Tổ chức sự kiện - Chương 5: Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện

Nội dung text: Tổ chức sự kiện - Chương 5: Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện

1. CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Mô tả được các nội dung khái quát về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện - Phân tích được các bước của quy trình chung trong quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện. - Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách. - Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú - Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống - Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc trong sự kiện. 5.1. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5.1.1. Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì? Trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài việc tiến hành các nội dung chính liên quan đến việc thực hiện chủ đề của sự kiện, còn có nhiều công việc khác có liên quan như: - Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách - Cung ứng các dịch vụ lưu trú - Cung ứng các dịch vụ ăn uống - Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện. - Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện. Các công việc nói trên thuộc nhóm quản trị hậu cần (logistic), đây là các công việc có tính chất tương đối độc lập với các nội dung có liên quan đến chủ đề chính, đến việc triển khai các nội dung chính của sự kiện. Điều này thể hiện 146
2. trong cơ cấu tổ chức các sự kiện lớn nhà quản lý sự kiện có thể tách biệt công tác quản trị hậu cần với công tác đảm bảo nội dung chính của sự kiện. 5.1.2. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng đối với việc truyền tải các chủ đề của sự kiện, hay nói cách khác nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Có thể xem xét một cách cụ thể qua các mặt cơ bản sau: - Quản trị hậu cần đảm bảo cho việc cung ứng các dịch vụ thiết yếu (như ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, và các thành phần khác tham gia sự kiện vì vậy nó là điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại sự hài lòng cho khách mời tham gia sự kiện. - Các dịch vụ cung ứng mà khách được hưởng là một phần, một nội dung trong sự kiện, nó góp phần tô điểm thêm chủ đề của sự kiện, góp phần không nhỏ trong việc đạt được các mục tiêu của sự kiện. - Quản trị hậu cần là hậu phương, là cái nền cơ bản cho việc dàn dựng và trình diễn các chủ đề của sự kiện 5.2. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Như phần trên đã đề cập, quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng đến mục tiêu nói chung của sự kiện. Mặt khác, nội dung của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện rất phức tạp, bao gồm hoạt động liên quan đến nhiều lĩnh vực cung cấp dịch vụ rất khác nhau. Tuy nhiên, vẫn có thể xây dựng một quy trình chung trong quản trị hậu cần tổ chức sự kiện, tất nhiên để vận dụng vào công việc cụ thể ngoài việc xem xét quy trình chung, nhà tổ chức sự kiện còn phải quan tâm đến những điểm đặc thù trong từng lĩnh vực thực tế mà mình tham gia. Trong điều kiện hiện nay (năm 2009), ở Việt Nam rất ít công ty có đủ các điều kiện về nhân lực cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết để có thể tự mình cung ứng các dịch vụ hậu cần cho khách. Mặt khác về cơ cấu tổ chức của các công ty tổ chức sự kiện đa số tập trung cho khâu lên kế hoạch, chuẩn bị, kiểm soát với số lượng nhân viên ít (chủ yếu là event management và trưởng các nhóm nghiệp vụ) do đó việc đi thuê các nhà cung ứng dịch vụ là một đòi hỏi tất yếu. 147
3. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện đồng thời là một doanh nghiệp lữ hành, vận chuyển du lịch hay là một đơn vị trong một tập đoàn cung ứng dịch vụ lớn mặc dù có thể đáp ứng được đa số các dịch vụ trong sự kiện, nhưng chắc chắn họ vẫn cần có các dịch vụ bổ trợ từ các nhà cung cấp trung gian khác. Từ cách tiếp cận nói trên, chúng tôi xây dựng quy trình chung trong quản trị hậu cần liên quan đến việc đi thuê các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Còn trong trường hợp, nhà tổ chức sự kiện tự cung ứng dịch vụ vẫn có thể xem xét tham khảo từ những nội dung có liên quan. Quy trình chung trong quản trị hậu cần bao gồm các bước cơ bản sau: 1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ 2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ 5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan 6. Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ 5.2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ có thể tiến hành theo các nội dung cơ bản trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện (xem nội dung chương 3) Trong kế hoạch cung ứng dịch vụ cần phải chú ý đến việc lập tiến độ chi tiết cho từng loại dịch vụ, ngoài ra nên có kế hoạch dự phòng trong việc cung ứng dịch vụ. 5.2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Như đã đề cập (ở chương 1) Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh ) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng được ký kết (hoặc các hình thức thỏa ước khác) với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện. (đã đề cập ở chương 1) Mục tiêu của công việc này là xác định được danh sách các nhà cung ứng và lựa chọn được những nhà cung ứng tốt nhất (trong điều kiện ngân sách cho 148
4. phép) để cung ứng các hàng hóa dịch vụ cho sự kiện. Để thuận lợi cho việc quản lý, lựa chọn các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nên tiến hành phân loại các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ. 5.2.2.1.Phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Có nhiều tiêu thức phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho doanh nghiệp. Trong quản trị tổ chức sự kiện người ta thường quan tâm đến các tiêu chí sau: - Phân loại theo giá trị hàng mua: + Nhà cung ứng chính: Là nhà cung ứng mà giá trị hàng hóa dịch vụ của họ chiếm tỷ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện tiêu thụ trong một thời gian nhất định. Nhà cung ứng này quyết định khối lượng, chất lượng hàng hóa, dịch vụ mua vào nên cần phải được quan tâm thường xuyên. + Nhà cung ứng phụ: Là nhà cung ứng mà giá trị hàng hóa, dịch vụ của họ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện tiêu thụ. - Phân theo tính chất quan hệ: + Nhà cung ứng truyền thống: Là các nhà cung ứng thường có quan hệ tương đối lâu dài với doanh nghiệp tổ chức sự kiện, đã từng phối hợp với nhau trong nhiều sự kiện. Hai bên thường có sự hiểu biết lẫn nhau và thường thì mức độ rủi ro trong quan hệ với nhà cung ứng truyền thống thấp. + Nhà cung ứng mới: Là nhà cung ứng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện chưa có hoặc có ít quan hệ, hợp đồng với họ. Đối với nhóm này, doanh ngiệp tổ chức sự kiện cần có nhiều thông tin hơn khi ra quyết định, thông thường các doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ ràng buộc chi tiết hơn trong hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc tiến hành triển khai thăm dò từng bước để đánh giá năng lực, chất lượng của các nhà cung ứng này. - Phân loại theo dịch vụ trong tổ chức sự kiện: Theo cách phân loại này, với mỗi nhóm dịch vụ trong tổ chức sự kiện sẽ có các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tương ứng, thông thường người ta chia ra các nhóm sau: + Nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển + Nhà cung ứng dịch vụ lưu trú 149
5. + Nhà cung ứng dịch vụ ăn uống + Nhà cung ứng trang thiết bị cho tổ chức sự kiện + Nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện + Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ khác 5.2.2.2. Tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Việc tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ thường qua các nguồn thông tin sau: + Nguồn thông tin nội bộ: các mối quan hệ với các nhà cung ứng đã và đang triển khai; thông tin từ các nhân viên trong doanh nghiệp; thông tin từ việc nghiên cứu thị trường + Nguồn thông tin từ phía các nhà cung ứng: Thông tin chào hàng trực tiếp; thư chào hàng; catalog quảng cáo; hội chợ; triển lãm và giới thiệu sản phẩm; hồ sơ dự thầu cung ứng dịch vụ của các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ + Nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng: báo viết, tạp chí, truyền hình, đặc biệt là thông tin trên mạng Internet. Từ các nguồn thông tin nói trên, tiến hành thu thập các thông tin về các nhà cung ứng, tiến hành kiểm tra và xử lý các thông tin có liên quan. Việc kiểm tra thông tin đặc biệt đối với các dịch vụ bổ trợ quan trọng là hết sức cần thiết, trong một số trường hợp các doanh nghiệp tổ chức sự kiện còn cử người đến khảo sát, kiểm tra và đánh giá trực tiếp. Cần lập các file (tập tài liệu) hồ sơ về các nhà cung ứng với các nội dung chủ yếu như sau: - Tên hiệu của nhà cung cấp - Các thông tin cơ bản (địa chỉ, điện thoại, fax, email/webside, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, số giấy phép kinh doanh, người đại diện trước pháp luật) - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Khả năng về cung ứng dịch vụ (số lượng, loại hình, thời gian cung ứng ) - Chất lượng, uy tín, nhãn hiệu thương hiệu của sản phẩm - Giá chào hàng của từng loại sản phẩm - Các điều kiện về cung ứng (điều kiện về thanh toán, thời gian, đặt hàng, ký kết hợp đồng ) - Khả năng tài chính của nhà cung cấp 150
6. - Các sự kiện mà nhà cung ứng đã tham gia (các hình ảnh, đánh giá về công việc đó) - .v.v. Với mỗi nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ nên có một file hồ sơ riêng, tuy nhiên để thuận lợi cho việc lựa chọn có thể từ các hồ sơ lập ra một danh sách (rút gọn) các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ. Trong danh sách này có các cột tương ứng như: Số thứ tự; tên hiệu; loại sản phẩm; điện thoại; điều kiện cung ứng Nếu lập danh sách trên Microsofl Excell nên thống nhất về tên gọi sản phẩm, hay các tiêu chí khác để thuận lợi cho việc sử dụng các công cụ như lọc, tìm kiếm; hoặc có thể lập danh sách theo các nhóm cho từng sheet riêng (có thể dựa theo các tiêu chí phân loại đã đề cập ở trên). Cần lưu ý khi tìm kiếm thông tin về các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ không phải chỉ cho một sự kiện cụ thể mà nó là thông tin cần thiết cho doanh nghiệp trong cả quá trình kinh doanh lâu dài. Do đó cho dù những nhà cung ứng không được chọn trong một sự kiện nào đó cũng nên lưu thông tin lại vì họ có thể sẽ phù hợp cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện trong tương lai. Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểm phát triển mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài, cả hai cùng có lợi với họ. Tuy nhiên, cần thận trọng khi thu thập và đánh giá thông tin, đặc biệt là các thông tin khó kiểm chứng hoặc phức tạp. 5.2.2.3. Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Có nhiều tiêu chuẩn làm căn cứ để lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho một sự kiện cụ thể, như: - Giá cả của các hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân sách sự kiện không) - Chất lượng hàng hóa, dịch vụ - Thời gian cung ứng - Uy tín và những đảm bảo của nhà cung ứng - Những yêu cầu riêng của nhà tổ chức sự kiện mà nhà cung ứng có thể đáp ứng - Khả năng của nhà cung ứng: ví dụ một khách sạn liệu có thể cung ứng được các dịch vụ buồng vào thời điểm tổ chức sự kiện hay không? - Điều kiện thanh toán 151
