Tài liệu về Tin học văn phòng

170 trang vanle 2160

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu về Tin học văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tai_lieu_ve_tin_hoc_van_phong.doc

Nội dung text: Tài liệu về Tin học văn phòng

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ GIÁO TRÌNH Mô đun: TIN HỌC VĂN PHÒNG NGHỀ: QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ ( Ban hành kèm theo Quyết định số: 120/QĐ-TCDN ngày 25/2/2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục dạy nghề) Hà Nội, năm 2013
2 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. MÃ TÀI LIỆU : MĐ07
3 LỜI GIỚI THIỆU Trong những năm qua, dạy nghề đã có những bước tiến vượt bậc cả về số lượng và chất lượng, nhằm thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ trên thế giới, lĩnh vực Công nghệ thông tin nói chung và ngành Quản trị mạng máy tính ở Việt Nam nói riêng đã có những bước phát triển đáng kể. Chương trình khung quốc gia nghề Quản trị mạng máy tính đã được xây dựng trên cơ sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề được kết cấu theo các môđun. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ sở dạy nghề trong quá trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật nghề theo các môđun đào tạo nghề là cấp thiết hiện nay. Mô đun 07: Tin học Văn phòng là mô đun đào tạo nghề được biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết và thực hành. Trong quá trình thực hiện, nhóm biên soạn đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước, kết hợp với kinh nghiệm trong thực tế. Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhưng không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của độc giả để giáo trình được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2013 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên Đặng Xuân Như Ý 2. Nguyễn Trọng Bình 3. Nguyễn Thị Trường Giang
4 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: 2 LỜI GIỚI THIỆU 3 MỤC LỤC 4 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ INTERNET 10 1. KHÁI NIỆM VỀ INTERNET 10 1.1. Những khái niệm cơ bản về mạng máy tính 10 1.2 Lịch sử mạng máy tính 10 1.3 Khái niệm về Internet 11 2. KHÁI NIỆM VỀ MẠNG MÁY TÍNH 12 2.1. Lịch sử mạng máy tính 12 2.2. Mạng máy tính và lợi ích của mạng 13 3. SỬ DỤNG VỀ INTERNET 13 3.1. Sử dụng Google để tìm kiếm thông tin trên Internet 13 3.2. Trao đổi E-mail và tập tin qua mạng Internet 14 BÀI 2: DỊCH VỤ WORLD WIDE WEB –TRUY CẬP WEBSITE 21 1. DỊCH VỤ WORLD WIDE WEB 21 1.1. Trang chủ 21 1.2 Tìm hiểu các địa chỉ trang web 24 2. CÀI ĐẶT TRÌNH DUYỆT INTERNET EXPLORER 24 2.1. Kết nối vào mạng VDC: 24 2.2. Kết nối vào mạng FPT: 25 2.3. Kết nối vào mạng Viettel: 25 2.4. Lắp đặt và cấu hình Modem Router ADSL Billion qua cổng RJ45 cho 1 máy tính: 25 3. TRÌNH DUYỆT WEB: 26 4. TRUY CẬP WEBSITE: 26 4.1. Khởi động và kết thúc Mozilla FireFox 26 4.2. Duyệt web từ FireFox 27 5. LƯU TRỮ TRANG WEB HIỆN HÀNH: 27 5.1. In trang web hiện hành 27 5.2. Lưu trang web hiện hành 28 6. QUẢN LÝ MAIL 29 6.1. Thêm mới địa chỉ của một cá nhân vào danh bạ 30 6.2. Nhóm liên hệ trong danh bạ 30 6.3. Tìm kiếm địa chỉ có trong danh bạ 30 6.4. Gửi thư cho một người hay một nhóm trong danh bạ 31 BÀI 3:TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN 33 1. GIỚI THIỆU VỀ WORD 33
5 2. CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU 34 2.1. Tạo mới văn bản 34 2.2. Mở một văn bản tạo sẵn 35 2.3. Lưu một văn bản đã soạn thảo 35 2.4. Kết thúc làm việc trong Word 35 2.5. Thao tác với chuột và bàn phím 35 2.6. Truy tìm và thay thế trong văn bản 39 3. SOẠN THẢO VĂN BẢN 39 BÀI 4: TRÌNH BÀY VĂN BẢN 44 1. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 44 1.1. Định dạng đoạn văn bản 44 1.2. Định dạng cột, tab, Numbering 47 1.3. Drop Cap (Tạo chữ hoa thụt cấp) 50 1.4. Watermark (Nền bảo vệ văn bản) 51 1.5. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header và Footer) 52 1.6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản 53 2.CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 57 2.1 Chèn các kí tự đặc biệt 57 2.2 Chèn ClipArt và hình ảnh 58 2.3 Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ 59 2.4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ 60 2.5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ 60 2.6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học 61 3. CÁC HIỆU ỨNG ĐẶC BIỆT 62 BÀI 5: XỬ LÝ BẢNG BIỂU 67 1. CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN : 69 2. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG BIỂU 69 2.1. Các phím dùng để di chuyển trong bảng 69 2.2. Định dạng bảng 70 2.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng 71 2.4. Chèn công thức toán học vào bảng 71 3. THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU 72 BÀI 6: BẢO MẬT VÀ IN ẤN 76 1. BẢO MẬT : 76 2. IN ẤN 76 2.1 Định dạng trang in 76 2.2. Đặt lề cho trang in 77 2.3. In tài liệu 78 3. TRỘN VĂN BẢN 78 3.1. Các khái niệm 78 3.2 Trộn thư 79
6 BÀI 7: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH EXCEL 85 1 GIỚI THIỆU EXCEL : 85 1.1 Giới thiệu về Excel: 85 1.2. Trình bày các khái niệm: 85 1.3 Mô tả cấu trúc của một bảng tính: 87 2. CÁC LỆNH CƠ BẢN ĐỐI VỚI BẢNG TÍNH 89 2.1 Tạo mới bảng tính 89 2.2 Mở bảng tính đã tạo: 90 2.3 Lưu bảng tính 91 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: 93 3. CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT BẢNG TÍNH: 93 3.1. Di chuyển trong bảng tính: 93 3.2 Chọn vùng làm việc: 95 3.3 Chèn ô, dòng và cột trong bảng tính 96 3.5 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng 97 3.6 Sao chép dữ liệu trong bảng tính 99 3.7 Các loại địa chỉ trong Excel 100 4. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 101 4.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh 101 4.2 Hiệu chỉnh nội dung các ô: 102 4.3 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 102 5. ĐỊNH DẠNG: 104 5.1 Định dạng chung 104 5.2 Sử dụng Wrap Text 105 5.3 Xoay chữ (Orientation) 105 5.4 Định dạng khung (border) 105 5.5. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) 106 6. BẢNG VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 107 6.1 Áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng 107 6.2.Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách 108 7. SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU: 108 7.1. Sắp xếp 109 7.2. Lọc dữ liệu 110 BÀI 8: HÀM TRONG EXCEL 114 1 . CÁC KHÁI NIỆM: 114 1.1 Hàm là gì? 114 1.2 Cú pháp chung của hàm (Function) 115 2. CÁC HÀM CƠ BẢN THƯỜNG DÙNG: 118 2.1 Hàm xử lý dữ liệu dạng số: 118 2.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi: 122
7 2.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng: 123 2.4 Hàm thống kê và thống kê có điều kiện 125 2.5. Các hàm Logic 126 2.6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 127 BÀI 9: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 140 1. ĐỒ THỊ : 140 1.1 Đồ thị là gì? 140 1. 2 Các loại đồ thị: 140 1.3. Vẽ đồ thị : 140 1.4. Hiệu chỉnh đồ thị : 143 1.4.4. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị 145 2 . IN ẤN 151 2.1. Hiệu chỉnh trang in 151 2.2 Xem trước trang in 151 2.2.1. Thiết lập thông số cho trang in 151 2.3. In ấn 155 BÀI 10: TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT 160 1. GIỚI THIỆU 160 1.1. khởi động và kết thúc làm việc với Office PowerPoint 160 1.2. Màn hình chương trình Office PowerPoint 161 2. LÀM QUEN VỚI PRESENTATION-SLIDE 161 2.1. Các bước thiết kế một tập tin trình diễn đơn giản 161 BÀI 11: HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN 164 1. TẠO HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƯỢNG: 164 1.1. Tạo hiệu ứng nhanh theo mẫu 164 1.2 Tạo hiệu ứng theo tùy chọn của người thiết kế 164 1.3. Thay đổi hiệu ứng của một đối tượng 165 2. TRÌNH DIỄN SLIDE 166 2.1. Cho trình diễn tất cả slide từ đầu đến cuối 166 2.2. Cho trình diễn từ slide hiện tại 167 2.3. Cho trình diễn một đoạn slide bất kỳ 167 2.4. Ẩn/ hiện slide 167 TÀI LIỆU THAM KHẢO 169 DANH SÁCH BAN BIÊN SOẠN GIÁO TRÌNH DẠY NGHỀ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP, CAO ĐẲNG 170 DANH SÁCH HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU GIÁO TRÌNH DẠY NGHỀ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP, CAO ĐẲNG 170
8 MÔ ĐUN ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG Mã số mô đun: MĐ07 *VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT, Ý NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA MÔ ĐUN: - Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, Anh văn chuyên ngành, tin học đại cương và trước các môn học, mô đun đào tạo chuyên môn nghề. - Tính chất: Là mô đun kỹ thuật cơ sở nghề. - Ý nghĩa và vai trò: Đây là mô đun đào tạo chuyên môn nghề, cung cấp cho sinh viên các kỹ năng cơ bản nhất của nghề Quản trị mạng máy tính. *MỤC TIÊU MÔ ĐUN: - Sử dụng Internet như là công cụ nhằm phục vụ cho việc học tập của mình; - Thao tác được các công cụ trong bộ phần mềm Microsoft Office hoặc phần mềm nguồn mở Open Office; - Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word hoặc phần mềm nguồn mở Open Office Writer) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn theo qui định; - Sử dụng phần mềm bảng tính (Microsoft Excel hoặc bảng tính trong Open Office Calc) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, Thời gian, biểu đồ và lập được các bảng tính - Sử dụng phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế các bài báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp. - Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập. * NỘI DUNG MÔ ĐUN Thời gian Số Tên các bài trong mô đun Tổng Lý Thực Kiểm TT số thuyết hành tra* 1 Tổng quan về Internet 5 2 3 2 Dịch vụ World Wide Web – Truy 15 3 12 cập Internet Tổng quan về phần mềm xử lý 10 5 5 3 văn bản 4 Trình bày văn bản 15 5 9 1 5 Xử lý bảng biểu 10 4 5 1 6 Bảo mật và In ấn 5 2 3 7 Tổng quan về Excel 15 5 9 1 8 Hàm trong Excel 25 10 14 1 9 Đồ thị và In ấn 5 2 3 10 Tổng quan về Powerpoint 5 2 3
9 11 Hiệu ứng và trình diễn 10 4 5 1 Cộng 120 45 70 5
10 Bài 1: TỔNG QUAN VỀ INTERNET Mà bài: MĐ 07.01 Giới thiệu: Inerternet có thể định nghĩa là mạng của các mạng máy tính (Network of Networks) sử dụng giao thức TCP/IP. Từ một dự án nghiên cứu, phát triển mạng thông tin máy tính dựa trên công nghệ chuyển mạch gói (packet switching technology) phục vụ nghiên cứu, phát triển của Bộ quốc phòng Mỹ giữa những năm 1960, Internet ngày nay đã trở thành mạng của các mạng thông tin máy tính toàn cầu, được kết nối với nhau trên cơ sở bộ giao thức trao đổi dữ liệu TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol), đáp ứng ngày càng phong phú hầu hết các dịch vụ thông tin liên lạc của xã hội, tiến tới trở thành hạ tầng thông tin liên lạc duy nhất của xã hội thông tin tương lai. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm về Internet; - Trình bày được các dịch vụ triển khai trên mạng Internet; - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung: 1. Khái niệm về Internet Mục tiêu: Trình bày được khái niệm về Internet. 1.1. Những khái niệm cơ bản về mạng máy tính * Định nghĩa: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập (autonomous) được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Khái niệm máy tính độc lập được hiểu là các máy tính không có máy nào có khả năng khởi động hoặc đình chỉ một máy khác. Các đường truyền vật lý được hiểu là các môi trường truyền tín hiệu vật lý (có thể là hữu tuyến hoặc vô tuyến). Các quy ước truyền thông chính là cơ sở để các máy tính có thể "nói chuyện" được với nhau và là một yếu tố quan trọng hàng đầu khi nói về công nghệ mạng máy tính. 1.2 Lịch sử mạng máy tính 1969: Đưa vào sử dụng thử nghiệm mạng thông tin máy tính trên cơ sở công nghệ chuyển mạch gói (packet switching technology). 1977: Thử nghiệm thành công việc kết nối ba mạng thông tin máy tính của ba trường đại học lớn ở Mỹ bằng giao thức TCP/IP. 1986: Việc đưa vào sử dụng mạng NFSNET, mạng Backbone Internet tốc độ cao (34Mbit/s - 45 Mbit/s) phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy đã kích thích
