Giáo trình môn Lý thuyết kế toán

98 trang vanle 3120

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình môn Lý thuyết kế toán", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_mon_ly_thuyet_ke_toan.pdf

Nội dung text: Giáo trình môn Lý thuyết kế toán

Lời núi đầu Hạch toán kế toán là khoa học thu nhận, xử lý, cung cấp toàn bộ thông tin về quá trình hình thành, tình hình biến động của tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Hạch toán kế toán ra đời và phát triển gắn với sự phát sinh, phát triển của nền sản xuất xã hội. Khi nền sản xuất xã hội phát triển, hạch toán kế toán càng trở nên cần thiết và trở thành công cụ quản lý - một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính. Lý thuyết hạch toán kế toán là môn học cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học kế toán. Trong những năm qua cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, hạch toán kế toán đã không ngừng được phát triển với xu hướng được hoà nhập mang tính “toàn cầu”, nhiều vấn đề mới về kế toán cần được nhận thức đúng đắn. Từ lý do trên, Tổ môn Kế toán tổ chức biên soạn và xuất bản giáo trình “Lý thuyết kế toán”. Giáo trình do Cử nhân Kinh tế Nguyễn Sơn Ngọc Minh làm chủ biên, bao gồm 7 chương: Chương I: Vai trò, chức năng, đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán Chương II: Phương pháp chứng từ kế toán Chương III: Phương pháp tài khoản kế toán Chương IV: Phương pháp tính giá và kế toán các quá trình kinh tế chủ yếu Chương V: Phương pháp tổng hợp- cân đối kế toán Chương VI: Sổ kế toán và hình thức kế toán Chương VII: Tổ chức công tác hạch toán kế toán Giáo trình được sử dụng làm tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu của sinh viên hệ Cao đẳng Nghề Kế toán Doanh nghiệp, đồng thời đây cũng là tài liệu tham khảo cho cán bộ quản lý kinh tế tài chính và cán bộ kế toán ở các doanh nghiệp. Giáo trình được biên soạn chủ yếu dựa trên Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán-NXB Tài chính 2006 và một số tài liệu khác. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kế toán cũng như kinh nghiệm còn hạn chế, giáo trình không thể tránh khỏi những khiếm khuyết mong nhận được những đóng góp của độc giả. Soạn giả 1
Chương 1 Vai trũ, chức năng, đối tượng và phương phỏp của hạch toỏn kế toỏn I/ Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán 1. Hạch toán kế toán và tính tất yếu khách quan của hạch toán kế toán 1.1. Định nghĩa về hạch toán kế toán Trong các tài liệu, sách kinh tế có nhiều các định nghĩa, nhận thức về kế toán sau đây: - Giáo sư, tiến sỹ RobetAnthony của trường đại học Harward của Mỹ cho rằng: Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh - Theo Ronald.j. Thacker thì: kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá mọi hoạt động của mọi tổ chức “. - Theo ủy ban thực hành kiểm toán quốc tế thì “một hệ thống kế toán là hàng loạt các loại, các nhiệm vụ ở một doanh nghiệp mà nhờ hệ thống này các nghiêp vụ được xử lý như một phương tiện duy trì các ghi chép tài chính”. - Theo liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) “ kế toán là một nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổ hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó”. - Trong Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ban hành theo QĐ số 25 – HĐBT (nay là Chính phủ ) cũng có khẳng định: Kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn nhằm đảm bảo việc chủ động trong sản xuất, kinh doanh và chủ động tài chính cho tổ chức xí nghiệp. - Trong luật kế toán có nêu: Kế toán là việc thu nhập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian đảm bảo. Tóm lại, dù định nghĩa, nhận thức về kế toán như thế nào thì kế toán vẫn là công cụ không thể thiếu được trong hệ công cụ quản lý kinh tế, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các 2
hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Hạch toán kế toán được xác định là công việc tính toán và ghi chép bằng con số mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại một tổ chức nhất định để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý về tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế của một đơn vị cho người ra quyết định. 1.2. Tính tất yếu khách quan của hạch toán kế toán. Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở để tồn tại và phát triển của xã hội loài người; bởi vì trong mọi hình thái kinh tế xã hội, con người muốn tồn tại con người phải có cơm ăn, áo mặc, nhà ở muốn vậy họ đều phải tiến hành hoạt động sản xuất. Khi tiến hành hoạt động sản xuất, con người luôn có ý thức quan tâm đến những hao phí cần thiết cho sản xuất, kết quả sản xuất và cách thức tổ chức quản lý nhằm thực hiện hoạt động sản xuất ngày càng đem lại hiệu quả cao hơn, sự quan tâm của con người đến sản xuất được biểu hiện thông qua việc thực hiện các hoạt động quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất. Hoạt động quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất của con người nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc kiểm tra, chỉ đạo, các hoạt động kinh tế nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất được gọi là hạch toán. Hạch toán ra đời và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của nền sản xuất xã hội. Khi nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì sự phân công chuyên môn hoá càng cao, trình độ khoa học kỹ thuật càng tiến bộ, yêu cầu tổ chức và quản lý hoạt động kinh tế đòi hỏi phải cao hơn và không ngừng hoàn thiện, do vậy hạch toán càng ngày không ngừng hoàn thiện và phát triển cả về nội dung, phương pháp và hình thức tổ chức để đáp ứng yêu cầu quản lý đặt ra của nền sản xuất xã hội. Sự phát triển đó đã dẫn đến sự hình thành 3 loại hạch toán là: hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, hạch toán kế toán. Khi nền sản xuất xã hội mới hình thành, trình độ sản xuất còn lạc hậu, khối lượng của cải vật chất tạo ra không nhiều, nghiệp vụ trao đổi đơn giản, người sản xuất có thể dùng trí nhớ hoặc dùng những phương pháp ghi nhận giản đơn để thu nhận thông tin và điều chỉnh hoạt động kinh tế của mình. Khi nền sản xuất xã hội phát triển ở trình độ cao hơn, của cải vật chất tạo ra ngày càng nhiều, nảy sinh ra các hoạt động trao đổi của cải vật chất giữa con 3
người với nhau, tiền tệ ra đời và nền sản xuất hàng hoá được hình thành. Các tài liệu lịch sử cho thấy hạch toán kế toán được hình thành và ra đời trong giai đoạn lịch sử này, khi mới ra đời việc ghi chép phản ánh của kế toán đơn giản, thường thực hiện ghi đơn trên 1 ít sổ sách và thường do chính người tổ chức hoạt động sản xuất, trao đổi hàng hoá ghi chép. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền sản xuất hàng hoá, hạch toán kế toán đã có sự phát triển mới, những nguyên lý kế toán kép ra đời văn minh nhân loại đã có những tiến bộ vượt bậc, các hoạt động kinh tế, tài chính, ngân hàng, ngoại thương ngày càng phát triển đa dạng, với quy mô ngày càng lớn và tất nhiên hạch toán kế toán phải luôn được hoàn thiện và phát triển, hạch toán kế toán trở nên 1 môn khoa học với hệ thống các phương pháp khoa học của nó để ghi chép, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết cho việc đưa ra các quyết định trong quản lý kinh doanh. Một nền sản xuất với quy mô ngày càng lớn với trình độ xã hội hoá ngày càng cao với yêu cầu quy luật kinh tế mới phát sinh không thể không tăng cường hạch toán về mọi mặt. Đồng thời phải biết ứng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật làm cho công tác hạch toán ngày càng khoa học, hiện đại và kịp thời hơn và Hạch toán sẽ trở thành một công cụ để lãnh đạo nền kinh tế phục vụ cho mọi nhu cầu của các thành viên trong xã hội. Trong các loại hạch toán (hạch toán nghiệp vụ; hạch toán thống kê; hạch toán kế toán) thì hạch toán kế toán là một loại hạch toán quan trọng nhất; do đó, hạch toán kế toán cũng trở thành nhu cầu khách quan của xã hội và là công cụ quan trọng phục vụ cho quản lý kinh tế. 2. Vai trò của hạch toán kế toán trong nền kinh tế thị trường. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để sản xuất ra sản phẩm với số lượng nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này bất kỳ một người quản lý nào cũng phải nhận thức được vai trò quan trọng về thông tin của kế toán. - Thông tin kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế. Bởi vì căn cứ vào thông tin kế toán các nhà quản lý định ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và dự án đặt ra, phân tích các thông tin kế toán sẽ giúp họ đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn nhất. - Nhờ có thông tin kế toán người ta có thể xác định được hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp và do đó các nhà đầu 4
tư mới có quyết định đầu tư hay không và cũng biết được sử dụng vốn đầu tư như thế nào? - Kế toán cũng giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách soạn thảo luật lệ, qua kiểm tra tổng hợp các số liệu kế toán Nhà nước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị từ đó đề ra các chính sách về đầu tư, thuế thích hợp. Hoạt động kinh doanh Hạch toán kế toán Nhà quản lý Người có lợi ích Người có lợi ích gián tiếp Chủ doanh nghiệp trực tiếp Thuế và Hội đồng quản trị Nhà đầu tư Các cơ quan chức năng Ban giám đốc Chủ nợ 3. Chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán 3.1. Chức năng của hạch toán kế toán - Chức năng thông tin của hạch toán kế toán thể hiện ở chỗ kế toán thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị, những thông tin - Chức năng kiểm tra: Chức năng kiểm tra của kế toán được thể hiện ở chỗ thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh kế toán sẽ nắm được một cách có hệ thống toàn bộ tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Với hai chức năng vốn có như trên của hạch toán và xuất phát từ thực tế yêu cầu quản lý hoạt động kinh tế ở đơn vị cho nên hạch toán kế toán trở thành công cụ quản lý hết sức quan trọng không những đối với bản thân đơn vị mà còn rất cần thíêt và quan trọng đối với những người có lợi ích trực tiếp và gián tiếp nằm ngoài doanh nghiệp như người mua, người bán, cổ đông, tổ chức tín dụng, ngân hàng, cơ quan tài chính,cơ quan thuế, cơ quan pháp luật, các tổ choc đoàn thể xã hội nói chung. 5
3.2. Nhiệm vụ của hạch toán kế toán - Cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các tài liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng tài sản từng loại trong quan hệ với nguồn hình thành từng loại tài sản đó góp phần bảo vệ tài sản và sử dụng hợp lý tài sản của đơn vị hạch toán, khai thác khả năng tiềm tàng của hạch toán. - Giám sát tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp, công ty tình hình sử dụng nguồn kinh phí của các đơn vị sự nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả nguồn vốn cấp phát trên cơ sở thực hiện luật pháp và các chế độ hiện hành. - Theo dõi tình hình huy động và sử dụng các nguồn tài sản do liên kết kinh tế, giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế, các nghĩa vụ với Nhà nước, với cấp trên, với đơn vị bạn. 4. Phân loại hạch toán kế toán 4.1 Theo mức độ phản ánh thông tin. - Kế toán tổng hợp: Là loại kế toán mà thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính được kế toán thu nhận, xử lý ở dạng tổng quát và được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ. - Kế toán chi tiết : Là loại kế toán mà thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính được kế toán thu nhận, xử lý ở dạng tổng quát và được biểu hiện không những dưới hình thái tiền tệ mà cả dưới hình thái hiện vật, hình thái lao động. 4.2 Theo đặc điểm hoạt động và mục đích của kế toán. - Kế toán công. Kế toán công là kế toán ở các đơn vị các tổ chức có sử dụng kinh phí của nhà nước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận - Kế toán doanh nghiệp là kế toán được thực hiện ở doanh nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu chính là lợi nhuận có tổ chức hạch toán kinh tế độc lập nhằm cung cấp các thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản, chi phí, thu nhập, kết quả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp sản xuất ở một thời điểm và trong từng thời kỳ. 4.3 Theo cách ghi chép và thu nhận thông tin của kế toán. - Kế toán đơn: Là loại kế toán được phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là ảnh hưởng đến các đối tượng kế toán một cách độc lập, riêng biệt. Sự phản ánh này không cho they mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau. Kế toán được thực hiện ngay thời kỳ sơ khai của kế toán và hiện nay vẫn còn sử 6
