Giáo trình Lý thuyết kế toán

Nội dung text: Giáo trình Lý thuyết kế toán

1. Trường đại học kinh doanh và công nghệ hà nội Khoa Kế toán Giáo trình Lý thuyết kế toán Hà Nội, 2011 3
2. Mục lục Trang Chương 1:Tổng quan về kế toán 6 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của kế toán 6 1.2. Khái niệm về kế toán 7 1.3. Vai trò và chức năng của kế toán 8 1.3.1. Cơ chế quản lý kinh tế và vai trò của kế toán 8 1.3.2. Kế toán – Công cụ quản lý kinh tế, tài chính 9 1.3.3. Kế toán với việc tổ chức và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính. 9 1.4 Đối tượng nghiên cứu của kế toán 14 1.5. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán 16 1.5.1. Nhiệm vụ của kế toán 16 1.5.2. Yêu cầu của kế toán: 17 1.6. Các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của kế toán 17 1.6.1. Các khái niệm cơ bản của kế toán. 17 1.6.2. Các nguyên tắc cơ bản của kế toán 19 Chương 2: Phương pháp kế toán 24 2.1. Phương pháp chứng từ 24 2.1.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ: 24 2.1.2. Phân loại chứng từ kế toán và các yếu tố của chứng từ kế toán 26 2.1.3. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ. 29 2.2. Phương pháp tài khoản kế toán 30 2.2.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán. 30 2.2.2. Tài khoản kế toán và kết cấu của tài khoản kế toán 31 2.2.3. Phân loại tài khoản kế toán 34 2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán 42 2.3. Phương pháp tính giá 69 2.3.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp tính giá. 69 2.3.2. Yêu cầu và nguyên tắc của tính giá 69 4
3. 2.3.3. Trình tự tính giá. 70 2.4. Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán. 71 2.4.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán 71 2.4.2. Nguyên tắc chung và yêu cầu chung xây dựng hệ thống các Bảng 73 tổng hợp - cân đối kế toán 2.4.3. Tổng hợp - cân đối kế toán trên Bảng cân đối kế toán. 74 2.4.4 Tổng hợp - cân đối kế toán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh 77 doanh. 2.4.5 Tổng hợp - cân đối kế toán trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 80 Chương 3: Thu thập, ghi chép số liệu kế toán 87 3.1. Lập chứng từ kế toán 87 3.2. Phân loại và ghi sổ kế toán: 89 3.2.1. Cách ghi đơn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế 90 toán. 3.2.2. Cách ghi kép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các tài 90 khoản kế toán (ghi theo quan hệ đối ứng). 3.3. Vào sơ đồ tài khoản kế toán. 97 3.4. Ví dụ tổng hợp về lập các định khoản kế toán và vào sơ đồ tài khoản. 98 Chương 4: Sổ kế toán và hình thức kế toán: 103 4.1. Sổ kế toán 103 4.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của sổ kế toán: 103 4.1.2. Phân loại sổ kế toán: 103 4.1.3. Qui định về sổ kế toán: 105 4.2. Hình thức kế toán: 112 4.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái: 112 4.2.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: 114 4.2.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung: 118 4.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ: 126 4.3. Những điểm cần chú ý khi nghiên cứu về sổ kế toán và hình thức kế toán: 129 5
4. Chương 1 Tổng quan về kế toán 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của kế toán. Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở để xã hội loài người tồn tại và phát triển. Trong mọi hình thái kinh tế xã hội, con người đều phải tiến hành các hoạt động sản xuất. Khi tiến hành các hoạt động sản xuất, con người luôn có ý thức quan tâm đến những hao phí cần thiết cho sản xuất, kết quả sản xuất và cách thức tổ chức quản ly nhằm thực hiện hoạt động sản xuất ngày càng có hiệu quả cao hơn. Sự quan tâm của con người đến sản xuất được biểu hiện thông qua việc thực hiện các hoạt động quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất và tái sản xuất. Hoạt động quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất, tái sản xuất của con người nhằm cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính cần thiết cho việc kiểm tra, điều hành các hoạt động kinh tế nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất, được gọi là kế toán. Kế toán ra đời, tồn tại và phát triển gắn liền với quá trình tái sản xuất xã hội và tồn tại, phát triển một cách tất yết khách quan trong mọi hình thái kinh tế-xã hội. Sản xuất của xã hội ngày càng phát triển, trình độ của khoa học kỹ thuật ngày càng cao, đòi hỏi yêu cầu về tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế ngày càng cao, càng hòan thiện hơn. Do vậy, kế toán ngày càng không ngừng phát triển cả về phương pháp và hình thức tổ chức để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của xã hội. Sự ra đời của kế toán gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của đời sống kinh tế-xã hội. Nhiều tài liệu đã cho biết, kế toán đã xuất hiện từ hàng trăm năm trước công nguyên. Qua các thời đại cùng với sự phát triển kinh tế và nhu cầu quản lý kinh tế, kế toán không ngừng phát triển. Ngày nay, kế toán được áp dụng rộng rãi trong đời 6
5. sống kinh tế-xã hội phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và ngày càng trở nên cần thiết đối với yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế- tài chính. Như vậy, kế toán là tất yếu khách quan đối với mọi hình thái kinh tế xã hội. Nó ra đời từ khi có hoạt động sản xuất của con người, nó tồn tại và phát triển cùng với sự phát triển của nền kinh tế. 1.2. Khái niệm về kế toán Kế toán được coi là một phân hệ thông tin thực hiện nhằm phản ánh và giám đốc mọi nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị thông qua việc sử dụng một hệ thống các phương pháp khoa học như: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán. - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế: Kế toán là một nghệ thuật về ghi chép, phân loại, tổng hợp theo một cách riêng những nghiệp vụ và các sự kiện kinh tế, tài chính, qua đó trình bày tổng quát kết quả hoạt động kinh tế. Kế toán mang tính nghệ thuật nhiều hơn khoa học thông qua việc ghi chép, xử lý, tổng hợp và phân tích các dữ liệu, các thông tin kinh tế. Tuy nhiên, kế toán mang tính chất khoa học thể hiện qua khả năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, trình độ khái quát hoá; thể hiện mối liên hệ giữa các hoạt động kinh tế, các sự việc diễn ra trong đời sống kinh tế của các đơn vị; thể hiện nguyên tắc chung nhất, chặt chẽ mà người làm công tác kế toán buộc phải tuân thủ. Tính khoa học và nghệ thuật của kế toán là sự kết hợp có tính logic. Khoa học cũng là nghệ thuật, mà nghệ thuật lại phụ thuộc vào khoa học và con người. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ảnh, được ghi chép chứng từ, trên chứng từ gốc, được phân loại và hệ thống hóa theo tính chất, nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. -Theo quan điểm hiện đại: 7
6. Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh; Kế toán là hoạt động phục vụ với chức năng cung cấp thông tin hữu ích, tin cậy cho việc ra các quyết định kinh doanh, quyết định kinh tế, tài chính. Tổng quát lại, kế toán là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các hoạt động kinh tế-tài chính và trình bày các kết quả xử lý, tổng hợp nhằm cung cấp những thông tin tin cậy, hữu ích cho việc ra quyết định về kinh tế, tài chính và đánh giá thực trạng, kết quả hoạt đông của một tổ chức. -Theo quy định của Luật kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiếm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. 1.3 – Vai trò và chức năng của kế toán 1.3.1. Cơ chế quản lý kinh tế và vai trò của kế toán Cơ chế kinh tế là một yếu tố quan trọng nhất của việc quản lý nền kinh tế quốc dân. Cơ chế kinh tế là hệ thống những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý trong từng giai đoạn phát triển khác nhau của nền sản xuất xã hội. Cơ chế quản lý kinh tế gồm ba bộ phận cơ bản: - Mục tiêu kinh tế - Chính sách kinh tế - Hệ công cụ quản lý kinh tế. Mục tiêu kinh tế thể hiện đờng lối chiến lược phát triển của mỗi quốc gia trong từng giai đoạn nhất định. Mục tiêu kinh tế là bộ phận quan trọng nhất của cơ chế quản lý kinh tế, quyết định con đường phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. Chính sách kinh tế là những chủ trương, giải pháp phát triển kinh tế đạt cho được những mục tiêu kinh tế đã được hoạch định. Chính sách kinh tế của mỗi quốc gia thể hiện nghệ thuật và năng lực lãnh đạo, điều hành kinh tế. 8
7. Hệ công cụ quản lý kinh tế là những phương tiện thực thi các chính sách kinh tế và nâng cao năng lực quản lý kinh tế. Đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi phải có đổi mới đồng thời cả ba bộ phận của cơ chế kinh tế. Chỉ có như vậy, mới có thể thành đạt trong sự nghiệp cải cách kinh tế. Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế cũng cần được đổi mới phù hợp với mục tiêu kinh tế, chính sách kinh tế của mỗi quốc gia. 1.3.2. Kế toán - Công cụ quản lý kinh tế, tài chính. Trong cơ chế quản lý kinh tế, tài chính luôn là tổng hòa các mối quan hệ kinh tế, tổng thể các nội dung và giải pháp tài chính, tiền tệ. Tài chính không chỉ có nhiệm vụ khai thác các nguồn lực, tăng thu nhập, tăng trưởng kinh tế, mà còn sử dụng và quản lý có hiệu quả mọi nguồn lực kinh tế của đất nước. Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán không chỉ cần thiết cho hoạt động tài chính Nhà nước, mà còn vô cùng cần thiết với hoạt động tài chính doanh nghiệp. 1.3.3. Kế toán với việc tổ chức và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính. Các tổ chức kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau đều có 6 chức năng cơ bản: - Chức năng hành chính, quản trị - Chức năng thương mại - Chức năng kỹ thuật - Chức năng tài chính - Chức năng tố tụng, an ninh (trách nhiệm pháp lý) - Chức năng kế toán Chức năng hành chính, quản trị là chức năng của bộ tham mưu, bộ não mỗi cơ thể sống. Bốn chức năng giữa là cơ quan hành động của các tổ chức kinh tế. Chức năng kế toán là hệ thần kinh của đơn vị kinh tế, vì nó có mặt ở khắp nơi, ở mọi bộ phận để 9
8. báo về cho bộ não sự vận động của các cơ quan và hoạt động của tất cả các bộ phận này. Trên cơ sở những thông tin đã thu nhận được bộ não đưa ra quyết định và mệnh lệnh cho các hoạt động của đơn vị. Kế toán quan sát hoạt động kinh tế, ghi chép, phân loại, phân tích và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế bằng các báo cáo biểu để báo cáo lãnh đạo và thông tin cho đối tượng cần đến thông tin. Vì vậy, có thể cho rằng công việc của kế toán là quan sát, ghi chép, phân loại, hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có quan niệm cho rằng, kế toán nhiều khi chỉ là công việc thuần túy ghi sổ và giữ sổ. Việc ghi sổ của kế toán mang tính thụ động và đối phó. Quan niệm đó đã không chỉ của những nhà quản lý, người sử dụng kế toán, mà nó tồn tại ngay cả trong đội ngũ những người làm kế toán. Trong nền kinh tế quản lý theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung, kế toán không được thực sự tôn trọng cũng chính chỉ vì đơn thuần ghi chép, giữ sổ kế toán một cách thụ động của nhân viên kế toán. Trong cơ chế quản lý kinh tế mới, Nhà nước lãnh đạo và quản lý nền kinh tế bằng luật pháp và các biện pháp kinh tế, không sử dụng biện pháp hành chính để can thiệp vào các hoạt động kinh doanh, đòi hỏi phải đổi mới nhận thức về bản chất và chức năng của kế toán. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế và tài chính, kế toán không chỉ có chức năng phản ánh và kiểm soát, mà còn phải thỏa mãn đòi hỏi những đối tượng sử dụng thông tin kế toán cả trong và ngoài đơn vị. Ngày nay, kế toán hoàn toàn không thuần túy là công việc giữ sổ, ghi chép, kiểm soát , mà quan trọng hơn là việc tổ chức hệ thống thông tin, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Kế toán là một khoa học hoặc nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại, tổng hợp và giải thích các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức, làm căn cứ cho các quyết định kinh tế. Kế toán cũng đã trở thành một lĩnh vực, một ngành thương mại dịch vụ quan trọng có vị thế trong kinh tế thị trường. Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin, nhất là thông tin có lợi ích về hoạt động để các đối tượng có nhu cầu cần thông tin kế toán có căn cứ đề ra các quyết định kinh tế. Những thông tin của kế toán cho phép các nhà kinh tế (doanh nghiệp, nhà đầu tư, nhà quản lý kinh tế, tài chính ) đề ra và lựa chọn quyết định hợp lý để định hướng hoạt động kinh tế, tài chính hoặc đầu tư. 10