11 sự phát triển mạnh mẽ của Internet trong cộng đồng nghiên cứu và giáo dục ở Mỹ và các nước Tây Âu. 1990/1991: Internet được thương mại hoá với sự ra đời của tổ chức khuyến khích phát triển và sử dụng Internet "Xã hội Internet" (Internet Society), bắt đầu thời kỳ phát triển bùng nổ của Internet. Từ đây, Internet đã thực sự trở thành mạng thông tin máy tính của toàn xã hội. 1997: Đã có hơn 100000 mạng thông tin máy tính được kết nối trong Internet toàn cầu với hơn 15 triệu máy chủ và 50 triệu người sử dụng. Người ta dự đoán những con số này sẽ tăng gấp đôi sau mỗi năm. Có thể kể đến những yếu tố chính thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của Internet mà thực chất là việc mở rộng thực hiện kết nối một cách mềm dẻo và tin cậy các máy tính và các mạng máy tính với nhau trên cơ sở bộ giao thức trao đổi dữ liệu TCP/IP sau đây: Việc sử dụng bộ giao thức TCP/IP trong hệ điều hành UNIX để thực hiện trao đổi dữ liệu giữa các tiến trình trên một máy và giữa các máy được kết nối trong mạng. UNIX là hệ điều hành được sử dụng rộng rãi từ 1983 trong các trường Đại học và các Viện nghiên cứu ở Mỹ. Kỹ thuật vi xử lý và các máy tính cá nhân PC (Personal Computer) ra đời vào giữa những năm 1980 và ngày càng được hoàn thiện, nâng cao về công suất tính toán và tiện lợi trong giao diện sử dụng, đã thực sự rút ngắn khoảng cách giữa người sử dụng và các thiết bị tính toán, làm cho máy tính thâm nhập ngày càng sâu vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và thúc đẩy nhu cầu kết nối máy tính và mạng máy tính. NFSNET, mạng xương sống Internet ra đời năm 1986 ở Mỹ với tốc độ truy nhập đường trục là 45 Mbit/s, đã nâng cao một bước cơ bản về dải thông và chất lượng truy nhập mạng, đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin ngày càng cao trong cộng đồng nghiên cứu và giảng dạy. 1.3 Khái niệm về Internet Internet là một hệ thống thông tin được kết nối với nhau bởi các giao thức truyền thông và sử dụng một hệ thống địa chỉ thống nhất trên phạm vi toàn cầu để cung cấp các dịch vụ và ứng dụng khác nhau cho người sử dụng. Mạng Internet kết nối nhiều mạng máy tính của nhiều quốc gia trên thế giới, cho nên Internet là một liên mạng máy tính (network of networks). Để có thể truyền thông tin giữa các máy tính trên Internet, các máy tính cùng sử dụng giao thức TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) để giao tiếp với nhau. Giao thức này cho phép mọi máy tính trên mạng trao đổi dữ liệu với nhau một cách thống nhất, tương tự như một ngôn ngữ quốc tế được mọi người cùng sử dụng để có thể hiểu nhau. Các mạng cấu thành Internet được kết nối với nhau thông qua nhiều hệ thống truyền tin khác nhau.
12 2. Khái niệm về mạng máy tính Mục tiêu: trình bày được khái niệm về mạng máy tính Định nghĩa: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập (autonomous) được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. 2.1. Lịch sử mạng máy tính 1969: Đưa vào sử dụng thử nghiệm mạng thông tin máy tính trên cơ sở công nghệ chuyển mạch gói (packet switching technology). 1977: Thử nghiệm thành công việc kết nối ba mạng thông tin máy tính của ba trường đại học lớn ở Mỹ bằng giao thức TCP/IP. 1986: Việc đưa vào sử dụng mạng NFSNET, mạng Backbone Internet tốc độ cao (34Mbit/s - 45 Mbit/s) phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy đã kích thích sự phát triển mạnh mẽ của Internet trong cộng đồng nghiên cứu và giáo dục ở Mỹ và các nước Tây Âu. 1990/1991: Internet được thương mại hoá với sự ra đời của tổ chức khuyến khích phát triển và sử dụng Internet "Xã hội Internet" (Internet Society), bắt đầu thời kỳ phát triển bùng nổ của Internet. Từ đây, Internet đã thực sự trở thành mạng thông tin máy tính của toàn xã hội. 1997: Đã có hơn 100000 mạng thông tin máy tính được kết nối trong Internet toàn cầu với hơn 15 triệu máy chủ và 50 triệu người sử dụng. Người ta dự đoán những con số này sẽ tăng gấp đôi sau mỗi năm. Có thể kể đến những yếu tố chính thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của Internet mà thực chất là việc mở rộng thực hiện kết nối một cách mềm dẻo và tin cậy các máy tính và các mạng máy tính với nhau trên cơ sở bộ giao thức trao đổi dữ liệu TCP/IP sau đây: Việc sử dụng bộ giao thức TCP/IP trong hệ điều hành UNIX để thực hiện trao đổi dữ liệu giữa các tiến trình trên một máy và giữa các máy được kết nối trong mạng. UNIX là hệ điều hành được sử dụng rộng rãi từ 1983 trong các trường Đại học và các Viện nghiên cứu ở Mỹ. Kỹ thuật vi xử lý và các máy tính cá nhân PC (Personal Computer) ra đời vào giữa những năm 1980 và ngày càng được hoàn thiện, nâng cao về công suất tính toán và tiện lợi trong giao diện sử dụng, đã thực sự rút ngắn khoảng cách giữa người sử dụng và các thiết bị tính toán, làm cho máy tính thâm nhập ngày càng sâu vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và thúc đẩy nhu cầu kết nối máy tính và mạng máy tính. NFSNET, mạng xương sống Internet ra đời năm 1986 ở Mỹ với tốc độ truy nhập đường trục là 45 Mbit/s, đã nâng cao một bước cơ bản về dải thông và
13 chất lượng truy nhập mạng, đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin ngày càng cao trong cộng đồng nghiên cứu và giảng dạy. Việc sử dụng hệ thống tên miền (DNS) đã làm cho việc truy nhập Internet trở nên đơn giản và tiện lợi. 2.2. Mạng máy tính và lợi ích của mạng. Việc nối máy tính thành mạng từ lâu đã trở thành một nhu cầu khách quan vì : - Có rất nhiều công việc về bản chất là phân tán hoặc về thông tin, hoặc về xử lý hoặc cả hai đòi hỏi có sự kết hợp truyền thông với xử lý hoặc sử dụng phương tiện từ xa. - Chia sẻ các tài nguyên trên mạng cho nhiều người sử dụng tại một thời điểm (ổ cứng, máy in, ổ CD ROM . . .) - Nhu cầu liên lạc, trao đổi thông tin nhờ phương tiện máy tính. - Các ứng dụng phần mềm đòi hòi tại một thời điểm cần có nhiều người sử dụng, truy cập vào cùng một cơ sở dữ liệu. truy nhập Internet trở nên đơn giản và tiện lợi. 3. Sử dụng về Internet Mục tiêu: Trình bày được các dịch vụ triển khai trên mạng Internet. 3.1. Sử dụng Google để tìm kiếm thông tin trên Internet Một trong các ứng dụng trực tuyến nổi tiếng của Google là công cụ tìm kiếm Google Search, công cụ này giúp người dùng Internet có thể dễ dàng tìm được trang Web có các thông tin cần thiết. Google Search hỗ trợ hiển thị và sử dụng nhiều ngôn ngữ, trong đó có ngôn ngữ tiếng Việt. Để sử dụng công cụ tìm kiếm Google Search ta hãy mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ (tiếng Anh) hoặc (tiếng Việt) Hình 1.1: Sử dụng Google Search để tìm kiếm trên Internet
14 * Từ khóa là gì? • Để tìm kiếm thông tin, trước tiên cần phải xác định Từ khóa (Key Word) của thông tin muốn tìm kiếm, đây là phần rất quan trọng, từ khóa là từ đại diện cho thông tin cần tìm. Nếu từ khóa không rõ ràng và chính xác thì sẽ cho ra kết quả tìm kiếm rất nhiều, rất khó phân biệt và chọn được thông tin như mong muốn. Còn nếu từ khóa quá dài thì kết quả tìm kiếm có thể không có. * Cách tìm kiếm thông tin bằng Google Search • Thông thường chỉ cần nhập từ khóa muốn tìm và nhấn Tìm với Google (Search) hoặc nhấn phím Enter thì Google sẽ cho ra nhiều kết quả tìm kiếm bao gồm địa chỉ liên kết đến trang Web có từ khóa và vài dòng mô tả bên dưới, chỉ cần nhấn trái chuột vào địa chỉ liên kết sẽ mở được trang Web có thông tin muốn tìm. • Nhấn vào nút Xem trang đầu tiên tìm được thì Google sẽ tìm và tự động mở trang Web đầu tiên trong kết quả tìm kiếm. • Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị bên phải, ta có thể nhấn chuột vào bất cứ liên kết nào để mở trang web có chứa thông tin mà ta cần tìm. Lúc này, ta nên nhấn nút phải chuột vào liên kết tìm được và chọn Open link in new tab hoặc Open link in new window để mở trang web trong một Tab mới hoặc một cửa sổ mới để giữ nguyên các kết quả tìm kiếm được. Việc này sẽ giúp cho việc tiếp tục xem các kết quả tìm kiếm mà không cần phải thực hiện lại lệnh tìm kiếm. Các lựa chọn tìm kiếm 1. Hiển thị tất cả các quả tìm kiếm. 2. Chỉ hiển thị các kết quả của các trang web tiếng Việt. 3. Chỉ hiển thị các kết quả của các trang web từ Việt Nam. 4. Chỉ hiển thị các kết quả của các trang web nước ngoài và dịch các trang này sang tiếng Việt. 5. Cho phép lựa chọn thêm các tùy chọn tìm kiếm khác như thời gian xuất hiện thông tin. 3.2. Trao đổi E-mail và tập tin qua mạng Internet 3.2.1 Tạo hộp thư (địa chỉ) email miễn phí trên Gmail. Thực hiện tạo địa chỉ Email trên Gmail gồm hai phần: A. Tạo tài khoản Gmail - Mở trình duyệt web và vào địa chỉ Gmail.com
15 Hình 1.2: Tạo Tài khoản Gmail - Nhấn chọn nút Tạo tài khoản Hình 1.3: Điền thông tin - Điền thông tin như hình trên. - Chọn hoặc viết và trả lời câu hỏi
16 Hình 1.4: Điền thông tin cần thiết ! Lưu ý: câu hỏi và câu trả lời này được sử dụng khi quên Password, dùng để phục hồi password, vì vậy chúng ta phải ghi nhớ và không để người khác biết - Chọn Vị trí là Việt Nam để Gmail hiển thị ngôn ngữ Tiếng việt - Nhập đoạn văn bản xác minh đúng như hình phía trên. Hình 1.5: Hoàn thành việc tạo Tài khoản - Nhấn nút Tôi chấp nhận. Hãy tạo tài khoản của tôi. - Nếu thành công thì Gmail chuyển vào làm việc với hộp thư
17 - Nếu không thành công thì hãy xem lại phần thông tin ở trên mục nào bị đánh dấu bằng màu đỏ thì nhập lại. B. Sử dụng Gmail: Mở trình duyệt web và vào địa chỉ Gmail.com Hình 1.6: Sử dụng Tài khoản đã tạo để đăng nhập - Đăng nhập bằng tên người dùng và password như lúc đăng ký rồi nhấn nút Đăng nhập. Mặc định Gmail mở ra là mục hộp thư đến. - Để viết một thư mới hãy nhấn vào nút Soạn thư Hình 1.7: Soạn thư điện tử trên Gmail
18 Hình 1.8: Cửa sổ soạn thư * Các bước thực hiện: Bước 1: nhập địa chỉ email người nhận, nếu nhiều địa chỉ thì cách nhau bằng dấu chấm phẩy ";" Bước 2: Tiêu đề của thư Bước 3: Nội dung thư Bước 4: Nếu bạn cần đính kèm theo một hay nhiều tệp tin (file) thì thực hiện bước này (còn không thì sang bước b5). Hình 1.9: Đính kèm file theo thư điện tử
19 - Trong cửa sổ chọn file đính kèm bạn chỉ tới file cần gửi rồi nhấn nút Open Hình 1.10: Minh họa việc đính kèm file đã hoàn tất Bước 5: Nhấn nút gửi. Vậy là xong Để kiểm tra xem thư đã gửi đi thành công hay không ta vào mục Thư đã gửi như hình dưới Hình 1.11: Kiểm tra thư đã được gởi đến địa chỉ
20 Bài tập thực hành của học viên Kiến thức: Câu 1: Hãy mở trình duyệt Internet Explore và truy cập vào trang web: mail.yahoo.com hay gmail.com. Câu 2: Tạo một hộp mail yahoo hay Gmail cho mình, sau đó thực hiện theo các yêu cầu sau: - Gởi mail cho chúng ta của mình - Gởi mail cung một lúc cho nhiều người - Thực hiện gởi một attach file cho chính hộp mail của mình Kỹ năng: Câu 3: Bài tập ứng dụng: Hướng dẫn khai thác Web qua mail: Dich vụ Agora Để lấy trang web qua mail từ dịch vụ Agora, ta thực hiện như sau: +Gởi đến một trong các địa chỉ sau (Nhập địa chỉ vào vùng to) Agora@dna.affrarc.go.jp Agora@kamakura.mss.co.jp Agora@www.eng.dmu.ac.uk + Trong phần nội dung thư đanh câu lệnh sau: Send hoặc resend Dịch vụ Getweb Để lấy lấy về trang web qua mail từ dịch vụ Getweb, thực hiện như sau: + Gởi một trong các địa chỉ sau: Getweb@usa.healthnet.org Getweb@unganisha.idrc.ca W3mai@gmd.de Gợi ý: 1. Bài tập ứng dụng phải thực hiện đúng trên máy tính giáo viên giao cho. 2. Kiểm tra các ứng dụng chạy trên máy tính và hướng dẫn sử dụng trước khi thực hiện lệnh. 3. Thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị khi thực hiện lệnh khai thác web qua mail . 4. sử dụng ứng dụng theo qui định và thao tác đúng các lệnh.
