Tài liệu Hướng dẫn dành cho các công ty nước thải ở Việt Nam

Nội dung text: Tài liệu Hướng dẫn dành cho các công ty nước thải ở Việt Nam

1. z  HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM
2. Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 Project GTZ TA No: 2000.2208.7 Tài liệu dự án: TM001 Project Document No.: TM001 Phát hành lần 01 Edition 01 HƯỚNG DẪN VỀ • KỸ THUẬT THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH • ĐỘNG NÃO • LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG • PHÂN TÍCH - SWOT DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM GUIDELINES ON • VISUALIZED GROUP DISCUSSION TECHNIQUES • BRAINSTORMING • MIND MAP • SWOT – ANALYSIS FOR PUBLIC WASTEWATER ENTERPRISES IN VIETNAM Hanoi, March 2006 Bộ Xây dựng – Hà Nội Ministry of Construction – Hanoi hợp tác với in cooperation with Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam ĐT: 84 - 4 - 974 0938 Fax: 84 - 4 - 974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn
3. Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH Your contact person with GFA Consulting Group GmbH Gudrun Krause ĐT /Tel.: +49 (40) 6 03 06168 Fax: + 49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de Địa chỉ Address GFA Consulting Group GmbH Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg Germany Báo cáo này được chuẩn bị do This report was prepared by Nhóm Tư vấn WWM WWM Advisory Team © Ảnh bìa do Horst Wagner © Cover photography by Horst Wagner Final Guidelines - Visualised Group Discussion Techniques [EN & VN] - Edition 01 - May 06.doc
4. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH 3 1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là gì? 4 1.2 Điều khiển thảo luận 4 1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình 5 1.4 Các giai đoạn của thảo luận viết 7 1.5 Câu hỏi ý kiến hay câu hỏi trưng cầu 8 1.6 Chọn chủ đề thảo luận 10 1.7 Trình bày ý kiến 11 1.8 Sắp xếp ý kiến 11 1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) 11 1.11 Hình tượng hoá kết quả 12 1.12 Tổng kết 14 2. ĐỘNG NÃO 16 2.1 Quá trình động não của cá nhân 16 2.2 Động não của nhóm 16 3. LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG 18 3.1 Vẽ Lược đồ ý tưởng đơn giản 18 3.2 Kỹ thuật để soạn Lược đồ ý tưởng 19 4. PHÂN TÍCH SWOT 21 4.1 Sử dụng công cụ thế nào 21 BẢNG BIỂU & SƠ ĐỒ Hình 1: Chuỗi bền vững 1 Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt” 6 Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi 7 Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin 10 Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) 11 Hình 6: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc 13 Hình 8: Ví dụ về Lược đồ ý tưởng 19 Hình 9: Bảng SWOT 21 Hình 10: Ma trận TOWS 23
5. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques TABLE OF CONTENTS FOREWORD 1 1. INTRODUCTION TO THE CONCEPT OF VISUALIZED DISCUSSION 3 1.1 What are Visualized Group Discussion Techniques? 4 1.2 Moderation 4 1.3 Elements of the Visualized Group Discussion Techniques Method 5 1.4 Phases of Written Discussion 7 1.5 Card Inquiry or Inquiry by Acclamation 8 1.6 Choosing Discussion Topics 10 1.7 Presenting Ideas 11 1.8 Sorting Ideas 11 1.9 Single Dot Survey 11 1.10 Small Group Work and Presentation 12 1.11 Visualization of Results 12 1.12 Recap 14 2. BRAINSTORMING 16 2.1 Individual Brainstorming 16 2.2 Group Brainstorming 16 3. MIND MAPS 18 3.1 Drawing Basic Mind Maps 18 3.2 Techniques to Prepare a Mind Map 19 4. SWOT ANALYSIS 21 4.1 How to Use the Tool 21 FIGURES IN ENGLISH 25
6. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques LỜI NÓI ĐẦU Foreword Phát triển thể chế và tổ chức dựa trên quan Institutional and organizational development is niệm theo đó những nhà ra quyết định và đội based upon the concept that decision makers and ngũ nhân viên ủng hộ mạnh mẽ những sáng staff alike are actively supporting initiatives, which kiến mà họ hiểu và cùng đồng ý they understand and agree with. Do sự tham gia có nghĩa là sự đóng góp chủ Hence, participation means active contributions from động của tất cả các bên liên quan trong toàn bộ all involved stakeholders during the whole institu- quá trình phát triển thể chế và tổ chức (vd: tional and organizational development process (i.e.: Phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá). analyses, planning, implementation, and evaluation). Người ta giả định là sự tham gia của cá nhân It is the hypothesis that individual participation is leading to the development of individual commit- sẽ dẫn đến sự hình thành những cam kết của ments, which leads to ownership and, eventually to cá nhân theo đó sẽ dẫn tới việc làm chủ và cuối sustainability of a particular process and or objec- cùng là tính bền vững của một quá trình hay tive. mục tiêu cụ thể. Hình 1: Chuỗi bền vững SƠ ĐỒ TUẦN HOÀN TIẾP CẬN PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG BỀN VỮNG LÀM CHỦ CAM KẾT THAM GIA Trong quá trình xây dựng thể chế, chúng ta cần In the institutional development process we are re- phải kết hợp những mong muốn và ý tưởng có quired to integrate valuable individual wishes and giá trị của cá nhân vào kế hoạch phát triển và ideas into overall development and implementation thực hiện tổng thể. plans. Thêm vào đó, “Động não – Brainstorming” và Further, “Brainstorming” and “Mind Map” are pre- “Lược đồ ý tưởng – Mind Map” cũng được sử sented as techniques for gathering and structuring dụng như là các biện pháp kỹ thuật để thu thập innovative ideas. và tổ chức các ý tưởng. Cuối cùng, kỹ thuật “Phân tích SWOT” được Finally, the technique of the “SWOT Analysis” is dùng để nêu tổng quát về vấn đề. Phân tích presented in an overview. SWOT is one of the SWOT là một trong nhiều khái niệm được quốc many concepts, internationally in use, to analyse tế sử dụng rộng rãi, kỹ thuật này dùng để phân and structure institutional and organizational condi- tích và lập cấu trúc các điều kiện về thể chế và tions. tổ chức. 1
7. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Hướng dẫn này trình bày về khái niệm của quy This paper presents the concept of the “Metaplan” trình “Thảo luận linh hoạt” là một Kỹ thuật thảo process, a visualized group discussion technique, to luận nhóm bằng hình ảnh nhằm lôi cuốn mọi make group discussions participative, transparent người thảo luận, hiển thị các ý kiến của các and more efficient. This method can be a key ele- thành viên một cách rõ ràng và hiệu quả hơn. ment in the development process of organizing indi- vidual ideas, comments, opinions and knowledge, so Phương pháp này có thể là nhân tố chính trong that real use can be made of information presented. quá trình xây dựng cách sắp xếp những ý This will allow producing results that are meaningful, tưởng, bình luận, ý kiến và kiến thức của cá appropriate, and supported by the participants, for nhân, theo đó có thể sẽ đưa chúng vào áp the benefits of institutional development and capac- dụng thực tế. Điều này cũng cho phép mang lại ity building. những kết quả có ý nghĩa, hợp lý và được các thành viên ủng hộ nhằm phục vụ lợi ích của phát triển thể chế và tăng cường năng lực. 2
8. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 1. GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO 1. Introduction to the Concept of LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH Visualized Discussion Phần lớn mọi người cho rằng họ hiểu và có thể Most people find that they understand and can con- đóng góp hiệu quả hơn vào cuộc thảo luận tribute to a discussion more effectively, than they nhiều hơn là họ có thể đóng góp vào quá trình can to a structured reporting situation. At the same lập báo cáo. Đồng thời, trong hoàn cảnh công time many people do not feel comfortable when they khai như vậy, nhiều người cảm thấy không are placed in an “up front” situation in a group and are shy about voicing their opinions in this kind of thoải mái khi họ bị đưa vào tình huống “phải public situation. đứng mũi chịu sào” trong một nhóm và họ thấy ngần ngại đưa ý kiến. Sử dụng phương pháp “báo cáo”, đặc biệt nếu The idea of “reporting”, in particularly if it is to be in trình bày bằng văn bản có thể làm cho những written form, can be somewhat daunting to the aver- nhân viên bình thường thấy ngại và có thể có age person and can have serious drawbacks when nhiều hạn chế nghiêm trọng khi các ý kiến của everyone’s opinions are being solicited. It is also mọi người bị chỉ trích. Cũng nên chú ý là nhiều important to note that many people need to see and consider the main points of a discussion to enable người cần biết và cân nhắc những điểm chính them to add constructively, their own ideas and opin- của buổi