9. Mặt khác, thông qua việc cung cấp thông tin, kế toán còn thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra tình hình thu, chi, tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các chế độ, thể lệ, qui định của Nhà nước. Kế toán là một hoạt động nối liền người ra quyết định với người kinh doanh, người thực hiện hoạt động kinh tế (sơ đồ 1.1.) Trước hết, kế toán đo lường các hoạt động kinh tế bằng việc ghi chép, phản ánh trung thực các dữ liệu thông tin kinh tế. Việc ghi chép được tiến hành theo phương pháp riêng của kế toán, vừa tôn trọng tính khách quan và bảo đảm tính pháp lý của thông tin. - Thứ hai: Quá trình xử lý dữ liệu thành những thông tin có ích, theo yêu cầu của người sử dụng, người quyết định. Qúa trình xử lý thông tin được tiến hành bằng phương pháp phân loại, sắp xếp, hệ thống hóa và tổng hợp các dữ liệu. Kế toán sử dụng những phương pháp riêng của mình để phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin, như phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, ghi sổ kép, sổ cái, số nhật ký - Thứ ba: Quá trình truyền đạt thông tin đã xử lý được cung cấp cho người sử dụng thông tin qua hệ thống thông tin cho công quản lý, điều hành, cho người ta quyết định. Mục đích quan trọng của kế toán là phân tích, giải thích và dụng thông tin cho hoạt động kinh tế tài chính. Kế toán là trung tâm hoạt động tài chính của hệ thống thông tin quản lý. Kế toán giúp cho các nhà quản lý, các nhà kinh doanh có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh tế, tài chính của tổ chức, đơn vị. Sơ đồ 1.1 Chạc năng cạa kạ toán Hoạt đạng Quyạt đạnh kinh tạ kinh tạ Dạ liạu Đo lưạng thông Xạ lý thông tin Truyạn đạt tin - Phân loại11 Th.tin - Đăng ký - Hạ thạng hóa - Báo cáo nhanh - Lạp chạng tạ - Tạng hạp - Báo cáo đạnh kì
10. Hệ thống kế toán ở Việt nam, trong nhiều năm, kế toán được coi là công cụ quản lý và kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp và hoạt động sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính, sự nghiệp. Vì thế, việc ghi chép kế toán còn mang nặng tính hình thức và đối phó. Số liệu và tài liệu kế toán chưa thực sự trở thành nhu cầu và chưa đủ độ tin cậy cho những đối tượng cần đến nó. Trong cơ chế thị trường, bên cạnh việc điều hành, quản lý nền kinh tế bằng luật pháp và các biện pháp kinh tế, Nhà nước cũng là một chủ sở hữu về kinh tế, bình đẳng như các chủ sở hữu khác trong hoạt động kinh doanh. Trước yêu cầu khắc nghiệt của kinh tế thị trường, nhiều đối tượng trong xã hội quan tâm đến số liệu, tài liệu kế toán. Những người sử dụng thông tin kế toán là những người có lợi ích kinh tế (trực tiếp hoặc gián tiếp) ở đơn vị, trước hết là những người có trách nhiệm đề ra các quyết định kinh tế (Sơ đồ số 1.2) Sơ đồ số 1.2 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán H.đạng k.tạ, tài chính chínhinh doanh Hạ thạng kạ toán Nhà quạn lý Ngưại có lại ích t.tiạp Ngưại có lại ích g.tiạp - Chạ doanh nghiạp - Nhà đạu tư - Cơ quan chạc năng - Chạ nạ - Thuạ - Ban giám đạc (cạ hiạn tại và tương lai) - Nhà hoạch đạnh chính 12 sách
11. Có thể chia những người sử dụng thông tin kế toán làm ba nhóm: - Những nhà quản lý kinh tế -tài chính, điều hành đơn vị, các chủ sở hữu, - Những người bên ngoài đơn vị nhưng có lợi ích trực tiếp. - Những đối tượng có lợi ích gián tiếp ở đơn vị. Thứ nhất, các nhà quản lý là những người có trách nhiệm điều hành hoạt động kinh tế tài chính, hoạt động kinh doanh. Họ có thể là một nhóm người thuộc Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, Hội đồng quản lý. Họ có thể là Thủ trưởng đơn vị, là chủ doanh nghiệp, cũng có thể là những nhà quản lý được thuê, được cử. Mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp là phải kinh doanh thu lợi nhuận tối ưu, nghĩa là với một chi phí thấp nhất phải đạt được một khoản thu nhập lớn nhất có thể. Để thành công trong nền kinh tế cạnh tranh, các nhà quản lý phải tập trung năng lực để kinh doanh có lãi và đảm bảo khả năng thanh toán tốt. Các nhà quản lý phải quyết định mục tiêu, lựa chọn phương thức tiến hành và trù liệu những khả năng, kết quả diễn ra. Nhà quản lý thành đạt phải có quyết định chính xác, hiệu quả, dựa trên những thông tin kịp thời và chắc chắn. Số liệu của kế toán, phân tích đánh giá những thông tin đó là chỗ dựa quan trọng trong nhiều quyết định kinh tế của các nhà quản lý. Vì vậy, các nhà quản lý luôn cần đến những thông tin kế toán về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ thông tin về sản nghiệp, nguồn vốn kinh doanh, cơ cấu và tình trạng vốn cũng như thông tin về tình hình kết quả kinh doanh. Trong đó, có những thông tin chi tiết về khả năng sinh lời của từng sản phẩm, lao vụ, cơ cấu và khả năng giảm chi phí, tình trạng tài chính và công nợ Thứ hai: Là những người có lợi ích trực tiếp ở đơn vị, như các nhà đầu tư, những chủ nợ hiện tại và tương lại. Những nhà đầu tư khi đã, hoặc sẽ đầu tư luôn quan tâm đến kết quả hoạt động của đơn vị và các thu nhập tiềm năng trong tương lai. Các báo cáo tài chính định kì của đơn vị cung cấp những chỉ tiêu chung, trong đó phản ánh thành tựu của đơn vị trên ph- 13
12. ương diện lợi nhuận và tình trạng tài chính (khả năng thanh toán). Báo cáo tài chính trình bày đầy đủ quá trình hoạt động đã qua và đề ra những phương hướng cho tương lai. Trong kinh tế thị trường, nhiều người ở bên ngoài đơn vị cũng nghiên cứu rất kỹ báo cáo tài chính của đơn vị. Việc nghiên cứu tỉ mỉ toàn bộ báo cáo tài chính phục vụ cho các quyết định về quy mô và triển vọng đầu tư. Trong quá trình đầu tư phải thường xuyên xem xét lại việc tham gia đầu tư thông qua các thông tin kế toán. Tương tự như vậy, các chủ nợ cho vay mượn tiền hoặc bán chịu hàng hóa, lao vụ, cũng rất quan tâm đến khả năng thanh toán tiền gốc và lãi. Các chủ nợ cần đến những thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán, lưu chuyển tiền tệ của đơn vị. Các tổ chức ngân hàng, tín dụng, Công ty tài chính, những nhà cung cấp hàng hóa lao vụ, cá nhân cần phải nắm và phân tích thông tin về tình trạng tài chính của đơn vị trước khi quyết định cho vay, bán chịu hoặc mua cổ phần, trái phiếu, Thứ ba: Những người có lợi ích gián tiếp là những người cần thông tin kế toán để ra những quyết định cho những vấn đề xã hội như cơ quan thuế, cơ quan chức năng, các tổ chức khác. Cơ quan thuế cần những thông tin kế toán xác định và kiểm tra số thuế phải thu của đơn vị. Các cơ quan chức năng cần những thông tin kế toán để tổng hợp tình hình kinh tế xã hội để làm căn cứ hoạch định các chính sách hoặc soạn thảo các chính sách, các quy định luật pháp như Cơ quan Thống kê, kế hoạch, quản lý giá 1.4. Đối tượng nghiên cứu của kế toán Tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của các đơn vị là đối tượng nghiên cứu của kế toán. Đối tượng kế toán cụ thể thuộc hoạt động thu chi ngân sách, hành chính, sự nghiệp của các đơn vị có sử dụng kinh phí nhà nước là tiền, tài sản; thu, chi ngân sách nhà nước; thu chi hoạt động sự nghiệp ; nguồn kinh phí, quỹ; các khoản trong thanh toán 14
13. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của các đơn vị không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước là tài sản, nguồn hình thành tài sản; các khoản thu chi hoạt động, đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước và các khoản trong thanh toán. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: - Toàn bộ tài sản của đơn vị, gồm Tài sản lưu động và tài sản cố định. Theo lĩnh vực tham gia luân chuyển, toàn bộ tài sản lưu động của đơn vị chia thành: Tài sản lưu động trong lĩnh vực sản xuất Tài sản lưu động trong lĩnh vực lưu thông Theo hình thái biểu hiện kết hợp với tính chất đầu tư, toàn bộ tài sản cố định được chia làm 4 loại: Tài sản cố định hữu hình Tài sản cố định vô hình Tài sản cố định thuê mua tài chính (thuê dài hạn) Tài sản cố định tài chính - Nguồn hình thành tài sản, gồm nguồn vốn chủ sở hữu và các khoản nợ phải trả. + Đối với nguồn vốn chủ sở hữu,t heo mục đích sử dụng, có thể chia ra thành các loại: Nguồn vốn kính doanh Lợi nhuận chưa phân phối Nguồn vốn chủ sở hữu khác + Đối với Nợ phải trả, theo tính chất và thời gian thanh toán có thể chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Theo tính chất nợ, có thể chia ra Nợ tín dụng, nợ trong thanh toán. Như vậy, giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản chỉ là 2 mặt khác nhau của một tài sản chứ không phải là 2 tài sản riêng biệt. Giá trị tài sản biểu hiện trạng thái cụ thể của tài sản, phản ánh cái đang có, đang tồn tại trong đơn vị. Nguồn hình thành tài 15
14. sản (gọi là nguồn vốn) biểu hiện mắt trừu tượng, nó cho biết tài sản được hình thành từ đâu, từ nguồn vốn nào. Một tài sản có thể được tài trợ từ một hay nhiều nguồn khác nhau. Ngược lại, một nguồn có thể tham gia vào một hay nhiều tài sản. Về mặt giá trị, tổng giá trị tài sản bao giờ cũng bằng tổng nguồn hình thành tài sản. Tổng Giá trị tài sản = Nguồn vốn chủ sở hữu + Nợ phải trả Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng Tài sản - Nợ phải trả Trong quá trình tái sản xuất, tài sản của doanh nghiệp vận động không ngừng qua các giai đoạn khác nhau. Trong mỗi giai đoạn của quá trình tái sản xuất, tài sản không chỉ ngừng biến đổi về mặt hình thức tồn tại, về hình thái vật chất mà còn biến đổi cả về mặt giá trị. Tuỳ thuộc các lĩnh vực hoạt động kinh doanh như sản xuất, phân phối, lưu thông, tài sản và cơ cấu tài sản của doanh nghiệp vận động qua các giai đoạn sẽ khác nhau. Theo mục tiêu của hoạt động kinh doanh là hoạt động kiếm lời thì số tài sản thu được sau quá trình vận động thường lớn hơn số tài sản đầu tư ban đầu. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, tài sản của đơn vị thường vận động qua 3 giai đoạn: giai đoạn mua hàng, giai đoạn sản xuất và giai đoạn tiêu thụ(hay còn gọi là giai đoạn bán hàng) - Giai đoạn mua hàng - Giai đoạn sản xuất - Giai đoạn tiêu thụ ( bán hàng ) Như vậy, trong quá trình sản xuất-kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp vận động không ngừng và thường xuyên biến đổi cả về hình thái hiện vật và giá trị. Để đạt được mục tiêu là lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh tế của quá trình tái sản xuất, cần thiết phải có thông tin và kiểm tra kịp thời, đầy đủ về quá trình vận động của tài sản. Đây chính là một phần nội dung công việc của kế toán. Hay nói cách khác quá trình vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị là đối tượng của kế toán. 16
15. Từ đối tượng nghiên cứu của kế toán trong các đơn vị sản xuất, kinh doanh có thể suy rộng cho một số loại hình hoạt động khác như: đơn vị kinh doanh thương mại, dịch vụ, đơn vị hành chính, đơn vị hành chính- sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp 1.5. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán 1.5.1. Nhiệm vụ của kế toán: Để thực hiện được chức năng của mình, kế toán có các nhiệm vụ cơ bản sau đây: - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. - Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Cung cấp thông tin từ số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. 1.5.2. Yêu cầu của kế toán: Để thực hiện các nhiệm vụ công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính. - Phản ánh kịp thời, đúng thời hạn quy định thông tin, số liệu kế toán. - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán. - Phản ánh trung thực hiện trạng bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. - Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước. 17