dụng để phản ánh các đối tượng kế toán là tài sản nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị hoặc ding để phản ánh các chỉ tiêu nhằm giải thích tỷ mỉ, chi tiết cho các đối tượng kế toán đã được phản ánh ở các tài khoản. - Kế toán kép: Là loại kế toán được dùng để phản ánh các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành trong mối quan hệ mật thiết giữa các đối tượng kế toán với nhau. Kế toán kép đựơc thực hiện khi nền khi nền sản xuất hàng hoá phát triển mạnh, mối quan hệ về trao đổi hàng hoá ngày càng nhiều, việc ghi chép sổ sách theo kế toán đơn không còn phù hợp. Hiện nay kế toán kép đựơc sử dụng phổ biến để thu nhận, cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kế toán tài chính xảy ra ở đơn vị. 4.4 Theo đối tượng sử dụng thông tin - Kế toán tài chính là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. - Kế toán quản trị là việc thu thập xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán . II/MộT Số KháI niệm và nguyên tắc kế toán 1. Khái niệm được thừa nhận 1.1. Thực thể kinh doanh. Là một đơn vị, một tổ chức có quyền sở hữu tài sản riêng và tài sản đó vận động trong quá trình hoạt động của đơn vị tổ chức đó hay nói cách khác thực thể kinh doanh là một đơn vị tổ chức mà tại đó diễn ra hoạt động kinh tế tài chính. Do đó thực thể kinh doanh khi tiến hành hoạt động kinh doanh cần phải ghi chép, phản ánh, tổng hợp và báo cáo về tình hình tài sản, biến động tài sản, nguồn hình thành và kết quả quá trình kinh doanh của chính doanh nghiệp mình. 1.2.Hoạt động liên tục Kế toán ở các đơn vị là việc ghi chép, phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp cho dù khả năng hoạt động của doanh nghiệp có thể là: Tiếp tục hoạt động và Có thể ngừng hoạt động . Tuy vậy, theo khái niệm hoạt động liên tục thì công việc kế toán được đặt ra trong điều kiện giả thiết rằng đơn vị sẽ tiếp tục hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất cũng hoạt động trong thời gian 1 năm nữa. Khái niệm hoạt động liên tục có liên quan đến việc lập hệ thống báo cáo tài chính. Vì giả thiết đơn vị tiếp tục hoạt động, nên khi lập báo cáo tài chính 7
người ta không quan tâm đến giá thị trường của các loại tài sản, vốn, công nợmặc dù trên thực tế giá thị trường có thể thay đổi, mà chỉ phản ánh tài sản của đơn vị theo trị giá vốn – hay cũng gọi là “giá phí”. Hơn nữa, vì quan niệm doanh nghiệp còn tiếp tục hoạt động nên việc bán đi những tài sản dùng cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp theo giá thị trường không đặt ra. Chính vì thế mà giá thị trường không thích hợp và thực sự không cần thiết phải phản ánh giá trị tài sản trên Báo cáo tài chính. Mặc dù vậy, trong trường hợp đặc biệt khi giá thị trường thấp hơn giá vốn, kế toán có thể sử dụng giá thị trường như yêu cầu của nguyên tắc “thận trọng”. Mặt khác, khi một doanh nghiệp đang chuẩn bị ngừng hoạt động: Phá sản, giải thể, bán thì khái niệm “hoạt động liên tục” sẽ không có tác dụng nữa trong việc lập báo cáo, mà giá trị thị trường mới là có tác dụng. Như vậy, báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và giải thích cơ sở đó sử dụng để lập báo cáo tài chính. 1.3 Thước đo tiền tệ: Là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tiền được sử dụng như một đơn vị đo lường cơ bản trong các báo cáo tài chính. 1.4 Kỳ kế toán: Là khoảng thời gian nhất định mà trong đó các báo cáo tài chính được lập (tháng, quý, năm) 2. Các nguyên tắc kế toán thừa nhận 2.1 Cơ sở dồn tích. Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi vào sổ kế toán vào thời điểm thực tế thu chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ hiện tại và tương lai. 2.2 Nguyên tắc giá gốc Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán. Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại tài sản, công nợ, vốn, doanh thu chi phí phải được ghi 8
chép phản ánh theo giá gốc của chúng, tức là số tiền mà đơn vị bỏ ra để có được những tài sản đó. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc tương đương tiền đã trả phải trả hoặc tính theo số tiền hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đó được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có các quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. Nguyên tắc giá gốc có quan hệ chặt chẽ với khái niệm thước đo tiền tệ và nguyên tắc hạt động liên tục. Chính vì giả thiết hoạt động liên tục, không bị giải thể trong một tương lai gần, nên người ta không quan tâm đến giá thị trường của các loại tài sản khi ghi chép và phản ánh chúng trên báo cáo tài chính, hơn nữa giá thị trường luôn biến động, nên kế toán không thể dùng giá thị trường để ghi chép lập báo cáo tài chính được. Một lý do khác là để tính toán, xác định được kết quả kinh doanh là lãi hay lỗ người ta phải so sánh giữa giá bán và giá gốc. Qua việc nghiên cứu những khái niệm thước đo tiền tệ, nguyên tắc hoạt động liên tục và nguyên tắc giá gốc ta thấy trong nhiều trường hợp thì bảng cân đối kế toán của đơn vị không phản ánh được lượng tiền mà các tài sản của đơn vị có thể bán được hoặc thay thế được. Mặt khác bảng cân đối kế toán cũng không phản ánh đúng giá của đơn vị, bởi vì một tài sản của đơn vị có thể được bán cao hơn hoặc thấp hơn số tiền phản ánh tại thời điểm lập báo cáo. Đây chính là mặt hạn chế của báo cáo tài chính do việc thực hiện nguyên tắc giá gốc. 2.3 Nguyên tắc trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu sự chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin được xem xét trên cả phương diện định tính và định lượng. Nguyên tắc trọng yếu hay còn gọi là nguyên tắc thực chất, giúp cho việc ghi chép của kế toán đơn giản và hiệu quả hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính chất trung thực khách quan. Nguyên tắc này chú trọng đến các yếu tố, các khoản mục chi phí mang tính trọng yếu quyết định bản chất nội dung của các sự kiện kinh tế, đồng thời lại cho phép bỏ qua không ghi chép các nghiệp vụ, sự kiện không quan trọng, không làm ảnh hưởng tới bản chất, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 9
2.4 Nguyên tắc phù hợp Kết quả hoạt động SXKD của đơn vị sau một kỳ hoạt động là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và chi phí tính cho số hàng đã bán. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu, chi phí của các kỳ trước và chi phí của kỳ sau nhưng liên quan đến doanh thu đó. Nguyên tắc phù hợp đưa ra hướng dẫn về việc xác định chi phí để tính kết quả. Chi phí để tính toán xác định kết quả hoạt động SXKD là tất cả các chi phí đã cấu thành trong giá thành toàn bộ của số hàng đã bán. Nói cách khác, nguyên tắc phù hợp đưa ra việc xác định phần chi phí tương ứng với doanh thu đã thực hiện 2.5 Nguyên tắc thận trọng Nguyên tắc này đề cập đến việc lựa chọn những giải pháp trong vô số các giải pháp, sao cho ít ảnh hương nhất tới vốn chủ sở hữu, với sự lựa chọn như vậy, kế toán chỉ ghi các khoản thu nhập khi có những chứng cớ chắc chắn, còn chi phí thì được ghi ngay khi chưa có chứng cớ chắc chắn. Với những tài sản có xu hướng giảm giá, mất giá hoặc không bán được, cần phải dự tính khoản thiệt hại để thực hiện việc trích lập dự phòng tính vào chi phí, hoặc cố gắng tính hết các khoản chi phí có thể được cho số sản phẩm hàng hóa đã bán để số sản phẩm hàng hóa chưa bán được có thể chịu phần chi phí ít hơn Như vậy nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: -Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn. - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập -Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh. 2.6 Nguyên tắc nhất quán Nguyên tắc này đòi hỏi việc áp dụng, thực hiện các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp kế toán phải thống nhất trong suốt các niên độ kế toán. Trong những trường hợp đặc biệt, nếu có sự thay đổi chính sách kế toán 10
lựa chọn thì đơn vị phải giải trình được lý do và sự ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong thuyết minh báo cáo tài chính. Thực hiện nguyên tắc nhất quán sẽ đảm bảo cho số liệu thông tin của kế toán trung thực khách quan và đảm bảo tính thống nhất, so sánh được của các chỉ tiêu giữa các thời kỳ với nhau. III/ Đối tượng của hạch toán kế toán 1.Đối tượng chung của hạch toán kế toán Đối tượng chung của các môn khoa học kinh tế là các quá trình tái sản xuất mở rộng, mỗi môn khoa học nghiên cứu một góc độ riêng. Nghiên cứu đối tượng của kế toán là xác định những nội dung mà kế toán phản ánh và giám đốc. Khác với các môn khoa học kinh tế khác hạch toán kế toán nhằm nghiên cứu quá trình sản xuất thông qua sự hình thành và vận động của tài sản trong một đơn vị cụ thể nhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản theo phạm vi sử dụng nhất định. Ngoài các đơn vị SXKD nghiên cứu cụ thể là tài sản, nguồn vốn và sự tuần hoàn của nguồn vốn kinh doanh các đơn vị sự nghiệp tuy không phải là đơn vị kinh doanh nhưng cũng tham gia từng khâu của quá trình tái sản xuất xã hội (trực tiếp hoặc gián tiếp) cũng được giao một số vốn nhất định và cần sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. Vì vậy các đơn vị này cũng thuộc đối tượng hạch toán kế toán. 2. Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong các đơn vị. 2.1. Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. 2.1.1. Đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị sản xuất kinh doanh tài sản và nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn) a. Tài sản và phân loại tài sản trong đơn vị: Tài sản trong một đơn vị nếu xét theo hình thái biểu hiện kết hợp với tính chất luân chuyển của nó; được chia làm 2 loại là TS ngắn hạn; TS dài hạn. */Tài sản ngắn hạn của đơn vị là những tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị có thời gian sử dụng, luân chuyển thu hồi trong một năm hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. 11
Tài sản ngắn hạn của một đơn vị bao gồm vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu, các khoản ứng trước, hàng tồn kho, và các tài sản lưu động khác */ Tài sản dài hạn của đơn vị là biểu hiện bằng tiền của các tài sản có thời gian luân chuyển trên 1 năm và giá trị lớn . Tài sản dài hạn trong đơn vị được phân loại thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình cả hai loại này có thể thuộc quyền sở hữu của đơn vị, cũng có thể đi thuê và các khoản đầu tư cổ phiếu trái phiếu, góp vốn liên doanh dài hạn. b. Nguồn hình thành tài sản và phân loại nguồn hình thành tài sản trong đơn vị. Nguồn hình thành tài sản trong đơn vị hay gọi tắt là nguồn vốn. Nó là nguồn gốc hình thành nên giá trị của các tài sản trong đơn vị; nếu xét theo nguồn gốc hình thành thì tài sản của đơn vị được hình thành từ các khoản nợ phải trả và từ số vốn của chính chủ sở hữu. */ Nợ phải trả là số tiền mà đơn vị đi vay, chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân, và do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả bao gồm các khoản nợ tiền vay, các khoản phải trả cho người bán, cho Nhà nước, cho công nhân viên và các khoản phải trả phải nộp khác. Nợ phải trả của đơn vị thường được chia làm 2 loại: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. */ Vốn chủ sở hữu là số vốn của các chủ sở hữu, các nhà đầu tư đóng góp mà đơn vị không phải cam kết thanh toán hoặc tự bổ sung từ kết quả kinh doanh của đơn vị chính vì vậy vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ. Trong một đơn vị thì tổng giá trị tài sản thuần cũng luôn luôn bằng tổng cộng nguồn hình thành tài sản. Bởi vì như đã nêu một số tài sản được hình thành từ một nguồn hoặc từ nhiều nguồn khác nhau và ngược lại. Từ đó ta luôn luôn có phương trình kế toán sau: Nguồn vốn = Tài sản Nguồn vốn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Vốn chủ sở hữu = Tài sản - Nợ phải trả Phương trình kế toán này biểu hiện tính cân đối của kế toán 12
