Tài liệu Quản lý tồn trữ thuốc (Cao đẳng Dược chính quy)

Nội dung text: Tài liệu Quản lý tồn trữ thuốc (Cao đẳng Dược chính quy)

1. GIỚI THIỆU HỌC PHẦN QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC ĐỐI TƯỢNG: CAO ĐẲNG DƯỢC CHÍNH QUY Số tín chỉ: 2(1/1) Số tiết: 45 tiết + Lý thuyết: 15 tiết + Thực hành: 30 tiết Thời điểm thực hiện môn học: Học kỳ IV MỤC TIÊU HỌC PHẦN 1. Phân tích được mục đích và các quy định cơ bản khi thực hiện quản lý tồn trữ thuốc 2. Phân tích được cách thiết kế một kho dược 3. Biết được cách bảo quản thuốc và các dụng cụ y tế trong kho dược 4. Thực hiện thành thạo các kỹ thuật bảo quản thuốc và dụng cụ y tế trong kho dược 5. Vận dụng một cách thành thạo các quy định đã được học trong thực hành tại một cơ sở đạt chuẩn GSP 6. Trung thực, khách quan, có tinh thần học tập vươn lên; 7. Nghiêm túc trong việc xắp xếp kho thuốc, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bảo quản thuốc và dụng cụ y tế. 8. Thận trọng, tỷ mỉ, chính xác trong quá trình sắp xếp và bảo quản thuốc, dụng cụ y tế tránh nhầm lẫn. NỘI DUNG HỌC PHẦN STT NỘI DUNG TRANG PHẦN LÝ THUYẾT 1 Chức năng, nhiệm vụ và phân loại kho 3 2 Diện tích và cách bố trí một kho Dược 8 3 Công tác quản lý trong kho Dược 12 4 Địa điểm và thiết kế một kho Dược 30 5 Các trang thiết bị trong kho Dược 33 6 Nội dung về GSP. Hướng dẫn thực hiện 37 7 Bảo quản thuốc - hóa chất và dược liệu 56 8 Bảo quản dụng cụ kim loại 63 9 Bảo quản dụng cụ cao su và chất dẻo 67 10 Bảo quản Bông – Băng – gạc – chỉ khâu phẫu thuật 73 PHẦN THỰC HÀNH 1 Công tác quản lý trong kho Dược 78 1
2. 2 Địa điểm và thiết kế của một kho Dược 82 3 Các trang thiết bị trong kho Dược 83 4 Diện tích và cách bố trí của một kho Dược 85 5 Nội dung về GSP 87 Tổng 87 2
3. PHẦN LÝ THUYẾT BÀI 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ PHÂN LOẠI KHO MỤC TIÊU 1. Trình bày dẫn dắt được chức năng của kho dược 2. Phân tích được nhiệm vụ của kho dược 3. Hiểu được các cách phân loại kho dược NỘI DUNG Quá trình sản xuất cũng như quá trình lưu thông phân phối thuốc chỉ có thể thực hiện được nếu có những dự trữ nhất định về vật tư, nguyên liệu và hàng hóa. Dự trữ hàng hóa là một điều kiện của lưu thông hàng hóa và là một hình thức tất nhiên phát sinh trong lưu thông hàng hóa. Phần lớn các sản phẩm sau khi sản xuất ra không trực tiếp đi ngay vào lĩnh vực tiêu dùng, mà phải qua trao đổi, qua lưu thông để sang lĩnh vực tiêu dùng, tức là phải qua giai đoạn dự trữ hàng hóa. Theo tổ chức y tế thế giới (WHO) thì: Tồn trữ (Storage) là sự bảo quản tất cả nguyên vật liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất, nhập hàng hóa hàng ngày Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất mà chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc. Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là những điều kiện không thuận lợi cho công tác tồn trữ. Điều kiện kho tàng và các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản chưa đầy đủ. Hơn nữa, trình độ chuyên môn về lĩnh vực này của cán bộ dược còn hạn chế. Vì vậy môn quản lý tồn trữ sẽ ít nhiều giúp cho người dược sĩ nắm được những nguyên tắc chung nhất trong công tác bảo quản, xuất nhập thuốc, góp phần thực hiện mục tiêu: “Đảm bảo đủ, kịp thời thuốc có chất lượng, giá cả hợp lý cho công tác phòng và chữa bệnh trong cộng đồng” mà chính sách thuốc quốc gia đã đề ra. 1. Chức năng, nhiệm vụ và phân loại kho 1.1. Chức năng 3
4. Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông, một mặt kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu thông. Mặt khác có vị trí độc lập nhất định với sản xuất và lưu thông Hình 1.1. Vị trí của kho đối với sản xuất và phân phối lưu thông 1.1.1.Kho dược có chức năng bảo quản Đây là chức năng chính. Hàng hóa trong kho được bảo quản tốt cả về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt, hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát Vì vậy có thể nói kho dược góp phần đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng cường năng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp phần cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao. 1.1.2.Kho dự trữ nguyên liệu, phụ liệu, vật tư, bao bì và hàng hóa cần thiết Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục, đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân 1.1.3.Góp phần công tác kiểm tra, kiểm soát và kiểm nghiệm thuốc Khi xuất, nhập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, xấu, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng cũng như các doanh nghiệp sản xuất kinh và doanh thuốc 1.1.4.Kho còn có chức năng góp phần điều hòa vật tư, hàng hóa Cân đối cung cầu hàng hóa trên thị trường, kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư, hàng hóa. Do đó, nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời các nhu cầu phòng chữa bệnh. Góp phần thực hiện cân đối cung cầu. Để thực hiện được điều này, công tác quản lý lượng hàng hóa trong kho có vai trò quan trọng. 1.2.Nhiệm vụ của kho dược Tất cả kho dược cũng như các kho vật tư hàng hóa nói chung đều có cùng nhiệm vụ là: Tổ chức thực hiện việc dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt vật tư, hàng hóa 4
5. trong kho, phát triển các hoạt động dịch vụ văn minh phục vụ sản xuất và lưu thông hàng hóa với chi phí lao động xã hội thấp nhất 1.2.1.Kho dược có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc đự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt vật tư, hàng hóa Hàng hóa dự trữ trong kho dược là nguyên vật liệu, bao bì làm thuốc (Dược liệu, hóa chất ) và thành phẩm thuốc các loại. Đây là tài sản của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, là điều kiện vật chất để đáp ứng nhu cầu phòng, chữa bệnh của xã hội. Nhiệm vụ của các cán bộ nhân viên làm công tác trong kho là phải có các biện pháp kỹ thuật bảo quản thích hợp đối với từng loại hàng hóa. Không ngừng áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến, các máy móc trang thiết bị hiện đại để tăng cường công tác bảo quản, giảm sức lao động nặng nhọc của công nhân kho. 1.2.2.Kho dược có nhiệm vụ xuất, nhập hàng hóa chính xác, kịp thời quản lý tốt số lượng hàng hóa trong kho Một trong những nhiệm vụ chính của kho là nhập hàng vào kho, dự trữ và bảo quản chúng một thời gian, sau đó giao lại cho khách hàng. Đó là nhịp cầu nói giữa các nhà sản xuất và các nhà kinh doanh hoặc giữa các nhà kinh doanh với nhau. Vì vậy việc xuất nhập kho phải được thực hiện đúng lịch trình của hợp đồng quy định. Đồng thời trong quá trình xuất nhập hàng hóa kho phải thực hiện đầy đue, nghiêm túc