16. - Phân loại sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được. 1.6. Các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của kế toán Các khái niệm và nguyên tắc của kế toán là căn cứ để định ra chế độ kế toán cụ thể, giúp cho đơn vị ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính tuân theo các chuẩn mực, chế độ thống nhất, xử lý các vấn đề mới nảy sinh chưa được quy định, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán. 1.6.1. Các khái niệm cơ bản của kế toán. Kế toán có các khái niệm cơ bản như sau: * Một là: Đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán là đối tượng áp dụng Luật kế toán, có lập báo cáo tài chính, như cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước, các doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ sản xuất, hộ kinh doanh cá thể. Như vậy, đơn vị kế toán là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát và tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh, phải thực hiện việc phản ánh, ghi chép, thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin. * Hai là: Đơn vị tiền tệ: đơn vị tiền tệ là đơn vị được sử dụng chính thức ghi trong sổ kế toán và trong báo cáo tài chính: - Thước đo tiền tệ (giá trị) là loại thước đo chủ yếu được sử dụng để biểu thị giá trị các loại tài sản. - Ngoại tệ là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp. Theo Luật kế toán hiện hành, đơn vị tiền tệ kế toán là đồng Việt Nam (ĐVN). Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh là ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy đổi do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm quy đổi. Nếu ngoại tệ nào đó chưa có tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì phải quy đổi qua ngoại tệ khác đã có tỷ giá rồi mới quy đổi tiếp ra đồng Việt Nam. * Ba là: Kỳ kế toán: kỳ kế toán là thời gian quy định mà đơn vị kế toán phải báo cáo, gồm: kỳ kế toán năm, quí, tháng. 18
17. - Với đơn vị mới được thành lập, kỳ kế toán được tính từ ngày đơn vị được cấp giấy phép kinh doanh có hiệu lực đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán theo quy định. - Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc năm cuối cùng có thời gian dưới 90 ngày thì được phép cộng với kỳ kế toán của năm kế tiếp hoặc của năm trứơc để tính thành một kỳ kế toán và phải ngắn hơn 15 tháng. - Trường hợp đơn vị chia, tách, sáp nhập, giải thể thì kỳ kế toán năm cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán theo quy định đến hết ngày trước khi chia, tách, giải thể * Bốn là: Ttài sản: Tài sản là nguồn lực do đơn vị quản lý, sử dụng để thu được lợi ích, bao gồm: tài sản hữu hình, tài sản vô hình thuộc quyền sở hữu hoặc không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Tài sản được ghi nhận khi chắc chắn đơn vị thu được lợi ích và giá trị của nó được xác định tin cậy. * Năm là: Doanh thu và thu nhập khác: đó là tổng lợi ích kinh tế mà đơn vị thu được trong kỳ kế toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác. * Sáu là: Chi phí: chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích của đơn vị, không kể phần phân chia cho các cổ đông, chủ sở hữu. Chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận để xác định Lỗ, Lãi khi nó làm giảm lợi ích kinh tế và được xác định hợp lý, tin cậy. * Bảy là: Nợ phải trả: Nợ phải trả là nghĩa vụ mà đơn vị phải thanh toán từ các giao dịch đã xảy ra và được ghi nhận khi đơn vị phải dùng tiền để thanh toán theo nghĩa vụ và các khoản Nợ phải trả được xác định đáng tin cậy. * Tám là: Vốn chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu là giá trị của đơn vị được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản với tổng số Nợ phải trả. 1.6.2. Các nguyên tắc cơ bản của kế toán. Những nguyên tắc của kế toán được Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thừa nhận là những chuẩn mực, những qui tắc và những hướng dẫn làm căn cứ cho việc tiến 19
18. hành công tác kế toán và lập báo cáo tài chính. Các nguyên tắc kế toán được thiết lập để giúp cho người sử dụng những thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp có thể hiểu được báo cáo tài chính và thừa nhận trong một chừng mực nhất định mà không loại bỏ các qui định có tính địa phương, khu vực. Những nguyên tắc cơ bản của kế toán bao gồm: 1.6.2.1. Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Nội dung căn bản của nguyên tắc này đòi hỏi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến tài sản, Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ ở thời điểm phát sinh, không dựa vào thời điểm thực tế thu chi tiền hoặc tương đương tiền, do đó nó cho phép xác định được kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ kết toán không cần chờ đến thời điểm kết thúc đầu tư. 1.6.2.2 Nguyên tắc hoạt động liên tục: Nội dung của nguyên tắc này chỉ rõ, đơn vị kế toán không có ý định giải thể hoặc thu hẹp quy mô hoạt động trong kỳ kế toán. Trường hợp đơn vị sáp nhập, giải thể thì phải tiến hành kiểm kê tài sản, xác nhận công nợ và lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định khác. 1.6.2.3.Nguyên tắc giá gốc (hay còn gọi là nguyên tắc giá phí lịch sử) Nôi dung của nguyên tắc này đòi hỏi kế toán phải phản ánh trị giá tài sản, vật tư, hàng hoá theo giá gốc, tức là giá được hình thành khi đơn vị giành được quyền sở hữu về tài sản ( do mua hoặc do tự chế tạo, xây lắp). Nói cách khác, giá phí hữu ích của các yếu tố trong việc ghi nhận ban đầu trên các tài khoản kế toán và trên các báo cáo tài chính là giá phí lịch sử. Tuy nhiên, khi vận dụng nguyên tắc này cần lưu ý rằng, giá gốc (giá phí lịch sử) thường được điều chỉnh và trong một số trường hợp cũng cần có những định giá khác. Vì vậy, trong việc tuân thủ nguyên tắc giá gốc (giá phí lịch sử) cần quan tâm đến 4 loại giá tham khảo khác ngoài giá gốc (giá phí lịch sử) trong việc định giá tài sản và nợ phải trả. Đó là: - Giá phí hiện tại 20
19. - Giá thị trường - Giá trị thuần có thể thực hiện - Giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tương lai Nhìn chung 4 loại giá này liên quan đến những giá trị của tài sản và nợ phải trả sau những ghi nhận ban đầu của chúng. Khi một nghiệp vụ phi tiền tệ xảy ra, giá phí hay các loại định giá khác được đo lường tuỳ thuộc vào giá nào có thể xác định trung thực hơn. 1.6.2.4.Nguyên tắc tương xứng (phù hợp) Kết hợp giữa nguyên tắc doanh thu và nguyên tắc tương xứng được đề xuât chung trong nguyên tắc tương xứng: “Nguyên tắc tương xứng yêu cầu doanh thu trong kỳ phải được ghi nhận trong các tài khoản và trên các báo cáo tài chính khi: - Nghiệp vụ đã hoàn tất, và - tiến trình đạt được doanh thu phải được hoàn tất về thực chất. Và chí phí được ghi nhận là chi phí phải bỏ ra để đạt được doanh thu tương xứng trong kỳ,” Nếu doanh thu được thực hiện vào thời kỳ trước và liên quan đến nhiều kỳ sau thì phải thực hiện phân bổ cho các kỳ tương lai để phù hợp với nguyên tắc ghi nhận doanh thu. Bên cạnh đó, tất cả các yếu tố xác định của chi phí liên quan đến doanh thu cũng phải được ghi nhận cho phù hợp. Nguyên tắc tương xứng cũng đòi hỏi doanh thu đạt được khi tài sản được bán hay tiêu thụ cần phải được ghi nhận và báo cáo tương xứng với những chi phí của thời kỳ có liên quan đến doanh thu được ghi nhận. Có nhiều loại ghi nhận chi phí khác nhau. Một vài chi phí phản ánh mối quan hệ trực tiếp nguyên nhân - kết quả với doanh thu. Đó là khi doanh thu và chi phí xảy ra đồng thời, ví dụ như giá vốn của hàng bán ra, chi phí hoa hồng bán hàng và chi phí vận chuyển. Những chi phí khác được ghi nhận theo thời gian, vì phần nội dung bao hàm trong chi phí này có thời hạn lâu hơn so với thời hạn trực tiêp phát sinh doanh thu, ví dụ như chi phí khấu hao văn phòng, chi phí lãi tiền vay, chi phí thuê bất động sản. Đối với 21
20. những chi phí khác, không có mối quan hệ trực tiếp đối với doanh thu cũng như đối với thời gian phát sinh doanh thu, vì thế, những chi phí này cần được trình bày trong báo cáo tài chính như chi phí của kỳ kế toán có thể xác định. Ví dụ, chi phí quảng cáo, giói thiệu sản phẩm, chi phí nghiên cứu và phát triển. Một hệ thống thông thường của việc phân bổ là ghi nhận những chi phí này như những chi phí trong thời kỳ mà chúng xảy ra. 1.6.2.5.Nguyên tắc nhất quán và có thể so sánh được “Việc áp dụng các chính sách và thủ tục kế toán cần phải nhất quán từ thời kỳ này sang thời kỳ khác nhằm: - Có thể so sánh được các thông tin kế toán của một doanh nghiệp với những thông tin tương tự của các doanh nghiệp khác trong một thời kỳ và - Có thể so sánh được những thông tin tương tự của doanh nghiệp trong các thời kỳ khác nhau. Đồng thời tránh sự hiểu lầm của những sử dụng thông tin kế toán về những số liệu được cung cấp.” Tính có thể so sánh được giữa các doanh nghiệp, các tổ chức và sự nhất quán trong việc áp dụng các phương pháp sẽ làm gia tăng chất lượng thông tin trong việc so sánh mối quan hệ giữa tiềm năng kinh tế và quá trình thực hiện giữa các doanh nghiệp, giữa các tổ chức. Tuy nhiên, khi tuân thủ nguyên tắc này, cũng cần lưu ý rằng nếu tính nhất quán được thực hiện trong một thời gian quá lâu, thì tính phù hợp có thể chịu ảnh hưởng ngược lại. Vì vậy, sự thay đổi một phương pháp kế toán phù hợp hơn được cho phép, mặc dù điều này vi phạm tính nhất quán. Mâu thuẫn này được giải quyết bằng cách công khai những thông tin diễn giải bổ sung nhằm giữ được tính nhất quán (và có thể so sánh được) giữa báo cáo tài chính trước và sau khi thay đổi các chính sách thủ tục kế toán. 1.6.2.6.Nguyên tắc thận trọng 22
21. “Khi có 2 cách lựa chọn khác nhau thoả mãn những nguyên tắc cơ bản và ứng dụng cho một nghiệp vụ, thì sự lựa chọn có ảnh hưởng tốt nhât đến lãi ròng hay tổng tài sản cần phải được sử dụng.” Có thể cụ thể như sau: - Trong việc ghi nhận những tài sản có 2 sự đánh giá như nhau được chấp nhận, sự đánh giá tài sản với giá trị thấp hơn sẽ được chọn lựa. - Trong việc ghi nhận nợ phải trả, số liệu nợ phải trả nào cao hơn trong 2 cách đánh giá như nhau sẽ được ghi nhận. - Trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí, lãi hay lỗ khi có sự nghi ngờ hợp lý về sự thích hợp của số liệu thay thế, thì cách lựa chọn có tác động ít nhất đến lãi ròng sẽ được chọn lựa. Theo nguyên tắc này, khi không xác định được chính xác sự giải quyết đúng đắn hay số liệu đúng, những người sử dụng báo cáo tài chính thường được thoả mãn hơn với những số liệu báo cáo thấp hơn là việc phóng đại số liệu về lãi ròng và tài sản. Kế toán viên cần phải đưa ra nhiều quyết định kế toán căn cứ trên sự đánh giá các thay thế được chọn lựa, việc thực hiện những ước tính, và áp dụng những nguyên tắc kế toán. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, những chọn lựa này thường ảnh hưởng đến lãi ròng, tài sản, vốn chủ sở hữu và chúng luôn luôn không có câu trả lời đúng duy nhất. 1.6.2.7 Nguyên tắc trọng yếu Tính trọng yếu được xác định là “mức độ quan trọng của việc bỏ sót hay sai lệch của thông tin kế toán được xem là trọng yếu nếu quyết định của những người dựa vào những thông tin này sẽ thay đổi hay chịu ảnh hưởng khi biết được sự sai lệch hay bỏ sót đó.” Định nghĩa này cũng có nghĩa là những sai lệch không trọng yếu sẽ không làm thay đổi hay ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thông tin. Tuy nhiên, trọng yếu không có nghĩa là những khoản hay số liệu không trọng yếu thì không phải giải thích và báo cáo. Điều này cũng không có nghĩa là việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán có liên quan thì không đòi hỏi một cách triệt để. 23
22. Sự xét đoán tính trọng yếu là một trường hợp đặc biệt. Vì trong một vài trường hợp, số liệu được xem là trọng yếu trong trường hợp này thì lại không được xem là trọng yếu trong trường hợp khác do tầm quan trọng của số liệu liên quan như lợi tức, tổng số tài sản, và tổng số công nợ. Mặt khác, vì tính chất đặc biệt trong việc xác định tính trọng yếu, do đó khó có thể đưa ra những hướng dẫn chung của tính trọng yếu áp dụng cho tất cả các trường hợp. Trong thực tế, những hướng dẫn tính trọng yếu như “5% lợi tức” hay “5% tổng tài sản” thường được các công ty kiểm toán sử dụng. Chương 2: Phương pháp kế toán Để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ, kế toán phải sử dụng một hệ thống các phương pháp riêng, bao gồm: - Phương pháp chứng từ; - Phương pháp tài khoản; - Phương pháp tính giá; 24
