Giáo trình tin học văn phòng Microsoft word - Chương I: Soạn thảo văn bản

Nội dung text: Giáo trình tin học văn phòng Microsoft word - Chương I: Soạn thảo văn bản

1. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng tRUNG T¢M TIN HäC tØnH §IÖN BI£N Microsoft Word Chương I SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1 BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT WORD 1. Khởi động: Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Word 2003. Hình 1: Khởi động chương trình word Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền. 2. Thoát ra khỏi chương trình: Nhấn chuột vào File chọn Exit hoặc chọn biểu tượng Close Window trên góc phải màn hình. *Lưu ý: Khi thoát khỏi chương trình. Có thể Word sẽ nhắc ta ghi lại tập tin nếu tập tin ta chưa đặt tên hoặc ta mở một tập tin đã có ra sửa chữa. Có 3 lựa chọn : Yes - Có ghi lại những thay đổi của tập tin; No - Không ghi lại; Cancel - Bỏ qua quay lại tiếp tục soạn thảo.
2. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word * Ghi nhớ: Ta luôn nhớ đặt tên cho văn bản ngay khi bắt đầu vào soạn thảo để đề phòng các sự cố mất điện, sự cố về phần mềm, Virut và các sự cố khác làm mất dữ liệu. - Khi soạn thảo văn bản không nên vừa đánh máy vừa trang trí văn bản. Việc trang trí chỉ nên làm khi đã soạn thảo xong. Bài 2 MÀN HÌNH VÀ CÁC PHÍM CHỨC NĂNG 1. Giới thiệu màn hình chính + Thanh Menu: chứa các menu tập hợp lệnh như File, Edit + Thanh Standar: chứa các công cụ cơ bản như: mở tệp tin (Open), in ấn (Print), sao chép (Copy) Thanh Menu Thanh Standard Thanh Formatting Thanh thước ngang Thanh thước dọc Thanh cuốn dọc Lên/xuống một trang màn hình Thanh Drawing Thanh trạng thái Thanh cuốn ngang Hình 2: Màn hình chính của chương trình soạn thảo văn bản Word + Thanh Formatting: chứa các công cụ định dạng văn bản: phông chữ, in đậm, nghiêng + Thanh Drawing: chứa các công cụ vẽ: vẽ đoạn thẳng (line), mũi tên (Arrow), vẽ hình oval, các văn bản nghệ thuật WordArt Trang hiện thời Tổng số trang văn bản Dòng Cột Chế độ đánh chèn/đè Hình 3: Thanh trạng thái Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 2 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
3. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word + Thanh trạng thái: hiển thị trạng thái đang làm việc của văn bản, ví dụ: trang hiện tại là trang 4 trên tổng số 37 trang của văn bản, con trỏ chuột đang ở dòng số 8, cột 29. Chế độ hiện tại là đánh chèn (chế độ đánh đè chữ OVR sẽ sáng, chuyển qua lại giữa chế độ đánh chèn và đánh đè bằng phím Insert trên bàn phím hoặc nháy đúp chuột vào chữ OVR trên thanh trạng thái) + Thanh cuốn ngang: cuốn văn bản theo chiều ngang, bấm vàođể dịch chuyển văn bản sang trái, bấm vàođể dịch chuyển văn bản sang phải. Có thể bấm giữ vào thanh cuốn ngang kéo để cuốn nhanh văn bản theo chiều ngang. + Thanh cuốn dọc: cuốn văn bản theo chiều dọc, bấm vàođể dịch chuyển văn bản lên trên, bấm vàođể dịch chuyển văn bản xuống dưới. Có thể bấm giữ vào thanh cuốn dọc kéo để cuốn nhanh văn bản theo chiều dọc. + Thanh thước ngang: hiển thị thước đo ngang văn bản. Có thể nháy đúp vào thước đo ngang để vào thẳng Page Setup. + Thanh thước dọc: hiển thị thước đo dọc văn bản. Có thể nháy đúp vào thước đo dọc để vào thẳng Page Setup. - Thước đo dọc và ngang (Ruler) dùng để canh lề và thiết lập TAB cho văn bản. * Lưu ý: Khi thước đo không hiển thị thì có thể ta đang ở chế độ nhìn Normal View. Để chuyển sang chế độ nhìn có hiển thị thước đo ta thực hiện theo các bước sau: Nhấn vào View trên thanh công cụ Chọn Page Layout. Cũng có thể thước đo đã được dấu hiển thị ta, để hiển thị lại thanh thước đo ta nhấn View đánh dấu kiểm (√) vào Ruler. 2. Các chế độ nhìn. Thay đổi chế độ nhìn để xem bố cục hoặc chi tiết văn bản; Ở chế độ phóng to hay thu nhỏ không ảnh hưởng tới văn bản khi in ra. Hộp Zoom Hình 4: Phóng to thu nhỏ màn hình Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 3 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
4. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word + Để thay đổi chế độ nhìn phóng to, thu nhỏ văn bản ta nhấn mũi tên xổ xuống, chọn phần trăm thích hợp (hoặc gõ số phần trăm và nhấn Enter) trong hộp Zoom trên thanh công cụ. Ví dụ: Cần nhìn ở chế độ 120%, ta bôi đen và gõ số 120 vào hộp Zoom (không cần gõ % sau số 120) - Chế độ nhìn Normal (Chế độ nhìn bình thường): ở chế độ nhìn này sẽ có khung hiển thị văn bản rộng nhất, thích hợp trong khi soạn thảo. - Chế độ nhìn Online Layout (Chế độ nhìn trực tuyến): thích hợp khi cần xem theo các đề mục của văn bản. - Chế độ nhìn Page Layout (Chế độ nhìn trình bày): Chế độ nhìn này thích hợp trong khi soạn thảo và chỉnh sửa văn bản. - Chế độ nhìn Outline Layout (Chế độ nhìn bố cục cách trình bày văn bản): Thích hợp khi chỉnh sửa các đề mục của văn bản. + Chuyển qua lại giữa các kiểu nhìn trong Menu View trên thanh công cụ hoặc nhấn biểu tượng các chế độ nhìn phía dưới, bên trái của màn hình. Normal View Online Layout View Page Layout View Outlayout View Hình 5: Các chế độ nhìn Ngoài ra còn có chế độ nhìn xem trước trang in (Print Preview) nhấn biểu tượng kính lúp trên thanh công cụ, chế độ này nhìn tổng thể trang văn bản trước khi in. 3. Chức năng chủ yếu của 1 số phím dùng để soạn thảo. + Phím Shift: Khi nhấn giữ đồng thời gõ vào một ký tự trên bàn phím thì: đối với phím chữ nếu đang gõ chữ thường sẽ chuyển sang chữ in hoa; đối với các phím số sẽ chuyển sang ký tự tương ứng được ghi phía trên phím số. Ví dụ: muốn gõ ký tự % ta phải nhấn phím Shift và gõ phím số 5. + Phím Caps Loock: Chuyển bàn phím sang đánh chữ in hoa khi đang gõ chữ thường và ngược lại. + Phím Tab: mỗi lần nhấn sẽ thụt đầu dòng vào một khoảng dừng TAB. Mặc định là 1,25cm. + Phím Space Bar (phím cách): Dùng để đẩy ký tự sang bên phải hoặc chèn khoảng trắng giữa các ký tự. 4. Di chuyển dấu chèn. - Dấu chèn: là một đoạn thẳng đứng hình chữ (I) xuất hiện trên cửa sổ màn hình cho ta biết vị trí các ký tự được nhập vào. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 4 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
5. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word + Các lệnh chính di chuyển dấu chèn bằng bàn phím: Nếu dùng bàn phím số ở phía phải ta phải bật phím Num Look. ĐỂ DI CHUYỂN BẤM PHÍM Sang trái một ký tự → Sang phải một ký tự ← Lên một dòng ↑ Xuống một dòng ↓ Cuối một dòng End Đầu một dòng Home Lên một trang màn hình PgUP (Page Up) Xuống một trang màn hình PgDn (Page Down) Xuống cuối của tư liệu Ctrl + End Lên đầu của tư liệu Ctr+Home + Di chuyển dấu chèn bằng chuột: - Bấm chuột vào vị trí cần di chuyển tới *Lưu ý: Ta chỉ có thể di chuyển dấu chèn tới một vị trí khi vị trí đó đã được đánh dấu dòng. 5. Sửa và xoá. + Khi ký tự gõ sai ở phía trước dấu chèn, ta có thể dùng phím Backspace để xoá ký tự. Khi ký tự gõ sai ở sau dấu chèn ta dùng phím Delete để xoá. - Nếu xoá nhiều ký tự, ta chọn khối ký tự muốn xoá và nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nút Cut trên thanh công cụ (biểu tượng hình ). + Muốn xuống dòng, bắt đầu một dòng mới nhấn phím Enter. + Muốn thêm một hoặc nhiều dòng trắng trong văn bản ta gõ Enter một hoặc nhiều lần. + Muốn xoá khoảng trắng giữa 2 dòng ta đặt dấu chèn vào cuối dòng trên bấm phím Delete hoặc đặt dấu chèn vào đầu dòng của đoạn văn bản dưới bấm phím Backspace. + Để đẩy các ký tự hoặc dòng văn bản sang bên phải ta đặt dấu chèn vào trước ký tự. Dùng phím Tab hoặc phím Space (phím dài nhất trên bàn phím) để đẩy. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 5 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
6. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Bài 3 CÁCH GÕ TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Các kiểu gõ tiếng Việt: Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt, kiểu gõ thông dụng nhất ở Miền Nam là kiểu gõ VNI kiểu gõ này dùng các phím số để gõ dấu; ở Miền Bắc thường dùng kiểu gõ TELEX theo bảng mã Tiêu chuẩn Việt Nam (Unicode). a. Qui ước gõ tiếng Việt theo kiểu gõ TELEX: Dùng Font Unicode mã Unicode, là loại font được dùng hầu hết tại các tỉnh khu vực phía Bắc và Hà nội. DẤU KÝ HIỆU BÀN PHÍM Huyền ` F Sắc / S Hỏi ’ R Ngã ~ X Nặng . J Xoá dấu Z Â Â AA Ă Ă AW Ê Ê EE Ô Ô OO Ư Ư W, ] , UW Ơ Ơ [ , OW Đ Đ DD Quy ước, ý nghĩa của các phím với bộ gõ theo kiểu Telex * Lưu ý: Cặp chữ ƯƠ rất hay gặp trong tiếng Việt, để gõ nhanh có thể dùng 2 phím ][ gần nhau để đạt được tốc độ cao do giảm một nửa số thao tác do phải gõ các phím cách xa nhau UWOW. - Trong trường hợp gõ sai dấu ta có thể gõ lại dấu đúng ngay sau nguyên âm, chương trình sẽ tự động sửa lại dấu không phải xoá chữ để gõ lại, nếu muốn bỏ dấu thì ta chỉ việc gõ chữ Z. - Các phím dấu chỉ có tác dụng theo ngữ cảnh tức là nếu không có nguyên âm nào trong vùng tác dụng thì nó vẫn hiển thị như trong chế độ tiếng Anh, ví dụ phím F nếu đi sau chữ A thì sẽ thành chữ À, còn nếu gõ riêng nó vẫn hiện chữ F, Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 6 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
7. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word - Muốn gõ các chữ: W, J, S, R, X, F ta gõ phím đó 2 lần liên tiếp. Ví dụ: muốn gõ chữ W ta gõ WW. - Muốn gõ hai chữ O ta gõ phím O ba lần liên tiếp. Ví dụ: Noong Nhai ; ta gõ Nooong Nhai. b. Cách gõ tiếng Việt với bộ gõ VNI: Font VNI do công ty Vietnam International (USA) phát triển, là font chữ 2 byte thường được sử dụng trong khu vực phía Nam và ở nước ngoài. Font này thường bắt đầu bằng chữ: VNI-xxx.TTF. Ví dụ: VNI-Time Quy ước, ý nghĩa của các phím với bộ gõ theo kiểu VNI - Phím số số 1 = Dấu sắc - Phím số số 2 = Dấu huyền - Phím số số 3 = Dấu hỏi - Phím số số 4 = Dấu ngã - Phím số số 5 = Dấu nặng - Phím số số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô - Phím số số 7 = Dấu râu của chữ ơ và ư - Phím số số 8 = Dấu trăng của chữ ă - Phím số số 9 = Dấu gạch ngang của chữ đ - Phím số số 0 = Khử dấu (xoá dấu) Ví dụ: Gõ dòng chữ Nước chảy đá mòn bằng dãy các phím sau: Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2 Dùng phím để gõ các chữ số và các ký tự sau các nguyên âm. Ví dụ: A! = A ! Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 7 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
8. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word c. Gõ tiếng Việt với Font Unicode. Font Unicode với kích thước mã gấp 256 lần so với các mã 8-bit hiện hành (TCVN 5712, VNI ) Unicode (16-bit) có đầy đủ các ký tự tiếng Việt và khắc phục được các lỗi tranh chấp với các ký tự điều khiển (mất chữ ư, ơ, ả trong TCVN, VNI ) Các văn bản tiếng Việt được soạn bởi font Unicode sẽ hiển thị chính xác tiếng Việt dù có được mở bằng bất cứ máy tính nào trên thế giới có sử dụng Unicode. Việc chuyển sang sử dụng font Unicode của Việt Nam là một điều tất yếu. Bộ Khoa học - CNMT đã chính thức phê chuẩn việc sử dụng bộ font Unicode 16-bit thống nhất trên toàn quốc. Các máy tính dùng hệ điều hành Windows 98SE, ME, 2000, XP hoặc có cài Office 2000, XP, Office 2003 đã có sẵn các font Unicode: Arial, Courier New, Microsoft Sans Serif, Palatino Linetype, Tahoma, Time New Roman, Có hai cách để gõ tiếng Việt bằng font Unicode: + Sử dụng các bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode như: Unikey, Vietkey 2000 + Sử dụng keyboard có sẵn của Windows 2000, Windows XP Tuy nhiên, do việc sử dụng keyboard có sẵn của Windows hơi phức tạp vì bộ gõ này có qui định kiểu gõ riêng nên việc sử dụng bộ gõ tiếng Việt có hỗ trợ Unicode là lựa chọn tốt nhất. + Cách gõ Unicode với bộ gõ Unikey: - Các máy tính cài bộ gõ Unikey có thể sử dụng font Unicode bằng cách: 1- Bấm phải chuột vào biểu tượng Unikey ở khay đồng hồ (góc dưới, bên phải màn hình) chọn kiểu gõ TELEX, bộ gõ Unicode. 2- Trong cửa sổ màn hình soạn thảo văn bản Word chọn phông chữ Unicode. Ví dụ: Arial, Courier New, Microsoft Sans Serif, Palatino Linetype, Tahoma, Time New Roman, Verdana - Khi đã chọn đủ hai điều kiện trên, việc gõ tiếng Việt với phông chữ Unicode vẫn dùng cách gõ Telex hoặc VNI như bình thường. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 8 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
9. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word * Có thể thay đổi cách gõ trong cửa sổ chính của chương trình Unikey: + Cho hiện cửa sổ Unikey bằng cách: - Bấm phím phải chuột vào biểu tượng Unikey ở khay đồng hồ (góc dưới, bên phải màn hình) chọn Bảng điều khiển [CS+F5] - Chọn kiểu gõ: Telex và bảng mã: Unicode dựng sẵn. 2. Cách gõ 10 ngón: tập luyện với phần mềm MARIO Teaches typing Bàn phím tiêu chuẩn và vị trí các + Cách đặt tay trên bàn phím (với bàn phím tiêu chuẩn): - Bàn tay trái: Ngón út - A Ngón áp út - S Ngón giữa - D Ngón trỏ - F - Bàn tay phải: Ngón trỏ - J Ngón giữa - K Ngón áp út - L Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 9 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
10. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Ngón út - : + Vị trí gõ các phím của các ngón tay: - Bàn tay trái: Ngón út: Shift, 1, Q, A, Z Ngón áp út: 2, W, S, X Ngón giữa: 3, E, D, C Ngón trỏ: 4, 5, R, T, F, V, B - Bàn tay phải: Ngón trỏ: 6, 7, Y, U, H, J, N, M Ngón giữa: 8, I, K, , Ngón út: 0, -, =, Backspace, P, [, ], \, ;, Enter, /, - Ngón tay cái của một trong hai tay dùng để gõ phím Space Bar. Bài 4 GHI VĂN BẢN VÀO Ổ ĐĨA /: Sau khi soạn thảo ta cần phải ghi văn bản vào ổ đĩa để lưu trữ hoặc để soạn thảo tiếp vào lần sau. - Nên lấy trích yếu nội dung của văn bản để đặt tên cho tập tin. - Nên tạo các thư mục riêng theo năm, tên người hoặc theo kiểu văn bản để dễ tìm kiếm sau này. 1. Ghi văn bản mới chưa có tên: 1.1. Nhấn vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Standard (biểu tượng đĩa mềm) hoặc nhấn vào File trên thanh công cụ, chọn Save (Ctrl +S). 1.2. Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ đĩa, thư mục muốn ghi vào. (Muốn ghi vào ổ USB chọn ổ USB trong danh sách xổ xuống). Chọn ổ đĩa hoặc thư mục 1.3. Gõ tên cho tập tin vào hộp File Name. 1.4. Nhấn Gõ tên tập tin cần đặt Save hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím. Hình 6: Ghi tên tập tin vào ổ đĩa Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 10 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
11. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word 2. Ghi tập tin đã có thành một bản sao khác: /: Muốn ghi tập tin đã có tên thành một tên khác hoặc ghi sang vị trí khác (ví dụ muốn chuyển tập tin sang ổ USB). 2.1. Nhấn vào File trên thanh công cụ, chọn Save As. 2.2. Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ đĩa, thư mục muốn ghi vào. Hình 7: Ghi tập tin thành một bản sao khác 2.3. Giữ nguyên tên cũ, hoặc muốn đổi tên thì gõ tên mới cho tập tin vào hộp File Name. 2.4. Nhấn Save hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím. 3. Ghi tập tin ra ổ USB. 3.1. Nhấn vào File trên thanh công cụ, chọn Save As. 3.2. Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ USB. Chọn hộp xổ xuống Hình 8: Ghi tập tin sang ổ USB 3.3. Giữ nguyên tên cũ, hoặc muốn đổi tên thì gõ tên mới cho tập tin vào hộp File Name. 3.4. Nhấn Save hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 11 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
12. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Bài 5 BẢO VỆ TẬP TIN BẰNG MẬT KHẨU /: Để bảo vệ những tập tin quan trọng ta có thể đặt mật khẩu. 1. Nhấn Menu File chọn Save As. 2. Nhấn Tools chọn Security Options. Mật khẩu để mở Mật khẩu để thay đổi Hình 9: Đặt mật khẩu để bảo vệ tập tin Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 12 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
13. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word 3. Trong hộp Password to open (Mật khẩu để mở) gõ mật khẩu vào, nhấn OK. 4. Xác nhận lại mật khẩu trong hộp Password to Modify, nhấn OK. 5. Nhấn Save để ghi tập tin vào đĩa. Tập tin đã được đặt mật khẩu. * Lưu ý: hiện nay đã có các phần mềm dò tìm được mật khẩu. Để gây khó khăn cho các phần mềm này thì mật khẩu được đặt phải có độ dài tối thiểu là 7 ký tự, nên dùng kết hợp: chữ, số, các ký tự đặc biệt Bài 6 MỞ LẠI TẬP TIN ĐÃ CÓ. /: Mở lại tập tin đã ghi trong đĩa để in ấn hoặc soạn thảo tiếp. 1- Nhấn vào biểu tượng Open trên thanh công cụ hoặc nhấn File chọn Open (Ctrl + O). Biểu tượng Open để mở lại tập tin Chọn tập tin cần mở Hình 10: Mở lại tập tin đã ghi 2- Nếu không thấy tên của tập tin muốn tìm trong danh sách, ta phải nhấn mũi tên xổ xuống trong hộp Look In để mở đến ổ đĩa hoặc thư mục có chứa tập tin muốn mở. 3- Chọn một hoặc nhiều tập tin muốn mở và nhấn Open. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 13 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
14. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Bài 7 TẠO MỘT TẬP TIN MỚI /: Khi đang soạn thảo một văn bản, muốn soạn thảo một văn bản khác ta có thể tạo một tập tin mới. - Tạo một tập tin mới: nhấn chuột vào biểu tượng New Blank Document trên thanh công cụ (Ctrl + N). - Chuyển qua lại giữa các tập tin đang soạn thảo bằng cách bấm vào nút phục hồi (Restore Down) bên trên góc phải màn hình hoặc đóng lần lượt từng tập tin lại. *Lưu ý: - Để tránh tình trạng bị mất dữ liệu khi soạn thảo do sự cố mất điện đột ngột hoặc các sự cố khác, ta luôn nhớ khi mở một tập tin mới ra soạn thảo phải ghi tập tin vào ổ đĩa và đặt tên cho tập tin ngay. Bài 8 CÁC THAO TÁC TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Chọn văn bản. /: Khi muốn di chuyển, định dạng, xoá hoặc sửa đổi văn bản, ta phải chọn đối tượng. Có thể dùng chuột hoặc bàn phím để chọn: văn bản được chọn sẽ ngời sáng. Để huỷ chọn, ta kích chuột ở ngoài vùng chọn. + Chọn văn bản bằng chuột: - Chọn cả văn bản: Nhấn Edit trên thanh công cụ, chọn Select All - Chọn bất kỳ mục hoặc số lượng văn bản nào: Bấm giữ chuột kéo rê trên phần văn bản mà ta muốn chọn. - Chọn 1 hoặc nhiều dòng văn bản: Rê chuột vào đầu dòng bên trái của dòng văn bản khi trỏ chuột chuyển thành mũi tên chỉ sang phải ta nhấn giữ chuột, nếu chọn nhiều dòng ta nhấn chuột vào dòng đầu tiên kéo lên hoặc kéo xuống các dòng muốn chọn tiếp theo. + Chọn văn bản và bằng bàn phím: - Chọn cả văn bản nhấn Ctrl + A. - Chọn văn bản bất kỳ: chọn chữ hoặc dòng đầu tiên của văn bản muốn chọn nhấn giữ phím Shift, sử dụng các phím mũi tên lên, xuống, sang trái, sang phải trên bàn phím để chọn các đoạn văn bản tiếp theo. Lưu ý: Với những người mới sử dụng máy tính thì việc điều khiển con chuột để chọn văn bản đôi khi cũng rất khó khăn, trong các trường hợp khó ta có thể dùng bàn phím để chọn. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 14 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
15. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word 2. Chế độ đánh chèn và đánh đè. + Chế độ đánh Chèn: các ký tự đánh vào sẽ nằm ngay tại vị trí dấu chèn, những văn bản có sẵn sẽ dịch chuyển sang phải nhường chỗ cho văn bản mới. (Đây là chế độ mặc định của chương trình). + Chế độ đánh đè: Các ký tự mới đánh vào sẽ xoá các ký tự đã có bên phải dấu chèn. (Ở chế độ này dòng chữ OVR trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ chuyển sang đậm). - Chuyển qua lại giữa chế độ đánh chèn và đánh đè bằng phím Insert. 