7. Dựa trên danh sách (hồ sơ) của các nhà cung ứng và các tiêu chuẩn nói trên (có thể cụ thể hóa thành các tiêu chí cho từng sự kiện với mức độ quan trọng khác nhau) tiến hành đánh giá các nhà cung ứng. Cần lưu ý, việc đánh giá nhà cung ứng không chỉ dựa trên các thông tin nói trên, nếu cần thiết nhà tổ chức sự kiện cần phải tham quan, khảo sát điều kiện và khả năng cung ứng thực tế của các nhà cung ứng. Trong trường hợp có nhiều nhà cung ứng phù hợp lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn. Hộp 5.1. Mẫu danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG DỊCH VỤ BỔ TRỢ Sự kiện: Chủ đầu tư sự kiện: Ngày thực hiện: . STT Tên nhà cung ứng Địa chỉ Dịch Thông Thời Người Ghi vụ/ sản tin của gian liên hệ chú phẩm nhà liên cung cung hệ cấp ứng Người lập danh sách Hà Nội, ngày .tháng . năm . Quản lý sự kiện 5.2.3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ nhằm đạt được thỏa thuận (cam kết) về các điều kiện cung ứng hàng hóa/ dịch vụ cho sự kiện trên những cơ sở nhất định. 5.2.3.1. Thương lượng với các nhà cung ứng Thương lượng với các nhà cung ứng là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung ứng để đi đến những thỏa thuận chung trong việc cung ứng dịch vụ. 152
8. Trong thương lượng, nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm đến các vấn đề chủ yếu sau: - Các mô tả về hàng hóa và dịch vụ: mẫu mã, chất lượng, các yêu cầu cụ thể khác về hàng hóa/ dịch vụ. - Giá cả của nhà cung ứng và giá cả của các loại hàng hóa/ dịch vụ đó trên thị trường. - Thời gian tiến hành cung ứng - Điều kiện thanh toán Giao dịch, đàm phán là một hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Tính khoa học thể hiện ở chỗ người tham gia đàm phán phải biết thu thập, hệ thống và xử lý thông tin một cách khoa học để chủ động trong đàm phán. Mặt khác như một nghệ thuật, người đám phán phải sử dụng khéo léo các kỹ năng giao tiếp của mình và biết vận dụng một cách hợp lý, sáng tạo các hình thức giao dịch, đàm phán và các công cụ giao tiếp khác nhau (như giao tiếp qua thư, điện thoại, internet, giao tiếp trực tiếp ). Một số điểm cần lưu ý khi tiến hành thương lượng: - Tìm hiểu thông tin về nhà cung ứng và thông tin về người tham gia đàm phán, người có ảnh hưởng quan trọng nhất đến việc đưa ra quyết định của nhà cung ứng; - Nắm rõ các yêu cầu của mình: các yêu cầu về dịch vụ; các sản phẩm tương tự đã từng mua từ các nhà cung ứng; - Nắm vững các tiêu chí cơ bản của cuộc thương lượng: mục tiêu, các điều khoản cơ bản, những điều khoản có thể/ không thể nhân nhượng; - Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: các thông tin đã chuẩn bị trước; thứ tự các điều khoản để tiến hành thương lượng (thông thường nên thương lượng về sản phẩm, điều kiện, thời gian cung ứng trước khi thương lượng về giá cả); cách đặt vấn đề; cách so sánh thuyết phục; các xử lý tình huống khi giao dịch bế tắc 153
9. Hộp 5.2. Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung ứng Nếu người bán hàng (nhà cung ứng) cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình thì người mua hàng (nhà tổ chức sự kiện) phải cố gắng làm điều ngược lại, tức là phải phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện để mua hàng tốt nhất. Đi mua hàng là giải một bài toán với rất nhiều các “ràng buộc” khác nhau. Có những “ràng buộc chặt” (các điều kiện không thể nhân nhượng) và những “ràng buộc lỏng” (các điều kiện có thể nhân nhượng được ở một mức độ nào đó). Trong khi các nhà cung ứng luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán Nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của người mua sẽ bị mất dần, người mua sẽ “tự nguyện biến thành nô lệ” cho các nhà cung ứng mà quên đi những “ràng buộc chặt” để rồi phải lo đối phó với rủi ro. Theo Mark Mc Cormack, để có thể giữ được quyền chủ động khi mua hàng, cần phải phân chia lập trường thành ba phần: “chính yếu”, “quan trọng” và “phải chăng” và về lâu dài chỉ nên để cho người bán đạt được những thắng lợi ở những phần sau. Ông còn viết: “Trong nghệ thuật bán hàng là nói với khách hàng những gì họ muốn nghe thì nghệ thuật mua hàng là nghe lời rao hàng của người bán và viết nó ra trên giấy. Cách đơn giản nhất là ghi chú đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, tổng hợp chúng vào trong hợp đồng và bắt người bán ký vào. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi” (Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại – Trường Đại học thương mại Hà Nội) 5.2.3.2. Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng Đa số các trường hợp, cần phải tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung ứng, không nên theo thói quen thỏa thuận một cách chung chung thậm chí chỉ thỏa thuận qua lời nói. Hợp đồng là cơ sở để các bên làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ pháp lý khi giải quyết tranh chấp. Một bản hợp đồng chi tiết (hoặc có phụ lục chi tiết kèm theo) cũng sẽ là một cơ sở để các nhà cung ứng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của nhà tổ chức sự kiện. Hơn nữa, về phương diện trách nhiệm một hợp đồng với các điều khoản ràng buộc rõ ràng, chặt chẽ sẽ giảm thiểu việc phá vỡ hợp đồng từ các nhà cung ứng. Một bản hợp đồng cung ứng (xem mẫu ở phụ lục) ngoài các thông tin cần có của hợp đồng (như các căn cứ, thông tin các bên ) cần đặc biệt chú ý đến các thông tin liên quan đến việc cung ứng như: - Tên, số lượng, quy cách, chất lượng, bao bì (nếu có) của hàng hóa/ dịch vụ; - Giá cả, điều kiện thanh toán - Điều kiện cung ứng 154
10. - Thời gian cung ứng - Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng - Hiệu lực của các bên khi vi phạm hợp đồng - Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận 5.2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ Việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ mang tính đặc thù riêng cho từng loại hình dịch vụ. Nhìn chung việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ có những bước cơ bản sau: - Trước khi diễn ra sự kiện (hay theo thời hạn cung ứng dịch vụ) tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, nếu cần thiết tiến hành kiểm tra sự chuẩn bị và sẵn sàng phục vụ của nhà cung ứng (trong hợp đồng nên có điều khoản này để thuận lợi cho việc kiểm tra); - Thanh toán cho nhà cung ứng: thường là nhà tổ chức sự kiện phải thanh toán (hoặc đặt trước) cho nhà cung ứng một phần giá trị của dịch vụ (tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng) trước khi cung ứng, theo đúng thời hạn nhà tổ chức sự kiện phải tuyệt đối đúng hẹn với điều kiện này. - Phối hợp trong quá trình cung ứng dịch vụ - Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng 5.2.5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan Các sự cố có liên quan đến quá trình cung ứng dịch vụ rất đa dạng, có những sự cố do lỗi của nhà cung ứng nhưng cũng có những sự cố do nhà tổ chức sự kiện, do khách mời thậm chí có cả những sự cố bất khả kháng. Việc dự tính và xử lý các sự cố có liên quan sẽ được xem xét ở những nội dung liên quan đến việc cung ứng từng loại dịch vụ cụ thể. 5.3. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH Khi ngân sách sự kiện không cho phép, hoặc do những nguyên nhân cụ thể khác khách mời tham gia sự kiện có thể phải tự túc phương tiện vận chuyển đến tham dự sự kiện. Ngoài ra, cũng có thể do khách mời có những sở thích riêng, hoặc họ có điều kiện tự lo (và muốn) được chủ động trong việc đi lại nên đã sử dụng các phương tiện vận chuyển cá nhân của mình. Trong trường hợp 155
11. này, nhà tổ chức sự kiện chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin và lo chuẩn bị các điều kiện để đón tiếp khách (điểm gửi xe, hướng dẫn giao thông ). Trong trường hợp khác, khi nhà tổ chức sự kiện có nhiệm vụ phải thu xếp phương tiện vận chuyển cho khách hoặc nhà tổ chức sự kiện phải cung ứng các dịch vụ vận chuyển liên quan đến diễn biến của sự kiện (ví dụ chở khách đi tham quan trong thời gian diễn ra sự kiện), đây sẽ trở thành một công việc có nhiều nội dung cần phải quan tâm để mang lại sự hài lòng cho khách mời tham gia sự kiện. Không được xem nhẹ các dịch vụ vận chuyển vì nó là một phần trong cả tổng thể sự kiện mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải cho khách. Hơn nữa chính dịch vụ vận chuyển mang lại ấn tượng ban đầu cho khách mời tham gia sự kiện. Nếu tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp nó sẽ lan tỏa sang các bước tiếp theo và ngược lại khách mời thường sẽ xét nét hơn khi đánh giá, cảm nhận các nội dung cũng như dịch vụ khác trong tổ chức sự kiện. Nhìn chung, ít có nhà tổ chức sự kiện có đủ năng lực để tự mình cung ứng các dịch vụ vận chuyển cho khách (trừ các ban tổ chức sự kiện lớn, quan trọng; hoặc trường hợp nhà tổ chức sự kiện đồng thời là một doanh nghiệp lữ hành, vận chuyển du lịch hay là một đơn vị trong một tập đoàn cung ứng dịch vụ lớn). Đa số các nhà tổ chức sự kiện phải ký kết hợp đồng vận chuyển với các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển trung gian. Như vậy để cung ứng dịch vụ vận chuyển một các có hiệu quả có thể vận dụng các nội dung đã đề cập (trong mục 5.2. Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện). Bên cạnh đó, cũng cần phải quan tâm đến các nội dung đặc thù có liên quan đến lĩnh vực vận chuyển. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển là: - Mục đích, chương trình của sự kiện - Khoảng cách - Điều kiện tự nhiên, môi trường, địa hình, đường xá, khí hậu - Ngân sách tổ chức sự kiện - Chất lượng, giá cả, mức độ an toàn của phương tiện - Các đặc điểm tâm sinh lí cá nhân của khách (như độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, thói quen tiêu dùng ) - Các hiện tượng tâm lí xã hội phổ biến (phong tục tập quán, truyền thống, tôn giáo tín ngưỡng, bầu không khí tâm lí xã hội, dư luận xã hội, thị hiếu, tính 156
12. cách dân tộc ) 5.3.1. Các nhà cung ứng dịch vụ và phương tiện vận chuyển 5.3.1.1. Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam bao gồm các nhóm cơ bản sau: - Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không - Tổng công ty đường sắt - Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đường bộ) - Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển - Các đối tượng khác có khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển 5.3.1.2. Các phương tiện vận chuyển Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng Đối với vận chuyển bằng đường không và đường sắt, và ô tô công cộng các dịch vụ đi kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể can thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các dịch vụ liên quan đến hai loại phương tiện này thì công việc chủ yếu của họ bao gồm: - Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lượng của dịch vụ (ví dụ hạng vé máy bay; loại vé đường sắt như: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm, toa riêng ; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường bộ phù hợp). - Đặt chỗ, mua vé cho khách - Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có) Trong trường hợp, khách phải tự lo việc đi lại và được ngân sách sự kiện chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý - Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lưu ý để đảm bảo yêu cầu thanh toán (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ ) - Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội dung này; thông báo, hướng dẫn khách làm các thủ tục thanh toán (ví dụ các mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận ) - Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc (khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ. 157