23. - Phương pháp tổng hợp - cân đối. 2.1. Phương pháp chứng từ Hoạt động kinh tế thường rất đa dạng, phức tạp, diễn ra ở mọi lúc, mọi nơi, trong khi đó các đơn vị lại quản lý, sử dụng một khối lượng lớn về tài sản, do đó, để thu nhận, phân loại, phản ánh, xử lý, tổng hợp được toàn bộ tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động, thông qua đó cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cần thiết để kiểm tra, giám sát thường xuyên, có hiệu quả mọi hoạt động của đơn vị, kế toán phải sử dụng một hệ thống các phương pháp, trong đó phương pháp đầu tiên mà kế toán phải sử dụng là phương pháp chứng từ. 2.1.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ: Phương pháp chứng từ là phương pháp được kế toán sử dụng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã thực sự hoàn thành theo địa điểm, theo thời gian vào các bản chứng từ kế toán. Biểu hiện cụ thể của nội dung phương pháp chứng từ kế toán là các bản chứng từ và việc luân chuyển của chứng từ. Bản chứng từ kế toán được quan niệm là "vật mang tin" hay là "phần tử chứa đựng thông tin" về toàn bộ các hoạt động kinh tế của đơn vị, nó chứng minh (xác nhận) cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Việc luân chuyển chứng từ kế toán phản ánh (chỉ rõ) đường đi của chứng từ kế toán, bắt đầu phát sinh ở đâu, tiếp đến nó được chuyển đến đâu (từ đâu đến đâu) được xử lý như thế nào để thực hiện chức năng truyền tin, đáp ứng quản lý và sử dụng thông tin. Chứng từ kế toán có thể được tổ chức luân chuyển theo các dạng (mô hình) liên tiếp, song song hoặc vừa liên tiếp, vừa song song, tuỳ theo thời gian và yêu cầu nhận thông tin của quản lý. Vì phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp được kế toán sử dụng để ghi chép, phản ánh toàn bộ các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, do vậy nó có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý nói chung, với công tác kế toán nói riêng. 25
24. Trước hết, thông qua phương pháp chứng từ, kế toán của đơn vị sẽ thu nhận, ghi chép, phản ánh được đầy đủ, kịp thời, chính xác toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, từ đó kế toán thực hiện được nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực làm hư hao, tổn thất tài sản của đơn vị. Mặt khác, thông qua phương pháp chứng từ kế toán mà biểu hiện cụ thể nội dung của nó là "vật mang tin và truyền tin", kế toán sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết, phục vụ đắc lực cho yêu cầu của quản lý, giúp các nhà quản lý nói chung, các đối tượng sử dụng thông tin nói riêng có cơ sở để phân tích đánh giá và nhận biết được thực trạng của các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, từ đó họ sẽ các quyết định thích hợp, kịp thời, phục vụ cho lợi ích của chính họ. Cuối cùng, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán còn được thể hiện thông qua tính pháp lý của chứng từ kế toán. Như người ta biết, các số liệu, tài liệu của kế toán đều được phản ánh, ghi chép, tính toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, mà các số liệu được ghi trong các chứng từ kế toán đều đã được xác nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, do vậy, chứng từ kế toán không chỉ là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu, tài liệu của kế toán, mà còn là căn cứ pháp lý cho việc kiểm tra đánh giá, việc thực hiện các chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà nước hiện hành, các quyết định, quy định của cơ quan chủ quản. Chứng từ kế toán cũng căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp, các khiếu kiện có liên quan đến các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. 2.1.2. Phân loại chứng từ kế toán và các yếu tố của chứng từ kế toán. 2.1.2.1.Phân loại chứng từ kế toán Hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị rất đa dạng và phong phú, do vậy chứng từ kế toán ghi chép, phản ánh các hoạt động nói trên cũng rất đa dạng và phong phú. Để sử dụng có hiệu quả chứng từ kế toán cho yêu cầu khác nhau của công tác quản lý, cần thiết phải nhận biết được các loại chứng từ kế toán. Để đạt được mục đích nói trên, cần phải phân loại chứng từ kế toán. Khi sử dụng các tiêu thức phân loại khác 26
25. nhau, chứng từ kế toán sẽ được phân thành nhiều loại khác nhau, đáp ứng yêu cầu khác nhau của quản lý. * Phân loại chứng từ kế toán dựa vào mức độ của tài liệu trong chứng từ: Tuỳ thuộc vào mức độ của tài liệu trong chứng từ, chứng từ kế toán được phân thành hai loại: chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp. - Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) là chứng từ "sao chụp" nguyên gốc các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trực tiếp các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, do đó nó là cơ sở để ghi chép, phản ánh, tính toán số liệu của kế toán, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho v.v - Chứng từ tổng hợp là chứng từ được kế toán tổng hợp từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ thuận lợi cho việc ghi sổ của kế toán. Vì nó được tổng hợp từ các chứng từ gốc cùng loại, do đó khi sử dụng nó để ghi sổ kế toán, phải đính kèm các chứng từ gốc. Thuộc chứng từ tổng hợp, có chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ, ví dụ như bảng kê mua hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định v.v * Phân loại chứng từ kế toán dựa theo quy định về chứng kế toán của Nhà nước. Theo quy định của Nhà nước về chứng từ kế toán, chứng từ được phân thành hai loại: Chứng từ áp dụng thống nhất mang tính bắt buộc và chứng từ mang tính hướng dẫn (không bắt buộc). - Chứng từ thống nhất bắt buộc là chứng từ do Nhà nước (Bộ Tài chính) ban hành và được sử dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị, không phân biệt lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh, hình thức sở hữu. Đây là những chứng từ phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến và phản ánh mối quan hệ kinh tế, tài chính giữa các đơn vị pháp nhân có liên quan, ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, thẻ tài sản cố định v.v - Chứng từ kế toán hướng dẫn là chứng từ không do Nhà nước (Bộ tài chính) thống nhất ban hành mà chỉ hướng dẫn các đặc trưng, các chỉ tiêu để các ngành, các đơn 27
26. vị vận dụng có thể thêm, bớt chi tiết một số chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý riêng của ngành, của đơn vị. Tuy là chứng từ hướng dẫn, nhưng vẫn là chứng từ kế toán, do vậy vẫn phải đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ, hợp lý của chứng từ. Thuộc loại chứng từ này, ví dụ như biên lai thu tiền, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí)v.v Như vậy chứng từ hướng dẫn chỉ phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính ít có tính phổ biến mà có tính nội bộ riêng biệt của ngành, của đơn vị. 2.1.2.2. Các yếu tố của chứng từ kế toán (chứng từ gốc) Để thực hiện được vai trò là "vật mang tin" hay "phần tử chứa đựng thông tin", là cơ sở để xác nhận cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh cũng như là cơ sở để ghi sổ của kế toán, chứng từ kế toán phải được thiết kế, hoặc cấu trúc với những chỉ tiêu (yêu tố) đặc trưng cho các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, cả về nội dung, phạm vi, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh cũng như yếu tố chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan đến hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Để đảm bảo được yêu cầu nói trên, các yếu tố của chứng từ kế toán thường bao gồm 2 loại: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ xung. * Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán: Yếu tố cơ bản là yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán mà nếu thiếu nó thì chứng từ kế toán sẽ không có giá trị pháp lý. Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán bao gồm: Tên gọi của chứng từ; ngày tháng lập và số hiệu chứng từ; tên, địa chỉ, chữ ký và dấu (nếu có) của đơn vị, bộ phận cá nhân có liên quan; nội dung tóm tắt hoạt động kinh tế, tài chính, đơn vị đo lường được sử dụng. Về tên gọi của chứng từ: tên gọi của chứng từ phải phản ánh được khái quát nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính nói riêng, nội dung của hoạt động kinh tế, tài chính nói chung, thông qua đó giúp cho việc phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu của kế toán được tiến hành thuận lợi, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn, biên lai, kiểm kê v.v 28
27. - Về ngày tháng lập và số hiệu chứng từ: yếu tố ngày tháng lập chứng từ là bắt buộc đối với mọi chứng từ kế toán, nó phản ánh thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông qua yếu tố cơ bản về ngày tháng lập và số hiệu chứng từ, người ta có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu tính xác thực của nghiệp vụ của nghiệp vụ phát sinh, tránh được các hiện tượng tiêu cực khi sử dụng chứng từ kế toán như ghi bổ xung, quay vòng chứng từ v.v - Về tên, địa chỉ, chữ ký và dấu (nếu có) của đơn vị, tổ chức và các cá nhân có liên quan: Với yếu tố cơ bản nói trên, chứng từ kế toán chỉ rõ (xác nhận) được địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính, xác định được trách nhiệm vật chất của đơn vị, bộ phận và các cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo tính pháp lý, tính hợp lệ của chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra và dễ dàng xác định được chế độ trách nhiệm trong công tác quản lý nói chung, trong việc sử dụng chứng từ kế toán nói riêng. - Về nội dung tóm tắt hoạt động kinh tế, tài chính: Hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị phải diễn đạt ngắn, gọn, rõ ràng và dễ hiểu trên chứng từ kế toán, ví dụ lý do thu thì ghi rõ thu tiền bán hàng, thu hồi tạm ứng, lý do chi còn ghi rõ chi trả lương , chi tạm ứng, chi thanh toán công tác phí Yếu tố cơ bản nói trên phản ánh tính hợp lý của hoạt động kinh tế, tài chính, thông qua đó giúp cho việc phân loại, tổng hợp và ghi sổ của kế toán và việc thanh tra, kiểm tra nội dung hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. - Về đơn vị đo lường: Với yếu tố cơ bản này, chứng từ kế toán phản ánh được phạm vi, quy mô của các hoạt động kinh tế, tài chính, giúp cho việc phân loại, tổng hợp và ghi sổ của kế toán cũng như kiểm tra được tính hợp lệ của nội dung hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. * Các yếu tố bổ xung của chứng từ kế toán: Yếu tố bổ xung là yếu tố không bắt buộc của chứng từ kế toán, nó được xây dựng để đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể và yêu cầu ghi sổ của kế toán (giúp định khoản kế toán), ví dụ hoá đơn bán hàng có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức thanh toán ghi Nợ, ghi Có TK 29
28. Để phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán, đặc biệt trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán, các yếu tố được ghi trên chứng từ kế toán cần được bố trí, sắp xếp hợp lý, vừa đáp ứng được yêu cầu phản ánh và lưu giữ thông tin, vừa đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tin học, đáp ứng ngày càng cao trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý. 2.1.3. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ. Như người ta biết, hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị thường rất đa dạng, phong phú, phát sinh ở nhiều nơi với những khoản thời gian khác nhau. Tất cả các hoạt động nói trên đều được ghi chép, phản ánh vào chứng từ kế toán và được gọi là hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán, có thể do các cán bộ khác thực hiện. Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, để nó trở thành căn cứ ghi sổ kế toán, để phân loại và tổng hợp các thông tin cần thiết cho các bộ phận sử dụng thông tin, các chứng từ kế toán được lập ở nhiều nơi cần phải được tập trung về bộ phận kế toán của đơn vị để xử lý theo đúng quy định, đồng thời tiến hành luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thường bao gồm các công việc cụ thể như: Kiểm tra chứng từ; hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và bảo quản, lưu trữ chứng từ. - Về kiểm tra chứng từ: Vì chứng từ ban đầu được lập bởi nhân viên kế toán hoặc do các cán bộ khác có liên quan, được lập từ các địa điểm và thời gian phát sinh khác nhau, do vậy khi các chứng từ đó được tập trung về bộ phận kế toán của đơn vị, trước khi sử dụng nó để ghi sổ kế toán, các cán bộ kế toán được phân công phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, từ nội dung tóm tắt hoạt động kinh tế, tài chính đến tất cả các yếu tố cơ bản khác, cũng như yếu tố bổ xung được ghi trong chứng từ, nếu phát hiện có sai sót phải báo cáo với kế toán trưởng (hoặc trưởng phòng kế toán) và thủ trưởng đơn vị biết để xử lý và ra các quyết định cần thiết. Tất cả các chứng từ kế toán phải qua khâu kiểm tra, xét duyệt, đảm bảo đúng các yêu cầu mới được sử dụng để ghi sổ kế toán. - Về hoàn chỉnh chứng từ: 30