2.1.2 Đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị sản xuất kinh doanh là sự vận động của tài sản . Trong quá trình tái sản xuất Tài sản của các đơn vị sản xuất kinh doanh vận động không ngừng qua các giai đoạn khác nhau. Qua mỗi giai đoạn vận động Tài sản thay đổi về hình thái vật chất và giá trị, có thể khái quát quá trình vận động của Tài sản qua sơ đồ sau: Tài sản Quá trình Tài sản dự trữ Quá trình bằng tiền cung cấp cho sản xuất sản xuất Quá trình Tài sản tiêu thụ thành phẩm Tài sản trong quá trình vận động luôn có ở tất cả các giai đoạn của quá trình tái sản xuất và thường xuyên chuyển từ dạng này sang dạng khác. Các giai đoạn này được lặp đi lặp lại theo chu kỳ mà mỗi giai đoạn của quá trình kinh doanh tài sản được đầu tư vào nhiều hơn. Chính yếu tố này đã tạo ra sự phát triển của các đơn vị theo quy luật tái sản xuất mở rộng. Qua các giai đoạn có sự thay đổi cả về mặt lượng cũng như mặt giá trị. Chính vì vậy vận động của Tài sản cũng là đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán . Trong quá trình vận động của tài sản đã tạo ra các mối quan hệ sau: Quan hệ giữa tài sản này với tài sản khác. Trong quan hệ này làm tăng giá trị tài sản này, đồng thời làm giảm tương ứng giá trị tài sản khác Ví dụ : Doanh nghiệp bỏ tiền mặt ra để mua nguyên vật liệu thì tiền mặt giảm, vật liệu dự trữ cho sản xuất tăng. Quan hệ giữa nguồn vốn này với nguồn vốn khác. Trong quan hệ này làm tăng nguồn vốn này, đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng. Ví dụ : Doanh nghiệp vay ngắn hạn của ngân hàng trả nợ người bán thì khoản vay ngắn hạn của ngân hàng doanh nghiệp phải trả tăng còn khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả người bán giảm. Quan hệ giữa tài sản này với nguồn vốn khác. Trong quan hệ này làm tăng giá trị tài sản, đồng thời làm tăng nguồn vốn khác một lượng tương ứng hoặc 13
làm cho giá trị tài sản này giảm xuống, đồng thời làm giảm nguồn vốn một lượng tương ứng Ví dụ : Doanh nghiệp bỏ tiền mặt ra trả nợ người bán thì tiền mặt giảm trả nợ người bán doanh nghiệp phải trả giảm. Ví dụ : Doanh nghiệp vay ngắn hạn của ngân hàng mua nguyên vật liệu thì khoản vay ngắn hạn của ngân hàng doanh nghiệp phải trả tăng và vật liệu dự trữ cho sản xuất tăng. 2.1.3. Đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị sản xuất kinh doanh là các quan hệ pháp lý . Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình các đơn vị phải giải quyết hàng loạt các quan hệ kinh tế. Đó là những quan hệ kinh tế thuộc vốn của đơn vị được coi là quan hệ kinh tế tài chính và những mối quan hệ pháp lý (các mối quan hệ kinh tế pháp lý còn được quan niệm là những mối quan hệ không chuyển quyền sở hữu ). Bao gồm: - Các mối quan hệ phát sinh do hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng. - Các mối quan hệ kinh tế gắn liền với nghĩa vụ và trách nhiệm của các tổ chức kinh tế . - Các mối quan hệ thuần tuý và nghĩa vụ của đơn vị trước xã hội trong việc sử dụng của cải xã hội. - Các mối quan hệ trong hạch toán kinh doanh nội bộ đơn vị . Kết luận chung về đối tượng của hạch toán kế toán Đối tượng của hạch toán kế toán là tài sản của đơn vị được xem xét trong quan hệ được giữa hai mặt giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản đó; quá trình tuần hoàn của những tài sản đó qua các giai đoạn nhất định của quá trình tái sản xuất cùng các mối quan hệ kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị . 2.2. Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong các đơn vị khác - Đối với đơn vị HCSN thì đối tượng hạch toán kế toán gồm. + TSCĐ dùng cho hoạt động chuyên môn như nhà của và thiết bị. + Tài sản lưu động dùng cho hoạt động chuyên môn gồm vật liệu văn phòng và công cụ dụng cụ đồ dùng. + Các khoản chi tiêu cho hoạt động sự nghiệp, hành chính, chi dự án và nguồn kinh phí hoạt động, kinh phí dự án 14
- Đối với các tổ chức tín dụng thì đối tượng hạch toán kế toán gồm. + TSCĐ dùng cho hoạt động chuyên môn như nhà của và thiết bị. + Tài sản lưu động dùng cho hoạt động chuyên môn gồm vật liệu văn phòng và công cụ, dụng cụ, đồ dùng. + Các khoản nợ phải thu do cho vay, các khoản phải trả do huy động vốn + Các khoản chi cho quản lý hoạt động cho vay, chi trả tiền lãi do huy động vốn, các khoản thu nhập về tiền lãi IV. Phương pháp hạch toán kế toán 1. Phương pháp chứng từ kế toán: Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thật sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó vào các bản chứng từ kế toán và sử dụng các bản chứng từ đó phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý kinh tế tài chính. 2. Phương pháp tài khoản kế toán Phương pháp tài khoản là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. 3. Phương pháp tính giá Phương pháp tính giá là phương pháp sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán xác định giá trị của từng loại và tổng số tài sản của đơn vị thông qua mua vào, sản xuất ra theo những nguyên tắc nhất định. 4. Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là phương pháp kế toán mà việc thiết kế và sử dụng các bảng tổng hợp – cân đối được dựa trên cơ sở các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết nhằm cung cấp thông tin cho việc điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế của đơn vị và những người có lợi ích nằm ngoài đơn vị 5. Mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán Các phương pháp kế toán trên có mối liên hệ với nhau, phương pháp này làm tiền đề cho phương pháp kia. Trong thực tiễn công tác kế toán, các phương pháp kế toán nói trên phải được thực hiện đồng thời trong mối quan hệ hữu cơ của chung. Lập chứng từ là nhằm thu nhận và thu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp 15
thời về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị. Phương pháp tính giá nhằm biểu hiện các đối tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ bằng tiền để làm cơ sở ghi vào tài khoản theo cách ghi đơn hoặc ghi kép bằng phương pháp tài khoản kế toán. Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên các tài khoản kế toán (sổ kế toán) theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết và được biểu hiện trên các báo cáo kế toán. Câu hỏi ôn tập chương I 1- Tại sao hạch toán kế toán lại có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho những người điều hành, quản lý kinh tế trong và ngoài doanh nghiệp. 2.Hãy nêu nội dung của những khái niệm, nguyên tắc kế toán được thừa nhận 3- Đối tượng chung của hạch toán kế toán là gì? Biểu hiện cụ thể của đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị sản xuất- kinh doanh? 4- Phân tích tài sản của đơn vị kế toán. Phân loại tài sản của đơn vị theo 2 cách phân loại. 5- Hãy nêu sự giống và khác nhau về sự biểu hiện cụ thể của đối tượng hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hoá 6. Hệ thống phương pháp hạch toán kế toán và mối quan hệ giữa các phương pháp hạch toán kế toán? Bài tập chương I Bài số 1: Tại doanh nghiêp "X" ngày 1 tháng 1 năm N có tài liệu về tài sản và nguồn hình thành tài sản như sau: - Tiền mặt (tồn quỹ): 50.000 - Tiền gửi ngân hàng: 450.000 - Nguyên liệu, vật liệu: 1.000.000 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: 100.000 - Thành phẩm trong kho: 150.000 - Phải thu của khách hàng: 80.000 - Tạm ứng (cho cán bộ công nhân viên): 10.000 16
- TSCĐ hữu hình: 2.860.000 - Nguồn vốn kinh doanh: 3.000.000 - Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản: 500.000 - Quỹ đầu tư phát triển: 350.000 - Lợi nhuận chưa phân phối: 150.000 - Vay ngắn hạn (của cơ quan "Y"): 100.000 - Vay ngắn hạn (ngân hàng): 200.000 - (Nợ) phải trả người bán: 250.000 - Thuế và các khoản phẩi nộp Nhà nước: 100.000 - Lương và các khoản phải trả CNV(người lao động): 50.000 Yêu cầu: Căn cứ vào tài liệu trên hãy: Sắp xếp lại các đối tượng hạch toán kế toán thành từng loại tài sản và từng loại nguồn vốn và xác định từng đối tượng kế toán cụ thể có giá trị là bao nhiêu? tổng giá trị tài sản, tổng giá trị nguồn vốn là bao nhiêu? và có nhận xét gì về kết quả đó? Bài số 2: Tại doanh nghiệp X có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau. NV1 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, số tiền: 100.000.000đ NV2: Vay ngắn hạn trả nợ người bán số tiền: 5.000.000đ NV3: Nhà nước cấp cho doanh nghiệp một TSCĐ hữu hình bổ xung nguồn vốn kinh doanh, giá trị thực tế của tài sản được cấp: 200.000.000đ NV4: Rút tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn, số tiền: 20.000.000đ NV5: Doanh thu tài chính thu bằng tiền mặt nhập quỹ tiền mặt 1.000.000đ NV6: Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, giá trị vốn thực tế vật liệu xuất kho: 2500.000đ NV7: Doanh nghiệp được cơ quan thuế giảm thuế GTGT phải nộp, số thuế được giảm: 4.000.000đ. NV8: Nhận được hoá đơn tiền điện phải trả công ty điện lực dùng cho sản xuất sản phẩm tháng này là: 700.000đ. Trong các nghiệp vụ trên hãy chỉ rõ nghiệp vụ đó liên quan đến đối tượng kế toán cụ thể nào và đối tượng kế toán chung nào (tài sản, nguồn vốn, chi phí, 17
thu nhập) đối tượng kế toán nào tăng, đối tượng kế toán nào giảm hoặc đối tượng kế toán nào cùng tăng hoặc đối tượng kế toán nào cùng giảm. Bài số 3 Trích tài liệu tại DN “X” trong tháng 2 năm N như sau: (Đơn vị tính: 1000đ) NV1: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 20.000, theo phiếu thu số 100 ngày 2/2/N NV2: Thu nợ của khách hàng “A” bằng tiền mặt, số tiền 14.000, theo phiếu thu số 101 ngày 3/2/N NV3: Vay ngắn hạn ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 30.000 theo phiếu thu số 102 ngày 4/2/N NV4: Trả nợ cho công ty “C” về tiền mua sản phẩm hàng hoá, số tiền là 9.900. DN trả bằng TGNH theo giấy báo nợ ngân hàng số 21 ngày7/2/N NV5: Xuất quỹ tiền mặt chi tạm ứng lương cho CNV, số tiền là 12.000 theo phiếu chi số 78 ngày 15/2/N NV6: Nộp thuế GTGT cho NSNN bằng TGNH, số tiền là 11.000 theo giấy báo nợ ngân hàng số 23 ngày17/2/N NV7: Chi tiền mặt 2000 theo phiếu chi số 79, rút TGNH 8.000 theo giấy báo nợ ngân hàng số 24 ngày18/2/N để trả nợ cho người bán N. NV8: Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho ông Nguyễn Văn H để mua NVL, số tiền là 20.000 theo phiếu chi số 81 ngày 20/2/N NV9: Xuất quỹ tiền mặt trả lương cho công nhân viên: 7.000 (phiếu chi số 83 ngày 26/2/N) NV10: Trả nợ tiền điện tháng trước số tiền : 1.000, trả bằng TGNH (Báo Nợ ngân hàng số 26 ngày27/ 2/N) Yêu cầu: Hãy cho biết trong từng nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán nào? Đối tượng kế toán nào tăng, giảm và tăng giảm là bao nhiêu? 18
Chương 2 Phương phỏp chứng từ kế toỏn I. Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán 1. Khái niệm về phương pháp chứng từ kế toán Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong một đơn vị đó là sự vận động của vốn cụ thể gắn với hành vi kinh tế hoặc thay đổi một ý niệm trong quản lý cần phải được phân định, tính toán và kiểm tra. Việc lựa chọn phương thức “sao chụp” gắn liền với việc lựa chọn thông tin về tình trạng và sự biến động về vốn cho từng bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về nghiệp vụ đó cũng như việc thiết lập các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý đòi hỏi phải đặt ra yêu cầu xây dựng một phương pháp thu thập và xử lý thông tin ban đầu thuộc đối tượng hach toán kế toán một cách khoa học. Những yêu cầu và khả năng nói trên đã tạo ra tính tất yếu khách quan cho việc hình thành phương pháp quản lý thông tin, kiểm tra về vốn và các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán đó là phương pháp chứng từ. Vậy: Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán. Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi 2 yếu tố cơ bản đó là: - Hệ thống các bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp cho việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm căn cứ để ghi sổ. - Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời trạng thái và sự biến động của hạch toán kế toán. 2. ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán - Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ. - Hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản của đơn vị và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin “hoả tốc” cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ các đơn vị hạch toán kinh tế. II . Các loại chứng từ kế toán 19
1. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế với trách nhiệm vật chất của cá nhân, đơn vị, bộ phận đối với nghiệp vụ đó. Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. 2. Các loại chứng từ kế toán 2.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ: *Các loại chứng từ kế toán phân loại theo công dụng - Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho. Chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện lệnh, chưa phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chưa phải là căn cứ ghi sổ kế toán. - Chứng từ thực hiện: là loại chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất - Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp nội dung của hai loại chứng từ trên. Ví dụ: Lệnh kiêm phiếu chi *Tác dụng: Giúp cho kế toán biết được chứng từ nào là căn cứ để ghi sổ và loại chứng từ nào là cơ sở để thực hiện. Giúp cho người quản lý biết cách làm thế nào để tăng loại chứng từ liên hợp để giảm bớt số lượng chứng từ. 2.2. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ *Các loại chứng từ kế toán phân loại theo địa điểm lập chứng từ - Chứng từ bên trong (Chứng từ nội bộ): là các chứng từ do các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp lập như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi - Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến đơn vị và được lập từ các đơn vị bên ngoài như hoá đơn mua hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do bên ngoài lập, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng. *Tác dụng: Là cơ sở cho kế toán xác định được trọng tâm của việc kiểm tra chứng từ, từ đó đưa ra biện pháp thích hợp cho công tác kiểm tra chứng từ. Thông thường chứng từ bên ngoài cần quan tâm kiểm tra nhiều hơn. 2.3. Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát 20
*Các loại chứng từ kế toán phân loại theo trình độ khái quát. - Chứng từ ban đầu: là loại chứng từ phản ánh trực tiếp tại chỗ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất. - Chứng từ tổng hợp (Chứng từ khái quát): là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) theo từng nghiệp vụ kinh tế (nội dung kinh tế) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán. Ví dụ: Chứng từ ghi sổ, các bảng tổng hợp chứng từ như bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu. *Tác dụng: Giúp cho người làm công tác nghiên cứu và công tác kế toán cụ thể cần nghiên cứu xây dựng và tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp để giảm bớt số lần ghi sổ kế toán; Xác định được tầm quan trọng của từng loại chứng từ mà có cách bảo quản và sử dụng thích hợp. 2.4. Phân loại chứng từ theo nội dung của các nghiệp vụ kinh tế *Các loại chứng từ kế toán phân loại theo nội dung của các nghiệp vụ kinh tế Theo cách này hệ thống chứng từ sẽ bao gồm nhiều loại: Chứng từ về tiền mặt, TGNH, vật tư, tài sản, về tiêu thụ hàng hoá sản phẩm, về các khoản thanh toán với người bán, người mua, với ngân sách, với công nhân viên *Tác dụng: Là cơ sở để tổng hợp số liệu, định khoản và ghi sổ kế toán. 2.5. Cách phân loại khác * Phân loại chứng từ theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế - Chứng từ một lần - Chứng từ nhiều lần *. Phân loại chứng từ theo tính cấp bách - Chứng từ bình thường - Chứng từ báo động 3/ Các nội dung cơ bản của chứng từ kế toán Một bản chứng từ bao gồm các nội dung cơ bản đó là các nội dung bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ. Qua các nội dung cơ bản có thể thấy được đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ sự thiếu sót của bất cứ một nội dung nào trong bản chứng từ cũng đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do đó không đáng tin cậy. Các nội dung cơ bản của chứng từ thường gồm: 21
- Tên gọi chứng từ - Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ - Ngày, tháng và số thứ tự của chứng từ - Nội dung của nghiệp vụ kinh tế - Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị - Chữ ký của nhứng người có trách nhiệm. Vừa qua Bộ Tài Chính đã quyết định ban hành chính thức hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo QĐ số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, quyết định số 48/ 2006 ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chế độ kế toán HCSN theo QĐ quyết định số 19/2006/QĐ/ CĐKT ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính áp dụng thống nhất trong cả nước, trong đó có hệ thống chứng từ kế toán đi kèm với các quyết định đó. Hệ thống chứng từ kế toán được chia thành: - Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. III. Trình tự Luân chuyển chứng từ và nội quy về chứng từ kế toán 1. Lập, luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán thường xuyên vận động, sự vận động liên tục thường xuyên kế tiếp nhau từ giai đoan này sang giai đoạn khác của chứng từ được gọi là luân chuyển chứng từ. Lập, luân chuyển của chứng từ thường được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài) đến khâu bảo quản, lưu trữ chứng từ. Lập, luân chuyển chứng từ bao gồm các giai đoạn (khâu) sau: - Lập chứng từ : Đây là khâu đầu tiên của quá trình lập luân chuyển chứng từ. Trong khâu này phải xác định mẫu chứng từ cần dùng để ghi vào chứng từ các nội dung cơ bản - Kiểm tra chứng từ và hoàn thiện chứng từ: Đây là khâu xem xét tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Nếu kiểm tra có sai sót phải có biện pháp sử lý cho phù hợp. Nếu kiểm tra they thiếu sót phải hoàn chỉnh chứng từ . - Sử dụng chứng từ : Sau khi kiểm tra và hoàn thiện chứng từ thì chứng từ được dùng để ghi sổ kế toán. - Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán. Sau khi chứng từ đã được ghi sổ kế toán nó chưa được đưa vào lưu trữ nhưng được bảo quản cẩn thận để có thể dùng lại vào các thời điểm cộng sổ và lập báo cáo quyết toán. 22
- Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ. Thời hạn lưu trữ chứng từ phụ thuộc vào tính chất của từng loại chứng từ. Có chứng từ thời gian lưu trữ ngắn, có chứng từ thời gian lưu trữ dài, có chứng từ phải lưu trữ vĩnh viễn 2. Kế hoạch luân chuyển chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ. Để xây dựng kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở: - Đặc điểm của đơn vị hạch toán (quy mô, tổ chức sản xuất, quản lý) - Tình hình tổ chức hệ thống thông tin - Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ phải phản ánh được từng khâu vận động của chứng từ như lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối tượng hay người chịu trách nhiệm) trong từng khâu. Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc của từng khâu và cả thời gian cần thiết cho quá trình vận động của chứng từ ở mỗi khâu. 3. Nội quy về chứng từ Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản tăng cường hạch toán kinh doanh cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nền nếp duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu của chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học công tác chứng từ kế toán yêu cầu trên là phải xây dựng được các văn bản pháp lý về chứng từ gồm: - Chế độ chứng từ kế toán: Chế độ chứng từ kế toán thường do Bộ tài chính - Tổng cục Thống kê phối hợp với các Bộ, ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ quy định những điều khoản khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần kinh tế hoặc cho cả nước như: + Biểu mẫu các loại chứng từ + Trình tự chung cho luân chuyển chứng từ + Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ + Thời gian lập và lưu trữ + Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ + Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các điều khoản. 23
- Nội quy về chứng từ: Nội quy về chứng từ thuờng do các đơn vị hạch toán xây dựng với sự hướng dẫn của các cấp, ngành có liên quan với nội dung phù hợp với chế độ chứng từ và đặc thù riêng của từng ngành, từng cấp. IV. Kiểm kê 1. Khái niệm về kiểm kê Kiểm kê tài sản là phương pháp hạch toán nghiệp vụ trực tiếp, kiểm tra tại chỗ các loại vật tư, tài sản, tiền vốn hiện có đối chiếu với số liệu đã ghi trong sổ kế toán nhằm xác nhận chính xác số hiện có về tài sản, vật tư tiền vốn và phát hiện khoản chênh lệch giữa thực tế với sổ kế toán phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp. 2. Các loại kiểm kê 2.1 Theo phạm vi tiến hành kiểm kê: Kiểm kê được chia hai loại: + Kiểm kê đầy đủ: áp dụng kiểm tra mặt số lượng hiện vật, hiện có thực tế của tài sản. + Kiểm kê điển hình (chọn mẫu): áp dụng để kiểm tra mặt chất lượng của vật tư, hàng hoá, 2.2 Theo đối tượng được tiến hành kiểm kê, kiểm kê được chia hai loại: + Kiểm kê toàn bộ: là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị, tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, tiền vốn, Loại kiểm kê này tiến hành mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập Bảng cân đối kế toán cuối năm. + Kiểm kê từng phần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định hoặc kiểm kê ở từng kho, từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý, - Theo thời gian tiến hành kiểm kê : chia thành hai loại: + Kiểm kê định kỳ: là kiểm kê theo thời gian quy định, tuỳ theo từng loại tài sản định kỳ kiểm kê khác nhau như: tiền mặt kiểm kê hàng ngày, vật tư, hàng hoá, thành phẩm kiểm kê hàng tháng, quý, tài sản cố định thường kiểm kê hàng năm. + Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp thay đổi người quản lý tài sản khi có sự cố phát sinh hưu hao, tổn thất tài sản bất thường hoặc kho cơ quan tài chính, chủ quản thanh tra, kiểm tra, 3. Phương pháp kiểm kê 3.1. Kiểm kê hiện vật 24
Đối với tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư, hàng hoá, được đo lường bằng thước đo hiện vật thì phương pháp kiểm kê là cân, đo, đong, đếm cụ thể tại chỗ các loại hiện vật kiểm kê. Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện cân đo cần thiết. Khi kiểm kê hiện vật phải có mặt người phụ trách vật chất trực tiếp bảo quản, quản lý tài sản cần kiểm kê tham gia. Phải tiến hành kiểm kê theo một trình tự hợp lý, tránh trùng lặp hoặc thiết sót. Ngoài việc cân đo, đong đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hàng hoá, kém phẩm chất. Kết quả kiểm kê phải được ghi vào các mẫu biểu kiểm kê và phải đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, nếu có sai lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số dư trên sổ kế toán thì phải lập biên bản. Số chênh lệch xác định là căn cứ để ghi số điều chỉnh, cũng là tài liệu để phân tích nguyên nhân chênh lệch và xác định trách nhiệm của người bảo quản. Đối với vật tư tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng nằm ngoài đơn vị như: vật liệu đưa ngoài gia công, hàng gửi đi bán, tài sản cho thuê, thì kiểm kê tài sản cũng cần đối chiếu với các đơn vị có liên quan để xác minh số thực tế có phù hợp với sổ kế toán không. 3.2. Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền: Tiền mặt ở quỹ kiểm phải phân loại tiền theo từng loại và đếm số tờ của từng loại để ghi vào mẫu biểu kiểm kê để tính tổng số tiền mặt hiện còn tại quỹ. Vàng, bạc, đá quý phải kiểm kê cụ thể từng loại về mặt khối lượng, chất lượng và giá trị bằng tiền. Các chứng khoán có giá trị cũng phải kê riêng từng loại về chỉ tiêu số lượng và giá trị để đối chiếu với số liệu tương ứng trong sổ kế toán. 3.3. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán Phương pháp kiểm kê là đối chiếu số dư của TK”tiền gửi ngân hàng” với số dư của tài khoản tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng do ngân hàng sao kê báo cho đơn vị hoặc đơn vị trực tiếp đối chiếu với ngân hàng. Các tài khoản thanh toán phải kê chi tiết theo từng khách nợ và tiến hành đối chiếu công nợ trực tiếp với khách nợ khi cần thiết. Sau khi kiểm kê, các biên bản kiểm kê được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết 25
quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ kế toán (nếu có) phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý để phản ánh vào sổ kế toán. 4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê. Kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác kiểm kê. Kế toán vừa là một thành viên trong ban kiểm kê và là người tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc tổ chức và thực hiện công tác kiểm kê. Vai trò của kế toán được thể hiện trước, trong và sau khi kiểm kê. - Trước khi kiểm kê, căn cứ vào tình hình thực tế đơn vị, kế toán tham gia xây dung phương hướng, xác định phạm vi kiểm kê, đối tượng kiểm kê, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người tham gia làm công tác kiểm kê. Kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ đã phát sinh, tiến hành khoá sổ đúng thời điểm kiểm kê, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, biểu mẫu cần thiết phục vụ cho công tác kiểm kê. - Trong quá trình kiểm kê, kế toán tham gia kiểm tra, giám sát việc ghi chép kết quả kiểm kê, tham gia tổng hợp số liệu kiểm kê, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán và đề xuất các biện pháp xử lý các khoản chênh lệch phát hiện trong kiểm kê. - Sau khi kiểm kê hoàn thành, kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết xử lý mà tiến hành điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê. 26
