Tin học văn phòng - Phần V: Microsoft project

Nội dung text: Tin học văn phòng - Phần V: Microsoft project

1. PHẦ N V Microsoft PROJECT 73
2. Phầ n I: Gi ớ i thi ệ u chung Microsoft Project 1. Mụ c đích chung và các yêu c ầ u c ủ a Microsoft Project Microsoft Project là mộ t ch ươ ng trình chuyên dùng đ ể qu ả n lý các d ự án, là ch ươ ng trình có nhữ ng công c ụ m ạ nh và thu ậ n ti ệ n. V ớ i Microsoft Project b ạ n có th ể làm vi ệ c v ớ i nhiềếộề u ch đ , nhi u công c ụứ , ch c năng tinh vi đ ểựệ th c hi n các thao tác t ạậệ o l p và hi u chỉ nh trên d ự án đ ồ ng th ờ i ti ế t ki ệ m th ờ i gian và ti ề n b ạ c cho b ạ n. Mụ c đích chung c ủ a Microsoft Project 2007 g ồ m: • Tổ ch ứ c l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý d ự án. • Lên lị ch công tác. • Chỉ đ ị nh các tài nguyên và chi phí cho các công vi ệ c trong d ự án. • Điề u ch ỉ nh k ế ho ạ ch đ ể thích ứ ng v ớ i các đi ề u ki ệ n ràng bu ộ c. • Chuẩ n b ị các báo bi ể u c ầ n thi ế t cho d ự án. • Dự trù các tác đ ộ ng đ ế n ti ế n đ ộ c ủ a d ự án khi x ả y ra nh ữ ng thay đ ổ i có ả nh h ưở ng lớ n đ ế n d ự án. • Xem xét lạ i d ự án đ ể đ ố i phó v ớ i các tình hu ố ng ng ẫ u nhiên. • Đánh giá tài chính chung củ a d ự án. • In ấ n các báo bi ể u ph ụ c v ụ d ự án. • Làm việ c và qu ả n lý theo nhóm. • Rút kinh nghiệ m trong khi th ự c hi ệ n d ự án. Để ch ạ y Microsoft Project 2007 ph ầ n c ứ ng t ố i thi ể u c ủ a máy tính là: − Bộ vi x ử a lý 1.2Gb tr ở lên − 128 Mb RAM − Window XP − Ổ c ứ ng >100 Mb Và bạ n c ầ n có các ph ầ n m ề m sau: − Phầ n m ề m Microsoft Project 2007 − Bộ gõ ti ế ng Vi ệ t Là mộ t ng ườ i b ắ t đ ầ u s ử d ụ ng ch ươ ng trình Microsoft Project, b ạ n ch ắ c h ẳ n có r ấ t nhiềắắềệạ u th c m c v vi c t o và qu ảộự n lý m t d án. Cu ố n sách này s ẽ cung c ấ p cho b ạ n nhữ ng khái ni ệ m c ơ b ả n trong Microsoft Project đ ể qu ả n lý d ự án, sau đó b ạ n s ẽ cùng t ạ o, quả n lý các thay đ ổ i d ự án thông qua các bài gi ả ng c ủ a cu ố n sách. M ỗ i bài gi ả ng là nh ữ ng hướ ng d ẫ n c ụ th ể t ừ ng b ướ c trong vi ệ c t ạ o m ớ i d ự án, theo dõi ho ạ t đ ộ ng và qu ả n lý d ự án. 2. Quả n lý d ự án là gì? Quả n lý d ự án là m ộ t quá trình l ậ p k ế ho ạ ch, t ổ ch ứ c, theo dõi và qu ả n lý các công việ c và ngu ồựể n l c đ hoàn thành các m ụặớề c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu ộềờ c v th i gian, chi phí và tài nguyên. Kếạủự ho ch c a d án có th ểỉơả ch là đ n gi n, ví d ụưộậợỏ nh m t t p h p nh các công việ c cùng th ờ i gian b ắ t đ ầ u và k ế t thúc, cũng có th ể ph ứ c t ạ p g ồ m hàng nghìn các công việ c và tài nguyên v ớ i chi phí hàng t ỷ đôlla. Hầ u h ế t các d ự án đ ề u có nh ữ ng đi ể m chung bao g ồ m vi ệ c phân chia d ự án thành các công việỏễ c nh d dàng qu ảậịựệ n lý, l p l ch th c hi n các công vi ệ c, trao đ ổớ i v i nhóm và theo dõi các tiế n trình th ự c hi ệ n công vi ệ c. M ọ i d ự án đ ề u bao g ồ m ba pha chính sau: − Lậ p k ế ho ạ ch d ự án 74
3. − Theo dõi các thay đổ i và qu ả n lý d ự án − Kế t thúc d ự án. Các pha này càng đượ c th ự c hi ệ n t ố t bao nhiêu, kh ả năng thành công c ủ a d ự án càng nhiề u b ấ y nhiêu. 3. Các nhân tố chính t ạ o nên m ộ t d ự án Dự án c ủ a b ạ n ch ỉ có th ể thành công n ế u b ạ n hi ể u rõ đ ượ c 3 nhân t ố hình thành nên mỗ i d ự án, đó là: − Thờ i gian: Gồ m th ờ i gian đ ể hoàn thành t ừ ng công vi ệ c trong m ỗ i m ộ t giai đo ạ n. − Tiề n b ạ c: Gồ m các chi phí tài nguyên: nhân l ự c, thi ế t b ị , nguyên v ậ t li ệ u đ ể hoàn thành các công việ c. − Mụ c đích: Mụ c đích c ủ a các công vi ệ c và k ế ho ạ ch đ ể hoàn thành chúng. Thờ i gian, ti ề n b ạ c và m ụ c đích là chi ế c ki ề ng ba chân đ ư a d ự án đ ế n thành công, m ỗ i mộ t thành ph ầ n đ ề u có ả nh h ưở ng đ ế n hai ph ầ n còn l ạ i. Ba thành ph ầ n này là r ấ t quan trọ ng và tr ự c ti ế p ả nh h ưở ng đ ế n d ự án, m ố i quan h ệ gi ữ a ba thành ph ầ n này là khác nhau đốớỗự i v i m i d án và nó quy ếịớữấề t đ nh t i nh ng v n đ và cách th ứựệự c th c hi n d án. 4. Cơ s ở d ữ li ệ u c ủ a Microsoft Project 2007 Là mộ t nhà qu ả n lý d ự án, b ạ n s ẽ có r ấ t nhi ề u công vi ệ c đ ể làm. V ậ y thì Microsoft Project có thể giúp gì cho b ạ n? Tr ướ c h ế t, nó l ư u tr ữ thông tin chi ti ế t v ề d ự án c ủ a b ạ n trong cơ s ở d ữ li ệ u và s ử d ụ ng các thông tin này đ ể tính toán, theo dõi ti ế n trình, chi phí củự a d án và các thành ph ầ n khác đ ồờạộếạ ng th i t o ra m t k ho ch cho d ựủạ án c a b n. Càng nhiề u thông tin v ề d ự án mà b ạ n cung c ấ p, d ự án càng đ ượ c th ự c hi ệ n chính xác b ấ y nhiêu. Giố ng nh ư m ộ t b ả ng tính, Microsoft Project th ể hi ệ n k ế t qu ả ngay sau các tính toán. Tuy nhiên kế ho ạ ch c ủ a d ự án s ẽ không đ ượ c l ậ p cho đ ế n khi b ạ n hoàn thành các thông tin quan trọ ng c ủ a các công vi ệ c. Microsoft Project lư u gi ữ thông tin b ạ n nh ậ p và thông tin nó tính toán trong các tr ườ ng như tên công vi ệ c hay kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n. Trong Microsoft Project, m ỗ i tr ườ ng đượ c th ể hi ệ n trong m ộ t c ộ t. 5. Xem xét dữ li ệ u b ạ n c ầ n Bạ n có th ể xem xét th ờ i gian k ế t thúc c ủ a các công vi ệ c trong hôm nay, ngày mai b ạ n lạố i mu n xem xét chi phí công vi ệơởữệựứựấề c. C s d li u d án ch a đ ng r t nhi u thông tin như ng t ạ i m ộ t th ờ i đi ể m b ạ n có th ể ch ỉ c ầ n m ộ t ph ầ n thông tin. Đ ể làm đ ượ c đi ề u Microsoft Project cung cấ p m ộ t s ố d ạ ng th ể hi ệ n sau: − Các khung nhìn: Thể hi ệ n m ộ t t ậ p con c ủ a các thông tin đã đ ượ c đ ị nh d ạ ng. Ví dụ s ơ đ ồ Gantt th ể hi ệ n thông tin v ề các công vi ệ c. − Các bả ng: Gồ m các thông tin đ ượ c đ ị nh nghĩa ngay ban đ ầ u. − Các thông tin chọ n l ọ c: cho phép bạ n ch ọ n l ọ c các thông tin v ề công vi ệ c hay tài nguyên. 6. Hệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c c ủ a Microsoft Project Cách thứ c Microsoft Project s ử d ụ ng h ệ th ố ng th ờ i gian b ắ t đ ầ u và k ế t thúc các công việ c nh ư th ế nào? Đi ề u này đ ượ c tính toán theo các nhân t ố nh ư m ứ c đ ộ đ ộ c l ậ p c ủ a công việ c, các ràng bu ộ c liên quan, các kho ả ng th ờ i gian đ ứ t đo ạ n cũng nh ư các ngày ngh ỉ , ngày lễ . 75
4. 7. Mộ t s ố t ừ khoá trong Microsoft Project 2007 Task Công việ c, nhi ệ m v ụ Duration Thờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c Start Ngày bắ t đ ầ u Finish Ngày kế t thúc Predecessors Công việ c làm tr ướ c Successors Công việ c k ế ti ế p Task list Danh sách các công việ c Resource Tài nguyên hay nhân lự c, máy móc th ự c hi ệ n các công vi ệ c c ủ a d ự án Work Số gi ờ công đ ượ c gán đ ể th ự c hi ệ n công vi ệ c Unit Khả năng lao d ộ ng c ủ a tài nguyên Milestone Loạ i công vi ệ c đ ặ c bi ệ t (đi ể m m ố c) có Duration=0, dùng đ ể k ế t thúc các đoạ n trong d ự án Recurring Task Công việ c đ ị nh kỳ, l ặ p đi l ặ p l ạ i nhi ề u l ầ n theo chu kỳ trong th ờ i gian thự c hi ệ n d ự án. Ví d ụ các bu ổ i h ọ p giao ban đ ầ u tu ầ n Shedule Lị ch trình c ủ a d ự án Std. Rate Giá chuẩ n Ovr. Rate Giá ngoài giờ Cost/use Phí sử d ụ ng tài nguyên Baseline Theo kế ho ạ ch Actual cost Chi phí đã sử d ụ ng t ớ i th ờ i đi ể m hi ệ n t ạ i Current cost Chi phí đã sử d ụ ng t ớ i th ờ i đi ể m hi ệ n t ạ i + Chi phí còn l ạ i theo th ờ i điể m hi ệ n t ạ i Remaining cost Chi phí cầ n có đ ể ti ế p t ụ c th ự c hi ệ n d ự án. Summary Task Công việ c tóm l ượ c: Công vi ệ c mà ch ứ c năng duy nh ấ t c ủ a nó là ch ứ a đự ng và tóm l ượ c th ờ i kho ả ng, công vi ệ c và chi phí c ủ a các công vi ệ c khác. 76