13. - Dự tính các trường hợp phát sinh trong thanh toán phí vận chuyển (như đi taxi hóa đơn không hợp lệ/ không có vé ô tô ) để xin hướng giải quyết trước. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của người có trách nhiệm chi trả các khoản phí này cho khách. Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham gia sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thường liên quan đến các phương tiện vận chuyển đường bộ trong đó chủ yếu là ô tô. - Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an toàn, sang trọng, lịch sự thể hiện sự tôn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tượng của sự kiện đối với khách. Với loại này, người ta tạm chia thành các mức độ như: xe cho chính khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần chú ý: + Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện + Căn cứ vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao cấp phải được ưu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trường hợp khách mời có vị thế xã hội gần như tương đương với nhau nên chọn cùng một loại xe, ngược lại trường hợp người có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tư lựa chọn các phương tiện sang trọng cho những đối tượng này. + Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo ) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, các thông số kỹ thuật khác. + Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lượng khách mời dự tính, sự phân bố số lượng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục vụ ) + Cần chuẩn bị các vận dụng đi kèm với xe như đồ uống, tạp chí, sách báo, các tập gấp hay thông tin về sự kiện (nếu có), bản đồ chỉ đường, số điện thoại liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc Cần làm rõ nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu); + Trong một số trường hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh, đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của người lái xe, việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời đối với nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trường hợp cần thiết còn phải trực 158
14. tiếp kiểm tra các thông số kỹ thuật của xe như: cách bố trí chỗ ngồi trong xe, mùi điều hòa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin liên lạc + Người phụ trách về phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện) cần có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi cùng mỗi xe + Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các chuyên gia về điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc này (trong trường hợp các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lượng các chuyến xe lớn) - Xe khách: có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tương tự như xe con 4 chỗ (đã đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau: + Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê các xe chạy vận chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe, thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe- ví dụ: xe khách chất lượng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) những lý do này sẽ tạo ấn tượng không chuyên nghiệp và khách sẽ cảm thấy không được tôn trọng đúng mức. Cũng vì lý do tương tự cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về chất lượng xe (như không dùng xe cũ, xe phải đảm bảo các thông số kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, không có mùi khó chịu, điều hiển nhiên là phải có điều hòa ) + Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe, tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có được phép chạy trong thành phố không? + Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lưu ý, số lượng khách cho mỗi xe nên chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chố chỉ nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách). Các phương tiện vận chuyển khác Ngoài các loại phương tiện chủ yếu nói trên, trong tổ chức sự kiện còn có thể sử dụng một số loại phương tiện khác như: xe đạp, xe máy, xích lô tuy nhiên cần lưu ý các phương tiện này khi sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo sự mới lạ, tạo ấn tượng với khách mời hoặc là một điểm nhấn, một chủ đề riêng trong sự kiện. Ví dụ: trong việc ăn hỏi ở Hà Nội có nhiều nhà tổ chức một đoàn xích lô dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tượng khá thú vị. Trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở nhiều nước trên thế giới người ta đã từng sử dụng và kết hợp rất nhiều loại phương tiện khác nhau như: máy bay trực 159
15. thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp thậm chí là đi bộ (ví dụ tổ chức một lễ hội ở một ngôi chùa nào đó trên núi cao chẳng hạn, điều chắc chắn khách mời cho dù là ai cũng phải tham gia đi bộ với một khoảng cách nhất định) Hộp 5.3. Khi không thể sử dụng các phương tiện vận chuyển Trong lễ khai mạc buổi hòa nhạc về môi trường của một lễ hội thường niên diễn ra ở (Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phương tiện không thể đến gần địa điểm (cách 1 km). Nhà tổ chức sự kiện đã sáng tạo việc đi từ nơi đỗ xe đến điểm khai mạc, thành một cuộc diễu hành của khách mời dọc theo bờ biển. Họ bố trí các tình nguyện viên, chào đón và hướng dẫn khách mời tham gia cuộc diễu hành. Đó là một cảnh khá ấn tượng, hơn một nghìn người trong đó có cả trẻ em vui vẻ đi dạo dọc theo bãi biển với những chiếc khăn đầy màu sắc và những món ăn nhẹ nhàng. 5.3.2. Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau: 1. Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với kế hoạch 2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách 3. Cầm bảng đón khách (nếu cần) 4. Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình. 5. Chào khách lịch sự, vui vẻ 6. Giới thiệu tên người đón 7. Làm quen với trưởng đoàn (nếu có) 8 Làm quen với các thành viên khác trong đoàn 9. Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so với danh sách đoàn 10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân. 11. Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13. Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đoàn (nếu có trong kịch bản). 14. Mời và sắp xếp khách lên xe 15. Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối 160
16. 16. Thông báo khởi hành với lái xe và đoàn khách 17. Chào mừng đoàn khách và cung cấp thông tin - Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện - Hỏi thăm, quan tâm khách - Giới thiệu khái quát về chương trình của sự kiện - Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách - Thuyết minh trên đường - Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ được bố trí ăn nghỉ - Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lưu trú với đoàn khách 5.4. CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ Tương tự như cung ứng các dịch vụ vận chuyển, khi nhà tổ chức sự kiện có nhiệm vụ phải thu xếp dịch vụ lưu trú cho khách. Trong trường hợp này ngoài các nội dung công việc như trong quy trình chung (Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ lưu trú; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ lưu trú; Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú) nhân viên phụ trách kiểm soát việc cung ứng dịch vụ lưu trú cần chú ý các công việc có liên quan đến việc nhận buồng (check in) và trả buồng của khách (check out). 5.4.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng 1. Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đoàn đến cơ sở lưu trú. 2. Xác nhận chính xác số phòng, loại buồngvà thủ tục nhận phòng. 3. Cung cấp danh sách chính xác đoàn khách cho khách sạn 4. Vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách. 5. Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn (nếu cần) để nhanh chóng, chính xác hoàn tất các thủ tục nhận buồng 6. Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí từ lễ tân. 7. Kiểm tra cẩn thận các thông tin liên quan đến các dịch vụ của khách sạn. 161
17. 8. Phát chìa khóa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước, thông báo nội dung tiếp theo trong chương trình của sự kiện 9. Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đoàn. 10. Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo đúng danh sách buồng đã phân công (nếu có) 11. Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách. 12. Giới thiệu các dịch vụ tại khách sạn (hay cơ sở lưu trú) 13. Vị trí của các dịch vụ 14. Cách thức sử dụng dịch vụ 15. Giải quyết nhanh các công việc còn tồn tại liên quan đến việc nhận buồng và thủ tục đăng ký tạm trú cho khách. 5.4.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng 1. Thông báo cho lễ tân chính xác ngày, giờ trả phòng 2. Thời gian và cách thức thanh toán các dịch vụ của đoàn 3. Giờ báo thức khách (nếu cần) 4. Thông báo chính xác ngày, giờ trả buồng 5. Hoàn tất thủ tục trả buồng 6. Thời gian cụ thể mang hành lý ra khỏi buồng 7. Thanh toán đầy đủ các dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không được nhà tổ chức sự kiện chi trả) 8. Kiểm tra cẩn thận các giấy tờ cá nhân 9. Lấy tiền, giấy tờ để tại hộp an toàn trong buồng hoặc quầy lễ tân 10. Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách sạn hoặc cơ sở lưu trú (nếu có) 11. Thông báo cho lái xe giờ đón khách 12. Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại toàn bộ hành lý trước khi rời khỏi buồng 13. Khóa cửa buồng và trả lại chìa khóa tại quầy lễ tân 14. Yêu cầu khách tập trung đầy đủ tại khu vực tiền sảnh khách sạn đến khi việc kiểm tra buồng của nhân viên buồng kết thúc. 162
18. 15. Đề nghị khách vận chuyển hành lý ra xe. 16. Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi 17. Khẳng định lần cuối cùng mọi du khách không quên thứ gì 18. Giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh (nếu có). 19. Thông báo rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú 5.5. CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG Ngoại trừ các hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản như tiệc cofeebreak (tiệc nhẹ trong giờ giải lao của hội thảo/ hội nghị), hay các loại tiệc rượu (chỉ có đồ ăn nhẹ thường chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức sự kiện có thể đứng ra để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phụ vụ ); Còn đối với các hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức sự kiện phải thông qua các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách. Như vậy, cung ứng dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện sẽ có hai hình thức cơ bản: - Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ các nhà cung ứng bổ trợ - Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách Trước tiên, là các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch và kết hợp với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, đó là các công việc như: Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống. Các nội dung này đã trình bày tương đối chi tiết ở phần đầu của chương này ( xem mục - 5.2. Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện), ngoài ra cần chú ý các công việc có liên quan đến tổ chức sắp xếp ăn uống cho khách. Công việc này bao gồm một số nội dung cơ bản sau: 1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng các tiêu chuẩn: - Thực đơn phong phú, đa dạng, - Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế. - Cơ cấu món ăn hợp lý - Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương. 163
