Giáo trình Access 2007

Nội dung text: Giáo trình Access 2007

1. Giáo trình Access 2007 .
2. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bài 1. Cơ bản về Access 2007 4 1.1. Khởi động, tìm hiểu giao diện 4 1.1.1. Khởi động Microsoft Access 2007 4 1.1.2. Getting Started with Microsoft Office Access . 8 1.1.3. Ribbon 10 1.1.4. Thanh công cụ Quick Access 19 1.1.5. Navigation Pane 21 1.1.6. Tab document 30 1.1.7. Status bar 33 1.1.8. Mini toolbar 36 1.1.9. Tạo Database đầu tiên 37 1.2. Bắt đầu làm việc với cơ sở dữ liệu 47 1.2.1. Lần đầu tiên sử dụng Access 47 1.2.2. Tạo một DataBase sử dụng Template 47 1.2.3. Tải các Template từ Microsoft Office Online 55 1.2.4. Tạo DataBase từ đầu 58 1.2.5. Tạo một DataBase rỗng 58 1.2.6. Thêm một bảng vào Database 62 1.2.7. Mở một Database đã tồn tại 75 1.2.8. Nếu không tìm thấy Database cần mở 77 1.2.9. Mở Database làm việc gần đây nhất 79 1.3. Có gì mới trong Microsoft Office Access 2007 83 1.3.1. Để bắt đầu nhanh hơn 83 1.3.2. Microsoft Office fluent 90 1.3.3. Thêm các công cụ mạnh để tạo đối tượng 95 1.3.4. Những kiểu dữ liệu và điều khiển mới 101 1.3.5. Nâng cấp thiết kế và các công cụ phân tích . 103 1.3.6. Tăng cường an ninh 108 1.3.8. Tốt hơn cách để gỡ rối vấn đề 112 1.3.9. Nâng cao chất lượng các công cụ Proofing 112 Bài 2. Làm việc với Table 113 2.1. Tổng quát 113 2.1.1. Thuộc tính của bảng và trường 114 2.1.2. Kiểu dữ liệu 117 Page 1
3. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 2.1.3. Quan hệ giữa các bảng 119 2.1.4. Khóa 120 2.1.5. Lợi ích của việc sử dụng relationships 122 2.1.6. Trước khi bạn bắt đầu 123 2.2. Tạo mới một bảng 123 2.3.1. Tạo bảng mới trong Database mới. 124 2.3.2. Tạo bảng mới trong Database đã tồn tại 126 2.3.3. Sử dụng bảng Template để tạo bảng 129 2.3.4. Tạo bảng mới sử Template 130 2.3.5. Thiết lập khóa chính cho bảng 133 2.3.6. Thiết lập thuộc tính cho bảng 138 2.3. Thêm trường vào bảng 140 2.4.1. Thêm trường khi đang nhập dữ liệu 141 2.4.2. Thêm trường sử dụng trường Template 141 2.4.3. Thêm trường từ trường của bảng khác 144 2.4.4. Thiết lập thuộc tính cho trường 151 Bài 3. Làm việc với Query 163 3.1. Tìm kiếm một nhóm dữ liệu trong bảng 165 3.2. Xem dữ liệu đồng thời từ nhiều bảng 169 3.3. Sử dụng Parameters với Query 174 3.4. Thực hiện tính toán trên cơ sở dữ liệu 180 3.5. Tổng hợp hoặc tính tổng dữ liệu 185 3.6. Tạo một bảng từ nhiều bảng khác. 192 3.7. Thêm dữ liệu vào bảng từ nhiều bảng khác. 200 3.8. Thay đổi dữ liệu tự động 202 3.9. Xóa dữ liệu tự dộng 204 Bài 4. Làm việc với Form 206 4.1. Tạo Form 206 4.2. Tìm hiểu về các Controls. 218 4.3. Tìm hiểu về Control Layout. 220 4.4. Tìm Layout View và Design View. 226 4.5. Tinh chỉnh Forn 227 4.6. Thêm Control lên Form 229 4.7. Lưu lại các công việc của bạn 231 Page 2
4. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bài 5. Làm việc với Report 235 5.1. Lựa chọn bản ghi nguồn. 235 5.2. Tạo báo cáo 235 5.3. Tìm hiểu về Report section 246 5.4. Tìm hiểu về các Control 247 5.5. Tinh chỉnh báo cáo 247 5.6. Thêm Control vào báo cáo 247 5.7. Xem báo cáo 247 5.8. In báo cáo 253 Page 3
5. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bài 1. Cơ bản về Access 2007 1.1. Khởi động, tìm hiểu giao diện Bài viết này bàn về các cải tiến trên giao diện người dùng của Microsoft Office Access 2007 (UI). Giao diện người dùng mới của Microsoft Office Access 2007 là kết quả của việc nghiên cứu kỹ lưỡng và kiểm tra rộng rãi, nó được thiết kế để làm cho việc tìm kiếm những lệnh mà bạn cần trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ tìm hiểu về các yếu tố mới trên giao diện người dùng - những gì nó cung cấp và làm thế nào để làm việc với chúng. Bạn cũng sẽ tìm hiểu làm thế nào để kích hoạt tính năng tabbed tài liệu trong một cơ sở dữ liệu, và làm thế nào để định hướng những đối tượng giao diện mới. Giao diện người sử dụng mới trong Microsoft Access 2007 bao gồm một số các yếu tố xác định cách thức bạn tương tác với các sản phẩm. Những yếu tố mới này được chọn để giúp bạn làm chủ Access, và giúp bạn tìm thấy nhanh hơn những lệnh mà bạn cần. Cách thiết kế mới cũng giúp bạn dễ dàng khám phá các tính năng khác có thể còn vẫn ẩn dưới lớp thanh công cụ và trình đơn. Bạn cũng sẽ bắt đầu nhan hơn nhờ vào trang Getting Started trong Microsoft Office Access, trong đó cung cấp cho bạn khả năng tiếp cận nhanh hơn khi bạn chưa có nhiều kiến thức, bao gồm một bộ các Tempate được thiết kế chuyên nghiệp. Yếu tố quan rọng nhất trên giao diện mới được gọi là yếu tố Ribbon, nó là một phần của giao diện Microsoft Office fluent. Các Ribbon trải dài phía trên cùng của cửa sổ chương trình và chứa các nhóm lệnh. Microsoft Office fluent Ribbon cung cấp các lệnh, nhóm lệnh thay thế cho Menu và thanh công cụ cổ điển. Trên Ribbon là các Tab kết hợp những lệnh có cùng ý nghĩa. Ribbon chính các Tab chính mà bạn thường Page 4
6. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT thấy là Home, Create, External Data, and Database. Mỗi Tab lại chứa các nhóm lệnh có liên quan đến nhau. Các thành phần giao diện mới trong Microsoft Access 2007 là: - Getting Started with Microsoft Office Access: Trang này được hiển thị khi bạn bắt đầu với Access. - Microsoft Office Fluent Ribbon: Là khu vực ở phía trên cùng của cửa sổ chương trình, nơi bạn có thể chọn các lệnh. Tab Command: Những lệnh có cũng ý nghĩa được kết hợp với nhau. + Nội dung lệnh Tab: Một thẻ lệnh xuất hiện tùy thuộc vào bối cảnh, những đối tượng mà bạn đang làm việc hoặc công việc mà bạn đang thực hiện. + Gallery: Là điều khiển hiển thị một sự lựa chọn trực quan qua đó bạn có thể nhìn thấy những kết quả mà bạn bạn thực hiện. + Quick Access Toolbar: Một thanh công cụ chuẩn trên Ribbon cho phép người dùng nhấp chuột chọn tới những lệnh cần sử dụng như Save, Undo, . - Navigation Pane: Nằm ở khu vực bên trái cửa sổ hiển thị các đối tượng trong Database của bạn. Pane Navigation thay thế của sổ DataBase mà bạn thường thấy ở các phiên bản cũ của Access. - Tabbed documents: Các đối tượng như Table, Query, Form, Report, Page, và các Macro của bạn được hiển thị trong Tabbed Document. - Status bar: Nằm ở dưới cùng của cửa sổ chương trình sẽ hiển thị các thông tin trạng thái về hoạt động, sự kiện mà bạn vừa thao tác, ngoài ra nó còn chứa các nút lệnh cho phép bạn thay đổi chế độ hiển thị đối tượng hiện thời. Page 5
7. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.1.1. Khởi động Microsoft Access 2007 Để khởi động ứng dụng bạn có thể làm theo các cách sau: - Từ Desktop nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Office Access 2007 (nếu có). - Từ thanh Start nhấp chọn All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007. Page 6
8. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT - Cách thứ 3 bạn nhấp chọn Start/Run Hộp thoại xuất hiện nhấp chọn nút Browse. Trong hộp thoại này bạn trỏ tới đường dẫn: "C:\Program Files\Microsoft Office\ Office12\ MSACCESS.EXE" Rồi nhấp Open. Cuối cùng nhấp chọn Ok để kết thúc. Page 7
9. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bằng một trong 3 cách trên bạn màn hình làm việc Microsoft Access 2007 sẽ xuất hiện như hình dưới đây. 1.1.2. Getting Started with Microsoft Office Access Khi bạn bắt đầu với Microsoft Access 2007, trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Trang này cho thấy bạn có thể làm gì để bắt đầu với Microsoft Access 2007. Page 8
10. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Ví dụ, bạn có thể tạo mới một DataBase trắng, Tạo một DataBase từ Template, hoặc mở một DataBase đã tồn tại (nếu bạn đã mở một vài DataBase trước đó). Bạn cũng có thể truy cập trực tiếp tới Microsoft Office Online để học thêm về về hệ thống Microsoft Office 2007 và Microsoft Access 2007, hoặc bạn cũng có thể nhấp chọn nút Office Button và sử dụng menu Open để mở một DataBase đã tồn tại trên đĩa cứng. Page 9
11. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.1.3. Ribbon Office Fluent Ribbon là một sự thay thế chính cho các menu và thanh công cụ và cung cấp các lệnh chính trên giao diện của Microsoft Access 2007. Một trong những lợi ích chính của Ribbon là củng cố tập chung tất cả các yêu cầu về một điểm mà trước đây nó nằm trên Menu, ToolBar, Task Pane và các thành phần giao diện khác. Với Ribbon bạn chỉ phải quan tâm tới một nơi ở đó chứa tất cả các lệnh mà bạn cần để làm việc với Microsoft Access 2007. Khi bạn mởi một Cơ sở dữ liệu, Ribbon sẽ xuất hiện trên đỉnh của cửa số chính trong Office Access 2007. Page 10
12. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Các Ribbon chứa một loạt các Tab lệnh có chứa lệnh. Trong Microsoft Access 2007, Các Tab lệnh chính là Home, Create, External Data, và Database Tools. Mỗi tab chứa các nhóm lệnh liên quan. Những lệnh trên Ribbon đưa vào “tài khoản” của đối tượng hiện đang hoạt động. Ví dụ, nếu bạn có một bảng mở ở Datasheet View và bạn nhấp chuột vào Form trên Tab Create, trong nhóm Forms. Microsoft Access 2007 sẽ tạo ra một Form mới dựa trên Table đang hoạt động. Và tên trường sẽ được gắn vào thuộc tính Control Source của từng Control trên Form. Page 11
13. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bạn có thể sử dụng các phím tắt với Ribbon. Tất cả các phím tắt ở phiên bản trước đều có thể sử dụng trên phiên bản này. Keyboard Access System thay thế các menu ở những phiên bản cũ. Đây là hệ thống sử dụng các chỉ số nhỏ xuất hiện trên giao diện Ribbon những phím nào có thể truy cập được các chức năng. Khi bạn đã chọn một tab lệnh, bạn có thể duyệt qua các lệnh có sẵn trong tab đó. Chọn Tab lệnh Bước 1: Khởi động Microsoft Access 2007 Page 12
14. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 2: Nhấp chuột chọn tab cần sử dụng hoặc nhấp phím ALT khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Bạn muốn chọn nút nào thì nhấn phím tương ứng như hướng dẫn trên màn hình. Có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện một lệnh. Nhưng nhanh và trực tiếp là cách sử dụng các tổ hợp phím nóng. Nếu bạn đã từng sử dụng các phím nóng này trong nhưng phiên bản trước của Access thì bạn sẽ rất dễ dàng khi làm việc với Microsoft Access 2007. Thực hiện một lệnh Bước 1: Khởi động Access Bước 2: Nhấp chọn Tab thích hợp tương ứng với lệnh cần sử dụng. Bảng dưới đây là một số lệnh chung nhất trong các Tab trên Ribbon, tuy nhiên các Tab lệnh cũng sẽ thay đổi tùy thuộc vào những gì bạn đang làm việc. Tab lệnh Những điều bạn có thể làm Home Chọn chế độ hiển thị Sao chép và dán từ Clipboard Đặt lại Font chữ hiện tại Page 13
15. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Đặt lại Alignment cho nội dung Định dạng lại nội dung cho trường Memo Làm việc với bản ghi (Refresh, New, Save, Delete, Totals, Spelling). Sắp xếp và lọc bản ghi Tìm kiếm bản ghi. Create Tạo một Table mới Tạo một bảng mới sử dụng Template Tạo mới một bảng trắng ở chế độ Design view. Tạo mới một Form dựa trên Table hoặc Query đang hoạt động. Tạo mới một bảng hoặc một biểu đồ pivot. Tạo mới một báo cáo dựa trên một bảng hoặc một Query đang hoạt động. Tạo mới một Query, Macro, Module hoặc một Class Module Page 14
16. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT External Data Import hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài. Kết xuất dữ liệu Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email Làm việc với danh sách offline SharePoint. Di chuyển một số hay toàn bộ các phần của cơ sở dữ liệu tới một SharePoint site mới hoặc đã tồn tại trước đó. Database Chạy Visual Basic editor hoặc chạy Tools macro. Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các bảng. Ẩn, hiện đối tượng phụ thuộc hoặc thuộc tính của Sheet Chạy Database Documenter hoặc phân tích hiệu suất Di chuyển dữ liệu tới Microsoft SQL Server hoặc tới cơ sở dữ liệu khác. Chạy Linked Table Manager. Page 15
17. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Manage Access add-ins. Tạo vào sửa các Module Visual Basic for Applications (VBA). Bước 3: Nhấp chuột chọn tab cần sử dụng hoặc nhấp phím ALT khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện các chỉ dẫn, bạn muốn chọn nút nào thì nhấn phím tương ứng như hướng dẫn trên màn hình. Contextual command tabs Ngoài những Tab lệnh chuẩn, Microsoft Access 2007 còn sử dụng một thành phần giao diện mới trong Office Professional 2007 được gọi là contextual command tab. Tùy thuộc vào bối cảnh của bạn (có nghĩa là, đối tượng mà bạn đang làm việc và những gì bạn đang làm), một hoặc nhiều Contextual command tabs có thể xuất hiện bên cạnh các Tab lệnh chuẩn. Khởi động một contextual command tab Bước 1: Nhấp phím Alt khi này các ký tự đại diện sẽ xuất hiện trên từng chức năng. Bước 2: Nhấn phím xuất hiện trên các Contextual command tabs cần chọn. Page 16
18. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Các contextual command tabs chứa lệnh và các tính năng mà bạn cần phải làm việc trong một bối cảnh cụ thể. Ví dụ, khi bạn mở một bảng trong thiết kế xem, các lệnh trên contextual command tab chỉ áp dụng khi bạn làm việc với bảng ở chế độ đó. Một ví dụ khác, khi bạn mở một bảng ở chế độ Design View, một contextual command tabs tên là Design xuất hiện tiếp theo là Tab Advanced Tools. Khi bạn nhấp chọn Tab Design, Ribbon hiển thị những lệnh có tác dụng chỉ trên những đối tượng ở chế độ Design View. Galleries Một sự đổi mới khác và là một phần quan trọng trong giao diện mới của Microsoft Access 2007 và các Control mới được gọi là gallery. Các gallery Control được thiết kế để làm việc với Ribbon và hướng sự chú ý của bạn tới những kế quả sẵn có. Thay vì chỉ hiện thị lệnh các gallery Control cho thấy kết quả của việc sử dụng các lệnh đó. Mục đích là để cung cấp cách nhìn trực quan giúp bạn có thể duyệt qua và xem những gì Microsoft Access 2007 có thể làm. Và như vậy bạn sẽ chỉ quan tâm tới kết quả thay vì phải suy nghĩ xem lệnh sẽ thực hiện những gì. Page 17
19. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Galleries có hình dạng và kích cỡ khác nhau. Các kết quả được bố trí trên một bảng đổ xuống cho phép người dùng lựa chọn Ẩn hiện các Ribbon Đôi khi, bạn có thể cần thêm một chút không gian, khoảng trống cho khu vực làm việc của bạn. Bạn có thể làm cho các Ribbon thu nhỏ lại trên màn hình chỉ còn các Bar và các Tab lệnh. Để làm được điều này bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào Ribbon, khi cần chúng hiện ra bạn hãy làm tương tự như vậy một lần nữa. Ban đầu Page 18
20. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Sau khi làm ẩn các Ribbon 1.1.4. Thanh công cụ Quick Access Là thanh công cụ nhỏ mặc định nằm kề bên Ribbon, bạn nhấp chuột trực tiếp vào lệnh cần sử dụng. Các lệnh mặc định ở thanh công cụ là những lệnh bạn thường sử dụng như Save, Undo, Redo. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, bạn cũng có thể bổ xung các lệnh khác lên đó. Bạn cũng có thể thay đổi vị trí, kích thước của thanh công cụ. Khi bạn thay đổi vị trí của thanh công cụ này xuống phía dưới của Ribbon kích thức nó sẽ được kéo rộng. Page 19
21. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Tùy biến thanh công cụ Quick Access Nhấp chuột vào hộp thoại đổ xuống bên cạnh thanh công cụ Bước 1: Trong hộp thoại đổ xuống Customize Quick Access Toolbar nhấp chọn một số lệnh thường chú được liệt kê sẵn như Open, E-Mail, Quick Print, hoặc nhấp chọn More Commands, khi này hộp thoại Access Option xuất hiện. Bước 2: Trong hộp thoại này bạn chọn lệnh cần thêm vào ToolBar rồi nhấp Add, hoặc làm ngược lại để loại bớt lệnh trong ToolBar. Page 20
22. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Sau khi thay đổi bạn sẽ có được ToolBar như ý muốn. 1.1.5. Navigation Pane Page 21
23. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Khi bạn tạo mới hoặc mở một DataBase, tên các đối tượng trong DataBase của bạn sẽ nằm trong Navigation Pane. Các đối tượng này bao gồm các Table, Form, Report, Page, Macro, Module. Navigation Pane thay thế cho cửa DataBase được sử dụng trong các phiên bản trước của Access. Nếu như trước đây bạn sử dụng cửa sổ DataBase để làm việc thì bây giờ trong Microsoft Access 2007 bạn sẽ sử dụng Pane Navigation để làm những việc đó. Ví dụ nếu bạn muốn thêm một trong vào bảng ở chế độ DataSheet View, bạn mở bảng từ Navigation Pane. Page 22
24. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Để mở hoặc thực thi một lệnh cho một đối tượng trên DataBase bạn nhấp phải chuột vào đối tượng đó, một Menu tương ứng sẽ xuất hiện bạn chọn lệnh cần thực hiện. Page 23
25. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nội dung của các Context Menu này tùy thuộc vào ngữ cảnh mà bạn đang làm việc. Dưới đây là các cách mở một đối tượng trong DataBase ví dụ như Table, Form hoặc Report. Cách 1: Từ Navigation Pane chọn đối tượng cần thao tác rồi nhấp phím Enter, hoặc nhấp đúp chuột. Cách 2: Từ Navigation Pane chọn đối tượng cần thao tác rồi nhấp phải chuột, trong Menu đổ xuống chọn lệnh cần thực hiện. Chú ý: Bạn có thể đặt tùy chọn mở một đối tượng chỉ bằng một động tác nhấp chuột trong cửa sổ Navigation Option. Page 24
26. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Để bật hộp thoại này bạn nhấp phải chuột lên phần chữ All Access Objects trên Navigation Option, chọn Navigation Options Trong mục Open Objects With bạn tích chọn Single-click. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Page 25
27. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Navigation Pane chia các đối tượng trong DataBase của bạn thành các mục khác nhau, và mỗi danh mục đó chứa một nhóm các đối tượng. Một số mục như bạn thấy khi lần đầu tiên làm việc với Pane này đã được tạo sẵn, bạn hoàn toàn có thể thêm vào các nhóm của riêng mình. Đầu tiên bạn mở hộp thoại Navigation Option như ở phần trước. Ở mục Categories bạn chọn Custom rồi nhấp Add Group sau đó nhấp vào tên của nhóm mới. Page 26
28. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nhấp Enter để xác nhận rồi nhấp Ok để hoàn tất, như vậy bạn đã có một nhóm mới trong Navigation Pane, bạn có thể chứa các đối tượng mới mà mình tạo ra. Vì mặc định Pane Navigation đang sắp xếp theo Objects Type nên bạn không thể thấy được nhóm mới mà mình vừa tạo ra, bạn cần phải sắp xếp lại theo Custom. Page 27
29. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Sau khi chọn kiểu sắp xếp này Pane Navigation sẽ như hình dưới đây: Mặc định Navigation Pane xuất hiện khi bạn mở một DataBase trong Microsoft Access 2007, cũng như các DataBase được tạo ở phiên bản trước. Tuy nhiên bạn có thể thiết lập lại chế độ cho Pane Navigation. Dưới đây là các bước thực hiện. Hiển thị hoặc ẩn Navigation Pane Nhấp nút phía trên bên góc phải của Pane Navigation hoặc nhấn phím F11. Bước 1: Nhấp chuột vào nút Microsoft Office Button sau đó chọn Access Option. Page 28
30. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 2: Bên phía trái Pane nhấp chọn Current DataBase. Page 29
31. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Trong hộp thoại này phía dưới mục Navigation bạn bỏ tích mục Display Navigation Pane nếu không muốn Pane này xuất hiện khi mở DataBase và ngược lại nếu nó xuất hiện mặc định. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. 1.1.6. Tab document Bắt đầu với Microsoft Access 2007 bạn có thể hiển thị các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của mình trên các Tab Document thay vì nằm chồng chéo trên các cửa sổ. Với Tab Document sẽ giúp bạn thuận lợi hơn khi phải làm việc thường xuyên với các đối tượng, tuy nhiên bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng giao diện Tab Document bằng cách thiết lập trong Access Option. Sau đó bạn phải đóng và mở lại DataBase để thiết lập mới có hiệu lực. Page 30
32. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Ẩn hiện chế độ Tab Document. Bước 1: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Access Options. Hộp thoại Access Option xuất hiện. Bước 2: Bên phía trái Pane nhấp chọn Current DataBase. Page 31
33. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Trong phần Application Options, dưới mục Document Window Options bạn tích hoặc bỏ tích chọn để tắt bật chế độ này. Bước 4: Nhấp Ok để hoàn tất. Chú ý: Thiết lập Display Document Tabs không phải là tùy chọn toàn cục nó chỉ có tác dụng trên DataBase mà bạn đang thao tác. Vì vậy nếu bạn muốn thiết lập cho các DataBase khác bạn phải thực hiện lại từ đầu. Sau khi thay đổi thiết lập Display Document Tabs. Bạn cần phải đóng rồi mở lại DataBase của mình để thấy những thay đổi có tác dụng. Những DataBase mới được tạo bởi Microsoft Access 2007 được gán mặc định chế độ Tab Document. Page 32
34. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Những DataBase được tạo từ các phiên bản trước của Access sẽ được gắn mặc định chế độ các của sổ riêng rẽ. 1.1.7. Status bar Cũng giống như những phiên bản trước của Access, với Microsoft Access 2007, bạn có thể hiển thị thanh trạng thái dưới đáy của cửa sổ hiện thời. Nó tiếp tục là một thành phần chuẩn trong ứng dụng giúp người dùng có thể thấy các thông báo trạng thái, thuộc tính, gợi ý, với Microsoft Access 2007, thanh trạng ngoài những chức năng kể trên nó còn đảm nhiệm hai chức năng chuẩn khác mà bạn có thể tìm thấy trong tất cả các ứng dụng của bộ Office 2007 là View (chọn chế độ hiển thị) và Zoom (phóng to, thu nhỏ). Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị cửa sổ Window bằng cách sử dụng các điều khiển sẵn có trên thanh Status Bar. Nếu bạn đang hiển thị một một đối tượng có cung cấp khả năng Zoom, bạn có thể điều chỉnh các mức Zoom để phóng Page 33
35. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT to hoặc thu nhỏ đối tượng, hay có thể sử dụng thanh trượt trên thanh trạng thái Thanh trạng thái có thể tắt bật dễ dàng với tùy chỉnh trong hộp thoại Access Option. Dưới đây là các bước hiển thị hoặc ẩn đi thanh trạng thái. Bước 1: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Access Options. Page 34
36. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hộp thoại Access Option xuất hiện. Bước 2: Bên phía trái Pane nhấp chọn Current DataBase. Bước 3: Dưới mục Application Options, chọn hoặc hủy chọn Display Status Bar để tắt hoặc bật Status Bar. Page 35
37. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 4: Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. 1.1.8. Mini toolbar Một trong những thao tác phổ biến trong các chương trình Office Professional là định dạng văn bản. Trong các phiên bản trước đây của Access, để định dạng văn bản chương trình luôn yêu cầu sử dụng một trình đơn hoặc một thanh công cụ hiển thị các định dạng. Với Microsoft Access 2007, bạn có thể định dạng văn bản một cách dễ dàng hơn bằng cách sử dụng Mini ToolBar. Khi bạn chọn cho các định dạng văn bản, các Mini Toolbar tự động xuất hiện trên văn bản được lựa chọn. Nếu bạn di chuyển con chuột trỏ đến gần các nút lệnh trên thanh Mini Toolbar chúng sẽ sáng lên và cho phép bạn có thể sử dụng nó để áp dụng các định dạng như Bold, Italic, Font Size, Color cho văn bản. Page 36
38. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.1.9. Tạo Database đầu tiên Tạo một DataBase mới rỗng Bước 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007 từ Menu Start hoặc từ Shortcut. Trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện. Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access dưới mục New Blank DataBase nhấp chọn Blank DataBase. Page 37
39. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Trên Pane Blank DataBase, trong hộp File Name gõ vào tên tệp tin .accdb Page 38
40. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 4: Nhấp Create. Sau 4 bước trên một DataBase với tên tệp tin là Minh_Lam.accdb sẽ được tạo và một bảng mới được mở trong Datasheet view. Microsoft Access 2007 cung cấp một số Template với một số sản phẩm, và bạn có thể tải về nhiều hơn từ Microsoft Office Online. Vậy Template là gì? Trong bối cảnh Microsoft Page 39
41. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Office Access 2007, đó là một DataBase được thiết lập hoàn chỉnh từ trước với các Table, Form, và Report chuyên nghiệp. Các Template đem đến cho bạn một sự khởi đầu nhanh hơn khi bạn bắt đầu tạo lập một DataBase mới. Tạo DataBase mới từ Template Bước 1: Khởi động Microsoft Access 2007 từ thanh Start hoặc từ Shortcut. Trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access dưới mục Featured Online Templates, nhấp chọn một mẫu Template, giả sử ở đây chúng ta chọn Assets. Bước 3: Trong hộp File Name, gõ vào tên file với phần mở rộng là .accdb. Page 40
42. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 4: Tùy chọn, nhấp chọn “Create and link your database to a Windows SharePoint Services site” nếu bạn muốn liên kết tới trang web Windows SharePoint Services. Bước 5: Nhấp chọn Create hoặc Download. Access tạo một DataBase mới từ Template và mở nó. Page 41
43. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bạn có thể Download thêm các mẫu Template trực tiếp từ Office Online. Tạo DataBase từ Microsoft Office Online Template Bước 1: Khởi động Access từ menu Start hoặc từ Shortcut. Trang Getting Started with Microsoft Office Access xuất hiện. Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access, trong ô Template Categories bên phía trái, nhấp vào một loại và sau đó, khi bản mẫu xuất hiện trong danh mục, nhấp chọn một loại cần tạo. Bước 3: Trong mục File Name nhập vào tên File DataBase. Page 42
44. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 4: Check vào mục Create and link your database to a Windows SharePoint Services site nếu muốn kết nối DataBase của bạn tới Windows SharePoint Services. Page 43
45. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 5: Cuối cùng nhấp Download để tải về máy. Access tự động Download mẫu về máy tính của bạn và tạo một DataBase mới dựa trên Template, sau đó mở DataBase này. Khi bạn ở (hoặc tạo và mở) một DataBase, Access thêm tên File và đường dẫn của DataBase đó vào danh sách văn bản được sử dụng. Đây là danh sách được hiển thị trên trang Getting Started with Microsoft Office Access nên bạn có thể dễ dàng mở lại những DataBase bạn đã sử dụng gần đây nhất một cách dễ dàng. Mở một DataBase sử dụng gần đây nhất Bước 1: Khởi dộng Microsoft Access 2007 Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access phía dưới mục Open Recent DataBase nhấp chọn DataBase mà bạn muốn mở. Page 44
46. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Mở một DataBase sử dụng nút Microsoft Office Access Bước 1: Khởi động Access Bước 2: Nhấp chọn Microsoft Office Button , sau đó nhấp chọn DataBase mà bạn cần mở, nếu như nó xuất hiện ở Pane bên phải. Hoặc nhấp chọn Open, hộp thoại xuất hiện chọn đến DataBase cần mở rồi nhấp Open. Page 45
47. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Như vậy bạn đã mở được một cơ sở dữ liệu có sẵn. Page 46
48. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.2. Bắt đầu làm việc với cơ sở dữ liệu 1.2.1. Lần đầu tiên sử dụng Access Office Access 2007 với những chức năng mới đã làm cho quá trình tạo ra một cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn bao giờ hết. Những người dùng đã tạo ra những cơ sở dữ liệu trong Access ở các phiên bản trước sẽ đánh giá rất cao những cải tiến mới này và nhờ chúng mà quá trình tạo ra các đối tượng được tăng tốc đáng kể. Khi bạn bắt đầu với Microsoft Access 2007, màn hình đầu tiên xuất hiện là trang Getting Started with Microsoft Office Access (trừ trường hợp bạn khỏi động Access bằng cách nhấp đúp chuột vào một file Database Access cụ thể nào đó, khi đó Access sẽ khởi động tùy vào từng trường hợp cụ thể). Trang Getting Started with Microsoft Office Access là điểm khởi đầu để giúp bạn có thể tạo ra một DataBase mới, mở một DataBase đã tồn tại, hoặc hiển thị nội dung đặc trưng từ Microsoft Office Online. 1.2.2. Tạo một DataBase sử dụng Template. Access cung cấp cho bạn rất nhiều mẫu Template mà bạn có thể sử dụng để đẩy nhanh quá trình tạo ra những những DataBase của riêng mình. Một Template là một DataBase đã sẵn sàng sử dụng mà nội dung của nó bao gồm các Table, Query, Form, Report cần cho một công việc cụ thể. Ví dụ, có những mẫu Template mà bạn có thể sử dụng để quản lý danh bạ, hoặc theo dõi chi phí, Các Database Tempate có thể sử dụng với những gì nó đã có hoặc bạn có thể tùy biến cho chúng phù hợp hơn với nhu cầu mà bạn cần. Bước 1: Khởi động Access nếu bạn chưa mở. Trong trường hợp bạn đang mở một DataBase bạn nhấp chuột vào nút Microsoft Office Button và chọn Close Database để Page 47
49. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT có thể hiển thị trang Getting Started with Microsoft Office Access. Màn hình chính của Microsoft Access 2007 và trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ hiển thị như hình dưới đây. Page 48
50. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 2: Một vài Template được hiển thị phía dưới mục Featured Online Templates trên trang Getting Started with Microsoft Office Access Page 49
51. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Để có nhiều hơn bạn nhấp chuột vào Template Categories ở bên trái của cửa sổ Access. Page 50
52. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Ngoài ra bạn có thể tải về từ Website của Microsoft Ofice. Page 51
53. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Nhấp chuột vào Template mà bạn muốn sử dụng. Bước 4: Trong Pane bên phải cửa sổ Access, Access yêu cầu bạn nhập vào tên cho DataBase trong hộp File Name. Page 52
54. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bạn cũng có thể sửa lại đường dẫn mặc định thành đường dẫn khác bằng cách nhấp vào nút (Browse for a location ). Tùy chọn Create your database and link it to a Microsoft Windows SharePoint Services site cho phép bạn liên kết trực tiếp DataBase tới Website của Microsoft Windows SharePoint Services. Page 53
55. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 5: Nhấp Create (hoặc Download, cho trường hợp bạn tải các Template online) để hoàn tất Với các bước trên Access sẽ tạo và mở DataBase. Một Form được mở và bạn đã có thể bắt đầu nhập liệu cho DataBase. Chú ý: Nếu nội dung Template có dữ liệu mẫu bạn có thể xóa chúng đi theo các bước dưới đây: - Nhấp chuột vào dòng đầu tiên của bản ghi mà bạn muốn xóa. - Trong Tab Home tìm tới phần Record nhấp chọn Delete. Bước 6: Để bắt đầu nhập dữ liệu, nhấp chuột vào dòng trắng đầu tiên trên Form và sau đó có thể bắt đầu nhập dữ liệu. Sau Page 54
56. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT khi đã nhập vào một vào bản ghi bạn có thể sử dụng Pane Navigation để xem liệu có một Form hoặc một Report khác mà bạn muốn sử dụng. 1.2.3. Tải các Template từ Microsoft Office Online Nếu bạn không thể tìm thấy một mẫu phù hợp với yêu cầu của mình trên trang Getting Started with Microsoft Office Access, bạn có thể khám phá trên Web Office Online ở đó sẽ có rất nhiều lựa chọn cho bạn. Bước 1: Khởi động Access nếu bạn chưa mở. Trong trường hợp bạn đang mở một DataBase bạn nhấp chuột vào nút Microsoft Office Button và chọn Close Database để có thể hiển thị trang Getting Started with Microsoft Office Access. Page 55
57. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 2: Gần phía cuối của trang Getting Started with Microsoft Office Access và dưới phần More on Office Online bạn nhấp chọn Templates. Page 56
58. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Website Office Online sẽ xuất hiện hiện trong một trình duyệt mới. Page 57
59. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Sử dụng các công cụ tìm kiếm trên trang web của Office Online để tìm và tải về các mẫu mà bạn muốn. Bước 4: Nếu bạn tải về một mẫu mới, DataBase đó sẽ được lưu trữ ở một trong số các thư mục sau đây: - Với Windows Vista: c:\Users\user name\Documents - Với Microsoft Windows Server 2003 hoặc Microsoft Windows XP: c:\Documents and Settings\user name\My Documents. Sau đó khi cần làm việc với các cơ sở dữ liệu này, bạn có thể sử dụng Access hoặc Windows Explorer để mở nó ra ở đường dẫn đã lưu trước đó. 1.2.4. Tạo DataBase từ đầu Nếu không có một Template nào phù hợp với yêu cầu của bạn, hoặc bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn muốn Import vào Access, bạn hãy chắc chắn rằng nó là tốt hơn là việc ra một cơ sở dữ liệu từ đầu. Đối với hầu hết các ứng dụng, điều này thường liên quan đến một trong hai vấn đề sau đây: - Tạo các bảng mới, sau đó nhập dữ liệu, và dán dữ liệu hoặc Import dữ liệu vào các bảng đó. - Import dữ liệu từ một nguồn khác và các bảng sẽ được tạo ra trong quá trình đó. 1.2.5. Tạo một DataBase rỗng Bước 1: Khởi động Access Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access nhấp chọn Blank Database. Page 58
60. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Trong Pane Blank DataBase hãy nhập vào tên cho DataBase trong mục File Name, nếu bạn không điền phần mở rộng cho File thì Access sẽ tự động điền thêm. Page 59
61. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Mặc định chương trình sẽ lưu File tại đường dẫn: - Windows Vista: c:\Users\user name\Documents - Microsoft Windows Server 2003 hoặc Microsoft Windows XP: c:\Documents and Settings\user name\My Documents Để thay đổi đường dẫn chứa tập tin, nhấp chọn nút Browse bên cạnh vào ô File Name, một hộp thoại sẽ xuất hiện Page 60
62. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT cho phép bạn chọn đường dẫn mới, nhấp Ok sau khi đã chọn xong. Bước 4: Nhấp Create để hoàn tất. Sau các bước trên Access sẽ tạo ra một DataBase mới và mở sẵn nó với một bảng trắng ở chế độ DataSheet View cho bạn thiết kế. Bước 5: Vị trí con trỏ chuột của Access đặt tới ô trắng đầu tiên trên cột Add New Field. Để thêm dữ liệu bạn có thể nhập vào hoặc Copy dữ liệu từ những nguồn khác. Chú ý: Việc nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet View được thiết kế tương tự như nhập dữ liệu trong Wooksheet Excel. Những hạn chế chủ yếu là dữ liệu nhập vào phải được nhập ở các dòng, cột liền nhau, bắt đầu ở góc trên bên trái của Datasheet. Bạn không nên cố gắng để định dạng dữ liệu nhập vào có các hàng hoặc cột trắng, bởi vì làm như vậy sẽ gây lãng phí bộ nhớ nhớ trong các bảng. Cấu trúc của bảng dữ liệu được tạo trong khi bạn nhập dữ liệu vào nó. Tại một thời điểm bất kỳ bạn hoàn toàn có thể thêm một cột mới vào bảng, khi đó một trường mới sẽ được định nghĩa. Access thiết lập kiểu dữ liệu cho trường mới dựa vào kiểu của dữ liệu mà bạn nhập vào.Ví dụ, nếu bạn có một cột mà trong đó bạn chỉ nhập giá trị ngày tháng, Access sẽ Page 61
63. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT thiết lập kiểu dữ liệu của trường đó là Data/Time. Sau này giả sử bạn cố gắng nhập vào trường này một giá trị không phải ngày tháng (chẳng hạn như là tên hoặc một số điện thoại nào đó), Access sẽ hiển thị thông báo rằng giá trị của bạn không hợp lệ. Vì vậy, khi có thể, bạn nên phân tích lại bảng dữ liệu của mình sao cho mỗi trường chỉ chứa cùng một loại dữ liệu, cho dù đó là văn bản, ngày tháng, số điện thoại, Điều này làm cho việc xây dựng các Query, Form, Report (lấy dữ liệu từ những bảng này) sau này sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Nếu bạn không quan tâm đến việc nhập dữ liệu vào thời điểm này, hãy nhấp vào nút Close . 1.2.6. Thêm một bảng vào Database Bạn có thể thêm một bảng mới vào Database đã tồn tại bằng cách sử dụng công cụ trong nhóm Tables trên Tab Create. Nhấp chuột vào nút Table để tạo một bảng trắng mới ở chế độ Datasheet View. Sau đó bạn hoàn toàn có thể nhập ngay dữ liệu vào bảng và Access sẽ tạo ra cấu trúc bảng cho bạn khi bạn thoát ra, hoặc bạn có thể sử dụng Design View để tạo ra cấu trúc bảng trước sau đó chuyển về chế độ Datasheet View để nhập dữ liệu. Bất kể bạn bắt đầu làm việc với bảng ở chế độ nào bạn đều có thể chuyển sang những chế độ hiển thị khác bằng cách sử dụng nút View trên thanh trạng thái. Page 62
64. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Thêm một bảng, bắt đầu ở chế độ Datasheet view : Trong Datasheet View, bạn có thể nhập ngay dữ liệu, và Access sẽ xây dựng cấu trúc cho bảng dựa trên những dữ liệu đó. Tên trường được đặt lần lượt (Field1, Field2, ), và các kiểu dữ liệu được Access tự động thiết lập tùy thuộc vào loại dữ liệu mà bạn nhập vào các trường. Bước 1: Trên Tab Create trong nhóm Tables nhấp chọn Table . Bước 2: Sau bước này Access sẽ tạo ra một bảng và đặt vị trí con trỏ tại ô trắng đầu tiên của cột Add New Field. Page 63
65. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Chú ý: Nếu bạn không nhìn thấy cột có tên là Add New Field, có thể bạn vẫn đang ở chế độ Design View chứ không phải DataSheet View. Để chuyển qua chế độ hiển thị này bạn nhấp đúp chuột vào bảng đó trên thanh Pane Navigation. Access sẽ nhắc bạn nhập vào tên cho bảng và chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet view. Bước 3: Trên Tab DataSheet, trong nhóm Field & Columns nhấp chọn New Field . Access hiển thị Pane Field Templates, trong pane này chứa danh sách các kiểu trường thường được sử dụng. Page 64
66. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nếu bạn kéo thả một trong số chúng lên DataSheet của bạn, Acces sẽ tự động thêm trường đó vào bảng với tên là tên của kiểu dữ liệu đối với các trường cơ bản và tên như trường gốc nếu nó được lấy từ các bảng khác. Ngoài ra Access cũng Page 65
67. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT thiết lập những thuộc tính phù hợp cho từng trường. Bạn cần phải kéo và thả trường vào phần chứa dữ liệu trên DataSheet. Như hình ảnh trên các bạn có thể thấy trường có tên Checkbox được lấy từ Basic Field và trường Description được lấy từ một bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Bước 4: Để nhập liệu vào bảng, bắt đầu gõ từ ô trắng đầu tiên hoặc bạn cũng có thể dán dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác. Chú ý: - Để đổi tên một cột bạn nhấp đúp chuột vào phần tiêu đề của cột, sau đó gõ vào tên mới. Page 66
68. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Tên trường bạn vừa đặt sẽ là nội dung hiển thị trường đó trên Pane Field List. - Để di chuyển một cột, bạn hãy chọn nó bằng cách nhấp chuột lên phần tiêu đề của cột đó và kéo thả đến một vị trí bất kỳ trên DataSheet. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột một lúc và di chuyển chúng đến vị trí mới. Chèn thêm một bảng bắt đầu ở chế độ Design View: Ở chế độ Design View, đầu tiên bạn tạo một cấu trúc bảng mới, sau đó bạn chuyển sang chế độ DataSheet để nhập liệu, hoặc bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng bằng những phương thức khác như dán vào hoặc chèn thêm. Bước 1: Trên Tab Create trong nhóm Tables nhấp chọn Table Design . Page 67
69. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Sau bước này trên màn hình xuất hiện một bảng mới ở chế độ Design. Bước 2: Đối với mỗi trường trong bảng, bạn nhập tên trường trong cột Field Name, sau đó lựa chọn kiểu dữ liệu trong danh sách Data Type. Page 68
70. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Chú ý: Nếu bạn không nhìn thấy cột Field Name và cột Data Type, có thể bạn đang ở chế độ DataSheet thay vì chế độ hiển thị Design View, hãy nhấp chuột vào nút Design View trên thanh trạng thái của cửa sổ Access. Page 69
71. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Access sẽ đưa ra thông báo yêu cầu bạn nhập tên mới cho bảng và sau đó tự động chuyển về chế độ Design View. Bước 3: Nếu muốn, bạn có thể nhập vào thông tin để diễn giải cho các trường ở cột Description. Những thông tin này sẽ hiển thị trên thanh trạng thái khi bạn nhập dữ liệu vào trường đó. Và bạn cũng có thể sử dụng nội dung trên thanh trạng thái cho bất cứ điều khiển nào trên Form hoặc Report mà bạn tạo ra bằng cách kéo thả trường từ Pane Field List. Page 70
72. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 4: Sau khi đã thêm vào tất cả các trường cần thiết, bạn hãy lưu bảng lại bằng cách nhấp chọn nút Microsoft Office Button rồi chọn Save hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl+S. Page 71
73. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 5: Sau bước này bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng bất cứ khi nào bạn chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet View. Page 72
74. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Ở chế độ này bạn di chuyển tới ô đầu tiên và nhập lần lượt dữ liệu cho từng bản ghi. Ngoài ra bạn cũng có thể dán dữ liệu vào bảng từ một nguồn dữ liệu khác. Nếu sau khi đã nhập một số dữ liệu vào bảng, bạn lại chợt nhớ cần phải thêm một hoặc một số trường nữa mới phù hợp. Thay vì việc chuyển về chế độ Design View như lúc ban đầu thiết kế bạn gõ thẳng dữ liệu vào cột Add New Field ở chế độ hiển thị Datasheet View. Page 73
75. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hoặc bạn cũng có thêm một trường mới bằng cách nhấp chọn nút lệnh New Field trong nhóm Fields & Column của Tab Datasheet. Page 74
76. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.2.7. Mở một Database đã tồn tại Bước 1: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open. Bước 2: Tìm tới thư mục có chứa Database rồi nhấp chọn DataBase cần mở. Page 75
77. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 3: Khi đã tìm thấy và nhấp chọn Database cần mở bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: - Mở Database ở chế độ mặc định của chương trình: Bạn nhấp đúp chuột vào Database đó. - Mở Database cho phép chia sẻ nhiều người dùng (chia sẻ nhiều người dùng: Là một Database cho phép nhiều hơn một người sử dụng có thể truy cập vào sửa đổi, nhập liệu tại cùng một thời điểm) trong một môi trường: Cho phép cả bạn và những người dùng khác có thể đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu cùng một lúc bạn hãy nhấp Open. - Mở Database ở chế độ Read-only (chỉ đọc): Bạn có thể xem dữ liệu nhưng không thể chỉnh sửa được nó hãy nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống dọc theo nút Open/Open Read-only. Page 76
78. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT - Mở Database được phép Exclusive (độc quyền): Không có một người nào khác có thể mở Database này trong khi bạn đang mở nó. Để mở theo chế độ này bạn nhấp mũi tên dọc theo nút Open chọn Open Exclusive. - Mở Database ở chế độ Exclusive Read-only (Độc quyền và chỉ đọc): Ở chế độ này khi bạn mở một Database bạn chỉ có thể đọc dữ liệu và những người khác thì không thể mở lại nó. Mở ở chế độ này bạn chọn mũi tên dọc theo nút Open/Open Exclusive Read-only. 1.2.8. Nếu không tìm thấy Database cần mở Page 77
79. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 1: Trong hộp thoại Open, nhấp chuột chọn biểu tượng đường tắt My Computer hoặc trong hộp Look in nhấp chọn My Computer. Bước 2: Trong danh sách ổ đĩa, nhấp chuột phải vào ổ đĩa mà bạn cho là có chứa Database mà bạn đang tìm kiếm chọn Search. Bước 3: Cửa sổ tìm kiếm của Window xuất hiện. Nhập vào điều kiện tìm kiếm và sau đó nhấn Enter để tìm cơ sở dữ liệu. Page 78
80. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bước 4: Nếu tìm thấy, để mở bạn hãy nhấp đúp chuột vào dữ liệu đó trong hộp thoại Search Results. Bước 5: Vì tìm kiếm đã được bắt đầu từ hộp thoại Open, nên bạn phải nhấp chuột vào Cancel để tắt hộp thoại Open trước khi mở Database. Chú ý: Bạn có thể mở trực tiếp một file dữ liệu ngoài định dạng một tệp tin (như là dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, or Excel). Bạn cũng có thể trực tiếp mở bất cứ dữ liệu nguồn ODBC nào, như là Microsoft SQL Server hoặc Microsoft FoxPro. Access sẽ tự động tạo ra một cơ sở dữ liệu mới trong cùng một thư mục như là các tập tin dữ liệu, và thêm những liên kết cho mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài. 1.2.9. Mở Database làm việc gần đây nhất Page 79
81. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bạn hãy nhấp chuột vào tên một File trong danh sách Open Recent Database trên trang Getting Started with Microsoft Office Access. Để mở một trong những Database mà bạn làm gần đây nhất, bạn hãy nhấp chuột vào tên của Database đó trong danh sách Open Recent Database trên trang Getting Started with Microsoft Office Access. Access sẽ mở Database và thiết lập những tùy chọn như lần cuối cùng bạn làm việc với nó. Nếu trong danh sách các file được sử dụng trong thời gian gần đây không được hiển thị, bạn hãy nhấp vào nút Microsoft Office , và sau đó nhấp chọn Access Options Page 80
82. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hộp thoại Access Options xuất hiện, nhấp vào mục Advanced, trong cửa sổ ở giữa hộp thoại dưới mục Display chọn vào hộp TextBox Recently used file list nhập vào đó số số file cần lưu lại trong danh sách các tệp tin đã mở tối đa là 9. Page 81
83. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nếu bạn đang mở một Database bằng cách nhấp chọn nút Microsoft Office Button chọn nút Open. Bạn có thể hiển thị đường tắt tới danh sách Database mà bạn đã mở trước đó bằng cách nhấp chuột vào mục My Recent Documents trong hộp thoại Open. Page 82
84. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.3. Có gì mới trong Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Access 2007 cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng bắt đầu theo dõi, báo cáo, và chia sẻ thông tin. Bạn có thể nhanh chóng tạo ra sức hấp dẫn và các chức năng theo dõi các ứng dụng tùy biến của một trong nhiều bộ Templates dựng sẵn, chuyển đổi một cơ sở dữ liệu hiện có, hoặc tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, và bạn có thể làm như vậy mà không cần phải trang bị quá nhiều kiến thức về cơ sở dữ liệu. 1.3.1. Để bắt đầu nhanh hơn Microsoft Office Access 2007 cung cấp các Templates mà bạn có thể dễ dàng tạo ra cơ sở dữ liệu, bảng biểu, và các trường. Ngoài ra còn có những công cụ hiển thị và thiết kế mới giúp bạn trong quá trình tạo Cơ sở dữ liệu mới và làm việc với dữ liệu. Cơ sở dữ liệu mẫu để xây dựng hoàn chỉnh các ứng dụng Microsoft Access 2007 cung cấp một bộ cơ sở dữ liệu bao gồm các mẫu thiết kế chuyên nghiệp giúp bạn có thể theo dõi Page 83
85. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT địa chỉ liên lạc, nhiệm vụ, sự kiện, học sinh, tài sản, và nhiều kiểu dữ liệu khác. Bạn có thể sử dụng ngay lập tức hoặc cải tiến và tinh chỉnh chúng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của mình. Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access xuất hiện khi khởi động ứng dụng bạn có thể dễ dàng tạo một DataBase mới bằng cách nhấp chọn Blank DataBase. Page 84
86. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hoặc nhanh chóng bắt đầu tạo ra cơ sở dữ liệu của bạn bằng cách mở một trong những bản mẫu nằm trong mục Featured online Templates. Mỗi DataBase Templates là một ứng dụng tương đối hoàn chỉnh với một bài toán chung. Chúng bao gồm các Table, Form, Report, Query, Macro và các mối quan hệ giữa các bảng. Những DataBase Template này cho phép bạn có thể sử Page 85
87. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT dụng chúng ngay lập tức nếu bạn cho là cấu trúc của nó đáp ứng được yêu cầu quản lý của mình. Nếu vẫn chưa đủ bạn có sử dụng, kế thừa chúng để tạo ra những cơ sở dữ liệu phù hợp hơn yêu cầu mình. Ngoài các Template mà Microsoft Access 2007 cung cấp bạn cũng có thể kết nối với Microsoft Office Online để có thể tải về các Template khác. Field và Table Templates Thay vì việc bỏ rất nhiều thời gian để thiết kế các trường bạn có thể sử dụng lại các trường dựng sẵn (File Templates) với tên, kiểu dữ liệu và các thuộc tính được định nghĩa từ trước. Bạn có thể kéo thả trực tiếp các trường mà bạn cần trong Panel Fields Templates vào một Datasheet. Các trường được tạo ra dựa trên (Based on) các file XML schema (. Xsd) giúp bạn có thể thiết lập, xây dựng thành những định nghĩa chuẩn Page 86
88. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT của riêng mình và chia sẻ sử dụng trong phòng hoặc nhóm làm việc. Ngoài ra, Microsoft Office Access 2007 còn bao gồm các Table thường được sử dụng trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, bạn Page 87
89. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT có thể sử dụng Contacts table template để thêm Table Contacts vào cơ sở dữ liệu của bạn. Bảng này bao gồm các trường như Last Name, First Name, and Address. Các thuộc tính của những trường này cũng được thiết lập sẵn để bạn có thể sử dụng ngay chúng. Còn có các bảng mẫu có sẵn khác như Tasks, Issues, Events, và Assets. Nâng cấp Datasheet view Với Microsoft Access 2007 bạn có thể dể dàng tạo một bảng dữ liệu bằng cách nhấp chọn Tab Create rồi chọn Table. Microsoft Access 2007 sẽ tự động xác định kiểu dữ liệu phù hợp nhất cho mỗi trường sau khi bạn gõ xong dữ liệu và di chuyển qua nó. Để thêm một trường mới bạn nhấp chuột tới cột cuối cùng (Add new field) và thay đổi dữ liệu trên nó. Và nếu bạn cần thay đổi kiểu dữ liệu hoặc định dạng kiểu dữ liệu hiển thị của một trường mới hay một trường đã có bạn Page 88
90. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT có thể sử dụng các nút chức năng trên thanh Ribbon. Nó là một phần của giao diện người dùng Microsoft Office fluent. Bạn cũng có thể dán một bảng dữ liệu từ Microshoft Excel vào một Datasheet mới trong Microsoft Access 2007, bằng cách tạo trước một cấu trúc các trường tương ứng với bảng dữ liệu mà bạn cần dán vào. Layout View mới giúp cải thiển tốc độ thiết kế Forms và Report. Sử dụng Layout View để thực hiện các thay đổi thiết kế trong khi hiển thị dữ liệu trong một Form hoặc một Report. Ví dụ, bạn có thể thêm vào một trường trên lưới thiết kế bằng cách kéo thả từ Field list pane, hoặc bạn có thể thay đổi các thuộc bằng cách sử dụng thuộc tính trên Sheet. Layout View Page 89
91. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT cung cấp một cách bố trí mới cho các Control đó là stacked layout (Bố trí dạng ngăn xếp) và tabular layout (Bố trí dạng bảng) - nhóm các Controls mà bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước như một đơn vị để bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các trường, cột, hàng, hoặc toàn bộ Layout. Bạn cũng có thể loại bỏ một trường hoặc thêm vào định dạng một cách dễ dàng trong Layout View. Chế độ Design View cũng tương tự như các phiên bản trước giúp bạn có thể biết thêm chi tiết về các Control, ở chế độ này cũng đươch hỗ trợ Layout dạng stacked và tabular. 1.3.2. Microsoft Office fluent Những kết quả mới theo định hướng giao diện người dùng - Microsoft Office fluent giao diện người sử dụng - giúp bạn dễ dàng làm việc với Microsoft Access 2007. Ở những phiên bản trước Lệnh và các tính năng thường được dấu kín trong các menu, thanh công cụ phức tạp “bí hiểm”. Nhưng bây giờ bạn có thể dễ dàng tìm kiếm công việc theo định hướng sử dụng trên các tab chứa các nhóm lệnh. Nhiều ô hộp thoại được thay thế bằng các lựa chọn hiển thị trên thanh công cụ sẵn sàng cho người dùng sử dụng, ngoài ra nó còn được mô tả trên các Tooltips hoặc hiển thị dưới dạng các ví dụ. Không có bất cứ một vấn đề gì với các hoạt động mà bạn đang thực hiện trong giao diện người dùng mới - cho dù đó là tạo ra một Report hoặc nhập dữ liệu – Hãy tiếp cận với những công cụ hữu ích nhất mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây chắc chắn các bạn sẽ thành công trong việc nghiên cứu và sử dụng Microsoft Access 2007. Microsoft Office fluent giao diện người sử dụng: Microsoft Office fluent giao diện người dùng bao gồm các khu vực tiêu chuẩn (standard area) được gọi là Ribbon, trong đó có chứa các nhóm lệnh được tổ chức, sắp xếp theo chức Page 90
92. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT năng. Ribbon thay thế các lớp trình đơn và thanh công cụ cổ điển trong các phiên bản Access cũ. Sử dụng Office fluent Ribbon để xác định vị trí các nhóm lệnh có liên quan nhanh hơn. Ví dụ, nếu bạn cần phải tạo một Form hoặc Report, hãy sử dụng một trong những lệnh trên Tab Create. Việc thiết kế bố trí giao diện mới làm cho việc tìm kiếm lệnh, chức năng mà bạn cần trở nên nhanh chóng, thêm vào đó bạn còn có thể khám phá ra những tính năng khác mà trước đây bạn chưa hề biết tới. Các nút lệnh được đặt gần hơn trên giao diện, điều đó có nghĩa là bạn không cần phải tìm kiếm trong menu hay cố nhớ vị trí của chúng ở đâu đó. Phím chức năng của giao diện người dùng Microsoft Office Fluent bao gồm: - Tab lệnh: Các Tab chứa những nút lệnh thường được sử dụng cùng nhau, nhờ vậy khi cần sử dụng bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng. - Nội dung các Tab lệnh: Một Tab lệnh sẽ xuất hiện tùy thuộc vào bối cảnh làm việc của bạn trên màn hình giao diện. Một nội dung tab lệnh sẽ chứa những lệnh có nhiều khả năng để áp dụng cho những gì bạn đang làm việc. - Toolbar truy cập nhanh: Với một thanh công cụ Standard xuất hiện trên Ribbon, chỉ bằng một cái nhấp chuột bạn có Page 91
93. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT thể truy cập tới những lệnh cần thiết chẳng hạn như Save Undo, . Getting Started with Microsoft Office Access page: Trang này cung cấp khả năng truy cập nhanh đến một thư viện, các cơ sở dữ liệu mẫu được thiết kế chuyên nghiệp, ngoài các cơ sở dữ liệu mà bạn đã mở trong thời gian gần đây (nếu bạn đang kết nối vào Internet) và các liên kết đến các bài viết Office Online phổ biến. Navigation Pane: Pane này liệt kê và cung cấp cách thức truy cập dễ dàng tới tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu hiện tại đang mở. Bạn có thể sử dụng Navigation Pane để tổ chức, sắp xếp các Object của bạn theo kiểu (Object Type), ngày tạo (Create Date), ngày sửa đổi (Modified Date), , hoặc tuỳ chỉnh trong các nhóm mà bạn tạo ra. Nếu bạn cần thêm không gian để làm việc với các Form khi thiết kế, bạn có thể dễ dàng thu hẹp Navigation Pane để nó chiếm ít không Page 92
94. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT gian hơn. Pane Navigation được tạo ra để thay thế cửa sổ DataBase đã được sử dụng trong phiên bản trước đây của Access 2007. Page 93
95. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Tabbed objects: Các Table, queries, forms, reports, macros của bạn được hiển thị như là các Tabbed objects trong Access window. Bằng cách nhấp chuột vào các đối tượng Tab, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các đối tượng khác nhau. Status bar: Là thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ, hiển thị thông tin trạng thái, các nút lệnh cho phép bạn chuyển đổi giữa các lần hiển thị. Mini toolbar: Là một yếu tố, giống như một thanh công cụ, xuất hiện khi một nội dung văn bản được lựa chọn, giúp bạn có thể dễ dàng áp dụng các định dạng như in đậm hoặc nghiêng, hoặc thay đổi font chữ. Help window: Không giống như các phiên bản trước của Access, Microsoft Access 2007 cho phép truy cập cả Access Help và nội dung Developer Reference trên cùng một của sổ trợ giúp một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi phạm vi tìm kiếm của chỉ mình nội dung Developer Reference. Page 94
96. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.3.3. Thêm các công cụ mạnh để tạo đối tượng Office Access 2007 cung cấp một môi trường trực quan để tạo các Form và các Report, cho phép bạn nhanh chóng tạo ra các Form và các Report. Chúng hiển thị sau khi đã được xắp xếp, lọc và nhóm theo các thông tin về từng đối tượng. Create tab Sử dụng Tab Create giúp bạn nhanh chóng tạo ra các Form, các Report, Table, Query, macros và Module mới. Nếu bạn Page 95
97. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT chọn một Table hoặc một Query trong Navigation Pane, bạn có thể tạo ra một Form hoặc một báo cáo mới dựa trên các đối tượng đó bằng cách nhấp chuột vào nút Form hoặc Report. Các Form và các Report mới này được tạo ra gần như ngay lập tức và các thiết kế trên đó cũng được nâng cấp đáng kể. Tự động tạo ra các Form và các Report rất chuyên nghiệp với logo và tiêu đề được định nghĩa sẵn. Ngoài ra, nó còn tự động tạo ra một báo cáo bao gồm cả thông tin về ngày tháng năm, Footer, Totals. Bạn sẽ thấy rằng các đối tượng được tạo bằng cách này giúp bạn rất nhiều về thời gian và nhanh chóng đưa bạn tiến xa hơn trong quá trình nghiên cứu ứng dụng. Chế độ hiển thị mới: Report view và Layout view Hai chế độ hiển thị mới này cho phép bạn làm việc với các Form và các Report một cách trực quan hơn. Bằng cách sử dụng Report Views, bạn có thể duyệt vẽ một cách chính xác báo cáo mà không cần phải in ra hoặc xem ở chế độ xem trước khi in. Để tham chiếu tới một số bản ghi, bạn sử dụng tính năng lọc, hoặc sử dụng công cụ tìm kiếm theo nội dung văn bản trong bản ghi đó. Report View cho bạn khả năng duyệt báo cáo nhưng Layout View lại giúp bạn thay đổi thiết kế báo cáo ngay khi bạn đang xem chúng. Bạn có thể sử dụng Layout View để thực hiện thay đổi các thiết kế chung khi đang hiển thị nội dung Page 96
98. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT dữ liệu trên Form hoặc báo cáo. Ví dụ, thêm vào một trường bằng cách kéo một trường đó từ cửa sổ Field List pane, hoặc thay đổi thuộc tính cho đối tượng bằng cách sử dụng Properties Sheet. Layout view với những hỗ trợ mới, stacked layout và tabular layout (Nhóm các Control), cho phép bạn dễ dàng sắp xếp lại các trường, cột, hàng, hoặc toàn bộ Layout. Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ một trường hoặc thêm vào định dạng trong Layout View. Group và sort trong các báo cáo Với Microsoft Access 2007 bạn sẽ có một công cụ rất tốt để Group, Sort, và thêm tổng con trong báo cáo. Bạn sẽ tìm thấy Page 97
99. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT một giao diện người dùng mới, dễ dàng hơn để di chuyển và hiểu được, và khi nó được sử dụng với Layout view mới, bạn sẽ nhìn thấy hiệu quả của các thay đổi ngay lập tức. Giả sử bạn cần tạo một báo cáo về doanh số bán hàng theo khu vực. Hãy sử dụng Layout View và Panel Group, Sort, and Total để thêm vào một cấp nhóm, và xem sự thay đổi hiện ra trên báo cáo! Với cách tạo dòng Total mới bạn có thể dễ dàng tạo Total ở nhiều dạng khác nhau trên Header, Footer của báo báo cáo như kiểu Sum, average, count, maximum, hoặc minimum. Với một Total đơn giản bạn không cần thiết phải tạo ra một trường tính toán mà có thể nhấp chọn luôn trên công cụ này. Điều khiển bố cục trợ giúp việc tạo Form, Report. Các From, Report thường bao gồm các thông tin tabuler, như là một cột có chứa tên của khách hàng hay một hàng chứa tất cả các trường dành cho khách hàng đó. Bạn có thể sử dụng Microsoft Access 2007 để nhóm những Control trong một Layout vào với nhau một cách dễ dàng, nó có thể bao gồm cả các Label. Page 98
100. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bạn có thể chọn các điều khiển từ các vùng khác, ví dụ như nhãn trong phần Hearder hoặc Footer, nó thật sự rất linh hoạt và bạn có thể dễ dàng: - Di chuyển hoặc thay đổi kích cỡ của một Layout. Ví dụ, di chuyển một cột từ trái qua phải. - Định dạng một Layout. Ví dụ, Tên một khách hàng được đặt trong cột in đậm và để nổi. - Thêm một trường. - Xóa một trường. Split Forms mới hiển thị dữ liệu nhanh hơn Sử dụng Split Form mới để tạo Form mà kết hợp từ một Datasheet view và một Form View. Bạn có thể thiết lập Page 99
101. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT thuộc tính để chỉ định Access đặt lại vị trí của DataSheet lên trên, xuống dưới hay sang trái sang phải. Nhúng Macros vào các Form, Report Một cách mới và đáng tin cậy, bạn có thể nhúng macros để tránh phải viết mã. Một Macro nhúng được lưu giữ trong một thuộc tính và là một phần của đối tượng chứa nó. Bạn có thể chỉnh sửa những thiết kế của một Macro nhúng mà không phải lo lắng về những điều khiển khác cũng sử dụng Macro này – các Macro nhúng hoàn toàn độc lập. Macros nhúng rất Page 100
102. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT đáng tin cậy bởi vì chúng có khả năng tự động ngăn chặn một số những thao tác không an toàn. 1.3.4. Những kiểu dữ liệu và điều khiển mới Microsoft Access 2007 cung cấp nhiều kiểu dữ liệu và điều khiển mới cho phép lưu trữ nhiều dạng dữ liệu khác nhau, và bạn có thể nhập chúng dễ dàng hơn. Trường đa trị cho các dữ liệu phức tạp Bạn có thể tạo ra một trường chứa nhiều giá trị, còn được gọi là dạng dữ liệu phức tạp. Giả sử bạn cần phải chỉ định một công việc cho một trong những nhân viên hoặc nhà thầu của mình, nhưng bạn muốn chỉ định nó cho nhiều hơn một người. Trong hầu hết các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và trong các phiên bản cũ của Access, bạn cần tạo ra rất nhiều các mối quan hệ để làm điều này một cách chính xác. Trong Microsoft Access 2007, phần cứng sẽ thực hiện việc này cho bạn, khi bạn chọn một trường mà bạn thiết lập để chấp nhận nhiều giá trị. Trường đa trị trong Microsoft Access 2007 sẽ rất thích hợp để bạn làm việc này. Office Access 2007 có khả năng tương thích với rất nhiều kiểu dữ liệu. Trường Attachment để chứ Files Kiểu dữ liệu Attachment mới cho phép bạn dễ dàng lưu trữ tất cả các loại tài liệu và tập tin nhị phân trong cơ sở dữ liệu của bạn mà không cần quan tâm tới kích thước của chúng. Microsoft Access 2007 sẽ tự động nén chúng lại đến mức có thể để giảm thiểu không gian lưu trữ. Nếu bạn cần đính kèm một tệp tin Microsft Word 2007 và một bản ghi hoặc lưu trữ Page 101
103. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT một bước ảnh kỹ thuật số vào CSDL của mình? Bằng cách sử dụng trường Attachment sẽ làm cho công việc trở nên hết sức dễ dàng. Thậm chí bạn có thể thêm nhiều tập tin đính kèm chỉ với một bản ghi duy nhất. Trường Memo lưu trữ Rich Text và hỗ trợ lịch sử sửa đổi Với khả năng lưu trữ Rich Text của Microsoft Access 2007, trong một bản ghi số lượng văn bản của bạn sẽ không còn bị giới hạn. Bạn có thể định dạng văn bản với các tùy chọn (như đậm, nghiêng, phông chữ, màu sắc, và những tùy chọn định dạng phổ biến khác) và lưu giữ các văn bản trong cơ sở dữ liệu của mình. Rich-formatted text được lưu giữ trong một trường Memo như một văn bản HTML dựa trên định dạng tương ứng với Rich Text, là một kiểu dữ liệu trong Windows SharePoint Services. Trường Memo sẽ hữu ích cho việc lưu trữ một số lượng lớn thông tin. Với Microsoft Access 2007, bạn có thể thiết lập thuộc tính Append Only để giữ lại tất cả lịch sử của những lần thay đổi thông tin trên trường đó. Và bạn hoàn toàn có thể xem lại những sự thay đổi này. Tính năng này cũng hỗ trợ theo dõi trong Windows SharePoint Services, nhờ vậy Page 102
104. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT bạn có thể sử dụng Access để xem nội dung lịch sử danh sách SharePoint. Chọn này với Calendar Những trường và những điều có kiểu dữ liệu kiểu Date/Time sẽ tự động cập nhật tính năng mới này: Một điều khiển lịch sẽ được gắn kèm cho phép chọn ngày tháng. Nút lịch tự động xuất hiện và trỏ chính xác tới ngày tháng hiện tại. Nếu bạn muốn biết thứ 6 tới là ngày bao nhiêu? Bạn chỉ Click chọn và một bảng lịch sẽ tự động xuất hiện cho phép bạn tìm và chọn ngày đó. Bạn cũng có thể tùy chọn tắt bảng lịch này trên trường hoặc điều khiển bằng cách sử dụng một thuộc tính. 1.3.5. Nâng cấp thiết kế và các công cụ phân tích Những công cụ mới trong Microsoft Access 2007 sẽ giúp bạn tạo ra các đối tượng cơ sở dữ liệu nhanh hơn và sau đó phân tích dữ liệu một cách dễ dàng hơn. Nâng cao Field List pane Với Pane Field List bạn có thể kéo thả trường từ một bảng vào trong bản ghi nguồn, các bảng có thể có mối quan hệ với nhau hoặc không. Microsoft Access 2007 đã tạo sẵn các cấu trúc vì vậy nếu một mối quan hệ giữa các bảng là cần thiết thì nó sẽ tự động tạo ra mối qua hệ đó. Page 103
105. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nâng cao công cụ lọc, sắp xếp Giả sử bạn cần phải nhanh chóng tìm thấy một giá trị phù hợp hoặc sắp xếp một cột của dữ liệu. Microsoft Access 2007 với chức năng AutoFilte cung cấp khả năng lọc nhanh Page 104
106. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT chóng để bạn có thể tìm thấy các dữ liệu mà bạn cần. Bạn cũng có thể dễ dàng lựa chọn từ các giá trị duy nhất trong một cột, điều này rất có ích cho các tình huống khi bạn không thể gọi lại tên mà bạn cần, hoặc bạn có thể sắp xếp các giá trị bằng cách sử dụng các trình đơn tùy chọn. Các bộ lọc tùy chọn phổ biến nhất rất dễ dàng nhìn thấy trong trình đơn lệnh, bạn có thể nhanh chóng sử dụng chúng để giới hạn các thông tin dựa trên các dữ liệu nhập vào. Bộ lọc tùy chọn tự động thay đổi dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn đang tác tác. Page 105
107. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Những tính năng lọc hay sắp xếp mới được thiết kế sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm nhất định làm việc không chỉ với Access 2007 mà cả Excel 2007. Totals (Tổng cộng) và mầu nền trong DataSheet Page 106
108. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Với dòng Total trong Datasheet View mới bạn có thể hiển thị một tổng (sum), hoặc đến bản ghi (count), tính giá trị trung bình (everage), Sau khi bạn thêm dòng Total, bạn trỏ vào mũi tên trong các cột và chọn phép tính cần thiết muốn. Datasheet, Report, Forms đều được hỗ trợ màu nền cho các row, bạn có thể thiết lập mặc định màu nền cho chúng. Tạo bóng cho các hàng cũng rất dễ dàng, và bạn có thể chọn bất kỳ màu sắc nào mà mình thích. Page 107
109. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 1.3.6. Tăng cường an ninh Microsoft Access 2007 tằng cường chức năng bảo mật một cách mạnh mẽ và thông minh với Windows SharePoint giúp bạn quản lý hiệu quả, theo dõi các ứng dụng an toàn hơn trước rất nhiều. Bằng cách lưu trữ dữ liệu theo dõi của bạn trong danh sách ứng dụng trên Windows SharePoint Services, bạn có thể kiểm tra xem xét lại lịch sử, khôi phục lại thông tin bị xóa, phân quyền dữ liệu truy cập. 1.3.7. Cách thức mới để chia sẻ dữ liệu và cộng tác với những người khác Bằng cách sử dụng các tính năng cộng tác mới của Microsoft Access 2007, bạn có thể thu thập và chia sẻ thông tin với những người khác hiệu quả hơn trong một môi trưởng bảo mật trên Web. Tích hợp với Windows SharePoint Services Microsoft Access 2007 với Windows SharePoint Services trong một số trường hợp, giúp bạn tận dụng lợi thế của nhiều tính năng cộng tác trong Windows SharePoint Services. Page 108
110. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT - Sửa đổi dữ liệu theo dõi: Với sự giúp đỡ của Windows SharePoint Services, bạn có thể xem lịch sử sửa đổi của một bản ghi. Giả sử bạn cần phải biết ai đã thay đổi nội dung một hàng và nó được thay đổi khi nào? Tất cả có thể tìm thấy bằng cách xem trong lịch sử sửa đổi. - Cho phép cài đặt: Với sự giúp đỡ của Windows SharePoint Services, bạn có thể đặt quyền truy cập cho phép người dùng thêm vào danh sách. Bạn có thể chọn lọc cho phép hoặc từ chối một số người dùng truy cập. Bạn cũng có thể chỉ định giới hạn chế quyền chỉ đọc hoặc Full (mọi thay đổi tác động đều được chấp nhận). - Lấy từ Recycle Bin: Bạn có thể sử dụng Recycle Bin mới trong Windows SharePoint Services để dễ dàng xem các trường đã xóa hoặc khôi phục lại các thông tin đã bị xóa trước đó. Mở Form, Report trong Windows SharePoint Services: Windows SharePoint Services cho phép người dùng có thể mở trực tiếp các danh sách trong Access views (Form, Report, DataSheet) từ một site SharePoint. Khi bạn chọn một Access views, Microsoft Access 2007 mở và gọi tới các Form, Report hay Datasheet đó . Vì vậy nó giúp bạn có thể chạy trên SharePoint site mà không cần khởi động Microsoft Access 2007. Bạn cũng có thể chọn để mở một danh sách trong Access, và nếu cơ sở dữ liệu đó không tồn tại, nó sẽ tự động tạo mới và các Form, Report sẽ được kế thừa trong danh sách của bạn. Thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng các biểu mẫu InfoPath và Outlook Bằng cách sử dụng các tính năng mới Data Collection, Microsoft Access 2007 có thể tự động tạo ra một định dạng Microsoft Office InfoPath 2007 hoặc định dạng HTML và nhúng nó trong phần body của một e-mail. Sau đó bạn có thể Page 109
111. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT gửi chúng đi tới những địa chỉ người nhận từ Contact Outlook của bạn, hoặc để tên của người nhận được lưu giữ trong một trường trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn lựa chọn xem để thu thập những thông tin mới hay cập cập nhật các thông tin hiện có. Người nhận biểu mẫu sau đó sẽ hoàn thiện và gửi lại. Microsoft Access 2007 tự động nhận dạng các biểu mẫu gửi đến và lưu vào cơ sở dữ liệu. Page 110
112. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Export sang định dạng PDF và XPS Bây giờ bạn có thể xuất dữ liệu một định dạng file .PDF (Portable Document Format) hoặc .XPS (XML Paper Specification) dùng cho việc in ấn, Post bài hay e-mail. Việc xuất một Form, Report, hoặc Datasheet sang file có định dạng .Pdf hay .XPS cho phép bạn dễ dàng phân phối các thông tin mà vẫn giữ lại tất cả nhưng định dạng mà bạn thiết lập. Mà không cần người nhận phải cài đặt Access. Portable Document Format: Một định dạng PDF là một file cố định giúp bảo vệ các định dạng của văn bản và chia sẻ tệp tin. Các định dạng PDF bảo đảm rằng khi các tập tin được xem trực tuyến hoặc in ra, nó giữ lại chính xác các định dạng mà bạn đã thiết kế, và giữ cho tệp tin không bị sao chép hoặc sửa đổi. Các định dạng PDF cũng hữu ích cho các tài liệu mà sẽ được sao chép bằng cách sử dụng các phương pháp in ấn thương mại. XML Paper Specification: Một XPS là một định dạng tệp tin điện tử, bảo vệ định dạng tài liệu và giúp chia sẻ tập tin. Các định dạng XPS đảm bảo rằng khi các tập tin được xem trực tuyến hoặc in ra, nó giữ lại chính xác các định dạng mà bạn đã định sẵn, giúp cho các dữ liệu trong tập tin không bị sao chép hoặc thay đổi. Bạn có thể xuất dữ liệu ra một file có định dạng .Pdf hay .XPS từ Microsoft Access 2007 chỉ sau khi bạn cài đặt các add-in. Làm việc với dữ liệu bên ngoài được thực hiện dễ dàng hơn Các tính năng mới trong Microsoft Access 2007 làm cho việc Import hay Export trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể lưu lại một hoạt động Import hay Export và sau đó tái sử dụng ở thời gian tiếp theo. Với Import Spreadsheet Wizard sẽ cho Page 111
113. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT phép bạn ghi đè lên kiểu dữ liệu cho bởi Access, và bạn có thể Import, Export, và và liên kết đến các định dạng tập tin Excel 2007 mới. 1.3.8. Cách tốt hơn để gỡ rối vấn đề Microsoft Office Diagnostics là một loạt các xét nghiệm chẩn đoán có thể giúp bạn khám phá lý do tại sao máy tính của bạn có crashing. Các xét nghiệm chẩn đoán có thể giải quyết một số vấn đề trực tiếp và có thể xác định cách thức mà bạn có thể giải quyết các vấn đề. Microsoft Office Diagnostics thay thế cho những tính năng sau đây của Microsoft Office 2003: Dò tìm, sửa chữa, và phục hồi ứng dụng Microsoft Office. 1.3.9. Nâng cao chất lượng các công cụ Proofing Sau đây là một số tính năng mới của công cụ kiểm tra chính tả. Công cụ kiểm tra chính tả đã được làm chắc chắn hơn trong bộ Microsoft Ofice 2007. Dưới đây là ví dụ về sự thay đổi này: Một vài tùy chọn kiểm tra toàn cục bây giờ sẽ mang tính toàn cục. Nếu bạn thay đổi một trong các tùy chọn này ở bất cứ ứng dụng nào trong bộ Office nó cũng sẽ thay đổi tương ứng trong các ứng dụng khác của bộ Office. Ngoài ra để chia sẻ cùng một bộ từ điển, tất cả các chương trình có thể quản lý chúng bằng cách sử dụng cùng một hộp thoại. Page 112
114. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Bài 2. Làm việc với Table Khi bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu trong các bảng (dựa trên nội dung của các hàng và cột). Ví dụ, bạn có thể tạo một bảng Contacts lưu trữ danh sách gồm tên, địa chỉ, và số điện thoại, hoặc một bảng Products lưu trữ những thông tin về sản phẩm cần quản lý. Bài viết này với mục đích hướng dẫn bạn làm thế nào để tạo ra một bảng và làm thế nào để thêm các trường rồi thiết lập thuộc tính cho những trường đó. Cũng như hướng dẫn bạn cách tạo ra những khóa chinh cho các bảng đó. Bởi vì có rất nhiều đối tượng khác nhau nhưng lại phụ thuộc lẫn nhau trong một Database. Vì vậy trước khi bắt tay vào thiết kế các bảng bạn nên xem xét một cách kỹ lưỡng các yêu cầu mình, để làm sao không bị dư thừa các bảng dữ liệu không có ích. 2.1. Tổng quát Mỗi Table là một đối tượng của CSDL mà bạn sử dụng để lưu trữ về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như nhân viên trong công ty, sản phẩm của một nhà máy nào đó, Một bảng gồm có nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi bản ghi chứa dữ liệu về một chủ thể mà bảng lưu trữ, chẳng hạn như các thông tin về một nhân viên. Một bản ghi thường tương ứng với một dòng trong bảng dữ liệu. Mỗi trường chứa dữ liệu về một trong những thuộc tính của chủ thể trong bảng, chẳng hạn như tên hay địa chỉ e-mail của một nhân viên. Mỗi trường tương ứng với một cột trong bảng dữ liệu. Page 113
115. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Một bản ghi bao gồm giá trị của nhiều trường chẳng hạn như Nhà sách Minh Lâm, nhà sách, minhlam@yahoo.com. Giá trị của một trường thường được gọi là một thực thể. Trên đây và một bảng được mở ở chế độ Datasheet View Trong đó: (1) : Một bản ghi (2): Một trường (3): Giá trị một trường Như vậy chúng ta có thể tổng kết lại như sau: Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng, chủ thể khác nhau. Trong mỗi bảng có thể chứa một hoặc nhiều trường với những kiểu dữ liệu cũng khác nhau như kiểu chuỗi, số, ngày tháng, kiểu liên kết, 2.1.1. Thuộc tính của bảng và trường Bảng và trường có những thuộc tính mà bạn có thể thiết lập để kiểm soát hành vi cũng như đặc điểm của chúng. Page 114
116. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Đây là một bảng được mở ở chế độ Design View. Trong đó: (1): Thuộc tính của bảng (2): Thuộc tính của trường Trong một Database Access, thuộc tính của bảng ảnh hưởng trực tiếp, toàn diện tới sự thể hiện cũng như hành vi của bảng đó. Ở chế độ Design View, thuộc tính của bảng được thiết lập Pane Property Sheet. Ví dụ, bạn có thể thiết lập thuộc tính Default View cho bảng để mỗi lần hiển thị nó sẽ hiển thị theo chế độ đó. Page 115
117. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Một thuộc tính của trường được áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong những tính chất đặc trưng của trường đó. Bạn có thể thiết lập thuộc tính cho trường ở chế độ hiển thị Datasheet View, cũng như ở chế độ Design View bằng cách sử dụng Pane Field Properties. Page 116
118. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 2.1.2. Kiểu dữ liệu Mỗi trường có một kiểu dữ liệu nhất định. Một kiểu dữ liệu của một trường cho biết kiểu dữ liệu mà trường đó lưu trữ chẳng hạn như trường dữ liệu kiểu Text sẽ cho phép lưu trữ các ký tự, hay kiểu Date/Time cho phép lưu trữ dữ liệu kiểu ngày tháng, Kiểu dữ liệu của trường thực chất là thuộc tính của trường đó, tuy nhiên nó vẫn khác thuộc tính ở một số điểm sau đây: - Bạn có thể thiết lập kiểu dữ liệu cho trường trong lưới thiết kế bảng nhưng không thể làm việc đó trong Pane Field Properties. - Một kiểu dữ liệu của trường xác định những thuộc tính mà trường đó có thể có. Page 117
119. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Chú ý: Bạn có thể tạo ra một trường mới ở chế độ Datasheet view trong Access bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp dữ liệu vào một cột mới. Khi bạn tạo ra một trường mới bằng cách này Access sẽ tự động định nghĩa kiểu dữ liệu cho trường dựa trên những giá trị mà bạn nhập vào cột đó. Nếu như không có một kiểu dữ liệu nào phù hợp cho rất nhiều giá trị trên cột đó Access sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu Text, nếu cần thiết bạn hoàn toàn có thể thay đổi lại những kiểu dữ liệu này. Dưới đây là bảng mô tả về kiểu dữ liệu mà Access tự động thiết lập cho trường tương ứng với dữ liệu bạn nhập vào. Dữ liệu có thể nhập vào Kiểu dữ liệu mà Access có thể tự định nghĩa Minh Lâm Text Hyperlink 1 Number, Long Integer 50,000 Number, Long Integer 50,000.99 Number, Double 50000.389 Number, Double 12/67 Date/Time December 31, 2006 Date/Time 10:50:23 Date/Time Page 118
120. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 10:50 am Date/Time 17:50 Date/Time $12.50 Currency 21.75 Number, Double 123.00% Number, Double 3.46E+03 Number, Double 2.1.3. Quan hệ giữa các bảng Mặc dù mỗi bảng lưu trữ dữ liệu về một chủ thể nhất định, nhưng xét trong một Database thì các chủ thể này lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu có thể chứa: Một bảng customers là danh sách khách hàng công ty của bạn. Một bảng products chứa danh sách những sản phẩm mà công ty bạn sản xuất ra. Một bảng orders chưa những đơn đặt hàng mà khách hàng mua sản phẩm. Vì khách hàng trong orders mua sản sản phẩm của công ty sản xuất ra nên những khách hàng đó phải là khách hàng trong bảng customers, và những sản phẩm cũng phải là những sản phẩn trong bảng Products. Chính vì những mối liên hệ đó mà bạn cần phải làm thế nào để có thể liên kết các bảng này lại với nhau. Nhờ việc liên kết này mà bạn có thể dễ dàng kiểm soát sự toàn vẹn dữ liệu trong một Database. Page 119
121. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Để liên kết các bảng lại với nhau bạn cần phải tạo ra các mối liên kết (quan hệ). Một mối quan hệ là một kết nối Logical giữa hai bảng với nhau thông qua một trường có chung ở hai bảng. Ví dụ trong bảng Customers sẽ có trường Id xác định tính duy nhất của khách hàng đó và trong bảng Orders cũng có trường Id_Kh trường này lưu trữ Id của khách hàng mua sản phẩm, hai trường này được gọi là trường liên kết giữa bảng Customers và bảng Order. 2.1.4. Khóa Những trường mà là một phần của mối quan hệ trong bảng gọi là trường khóa. Một khóa thường bao gồm một hoặc nhiều trường khác nhau. Trong bảng có thể có hai loại khóa sau đây: Primary key: Một bảng chỉ có duy nhất một khóa Primary key. Một khóa Primary key có thể bao gồm một hoặc nhiều trường kết hợp với nhau xác định tính duy nhất của mỗi bản ghi lưu trữ trong bảng. Thông thường, có một số để xác định tính duy nhất của một bản ghi, chẳng hạn như số ID, số sê-ri, hoặc mã số sẽ được chọn làm khóa. Ví dụ, bạn có một bảng Customers mỗi khách hàng được xác đinh duy nhất thông qua số Id của khách hàng đó. Như vậy trường Id chính là trường khóa của bảng Customers. Khi một chính khoá (Primary key ) chứa nhiều hơn một trường thì nó là sự kết hợp của những trường đã tồn tại, kết hợp với nhau để tạo ra một giá trị duy nhất. Ví dụ, bạn có thể kết hợp các trường Ho, Ten, Ngay_Sinh để tạo thành một trường khóa cho bảng People. Foreign key: Một bảng có thể có một hoặc nhiều Foreign key. Một Foreign key chứa các giá trị mà tương ứng với những giá trị đó là những giá trị của trường khóa chính ở Page 120
122. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT những bảng khác. Ví dụ, bạn có thể có một bảng Orders, trong đó mỗi đơn hàng có một số Id của khách hàng đặt đơn hàng đó, Id xác định tính duy nhất của một bản ghi trong bảng Customers. Như vậy có thể nói trường Id khách hàng trong bảng đơn hàng là một Foreign key (ngoại khóa). Sự tương ứng của các giá trị giữa những trường khóa là nên tảng của một mối quan hệ giữa các bảng với nhau. Bạn có thể sử dụng mối quan hệ của bảng để kết hợp dữ liệu từ những bảng liên quan. Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Customers và một bảng Orders, mỗi bản ghi được xác định duy nhất bởi trường khóa Id (trường khóa chính). Để liên kết mỗi đơn hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường ngoại khóa vào bảng Orders tương ứng với trường Id trong bảng Customers, và sau đó tạo mối quan hệ giữa hai khóa này. Khi bạn thêm một bản ghi vào Orders, bạn sử dụng giá trị cho trường Id khách hàng được lấy từ bảng Customers. Khi nào bạn cần xem bất kỳ thông tin nào về một đơn đặt hàng của khách hàng, bạn nên sử dụng các mối quan hệ để xác định được những dữ liệu từ bảng Customers tương ứng với các bản ghi trong bảng Orders. Page 121
123. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Mối quan hệ giữa hai bảng, được hiển thị trong cửa sổ Relationships. (1): Là trường primary key (khóa chính), xác định bởi biểu tượng khóa bên cạnh tên trường. (2): Là trường foreign key (ngoại khóa) 2.1.5. Lợi ích của việc sử dụng relationships Việc lưu trữ dữ liệu được phân chia trong những bảng liên quan có những lợi ích sau đây: Sự nhất quán: Vì mỗi nội dung của dữ liệu được ghi chỉ một lần, trong một bảng, có ít khả năng sảy ra sự mâu thuẫn, không minh bạch. Chẳng hạn, bạn lưu trữ tên của một khách hàng chỉ một lần, trong bảng khách hàng, hơn là lưu trữ nó nhiều lần (Và tiềm ẩn những mâu thuẫn) trong bảng chứa dữ liệu đơn hàng. Page 122
124. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hiệu quả: Ghi dữ liệu ở một chỗ có nghĩa là bạn sử dụng ít không gian trên đĩa cứng hơn. Thêm vào đó, bảng ít dung lượng sẽ cho phép truy cập, truy vấn dữ liệu nhanh hơn là các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng những bảng riêng biệt để lưu chữ thông tin về các chủ thể riêng biệt, bạn sẽ phải theo dõi, quản lý cả những giá trị Null dẫn đến sự dư thừa dữ liệu trong các bảng. Cả hai lý do đó có thể sẽ tiêu phí không gian lưu trữ và ngăn cản quá trình làm việc với dữ liệu của bạn. Sự hiểu biết: Quá trình thiết kế một Database sẽ dễ hiểu hơn nếu một chủ thể được phân rã hợp lý thành những bảng riêng biệt. 2.1.6. Trước khi bạn bắt đầu Trước khi bạn bắt đầu tạo ra các bảng trong Microsoft Office Access 2007, có vài sự khác biệt so với những phiên bản trước đó của Access mà bạn cần chú ý. Bảng và trường Template đã được thay thế cho Table Winzard trong các phiên bản trước, bạn đã sử dụng Table Winzard để tạo ra một Table rất đơn giản với việc chỉ phải trả lời vài câu hỏi. Trong Microsoft Access 2007, Table Winzard sẽ được thay thế bằng Table và các trường Template (mẫu). Datasheet trong Microsoft Access 2007, bạn có thể tạo ra và sửa đổi các bảng, trường trong khi đang việc làm việc ở chế độ hiển thị Datasheet View 2.2. Tạo mới một bảng Page 123
125. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh sách liên lạc, có thể sử dụng chỉ duy nhất một bảng. Tuy nhiên nhiều cơ sở dữ liệu, phải sử dụng rất nhiều bảng. Khi bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, đồng thời bạn cũng đã tạo ra một File trên máy tính, nó đóng vai trò như một Container (nơi chứa) tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu, trong đó có các bảng dữ liệu. Bạn có thể tạo ra một bảng bằng việc tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, hoặc cũng có thể tạo ra bằng việc chèn một bảng vào trong một cơ sở dữ liệu đã tồn tại, hay bằng cách Import hoặc liên kết tới các bảng từ những nguồn dữ liệu khác. Khi bạn tạo mới một DataBase rỗng, một bảng mới chưa có nội dung sẽ được chèn vào đó. Bạn có thể nhập dữ liệu vào cũng như bắt đầu định nghĩa các trường cho bảng. 2.3.1. Tạo bảng mới trong Database mới. Nhấp chuột chọn nút Microsoft Office Button , sau đó nhất New. Page 124
126. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trong hộp nhập File Name, gõ vào tên cho Database mới. Để thay đổi đường dẫn lưu Database bạn nhấp chuột chọn biểu tượng Folder để chọn lại. Cuối cùng nhấp Create. Page 125
127. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Một Database mới được mở và một Table mới với tên là Table1 được tạo ra và mở ở chế độ Datasheet View. 2.3.2. Tạo bảng mới trong Database đã tồn tại Nhấp chuột chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open. Page 126
128. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi nhấp Open. Page 127
129. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trên Tab Create trong nhóm Table chọn Table. Một bảng mới được Insert vào Database và bảng này được mở ở chế độ Datasheet View. Page 128
130. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT 2.3.3. Sử dụng bảng Template để tạo bảng Trong những phiên bản trước đây của Access, bạn sử dụng Table Winzard để tạo nhanh một bảng từ những bảng và trường mẫu. Thay cho chức năng này trong Microsoft Access 2007, bạn có thể sử dụng các bảng và trường Templates. Một bảng mẫu là một bảng trắng không chứa dữ liệu, bạn có thể bắt đầu luôn hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của mình. Microsoft Access 2007 cung cấp những mẫu Table Template dưới đây: Contacts: Là bảng sử dụng để quản lý thông tin liên lạc trong kinh doanh. Như địa chỉ Email, Website, các File đính kèm, Tasks: Là bảng dùng để theo dõi công việc, bao gồm các trường sử dụng cho những phiếu đính kèm. Page 129
131. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Issues: Là bảng sử dụng để theo dõi những hoạt động, bao gồm các sử dụng cho những phiếu đính kèm và một trường kiểu Memo lưu trữ lịch sử sửa đổi giá trị trên các trường trong bảng. Events: Là bảng dùng để quản lý các sự kiện bao gồm một trường Rich Text Memo và một trường cho những phiếu đính kèm. Assets: Là bảng dùng để quản lý tài sản của doanh nghiệp, bao gồm 2 trường tiền tệ để có thể theo dõi được giá trị khấu hao của tài sản. Sau khi bạn tạo ra một bảng bằng cách sử dụng bảng Template, có thể bạn sẽ muốn thêm vào những trường mới bằng cách sử dụng các trường Template. Một trường Template là trường đã được định nghĩa sẵn, bạn có thể thêm vào bất cứ bảng nào ở chế độ hiển thị Datasheet View. 2.3.4. Tạo bảng mới sử Template Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open. Page 130
132. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi nhấp Open. Page 131
133. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trên Tab Create, trong nhóm Tables chọn nút Table Templates, trong hộp thoại đổ xuống chọn một bảng mẫu cần tạo Page 132
134. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Một bảng mới được thêm vào Database dựa trên bảng mẫu mà bạn đã chọn. 2.3.5. Thiết lập khóa chính cho bảng Nếu không có một lý do thật đặc biệt thì khi thiết kế ra một bảng dữ liệu bạn cần phải chỉ rõ một khóa chính. Access tự động tạo ra Index cho khóa chính, nó có thể cải thiện được tốc độ truy cập cũng như thao tác với dữ liệu. Access cũng chắc chắn rằng mỗi bản ghi thì trường khóa chính luôn chứa dữ liệu và giá trị này luôn luôn là duy nhất. Nếu không có trường này sẽ chẳng có cách nào đáng tin cậy để phân biệt một hàng cụ thể nào đó với những hàng khác trong bảng. Page 133
135. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Khi bạn tạo ra một bảng mới trong chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ tự động tạo ra một khóa chính và định nghĩa nó với tên là ID và kiểu dữ liệu là AutoNumber. Ở chế độ hiển thị Design View, bạn có thể thay đổi, loại bỏ khóa chính, hoặc thiết lập cho một bảng chưa có khóa chính. Xác định trường đặt làm khóa chính Đôi khi, bạn có thể tự xác định được trường mà mình muốn sử dụng làm khóa chính. Chẳng hạn, bạn có thể có những số ID dành cho mỗi nhân công. Nếu bạn tạo ra một bảng để theo dõi thông tin về những người công nhân, bạn có thể quyết định sử dụng ID làm khóa chính cho bảng đó. Hoặc là sự kết hợp giữa ID của người công nhân với Id phòng ban để tạo nên tính duy nhất. yêu cầu rằng bạn sử dụng cả trường này để tạo nên khóa chính. Một hoặc nhiều trường muốn sử dụng làm trường khóa phải đảm bảo một vài nguyên tác sau đây: - Mỗi bản ghi phải có một hoặc nhiều trường kết hợp để tạo ra một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. - Một trường hoặc sự kết hợp giữa nhiều trường phải không bao giờ chứa giá trị rỗng (luôn luôn có giá trị) - Những giá trị không thay đổi. - Nếu không có dữ liệu thích hợp tồn tại để tạo ra khóa chính bạn có thể tạo ra một trường mới chỉ để làm khóa chính. Khi bạn tạo ra một trường mới sử dụng làm khóa chính bạn hãy thiết lập kiểu dữ liệu cho nó là AutoNumber. Với kiểu dữ liệu này trường sẽ nhận dữ liệu kiểu số, nằm trong dãy số nguyên liên tiếp, và hoàn toàn không trùng lắp. Hơn nữa trường này sẽ tự động tăng khi thêm một bản ghi mới giúp bạn không cần phải quan tâm việc tạo ra dữ liệu duy nhất cho trường khóa chính. Thiết lập hoặc thay đổi khóa chính Page 134
136. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn thiết lập hoặc thay đổi. Trên Tab Home chọn nhóm Views, nhấp chọn View trong hộp thoại đổ xuống này chọn Design View. Bảng xuất hiện ở chế độ Design View, hãy chọn trường (hoặc những trường) mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính. Page 135
137. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Để lựa chọn một trường hãy nhấp chọn vào cột Row selector (cột đầu tiên mầu xanh bên trái mỗi dòng) của trường đó. Nếu muốn chọn nhiều trường bạn hãy giữ phím Ctrl và lần lượt chọn tới các trường cần thiết lập. Trên Tab Table trong nhóm Tools chọn Primary Key. Một biểu tượng hình chìa khóa sẽ xuất hiện bên trái của những trường mà bạn vừa thiết lập khóa chính Page 136
138. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Loại bỏ khóa chính Chọn bảng cần loại bỏ khóa chính trong Navigation Pane. Tên Tab Home tìm tới nhóm Views nhấp chuột chọn nút View, trong danh sách đổ xuống này chọn Design View. Nhấp chuột chọn tới trường hoặc danh sách trường đang là những trường khóa chính (cách làm tương tụ phần trước) Trên Tab Design tìm tới nhóm Tools chọn Primary Key. Page 137
139. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Biểu tượng chìa khóa bên phía trái của các cột này sẽ được loại bỏ. Chú ý: Khi bạn lưu trữ một bảng mới mà không được thiết lập khóa chính, Access sẽ nhắc cần phải tạo mới một trường làm khóa chính. Nếu bạn chọn Yes, Access tạo ra một trường có tên ID và gán cho nó kiểu dữ liệu là AutoNumber để cung cấp một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. Trong trường hợp bảng đã có sẵn một trường kiểu AutoNumber, Access sẽ chọn luôn trường này làm khóa chính. Nếu bạn chọn No trên hộp thông báo Access sẽ không thêm trường và không thiết lập khóa chính cho bảng. 2.3.6. Thiết lập thuộc tính cho bảng Ngoài việc thiết lập thuộc tính cho các trường bạn còn có thể thiết lập thuộc tính chung cho bảng hoặc tất cả các bản ghi. Chọn tới bảng cần thiết lập thuộc tính Trên Tab Home, tìm tới nhóm Views, nhấp chọn Views trong hộp thoại đổ xuống bạn chọn Design View. Page 138
140. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trên Tab Design, tìm tới nhóm Show/Hide, nhấp chọn Property Sheet. Property Sheet sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Page 139
141. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trên Pane Property Sheet nhấp chọn Tab General. Chọn cột bên trái để tìm tới thuộc tính của bảng và cột bên phải để thiết lập giá trị. 2.3. Thêm trường vào bảng Bạn lưu trữ từng phần dữ liệu mà bạn muốn theo dõi trong một trường. Ví dụ, ở bảng Contacts bạn tạo ra danh sách trường để lưu lần lượt các thông tin như Last Name, First Name, Telephone Number, and Address. Hay trong bảng Procedures là các trường Product Name, Product ID, và Price. Trước khi tạo ra các trường, dữ liệu được phân chia thành những phần nhỏ. Đó là cách dễ nhất để có thể xử lý dữ liệu được linh hoạt. Ví dụ, thay vì tạo ra một trường Full Name lưu trữ đầy đủ họ tên của một người nào đó, chúng ta nên tạo Page 140
142. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT ra hai trườn riêng biệt là First Name và Last Name. Sau đó thì có thể dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp theo từng trường hoặc theo cả hai trường. 2.4.1. Thêm trường khi đang nhập dữ liệu Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở một bảng đã tồn tại ở chế độ hiển thị Datasheet View, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Add New Field trên Datasheet. Bảng dữ liệu được tạo mới hoặc được mở ở chế độ Datasheet View. (1): Nhập dữ liệu vào cột Add New Field. Trên phần tiêu đề của cột Add New Field hãy nhập vào tên trường mà bạn muốn tạo, tên này sẽ mô tả trường và giúp bạn dễ dàng nhận ra nó hơn. Cuối cùng nhập dữ liệu vào trường đó. 2.4.2. Thêm trường sử dụng trường Template Trong một số trường hợp thật dễ dàng lựa chọn một trường phù hợp với yêu cầu của bản trong danh sách các trường đã được thiết lập sẵn thay vì việc bạn phải tự tạo ra nó. Bạn có thể sử dụng Field Templates task pane để chọn một trong những trường mẫu. Các trường mẫu này đã được thiết lập sẵn các thuộc tính cần thiết. Ví dụ như tên trường, kiểu dữ liệu, các thuộc tính định dạng, và nhiều thuộc tính khác. Page 141
143. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trên Tab Home, tìm tới nhóm Views, nhấp chọn View, trên hộp thoại đổ xuống bạn chọn Datasheet View. Trên Tab Datasheet, tìm tới nhóm Fields & Columns, nhấp chọn New Field. Page 142
144. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Một thanh Pane có tên Field Templates xuất hiện bên phải của màn hình. Page 143
145. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Chọn một hoặc nhiều trường trong pane này rồi sau đó kéo thả vào nơi mà bạn muốn thêm mới trường trên bảng. 2.4.3. Thêm trường từ trường của bảng khác Page 144
146. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nếu cơ sở dữ liệu của bạn đã có sẵn các Table, bạn có thể thêm trường vào một bảng mới từ danh sách các trường của một trong những bảng này, chúng được liệt kê trong Pane Field List. Pane Field List liệt kê tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu, chi tiết trong các bảng này là danh sách trường. Nếu bảng mà bạn thêm trường mới có mối quan hệ với các bảng khác, thì các trường quan hệ sẽ được liệt kê đầu tiên trong Field List Pane Page 145
147. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , tiếp theo chọn Open. Page 146
148. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trong hộp thoại Open, chọn tới Database bạn cần làm việc. Page 147
149. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trong Pane Navigation, nhấp đúp chuột vào bảng cần thêm trường mới. Bảng được mở ở chế độ Datasheet View. Trên Tab Datasheet, trong nhóm Fields & Columns nhấp chọn Add Existing Fields Pane Field List xuất hiện như hình dưới đây: Page 148
150. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nhấp vào biểu tượng (+) trong danh sách tại bảng cần lấy trường, một danh sách trong bảng đó sẽ xuất hiện, bạn chọn tới trường cần lấy rồi kéo thả đến vị trí cần thêm trường trên bảng mới. Cửa sổ Lookup Wizard xuất hiện Nhấp Next nếu như không chọn thêm trường nào. Page 149
151. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Trong cửa sổ tiếp theo này bạn chọn trường cần sắp xếp rồi nhấp Next. Bạn nhấp Next để chuyển sang bước tiếp theo Page 150
152. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nhập lại tên cho cột nếu cần thiết, cuối cùng nhấp Finish để kết thúc. Như vậy một trường mới sẽ được thêm vào bảng 2.4.4. Thiết lập thuộc tính cho trường Page 151
153. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Sau khi tạo một trường mới, để có thể điều khiển các hành vi, sự kiện diễn ra đối với trường này bạn cần phải thiết lập thuộc tính cho nó. Ví dụ, việc thiết lập thuộc tính cho trường sẽ giúp bạn: - Điều khiển được sự hiển thị dữ liệu trên trường đó. - Giúp ngăn ngừa việc nhập dữ liệu không chính xác. - Gán giá trị mặc định cho trường. - Giúp tăng tốc độ tìm kiếm sắp xếp dữ liệu. Bạn có thể thiết lập một số thuộc tính sẵn có của trường trong khi đang làm việc ở chế độ Datasheet View. Tuy nhiên để có thể thiết lập đầy các thuộc tính cho trường bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Design View. * Ở chế độ Datasheet View Ở chế độ Datasheet View bạn có thể đổi tên, dữ liệu, định dạng, và một số thuộc tính khác của một trường. Mở bảng ở chế độ Datasheet View Trên Pane Navigation, nhấp phải chuột vào bảng cần mở, trong menu popup chọn Open. Page 152
154. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Đổi tên trường Khi bạn thêm một trường bằng cách nhập thẳng dữ liệu vào bảng ở chế độ Datasheet View, Access sẽ tự động định nghĩa một cái tên chung chung cho trường, ví dụ như bắt đầu với trường thứ nhất là Field1, các trường tiếp theo sẽ là Field2, Field3, Mặc định Access sử dụng tên của trường như một Label ở bất cứ nơi nào mà trường được hiển thị, ví dụ như tiêu đề cột khi mở bảng ở chế độ Datasheet View. Việc đổi tên trường sẽ giúp trường có thêm những thông tin mô tả về nó, nhờ đó mà giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng và chỉnh sửa. Nhấp phải chuột vào phần tiêu đề cột của cột cần đổi tên, chọn Rename trong popup menu. Page 153
155. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Nhập vào tên cần sửa đổi, lưu ý tên trường không được quá 64 ký tự bao gồm cả các khoảng trắng. Thay đổi kiểu dữ liệu của trường Khi bạn tạo ra một trường bằng cách nhập dữ liệu vào trường ở chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ kiểm tra dữ liệu đó để xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho trường. Chẳng hạn, nếu bạn nhập vào giá trị 1/ 1/ 2006, Access sẽ đoán rằng đó là dữ liệu ngày tháng và thiết lập kiểu dữ liệu cho trường này là Date/Time. Nếu như với một trường mà dữ liệu bạn nhập vào cho nó thuộc nhiều kiểu khác nhau, khi đó Access sẽ không thể xác định được trường đó thuộc kiểu gì và nó tự động gán cho trường đó là dữ liệu kiểu Text. Page 154
156. Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT Kiểu dữ liệu của trường sẽ quyết định những thuộc tính mà nó có thể có. Ví dụ bạn chỉ có thể thiết lập thuộc tính Append Only cho trường kiểu Hyperlink và trường kiểu Memo. Có rất nhiều trường hợp Access hiểu lầm kiểu dữ liệu mà bạn muốn thiết lập và bạn phải thay đổi lại kiểu dữ liệu cho trường đó. Ví dụ, bạn có một trường lưu số phòng trong trong khách sạn, bạn nhập dữ liệu cho trường là 10/2001, với chức năng tự tìm kiếm Access sẽ kiểm tra và gán cho trường này kiểu dữ liệu ngày tháng, nhưng thực tế bạn chỉ muốn lưu dữ liệu trường này kiểu Text. Để sửa lại kiểu dữ liệu cho trường này bạn làm như sau: - Trên Ribbon nhấp chọn Tab Datasheet. - Trong danh sách Data Type của nhóm Data Type & Forrmatting bạn chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn. Các kiểu dữ liệu sẵn có trong Access. Data type Use to store Size Text Sử dụng cho văn Tố đa 255 ký tự bản hoặc số nhưng không dùng để tính toán. Memo Sử dụng lưu trữ ký Tối đa 01 GB tự, văn bản, hoặc cho ký tự. các định rạng Rich Page 155