29. Khi tiến hành kiểm tra chứng từ, nếu phát hiện việc ghi chép chưa đầy đủ (ghi thiếu), cán bộ kế toán được phân công phải ghi bổ xung đầy đủ vào chứng từ, ví dụ số chứng từ, đơn vị đo lường sau đó tiến hành phân loại, tổng hợp, lập định khoản kế toán (nếu có) để phục vụ việc ghi sổ kế toán. - Về tổ chức luân chuyển chứng từ. Với vai trò là "vật truyền tin", sau khi chứng từ đã được kiểm tra và hoàn chỉnh, cần tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận, đơn vị và các cá nhân có liên quan để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. Tuỳ thuộc vào yêu cầu nhận để xử lý và sử dụng thông tin của từng bộ phận, đơn vị, và các cá nhân có liên quan, phụ trách kế toán (kế toán trưởng, trưởng phòng kế toán) sẽ đưa ra các quyết định để hướng dẫn việc luân chuyển chứng từ, đường đi của chứng từ có thể được tổ chức theo mô hình liên tiếp, song song hoặc vừa liên tiếp vừa song song. - Về bảo quản và lưu trữ chứng từ: Đây là công việc cuối cùng của công tác xử lý và luân chuyển chứng từ. Với vai trò là "phần tử chứa đựng thông tin", với ý nghĩa quan trọng của chứng từ kế đã được đề cập ở phần trước, chứng từ kế toán cần được bảo quản vào lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước về bảo quản và lưu giữ chứng từ và tài liệu kế toán, tránh xẩy ra mất mát, hư hỏng chứng từ. Việc bảo quản và lưu trữ phải hợp lý, khoa học để phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết. Khi phát hiện chứng từ bị mất mát, hư hỏng, cần kịp thời báo cáo với thủ trưởng, kế toán trưởng của đơn vị, báo cáo với các cơ quan chức năng để có các quyết định xử lý cần thiết, kịp thời, theo đúng chế độ quy định. 2.2. Phương pháp tài khoản kế toán 2.2.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán. Như người ta biết, hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị là đa dạng, phong phú với những nội dung tính chất khác nhau và toàn bộ các hoạt động đó đã được ghi chép, phản ánh vào các chứng từ kế toán theo từng địa điểm và thời gian phát sinh. Để phân loại, tổng hợp, hệ thống hoá các số liệu, tài liệu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về toàn bộ các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị cho yêu cầu của quản lý, kế toán sử dụng phương pháp tài khoản. 31
30. Phương pháp tài khoản là phương pháp được kế toán sử dụng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế , phân loại các đối tượng kế toán (từ đối tượng chung của kế toán thành các đối tượng cụ thể), để ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về số hiện có và sự vận động của tài sản (của từng đối tượng kế toán cụ thể) trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, thông qua đó mà kiểm tra, giám sát tình hình quản lý, sử dụng tài sản, cung cấp thông tin cần thiết, có hệ thống về tình hình hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ cho yêu cầu lập các báo cáo tài chính của đơn vị, từ đó mà đáp ứng được các yêu cầu sử dụng thông tin cho các đối tượng nhận thông tin vì các lợi ích khác nhau của họ. Như vậy, phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp đặc trưng riêng có của kế toán, theo đó người ta sử dụng các tài khoản để ghi chép, phản ánh toàn bộ các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, để tổng hợp, phân loại, hệ thống hoá các thông tin cần thiết theo nội dung kinh tế , đáp ứng các yêu cầu khác nhau của quản lý. Nói cách khác, thông qua việc sử dụng phương pháp này, kế toán sẽ phân loại, hệ thống hoá được một cách chi tiết, cụ thể về tài sản và sự vận động của nó trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, cũng như phân loại, tổng hợp và hệ thống hoá được các số liệu, tài liệu của kế toán theo các chỉ tiêu để phục vụ yêu cầu lập các báo cáo tài chính, từ đó mà cung cấp được kịp thời, đầy đủ các thông tin cho các yêu cầu quản lý khác nhau. 2.2.2. Tài khoản kế toán và kết cấu của tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản, nó được sử dụng để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống về số hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán. Như vậy, mỗi đỗi tượng kế toán thường được phản ánh vào một hay một số tài khoản kế toán, tuỳ theo đặc trưng vận động và yêu cầu quản lý đối với đối tượng kế toán. Nói cách khác, mỗi tài khoản kế toán được xây dựng (mở ra) để phản ánh một đối tượng cụ thể của kế toán, có tên gọi riêng và tên gọi của tài khoản kế toán thường phản ánh nội dung kinh tế của đối tượng mà tài khoản đó phản ánh. Tuỳ theo mức độ phản ánh cụ thể đối tượng kế toán, tài khoản kế toán được xây dựng thành nhiều cấp khác nhau, từ cấp I, cấp II, cấp III v.v * Về kết cấu của tài khoản kế toán. 32
31. Như ở phần trước đã đề cập, tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép, phản ánh số hiện có của đối tượng kế toán cụ thể và sự vận động của nó trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Phù hợp với quan điểm của triết học, các đối tượng cụ thể của kế toán luôn vận động từ dạng này sang dạng khác theo hai mặt đối lập: mặt này tăng thì mặt khác sẽ giảm, như thu đối lập với chi, nhập đối lập với xuất, vay đối lập với trả, tập hợp đối lập với phân phối v.v Để ghi chép, phản ánh được sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể theo hai mặt đối lập nói trên, tài khoản kế toán được xây dựng (thiết kế) có kết cấu tương ứng gồm 2 phần (hoặc hai cột) - Cột bên trái (phần bên trái) của tài khoản dùng để ghi chép, phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán, theo quy ước được gọi là bên Nợ của tài khoản. - Cột bên phải (phần bên phải) của tài khoản kế toán dùng để ghi chép phản ánh mặt vận động đối lập của đối tượng kế toán và được gọi là bên Có của tài khoản. Thuật ngữ Nợ và Có được sử dụng của kế toán là theo quy ước để chỉ 2 phần riêng biệt, phản ánh 2 mặt vận động đối lập của đối tượng kế toán, nó không có nghĩa là việc tăng hay giảm của tài sản, việc vay hay việc trả tiền vay v.v Tài khoản kế toán được dùng để phản ánh số hiện có của đối tượng kế toán cụ thể. Số hiện có đầu kỳ được gọi là số dư đầu kỳ, số hiện có cuối kì được gọi là số dư cuối kì, còn số biến động trong kì được gọi là số phát sinh trong kì: Ví dụ: Kết cấu của tài khoản tổng hợp được trình bày như sau: Tài khoản Tháng năm Chứng từ Tài khoản Số tiền Diễn giải Số Ngày đối ứng Nợ Có Số dư đầu kì Số phát sinh trong kì Cộng số phát sinh Số dư cuối kì 33
32. Trong giảng dạy và học tập, tài khoản kế toán được thiết kế theo dạng chữ T, biểu thị cho 2 phần (2 cột) của tài khoản. Ví dụ 1: Tài khoản có dạng chữ T như sau: Nợ Tài khoản Có Dđk. xxxx PS. xxx PS. xxx Cộng số PS xxx Cộng số P.S xxx Dck. xxxxx hoặc một dạng kết cấu khác của tài khoản: Nợ Tài khoản Có Dđk xxxx PS. xxxx PS: xxxxx Cộng số PS: xxxx Cộng số PS: xxxx Dck xxxxx * Đối với tài khoản kế toán nếu cuối kì không có số dư, nó có dạng kết cấu như sau: Nợ Tài khoản Có PS. xxxx PS. xxxx PS. xxxx PS. xxxx Cộng số PS Nợ xxxx Cộng số PS Có xxx * Đối với tài khoản kế toán chi tiết (dùng để ghi cụ thể hoá số đã ghi vào tài khoản tổng hợp (TK cấp 1). Để nắm được số dư (số hiện có) thường xuyên, liên tục của đối t ượng kế toán thì kết cấu của tài khoản chi tiết có thể được xây dựng (thiết kế) gồm 3 cột (3 phần) để phản ánh thường xuyên số hiện có và 2 mặt vận động của đối tượng kế toán. Ví dụ, Tài khoản chi tiết phải trả cho người bán có kết cấu như sau: 34
33. Tài khoản: Phải trả cho người bán (Công ty A - đơn vị bán) Chứng từ Số còn Số đã trả Số phải trả Diễn giải phải trả Số Ngày (Nợ) (Có) (số dư) 2.2.3. Phân loại tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể, do đó số lượng tài khoản kế toán tuỳ thuộc vào số lượng các đối tượng kế toán cụ thể cần phản ánh. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho người làm công tác kế toán nắm được nội dung, công dụng, kết cấu của từng loại tài khoản kế toán, thông qua đó giúp họ có thể ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào tài khoản kế toán đúng như chế độ quy định, cần thiết phải tiến hành phân loại tài khoản kế toán. Dựa vào những tiêu thức khác nhau, tài khoản kế toán sẽ được phân thành những loại khác nhau và đáp ứng yêu cầu khác nhau của quản lý. 2.2.3.1. Phân loại tài khoản kế toán dựa vào nội dung kinh tế mà tài khoản kế toán phản ánh. Theo tiêu thức phân loại nói trên, tài khoản kế toán được phân thành các loại sau đây: - Loại tài khoản phản ánh vốn - thường gọi tắt là tài khoản vốn. - Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn - gọi tắt là tài khoản nguồn. - Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí; - Loại tài khoản phản ánh kết quả kinh doanh. * Loại tài khoản phản ánh vốn (loại TK vốn) 35
34. Các tài khoản thuộc loại này đều phản ánh số hiện có của tài sản (được biểu hiện bằng tiền) và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Thuộc loại tài khoản này, nó gồm các nhóm sau đây: - Nhóm tài khoản phản ánh vốn bằng tiền và đầu tư tài chính ngắn hạn, như TK. Tiền mặt, TK. Tiền gửi ngân hàng, TK. Tiền đang chuyển, TK. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn v.v - Nhóm tài khoản phản ánh vốn trong thanh toán, như TK phải thu của khách hàng, TK. Tạm ứng, TK. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ v.v. - Nhóm tài khoản phản ánh vốn trong khâu dự trữ, như TK. Nguyên liệu,vật liệu, TK. Công cụ, dụng cụ, TK. Chi phí SXKD dở dang, TK. Thành phẩm, TK. Hàng hoá v.v - Nhóm tài khoản phản ánh vốn cố định, như TK. Tài sản cố định (hữu hình, vô hình, thuê tài chính), TK. Bất động sản đầu tư, TK. Xây dựng cơ bản dở dang v.v * Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn (TK nguồn) Các tài khoản phản ánh nguồn vốn cụ thể là phản ánh số hiện có và tình hình vận động của các nguồn vốn (nguồn hình thành các loại tài sản của đơn vị). Loại tài khoản này, được phân thành các nhóm tài khoản sau đây: - Nhóm tài khoản phản ánh các khoản nợ tín dụng, như TK. Vay ngắn hạn, TK. Vay dài hạn (nguồn vốn vay). - Nhóm tài khoản phản ánh các nguồn vốn trong thanh toán, như TK. Phải trả cho người bán, TK. Phải trả cho người lao động, TK. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, TK. Phải trả nội bộ, TK. Thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng, TK. Phải trả, phải nộp khác v.v - Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu, như TK. Nguồn vốn kinh doanh, TK. Nguồn vốn đầu tư XDCB, TK. Nguồn kinh phí sự nghiệp, TK. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, TK. Các quỹ của đơn vị v.v * Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí. 36
35. Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí là các tài khoản phản ánh quá trình vận động của tài sản, bao gồm các nhóm sau đây: - Nhóm tài khoản phản ánh quá trình mua vật tư, hàng hoá, như TK. Mua hàng. - Nhóm tài khoản phản ánh quá trình sản xuất, như TK. Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, TK. Chi phí nhân công trực tiếp, TK. Chi phí sử dụng máy thi công, TK. Chi phí sản xuất chung v.v - Nhóm tài khoản phản ánh quá trình bán hàng, như TK. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK. Xác định kết qủa kinh doanh v.v - Nhóm tài khoản phản ánh chi kinh phí, như TK. Chi sự nghiệp. Các nhóm tài khoản nói trên phản ánh quá trình kinh doanh, quá rình sử dụng kinh phí, vì thế khi chu kỳ hoạt động kết thúc, người ta phải lập quyết toán (lập báo cáo tài chính theo định kỳ) cho nên cần kết chuyển các chi phí đã chi ra và kết quả là các tài khoản thuộc nhóm quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí đều không có số dư. 2.2.3.2. Phân loại tài khoản kế toán dựa vào công dụng và kết cấu của tài khoản. Theo công dụng và kết cấu có nghĩa là, tài khoản nào có công dụng và kết cấu giống nhau thì được phân thành cùng nhóm. Phân loại theo tiêu thức nói trên, tài khoản kế toán được phân thành 3 loại: loại tài khoản chủ yếu, loại tài khoản điều chỉnh và loại tài khoản nghiệp vụ. * Loại tài khoản chủ yếu. Các tài khoản chủ yếu là các tài khoản phản ánh tài sản của đơn vị mà biểu hiện bằng tiền của tài sản được gọi là vốn, mỗi loại vốn đều có nguồn hình thành của nó, do vậy loại tài khoản chủ yếu bao gồm 3 nhóm tài khoản sau đây: - Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh vốn. - Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh nguồn vốn. - Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh cả vốn và nguồn vốn. + Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh vốn. 37