thảo luận để cho phép họ đóng góp ý ions. kiến và quan điểm của họ một cách xây dựng. Có nhiều hạn chế khác đối với việc sử dụng There are many other drawbacks to the use of nhóm, đặc biệt trong trường hợp mục đích thảo groups, particularly in the case where the purpose is luận là để gợi ra những phản hồi từ các thành to elicit responses from all members of the group. viên của nhóm. Những người cảm thấy mình Members that feel marginalized often do not contrib- không quan trọng thường sẽ không đóng góp ý ute and their lack of input is often not noticed. It is this potential problem of having some members of kiến và việc thiếu những ý kiến của họ thường the group dominate others that the method de- không được nêu ra. Phương pháp sau đây sẽ scribed below attempts to address. cố gắng chỉ ra vấn đề tiềm tàng theo đó một số thành viên của nhóm tiếm đoạt vai trò của các thành viên khác. Cũng nên kết hợp một số nguyên tắc tổng hợp The process of gathering these opinions should also ý kiến vào quá trình thu thập những quan điểm allow for some process of synthesisation, whereby này trong đó các thành viên có thể trao đổi với the members can react to each others ideas and nhau và điều chỉnh những ý kiến hoặc đóng adjust their own ideas and contributions until a gen- góp của chính họ cho đến khi đạt được sự eral consensus is reached, where all are in basic agreement. đồng thuận chung và tất cả mọi người đều cơ bản thống nhất. Điều này đưa đến khái niệm về trình bày cuộc This leads to the concept of trying to present a vis- thảo luận miệng thông qua hình tượng dạng ual – written - representation of a verbal discus- viết. Bằng cách này, người ta sẽ tạo được sự sion. By doing this, an attempt is made to involve all tham gia một cách ngang bằng của tất cả các participants equally. By representing the discussion thành viên tham gia thảo luận. Băng cách thể in both written and spoken terms members can ab- sorb the comments and ideas of others and contrib- hiện thảo luận thông qua cả văn viết và trình ute their own opinions. bày miệng, các thành viên của nhóm sẽ tiếp thu được những bình luận và ý kiến của người khác cũng như đóng góp quan điểm riêng của chính họ. 3
9. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Tên gọi của phương pháp này có nhiều song The method used has many names however it is nó thường được gọi là phương pháp “Thảo most often called the “Metaplan” or Visualised luận linh hoạt” hay Kỹ thuật thảo luận nhóm Group Discussion Techniques Method. The bằng hình. Phương pháp này có nhiều biến method has many variations in form, from very struc- thể, từ hệ thống có cấu trúc rất chặt chẽ đến tured systems to very informal systems. In fact the concept needs to be adjusted or varied to meet the những hệ thống cực kỳ sơ sài. Trong thực tế, needs of each situation. khái niệm này cần phải điều chỉnh hay biến đổi để đáp ứng cho mỗi tình huống nhất định. 1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là 1.1 What are Visualized Group Discussion gì? Techniques? Cách thức thảo luận nhóm bằng hình đã được The process of Visualised Group Discussion Tech- phát triển đáng kể trong những năm gần đây, niques Method has developed considerably in recent đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục cho người lớn. years particularly in the field of adult education. This Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng hoàn toàn có thể technique can, however, be extended perfectly well mở rộng sang gần như tất cả các nhóm khác ở to almost any other group, where the gathering and synthesizing of diverse opinions is the key priority. đó việc thu thập, tổng hợp các ý kiến đa dạng Therefore it is used in community meetings, commit- có ưu tiên trọng tâm. Vì vậy, nó được sử dụng tee deliberations, in schools and other institutions. trong các buổi họp cộng đồng, các cuộc họp The great advantage of the method lies in the alter- ban chỉ đạo, trong trường học và trong các tổ nation between oral discussion and the process of chức khác. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp recording in writing. này nằm ở khả năng kết hợp xen kẽ giữa trao dổi miệng và quá trình ghi chép bằng văn viết. Nguyên tắc chính của thảo luận bằng văn viết The main principle of written or visualized discussion hay dùng hình tượng đó là lôi kéo toàn bộ is to involve the whole group in the communication nhóm vào quá trình trao đổi mà không có ưu process without favour or prejudice and to ensure tiên hay thiên vị và nhằm bảo đảm là tất cả các that all opinions are taken into account in the con- ý kiến đều được đề cập đến khi kết thúc buổi clusion or outcomes. thảo luận hay trong bản kết quả thảo luận. 1.2 Điều khiển thảo luận 1.2 Moderation Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình có đặc The process of the Visualized Group Discussion trưng là được dẫn dắt bởi một người dẫn Techniques Method is typically guided by an experi- chương trình có kinh nghiệm. Người dẫn enced moderator. The moderator needs to be famil- chương trình cần phải quen với phương pháp iar with the method itself and should be informed và được thông báo về nội dung và mục tiêu của about the objective and content to the subject. It is the moderator task to guide the participants through chủ đề. Người dẫn chương trình có nhiệm vụ the entire process by introducing the method, ex- hướng dẫn các thành viên trong suốt quá trình plaining the objectives of the process, encouraging thảo luận bằng cách giới thiệu phương pháp, the participants to participate actively, facilitating the giải thích mục tiêu của chương trình, khuyến direction of discussions and the process, summariz- khích các thành viên tham gia một cách chủ ing achievements and findings periodically through- động, giúp định hướng thảo luận và hỗ trợ out the process, summarizing the final outcome and chương trình thảo luận, định kỳ tổng kết các results of the process, and guiding the participants thành quả và tìm tòi trong suốt chương trình to agreement on the next steps to come. làm việc, tóm tắt các kết luận, kết quả cuối cùng của chương trình làm việc và hướng các thành viên đến việc thống nhất về các bước thực hiện tiếp theo. 4
10. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Trong suốt chương trình làm việc, người dẫn During the process it is important for the moderator: chương trình cần lưu ý: • không tự đưa ra các phỏng đoán hay can • not to make any conjectures himself or to inter- thiệp vào mối quan tâm của đại biểu ở mặt vene on one side or the other of the participants’ này hay mặt khác, interests, • hãy để nhóm tự kết luận những kết quả và • to let the group interpret outcomes and findings, phát hiện của họ, • cho phép né tránh bàn luận, • to allow abstentions, • tránh hiệu ứng “adua” (một người dẫn dắt = • to avoid the "sheep" effect (one leads = all fol- tất cả theo sau), cho phép thành viên quyết low), allow the participants to decide whether the định việc cân nhắc vấn đề theo cách của họ, point should be placed in their seats, • ghi chép lại những lời giải thích chính • to write key words of explanation in the margin. Có một người giúp việc cho người dẫn chương The moderator will find it useful to have an assistant trình sẽ giúp tránh những lúc lúng túng, giúp to help him in order to avoid any awkward pauses, to luôn quan sát được cả nhóm, xác định sớm observe the group at all times, diagnosing problems những trục trặc và để tạo không khí hào hứng at an early stage and to animate the communication trong quá trình trao đổi. process. 1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận 1.3 Elements of the Visualized Group Dis- nhóm bằng hình cussion Techniques Method Phương pháp sử dụng bảng ghim treo giấy khổ The method uses pin boards covered with remov- lớn, kim ghim hay băng dính, giấy màu cắt able sheets of paper, drawing pins or sticky tape, thành miếng (kích thước khoảng 30-50 cm) và specially cut coloured cards (approximately 30 cm bút dạ nhiều màu. Các thành viên của nhóm by 50 cm paper in size) and felt tipped pens of vari- được phát các miếng giấy (phiếu) và bút. ous colours. Group members are given a supply of cards and a pen. Sau khi thảo luận chung về kiểu các vấn đề cần After a general discussion of the type of issues to be chỉ ra, các thành viên sẽ được chương trình identified the participants are guided by the discus- thảo luận hay người dẫn chương trình hướng sion or group leader (the "moderator"): dẫn thực hiện: • ghi lại những từ khoá chính liên quan đến • to note down key words relating to the prob- những vấn đề đang bàn lên các miếng giấy, lem/issue on cards in large sized, legible writing, chú ý viết chữ to, rõ ràng, mỗi vấn đề sẽ viết one issue for one card trên một miếng giấy • ghim những miếng giấy này lên trên bảng để • pin these to the board in order to stimulate or có thể bàn bạc hoặc đưa ra các ý kiến khác. generate further ideas, • dán những “vấn đề quan trọng” vào khu vực • to stick "important issues" on a prepared grid on ô kẻ sẵn trên bảng ghim để xác lập mức ưu the pin board in order to determine priorities, and tiên và trong một số trường hợp sẽ cần vai in some cases to take on the role of group leader trò của trưởng nhóm trong khoảng thời gian for a limited period. nhất định. 5
11. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Người hỗ trợ tiến hành phân nhóm những phản The facilitator may now group the responses where hồi trong đó gồm những vấn đề tương tự và there is commonality, involving the group members kêu gọi các thành viên thống nhất và góp ý for agreement and ideas. This is generally followed kiến. Công việc này nói chung sẽ kéo theo một by some general discussion within the group. The số thảo luận chung trong nhóm. Cả nhóm sau group then discusses solutions, writes on cards and pins up their ideas. This process of writing cards, đó sẽ bàn giải pháp, ghi lên các miếng giấy và displaying them, sifting and grouping should con- ghim ý kiến lên bảng. Quá trình viết lên các tinue until appropriate conclusions can be reached miếng giấy, hiển thị, di chuyển và phân nhóm and agreed to by the group. chúng nên tiếp tục cho đến khi đạt được kết luận phù hợp và được cả nhóm thống nhất. Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt” Miêu tả quá trình Vấn đề „Thảo luận linh hoạt“ các thành viên bàn bạc Các thành viên ghi lên phiếu Ghim phiếu lên bảng Cán bộ hỗ trợ xắp xếp phiếu theo cấu Các thành trúc lôgíc viên thảo luận về kết quả Nếu không hoàn toàn đồng ý với kết quả, các thành viên quay lại từ đầu. Nếu đồng ý, ghi lại các kết quả Ví dụ về giải quyết tình huống bằng kỹ thuật Example related to problem solving visualized dis- hình tượng hoá: cussion techniques: Giả định là phương pháp này được sử dụng để Assuming that this method is to be used to solve a giải quyết tình huống đặc biệt trong đó phần lớn particular problem that most of the participants feel các thành viên tham gia thấy là quan trọng. is important. Phương pháp yêu cầu có một nhóm từ 10-30 The method requires a group of 10 to 30 people người sử dụng bảng ghim treo giấy trắng khổ using paper covered pin boards and writing on lớn và viết lên các miếng giấy để cards, to • xác định rõ vấn đề và tác động của nó, • define clearly the problem and its effect, • xác định và thiết lập mức ưu tiên cho các • determine and prioritize possible solutions, hướng giải quyết có thể, • chấp nhận một giải pháp và phác thảo cấu • accept a solution, and devise structures for work- trúc thực hiện cho một giải pháp thực hiện ing implementing the solution. được. Mục tiêu của ví dụ này là nhằm kích hoạt toàn The aim in this example is to activate the entire nhóm cùng xem xét phạm vi của vấn đề và lôi group, to consider the scope of the problem and to cuốn cả nhóm vào quá trình bàn bạc để họ cảm involve all of its members in the process so that they thấy làm chủ đối với mỗi giải pháp và mong will feel ownership for the solution and want to be a muốn trở thành một bộ phận của quá trình thực part of its successful implementation. hiện thành công sau đó. 6
12. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Cần lưu ý là bảng ghim và ghế ngồi cần được It should be noted that the boards and the seats đặt ở vị trí thuận tiện sao cho các thành viên có need to be positioned so that the participants can thể di chuyển tự do từ ghế ngồi đến bảng và move freely from their chairs to the boards, to pin ghim những đóng góp của họ lên bảng. their contributions up. Phương pháp yêu cầu một phòng lớn hơn The method requires a larger room than for conven- phòng họp thông thường với đủ chỗ để có thể tional meetings with enough space to divide up into chia thành các nhóm nhỏ và có thể sắp đặt các small groups and rearrange the boards. bảng. Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi Chú ý: Important: Mức độ thành công của thảo luận viết phụ The success of written discussion depends largely thuộc nhiều vào việc thành viên có thể thấy các on the participant being able to see his own ideas ý kiến của họ và của người khác và vì thế tại and those of the others and thus to keep the prob- mọi thời điểm, cần chú ý giữ cho vấn đề và bất lem and any ideas expressed in relation to the prob- kỳ ý kiến nào cũng có thể được diễn tả theo lem in mind at all times. The process is intended to motivate the participants to contribute their own mối liên quan đến vấn đề đó. Quá trình này ideas. nhằm thúc đẩy các thành viên đóng góp ý kiến riêng của họ. 1.4 Các giai đoạn của thảo luận viết 1.4 Phases of Written Discussion Kỹ thuật thảo luận viết sẽ ép các thành viên viết The technique of written discussion “forces” all par- ra những suy nghĩ của họ và biểu thị cho ticipants to write down their thoughts and show them những người khác. Thay vì có một cuộc họp tại to all the others. Instead of a sedentary meeting, the chỗ, trao đổi giữa các thành viên sẽ là sự di communication becomes a movement between the chuyển của họ giữa bảng và chỗ ngồi. board and the seats. Tính động của nhóm cho phép sự giao tiếp có The mobility of the group allows interactions which thể tạo ra đến 500 lời phát biểu trong một giờ. can generate up to about 500 utterances per hour. Điều này tương đương với khoảng 5 lần lượng This equals about five times the volume of informa- thông tin có thể tạo ra được trong cuộc thảo tion created in a strictly controlled discussion without luận có kiểm soát chặt chẽ không dùng phương visualization or at least twenty times the amount of information from discussions with "marathon" pháp hình tượng hay tương đương với ít nhất speakers. 20 lần lượng thông tin có được trong các buổi thảo luận có những người nói “dài dòng”. 7
13. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Để đạt được thành công với phương thức trao To achieve success with this form of written com- đổi viết này, điều quan trọng là cần có cách bố munication it is important to have an open seating trí chỗ ngồi mở phía trước bảng ghim (không plan in front of the boards (no tables in the way) and có bàn ghế đặt ở lối đi) và cần gắn bó với một also to stick to a few rules and a given sequence. vài quy tắc và trình tự thực hiện cho trước. Một buổi thảo luận đặc trưng loại này có thể A typical discussion of this kind might proceed as nên thực hiện như sau: follows: • Bắt đầu chương trình thảo luận bằng cách • Set in motion the group process by revealing biểu lộ các ý kiến và thái độ (các câu hỏi opinions and attitudes (single-dot questions) đơn) • Thu thập ý kiến trên các phiếu hay hỏi các • Collect ideas on cards or by asking the partici- thành viên để nêu ra và sắp xếp ý kiến theo pants to call out and arrange the ideas into clus- tập hợp ters • Phác thảo “cách tổ chức các ý kiến” và sắp • Sketch a "structure of ideas" and arrange on the xếp lên bảng boards • Chuyển tải cách tổ chức này vào danh sách • Transfer these structures into lists of topics and các chủ đề và đánh giá chúng để xếp thứ tự evaluate them to rank the problems in order or các vấn đề hoặc xác lập mức ưu tiên priority • Hình thành các nhóm bằng cách lựa chọn • Form groups by open or concealed selection to công khai hay không công khai để bàn work on individual problems những vấn đề riêng biệt • Làm việc theo nhóm nhỏ, sử dụng các • Work in small groups using the cards relating to miếng giấy liên quan đến những vấn đề đã the relevant problem as per points 3 and 4 chỉ ra ở bước 3 và 4 • Các thành viên của mỗi nhóm nhỏ sử dụng • Members of each small group use cards to pre- các miếng giấy để trình bày kết quả làm việc sent the results of their work within the group trong nhóm của họ • Lấy ý kiến bình luận của nhóm về các thông • Get the group to comment on the information tin đã trình bầy. presented. 1.5 Câu hỏi ý kiến hay câu hỏi trưng cầu 1.5 Card Inquiry or Inquiry by Acclamation Lấy ý kiến trên các phiếu nhiều màu đơn thuần Asking for ideas on coloured cards is purely a way of chỉ là cách để lấy thu thập thông tin. Trong giai collecting information. No attempt is made at this đoạn này, không tiến hành đánh giá thông tin; stage to evaluate the information; the sole purpose mục đích duy nhất của việc này là để thu thập ý is to collect ideas. kiến. Nếu trong giai đoạn đánh giá, thành viên nhóm Whereas in the evaluation phase a participant is được yêu cầu chỉ trình bày quan điểm dựa trên required to make an utterance only on the basis of cơ sở bộ câu hỏi và trong phạm vi cho trước, set questions and within given scales, the idea in định hướng trong giai đoạn này là động viên this phase is for the participant to formulate his idea thành viên đó hình thành ý tưởng (câu trả lời) (answer) on a question freely and concisely, with only one idea to each card. cho câu hỏi một cách tự do và ngắn gọn trong đó mỗi ý tưởng sẽ trình bày trên một phiếu. Có hai phương pháp đó là: Câu hỏi mở và câu Two methods are available: the open inquiry and the hỏi kín concealed inquiry. 8
14. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Theo quy trình mở, một khi các phiếu đã được In the open process the cards once they have been viết, chúng sẽ được ghim đầy đủ lên bảng bởi written on are pinned to the board, directly by the trực tiếp người góp ý kiến hoặc người dẫn participant or moderator in full view of the others, chương trình, việc này nhằm mục đích khuyến with the purpose of stimulating further associations khích phối hợp hơn nữa và giúp xếp loại những and levelling out differences in position among the participants. ý kiến khác nhau của các thành viên. Theo quy trình kín, người dẫn chương trình thu In the concealed process the moderator collects all thập các phiếu, sắp xếp và ghim chúng lên the cards, sorts them and pins them to the board bảng chỉ khi tất cả các ý kiến đã được đưa ra. only once all the ideas have been produced. This Quá trình này giúp tránh sự ảnh hưởng lẫn process avoids participants influencing each other nhau của các thành viên và giúp ngăn chặn khả and breaks down inhibitions by preserving anonym- ity. năng kiềm chế lẫn nhau bằng cách đảm bảo tính nặc danh của các ý kiến. Cũng cần chú ý là nếu có một số phiếu có ý It should also be noted that if the same or a similar kiến giống nhau hoặc bị lặp lại thì đó là biểu idea is repeated on a number of cards this is an hiện của mức độ ưu tiên mà các thành viên indication of the level of priority it is receiving from dành cho ý kiến này. the group members. Mục đích của việc sắp xếp các phiếu là để sắp The purpose of sorting the cards is to arrange indi- đặt các ý kiến riêng vào các nhóm nhằm đưa ra vidual ideas into groups, providing the participants cho các thành viên tổng quan về kết quả công with an overview of the results of their work. việc họ vừa thực hiện. Tuy nhiên, rất có thể các thành viên đều rất giỏi However, given a circle of participants who are well- về kỹ thuật thảo luận viết, nên người dẫn versed in the techniques of written discussion, the chương trình cần thực hiện việc sắp xếp thật moderator must work very quickly to sort the cards nhanh trong khi vẫn duy trì giao tiếp với nhóm, while maintaining interaction with the group, other- nếu không sẽ dẫn đến những ngắt quãng làm wise there may be a hiatus and the group's attention may wander. phân tán sự chú ý của nhóm thảo luận. Theo quy tắc nắm đấm, người dẫn chương As a rule of thumb therefore the moderator should trình không nên đưa ra quá 3 phiếu nêu thuật give out no more than 3 key-word cards at each step ngữ chính đối với mỗi bước của chương trình of the process in order to keep the size of the infor- thảo luận nhằm kiểm soát được lượng thông tin mation pool manageable and avoid being over- và tránh quá tải với quá nhiều ý kiến đóng góp. whelmed by a flood of ideas. Theo mức độ ưu tiên mà nhóm đã xác lập, A collection of ideas arranged according to different nhóm các ý kiến sẽ được sắp xếp theo những aspects of problems can then be compiled into a list bình diện khác nhau sau đó đưa vào danh sách of topics or problems and rated according to there các chủ đề bàn bạc và tiến hành đánh giá. priority by the group. 9
15. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin 1.6 Chọn chủ đề thảo luận 1.6 Choosing Discussion Topics Người dẫn chương trình sẽ soạn chủ đề thảo The topic of discussion should be proposed by the luận và cần được sự thống nhất của các thành moderator and agreed by the participants. The fol- viên. Sau đây là một cách để thực hiện điều lowing is one possible way of doing this: này: • Phát phiếu cho các thành viên. • Distribute cards to all participants. • Người dẫn chương trình đề xuất lựa chọn • The moderator proposes a selection of topics chủ đề phù hợp với mục tiêu của chương that are relevant to the objective of the process trình thảo luận • Các thành viên sẽ được yêu cầu lựa chọn • Participants are asked to select from the ideas hai hay ba khu vực có vấn đề trong những ý on the board two or three problem areas which kiến trên bảng mà họ coi là đặc biệt quan they consider particularly important and write trọng và ghi chúng vào phiếu như là chủ đề them on the card as a proposed topic. thảo luận đề xuất. • Người dẫn chương trình sẽ đính các đề xuất • The moderator affix all the proposals to the lên bảng; nêu ra vấn đề nào được đề cập 2 board; proposals which appear twice are written lần trong các phiếu. on a single card. Quá trình này là để bảo đảm là tính phù hợp This process ensures that the problems or issues cao giữa các vấn đề đã nêu với quan điểm của revealed are really relevant to the participants. các thành viên. 10
16. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 1.7 Trình bày ý kiến 1.7 Presenting Ideas Sau khi lựa chọn chủ đề, các thành viên sẽ After the selection of the actual topic the participants được yêu cầu trình bày ý kiến của họ trên phiếu are requested to present their ideas written on a màu. Màu của phiếu có thể do người dẫn colored card. The color of the card can be selected chương trình chọn để phân biệt các vấn đề by the moderator to distinguish between various khác nhau hay các bước khác nhau của toàn problem areas or different steps of the process. The ideas need to be in directly related to the selected bộ chương trình. Các ý kiến cần liên quan trực topic. tiếp với chủ đề đã lựa chọn. 1.8 Sắp xếp ý kiến 1.8 Sorting Ideas Phiếu tròn nhỏ có in số sẽ được đính vào tập Small round cards with numbers printed on them are hợp vấn đề thảo luận (các nhóm). Nhóm sẽ tiến allocated to the clusters of problems (clouds). The hành giải thích kết quả. Các phiếu không phù group interprets the results. Cards that do not fit into hợp với bất kỳ tập hợp đã xác định nào thì an identified cluster can be kept and dealt with sepa- được xếp và xử lý riêng. Các thành viên sẽ rately. Participants may ask for supplementary in- formation, which is provided in writing. được yêu cầu bổ sung thông tin bằng cách viết phiếu. Vẽ các đường bao xung quanh các nhóm để Lines are drawn round the clouds to distinguish phân biệt các vấn đề khác nhau. Cũng không dominant from marginal areas. It does not automati- nhất thiết tuân thủ điều này, tuy nhiên, vấn đề cally follow, however, that problem areas with the có nhiều phiếu ý kiến nhất, trong thực tế sẽ là most cards are in fact the most "problematical" ar- khu vực đáng chú ý nhất. Để làm rõ điều này, eas. To clarify this, the following step is recom- mended: nên thực hiện các bước sau. 1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single 1.9 Single Dot Survey Dot Survey) Nhằm đánh giá tính phù hợp của các vấn đề đã In order to asses the relevance of the identified is- xác định, có thể sử dụng cách phương thức sues the multi-dot process can be applied by provid- nhiều dấu chấm bằng cách đưa cho mỗi thành ing each participants self-adhesive dots and in- viên các dấu chấm tự bám dính và hướng dẫn structed to stick them on a board in a prepared ta- họ dán lên bảng đã chuẩn bị sẵn. Để tránh lộn ble. To avoid distortion, the number of dots will equal the number of identified alternatives or options. xộn, số lượng dấu chấm sẽ tương đương với số lựa chọn đã xác định. Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) Quá trình này sẽ giúp thu được ý kiến đánh giá This process makes it possible to obtain an opinion của cả nhóm nhằm xác định khu vực ưu tiên. rating of the entire group to identify areas of priori- ties. 11
17. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Do cả nhóm sẽ nhìn thấy các dấu chấm, vì thế Since the dots are stuck on in full view of all the sẽ có nguy cơ là trong các nhóm nhỏ hơn, các groups, there is a danger in smaller groups that thành viên sẽ bị ảnh hưởng lẫn nhau trong group members will influence each other in the posi- cách đặt vị trí các dấu chấm (thay đổi ý kiến tioning of the dots (adapting deviating opinions to làm chệch định hướng của nhóm) the group norm). Để tránh hiệu ứng này, các thành viên nên In order to avoid this effect, participants should be được yêu cầu viết số của vấn đề lên dấu chấm asked to write the number of the problem on the dot trong khi vẫn ngồi nguyên tại chỗ trước khi đính while still in their seats before affixing it to the board. chúng lên bảng. 1.10 Thảo luận nhóm nhỏ và trình bày 1.10 Small Group Work and Presentation Thảo luận trong nhóm nhỏ sử dụng cách thức The small groups work using the same methods as tương tự như trong nhóm lớn. Họ sử dụng the whole group. They use a presentation board to bảng trình bày để hỗ trợ họ minh hoạ ý kiến help them make their presentation properly and to một cách phù hợp và để đảm bảo họ không make sure the do not to forget anything. Participants quên điều gì. Các thành viên cần được phép must be allowed free speech, providing visualization is used. phát biểu ý kiến tự do và cần được cung cấp phương tiện để hình tượng hoá Các nhóm nhỏ cần trình bày kết quả (tạm thời) The small groups should present their (intermediate) cho toàn nhóm lớn bằng cách: results to the plenary: • chỉ định người phát ngôn của nhóm, • by an appointed group speaker, • người phát ngôn sẽ đưa ra trình bày ngắn • the speaker provides a short introduction reflect- về công việc của nhóm, đọc tất cả các ing the groups work, reads every card, summa- phiếu, tóm tắt những tìm tòi và hướng dẫn rizes findings, and steers any subsequent dis- những thảo luận phụ liên quan. cussion. • phiên trình bày toàn thể tiến hành ghi chép • the plenary session writes comments (questions, những góp ý (câu hỏi, ý kiến, khen, chê vv) ideas, praise, criticism, etc) on oval cards. lên các phiếu hình oval. • Sau khi kết thúc phần trình bày, tất cả các • after the end of the presentation all the partici- thành viên sẽ ghim ý kiến của họ lên bảng pants pin up their comments to guide the plenary để định hướng phiên thảo luận toàn thể về discussion on the small groups findings. các vấn đề mà nhóm họ phát hiện. • Phiên toàn thể sẽ bàn bạc xem bài trình bày • The plenary session discusses whether the đó có đạt yêu cầu không và rút ra được presentation was satisfactory and what conse- những bài học gì từ đó! quences are to be drawn from it! 1.11 Hình tượng hoá kết quả 1.11 Visualization of Results Có nhiều cách để “hình tượng hoá“ kết quả There are a number of ways to “visualize” the results thảo luận: of discussions: • bằng cách viết • in writing • sử dụng dấu hiệu đồ hoạ: mũi tên, dòng kẻ, • using graphic symbols : arrows, lines, question câu hỏi, marks, • sử dụng hình ảnh, phác thảo • using pictures and sketches • bằng cách chia các khoảng: hình tròn, hình • by dividing the space : circles squares triangles vuông, tam giác, ngôi sao, đường chia cột stars columns dividing lines etc. vv. Các phiếu màu khác nhau cũng như bút màu Different coloured cards can serve to draw attention khác nhau có thể giúp lôi kéo sự chú ý. as well as different coloured pens. 12
18. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Sơ đồ sau đây minh hoạ một vài điểm cần thực The following diagram illustrates some of the con- hiện: siderations that need to be passed: Hình 6: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc Có nhiều hình vẽ có thể sử dụng được trong There are many shapes that can be used in this phương pháp này. Cũng có thể gán chức năng technique. It is possible to assign a function to cer- cho các hình hoặc màu phiếu. Đây là sự hỗ trợ tain shapes or colours of cards. This can be a real rất tốt cho quá trình tổng hợp và phân nhóm aid to the process of consolidating and grouping of các phiếu. their cards. Hình 7: Hình dáng một số phiếu Figure 7: Some Sample Shapes for Cards 13
19. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Bằng cách ấn định ý nghĩa cho các phiếu khác By assigning a visual meaning to the various cards nhau, các nhóm được phân công thường vẫn often quite complex problems can be visualized by có thể biểu thị được những vấn đề phức tạp. the group concerned. Ví dụ, hình kim cương có thể dùng để biểu thị For instance a diamond shape might indicate s deci- điểm ra quyết định, hay hình sao có thể chỉ sion point, or a star might indicate a starting point. A điểm bắt đầu. Hình chữ nhật màu đỏ có thể red rectangular might indicate a concept and a blue biểu thị một khái niệm và một hình chữ nhật rectangle might indicate a problem and a green rec- màu xanh có thể chỉ ra vấn đề trong khi một tangle might indicate a possible solution. hình chữ nhật màu xanh lá cây lại có thể dùng để biểu thị giải pháp. 1.12 Tổng kết 1.12 Recap Để tạo ra sự năng động cho nhóm, cần tuân To create proper group dynamics the following rules thủ các quy tắc sau trong suốt quá trình thảo should be observed during the course of the proc- luận: ess: • Cần hình tượng hoá mỗi ý tưởng • Each idea must be visualized • Giới hạn tất cả các trao đổi miệng trong • Limit all verbal discussion to questions of clarifi- phạm vi các câu hỏi nhằm làm rõ và những cation and requests for facts; try to have the par- yêu cầu về thực tế; cố gắng để các thành ticipants write their thoughts and comments viên viết ra suy nghĩ và bình luận của họ. • Các nhóm cần thảo luận từng câu hỏi xem • Each question is discussed by the group to see if có nên đưa vào nội dung thảo luận không. it will be included • Danh sách các vấn đề cần được nêu rõ và • A list of problems/issues is drawn up and kept cập nhật để tránh bỏ qua các vấn đề “chưa up-to-date in order to avoid sweeping any prob- được đề cập” lem "under the carpet" • Người dẫn chương trình cần có trợ lý hỗ trợ • The moderator should have an assistant to help về mặt kỹ thuật him with the technical aspects • Người dẫn chương trình không nên tự đánh • The moderator should not seek to justify himself giá mình trước mặt cả nhóm in front of the group • Người dẫn chương trình cần tránh phê phán • The moderator should refrain from criticizing cho dù là nhóm hay bất kỳ thành viên nào either the group or any of its members của nhóm đó • Người dẫn chương trình nên quan sát cả • The moderator should observe the group at all nhóm mọi lúc và phản hồi ngay khi có yêu times and react immediately when interest wanes cầu • Xung đột cần phải làm rõ và thảo luận • Conflicts should be revealed and discussed • Ý kiến đóng góp bằng lời cần hạn chế trong • Verbal inputs should be limited to 30 seconds in vòng 30 giây để tránh việc người nói chiếm order to prevent "talkers" from dominating thời gian thảo luận. • Thời gian nghỉ giải lao là cần thiết và không • Breaks should be introduced when needed and nên gắn chặt vào chương trình thảo luận not according to a fixed schedule • Các thành viên của nhóm cần giúp đỡ nhau • The individual group members should help each trong trường hợp cần phải bảo vệ ý kiến của other (reinforcing of "we" feeling) nhóm (chúng tôi “thấy là”). • Người dẫn chương trình cần thay kỹ thuật • The moderator should change group work tech- làm việc của nhóm thường xuyên (có thể niques frequently (surveys) thực hiện qua khảo sát ý kiến). 14
20. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques • Cần chuẩn bị bản sao (sao chụp hoặc chép • A copy should be produced (Photo or written tay) các ý kiến trên bảng thành tài liệu để copy) of the boards as a handout or report and phát cho tất cả các thành viên tham gia thảo distribute it to all involved. luận. 15
21. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 2. ĐỘNG NÃO 2. BRAINSTORMING Động não là một cách tuyệt vời để xây dựng Brainstorming is an excellent way of developing các giải pháp sáng tạo đối với một vấn đề. Kỹ many creative solutions to a problem. It works by thuật này hoạt động dựa trên việc chú tâm vào focusing on a problem, and then coming up with một vấn đề và sau đó hình thành rất nhiều các very many innovative solutions to it. Ideas should giải pháp sáng kiến cho vấn đề đó. Các ý deliberately be as broad and odd as possible, and should be developed as fast as possible. Brain- tưởng cần dần dần mở rộng và càng nhiều storming is a lateral thinking process and is de- càng tốt và nên được xây dựng càng nhanh signed to help you break out of your thinking pat- càng tốt. Động não là quá trình suy nghĩ ngoài terns into new ways of looking at things. lề và được dùng để giúp đỡ bạn vượt ra khỏi cách suy nghĩ truyển thống đến với những cách nhìn mới về mọi vật xung quanh. Trong suốt quá trình động não, không nên có During brainstorming sessions there should be no các ý kiến chỉ trích. Lúc này là lúc bạn cố gắng criticism of ideas. You are trying to open possibili- mở ra các cơ hội có thể và phá vỡ những giả ties and break down wrong assumptions about the định sai lầm về giới hạn của vấn đề. limits of the problem. Các ý kiến chỉ nên được đánh giá khi quá trình Ideas should only be evaluated once the brainstorm- động não đã kết thúc – sau đó bạn có thể tìm ing session has finished - you can then explore solu- kiếm hơn nữa những giải pháp bằng các cách tions further using conventional approaches. tiếp cận thông thường. 