5. Phầ n II: T ạ o m ộ t d ự án Thờ i gian b ạ n xác đinh đ ượ c rõ m ụ c đích c ủ a d ự án và v ạ ch ra đ ượ c các giai đo ạ n chính củ a d ự án cũng chính là lúc b ạ n c ầ n t ạ o ra m ộ t k ế ho ạ ch cho d ự án. Trướ c h ế t, nh ậ p và t ổ ch ứ c các công vi ệ c và kho ả ng th ờ i gian đ ể th ự c hi ệ n chúng. Sau đó khở i t ạ o nhân l ự c, thi ế t b ị , nguyên v ậ t li ệ u và chi phí cho các công vi ệ c. V ớ i nh ữ ng thông tin này, Microsoft Project sẽạ t o ra m ộếạ t k ho ch làm vi ệạỉầể c, b n ch c n ki m tra l ạ i kế ho ạ ch và đi ề u ch ỉ nh khi c ầ n thi ế t. Ph ầ n này s ẽ h ướ ng d ẫ n b ạ n t ạ o l ậ p k ế ho ạ ch d ự án bao gồ m các bài sau đây: Bài 1: Thiế t l ậ p m ộ t d ự án m ớ i. Bài 2: Cách thứ c nh ậ p và t ổ ch ứ c các công vi ệ c. Bài 3: Thờ i gian b ắ t đ ầ u và th ờ i gian k ế t thúc công vi ệ c. Bài 4: Khở i t ạ o tài nguyên, nhân l ự c cho công vi ệ c. Bài 5: Chi phí cho dự án. Bài 6: Xem xét hệ th ố ng công vi ệ c Bài 7: Cách thứ c l ư u d ự án Bài 1: Thiế t l ậ p m ộ t d ự án m ớ i Bướ c đ ầ u tiên đ ể t ạ o k ế ho ạ ch làm vi ệ c là t ạ o ra m ộ t file d ữ li ệ u m ớ i, thi ế t l ậ p th ờ i gian bắ t đ ầ u, th ờ i gian k ế t thúc và nh ậ p các thông tin chung v ề d ự án. Sau khi h ọ c xong bài này, bạ n s ẽ có m ộ t file d ữ li ệ u Microsoft Project ch ứ a đ ự ng tên d ự án, ngày d ự ki ế n bắầ t đ u, ngày d ựếế ki n k t thúc, k ếạự ho ch d án cũng nh ư các thông tin khác v ềự d án. Bài này gồ m có 3 đi ể m chính sau: − Tạ o m ớ i m ộ t d ự án − Nhậ p các thông tin quan tr ọ ng v ề d ự án − Thiế t l ậ p h ệ th ố ng th ờ i gian trong d ự án 1. Tạ o m ớ i 1 d ự án Khi bạắầớựớớ n b t đ u v i 1 d án m i v i Microsoft Project, b ạỉểậờ n ch có th nh p th i gian bắ t đ ầ u hay th ờ i gian k ế t thúc c ủ a d ự án. Microsoft cũng khuyên r ằ ng chúng ta ch ỉ nh ậ p thờ i gian b ắầủự t đ u c a d án và đ ểự t nó tính th ờểế i đi m k t thúc sau khi b ạ n đã nh ậ p các thông tin về th ờ i gian c ủ a t ừ ng công vi ệ c. Click nút New trên thanh công cụ hay trong menu File, chọ n New . 77
6. Trong hộ p tho ạ i Project Information, nhậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u hay k ế t thúc t ạ i m ụ c Start date hay Finish date cho dự án c ủ a b ạ n, và sau đó Click nút OK. Click nút Save hay trong menu File, chọ n mụ c Save để l ư u gi ữ thông tin d ự án. Chú ý Bạ n có th ể thay đ ổ i thông tin v ềựủạấứờể d án c a b n b t c th i đi m nào b ằ ng cách chọ n m ụ c Project Information trên menu Project 78
7. 2. Nhậ p các thông tin quan tr ọ ng cho d ự án Mỗộựề i m t d án đ u có m ộố t s thành ph ầặưư n đ c tr ng nh các công vi ệ c có liên quan, mộ t s ố v ướ ng m ắ c s ẽ g ặ p ph ả i khi th ự c hi ệ n, ng ườ i th ự c hi ệ n chúng và m ụ c đích c ủ a d ự án. Để b ạ n có th ể nh ớ và theo dõi đ ượ c các thông tin này khi c ầ n thi ế t hãy th ự c hi ệ n theo các bướ c sau Trên menu File, Click Properties, và sau đó Click tab Summary Trong Tab Summary, nhậ p nh ữ ng thông tin liên quan đế n d ự án, nh ư ngườ i l ậ p và qu ả n lý file d ự án, m ụ c đích củ a d ự án, hay b ấ t c ứ đi ề u gì có thể gây khó khăn trong quá trình th ự c hiệ n d ự án Click OK 3. Thiế t l ậ p h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c cho dự án Bạ n có th ể thay đ ổ i th ờ i gian làm việ c c ủ a d ự án đ ể ph ả n ánh s ố ngày cũng như s ố gi ờ làm vi ệ c c ủ a m ỗ i ngườ i trong d ự án. Microsoft Project thiế t l ậ p m ặ c đ ị nh th ờ i gian làm vi ệ c cho dự án t ừ th ứ 2 đ ế n th ứ 6, b ắ t đ ầ u từ 8 giờ sáng đ ế n 5 gi ờ chi ề u. Bạ n có th ể xác đ ị nh th ờ i gian ngh ỉ như cu ố i tu ầ n và các bu ổ i t ố i cũng như ngày l ễ hay th ờ i gian đi ngh ỉ mát. Trên menu View, Click Gantt Chart. Trên menu Tools, Click Change Working Time. Trên hộ p tho ạ i Chage Working Time, chọ n l ị ch làm vi ệ c. • Để thay đ ổ i th ờ i gian làm vi ệ c c ủ a mộ t ngày trong tu ầ n trong toàn b ộ d ự án, chọ n ngày c ầ n thay đ ổ i, sau đó ch ọ n l ự a chọ n Default Working Time và chỉ nh l ạ i thờ i gian làm vi ệ c c ủ a ngày đó. Ví d ụ b ạ n muố n ngày th ứ 6 hàng tu ầ n đ ề u k ế t thúc vào 4 giờ ch ẳ ng h ạ n. Để thay đ ổờ i th i gian làm vi ệủộố c c a m t s ngày, ví d ụưừứếứề nh t th 3 đ n th 6 đ u làm việ c lúc 9 gi ờ , b ạ n ch ỉ c ầ n Click chu ộ t vào ngày th ứ 3, sau đó gi ữ phím Shift và Click chuộ t đ ế n th ứ 6. Công vi ệ c ti ế p theo c ủ a b ạ n là thay đ ổ i th ờ i gian làm vi ệ c Click Nonworking time đố i v ớ i nh ữ ng ngày ngh ỉ , hay Nondefault working time để thay đổ i th ờ i gian làm vi ệ c c ủ a m ộ t ngày nào đó 79
8. • Kế t lu ậ n: Qua bài này bạ n có th ể n ắ m b ắ t đ ượ c cách th ứ c t ạ o m ớ i m ộ t d ự án, nhậ p các thông tin quan tr ọ ng và thi ế t l ậ p h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c cho d ự án. Đó là nhữ ng b ướ c đ ầ u tiên đ ể trong quá trình th ự c hi ệ n d ự án m ộ t cách hi ệ u qu ả . Bài ti ế p theo sẽ cho b ạ n bi ế t cách th ứ c nh ậ p và t ổ ch ứ c các công vi ệ c. Bài 2: Cách thứ c nh ậ p và t ổ ch ứ c các công vi ệ c Đầ u tiên b ạ n hãy li ệ t kê các b ướ c đ ể hoàn thành d ự án, b ắ t đ ầ u v ớ i t ừ ng kh ố i công việ c và chia nh ỏữố nh ng kh i công vi ệ c thành nh ữốỏơứưậ ng kh i nh h n. C nh v y cho t ớ i khi nó đượ c chia thành nh ữ ng công vi ệ c nh ỏ có th ể phân giao c ụ th ể đ ượ c. Cu ố i cùng nh ậ p các khoả ng th ờ i gian thi ế t l ậ p cho t ừ ng công vi ệ c. Sau khi bạ n hoàn thành bài này, b ạ n s ẽ có m ộ t t ậ p h ợ p các công vi ệ c đ ượ c t ổ ch ứ c mộ t cách h ệ th ố ng và thông tin chi ti ế t v ề nh ữ ng công vi ệ c này. Bài này có 5 điể m chính sau: − Nhậ p công vi ệ c và th ờ i gian th ự c hi ệ n. − Tạ o nh ữ ng m ố c đánh d ấ u. − Tạ o nh ữ ng công vi ệ c đ ị nh kỳ. − Phân cấ p công vi ệ c. − Hiệ u ch ỉ nh h ệ th ố ng công vi ệ c. 1. Nhậ p các công vi ệ c và th ờ i gian th ự c hi ệ n Mộ t d ự án là m ộ t chu ỗ i nh ữ ng công vi ệ c có liên quan t ớ i nhau. M ộ t công vi ệ c s ẽ chiế m gi ữ m ộ t kho ả ng th ờ i gian và chúng s ẽ đ ượ c theo dõi ti ế n trình th ự c hi ệ n. M ộ t công việ c có th ể đ ượ c th ự c hi ệ n trong m ộ t ngày hay nhi ề u tu ầ n. Bạ n hãy nh ậ p các công vi ệ c theo th ứ t ự mà chúng x ả y ra, sau đó ướ c tính s ố th ờ i gian để th ự c hi ệ n công vi ệ c đó. Chú ý: Bạ n không nên nh ậ p ngày b ắ t đ ầ u và k ế t thúc trong các tr ườ ng Start và Finish đố i v ớ i m ỗ i công vi ệ c. Microsoft Project tính toán th ờ i gian b ắ t đ ầ u và th ờ i gian k ế t thúc 80