36. Các tài khoản chủ yếu phản ánh vốn đều có công dụng là phản ánh số hiện có của vốn và sự vận động của từng loại vốn trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Xét về mặt kết cấu, các tài khoản nói trên đều có kết cấu giống nhau, cụ thể là: - Số vốn hiện có ở thời điểm đầu kỳ được gọi là số dư đầu kỳ và đều được phản ánh ở bên Nợ của tài khoản, gọi tắt là dư Nợ đầu kỳ. - Số phát sinh làm tăng vốn trong kỳ được ghi vào bên Nợ của tài khoản, còn số phát sinh làm giảm vốn trong kỳ được ghi vào bên Có của các loại tài khoản nói trên. - Số vốn hiện có ở thời điểm cuối kỳ được gọi là số dư cuối kỳ và được phản ánh ở bên Nợ của tài khoản, gọi tắt là dư Nợ cuối kỳ. + Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh nguồn vốn. Công dụng của nhóm tài khoản nói trên là dùng để phản ánh số hiện có của từng loại nguồn và sự vận động của nó trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kết cấu của nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh nguồn vốn là giống nhau và là ngược với kết cấu của nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh vốn. Cụ thể chúng có kết cấu như sau: - Số hiện có của nguồn vốn ở thời điểm đầu kỳ được phản ánh ở bên Có của tài khoản, gọi tắt là số dư Có đầu kỳ. - Số phát sinh làm tăng nguồn vốn trong kỳ được ghi vào bên Có của tài khoản, còn số phát sinh làm giảm nguồn vốn lại được ghi vào bên Nợ của tài khoản. - Số nguồn vốn hiện có ở thời điểm cuối kỳ được phản ánh ở bên Có của tài khoản, gọi tắt là dư Có cuối kỳ. + Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh cả vốn và nguồn vốn: Các tài khoản chủ yếu phản ánh cả vốn và nguồn vốn được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán của đơn vị với các tổ chức và đơn vị khác. Kết cấu chung của nhóm tài khoản nói trên như sau: - Số nợ còn phải thu đầu kỳ lớn hơn số nợ còn phải trả đầu kỳ được phản ánh ở bên Nợ của tài khoản, gọi tắt là dư Nợ đầu kỳ, nếu quan hệ của nó ngược lại thì số chênh lệch đó được phản ánh ở bên Có của tài khoản, gọi tắt là dư Có đâu là. 38
37. - Số phát sinh làm tăng nợ phải thu, làm giảm nợ phải trả trong kỳ được ghi vào bên Nợ của tài khoản và ngược lại, số phát sinh làm giảm nợ phải thu, làm tăng nợ phải trả được ghi vào bên Có của tài khoản. - Cuối kỳ, số nợ còn phải thu lớn hơn số nợ còn phải trả thì số chênh lệch được ghi vào bên Nợ của tài khoản, nếu ngược lại thì ghi vào bên Có của tài khoản và được gọi là dư Nợ hoặc dư Có cuối kì. Do kết cấu của nhóm tài khoản nói trên có đặc điểm riêng, cho nên để theo dõi được tình hình thanh toán công nợ, bắt buộc kế toán phải mở tài khoản chi tiết để tách riêng số dư Nợ và số dư Có để lập được các chỉ tiêu tương ứng trên bảng cân đối kế toán (không được bù trừ giữa vốn và nguồn). * Loại tài khoản điều chỉnh: Một trong những yêu cầu của quản lý là phải xác định được giá trị thực tế của vốn và nguồn vốn, do vậy trong trường hợp tài khoản chủ yếu chưa phản ánh được vốn thực tế và nguồn thực tế thì phải tiến hành điều chỉnh. Để thực hiện được yêu cầu nói trên, kế toán sử dụng tài khoản điều chỉnh. Như vậy tài khoản điều chỉnh được sử dụng là để điều chỉnh số liệu đã được phản ánh trong các tài khoản chủ yếu. Thuộc loại tài khoản điều chỉnh, gồm 3 nhóm: nhóm tài khoản điều chỉnh tăng, nhóm tài khoản điều chỉnh giảm và nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm. - Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: Nhóm tài khoản này được dùng để phản ánh số tăng thêm của vốn và nguồn vốn trong trường hợp số liệu được ghi vào tài khoản chủ yếu trước đó thấp hơn số thực tế phải ghi. Do đặc điểm nói trên, cho nên kết cấu của nhóm tài khoản điều chỉnh tăng có kết cấu giống với kết cấu của tài khoản chủ yếu mà nó điều chỉnh. - Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: trường hợp tài khoản chủ yếu phản ánh số vốn và nguồn vốn lớn hơn số thực tế phải ghi thì kế toán sử dụng tài khoản điều chỉnh giảm để xác định đúng số thực tế của vốn và nguồn. Với đặc tính nói trên, kết cấu của nhóm tài khoản này là ngược với kết cấu của tài khoản chủ yếu mà nó điều chỉnh. - Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm. 39
38. Nhóm tài khoản điều chỉnh nói trên được sử dụng để điều chỉnh cho tài khoản chủ yếu khi tài khoản chủ yếu phản ánh sự biến động của vốn và nguồn lúc tăng, lúc giảm so với số thực tế, do vậy kết cấu của nhóm tài khoản này là sự kết hợp của kết cấu tài khoản điều chỉnh tăng và kết cấu của tài khoản điều chỉnh giảm. * Loại tài khoản nghiệp vụ: gọi là tài khoản nghiệp vụ vì loại tài khoản này được sử dụng để phản ánh quá trình sử dụng kinh phí, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Thuộc loại tài khoản này gồm 4 nhóm: nhóm tài khoản tập hợp phân phối, nhóm tài khoản phân phối dự toán, nhóm tài khoản tính giá và nhóm tài khoản kết quả nghiệp vụ. + Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: Nhóm tài khoản tập hợp phân phối được sử dụng để tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng kinh phí, quá trình sản xuất kinh doanh và sau đó là phân bổ chi phí cho các đối tượng chịu chi phí. Các tài khoản thuộc nhóm này có kết cấu như sau: - Chi phí phát sinh trong kỳ được ghi vào bên Nợ của tài khoản; - Chi phí được phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí ghi vào bên Có của tài khoản. Vì chi phí tập hợp được bao nhiêu sẽ được phân bổ bấy nhiêu, do vậy cuối kỳ các tài khoản thuộc nhóm này đều không có số dư. + Nhóm tài khoản phân phối dự toán. Trong quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, nếu thời gian phát sinh chi phí và thời gian phân bổ để tính chi phí cho các đối tượng chịu chi phí nhằm xác định kết quả sử dụng chi phí không trùng nhau thì kế toán phải lập dự toán (lập kế hoạch) chi phí để phân bổ hợp lý chi phí cho các kỳ sử dụng, đảm bảo việc xác định kết quả sử dụng chi phí trong kỳ chính xác hơn. Thuộc loại tài khoản này có hai nhóm tài khoản: nhóm tài khoản chi phí trả trước và nhóm tài khoản chi phí phải trả. + Nhóm tài khoản chi phí trả trước: Trong thực tế hoạt động của đơn vị, có những chi phí thực tế đã phát sinh (đã chi ra) ở kỳ này, nhưng chi phí đó lại phát huy tác dụng đến kết quả cho nhiều kỳ sau đó, do vậy cần phải phân bổ dần chi phí cho các kỳ sử dụng, như chi phí về cải tiến kỹ thuật, chi về chi phí in ấn v.v Để phản ánh các 40
39. khoản chi phí nói trên, kế toán sử dụng tài khoản chi phí trả trước. Nhóm tài khoản trên có kết cấu cụ thể như sau: - Số chi phí trả trước chưa phân bổ hết ở kỳ trước được phản ánh ở bên Nợ của tài khoản, gọi là dư Nợ đầu kỳ. - Số chi phí thực tế phát sinh trong kỳ được ghi vào bên Nợ, còn số chi phí trả trước phân bổ theo kế hoạch thì ghi vào bên Có của tài khoản. - Số chi phí trả trước chưa phân bổ hết trong kỳ (để lại phân bổ cho kỳ sau) được phản ánh ở bên Nợ của tài khoản, gọi là dư Nợ cuối kỳ. + Nhóm tài khoản chi chí phải trả: Khác với chi phí trả trước, chi phí phải trả là những chi phí đã phát huy tác dụng đến kết quả hoạt động của đơn vị và đã được tính vào chi phí hoạt động, nhưng đơn vị chưa chi trả vì chưa đến kỳ, ví dụ chi về tiền lương nghỉ phép, chi về tiền thuê nhà, công cụ, chi để sửa chữa lớn tài sản cố định v.v Để phân bổ đồng đều, hợp lý và không làm biến động đột ngột các chi phí nói trên cho các đối tượng chịu chi phí trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản chi phí phải trả. Nhóm tài khoản này có kết cấu cụ thể như sau: - Số chi phí phải trả thực tế đầu kỳ chưa chi hết (số hiện còn) được phản ánh ở bên Có của tài khoản, gọi là dư Có đầu kỳ; - Số chi phí phải trả thực tế phát sinh được ghi vào bên Nợ, còn chi phí phải trả trích trước theo kế hoạch thì ghi vào bên Có của tài khoản. - Số chi phí cuối kỳ thực tế phải trả chưa chi hết (số hiện còn) được phản ánh ở bên Có của tài khoản, gọi là dư Có cuối kỳ. + Nhóm tài khoản tính giá: Tài khoản tính giá được kế toán sử dụng để tập hợp yếu tố chi phí cấu thành giá và từ đó tính được giá của các đối tượng cần tính giá. Tài khoản tính giá có kết cấu cụ thể như sau: - Toàn bộ chi phí cấu thành giá của đối tượng cần tính giá phát sinh trong kỳ (kể cả chi phí dở dang kỳ trước chuyển sang) được ghi vào bên Nợ của tài khoản. Toàn bộ chi phí thực tế của đối tượng cần tính giá đã được xác định trong kỳ và chi phí dở dang chuyển sang kỳ sau được ghi vào bên Có của tài khoản. 41
40. - Do đặc trưng phản ánh nói trên, tài khoản tính giá không có số dư cuối kỳ do việc tính giá đã hoàn thành. + Nhóm tài khoản kết quả nghiệp vụ. Cuối kỳ hoạt động, để xác định được kết quả, kế toán phải phản ánh được tổng thu nhập và chi phí của đơn vị. Để đáp ứng được yêu cầu nói trên, kế toán sử dụng nhóm tài khoản kết quả nghiệp vụ, gồm 2 tài khoản: Tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và tài khoản xác định kết quả. + Tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có kết cấu như sau: - Bên Nợ của tài khoản phản ánh số thuế phải nộp về hàng bán ra trong kỳ, các khoản được giảm trừ doanh thu và doanh thu thuần được kết chuyển để xác định kết quả của đơn vị. - Bên Có của tài khoản phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ, để xác định kết quả, kế toán phải kết chuyển doanh thu thuần, do vậy tài khoản này không có số dư. + Tài khoản xác định kết quả kinh doanh có kết cấu như sau: - Bên Nợ của tài khoản phản ánh trị giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ đã bán và cung cấp trong kỳ và các chi phí về các hoạt động khác, số lãi của các hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của đơn vị; - Bên Có của tài khoản phản ánh doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ và thu nhập khác, số lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác. - Cuối kỳ, đơn vị phải xử lý kết quả lãi, lỗ nên tài khoản này không có số dư. 2.2.3.3. Phân loại tài khoản theo phạm vi, mức độ của chỉ tiêu biểu thị đối tượng kế toán cụ thể trên tài khoản. Dựa vào tiêu thức nói trên, tài khoản kế toán bao gồm 2 loại: tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. 42
41. * Tài khoản kế toán tổng hợp (TK cấp I): Tài khoản kế toán tổng hợp được sử dụng để phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp, thông qua đó mà cung cấp các số liệu cần thiết để lập các báo cáo tài chính. * Tài khoản kế toán chi tiết (TK cấp II, cấp III v.v ) Để phản ánh cụ thể, chi tiết các số liệu đã được ghi vào tài khoản tổng hợp và để đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể, kế toán sử dụng tài khoản chi tiết. Riêng đối với vật tư, hàng hoá, khi mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng, từng loại vật tư thì phải sử dụng cả thước đo hiện vật và thước đo giá trị để đáp ứng yêu cầu quản lý về vật tư, hàng hoá. 2.2.3.4. Phân loại tài khoản kế toán theo quan hệ với các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. Theo tiêu thức phân loại nói trên, tài khoản kế toán được chi thành 2 loại: Tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. * Loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Các tài khoản kế toán trong bảng cân đối kế toán được sử dụng để lập các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, nó phản ánh toàn bộ số hiện có của tài sản ở một thời điểm nhất định thuộc sở hữu, quyển sử dụng hợp pháp của đơn vị và nguồn hình thành của nó. * Loại tài khoản ngoài bảng: các tài khoản ngoài bảng cân đối được dùng để phản ánh tài sản của đơn vị khác mà theo hợp đồng thì thuộc quyền quản lý của đơn vị hoặc để phản ánh chi tiết các chỉ tiêu, kinh tế, tài chính khác do chế độ quy định. 2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là danh mục các tài khoản kế toán mà các đơn vị, tổ chức phải sử dụng để phản ánh tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình sử dụng kinh phí và hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do lĩnh vực hoạt động và đặc điểm hoạt động của các đơn vị, tổ chức kinh tế và xã hội khác nhau, cho nên phải xây dựng những hệ thống tài khoản kế toán khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu khác nhau của quản lý. Hiện tại ở Việt Nam, Bộ Tài chính đã ban hành bốn hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006-BTC ngày 43