các quy định về kiểm nhận (kiểm tra, kiểm soát, kiểm nghiệm) để xác định đúng đắn, chính xác số lượng, chất lượng, chi tiết các loại hàng hóa theo đúng các thủ tục giao nhận quy định, với thời gian ngắn nhất để khỏi ảnh hưởng đến các lần xuất nhập tiếp theo. Việc giao nhận hàng hóa chính xác, kịp thời chẳng những góp phần thúc đầy quá trình sản xuất, phân phối lưu thông được bình thường, liên tục mà còn gây được cảm tình, tín nhiệm của khách hàng, giảm được chi phí giao nhận, lưu kho, giải phóng nhanh các phương tiện bốc dỡ và nâng cao được tinh thần trách nhiệm và trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong kho. Việc giao nhận hàng hóa chính xác còn giúp cho các nhà quản lý kho nắm vững được số lượng hàng hóa trong kho, hàng luân chuyển, hàng dự trữ, để có các kế hoạch phù hợp, nâng cao hiệu quả công tác kinh doanh trong kho. 1.2.3.Kho còn có nhiệm vụ phát triển các hoạt động dịch vụ văn minh phục vụ khách hàng Dù là kho phục vụ cho sản xuất hay cho quá trình phân phối lưu thông, kho đều phải phát triển các hình thức dịch vụ để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, đầy đủ và thuận tiện Các dịch vụ phục vụ khách hàng ở kho bao gồm các dịch vụ mang tính chất sản xuất: như gia công, chế biến những nguyên liệu cho phù hợp với yêu cầu của sản xuất, đồng thời gồm cả dịch vụ có tính chất thương mại, như đóng gói sẵn hàng hóa, vận chuyến đến tận nơi cho khách hàng, bốc xếp lên phương tiện cho khách hàng, bảo 5
6. quản thuê hàng hóa, lắp ráp, tu chỉnh, hiệu chỉnh máy móc, hướng dẫn, bảo hành cho người sử dụng Những dịch vụ về kinh doanh như: cho thuê kho, cho thuê các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản kể cả việc quảng cáo thuê cho khách hàng 1.2.4.Tiết kiệm chi phí kho, góp phần hạ chi phí lưu thông và chi phí kinh doanh của đơn vị mà kho phụ thuộc cũng là nhiệm vụ quan trọng Quá trình thực hiện nghiệp vụ kho cần các khoản: Chi phí xuất nhập hàng hóa: tiền bốc vác, chuyên chở, hóa đơn giấy tờ Chi phí bảo quản hàng hóa: Chi phí xây dựng kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản Tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng cho các cán bộ công nhân viên Ngoài ra còn các khoản chi phí do sự hư hao của hàng hóa trong quá trình bảo quản: Hao hụt tự nhiên, hao hụt do nấm mốc, côn trùng cắn phá dược liệu, hao hụt do nhầm lẫn, do thuốc giảm chất lượng, thuốc hết hạn, hao hụt do mất cắp hàng hóa hạ thấp được chi phí kho sẽ góp phần hạ thấp chi phí lưu thông hàng hóa, giảm chi phí kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.Phân loại kho Phân loại kho là việc phân chia và sắp xếp các loại kho theo các tiêu thức nhất định nhắm tạo điều kiện cho công tác quản lý và kỹ thuật xây dựng kho được thuận lợi Có nhiều cách phân loại kho: 1.3.1.Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho Xét theo nhiệm vụ chính có thể chia làm các loại kho như sau: * Kho thu mua, kho tiếp nhận: loại kho này thường được đặt ở nơi sản xuất, khai thác hay đầu mối ga, cảng để thu mua, tiếp nhận hàng hóa. Nhiệm vụ của kho là gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho phân phối khác. Ví dụ: Kho của công ty Dược liệu trung ương I được đặt ở các địa phương để thu mua dược liệu * Kho tiêu thụ: Kho này chứa các thành phẩm của xí nghiệp