9. dự a trên m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c, d ự a trên các thông tin b ạ n nh ậ p vào. Ph ầ n này sẽ đ ượ c nói rõ trong bài sau. Trên menu View, Click Gantt Chart. Trong cộ t Task Name, đánh tên công việ c, và sau đó nh ấ n phím TAB. Microsoft Project tự đ ộ ng nh ậ p th ờ i gian ướ c tính cho công vi ệ c là m ộ t ngày cùng vớ i d ấ u ? Trong cộ t Duration, nhậ p th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c theo tháng, tu ầ n, ngày, gi ờ hay phút. Bạ n có th ể s ử d ụ ng các d ấ u t ắ t sau: tháng = mo, tuầ n = w, ngày = d, gi ờ = h, phút = m Chú ý: Để ch ỉ ra đây là th ờ i gian ướ c tính, đánh thêm d ấ u h ỏ i sau kho ả ng th ờ i gian thự c hi ệ n. Chú ý: Bạ n có th ể thêm m ộ t chú thích cho m ỗ i công vi ệ c. Trong c ộ t Task Name , chọ n tên công vi ệ c c ầ n thêm chú thích, sau đó Click nút Task Notes. Nhậ p thông tin chú thích trong hộ p tho ạ i Notes, sau đó Click nút OK. 81
10. 2. Tạ o m ố c d ự án Tạốự o m c d án là m ộệấ t vi c r t có ý nghĩa trong k ếạựệự ho ch th c hi n d án, ví d ụư nh việ c hoàn thành m ộ t pha chính c ủ a d ự án. Khi b ạ n nh ậ p kho ả ng th ờ i gian cho 1 công vi ệ c là 0 ngày Microsoft Project thể hi ệ n 1 bi ể u t ượ ng m ố c d ự án trên biể u đ ồ Gantt t ạ i th ờ i gian bắ t đ ầ u công vi ệ c. B1 Trong cộ t Duration củ a công vi ệ c c ầ n t ạ o m ố c nh ậ p 0 . B2 Nhấ n phím ENTER Chú ý: Đểểịấảểố hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch ọểểị n ki u hi n th trong danh sách là Milestones. Để hi ể n th ị l ạ i toàn b ộ các công vi ệ c trong d ự án, ch ọ n All task trong danh sách kiể u hi ể n th ị . 3. Tạ o các công vi ệ c đ ị nh kỳ Công việ c đ ị nh kỳ là nh ữ ng công vi ệ c th ườ ng xuyên l ặ p đi l ặ p l ạ i, ví d ụ nh ư 1 bu ổ i họ p giao ban th ứ hai hàng tu ầ n. Công vi ệ c đ ị nh kỳ có th ể x ả y ra hàng ngày, hàng tu ầ n, hàng tháng hay hàng năm. Bạ n có th ể xác đ ị nh kho ảờ ng th i gian th ựệốớỗầ c hi n đ i v i m i l n công việ c xu ấ t hi ệ n hay th ờ i gian nào nó s ẽ x ả y ra. B1 Trong cộ t Task Name, chọ n n ơ i b ạ n mu ố n công vi ệ c đ ị nh kỳ x ả y ra B2 Trong menu Insert, chọ n Recurring Task. B3 Trong hộ p tho ạ i Recurring Task Information, đánh tên công việ c B4 Trong phầ n Duration, nhậ p th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c khi công vi ệ c x ả y ra. B5 Dướ i Recurrence pattern, Click Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để ch ọ n kiể u xu ấ t hi ệ n c ủ a công vi ệ c theo hàng ngày, hàng tu ầ n, hàng tháng hay hàng năm. B6 Phía bên phả i Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác đị nh t ầ n xu ấ t công việả c x y ra. Ví d ụếưộ n u nh m t công vi ệị c đ nh kỳ xu ấệ t hi n vào th ứ hai hàng tu ầ n. B7 Dướ i Range of recurrence, nhậ p ngày b ắ t đ ầ u và sau đó ch ọ n ngày k ế t thúc sau mộ t s ố l ầ n x ả y ra (m ụ c End After) hay công việ c s ẽ đ ượ c k ế t thúc vào th ờ i gian nào (End By). • Nế u b ạ n ch ọ n End after, chọ n s ố l ầ n công vi ệ c x ả y ra. • Nế u b ạ n ch ọ n End by, nhậ p ngày b ạ n mu ố n công vi ệ c này k ế t thúc. 82
11. Chú ý: Để xem t ấ t c ả các ph ầ n c ủ a công vi ệ c đ ị nh kỳ, Click vào d ấ u + g ầ n công vi ệ c đinh kỳ. 4. Phân cấ p các công vi ệ c Việ c phân c ấ p giúp b ạ n t ổ ch ứ c các công vi ệ c thành nh ữ ng kh ố i d ễ dàng qu ả n lý, các công việ c đ ượ c t ạ o thành m ộ t h ệ th ố ng phân c ấ p, công vi ệ c này có th ể là c ấ p con c ủ a công việ c khác nh ư ng cũng có th ểấủộố là c p cha c a m t s công vi ệờắầ c. Th i gian b t đ u và kế t thúc m ộ t công vi ệ c cha đ ượ c tính theo th ờ i gian b ắ t đ ầ u s ớ m nh ấ t và th ờ i gian k ế t thúc muộ n nh ấ t c ủ a các công vi ệ c con c ủ a nó. Để t ổ ch ứ c theo ch ế đ ộ phân c ấ p, s ử d ụ ng các nút sau: Cấ p th ấ p h ơ n Cấ p cao h ơ n Hiể n th ị các công vi ệ c con Không hiể n th ị các công vi ệ c con Hiể n th ị t ấ t c ả các công vi ệ c con B1 Trên menu View, chọ n s ơ đ ồ Gantt. B2 Chọ n công vi ệ c mà b ạ n mu ố n nó tr ở thành công vi ệ c con c ủ a công vi ệ c trên B3 Click nút . Công việ c này s ẽ tr ở thành công vi ệ c con. Chú ý: Bạ n có th ểểổấủ chuy n đ i c p c a công vi ệằ c b ng cách đ ặộ t chu t vào ph ầầ n đ u tên công việ c mu ố n chuy ể n, khi con tr ỏ chuy ể n sang hình mũi tên hai chi ề u b ạ n có th ể kéo ra ngoài hay vào trong tuỳ theo cấ p c ủ a công vi ệ c. 5. Hiệ u ch ỉ nh danh sách các công vi ệ c Ngay khi bạ n t ạ o danh sách công vi ệ c, b ạ n có th ể chia nh ữ ng công vi ệ c l ớ n thành nhiề u công vi ệ c con và s ắ p x ế p l ạ i. B ạ n có th ể mu ố n sao chép, xoá hay di chuy ể n các công việ c trong d ự án c ủ a b ạ n. B1 Trong cộ t ID, chọ n công vi ệ c b ạ n mu ố n sao chép, xoá hay di chuy ể n • Để ch ọ n m ộ t hàng, Click vào s ố ID. • Đểọộố ch n m t s công vi ệềề c li n k nhau, đ ặộ t chu t vào công vi ệầữ c đ u, gi phím Shift và sau đó kéo chuộ t đ ế n công vi ệ c cu ố i. • Để ch ọ n nh ữ ng công vi ệ c không li ề n k ề nhau, đ ặ t chu ộ t vào m ộ t công vi ệ c nào đó, sau đó giữ phím Ctrl và Click chuộ t vào các công vi ệ c c ầ n thay đ ổ i. B2 Sao chép, di chuyể n, hay xoá công vi ệ c. • Để sao chép công vi ệ c, Click nút Copy. trên thanh công cụ ho ặ c có th ể vào menu Edit, chọ n Copy Cell. 83
12. • Để di chuy ể n công vi ệ c, Click nút Cut. trên thanh công cụ ho ặ c có th ể vào menu Edit, chọ n Cut Cell. • Để xoá công vi ệ c, trong menu Edit, chọ n Delete . B3 Để di chuy ểữ n nh ng công vi ệựọọơạố c đã l a ch n, ch n n i b n mu n di chuy ểớ n t i. B4 Click nút Paste . Trên thanh công cụ hay trong menu Edit, chọ n Paste. Chú ý: Để thêm m ớ i m ộ t công vi ệ c vào gi ữ a nh ữ ng công vi ệ c đã t ồ n t ạ i, Click vào mộ t s ố ID nào đó và nh ấ n phím INSERT. Cộ t ID c ủ a các công vi ệ c phía sau s ẽ t ự đ ộ ng cậ p nh ậ p l ạ i sau khi b ạ n thêm m ớ i m ộ t công vi ệ c. − Kế t lu ậ n: Bài này đ ư a ra cách th ứ c nh ậ p các công vi ệ c và th ờ i gian th ự c hi ệ n chúng, tạ o các m ố c d ự án, t ạ o các công vi ệ c đ ị nh kỳ, phân c ấ p cho các công vi ệ c và hi ệ u chỉ nh l ạ i danh sách các công vi ệ c. Sau bài này b ạ n có th ể hi ể u đ ượ c cách th ứ c nh ậ p và t ổ chứ c các công vi ệ c. 84