42. 20/03/2006, Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo QĐ 48/2006- BTC ban hành ngày 04/09/2006, hệ thống tài khoản kế toán đơn vị chủ đầu tư theo QĐ 214/2000-BTC ban hành ngày 28/12/2000 và hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp theo QĐ 19/2006-BTC ban hành ngày 30/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 15/2006 /QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính gồm 9 loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán và 1 loại (loại 0) là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Các loại tài khoản trong bảng bao gồm: Loại TK.1 Tài sản ngắn hạn; Loại TK.2 Tài sản dài hạn; Loại TK.3 Nợ phải trả. Loại TK.4 Vốn chủ sở hữu; Loại TK. 5 Doanh thu; Loại TK. 6 Chi phí sản xuất kinh doanh; Loại TK.7 Thu nhập khác; Loại TK.8 Chi phí khác Loại TK.9 Kết quả kinh doanh. Các tài khoản ngoài bảng thuộc loại TK. 0 bao gồm 6 tài khoản để phản ánh Tài sản thuê ngoài, Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công; Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược; Nợ khó đòi đã xử lý; Ngoại tệ các loại và Dự toán chi sự nghiệp, dự án. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng với 51 tài khoản cấp 1 và 5 tài khoản ngoài bảng. Qui định về kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng đầy đủ 7 chuẩn mực kế toán ( CM số 01,05,14,16,18,23 và 26), áp dụng không đầy đủ 12 chuẩn mực kế toán ( CM số 03,04,06,07,08,10,15,17,21,24,29), không áp dụng 7 chuẩn mực kế toán ( CM số 11,19,22,25,27,28,30 ) 44
43. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị chủ đầu tư bao gồm 8 loại tài khoản trong bảng, bao gồm: Loại TK 1- Tài sản lưu động với 13 tài khoản cấp 1; Loại TK2 - Tài sản cố định với 4 tài khoản cấp 1; Loại TK 3 - Nợ phải trả với 7 tài khoản cấp 1; Loại TK 4- Nguồn vốn chủ sở hữu với 5 tài khoản cấp 1; Lloại TK 5 - Doanh thu với 1 tài khoản cấp 1; Loại TK 6 Chi phí với 1 tài khoản cấp 1; Loại TK 7 - Thu nhập hoạt động khác với 1 tài khoản cấp 1 và cuối cùng loại 8 - Chi phí hoạt động khác với 1 tài khoản cấp 1; Loại tài khoản ngoài bảng có 4 tài khoản ngoài bảng. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính bao gồm 7 loại tài khoản, trong đó 6 loại tài khoản trong bảng và 1 loại tài khoản ngoài bảng. - Các loại tài khoản trong bảng bao gồm: Loại TK.1 Tiền và vật tư; Loại TK. 2 Tài sản cố định; Loại TK.3 Thanh toán; Loại TK.4 Nguồn kinh phí; Loại TK .5 Các khoản thu; Loại TK. 6 Các khoản chi. - Các tài khoản ngoài bảng thuộc hệ thống tài khoản của đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: TK Tài sản thuê ngoài; TK Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công; TK Ngoại tệ các loại (3.TK này giống với 3.TK của đơn vị SXKD); TK Chi hành chính; TK Dụng cụ lâu bền đang sử dụng; TK Dự toán chi hoạt động và dự toán chi chương trình, dự án. 45
44. Các hệ thống tài khoản nói trên có thể khác nhau về số loại, mỗi loại tài khoản lại bao gồm số lượng tài khoản không giống nhau, một số tên gọi cũng khác nhau, nhưng chúng có những đặc trưng cơ bản giống nhau: - Tài khoản cấp 1 là tài khoản tổng hợp được ký hiệu bằng 3 chữ số, tài khoản cấp 2 được ký hiệu bằng 4 chữ số, tài khoản cấp 3 được ký hiệu bằng 5 chữ số v.v ; Chữ số đầu tiên chỉ loại tài khoản (ví dụ loại TK.1 thì tất cả các tài khoản thuộc loại TK này đều được ký hiệu bằng số 1); Chữ số thứ 2 chỉ nhóm của tài khoản (ví dụ nhóm TK. phản ánh vật tư, hàng hoá thuộc loại 1 đều ký hiệu bằng số 5); Chữ số thứ 3 là tên của tài khoản trong nhóm (ví dụ trong nhóm vật tư, hàng hoá thì số 2 là nguyên vật liệu, số 3 là công cụ, dụng cụ, số 5 là thành phẩm v.v ), chữ số thứ 4 là tên của tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết của TK. cấp 1 (ví dụ trong tài khoản tiền mặt - TK 111 thì số thứ 4 có ký hiệu là số 1 là chỉ tiền Việt Nam; số 2 chỉ ngoại tệ, số 3 chỉ vàng, bạc, đá quý v.v ); Nếu mở tiếp chi tiết thì chữ số thứ 5 là tên của tài khoản cấp 3 v.v - Không sử dụng tài khoản vừa phản ánh vốn, vừa phản ánh nguồn vốn; - Hạn chế tối đa việc sử dụng tài khoản kết hợp, nghĩa là một tài khoản chỉ phản ánh một nội dung kinh tế, không kết hợp phản ánh nhiều nội dung kinh tế khác nhau. Chi tiết các loại tài khoản, tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 được trình bày ở phần hệ thống tài khoản sau đây: * Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo QĐ15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Số Số Hiệu TK Tên tài khoản Ghi chú TT Cấp 1 Cấp 2 1 2 3 4 5 Loại TK 1 Tài sản ngắn hạn 01 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 46
45. 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo từng 1121 Tiền Việt Nam ngân hàng 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đã quý 03 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 04 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 05 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác 06 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 07 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo đối tượng 08 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 09 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 10 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hoá 1388 Phải thu khác 11 139 Dự phòng phải thu khó đòi 47
46. 12 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 15 151 Hàng mua đang đi đường 16 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 17 153 Công cụ, dụng cụ 18 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 19 155 Thành phẩm 20 156 Hàng hoá 1561 Giá mua hàng hoá 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 1567 Hàng hoá bất động sản 21 157 Hàng gửi đi bán 22 158 Hàng hoá kho bảo thuế Đơn vị có XNK được lập kho bảo thuế 23 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 24 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trước 1612 Chi sự nghiệp năm nay Loại TK2 Tài sản dài hạn 25 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bi, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 48
47. 2118 TSCĐ khác 26 212 Tài sản cố định thuê tài chính 27 213 Tài sản cố định vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hoá 2135 Phần mềm máy vi tính 2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 TSCĐ vô hình khác 28 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn TSCĐ Hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 29 217 Bất động sản đầu tư 30 221 Đầu tư vào Công ty con 31 222 Vốn góp liên doanh 32 223 Đầu tư vào Công ty liên kết 33 228 Đầu tư dài hạn khác 2281 Cổ phiếu 2282 Trái phiếu 2288 Đầu tư dài hạn khác 34 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 35 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 36 242 Chi phí trả trước dài hạn 37 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 49
48. 38 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn Loại TK 3 Nợ phải trả 39 311 Vay ngắn hạn 40 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 41 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 42 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3336 Thuế Tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 43 334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3348 Phải trả người lao động khác 44 335 Chi phí phải trả 45 336 Phải trả nội bộ 46 337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp DN xây lắp có đồng xây dựng thanh toán theo tiến độ kế hoạch 47 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 50
49. 3384 Bảo hiểm y tế 3385 Phải trả về cổ phần hoá 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 48 341 Vay dài hạn 49 342 Nợ dài hạn 50 343 Trái phiếu phát hành 3431 Mệnh giá trái phiếu 3432 Chiếu khấu trái phiếu 3433 Phụ trội trái phiếu 51 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 52 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 53 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 54 352 Dự phòng phải trả Loại TK 4 Vốn chủ sở hữu 55 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần C.ty cổ phần 4118 Vốn khác 56 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 57 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính 4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB 58 414 Quỹ đầu tư phát triển 59 415 Quỹ dự phòng tài chính 60 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu C.ty cổ phần 61 419 Cổ phiếu quỹ 51
50. 62 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 63 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 64 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản áp dụng cho 65 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp DNNN dùng cho các Công ty, 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước TCty có nguồn 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay kinh phí 66 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Loại TK 5 Doanh thu 67 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hoá 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo yêu 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ cầu quản lý 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 68 512 Doanh thu bán hàng nội bộ áp dụng khi có 5121 Doanh thu bán hàng hoá bán hàng nội bộ 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 69 515 Doanh thu hoạt động tài chính 70 521 Chiết khấu thương mại 71 531 Hàng bán bị trả lại 72 532 Giảm giá hàng bán Loại TK 6 Chi phí sản xuất, kinh doanh 52
51. 73 611 Mua hàng áp dụng phương 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu pháp kiểm kê định kỳ 6112 Mua hàng hoá 74 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 75 622 Chi phí nhân công trực tiếp 76 623 Chi phí sử dụng máy thi công áp dụng đơn vị 6231 Chi phí nhân công xây lắp 6232 Chi phí vật liệu 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác 77 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 78 631 Giá thành sản xuất PP. K kê định kỳ 79 632 Giá vốn hàng bán 80 635 Chi phí tài chính 81 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 53
52. 82 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác Loại TK 7 Thu nhập khác 83 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động Loại TK 8 chi phí khác 84 811 Chi phí khác 85 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Chi tiết hoạt động 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại Loại TK 9 Xác định kết quả kinh doanh 86 911 Xác định kết quả kinh doanh Loại TK 10 Tài khoản ngoài bảng 001 Tài sản thuê ngoài 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký Chi tiết theo yêu cược cầu quản lý 004 Nợ khó đòi đã xử lý 54
53. 007 Ngoại tệ các loại 008 Dự toán chi sự nghiệp, dự án Danh mục hệ thống tài khoản kế toán Ban hành theo QĐ48/2006 ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính (Dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) Số hiệu TK TT Cấp Tên tài khoản Ghi chú Cấp 2 Cấp 3 1 1 2 3 4 5 6 Loại tài khoản 1 Tài sản ngắn hạn 1 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ chi tiết theo từng ngân hàng 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 3 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kin khí quý, đá quý 3 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn 4 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo 5 133 Thuế GTGT được khâu trừ từng khách hàng 1331 Thuế GTGT được khâu trừ của hàng hoá dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khâu trừ của tài sản cố định 6 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 55