sản xuất ra. Ví dụ các kho của xí nghiệp dược phẩm trung ương I, trung ương II Nhiệm vụ chính của kho là kiểm tra, kiểm soát, kiểm nghiệm lại phẩm chất của thuốc (kể cả nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm) vừa được sản xuất, sắp xếp, phân loại đóng gói theo đơn đặt hàng để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương mại hoặc các cơ sở tiêu dùng khác. * Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận chuyển của hàng hóa. Ví dụ kho của các nhà ga, bến cảng Đây là nơi chứa hàng hóa tạm thời. Hàng hóa được vận chuyển từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. Hàng hóa không được chia nhỏ mà vẫn giữ nguyên đại, nguyên kiện. * Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ hàng hóa trong một thời gian dài và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp * Kho cấp phát, cung ứng: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng. Ví dụ các kho dược liệu, hóa chất, hóa dược gần các xí nghiệp dược phẩm. Các kho của các 6
7. công ty dược phẩm cung ứng hàng hóa cho các đơn vị tiêu dùng. Tại đây hàng hóa sẽ được ra lẻ, chuẩn bị theo đơn đặt hàng. 1.3.2.Phân loại theo mặt hàng chứa trong kho Theo cách phân loại này thì tên gọi của kho là tên của mặt hàng chứa trong kho đó. Trong ngành dược thường có các loại kho sau: * Kho dược liệu: Kể cả kho thu mua và kho phân phối dược liệu * Kho hóa chất, hóa dược: Bao gồm cả kho hóa chất dễ cháy, dễ nổ, hóa chất độc, ăn mòn, hóa chất cần tránh ánh sáng . * Kho bán thành phẩm: Ví dụ các kho chứa cao đặc, cao lỏng đông y, cồn, DEP, mật ong chưa ra lẻ bao gói * Kho thuốc thành phẩm: Với kho thuốc thành phẩm thì lại chia thành các kho thành phẩm thuốc độc, thành phẩm thuốc thường . 1.3.3.Phân loại theo hình thức xây dựng Theo hình thức xây dựng có thể chia thành 3 loại kho: * Kho kín: Với kho dược thì phần lớn sử dụng là các kho kín. Kho dược xây dựng sao cho có thể ngăn cách hàng hóa bảo quản không chịu (hoặc ít chịu) những ảnh hưởng của các tác nhân bên ngoài như mưa, nắng, gió bụi * Kho nửa kín: Là loại kho chỉ có tường lửng và mài che tránh mưa nắng * Kho lộ thiên (sân, bãi) : Đây là loại kho có tường bao quanh và nền được rải bê tong Trong ngành dược kho nửa kín và kho lộ thiên ít được sử dụng vì hàng hóa trong kho ngành dược phần lớn là đắt tiền, dễ bị hư hỏng bởi các điều kiện thời tiết. Ngoài 3 cách phân loại trên người ta còn có thể phân loại theo độ bền, theo qui mô lớn nhỏ, theo mức độ cơ giới hóa 7
8. BÀI 2 DIỆN TÍCH VÀ CÁCH BỐ TRÍ CỦA MỘT KHO DƯỢC MỤC TIÊU 1. Trình bày dẫn dắt được những yêu cầu về diện tích kho dược 2. Vẽ được sơ đồ bố trí một kho dược NỘI DUNG 1.Diện tích kho Dược Kho dược phải có diện tích đủ rộng để có thể phân chia thành các khu vực hoặc phòng riêng biệt. Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực kho phải bao gồm diện tích các bộ phận sau: - Diện tích nghiệp vụ: Diện tích này bao gồm: + Diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa – diện tích này được gọi là diện tích hữu ích, chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 diện tích của toàn khu vực kho. + Diện tích sử dụng cho công tác xuất nhập hàng hóa - Diện tích phụ: Là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực hiện các công việc phụ cho nghiệp vụ kho như: phòng