Câu hỏi ôn tập chương II 1- Trình bày khái niệm và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán 2- Xác định các yếu tố (nội dung) của chứng từ kế toán 3- Có mấy cách phân loại chứng từ kế toán? nêu nội dung cụ thể và tác dụng của từng cách phân loại. 4- Lập các chứng từ kế toán: Phiếu thu, Phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng. bài tập chương II Bài tập 1: Hãy trả lời các câu hỏi trắc nghiệm sau đây (Đúng hay Sai) a. Chứng từ kế toán do đơn vị khác lập không liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị là chứng từ bên ngoài. b. Chứng từ kế toán do đơn vị khác lập có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị là chứng từ bên ngoài. c. Phiếu thu là chứng từ bên trong. d. Phiếu thu do đơn vị khác lập có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị là chứng từ bên ngoài. e. Tên của chứng từ kế toán là nội dung bổ sung của chứng từ kế toán. f. Chứng từ mệnh lệnh là căn cứ để ghi sổ kế toán. g. Kiểm kê tài sản là một phương pháp hạch toán kế toán. Bài tập 2: Trích tài liệu tại DN “A” trong tháng 5 năm N như sau: (Đơn vị tính: 1000 đ) NV1: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 20.000, theo phiếu thu số 100 ngày 2/5/N NV2: Thu nợ của khách hàng “A” bằng tiền mặt, số tiền 14.000, theo phiếu thu số 101 ngày 3/5/N NV3: Vay ngắn hạn ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 30.000 theo phiếu thu số 102 ngày 4/5/N NV4: Trả nợ cho công ty “C” về tiền mua sản phẩm hàng hoá, số tiền là 9.900. DN trả bằng TGNH theo giấy báo nợ ngân hàng số 21 ngày7/5/N 27
NV5 Xuất quỹ tiền mặt chi tạm ứng lương cho CNV, số tiền là 12.000 theo phiếu chi số 78 ngày 15/5/N NV6 Nộp thuế GTGT cho NSNN bằng TGNH, số tiền là 11.000 theo giấy báo nợ ngân hàng số 23 ngày17/5/N NV7: Chi tiền mặt 2000 theo phiếu chi số 79, rút TGNH 8.000 theo giấy báo nợ ngân hàng số 24 ngày18/2/N để trả nợ cho người bán N. NV8 Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho ông Nguyễn Văn H để mua NVL, số tiền là 20.000 theo phiếu chi số 81 ngày 20/5/N NV9 Xuất quỹ tiền mặt trả lương cho công nhân viên: 7.000 (phiếu chi số 83 ngày 26/5/N) NV10: Trả nợ tiền điện tháng trước số tiền : 1.000, trả bằng TGNH (Báo Nợ ngân hàng số 26 ngày 27/ 5/N) Yêu cầu: Từ các nghiệp vụ của bài 1 Hãy cho biết: - Trong từng nghiệp vụ trên cần những chứng từ nào? - Nêu nội dung cơ bản của chứng từ đó - Hãy phân loại các chứng từ trên theo các tiêu thức thích hợp 28
Chương 3 Phương phỏp tài khoản kế toỏn I. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán 1. Khái niệm phương pháp tài khoản kế toán. Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. Đối tượng của hạch toán kế toán là tài sản vừa có tính đa dạng, tính hai mặt, tính vận động, vừa có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đồng thời số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản diễn ra rất nhiều và liên tục ở những thời gian, địa điểm khác nhau. Trong khi đó, chứng từ kế toán chỉ có thể sao chụp rời rạc từng nghiệp vụ, mà không thể phản ánh mối liên hệ giữa các mặt, các yếu tố, các quá trình và các loại tài sản. Bởi vậy hạch toán kế toán cần có một phương pháp thích ứng, thoả mãn được các yêu cầu nói trên của quản lý đó là phương pháp tài khoản kế toán. Phương pháp tài khoản kế toán được thể hiện dưới hai nội dung: Các tài khoản kế toán sử dụng và cách ghi chép trên tài khoản kế toán. 2. ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán - Tập hợp và hệ thống hoá được sự vận động của từng đối tượng kế toán. - Khắc phục tính sao chụp rời rạc từng nghiệp vụ của phương pháp chứng từ kế toán. II. Tài khoản kế toán. 1. Khái niệm tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là một nội dung của phương pháp tài khoản kế toán, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Nói cách khác tài khoản kế toán là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng tới từng đối tượng kế toán riêng biệt như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguồn vốn kinh doanh, 2. Kết cấu chung của tài khoản kế toán. Tài khoản được sử dụng để phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống số hiện có và tình hình vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. Mỗi đối tượng kế toán có nội dung kinh tế, ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau, nhưng 29
xét về sự vận động của chúng thì bất kỳ đối tượng kế toán cụ thể nào cũng luôn luôn vận động theo hai mặt đối lập nhau như: sự vận động của tiền mặt là thu và chi, của nguyên vật liệu là nhập và xuất, của tiền gửi ngân hàng là tăng và giảm, Do đó để phản ánh riêng biệt hai mặt đối lập này của sự vận động tài khoản, tài khoản cần được chia làm hai bên chủ yếu để phản ánh từng mặt vận động riêng biệt của đối tượng kế toán. Trong thực tế công tác kế toán, tài khoản được thể hiện cụ thể trong các tờ sổ bao gồm 2 cột chủ yếu là cột Nợ và cột Có và các cột khác có liên quan như: cột số hiệu và ngày, tháng của chứng từ mà tài khoản phản ánh, cột diễn giải, Trong học tập, trong công tác nghiên cứu người ta sơ đồ hoá tài khoản theo hình thức chữ “T” như sau: Nợ Tài khoản Có - Bên trái gọi là bên Nợ; - Bên phải gọi là bên Có. Nợ, Có chỉ mang tính quy ước không có hàm ý về kinh tế. Khi ghi chép vào tài khoản kế toán cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: Các nghiệp vụ gây nên sự vận động tăng cần tập hợp một bên và bên còn lại tập hợp các nghiệp vụ gây nên sự vận động giảm của đối tượng phản ánh. Ghi Nợ một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ của tài khoản đó. Ghi Có một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Có của tài khoản đó. 3. Nội dung và kết cấu chung của một số loại tài khoản kế toán chủ yếu. Mỗi đối tượng kế toán đều chứa đựng một số nội dung kinh tế và có đặc điểm vận động riêng biệt. Vì vậy, tài khoản dùng để phản ánh các đối tượng kế toán khác nhau có nội dung và kết cấu không giống nhau. Sau đây chỉ trình bày nội dung và kết cấu của một số loại tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán chủ yếu. 30
3.1. Tài khoản phản ánh các giá trị tài sản (tài sản) 3.1.1. Kết cấu chung - Bên nợ phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị tài sản. - Bên Có phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị tài sản. - Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ (bên Nợ ) + (cộng) Số phát sinh tăng trong kỳ (bên Nợ) – (trừ) số phát sinh giảm trong kỳ (bên Có). Số dư cuối kỳ thể hiện giá trị tài sản hiện có ở thời điểm cuối kỳ. Nợ TK phản ánh giá trị tài sản Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm Số dư cuối kỳ 3.1.2. Các tài khoản thuộc loại tài sản. Thuộc loại này bao gồm các tài khoản: tài khoản “Tiền mặt”, tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”, tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản “Thành phẩm”, tài khoản “Hàng hoá”, tài khoản “Tài sản cố định hữu hình”, 3.2. Tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản. 3.2.1. Kết cấu chung. - Bên nợ phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn hình thành tài sản. - Bên Có phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn hình thành tài sản. - Số dư cuối kỳ bên có = Số dư đầu kỳ (bên Có ) + (cộng) Số phát sinh tăng trong kỳ (bên Có) – (trừ) số phát sinh giảm trong kỳ (bên Nợ). Số dư cuối kỳ thể hiện nguồn hình thành tài sản hiện có ở thời điểm cuối kỳ. Nợ TK phản ánh nguồn hình thành tài sản Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng Cộng Số phát sinh giảm Cộng Số phát sinh tăng Số dư cuối kỳ 31
3.2.2. Các tài khoản thuộc loại Tài khoản nguồn hình thành tài sản. Thuộc loại này bao gồm các tài khoản “ Nguồn vốn kinh doanh”, “ Nguồn vốn đầu tư XDCB”, “Vay ngắn hạn”, “Quỹ đầu tư phát triển”, 3.3. Tài khoản phản ánh quá trình và kết quả hoạt động kinh tế. 3.3.1. Tài khoản phản ánh các khoản thu nhập a. Kết cấu chung. - Bên Nợ : + Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm thu nhập + Kết chuyển các khoản làm giảm thu nhập - Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng các khoản thu nhập. Nợ TK phản ánh các khoản thu nhập Có Phát sinh giảm các khoản thu Phát sinh tăng các khoản thu nhập và kết chuyển các khoản thu nhập nhập Cộng số phát sinh giảm các Cộng số phát sinh tăng các khoản thu nhập và kết chuyển các khoản thu nhập khoản thu nhập x b. Các tài khoản thuộc loại thu nhập. Tài khoản này là tài khoản thuộc loại phản ánh các đối tượng kế toán là một mặt vận động của tài sản trong quá trình hoạt động kinh tế của các đơn vị là các khoản thu của từng thời kỳ, cuối kỳ các khoản thu được kết chuyển để xác định kết quả nên nó không có số dư cuối kỳ. Thuộc loại tài khoản này gồm có các tài khoản: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, “Doanh thu tài chính”, 3.3.2. Tài khoản phản ánh các khoản chi phí. a. Kết cấu chung. - Bên Nợ : Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng chi phí - Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm các khoản chi phí và kết chuyển các khoản chi phí. 32
Nợ TK phản ánh các khoản chi phí Có Phát sinh tăng các khoản Phát sinh giảm các khoản chi chi phí phí và kết chuyển các khoản chi phí Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm các các khoản chi phí khoản chi phí và kết chuyển các khoản chi phí x b. Các tài khoản thuộc loại chi phí. Tài khoản này là tài khoản thuộc loại phản ánh các đối tượng kế toán là một mặt vận động của tài sản trong quá trình hoạt động kinh tế của các đơn vị là các khoản chi của từng thời kỳ, cuối kỳ các khoản thu được kết chuyển để xác định kết quả nên nó không có số dư cuối kỳ. Thuộc loại tài khoản này gồm có các tài khoản: “Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”, “Chi phí nhân công trực tiếp”, “Chi phí sản xuất chung”, “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, III. Cách ghi chép vào tài khoản Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán, người ta sử dụng một trong hai cách ghi chép vào tài khoản kế toán sau: ghi đơn và ghi kép. 1.Ghi đơn vào tài khoản kế toán. 1.1. Khái niệm. Ghi đơn vào tài khoản kế toán là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán mà chỉ một mà thôi. Ví dụ: Doanh nghiệp X thuê 01 tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất - kinh doanh, thời gian thuê là 3 tháng và nguyên giá là 120 triệu đồng. Giả định sau 3 tháng doanh nghiệp X trả lại tài sản cố định cho đơn vị cho thuê. Với nghiệp vụ này, kế toán phản ánh vào tài khoản như sau: Nợ TK Tài sản thuê ngoài Có 120.000 120.000 (khi thuê) (khi trả) 33
1.2. Đặc điểm của ghi đơn - Ghi đơn vào tài khoản kế toán mới chỉ phản ánh được sự vận động riêng biệt độc lập của từng đối tượng kế toán. - Ghi đơn vào tài khoản kế toán chưa phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán. 1.3. Kết cấu chung của các tài khoản ghi đơn. - Số phát sinh tăng ghi bên Nợ; - Số phát sinh giảm ghi bên Có; - Số dư cuối kỳ ghi bên Nợ. 1.4 Các tài khoản ghi đơn bao gồm: những tài khoản thường phản ánh các đối tượng kế toán là tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đơn vị chỉ có quyền quản lý và sử dụng nó như: tài sản thuê ngoài; vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công;, hoặc phản ánh các chỉ tiêu nhằm giải thích cho những chỉ tiêu đã phản ánh trên tài khoản tài sản như: nguyên tệ. Các tài khoản ghi đơn không thuộc Bảng cân đối kế toán và còn được gọi là tài khoản ngoài bảng. 2. Ghi kép vào tài khoản kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi kép vào tài khoản kế toán đều phải được định khoản kế toán. Hay nói cách khác, định khoản kế toán phải được thực hiện trước công việc ghi sổ kế toán (ghi vào tài khoản kế toán). 2.1. Định khoản kế toán và các loại định khoản kế toán. 2.1.1. Định khoản kế toán. Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến những tài khoản kế toán nào. Trong các TK đó thì TK nào được ghi vào bên Nợ, TK nào được ghi vào bên Có với số tiền cụ thể là bao nhiêu. Ví dụ: Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền là 25.000.000 đồng . Nghiệp vụ kinh tế này được định khoản như sau: Nợ TK “Tiền mặt”: 25.000.000 đồng Có TK “Tiền gửi ngân hàng”: 25.000.000 đồng Tác dụng: Định khoản kế toán được tiến hành trước khi ghi sổ kế toán, nên tránh được sự nhầm lẫn có thể xảy ra trong công tác ghi sổ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. 34