13. Bài 3: Thờ i gian b ắ t đ ầ u và th ờ i gian k ế t thúc công vi ệ c Ngay sau khi bạ n t ạ o và phân c ấ p danh sách các công vi ệ c là th ờ i đi ể m b ạ n xác đ ị nh mố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c và th ờ i gian th ự c hi ệ n chúng. Các m ố i liên h ệ gi ữ a các công việ c đ ượ c th ể hi ệ n b ằ ng các đ ườ ng k ế t n ố i. Microsoft t ự đ ộ ng quy ế t đ ị nh th ờ i đi ể m bắ t đ ầ u và th ờ i đi ể m k ế t thúc cho m ỗ i công vi ệ c n ế u chúng có liên quan t ớ i công vi ệ c khác. Đốớữ i v i nh ng công vi ệựệộ c th c hi n m t cách đ ộậạảự c l p, b n ph i t xác đ ịờ nh th i điể m b ắ t đ ầ u và k ế t thúc công vi ệ c đó. Mộặểậợủữ t đ c đi m thu n l i c a nh ng công vi ệ c có liên k ếớ t v i công vi ệ c khác là b ấứ t c khi thờ i gian th ự c hi ệ n 1 công vi ệ c thay đ ổ i, th ờ i gian th ự c hi ệ n c ủ a các công vi ệ c có liên quan cũng thay đổ i theo. B ạ n có th ể thay đ ổ i h ệ th ố ng k ế ho ạ ch các công vi ệ c b ằ ng cách sử d ụ ng các ràng bu ộ c, các công vi ệ c g ố i lên nhau hay các công vi ệ c b ị ng ắ t quãng. Bài này gồ m 5 đi ể m chính sau: − Thiế t l ậ p m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c. − Các công việ c g ố i ch ồ ng lên nhau và các công vi ệ c ng ắ t quãng. − Thờ i gian b ắ t đ ầ u và k ế t thúc c ủ a m ộ t công vi ệ c. − Xác đị nh h ạ n cu ố i cùng cho 1 công vi ệ c. − Chia mộ t công vi ệ c thành nhi ề u ph ầ n. 1. Thiế t l ậ p m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c Để thi ế t l ậ p m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c, chúng ta s ử d ụ ng các đ ườ ng k ế t n ố i. Trướ c h ế t, ch ọ n nh ữ ng công vi ệ c có liên quan, k ế t n ố i chúng và sau đó có th ể thay đ ổ i kiểếố u k t n i. Công vi ệ c có ngày b ắầế t đ u và k t thúc ph ụộ thu c vào công vi ệọ c khác g i là công việ c k ế ti ế p. Công việ c mà công vi ệ c k ế ti ế p ph ụ thu ộ c vào g ọ i là công việ c làm trướ c. Ví dụẽỉ sau s ch rõ cho các b ạấố n th y m i quan h ệữ gi a các công vi ệếạế c, n u b n thi t lậ p m ố i quan h ệ gi ữ a 2 công vi ệ c là treo đ ồ ng h ồ và s ơ n t ườ ng thì công vi ệ c s ơ n t ườ ng s ẽ là công việ c làm tr ướ c, công vi ệ c treo đ ồ ng h ồ s ẽ là công vi ệ c k ế ti ế p. Sau khi các công việ c đ ượ c thi ế t l ậ p m ố i quan h ệ , vi ệ c thay đ ổ i th ờ i gian b ắ t đ ầ u cũng như k ế t thúc c ủ a các công vi ệ c làm tr ướ c s ẽ ả nh h ưở ng đ ế n th ờ i gian th ự c hi ệ n c ủ a các công việ c k ế ti ế p. Microsoft Project m ặ c đ ị nh đ ể quan h ệ k ế t thúc- b ắ t đ ầ u (Finish- to- Start) khi tạ o các liên k ế t gi ữ a các công vi ệ c. Trong nhi ề u tr ườ ng h ợ p, m ố i quan h ệ giữ a các công vi ệ c không ph ả i nh ư v ậ y, b ạ n có th ể thay đ ổ i ki ể u liên k ế t này theo các dạ ng sau đ ể phù h ợớ p v i mô hình d ựủạắầắầ án c a b n: b t đ u- b t đ u (Start- to- Start), kế t thúc- kế t thúc (Finish- to-Finish), bắ t đ ầ u- k ế t thúc (Start- to- Finish) B1 Trên menu View, chọ n s ơ đ ồ Gantt. B2 Trong cộ t Task Name, chọ n hai hay nhi ề u công vi ệ c b ạ n mu ố n liên k ế t v ớ i nhau. Để liên k ế t các công vi ệ c liên ti ế p nhau, gi ữ phím Shift, và sau đó Click chuộ t vào công việ c đ ầ u tiên và công vi ệ c cu ố i. Để liên k ế t các công vi ệ c cách xa nhau, gi ữ phím CTRL,và sau đó chọ n nh ữ ng công việ c b ạ n mu ố n liên k ế t v ớ i nhau theo th ứ t ự công vi ệ c nào ch ọ n tr ướ c s ẽ là công việ c làm tr ướ c, công vi ệ c nào ch ọ n sau s ẽ là công vi ệ c k ế ti ế p. B3 Click nút Link Tasks . B4 Để thay đ ổ i ki ể u liên k ế t, Click đúp vào đ ườ ng liê k ế t gi ữ a 2 công vi ệ c b ạ n đang muố n thay đ ổ i. 85
14. Mộ t h ộ p tho ạ i Task Dependency xuấ t hi ệ n B5 Trong hộ p li ệ t kê Type, chọ n ki ể u liên k ế t mà b ạ n mu ố n, sau đó Click OK. Chú ý: Để hu ỷ b ỏ liên k ế t gi ữ a các công vi ệ c, ch ọ n các công vi ệ c b ạ n mu ố n trong cộ t Task Name, và Click nút Unlink Tasks . Các công việ c này s ẽ đ ượ c s ắ p x ế p l ạ i dự a trên nh ữ ng liên k ế t và các ràng bu ộ c còn t ồ n t ạ i . 2. Các công việ c g ố i ch ồ ng lên nhau Sau khi các công việ c đã đ ượ c liên k ế t v ớ i nhau, b ạ n có th ể g ố i ch ồ ng hay thêm m ộ t khoả ng tr ễ th ờ i gian gi ữ a 2 công vi ệ c. Trong Microsoft Project, b ạ n có th ể nh ậ p kho ả ng thờ i gian g ố i ch ồ ng hay th ờ i gian ng ắ t quãng đ ố i v ớ i các công vi ệ c có liên k ế t. B1 Trong cộ t Task Name, chọ n công vi ệ c b ạ n mu ố n thêm th ờ i gian g ố i ch ồ ng hay thờ i gian tr ễ (đây là nh ữ ng công vi ệ c k ế ti ế p), và sau đó Click nút Task Information . Bạ n có th ể th ự c hi ệ n thao tác trên b ằ ng cách ch ọ n công vi ệ c và trong menu Project, chọ n m ụ c Task Information B2 Hộ p tho ạ i Task Information hiệ n lên, Click Tab Predecessors. B3 Trong cộ t Lag, nhậ p th ờ i gian g ố i ch ồ ng hay th ờ i gian tr ễ , • Nhậ p th ờ i gian g ố i ch ồ ng theo s ố âm (ví d ụ , –2d cho 2 ngày g ố i ch ồ ng) 86
15. • Nhậ p th ờ i gian tr ễ theo s ố d ươ ng. Chú ý: Để nhanh chóng đ ư a th ờ i gian x ế p ch ồ ng hay th ờ i gian tr ễ cho m ộ t công vi ệ c kế ti ế p, Click đúp vào đ ườ ng k ế t n ố i gi ữ a công vi ệ c đó và công vi ệ c làm tr ướ c Gantt Chart, và sau đó nhậ p th ờ i gian g ố i ch ồ ng hay th ờ i gian tr ễ trong h ộ p tho ạ i Task Dependency. 3. Thiế t l ậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u và th ờ i gian k ế t thúc c ủ a công vi ệ c Bạ n có th ểậếạựệ l p k ho ch th c hi n các công vi ệệảằ c hi u qu b ng cách nh ậả p kho ng thờ i gian, t ạ o các liên k ế t gi ữ a các công vi ệ c và sau đó đ ể Microsoft Project tính toán th ờ i gian bắ t đ ầ u và k ế t thúc cho các công vi ệ c có liên quan. Tuy nhiên b ạ n ph ả i xác đ ị nh th ờ i gian bắ t đ ầ u và th ờ i gian k ế t thúc cho m ộ t s ố công vi ệ c. Nhữ ng ràng bu ộ c v ề th ờ i gian b ắ t đ ầ u hay k ế t thúc đ ố i v ớ i m ộ t công vi ệ c đ ượ c g ọ i là nhữ ng ràng bu ộứ c c ng. Do Microsoft tính toán h ệốếạủạựả th ng k ho ch c a b n d a c trên nhữ ng ràng bu ộ c này do đó ch ỉửụ s d ng khi công vi ệị c b ràng bu ộềờắầ c v th i gian b t đ u hay kế t thúc. B1 Trong cộ t Task Name, chọ n công vi ệ c mà b ạ n mu ố n xác đ ị nh th ờ i đi ể m bắ t đ ầ u và k ế t thúc, sau đó Click Task Information . B2 Chọ n Tab Advanced. B3 Trong hộ p tho ạ i Task Information , mụ c Constraint type, chọ n ki ể u ràng buộ c. 4 Chọ n ngày trong Constraint date, và Click OK Chú ý: Sau đây là bả ng li ệ t kê các ki ể u ràng bu ộ c: Kiể u ràng bu ộ c Ý nghĩa As soon as possible Công việ c không b ị ràng bu ộ c Công việ c này ph ả i b ị trì ho ạ n càng lâu càng As Late as possible tố t. Công việ c ph ả i k ế t thúc sau ngày tháng ch ỉ Finish No Earlier than đị nh. Công việ c ph ả i k ế t thúc vào ngày ho ặ c s ơ m Finish No Later than hơ n ngày tháng ch ỉ đ ị nh. Must Finish On Công việ c ph ả i k ế t thúc chính xác vào ngày 87
