Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL - Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông

Nội dung text: Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL - Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông

1. Mô-đun 1 Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) 1
2. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Mô-đun 1 Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) 1 Phần 1 Các khái niệm cơ bản 34 1.1 Các loại máy tính 34 1.2 Máy tính cá nhân 34 1.3 Thiết bị cầm tay 35 1.4 Các bộ phận của máy tính để bàn 36 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của máy tính 38 Phần 2 Phần cứng 40 2.1 Định nghĩa 40 2.2 Bộ nhớ và lưu trữ 40 2.3 Các thiết bị đầu vào thông thường 42 2.4 Các thiết bị đầu ra thông thường 44 2.5 Các thiết bị đầu vào/đầu ra 45 Phần 3 Phần mềm 47 3.1 Định nghĩa 47 3.2 Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng 47 3.3 Tăng khả năng truy cập 48 Phần 4 Mạng thông tin 49 4.1 Các loại mạng 49 4.2 Internet 50 4.3 Intranet và extranet 50 4.4 Kết nối với internet 51 4.5 Truyền dữ liệu 51 4.6 Kết nối internet 52 Phần 5 ICT trong đời sống hàng ngày 54 5.1 Định nghĩa 54 5.2 Dịch vụ internet dành cho khách hàng 54 5.3 Làm việc từ xa 56 5.4 Truyền thông 56 5.5 Xuất bản nội dung trực tuyến 58 5.6 Các khuyến cáo trực tuyến 58 Phần 6 Sức khỏe 60 6.1 Công thái học 60 6.2 Các khuyến cáo 60 6.3 Môi trường 62 Phần 7 Bảo mật 64 7.1 Nhận dạng và xác thực 64 7.2 Bảo mật thông tin 64 7.3 Virus và các phần mềm độc hại khác 65 Sao chép không được phép là trái pháp luật 31
3. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 8 Bản quyền và luật pháp 66 8.1 Bản quyền 66 8.2 Nhận biết phần mềm có bản quyền 66 8.3 Các thỏa thuận người dùng cuối 67 8.4 Phần mềm chia sẻ, miễn phí, công cộng và mã nguồn mở 67 8.5 Luật bảo vệ dữ liệu 68 1 32 Sao chép không được phép là trái pháp luật
4. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Mục tiêu của Mô-đun 1 Mục tiêu của mô-đun Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) là giúp người học hiểu các khái niệm cơ bản về ICT ở cấp độ phổ thông và biết những bộ phận khác nhau của máy tính. Sau khi học xong phần này, người học có thể: 1 • Hiểu khái niệm phần cứng, nắm được các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của máy tính và các thiết bị ngoại vi. • Hiểu khái niệm phần mềm, có thể đưa ra các ví dụ về phần mềm ứng dụng và phần mềm hệ điều hành thông dụng. • Hiểu cách thức sử dụng các mạng thông tin trong công nghệ máy tính và nhận biết những tùy chọn khi kết nối với internet. • Hiểu khái niệm công nghệ thông tin và truyền thông, có thể đưa ra ví dụ về ứng dụng thực tế của công nghệ thông tin và truyền thông trong cuộc sống hàng ngày. • Hiểu các vấn đề về sức khỏe, an toàn và môi trường khi sử dụng máy tính. • Nhận thức các vấn đề bảo mật quan trọng khi sử dụng máy tính. • Nhận thức các vấn đề pháp lý quan trọng liên quan đến bản quyền và bảo vệ dữ liệu khi sử dụng máy tính. Sao chép không được phép là trái pháp luật 33
5. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 1 Các khái niệm cơ bản 1.1 Các loại máy tính 1 1.1.1 Máy tính lớn Máy tính lớn (mainframe computer) ngày càng được biết đến với vai trò là các máy chủ doanh nghiệp, khi các tổ chức có quy mô lớn như ngân hàng, tổ chức chính phủ và dây chuyền siêu thị sử dụng chúng để xử lý khối lượng thông tin khổng lồ. Chúng là những máy tính có kích cỡ bằng một căn phòng, hoạt động ở tốc độ cao và có dung lượng lưu trữ rất lớn. Chi phí lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng các máy tính này lên đến hàng trăm nghìn euro mỗi năm. Các máy tính lớn thường được kết nối với nhiều thiết bị đầu cuối (terminal) - gồm màn hình và bàn phím - giống như ta thấy trong ngân hàng. Một số thiết bị đầu cuối được coi là thiết bị “câm” vì không thể tự vận hành - tất cả quá trình xử lý không phải do thiết bị đó mà do máy tính lớn thực hiện. Một số thiết bị đầu cuối khác, mặc dù vẫn phụ thuộc vào máy tính lớn, nhưng có khả năng xử lý nhất định để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng, chúng được gọi là thiết bị đầu cuối “thông minh”. 1.1.2 Máy chủ Máy chủ (server) là loại máy tính có thể lưu trữ và tiếp nhận một khối lượng lớn thông tin. Những loại máy chủ khác nhau được dùng để xử lý những loại thông tin khác nhau. Ví dụ, máy chủ web (web server) xử lý thông tin từ các trang web và ứng dụng web, máy chủ file(file server) giúp lưu trữ một tập lớn các file và máy chủ cở sở dữ liệu (database server) giúp quản lý thông tin trong một cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, các máy chủ còn được dùng cho việc lưu trữ tài liệu, file và phần mềm thông thường trong một mạng (xem Phần 4.1). 1.2 Máy tính cá nhân (1.1.1.2) 1.2.1 Máy tính để bàn Loại máy tính cá nhân (personal computer) phổ biến nhất là máy tính để bàn (desktop computer), sở dĩ có tên gọi như vậy là vì loại máy này nằm vừa trên một chiếc bàn và khó di chuyển. Mặc dù được sản xuất bởi nhiều hãng khác nhau trên khắp thế giới nhưng các máy tính thuộc loại này đều là máy tính tương thích IBM. Vì thế dù có nhãn hiệu khác nhau nhưng các máy tính đều chạy những chương trình và ứng dụng tương tự như hệ máy tính mà IBM sản xuất (IBM là hãng sản xuất máy tính danh tiếng của Mỹ, sản phẩm của hãng này đã trở thành loại máy chuẩn của ngành kinh doanh máy tính). Máy tính để bàn khác với máy tính Macintosh, vì loại máy này sử dụng một hệ điều hành khác do Apple sản xuất. Người dùng có thể kết nối (tức thiết lập mạng) cho các máy tính để chia sẻ chương trình và thông tin với người dùng khác. Các tổ chức như trường học, cơ quan chính phủ và doanh nghiệp sử dụng mạng để chia sẻ thông tin và quản lý dữ liệu. Khi máy tính cá nhân trở thành thiết bị phổ dụng trong các gia đình và cơ quan thì giá thành của chúng cũng hạ từ vài ngàn euro xuống chỉ còn vài trăm euro. Loại máy tính để bàn được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là máy tính nhỏ. Các máy tính để bàn hiện đại giúp người dùng thực hiện nhiều công việc khác nhau, từ soạn thư tới chỉnh sửa file video và được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh và học thuật. 34 Sao chép không được phép là trái pháp luật
6. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 1.2.2 Máy tính xách tay Máy tính xách tay (laptop computer hay notebook) là loại máy nhỏ mà người dùng có thể dễ dàng mang theo hoặc để trong lòng (như gợi ý từ cái tên laptop của loại máy tính này). Đặc điểm của máy tính xách tay là màn hình và bàn phím nhỏ. Hầu hết các máy xách tay hiện đại có thể được kết nối với màn hình, chuột và bàn phím thông thường, bằng cách này, những nhược điểm khi làm việc với màn hình và bàn phím nhỏ sẽ được khắc phục. Do chi phí sản xuất đắt đỏ nên máy xách tay thường đắt hơn máy để bàn có cùng thông số kỹ thuật. Máy tính xách tay có thể 1 thực hiện các công việc tương tự như máy tính để bàn. Chúng chủ yếu được sử dụng bởi những người không làm việc ở một địa điểm cố định như phóng viên, nhân viên kinh doanh, nhiếp ảnh gia và giảng viên đại học. 1.2.3 Máy tính bảng Máy tính bảng (Tablet PC) là loại máy tính có kích thước bằng trang giấy A4, không có bàn phím và chạy một phiên bản đã được hiệu chỉnh của phần mềm hệ điều hành dành cho máy tính thông thường. Chúng thường được mở thêm chức năng nhận dạng chữ viết tay. Người dùng có thể dùng bút cảm ứng viết trực tiếp lên máy tính bảng. Chức năng chính của loại máy này là để thực hiện các chức năng đơn giản, ghi chép, đọc sách điện tử và truy cập internet không dây (wifi). Chúng được sử dụng chủ yếu bởi các thủ kho, nhà thiết kế đồ họa và nghệ sĩ kỹ thuật số. Ngoài ra, chúng còn có thể được sử dụng bởi những người gặp khó khăn khi sử dụng máy tính để bàn thông thường. 1.3 Thiết bị cầm tay (1.1.1.3) Thiết bị cầm tay bao gồm các loại máy tính có thể di chuyển dễ dàng và đặt vừa trong lòng bàn tay. Các thiết bị này gồm điện thoại di động, máy tính cầm tay, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA), máy nghe mp3, thiết bị nghe nhạc cầm tay và máy chơi game. Thiết bị cầm tay có thể thực hiện nhiều chức năng của máy tính để bàn hay máy tính xách tay như truy cập internet, gửi và nhận e-mail, nghe nhạc, gọi điện, quản lý nhật ký và sổ danh bạ, chơi game, v.v Khác biệt của chúng so với máy tính để bàn và máy tính xách tay là chúng không có ổ cứng lớn, màn hình và bàn phím lớn. Thay vào đó, chúng có bộ nhớ nhỏ hơn hoặc có thêm bộ nhớ ngoài và thường dùng công nghệ cảm ứng hoặc có bàn phím nhỏ để người dùng nhập thông tin. Nhìn chung, mục đích của các thiết bị cầm tay là giúp người dùng vừa có thể tự do di chuyển vừa có thể truy cập thông tin và thực hiện hoạt động giao tiếp. Cùng với các tiến bộ khoa học, thiết bị cầm tay ngày càng hội tụ nhiều tiện ích. Ví dụ như iPhone của Apple vừa là một chiếc điện thoại, lại vừa là máy nghe nhạc, xem video và có trọn bộ ứng dụng tăng hiệu suất như gửi e-mail và truy cập internet. 1.3.1 Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (Personal Digital Assistant - PDA) là một máy tính có đầy đủ chức năng, nhỏ gọn, nằm vừa vặn trong lòng bàn tay và có một số chức năng giúp người dùng tổ chức thông tin cá nhân. Chúng có thể tải về e-mail, chơi nhạc, quản lý nhật ký và sổ danh bạ, xử lý dữ liệu, giúp người dùng ghi chép thông tin Các PDA thường có một thiết bị trỏ đi kèm, thiết bị này giống như một chiếc bút nhỏ cho phép người dùng nhập dữ liệu qua menu và các biểu tượng hiển thị trên màn hình. Cùng với sự phát triển của máy tính cầm tay, PDA và điện thoại di động, Sao chép không được phép là trái pháp luật 35
7. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT đường ranh giới phân biệt PDA và điện thoại di động ngày càng mờ đi và chiếc máy tính nhỏ gọn, đa chức năng như chiếc máy tính cá nhân bỏ túi đã xuất hiện trên thị trường. 1.3.2 Điện thoại di động / Điện thoại thông minh (Mobile phone / Smartphones) 1 Đây là dòng điện thoại không cần dây cố định mà vẫn cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi. Chúng cũng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet và cung cấp cho người dùng đầy đủ tùy chọn như giao dịch ngân hàng điện tử, đọc tin tức Những chiếc điện thoại di động ngày càng trở nên tinh vi hơn. Những mẫu điện thoại cao cấp hơn thường được gọi là điện thoại thông minh (smartphone), có thể chạy những hệ điều hành phức tạp như Symbian hay Windows Mobile và cung cấp các ứng dụng tương tự như máy tính. 1.3.3 Máy tính cầm tay (Palmtop computer) Máy tính cầm tay có kích thước màn hình và bàn phím rất nhỏ; vì vậy, chúng có nhiều điểm hạn chế. Về cơ bản, chúng là thiết bị quản lý thông tin cá nhân (PIM). Vì kích thước nhỏ nên máy tính cầm tay không có ổ đĩa. Thay vào đó, chúng có các khe cắm để kết nối các thiết bị khác để nhận/ truyền dữ liệu. Chúng thường được sử dụng kết hợp với máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Ở một số máy tính cầm tay, bàn phím được thay thế bằng một bút điện tử và phần mềm nhận dạng chữ viết tay. Máy tính cầm tay có thể thực hiện một số chức năng của máy tính xách tay như xử lý văn bản, gửi e-mail. Các file có thể được truyền từ máy tính cầm tay sang máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay để biên tập chi tiết hoặc lưu trữ. 1.4 Các bộ phận của máy tính để bàn 1.4.1 Các bộ phận chính (1.1.1.4) Loa Màn hình Case Chuột Bàn phím 36 Sao chép không được phép là trái pháp luật
8. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT • Đơn vị xử lý trung tâm CPU (central processing unit) - còn được gọi là bộ vi xử lý (microprocessor) - là bộ não của máy tính và được đặt trong bo mạch chủ (motherboard). • Hộp hệ thống (system box) tức case, hay còn gọi là đơn vị cơ sở (base unit) - là nơi lắp bộ nguồn cung cấp điện, ổ cứng và các ổ CD-ROM hay DVD. Các thiết bị này được nối vào bo mạch chủ. Trong bo mạch còn có một hệ thống các vi chíp như CPU và RAM (Random Access Memory) để lưu trữ và xử lý dữ liệu. Các chốt cắm đặc biệt được gọi là cổng được gắn với các card điện tử. Card điện tử được gắn vào các khe của bo mạch chủ. Các thiết bị ngoại vi được kết nối với máy tính qua các cổng. Case có thể có dạng nằm ngang hoặc dạng thẳng đứng - hình tháp (như trong hình vẽ mình họa). 1 • Ổ cứng là nơi lưu trữ dữ liệu chính trong máy tính. Ổ cứng được dùng để lưu trữ các ứng dụng cho phép máy tính làm việc. Dữ liệu được lấy từ ổ cứng với tốc độ nhanh hơn so với từ các đĩa CD-ROM. Vì ổ cứng không thể dễ dàng lấy ra khỏi case nên nó còn được gọi là bộ lưu trữ cố định. • Ổ CD-ROM và/hoặc DVD trên case được sử dụng để mở các đĩa CD hay DVD. Các ổ này được sử dụng để đọc các dữ liệu trong đĩa hay viết dữ liệu lên đĩa trắng. Sự khác biệt chính giữa một chiếc đĩa CD và một chiếc đĩa DVD là dung lượng và loại dữ liệu có thể lưu trữ. Đĩa CD thường được dùng để lưu âm thanh và có thể chứa được nội dung nặng 650MB, tương đương với 80 phút phát âm thanh. Đĩa DVD thường được sử dụng để lưu video (âm thanh và hình ảnh) và có thể chứa được nội dung nặng 4.7GB, tương đương với 120 phút phát video. Một số đĩa DVD còn có thể lưu dữ liệu trên cả hai mặt đĩa. Đĩa CD và DVD cũng có thể lưu các dữ liệu khác ngoài audio và video như là các tài liệu và ảnh. • Cổng USB là một khe cắm đặc biệt cho phép người dùng có thể kết nối một thiết bị bên ngoài với máy tính. USB (Universal Serial Bus) là giao diện chuẩn của rất nhiều thiết bị như máy ảnh kỹ thuật số, máy chơi nhạc mp3, máy in, loa, thẻ nhớ và các ổ cứng ngoài. Cổng USB cũng có thể được dùng để kết nối máy tính với các bộ phận thiết yếu khác như bàn phím hay chuột. • Bàn phím và chuột cho phép người dùng nhập dữ liệu vào máy tính. • Màn hình là thiết bị hiển thị giống như chiếc màn hình ti vi. Nó hiển thị nhiệm vụ đang được máy tính thực hiện. • Các bộ phận khác như máy in, máy quét, modem có thể được kết nối thêm với máy tính nếu cần. Chúng được gọi là các thiết bị ngoại vi. Chi tiết về các thiết bị này sẽ được trình bày trong Phần 2.4. 1.4.2 Cổng (1.1.1.5) Các cổng phần cứng trên máy tính cung cấp giao diện để truyền thông tin giữa máy tính và các thiết bị khác. Chúng là những bộ nối vật lý cho phép kết nối với các cáp có đầu nối tương ứng. Dưới đây là các loại cổng phổ biến nhất. • Cổng nối tiếp (serial port) là một thiết bị đã lỗi thời và đang dần được thay thế bằng những công nghệ ưu việt hơn như USB. Các cổng nối tiếp chỉ có thể gửi và nhận một bit dữ liệu trong một lần truyền. • Cổng song song (parallel port) ngày càng ít được sử dụng, chúng có thể đồng thời gửi và nhận nhiều bit dữ liệu. Vì chức năng chính của chúng là kết nối máy in với máy tính nên chúng thường được gọi là cổng máy in (printer port). Sao chép không được phép là trái pháp luật 37
9. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT • Cổng mạng (network port) được sử dụng để kết nối máy tính với mạng. Chúng thường có một hay hai điốt phát sáng để chỉ tình trạng kết nối. 1 • USB (Universal Serial Bus) là cổng thay thế cho các cổng nối tiếp và cổng song song trước đây. Cổng này có một số ưu điểm như: ○○ Tốc độ truyền dữ liệu cao hơn. ○○ Khả năng kết nối với các thiết bị khác - ví dụ như chuột USB hay bàn phím USB có thể nối vào cổng USB. ○○ Các thiết bị USB nhỏ hơn có thể được nạp điện thông qua cổng USB, giúp làm giảm số lượng cáp, khe cắm và lỗ cắm điện. • FireWire giống như cổng USB, thường được sử dụng trong các máy tính của Apple và trong các thiết bị audio/video như máy quay kỹ thuật số. Nó có tốc độ truyền dữ liệu cao hơn USB và không cần máy tính kiểm soát. 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của máy tính (1.1.2.1) 1.5.1 Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) (1.1.2.2) Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) là một chíp vi xử lý, bao gồm hàng triệu thành phần điện tử, có nhiệm vụ thể hiện và thực thi các chỉ lệnh, thực hiện các phép tính toán. Cùng với bộ xử lý và các bộ phận khác, tốc độ xung đồng hồ (clock speed), hay tần số hoạt động, có nhiệm vụ xác định tốc độ máy tính thực thi các chỉ lệnh mà nó nhận được. Thông thường, tốc độ xung đồng hồ càng cao thì máy tính càng hoạt động hiệu quả. Tốc độ xung đồng hồ được đo bằng đơn vị mê-ga-héc (MHz) và gi-ga-héc (GHz). Tốc độ xung đồng hồ của các máy tính hiện tại là khoảng 3.2 GHz (một tỷ chu kỳ/giây). Bộ vi xử lý thường gặp trong các máy tính là Pentium 4, do tập đoàn Intel sản xuất. Ngoài ra, cũng có một số kiểu CPU khác của các nhà sản xuất khác. 1.5.2 Bộ nhớ (dung lượng RAM) Các chương trình trên máy tính được tải từ ổ cứng vào RAM (random access memory). Công việc được tạo ra trên máy cũng được lưu trữ trong RAM cho đến khi được ghi lại. Bất cứ nội dung gì có trong RAM đều có thể sử dụng ngay lập tức. Nhờ thế, máy tính không phải tìm kiếm thông tin trên ổ cứng. Tuy nhiên, RAM chỉ có thể lưu dữ liệu khi máy tính đang hoạt động, mọi thứ trong RAM sẽ biến mất khi máy tính tắt. Số lượng RAM được lắp trong một máy có ảnh hưởng tới tốc độ hoạt động của máy tính. Phần mềm hệ thống chiếm một phần đáng kể trong dung lượng RAM. Nếu không có đủ dung lượng RAM cần thiết, máy tính sẽ sử dụng một phần trống trong ổ cứng được gọi là bộ nhớ tạm thời hay bộ nhớ ảo. Người dùng sẽ mất nhiều thời gian để truy cập dữ liệu trong bộ nhớ ảo hơn là trong RAM và việc sử dụng bộ nhớ ảo sẽ làm chậm tốc độ vận hành của máy tính. 38 Sao chép không được phép là trái pháp luật
10. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 1.5.3 Ổ cứng Tốc độ truy cập và lưu thông tin của ổ cứng có ảnh hưởng tới tốc độ chung của máy khi máy đang sử dụng ổ cứng. Nó có quan hệ mật thiết với tốc độ quay của đĩa, thường vào khoảng 5.000 tới 10.000 rpm. Thông thường, tốc độ quay càng cao thì máy tính càng có thể lưu hay truy cập dữ liệu nhanh. Sự khác biệt về tốc độ giữa ổ cứng và các thiết bị khác được thể hiện rõ ở thực tế thời gian máy 1 tính truy cập dữ liệu từ một đĩa CD-ROM lâu hơn gấp 10 lần so với từ ổ cứng. Tuy nhiên, tốc độ truy cập cũng có thể bị giới hạn bởi dung lượng của thiết bị lưu trữ. Thiết bị càng lưu nhiều thông tin, người dùng càng mất nhiều thời gian định vị và mở chương trình, dữ liệu. 1.5.4 Tốc độ bus (Bus speed) Một yếu tố khác ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của máy tính là tốc độ truyền dữ liệu từ một bộ phận tới bộ phận khác trong máy. Bus hệ thống truyền dữ liệu theo phương thức tương tự như cách chia sẻ, vận chuyển hành khách và hàng hóa của hệ thống vận tải trong một mạng giao thông. Tốc độ bus được mô tả bằng số “bit” thông tin có thể truyền được trong một đơn vị thời gian. Các tốc độ điển hình là 66, 100, 133 và 400 mê-ga-héc (MHz). 400 MHz tương đương với 400 triệu bit thông tin/giây. Ví dụ như PCI Express có thể chuyển tới 8 Gb/giây. 1.5.5 Bộ xử lý card đồ họa (Graphics Card Processor) Card đồ họa là phần cứng có nhiệm vụ xử lý các hiển thị đồ họa trên màn hình. Card tăng tốc đồ họa là một biến thể đặc biệt của card đồ họa chuẩn, nó có bộ xử lý và bộ nhớ riêng (nghĩa là nó thực hiện công việc ngoài bộ nhớ CPU). Card tăng tốc đồ họa thường được tối ưu hóa để sản xuất đồ họa 3D sử dụng trong các lĩnh vực như thiết kế có trợ giúp máy tính và thiết kế trò chơi. Khi hệ điều hành trở nên phức tạp, card này sẽ hỗ trợ vẽ thiết kế và cho phép hiển thị sản phẩm trên màn hình thông thường. 1.5.6 Số lượng các ứng dụng được sử dụng Số công việc được thực hiện cùng lúc trong RAM càng nhiều thì số tài nguyên của CPU bị chiếm dụng càng lớn. Số lượng các ứng dụng hoạt động và khối lượng công việc được tiến hành có thể ảnh hưởng tới hoạt động của máy. Số tài nguyên và dung lượng bộ nhớ có thể sử dụng càng ít thì số lượng công việc có thể thực hiện cùng lúc càng ít. Sao chép không được phép là trái pháp luật 39
11. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 2 Phần cứng 2.1 Định nghĩa (1.1.1.1) Phần cứng là thành phần vật lý của một máy tính - như là màn hình, case, bàn phím và cáp (các 1 bộ phận đi cùng khi mua máy tính). Từ “phần cứng” ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoàn chỉnh hoặc chỉ một phần nào đó (như máy in hay máy scan). Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm. 2.2 Bộ nhớ và lưu trữ 2.2.1 Các kiểu bộ nhớ (1.1.3.1) Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM) là bộ nhớ làm việc chính của máy tính. RAM được tính bằng megabyte, do vậy một máy tính có thể được nói là có RAM 512MB. Khi máy tính chạy lần đầu, RAM hoàn toàn trống. Phần mềm hệ thống như Windows được tải vào RAM để máy tính có thể thực hiện tất cả các chức năng được yêu cầu. Nếu một chương trình xử lý văn bản được sử dụng để tạo tài liệu, đầu tiên chương trình này sẽ được tải vào RAM và tài liệu được tạo sẽ được lưu trong RAM khi ở chế độ mở. Nếu máy tính tắt trước khi tài liệu được lưu, mọi thứ lưu trữ trong RAM sẽ mất và phải được tạo lại. Có thể gọi RAM là bộ nhớ không bền vững. Bộ nhớ chỉ đọc (ROM) được lưu trong các chíp nhớ. Dữ liệu được ghi vĩnh viễn vào các chíp nhớ ngay khi ra đời và người dùng thường không thể thay đổi nội dung lưu. Thông tin và các chỉ lệnh trong ROM có trước khi máy tính được bật lên và vẫn ở nguyên đó khi máy tắt. Không giống như RAM, máy tính không thể ghi vào bộ nhớ ROM mà chỉ có thể đọc. Do vậy, bộ nhớ chỉ đọc được gọi là bộ nhớ bền vững. Loại bộ nhớ này thường được dùng để lưu các chỉ lệnh liên quan đến cách khởi động máy. Các thông tin trong ROM được đọc ngay lập tức khi máy tính khởi động. ROM có dung lượng rất nhỏ nếu so sánh với dung lượng của RAM. 2.2.2 Các đơn vị đo trên máy tính (1.1.3.2) Một máy tính phải có khả năng “nhớ” thông tin mà nó đang xử lý. Thông tin này được “nhớ” bằng cách lưu tạm thời hoặc lưu vĩnh viễn. Tất cả thông tin mà máy tính đã xử lý được điều khiển và lưu theo dạng mã nhị phân (binary code). Kiểu mã này chỉ sử dụng những sê-ri gồm 2 chữ số là 0 và 1. Trong công việc hàng ngày, chúng ta thường sử dụng hệ thống số có 10 chữ số từ 0 tới 9, gọi là hệ thập phân. Dưới đây là cách người dùng và máy tính đếm các số từ 0 tới 9. Người dùng: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Máy tính: 0000 0001 0010 0011 0100 0101 0110 0111 1000 1001 Mỗi chữ số đơn 0 hoặc 1 được gọi là một bit. Các bit được nhóm lại với nhau, một nhóm gồm tám bít được gọi là một byte. Bộ nhớ máy tính được đo như sau: 1 Bit 1 Byte 1 Kilobyte 1 Megabyte 1 Gigabyte 1 Terabyte (KB) (MB) (GB) (TB) Một chữ số 8 bits 1,024 bytes 1,048,576 byte 1,073,741,824 đơn 0 hoặc 1 (ví dụ 8 bit có thể biểu (1 nghìn) (1 triệu) byte 1,099,511,627, diễn chữ cái A) (1 nghìn triệu) 776byte (1 tỷ tỷ) 40 Sao chép không được phép là trái pháp luật
12. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 2.2.3 Các phương tiện lưu trữ (1.1.3.3) Các chương trình đã sử dụng và công việc đã thực hiện trên máy tính phải được lưu lại trước khi máy tắt. Khi máy tính bật ở lần tiếp sau, các tài liệu này có thể được tải vào RAM và công việc tiếp tục được thực hiện. Thiết bị lưu trữ cơ học kiểu này thường được gọi là bộ nhớ thứ cấp. Dưới đây là các ví dụ về bộ nhớ thứ cấp. • Ổ cứng: Có hai kiểu ổ cứng chính là ổ ngoài và ổ trong. Ổ cứng trong được đặt trong case, gồm một số đĩa kim loại nằm 1 trong một hộp kim loại kín. Dung lượng ổ cứng của máy tính xách tay thường là 160GB tới 250GB, trong khi dung lượng ổ cứng của máy tính để bàn có thể lên đến 500GB hoặc lớn hơn. Người dùng có thể thêm ổ cứng phụ vào trong hoặc ngoài máy. Ổ cứng ngoài nằm tách biệt hẳn với case máy và được nối với máy bằng cáp. • Đĩa CD (compact disc): Trong khi đĩa cứng là đĩa từ, thì đĩa CD lại là đĩa quang, sử dụng tia laser để đọc thông tin chứa trong đĩa. Loại đĩa này có thể lưu trữ khoảng 650 MB dữ liệu. Đĩa CD - R (đĩa CD có thể ghi) là loại đĩa cho phép ghi dữ liệu một lần và đọc nhiều lần. Đĩa CD-RW (đĩa CD có thể ghi lại) cho phép ghi đè lên dữ liệu có sẵn trong đĩa. Đĩa CD-ROM là đĩa CD đã được ghi sẵn và không thể ghi lại. Các đĩa CD rất thích hợp với việc lưu trữ các file lớn và các chương trình có chứa cả chữ, hình ảnh và âm thanh như các đĩa bách khoa toàn thư, trò chơi tương tác và các chương trình đào tạo. • Đĩa DVD (digital versatile disc): Đĩa DVD là một hình thức phát triển của đĩa CD với dung lượng lớn, có thể lưu trữ nhiều gigabyte thông tin. Trong khi đĩa CD thông thường chủ yếu được dùng để ghi nhạc thì đĩa DVD được dùng cho nhiều mục đích hơn. Ví dụ, đĩa DVD có thể thay thế cho băng phim vì nó có thể chứa toàn bộ bộ phim với chất lượng hình ảnh rất cao. Giống như đĩa CD-ROM, đĩa DVD chuẩn, như đĩa phim, không thể ghi được, nhưng cũng có rất nhiều dạng thức đĩa DVD có thể ghi như đĩa DVD-R. • Ổ USB: Ổ USB là một thiết bị lưu trữ nhỏ, tiện dụng, được đặt trong USB. USB có thể chứa từ 1GB tới 32 GB thông tin. • Lưu trữ file trực tuyến là một phương pháp lưu file trên mạng internet. Hiện nay, có nhiều website cho phép thành viên tải file lên internet, các file này có thể được chia sẻ công khai hoặc chỉ được phép truy cập bởi người sở hữu. Khi file trở thành dữ liệu trực tuyến, nó cũng có thể được tải trở lại máy như khi được lưu trên các thiết bị khác. Lưu trữ trực tuyến thường được sử dụng để chia sẻ file giữa các máy tính với nhau, ví dụ như chia sẻ ảnh kỹ thuật số, video và file nhạc. Các file lớn thường không được lưu trực tuyến, vì người dùng sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tải lên và tải xuống. • Ổ mạng (network drive) Nếu máy tính nằm trong một mạng, thì khi đó máy tính có thể dùng bộ nhớ truy cập được đặt ở một máy khác. Ví dụ, máy tính chủ của một cơ quan có thể có một vài ổ cứng có dung lượng lớn được chia sẻ và truy cập từ các máy tính khác trong mạng. Người sử dụng có thể tải file lên và xuống từ các khu vực được chia sẻ này qua cáp mạng hoặc qua kết nối mạng không dây. Sao chép không được phép là trái pháp luật 41
13. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT • Các thiết bị kỹ thuật số di động như máy ảnh kỹ thuật số, điện thoại di động và máy chơi game cầm tay thường sử dụng thẻ nhớ di động để lưu trữ. Những loại công nghệ nhớ được sử dụng ở các thẻ nhớ này là bộ nhớ Flash và thẻ Flash. Thẻ nhớ có nhiều định dạng và dung lượng khác nhau, như CompactFlast và SD. Về cơ bản, tất cả các dạng thẻ này đều nhỏ. Hình bên là thẻ nhớ SD 1GB ở kích thước thật. Dung lượng ghi của thẻ nhớ là từ 128MB tới 16 GB. Nhiều máy tính có tích hợp sẵn bộ đọc thẻ, cho phép máy tính đọc các loại định dạng thẻ khác nhau. Thẻ nhớ hiển thị trên máy tính như một ổ đĩa di động và người dùng có thể copy 1 hoặc gỡ bỏ như bình thường. Thẻ nhớ của máy ảnh kỹ thuật số có thể cắm vào một số máy bán hàng tự động đặc biệt để in ảnh. Hình minh họa dưới đây cho thấy các ổ khác nhau được thể hiện như thế nào trên màn hình máy tính. 2.3 Các thiết bị đầu vào thông thường (1.1.4.1) Máy tính được lập trình để làm việc với thông tin (dữ liệu) được người dùng nhập vào từ các thiết bị khác nhau. Các thiết bị này được nối vào máy và được gọi là thiết bị ngoại vi. Dưới đây là một số thiết bị đầu vào thông thường. Ngoài những thiết bị này, còn có rất nhiều thiết bị ngoại vi chuyên dụng cho phép nhập thông tin vào máy tính. 2.3.1 Chuột Chuột là một thiết bị đầu vào nhỏ, nằm vừa trong lòng bàn tay. Khi người dùng di chuyển chuột, chuột sẽ truyền thông tin vào máy (con trỏ trên màn hình di chuyển theo). Một thiết bị chuột điển hình có ba nút. Khi nút chuột được đặt trên một biểu tượng và nhấn, nó có thể kích hoạt một chương trình, chọn một chức năng cụ thể Bánh xe ở giữa hai nút chuột được sử dụng để lăn khi xem các tài liệu dài. Chuột sử dụng ánh sáng lade phát sáng ở mặt dưới để dẫn con trỏ di chuyển. Chuột thường được nối vào máy tính bằng cáp USB, nhưng hiện nay có một số loại chuột sử dụng sóng radio hoặc công nghệ không dây để giao tiếp với máy tính. 2.3.2 Bàn phím Bàn phím có các phím ký tự được sắp xếp cải biến từ bố cục phím của máy đánh chữ. Bàn phím tiêu chuẩn là bàn phím QWERTY (đây là sáu chữ cái đầu tiên của hàng trên cùng của các phím ký tự). Đa phần các bàn phím có một bộ phím số nằm bên phải và các phím chức năng bổ sung được sử dụng để thực hiện các chức năng được lập trình sẵn. 42 Sao chép không được phép là trái pháp luật
14. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 2.3.3 Bi xoay Bi xoay là loại chuột hoạt động theo nguyên tắc di chuyển lên xuống để quay viên bi trong một hộp nhỏ dưới đáy chuột, nhằm mục đích di chuyển con trỏ trên màn hình. Bi xoay giúp tiết kiệm không gian, do không cần sử dụng bàn di chuột. Các nút nằm ở hai bên của bi xoay có chức năng tương tự như các nút chuột. Chúng thường được dùng trong các ứng dụng như thiết kế có sự trợ giúp của máy tính, bởi vì chúng đưa ra các chỉ dẫn điều khiển cực kỳ chuẩn xác. 1 2.3.4 Máy quét Máy quét (scanner) là một thiết bị đầu vào quang học. Nó sử dụng các quá trình xử lý cảm ứng ánh sáng để chụp ảnh, hình ảnh sau đó sẽ được chuyển sang mã nhị phân để máy tính xử lý. • Máy quét hình phẳng (Flatbed Scanner) trông giống một máy photocopy nhỏ. Chúng quét các hình ảnh như đồ họa, ảnh hay chữ và chuyển thành thông tin kỹ thuật số mà máy tính có thể hiểu. Hình ảnh và chữ sau khi quét có thể được xử lý lại bằng các phần mềm chuyên dụng, rồi được in hoặc lưu trữ cho các lần sử dụng sau. • Máy đọc mã vạch quét mã vạch in trên hàng hóa. Máy tính được lập trình sẵn để nhận dạng các mã khác nhau được thể hiện trên mã vạch và chuyển chúng thành thông tin số, như giá thành. • Máy quét OCR (nhận dạng ký tự quang học) được máy tính sử dụng để nhận dạng các ký tự in hoặc viết tay. Các máy này sử dụng công nghệ quét ảnh cho phép quét từng ký tự trong văn bản và thường được dùng để xử lý séc, thẻ tín dụng và phân loại thư. Máy nhận dạng ký tự quang học cũng có thể được dùng để quét và chuyển các tài liệu từ dạng văn bản sang dạng lời nói. Trong các cơ quan văn phòng, máy quét thường có sẵn trong các thiết bị đa chức năng, cho phép thực hiện các chức năng gửi fax và in. 2.3.5 Touchpad Touchpad là một thiết bị cảm ứng (hình vuông, có kích thước từ 2,5cm tới 5cm) có thể thay thế chuột trong máy tính xách tay. Khi đầu ngón tay của người dùng di chuyển trên bề mặt touchpad thì con trỏ trên màn hình cũng di chuyển (giống như cách sử dụng chuột). Touchpad cũng được dùng trong một số bàn phím để dùng thay cho chuột (Xem mô-đun “Trước khi bắt đầu”, Phần 3). 2.3.6 Cần điều khiển Cần điều khiển (joystick) là một cần gạt bằng tay, có thể di chuyển theo các hướng khác nhau để kiểm soát chuyển động trên màn hình. Hầu hết các cần điều khiển đều có một số nút, những nút này được nhấn để thực hiện được các hành động khác nhau. Cần điều khiển thường được sử dụng trong thiết bị mô phỏng bay hay dùng để kiểm soát các máy móc được vận hành bằng máy tính. 2.3.7 Máy ảnh kỹ thuật số Những chiếc máy ảnh này số hóa các hình ảnh và lưu chúng vào một thẻ nhớ flashdi động. Các hình ảnh sau đó có thể được chuyển vào máy tính để chỉnh sửa và in. Khi được nối với máy tính, hầu hết các máy ảnh kỹ thuật số hiện đại được máy tính coi là thiết bị lưu trữ bên ngoài hoặc một ổ lưu trữ phụ và có thể được sử dụng tương tự như các ổ khác. Sao chép không được phép là trái pháp luật 43
15. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 2.3.8 Micro Ngoài việc cho phép ghi âm thanh vào máy tính, micro (microphone) còn có thể được sử dụng để dùng lệnh nói điều khiển các chức năng của máy tính khi có phần mềm chuyên dụng. Lời nói cũng có thể được mã hóa, chuyển đổi thành văn bản và đưa vào một chương trình xử lý văn bản. 1 2.3.9 Bút cảm ứng Bút cảm ứng (stylus) được sử dụng kèm theo một số PDA và thiết bị cầm tay. Nó là một thiết bị cầm tay được dùng để viết trực tiếp lên màn hình cảm ứng. Các ký tự do bút cảm ứng tạo ra sau đó sẽ được phần mềm nhận dạng chữ viết tay chuyển thành các ký tự giống như được nhập bằng bàn phím. 2.2.10 Webcam Webcam là một máy ảnh kỹ thuật số nhỏ được nối với máy tính, nó có thể chụp ảnh hoặc quay video. Chẳng hạn, webcam có thể được sử dụng trong các hội nghị qua truyền hình hay sử dụng kèm ứng dụng thoại internet. 2.3.11 Máy tính bảng Máy tính bảng có mặt hình chữ nhật phẳng, có khả năng cảm ứng ánh sáng hoặc cảm ứng với các tiếp xúc và một chiếc bút đặc biệt. Khi di chuyển bút trên mặt phẳng, đường đi của bút sẽ được ghi lại và tái tạo trên màn hình.Ví dụ, chúng có thể tạo ra một tác phẩm nghệ thuật mới một cách tự nhiên hơn là dùng chuột. 2.4 Các thiết bị đầu ra thông thường (1.1.4.2) Thông tin trong máy tính có thể được hiển thị bằng nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau. 2.4.1 Màn hình Màn hình cung cấp giao diện trực quan về hoạt động của máy tính. Nó hiển thị một mô hình đồ họa chuẩn để cung cấp thông tin hình ảnh về các hoạt động đang được tiến hành và những gì xảy ra trên máy. Dưới đây là một số thuộc tính thường thấy của màn hình hiện đại: • Màn hình sử dụng công nghệ hiển thị phẳng, LCD hoặc plasma. • Kích thước của màn hình được đo theo đường chéo của màn hình (khoảng cách giữa hai góc đối diện). Các kích thước phổ biến là 17” và 19”. Các loại màn hình kích thước lớn thường được dùng cho công việc thiết kế đồ họa hoặc dựng bố cục toàn trang đòi hỏi phải hiển thị một hoặc nhiều trang trên màn hình. Độ phân giải của màn hình là số điểm (dot) hay số điểm ảnh (pixel) có thể hiển thị trên màn hình. Chuẩn hiển thị thông thường là 640 pixel theo phương ngang màn hình và 480 pixel theo phương thẳng đứng màn hình. Chuẩn này được gọi là độ phân giải VGA. Thế hệ màn hình tiếp theo có chuẩn hiển thị là 800x600 pixel và độ phân giải này được gọi là SVGA (super VGA). Độ phân giải cao hơn là 1024x768 pixel, được gọi là XVGA (extended VGA) hiện nay là độ phân giải chuẩn mặc dù các độ phân giải cao hơn XVGA cũng được sử dụng khá phổ biến. Màn hình có độ phân giải cao sẽ hiển thị tài liệu chuẩn xác hơn màn hình có độ phân giải thấp cùng kích thước, tuy nhiên chữ sẽ hiển thị nhỏ hơn. • Chất lượng màu sắc được hiển thị trên màn hình phụ thuộc vào cấu tạo của màn hình và mạch điện tử trong máy tính. Thông thường, chất lượng màu sắc được mô tả bởi số lượng màu sắc mà nó có thể hiển thị. Những thế hệ màn hình cũ chỉ có thể hiển thị 4 hoặc 16 màu, nhưng sau đó các phần mềm dần chuyển sang sử dụng chuẩn 256 màu. Ngày nay, màn hình có thể hiển thị hàng ngàn, thậm chí hàng triệu màu sắc để cho chất lượng ảnh tốt hơn. 44 Sao chép không được phép là trái pháp luật
16. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 2.4.2 Máy in (printer) Máy in dùng để in các tài liệu trong máy tính ra giấy hoặc các chất liệu khác. Các tài liệu như vậy thường được gọi là bản in (printout) hoặc bản sao cứng (hard copy). Dưới đây là một vài loại máy in phổ biến nhất hiện nay. • Máy in ma trận điểm (dot matrix). Loại máy này sử dụng một đầu in có kim để tạo ra các điểm trên trang giấy bằng cách gõ các dấu kim lên một băng mực. Số kim và số lần gõ càng lớn thì chất lượng in càng tốt, nhưng tốc độ in sẽ càng chậm. Các bản sao giấy than có thể được tạo bằng các máy in này. Loại máy in 1 này được sử dụng để tạo các bản in nhỏ, như vé hay hóa đơn thanh toán ở siêu thị. Máy in ma trận điểm hiện vẫn được sử dụng rộng rãi kết hợp với các phần mềm kế toán để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu. • Máy in phun (inkjet) thực hiện in bằng cách bắn trực tiếp các tia mực nhỏ vào mặt giấy. Loại máy in này có thể sử dụng các loại mực màu khác nhau để tạo ra những hình ảnh màu chất lượng cao. Hầu hết các máy in phun mực sử dụng mực đen để in chữ. Loại máy in này không đắt nhưng chi phí vận hành lại cao và hộp mực phải được thay thế sau vài trăm bản in. Khi máy in chỉ sử dụng một hộp mực chứa tất cả các màu, toàn bộ hộp mực phải được thay thế khi có một màu hết mực. Một số máy in có sử dụng hộp mực riêng cho từng màu mực khác nhau (thường là 6 hộp), nhưng các hộp mực vẫn phải được thay thế thường xuyên. Để có chất lượng in cao nhất cần có loại giấy in chuyên dụng, điều này làm tăng chi phí in. Máy in phun không thể in trên giấy than bởi vì loại máy in này không có hoạt động gõ cơ học như máy in ma trận điểm. Máy in phun chạy êm nhưng chậm hơn máy in laser. • Máy in laser có cơ chế hoạt động giống như máy photocopy. Loại máy này sử dụng một chùm tia laser để đặt một điện tích vào chữ hoặc ảnh được in trong trống quay. Khu vực nhiễm điện tích của trống sẽ hút bột mịn màu đen đó và bột được áp vào giấy khi trống quay. Sau đó, giấy được làm nóng để hình ảnh in chặt lên giấy. Các máy in laser tạo ra hình ảnh có chất lượng cao, nhưng thường chỉ có màu đen hoặc trắng (hoặc xám) do chi phí đắt. Máy in laser màu đắt gấp hai đến ba lần máy in laser đen trắng. Loại máy in này đắt hơn nhiều so với máy in phun mực nhỏ, nhưng nó ổn định và hoạt động tốt hơn. Máy in laser cũng chạy nhanh hơn và có chi phí vận hành thấp hơn máy in phun mực vì hộp màu của loại máy in này có thể tạo ra được gần 5000 trang in. Giống như máy in phun mực, máy in laser cũng không thể in trên giấy than. 2.4.3 Loa Các ứng dụng đa phương tiện tạo ra nhu cầu sử dụng loa trong máy tính và nó là thiết bị chuẩn trong mô hình máy tính hiện đại. Các loa nhỏ thường được tích hợp luôn trong máy, nhưng thông thường người dùng có thể nối máy tính với một bộ loa âm ly lớn hơn, nếu muốn. Màn hình LCD phẳng hiện đại thường được tích hợp sẵn loa ở cạnh bên. 2.4.4 Tai nghe Tai nghe (headphone) là bộ loa cá nhân nhỏ để người dùng đeo vào tai. Các loa vừa khít lỗ tai nên thường được gọi là tai nghe. Tai nghe rất phù hợp khi người dùng không muốn âm thanh quấy rầy người xung quanh, ví dụ như trong lớp học hay trên tàu. 2.5 Các thiết bị đầu vào/đầu ra (1.1.4.3) Một số thiết bị được xếp vào loại vừa là đầu vào vừa là đầu ra. Những thiết bị này gồm màn hình cảm ứng và các nhạc cụ điện tử. 2.5.1 Màn hình cảm ứng Màn hình cảm ứng cho phép người dùng điều khiển máy tính bằng cách tiếp xúc trực tiếp với màn hình. Nó không cần chuột hay thiết bị nào khác. Loại thiết bị này được sử dụng trong các trạm thông tin công cộng, nơi mà chuột và các thiết bị khác không khả dụng. Sao chép không được phép là trái pháp luật 45
17. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 2.5.2 Nhạc cụ điện tử Những thiết bị này có thể kết nối với máy tính qua card âm thanh và việc nhập dữ liệu được thực hiện bằng các phần mềm chuyên dụng. Kết quả có thể được chuyển sang đĩa CD hoặc lưu trong ổ cứng máy tính để người dùng có thể nghe hoặc biên tập lại. Các nhạc cụ điện tử điển hình là bộ xếp dãy và bộ tổng hợp. 1 46 Sao chép không được phép là trái pháp luật
18. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 3 Phần mềm 3.1 Định nghĩa (1.2.1.1) Thuật ngữ phần mềm được sử dụng để mô tả chung các chương trình được thực thi trên máy tính, ví dụ như phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng. 1 3.2 Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng 3.2.1 Phần mềm hệ điều hành (1.2.1.2) Đây là chương trình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ dữ liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình khác như xử lý văn bản, trò chơi hay duyệt internet. Nó nhận các chỉ lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in để in. Hệ điều hành được lưu vĩnh viễn trong ổ cứng và tự động chạy khi máy tính bật. Nếu không có hệ điều hành, máy tính sẽ giống như một chiếc ô tô không có động cơ. Các hệ điều hành phổ biến hiện nay là: • Microsoft Windows và các biến thể của nó như Windows Vista và Windows XP, đây là những hệ điều hành phổ biến nhất trong các máy tính PC tương thích. • Ubuntu và Fedora, dựa trên Linux và chạy trên các máy tính PC tương thích. • MacOS là hệ điều hành chạy trên phần cứng của Apple và Intel. • Symbian là hệ điều hành chạy trên nhiều thiết bị di động như điện thoại thông minh. 3.2.2 Phần mềm ứng dụng (1.2.1.3) Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người dùng sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương trình của Microsoft Office 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng. Bộ ứng dụng này gồm những ứng dụng sau: Loại phần mềm Tên sản phẩm Chức năng Xử lý văn bản Word Soạn tài liệu, như các báo cáo và thư từ. Bảng tính Excel Nhập số và thực hiện các hàm toán học. Cơ sở dữ liệu Access Lưu giữ thông tin như chi tiết về các thành viên của một câu lạc bộ. Trình chiếu PowerPoint Tạo các slide để trình chiếu trong thuyết trình. Thư điện tử Outlook Gửi và nhận thư điện tử. Dưới đây là một số phần mềm ứng dụng phổ biến khác: Loại phần mềm Tên sản phẩm Chức năng Trình duyệt web Internet Explorer Truy cập internet và xem nội dung các trang web. Sửa ảnh Picture Manager Quản lý và sửa ảnh kỹ thuật số. Trò chơi trên máy tính Games for Windows Chơi game trên máy tính, chơi cá nhân hoặc chơi tập thể. Sao chép không được phép là trái pháp luật 47
19. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Có một số lượng lớn các phần mềm ứng dụng được dùng để phục vụ những nhu cầu khác nhau trong các tổ chức và doanh nghiệp. Ví dụ, hệ thống quản lý nhân sự được dùng để ghi và theo dõi hồ sơ tuyển dụng, quyền hạn, mức lương, nhiệm vụ của từng nhân viên Hệ thống thông tin quản trị của phòng bán hàng của một công ty sẽ ghi lại hồ sơ về nhu cầu khách hàng, hồ sơ hỗ trợ sản phẩm, các cấp truy cập thông tin trực tuyến, chi tiết liên lạc và các thông tin có liên quan. Cũng có những ứng dụng như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp người dùng quản lý 1 những sự kiện phát sinh, duy trì và cập nhập thông tin về khách hàng. Ngoài ra, còn có những hệ thống quản lý bán hàng qua điện thoại giúp theo dõi thời gian gọi điện và tỷ lệ phản hồi của khách hàng Các phần mềm kế toán giúp duy trì các báo cáo, tạo báo cáo dòng tiền, bảng cân đối kế toán, chuẩn bị các báo cáo quý, bản liệt kê thuế, các dự toán Tại các gia đình, những ứng dụng e-mail, duyệt web, chỉnh sửa ảnh và trò chơi cũng thường xuyên được sử dụng. Các trò chơi cũng là ứng dụng, người dùng có thể chơi một mình hoặc chơi trực tuyến với người chơi khác trên khắp thế giới. 3.2.3 Sự khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng (1.2.1.4) Một hệ điều hành (như Windows) và một ứng dụng (như Word) đều là các ví dụ về phần mềm máy tính. Sự khác nhau giữa hệ điều hành và ứng dụng đó là nếu không có hệ điều hành thì các ứng dụng sẽ vô ích: Hệ điều hành cung cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó. 3.3 Tăng khả năng truy cập (1.2.1.5) Khả năng truy cập là khả năng sử dụng dễ dàng các phần cứng hay phần mềm của máy tính. Những khiếm khuyết nhất định của người dùng có thể cản trở họ thao tác một số chức năng của máy tính. Ví dụ, nếu thị lực của người dùng kém, họ có thể gặp khó khăn khi xem các hiển thị trên màn hình. Khi đó, một nhóm các tùy chọn sẽ được đưa ra để tăng khả năng truy cập cho người dùng. Hầu hết các tùy chọn này đều có sẵn trong hệ điều hành của Windows. • Phần mềm nhận dạng giọng nói thay thế bàn phím và chuột, cho phép người dùng nói vào micro. Phần mềm này có thể chuyển giọng nói thành văn bản, thực hiện các lệnh theo yêu cầu • Phần mềm đọc màn hình là ứng dụng phần mềm chuyển thông tin trên màn hình thành âm thanh số hóa cho người dùng có vấn đề về thị giác có thể tiếp cận. Phần mềm đọc màn hình thường được sử dụng để chuyển văn bản thành dạng âm thanh. • Phần mềm phóng to màn hình là ứng dụng cho phép phóng to nội dung được hiển thị trên màn hình để người dùng có thể quan sát dễ dàng hơn. • Bàn phím trên màn hình là những bàn phím ảo hiển thị trên màn hình, cho phép người dùng nhập liệu bằng thiết bị trỏ hoặc cần điều khiển. 48 Sao chép không được phép là trái pháp luật
20. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 4 Mạng thông tin 4.1 Các loại mạng 4.1.1 Mạng LAN, WLAN và WAN (1.3.1.1) 1 Trong mạng cục bộ (local area network - LAN), các máy tính trong một khu vực giới hạn, thường là trong cùng một tòa nhà, được lập mạng, tức kết nối với nhau, qua các dây cáp. Máy tính trong các phòng của một công ty thường được kết nối bằng phương thức này. Mạng cục bộ không dây (wireless local area network - WLAN) tương tự như mạng LAN nhưng không sử dụng cáp để nối máy tính. Trong một mạng không dây, các máy có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng tín hiệu là các sóng radio truyền trong không gian. Loại mạng này cho phép người dùng linh hoạt hơn vì họ có thể di chuyển máy tính tùy thích trong khu vực có sóng, đặc biệt tiện cho các máy tính xách tay. WLAN được sử dụng nhiều trong hộ gia đình hoặc các cơ quan, nơi công cộng, quán cafe Trong mạng diện rộng (wide area network - WAN), các máy tính, cũng như mạng máy tính, được kết nối với nhau dù có khoảng cách địa lý tương đối xa. Mạng WAN vận hành theo cách tương tự như một mạng cục bộ, nhưng có quy mô lớn hơn nhiều. Nhiều tổ chức sử dụng loại mạng này để kết nối văn phòng đại diện ở các nước khác nhau trên khắp thế giới. Khả năng phủ khắp thế giới được đảm bảo chủ yếu nhờ Giao tiếp vệ tinh các giao tiếp qua vệ tinh. Dữ liệu được truyền trên toàn thế giới thông qua công nghệ vệ tinh. Vệ tinh nhận và truyền dữ liệu mà không cần dùng cáp dây đất hay cáp chạy qua biển. 4.1.2 Máy tính khách/chủ (1.3.1.2) Trong hầu hết các mạng, sẽ có hai kiểu máy tính là máy chủ (server) và máy khách (client). Máy khách là máy mà người dùng ngồi tại đó và tương tác trực tiếp, còn máy chủ chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, gửi và nhận thông tin từ máy khách. Dữ liệu mà máy chủ lưu có thể sử dụng bởi tất cả các máy khách trong mạng. Ví dụ, trên máy chủ có lưu MáyMáy chủ một file mà người dùng muốn cập nhật. Người dùng có thể Chủ tải file đó về, biên tập nó và sau đó gửi lại máy chủ. Khi Các máy khách được đẩy lên máy chủ, file đã cập nhật có thể được dùng Các máy khách bởi bất kỳ máy khách nào trong mạng. 4.1.3 Mạng ngang hàng Mạng ngang hàng (Peer to Peer - P2P) là mạng mà trong đó không có một máy chủ độc lập nào. Thay vào đó, mỗi máy tính trong mạng sẽ là một máy chủ. Có lẽ mạng P2P được biết đến nhiều nhất với việc chia sẻ không hợp pháp các dữ liệu có bản quyền như nhạc hoặc phim ảnh. Bảo mật trong mạng P2P là vấn đề rất đáng quan tâm và nó chỉ lý tưởng khi tất cả người dùng trong mạng biết nhau, ví dụ như mạng máy tính trong hộ gia đình. Sao chép không được phép là trái pháp luật 49
21. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 4.2 Internet (1.3.1.3) 4.2.1 Internet Internet là mạng máy tính rộng khắp toàn cầu, các máy tính được nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Máy tính của bạn - gần như chắc chắn - là một chiếc máy tính như vậy. 1 Dưới đây là những yêu cầu để một máy tính có thể kết nối quay số với internet. • Máy tính: Bất kỳ máy tính nào cũng có thể kết nối với internet. Ngôn ngữ giao tiếp đặc biệt được sử dụng trong mạng internet cho phép tất cả các loại máy tính có thể giao tiếp với nhau. • Bộ định tuyến (router): Đây là phần cứng có nhiệm vụ cung cấp điểm truy cập giữa một máy tính cá nhân với mạng internet. Thông thường, bộ định tuyến sẽ nối mạng internet với cổng điện thoại, kết nối không dây hoặc kết nối vệ tinh. Máy tính có thể kết nối với bộ định tuyến bằng cáp hoặc kết nối không dây. • Trình duyệt (browser): Đây là các phần mềm, như Netscape Communicator, Microsoft Internet Explorer hoặc Mozilla Firefox cho phép máy tính hiển thị các tín hiệu đến từ mạng internet. • Tài khoản từ nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP): Tài khoản này được cung cấp bởi một công ty viễn thông làm nhiệm vụ kết nối máy tính với mạng internet. • Đường dây điện thoại tiêu chuẩn hoặc kết nối không dây hoặc kết nối qua vệ tinh. 4.2.2 Sử dụng mạng internet Mạng internet thường được sử dụng phổ biến như một công cụ giao tiếp toàn cầu để gửi e-mail hay tin nhắn, chia sẻ hình ảnh hay video, tham gia các cuộc thảo luận hay viết blog. Mạng internet cũng là nguồn tài liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dùng tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào. Bên cạnh đó, hiện nay, mạng internet cũng đang nhanh chóng thay thế các kiểu truyền thông truyền thống như báo chí, radio và TV. Do internet linh hoạt hơn, cho phép tương tác nhiều hơn phương tiện truyền thông truyền thống, nên các nhà xuất bản và quảng cáo có thể tùy chỉnh nội dung cho phù hợp với người dùng. 4.3 Intranet và extranet (1.3.1.4) 4.3.1 Intranet Intranet cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ giữa các máy trong một tổ chức. Một website được xây dựng cho nội bộ một công ty trông và hoạt động có vẻ giống các website khác, nhưng thông tin trên đó chỉ có thể được dùng bởi các nhân viên của công ty đó và sẽ có những phần mềm đặc biệt bảo vệ nó khỏi sự truy cập của các đối tượng bên ngoài. Intranet vận hành giống hệt như mạng internet. Intranet cho phép các công ty gửi các thông tin quan trọng, liên quan và mới nhất chỉ cho nhân viên của mình. 4.3.2 Extranet Extranet là một dạng mở rộng của intranet. Ví dụ, nó cho phép người ngoài truy cập vào một số khu vực của mạng nội bộ. Cụ thể là người dùng bên ngoài có thể truy cập để đặt hàng trực tuyến hoặc truy vấn tài khoản. Thông thường, người dùng chỉ có thể truy cập extranet khi họ có tài khoản hợp pháp gồm tên truy cập (username) và mật khẩu (password). Tên truy cập và mật khẩu sẽ giúp xác định mức độ và những vùng mà người dùng được phép truy cập. 50 Sao chép không được phép là trái pháp luật
22. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 4.4 Kết nối với internet 4.4.1 Sử dụng mạng điện thoại trong công nghệ máy tính Hệ thống điện thoại được phát triển trong thế kỷ XX được gọi là mạng điện thoại công cộng (public switched telephone network - PSTN) hay mạng dữ liệu công cộng (public switched data network - PSDN). Trước đây, hệ thống này chuyên dùng để truyền âm thanh dưới dạng tín hiệu tương tự qua cáp, nhưng hiện nay nó được dùng để truyền cả dữ liệu. 1 Cùng với sự phát triển của internet và nhu cầu truyền dữ liệu nhanh, tốc độ truyền dữ liệu qua các mạng viễn thông trở thành một đề tài nghiên cứu quan trọng. Một số hệ thống đã được phát triển và hầu hết chúng đều tập trung vào cách nén dữ liệu. Dưới đây là ba cột mốc phát triển quan trọng. • Mạng kỹ thuật số tích hợp dịch vụ (integrated services digital network - ISDN): Hệ thống mạng này được thiết kế để truyền các tín hiệu số hóa sử dụng trong máy tính. Thông thường, các tín hiệu này được truyền qua cáp điện thoại. Với công nghệ đặc biệt được lắp đặt ở mỗi đầu đường cáp, tốc độ truyền dữ liệu được cải thiện đáng kể. ISDN có tốc độ truyền nhanh hơn nhiều so với PSDN, dù vậy nó vẫn cung cấp thông tin với tốc độ kém xa tốc độ xử lý của máy tính. Tốc độ truyền thông tin cơ bản bằng đường ISDN là 64 Kbps (kilobits/giây). Tốc độ 128 Kbps cũng có nhưng thường phải tốn thêm chi phí. Các đường ISDN phụ cũng có thể được kết nối để tăng tốc độ truyền. Mạng ISDN cho phép người dùng có thể cùng lúc sử dụng mạng internet và điện thoại. • Đường thuê bao kỹ thuật số bất đối xứng (asymmetric digital subscriber line - ADSL): Đây là công nghệ truyền dữ liệu tốc độ cao cho phép sử dụng các đường dây điện thoại đã có để truy cập nhanh vào mạng internet. Kết nối này luôn luôn hoạt động, do vậy người dùng không cần quay số để kết nối. Tốc độ truyền dữ liệu có sự khác biệt đáng kể giữa các nhà cung cấp dịch vụ. Tốc độ nhận dữ liệu thường cao hơn tốc độ truyền. Tốc độ điển hình là 2 Mbps để tải về và 512 Mbps cho tải lên. • Sợi quang học (fibre optics): Đây là lựa chọn ngày càng phổ biến cho những người dùng công nghệ truyền dữ liệu. Công nghệ này cho phép truyền các tín hiệu ánh sáng đã được điều chỉnh dọc theo các sợi quang học với tốc độ 2Gbps. Cáp sợi quang học có thể tải nhiều thông tin hơn nhiều lần so với các hệ thống tín hiệu vô tuyến hay điện từ, bởi vì nó là tín hiệu có tần số cao hơn. Ngoài ra, công nghệ này còn có một ưu điểm nữa là tín hiệu của nó không bị gián đoạn bởi hiện tượng nhiễu điện từ. 4.5 Truyền dữ liệu 4.5.1 Upload và download (1.3.2.1) Tải lên (upload) và tải xuống (download) mô tả sự truyền file dữ liệu giữa các máy tính được kết nối gián tiếp qua mạng internet. Tải lên có nghĩa là truyền dữ liệu đến một máy tính ở xa, tải xuống có nghĩa là truyền dữ liệu từ máy tính ở xa về máy đang dùng. Các file thường được tải xuống bằng cách nhấn chuột vào các đường liên kết (link) trên các trang web hoặc qua các ứng dụng tải xuống khác như BitTorrent hay FTP (File Transfer Protocol). Tải lên cũng có thể được tiến hành qua FTP hoặc các trang web, ví dụ như đưa video lên YouTube. 4.5.2 Tốc độ truyền (1.3.2.2) Tốc độ truyền là số đo lượng dữ liệu trung bình được truyền giữa hai thiết bị truyền dữ liệu trong một giai đoạn thời gian. Thông thường, tốc độ truyền được đo bằng bội số của các bit hoặc byte trong một giây. Trong cách nói thông thường, tốc độ truyền là tốc độ mà máy tính có thể gửi và nhận thông tin qua mạng LAN, WAN hoặc internet. Sao chép không được phép là trái pháp luật 51
23. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Tốc độ truyền ảnh hưởng đến tốc độ xuất hiện hiển thị của các trang web và tốc độ tải lên cũng như tải xuống. Bảng dưới đây là các ví dụ về tốc độ truyền: Tốc độ Mô tả Ví dụ 800 bps là tốc độ tối thiểu để truyền file lời nói có thể bps Bit/giây nhận diện. Một modem 56K có tốc độ tối đa về mặt lý thuyết là Kbps Kilobit (hàng ngàn bit)/giây 1 56Kbps Kết nối internet băng thông rộng ADSL có thể cho phép Mbps Megabit (hàng triệu bit)/giây tải xuống với tốc độ lên tới 8Mbps phụ thuộc vào dịch vụ cung cấp. Bộ nhớ PC2100 SDRAM, một loại RAM được sử dụng Gbps Gigabit (hàng tỷ bit)/giây trong nhiều máy tính, có tốc độ truyền khoảng 21Gbps. 4.6 Kết nối internet 4.6.1 Kết nối quay số và kết nối băng thông rộng (1.3.2.3 và 1.3.2.5) Các kết nối internet được chia thành hai loại là kết nối quay số (dial-up) và kết nối băng thông rộng (broadband). Kết nối quay số đòi hỏi máy tính phải quay một số điện thoại đặc biệt để thiết lập kết nối với internet. Các kết nối quay số có tốc độ truyền thấp và được đo theo đơn vị Kbps. Chi phí cho loại kết nối này thay đổi tùy theo tốc độ quay số và thời gian kết nối (tương tự như một cuộc gọi điện thoại). Kết nối băng thông rộng được dùng để chỉ bất kỳ công nghệ nào có tốc độ truy cập internet cao. Các kết nối băng thông rộng có tốc độ truyền cao và được đo theo đơn vị là Mbps và luôn hoạt động, vì vậy máy tính không cần phải quay số điện thoại để kết nối với internet. Như vậy, người dùng sẽ phải trả một khoản phí cố định, khoản phí này thường được tính gộp trong phí dịch vụ điện thoại. Do bản chất của kết nối băng thông rộng là tốc độ cao và luôn hoạt động, nên nguy cơ máy tính bị tấn công xâm nhập từ các máy tính khác là rất cao. Vì thế, người dùng nên sử dụng các biện pháp bảo mật và biện pháp cảnh báo trước như mật khẩu, tường lửa (firewall) và phần mềm chống virus. 4.6.2 Tùy chọn trong kết nối internet (1.3.2.4) Một máy tính có thể được kết nối với mạng internet theo nhiều cách khác nhau. Phương pháp được sử dụng có thể phụ thuộc vào sự lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ internet (Internet Service Providers - ISP), chi phí và vị trí địa lý. Ví dụ, người dùng ở khu vực xa xôi hẻo lánh chỉ có thể truy cập gói dịch vụ internet quay số bằng đường điện thoại và buộc phải sử dụng một dịch vụ vệ tinh hay dịch vụ không dây để có được đường truyền internet tốc độ cao. Dưới đây là các loại kết nối internet phổ biến. Kết nối quay số • Modem: Kết nối quay số là kiểu kết nối chậm nhất. Kiểu kết nối này sử dụng đường điện thoại tiêu chuẩn, truyền dữ liệu đi và đến máy tính qua một modem. Modem là thiết bị chuyển đổi tín hiệu trong đường dây điện thoại thành dạng số hóa mà máy tính có thể hiểu và ngược lại. Khi máy tính đang sử dụng đường dây, người dùng sẽ không thể thực hiện hay nhận các cuộc gọi. Tốc độ truyền của modem thường là 56Kbps. • Mạng kỹ thuật số tích hợp dịch vụ - ISDN (Integrated Services Digital Network): Những kết nối này là một sự cải tiến so với kết nối quay số vì nó là hệ thống truyền kỹ thuật số. Nhiều đường dây có thể được kết hợp lại để tăng tốc độ đường truyền, cho phép người dùng có thể đồng thời gọi điện và truyền dữ liệu. Tốc độ truyền điển hình là 128Kbps. 52 Sao chép không được phép là trái pháp luật
24. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Kết nối băng thông rộng • Mạng internet không dây (Wireless Internet): Kết nối này sử dụng bộ định tuyến (router) để có thể nhận và phát các tín hiệu qua ăng-ten. Công nghệ này thường được sử dụng cho những nơi không có kết nối dây. Mạng này có tốc độ khá nhanh nhưng có thể bị gián đoạn. Điện thoại di động cũng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet. Mạng không dây của điện thoại di động không giống mạng không dây tại các cơ quan hay các hộ gia đình. Nếu ở cơ quan hay ở nhà thì kết nối internet thực có thể chỉ là ADSL hay một công nghệ nào đó và mạng được chia sẻ trong tòa nhà thông qua một mạng không dây. Tốc độ truyền điển hình của mạng này là 2Mbps. 1 • Mạng internet kết nối bằng vệ tinh (Satellite Internet): Mạng này cho phép truy cập internet từ những khu vực xa xôi hẻo lánh. Đây là một giải pháp đắt đỏ, có tốc độ truyền thấp. Mạng này cũng giống như mạng không dây, chỉ là một giải pháp tiềm tàng. Điều này có nghĩa là quá trình tải lên hay tải xuống dù đạt tốc độ nhanh nhất sau khi khởi động xong thì thời gian chờ khởi động cũng rất lâu. Do vậy, mạng này không phù hợp cho các ứng dụng như VoIP hay chơi game trực tuyến. Tốc độ truyền điển hình là 500Kbps. • Mạng internet sử dụng cáp (Cable Internet): Đây là kiểu kết nối internet sử dụng cáp chuyên dụng, có thể là cáp vô tuyến. Kết nối kiểu này có tốc độ cao, nhưng không chuyên, nói cách khác, kết nối này có thể được một số người dùng dùng chung. Tốc độ truyền điển hình là 50Mbps. • Đường thuê bao kỹ thuật số bất đối xứng ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line): Đây là dịch vụ kết nối tốc độ cao, nó được đặt tên như vậy bởi tốc độ tải xuống nhanh hơn rất nhiều tốc độ tải lên. Tốc độ truyền điển hình là 24Mbps. • Sợi quang học (Optic Fibre): Sử dụng ánh sáng laser để truyền dữ liệu, công nghệ này có thể đem lại tốc độ truyền lên tới 100Mbps. • Điện thoại di động (Mobile Phone): Là những chiếc điện thoại không cần dây nối đất mà vẫn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Chúng cũng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet, truy cập các tiện ích như đọc tin, thực hiện giao dịch điện tử Đối với dịch vụ ngân hàng điện tử (m-banking), người dùng có thể kiểm tra lịch sử giao dịch, thanh toán hóa đơn và đặt lệnh mua bán Điện thoại di động ngày càng trở nên tinh vi hơn. Sao chép không được phép là trái pháp luật 53
25. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 5 ICT trong đời sống hàng ngày 5.1 Định nghĩa (1.4.1.1) 1 Công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) là cụm từ được dùng để mô tả một nhóm các công nghệ thu thập, lưu trữ, sản xuất, thao tác, in, nhận, xử lý, phân tích và truyền tải thông tin. Công nghệ này có trong máy tính, các mạng máy tính, các thiết bị điện tử và các công nghệ truyền thông lớn như truyền thông vệ tinh, ti vi kỹ thuật số ICT được Liên Hợp Quốc lựa chọn là công cụ tích cực để phục vụ cho sự phát triển kinh tế và xã hội. 5.2 Dịch vụ internet dành cho khách hàng (1.4.1.2) Khó có thể tìm được một ngành nghề nào không được hưởng lợi từ phát minh máy tính. Công nghệ thông tin và truyền thông đã cho phép các doanh nghiệp, chính phủ và các viện giáo dục thực hiện nhiều hoạt động với độ hiệu quả và tính chính xác cao hơn nhiều so với các cách làm trước đây. Dưới đây là một số ví dụ về sự hỗ trợ của máy tính cho các công việc. • Nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính để quản lý hồ sơ của nhân viên cũng như thực hiện các chức năng kế toán và thanh toán. • Công ty bảo hiểm sử dụng máy tính để xử lý việc chi trả bảo hiểm. Với cách này, hơn 95% các vụ bồi thường được giải quyết một cách tự động. • Chính phủ sử dụng máy tính để phân tích thông tin dân số và theo dõi tình hình xã hội. • Bệnh viện sử dụng máy tính để chẩn đoán, kiểm tra và điều trị bệnh nhân. • Trường học sử dụng máy tính để theo dõi các bản đăng ký của sinh viên và bảng điểm. Các doanh nghiệp, tổ chức chính phủ không chỉ xử lý công việc hiệu quả hơn với công nghệ máy tính, với internet, họ còn có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, tiện lợi hơn và phù hợp cho khách hàng và người dân. 5.2.1 Thương mại điện tử (E-Commerce) Thương mại điện tử là hình thức mua và bán các sản phẩm thông qua một hệ thống điện tử như mạng internet. Nhưng không phải tất cả các hoạt động của thương mại điện tử đều liên quan đến điện tử. Ví dụ, sau khi khách hàng đặt một lệnh mua sản phẩm, sản phẩm của họ sẽ được chuyển đi theo đường bưu điện. Thương mại điện tử được sử dụng trong tất cả các loại hình kinh doanh như kinh doanh thời trang, đồ chơi, máy tính, thiết bị điện tử, vé máy bay, đồ ăn, trang sức, sách và thuốc. Hầu hết các website thương mại điện tử hoạt động giống như các cửa hàng trên đường phố, trong đó, khách hàng có thể lựa chọn tất cả tiêu chí cho sản phẩm yêu thích như cỡ, nhãn hiệu, sau đó có thể lọc ra những sản phẩm không phù hợp với nhu cầu của mình. Thương mại điện tử là một hình thức kinh doanh hiệu quả, người kinh doanh có thể tạo mối quan hệ mật thiết với khách hàng của họ. Ví dụ, người kinh doanh có thể tạo lịch sử mua hàng cho khách hàng dựa vào các mặt hàng họ mua sắm. Với lịch sử mua hàng, người kinh doanh có thể đưa ra chính sách ưu đãi đặc biệt cho từng đối tượng khách hàng hoặc lôi kéo khách hàng quay trở lại với website bằng cách gửi cho họ các thông tin giảm giá của các mặt hàng khác. Cũng có các website thương mại khác không giống như trên. Ví dụ như các website bán đấu giá cho phép bất kì người dùng nào sau khi đăng ký tài khoản có thể đấu giá hoặc tham gia đấu giá các sản phẩm trực tuyến. Các dạng thương mại điện tử khác bao gồm website nhạc, video cho phép người dùng download các sản phẩm, báo và các ấn phẩm đã mua. 54 Sao chép không được phép là trái pháp luật
26. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 5.2.2 Ngân hàng điện tử (E-Banking) Ngân hàng điện tử cho phép các cơ quan tài chính có thể cung cấp dịch vụ tới khách hàng thông qua mạng internet hoặc các phương tiện điện tử khác, như điện thoại di động (m-banking). Ngân hàng điện tử cho phép khách hàng thực hiện các giao dịch tài chính, gồm chuyển khoản, theo dõi lịch sử giao dịch, thanh toán, đặt vé và nhận thông báo về các giao dịch trên tài khoản qua SMS. Khi công nghệ ngân hàng điện tử càng tiên tiến, các dịch vụ mà ngân hàng có thể cung cấp cho khách hàng của mình càng tinh vi hơn, linh hoạt hơn và tiện lợi hơn. Thương mại điện tử rất linh 1 hoạt và thuận tiện cho khách hàng vì nó giúp họ không phải tới ngân hàng mới thực hiện được các giao dịch. Thương mại điện tử cũng là một cách lý tưởng để bắt kịp các hoạt động tài chính như quyết toán và thực hiện tức thì các lệnh giao dịch. Điều này sẽ giúp cho khách hàng dự trù và kiểm soát các giao dịch tài chính được chính xác hơn. Để có thể sử dụng hệ thống ngân hàng điện tử, khách hàng phải có tài khoản trong ngân hàng trong một khoảng thời gian xác định trước khi hoàn tất quá trình đăng ký để có thể sử dụng hệ thống. Công nghệ được sử dụng trong ngân hàng điện tử rất an toàn, và đa phần các tổ chức tài chính đều có những bước đi quan trọng để đảm bảo an toàn cho khách hàng. Thậm chí, giao dịch ngân hàng điện tử còn an toàn hơn giao dịch thật tại ngân hàng vì chẳng có gì hữu hình như giấy tờ tài liệu để để lộ thông tin của khách hàng. Tuy nhiên, vấn đề an toàn không thể được đảm bảo hoàn toàn, nó còn phụ thuộc vào việc liệu người dùng có tuân thủ các quy trình bảo mật cần thiết không. 5.2.3 Chính phủ điện tử (E-Government) Đây là một hệ thống điện tử mà nhiều cơ quan công quyền đang sử dụng để cung cấp các dịch vụ cho người dân. Chính phủ điện tử cho phép người dân đăng ký và truy cập các tài liệu công cộng như thông tin dân số, ngân sách chính phủ, luật và hiến pháp Với chính phủ điện tử, ta có thể tiến hành bất kỳ hoạt động nào liên quan đến chính phủ, như tra cứu bảng liệt kê thuế thu nhập, đăng ký bỏ phiếu, thay đổi thông tin cá nhân, đăng ký nhận phúc lợi xã hội, đổi bằng lái xe và các tiện ích khác. 5.2.4 Đào tạo trực tuyến (E-Learning) (1.4.1.3) Cụm từ này chỉ hệ thống giáo dục mà các trường học cung cấp cho những người đăng ký. Đào tạo trực tuyến làm lợi cho người dùng nhờ sự linh hoạt bởi vì người học không cần phải đi tới lớp học thật để học. Hiện nay, việc mọi người đăng ký học các khóa trực tuyến do các cơ sở đào tạo ở các nước khác cung cấp tương đối phổ biến. Đào tạo trực tuyến có hiệu quả về mặt chi phí cho cả người học và các trường học. Nó cho phép các trường học cung cấp tài liệu đa dạng hơn và cho phép học viên có thể truy cập tài liệu dù ở bất kỳ đâu. Nó cho phép người học có thể truy cập dễ dàng và thuận tiện các tài liệu của các bài giảng đa phương tiện hoặc các ứng dụng tương tác mà không cần phải mua sách đắt tiền hay tài liệu hướng dẫn sử dụng. Đào tạo trực tuyến cũng cho phép người học tham gia các khóa học theo thời gian và địa điểm họ mong muốn. Vì vậy, người học có thể tiết kiệm thời gian bởi thời gian làm việc của họ không bị cắt xén. Hơn nữa, họ có thể sắp xếp thời gian cho cả các hoạt động thường ngày khác. Các khóa học trực tuyến mang đến cho người học cơ hội đạt được tấm bằng trong vòng vài năm. Ngoài ra, cũng có những khóa học mang tính chất đào tạo nhưng không cấp bằng để trang bị cho người học những kiến thức cần thiết như dạy vẽ hay dạy chụp ảnh. Các khóa học trực tuyến chủ yếu diễn ra trên internet, người học có tài khoản với thông tin cá nhân chi tiết để có thể truy cập vào website học tập. Trên các website này, thường có một khu vực để các giáo viên có thể đăng bài giảng và một khu vực cho sinh viên nộp bài tập, hỏi đáp và tham gia thảo luận. Hầu hết các khóa học trực tuyến không sử dụng tài liệu hay giáo trình truyền Sao chép không được phép là trái pháp luật 55
27. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT thống mà chỉ sử dụng sách điện tử, sinh viên có thể in sách ra nếu cần. Tuy nhiên, vẫn có những khóa học cần sử dụng tài liệu giấy. Trong trường hợp đó, đơn vị đào tạo sẽ gửi các tài liệu này qua đường bưu điện cho học viên. 5.3 Làm việc từ xa (1.4.1.4) 1 Với sự phát triển ngày càng cao của công nghệ viễn thông và các phần mềm bảo mật, hiện nay, ngày càng có nhiều người có thể làm việc ngay tại nhà. Tiện ích này nhanh chóng trở nên phổ biến ở nhiều cơ quan. Dưới đây là một số ưu điểm của hình thức làm việc từ xa. • Một số công việc được thực hiện dễ dàng hơn so với khi được tiến hành trong môi trường ồn ào ở cơ quan. • Các bậc cha mẹ có thể kết hợp kế hoạch làm việc với kế hoạch gia đình. • Nhiều ông chủ cho phép nhân viên làm việc từ xa tự ấn định thời gian làm việc và chấp nhận các kế hoạch cũng như khung thời gian để hoàn thành công việc. • Việc đi lại giảm hoặc nhân viên không phải đi lại, điều này có nghĩa là nhân viên không phải tốn tiền và thời gian đi lại. Nhờ thế, họ có nhiều lựa chọn về địa điểm sống hơn. • Các công ty chấp nhận hình thức làm việc từ xa có thể tiết kiệm đáng kể chi phí cho địa điểm, lò sưởi, chỗ đậu xe và căng tin, v.v Tuy nhiên, hình thức này cũng có một số nhược điểm. • Nhân viên ít có cơ hội gặp gỡ, giao lưu và học hỏi các kinh nghiệm liên quan đến công việc. Nhân viên có thể có cảm giác là người thừa hoặc bị bỏ rơi vì không có nhiều cơ hội tiếp xúc với môi trường của cơ quan. • Khó tạo ra một văn hóa làm việc theo nhóm. • Nhân viên khó tạo ra ranh giới giữa gia đình, bạn bè và công việc. • Nhiều ngôi nhà hiện nay nhỏ và có ít không gian. Nhân viên làm việc ở nhà cần một khoảng không gian nhất định, làm việc tại nhà làm thu hẹp không gian sống của gia đình. • Ở một số nơi, người kinh doanh tại nhà hay sử dụng không gian gia đình cho công việc phải trả các khoản thuế mà địa phương quy định. 5.4 Truyền thông 5.4.1 Thư điện tử (E-mail) (1.4.2.1) E-mail là một phương thức gửi và nhận thư qua mạng internet. Để truy cập e-mail, máy tính phải được nối mạng internet. E-mail được sử dụng miễn phí, người dùng chỉ cần trả phí internet. E-mail đã cách mạng hóa giao tiếp giữa các cá nhân, các công ty thương mại và các tổ chức theo những cách sau: • Cho phép giao tiếp nhanh với chi phí thấp trên khắp thế giới. E-mail có thể được gửi tới bất kỳ nơi đâu trên thế giới với chi phí chỉ bằng một cuộc gọi nội hạt. • Người dùng có thể gửi và nhận thông tin hay tài liệu dưới dạng điện tử, sửa và chuyển chúng tới người khác. • Người dùng có thể trao đổi với bạn bè dễ dàng và nhanh chóng. • Một e-mail có thể được gửi cùng lúc cho nhiều người. • Hộp inbox trong e-mail là nơi lưu trữ các e-mail đến của người dùng. Người dùng có thể mở ra đọc lại hay sử dụng bất cứ lúc nào. • E-mail làm tăng tốc độ giao tiếp. Vì thao tác soạn và gửi thư rất nhanh, người dùng chỉ việc đánh máy một số chữ và nhấn vào nút gửi đi trên màn hình. 5.4.2 Nhắn tin tức thời (Instant Messaging) (1.4.2.2) Nhắn tin tức thời (IM) cho phép người dùng máy tính nói chuyện (chat) với nhau qua các phần 56 Sao chép không được phép là trái pháp luật
28. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT mềm đặc biệt. Tin nhắn được gửi tới người khác ngay lập tức và có phản hồi ngay sau đó. Người dùng cũng có thể truyền file qua ô cửa sổ nhắn tin nhanh. Trong kết nối mạng internet băng thông rộng, người dùng không mất phí sử dụng IM và IM giúp người dùng giao tiếp với nhau dễ dàng và tiện lợi hơn e-mail. IM còn có một số tiện ích khác như là gửi và nhận ảnh, file nhạc, video, truyền và nhận webcam, gọi thoại Tuy nhiên, những tiện ích này thường không phải lúc nào cũng miễn phí và người dùng có thể phải trả tiền dịch vụ bổ sung. 1 5.4.3 Đàm thoại qua giao thức internet (Voice over Internet Protocol) (1.4.2.3) Đàm thoại qua giao thức internet (VoIP) ám chỉ việc sử dụng máy tính có kết nối với internet và một thiết bị kỹ thuật số để truyền tải âm thanh. Ưu điểm của VoIP thường là chi phí thấp. Một công ty có thể có mạng riêng để nối các văn phòng trên khắp thế giới, nếu sử dụng điện thoại thì các chi phí sẽ rất lớn. Ngược lại, nếu nói chuyện qua máy tính thì chi phí sẽ rất rẻ. Người dùng sẽ sử dụng máy tính để bàn thông thường để kết nối trực tiếp vào mạng dữ liệu. 5.4.4 Dịch vụ cung cấp thông tin đơn giản (Really Simple Syndication-RSS) (1.4.2.4) Khối lượng nội dung khổng lồ trên các website khiến người dùng internet khó bắt kịp với các trang web và các nguồn tài nguyên khác, hình thức giao tiếp qua RSS sẽ được dùng để giải quyết vấn đề này. Hầu hết các trang web hiện nay đều cung cấp một hay nhiều feed cho phép người dùng có thể đăng ký sử dụng. Các mục mới trên các website này sau đó sẽ tự động cập nhật, người dùng không cần chủ động kiểm tra website định kỳ. 5.4.5 Blog (1.4.2.5) Một web blog, hay còn gọi là blog, là một website chứa một hoặc nhiều thông tin cá nhân xuất hiện cùng với các tin mới nhất ở đầu trang. Trên trang web này, người dùng có thể đưa lên thông tin, bài viết hay nhật ký cá nhân, hoặc cũng có thể dùng nó như một diễn đàn với các trợ giúp và thông tin ở một chủ đề bất kỳ. Trong blog, người dùng có thể tải file dạng văn bản, có thể có cả hình ảnh hoặc một kiểu khác trong nội dung. Để sử dụng blog, người dùng phải đăng ký. Việc đăng ký thường miễn phí, sau đó họ sẽ được cấp một tài khoản và có thể sử dụng blog. Các blog có thể cho mọi người truy cập dưới dạng tự do hoặc hạn chế truy cập. Ngoài ra, hầu hết các blog đều có RSS cho phép người theo dõi có thể cập nhật thông tin. Nhiều công ty sử dụng blog để tạo lập mối quan hệ với khách hàng bằng cách thông qua các bài viết để khách hàng hiểu hơn về công ty. Các công ty cũng sử dụng blog để thông báo cho khách hàng biết về các sản phẩm mới và cách sử dụng các sản phẩm này. Blog không bị giới hạn bởi một chủ đề nào, từ âm nhạc tới nấu ăn, du lịch, thể thao, thời trang Một số blog nổi tiếng cũng đem lại thu nhập cho những người viết từ việc cho đăng các quảng cáo trên blog của họ. 5.4.6 Podcasts (1.4.2.6) Thuật ngữ podcast là chữ viết tắt của cụm từ Portable On-Demand Broadcast (phát nội dung theo yêu cầu). Podcast là một sự mở rộng của RSS, nội dung ở đây thường là nhạc hay video, nhưng cũng có thể là bất kỳ dạng file nào. Các nội dung này được góp lại và được bổ sung và download tự động. Trong kịch bản tương tự, người dùng có thể sử dụng các trích đoạn của một chương trình tivi từ các podcast và xem chúng trên PDA. Sao chép không được phép là trái pháp luật 57
29. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 5.4.7 Cộng đồng ảo (Virtual Communities) (1.4.3.1) Cộng đồng ảo là một nhóm trực tuyến, giao tiếp với nhau qua mạng bằng cách sử dụng các công nghệ phần mềm hơn là gặp mặt trực tiếp theo kiểu truyền thống. Dưới đây là một số ví dụ về cách tương tác của các thành viên trong một cộng đồng ảo. • Mạng xã hội (social network): Các trang mạng xã hội như Facebook và Bebo cực kỳ được ưa chuộng. Facebook tạo ra các cộng đồng được liên kết với nhau để người dùng có thể tham gia, ví dụ như cộng 1 đồng của một trường học hoặc một vùng lãnh thổ. Bebo mang lại cho người dùng cơ hội để tạo các hồ sơ tùy biến với các thành phần được xây dựng sẵn, như các mô-đun vẽ, các kết quả sẽ được cập nhật cho cả những người dùng khác. • Diễn đàn trên internet (internet forum): Các diễn đàn này là một cách giao tiếp ôn hòa và có cấu trúc, chúng thường được sử dụng cho các trợ giúp online và cung cấp các hỗ trợ kỹ thuật. Một forum thường bao quát một chủ đề rộng lớn, như yêu cầu sử dụng máy in của nhà sản xuất. Trong một forum sẽ có nhiều chủ đề. Hầu hết các forum đều được kiểm soát nội dung để người quản trị có thể gỡ bỏ nội dung chống đối và không liên quan đến chủ đề. Người dùng thường phải đăng ký bằng e-mail để có thể tham gia diễn đàn. • Phòng chat (chat room): Đây là các phòng ảo cho phép nhiều người dùng kết nối và trò chuyện với nhau ở cùng một thời điểm, phòng chat có ít quy tắc và ít thân mật hơn các forum. Thường thì một phòng chat sẽ xoay quanh chủ đề rộng hơn. • Trò chơi trực tuyến trên máy tính (online computer game): Trò chơi trực tuyến có thể có nhiều dạng. Nhiều người dùng các site đánh bạc trực tuyến, ví dụ như chơi poker lấy tiền từ người thua. Các trò chơi trực tuyến có nhiều người chơi (MMO), như Everquest và Second Life, cho phép hàng triệu người chơi trong thế giới ảo. Đối với trường hợp của Second Life, các công ty sản xuất đã bắt đầu giới thiệu chính họ trong các thế giới trò chơi ảo để quảng cáo và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ. 5.5 Xuất bản nội dung trực tuyến (1.4.3.2) Người dùng máy tính có kết nối internet có khả năng xuất bản và chia sẻ trực tuyến các nội dung mà mình sản xuất. Có nhiều website cho phép thành viên có thể tải lên các dữ liệu như clip hình, clip âm thanh, văn bản để chia sẻ với một cộng đồng hay với một nhóm người. Một số website chỉ cho phép tải lên một số loại nội dung như clip trong khi một số khác lại cho đăng tải nội dung bất kỳ. Các website chia sẻ nội dung thường hoạt động như những máy chủ có nhiệm vụ làm chủ dữ liệu thay cho người dùng. Điều này có nghĩa là website sẽ lưu trữ nội dung hộ người dùng và đưa nó lên mạng internet. Thông thường, các trang web chỉ đăng tải nội dung của người dùng trên trang riêng. Tuy nhiên, người dùng thường được phép cho hiển thị nội dung trên các trang web khác và chia sẻ nó rộng rãi. Sự bùng nổ của internet tốc độ cao và các thiết bị video, âm thanh kỹ thuật số đã khiến việc đăng tải trở nên cực kỳ dễ dàng với người dùng. Video có thể được tải lên các site như YouTube, trong khi ảnh có thể được tải lên Flickr. 5.6 Các khuyến cáo trực tuyến (1.4.3.3) Thành viên của hầu hết các cộng đồng online hầu hết đều là những người thân thiện, nhưng cũng giống như trong thế giới thực, cộng đồng đó cũng có những kẻ dối trá và nguy hiểm. Để giảm thiểu nguy cơ gặp phải tính huống xấu, làm theo những cách sau: • Hạn chế đưa thông tin cá nhân. Sử dụng tên giả và không nên đưa ra chi tiết về địa chỉ, số điện thoại, tuổi hay giới tính thật. • Tạo tài khoản e-mail từ một dịch vụ miễn phí như Gmail và sử dụng tài khoản này để đăng ký thành viên. • Giám sát trẻ em khi trẻ vào các diễn đàn và phòng chat. • Thông tin được tải lên các trang công cộng sẽ phải tuân thủ pháp luật và các qui định. 58 Sao chép không được phép là trái pháp luật
30. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT • Thận trọng với những website đưa ra các phần thưởng hay quà tặng để trao đổi thông tin cá nhân. Có nhiều trang web tổ chức một số cuộc thi hoặc chương trình rút thăm trúng thưởng và người dùng có thể giành chiến thắng đơn giản bằng cách nhập thông tin cá nhân của người dùng. Tuy nhiên, các trang web này sau đó thường sử dụng những thông tin này cho các mục đích tiếp thị trực tuyến. 1 Sao chép không được phép là trái pháp luật 59
31. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 6 Sức khỏe 6.1 Công thái học (1.4.4.1, 1.4.4.2 và 1.4.4.4) 1 Công thái học (hay môn khoa học nghiên cứu về lao động - Ergonomics) là khoa học nghiên cứu về sự tương tác giữa người dùng với các thiết bị máy móc. Nội dung chính của nó là giúp con người có thể làm việc với máy móc một cách an toàn và hiệu quả. Tình trạng ốm đau liên quan đến sự căng thẳng có thể là do điều kiện làm việc không phù hợp. Để tránh những tổn hại này và tạo ra một môi trường làm việc tốt, người dùng nên làm theo những khuyến cáo đơn giản về môi trường làm việc với máy tính. Cụ thể như sau: • Phải đảm bảo khu vực làm việc thoải mái và có nhiệt độ phù hợp. • Phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng để giảm hiện tượng đau đầu, đau mắt, đau mỏi dây thần kinh và suy sụp tinh thần. • Lắp đặt màn chắn sáng phù hợp để giảm lượng ánh sáng vào mắt và đảm bảo chiếu sáng hợp lý, tránh hiện tượng tạo bóng. • Nghỉ giải lao để thư giãn gân cốt, thư giãn mắt bằng cách nhìn tập trung vào một đối tượng bên ngoài cửa sổ. • Sử dụng một chiếc ghế có thể dễ dàng điều chỉnh vị trí. • Phải đảm bảo chuột và bàn phím nằm đúng vị trí. • Lắp đặt bộ lọc màn hình để tránh hiện tượng căng, mỏi hoặc chói mắt. • Giữ các dây cáp của máy gọn gàng không cản trở đường đi. • Phải đảm bảo máy có quạt thông gió. • Đề phòng lửa và tuân thủ các quy định an toàn. • Kiểm tra các phích cắm và có những điều chỉnh sửa chữa cần thiết. Bạn nên tham khảo cơ quan y tế địa phương và cơ quan an toàn để biết những gợi ý cũng như các quy định pháp lý chi tiết. 6.2 Các khuyến cáo (1.4.4.3) Các hình minh họa ở trang sau là ví dụ về cách bố trí hợp lý không gian làm việc với máy cho người dùng. Xin hãy nhớ rằng những đề xuất ở đây chỉ mang tính chất tham khảo, ngoài ra người dùng nên tìm hiểu những khuyến cáo của các cơ sở y tế tại địa phương. • Ngồi ở vị trí nhìn xuống màn hình, không nhìn lên. • Màn hình đặt trên bàn tạo tầm nhìn tốt hơn là đặt trên case máy và giúp tránh đau mỏi cổ. • Lùi màn hình ra phía sau để tránh đau mỏi mắt. • Tránh đặt màn hình dưới ánh sáng chói của đèn hay từ cửa sổ. • Khép cửa sổ để tránh ánh sáng từ cửa sổ vào màn hình và phản xạ lại mắt. • Đặt hộp đựng tài liệu ở cùng độ cao với màn hình để giảm sự di chuyển của mắt và đầu. • Bàn di chuột phải đảm bảo cho chuột di chuyển êm thuận. • Sử dụng loại ghế có thể điều chỉnh độ cao và có tác dụng thư giãn lưng. • Có thể đặt thêm tấm nghỉ cho chân nếu cần. • Góc tạo giữa đùi và đầu gối phải phù hợp. • Góc khuỷu tay phải nằm trong khoảng từ 90° đến 110°. • Bàn phím và chuột phải ở cùng độ cao. • Sử dụng đèn bàn để cung cấp đủ ánh sáng cần thiết. 60 Sao chép không được phép là trái pháp luật
32. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT • Phải đảm bảo cáp điện được lắp an toàn. • Có đủ ổ cắm điện và tránh làm quá tải điện. • Đảm bảo bố trí hệ thống quạt thông gió phù hợp. Máy tính để bàn Đỉnh của màn hình phải thấp hơn một chút so với mắt. 1 Cánh tay phải tạo góc từ 90° đến 110°. Lưng phải có chỗ tựa. Góc khuỷu chân phải lớn hơn 90°. Sử dụng tấm nghỉ cho chân nếu cần. Máy tính xách tay Đỉnh của màn hình Góc cánh tay nằm trong phải ở cùng độ cao khoảng từ 90° đến 110°. với mắt. Lưng phải có chỗ tựa. Góc khuỷu chân phải lớn hơn 90°. Sao chép không được phép là trái pháp luật 61
33. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 6.3 Môi trường 6.3.1 Tái chế (1.4.5.1) Với việc sử dụng các tài liệu kỹ thuật số ngày càng tăng, nhu cầu về giấy giảm đi. Tuy nhiên, con số giảm đi không đáng kể vì nhu cầu dùng giấy trên thế giới vẫn cao, dẫn đến việc con người buộc phải khai thác rừng nhiều hơn để lấy gỗ. Giải pháp cho vấn đề này là tái chế hoặc dùng giấy được 1 sản xuất từ gỗ trong các khu rừng có quản lý. Các thiết bị máy tính và máy in thường bị vứt bỏ khi hết hạn sử dụng hoặc trở nên lỗi thời. Xử lý rác không phù hợp sẽ làm tăng lượng rác thải vô cơ. Do vậy, một trong những cách để người dùng bảo vệ môi trường là sử dụng các máy in tái chế và nâng cấp máy tính thay vì thay thế hẳn bằng máy tính mới. 6.3.2 Các tùy chọn tiết kiệm năng lượng (1.4.5.2) Máy tính tiêu thụ năng lượng điện. Hầu hết các bộ phận, ổ cứng của máy tính được vận hành bằng dòng điện. Điều quan trọng là người dùng hiểu rõ các đặc điểm này và học cách điều chỉnh các cài đặt để giảm thiểu lượng tiêu thụ điện. Logo tiết kiệm điện như hình bên được dán trên các sản phẩm máy tính tiết kiệm điện. Có thể thiết lập tiết kiệm năng lượng cho các máy sử dụng Windows XP như sau: • Đặt chế độ tự động tắt cho màn hình sau một khoảng thời gian không sử dụng. • Đặt máy hay màn hình ở chế độ ngủ (sleep mode), hay còn gọi là chế độ chờ (standby mode), nghĩa là khi máy tính không được sử dụng trong một khoảng thời gian ngắn, màn hình sẽ tự tắt. Máy tính không bị tắt nhưng vẫn tiết kiệm được điện. Nhấn phím trên bàn phím hoặc chuột, máy tính sẽ thoát khỏi chế độ ngủ và trở lại hoạt động bình thường. • Tự động đưa máy tính về chế độ ngủ đông (hibernate mode) khi không sử dụng trong một khoảng thời gian dài (cả đêm). Với cách làm này, máy gần như tắt hoàn toàn. • Tắt máy (shutting down) khi không cần sử dụng. 6.3.3 Thiết lập năng lượng (1.4.5.2) Để điều chỉnh các thiết lập năng lượng trong Windows XP nhằm tiết kiệm năng lượng, thực hiện như sau: • Từ nút Start, chọn Settings. • Nhấn Control Panel. Cửa sổ Control Panel hiện ra. • Trong cửa sổ Control Panel, nhấn Power Options. CHÚ Ý Người dùng có thể phải nhấn Performance and Maintenance để truy cập Power Options. 62 Sao chép không được phép là trái pháp luật
34. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Cửa sổ Power Options Properties mở ra. Có bốn tab trên cửa sổ Power Options Properties, tab Power Schemes tự động mở. • Trong tab Power Schemes, chọn một chế độ năng lượng (thường là Home/Office Desk). • Trong Settings for Home/Office Desk power scheme, điều chỉnh các thiết lập thời gian để tắt màn hình (Turn off 1 monitor), tắt ổ cứng (Turn off hard disks) và chế độ chờ (System standby). • Nhấn Apply để lưu các thiết lập. • Trong cửa sổ Power Options Properties, nhấn tab Hibernate để thiết lập đặt chế độ ngủ đông. • Trong phần Hibernate, đánh dấu vào hộp Enable hibernation. • Nhấn Apply để lưu thiết lập. • Nhấn OK để đóng cửa sổ Power Options Properties. Sao chép không được phép là trái pháp luật 63
35. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 7 Bảo mật 7.1 Nhận dạng và xác thực 1 7.1.1 Tên người dùng và mật khẩu (Usernames and Passwords) (1.5.1.1) Khi dữ liệu cá nhân được đưa vào một hệ thống máy tính, người sở hữu máy tính có trách nhiệm bảo mật dữ liệu này. Nghĩa vụ bảo mật được quy định cụ thể trong luật bảo vệ dữ liệu và được quy định chi tiết như trình bày trong Phần 7.2. Dữ liệu trong bất kỳ tổ chức nào cũng chỉ sẵn dùng cho những người có và cần có quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu được giữ trong cơ sở dữ liệu. Các quyền này được gắn với một hệ thống bảo mật và hệ thống bảo mật được kiểm soát bởi cá nhân có thẩm quyền. Để kiểm soát quyền truy cập, tất cả máy tính hay các mạng phải được cấu hình để người dùng nhập tên truy cập và mật khẩu. Tên truy cập là một nhóm ký tự độc nhất của người dùng. Mật khẩu tương tự như mã pin ATM nhưng được tạo bởi tổ hợp các ký tự. Hệ thống tên người dùng và mật khẩu sẽ giúp bảo vệ dữ liệu từ các truy cập không hợp pháp. Do ngày càng nhiều máy tính có khả năng truy cập internet nên nhu cầu bảo mật là cần thiết. 7.1.2 Chính sách mật khẩu tốt (1.5.1.2) Người dùng thường lười sử dụng mật khẩu và tên truy cập, hoặc dùng những từ dễ đoán, ví dụ “password”. Do vậy, việc xâm nhập có thể xảy ra rất dễ dàng đối với các mật khẩu không an toàn. Trong một số hệ thống, các quy tắc bắt buộc như sau về mật khẩu phải được thực hiện. • Không chia sẻ mật khẩu với người khác. • Không sử dụng các từ trong từ điển hoặc các từ dễ đoán như “password”, “letmein” hay “access”. • Thường xuyên thay đổi mật khẩu. • Sử dụng mật khẩu dài, chứa ít nhất 8 ký tự. • Mật khẩu có cả chữ và số và các ký tự không có trong bảng chữ cái. • Sử dụng số thay cho chữ, ví dụ như dùng “B1@ckr0ck” để thay cho “blackrock”. 7.2 Bảo mật thông tin 7.2.1 Ngăn cản kẻ trộm dữ liệu (1.5.2.3) Vấn đề bảo mật ở đây liên quan đến cả bảo mật phần cứng và bảo mật dữ liệu được lưu giữ trong máy tính. Khi máy tính gặp sự cố hoặc tai nạn, người dùng có thể dễ dàng thay thế phần cứng, tuy nhiên dữ liệu có thể bị phá hủy hoặc không thể khôi phục hoàn toàn. Các công ty có thể phải ngừng kinh doanh nếu mất hết dữ liệu. Điều cần thiết là các tổ chức và các nhân viên phải chủ động bảo vệ các thông tin quan trọng. Do vậy, các tổ chức cần có chính sách bảo mật thông tin của riêng mình. Chính sách này có thể bao gồm các khuyến nghị như: • Quy trình lưu trữ dữ liệu dự phòng. • Nhân viên ý thức được trách nhiệm khi làm việc với các dữ liệu nhạy cảm. • Quy trình báo cáo và giải quyết các tình huống bảo mật. • Sử dụng mật khẩu và tên truy cập. • Sử dụng mật khẩu BIOS nếu có để máy tính không thể khởi động trừ khi mật khẩu được nhập đúng. • Giữ các tài liệu nhạy cảm trong khu vực mã hóa của ổ cứng hoặc các file tài liệu cần có mật khẩu. 64 Sao chép không được phép là trái pháp luật
36. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT • Sử dụng dây đeo an toàn để cố định máy vào bàn hay tường. • Giao trách nhiệm bảo mật cho một cá nhân. • Cấm sử dụng tất cả các thiết bị lưu trữ cá nhân, như thẻ nhớ USB, thẻ nhớ máy ảnh tại nơi làm việc. 7.2.2 Lưu trữ dự phòng (1.5.2.1) Thông tin trong máy được lưu trữ theo kiểu điện tử. Vì lý do này, nên khả năng dữ liệu bị mất 1 do sự cố của máy tính hay do lỗi của con người luôn xảy ra. Để tránh mất toàn bộ dữ liệu, người dùng cần sao chép tất cả các tài liệu quan trọng vào đĩa hay các thiết bị khác. Các bản sao chép này được gọi là dữ liệu sao lưu dự phòng (backup). Bản sao lưu dự phòng có thể được tạo theo nhiều cách. Các bản sao chép có thể được lưu trong băng (tape), USB, ổ cứng ngoài hay trên các đĩa CD, DVD. Dữ liệu từ các file cũng có thể được in ra và lưu trữ. Các bản dự phòng cần được giữ ở nơi an toàn và chắc chắn, ví dụ két sắt chống cháy hoặc nơi nào đó thật xa. 7.2.3 Tường lửa (Firewalls) (1.5.2.2) Một máy tính nối mạng internet được nối với hàng tỷ máy khác trên khắp thế giới. Điều này tiềm ẩn nguy cơ máy tính bị các cá nhân hoặc tổ chức tội phạm nguy hiểm truy cập trái phép. Tường lửa hoạt động như một rào cản giữa máy tính cá nhân hoặc mạng máy tính và internet, về cơ bản tường lửa làm cho máy tính trở nên vô hình. Tường lửa có thể tồn tại trong phần cứng, ví dụ như bên trong một bộ định tuyến băng thông rộng hoặc trong phần mềm. Chúng có thể được cấu hình để cung cấp các cảnh báo nếu có xâm nhập. 7.3 Virus và các phần mềm độc hại khác 7.3.1 Phần mềm độc hại và virus máy tính (1.5.3.1 và 1.5.3.2) Virus là một chương trình máy tính được viết với mục đích phá hoại các file trong máy hoặc ăn cắp dữ liệu được lưu trữ trong máy hoặc kiểm soát máy từ xa. Thuật ngữ “virus” đề cập đến một loại phần mềm cụ thể của phần mềm độc hại, nhưng thuật ngữ này lại thường được dùng không chính xác để mô tả một số loại chương trình khác như trojan, worm và spyware (xem Mô-đun 2). Phần mềm độc hại có thể làm nhiễm độc máy tính theo nhiều cách, gồm: • File đính kèm trong e-mail bị nhiễm phần mềm độc hại. • Phân phối phần mềm bất hợp pháp trên mạng. • Qua các website có cài cắm phần mềm độc hại. • Qua các kẽ hở bảo mật trong hệ điều hành. 7.3.2 Bảo vệ máy tính chống lại phần mềm độc hại (1.5.3.3) Phần mềm chống virus được sử dụng để phát hiện và loại bỏ các phần mềm độc hại. Quá trình loại bỏ một file có vấn đề được gọi là khử trùng hoặc làm sạch. Các ứng dụng này thường sử dụng thư viện định nghĩa virus, đó là cơ sở dữ liệu của tất cả các chương trình phần mềm độc hại được biết đến để nhận dạng vấn đề. Virus, trojan và các chương trình không mong muốn khác được tạo ra mỗi ngày, do đó, việc liên tục cập nhật cơ sở dữ liệu cho phần mềm chống virus là rất cần thiết. Các nhà cung cấp phần mềm chống virus duy trì cơ sở dữ liệu trung tâm có nhiệm vụ cập nhật thường xuyên và phần mềm chống virus hiện đại sẽ tự động cập nhật thông qua internet. Sao chép không được phép là trái pháp luật 65
37. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Phần 8 Bản quyền và luật pháp 8.1 Bản quyền (1.6.1.1) Bản quyền được định nghĩa là một nhóm các quyền lợi hợp pháp để bảo vệ các phát minh đang 1 được sử dụng, được sản xuất, được vận hành hay được loại bỏ mà không cần sự cho phép của tác giả sáng chế. Tương tự như các quyển sách in, các phần mềm thương mại cũng có bản quyền. Người dùng phải bảo vệ phần mềm và không cho phép người khác sao chép. Người dùng nên mua và đăng ký phần mềm để sử dụng cho riêng mình. • Đĩa chương trình hay ứng dụng chỉ được sao chép cho mục đích khôi phục dữ liệu và phải được giữ an toàn. Nếu đĩa gốc bị phá hủy, bản sao lưu có thể được sử dụng để cài đặt lại phần mềm. • Việc chia sẻ và mượn đĩa chương trình có thể nằm trong một số quy định của bản quyền. • Việc truyền và sao chép các phần mềm trên mạng chỉ được tiến hành theo luật bản quyền. Các bản sao cho một người dùng không nên chia sẻ trên mạng. Vấn đề bản quyền được qui định trên hầu hết các mạng. • Vi phạm bản quyền phần mềm, ví dụ như sao chép, phân phối bán lẻ và sử dụng phần mềm bất hợp pháp là một hình thức phạm tội. • Luật bản quyền cũng có thể áp dụng cho phần mềm chia sẻ và phần mềm miễn phí (xem Phần 8.4). Mạng internet cho phép người dùng truy cập vào một thư viện thông tin khổng lồ. Tài liệu được tải xuống từ internet có thể là tài sản một người hoặc một tổ chức khác gửi lên. Dù là dạng in giấy hay dạng file kỹ thuật số thì tất cả văn bản, âm thanh và hình ảnh đều được bảo vệ bởi luật bản quyền và phải được sự đồng ý của người sở hữu. 8.1.1 Đĩa và bản quyền Tài liệu được lưu trong các phương tiện di động như đĩa CD và USB phải được kiểm tra bản quyền trước khi được phân phối. Các phần mềm thương mại được cung cấp trong các phương tiện này cần có sự cam kết của người dùng về bản quyền sử dụng. 8.2 Nhận biết phần mềm có bản quyền (1.6.1.2) Hầu hết các phần mềm thương mại đều có mã số sản phẩm (product ID number). Mã số độc nhất này xác định loại sản phẩm và phân biệt với các phiên bản khác của cùng loại sản phẩm. Một số phần mềm thương mại cũng cần mã số kích hoạt (activation key). Mã số kích hoạt thường nhập như một phần của quá trình cài đặt và quá trình này sẽ không tiếp tục nếu người dùng không nhập mã số kích hoạt, mục đích của mã số là để phát hiện ra phần mềm ăn cắp bản quyền. Mã số này đôi khi có thể được kích hoạt trực tuyến. Khi phần mềm được cài đặt, người dùng có thể tiến hành một quá trình đăng ký để thông báo cho nhà sản xuất phần mềm là bản sao có bản quyền và nó có đủ cở sở để được cập nhật. Mã số sản phẩm hợp lệ cũng sẽ được yêu cầu khi người dùng truy cập các hỗ trợ công nghệ cho phần mềm. 66 Sao chép không được phép là trái pháp luật
38. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT Trên thực tế, các nhà phát triển phần mềm cung cấp truy cập dựa trên mã số sản phẩm qua chức năng trợ giúp. Ví dụ như trong các ứng dụng của Microsoft Office, nhấn chuột vào Help trên thanh menu của ứng dụng word và chọn mục About, trong menu thả xuống sẽ hiện ra một cửa sổ chứa mã. Tất cả các phần mềm được cung cấp theo giấy phép. Ví 1 dụ, hầu hết các phần mềm có mã nguồn mở được cung cấp theo giấy phép GPL hoặc giấy phép công cộng GNU. Các nhà cung cấp chẳng hạn như Microsoft đều có các thỏa thuận trong giấy phép của mình. Có thể xem các thỏa thuận này trong cửa sổ About Microsoft của menu Help. 8.3 Các thỏa thuận người dùng cuối (1.6.1.3) Khi mua một gói phần mềm, người dùng không trả tiền cho người sở hữu nhưng phải trả cho quyền sử dụng - tức giấy phép - để sử dụng sản phẩm. Việc đọc và hiểu rõ các thỏa thuận cấp phép trên bao bì hoặc trong các tài liệu đi kèm là rất quan trọng. Thông thường các công ty phần mềm hiển thị các thỏa thuận trên màn hình ở một số giai đoạn khi phần mềm đang được cài đặt trên máy tính. Không có vấn đề gì khi xuất hiện các thỏa thuận cấp phép, điều đó là hợp pháp và người dùng phải có nghĩa vụ tuân thủ nếu sử dụng phần mềm. Hầu hết các bản sao của phần mềm chỉ dành cho một người dùng duy nhất. Điều này có nghĩa là người mua chỉ có thể sử dụng phần mềm trên một máy tính. Người mua có thể mua giấy phép để cài đặt phần mềm cho một số máy tính. Chỉ có một bản sao của phần mềm được cung cấp, nhưng giấy phép có thể cho phép cài đặt nó trên một số máy tính khác. Chi phí mua giấy phép kiểu này thường thấp hơn so với việc mua giấy phép riêng cho từng máy. 8.4 Phần mềm chia sẻ, miễn phí, công cộng và mã nguồn mở (1.6.1.4) 8.4.1 Phần mềm chia sẻ (shareware) Nhiều nhà lập trình máy tính viết các chương trình phần mềm và cung cấp chúng miễn phí, các phần mềm này được gọi là phần mềm chia sẻ. Việc phân phối có thể thực hiện qua mạng internet hay qua đĩa CD đính kèm với các tạp chí. Phần mềm chia sẻ là phần mềm có bản quyền cho phép người dùng sử dụng thử trong một khoảng thời gian trước khi mua sản phẩm. Nếu người dùng muốn tiếp tục sử dụng sản phẩm sau thời gian dùng thử, họ được yêu cầu mua quyền sử dụng từ tác giả. Người dùng sau khi mua quyền sử dụng có thể được nhận thêm các tính năng bổ sung và cập nhật cho phần mềm. Chất lượng của phần mềm chia sẻ khá đa dạng. Một số chương trình, như các phiên bản đầu tiên của chương trình sửa ảnh Paint Shop Pro®, tương đối chuyên nghiệp. Hiện nay, các phiên bản hiện tại của chương trình này không còn là phần mềm chia sẻ nữa. 8.4.2 Phần mềm miễn phí (freeware) Phần mềm miễn phí giống như phần mềm chia sẻ. Nó cũng được phân phối miễn phí, nhưng người dùng không phải trả tiền nếu muốn dùng tiếp sản phẩm. Một số tác giả có thể cần thông tin phản hồi hay sự giúp đỡ nào đó từ phía người dùng. Một số nhà phát triển tự do phân phối các phiên bản đầu tiên của sản phẩm để thu thập phản hồi của người dùng cho quá trình phát triển của chương trình. Các tác giả thường vẫn có tất cả các quyền đối với phần mềm do mình sản xuất Sao chép không được phép là trái pháp luật 67
39. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT theo pháp luật về quyền tác giả. Việc sao chép và phân phối các bản sao của tài liệu này có thể không được phép. 8.4.3 Phần mềm công cộng (public domain software) Phần mềm công cộng là phần mềm không có bản quyền. Người dùng có thể sao chép và chỉnh 1 sửa nó tùy ý. 8.4.4 Phần mềm mã nguồn mở (open source) Tương tự như phần mềm công cộng, phần mềm mã nguồn mở miễn phí và cho phép người dùng có thể chia sẻ, sao chép và chỉnh sửa. Nhưng điểm khác biệt là, phần mềm này có giấy phép, thường là giấy phép GPL hoặc giấy phép công cộng GNU (General Public Licence) (GNU GPL hay chỉ GPL). Các trình duyệt web, cơ sở dữ liệu và hệ điều hành Linux là một số ví dụ về phần mềm mã nguồn mở. 8.5 Luật bảo vệ dữ liệu (1.6.2.1, 1.6.2.2 và 1.6.2.3) Dữ liệu cá nhân được lưu giữ một cách hợp pháp bởi một số tổ chức và cơ quan. Hồ sơ tài chính chi tiết của cá nhân có thể được giữ bởi một ngân hàng hay tổ chức cho vay tài chính. Những hồ sơ như vậy có thể bao gồm thu nhập hàng tháng, chi tiết thanh toán thế chấp, thời gian hoàn trả khoản vay, các yêu cầu thu chi, đánh giá tín dụng và tiền tiết kiệm và đầu tư. Chính quyền địa phương có thể có chi tiết về những dịch vụ mà một cá nhân được quyền sử dụng bao gồm hồ sơ thuế, giấy phép nuôi chó, xin giấy phép quy hoạch, phản đối và khiếu nại. Một số thông tin kể trên cho phép truy cập công cộng. Hồ sơ nhạy cảm về y tế sẽ được lưu trữ bởi các cơ quan khác nhau, như sở y tế, bệnh viện đa khoa, phòng khám khu vực và các bác sĩ đa khoa. Trong mỗi trường hợp kể trên, việc quản lý sự truy cập thông tin và sử dụng chúng rất quan trọng. Luật bảo vệ dữ liệu ra đời để đảm bảo các mức độ riêng tư được bảo vệ an toàn và thông tin được sử dụng một cách thích hợp. Ở Cộng hòa Ireland, một Đạo luật bảo vệ dữ liệu đã được thông qua vào ngày 13 tháng 6 năm 1988 và có hiệu lực từ ngày 13 tháng 4 năm 1989. Nó được sửa đổi vào năm 2003. Sau đây là một đoạn trích trong Đạo luật bảo vệ dữ liệu, năm 1988, của Ireland, bản tóm lược từ Đạo luật bảo vệ dữ liệu. Đạo luật này trao cho mọi cá nhân, dù ở bất kỳ quốc gia hay nơi cư ngụ nào, quyền thành lập dữ liệu cá nhân và có thể truy cập bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến họ và có thể xóa bỏ những dữ liệu không chính xác. Đạo luật này yêu cầu những người quản lý dữ liệu phải đảm bảo dữ liệu họ giữ phải được thu thập một cách công bằng, chính xác và được cập nhật, được lưu giữ cho các mục đích hợp pháp và không được sử dụng trong bất kỳ tình huống nào không phù hợp với các mục đích này. Luật cũng yêu cầu người quản lý dữ liệu và người xử lý dữ liệu bảo vệ dữ liệu và buộc họ phải có trách nhiệm trông nom đặc biệt. Những điều luật tương tự cũng được các chính phủ khác thông qua. Người dùng nên liên hệ với cơ quan có thẩm quyền của địa phương để biết về những điều luật được áp dụng tại đất nước của mình. Những người lưu trữ và có quyền truy cập dữ liệu của các cá nhân phải có nghĩa vụ bảo mật dữ liệu. Ở Cộng hòa Ireland, theo Đạo luật bảo vệ dữ liệu năm 1988 và 2003, việc bảo vệ dữ liệu có thể được tóm tắt thành tám điều lệ. Những điều lệ này yêu cầu người lưu trữ và có khả năng truy cập dữ liệu cá nhân phải: 68 Sao chép không được phép là trái pháp luật
40. Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT 1. Nhận và xử lý dữ liệu một cách công bằng: Vào thời điểm thu thập dữ liệu, các cá nhân phải biết được ai đang thu thập dữ liệu, dữ liệu sẽ được sử dụng làm gì, dữ liệu sẽ được công bố tới ai và những phương án sử dụng dữ liệu trong tương lai. 2. Lưu trữ dữ liệu chỉ cho mục đích hợp pháp và rõ ràng: Mục đích của thu thập dữ liệu phải cụ thể, rõ ràng và hợp pháp. 3. Xử lý dữ liệu chỉ cho các mục đích tập hợp dữ liệu ban đầu: Dữ liệu không được phép chuyển cho các tổ chức thứ ba hay sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài những gì đã được tuyên bố ban đầu. 1 4. Lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo đảm: Người thu thập dữ liệu phải chịu trách nhiệm xác định các giới hạn an toàn phù hợp. Để thực hiện tốt điều này, cần nâng cấp công nghệ bảo mật hay tổ chức chương trình đào tạo cho nhân viên. 5. Lưu trữ dữ liệu chính xác và cập nhật: Dữ liệu phải được kiểm tra định kỳ và được cập nhật bất cứ khi nào cần. 6. Đảm bảo dữ liệu đủ, phù hợp và không thừa: Dữ liệu được thu thập phải đúng với mục đích và không thừa. 7. Lưu trữ dữ liệu cần thiết cho mục đích thu thập: Khi thu thập dữ liệu, phải nắm rõ dữ liệu đã được giữ trong bao lâu và nó được giữ vì lý do gì. Không thể giữ dữ liệu dựa trên cơ sở nó có thể có ích trong tương lai. Khi dữ liệu đã được sử dụng cho mục đích thu thập, nó phải được xóa đi. 8. Bản sao của dữ liệu phải được cung cấp cho cá nhân khi cá nhân có yêu cầu: Khi có yêu cầu, bản sao của dữ liệu, bao gồm một bản mô tả mục đích lưu giữ dữ liệu, một bản mô tả về cá nhân tiếp cận tài liệu, phải được gửi tới cá nhân đó. Ở hầu hết các quốc gia, luật bảo vệ dữ liệu không chỉ yêu cầu người quản lý dữ liệu có trách nhiệm đặc biệt mà còn đưa ra quyền cho những cá nhân có dữ liệu lưu trữ. Trong đó có một quyền cơ bản nhất là quyền được lấy bản sao dữ liệu cá nhân của mình từ nhà kiểm soát. Để lấy dữ liệu, cá nhân đó phải viết thư hay gửi e-mail và phải trả một khoản phí nhỏ để trả công cho người quản lý. Một quyền phổ biến khác của cá nhân là quyền được bồi thường từ tòa án về những thiệt hại gây ra cho cá nhân do xử lý sai dữ liệu. Một ví dụ cho quyền này là khi cơ quan tài chính không cập nhật mức độ tín nhiệm của cá nhân và từ chối cho cá nhân đó vay. Trong trường hợp này, cá nhân bị ảnh hưởng có thể kiện cơ quan tài chính chịu trách nhiệm trước tòa án vì các thiệt hại. Ngoài ra, mỗi quốc gia còn đưa ra các quyền khác cho công dân của mình. Thông tin về quyền của các cá nhân thường được phổ biến rộng rãi trên internet hoặc các cá nhân có thể tham khảo trực tiếp tại các cơ quan có thẩm quyền. Việc hiểu rõ quyền là rất cần thiết, bởi chúng bảo vệ người dùng trước nạn trộm cắp danh tính và các thiệt hại khác do sai lệch trong xử lý dữ liệu gây ra. Ở nhiều quốc gia, luật bảo vệ dữ liệu có quy định đối với các tổ chức tiếp thị trực tiếp khi những tổ chức này gửi thư, e-mail và gọi điện tới các cá nhân để có được dữ liệu. Trong những trường hợp này, các các nhân có quyền yêu cầu thông tin của họ phải được xóa khỏi bộ thu thập dữ liệu để đảm bảo họ sẽ không nhận được thư hay cuộc gọi nào nữa. Nhưng cũng có một số tình huống mà trong đó quyền này bị giới hạn, ví dụ như một người đang bị xét xử sẽ không thể yêu cầu có dữ liệu từ cảnh sát. Sao chép không được phép là trái pháp luật 69