2.1.2. Các loại định khoản kế toán. Trong thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất đa dạng, phong phú, có loại giản đơn, có loại phức tạp, mỗi một nghiệp vụ lại liên quan đến nhiều đối tượng kế toán được phản ánh trong các tài khoản kế toán khác nhau, nên định khoản kế toán phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau. Căn cứ vào số lượng tài khoản trong một định khoản, định khoản kế toán có thể được chia làm 2 loại: định khoản giản đơn và định khoản phức tạp. - Định khoản giản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Ví dụ: Doanh nghiệp dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ cho người bán 100.000 đồng. Nợ TK “Phải trả cho người bán”: 100.000 đồng Có TK “Tiền gửi ngân hàng”: 100.000 đồng - Định khoản phức tạp là định khoản liên quan đến 3 tài khoản trở lên. Ví dụ: Căn cứ vào số lợi nhuận còn lại và sự cho phép của cấp trên, doanh nghiệp trích lãi để trích lập quỹ đầu tư phát triển: 10 triệu đồng, trích bổ sung nguồn vốn kinh doanh là 20 triệu đồng. Kế toán lập định khoản: Nợ TK “Lợi nhuận chưa phân phối”: 30.000.000đồng Có TK “Quỹ đầu tư phát triển” : 10.000.000đồng Có TK “ Nguồn vốn kinh doanh”: 20.000.000đồng Định khoản trên có thể tách thành những định khoản giản đơn như sau: - Nợ TK “Lợi nhuận chưa phân phối”: 10.000.000đồng Có TK “quỹ đầu tư phát triển”: 10.000.000đồng - Nợ TK “Lợi nhuận chưa phân phối”: 20.000.000đồng Có TK “Nguồn vốn kinh doanh”: 20.000.000đồng Như vậy, thực chất của định khoản phức tạp là ghép nhiều của định khoản giản đơn lại với nhau. 2.1.3. Một số quy định về định khoản. - Khi ghi một định khoản người ta quy định: tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau; 35
- Trong một định khoản thì tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản luôn luôn bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản có liên quan trong định khoản đó; - Khi định khoản, ta không nên gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp, vì nó sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán và làm mất tính rõ ràng của kế toán; - Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán có thể tách định khoản phức tạp thành nhiều định khoản giản đơn. 2.2. Ghi kép vào tài khoản kế toán. 2.2.1. Khái niệm Ghi kép vào tài khoản kế toán Ghi kép vào tài khoản kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản kế toán mà ít nhất là hai tài khoản kế toán có liên quan. Ví dụ: Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt doanh nghiệp đã nhập quỹ tiền mặt: 10.000.000 đồng Nghiệp vụ trên được phản ánh vào tài khoản bằng phương pháp ghi kép như sau: Nợ TK Phải thu của khách hàng Có Nợ TK: Tiền mặt Có xxx Xxx 10.000.0 10.000.00 00 0 2.2.2. Cơ sở của việc ghi kép: là việc dựa vào mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kết cấu của tài khoản kế toán đã được xây dựng. 2.2.3. Một số quy định về ghi kép vào tài khoản - Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi ít nhất vào 2 tài khoản kế toán có liên quan. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi ghi vào tài khoản luôn luôn phải đảm bảo quy luật: Tổng số tiền ghi vào bên Nợ = tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản. Ví dụ: Dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ cho người bán: 15.000.000 đồng, trả nợ vay ngắn hạn: 5.000.000đồng 36
Nợ TK :Tiền gửi ngân hàng Có Nợ TK: Phải trả cho người bán Có xxx xxx 20.000.000 15.000.000 Nợ TK: Vay ngắn hạn Có xxx 5.000.000 2.3. Quan hệ đối ứng tài khoản và các quan hệ đối ứng tài khoản 2.3.1. Quan hệ đối ứng tài khoản và tài khoản đối ứng * Quan hệ đối ứng tài khoản là mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán có quan hệ với nhau trong cùng một nghiệp vụ. * Tài khoản đối ứng là các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau trong định khoản kế toán. Trong học tập nghiên cứu cũng như trong thực tiễn công tác kế toán để có thể phản ánh đầy đủ, đúng đắn sự ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản kế toán đòi hỏi phải nhận diện chính xác mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do tính chất đa dạng phong phú của nghiệp vụ kinh tế nên mối quan hệ đó cũng rất đa dạng và phong phú. Tuy nhiên xét sự ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế đến tài sản và nguồn hình thành tài sản có thể quy tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế (các loại quan hệ đối ứng) về 4 loại sau: 2.3.2. Các quan hệ đối ứng tài khoản Quan hệ 1: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản này, đồng thời làm giảm tương ứng giá trị tài sản khác và được biểu hiện bằng định khoản : Nợ TK Tài sản này Có TK Tài sản kia Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10.000 37
Nợ TK Tiền mặt 10.000 Có TK Tiền gửi ngân hàng 10.000 Người mua trả tiền cho doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng 20.000 Nợ TK Tiền gửi ngân hàng 20.000 Có TK Phải thu của khách hàng 20.000 Quan hệ 2: Các nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn này, đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng và được biểu hiện bằng định khoản : Nợ TK Nguồn vốn kia Có TK Nguồn vốn này Ví dụ: Vay ngắn hạn trả nợ cho người bán 40.000 Nợ TK Phải trả người bán 40.000 Có TK Vay ngắn hạn 40.000 Quan hệ 3: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản, đồng thời làm tăng nguồn vốn một lượng tương ứng và được biểu hiện bằng định khoản : Nợ TK Tài sản này Có TK Nguồn vốn kia Ví dụ: Nhận vốn góp liên doanh bằng tiền mặt nhập quỹ 50.000 , bằng tiền gửi ngân hàng 100.000, tài sản cố định hữu hình 500.000 Nợ TK Tiền mặt 50.000 Nợ TK Tiền gửi ngân hàng 100.000 Nợ TK Tài sản cố định hữu hình 500.000 Có TK Nguồn vốn kinh doanh 650.000 Quan hệ 4: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho giá trị tài sản này giảm xuống, đồng thời làm giảm nguồn vốn một lượng tương ứng và được biểu hiện bằng định khoản: Nợ TK Nguồn vốn kia Có TK Tài sản này Ví du: Trả nợ cho người bán bàng tiền mặt 120.000; và dùng tiền mặt trả lương cho công nhân viên 180.000 Nợ TK Phải trả người bán 120.000 38
Nợ TK Phải trả người lao động 180.000 Có TK Tiền mặt 300.000 Qua các mối quan hệ đối ứng nói trên, ta thấy rằng mọi nghiệp vụ kinh tế diễn ra ở bất kỳ dạng nào cũng đều không làm ảnh hưởng đến tính cân bằng giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Hay nói cách khác, bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị tổng giá trị tài sản luôn luôn bằng tổng nguồn hình thành tài sản của đơn vị. Nguồn vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả IV. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán Trong quá trình ghi chép vào tài khoản kế toán có thể có các sai sót, nhầm lẫn. Để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của thông tin kế toán cần thiết phải kiểm tra số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán. Công tác kiểm tra số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán là công việc thường xuyên của cán bộ kế toán. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của số liệu phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán và thông tin kinh tế, cuối kỳ sau khi khoá sổ kế toán, cần phải kiểm tra một cách tổng hợp công tác ghi chép trên tài khoản kế toán bằng cách lập các bảng đối chiếu số liệu đã ghi trên tài khoản kế toán. 1.Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp bằng việc lập Bảng cân đối tài khoản hay bảng cân đối số phát sinh Công việc kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp đựoc tiến hành vào lúc cuối kỳ hạch toán, sau khi khoá sổ kế toán bằng cách lập bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản hay còn gọi là Bảng cân đối tài khoản. 1.1. Khái niệm đối chiếu số phát sinh tài khoản (Bảng cân đối tài khoản) Bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản tổng hợp sử dụng cách ghi kép. 1.2. Căn cứ lập chiếu số phát sinh tài khoản (Bảng cân đối tài khoản) Căn cứ để lập bảng này là số liệu đã ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp. 1.3. Phương pháp lập đối chiếu số phát sinh tài khoản. - Cột thứ tự: Đánh số thứ tự liên tục theo hệ đếm (từ 1 đến n) 39
- Cột tên tài khoản: ghi tên của các tài khoản (ký hiệu các tài khoản) theo trình tự bắt đầu từ tài khoản có ký hiệu nhỏ nhất. - Cột số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư đầu kỳ của các tài khoản để ghi. Tài khoản có số dư đầu kỳ bên Nợ ghi vào cột Nợ, tài khoản có số dư Có ghi vào cột Có tương ứng. - Cột số phát sinh trong kỳ: căn cứ số liệu ở dòng cộng phát sinh trong kỳ của các tài khoản để ghi cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ. - Cột số dư cuối kỳ: Căn cứ vào cột số dư cuối kỳ của các tài khoản để ghi. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ. Sau khi ghi đầy đủ số liệu của tất cả các tài khoản, cộng số liệu theo các cột ghi vào dòng tổng cộng. 1.4. Cơ sở để kiểm tra đối chiếu. Dựa vào nguyên tắc ghi kép và nguyên tắc định khoản để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên dòng tổng cộng. Cụ thể: - Kiểm tra lại số liệu ghi chép của từng tài khoản: Số dư cuối kỳ Nợ Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số phát sinh hoặc Có = Nợ hoặc Có + tăng trong kỳ - giảm trong kỳ Nợ hoặc Có Nợ hoặc Có - Kiểm tra dòng tổng cộng: Tổng số dư đầu kỳ ( hoặc số dư cuối = Tổng số dư đầu kỳ ( hoặc số kỳ) bên Nợ của các TK dư cuối kỳ) bên Có của các TK Tổng số phát sinh bên Nợ trong kỳ = Tổng số phát sinh bên Có trong kỳ của các TK của các TK Sau khi kiểm tra nếu không đảm bảo tính cân đối trên chứng tỏ việc ghi chép của kế toán vào tài khoản có sự nhầm lẫn, sai sót cần phải được kiểm tra, phát hiện và tiến hành sửa chữa số liệu trên tài khoản theo phương pháp chữa sổ thích hợp. 40
1.5. Mẫu bảng Bảng cân đối tài khoản Đơn vị tính:. S Tên tài khoản Số dư Số phát sinh Số dư T đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ T Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Tổng cộng 2. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản chi tiết hoặc sổ kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng bằng cách lập Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản. Công việc kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng được tiến hành vào lúc cuối kỳ hạch toán, sau khi khoá sổ kế toán bằng cách lập Bảng chi tiết số phát sinh (bảng tổng hợp chi tiết) Bảng chi tiết số phát sinh là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp tương ứng. Kết cấu bảng chi tiết số phát sinh được xây dựng phù hợp với từng đối tượng hạch toán. Thông thường kết cấu bảng chi tiết số phát sinh được xây dựng theo hai dạng mẫu: mẫu dùng cho các tài khoản kế toán chi tiết chỉ sử dụng thước đo giá trị (các tài khoản phản ánh tiền, thanh toán). Mẫu dùng cho các tài khoản kế toán chi tiết sử dụng cả thước đo tiền tệ và hiện vật (các tài khoản phản ánh vật liệu, thành phẩm, hàng hoá). Căn cứ để lập bảng chi tiết số phát sinh là số liệu đã ghi chép trên các tài khoản kế toán chi tiết. Phương pháp lập bảng chi tiết số phát sinh như sau - Cột thứ tự: Đánh số thứ tự theo hệ đếm ( từ 1 đến n) 41
- Cột tên đối tượng: Ghi tên của từng đối tượng hạch toán chi tiết (hoặc ký hiệu các tài khoản chi tiết) theo trình tự bắt đầu từ tài khoản có ký hiệu nhỏ nhất. - Cột số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư đầu kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi. Tài khoản chi tiết có số dư đầu kỳ bên Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản chi tiết có số dư đầu kỳ bên Có thì ghi vào cột Có tương ứng. - Cột số phát sinh trong kỳ: Căn cứ vào số phát sinh trong kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi. Cách ghi tương tự. - Cột số dư cuối kỳ: Căn cứ vào số phát sinh cuối kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ. Bảng chi tiết số phát sinh Tài khoản:. Tháng quý năm Đơn vị: S Số dư Số phát sinh Số dư T Tên đối tượng đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ T Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 Tổng cộng Sau khi ghi đầy đủ số liệu của tất cả các tài khoản, tiến hành cộng số liệu theo các cột ghi vào dòng tổng cộng. Cách kiểm tra đối chiếu trên bảng này được dựa vào mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để kiểm tra đối chiếu số liệu trên dòng tổng cộng. Cụ thể: - Kiểm tra lại số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết: Số dư cuối kỳ Nợ Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số phát sinh hoặc Có = Nợ hoặc Có + tăng trong kỳ Nợ - giảm trong kỳ hoặc Có Nợ hoặc Có - Kiểm tra dòng tổng cộng: Đối chiếu số liệu ở dòng tổng cộng với số liệu đã ghi trên tài khoản kế toán tổng hợp: Tổng số dư đầu kỳ (hoặc số dư = Tổng số dư đầu kỳ (hoặc số dư cuối kỳ) cuối kỳ) bên Nợ của các TK chi tiết bên Có của các TK tổng hợp 42