16. tháng đã đị nh. Must Start On Công việ c ph ả i k ế t thúc vào ngày tháng đã đ ị nh Công việ c b ắ t đ ầ u vào ngày tháng ho ặ c mu ộ n Start No Earlier than hơ n ngày tháng ch ỉ đ ị nh. Công việ c ph ả i b ắ t đ ầ u tr ướ c ngày tháng ch ỉ Start No Later than đị nh. 4. Xác đị nh h ạ n cu ố i cho 1 công vi ệ c Khi bạếậộạố n thi t l p m t h n cu i cho 1 công vi ệ c, Microssoft Project s ẽểệộ th hi n m t dấ u hi ệ u thông báo n ế u công vi ệ c trong k ế ho ạ ch là k ế t thúc sau th ờ i h ạ n cu ố i. Việ c thi ế t l ậ p m ộ t h ạ n đ ị nh cho 1 công vi ệ c không ả nh h ưở ng nhi ề u đ ế n k ế ho ạ ch công việ c v ề . Đó là cách Microsoft Project thông báo cho b ạ n bi ế t r ằ ng công vi ệ c đó s ẽ kế t thúc mà v ượ t quá th ờ i gian h ạ n đ ị nh đ ể b ạ n có th ể đi ề u ch ỉ nh k ế ho ạ ch h ợ p lý h ơ n. B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Gantt. B2 Trong cộ t Task Name, chọ n công vi ệ c b ạ n mu ố n thi ế t l ậ p h ạ n đ ị nh th ờ i gian. B3 Chọ n nút Task Information và sau đó chọ n Tab Advanced. B4 Trong phầ n Deadline, chọ n ngày h ạ n đ ị nh và Click OK. 5. Chia mộ t công vi ệ c thành nh ữ ng ph ầ n nh ỏ Bạ n có th ể chia nh ỏ m ộ t công vi ệ c n ế u th ờ i gian cho công vi ệ c b ị ngắ t quãng. Đi ề u này r ấ t có ích, ví d ụ s ẽ có th ờ i gian b ạ n t ạ m th ờ i dừ ng công vi ệ c đang làm đ ể chuy ể n sang m ộ t công vi ệ c khác. B ạ n có thể chia m ộ t công vi ệ c thành nhi ề u ph ầ n n ế u c ầ n thi ế t. Cũng phả i chú ý thêm r ằ ng vi ệ c chia nh ỏ 1 công vi ệ c thành nhi ề u phầ n không gi ố ng nh ư nh ữ ng công vi ệ c đ ị nh kỳ mà b ạ n đã đ ượ c bi ế t trong nh ữ ng bài trướ c. 88
17. B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Gantt . B2 Click nút Split Task hay trong menu Edit chọ n m ụ c Split Task. B3 Trên thanh ngang biể u di ễ n công vi ệ c, Click vào ngày b ạ n mu ố n chia công việ c, sau đó kéo ph ầ n còn l ạớ i t i ngày b ạố n mu n công vi ệạắầếụ c l i b t đ u ti p t c Chú ý Bạ n có th ể ghép l ạ i các ph ầ n b ằ ng cách kéo các ph ầ n công vi ệ c ch ạ m vào nhau. Kế t lu ậ n: Qua bài này bạ n có th ể thi ế t l ậ p m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c, hi ể u đượ c th ế nào là công vi ệ c g ố i ch ồ ng hay ng ắ t quãng, thi ế t l ậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u và th ờ i gian kế t thúc c ủ a công vi ệ c, xác đ ị nh h ạ n cu ố i cho 1 công vi ệ c và cách chia m ộ t công vi ệ c thành nhữ ng ph ầ n nh ỏ . Bài ti ế p theo s ẽ đ ư a ra cách kh ở i t ạ o tài nguyên, nhân l ự c cho công việ c. Bài 4: Khở i t ạ o tài nguyên, nhân l ự c cho công vi ệ c Bạ n nên kh ở i t ạ o tài nguyên cho các công vi ệ c trong d ự án đ ể : − Theo dõi mứ c đ ộ s ử d ụ ng tài nguyên trong d ự án − Theo dõi đượ c chi phí cho tài nguyên Bài này bao gồ m các đi ể m chính sau: 1. Tạ o danh sách các tài nguyên 2. Thay đổ i th ờ i gian làm vi ệ c cho nhân viên hay máy móc 3. Khở i t ạ o các tài nguyên cho công vi ệ c 4. Sử a đ ổ i kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c 5. Kiể m tra hi ệ u ch ỉ nh vi ệ c kh ở i t ạ o tài nguyên 1. Tạ o danh sách tài nguyên Bạ n có th ể s ử d ụ ng khung nhìn Resource Sheet trong Microsoft Project để t ạ o m ộ t danh sách các tài nguyên sử d ụ ng trong d ự án nh ư nhân công, thi ế t b ị , nguyên v ậ t li ệ u. Các tài nguyên bao gồ m tài nguyên công vi ệ c và tài nguyên v ậ t li ệ u. Tài nguyên công vi ệ c bao gồ m con ng ườ i và máy móc, tài nguyên v ậ t li ệ u nh ư bê tông, g ỗ , đinh, B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Resource Sheet. 89
18. B2 Trên menu View, chỉ t ớ i Table, và sau đó Click Entry. B3 Trong cộ t Resource Name, đánh tên tài nguyên. B4 Để ch ỉ đ ị nh nhóm tài nguyên, trong c ộ t Group, đánh tên nhóm. B5 Trong cộ t Type, xác đị nh ki ể u tài nguyên: • Vớ i nh ữ ng tài nguyên là nhân l ự c hay máy móc, ch ọ n ki ể u là Work. • Vớ i nh ữ ng tài nguyên nh ư nguyên, nhiên v ậ t li ệ u, ch ọ n ki ể u là Material B6 Vớ i m ố i m ộ t ki ể u tài nguyên công vi ệ c (ng ườ i và máy móc, thi ế t b ị ), nh ậ p đơ n v ị t ạ i c ộ t Max. Vớ i ki ể u tài nguyên này đ ơ n v ị s ử d ụ ng đ ượ c tính theo t ỷ lệ ph ầ n trăm c ủ a giá tr ị max. Ví d ụ , nh ậ p 100% có nghĩa là th ờ i gian s ử d ụ ng toàn bộ th ờ i gian làm vi ệ c đ ố i v ớ i m ỗ i tài nguyên nào đó. B7 Vớ i m ỗ i ki ể u tài nguyên nh ư nguyên, nhiên v ậ t li ệ u, trong c ộ t Material Label, nhậ p đ ơ n v ị đo cho tài nguyên này, ví d ụ nh ư đ ơ n v ị t ấ n. Chú ý: • Nhóm tài nguyên đượ c dùng đ ể s ắ p x ế p, l ọ c hay nhóm các công vi ệ c, ví d ụ nh ư bạ n có th ể xem danh sách nhân viên thu ộ c m ộ t phòng nào đó. • Bạ n không th ể kh ở i t ạ o nhóm tài nguyên cho 1 công vi ệ c nào đó 2. Thay đổ i th ờ i gian làm vi ệ c cho nhân viên hay máy móc Hệ th ố ng th ờ i gian làm vi ệ c trong bài h ọ c tr ướ c đ ượ c kh ở i t ạ o cho t ấ t c ả các tài nguyên như con ng ườ i và máy móc, thi ế t b ị . Tuy nhiên b ạ n có th ể đ ị nh nghĩa th ờ i gian làm việ c cho m ộ t nhân viên hay máy móc nào đó đ ể thích ứ ng v ớ i d ự án c ủ a b ạ n. L ấ y m ộ t ví dụ r ấ t đ ơ n gi ả n nh ư sau, m ộ t nhân viên A có th ờ i gian ngh ỉ mát t ạ i tháng 6 nh ư ng nhân 90
19. viên B lạ i là tháng 7 vì v ậ y c ầ n ph ả i có nh ữ ng th ờ i gian bi ể u khác nhau đ ố i v ớ i t ừ ng nhân viên. Mộ t ví d ụ khác n ữ a là máy móc s ử d ụ ng cũng c ầ n có th ờ i gian b ả o d ưỡ ng trong quá trình hoạ t đ ộ ng. B1 Trên menu View, chọ n Resource Sheet, và sau đó chọ n tài nguyên b ạ n muố n thay đ ổ i th ờ i gian làm vi ệ c. B2 Trong menu Project, chọ n Resource Information, và chọ n tab General B3 Trong Tab Resource Information, tạ i h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c, ch ọ n ngày b ạ n muố n thay đ ổ i. B4 Chọ n ki ể u Use default, Nonworking time, hay Nondefault . Khi bạ n ch ọ n Use default, thờ i gian làm vi ệ c c ủ a ngày ch ọ n s ẽ l ấ y theo thờ i gian m ặ c đ ị nh c ủ a h ệ th ố ng Microsoft Project. B5 Nế u b ạ n ch ọ n Nondefault tạ i b ướ c 4, nhậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u vào m ụ c 91
20. From và thờ i gian k ế t thúc vào m ụ c To. Chú ý: Nế u 1 nhóm tài nguyên có cùng th ờ i gian làm vi ệ c và ngh ỉ gi ố ng nhau, b ạ n có thể t ạ o m ộ t l ị ch làm vi ệ c m ớ i cho chúng. Trên menu Tools, chọ n Change Working Time. Click New và nhậ p tên cho h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c m ớ i. 3. Khở i t ạ o các tài nguyên cho công vi ệ c Bạểởạấứộ n có th kh i t o b t c m t tài nguyên nào cho b ấ t kỳ công vi ệạể c nào, b n có th khở i t ạ o nhi ề u h ơ n 1 tài nguyên cho m ộ t công vi ệ c và xác đ ị nh tài nguyên đó đ ượ c s ử dụ ng toàn th ờ i gian hay bán th ờ i gian. N ế u s ố kh ở i t ạ o th ờ i gian s ử d ụ ng tài nguyên v ượ t quá thờ i gian cho phép (đã đ ượ c thi ế t l ậ p trong h ệ th ố ng l ị ch s ử d ụ ng tài nguyên), Microsoft Project thể hi ệ n m ứ c đ ộ s ử d ụ ng quá t ả i tài nguyên đó b ằ ng màu đ ỏ trong khung nhìn Resouce View. B1 Trong menu View, chọ n Gantt Chart. B2 Trong cộ t Task Name, chọ n công vi ệ c b ạ n mu ố n kh ở i t ạ o tài nguyên, và sau đó Click Assign Resources hay trong menu Tools, chọ n Assign Resources . B3 Trong cộ t Name, chọ n tài nguyên b ạ n mu ố n kh ở i t ạ o cho công vi ệ c. B4 Nế u ch ỉ s ử d ụ ng tài nguyên bán th ờ i gian, nh ậ p s ố ph ầ n trăm s ử d ụ ng • Để kh ở i t ạ o m ộ t s ố tài nguyên, gi ữ phím CTRL và sau đó Click vào tên củ a các tài nguyên. • Để s ử d ụ ng nhi ề u tài nguyên gi ố ng nhau (ví d ụ 2 máy xúc), b ạ n nh ậ p phầ n trăm trong c ộ t Units l ớ n h ơ n 100. B5 Click Assign. B6 Click Close. Chú ý: Bạ n có th ể thay th ế tài nguyên này b ằ ng tài nguyên khác. Ch ọ n công vi ệ c có nguồ n tài nguyên b ạ n mu ố n thay th ế . Trong h ộ p tho ạ i Assign Resources, chọ n tên tài nguyên và Click Replace. 4. Sử a đ ổ i kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c Khi bạ n kh ở i t ạ o nhi ề u tài nguyên cho m ộ t công vi ệ c, Microsoft Project t ự đ ộ ng gi ả m khoả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c. Ví d ụ m ộ t công vi ệ c do 1 nhân viên th ự c hi ệ n trong mộ t ngày thì s ẽỉấử ch m t n a ngày đ ểựệế th c hi n n u hai nhân viên cùng th ựệếạ c hi n. N u b n muố n gi ữ kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n cho công vi ệ c đó là nh ư cũ trong khi v ẫ n có thêm tài nguyên sử d ụ ng cho công vi ệ c đó, b ạ n th ự c hi ệ n nh ư sau. B1 Trên menu View, Click khung nhìn Gantt. 92