thí nghiệm để kiểm nghiệm, kho chứa bao bì, diện tích để đóng gói lẻ hoặc sửa chữa hàng hóa - Diện tích hành chính, sinh hoạt: Văn phòng, câu lạc bộ, nhà ăn, nhà tắm, nhà vệ sinh . Sau đây là một vài cách tính diện tích của kho dược: - Tính diện tích chiếm đất của toàn bộ khu vực kho dược: S S: Diện tích của toàn bộ khu vực kho ( ) S1: Diện tích hữu ích của kho ( ) α: hệ số chiếm đất Nếu khu vựa xây dựng bằng phẳng không ao hồ thì α nằm trong khoảng 0,38 – 0,42 Nếu khu vực xây dựng kho là đồi núi, có hồ ao thì α được tính từ 0,32 đên 0,35 - Tính diện tích hữu ích của kho dược S1 = S1: Diện tích hữu ích của kho ( ) T: Lượng hàng hóa chứa trong kho (tấn) 8
9. P: Sức chứa của 1 diện tích tiêu chuẩn đối với từng loại hàng hóa (tấn/m2) β: Hệ số sử dụng Nếu hàng hóa xếp trên giá: β = 0,42 – 0,47 Hàng hóa xếp trên bục: β = 0,65 – 0.70 Hàng hóa xếp thành khối đứng: β = 0,68 – 0,75 Một cách khác, theo hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới cho những nước đang phát triển thì diện tích của một kho dược (với các kho nhỏ) đượ tính toán dựa trên số dân tiêu thụ thuốc mà doanh nghiệp dược phục vụ. Bảng 2.1.Tính toán diện tích kho dược dựa trên số dân tiêu thụ thuốc 2 Số dân tiêu thụ thuốc Thời gian của một chu kỳ S1(m ) (người) cung ứng thuốc (tháng) 10.000 4 20 20.000 2 20 20.000 4 40 40.000 2 40 40.000 4 80 80.000 2 80 80.000 4 100 - Tính diện tích làm nơi xuất nhập hàng hóa Ở những kho lớn- khối lượng hàng hàng hoóa nhập nhiều, nơi xuất, nhập hóa phải được bố trí riêng ở hai phía của nhà kho. Những kho nhỏ, khối lượng hàng hoá ít thì nơi xuất nhập hàng có thể được tổ chức gần nhau hoặc cùng một nơi. Diện tích dùng làm nơi xuất, nhập hàng hóa được tính như sau: S2= ) Trong đó S2: Diện tích nơi xuất nhập hàng hóa. Q: Lượng hàng hóa xuất (nhập) hàng năm ( tấn) K1: Hệ số không đồng đều của hàng hóa (K1 = 1,2 đến 1,5). t: Thời gian quy định hàng hóa để nơi xuất, nhập (ngày). P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại hàng (tấn/m2). 2 K2:Hệ số sử dụng diện tích nơi nhập hoặc xuất kho (m ). - Tính diện tích phụ: Diện tích phụ của kho được xác định sựa vào tốc độ chu chuyển của hàng hóa, đường đi lại trong kho, diện tích nơi kiểm nghiệm, đóng gói, ra lẻ, Diện tích phụ sẽ bằng tổng của các diện tích kể trên S3 = L1+L2+L3+ 9
10. 2 L1: Diện tích của đường đi lại (m ) được tính như sau: L1 = A x α A: Chiều rộng của đường đi lại α: Chiều dai tương ứng của đường đi lại. Trong đó: A= 2B+3C(m) B: Chiều rộng xe vận tải. C: Chiều rộng của khoảng cách giữa hai xe vận tải và giữa xe vận tải với nơi xếp hàng. - Diện tích nơi hành chính, sinh hoạt: Để xác định diện tích hành chính, sinh hoạt cần phải dựa vào số lượng cán bộ công nhân viên ở kho, diện tích làm việc hành chính bình quân cho mỗi người, diện tích cần thiết phục vụ cho sinh hoạt như nhà tắm, nhà vệ sinh, môi trường, 2 S4 = S1 x H (m ) Trong đó H: Tỷ lệ diện tích hành chính sinh hoạt so với diện tích hữu ích (%). 2.Cách bố trí một kho Dược Có thể có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực kho dược, tùy thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho. Dưới đây là một vài kiểu bố trí tương đối thuận tiện cho công tác quản lý và xuất nhập hàng- theo hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới. 10