Tổng số phát sinh bên Nợ hoặc = Tổng số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có bên Có của các TK chi tiết của TK tổng hợp Sau khi kiểm tra nếu không đảm bảo tính cân đối trên chứng tỏ việc ghi chép của kế toán vào tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp có sự nhầm lẫn, sai sót cần phải được kiểm tra, phát hiện và tiến hành sửa chữa số liệu trên tài khoản theo phương pháp chữa sổ thích hợp. V. Phân loại tài khoản kế toán. Do tài khoản kế toán có nhiều loại với nội dung, kết cấu, công dụng và mức độ phản ánh khác nhau, nên để vận dụng có hiệu quả tài khoản vào công tác hàng ngày, trong thực tiễn công tác kế toán cũng như trong học tập, nghiên cứu cần thiết phải tiến hành phân loại tài khoản. Phân loại tài khoản là việc sắp xếp những tài khoản khác nhau vào từng nhóm, từng loại theo những đặc trưng nhất định của tài khoản. Những đặc trưng cơ bản của tài khoản kế toán là: Nội dung kinh tế của đối tượng mà tài khoản phản ánh; công dụng, kết cấu của tài khoản; mức độ khái quát của đối tượng kế toán mà tài khoản phản ánh; 1. Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế. 1.1. Các loại tài khoản phân theo nội dung kinh tế. Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế là việc sắp xếp tài khoản thành từng loại, từng nhóm có cùng nội dung kinh tế giống nhau. Theo cách phân loại này tài khoản được chia thành 4 loại: * Loại 1: Loại tài khoản phản ánh giá trị các loại tài sản (tài sản): Gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là giá trị tài sản. Loại này được chia thành các nhóm sau: - Nhóm tài khoản phản ánh tài sản lưu động: gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là tài sản lưu động. Nhóm tài khoản này được chia thành các nhóm nhỏ sau: + Nhóm tài khoản phản ánh vốn bằng tiền gồm: Tài khoản “tiền mặt”; tài khoản “ Tiền gửi ngân hàng”, + Nhóm tài khoản phản ánh đầu tư ngắn hạn gồm: Tài khoản “Đầu tư chứng khoản ngắn hạn”; tài khoản “Đầu tư ngắn hạn khác”. + Nhóm tài khoản phản ánh các khoản nợ phải thu gồm: tài khoản “Phải thu của khách hàng”, tài khoản “Phải thu nội bộ”; tài khoản “Phải thu khác” 43
+ Nhóm tài khoản phản ánh hàng tồn kho gồm: tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản “Công cụ, dụng cụ”, tài khoản “Thành phẩm”, tài khoản” Hàng hoá”, tài khoản “ Hàng gửi đi bán”, tài khoản “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, - Nhóm tài khoản phản ánh tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn: gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn. Nhóm này được chia thành các nhóm nhỏ sau: + Tài khoản phản ánh tài sản cố định gồm: tài khoản “ Tài sản cố định hữu hình” , tài khoản “ tài sản cố định thuê tài chính”, tài khoản “ Tài sản cố định vô hình” + Tài khoản phản ánh đầu tư dài hạn gồm: Tài khoản “ Đầu tư chứng khoán dài hạn”, tài khoản “Đầu tư dài hạn khác”, * Loại 2: Loại tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản: Gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là nguồn hình thành tài sản. Loại này được chia thành các nhóm sau: - Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu (hoặc nguồn kinh phí): + Nhóm tài khoản phản ánh vốn – quỹ gồm: tài khoản “ Nguồn vốn kinh doanh”, tài khoản “Nguồn vốn XDCB”, tài khoản “Quỹ đầu tư phát triển”, tài khoản “Quỹ dự trữ”, tài khoản “Quỹ khen thưởng phúc lợi”, + Nhóm tài khoản phản ánh nguồn kinh phí gồm: tài khoản “ Nguồn kinh phí hoạt động” , tài khoản “ Nguồn kinh phí dự án”, - Nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả: + Nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả ( chiếm dụng) gồm: tài khoản “Phải trả người bán”, tài khoản “Phải trả công nhân viên”, tài khoản “Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước”, * Loại 3: Loại tài khoản phản ánh quá trình hoạt động kinh tế: Loại này được chia thành các nhóm sau: - Nhóm tài khoản phản ánh các khoản thu nhập: Gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ như các tài khoản: tài khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, tài khoản “Doanh thu bán hàng nội bộ”, tài 44
khoản “giảm giá hàng bán”, tài khoản “ Hàng bán bị trả lại”, tài khoản ““Doanh thu tài chính”, tài khoản “ Thu nhập khác”, - Nhóm tài khoản phản ánh các khoản chi phí gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là chi phí sản xuất - kinh doanh , chi sự nghiệp, Nhóm này được chia thành các nhóm nhỏ sau: + Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sản xuất hoạt động kinh doanh cơ bản: Nhóm này được chia thành các nhóm nhỏ sau: ./ Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sản xuất: tài khoản “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, tài khoản “ Chi phí nhân công trực tiếp”, tài khoản “Chi phí sản xuất chung”, ./ Nhóm tài khoản phản ánh chi phí thời kỳ: tài khoản “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”, tài khoản “Chi phí bán hàng”, tài khoản “Chi phí tài chính”; tài khoản “ Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” + Nhóm tài khoản phản ánh chi phí hoạt động kinh tế khác có tài khoản “Chi phí khác”. + Nhóm tài khoản phản ánh các khoản chi sự nghiệp gồm: Tài khoản “Chi hoạt động”, tài khoản “Chi dự án:, * Loại 4: Loại tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh tế: bao gồm tài khoản dùng để xác định kết quả các hoạt động kinh tế mà đơn vị đã thực hiện trong kỳ như: tài khoản “Xác định kết quả”, tài khoản “Chênh lệch thu, chi”, 1.2.Tác dụng của cách phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế: - Thông qua cách phân loại theo nội dung kinh tế giúp ta biết được đối tượng kế toán nào được phản ánh trên tài khoản nào; - Xác định số lượng tài khoản cần phản ánh, lựa chọn các tài khoản sử dụng phù hợp với nội dung hoạt động và điều kiện cụ thể của từng đơn vị kế toán; - Là cơ sở để xác định số lượng, tên gọi của tài khoản trong việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán. 2. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu. 2.1. Các loại tài khoản phân loại theo công dụng và kết cấu Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu trước hết, người ta căn cứ vào công dụng chung của tài khoản để sắp xếp tài khoản vào từng loại có công dụng như nhau. Sau đó căn cứ vào công dụng cụ thể và kết cấu của tài khoản để 45
tiếp tục chia chúng thành các nhóm tài khoản có cùng công dụng và kết cấu giống nhau. Với cách phân loại này, tất cả tài khoản được chia thành 3 loại: * Loại 1: Loại tài khoản cơ bản là những tài khoản phản ánh các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu, quan trọng. Loại này được chia làm 3 nhóm: - Nhóm tài khoản phản ánh các loại giá trị tài sản: Công dụng: Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm giá trị tài sản. Kết cấu chung Nợ TK phản ánh giá trị tài sản Có SDĐK: Giá trị tài sản hiện có đầu kỳ SPS: Giá trị tài sản tăng trong kỳ SPS: Giá trị tài sản giảm trong kỳ Cộng Giá trị tài sản tăng trong kỳ Cộng Giá trị tài sản giảm trong kỳ SDCK: Giá trị tài sản hiện có cuối kỳ Thuộc nhóm này bao gồm các tài khoản: “ Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Nguyên liệu, vật liệu”, “Công cụ, dụng cụ”, “Đầu tư chứng khoán ngắn hạn”, “Thành phẩm”, “Hàng hoá”, “Hàng gửi đi bán”, “ Tài sản cố định vô hình”, “ Tài sản cố định hữu hình”, “Tài sản cố định thuê tài chính”, - Nhóm tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản: Công dụng: Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm của nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Kết cấu chung Nợ TK phản ánh nguồn hình thành giá trị tài sản Có SDĐK: Nguồn hình thành tài sản hiện có đầu kỳ SPS:Nguồn hình thành tài sản giảm trong kỳ SPS: Nguồn hình thành tài sản tăng trong kỳ Cộng Nguồn hình thành tài sản giảm trong kỳ Cộng Nguồn hình thành tài sản tăng trong kỳ SDCK: Nguồn hình thành tài sản hiện có cuối kỳ Thuộc nhóm tài khoản này gồm có các tài khoản: “ Nguồn vốn kinh doanh”, “Nguồn vốn xây dựng cơ bản”, “Quỹ đầu tư phát triển”. “ Quỹ khen thưởng phúc lợi”, “ “Vay ngắn hạn”, “Vay dài hạn”, 46
- Nhóm tài khoản hỗn hợp: Là nhóm tài khoản vừa mang kết cấu của nhóm tài khoản giá trị tài sản, vừa mang kết cấu của tài khoản nguồn hình thành tài sản: Kết cấu chung Nợ TK hỗn hợp Có SDĐK: Giá trị tài sản hiện có đầu kỳ SDĐK: Nguồn hình thành tài sản hiện có đầu kỳ SPS: SPS: - Giá trị tài sản tăng trong kỳ - Giảm giá trị tài sản - Giảm nguồn hình thành tài sản - Nguồn hình thành tài sản tăng trong kỳ SDCK: Giá trị tài sản hiện có cuối kỳ SDCK: Nguồn hình thành tài sản hiện có cuối kỳ Thuộc nhóm này gồm những tài khoản: “ Phải thu của khách hàng”, “Phải trả người bán” * Loại 2: Loại tài khoản điều chỉnh: Công dụng: Dùng để tính toán lại các chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu sát thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán. Như vậy, sự tồn tại của loại tài khoản này luôn gắn liền với sự tồn tại của loại tài khoản cơ bản. Được chia làm 3 nhóm: - Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: gồm những tài khoản mà số liệu phản ánh của nó dùng để điều chỉnh giảm cho số liệu đã phản ánh trên tài khoản cơ bản, Gồm có: + Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm giá trị tài sản: Công dụng: số liệu của những tài khoản này dùng để điều chỉnh giảm cho số liệu đã phản ánh trên tài khoản giá trị tài sản. Kết cấu: Ngược lại với kết cấu tài khoản mà nó điều chỉnh. Thuộc nhóm tài khoản này có các tài khoản: “Hao mòn tài sản cố định”, + Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm nguồn hình thành tài sản: Công dụng: Số liệu của những tài khoản này dùng để điều chỉnh giảm cho số liệu đã phản ánh trên tài khoản nguồn hình thành tài sản Kết cấu: Ngược với kết cấu tài khoản mà nó điều chỉnh. Tài khoản thuộc nhóm này tài khoản “Cổ phiếu quỹ” - Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: Gồm những tài khoản mà số liệu phản ánh của nó dùng để điều chỉnh tăng thêm số liệu đã phản ánh trên tài khoản tài sản. 47
Kết cấu chung của nhóm tài khoản này phù hợp với kết cấu của tài khoản mà nó điều chỉnh. Trong hệ thống tài khoản kế toán hiện hành ở Việt Nam không có nhóm tài khoản này. - Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm: Gồm những tài khoản có nội dung và kết cấu là sự kết hợp của hai nhóm tài khoản trên. Nhóm này được chia thành các nhóm nhỏ sau: + Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng, giảm giá trị tài sản: không có trong hệ thống kế toán hiện hành của Việt Nam. + Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm nguồn hình thành tài sản: gồm có các tài khoản “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, tài khoản “Chênh lệch tỷ giá hối đoái’. * Loại 3: Loại tài khoản nghiệp vụ: Công dụng chung: là nhóm những tài khoản dùng để tập hợp số liệu cần thiết, rồi từ đó sử dụng các phương pháp mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật để xử lý số liệu. Thuộc loại tài khoản này được chia làm 3 nhóm: - Nhóm tài khoản phân phối: Công dụng: Là những tài khoản dùng để tập hợp số liệu, rồi từ đó phân phối cho các đối tượng sử dụng. Được chia làm 2 nhóm nhỏ: + Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: Công dụng: Dùng để tập hợp chi phí rồi phân phối chi phí (hoặc kết chuyển chi phí) Kết cấu: Nợ TK tập hợp phân phối Có Tập hợp chi phí phát sinh Phân phối chi phí hoặc kết chuyển chi phí Nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Thuộc nhóm này có các tài khoản: “Chi phí sản xuất chung”, “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, “Chi phí tài chính”, “Chi phí khác”. 48