19. - Thực đơn phải được thay đổi từng bữa - Không đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn. - Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của khách. - Ghi rõ số lượng món ăn trong từng bữa - Lượng thức ăn cần dùng trong từng bữa 2. Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn - Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nhà hàng nơi diễn ra bữa ăn của đoàn - Đảm bảo vệ sinh - Bố trí bàn ăn chu đáo - Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn - Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo. 3. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn - Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ - Đảm bảo vệ sinh - Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương (nguyên liệu, cách chế biến) - Chúc khách ăn ngon miệng - Xử lý các vấn đề phát sinh. 4. Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng. - Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có). - Thanh toán + lấy hóa đơn (nếu ăn tại nhà hàng bên ngoài khách sạn) - Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng (nếu có) 5.6. TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI THÔNG TIN, LIÊN LẠC TRONG SỰ KIỆN Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện bao gồm những nhóm công việc chính: 164
20. - Thông tin nội bộ (cho các thành phần tham gia tổ chức sự kiện) - Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện - Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc cho khách 5.6.1. Thông tin nội bộ Đối với các sự kiện nhỏ, người quản lý hoặc các nhân viên tham gia tổ chức sự kiện có thể dễ dàng tìm được số điện thoại của những người khác có liên quan đến công việc của mình từ danh bạ điện thoại di động của mình. Tuy nhiên với các sự kiện lớn, khó có thể nhớ tên hết được các đối tác vì vậy nếu chỉ lưu tên trên danh bạ sẽ rất khó khăn (hoặc mất thời gian) cho công việc tìm kiếm. Một cách thức rất phổ biến (trong việc tổ chức các sự kiện lớn ở nước ngoài) họ thường xây dựng một danh mục điện thoại cho từng sự kiện cụ thể và sẽ phát danh mục này cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện. Dưới đây là một ví dụ tham khảo Sơ đồ 5.1. Danh mục số điện thoại của các thành viên 0912 / 04.345 A. Nam GĐ cty TCSK 09032 / 0982 A. Hải Quản lý sự kiện 0982 C.Thu Phó ban tổ chức NỘI DUNG HẬU CẦN CÁC ĐỐI TÁC KHÁC 09821 A. Hùng đạo diễn 09821 A. Van phụ trách 0982 O. Tú GĐốc 09123 A. Tiến trang trí 09123 A. Nam lưu trú 0902 A. Mi trợ lý 09123 C. Hà giám sát 09123 C. Hà ăn uống 04.321 A.Thái KS A Ngoài ra thông tin nội bộ còn có thể sử dụng các hình thức khác như bộ đàm nội bộ; bảng tin, hệ thống loa phóng thanh, loa pin và cuối cùng là giao tiếp trực tiếp với nhau. 165
21. 5.6.2. Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện 5.6.2.1. Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện đó là những tài liệu được phát cho khách mời nhằm cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện như: - Chương trình/ các diễn biến chính của sự kiện - Bản đồ về địa điểm tổ chức sự kiện (đây là yêu cầu gần như bắt buộc đối với các sự kiện lớn có nhiều hoạt động diễn ra ở nhiều nơi) - Các hoạt động phụ trợ/ các thông tin về sự kiện 5.6.2.2. Bảng chỉ dẫn Các bảng chỉ dẫn trong sự kiện là một phần quan trọng hỗ trợ cho quá trình giao tiếp của ban tổ chức sự kiện với các thành phần khác tham gia sự kiện. Có nhiều loại bảng chỉ dẫn với các mục đích khác nhau: - Bảng chỉ dẫn về giao thông, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn - Các bảng chỉ dẫn về các địa điểm tổ chức sự kiện, nó giống như một sơ đồ/ một tấm bản đồ đơn giản chỉ dẫn cho khách mời tham gia sự kiện - Bảng chỉ dẫn về các dịch vụ (ví dụ chỉ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, chỉ dẫn về khu vực vệ sinh, chỉ dẫn khu vực dành cho người hút thuốc ) - Bảng chỉ dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc ) - Bảng chỉ dẫn về vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đoàn chủ tịch/ thư ký ) 5.6.3. Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc Trong thời đại hiện nay đa số khách mời tham gia sự kiện (trừ khách mời là trẻ em) sẽ có được phương tiện thông tin liên lạc rất phổ biến là điện thoại di động, tuy nhiên trong các sự kiện (đặc biệt là đối với các loại hình hội thảo, hội nghị) để đáp ứng quá trình triển khai nội dung của sự kiện cũng như yêu cầu của khách mời tham gia sự kiện nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm đến việc cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc khác. Các dịch vụ thông tin liên lạc mà các sự kiện thường đòi hỏi như: - Mạng Internet: nhà tổ chức sự kiện phải tính toán số ổ cắm mạng, dung lượng đường truyền Ngoài ra nếu sử dụng hình thức Wifi (mạng không dây cho máy tính xách tay) cũng phải tính toán nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng đến với khách hàng. 166
22. - fax, các đường truyền thông tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp) 5.7. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH VIP VÀ CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG Các phương tiện truyền thông đến đưa tin về sự kiện chủ yếu liên quan đến lĩnh vực truyền thanh và truyền hình (hiện nay phổ biến hơn). Khi các phương tiện truyền thông tham gia vào việc lấy tin của sự kiện sẽ có những ảnh hưởng tiêu cực nhất định đến các diễn biến của sự kiện. Ví dụ: việc ghi hình, chụp ảnh thường cần phải có sự chiếu sáng và như vậy khi tiến hành sẽ phải chiếu thẳng vào mặt khán giả, diễn viên, diễn giả gây nên sự khó chịu. Ngoài ra các nhà quay phim khi di chuyển để chọn vị trí có thể gây ảnh hưởng đến sự quan sát của khán giả và ảnh hưởng đến quá trình trình diễn sự kiện. Ngoài ra để có được âm thanh chuẩn (các bài phát biểu, âm nhạc ) có thể họ còn yêu cầu các micro riêng hoặc truyền tin từ khu vực kỹ thuật. Ngoài những tác động tiêu cực nói trên, các phương tiện truyền thông thường tổ chức làm việc với tốc độ gấp gáp nhiều yêu cầu đặc thù có thể sẽ làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, các lợi thế có được từ việc xúc tiến, quảng bá sự kiện có thể là rất lớn (thậm chí là yêu cầu quan trọng nhất đối với nhà đầu tư/ nhà tài trợ sự kiện) vì vậy nó thường được ưu tiên hơn các khía cạnh khác của sự kiện. Quyết định trong việc đáp ứng các yêu cầu của truyền thông do nhà đầu tư sự kiện quyết định và được nhà tổ chức sự kiện triển khai. Để chủ động, trong kế hoạch tổ chức sự kiện nên tính đến nội dung này, trong trường hợp các phương tiện truyền thông xuất hiện ngoài dự tính, việc chuẩn bị này sẽ được tính thêm vào ngân sách tổ chức sự kiện. Các yêu cầu của khách VIP thường liên quan đến các vấn đề về an ninh đặc biệt, hay các dịch vụ cao cấp, khu vực riêng Nhà tổ chức sự kiện nên thống nhất từ trước hướng giải quyết các yêu cầu (nếu phát sinh ngoài dự tính) của khách VIP. Cũng tương tự như đối với phương tiện truyền thông, các lợi ích từ việc quảng bá hình ảnh của khách VIP khi tham gia sự kiện, các mối quan hệ có được từ họ là rất khó đánh giá. Một khi đã được mời VIP, nhu cầu của họ phải được ưu tiên hơn của công chúng vì vậy khi lập kế hoạch nên có những điều khoản cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách VIP. 167
23. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5 1. Trình bày các dung khái quát về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện 2. Phân tích các bước của quy trình chung trong quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện. 3. Trình bày các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách. 4. Trình bày các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú 5. Trình bày các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống 6. Mô tả các nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc trong sự kiện. 168
24. CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN Mục tiêu: - Hiểu và trình bày được các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc sự kiện. - Mô tả được các nội dung cơ bản trong điều hành diễn biến của sự kiện. - Hiểu và vận dụng được các công việc tổ chức bế mạc sự kiện, tiễn khách, thanh quyết toán trong sự kiện. - Trình bày được các nội dung có liên quan đến việc phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện. - Trình bày được nội dung của việc lập báo cáo và tổng kết sự kiện. 6.1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 6.1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm: 1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện) - Phân công nhóm đón tiếp khách - Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG (nếu cần thiết trong việc đón khách) 2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách 3. Đón tiếp khách - Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện. - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao - Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn. 169
25. 4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện 5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin - Phát tài liệu, quà cho khách - Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện 6.1.2. Khai mạc sự kiện Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem như một sự kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các công việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm: 1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện: - Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện - Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện 2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến: - Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất - Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự kiện 3. Xử lý các tình huống phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống - Phối hợp giải quyết tình huống - Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6.2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 6.2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 1. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) 170
26. - Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại 2. Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản: - Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) đã có - Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra 3. Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả 4. Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có): - Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống - Phối hợp giải quyết tình huống - Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 5. Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: - Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện 6.2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời 1. Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả trong sự kiện: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại 2. Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời. 3. Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý sự kiện: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ các diễn biến của khán giả và khách mời - Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra 4. Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện. 5. Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả: 171
27. - Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống - Phối hợp giải quyết tình huống - Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện 6.2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ 1. Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan ) 2. Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại 3. Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ 4. Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ quá trình triển khai các hoạt động phụ trợ - Hướng dẫn điều hành triển khai - Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra (vượt quá phạm vi trách nhiệm) 5. Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống - Phối hợp giải quyết tình huống - Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện: - Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan 172
28. - Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện 6.43. KẾT THÚC SỰ KIỆN 6.3.1. Tổ chức bế mạc sự kiện 1. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện: - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo (theo những thay đổi trong sự kiện- nếu có) - Hoàn tất công tác chuẩn bị 2. Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có): - Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện - Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị chuyên đề ) - Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời - Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan báo chí, truyền thông (nếu có) 3. Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện: - Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải) - Hoàn tất những ấn tượng đốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện 4. Xử lý các tình huống phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống - Phối hợp giải quyết tình huống - Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 173
29. 6.3.2. Tiễn khách 1. Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện: - Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong ban tổ chức sự kiện và các nhân viên của nhà tổ chức sự kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện - Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗ trợ khách về nơi lưu trú của khách/ hoặc khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có) - Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay về công việc tiễn khách xem như kết thúc. Trường hợp khách còn quay về nơi lưu trú xem xét các bước tiếp theo 2. Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú: - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách. - Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách. - Thông báo cho đoàn khách thông tin cần thiết khi rời khách sạn/cơ sở lưu trú. - Thông báo thời gian chính xác làm thủ tục trả buồng và rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú. - Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức nếu rời khách sạn vào sáng sớm - Thông báo chính xác về thời gian và địa điểm xe đón đoàn. - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc. 3. Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu - Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có và theo sự phân công) nên có một số câu hỏi về hoạt động tham gia sự kiện của khách. - Tuyên truyền quảng cáo về chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện 4. Chia tay khách: - Giúp khách vận chuyển, sắp xếp hành lý - Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và gửi hành lý. - Chúc khách thượng lộ bình an - Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách 174
30. - Xử lý các tình huống phát sinh (nếu có). 6.3.3. Thanh quyết toán sự kiện 1. Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện: Tập hợp và diễn giải đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh thực tế trong sự kiện - Địa điểm - Ngày tháng - Tên người quản lý chi/ người chi - Khoản tiền chi - Lý do chi 2. Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện: - Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện - Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ có liên quan - Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngoài dự toán ngân sách - Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện 3. Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển ) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện: - Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán/ chất lượng dịch vụ trong hợp đồng cung ứng dịch vụ - Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ có liên quan - Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngoài dự toán ngân sách - Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển ) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện 6.3.4. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện 1. Nhận biết được các vấn đề tồn đọn sau sự kiện và sự mong đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở 175
31. 2. Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng 3. Xử lý các công việc khác : - Phân loại, lập báo cáo về các công việc còn lại sau chuyến đi (mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm ) - Phối hợp xử lý các công việc nói trên 6.3.5. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện 1. Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiện: - Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 2. Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước/ các cơ quan truyền thông, báo chí: - Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 3. Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện): - Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo. - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 4. Hoàn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có): - Tập hợp các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến công việc cá nhân - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo. - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 5. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện: - Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu có liên quan - Đánh giá 176
32. - Tổng kết công tác tổ chức sự kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng 6. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện: - Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức sự kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 1. Liệt kê các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện. 2. Phân tích các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc sự kiện. 3. Mô tả các nội dung cơ bản trong điều hành diễn biến của sự kiện. 4. Hãy phân tích các công việc tổ chức bế mạc sự kiện, tiễn khách, thanh quyết toán trong sự kiện. 5. Trình bày các nội dung có liên quan đến việc phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện. 6. Trình bày nội dung của việc lập báo cáo và tổng kết sự kiện. 177
33. PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 1.1. Tổ chức các trò chơi Để có thể tổ chức tốt một chương trình Trò chơi lớn thật hấp dẫn, vui tươi thì phải đòi hỏi một số yêu cầu như sau: I. Đối với người chỉ huy chung: 1. Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu của Trò chơi lớn: - Chủ đề của Trò chơi lớn có thể là: những câu chuyện lịch sử truyền thống, chuyện cổ tích thần thoại, chuyện phiêu lưu mạo hiểm, trinh thám, khoa học viễn tưởng hay họp bạn - Tên của Trò chơi lớn phải gắn với chủ đề nhằm giúp người chơi vào vai trong suốt cuộc chơi. Ví dụ như: Đi tìm kho báu của Thần Mặt trời, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Hành trình khoa học - Mục tiêu và yêu cầu của trò chơi là nhằm kiểm tra kỹ năng chuyên môn, giáo dục truyền thống, rèn luyện thể chất và giao lưu giữa các bạn. 2. Phải nắm vững kỹ năng chuyên môn: - Kỹ năng chuyên môn là gì? Là các lý thuyết được huấn luyện bây giờ ứng dụng cụ thể trong kỳ trại hay Trò chơi lớn. - Người tổ chức Trò chơi lớn giỏi phải là người nắm vững các kỹ năng sinh hoạt tập thể như: truyền tin, mật thư, nút dây, dấu đường, cứu thương và phải có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong Trò chơi lớn như: các đội quá khích, đi sai theo lộ trình dự kiến 3. Phải nắm rõ địa hình, địa thế: - Trò chơi lớn có thành công không cũng phụ thuộc nhiều vào việc người thiết kế Trò chơi lớn biết chọn địa điểm sao cho phù hợp với cuộc chơi. Trên từng ngã đường, đồi núi, cây cỏ, sông suối phải gắn liền với nội dung hoạt động cho phù hợp kịch bản. - Mặt khác người tổ chức phải biết cách vẽ sơ đồ Trò chơi lớn, bản đồ chạy trạm và cách thức di chuyển. Cách di chuyển giữa các trạm ra sao? Hình thức chạy trạm xoay vòng hay cuốn chiếu? Đi cụm hay từng đội riêng biệt? - Để thực hiện tốt việc bố trí trạm qua căn cứ địa hình, bắt buộc người tổ chức phải tham gia tiền trạm. * Ghi chú: “tiền trạm” là một thuật ngữ trong sinh hoạt để nêu lên quá trình nghiên cứu thực địa nơi ta dự kiến tổ chức hoạt động nhằm nắm được các yếu tố thiên nhiên và con người địa phương. Qua đó tổ chức tốt các hoạt động tại trại. 4. Bố trí lực lượng cho Trò chơi lớn: a. Đối với lực lượng Ban tổ chức: 178
34. - Phải xác định có bao nhiêu trạm, địa điểm ở đâu? - Mỗi trạm bao nhiêu người? Có đủ sức không? - Nhiệm vụ của từng thành viên trong mỗi trạm? - Việc điều phối bổ sung lực lượng của trạm ra sao? - Nội dung mỗi trạm làm gì? “Kỷ luật - Thống nhất - Công bằng - Tuyệt đối bí mật” là những nguyên tắc mà mỗi thành viên trong Ban tổ chức phải chấp hành. b. Đối với người tham gia Trò chơi lớn: - Số lượng người chơi là bao nhiêu? - Sự chênh lệch giữa nam – nữ? Điều đó có quan trọng không? - Độ tuổi của người tham gia? Có ảnh hưởng gì không? - Trình độ và mức độ tham gia của các đội? Nếu ta trả lời được những câu hỏi đặt ra thì ta sẽ thiết kế trò chơi vừa sức, không quá khó hay quá dễ. Cuối cùng có thể chuẩn bị cho mỗi đội tham gia có đặc điểm riêng biệt nhằm dễ nhận biết như nón, áo, thẻ đeo 5. Xác định thời gian diễn ra Trò chơi lớn: - Ta căn cứ vào những yếu tố: tổng số trạm, đoạn đường di chuyển, trình độ tham gia của các đội và mức độ các nội dung thử thách để xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho từng trạm và cả cuộc chơi. - Tùy vào chủ đề, địa điểm, thời tiết, điều kiện tổ chức, đối tượng tham gia mà ta xác định thời điểm xuất phát và kết thúc của cuộc chơi: ban đêm, khuya, sáng hay chiều. 6. Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ: - Ta phải căn cứ vào nội dung thử thách từng trạm mà tiến hành chuẩn bị các dụng cụ cho cuộc chơi thật đủ và chi tiết. Nên chăng có thêm công tác chăm lo sức khỏe cho người tham gia. Yếu tố vật dụng trò chơi cũng được xem là quan trọng vì nó diễn tả ý đồ kịch bản được hoàn hảo. - Trước khi diễn ra Trò chơi lớn phải họp Ban tổ chức để rà soát lại sự chuẩn bị của các trạm và có thể thông báo cho các đội và cá nhân người tham gia những vấn đề cần chuẩn bị trước. 7. Xây dựng kịch bản và diễn tiến Trò chơi lớn: Khi đã nắm vững các yêu cầu trên thì công việc cuối cùng là viết kịch bản Trò chơi lớn bao gồm: a. Những vấn đề chung: - Tên trò chơi? Mục đích, yêu cầu? Số lượng tham gia? - Thời gian tiến hành? Nội quy và hiệu lệnh chung? 179
35. - Biên chế đội? Vật dụng các trạm? b. Diễn biến trò chơi phải tuân theo trình tự như kịch bản: - Trạm xuất phát ở đâu? Kết thúc ở đâu? - Diễn biến chạy trạm? Xoay vòng hay cuốn chiếu? - Ai chịu trách nhiệm điều phối diễn biến trò chơi? Trước khi chơi, người điều phối có thể giới thiệu sơ nét về tên gọi và những chặng thử thách cho người chơi. Để tạo sự bất ngờ và thú vị cho người chơi thì toàn bộ kế hoạch Trò chơi lớn phải được giữ bí mật tuyệ đối. II. Đối với người tham gia: 1. Phải có sức khỏe: Đây là tiêu chuẩn đầu tiên vì Trò chơi lớn đòi hỏi sự vận động tối đa cả về trí tuệ và sức lực, nếu sức khỏe yếu sẽ ảnh hưởng cho đơn vị trong quá trình chơi. 2. Phải có kỹ năng: Người chơi phải biết ít nhất một trong những nội dung sinh hoạt tập thể để thực hiện tốt các nội dung tại trạm. Đa số qua các Trò chơi lớn thì lực lượng “ăn theo” dường như đông hơn những bạn có chuyên môn. Qua cuộc chơi thì những bạn này cũng sẽ rút ra những kinh nghiệm và bài học cho riêng mình để phấn đấu trong thời gian tới. 3. Phải có tính kiên trì, chịu khó, linh hoạt, sáng tạo và chủ động được thời gian: Đây là vai trò, đức tính của người phụ trách, đội trưởng mỗi đội. 4. Phải trung thực, ý thức kỷ luật và tinh thần tập thể cao: Đây là nguyên tắc bắt buộc của người tham dự Trò chơi lớn. 1.2. Tổ chức sinh hoạt và làm việc theo nhóm Tìm hiểu về TeamBuilding 1. Bằng cách nào bạn có thể hiểu rõ hơn về equip của mình? Bạn có thể hiểu về equip của mình thông qua trao đổi thông tin, quan sát mọi người chung quanh và chia sẽ cùng họ các vấn đề trong công vịệc cũng như sinh hoạt hằng ngày. 2. Bạn có thể tìm thấy dịch vụ Teambuilding ở đâu? Teambuilding còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Một số người nhằm lẫn dịch vụ này với du lịch, một số khác cho Teambuilding là kỹ năng làm việc nhóm cần thiết khi chuẩn bị đi làm.Thật ra,Teambuilding là một loạt các hoạt động bao hàm nhiều phần, trong đó đôi khi có những chuyến đi xa của tập thể để tổ chức Teambuilding . Trong các chương trình thiết kế,Teambuilding nhấn mạnh các mặt của con người trong lao động, học tập và trao dồi kỹ năng để giúp các nhà doanh nghiệp xây dựng môi trường văn hoá cho mình thông qua yếu tố con người. 3. Tại sao lại là Teambuilding? Bạn hãy nhìn lại tổ chức nơi mình làm việc và thử trả lời các câu hỏi sau: Mọi người chung quanh mình có rõ và cam kết cùng đạt được chỉ tiêu đề ra cho bộ phân hay công ty không? 180
