Tin học nâng cao - Chương IV: Một số gói phần mềm văn phòng

Nội dung text: Tin học nâng cao - Chương IV: Một số gói phần mềm văn phòng

1. HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ Chương IV MỘT SỐ GÓI PHẦN MỀM VĂN PHÒNG
2. NỘI DUNG ❖Gói phần mềm MS-Office ❖Gói phần mềm OpenOffice 20/06/2021 Tin học đại cương 2
3. I. Gói phần mềm MS-Office ❖ Giới thiệu chung về MS-Office ❖Phần mềm soạn thảo văn bản MS-Word 2007 20/06/2021 Tin học đại cương 3
4. I.1 Giới thiệu chung về MS-Office ❖Gói phần mềm MS-Office là một sản phẩm của hãng Microsoft nhằm giúp các nhân viên văn phòng xử lý các công việc hàng ngày của mình như: soạn thảo văn bản, tính toán, lưu trữ và xử lý dữ liệu, ❖MS-Office được hầu hết các công ty trên toàn thế giới sử dụng ❖Các thành phần ứng dụng hay được sử dụng nhiều nhất là: MS-Word, Exel và Powerpoint ❖Các phiên bản: MS Office 2000, 2003, 2007, 2010. 20/06/2021 Tin học đại cương 4
5. I.2 Phần mềm soạn thảo văn bản MS Word 2007 ❖1. Khởi động và thoát khỏi MS Word 2007 ❖2. Khảo sát cửa sổ word 2007 ❖3. Làm việc với tài liệu Word 2007 ❖4. Định dạng tài liệu Word 2007 20/06/2021 Tin học đại cương 5
6. Khởi động và thoát khỏi MS Word 2007 ❖Khởi động Word ▪ Cách 1: Chọn biểu tượng trên Desktop ▪ Cách 2: Chọn Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007 ▪ Cách 3: Gõ Winword trong hộp Run ❖Thoát khỏi Word ▪ Cách 1: Chọn Office Button/ Close ▪ Cách 2: Chọn biểu tượng x ở phía bên trái thanh tiêu đề 20/06/2021 Tin học đại cương 6
7. Khảo sát cửa sổ Word 2007 Office Thanh công cụ Button Quick Access Các Tab trên Ribbon Thanh tiêu đề R i b b o n Các nhóm Ribbon Khung tài liệu Các nút View Thanh trạng thái Các nút và thanh trượt Zoom
8. Khảo sát cửa sổ word 2007 ❖Office Button: • chứa các lệnh file ❖Thanh công cụ Quick Access: • Chứa các lệnh thường được sử dụng nhiều nhất • Các thao tác thêm vào thanh Quick Access – Chọn Office Button/ Word Options – Chọn Customize/ chọn lệnh mong muốn/Add/Close ❖Ribbon: • Gồm 3 thành phần chính: Tab (thẻ), Group (nhóm), Command Button (các nút lệnh) • Các nút lệnh liên quan với nhau được gom vào một nhóm, nhiều nhóm có chung một tác vụ được gom vào một thẻ 20/06/2021 Tin học đại cương 8
9. Làm việc với tài liệu Word 2007 ❖Tạo một tài liệu mới ❖Import một tài liệu ❖Lưu tài liệu 20/06/2021 Tin học đại cương 9
10. Làm việc với tài liệu Word 2007 ❖Tạo 1 tài liệu mới: ▪ Theo khuôn mẫu (template) tài liệu mặc định • Mở theo cách trên slide 6 ▪ Hoặc sử dụng một template độc đáo • Chọn Office Button / New • Trong khung Template, có thể chọn: – Blank And Recent: sử dụng một template trống mới hoặc các template mà đã sử dụng gần đây – Installed Templates: sử dụng các template được lưu trữ trên máy tính – My Templates: sử dụng các template tuỳ ý mà người dùng đã tạo – New From Existing: sử dụng các template có thể sao chép từ tài liệu hiện có 20/06/2021 Tin học đại cương 10
11. Làm việc với tài liệu Word 2007 ❖Tạo 1 tài liệu mới: ▪ Hoặc sử dụng một template độc đáo • Chọn Office Button / New • Trong khung Template, có thể chọn: – Microsoft Office Online: sử dụng các template từ các tài nguyên Microsoft trực tuyến • Chọn Installed Templates: chọn Template mong muốn / Create New/ Document 20/06/2021 Tin học đại cương 11
12. Làm việc với tài liệu Word 2007 ❖Import một tài liệu: ▪ Có thể lấy và biên tập một tài liệu đã có • Chọn Office Button/Open • Tìm file cần lấy • Chọn mục All File để hiển thị các file có thể trực tiếp mở được trong Word ▪ Nhập các ký tự hoặc đối tượng đặc biệt: • Vào tab Insert rồi chọn các biểu tượng phù hợp với đối tượng muốn thêm vào văn bản 20/06/2021 Tin học đại cương 12