21. B2 Trong cộ t Task Name, chọ n tên công vi ệ c. B3 Click nút Task Information trên thanh công cụ hay trong menu Project chọ n m ụ c Task Information. Và sau đó chuyể n sang Tab Advanced. 4 Trong hộ p tho ạ i Task Information xoá bỏ d ấ u ki ể m trong m ụ c Effort driven, và sau đó Click OK. Bây giờ khi b ạ n kh ở i t ạ o thêm tài nguyên cho công vi ệ c, kho ả ng th ờ i gian thự c hi ệ n s ẽ không thay đ ổ i. Chú ý: Bạ n có th ể làm cho t ấ t c ả các công vi ệ c m ớ i s ẽ t ạ o ra khi thêm tài nguyên thì thờ i gian th ự c hi ệ n s ẽ không gi ả m b ằ ng cách trong menu Tools, chọ n m ụ c Options, Click tab Schedule và sau đó bỏ d ấ u ki ể m t ạ i m ụ c New tasks are effort driven. 5. Kiể m tra hi ệ u ch ỉ nh vi ệ c kh ở i t ạ o tài nguyên Khung nhìn Resource Usage thể hi ệ n t ấ t c ả các tài nguyên s ử d ụ ng trong d ự án. V ớ i khung nhìn này, bạ n có th ể th ấ y r ằ ng ngu ồ n tài nguyên đ ượ c s ử d ụ ng nh ư th ế nào, nh ữ ng nguồ n tài nguyên nào có th ể s ử d ụ ng đ ượ c ti ế p, ngu ồ n tài nguyên nào đang b ị quá t ả i 93
22. B1 Trong menu View, chọ n Resource Usage. Để có nhi ề u thông tin h ơ n v ề vi ệ c s ử d ụ ng tài nguyên, trong menu View, mụ c Table, Click vào bả ng b ạ n mu ố n hi ể n th ị trong khung nhìn Resource Usage. B2 Trong cộ t Resource Name, xem lạ i các công vi ệ c s ử d ụ ng ngu ồ n tài nguyên B3 Để chuy ể n đ ổ i ngu ồ n tài nguyên cho m ộ t công vi ệ c, ch ọ n hàng ch ứ a công việ c đó và sau đó kéo lên ph ầ n tài nguyên c ầ n chuy ể n đ ổ i. Chú ý • Việ c thêm các b ả ng thông tin hi ể n th ị trên không làm thay đ ổ i thông tin v ề d ữ li ệ u mà chỉ là thay đ ổ i cách th ể hi ệ n. • Nế u m ộ t tài nguyên màu đ ỏ và đ ậ m, tài nguyên đó đang b ị s ử d ụ ng quá t ả i. Kế t lu ậ n: Bài này chỉ cho b ạ n cách t ạ o danh sách tài nguyên, thay đ ổ i h ệ th ố ng l ầ m việ c cho m ộ t nhân viên hay máy móc, gán tìa nguyên cho công vi ệ c, s ử a đ ổ i kho ả ng th ờ i gian thựệ c hi n công vi ệểệỉệởạ c và ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyên. Bài ti ếẽ p theo s bàn về v ấ n đ ề chi phí th ự c hi ệ n d ự án. Bài 5: Chi phí thự c hi ệ n d ự án Bài này gồ m các đi ể m chính sau: − Khở i t ạ o chi phí cho tài nguyên − Thiế t l ậ p giá tr ầ n cho m ộ t công vi ệ c − Chi phí đượ c tính khi nào − Xem xét giá củ a công vi ệ c và c ủ a tài nguyên − Xem xét giá củ a toàn b ộ d ự án 1. Khở i t ạ o chi phí cho tài nguyên Microsoft Project cho phép bạ n kh ở i t ạ o giá v ề nhân công và các tài nguyên khác đ ể bạểảựộ n có th qu n lý d án m t cách chính xác nh ấạểởạ t. b n có th kh i t o các phí chu ẩ n, phí khoán, phí ngoài giờ . B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Resource Sheet. 94
23. B2 Trên menu View, chỉ t ớ i Table, và sau đó chọ n Entry B3 Trong cộ t Resource Name, chọ n tài nguyên đ ể đ ị nh giá. B4 Trong cộ t Type, chọ n Work nế u tài nguyên là ng ườ i hay mà máy móc, hay chọ n Material nế u tài nguyên là các nguyên v ậ t liệ u. B5 Vớ i tài nguyên con ng ườ i hay máy móc, trong c ộ t Std. Rate ( phí chuẩ n), Ovt. Rate (phí ngoài giờ ), hay Cost/Use (phí khoán) , nhậ p phí s ử d ụ ng tài nguyên. Vớ i ngu ồ n tài nguyên là nguyên v ậ t li ệ u, nh ậ p đ ơ n v ị đo c ủ a tài nguyên này, ví dụ nh ư t ấ n và sau đó trong các c ộ t Std.Rate (phí chuẩ n) hay Cost/Use (phí khoán) nhậ p phí s ử d ụ ng. B6 Nhấ n ENTER. Chú ý: Bạ n có th ể thi ế t l ậ p phí chu ẩ n và phí ngoài gi ờ m ặ c đ ị nh khi thêm b ấ t c ứ tài nguyên mớ i nào. Trong menu Tools, chọ n Option và sau đó chọ n Tab General. Trong các mụ c Default standard rate và Default overtime rate , nhậ p giá m ớ i. N ế u b ạ n mu ố n l ư u giữ nh ữ ng giá tr ị này làm giá tr ị m ặ c đ ị nh cho các d ự án v ề sau thì ch ọ n nút Set as Default. 95
24. Nế u giá s ử d ụ ng tài nguyên thay đ ổ i trong quá trình d ự án, ch ọ n Resource Sheet trong menu View. Trong cộ t Resource Name, chọ n tài nguyên và sau đó Click Resource Information . Sau đó nhậ p thông tin trong Tab Costs. 2. Thiế t l ậ p giá tr ầ n cho m ộ t công vi ệ c Khi bạ n bi ế t chính xác chi phí cho m ộ t công vi ệ c nào đó, b ạ n có th ể nh ậ p giá tr ầ n cho công việ c đó. B1 Trong menu View, chọ n khung nhìn Gantt B2 Trong menu View, mụ c Table, chọ n Cost B3 Trong cộ t Fixed Cost , nhậ p giá cho công vi ệ c. - Nh ấ n ENTER. 3. Chi phí đượ c tính khi nào Trong Microsoft Project, chi phí cho tài nguyên mặ c đ ị nh là đ ượ c tính theo ph ầ n trăm hoàn thành công việ c. Tuy nhiên, b ạ n có th ể thay đ ổ i ph ươ ng th ứ c tính chi phí tài nguyên khi bắ t đ ầ u s ử d ụ ng hay khi k ế t thúc. B1 Trong menu View, chọ n Resource Sheet. B2 Trong menu View, mụ c Table, chọ n Entry. 96
25. B3 Trong cộ t Accrue At, chọ n ki ể u b ạ n mu ố n s ử d ụ ng. 4. Xem xét chí phí củ a công vi ệ c và c ủ a tài nguyên Sau khi bạ n kh ở i t ạ o chi phí t ớ i các tài nguyên hay chi phí c ố đ ị nh cho các công vi ệ c, bạ n có th ể mu ố n xem l ạ i t ổ ng chi phí xem có theo d ự ki ế n không. N ế u t ổ ng chi phí cho tài nguyên hay công việ c v ượ t quá kh ả năng tài chính, b ạ n c ầ n ki ể m tra và đi ề u ch ỉ nh l ạ i chi phí củ a m ỗ i công vi ệ c và chi phí cho m ỗ i ngu ồ n tài nguyên. B1 Để xem chi phí cho công vi ệ c, trên menu View, Click More Views, và sau đó chọ n Task Sheet. Để xem chi phí tài nguyên, trên menu View, chọ n Resource Sheet. B2 Trên menu View, mụ c Table, chọ n Cost. Chú ý: • Bạ n cũng có th ể xem quá trình chi phí trong m ỗ i công vi ệ c trong khung nhìn Task Usage. Trên menu View, chọ n Task Usage. Trong menu Format, mụ c Details, chọ n Cost. • Bạ n cũng có th ể xem chi ti ế t các chi phí cho tài nguyên trong khung nhìn Resource Usage. Trên menu View, chọ n m ụ c Resource Usage. Trong menu Format, mụ c Details, chọ n Cost. 5. Xem xét chi phí củ a toàn b ộ d ự án Bạ n có th ể xem chi phí cho d ự án khi l ậ p, khi d ự án đi vào ho ạ t đ ộ ng và chi phí đ ể ti ế p tụ c th ự c hi ệ n d ự án. Trên c ơ s ở đó b ạ n s ẽ nhìn nh ậ n đ ượ c qu ỹ tài chính hi ệ n t ạ i c ủ a b ạ n cho dự án là bao nhiêu. B1 Trong menu Project, chọ n Project Information. 97