54. 7 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 8 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 9 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 10 153 Công cụ , dụng cụ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 11 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh Chi tiết theo yêu dở dang cầu quản lý 12 155 Thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu quản lý 13 156 Hàng hoá Chi tiết theo yêu cầu quản lý 14 157 Hàng gửi đi bán Chi tiết theo yêu cầu quản lý 15 159 Các khoản dự phòng 1591 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn 1592 Dự phòng phải thu khó đòi 1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Loại tài khoản 2 Tài sản dài hạn 16 211 Tài sản cố định 2111 TSCĐ hữu hình 2112 TSCĐ thuê tài chính 2113 TSCĐ vô hình 17 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 TSCĐ thuê tài chính 2143 TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 18 217 Bất động sản đầu tư 56
55. 19 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2212 Vốn góp liên doanh 2213 Đầu tư vào Công ty liên kết 2218 Đầu tư tài chính hạn hạn khác 20 229 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn 21 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản dở dang 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 22 242 Chi phí trả trước dài hạn 23 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn Loại tài khoản 3 Nợ phải trả 24 311 Vay ngắn hạn 25 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 26 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 27 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3331 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất nhập kho 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 333 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp 57
56. khác 28 334 Phải trả người lao động 29 335 Chi phí phải trả 30 338 Phải trả, phải nộp khá 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 31 341 Vay, nợ dài hạn 3411 Vay dài hạn 3412 Nợ dài hạn 3413 Trái phiếu phát hành 34131 Mệnh giá trái phiếu 34132 Chiết khấu trái phiếu 34133 Phụ trội trái phiếu 3414 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 32 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 33 352 Dự phòng phải trả Loại tài khoản 4 vốn chủ sở hữu 34 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần 4118 Vốn khác Công ty cổ phần 35 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 36 418 Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 58
57. 37 419 Cổ phiếu quỹ Công ty cổ phần 38 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 39 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi Loại tài khoản 5 Doanh thu 40 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hoá 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu quản lý 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5118 Doanh thu khác 41 515 Doanh thu hoạt động tài chính 42 521 Các khoản giảm trừ doanh thu 5211 Chiết khấu thương mại 5212 Hàng bán bị trả lại 5213 Giảm giá hàng bán Loại tài khoản 6 chi phí sản xuất, kinh doanh 43 611 Mua hàng áp dụng cho PP kiêm kê định kỳ 44 631 Giá thành sản xuất áp dụng cho PP kiểm kê định kỳ 45 632 Giá vốn hàng bán 59
58. 46 635 Chi phí tài chính 47 642 Chi phí quản lý kinh doanh 6421 Chi phí bán hàng 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp Loại tài khoản 7 thu nhập khác 48 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động Loại tài khoản 8 Chi phí khác 49 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 50 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Loại tài khoản 9 xác định kết quả kinh doanh 51 911 Xác định kết quả kinh doanh Loại tài khoản 0 tài khoản ngoài bảng 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, Chi tiết theo nhận gia công yêu cầu quản lý 3 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược 4 004 Nợ khó đòi đã xử lý 5 007 Ngoại tệ các loại Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư Ban hành theo QĐ 214/2000 ngày 28/12/2000 của Bộ tài chính Số hiệu Tên tài khoản Ghi chú tài khoản 60
59. Cấp 1 Cấp 2 Loại 1 - Tài sản lưu động 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 136 Phải thu nội bộ 1361 Phải thu nội bộ về vốn đầu tư 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý Chi tiết theo yêu cầu quản lý 1388 Phải thu khác 141 Tạm ứng 151 Hàng mua đang đi trên đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Vật liệu trong kho 1522 Vật liệu giao cho bên nhận thầu 1523 Thiết bị trong kho 1524 Thiết bị đưa đi lắp 1525 Thiết bị tạm sử dụng 1526 Vật liệu, thiết bị đưa gia công 61
60. 1528 Vật liệu khác 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí sản xuất thử dở dang áp dụng cho dự án có chạy thử có tải, có sản xuất thử. 155 Thành phẩm áp dụng cho dự án có chạy thử có tải, có sản xuất thử. Loại 2 - tài sản cố định 211 Tài sản cố định hữu hình 213 Tài sản cố định vô hình 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 2143 Hao mòn tài sản cố định vô hình 241 Chi phí đầu tư xây dựng 2411 Chi phí đầu tư xây dựng dở dang 2412 Dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành đưa vào sử dụng chờ duyệt quyết toán Loại 3 - nợ phải trả 311 Vay ngắn hạn 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 - Thuế GTGT đầu ra 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế nhập khẩu 3338 Các loại thúê khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 62
61. 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn Chi tiết theo yêu cầu quản lý Loại 4 - nguồn vốn chủ sở hữu 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 441 Nguồn vốn đầu tư 4411 Nguồn vốn Ngân sách nhà nước 4412 Nguồn vốn chủ sở hữu 4418 Nguồn vốn khác 466 Nguồn vốn đã hình thành tài sản cố định Loại 5 - doanh thu 511 Doanh thu bán sản phẩm sản xuất áp dụng cho dự án có thử chạy thử có tải, có sản xuất thử Loại 6 - Chi phí 642 Chi phí ban quản lý dự án Loại 7 - thu nhập hoạt động khác 721 Thu nhập hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu quản lý Loại 8 - chi phí hoạt động khác 821 Chi phí hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu quản lý 63
62. Loại 0 - tài khoản ngoài bảng 001 Tài sản thuê ngoài 002 Tài sản nhận giữ hộ 007 Ngoại tệ các loại 008 Hạn mức vốn đầu tư Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN ban hành ngày 30/3/2006 theo QĐ19/2006 /QĐ-BTC Danh mục hệ thống tài khoản kế toán HCSN Số hiệu Phạm vi áp STT Tên tài khoản Ghi chú tài khoản dụng Loại 1 - Tiền, vật tư 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim, đá quý 2 112 Tiền gửi ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại từng NH, KB 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn phát sinh 1218 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết yêu cầu quản lý 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có Chi tiết theo SP, 64
63. 1551 Sản phẩm hoạt động HH SX, KD 1552 Hàng hoá Loại 2 - Tài sản cố định 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản lý 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ Loại 3 - Thanh toán 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cầu quản lý 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơnvị được 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của khấu trừ thuế hàng hoá, dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của 65
64. TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơnvị Chi tiết từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị tính Chi tiết từng đối 3131 Cho vay trong hạn dự án tín tượng dụng 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết từng đối 3311 Phải trả người cung cấp tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 18 333 Các khoản phải nộp Nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo từng đối tượng 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 66
65. 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lựơng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết cho cấp trên từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh Loại 4 - Nguồn kinh phí 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có Chi tiết theo hoạt động sản từng nguồn xuất kinh doanh 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt Đơn vị có hàng của nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 67
66. 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng Đơn vị có cơ bản đầu tư XDCB 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 4413 Nguồn kinh phí viện trợ 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồnkinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có dự 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp án 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt Đơn vị có hàng của Nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành Mọi đơn vị TSCĐ Loại 5 - Các khoản thu 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của Nhà 68
67. nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có doanh HĐSXKD Loại 6 - các khoản chi 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có Chi tiết theo doanh HĐ SXKD HĐSXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà Đơn vị có nước đơn đặt hàng của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án Đơn vị có dự Chi tiết theo dự 6621 Chi quản lý dự án án án 6622 Chi thực hiện dự án Loại 0 - Tài khoản ngoài bảng 1 001 Tài sản thuê ngoài 69
68. 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự án chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình,dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB 2.3. Phương pháp tính giá 2.3.1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp tính giá. Tài sản của các đơn vị, các tổ chức bao gồm tài sản cố định và tài sản lưu động. Các loại tài sản này có biểu hiện hình thái vật chất khác nhau. Khi phản ánh số hiện có và sự vận động của tài sản, kế toán phải sử dụng thước đo giá trị thì mới có thể phân loại, tổng hợp được trị giá của toàn bộ tài sản cũng như của từng loại tài sản được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để thực hiện được yêu cầu nói trên, kế toán phải sử dụng phương pháp tính giá. Như vậy, phương pháp tính giá là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định trị giá thực tế của tài sản dựa theo những nguyên tắc nhất định. Nội dung của phương pháp tính giá được thể hiện cụ thể thông qua hình thức biểu hiện của nó là sổ (bảng) tính giá và trình tự tính giá. Sổ (bảng) tính giá là những tờ sổ (bảng) được sử dụng để tổng hợp chi phí cấu thành nên giá của từng loại tài sản (đối tượng tính giá), thông qua đó mà xác định được trị giá của tài sản; còn trình tự tính giá là các bước công việc cụ thể để tiến hành tính giá. 70
69. Thông qua phương pháp tính giá, kế toán sẽ xác định được trị giá thực tế của tài sản, từ đó mà tổng hợp được trị giá của toàn bộ tài sản, của từng loại tài sản hiện có và sự biến động của nó, cung cấp những thông tin cần thiết để quản lý, sử dụng hợp lý, có hiệu quả tài sản của đơn vị. 2.3.2. Yêu cầu và nguyên tắc của tính giá Để thực hiện được vai trò quan trọng của phương pháp tính giá, việc tính giá phải đảm bảo (tuân theo) 3 yêu cầu cụ thể sau đây: Chính xác; Đầy đủ, kịp thời; Có thể so sánh được giữa các thời kỳ, giữa các đơn vị. Mặt khác, việc tính giá phải tuân thủ nguyên tắc chung: giá của tài sản phải được tính theo trị giá thực tế - giá gốc, giá nguyên thuỷ, nghĩa là tính theo chi phí thực tế đã tạo ra tài sản ở thời điểm tính giá tài sản. Cụ thể: + Đối với tài sản cố định: Nếu là tài sản cố định mới đưa vào sử dụng, giá của nó được tính theo nguyên giá, tức là toàn bộ chi phí thực tế mà đơn vị đã bỏ ra để có tài sản cố định (do mua, do xây lắp); Trường hợp tài sản cố định đã sử dụng, giá của nó được tính theo giá trị còn lại (là chênh lệch giữa nguyên giá với giá trị hao mòn của tài sản cố định). + Đối với nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm: Nguyên tắc tính giá là phải tính theo trị giá thực tế của chúng ở thời điểm nhập kho: + Trường hợp nhập kho do mua ngoài thì trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư gồm giá mua, chi phí mua, thuế phải nộp (nếu có). + Trường hợp nhập từ thuê ngoài gia công thì trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất kho thuê gia công, chi phí gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản khi giao và nhận. + Trường hợp nhập từ sản xuất thì trị giá thực tế của chúng chính là giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành nhập kho (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung). 71