao giôø xong Taùc nghieäp Kieåm tra maùy moùc Kieåm tra caùc hoaït ñoäng cuûa caùc thieát bò maùy moùc thieát bò 39
40. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Phần lớn các HTTT Chế tạo & Sản xuất thường dùng đến một hệ thống tồn kho như theo hình 3.9 Tiêu thụ & Sổ cái Đóng gởi hàng Dữ liệu đơn đặt hàng (General Ledger) & gởi hàng Tài khoản tồn kho & giá vốn Báo cáo Ban quản lý Tồn kho quản lý Truy vấn trực tuyến Hình 3.9 Tổng quan một hệ thống tồn kho 40
41. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 3. Các hệ thống Tài chánh & Kế toán Chức năng tài chính là quản lý các tài sản của côn g ty như tiền mặt, cổ phiếu, trái phiếu và nhiều khoản mục đầu tư khác để đem lại lợi nhuận đối với các tài sản này. Chức năng kế toán thì duy trì và quản lý các ghi chép sổ sách tài chính của công ty như phiếu nhận tiền mặt, phiếu chi, khấu hao và thanh toán lương bổng để theo dõi dòng chảy tiền bạc trong công ty. Tài chánh và kế toán chia sẻ cùng những vấn đề liên hệ như làm thế nào theo dõi một tài sản và dòng chảy nguồn tài chính của một công ty. Caáp toå chöùc Heä thoáng Moâ taû Chieán löôïc Hoaïch ñònh lôïi nhuaän Hoaïch ñònh keá hoaïch daøi haïn veà lôïi nhuaän Quaûn lyù Xaây döïng ngaân saùch Chuaån bò ngaân saùch ngaén haïn Taùc nghieäp Keá toaùn coâng nôï khaùch Theo doõi tieàn khaùch haøng nôï haøng coâng ty 41
42. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 4. Các hệ thống Nguồn nhân lực: Chức năng nguồn nhận lực là việc tuyển dụng, triển khai và duy trì nguồn nhân lực cho công ty. Các hệ thống nguồn nhân lực hỗ trợ các hoạt động như nhận diện các nhân viên tiềm năng, duy trì toàn bộ lý lịch của các nhân viên hiện hữu, chuẩn bị các chương trình phát triển tài năng và kỹ năng của nhân viên Caáp toå chöùc Heä thoáng Moâ taû Chieán löôïc Hoaïch ñònh veà nguoàn Ñaët keá hoaïch daøi haïn ñoái vôùi nhaân löïc trong cty nguoàn löïc lao ñoäng caàn thieát cuûa toå chöùc Quaûn lyù Phaân tích tieàn ñaõi ngoä Giaùm saùt ñieàu khieån bieân ñoä vaø nhaân vieân phaân phoái tieàn coâng, löông vaø phuùc lôïi cuûa nhaân vieân Taùc nghieäp Huaán luyeän vaø phaùt trieån Theo doõi huaán luyeän nhaân vieân, ñaùnh giaù kyõ naêng & thaønh tích 42
43. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Hình dưới đây minh hoạ một hệ thống TPS Nguồn nhân lực điển hình dùng theo dõi lý lịch nhân viên Các phòng ban khác nhau Hệ thống Dữ liệu nhân viên Tiền lương Dữ liệu tính tiền lương Báo cáo Ban quản HS Nhân viên quản lý lý Truy vấn trực tuyến Hình 3.10- Một hệ thống duy trì mẫu tin lý lịch nhân viên 43
44. Bố trí vị trí các thiết bị Hoạch định lợi nhuận Lập kế hoạch sản xuấi Xây dựng ngân sách Kiểm tra máy móc tbị Kế toán công nợ KH Dự báo xu hướng tiêu thụ Hoạch định nguồn nhân lực Phân tích định giá sp/dv Phân tích tiền đãi ngộ NV Xử lý đơn đặt hàng Huấn luyện và phát triền NV Sales and Manufacturing and Finance and Human Resources Marketing Production (Chế tạo Accounting (Nguồn nhân lực) (Tiêu thụ và Tiếp thị) và (Tài chánh và Kế Sản xuất) toán) 44 Hình 3.11- các hệ thống thông tin nhìn theo lĩnh vực chức năng
45. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH III. HTTT TẠO LỢI THẾ CẠNH TRANH: Các công ty xí nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh khi cung cấp cho khách hàng những sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị hơn hoặc khi cung cấp cho khách hàng sản phẩm hoặc dịch vụ cùng giá trị nhưng với giá thấp hơn. Một HTTT sẽ có một tác động chiến lược nếu nó giúp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ giá thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh hoặc cùng giá như đối thủ cạnh tranh nhưng với giá trị cao hơn. a) Các HTTT giúp đa dạng hoá sản phẩm (sản phẩm CNTT): Các doanh nghiệp có có thể dùng HTTT để tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ mới duy nhất có thể phân biệt dễ dàng so với các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Các HTTT chiến lược giúp đa dạng hoá sản phẩm có thể ngăn ngừa được phía cạnh tranh tung ra cùng loại sản phẩm, vì việc đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ sẽ không còn cạnh tranh theo căn bản giá phí. 45
46. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Nhiều sản phẩm và dịch vụ dựa trên CNTT này – được tạo ra bởi những định chế tài chánh như trong các hệ thống sau: - Hệ thống ngân hàng như Ngân hàng Citibank (một ngân hàng lớn nhất của Mỹ) đã chế tạo ra máy rút tiền tự động ( ATM – Automatic teller machine) và thẻ tín dụng vào năm 1977. Sự thành công của Citibank bắt buộc các ngân hàng cạnh tranh khác phải cải tiến những dịch vụ ngân hàng, chẳng hạn dịch vụ ngân hàng trực tuyến cho phép khách hàng thực hiện những giao dịch từ máy tính ở nhà nối qua Internet. Ngoài ra, những ngân hàng này đưa ra những dịch vụ mới như khách hàng có thể xem liệt kê tài khoản của mình tại ngân hàng - Hệ thống giữ vé (máy bay, xe lửa, nhà hàng, khách sạn, du lịch ) cũng khởi động một nguồn lực đa dạng hoá sản phẩm đối với các công ty hàng không, cũng như kỹ nghệ du lịch. Các hệ thống giữ vé cổ điển này giờ đây bị thách thức bởi những dịch vụ du lịch kiểu mới theo đấy khách hàng có thể thông qua Internet tự mình trực tiếp giữ chỗ máy bay, giữ phòng tại khách sạn và đặt thuê xe hơi mà không cần đến những đại lý lữ hành trung gian. 46
47. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các nhà chế tạo cũng như buôn bán lẻ cũng bắt đầu dùng HTTT để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ theo những đặc tả cụ thể của khách hàng. Chẳng hạn hãng máy tính Dell Computer Corporation (Mỹ) đã bán cho những khách hàng những máy tính được lắp ráp đúng theo cấu hình mà khách hàng yêu cầu thông qua Internet. Kinh doanh trên mạng được coi là “sân chới” cho sự sáng tạo. Nơi đây, các doanh nghiệp có thể áp dụng những ý tưởng hay nhất, mới nhất về dịch vụ hỗ trợ, chiến lược tiếp thị, để tạo lợi thế cạnh tranh nhằm thu hút và giữ được khách hàng của mình. Ví dụ: Công ty bán lẻ Sears Roebuck (Mỹ) phân tích liên tục các dữ liệu từ 60 triệu người sử dụng thẻ tín dụng để nhằm vào những khách hàng mua hàng gia dụng, thích làm vườn và những người sắp làm mẹ với những khuyến mãi đặc biệt. Công ty có thể gởi hợp đồng bảo trì cho những khách hàng nào có mua một máy giặt hoặc một máy sấy đồ. 47
48. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH b) Các HTTT giúp đa dạng hoá tập trung (phân tích dữ liệu): Một doanh nghiệp có thể tạo cho mình những lỗ hổng của thị trường mới bằng cách nhận diện những sản phẩm hoặc dịch vụ chưa hề có trên thị truờng hoặc có thể làm ra với chất lượng cao giá rẻ. Thông qua việc đa dạng hoá tập trung, doanh nghiệp có thể cung cấp một mặt bằng hoặc dịch vụ chuyên biệt tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh. Một HTTT có thể đem lại cho doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh bằng cách thu thập các dữ liệu (giao dịch thẻ tín dụng, dân số, mua hàng tại các siêu thị, truy cập hoặc tương tác của khách hàng trên các website, ) và cho ra những dữ liệu dùng trong các kỹ thuật tinh tế hoá tiêu thụ và tiếp thị. Hệ thống này xử lý thông tin hiện hữu như là một nguồn lực mà tổ chức có thể khai thác để tăng khả năng sinh lợi cũng như thâm nhập sâu vào thị trường. 48
49. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH IV.HỆ THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THÁCH THỨC ĐỊA LÝ VÀ THỜI GIAN: 1) Sự thay đổi của thế giới trong xử lý dữ liệu kinh doanh: Trong nhiều thế kỷ qua, thể thức buôn bán về mặt cơ bản thay đổi rất ít. Trong quá khứ, người bán thường đi gặp trực tiếp khách hàng hoặc một người bán khác và bàn bạc đi đến một thỏa thuận theo đấy các hàng hóa sẽ được cung cấp cho khách hàng để đổi lấy tiền mặt hoặc hàng hóa và dịch vụ khác. Khoảng 3 thập niên qua, những thay đổi tương đối trong tập tục kinh doanh đã diễn ra theo lũy tiến, người mua hàng có thể sử dụng một trình duyệt Web và thông qua đấy đặt mua hàng ngay lập tức và thanh toán ngay trên Internet thông qua thẻ tín dụng. 49
50. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Ngày nay, các HTTT hiện đại của các doanh nghiệp đã và đang tận dụng lợi thế của các công nghệ mạng Intranet và Web để trao đổi thông tin một cách hữu hiệu trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với các đối tác bên ngoài. Nhiều doanh nghiệp giờ đây sử dụng các công cụ triển khai Web từ phần mềm chẳng hạn như ERP(enterprise resources planning- hoạch đinh các nguồn lực xí nghiệp) để xây dựng những website kết nối với hệ thống xử lý và cơ sở dữ liệu trung tâm của hệ thống ERP để tự động hóa trong nhập liệu, nhật tu, xử lý dữ liệu nghiệp vụ, cung cấp các kết quả phát sinh nghiệp vụ kinh doanh trong một thời gian rất ngắn 50
51. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 2) Cách sắp xếp của các HTTT: a) HTTT riêng rẽ: Một tổ chức rộng lớn điển hình thường có nhiều HTTT khác nhau giúp hỗ trợ các chức năng, các cấp trong tổ chưcù và các quy trình trình khác nhau. Trong phần lớn các HTTT này thường không “nói chuyện” được với nhau nên do đó không tự động trao đổi thông tin cho nhau. Nghĩa là có một bức tường ngăn cách giữa các chủ thể này vì vậy các nhà quản lý phải mất khá nhiều công sức để “ráp” lại dữ từ các chủ thể này để có dược cái nhìn tổng quan của doanh nghiệp. Ví dụ, nhân viên phòng tiêu thụ có thể vào lúc xử lý một đơn đặt hàng sẽ không tài nào biết được là hàng mình sẽ bán cho khách hàng đã có sẵn trong kho hay không vì phòng tiêu thụ không nắm được tồn kho tại kho hàng; khách hàng cũng không thể theo dõi được tình trạng đơn đặt hàng của mình đã tới đâu, Việc “phân mảnh” dữ liệu trong các hệ thống riêng biệt như vậy sẽ đem lại một ảnh hưởng tiêu cực về mặt hiệu năng và thành tích của tổ chức. 51
52. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH b) HTTT chung: Thay cho các HTTT riêng rẽ được sử dụng trong phần lớn các tổ chức hiện nay( như Excel, Access, Foxpro, ) ERP được xây dựng để giải quyết các các vấn đề nêu trên bằng cách đem lại một HTTT đơn độc bao trùm toàn thể doanh nghiệp giúp phối hợp và tích hợp các quy trình kinh doanh chủ chốt lại với nhau. Thông tin sẽ được di chuyển xuyên suốt và chia sẻ sử dụng trong các lĩnh vực của doanh nghiệp. Các nhà quản lý sẽ có trong tay thông tin chính xác và kịp thời để có thể điều phối công việc thường lệ và có cái nhìn tổng thể về quy trình kinh doanh và dòng chảy thông tin của toàn xí nghiệp một cách nhanh nhất. 52
53. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Như vậy, các HTTT có thể giải quyết các vấn đề về mặt địa lý và thời gian như: ❖ Làm cho bức tường ngăn cách địa lý bị hạ thấp lần lần. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các công nghệ để thượng lượng trong kinh doanh, giảm bớt được tầng lớp trung gian và môi giới. ❖ Làm cho bức tuờng ngăn cách về thời gian cũng được hạ thấp dần. Một số sản phẩm có thể được sản xuất liên tục 24/24 giờ, 7 ngày trong một tuần, . . . 53
54. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH V. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN: 1) Về xử lý: Do thông tin được biểu diễn dưới dạng số hóa và được xử lý tự động dựa trên MTĐT . Việc đánh giá hiệu quả cuả HTTT dựa trên các tiêu chí sau: ⬧ Khả năng thực hiện các phép tính toán, phân tích, phân loại, thiết lập các mối tương quan với mức độ phức tạp và hiệu quả có vượt so với con người. ⬧ Khả năng mô phỏng việc thực hiện các mô hình logic và toán học của các quá trình vật lý và trạng thái dưới các điều kiện khác nhau. ⬧ Khả năng bắt chước được quá trình nhận thức của con người để đưa ra kết luận bằng suy diễn, phân tích ngữ cảnh trong xử lý ngôn ngữ tự nhiên, suy luận tương tự và trực giác trong tìm kiếm thông tin. ⬧ Khả năng biến đổi thông tin (từ dữ liệu văn bản sang đồ thị, từ tiếng nói sang chữ viết, từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, ) ⬧ Khả năng mở rộng giá trị sử dụng của thông tin. ⬧ Khả năng giải quyết các bài toán thực tiễn của con người. 54
55. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 2) Về hiệu quả thực hiện: Người ta đã đưa ra một số tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc đánh giá một HTTT như sau: Một HTTT được xem là hiệu quả nếu nó góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý tổng thể của một tổ chức doanh nghiệp thể hiện trên các mặt: ⬧ Đạt được các mục tiêu thiết kế đề ra. ⬧ Chi phí vận hành chấp nhận được. ⬧ Tin cậy, đáp ứng được các chuẩn mực của một HTTT hiện hành. ⬧ Sản phẩm có giá trị xác đáng. ⬧ Dễ học, dễ nhớ và dễ sử dụng. ⬧ Mềm dẻo, dễ bảo trì: có thể kiểm tra, mở rộng ứng dụng và phát triển tiếp được. 55
56. CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Tóm lại, việc ứng dụng các HTTT được thúc đẩy bởi sự đòi hỏi gia tăng các chức năng xử lý thông tin mang tính trí tuệ con người. Hiệu quả của nó thể hiện nổi bật trên 3 lĩnh vực sau: kinh tế, quản lý xã hội và môi trường tồn tại của mỗi cá nhân. HTTT là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả của đầu tư xã hội. Trong lĩnh vực kinh tế, chúng ta có thể thúc đẩy nâng cao sức sản xuất, nhất là trong khu vực công nghiệp và dịch vụ thông qua việc tự động hoá các quá trình chế tạo, thông qua sử dụng HTTT để hỗ trợ việc ra quyết định, giải quyết các bài toán thực tiễn và hỗ trợ các công việc văn phòng. 56