21 Bài 2: DỊCH VỤ WORLD WIDE WEB –TRUY CẬP WEBSITE Mã bài: 07.02 Giới thiệu: Ðây là dịch vụ mới và phát triển mạnh trên Internet. Bao gồm nhiều chức năng, cộng thêm khả năng tích hợp được hầu hết các dịch vụ hiện có trên Internet. World Wide Web cho phép ta truy cập được Gopher, Wais, FTP, sử dụng Telnet, Finger. Mục tiêu: - Mô tả được dịch vụ World Wide Web trên Internet; - Cài đặt và sử dụng được các trình duyệt internet thông dụng; - Trình bày được địa chỉ Internet. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung . 1. Dịch vụ World wide web Mục tiêu: Mô tả được dịch vụ World Wide Web trên Internet 1.1. Trang chủ Internet Explorer (IE) là phần mềm duyệt Web của hãng Microsoft và được tích hợp ngay trong hệ điều hành Windows 9x, Windows NT và Windows2000, Hình 2.1. Màn hình hiển thị trang Web trong IE Màn hình IE bao gồm các thành phần chính sau: - Tiêu đề: Hiển thị tiêu đề của trang Web hiện tại.
22 - Menu: Cho phép người sử dụng thực hiện các lệnh thông qua các mục chọn Menu - ToolBar: Cho phép người sử dụng có thể thực hiện lệnh thông qua việc kích chuột một cách nhanh chóng. - Địa chỉ trang Web: Người sử dụng nhập vào địa chỉ của trang Web muốn hiển thị. - Màn hình chính: Phần hiển thị nội dung của trang Web. - Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin bổ sung. . Tiêu đề: Phần này hiển thị thông tin về trang Web hiện thời Hình 2.2. Tiêu đề trang Web . Menu trong IE: Cho phép người sử dụng thực hiện các lệnh thông qua các mục chọn Menu. Hệ thống menu trong các phần mềm nói chung cũng như trong IE nói riêng đều bao gồm hai loại menu chính: - Menu Bar: Phần menu nằm trải ngang ngay trên màn hình. Mỗi mục trên menu thường chứa một nhóm các mục menu con khác. Hình 2.3. Menu Bar trong IE
23 Menu Favorites: Tổ chức, lưu giữ các trang Web của người dùng Hình 2.4 Menu Favorites trong trình duyệt IE . Toolbar trong IE Cho phép người sử dụng có thể thực hiện lệnh thông qua việc kích chuột một cách nhanh chóng. Hình 2.5 Diễn giải một số chức năng chính trên thanh ToolBar Phần địa chỉ Người sử dụng nhập vào địa chỉ của trang Web muốn hiển thị. Mỗi trang Web đều có một địa chỉ phân biệt gọi là địa chỉ URL. Hình 2.6 Địa chỉ trang web trong IE . Các chức năng chính của IE Di chuyển trong IE Công Tác động Sử dụng khi cụ Quay trở về trang trước Đã vào từ hai trang trở lên Quay trở về trang sau Đã vào từ hai trang trở lên
24 Dừng việc tải trang Web Khi muốn xem tiếp trang khác Nạp lại trang Web Khi đang dừng mà muốn tải lại trang đó Đang ở trang bất kỳ muốn về trang đầu Trở về trang khởi tạo tiên Tìm kiếm Khi không có địa chỉ chính xác Lưu các địa chỉ trang ưa Không muốn lần sau vào mà phải lại gõ thích lại địa chỉ Lưu các trang Web đã vào Đọc lại khi không kết nối Gửi và nhận thư chính chủ In các trang Web 1.2 Tìm hiểu các địa chỉ trang web STT Domain Mô tả 1 com Các tổ chức thương mại doanh nghiệp 2 edu Các tổ chức giáo dục 3 gov Các tổ chức chính phủ 4 Int Các tổ chức quốc tế 5 Mil Các tổ chức quân sự 6 Net Một mạng không thuộc các loại phân vùng khác 7 Org Các tổ chức không thuộc một trong các loại trên Các trang web của một số trường Đai học Đại học Bách khoa HCM www.hcmut.edu.vn Đại học Bách khoa Hà Nội www.hut.edu.vn Đại học Cần Thơ www.ctu.edu.vn Học Viện BCVT www.ptit.edu.vn 2. Cài đặt trình duyệt internet Explorer Mục tiêu : Cài đặt và sử dụng được các trình duyệt internet thông dụng Thông số để cấu hình ADSL Router 2.1. Kết nối vào mạng VDC: WAN Configuration
25 VPI: 8 VCI: 35 ENCAPSULATION: PPPoE LCC User name: tên truy nhập Password: mật khẩu 2.2. Kết nối vào mạng FPT: WAN Configuration VPI: 0 VCI: 33 ENCAPSULATION: PPPoE LCC User name: tên truy nhập Password: mật khẩu 2.3. Kết nối vào mạng Viettel: WAN Configuration VPI: 8 VCI: 35 ENCAPSULATION: PPPoE LCC User name: tên truy nhập Password: mật khẩu Trong phần TCP/IP setting của máy trạm chúng ta chỉ cần add thêm thông tin sau Default Gateway: 10.0.0.2 (địa chỉ IP của router) Preferred DNS Server: 203.162.4.190 (VDC) / 210.245.31.130 (FPT) / 203.113.131.1 (Viettel) Alternate DNS Server: 203.162.4.191 (VDC) / 210.245.31.10 (FPT) / 203.113.131.2 (Viettel) Trên đây là những thông số thiết yếu nhất để chúng ta có thể sử dụng internet, 2.4. Lắp đặt và cấu hình Modem Router ADSL Billion qua cổng RJ45 cho 1 máy tính: - Cắm nguồn cho Router và cắm đầu dây ADSL vào cổng RJ11 (cổng ADSL) của Router bằng cách nối dây điện thoại từ ngoài vào cắm qua bộ tách tín hiệu (dây chung thoại), 1 đầu ra tín hiệu ADSL cắm vào cổng RJ11 của modem, 1 đầu ra còn lại cắm vào máy điện thoại. - Nối dây mạng (straight-through ethernet cable RJ45) từ cổng RJ45 của Router đến cổng RJ45 card mạng của máy tính (xem hình ). -
26 Hình 2.7: Mô hình cài lắp đặt Router 3. Trình duyệt web: Mục tiêu: Hiểu và sử dụng đúng chức năng của trình duyệt veb Web browser (trình duyệt Web) là chương trình để xem các tài liệu Web. Trình duyệt Web gửi các URL tới Web server sau đó nhận trang Web từ Web server dịch và hiển thị chúng. Khi giao tiếp với Web server thì Web browser sử dụng giao thức HTTP. Khi giao tiếp với một Gopher server thì Web browser hoạt động như một Gopher client và sử dụng giao thức gopher còn khi giao tiếp với một FTP server thì Web browser hoạt động như một FTP client và dùng giao thức FTP. Web browser có thể thực hiện các công việc khác như ghi trang Web vào đĩa, gửi E-mail, tìm kiếm xâu ký tự trên trang Web, hiển thị tệp HTML nguồn của trang Web, v.v Hiện nay có hai chương trình Web browser được sử dụng nhiều nhất là Netscape Navigator của Netscape Corp. và Internet Explorer của Microsoft Corp. Web server là phần mềm phục vụ các yêu cầu trang Web được cài đặt trên máy chủ (server). Web server thường chờ các yêu cầu của khách hàng được gửi tới và sau đó nó có thể lấy các trang Web tĩnh hoặc tạo ra các trang Web động để trả về cho khách hàng. 4. Truy cập website: Mục tiêu: Giúp người sử dụng những thao tác cần thiết để truy cập một trang web thông dụng. 4.1. Khởi động và kết thúc Mozilla FireFox Giả sử chúng ta nhập vào địa chỉ sai hoặc địa chỉ điểm Web chúng ta không cần hoặc chúng ta không muốn tải nạp xuống các phần của tài liệu chúng ta đang hiển thị. Chúng ta muốn ngừng việc này lại. Để làm được việc này, chúng ta đơn giản chỉ cần nháy vào nút lệnh Stop (hoặc nhấn nút Esc)
27 4.2. Duyệt web từ FireFox 5. Lưu trữ trang web hiện hành: Mục tiêu: Giúp người sử dụng làm chủ được trang web đang sử dụng. 5.1. In trang web hiện hành *Thiết kế một trang in Chọn File Chọn Page setup. Xuất hiện màn hình Hình 2.8: Hộp thoại lựa chọn in ấn trang web * In tài liệu - Chọn File, chọn Print hoặc ấn Ctrl + P. Màn hình xuất hiện: Hình 2.9: Hộp thoại chọn trang in
28 5.2. Lưu trang web hiện hành Lưu giữ trang Web quan tâm vào Favorite Bên cạnh chức năng duyệt Web, IE còn cho phép người dùng có thể lưu lại địa chỉ của các trang Web cần quan tâm kiểu như các Album. Người dùng có thể cũng tạo các thư mục riêng để lưu giữ địa chỉ trang Web theo chủ đề. Để đưa địa chỉ của trang Web hiện tại vào Favorite, người dùng chỉ cần đơn giản chọn mục menu Favorites\Add to Favorite Cửa sổ Add Favorite hiện ra cho phép người dùng nạp địa chỉ trang Web hiện tại vào sưu tập Hình 2.10:Lưu lại trang Web hiện tại vào sưu tập Để tạo mới một thư mục lưu giữ địa chỉ của trang Web, người dùng chỉ cần bấm nút New Folder. Cửa sổ Create New Folder hiện ra cho phép người dùng nhập vào tên của Folder lưu giữ. Hình 2.11: Cửa sổ tạo Folder lưu giữ trong Favorite Các địa chỉ lưu giữ trong Favorite được tổ chức dưới dạng cây phân cấp. Để thuận tiện cho việc quản lý các Folder trong Favorite, IE cho phép người dùng có thể tổ chức lại cấu trúc các thư mục lưu giữ địa chỉ trang Web thông
29 qua cửa sổ Organize Favorites. Người dùng chọn mục menu Favorite\Organize Favorites Hình 2.12: Tổ chức cây thư mục Favorite 6. Quản lý mail Mục tiêu: Giúp người sử dụng quản lý được thư điện tử của mình. Ngoài việc gửi và nhận thư điện tử, Outlook Express còn cung cấp một sổ danh bạ địa chỉ cho phép người dùng có thể lưu lại các địa chỉ nói chung của bất kỳ một cá nhân hay tổ chức nào đó. Hình 2.13: Sổ danh bạ địa chỉ
30 6.1. Thêm mới địa chỉ của một cá nhân vào danh bạ Để thêm mới địa chỉ vào danh bạ, người dùng chọn mục File\New contact. Một cửa sổ Properties hiện ra cho phép người dùng nhập vào các thông tin về một cá nhân hay tổ chức nào đó. Hình 2.14: Lưu thông tin về một cá nhân Chọn nút Add để nạp các thông tin đã khai báo vào danh sách địa chỉ lưu giữ trong máy tính. Người dùng lặp lại các thao tác khai báo thông tin và Add để đưa thêm nhiều địa chỉ khác nhau vào danh sách lưu giữ. Để loại bỏ địa chỉ của một cá nhân ra khỏi danh sách, người dùng chỉ cần chọn địa chỉ cần loại bỏ rồi bấm nút Remove. 6.2. Nhóm liên hệ trong danh bạ Người dùng cũng có thể tạo các nhóm liên hệ trong sổ danh bạ. Việc làm này rất hữu dụng khi người dùng muốn gửi các thông điệp đến nhiều người trong nhóm mà không cần thiết phải nạp vào địa chỉ của từng người trong nhóm, Outlook Express thực hiện công việc này thay cho người dùng. 6.3. Tìm kiếm địa chỉ có trong danh bạ Outlook Express cho phép người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm địa chỉ của một cá nhân nào đó trong sổ danh bạ.