+ Nhóm tài khoản phân phối theo dự toán: Công dụng: Dùng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh theo dự toán lập từ trước hoặc chi phí khi đã phát sinh sẽ lập dự toán phân phối cho các đối tượng sử dụng. Nhóm này gồm 3 tài tài khoản sau:  Tài khoản chi phí phải trả: Công dụng: Dùng để phản ánh các khoản chi phí sẽ phát sinh trong thời gian tới với quy mô lớn có quan hệ đến nhiều chu kỳ kinh doanh như: tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, Kết cấu: Nợ TK Chi phí phải trả Có SPS: tập hợp toàn bộ các chi phí phải trả SPS: Các khoản chi phí phải trả đã ghi thực tế phát sinh trong kỳ. nhận theo theo kế hoạch đã tính trước vào chi phí kinh doanh SDCK: Các khoản chi phí phải trả đã tính vào chi phí kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh  Tài khoản chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn Công dụng: Dùng để phản ánh những khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất – kinh doanh, do quy mô chi phí lớn hoặc bản thân chi phí có liên quan đến nhiều chu kỳ kinh doanh như: chi phí công cụ dụng cụ sử dụng nhiều lần, chi phí cải tiến kỹ thuật giá trị sửa chữa lớn tài sản cố định ngoài kế hoạch, Kết cấu: Nợ TK Chi phí trả trước Có SPS: tập hợp toàn bộ các chi phí trả SPS: Phân bổ dần chi phí trả trước vào trước thực tế phát sinh trong kỳ. chi phí sản xuất – kinh doanh SDCK: Chi phí trả trước thực tế đã phát sinh nhưng chưa phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh - Nhóm tài khoản tính giá thành Công dụng: Dùng để tập hợp chi phí sản xuất, cung cấp các chỉ tiêu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. 49
Kết cấu chung Nợ TK Tính giá thành Có SDCK: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. SPS: Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh SPS: - Các khoản ghi giảm chi phí trong kỳ. - Kết chuyển giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. SDCK: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. Thuộc loại này gồm: tài khoản “Chi phí sản xuất – kinh doanh dở dang”, tài khoản “Xây dựng cơ bản dở dang”. - Nhóm tài khoản so sánh: Công dụng: Dùng để xác định các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động kinh doanh bằng cách so sánh giữa bên Nợ và bên Có của từng tài khoản. Thuộc loại này gồm: Các khoản phản ánh doanh thu và thu nhập như: tài khoản “Doanh thu bán hàng và CCDV ”, tài khoản “Doanh thu nội bộ”, tài khoản “Doanh thu tài chính”, tài khoản “Thu nhập khác”, tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”. Ví dụ: Kết cấu của tài khoản: “Xác định kết qủa kinh doanh” Nợ TK Xác định kết quả kinh doanh Có SPS trong kỳ: SPS trong kỳ: - Giá vốn hàng bán - Doanh thu bán hàng và cung - Chi phí bán hàng cấp dịch vụ thuần thuần - Chi phí QLDN - Doanh thu tài chính - Chi phí tài chính - Thu nhập khác - Chi phí khác - Chi phí thuế TNDN - Kết chuyển khoản lỗ - Kết chuyển lãi Tài khoản này không có số dư. 2.2 Tác dụng của cách phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu: Thông qua cách phân loại này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép của kế toán và việc tính toán xác định các chỉ tiêu cần thiết để cung cấp cho quản lý điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh. 50
3. Phân loại theo mối quan hệ tài khoản kế toán với các báo cáo tài chính: Theo cách phân loại này tài khoản được chia làm 3 loại: * Loại 1: Loại tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán: Đây là những tài khoản mà số liệu cuối kỳ của nó được sử dụng để lập Bảng cân đối kế toán. Thuộc loại này là những tài khoản phản ánh giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. * Loại 2: Loại tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Là những tài khoản mà số liệu của nó nhằm giải thích bổ sung rõ một số chỉ tiêu đã được phản ánh trong Bảng cân đối hoặc những tài khoản phản ánh những tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng nắm giữ, quản lý và sử dụng. Các tài khoản này có số dư bên Nợ và được ghi đơn. * Loại 3: Loại tài khoản thuộc các báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo các khoản chi, các khoản thu: là loại tài khoản mà số liệu phản ánh của nó được sử dụng để tính toán, xác định các chỉ tiêu ghi vào báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo các khoản thu, các khoản chi. Đây là những tài khoản thường không có số dư cuối kỳ. Thuộc loại này gồm các tài khoản phản ánh các chỉ tiêu về chi phí, doanh thu và thu nhập như tài khoản: giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí khác, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu bán hàng và CCDV, doanh thu tài chính, thu nhập khác . 4. Phân loại tài khoản theo mức độ khái quát của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản: Theo cách phân loại này, tài khoản được chia thành 2 loại: * Loại tài khoản tổng hợp: Là tài khoản kế toán được dùng để phản ánh các đối tượng kế toán mang tính tổng hợp mà qua đó có thể tính toán và rút ra các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Ví dụ: Tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản “ Tài sản cố định hữu hình:, Việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp được sử dụng bằng thước đo giá trị. * Loại tài khoản chi tiết: Tài khoản chi tiết là tài khoản kế toán được dùng để ghi chép một cách tỉ mỉ chi tiết các đối tượng đã được theo dõi trên tài khoản tổng hợp. 51
Việc ghi chép trên tài khoản chi tiết có thể sử dụng cả thước đo giá trị và hiện vật. Ví dụ: - Tài khoản: Tài sản cố định hữu hình gồm các tài khoản chi tiết: + TK : Nhà cửa vật kiến trúc + TK: Máy móc thiết bị + TK: Phương tiện vận tải + TK : Thiết bị, dụng cụ quản lý + TK: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm + TK: Tài sản cố định khác - Tài khoản: Tiền mặt gồm các tài khoản chi tiết: + TK : Tiền Việt Nam (VNĐ) + TK: Ngoại tệ + TK : Vàng bạc, kim khí quý, đấ quý. *Mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết: - Việc ghi chép phản ánh tiến hành một cách đồng thời ở cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Số liệu ghi chép trên tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp phải phù hợp với nhau. Ví dụ: Khách hàng A trả tiền mua hàng cho doanh nghiệp bằng tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam 5.000.000 đồng và 1.000úD (1 USD = 14.000VNĐ). Nghiệp vụ kinh tế trên được định khoản và phản ánh vào tài khoản như sau: Nợ TK: Tiền mặt: 19.000.000đ (TK chi tiết: Tiền Vịêt Nam: 5.000.000 TK chi tiết :Ngoại tệ: 1.000 USD x 14.000 đ/USD = 14.000.000đ) Có TK : Phải thu khách hàng: 19.000.000 (TK chi tiết: Phải thu khách hàng A: 19.000.000đ) Nợ TK : Phải thu của khách hàng Có Nợ TK: Tiền mặt Có xxx xxx 19.000.000 19.000.000 52
Nợ TK chi tiết PT khách hàng A Có Nợ TK chi tiết: Tiền Việt Nam Có xxx xxx 19.000.000 19.000.000 Nợ TK chi tiết: Ngoại tệ Có xxx 1.000USD x 14.000 đ/USD = 14.000.000 - Số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của các tài khoản chi tiết. - Số phát sinh tăng, giảm trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số phát sinh tăng, giảm trên các tài khoản chi tiết. - Giữa các tài khoản tổng hợp có quan hệ đối ứng với nhau, nhưng giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết không có quan hệ đối ứng vì chúng cùng phản ánh một hiện tượng kinh tế phát sinh của cùng một đối tượng kế toán. VI. Hệ thống tài khoản kế toán 1. Khái niệm hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là Bảng liệt kê tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong công tác kế toán. 2. Nội dung hệ thống tài khoản kế toán Các tài khoản phản ánh trong hệ thống tài khoản kế toán đều được trình bày với các nội dung : - Tên gọi tài khoản - Ký hiệu tài khoản - Nội dung và kết cấu của tài khoản - Những quy định về kế toán trên tài khoản - Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu 3. Các hệ thống tài khoản kế toán của Việt nam. Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế hàng hoá vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN. Để tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế ở từng đơn vị cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc 53
dân, Nhà nước đã ban hành hệ thống kế toán trong đó có hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho từng ngành kinh tế gồm: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho kho bạc Nhà nước, Các hệ thống TK kế toán hiện đang được sử dụng tại Việt nam gồm - Hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định số1017- TC/QĐ/ CĐKT ngày 12/12/1997 của Bộ Tài chính dùng cho kế toán các HTX nông nghiệp có 21 TK trong bảng và 3 TK ngoài bảng. - Hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định số 141/2001/QĐ/ CĐKT ngày 21/12/2001 của Bộ Tài chính dùng cho kế toán ngân sách Xã phường có 15 TK trong bảng. - Hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ/ CĐKT ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính dùng cho kế toán các đơn vị HCSN có 42 TK trong bảng và 7 TK ngoài bảng. - Hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định số 479/2004//QĐ/NHNN của thống đốc ngân hàng nhà nước ngày 29/4/2004 dùng cho kế toán các Tổ chức Tín dụng. - Hệ thống TK kế toán ban hành theo công văn số 1179/ CV- KTTC2 ngày 19/8/2004 của Vụ Kế toán Tài chính thuộc Ngân hàng Nhà nước dùng cho kế toán các Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở. - Hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ/ CĐKT ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính dùng cho kế toán doanh nghiệp ( quy mô lớn và doanh nghiệp nhà nước). - Hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ/ CĐKT ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính dùng cho kế toán doanh nghiệp Nhỏ và Vừa. - Trong từng hệ thống tài khoản kế toán đang tồn tại ở nước ta hiện nay đều quy định thống nhất tên gọi tài khoản, ký hiệu tài khoản, nội dung và kết cấu của tài khoản cũng như cách ghi chép vào tài khoản. Đối với ký hiệu tài khoản quy định, Nhà nước quy định thống nhất ký hiệu của tài khoản cấp I và một số tài khoản cấp II. Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị, các đơn vị có thể xây dựng thêm một số tài khoản cấp II và xây dựng tất cả các tài khoản cấp III, IV phù hợp với đơn vị. 54
Câu hỏi ôn tập chương III 1.Tại sao tài khoản kế toán đựơc chia làm 2 bên ( bên Nợ và bên Có) và đựơc biểu hiện dưới hình thức chữ “T”? 2.Trình bày nội dung, kết cấu chung của các loại tài khoản: tài khoản phản ánh giá trị tài sản, tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản, tài khoản phản ánh các khoản chi (chi phí SXKD, ), tài khoản phản ánh các khoản thu ( doanh thu bán hàng, thu nhập hoạt động tài chính, các khoản thu sự nghiệp). 3.Định khoản kế toán là gì? Tại sao mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi vào tài khoản đều phải được định khoản? Hãy trình bày các nguyên tắc định khoản kế toán. 4.Trình bày nội dung, kết cấu và phương pháp lập bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản và bảng chi tiết số phát sinh. Cho ví dụ minh hoạ. 5.Thế nào là hệ thống tài khoản kế toán? Nội dung cơ bản của một hệ thống tài khoản kế toán? Hãy nêu nguyên tắc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào thực tiễn công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế cơ sở. Bài tập chương III Bài số 1: Tại doanh nghiệp "Y" quý I năm N có tài liệu sau: (Đơn vị tính: 1.000đ) I. Số dư đầu quý của các TK kế toán: - TK Tiền mặt: 80.000 - TK Tiền gửi ngân hàng: 500.000 - TK Phải thu của khách hàng: 150.000 - TK Nguyên liệu, vật liệu: 700.000 - TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: 30.000 - TK Tạm ứng: 20.000 - TK Thành phẩm: 40.000 - TK TSCĐ hữu hình: 2.000.000 - TK Nguồn vốn kinh doanh: 2.480.000 - TK Vay ngắn hạn: 300.000 55
- TK Phải trả cho người bán: 200.000 - TK Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: 100.000 - TK Quỹ đầu tư phát triển: 280.000 - TK Nguồn vốn đầu tư XDCB: 50.000 - TK Lợi nhuận chưa phân phối: 80.000 - TK Phải trả CNV: 30.000 II. Các nghiệp vụ phát sinh quý I năm N NV1. Doanh nghiệp nhận vốn góp bằng một TSCĐ hữu hình mới 200.000 làm tăng nguồn vốn kinh doanh NV 2. Cán bộ công nhân viên hoàn trả tiền tạm ứng nhập quỹ tiền 18.000 mặt NV 3. Cán bộ công nhân viên hoàn trả tiền tạm ứng nhập quỹ tiền 120.000 mặt NV 4. Người mua trả nợ tiền mua hàng doanh nghiệp gủi vào ngân 150.000 hàng NV 5. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 100.000 NV 6. Xuất quỹ tiền mặt trả lương cho CBCNV 30.000 NV 7. Vay ngắn hạn ngân hàng trẩ nợ người bán 100.000 NV 8. Mua TSCĐ hữu hình bằng tiền vay dài hạn ngân hàng 250.000 NV 9. Xuất quỹ tiền mặt chi tạm ứng cho cán bộ 10.000 NV 10. Chuyển tiền gửi ngân hàng nộp thuế cho NSNN 100.000 NV 11. Chuyển quỹ đầu tư phát triển sang nguồn vốn đầu tư 200.000 XDCB NV 12. Xuất quỹ tiền mặt trả nợ người bán 50.000 NV 13. Chuyển tiền gửi ngân hàng trả nợ tiền vay dài hạn ngân 180.000 hàng NV 14. Chuyển nguồn vốn đầu tư XDCB sang nguồn vốn kinh 180.000 doanh NV 15. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng 90.000 Yêu cầu: Căn cứ số liệu đã cho: - Lập định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý I/N - Phản ánh vào sơ đồ tài khoản kế toán theo hình thức chữ "T" có liên quan, cộng và khoá sổ từng tài khoản. 56