2.1 Quá trình động não của cá nhân 2.1 Individual Brainstorming Khi tự động não, bạn sẽ có chiều hướng tạo ra When you brainstorm on your own you will tend to một dải ý tưởng rộng hơn so với cả nhóm - bạn produce a wider range of ideas than with group không cần phải lo lắng về cái tôi hay ý kiến của brainstorming - you do not have to worry about other người khác và vì thế có thể tự do sáng tạo. people's egos or opinions, and can therefore be Cũng có thể, bạn sẽ không có được những ý more freely creative. You may not, however, de- velop ideas as effectively as you do not have the tưởng hiệu quả do không có kinh nghiệm của experience of a group to help you. cả nhóm giúp đỡ. 2.2 Động não của nhóm 2.2 Group Brainstorming Động não nhóm có thể rất hiệu quả vì do sử Group brainstorming can be very effective as it uses dụng được kinh nghiệm và tính sáng tạo của tất the experience and creativity of all members of the cả các thành viên của nhóm. Khi một thành group. When individual members reach their limit on viên đạt đến giới hạn về một ý tưởng, sự sáng an idea, another member's creativity and experience tạo và kinh nghiệm của các thành viên khác có can take the idea to the next stage. Therefore, group brainstorming tends to develop ideas in more thể đưa ý tưởng đó sang giai đoạn tiếp theo. Vì depth and reality than individual brainstorming. vậy, động não nhóm thường có chiều hướng tạo ra được những ý tưởng có chiều sâu và tính thực tiễn cao hơn so với động não của cá nhân. Việc động não trong nhóm có thể gây rủi ro cho Brainstorming in a group can be risky for individuals. các cá nhân. Những đề xuất kỳ lạ song có giá Valuable but strange suggestions may appear weird trị có thể biểu hiện khá kỳ cục lúc đầu. Do đó, at first sight. Because of such, you need to chair bạn cần phải theo sát quá trình để những sessions tightly so that uncreative people do not người kém sáng tạo không làm tan biến những crush these ideas and leave group members feeling humiliated. ý tưởng đó và làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy bị chế giễu. Để duy trì động não nhóm một cách hiệu quả, To run a group brainstorming session effectively, do hãy làm những điều sau: the following: 16
22. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques • Chỉ rõ vấn đề bạn cần giải quyết và đưa ra • Define the problem you want solved clearly, and chỉ tiêu cần đạt được lay out any criteria to be met • Giữ cho động não tập trung vào chủ đề đã • Keep the session focused on the problem chỉ ra • Cần đảm bảo không để ai chỉ trích hay đánh • Ensure that no one criticizes or evaluates ideas giá các ý tưởng trong suốt quá trình động during the session. Criticism introduces an ele- não. Sự chỉ trích sẽ tạo ra yếu tố rủi ro đối ment of risk for group members when putting với các thành viên nhóm khi đưa ra ý tưởng. forward an idea. This stifles creativity and crip- Điều này làm tàn lụi sự sáng tạo và làm què ples the free running nature of a good brain- storming session cụt bản chất tự do của một buổi động não tốt. • Khuyến khích sự nhiệt thành, cách cư xử ít • Encourage an enthusiastic, uncritical attitude chỉ trích của các thành viên trong nhóm. Cố among members of the group. Try to get every- gắng thúc đẩy tất cả mọi người đóng góp và one to contribute and develop ideas, including xây dựng ý tưởng kể cả những người im the quietest members of the group lặng nhất của nhóm. • Để mọi người có được sự động não trong • Let people have fun brainstorming. Encourage hài hước. Khuyến khích họ nghĩ ra càng them to come up with as many ideas as possible, nhiều ý tưởng càng tốt, từ những ý tưởng from solidly practical ones to wildly impractical thực tiễn chắc chắn đến những ý tưởng ones. Welcome creativity. hoang sơ phi thực tiễn. Luôn chào đón sự sáng tạo. • Đảm bảo là không có những suy nghĩ móc • Ensure that no train of thought is followed for too nối kéo dài quá lâu. long • Khuyến khích mọi người phát triển ý tưởng • Encourage people to develop other people's từ ý tưởng người khác hay sử dụng những ý ideas, or to use other ideas to create new ones tưởng khác để tạo ra những ý tưởng mới. Chỉ định một người làm người dẫn chương Appoint one person as a moderator and use the trình và sử dụng phương pháp “Thảo luận linh metaplan method to visualize all ideas produced by hoạt” để hình tượng hoá tất cả các ý tưởng do the group members. The ideas should be clustered, các thành viên của nhóm tạo ra. Những ý studied and evaluated after the session. tưởng này cần được tổ hợp lại, nghiên cứu và đánh giá sau buổi động não. Nếu có thể, các thành viên trong quá trình động Where possible, participants in the brainstorming não nên được lựa chọn từ dải chuyên môn process should come from as wide a range of disci- càng rộng càng tốt. Điều này sẽ mang đến plines as possible. This brings a broad range of nhiều kinh nghiệm cho quá trình động não và experience to the session and helps to make it more giúp cho nó trở nên sáng tạo hơn. creative. 17
23. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 3. LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG 3. MIND MAPS Lược đồ ý tưởng là kỹ thuật rất quan trọng Mind Maps are very important techniques for im- trong việc cải thiện cách bạn xây dựng ý tưởng proving the way you develop ideas from a brain- từ quá trình động não. Bằng cách sử dụng storming session. By using Mind Maps you show Lược đồ ý tưởng, bạn sẽ biểu thị được cấu trúc the structure of the subject and linkages between của chủ đề và mối liên quan giữa các điểm. points. Mind Maps hold information in a format that your mind will find easy to remember and quick to Lược đồ ý tưởng hàm chứa thông tin theo cách review. sẽ giúp bạn dễ nhớ và dễ xem xét lại. Lược đồ ý tưởng không sử dụng kiểu “hiển thị Mind Maps abandon the conventional “list format”. dạng danh sách” thông thường. Chúng sử dụng They do this in favour of a two-dimensional struc- cấu trúc hai chiều. Một Lược đồ ý tưởng tốt sẽ ture. A good Mind Map shows the “shape” of the biểu thị “hình dáng” của chủ đề, vấn đề tương subject, the relative importance of individual points đối quan trọng của các điểm riêng biệt và cách and the way in which one fact relates to other. chúng liên quan với nhau. Lược đồ ý tưởng gọn hơn so với cách hiển thị Mind Maps are more compact than conventional danh sách thông thường bao gồm các chú listing of notes or bullet points, typically prepared on thích và các chủ điểm, theo một cách đặc one page of paper only. This helps you to make trưng, chúng được tạo ra chỉ trên 1 trang giấy. associations easily. If you find out more information Nếu bạn phát hiện thêm thông tin sau khi bạn after you have drawn the main Mind Map, then you can easily integrate it with little disruption. đã vẽ được Lược đồ ý tưởng chính, bạn có thể dễ dàng kết hợp chúng với sự điều chỉnh nhỏ. Lược đồ ý tưởng cũng hữu ích đối với việc: Mind Maps are also useful for: • tóm tắt thông tin thu thập được qua quá trình • summarizing information that are gathered during động não brainstorming sessions • tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau • consolidating information from different sources • suy nghĩ về những vấn đề phức tạp và • thinking through complex problems, and • trình bày thông tin biểu thị cấu trúc tổng thể • presenting information that shows the overall về chủ đề của bạn structure of your subject Cũng có thể xem xét lại Lược đồ ý tưởng rất Mind Maps are also very quick to review, as it is nhanh do bạn có thể làm tươi mới thông tin easy to refresh information in your mind just by trong tâm thức của mình chỉ trong chốc lát. glancing at one. Mind Maps can also be effective Lược đồ cũng là một thủ thuật nhớ hữu hiệu. mnemonics. Remembering the shape and structure Việc nhớ lại hình dáng và cấu trúc của Lược đồ of a Mind Map can provide the cues necessary to remember the information within it. They engage có thể giúp có những liên tưởng cần thiết để much more of the brain in the process of assimilat- nhớ lại thông tin trong nó. Việc này đòi hỏi sự ing and connecting facts than conventional notes. tham gia của trí não vào quá trình ghi nhớ và liên kết sự kiện nhiều hơn nhiều so với ghi chép thông thường. 3.1 Vẽ Lược đồ ý tưởng đơn giản 3.1 Drawing Basic Mind Maps Sau đây là mẫu ví dụ về Lược đồ ý tưởng; tuy The following is a sample of a Mind Map; however, nhiên, hiện có nhiều dạng khác nhau đang there are many more models in use. All Mind Maps được sử dụng. Tất cả các Lược đồ đều giống have the same basic thinking in common: collect nhau về tư duy cơ bản là: thu thập ý kiến, tổ ideas, cluster them, and put them into a logic struc- hợp chúng và đưa chúng vào cấu trúc lô gíc có ture and hierarchy. thứ bậc. 18
24. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Hình 8: Ví dụ về Lược đồ ý tưởng Figure 8: Excample for a Mind Map Để ghi lại một chủ đề bằng Lược đồ ý tưởng, To make notes on a subject using a Mind Map, draw hãy vẽ chúng theo cách sau it in the following way: • Viết tiêu đề của chủ đề vào giữa trang giấy • Write the title of the subject in the centre of the và vẽ vòng tròn quanh nó (như trên hình tròn page, and draw a circle around it (as shown by có đánh dấu 1) the circle marked 1) • Đối với các phụ mục chính, vẽ các đường • For the major subject subheadings, draw lines toả ra từ vòng tròn. Đánh nhãn những out from this circle. Label these lines with the đường này bằng tên phụ mục (như đường subheadings (as shown by the lines marked 2). đánh dấu 2) • Nếu bạn có các mức thông tin khác thuộc • If you have another level of information belonging các phụ mục trên, vẽ chúng ra và nối với to the subheadings above, draw these and link đường phụ mục (như các đường đánh dấu 3 them to the subheading lines (as shown by the trên đây) lines marked 3). • Cuối cùng, với những ý tưởng hay dẫn • Finally, for individual facts or ideas, draw lines chứng riêng rẽ, vẽ các đường nối từ những out from the appropriate heading line and label đầu mục thích hợp và đánh nhãn chúng them (as shown by the lines marked 4). (như các đường đánh dấu 4). Khi bạn bất chợt có thông tin mới, nối chúng As you come across new information, link it in to the với lược đồ một cách hợp lý Mind Map appropriately. Một lược đồ hoàn thiện có thể có các đường A complete Mind Map may have main topic lines chủ đề chính toả ra theo mọi hướng từ trung radiating in all directions from the centre. Sub-topics tâm. Các phụ mục và dẫn chứng sẽ là nhánh and facts will branch off these, like branches and của chúng, giống như nhánh và cành lớn từ twigs from the trunk of a tree. You do not need to thân cây. Bạn không cần phải lo lắng về cấu worry about the structure produced, as this will evolve of its own accord. trúc vừa tạo ra vì chúng sẽ vận động theo cách riêng của chúng 3.2 Kỹ thuật để soạn Lược đồ ý tưởng 3.2 Techniques to Prepare a Mind Map Những gợi ý sau có thể giúp bạn tăng hiệu quả The following suggestions may help to increase their của việc soạn thảo Lược đồ ý tưởng: effectiveness of Mind Map preparation: 19
25. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques • Sử dụng những từ đơn hay cụm từ đơn giản • Use single words or simple phrases for informa- để nêu thông tin: Chủ yếu, các từ ở dạng tion: Most words in normal writing are padding, viết bình thường được dùng làm đệm vì as they ensure that facts are conveyed in the chúng đảm bảo các dẫn chứng sẽ được thể correct context, and in a format that is pleasant hiện trong đúng bối cảnh và theo dạng dễ to read. In your own Mind Maps, single strong words and meaningful phrases can convey the đọc. Trong Lược đồ của bạn, cùng một nội same meaning more potently. Excess words just dung có thể được biểu thị một cách hiệu quả clutter the Mind Map. hơn bằng những từ đơn mạnh mẽ và những cụm từ có ý nghĩa. Dùng từ thừa sẽ làm rời rạc Lược đồ. • Chữ in: Viết liền mạch hay không rõ ràng sẽ • Print words: Joined up or indistinct writing can gây khó khăn khi đọc. be more difficult to read. • Sử dụng màu sắc để phân biệt các ý kiến • Use colour to separate different ideas: This will khác nhau: Điều này sẽ giúp bạn tách biệt help you to separate ideas where necessary. It các ý kiến khi cần thiết. Điều này cũng giúp also helps you to visualize of the Mind Map for bạn hình tượng hoá Lược đồ để nhớ lại. recall. Colour also helps to show the structure of Màu sắc cũng giúp bạn biểu thị cấu trúc của the subject. chủ đề. • Sử dụng ký hiệu và hình ảnh. Nếu các ký • Use symbols and images: Where a symbol or hiệu hay ảnh có ý nghĩa nào đó đối với bạn picture means something to you, use it. Pictures thì hãy sử dụng chúng. Hình ảnh có thể giúp can help you to remember information more ef- bạn nhớ được thông tin hiệu quả hơn là fectively than words. dùng từ. • Sử dụng những liên kết chéo: Thông tin • Using cross-linkages: Information in one part of trong một bộ phận của Lược đồ có thể liên the Mind Map may relate to another part. Here quan đến bộ phận khác. Trong tình huống you can draw in lines to show the cross-linkages. đó, bạn có thể vẽ đường nối để biểu thị sự This helps you to see how one part of the subject liên kết. Điều này giúp bạn thấy được phần affects another. này ảnh hưởng phần kia của chủ đề thế nào. 20
26. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 4. PHÂN TÍCH SWOT 4. SWOT Analysis Phân tích SWOT là kỹ thuật đơn giản nhưng rất SWOT Analysis is a simple, hence powerful tech- mạnh trong việc xác định Điểm mạnh, Điểm nique for identifying Strengths and Weaknesses, yếu và xem xét những Cơ hội và Thử thách mà and for examining the Opportunities and Threats Công ty của bạn đang đối mặt. your company faces. Nếu sử dụng trong bối cảnh kinh doanh, nó Used in a business context, it helps you carve a giúp bạn xác lập được chỗ đứng bền vững trên sustainable niche in your market. Used in a per- thị trường. Khi sử dụng trong điều kiện cá sonal context, it helps you develop your career in a nhân, nó giúp bạn phát triển nghề nghiệp theo way that takes best advantage of your talents, abili- cách phát huy tốt nhất tài năng, khả năng và cơ ties and opportunities. hội của bạn. SWOT là một cách nhìn về điều kiện bên trong SWOT is a scan of the internal and external condi- và bên ngoài như là bộ phận quan trọng của tions and as such an important part of the strategic quá trình hoạch định chiến lược. Những yếu tố planning process. Internal factors influencing the ảnh hưởng bên trong Công ty thường được company usually can be classified as strengths (S) được xếp là điểm mạnh (S) hay điểm yếu (W) or weaknesses (W), and those external to the com- pany can be classified as opportunities (O) or và những yếu tổ bên ngoài Công ty được coi là threats (T). Such an analysis of strategic conditions cơ hội (O) hay đe dọa (T). Quá trình phân tích is referred to as a SWOT analysis. những điều kiện chiến lược đó được gọi là Phân tích SWOT. Phân tích SWOT đưa ra thông tin hữu ích cho The SWOT analysis provides information that is việc ráp nối những nguồn lực và khả năng của helpful in matching the company's resources and Công ty với môi trường cạnh tranh nơi Công ty capabilities to the competitive environment in which hoạt động. Vì thế, đó là công cụ trong việc hình it operates. As such, it is instrumental in strategy thành và lựa chọn chiến lược. formulation and selection. 4.1 Sử dụng công cụ thế nào 4.1 How to Use the Tool Để thực hiện Phân tích SWOT, hãy sử dụng To carry out a SWOT Analysis, use a worksheet and bảng tính và ghi lại những câu trả lời cho các write down answers to the following questions in one câu hỏi sau vào 4 ô tương ứng: of the respective four quarters: Hình 9: Bảng SWOT Điều kiện ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU bên trong Điều kiện CƠ HỘI ĐE DỌA bên ngoài Điểm mạnh: Điểm mạnh của Công ty là những Strength: A firm's strengths are its resources and tài nguyên và khả năng của nó theo đó có thể capabilities that can be used as a basis for develop- được sử dụng làm cơ sở để tạo ra lợi thế cạnh ing a competitive advantage. Questions asked to tranh. Câu hỏi để xác định điểm mạnh bao identify strengths include: gồm: • Lợi thế hay điểm mạnh của Công ty là gì? • What advantages or strong points does your company have? 21
27. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques • Công ty bạn có thể làm gì tôt hơn tất cả • What do you do better than anyone else? những Công ty khác? • Tài nguyên rẻ nhất hay độc đáo nhất mà • What unique or lowest-cost resources do you Công ty có là gì? have access to? • Người ta (các bên liên quan, khách hàng) • What do people (stakeholders, customers) see thấy điểm mạnh của Công ty là gì? as your strengths? Xem xét điều này từ bên trong và từ quan điểm Consider this from an internal perspective, and from của khách hàng của bạn cũng như các bên có the point of view of your customers and stake- liên quan. Cũng như vậy, nếu bạn gặp khó holders. Also, if you are having any difficulty with khăn với vấn đề này, hãy viết ra danh sách this, try writing down a list of your company’s strong những thế mạnh của Công ty. Hy vọng một vài characteristics. Some of these will hopefully be strengths! trong số đó sẽ là điểm mạnh. Bằng cách xem xét điểm mạnh của Công ty, In looking at your strengths, think about them in nghĩ về chúng trong mối liên quan đến nhiệm relation to your mission or other companies operat- vụ của Công ty hay của Công ty khác trong ing in the same field of services. cùng ngành nghề hoạt động. Điểm yếu: Sự vắng bóng của thế mạnh nào đó Weakness: The absence of certain strengths có thể coi là điểm yếu. Ví dụ, những điều sau may be viewed as a weakness. For example, đây có thể coi là điểm yếu: each of the following may be considered as weaknesses: • Thiếu tiền hay khả năng tiếp cận vốn • Insufficient cash flow or access to capital • Lực lượng lao động bán chuyên nghiệp • Semi-professional work force • Quan hệ với khách hàng yếu • Low customer relations • Thiếu năng lực quản lý tài sản • Insufficient asset management capacity • Uy tín Công ty thấp trong giới khách hàng • Poor reputation among customers Hỏi những câu hỏi như: Ask questions, such as: • Có thể cải thiện những gì? • What could be improved? • Có thể tránh được điều gì? • What should be avoided? • Các bên liên quan thấy điều gì là điểm yếu? • What are stakeholders see as weaknesses? Tiếp tục, xem xét điều này từ cơ sở bên trong Again, consider this from an internal and external và bên ngoài: Liệu những người khác có nhìn basis: Do other people seem to perceive weak- thấy những điểm yếu mà bạn không thấy? Có nesses that you do not see? Are your competitors phải đối thủ cạnh tranh làm tốt hơn bạn? Tốt doing any better than you? It is best to be realistic nhất là cần phải thực tế và đối diện với những now, and face any unpleasant truths as soon as possible. thực tế không dễ chịu càng sớm càng tốt. Cơ hội: Phân tích các yêu tố bên ngoài có thể Opportunities: The external analysis may reveal làm lộ ra những cơ hội mới nhất định để thu lợi certain new opportunities for profit and growth (e.g. và tăng trưởng (Chẳng hạn như trong Quản lý wastewater management). Some examples of such nước thải). Sau đây là một số ví dụ về cơ hội: opportunities include: • Nhu cầu khách hàng chưa đáp ứng • unfulfilled customer needs • Kỹ thuật hoặc nhiệm vụ mới • new technologies or tasks • Luật lệ lỏng hơn • loosening of regulations Hỏi những câu hỏi như: Ask questions such as: • Những cơ hội tốt phía trước ở đâu? • Where are the good opportunities facing you? • Những xu hướng tích cực bạn nhận ra là gì? • What are the interesting trends you are aware of? 22
28. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Các cơ hội hữu ích có thể đến từ những điều Useful opportunities can come from such things as: như: • Thay đổi trong thị trường hay lĩnh vực kinh • Changes in markets or business fields on both a doanh ở cả quy mô rộng và hẹp broad and narrow scale • Thay đổi trong chính sách của chính phủ liên • Changes in government policy related to your quan đến lĩnh vực của Công ty bạn field • Thay đổi về thành phần xã hội, cơ cấu dân • Changes in social patterns, population profiles, số, cách sống vv lifestyle changes, etc. Một cách tiếp cận hữu hiệu để xem xét cơ hội A useful approach to looking at opportunities is to đó là nhìn nhận điểm mạnh của Công ty bạn và look at your strengths and ask yourself whether tự hỏi những điều đó có mang lại cơ hội mới these open up any new opportunities. Alternatively, hay không. Một cách khác là nhìn vào những look at your weaknesses and ask yourself whether điểm yếu và tự hỏi liệu Công ty bạn có cơ hội you could open up opportunities by eliminating them. để loại bỏ chúng hay không Đe dọa: Thay đổi về môi trường luật pháp bên Threats: Changes in the external legal environ- ngoài có thể tạo ra những đe dọa đối với Công mental also may present threats to the company. ty. Hãy hỏi những câu hỏi như: Ask questions such as: • Công ty đối mặt với trở ngại gì? • What obstacles do you face? • Đối thủ cạnh tranh đang làm gì? • What is your competition doing? • Có yêu cầu thay đổi công việc, sản phẩm và • Are the required specifications for your job, prod- dịch vụ của Công ty không? ucts or services changing? • Công ty có nợ xấu hay có vấn đề đối với • Do you have bad debt or cash-flow problems? luồng tiền hay không? • Liệu có thể có những yếu điểm đe doạ • Could any of your weaknesses seriously threaten nghiêm trọng việc kinh doanh của Công ty? your business? Để xây dựng chiến lược có sử dụng những To develop strategies that take into account the nhân tố phát hiện bởi SWOT, có thể xây dựng SWOT findings, a matrix of these factors can be ma trận những phát hiện đó như hình dưới đây, constructed, also known as a TOWS Matrix, as ma trận này còn được gọi là ma trận TOWS: shown below: Hình 10: Ma trận TOWS ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU CƠ HỘI Chiến lược S-O Chiến lược W-O ĐE DỌA Chiến lược S-T Chiến lược W-T • Chiến lược S-O bám sát những cơ hội phù • S-O strategies pursue opportunities that are a hợp nhất với điểm mạnh của Công ty good fit to the company's strengths • Chiến lược W-O nhằm vượt qua những yếu • W-O strategies overcome weaknesses to pursue điểm để đeo đuổi các cơ hội opportunities 23
29. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques • Chiến lược S-T xác định ra các cách để • S-T strategies identify ways that the company Công ty có thể sử dụng điểm mạnh của can use its strengths to reduce its vulnerability to mình nhằm giảm khả năng tổn thương do external threats những đe doạ từ bên ngoài. • Chiến lược W-T thiết lập kế hoạch phòng • W-T strategies establish a defensive plan to pre- thủ để bảo vệ những yếu điểm của Công ty vent the firm's weaknesses from making it highly khỏi bị tác động mạnh do những đe doạ bên susceptible to external threats. ngoài. Các chiến lược xác định qua ma trận TOWS là The strategies identified in the TOWS Matrix are the cơ sở cần thiết của kế hoạch phát triển Công essential basics of the company’s corporate devel- ty. opment plan. 24
30. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Figures in English Fig 1: Sustainability Chain Sustainability Chain SUSTAINABILITY OWNERSHIP COMMITMENT PARTICIPATION Fig. 2: Visualization Process GROUP MEMBERS DESCRIPTION OF THE DISCUSS METAPLAN PROCESS ISSUES GROUP MEMBERS WRITE ON CARDS GROUP MEMBERS PIN CARDS TO FACILITATOR BOARD SIFTS AND ORGANISES CARDS INTO A LOGICAL STRUCTURE GROUP MEMBERS DISCUSS OUTCOMES IF P A R T IC IP A N T S D O N O T AGREE FULLY W ITH THE OUTCOMES THEN RETURN TO START IF THEY DO THEN RECORD OUTCOMES. Fig 3: Example of a Seating Arrangement Pinboards covered with Paper Seat Seat Participants Seats Seat Seat Seat Seat Seat Seat Seat Seat 25
31. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Fig 4: Process of Sorting Participant’s Contributions into Clusters of Information Step 2 Step 1 Arrange Collect them into cards and clusters pin on Pin and clouds board. Step 4 natural factors cost factors Unpin and stick cards to paper pin board covers. THE STEPS IN USING VISUALISED DISCUSSION Step 5 remove TECHNIQUES paper covers and pin to walls or roll up Step 3 mark profit factors for future them with record and headings analysis and categories Figure 5: Excample for a Single Dot Survey List of Topics Dot Priorit Flexi-tim e for assistant 1 2 doctors as well W ag e incentives fo r trainee 2 7 nurses 3 Changing visiting hours 11 M icrofilm ing patient's 4 4 records 26
32. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Figure 6: Improve handwriting readability P o in ts to im p ro v e H a n d w ritin g re a d a b ility. Maxims Reasons For faster reading and comprehension Form Blocks and blocks or groups help to organise thought processes. Always start in Allow space to include all of one idea th e to p le ft or thought onto one card hand corner M ake all lettering at least 5 cms high, Use one size less than this is difficult to read from a of script distance Felt tipped pens dry out quickly, keep Use felt tipped the top on when not in use, lways use pens the broad side of the tip, rather than Keep D o n o t try to m a ke c o m p le te s e n te n c e s statements and avoid larg or long words. short and clear. do not use abreviations unless all of Limit use of the group know the meaning, be sure abreviations to explain to the group Use coloured Colored lettering can improve felt tipped pens readability b u t u s e c a re fu lly to m a n y selectively colors can make reading difficult Figure 9: SWOT – List Internal STRENGHT WEAKNESS Conditions: External OPPORTUNITIES THREATS Conditions: Figure 10: TOWS – Matrix STRENGHT WEAKNESS OPPORTUNITIES S-O Strategies W-O Strategies THREATS S-T Strategies W-T Strategies 27