31 Người dùng có thể tìm kiếm địa chỉ một cách chính xác hay gần chính xác. Người dùng cũng có thể tìm kiếm địa chỉ căn cứ theo một hoặc nhiều loại thông tin khác nhau như: tên gọi, số điện thoại, địa chỉ, 6.4. Gửi thư cho một người hay một nhóm trong danh bạ Với việc lưu giữ các địa chỉ trong sổ danh bạ của Outlook Express. Mỗi khi muốn gửi thư cho một cá nhân hay một nhóm trong sổ địa chỉ, người dùng chỉ việc Kích chuột vào nút hoặc trong phần đầu đề của bức thư đang soạn thảo. Cửa sổ Select Recipients cho phép người dùng có thể lựa chọn địa chỉ cá nhân hay nhóm để gửi tới. Hình 2.15: Lựa chọn các địa chỉ gửi thư Một cách khác nhanh và đơn giản hơn, người dùng có thể Kích đúp chuột vào địa chỉ của một cá nhân hay một nhóm trong màn hình Contacts Hình 2.16: Màn hình Contacts chứa các địa chỉ có trong danh bạ
32 Bài tập thực hành của học viên Kiến thức: Câu 1: Tìm kiếm vào download một trình điều khiển VGA card bất kỳ. Câu 2: Tìm kiếm những webside liên quan đến lĩnh vực nói về thiết bị tin học (lĩnh vực phần cứng) Kỹ năng: Câu 3: Bài tập ứng dụng: Tìm kiếm bằng Yahoo: + Tìm kiếm theo tên(Bằng một từ) Mở trang web có URL : Trong trường hợp Search, nhập StarTrek, Rock Music Nhấp chọn Advanced Search Dưới Select a Search Method, chọn An Exact Phare math Dưới select a Area, chon website Rong phần lựa chọn;” Find only new listings added during the past” hãy chọn chỉ tìm kiếm các danh sách mới thêm vào trong suốt một tháng qua. + Tìm kiếm phân loại: Mở một trang web co URL : www.yahoo.com Cuộn xuống đến danh sách có hạng mục của yahoo Nhấp vào siêu liên kết Entertainment Chọn một trong các mục của Movies, TV, Game, Music và Astrology. Cuộn xuống dưới cho đến khí nhìn thấy thi chọn. StarTrek là một buổi chiếu phim khoa khọc viễn tưởng. Gợi ý: 1. Bài tập ứng dụng phải thực hiện đúng trên máy tính giáo viên giao cho. 2. Kiểm tra các ứng dụng chạy trên máy tính và hướng dẫn sử dụng trước khi thực hiện lệnh. 3. Thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị khi thực hiện lệnh khai thác web qua mail . 4. sử dụng ứng dụng theo qui định và thao tác đúng các lệnh. 5. Tổng điểm và kết cấu điểm của các bài như sau: Tổng số điểm tối đa cho bài: 100 điểm, kết cấu như sau: a, Phần thực hành khi thực hiện : Tổng cộng 70 điểm b, Phần chính xác và nhanh chóng : 30 điểm
33 Bài 3:TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Mã bài: Mã bài: 07.3 Giới thiệu: Bộ Microsoft Office 2003 người sử dụng quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì Microsoft Word 2010 sử dụng thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu. Ngoài những tính năng cơ bản, phần mềm soạn thảo văn bản còn cung cấp cho người sử dụng những tính năng giúp người sử dụng có thể giao tiếp với các trình ứng dụng khác. Mục tiêu: - Trình bày được các thao tác căn bản trên một tài liệu. - Mô tả được chức năng của các thanh công cụ. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính: 1. Giới thiệu về Word Mục tiêu: - Giới thiệu giao diện, chức năng các tab trên thanh menu Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab trên menu, không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ 2003 Hình 3.1: Menu Ribbon trên Word 2010 Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản: 1. Tab (thẻ) có 8 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động. 2. Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với nhau. 3. Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một Menu (trình đơn). Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng. Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tần suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v
34 2. Các thao tác căn bản trên một tài liệu Mục tiêu: - Trình bày các thao tác cơ bản tạo mới, mở, kết thúc văn bản - Trình bày các thao tác với chuột và bàn phím 2.1. Tạo mới văn bản Thông thường sau khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tạo mới gồm các cách sau đây: + Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document. + Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. Hình 3.2 : Tạo mới văn bản Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC quen thuộc. Với định dạng này, không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
35 Hình 3.3: Định dạng văn bản 2.2. Mở một văn bản tạo sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Chúng ta cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. Hình 3.4: Mở văn bản tạo sẵn 2.3. Lưu một văn bản đã soạn thảo Để ghi tài liệu lên đĩa có các cách sau: + Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. + Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S 2.4. Kết thúc làm việc trong Word Khi không làm việc với Word, thực hiện một trong các cách sau: + Mở mục chọn File / Exit + Mở mục chọn File / Close + Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 2.5. Thao tác với chuột và bàn phím 2.5.1. Thao tác với chuột 2.5.1.1. Sao chép dạng văn bản Dùng Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Chúng ta có thể dùng để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn văn bản khác.
36 Cách dùng: + Đánh khối văn bản có dạng cần chép + Bấm một lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm đúp nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác). + Để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này nếu bấm đúp nút Format Painter). 2.5.1.2. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table Trong một table, nếu muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mong muốn. 2.5.1.3. Sao chép hoặc di chuyển văn bản Sao chép: . Chọn khối muốn sao chép . Chọn HOME → Clipboard→ Copy . Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn . Chọn HOME → Clipboard→ Paste Di chuyển: . Chọn khối muốn sao chép . Chọn HOME → Clipboard→ Cut . Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn . Chọn HOME → Clipboard→ Paste 2.5.1.4. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu . Chọn VIEW → Zoom → Nút Zoom . Chọn Zoom trong hộp thoại Hình 3.5: Hộp thoại phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu 2.5.1.5. Đánh khối toàn bộ tài liệu Thực hiện một trong các cách sau: + Chọn HOME→Editing→Select All
37 + Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A + Đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần chọn toàn bộ tài liệu. 2.5.2. Thao tác với bàn phím Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. Các phím xoá ký tự: Phím Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ (bên phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Một số thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng Ctrl+1: Giãn dòng đơn (1) Ctrl+2:Giãn dòng đôi (2) Ctrl+5: Giãn dòng 1,5 Ctrl+0: (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Ctrl+Shift+F: Thay đổi phông chữ Ctrl+Shift+P: Thay đổi cỡ chữ Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl+B: Bật/tắt chữ đậm Ctrl+I: Bật/tắt chữ nghiêng Ctrl+U: Bật/tắt chữ gạch chân đơn Ctrl+A: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file Ctrl+F: Tìm kiếm k tự Ctrl+G (hoặcF5): Nhảy đến trang số
38 Ctrl+H: Tìm kiếm và thay thế ký tự Ctrl+]: Tăng 1 cỡ chữ Ctrl+[: Giảm 1 cỡ chữ Ctrl+W: Đóng file Ctrl+Shift+>: Tăng 2 cỡ chữ Ctrl+Shift+<: Giảm 2 cỡ chữ Ctrl+F2: Xem hình ảnh nội dung file trước khi in Alt+Shift+S: Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window Ctrl+enter: Ngắt trang Ctrl+Home: Về đầu file Ctrl+End: Về cuối file Alt+Tab: Chuyển đổi cửa sổ làm việc 2.5.3 Chọn khối và thao tác trên khối Chọn khối: Thực hiện các cách sau: + Nhắp chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn + Nhắp chuột để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và nhắp chuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn + Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn Sao chép, di chuyển: Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Chuyển đoạn văn bản đã chọn Ctrl + X vào bộ nhớ Clipboard Ctrl + C Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ Copy nhớ Clipboard Ctrl + V Dán đoạn văn bản có trong Paste Clipboard vào vị trí con trỏ text Đánh dấu chọn đoạn văn bản - Vào menu HOME → Clipboard chọn Copy hoặc Cut - Đặt con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste Xóa khối - Chọn đoạn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím
39 2.6. Truy tìm và thay thế trong văn bản Truy tìm: Thực hiện các cách sau + Chọn HOME → Editing → chọn Find + Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F xuất hiện hộp thoại Gõ từ cần tìm Kết quả tìm kiếm Hình 3.6: Hộp thoại tìm kiếm Thay thế: + Chọn HOME → Editing → chọn Replace xuất hiện hộp thoại: Gõ từ cần tìm Gõ từ cần thay thế Hình 3.7: Hộp thoại thay thế 3. Soạn thảo văn bản Cách gõ Tiếng Việt: Có rất nhiều cách gõ Tiếng Việt trong môi trường Windows. Sau đây là 2 cách gõ thông dụng nhất: - Kiểu gõ Telex: aa â s dấu sắc aw ă f dấu huyền dd đ r dấu hỏi ee ê x dấu ngã oo ô j dấu nặng ow,] ơ z hủy dấu w,uw,] ư Lặp dấu: ddd dd [[ [ ooo oo ]] ] eee ee Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn
40 bằng dãy các phím sau: Nwowcs chayr ddas monf hoặc N][cs chary ddas mofn - Kiểu VNI: Phím số số 1 = Dấu sắc Phím số số 2 = Dấu huyền Phím số số 3 = Dấu hỏi Phím số số 4 = Dấu ngã Phím số số 5 = Dấu nặng Phím số số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô Phím số số 7 = Dấu râu của chữ ơ và ư Phím số số 8 = Dấu mũ của chữ ă Phím số số 9 = Dấu gạch ngang của chữ đ Phím số số 0= Hủy dấu (xóa dấu) Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn bằng dãy các phím sau: Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2 Bảng mã và Font chữ Tiếng Việt: Để gõ được Tiếng Việt, ngoài kiểu gõ, thì còn cần phải có sự tương thích giữa Bảng mã và Font chữ. Hiện nay có rất nhiều Bảng mã dùng để gõ tiếng Việt. Tuy nhiên thông dụng nhất vẫn là các Bảng mã sau đây: Bảng mã TCVN3 - 5712: Là loại font 1 Byte được dùng hầu hết tại các tỉnh khu vực phía Bắc và Hà nội. Font này tuân thủ theo bảng mã chuẩn quốc gia TCVN 5712 được phát hành năm 1993 và được khuyến cáo dùng trong khối cơ quan nhà nước. Font chữ soạn thảo cho bảng mã TCVN3 có 2 loại: - Font soạn thảo chữ thường có dạng: .Vn Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTime, .VnArial, - Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn H Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH, Bảng mã VNI: Font VNI do công ty Vietnam International (USA) phát triển, là font chữ 2 byte thường được sử dụng trong khu vực phía Nam và ở nước ngoài. Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI- Ví dụ: Các Font chữ như: VNI-Times, VNI-Univer, VNI-Vari, Bảng mã Vietware_X: Là loại Font chữ 2 Byte. Font chữ soạn thảo cho bảng mã Vietware_X có dạng: VN Ví dụ: Các Font chữ như: VNtimes new roman, VNarial, VNrenfrew, Bảng mã Unicode:
41 Là loại Font chữ 1 Byte. Rất thông dụng hiện nay, và đang là Font chuẩn trên các trang Web tiếng Việt. Font chữ dành cho bảng mã này: Times new roman, Tahoma, Verdana, Sử dụng bộ gõ Unikey trong soạn thảo: Để sử dụng bộ gõ này cần tiến hành như sau: - Khởi động Unikey (Nếu bộ gõ chưa khởi động). - Nhấp phải chuột vào biểu tượng Unikey trên Taskbar, chọn mục “Hiện cửa sổ Unikey” (Unikey Panel). Màn hình Unikey có dạng: Hình 3.8: Giao diện Unikey o Trong mục “Kiểu gõ”, chọn kiểu gõ (Telex/VNI); chọn kiểu bỏ dấu o Trong mục “Bảng mã”, chọn bảng mã cần dùng. o Trong mục “Mở rộng”, dùng bật/tắt các chức năng tùy chọn . Bài tập 1: Tìm hiểu về Microsoft Yêu cầu: - Khởi động Microsoft Word: Quan sát, di chuyển qua các tab trên thanh Ribbon -> kích vào Office Button và chọn Word Options -> để thiết lập một số thông số như: đơn vị đo, hiển thị khung, đặt mặc định lưu tài liệu ở định dạng Word 97-2003, - Tạo một tệp mới, không cần soạn thảo nội dung hãy o Ghi văn bản với tên “Vidu_1”: theo định dạng Word 97-2003 o Sử dụng hộp thoại “Save As” lưu file này sang định dạng Word 2007 (docx) - Quan sát và thử thay đổi các cách hiển thị, di chuyển tài liệu
42 Bài 2: Tìm kiếm và thay thế - Tìm kiếm các từ “Microsoft” trong đoạn văn bản đã soạn ở Bài 1 b) - Thay thế từ “Microsoft” bằng “MS” Bài tập thực hành của học viên Kiến thức: Câu 1: Các tổ hợp phím sau có tác dụng gì ? Ctrl - I Ctrl - P Ctrl - L Ctrl - F Ctrl - V Alt - F4 Ctrl - B Ctrl - N Ctrl - G Ctrl - S Câu 2: Trình bày cách sao chép và di chuyển khối văn bản? Câu 3: Trình bày kiểu gõ Telex trong tiếng việt ? Kỹ năng: BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 1 YÊU CẦU : - Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH01.DOC - Sao chép khổ thơ thứ hai xuống dưới khổ thơ thứ ba - Di chuyển tên tác giả dưới tiêu đề - Thay thế từ “ta” thành từ “anh” - Tìm từ “sơn ” trong đoạn thơ trên Hướng dẫn thực hành 1. - Mở file mới:File/New/Blank document - Gõ bài thơ theo mẫu - Chọn thẻ File/Save hay CTRL+ S để lưu bài thơ tên TH01.doc 2. Sao chép: Đánh khối khổ thơ thứ hai;chọn Home/Copy hoặc Ctrl+C; sau đó chuyển điểm chèn xuống dưới khổ thơ thứ ba rồi chọn home/paste hoặc ctrl+v 3. Di chuyển tên tác giả: Thao tác như trên nhưng chọn home/cut 4. Chọn Home→ Editing → chọn Replace thay thế từ “ta” thành từ “anh” 5. Chọn Home → Editing → chọn Find hoặc CTRL+F ĐÔI MẮT NGƯỜI SƠN TÂY Em ở thành sơn chạy giặc về Ta từ chinh chiến cũng ra đi Cách biệt bao ngày quê Bất Bạt Chiều xanh không thấy bóng Ba Vì
43 Vầng trán em mang trời quê hương Mắt em dìu dịu buồn Tây Phương Ta nhớ xứ đoài mây trắng lắm Em có bao giờ em em nhớ thương? Đôi mắt sơn tây U uẩn nhiều lưu lạc Buồn viễn xứ khôn khuây Ta gửi niềm nhớ thương Em mang giùm ta nhé Ngày trở lại quê hương Đường hoa khô ráo lệ Bao giờ ta gặp em lần nữa Ngày ấy thanh bình rộn tiếng ca Đã hết sắc màu chinh chiến cũ Còn có bao giờ em nhớ ta? Lưu Trọng Lư
44 Bài 4: TRÌNH BÀY VĂN BẢN Mã bài: 07.4 Giới thiệu: Trong Windows loại chữ được dùng có bề rộng ký tự không cố định, do đó khi soạn thảo không được dùng dấu khoảng cách để chỉnh dòng, chỉnh đoạn. Không nên để hai dấu cách hoặc hơn liền nhau. Đầu dòng thứ nhất của một đoạn không được gõ các dấu khoảng cách mà dùng chức năng định dạng đoạn để lùi đầu dòng. Word là một bộ xử lý từ có định dạng, tức là sau khi nhập nội dung ta có thể quy định hình thức trình bày cho các nội dung đó tùy ý. Hai yếu tố cơ bản để định dạng cho văn bản là định dạng ký tự (quy định hình dạng từng ký tự trong văn bản). Về cơ bản thuộc tính của ký tự bao gồm: font chữ, kiểu chữ (thường, đậm, nghiêng, gạch chân, chỉ số trên, chỉ số dưới), cỡ chữ tính theo chiều cao của ký tự và màu chữ. Thuộc tính của đoạn bao gồm: lề trái và lề phải của đoạn, khoảng cách lùi vào của dòng đầu tiên trong một đoạn, cách dóng đoạn (dóng trái, dóng phải, dóng giữa và dóng đều hai bên) và khoảng cách các dòng trong đoạn. Mục tiêu: - Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng để trình bày văn bản. - Trình bày cách thức định dạng văn bản. - Định dạng được một văn bản đúng yêu cầu. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính: 1. Định dạng văn bản Mục tiêu: - Giúp sinh viên định dạng văn bản thành thạo: định dạng chữ, canh lề văn bản, khoảng cách các đoạn, định dạng cột, số thứ tự tự động, thẻ tab, khung nền, đánh số trang cho văn bản. - Thao tác thành thạo định dạng trang văn bản: định dạng lề, hướng trang văn bản, chèn một trang trống , chèn trang bìa, cách ngắt trang. 1.1. Định dạng đoạn văn bản Định dạng chữ: Chọn đọan văn bản muốn định dạng, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini.
45 Cỡ chữ Font chữ In đậm Màu chữ In nghiêng Gạch dưới Căn lề đoạn văn: Để căn lề cho đoạn văn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Chọn 1 đoạn văn hoặc các đoạn văn cần căn lề - Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên. Định dạng khoảng cách các đoạn văn: Để định dạng khoảng cách cho đoạn văn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. - Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing. - Bước 3: Chọn khoảng cách muốn, chẳng hạn 2.0 Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: - Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đơn - 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. - Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. - At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng. - Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó tăng hoặc giảm cỡ chữ. - Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà ta chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn. Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách cần định dạng.
46 Hình 4.1: Hộp thoại định dạng đoạn văn bản Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn Thực hiện các bước sau - Bước 1: Nhấn chuột vào đoạn mà ta muốn thụt lề dòng đầu tiên. - Bước 2: Trong thẻ Home, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph. - Bước 3: Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Special, ta chọn First line. Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK. Hình 4.2: Lựa chọn các thông số định dạng lề đặc biệt
47 1.2. Định dạng cột, tab, Numbering  Định dạng cột: Cách 1: Gõ văn bản trước, chia cột sau: - Bước 1: Nhập văn bản, hết đoạn nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng. - Bước 2: Bôi đen nội dung cần chọn (không bôi đen dòng trắng ở trên), tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Hình 4.3: Chọn mẫu cột mặc định Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại: + Presets : các mẫu chia cột + One – Two – Three : Các cột có độ rộng bằng nhau + Left – Right : Các cột có độ rộng khác nhau + Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3) + Line Between : Đường kẻ giữa các cột + Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và Hình 4.4: Hộp thoại Column khoảng cách
48 + Equal column width: Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước Cách 2: chia cột trước, gõ văn bản sau - Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định - Nhập văn bản vào. - Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột khi muốn sang các cột còn lại. Hình 4.5: Ngắt cột  Định dạng tab: Hiển thị thước ngang trên đầu tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc. Chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, Kích chuột đến khi xuất hiện loại Tab cần dùng Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn văn bản chạy sang phải khi nhập liệu Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn văn bản. Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị trí đặt tab. Tab phải: Nằ m ở bên phải cuối đoạn văn bản. Nhập liệu, đoạn văn bản sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab. Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí.
49 Bar Tab: Chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab.  Định dạng Numbering: Số thứ tự tự động cho phép định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn). Chọn HOME →Paragraph Các danh sách Bullet có các dấu chấn tròn Danh sách các Number có các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Hình 4.6: Bulleted and Numbered  Định dạng khung và làm nền: Để dễ dàng cho việc tạo nền và đóng khung cho văn bản, ta nên gõ văn bản xong rồi mới thực hịên. Quét chọn văn bản chọn HOME→Paragraph→ chọn → Border and Shading, hộp thoại hiển thị với 3 thẻ sau: Border: Các định dạng về đường kẻ khung: + None: không đóng khung + Box: đóng khung với kiểu đường được chọn ở mục Stype + Shadow: đóng khung có viền bóng với kiểu đường chọn ở mục Stype + 3- D: đóng khung với hiệu ứng Hình 4.7: Định dạng khung và làm nền không gian 3 chiều với kiểu đường chọn ở mục Stype + Custom: tuỳ chọn kiểu đường khung, có thể Nhấp chọn cho từng đường trên từng cạnh Stype khác nhau và Nhấp chỉ định tương ứng ở mục Preview + Color và Width: chọn màu và độ rộng cho đường kẻ khung
50 Thẻ Page Border: Tương tự như áp dụng cho kẻ khung câu văn nhưng the này áp dụng cho cả trang vản bản. Đặc biệt mục Art liệt kê các kiểu đường viền cho cả trang theo các mẫu được thiết kế sẵn. Thẻ Shading: Chọn kiểu tô nền cho câu văn chọn. Các mục gồm: + Fill: chọn màu tô cho câu văn, ngầm định no Fill không tô nền + No Fill: huỷ chọn việc tô nền + Stype: chọn kiểu tô nền + Color: chọn màu tô, ta có thể Nhấp More Color để tự pha trôn màu tô. Thẻ Shading: Fill: Kích chuột chọn một màu làm màu nền từ bảng màu Patterns: Chọn nét hoa văn làm nền +Stype: Chọn lựa kiểu hoa văn +Color: Chọn màu cho nét hoa văn Hình 4.8: Định dạng khung và làm nền (thẻ Shading) 1.3. Drop Cap (Tạo chữ hoa thụt cấp) Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn manh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Chọn Insert → nhóm Text → chọn lệnh Drop Cap Có 2 chế độ: 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mạnh này, nhấn chuột lên lệnh Drop Cap Options trên menu của Drop Cap. Trên hộp thọai Drop Cap, có thể chọn vị trí của chữ nhấn mạnh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn mạnh tới văn bản. Nhấn OK để hoàn tất. Sau này, nếu không muốn nhấn mạnh kiểu Drop Cap, vào lại màn hình Drop Cap và chọn lệnh None.