36. Hay đơn giản hơn là đã hiểu rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp nơi bạn làm việc hay chưa? Bạn có sẳn sàn thảo luận thẳng thắng với cộng sự hay đồng nghiệp về đường hướng phát triển hay hướng đi của doanh nghiệp hay bộ phân của mình? Còn có ai khác cũng làm việc này không? Nếu câu trả lời cho các câu hỏi trên là KHôNG thì bạn đang ở trong môi trường làm việc thiếu tin tưởng và phương hướng. Niềm tin tạo cho con người cảm giác an toàn. Khi an toàn con người sẽ không ngại phản bác và từ chối lẫn nhau Các cuộc tranh cãi mang tính xây dựng hay thảo luận, trao đổi, góp ý sẽ được các thành viên khác lắng nghe. Khi mọi người đã bày tỏ hết ý kiến của mình, thì sự cam kết thực hiện để đạt được mục tiêu ban đầu càng được đề cao hơn. Các cam kết đạt được mục tiêu chung là chìa khoá của những thành công cao hơn cho doanh nghiệp! Teambuilding là một loạt các hình thức sinh hoạt tập thể dùng làm cầu nối mang mọi người đến gần nhau để cùng đạt được mục tiêu chung cao hơn. 4. Thế Teambuilding có cần thiết cho bạn không? Không chỉ riêng bạn mà tất cả mọi người đều cần Teambuilding. Khi được thành lập, một nhóm người sẽ bắt đầu san sẽ với nhau các công việc để cùng nhau hoàn thành chúng. Bất cứ khi nào bạn tham gia vào một đội nhóm thì nơi đó cần có Teambuilding. 5. Bạn biết gì về Teambuilding chưa? Thật ra có nhiều cách khác nhau để định nghĩa về Teambuilding .ở đây , cách cơ bản và dễ hiểu nhất mà bạn có thể hiểu về Teambuilding:đó là cách thức tổ chức hoạt động của một nhóm người để cùng nhau làm việc. "Teambuilding là một quá trình đưa mọi người lại gần nhau để cùng thực hiện một mục tiêu, một công viêc hay bất kỳ một nhiệm vụ nào đó." 6. Tổ chức doanh nghiệp khi nào cần đến Teambuilding? Khi nhóm mới được thành lập Dành cho một tổ chức với quy mô lớn Khi nhân viên có dấu hiệu buồn chán . Khi bắt đầu xuất hiện những mâu thuẫu giữa các nhân viên. Khi các thành viên bắt đầu tham gia những lĩnh vực khác. Khi bạn muốn có một bước đột phá mới trong công việc. Khi bạn muốn làm tăng sự phấn khích trong môi trường làm việc. 7. Teambuilding xây dựng equip làm việc như thế nào? 181
37. Sau khi tham gia các trò chơi sinh hoạt tập thể, bạn được gì? Tập trung suy nghĩ. Tạo cho các thành viên quen dần với mục đích công việc. Giúp mọi thành viên cùng tham gia các hoạt động Teambuilding Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ. Hiệu chỉnh suy nghĩ từng cá nhân và cả tập thể. Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ. Sự giao tiếp giữa các thành viên này càng trở nên thân thiện hơn. Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và những thay đổi. Đưa thông tin mới đến với mọi người . Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đến được mục tiêu lớn hơn. 8. Teambuilding, bạn muốm tham gia ư? Dành cho cá nhân: Chúng tôi có chương trình Teambuilding định kỳ dành cho từng cá nhân. Hãy gọi cho chúng tôi để dành những hoạt động Teambuilding thích hợp với thời gian và không gian của bạn nhất. Dành cho các tổ chức, doanh nghiệp: Gọi điện, fax hay gửi mail cho chúng tôi để yêu cầu. 9. Địa điểm lý tưởng để tổ chức Teambuilding? Teambuilding là hoạt động có thể tổ chức ở tất cả mọi nơi như: bãi biển, khu vực sông nước, núi non, sân chơi rộng, rừng hay trong nhà, Và bạn có thể kết hợp chương trình Teambuilding với các hoạt động du lịch, tham quan tuỳ theo mục đích của chương trình mà bạn muốn. Nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ chúng tôi để được tư vấn. 10. Ai sẽ chịu trách nhiệm vể hậu cần và đặt chỗ cho chương trình? Nhiều đơn vị thích tự đặt chỗ và có người lo hậu cần, có đôi khi nhiểu doanh nghiệp muốn chúng tôi thực hiện hoàn toàn. Nên tuỳ theo khách hàng và thoả thuận hai bên mà chúng tôi thực hiện. 11. Chúng tôi nên trang bị đồ dùng cá nhân như thế nào cho chuyến đi Teambuilding? Các bạn nên ăn mặt gọn gàng như khi đi picnic. Nếu có đồng phục, doanh nghiệp nên mang theo đồng phục để chương trình Teambuilding thêm ý nghĩa. 12. Chương trình Teambuilding thường gồm những tiết mục gì? Tuỳ thời lượng và mục tiêu ban đầu mà chương trình bao gồm nhiều phần khác nhau. 182
38. Thường 1 chương trình Teambuilding thường gồm 4 phần chính: giới thiệu, hoà nhập, tăng lực, tổng kết. Mỗi phần của chương trình sẽ gồm nhiều trò chơi và gắn kết hoàn toàn với những gì chúng ta đang làm việc. 13. Teambuilding có bị huỷ nếu trời mưa không? Khi lập kế hoạch cho chương trình Teambuilding, chúng tôi luôn có 1 bản thiết kế dự phòng và được doanh nghiệp duyệt nên khi có sự thay đổi thời tiết hoặc sự cố thì Teambuilding vẫn diễn ra. 14. Các chương trình Teambuilding có nguy hiểm hay ảnh hưởng đến sức khỏe mọi người không? Đối tượng tham gia phải thông báo cho doanh nghiệp và chúng tôi về tình hình sức khỏe và những thay đôi bất thường về sức khỏe trong suốt chuyến đi để chúng tôi rõ. Các trò chơi có tính chất giáo dục và vui chơi để tăng tinh thần tập thể và thể chất nên đôi khi có chút mạo hiểm. Tuy nhiên tất cả khách hàng tham gia Teambuilding đều được mua bảo hiểm mệnh giá cao cho suốt chuyến đi. 1.3. Vỗ tay, hò hét cũng ra tiền Người chơi xuất hiện, khán giả vỗ tay cuồng nhiệt. Người chơi thất bại, khán giả “ồ” lên tiếc nuối. Người chơi chiến thắng, khán giả hò hét chung vui Nhiều người xem truyền hình chợt thắc mắc: “Sao mà có những người xem game show (tại trường quay) nhiệt tình quá nhỉ?”, “Sao họ “sung” thế?” Vỗ tay và chỉ đạo vỗ tay Nếu một lần tình cờ đến xem qui trình thực hiện một game show, bạn thấy một anh chàng lăng xăng hướng dẫn khán giả chỗ ngồi, rồi sắp xếp thứ tự cho người nhà thí sinh, sau đó lại huơ tay múa chân, gào lên: “Vỗ tay nào các bạn ơi!”, “Nhảy đi” Đích thị đó chính là một cheermanager (đạo diễn cổ động viên hoặc khán giả). Còn những người ngồi trên hàng ghế khán giả nhiệt tình đứng lên ngồi xuống, hò hét, cổ vũ, rồi chấp nhận “làm đi làm lại” cùng một động tác mỗi khi quay hình trục trặc, chính là những cheerer (người làm công việc cổ vũ). Để trở thành một cheermanager bạn phải “nắm chắc trong tay” một lượng cheerer đông đảo để có thể đáp ứng yêu cầu của bất kỳ game show nào. Tùy theo tính chất của chương trình mà số lượng cheerer có khi lên đến 300 - 400 người. Bên cạnh đó, các cheermanager còn phải lo cả cơm nước, thậm chí cả công việc đi lại của các cheerer để đảm bảo số lượng khán giả cho mỗi lần quay Vỗ tay, hò hét cũng ra tiền Ngay cả công việc của các cheerer tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế cũng không giản đơn chút nào. Đứng lên ngồi xuống không biết bao nhiêu lần, vỗ đến đỏ cả tay, cười đến méo mặt. Vì tuy không thường nhật nhưng có khi các cheerer phải quay mỗi ngày từ 3 - 5 chương trình. Chưa kể khi thu hình, không ít lần trục trặc máy móc, âm thanh, ánh sáng phải quay đi quay lại, những động tác “vỗ tay, hò la, cười” lại càng kéo dài, càng thêm mệt mỏi. Buồn vui cùng hò hét 183
39. Văn Lộc - hiện đang là cheermanager cho 12 game show - cho biết: “Cứ mỗi lần quay xong là mỗi lần thở phào nhẹ nhõm. Vì một lúc phải quản lý cả mấy trăm người đâu phải là đơn giản. Mà bực mình, cáu gắt với các bạn thì các bạn không thể làm việc thoải mái nên lúc nào mình cũng phải tươi vui. Rồi lắm lúc phải ứng cả tiền túi ra trả lương cho một số bạn trước vì ban tổ chức trục trặc chưa thanh toán”. Đến tận trường quay xem công việc của Văn Lộc mới thấy thật vất vả. Cực nhất có lẽ là những lần ổn định chỗ ngồi cho các cheerer trên khán đài. Phải làm sao quay hình cho đều và đẹp nhất, rồi cả việc cần hoán đổi chỗ ngồi các cheerer, sao cho người xem truyền hình không thấy lặp đi lặp lại các gương mặt khán giả. Thỉnh thoảng vẫn gặp những trường hợp không may như vừa bắt đầu quay hình thì có cheerer rớt đồ cúi xuống nhặt. Thế là phải quay lại và không ít những lần như thế, bị la mắng với Văn Lộc đã trở thành chuyện “ám ảnh” mỗi lần quay. Những lúc giải lao nghỉ trưa, ăn cơm xong, khi các cheerer đã được tập trung lên khán đài khá ổn định, chúng tôi lại thấy Văn Lộc đi kiểm tra các ngõ ngách, vì: “Sợ nhiều bạn lên nằm nghỉ rồi ngủ quên”. Cực thì cực vậy nhưng với Văn Lộc, nghề cheermanager cũng mang lại không ít niềm vui: “Vui nhất là giúp đỡ được các bạn sinh viên có thêm thu nhập trang trải việc học. Cả ngày trời, mình nhận được không biết bao nhiêu cú điện thoại: “Anh Lộc ơi, em là sinh viên. Bao giờ có game show nào anh kêu em với nha!” Phạm Anh Tuấn - một cheermanager mới vào nghề - cũng chia sẻ: “ấn tượng nhất với mình là lúc làm chương trình Siêu mẫu, mấy cheerer hào hứng, cổ vũ quá trời. Xong chương trình, mình được khen, còn nhiều cheerer thì nói với mình: Mấy chương trình hay thế này, anh cứ kêu tụi em đi làm với, khỏi trả lương cũng được ” Nếu các cheermanager vui buồn theo từng chương trình thì tâm trạng các cheerer cũng không khác gì. Phần lớn họ là sinh viên tận dụng giờ rảnh rỗi làm thêm kiếm thu nhập. Đời sinh viên mà, kiếm thêm 300.000 - 400.000/tháng cũng là một số tiền kha khá. Ngoài ra cũng có những người là nội trợ hoặc đang thất nghiệp Vào trường quay mới thấy vỗ tay cũng không phải là không mệt. Nhiều lúc quay liên tục, lại gặp những trục trặc về kỹ thuật phải quay lại nhiều lần, thế là vừa xong một chương trình, một số cheerer đã phải canh lúc mọi người đang chuyển đổi vị trí trên khán đài, vội chạy ra ngoài tranh thủ “ngả lưng” cho đỡ mỏi dù chỉ vài phút. Dù vậy, niềm vui của các cheerer có lẽ vẫn lớn hơn sự mệt mỏi nhiều vì “được tận mắt xem các game show làm như thế nào, được gặp người nổi tiếng, được lên truyền hình và được kiếm tiền”. Cũng không ít cheerer đến với công việc này bằng niềm vui rất riêng: “Trong cuộc sống ai cũng có nhiều lúc bực bội, tức tối, muốn hò hét lên cho thoải mái. Mỗi lần như vậy mình thích được làm cheerer. Vào đây la hét, hò réo, mọi bực dọc tan biến hết mà còn được khen và còn có tiền nữa chứ” - Việt Hùng (SV Trường ĐH GTVT TP.HCM) tâm sự. 184
40. 1.4. Tổ chức sự kiện thương mại Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau: 1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị. Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó. 2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp. Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty. 3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ. 4. Đặt mục tiêu cụ thể. Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không 185
41. đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. 5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng. Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải. 6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày. Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi. 7. Quảng bá sự kiện. Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. 8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ. Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác. 9. Nhân lực là yếu tố quan trọng. Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc 186
42. tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng. 10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh. Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược. 1.5 Tổ chức triển lãm thương mại đạt hiệu quả Tham gia các cuộc triểm lãm thương mại, triển lãm hội nghị, hội chợ hay các loại hình triển lãm khác cho bạn một cơ hội bán hàng duy nhất giúp bạn tìm nguồn khách hàng mới, tìm nhà cung cấp, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, thực hiện một số công việc mạng lưới và hình thành quan hệ công chúng Tóm lại, tại một cuộc triển lãm thương mại có thể làm được những điều mà bạn phảimất hàng tuần thậm chí hàng tháng nếu làm tại công ty. Thậm chí nó còn giúp bạn tiết kiệm được chi phí - Theo nghiên cứu của Trung tâm Tổ chức Triển lãm, nó giúp giảm 62% chi phí cho việc đàm phán một hợp đồng trong triển lãm so với thực hiện ngoài thị trường. Nhưng để có được thành công trên, bạn phải lập kế hoạch rất cẩn thận. Điều đó có nghĩa là chọn lựa đúng triển lãm, đặt mục tiêu rõ ràng, tạo ra một triển lãm có hiệu quả cho công ty, quảng cáo cho sự có mặt của công ty. Thực hiện điều đó thậm chí trước khi tham gia triển lãm. Hãy nhấn chuột vào những tiểu mục dưới đây để biết thêm kinh nghiệm trong việc tổ chức triển lãm thương mại. Chọn đúng triển lãm Với hơn 10.000 triển lãm thương mại được tổ chức trên thế giới hàng năm, hãy chọn một trong số đó nhằm thu được lợi ích lớn nhất từ khoản đầu tư về thời gian cũng như tiền bạc bạn đã phải bỏ ra. Bắt đầu nghiên cứu bằng cách tìm kiếm các triển lãm thương mại mà thích hợp với sản phẩm và dịch vụ của bạn. . Trên mạng, bạn có thể một trong những địa chỉ mạng sau để tìm hiểu về các hội chợ thương mại trên thế giới: Một nguồn thông tin khác bạn có thể biết về triển lãm là từ hiệp hội doanh nghiệp của ngành vì rất nhiều triển lãm và hội nghị là do các ngành đứng ra tài trợ. Phòng thương mại và công nghiệp cũng nhủ chi nhánh ở các tỉnh và thành phốcũng có thể giúp bạn có được thông tin về các triển lãm thương mại nhỏ của địa phương. Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng: Đừng lựa chọn bằng những con số Những cuộc triển lãm thương mại lớn có thể chỉ tốn thời gian nếu bạn không xem xét đến người mua hay khách hàng tiềm năng cho sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Nghiên cứu kỹ số liệu của các cuộc triển lãm thương mại trong các năm trước sẽ giúp bạn đánh giá khách 187
43. hàng có đúng là khách hàng của bạn không. Cơ quan quản lý triên lãm có thể cung cấp cho bạn số liệu. Nhờ khách hàng giúp đỡ Hỏi khách hàng của bạn để biết được họ thường xuyên tới các cuộc triển lãm thương mại nào,vì những cuộc triển lãm đáp ứng được nhu cầu của họ có lẽ sẽ có nhiều khách hàng tiềm năng của bạn. Bạn có thể hỏi các đối thủ cạnh tranh về triển lãm nào họ thấy hũu ích nhất. Phải kiểm định trước Cách tốt nhất để đánh giá một cuộc triển lãm là phải tự quan sát. Trước khi bạn đăng ký tham gia, bạn hãy đến triển lãm như một người tham quan. Triển lãm này có năng động và lý thú không? Những người đi xem triển lãm có phải là khách hàng tiềm năng của bạn không? Doanh nghiệp tham gia triển lãm là ai và sản phẩm hay dịch vụ của bạn đặt ở đâu thì thích hợp trong triển lãm đó? Nói chuyện với mọi người và hãy lắng nghe. Đánh giá cẩn thận Khi bạn có danh sách của các cuộc triển lãm, hãy tự hỏi những câu hỏi dưới đây để quyết định xem triển lãm nào là phù hợp với mục đích của bạn: Nó có đủ lớn để dựng nên một khu vực gặp mặt của khách hàng tiềm năng và người bán không nhưng cũng không quá rộng để bạn sẽ phải cạnh tranh với các đối thủ nặng cân trong ngành công nghiệp của bạn? Nó có đúng là chỗ thích hợp để thu hút khách hàng của địa phương, khu vực, trong nước hay quốc tế không? Nó đã được lên kế hoạch tổ chức đúng vào lúc khi bạn có thể giới thiệu một số sản phẩm dịch vụ mới và tìm kíếm khách hang mới không? Cơ quan tổ chúc quảng cáo triển lãm có đáng tin cậy và ban quản lý của họ đã từng đạt được thành công nào chưa? Đừng đợi đến phút cuối cùng Một số cuộc triển lãm thương mại nổi tiếng được đăng ký tham dự rất nhanh. Nếu bạn chờ qua lâu, bạn có thể chỉ ở trong danh sách dự bị. Thêm vào đó, bạn càng đăng ký sớm, bạn càng có nhiều cơ hội để lựa chọn vị trí tốt cho gian hàng của bạn. Xác định rõ mục tiêu Để có thể thu được lợi từ khoảng thời gian, tiền bạc và năng lượng bạn bỏ ra cho việc tham gia triển lãm thương mại, bạn cần phải xác định mục đích của việc tham gia và đặt ra các mục tiêu vừa sức.Mọi việc bạn thực hiện trước, trong và sau triển lãm nên được đánh giá trên tiêu chí là nó có giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra không. Các mục tiêu có thể đạt được trong cuộc triển lãm thương mại Dưới đây là một số lý do các doanh nghiệp tham gia triển lãm thương mại. Mục tiêu của bạn có thể là một vài trong số dưới đây, hay những lý do khác lại quan trọng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn: Ký hợp đồng bán hàng 188
44. Nghiên cứu cạnh tranh Nghiên cứu xu thế phát triển tại chỗ Quảng bá sản phẩm trợ giúp bán hàng sau này Hình thành danh sách địa chỉ khách hàng Tìm nhà cung cấp nguyên liệu re hơn hay tốt hơn Thiết lập quan hệ với khách hàng hiện tại Được báo chí quảng bá Làm tăng sự háo nức của khách hàng với sản phẩm mới Làm tăng hình ảnh của công ty trong ngành công nghiệp Đảm bảo rằng nhân viên của bạn tại gian hàng rất phù hợp và nhanh nhẹn Bạn không thể thực hiện công việc một mình. Dù mục tiêu của bạn là gì, bạn sẽ cần ít nhất một người để thay thế bạn khi bạn rời quầy để nghỉ ngơi hay xem xét việc bị cạnh tranh. Một nguyên tắc cần phải nhớ là ở mỗi 33 m vuông của triển lãm phải có 2 nhân viên của bạn. Nhân viên phải ăn mặc chỉnh tề, được đào tạo kỹ lưỡng, có trình độ và hiếu khách. Họ phải nắm được mục tiêu của bạn và thấy được vai trò của họ trong việc giúp công ty đạt được mục tiêu đó. Nếu bạn không có nhân viên trong công ty, hãy thuê họ hàng, bạn bè hay những người làm thuê theo giờ. Tập trung vào thông điệp của bạn Chỉ nên chọn hai hay ba mục tiêu chính mà bạn muốn đạt tới trong cuộc triển lãm, hãy tự đào tạo mình cũng như nhân viên phải "tập trung vào thông điệp". Thiết kế đồ hoạ, quảng cáo trước triển lãm, tài liệu in và các tờ quảng cáo trong triển lãm đều phải xoay quanh thông điệp của bạn. Tạo ngân sách Khi bạn đã quyết định tham gia triển lãm nào và mục tiêu của bạn là gì, bạn phải soạn thảo ngân sách. Không dự toán ngân sách, mọi khoản chi tiêu sẽ khó có thể quản lý được (ví dụ những chi tiêu bất chợt ở phút cuối nhằm làm sôi động quầy của bạn) và sẽ phá vỡ kế hoạch đã được chuẩn bị kỹ càng của bạn. Một nguyên tắc cần phải nhớ là chi phí thuê không gian chỉ nên chiếm một phần tư tổng ngân sách của bạn. Vì thế khi biết phải chi cho việc thuê chỗ là bao nhiêu bạn hãy nhân lên bốn lần để có được lương chi tiêu thô cho cuộc triển lãm, chưa tính chi phí cho nhân sự. Có được một cuộc triển lãm có hiệu quả Vị trí và vẻ ngoài của gian hàng của bạn sẽ có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của cuộc triển lãm thương mại. Một số lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn. Chọn vị trí có mật độ người qua lại cao Bạn hãy xem sơ đồ mặt sàn của triển lãm trước khi chọn vị trí cho gian hàng. Đi bộ là hình thức phổ biến trong các khu vực triển lãm thương mại. Hãy chọn vị trí cho gian hàng gần lối ra vào, nơi ăn uống, nhà vệ sinh, phòng nghỉ, phòng hội thảo, hay gần những gian hàng 189
45. thâm gia triển lãm lớn. Cố gắng tránh các đường cụt, nơi chất hàng, dãy quầy khuất, hay những nơi ít người qua lại. Xem xét việc chia gian hàng Những công ty mới tham gia triển lãm thường nhận được những vị trí không như mong muốn. Có một biện pháp là chia gian hàng có vị trí tốt vơi một đồng nghiệp trong ngành công nghiệp có liên quan. Hãy bàn bạc với người đại diện bán hàng của bạn hay cố gắng liên hệ với công ty tham gia triển lãm đã được xếp chỗ mà sản phẩm hay dịch vụ của họ bổ trợ cho sản phẩm và dịch vụ của bạn. Làm phấn chấn các giác quan Phải đảm bảo rằng khách hàng đến với gian hàng của bạn sẽ giữ lại được điều gì đó về sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Để cho họ sờ, nhìn, cảm nhận, nghe hay nếm thử sản phẩm. Bạn đang bán gối trang trí? Hãy bày chúng ở một khung cảnh phù hợp và có mẫu hàng cho khách có thể cảm nhận được. Bạn vừa phát triển một phần mềm mới? Nên có các máy vi tính để khách tham quan triển lãm có thể thử sản phẩm của bạn. Trang trí đơn giản Cố gắng đừng sử dụng nhiều tranh ảnh trang trí cho gian hàng. Một bức tranh lớn có thể nhìn thấy từ xa sẽ có ảnh hưởng lớn hơn là nhiều bức tranh nhỏ. Duy nhất một khẩu hiệu bắt mắt dùng để mô tả công ty còn có thể truyền đạt nhiều hơn các dòng chữ dài. Các mẹo quảng cáo Các mẹo quảng cáo và quà tặng khuyến mãi sẽ thu hút khách hàng đến gian hàng của bạn. Tổ chức một cuộc thi, cuộc quảng cáo sản phẩm ồn ào, phát miễn phí kẹo, thuê một người làm nghề xoa bóp và phục vụ xoa bóp lưng miễn phí. Bạn phải chắc chắn được rằng các mẹo quảng cáo này phải phù hợp với hình ảnh của công ty và sự nhạy cảm của khách hàng. Quảng cáo cho sự có mặt của công ty Nhớ rằng kế hoạch triển lãm thương mại tốt nhất cũng sẽ bị đổ bể nếu như không ai biết bạn ở đó. CEIR ước tính khoảng ba phần tư số khách tham quan triển lãm biết trước được những sản phẩm triển lãm nào họ muốn xem trước khi đến triển lãm. Một cuộc quảng cáo trước triển lãm sẽ giúp khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn biết về việc tham gia triển lãm của bạn. Một số lời khuyên khi thực hiện việc này. Gọi điện thoại Một tháng hay 6 tuần trước triển lãm, bắt đầu goi điện cho các khách hàng chính hay khách hàng tiềm năng để sắp xếp các cuộc gặp. Nhiều người sẽ đến theo đúng kế hoạch định trước của công ty và giành rất ít thời gian hay không có thời gian để xem các gian hàng khác, do vậy điều quan trọng là phải xúc tiến việc gọi điện lên kế hoạch đó càng sớm càng tốt. Sau đó trước một tuần hay ngay trước triển lãm phải gọi điện lại để khẳng định một lần nữa. 190
46. Gửi thư Người quản lý triển lãm thường bán cho bạn danh sách địa chỉ của những người đăng ký trước xem triển lãm. Cố gắng thực hiện việc gửi thư cho họ trước triển lãm tập trung vào một hay hai lợi ích mà họ có được khi tham quan gian hàng của bạn. Hãy cho họ các thông tin về gian hàng của bạn bao gồm cả số gian hàng. Sử dụng phương tiện thông tin đại chúng Viết một vài bài báo trên các ấn phẩn thương mại và báo địa phương mà sẽ đề cập tới cuộc triển lãm. ấn phẩm của bạn phải nổi bật khi đưa thông tin về việc tham gia triển lãm của công ty - ví dụ giới thiệu một sản phẩm mới hay một cuộc trình diễn đặc biệt. Bạn cần phải chuẩn bị nhiều bộ ấn phẩm cho cuộc triển lãm và phải chuyển nó tới phòng thông tin của triển lãm để phóng viên có thể tìm thấy. Để ý tới các ấn phẩm của triển lãm Quảng cáo trên các ấn phẩm mà được phát ở triển lãm có thể rất tốn kém nhưng kém hiệu quả. Những ấn phẩm này thường ít được quan tâm và nó sẽ bị lãng quên trong đống giấy tờ mà người tham quan triển lãm có được. Lập kế hoạch cho chiến lược theo dõi của công ty Thời gian lập kế hoạch cho chiến lược theo dõi là trước khi bắt đầu triển lãm. Bằng cách này bạn có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng với bản theo dõi trong khi những ấn tượng về triển lãm vẫn còn nguyên trong đầu họ. Dưới đây là một số điều bạn cần biết về bản theo dõi. Giành quyền ưu tiên cho bản theo dõi Theo nghiên cứu của Trung tâm Tổ chức Triển lãm., 80% hàng hoá quảng cáo trong triển lãm là không được theo dõi về sau. Giành quyền ưu tiên số một cho việc theo dõi sản phẩm sau triển lãm, giành vị trí cho nó cao hơn bất cứ một công việc nào khác - bao gồm cả việc bắt kịp với những công việc bạn đã bỏ qua khi ở công ty. Viết phong bì thư theo dõi trước triển lãm Lá thư bạn gửi đi sau triển lãm có thể chỉ đơn giản là một lời cảm ơn hay một quyển quảng cáo với một câu ngoài phong bì. Viết hay in nó trước khi bạn làm triển lãm để bạn có thể gửi nó đi ngay sau khi bạn làm triển lãm về. Đánh giá chất lượng sản phẩm trong triển lãm Xếp loại sản phẩm của bạn theo tầm quan trọng và sở thích, và dựa vào những điểm ưu tiên này để có những nỗ lực sau triển lãm. Gọi điện cho các khách hàng tiềm năng nhất của bạn trong vòng một tuần sau triển lãm bạn mà càng để lâu, họ càng trở nên lạnh nhạt. Gửi tới mọi khách hàng bức thư theo dõi. Giữ lời hứa của bạn Đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện tất cả những lời hứa bạn đã đưa ra tại gian hàng triển lãm. Bạn phải chuẩn bị đủ quyển quảng cáo và tờ rơi giới thiệu sản phẩm trước triển lãm để bạn có thể gửi các thông tin cần thiết đi đúng hạn. (Theo BusinessEdge) 191