13. Làm việc với tài liệu Word 2007 ❖Lưu một tài liệu: • Cách 1: Chọn Office Button/Save • Cách 2: Biểu tượng Save trên thanh Quick Access • Cách 3: Nhấn Ctrl + S ❖Lưu bản sao của tài liệu: ▪ Lưu tài liệu với một tên khác • Chọn Office Button/ Save As/ • Chọn Save ❖Lưu tài liệu dưới dạng Template • Chọn Office Button/ Save As/ Word Template • Gõ tên cho template • Chọn Save 20/06/2021 Tin học đại cương 13
14. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Định dạng Text ❖Tạo một Drop Cap ❖Định dạng một đoạn ❖Tạo một danh sách được đánh số tự động ❖Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet ❖Loại bỏ việc đánh số và bullet ❖Thêm các đường viền (Border) và bóng (shading) ❖Định dạng một trang 20/06/2021 Tin học đại cương 14
15. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Định dạng Text ▪ Định dạng ký tự: • Chọn tab Home • Chọn Font Dialog Box ▪ Xuất hiện hộp thoại Font 20/06/2021 Tin học đại cương 15
16. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Tạo một Drop Cap ▪ Drop Cap: là chữ viết hoa được phóng to ở đầu đoạn, mở rộng xuống hai hoặc nhiều dòng text ▪ Các bước tạo một Drop cap • Chọn ký tự hoặc từ mà muốn được định dạng dưới một Drop Cap • Chọn tab Insert/ chọn Drop cap trong nhóm Text – Nếu chọn Dropped: ký tự đầu tiên được thả xuống bên trong đoạn – Nếu chọn In Margin: chữ hoa nổi bật trong lề – Chọn Drop Cap Options: để xem thêm các tuỳ chọn • Chọn Ok để đóng hộp thoại Drop Cap 20/06/2021 Tin học đại cương 16
17. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Định dạng một đoạn ▪ Tác dụng: căn chỉnh, thụt dòng, khoảng cách dòng, các bullet hoặc đánh số và các đường viền ▪ Các bước thực hiện: • Chọn tab Home/ chọn nhóm Paragrap • Chọn Paragrap Dialog Box 20/06/2021 Tin học đại cương 17
18. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Tạo một danh sách được đánh số tự động ▪ Sử dụng AutoCorrect • Bấm Enter để bắt đầu một đoạn mới • Bấm phím số 1, bấm phím TAB hoặc ENTER hai lần, gõ nội dung • Bấm Enter: số 2 tự động xuất hiện, gõ vào nội dung • Bấm Enter: số 3 xuất hiện, gõ vào tiếp nội dung • Muốn kết thúc: gõ Enter hai lần 20/06/2021 Tin học đại cương 18
19. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet ▪ Chọn tab Home/ nhấn chuột vào mũi tên kéo xuống Bullet hoặc Numbering 20/06/2021 Tin học đại cương 19
20. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖ Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet ▪ Nếu chọn Bullet • Chọn tiếp Define New Bullet: hộp thoại Define New Bullet xuất hiện/ ▪ Nếu chọn đánh số: • Chọn tiếp Define Number Format: hộp thoại Define New Number Format xuất hiện/ 20/06/2021 Tin học đại cương 20
21. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖ Loại bỏ việc đánh số và bullet • Chọn đoạn muốn đánh số và bullet • Trong nhóm Paragraph của tab Home: chọn Numbering hoặc Bullet khi thích hợp ❖ Thêm các đường viền (Border) và bóng (shading) • Chọn text muốn có đường viền hoặc bóng • Trong nhóm Paragraph của tab Home, chọn mũi tên kéo xuống của Borders/ Borders And Shading: hộp thoại Border And Shading xuất hiện/ 20/06/2021 Tin học đại cương 21
22. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖ Định dạng một trang ▪ Định dạng: các lề, hướng, kiểu căn chỉnh theo chiều dọc • Xác lập các lề: – Mở tài liệu có các lề mà muốn xác lập/ chọn phần mong muốn căn lề – Chọn tab Page Layout/ chọn Margins trong nhóm Page Setup: một menu xuất hiện – Chọn tuỳ chọn mong muốn 20/06/2021 Tin học đại cương 22
23. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Định dạng một trang ▪ Xác định hướng trang • Xác định việc một trang: cao hơn chiều rộng của nó hay rộng hơn chiều cao của nó • Các bước thực hiện: – Mở tài liệu có hướng muốn xác lập – Chọn tab Page Layout/ chọn Orientation trong nhóm Page Setup – Trên menu: chọn tuỳ chọn mong muốn 20/06/2021 Tin học đại cương 23
24. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Định dạng một trang ▪ Xác định khổ giấy • Trong tab Page Layout/ chọn mũi tên hướng xuống Size trong nhóm Page Setup: xuất hiện menu • Chọn khổ giấy mong muốn 20/06/2021 Tin học đại cương 24
25. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖ Định dạng một trang ▪ Xác định kiểu căn chỉnh thẳng đứng • Xác định kiểu canh chỉnh theo chiều dọc sao cho text được canh đều với đỉnh, đáy hoặc tâm của trang hoặc được canh đều giữa đỉnh và đáy • Các bước thực hiện: – Trong tab Page Layout/ chọn Page Setup Dialog Box: hộp thoại Page Setup xuất hiện – Chọn tiếp tab Layout trong hộp thoại vừa xuất hiện, bên dưới Page, chọn mũi tên kéo xuống của Vertical Alignment/ chọn kiểu căn chỉnh mà muốn sử dụng – Chọn Ok 20/06/2021 Tin học đại cương 25
26. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖ Tạo các ngắt phần (section break) ▪ Một ngắt phần: biểu thị sự kết thúc của một phần (section) trong tài liệu ▪ Chèn một ngắt phần: • Mở tài liệu/ chọn nơi muốn chèn một ngắt phần • Chọn tab Page Layout/ chọn Breaks trong nhóm Page Setup: menu Breaks xuất hiện • Để tạo phần mới, có tuỳ chọn sau: – Chọn Next page: bắt đầu phần mới trên trang kế tiếp – Chọn Continuous: bắt đầu phần mới trên cùng một trang – Chọn Even Page: bắt đầu phần mới trên trang được đánh số chẵn kế tiếp – Chọn Odd Page: bắt đầu phần mới trên trang được đánh số lẻ kế tiếp 20/06/2021 Tin học đại cương 26
27. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖ Xoá một ngắt phần ▪ Chọn ngắt phần mà bạn muốn xoá ▪ Chọn Delete ❖ Tạo và sử dụng các cột ▪ Định dạng các tài liệu trong một hay nhiều cột ▪ Các bước thực hiện • Đặt điểm chèn tại vị trí muốn các cột bắt đầu. Trên tab Page Layout: chọn Breaks trong nhóm Page Setup và chọn Continuous • Chọn tab Page Layout/ chọn Columns trong nhóm Page Setup • Chọn tuỳ chọn thumbnail tương ứng với số và cột mong muốn 20/06/2021 Tin học đại cương 27
28. Định dạng một tài liệu Word 2007 ❖Sử dụng các Tab ▪ Tab là loại định dạng thường được sử dụng để căn chỉnh Text và tạo các Table đơn giản ▪ MS Word 2007 hỗ trợ 5 loại Tab: • Left Tab: canh trái text tại điểm dừng tab • Center tab: canh giữa text tại điểm dừng tab • Right tab: canh phải text tại điểm dừng tab • Decimal tab: canh chỉnh dấu thập phân của các số được ấn tap tại điểm dừng tab • Bar tab: canh trái text với một đường thẳng đứng được hiển thị tại điểm dừng tab 20/06/2021 Tin học đại cương 28
29. NỘI DUNG ❖Gói phần mềm MS-Office ❖Gói phần mềm OpenOffice 20/06/2021 Tin học đại cương 29
30. II. GÓI PHẦN MỀM OPENOFFICE ❖Giới thiệu chung ❖Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice ❖Ưu và nhược điểm ❖Cách thức cài đặt 20/06/2021 Tin học đại cương 30
31. II.1 Giới thiệu chung Openoffice là một phần mềm mã nguồn mở được tài trợ xây dựng bởi Sun Microsystems trong dự án openoffice.org. Hơn 450.000 người đã trên khắp thế giới đã cùng nhau xây dựng với mục đích tạo ra một bộ phần mềm văn phòng mà tất cả mọi người có thể được sử dụng. 20/06/2021 Tin học đại cương 31
32. II.1 Giới thiệu chung Vì đặc điểm của openoffice (o0o) là một phần mềm mã nguồn mở nên người dùng có thể chỉnh sửa giao diên hoặc tính năng theo mục đích của mình do đó từ phiên bản Openoffice 3.1 trở đi đã xuất hiện giao diện tiếng Việt 20/06/2021 Tin học đại cương 32