51 Hình 4.9: Tạo chữ Drop Cap  Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý: Nếu tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop sau. Nếu hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau. 1.4. Watermark (Nền bảo vệ văn bản) Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài liệu. Để chèn một hình mờ: - Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon - Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background - Nhấp chọn Watermark cần chọn hoặc Chọn Custom Watermark và Hình 4.10: Hình bảo vệ văn bản tạo một hình mờ riêng. - Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove Watermark.
52 1.5. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header và Footer) Các văn bản như giáo trình dạy học, tài liệu, chuyên đề, báo cáo, v.v thường phải có các thông tin mang tính hướng dẫn, xuất xứ như: Tên chuyên đề, người thực hiện, số trang, người hướng dẫn, v.v Các thông tin này thường được đặt ở đầu trang và chân trang (Header and Footer). Tại thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Header hay Footer. Hình 4.11: Hình tạo Header & Footer - Menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cần chọn. - Nhập nội dung cho Header hay Footer đó. - Nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.
53 1.6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản  Chèn số trang vào văn bản Hình 4.12: Đánh số trang văn bản - Chọn thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Page Number - Trong menu xuất hiện, trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer)  Thay đổi dạng số trang - Nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi cần đặt số trang. - Tại thẻ Design, nhấn Header & Footer, nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers. + Number format: Chọn dạng số thứ tự + Include Chapter Number: Số trang được kèm với số chương + Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó + Start at: Số trang được bắt đầu từ số + Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK.  Xóa số trang đã đánh Thẻ Insert, nhấn Header & Footer, nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu.  Định dạng trang văn bản  Chỉnh sửa lề trang: + Chọn tab Page Layout → Page Setup, Nhấp chọn Margins  Chọn Default Margin, hoặc  Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại
54 4.13: Định lề trang  Định hướng lề trang, Nhấp thước hay cột của trang:  Chọn thẻ Page Layout → nhóm Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns  Chọn kiểu thích hợp. Hình 4.14: Định hướng trang Áp dụng đường viền trang và màu sắc
55 Chọn tab Page Layout → nhóm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp dụng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. Hình 4.15 Tạo viền trang và màu sắc  Tạo một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: Chọn tab Page Layout → Page Setup, chọn menu Breaks, chọn Page Break. Hình 4.16: Tạo ngắt trang  Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: Chọn tab Insert → nhóm Pages, chọn nút Cover Page , chọn một kiểu trang bìa.
56  Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: Chọn tab Insert → nhóm Page, chọn nút Blank Page. Hình 4.18: Chèn trang trống Bài tập: 1/Gõ đoạn văn bản sau: PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN ord là cách nói ngắn gọn Soạn thảo văn bản là công việc rất của từ Wordprocessor thường gặp trong văn bản và là công W(phần mềm xử lý văn việc rất nhàm chán khi người ta còn bản). Quá trình xử lý văn bản gồm dùng máy đánh chữ (typewrite) để hai giai đoạn chính: Soạn thảo thực hiện. (Editing) xử lý (Processing) Yêu cầu: - Chia cột cho văn bản - Tạo Drop cap - Tạo khung cho văn bản - Định dạng khổ giấy A4 2/ Hãy định dạng trang bìa sau:
57 2.Chèn các đối tượng vào văn bản Mục tiêu: - Giúp sinh viên biết cách chèn các đối tượng vào văn bản: chèn kí tự đặc biệt, chèn hình ảnh, lưu đồ - Biết cách vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ - Áp dụng biểu thức toán học vào văn bản 2.1 Chèn các kí tự đặc biệt Để chèn các kí hiệu ta có thể chọn các font, cỡ, kiểu, màu v.v Ví dụ một số ký hiệu trong bộ font Winding:     + Để chèn ta đặt con trỏ vào nơi muốn chèn ký hiệu + Chọn thẻ Insert → nhóm Symbols, Chọn nút Symbol + Chọn ký hiệu phù hợp hoặc More Symbols hộp thoại sau xuất hiện : Hình 4.19: Chèn kí tự đặc biệt + Tiếp theo ta chọn ký hiệu tại mục Font. Thông thường, các ký hiệu phổ biến nằm ở các bộ font: Winding, Webding + Chọn ký hiệu cần chèn, Nhấp chọn nút lệnh Insert. Thực hiện xong Close. Với các ký hiệu thường xuyên sử dụng, ta có thể gán cho mỗi ký hiệu là một kí tự hoặc một từ, tổ hợp phím tắt nào đó để tiện dùng.  Gán ký hiệu cho một từ: Trong hộp Symbol, ta Nhấp ký hiệu cần tạo từ viết tắt, chọn nút lênh AutoCorrect , Tiếp theo tại mục Replace gõ từ thay thế, xong Nhấp Ok và Close. Ví dụ: ta thường xuyên hay dùng ký hiệu , vậy ta gán cho ký hiệu này là từ “sach”. Như vậy khi gõ “sach” và ấn nút Space thì kí hiệu  sẽ được thay thế cho từ sách.  Gán tổ hợp phím tắt cho ký hiệu:Trong hộp Symbol, ta Nhấp ký hiệu cần tạo từ viết tắt, chọn nút lệnh Shotcut Key
58 Hình 4.20: Gán ký hiệu  Tiếp theo tại mục Press new shortcut key, ta ấn tổ hợp phím tắt phù hợp (được kết hợp với phím Ctrl , Alt hoặc cả Ctrl- Alt phía trước, ví dụ Ctrl-T)  Nhấp Assign để chuyển vào danh sách các phím tắt (Current key) ấn Close. Ví dụ ta thường xuyên dùng ký hiệu , ta gán tổ hợp phím tắt là Ctrl-T, ấn ‘Ctrl- T’ thì ký hiệu sẽ hiển thị. 2.2 Chèn ClipArt và hình ảnh Để thực hiện chèn hình vào văn bản tại vị trí con trỏ nháy của văn bản, ta thực hiện các bước sau: + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh + Chọn thẻ Insert → Chọn nút Clip Art + Hộp thoại xuất hiện và có thể tìm hình mẫu + Nhấp chuột vào nút Go nếu không thấy hình, xuất hiện ngay trong vùng danh sách hình. + Nhấp chuột vào ngay hình cân chèn từ vùng danh sách hình ảnh, ảnh sẽ xuất hiện trong văn bản ngay tại vị trí con trỏ. Hình 4.21: Chèn ClipArt
59 2.3 Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ  Để chèn một hình : + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn + Chọn tab Insert → Chọn nút Picture + Duyệt qua hình ảnh muốn chèn và chọn ảnh. + Chọn Insert Hình 4.22: Chèn hình  Định dạng hình Để định dạng hình ảnh ta Nhấp phải, chọn lệnh Format Picture hộp thoại sẽ xuất hiện, Nhấp chọn thẻ Layout - In line with text: hình ảnh xếp nối tiếp theo văn bản tại vị trí đặt trỏ lúc chèn ảnh. - Square: Đặt đối tượng nằm vào một khung vuông bao quanh bởi văn bản. - Tight: Đối tượng được văn bản bao quanh theo biên đối tượng. - Behind Text: Đối tượng nằm bên dưới lớp văn bản. Tùy chọn này thường được dung để đặt ảnh làm nền hoặc ảnh lớn cho văn bản. - In front of text: Đặt đối tượng nằm trên lớp văn bản, che khuất văn bản nơi đối tượng được đặt. Hình 4.23: Định dạng hình
60 2.4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Smart Art là tập hợp các loại đồ họa có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt: + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn minh họa hay hình ảnh + Chọn tab Insert → Chọn nút SmartArt + Chọn vào SmartArt muốn chèn Hình 4.24: Chèn SmartArt + Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa. Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan: 2.5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Tại thẻ Insert → nhóm Illustrator, Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biểu đồ nhấn vào Chart Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel. Hình 4.25: Chèn biểu đồ
61 Đóng chương trình Excel, biểu đồ lưu lại trên màn hình Word 2.6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học Word 2010 cho phép chèn các công thức toán học. Để xem công cụ toán học: + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn công thức toán học + Chọn thẻ Insert → trên nhóm Symbols, Chọn nút E Chọn công thức toán học phù hợp hoặc Chọn Insert New Equation Hình 4.26: Chèn công thức toán học Để chỉnh sửa công thức toán học: Nhấp chọn công thức và thẻ Design sẽ xuất hiên trên vùng Ribbon Hình 4.27: Thanh công cụ chèn công thức toán học
62 3. Các hiệu ứng đặc biệt * Hiệu ứng Text Effect + Lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng + Nhấp chuột vào biểu tượng của Text Effect trên thanh công tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép lựa chọn các hiệu ứng cần áp dụng Hình 4.28 Hiệu ứng Text Effect Bài tập và sản phẩm thực hành số 2 Kiến thức: Câu 1: Trình bày cách định dạng đoạn văn bản? Câu 2: Trình bày cách chia cột, chèn hình ảnh, chèn các kí tự đặc biệt trong văn bản? Câu 3: Trình bày các bước tạo chữ nghệ thuật, tạo Drop cap ? Kỹ năng: BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 2 YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH02.DOC Hướng dẫn thực hành 1. Gõ văn bản : - Font chung cho toàn bộ văn bản là Font : VN time new roman ; size : 14 - Dòng tiêu đề : Font : VN time new roman ; size : 14, canh giữa Dòng 1 : Chữ in hoa ; Dòng 2 : in đậm (BOLD) Dòng 3: in nghiêng (Italic) ;Dòng 4 : Chèn Ký tự đặc biệt : insert / symbol Dòng 5 : Font : Vntoronto ; size : 20 ; style : Bold ; in hoa - Văn bản: Trình bày theo mẫu với lề first line = 0.5 inches, canh dữ liệu: justify 2. Lưu văn bản lại với tên TH02.DOC
63 TRƯỜNG CAO ÐẲNG NGHỀ ÐÀ NẴNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 99 Tô Hiến Thành , Phường Phước Mỹ, Quận Sơn Trà, TP Ðà Nẵng 0511.3940675 - 0905112233 THƯ NGÕ Kính gởi : Các chúng ta học viên Trong suốt thời gian vừa qua, KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN đã đào tạo được nhiều lớp Tin học ngắn hạn với chất lượng cao. Đặt biệt, Khoa ngày một chú trọng nhiều đến điều kiện học tập về mặt lý thuyết cũng như thực hành bằng các phương tiện hiện đại; tạo cho học viên dễ nắm bắt được nội dung bài học. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Khoa CNTT Trường Cao Ðẳng Nghề Ðà Nẵng mong muốn nhận được những góp ý của các chúng ta nhằm giúp Khoa phát triển và phục vụ ngày càng tốt hơn đối với các chúng ta. Trân trọng kính chào. Tp. Đà nẵng, Ngày Tháng Năm 2012 TRƯỞNG KHOA CNTT (Ký tên) Mata Zura Yamato Okina Ladori - một kiếm sư đại tài, và chàng Wakabi mộng làm một kiếm khách vô được cha chấp nhận. địch, nhưng mỗi lần đấu với cha đều Mata Zura Yamato Okina Wakabi bị cha đánh bại, và phải nghe lời phê đến bái kiến Hoka Suzu Iwa Masaki bình của cha là thân pháp quá chậm Banzo Ladori : chạp. - Thưa đại sư, nếu toi sớm hôm ở Nỗi buồn bực cứ trút xuống tâm trí cạnh đại sư không phút xa lìathi trong Mata Zura Yamato Okina Wakabi bao lâu tôi sẽ trở thành một kiếm sĩ vô nhưng chàng vẫn nuôi chí trở thành địch một kiếm sỉ đại danh. - Mười năm Một ngày kia Mata Zura Yamato - Thưa đại sư, cha tôi đã già tôi Okina Wakabi xin phép cha để theo muốn rút ngắn thời gian để còn trở về học Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo chăm sóc người. Tôi nguyện hầu hạ
64 đại sư cần mẫn gấp hai thì thời gian Mata Zura Yamato Okina Wakabi thành tài là bao lâu ? mồm há hốc, vô cùng tuyệt vọng, ha - Ba mươi năm !Hoka Suzu Iwa chân chàng muốn khuỵu trông thật Masaki Banzo Ladori bình tỉnh đáp. đáng thương. Sao lại như thế được, thưa đại sư ? Kiếm sư Hoka Suzu Iwa Masaki Mata Zura Yamato Okina Wakabi Banzo Ladori ôn tồn giải thích cho kinh ngạc hỏi. Mata Zura Yamato Okina Wakabi (Vị kiếm sư Hoka Suzu Iwa nghe : Masaki Banzo Ladori vẫn trầm mặc) - "Dục tốc bất đạt", người hấp tấp - Nếu tôi xả thân phụng sự đại sư làm việc gì cũng khó thành công. không ngơi nghỉ chút nào thì bao lâu Mata Zura Yamato Okina Wakabi có thể thành đạt kiếm pháp ? phần nào hiểu được điều ấy. Chàng - Bảy mươi năm ! quyết tâm ở lại với đại sư Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo Ladori Theo sổ tay võ thuật, TP Hồ Chí Minh Bài tập và sản phẩm thực hành số 3 Kiến thức: Câu 1: Trình bày cách định dạng hình ảnh và công dụng của các thẻ Color and Line, Size, Layout trong hộp thoại Format Picture? Câu 2: Trình bày cách đánh số thứ tự cho trang văn bản? Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Page Layout?