26. B2 Chọ n Statistics. B3 Bạ n s ẽ th ấ y đ ượ c chi phí c ủ a d ự án Chú ý • Bạ n có th ể so sánh chi phí t ạ i th ờ i đi ể m ban đ ầ u và th ờ i đi ể m hi ệ n t ạ i. • Bạ n có th ể xem chi phí th ựệự c hi n d án còn l ạểềỉạộủự i đ đi u ch nh ho t đ ng c a d án. 98
27. Kế t lu ậ n: Trong bài này chúng ta có thể th ấ y đ ượ c cách th ứ c kh ở i t ạ o cho phí cho tài nguyên, thiế t l ậ p giá tr ầ n cho m ộ t công vi ệ c, thay đ ổ i cách th ứ c chi phí đ ượ c tính, xem xét chi phí củ a công vi ệ c, c ủ a tài nguyên cũng nh ư c ủ a toàn b ộ d ự án. Trong bài sau chúng ta sẽ cùng xem xét l ạ i toàn b ộ h ệ th ố ng công vi ệ c mà chúng ta đã l ậ p k ế ho ạ ch. Bài 6: Xem xét hệ th ố ng công vi ệ c Sau khi bạ n nh ậ p h ế t nh ữ ng thông tin v ề d ự án, hãy xem xét l ạ i xem chúng có phù h ợ p vớ i d ự tính c ủ a b ạ n hay không. N ế u không hãy ki ể m tra l ạ i quá trình th ự c hi ệ n các công việ c. Bài này bao g ồ m các đi ể m chính sau: − Xem xét toàn bộ d ự án − Kiể m tra ngày b ắ t đ ầ u và k ế t thúc c ủ a d ự án − Xác đị nh đ ườ ng găng c ủ a d ự án − Chuyể n đ ổ i gi ữ a các khung nhìn − Xem xét các cộ t khác nhau trong m ộ t khung nhìn − Thể hi ệ n thông tin có ch ọ n l ọ c − Sắ p x ế p thông tin trong m ộ t khung nhìn − Nhóm thông tin trong mộ t khung nhìn 1. Xem xét toàn bộ d ự án Bạ n có th ể quan sát th ờ i gian b ắ t đ ầ u, k ế t thúc d ự án và th ờ i gian nh ữ ng pha chính x ả y ra trên khung nhìn Gantt. B1 Trên menu View, chọ n Gantt Chart. B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK. 99
28. 2. Kiể m tra ngày b ắ t đ ầ u và k ế t thúc c ủ a d ự án Bạ n có th ể xem l ạ i thông tin v ề ngày k ế t thúc d ự án xem có đúng mong đ ợ i c ủ a b ạ n hay không. Trong menu Project, chọ n Project Information và Click Statistics, ngày bắ t đ ầ u và kế t thúc d ự án s ẽ đ ượ c hi ể n th ị . 3. Xác đị nh đ ườ ng găng c ủ a d ự án Đườ ng găng là m ộ t t ậ p h ợ p các công vi ệ c ph ả i đ ượ c th ự c hi ệ n đúng ti ế n đ ộ , nh ữ ng công việ c này s ẽ ả nh h ưở ng l ớ n đ ế n s ự thành công c ủ a d ự án n ế u có s ự trì hoãn công việ c. B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Gantt. B2 Click nút GanttChartWizard hay trong menu Format, chọ n GanttChartWizard. B3 Theo hướ ng d ẫ n c ủ a GanttChartWizard để hình thành đ ườ ng găng c ủ a các công việ c. 4. Chuyể n đ ổ i gi ữ a các khung nhìn Bạ n có th ể th ấ y đ ượ c d ự án c ủ a b ạ n qua các khung nhìn khác nhau nh ư : Calendar, Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph Trên menu View, chọ n khung nhìn mà b ạ n mu ố n quan sát. Nế u khung nhìn b ạ n mu ố n quan sát hi ệ n th ờ i không có trong menu View, Click vào mụ c More Views để có nhi ề u l ự a ch ọ n. Ch ọ n 1 ki ể u khung nhìn trong b ả ng li ệ t kê Views, sau đó chọ n Apply. Chú ý: Thay đổ i khung nhìn không làm ả nh h ưở ng đ ế n d ữ li ệ u thông tin d ự án, nó ch ỉ thay đổ i cách nhìn v ề d ự án. 100
29. Dướ i đây là 8 khung nhìn thông d ụ ng nh ấ t: Tên khung nhìn Nộ i dung Calendar Lị ch hàng tháng ch ỉ ra các công vi ệ c và khă năng hoàn thành nó. Gantt Chart Diễ n t ả các công vi ệ c và các thông tin có liên quan, mộ t bi ể u đ ồ (bi ể u đ ồ ngang) th ể hi ệ n các công vi ệ c và thờ i gian hoàn thành chúng. Network Diagram Thể hi ệ n d ướ i d ạ ng l ướ i các công tác (s ơ đ ồ m ạ ng) và sự ph ụ thu ộ c gi ữ a chúng. Dùng khung nhìn này đ ể có mộ t cái nhìn bao quát v ề các công vi ệ c. Task Usage Thể hi ệ n danh sách các công vi ệ c đã đ ượ c gán tài nguyên. Dùng khung nhìn này để th ấ y ngu ồ n tài nguyên nào đã đượ c gán cho m ộ t công vi ệ c c ụ th ể Tracking Gantt Thể hi ệ n danh sách c ủ a công vi ệ c và thông tin có liên quan. Dùng khung nhìn này để theo dõi ti ế n trình c ủ a dự án. Resource Graph Thể hi ệ n bi ể u đ ồ phân ph ố i tài nguyên. Dùng khung nhìn này để th ể hi ệ n thông tin v ề m ộ t tài nguyên d ướ i các tiêu chí khác nhau. Resource Sheet Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng khung nhìn này để nh ậ p và hi ệ u ch ỉ nh các thông tin v ề tài nguyên. Resource Usage Thể hi ệ n danh sách gán tài nguyên cho công vi ệ c đượ c nhóm d ướ i m ỗ i ngu ồ n tài nguyên. Dùng khung nhìn này để th ể hi ệ n chi phí ho ặ c phân ph ố i gi ờ công ngoài giờ . More View Cho phép lự a ch ọ n các khung nhìn khác c ủ a ch ươ ng trình. 5. Xem xét các cộ t khác nhau trong m ộ t khung nhìn Trong khi lậ p và theo dõi d ự án, r ấ t h ữ u ích n ế u chúng ta có th ể xem xét thêm nhi ề u t ổ hợ p các thông tin trong m ộ t khung nhìn. Microsoft Project cung c ấ p m ộ t t ậ p h ợ p các t ổ hợ p thông tin đ ố i v ớ i m ỗ i khung nhìn: B1 Trong menu View, chọ n khung nhìn b ạ n mu ố n quan sát. B2 Trên menu View, mụ c Table, chọ n b ả ng b ạ n mu ố n xu ấ t hi ệ n trong khung nhìn. Để thêm nh ữ ng b ả ng không n ằ m trong m ụ c Table, chọ n More Tables, chọ n b ả ng b ạ n mu ố n thêm, và sau đó ch ọ n Apply. 6. Thể hi ệ n thông tin có ch ọ n l ọ c Đôi khi, bạ n c ầ n theo dõi ch ỉ m ộ t s ố công vi ệ c xác đ ị nh nào đó, Microsoft cho phép bạ n l ọ c thông tin trong toàn d ự án đ ể có đ ượ c nh ữ ng thông tin c ầ n thi ế t. B1 Trên menu Project, mụ c Filtered for, sau đó chọ n ki ể u l ọ c. Để nh ậ p ki ể u l ọ c hi ệ n th ờ i không n ằ m trong m ụ c Filtered for, chọ n m ụ c More Filters. B2 Chọ n Apply để xác đ ị nh ki ể u l ọ c. 101
30. B3 Để th ể hi ệ n t ấ t c ả các công vi ệ c tr ở l ạ i, trên menu Project và sau đó chọ n All Tasks hay All Resources. Chú ý: Bạ n không th ể l ọ c các công vi ệ c trong khung nhìn Resource hay lọ c các tài nguyên trong khung nhìn Task. 7. Sắ p x ế p thông tin trong m ộ t khung nhìn Bạ n có th ể s ắ p x ế p các công vi ệ c hay tài nguyên theo m ộ t đi ề u ki ệ n nào đó nh ư tên công việ c, ngày k ế t thúc, tên tài nguyên. Vi ệ c s ắ p s ẽ là r ấ t h ữ u ích khi b ạ n mu ố n theo dõi các công việ c theo th ứ t ự . Ví d ụ b ạ n có th ể xem xét công vi ệ c nào nên b ắ t đ ầ u hay k ế t thúc sớ m h ơ n. Việ c s ắ p x ế p v ẫ n đ ượ c duy trì khi b ạ n chuy ể n đ ổ i gi ữ a các khung nhìn cũng nh ư đóng hay lư u d ự án. B1 Trên menu View, chọ n Gantt Chart. B2 Trên menu Project, mụ c Sort, và chọ n ki ể u s ắ p x ế p mà b ạ n mu ố n. B3 Để ti ệ n l ợ i trong quá trình s ắ p x ế p, Microsoft Project cung c ấ p m ộ t ch ứ c năng tuỳ biế n khi s ắ p x ế p. Trong menu Project, mụ c Sort, và chọ n Sort by. B4 Trong hộ p tho ạ i Sort by, chọ n nh ữ ng c ộ t b ạ n mu ố n s ắ p x ế p, và ch ọ n Ascending hay Descending để xác đ ị nh ki ể u s ắ p x ế p là tăng d ầ n hay gi ả m d ầ n. 8. Nhóm thông tin trong mộ t khung nhìn Trong mộ t s ố khung nhìn, b ạ n có th ể nhóm các công vi ệ c hay tài nguyên theo m ộ t đi ề u kiên nào đó. Ví dụ , b ạ n có th ể xem xét t ấ t c ả nh ữ ng công vi ệ c có cùng m ộ t kho ả ng th ờ i gian thự c hi ệ n. B1 Để nhóm thông tin v ề công vi ệ c, trên menu View, chọ n m ụ c More Views, và sau đó chọ n Task Sheet. Để nhóm thông tin v ề tài nguyên, trên menu View, chọ n Resource Sheet. 102