33. II.2 Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice cũng tương tự như các thành phần của bộ sản phẩm phần mềm văn phòng MS-Office • Tài liệu văn bản: Writer (word processor) • Bảng tính: Calc (spreadsheet) • Trình chiếu: Impress (presentations) • Bản vẽ: Draw (vector graphics) • Cơ sở dữ liệu: Base (database) • Công thức: Math (formula editor) 20/06/2021 Tin học đại cương 33
34. Writer (word processor) 20/06/2021 Tin học đại cương 34
35. Writer (word processor) ❖ Writer là một công cụ có tính năng phong phú giúp bạn làm việc với các văn bản với file định dạng ‘‘.odt’’ ❖ Bạn có thể chèn hình ảnh và các đối tượng từ các thành phần khác vào tài liệu Writer. ❖ Writer có thể xuất các tập tin HTML, XHTML, XML, PDF, và một số phiên bản của tập tin Microsoft Word. ❖ Writer cho bạn kết nối với email của khách hàng. 20/06/2021 Tin học đại cương 35
36. Calc (spreadsheet) 20/06/2021 Tin học đại cương 36
37. Calc (spreadsheet) ❖Calc có chức năng tương tự như công cụ MS- Excel. ❖Nó chứa hơn 300 chức năng cho các hoạt động tài chính, thống kê và toán học, và cả những kịch bản phân tích. ❖Các file bảng tính của Cals có định dạng ‘‘.ods ’’ Bạn có thể mở và làm việc với các file Ms-Excel và save chúng dưới định dạng Excel (‘‘.xls’’, ‘‘.xlsx’’). 20/06/2021 Tin học đại cương 37
38. Draw (vector graphics) 20/06/2021 Tin học đại cương 38
39. Draw (vector graphics) ❖Draw là công cụ vẽ vector có thể tạo ra tất cả mọi thứ từ sơ đồ đơn giản cho đến các tác phẩm nghệ thuật bằng việc xác định các điểm kết nối ❖Bạn sử dụng Draw tạo bản vẽ trong bất kỳ thành phần nào của o0o, và tạo ra các lip nghệ thuật cho riêng mình. ❖Draw có thể mở tất cr các ảnh có định dạng phổ biến và lưu chúng trong hơn 20 định dạng (jpg, gip, png, html, pdf, flash, ) 20/06/2021 Tin học đại cương 39
40. Base (Database) ❖Base cung cấp công cụ để làm việc với các dữ liệu hàng ngày với giao diện đơn giản. Người dùng có thể tạo sơ đồ dữ liệu, lưu trữ, chỉnh sửa, truy vấn dữ liệu. ❖Base có vai trò và tính năng tương tự Microsoft Access, tuy nhiên người dùng có thể sử dụng nó để mở và thao tác dữ liệu được tạo bởi các hệ quản trị dữ liệu khác như dBASE, MySQL, hay Oracle. 20/06/2021 Tin học đại cương 40
41. Math (formula editor) ❖Math được dùng để soạn thảo công thức toán học của o0o cho các tài liệu như các tập tin được tạo bởi writer và Cals ❖Math cũng có thể làm việc như một công cụ độc lập ❖Bank có thể lưu các công thức trong tiêu chuẩn ngôn ngữ đánh dấu toán học (MathML) để đưa vào các trang web hoặc các tài liệu được tạo ra bơi o0o. 20/06/2021 Tin học đại cương 41
42. II.3 Ưu và nhược điểm của openoffice ❖Ưu điểm: ▪ Miễn phí ▪ Mã nguồn mở ▪ Đa nền ▪ Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ ▪ Giao diện thân thiện ▪ Khả năng tích hợp cao ▪ Tương thích nhiều loại tệp ▪ Có thể chỉnh sửa được 20/06/2021 Tin học đại cương 42
43. II.4 Ưu và nhược điểm của OpenOffice ❖Nhược điểm ▪ Tốc độ chậm hơn so với MS-Office ▪ Giao diện trên thanh menu gần giống với MS- Office nhưng các chức năng ở bên trong không giống hoàn toàn, khiến người dùng mất thời gian để làm quen với công cụ khi chuyển từ MS-Office ▪ 20/06/2021 Tin học đại cương 43
44. II.4 Cách thức cài đặt ❖ Đối với phiên bản OpenOffice.org 3 thì yêu cầu về hệ điều hành như sau ▪ Microsoft Windows 2000 (Service Pack 2 or higher), XP hoặc mới hơn. ▪ GNU/Linux Kernel phiên bản 2.4 và glibc 2.3.2 hoặc mới hơn. ▪ Mac OS X 10.4.x, X11; Mac OS X 10.5• Solaris 10 OS hoặc cao hơn. 20/06/2021 Tin học đại cương 44
45. II.4 Cách thức cài đặt ❖ Bộ cài và hướng dẫn cài đặt được Download từ trang web 20/06/2021 Tin học đại cương 45