65 BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 3 YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản sau va lưu lại với tên TH03A.DOC HƯỚNG dẫn thực hành 1. Gõ văn bản :  Dùng font chữ chung là font : Times new roman ; size : 12  Dòng tiêu đề : dùng font : Times new roman ; size : 26, Canh giữa - Tạo đường viền shadow bằng lệnh format / borders and shading - và kéo left indent và right indent thụt vào mỗi bên 1.5  Tên tác giả : font : Vnbanff ; size : 16, Canh phải  NÊN nhấp chọn nút hoặc ctrl - J để văn bản gõ vào canh dều 2 biên.  Nhập nội dung trước rồi định dạng ký tự đầu đoạn sau bằng lệnh format / drop cap, tạo đường viền và tô màu nền  Đối với đoạn “Em không nghe ” font : Times new roman ; size : 14 + Kéo lề trái left Indent và phải right indent thụt vào mỗi bên 2 + Tạo viền trái và phải (Chọn From text là 20 pt). Tô nền 10 %  Đối với đoạn “Đặc biệt : ” Để đẩy biên trái các dòng trong đoạn lùi vào so với dòng đầu tiên, chọn thẻ Home/ paragraph kích vào chọn mục special và chọn Hanging sau đó ở mục By gõ số 1  Đối với đoạn “Rồi ngày ” + Tạo viền trái và phải (chọn From text là 10 pt ). Tô nền 10% + Kéo lề trái left Indent và phải right indent thụt vào (các dòng lệnh nhau)  Đối với đoạn “Đi giữa ” font : Times new roman ; size : 14; canh giữa. Tô nền 10 %, Tạo viền trên và dưới.  Sau khi định dạng nhấp nút print xem hình thức trang in trên màn hình. Muốn chuyển trở lại cửa sổ soạn thảo thì chọn nút close 2. Lưu văn bản : với tên tập tin TH03A.DOC.
66 THƠ LƯU TRỌNG LƯ Kiều Văn hong trào thơ mới như một vườn hoa muôn hồng ngàn tía, đã tạo nên cả nột thời đại thi ca rực rỡ trong lịch sử văn học Việt Nam. Thơ mới bao P gồm nhiều trường phái và hầu như mỗi bài thơ đều có một phong cách riêng biệt. Thơ LưuTrọng Lư ngay từ lúc mới xuất hiện đã ”cát cứ” một góc cuả vườn thơ. Đó là thứ thơ Tình -Sầu -Mộng hết sức nhẹ nhàng, man mác, chơi vơi. Lưu Trọng Lưu có một giọng thơ vừa hồn nhiên, vừa lạ, trong đó chúng ta nghe thấy cái nhạc điệu muôn thuở của tâm hồn mơ mộng: Em không nghe mùa thu Lá thu rơi xào xạc Con nai vàng ngơ ngác Đạp trên lá vàng khô? Hoặc tiếng đập của trái tim như ngẩn ngơ, như rời rạc trước một cuộc đời lúc nào cũng sầu muộn, cũng tan vỡ mà người trong cuộc cứ nhìn ngó với đôi mắt mơ màng, chẳng hề phản ứng, giành giật hay níu kéo. Rồi ngày lại ngày Sắc màu : phai Lá cành :rụng Ba gian: trống Xuân đi, Chàng cũng đi. Phải chăng trong một thời đại vô cùng sôi động, dòng thơ mát dịu như hơi sương, như nước suối và đầy hoa mộng của Lưu Trọng Lư là phương thuốc màu nhiệm giúp mọi người lấy lại sự “ cân bằng sinh thái” trong tâm hồn mình? Điều cuối cùng nói về nhà thơ quá cố là: trọn đời, tác giả bài thơ “ Tiếng thu” mang trong ngực một trái tim dịu dàng, nhân ái. Lưu Trọng Lư và thơ của ông là một.Chính vì vậy khi tổng kết lòei thơ của mình, ông đã viết: Đi giữa vườn nhân dạ ngẫn ngơ, Vì thương người lắm mới say thơ.
67 3. YÊU CẦU : Gõ công thức toán học dưới đây và lưu lại với tên TH03B.DOC  HƯỚNG DẪN : dùng lệnh INSERT/SYMBOL và chọn EQUATION + Sau đó chọn biểu tượng ở hộp symbol để gõ từng ký tự của công thức + Chọn Font : vnarial hay Vntime new roman + Gõ xong công thức nhắp chuột vào vị trí bất kỳ của văn bản + Muốn sửa chữa nhắp đôi (duoble click) tại công thức + Sau đó lưu văn bản với tên TH03B.DOC Các bước tiến hành : + Gọi Insert \ Symbols\ Equation xuất hiện thanh công cụ Gõ chữ "X", và kích vào b X X 1 2 2 a Gõ tiếp số "1", dùng phím mũi tên di chuyển điểm nháy lên một nấc. Tương tự như thế gõ "X2 " gõ dấu = và chọn tiếp Trong khung soạn thảo xuất hiện một phân số và chúng ta chỉ có việc gõ tử số và mẫu số. Các ký hiệu như , căn sô các chúng ta tự tìm trong các biểu tượng trên thanh công cụ Equation. Tương tự, soạn tiếp các công thức dưới đây : Stg p( p a) ( p b) ( p c) a b c Våïi P 2 b n n 1 2 3  X m n d a aî bx c x    2 i j  a k 1  
68 H H O Truong Hop 2 2 H2O E A B C Caosubuna A  B C D X 0 0 0 (t ) t (t , xt) (OH ) (t0 ) x n k  m  2 a 3 b c 3 i n x m m k  2 s t v   t  n a 3 b c 3 2  2   3 7 x 7   12 7 a b t 2 3 a b c   x k x n 1  x y 2z 3 xsin nab 1
69 Bài 5: XỬ LÝ BẢNG BIỂU Mã bài: 07.5 Giới thiệu: Ngoài các tính năng soạn thảo văn bản thông thường, MS Word 2010 còn cho phép xây dựng các bảng biểu trong văn bản. Người sử dụng có thể định dạng các bảng biểu như đối với bất kỳ đoạn văn bản nào khác. Ngoài ra, có thể chèn vào văn bản một số công thức toán học thông thường để tính toán, có thể căn chỉnh độ rộng, cao của dòng, cột. Mục tiêu: - Mô tả được các thao tác tạo và xử lý bảng biểu. - Trình bày nội dung văn bản trên bảng biểu. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính: 1. Chèn bảng biểu vào văn bản : Mục tiêu: - Chèn được bảng biểu vào văn bản Để tạo một bảng: - Đặt con trỏ vào trang nơi muốn tạo bảng - Chọn tab Insert → nhóm Tables, Chọn vào nút Tables. Tạo một bảng theo một trong 4 cách sau: Hình 5.1: chèn bảng + Đánh dấu số dòng và cột + Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột + Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách Nhấp và nhập số dòng và cột + Chọn Quick Tables và chọn bảng. 2. Các thao tác trên bảng biểu Mục tiêu: - Dùng lệnh thành thạo để xử lý văn bản trong bảng biều 2.1. Các phím dùng để di chuyển trong bảng - Di chuyển lên xuống một ô: dùng các phím ↓,↑. - Di chuyển sang phải một ô: dùng phím Tab. - Di chuyển sang trái một ô: dùng tổ hợp phím Shift+Tab.
70 2.2. Định dạng bảng 2.2.1. Chỉnh kích thước dòng, cột Để chỉnh kích thước dòng, cột của bảng, thực hiện các bước sau: - Đặt trỏ chuột tại biên dòng , cột của bảng → - Sử dụng thao tác kéo chuột để thay đổi kích thước dòng, cột. 2.2.2. Chèn dòng, cột trong bảng Chọn vào bảng và sẽ thấy có hai thẻ mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng. 2.2.2.1 Chèn dòng Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Above : dòng chèn vào nằm trên dòng chứa ô hiện hành. + Nếu chọn Insert Below : dòng chèn vào nằm dưới dòng chứa ô hiện hành. 2.2.2.2 Chèn cột Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Left: cột chèn vào nằm bên trái chứa ô hiện hành. + Nếu chọn Insert Right: dòng chèn vào nằm bên phái chứa ô hiện hành. 2.2.3. Xóa dòng/cột trong bảng Để xóa dòng/cột thực hiện các bước: - Chọn dòng/cột cần xóa. - Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column, chọn nút Delete + Delete Row: Xóa dòng + Delete Column: Xóa cột 2.2.4. Kết nối các ô/ tách ô  Kết nối ô Thực hiện các bước: - Chọn các ô cần kết nối với nhau (các ô cần trộn). - Nhấp chuột vào thẻ Layout → nhóm Merge, chọn Merge cells  Tách ô Thực hiện các bước: - Chọn các ô cần tách. - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ nhóm Merge, chọn Split cells xuất hiện hộp thoại
71 Hình 5.2: Chia tách ô 2.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng  Định dạng đường viền cho bảng Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau: - Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools. - Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders - Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK  Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Thực hiện theo các bước sau: - Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design. - Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô. . 2.4. Chèn công thức toán học vào bảng Đối với phần mềm Microsoft Word khi thao tác với bảng biểu, nếu dữ liệu trong các ô là số, ta có thể thực hiện một số phép toán đơn giản như tính Tổng (sum), Tích (Product), trung bình (average) các số trong các ô nhờ các hàm có sẵn. Để thực hiện tính toán, thực hiện các bước sau: - Nhấp chuột vào ô mà tại đó muốn xuất hiện kết quả tính toán. - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ Data, chọn Formula , xuất hiện hộp thoại: Kích chọn hàm Hình 5.3: Chèn công thức toán học trong bảng biểu + Xóa hàm có trong ô Formula, nếu hàm không đúng yêu cầu ( không xóa dấu bằng ) + Nhấp vào mũi tên tại ô Paste function, để chọn hàm thích hợp. Lưu ý: Đối số của hàm là: Above: nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở trên và cùng cột so với ô kết quả. Below: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở dưới và cùng cột so với ô kết quả.