47. 1.6. Event công cụ để quảng bá thương hiệu- các câu hỏi khi tổ chức sự kiện Mối quan hệ giữa “tổ chức sự kiện (TCSK)”, PR (quan hệ công chúng), tìm hiểu thị trường, không còn là quan tâm của giới doanh nghiệp mà đã trở thành một kỹ năng cần rèn luyện của các nhà quản lý (hành chính, giáo dục, quân sự, ngoại giao, ). Để thành công khi TCSK cần xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến nó. Vừa qua, HR Việt Nam (dịch từ BWP) đã giới thiệu cô đọng về 10 nguyên tắc “tổ chức sự kiện”): 1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Tiếp thị 2. Tổ chức sự kiện phải là thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp 3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu 4. Đặt mục tiêu cụ thể 5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng 6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày 7. Quảng bá sự kiện 8. Thiết lập và theo dõi các mối quan hệ 9. Nhân lực là yếu tố quan trọng 10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh I. TCSK phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị 1. Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì ? 2. Sẽ làm những gì để quản lý nguồn thông tin về khách hàng ? 3. Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (đối với: người, báo, đài, ) ? 4. Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường ? 5. Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu ? 6. Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường. ? II. Tổ chức sự kiện để phục vụ chiến lược kinh doanh 7. Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ? 8. Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi cần phải tổ chức sự kiện “tưởng như không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”. III . TCSK phải xác định đối tượng “khách hàng mục tiêu” 9. Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện này sẽ thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ? 10. Nói cụ thể, khách hàng của mình qua sự kiện này là những ai ? 192
48. 11. Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?. 12. Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến, 13. Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (để giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng nhiều tiềm năng). IV. TCSK khi đã nêu được các mục tiêu cụ thể “Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty - nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Lần này phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì ?” 14. Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó) 15. Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức các sự kiện là gì ?. 16. Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai ? 17. Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu ? 18. Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì ? 19. Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì ? 20. Các mục tiêu khác 21. Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây ? V. TCSK không là công cụ đa năng để tiếp thị 22. Để thành công trong CLKD của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức những sự kiện sắp tới ? 23. Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi: ”Có cần thiết phải tổ chức sự kiện này không” ? 24. Có cần điều chỉnh gì nữa ?. 25. Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi sự kiện được tổ chức ? VI. TCSK chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ) còn CLKD thì lâu dài “Tổ chức sự kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp”. 26. Những nội dung khác trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty là gì ? 27. Lúc này (năm, quý, tháng), việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty ? VII . TCSK lần này cần doanh nghiệp làm gì để quảng bá 28. “Không chỉ dựa vào lần TCSK này để công ty nắm mọi cơ hội tiềm năng”. Bạn có đồng ý vậy không ? 29. Trước khi TCSK, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào ? 193
49. 30. Qua những hoạt động quảng bá trước khi TCSK, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu ? 31. Qua những hoạt động quảng bá trước khi TCSK, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu 32. Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự ? VIII. TCSK lần này, doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng 33. Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ? 34. Cần làm gì sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn). 35. Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa ? 36. Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc TCSK lần khác. IX. TCSK lần này, cần làm gì để thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực “Nếu việc TCSK là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía TCSK”. Vì thế: 37. Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng ? 38. Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của phía TCSK ? 39. Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ? 40. Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này. 41. Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu . 42. Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu . X. TCSK cần làm gì để việc phục vụ cho mục tiêu kinh doanh 43. Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu chung” của lần TCSK này ? 44. Làm gì để mỗi thành viên tham gia mỗi sự kiện cụ thể (trong nhóm các sự kiện lần này) được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu” của sự kiện đó ? 45. Làm gì để mỗi sự kiện thực sự là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, 46. Làm gì để tạo được tinh thần hiếu khách, 194
50. 47. Làm gì để bảo đảm các yếu tố hậu cần và vô số những công việc lặt vặt khác. 48. Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng “sự kiện chỉ là một thành phần trong chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty ?”. Chưa đáp thông 48 câu hỏi trên đây thì chưa nên ra quyết định TCSK (chưa "vấn" mà đã "đề"). Việc “hỏi - đáp” liên quan với 2 phía: Phía thứ nhất là thủ trưởng (nhà quản lý, chủ doanh nghiệp). Việc TCSK có khi không do doanh nghiệp đãm trách mà phải thuê các nhóm dịch vụ TCSK; bấy giờ, tuỳ thuộc tỷ lệ % trọn gói trách nhiệm đến đâu để thủ trưởng cung cấp thông tin hướng dẫn cho bên dịch vụ TCSK (căn cứ vào 48 câu hỏi đáp); nếu nhà quản lý thuê nhóm TCSK “chỉ đâu đánh đó” thì chủ doanh nghiệp ít phải trả lời câu hỏi (ông chủ bảo gì thì làm điều ấy). Nhưng khi thuê nhóm TCSK để "giao trọn gói trách nhiệm" thì nhà quản lý phải chủ động cung cấp những yêu cầu cần thiết từ 48 câu hỏi trên đây trước khi nhóm này viết kịch bản chi tiết; việc viết và duyệt kịch bản được “căn cứ vào yêu cầu - đã được nhà quản lý triển khai từ trước đó”, không để xảy ra tình cảnh vừa viết vừa sửa. Phía thứ hai là nhóm TCSK (trọn gói): Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY), việc lập “kịch bản” để TCSK xuất phát từ 1 trong 4 hướng sau: - Một là, xuất phát từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương pháp, phương tiện, con người, kết quả, ); - Hai là, xuất phát từ các "chức năng" quản lý (hoạch định -> tổ chức -> chỉ đạo -> tổng kết); - Ba là, xuất phát từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)] - Bốn là, phối hợp các hướng trên đây. Như vậy, dù xuất phát từ “quá trình”, “chức năng” hay “quy tắc (4W+H) thì nhóm TCSK cũng sẽ phải xác định câu hỏi và tìm lời đáp rõ ràng trước khi dưng kịch bản TCSK. Ví dụ, nhóm TCSK thích chọn hướng phối hợp (tức là vừa “quy trình – 8 nhân tố”, vừa “chức năng – 4 chức năng”, vừa “4 w + H”) sẽ hỏi đáp 12 câu sau đây trước khi dựng kịch bản: 1. Các mục tiêu của sự kiện này là gì ? 2. Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu ? Chỗ đó ra sao ? 3. Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ ? 4. Thời tiết lúc ấy thế nào ? 5. Hoạt động của mỗi sự kiện (và chuỗi sự kiện) gồm lần lượt những gì ? 6. Nhóm TCSK gồm những ai ? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy) 7. Phương pháp TCSK là gì ? 8. Phương tiện cho nhóm TCSK gồm những gì ? 195
51. 9. Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, ) ? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao ? 10. Phương tiện cho những người thực hiện sự kiện sử dụng - gồm những gì ? 11. Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện ) ? 12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi TCSK ) ? 13. Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không ? Họ là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi TCSK) ? 14. Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ? 15. Các biện pháp đánh giá người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ? 16. Việc tổng kết việc TCSK để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanh nghiệp, cho phía TCSK) nên thực hiện thế nào ? Đành rằng “mưu sự tại thiên” nhưng trong việc TCSK, người chủ doanh nghiệp (và người TCSK) tính toán càng kỹ lưỡng, càng hợp quy luật phát triển của nội tâm và ngoại cảnh thì càng giảm thất bại và tăng hiệu quả thực hiện CLKD. 1.7. Tổ chức sự kiện để quảng cáo Những mỹ từ khẳng định tốt nhất, đẹp nhất, hiệu quả nhất, tiện dụng nhất v.v. nhan nhản khắp nơi chẳng những không hề giúp ích cho thương hiệu mà còn hạ thấp thương hiệu bởi sự nhiễu loạn thông tin. Khi phải lựa chọn giữa những cái nhất ấy, tốt nhất là tránh xa chúng - những người tiêu dùng khôn ngoan sẽ làm như vậy. Cách đây không lâu, tân chủ tịch Coca-Cola, ông Steven J. Heyer đã khiến giới chuyên ngành truyền thông và quảng cáo ở thị trường Mỹ sửng sốt khi tuyên bố rằng, thời huy hoàng của tiếp thị quảng cáo rập khuôn cho mọi đám đông đã qua từ lâu. Để nâng cao doanh thu bán hàng, các doanh nghiệp cần chủ động khai thác các phương thức quảng cáo mới hiệu quả hơn. Coca-Cola đang chuyển hướng từ chỗ phát đi những spot 30 giây trên truyền hình sang việc khai thác nhiều hơn các sự kiện và hoạt động cộng đồng để thắt chặt quan hệ với người tiêu dùng. Chẳng hạn, thay vì đẩy mạnh quảng cáo trên màn ảnh nhỏ ở Mỹ nhân các dịp trao giải Grammy, MTV hay trận khai mạc mùa bóng chày, bóng rổ, Coca-Cola đã tổ chức mở trong các đại siêu thị, cửa hàng bách hóa, trung tâm thương mại những nhà thư giãn - giải trí thật đẹp với đầy đủ tiện ích hiện đại, gồm truyền hình plasma, Internet, video, phim Tại Tây Ban Nha, Coke lập ra một địa chỉ Internet cho phép giới trẻ tuổi đôi mươi, điều kiện tài chính khó khăn, còn phải sống với bố mẹ, có thể nhập vào mà thiết kế căn phòng lý tưởng của mình. Tại Anh, địa chỉ myCokeMusic.com cho phép các bạn trẻ thoải mái sáng tác ca khúc. Sau đó nhận những lời phê bình trên mạng của bạn bè cùng trang lứa. Còn Unilever cũng đang sử dụng hình thức tổ chức sự kiện để quảng cáo cho sản 196