3. Thay thế một vùng được chọn bằng văn bản mới /: Khi đã chọn một vùng văn bản nếu ta gõ văn bản mới vào thì toàn bộ vùng văn bản đã được chọn sẽ thay thế bằng văn bản mới. 1- Chọn vùng văn bản mà ta muốn thay thế 2- Gõ văn bản mới vào vùng chọn, văn bản mới sẽ thay thế toàn bộ văn bản đã có . 4. Sao chép văn bản (Copy). /: Tạo một bản sao giống hệt như bản gốc. + Sao chép văn bản bằng cách kéo - thả: 1- Chọn văn bản mà ta muốn sao chép. 2- Nhấn giữ phím Ctrl, bấm giữ chuột vào văn bản đã chọn khi trỏ chuột có thêm dấu cộng nhỏ ở dưới mũi tên ta nhấn kéo đến vị trí mới. 3- Thả phím Ctrl và nút chuột. + Sao chép văn bản bằng thanh công cụ hoặc bàn phím: 1- Chọn văn bản mà ta muốn sao chép. 2- Bấm chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ (Ctrl + C). 3- Bấm chuột vào vị trí cần Copy tới. (Nếu đích là một văn bản khác thì ta cần phải mở đến văn bản đó). 4- Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ (Ctrl + V). 5. Di chuyển văn bản (Move). /: Di chuyển vị trí của văn bản. + Di chuyển văn bản bằng cách kéo - thả: 1- Chọn văn bản mà ta muốn di chuyển. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 15 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
16. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word 2- Bấm và giữ chuột vào văn bản đã chọn khi trỏ chuột có thêm một hình vuông mờ ở phía dưới ta nhấn kéo đến vị trí mới. 3- Thả nút chuột. + Di chuyển văn bản bằng thanh công cụ hoặc bàn phím: 1- Chọn văn bản mà ta muốn di chuyển. 2- Nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ (Ctrl + X). 3- Bấm chuột vào vị trí cần di chuyển tới. (Nếu đích là một văn bản khác thì ta cần phải mở đến văn bản đó). 4- Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ (Ctrl + V). * Lưu ý: Thao tác Copy và Cut văn bản bằng bằng thanh công cụ hoặc bàn phím ta có thể dùng Paste (dán) được nhiều lần cùng nội dung nguồn. 6. Phục hồi các thao tác trong soạn thảo văn bản: Hộp xổ xuống /: Trong soạn thảo văn bản muốn quay lại các thao tác trước đó ta nhấn vào nút Undo trên thanh công cụ Standard (Ctrl+Z). Quay lại lệnh Undo bằng nút Redo trên thanh công cụ . Quay lại nhiều thao tác bằng cách nhấn hộp xổ xuống cạnh Nút Undo Nút Redo các nút Undo và Redo. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 16 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
17. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Chương II ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN /: Giúp cho văn bản được trình bày theo ý muốn, kết hợp cả nội dung và hình thức làm văn bản dễ nhìn hơn và đánh dấu những đoạn quan trọng trong văn bản. Bài 1 CÁC ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ 1. In đậm, nghiêng và gạch chân văn bản. - Chọn văn bản muốn thực hiện định dạng. - In đậm: nhấn biểu tượng B trên thanh công cụ. (Ctrl + B). - In nghiêng: nhấn biểu tượng I trên thanh công cụ. (Ctrl + I). - Gạch chân: nhấn biểu tượng U trên thanh công cụ. (Ctrl + U). 2. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ. - Chọn văn bản muốn thay đổi kiểu chữ và cỡ chữ a. Thay đổi nhanh trên thanh công cụ: - Thay đổi kiểu chữ nhanh (áp dụng với các kiểu chữ đã biết): nhấn vào mũi tên xổ xuống trên hộp xổ Font trên thanh công cụ. - Thay đổi cỡ chữ nhanh: Nhấn vào mũi tên xổ xuống trên hộp Font Size trên thanh công cụ chọn kích thước chữ hoặc gõ cỡ chữ vào hộp Font Size, chương trình chấp nhận cỡ chữ cách nhau 0.5 point (điểm) ví dụ: 13.5. - Có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + [ để giảm cỡ chữ xuống 1 point. - Tổ hợp phím Ctrl + ] để tăng cỡ chữ lên 1 point. b. Thay đổi bằng Menu Font: b1. Nhấn Menu Format trên thanh công cụ chọn Font. b2. Hộp thoại Font gồm có: - Font: các phông chữ, dùng chuột hoặc mũi tên lên xuống trên bàn phím để chọn. Hình 11: Thay đổi phông chữ Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 17 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
18. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word - Font Style: các kiểu định dạng: Normal - bình thường; Italic - nghiêng; Bold - đậm; Bold-Italic - đậm nghiêng. - Thay đổi kích thước chữ trong hộp Size (Kích thước). - Thay đổi mầu chữ trong hộp xổ xuống Color (mầu sắc). - Phông chữ và cỡ chữ được chọn sẽ hiển thị trong hộp Preview (xem trước). + Tạo các hiệu ứng trong các lựa chọn Effects. - Shadow:Tạo bóng mờ cho chữ. VD: Tạo bóng mờ cho chữ. - Outline: Kiểu chữ viền. VD: - Emboss: Kiểu chữ nổi. VD: KKKiiiểểểuuu ccchhhữữữ nnnổổổiii - Engrave: Kiểu chữ khắc, trổ. VD: KKKiiiểểểuuu ccchhhữữữ kkkhhhắắắccc,,, tttrrrổổổ b3. Khi chọn xong nhấn OK. 3. Thay đổi khoảng cách ký tự /: Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự trong câu nhưng vẫn giữ nguyên kích thước của ký tự. Ví dụ: - Một đoạn văn bản được nén lại ở chế độ 0,8 pt - Một đoạn văn bản được giãn ra ở chế độ 0,8 pt 3.1. Nhấn Format trên thanh công cụ chọn Font. 3.2. Trong Tab Character Spacing (khoảng cách ký tự). + Lựa chọn Spacing: khoảng cách giữa các ký tự, - Normal: bình thường - Nhấn chuột vào mũi tên chỉ lên ở hộp By tương ứng để giãn khoảng cách giữa các ký tự.(Expanded). - Nhấn mũi tên chỉ xuống ở hộp By để giảm khoảng cách giữa các ký tự (Condensed). Hình 12: Tăng giảm khoảng cách giữa các ký tự 3.3. Nhấn OK. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 18 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
19. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word 4. Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới bằng bàn phím - Tạo chỉ số trên: Nhấn tổ hợp phím ( Ctrl + Shift + = ). Muốn tắt chỉ số trên nhấn tổ hợp phím trên một lần nữa. Ví dụ: 1.500 m 2 - Tạo chỉ số dưới: Nhấn tổ hợp phím ( Ctrl + = ). Muốn tắt chỉ số dưới nhấn tổ hợp phím trên một lần nữa. Ví dụ: H2O 5. Sao chép định dạng ký tự. /: Khi soạn thảo các đoạn văn bản có các định dạng giống nhau: in đậm, nghiêng, gạch chân, kích thước, kiểu chữ ta có thể sao chép các định dạng của chúng sang nhau. kiểu định dạng của đoạn văn bản được sao chép tới sẽ giống hệt kiểu định dạng mẫu về kiểu chữ, kích thước chữ 5.1. Chọn mẫu ký tự cần sao chép. 5.2. Bấm vào biểu tượng Format Painter (Ctr + Shift + C). - Bấm 1 lần thì chỉ dùng cho một lần quét định dạng. - Nháy đúp vào biểu tượng thì sẽ quét được nhiều lần định dạng. 5.3. Bấm giữ chuột quét lên ký tự cần định dạng, (Ctrl + Shift + V). *Lưu ý: Nhấn chuột vào biểu tượng sao chép định dạng để thôi không sao chép định dạng nữa. Bài 2 CÁC ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 1. Căn chỉnh dòng cho văn bản. - Chỉnh sát lề trái: Nhấn biểu tượng Align Left (Ctrl + L) - Chỉnh giữa dòng: Nhấn biểu tượng Center (Ctrl + E). - Chỉnh sát lề phải: Nhấn biểu tượng Align Right (Ctrl + R). - Chỉnh đều 2 bên của dòng: Nhấn biểu tượng Jutstify (Ctrl + J). 2. Giảm và tăng lề cho đoạn văn bản. - Giảm lề: nhấn vào biểu tượng Decrease Indent (Tab). - Tăng lề: Nhấn vào biểu tượng Increase Indent (Shift +Tab). Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 19 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
20. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Bài 3 TẠO THỤT ĐẦU DÒNG VÀ CÁCH DÒNG TỰ ĐỘNG CHO VĂN BẢN /: Có tác dụng khi kết thúc một đoạn văn bản, nhấn Enter để xuống dòng thì chương trình sẽ tự động thụt đầu dòng mới vào và tạo khoảng cách giữa dòng trên và dòng dưới. Giúp cho quá trình soạn thảo văn bản nhanh đẹp hơn. 1. Chọn đoạn văn bản cần tạo thụt đầu dòng và cách dòng tự động (Với văn bản mới thì bỏ qua bước này). 2. Nhấn Menu Format chọn Paragragh. 3. Trong hộp xổ xuống Special chọn First line.(Tạo thụt đầu dòng) 4. Trong lựa chọn Spacing chọn Before tăng khoảng cách giữa hai đoạn văn bản lên 6 pt hoặc 8 pt tuỳ ý (tạo khoảng cách giữa 2 dòng). 5. Nhấn OK để xác nhận. Hình 13: Tạo thụt đầu dòng và cách dòng Bài 4 ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG VÀ ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TIẾP THEO CHO ĐOẠN VĂN BẢN /: Các danh sách được đánh số thứ tự tự động sẽ tự động đánh và thay đổi khi ta thêm hoặc bớt một hàng trong danh sách. 1. Đánh số thứ tự tự động: - Chọn đoạn văn bản muốn đánh số thứ tự tự động. - Nhấn chuột vào biểu tượng Numbering trên thanh công cụ. 2. Đánh số thứ tự tiếp theo: - Nhấn Menu Format chọn Bullet and Numbering. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 20 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
21. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word - Chọn kiểu số thứ tự muốn đánh tiếp theo trong hộp thoại Numbered. Hình 14: Đánh số thứ tự tự động - Chọn Customize, trong hộp Start at gõ vào số thứ tự muốn đánh tiếp theo. * Lưu ý: Với dòng đã được đánh số thứ tự tự động, khi ta nhấn Enter để xuống dòng thì dòng dưới cũng sẽ được đánh số thứ tự. - Muốn thôi đánh số thứ tự tự động ta chọn dòng cần bỏ số, nhấn vào biểu tượng Numbering. Bài 5 ĐÁNH SỐ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG TIẾP THEO CHO VĂN BẢN. 1. Đánh số trang: 1.1 Nhấn Menu Insert chọn Page Numbers. 1.2. Chọn vị trí mà số trang sẽ hiển thị trong các hộp xổ: + Hộp xổ xuống Position (xác định vị trí số thứ tự sẽ đánh): - Bottom of Page (Footer): Dưới chân trang Hình 15: Đánh số trang cho văn bản văn bản. - Top of Page (Header): Trên đầu trang văn bản. + Hộp xổ xuống Alignment (sắp xếp vị trí số thứ tự): Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 21 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
22. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word - Left: Góc trái của văn bản - Center: Ở giữa - Right: Góc phải của văn bản. 1.3. Bỏ dấu kiểm ở hộp Show number on first page để không in số trang ở trang đầu tiên của văn bản. 1.4. Nhấn OK. - Ví dụ: muốn đánh số trang ở giữa, phía trên đầu văn bản ta chọn trong hộp xổ xuống Position: Top of Page (Header) và chọn trong hộp xổ xuống Alignment: Centre. 2. Đánh số trang tiếp theo cho văn bản: /: Khi cần đánh số trang tiếp theo cho các văn bản. Ví dụ: Đánh số trang 16 ở trang đầu tiên của văn bản 2.1. Nhấn Menu Insert chọn Page Numbers. 2.2. Chọn vị trí mà số trang sẽ hiển thị sao cho giống với số trang trước mà ta muốn đánh số trang tiếp theo. Hình 16: Đánh số trang tiếp theo cho văn bản 2.3. Đánh dấu kiểm vào hộp Show number on first page. 2.4. Nhấn Format, gõ số trang muốn đánh tiếp theo vào hộp Start at. (VD: 6) 2.5. Nhấn OK 2 lần. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 22 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489
23. V¨n phßng UBND gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Trung t©m Tin häc tØnh §iÖn Biªn Microsoft Word Bài 6 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN TỰ ĐỘNG /: Lệnh tìm kiếm và thay thế giúp cho quá trình tìm kiếm và thay thế các lỗi trong văn bản một cách tự động và nhanh chóng hơn. Ví dụ: Trong văn bản gõ sai chính tả từ: suất sắc, cần sửa lại là: xuất sắc. 1. Nhấn Menu Edit chọn Replace (Ctrl+H). Gõ từ cần tìm Gõ từ thay thế Hình 17: Tìm kiếm và thay thế văn bản 2. Trong hộp Find what gõ và từ cần tìm kiếm. Ví dụ từ sai: suất sắc. 3. Trong hộp Replace with gõ vào từ được thay thế. Ví dụ thay thế bằng: xuất sắc. 4. Nhấn Find Next để tìm kiếm. 5. Muốn thay thế nhấn Replace. 6. Thay thế tất cả các từ tìm thấy nhấn Replace All. 7. Nhấn Find Next để bỏ qua từ, tìm đến từ tiếp theo. *Lưu ý: Chỉ lên dùng Replace vì khi dùng Replace All có thể sẽ làm hỏng cấu trúc của câu. - Trong một số trường hợp các từ tiếng Việt đánh vào không hiển thị đúng tiếng Việt là do việc cài đặt bộ gõ tiếng Việt vào máy chưa hoàn chỉnh. Trong trường hợp này việc tìm kiếm và thay thế vẫn thực hiện được bình thường. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên - 23 - Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489