72 Left: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở bên trái và cùng cột so với ô kết quả. Right: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở bên phải và cùng cột so với ô kết quả. - Nhấp nút OK để thực hiện việc tính toán. 3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu Chọn vào bảng, thấy hai thẻ mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng. Trên thẻ Design, có thể chọn: • Table Style Options • Draw Borders
73 BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 4 KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày cách tạo một bảng biểu mới? Câu 2: Trình bày các thao tác trên bảng biểu(chèn/xóa dòng cột và tách/ kết nối ô),định dạng đường viền và nền cho bảng? Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Design và layout? KỸ NĂNG: A. YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản sau và lưu lại với tên TH04A.DOC Hướng dẫn thực hành 1. Nhắp chuột công cụ TAB (bên trái cây thước) một vài lần đến khi xuất hiện các loại tab , , theo yêu cầu. Nhắp chuột tại các mốc dừng cần đặt thước tab. NHƯ : Đặt tab giữa (center tab) tại vị trí 1.25 và 4.5 cho “Công ty . . . . “ và “Cộng hòa. . . “ - Dòng tiêu đề căn giữa 2. Đặt các mốc tab tại các vị trí trên các mốc dừng. Đặt right tab tại vị trí 2 và 5.88 trên cây thước. Tiếp tục đặt Decimal tab tại các vị rí 2.75, 3.5 và 4.25 trước khi gõ “Mặt hàng “ 3. Dùng lệnh format / tab chọn tab 2 đặt leader 2 rồi nhắp chọn nút set. Tiếp tục chọn tab 5.88 đặt leader 2 rồi nhắp chọn nút set. Cuối cùng nhắp chọn OK 4. Quét chọn từ dòng “1. Hải sản ” đến hết dòng “Da cá sấu “ để kẻ đường viền trên và đường viền dưới : dùng lệng format / borders and shading Công ty xuất nhập khẩu Cộng hòa xã hôi chủ nghĩa việt Nam TP Hồ Chí Minh Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU 6 tháng đầu năm 2000 MẶT HÀNG ĐVT QUÝ 1 QUÝ 2 CỘNG GHI CHÚ 1. Hải sản chế biến : Tôm đông lạnh Tấn 23.50 115.73 139.23 Thị trường Nhật Tôm khô Kg 2500 3100 5600.00 70% sang Nhật Bong bóng cá Kg 688.85 1200.1 1888.95 Hồng Kông Khô mực Kg 3570 5000 8570.00 Nhật
74 2. Súc sản, gia cầm chế biến : Vịt đông lạnh Con 3000 6500 9500.00 Châu Âu Da Bò thuộc m2 2500.55 3123.3 5623.85 Pháp Da Cá Sấu m2 250.6 423.15 673.75 Châu Âu B. YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH04B.DOC  HƯỚNG DẪN : - Dùng lệnh :insert/table / insert table TRUỜNG CAO ÐẲNG NGHỀ ÐÀ NẴNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  99 TÔ Hiến Thành . 0511. 940674 CHIÊU SINH CÁC LỚP TIN HỌC THỨ THỨ HAI - TƯ - SÁU BA - NĂM - BẢY 7g30 - 9g30 : Tin học VP (11/05) 7g 30 - 9g30 : Tin học CB (10/05) SÁNG (windows - winword - excel) 9g30 - 11g30 : Foxpro CB (10/05) 9g30 - 11g30 : pascal NC (15/05) 13g30 - 15 g30 : Pascal CB (14/05) 13g30 - 15 g30 : foxpro NC (19/05) CHIỀU 15g30 - 17g30 : Foxpro NC (19/05) 15g30 - 17g30 : Tin học CB (15/05) 18g - 20 g : Tin học VP (18/05) 18g - 20 g : Foxpro CB (21/05) TỐI (windows - winword - excel) TỔNG HỢP TÌNH HÌNH GHI DANH CÁC LỚP TIN HỌC KHÒA KHÒA KHÒA KHÒA LỚP HỌC TỔNG SỐ 1/1998 1/1999 1/2000 1/2001 TH CănBản 100 120 160 150 530 ĐT Văn Phòng 50 70 150 250 520 Foxpro 10 15 25 25 75 Pascal 15 15 20 15 65 C++ 0 0 0 5 5 Windows 50 50 60 50 210
75 Winword 100 200 200 200 700 Excel 70 80 100 140 390 Corel Draw 10 10 15 10 45 Access 0 0 10 30 40 Auto CAD 4 6 10 10 30 TỔNG SỐ 409 566 750 885 2610 TRUNG BÌNH 37,18 51,45 68,18 80,45 109,34 Tổng Số Học Viên là : TRUNG ĐIỂM BÌNH STT HỌ TÊN TỔNG WORD EXCEL ACCESS CỘNG 1 NGUYỄN T. KIM ÁNH 2 6 4 12 4 2 NGUYỄN KIM LINH 4 5 6 15 5 3 LÊ HỒNG NHUNG 10 4 6 20 6,67 4 NGÔ THỊ LANH 8 6 7 21 7 5 NGUYỄN THỊ PHÚC 8 9 7 24 8
76 BÀI 6: BẢO MẬT VÀ IN ẤN Mã bài: 07.6 Giới thiệu: In ấn là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học word, chưa có nhiều kỹ năng về in ấn. Qua các chức năng trong bài này, giúp ta biết cách bảo mật được file văn bản, quan sát được cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lí, kịp thời đối với tài liệu để khi in ra sẽ có được kết quả như ý muốn. Mục tiêu: - Thực hiện được thao tác tạo mật khẩu cho văn bản. - Chọn lựa chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn. - Thực hiện được các thao tác trộn văn bản. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính: 1. Bảo mật : Mục tiêu: Bảo vệ độ an toàn cho văn bản bằng mật khẩu Tạo Password cho văn bản: + Tại thẻ File, chọn Info, chọn Protect Docunment, chọn Encrypt with Password + Tại hộp Encrypt Documnent gõ vào Password, sau đó chọn OK + Tại hộp Confirm Password, Gõ lại Password và nhấn chọn OK Hình 6.1: Hộp thoại tạo Password 2. In ấn Mục tiêu: - Định dạng văn bản trước khi in - In văn bản soạn thảo ra giấy. 2.1 Định dạng trang in Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4)
77 - Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hộp thoại Page Setup Hình 6.2: Chọn nhóm Page Setup Chọn loại giấy – Tab Paper - Paper Size : chọn loại giấy, Nhấp thước tương ứng Hình 6.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper) sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo Nhấp thước giấy trong width và height 2.2. Đặt lề cho trang in - Top : Lề bên trên của trang in - Bottom : Lề bên dưới của trang in - Left : Lề trái của trang in - Right : Lề phải của trang in - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách - From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang Hình 6.4:Đặt lề trang giấy
78 - Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách. 2.3. In tài liệu -Thẻ File, chọn Print Hình 6.5 : In tài liệu - Copies: chọn số bản in - Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer. o Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard - Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp 3. Trộn văn bản Mục tiêu: - Xác định đúng dạng văn bản cần thực hiện trộn thư - Thực hiện thành thạo thao tác trộn thư 3.1. Các khái niệm Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp.
79 Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đềtrên một cách nhanh chóng. 3.1.1. Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. 3.1.2. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh 3.2 Trộn thư Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau Công Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 tháng 3 năm 2012 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám đốc Trần Văn B Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và cũng có thể thay đổi kích cỡ. Để thực hiện mail merge cần phải qua 6 bước, làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2
80 Trong mục Select starting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3 Hình 6.6: Các bước thực hiện Mail Merge Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK Hình 6.7: Chọn file để lấy dữ liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
81 Hình 6.7: Thực hiện bước 4, 5, 6 tiếp theo Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, l ần lượt chèn các field vào trong main document như sau: Hình 6.8: Chèn các Fiel cần Merge Nhấn nút Next sang bước thứ 6. Chọn Print nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản. Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.
82 Hinh 6.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thông tin sau khi đã được Trộn dữ liệu BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 5 KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày các bước và cách thực hiện trộn văn bản? Câu 2: Giả sử có văn bản thuctap.doc. Hãy thực hiện các yêu cầu sau: - Xem văn bản trước khi in - In các trang chẵn - In các trang lẻ - In tất cả các trang - In 3 bản thuctap.doc Câu 3: Trình bày các chức năng hộp thoại Page Setup? KỸ NĂNG: YÊU CẦU :
83 Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy quyết định lương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 1234/TCCB-QĐNL Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG V/v nâng bậc lương cho nhân viên HIỆU TRƯỞNG - Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 của Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lương của Công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp; - Căn Thông tư số 04/1999/TT-TCCP ngày 20/03/1999 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 95/1998/NĐ-CP của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; - Theo đề nghị của Ông/Bà Trưởng phòng TCHC. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lương cho Ông (Bà): Đơn vị : Ngạch : Mã số: Từ hệ số : Lên hệ số: kể từ ngày Điều 2: Ông (Bà) có tên ở điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 2. - Lưu VT, TCHC 1) Soạn danh sách nhân viên được nâng lương và lưu vào file có tên “DanhSachNangLuong.doc” Mã Từ hệ Lên TT Họ tên Tên ngạch Từ ngày Tên đơn vị ngạch số hệ số Phòng hành 1 Lê Văn Thành Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 chính Chuyên viên Phòng hành 2 Ngô Văn Hiền 1002 3.0 11/10/11 3.33 chính chính Chuyên viên cao 3 Nguyễn Văn Liêm 1001 5.08 15/5/11 5.42 Phòng thiết bị cấp Phòng kỹ 4 Phạm Minh Kỹ sư 6033 3.33 11/12/11 3.33 thuật Chuyên viên 1002 5 Lê Lân 5.08 15/4/11 5.42 Phòng quản trị chính Phòng tài 6 Nguyễn Hương Chuyên viên 1003 3.66 5/9/11 3.99 chính
84 1. Soạn mẫu như sau lưu với tên QĐNangLuong.doc và thực hiện trộn QĐ nâng lương tự động cho các nhân viên 2. Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file 4. In file QĐNangLuong.doc
85 Bài 7: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH EXCEL Mã bài: 07.7 Giới thiệu: Hằng ngày công việc thường xuyên nhất của một nhân viên văn phòng đó là soạn thảo văn bản. Đây là một công việc dễ gây nhàm chán. Nhưng nếu chúng ta là một kế toán viên thì công việc tính toán là công việc gần gũi nhất. Để phục vụ cho công việc tính toán đầy căng thẳng và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cũng như qui mô tính toán và độ phức tạp, Microsoft viết ra một trình ứng dụng chuyên về tính toán đó là MS Excel. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm về bảng tính; - Mô tả được cách thức tổ chức làm việc trên bảng tính; - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. 1 Giới thiệu Excel : Mục tiêu: - Hiểu đúng chức năng cơ bản của phần mềm Excel là tính toán. - Trình bày đúng khái niệm về bảng tính 1.1 Giới thiệu về Excel: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. 1.2. Trình bày các khái niệm: Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
86 Hình 7.1 Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu, Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu, Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, Developer: Tab này mặc định được ẩn vì chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Popular ->Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ ) trong bảng tính, chúng ta hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà chúng ta chọn. Hình 7.2 Thực đơn ngữ cảnh
87 1.3 Mô tả cấu trúc của một bảng tính: Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó chúng ta làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy chúng ta có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của chúng ta. Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16.384 cột và 1.048.576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65.536 dòng). Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi chúng ta muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. Hình 7.3 Các thành phần của Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.
88 Hình 7.4 Giao diện Excel 2010 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước. Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít chúng ta có thể nhấn chọn More Commands để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh HÌnh 7.5 Các lệnh trong thực đơn Office
89 HÌnh 7.6 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 7.7 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh 2. Các lệnh cơ bản đối với bảng tính Mục tiêu: - Thao tác thành thạo với các lệnh thực hiện đối với bảng tính đúng theo yêu cầu. 2.1 Tạo mới bảng tính Chọn nút Office ->New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, chúng ta chọn Blank workbook và nhấp nút Create.
90 Hình 7.8: Minh họa Tạo bảng tính mới 2.2 Mở bảng tính đã tạo: Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office ->chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Advance - >phần Display ->Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. 3. Chọn nút Office ->Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).
91 Hình 7.9: Minh họa Mở bảng tính đã tạo sẵn 2.3 Lưu bảng tính ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các chúng ta phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của chúng ta. Nhằm an toàn cho dữ liệu, chúng ta nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover chúng ta chọn nút Office ->Excel Options ->Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes. Hình 7.10: Minh họa lưu tập tin
92 Một số cách lưu workbook: 1. Chọn nút Office ->Save 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, chúng ta hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ. Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ | Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!). B1. Nhấn nút Office ->Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Nhấn nút Tools ->chọn General Options , hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK B6. Nhấn nút Save để hoàn tất. Hình 7.11: Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).
93 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: Một số cách đóng: 1. Chọn nút Office ->Close 2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc chúng ta lưu lại các thay đổi đó. * Sắp xếp workbook Khi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ->chọn nút Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp. Hình 7.12: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel 3. Các thao tác căn bản trên một bảng tính: Mục tiêu: - Thực hiện thành thạo các thao tác trên bảng tính. 3.1. Di chuyển trong bảng tính: Chúng ta có thể dùng chuột, các phím ->, thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới
94 bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính. -Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống. -Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang. HÌnh 7.13: Thanh cuốn ngang Thao tác: -Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái. -Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải. Thanh Sheet tab Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể dùng để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet đầu tiên chúng ta nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì chúng ta nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó trong trường hợp có quá nhiều sheet thì chúng ta hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến. HÌnh 7.14: Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì chúng ta nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển được nhanh hơn. Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng
95 ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau là ô trống → End + ← hoặc Ctrl + Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau là ô trống ← End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 3.2 Chọn vùng làm việc: Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Hình 7.15: Địa chỉ ô và vùng