31. B2 Trong menu Project, mụ c Group by, và chọ n nhóm . Để ch ọ n m ộ t nhóm không n ằ m trong m ụ c Group by, Click More Groups. B3 Để tr ở l ạ i tr ạ ng thái ban đ ầ u, trên menu Project, mụ c Group by và chọ n No Group. Kế t lu ậ n: Bài này chúng ta xem xét lạ i toàn b ộ h ệ th ố ng công vi ệ c trong d ự án, ki ể m tra ngày bắ t đ ầ u, ngày k ế t thúc, xác đ ị nh đ ườ ng găng c ủ a d ự án, chuy ể n đ ổ i gi ữ a các khung nhìn, thể hi ệ n các thông tin đ ượ c ch ọ n l ọ c, s ắ p x ế p và nhóm thông tin trong m ộ t khung nhìn. Trong bài sau chúng ta cùng xem cách thứ c l ư u tr ữ và m ở m ộ t file d ự án. Bài 7: Cách thứ c l ư u và m ở k ế ho ạ ch Sau khi đã nhậ p toàn b ộ các thông tin v ề công vi ệ c, v ề tài nguyên, thông tin v ề chi phí cho dự án, b ạ n có th ể l ư u gi ữ nó nh ư là m ộ t k ế ho ạ ch ban đ ầ u (baseline). Đểưạữ l u l i nh ng thông tin v ềựạộờểựệự d án t i m t th i đi m th c hi n d án, b ạ n có th ể lư u gi ữ thông tin ở d ạ ng th ờ i gian chuy ể n ti ế p (Interim) và có th ể so sánh thông tin t ạ i th ờ i điể m chuy ể n ti ế p này v ớ i thông tin d ự án ban đ ầ u. Trong quá trình thự c hi ệ n d ự án, b ạ n có th ể so sanh nh ữ ng thông tin hi ệ n t ạ i và thông tin khi lậ p k ế ho ạ ch cho d ự án. Bài này bao gồ m các đi ể m chính sau: − Lư u tr ữ m ộ t k ế ho ạ ch − Lư u gi ữ t ạ i nh ữ ng th ờ i đi ể m chuy ể n ti ế p − Mở 1 file d ự án − 1. Lư u tr ữ m ộ t k ế ho ạ ch Khi bạ n đã nh ậấả p t t c các thông tin d ự án và s ẵ n sàng đ ểựệựạể th c hi n d án, b n có th lư u tr ữ thông tin này nh ư là thông tin kh ở i t ạ o k ế ho ạ ch cho d ự án. Chính t ừ thông tin k ế hoạ ch này b ạể n có th so sánh v ớ i thông tin khi th ựệựừểềỉ c hi n d án, và t đó đ đi u ch nh hợ p lý. B1 Trên menu Tools, mụ c Tracking, và chọ n Set Baseline. 103
32. B2 Chọ n Entire project hay Selected tasks để l ư u gi ữ toàn b ộ d ự án hay ch ỉ nhữ ng công vi ệ c đã ch ọ n. 2. Lư u gi ữ t ạ i nh ữ ng th ờ i đi ể m chuy ể n ti ế p Sau khi bạưữộếạ n l u tr m t k ho ch cho d ựạ án, b n có th ểưữ l u gi thông tin t ạữ i nh ng thờ i đi ể m chuy ể n ti ế p. Microsoft Project cho phép b ạ n l ư u theo ki ể u chuy ể n ti ế p 10 l ầ n. B1 Trên menu Tools menu, mụ c Tracking, và sau đó Click Save Baseline. Chọ n Save Interim plan. B3 Trong mụ c Copy box, chọ n tên c ủ a k ế ho ạ ch t ạ i th ờ i đi ể m chuy ể n ti ế p hiệ n t ạ i. B4 Trong mụ c Into box, chọ n tên c ủ a k ế ho ạ ch t ạ i th ờ i đi ể m chuy ể n ti ế p ti ế p theo. B5 Chọ n toàn b ộ d ự án hay ch ỉ m ộ t ph ầ n các công vi ệ c đã đ ượ c ch ọ n b ằ ng các lự a ch ọ n Entire project hay Selected tasks. - OK 104
33. Phầ n III: Theo dõi và quả n lý d ự án Giớ i thi ệ u Là mộ t nhà qu ả n lý d ự án, b ạ n c ầ n ph ả i n ắ m b ắ t và đi ể u khi ể n đ ượ c các thành ph ầ n cốủựờ t lõi c a d án: th i gian, ti ềạụ n b c và m c tiêu. Vi ệềỉộ c đi u ch nh m t thành ph ầẽ n này s ảnh h ưở ng tr ự c ti ế p t ớ i hai thành ph ầ n còn l ạ i. N ế u b ạ n có đ ượ c nh ữ ng thông tin luôn đượ c c ậ p nh ậ p, b ạ n s ẽ th ấ y đ ượ c tr ạ ng thái hi ệ n t ạ i c ủ a d ự án và s ớ m có nh ữ ng đi ề u chỉ nh c ầ n thi ế t và h ợ p lý. Ph ầ n này s ẽ cho b ạ n th ấ y cách th ứ c theo dõi và qu ả n lý công việ c trong d ự án c ủ a b ạ n. Phầ n theo dõi và qu ả n lý d ự án g ồ m các bài sau: Bài 8: Theo dõi quá trình thự c hi ệ n các công vi ệ c trong d ự án. Bài 9: Theo dõi mứ c đ ộ s ử d ụ ng tài nguyên. Bài 10: Theo dõi chi phí hiệ n t ạ i và kh ả năng tài chính. Bài 8: Theo dõi quá trình thự c hi ệ n các công vi ệ c trong d ự án Ngay sau khi việ c l ậ p k ế ho ạ ch k ế t thúc, công vi ệ c b ắ t đ ầ u đi vào quá trình th ự c hi ệ n, bạể n có th theo dõi th ờ i gian th ựếắầ c t b t đ u cũng nh ưế k t thúc, t ỷệầ l ph n trăm công vi ệ c đượ c hoàn thành, s ố gi ờ th ự c t ế th ự c hi ệ n công vi ệ c. Vi ệ c theo dõi các quá trình th ự c t ế cho phép bạ n đi ề u ch ỉ nh các công vi ệ c m ộ t cách chính xác và k ị p th ờ i. Bài này bao gồ m các đi ể m chính sau: − Kiể m tra công vi ệ c có đ ượ c th ự c hi ệ n đúng k ế ho ạ ch hay không. − Nhậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u và k ế t thúc th ự c t ế cho m ỗ i công vi ệ c. − Nhậ p kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n th ự c t ế cho công vi ệ c. − Cậ p nh ậ p ti ế n đ ộ th ự c hi ệ n công vi ệ c theo t ỷ l ệ ph ầ n trăm hoàn thành. − So sánh giữờ a th i gian th ựếựệ c t th c hi n và k ếạốớỗ ho ch đ i v i m i công vi ệ c. − So sánh thông tin công việ c th ự c t ế và k ế ho ạ ch. − 1. Kiể m tra công vi ệ c có đ ượ c th ự c hi ệ n đúng k ế ho ạ ch hay không Để d ự án đ ượ c th ự c đúng ti ế n đ ộ , ph ả i đ ả m b ả o các công vi ệ c ph ả i đ ượ c b ắ t đ ầ u và kế t thúc đúng k ế ho ạ ch. Khung nhìn Tracking Gantt cho phép bạ n th ấ y đ ượ c nh ữ ng điểữ m, nh ng công vi ệựệựế c th c hi n th c t là khác v ớếạạầảểỉ i k ho ch. B n c n ph i đi u ch nh nhữ ng công vi ệ c có liên quan, đ ư a thêm tài nguyên hay b ỏ b ớ t nh ữ ng công vi ệ c ch ư a c ầ n thiế t đ ể k ị p nh ữ ng th ờ i đi ể m h ạ n đ ị nh. Trong khung nhìn Tracking Gantt, mỗ i m ộ t công vi ệ c đ ượ c th ể hi ệ n b ằ ng hai đ ườ ng, 1 đườ ng th ể hi ệ n ti ế n đ ộ th ự c t ế , 1 đ ườ ng th ể hi ệ n ti ế n đ ộ theo k ế ho ạ ch. Tr ướ c khi b ạ n nhậ p d ữ li ệ u th ự c t ế v ề công vi ệ c, hai đ ườ ng này có chung th ờ i gian b ắ t đ ầ u và th ờ i gian kế t thúc. Khi bạ n nh ậ p d ữ li ệ u, đ ườ ng th ể hi ệ n công vi ệ c th ự c t ế thay đ ổ i theo B1 Trên menu View, chọ n Tracking Gantt. B2 Để thay đ ổ i nh ữ ng tr ườ ng thay đ ổ i, trên menu View, mụ c Table, và sau đó Click Variance. 105
34. 2. Nhậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u và k ế t thúc th ự c t ế cho m ỗ i công vi ệ c Nhữ ng công vi ệ c b ắ t đ ầ u và k ế t thúc mu ộ n s ẽ ả nh h ưở ng t ớ i ti ế n đ ộ th ự c hi ệ n c ủ a nhữ ng công vi ệ c khác. Ng ượ c l ạ i nh ữ ng công vi ệ c k ế t thúc s ớ m s ẽ gi ả i phóng nh ữ ng tài nguyên mà nó đang sử d ụ ng đ ồ ng th ờ i ti ế n đ ộ d ự án cũng đ ượ c hoàn thành tr ướ c k ế hoạ ch. Microsoft Project s ửụữ d ng nh ng giá tr ịựếểệốạếộựệ th c t đ h th ng l i ti n đ th c hi n nhữ ng công vi ệ c còn l ạ i c ủ a d ự án: B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Gantt Chart. B2 Trên menu View, mụ c Toolbars, chọ n Tracking. B3 Trong cộ t Task Name, chọ n nh ữ ng công vi ệ c b ạ n mu ố n c ậ p nh ậ p ti ế n đ ộ . Để ch ọ n nhi ề u công vi ệ c không đ ứ ng k ề nhau, b ấ m phím CTRL, sau đó chọ n các công vi ệ c. Đ ể ch ọ n nhi ề u công vi ệ c đ ứ ng k ề nhau, b ấ m phím SHIFT, sau đó chọ n công vi ệ c đ ầ u và công vi ệ c cu ố i b ạ n mu ố n c ậ p nh ậ p. B4 Click nút Update Tasks trên thanh công cụ hay trong menu Tools, mụ c Tracking, chọ n Update Task . B5 Hộ p tho ạ i Update Task hiệ n lên. 106
35. Trong phầ n Actual, Chọ n ngày b ắ t đ ầ u và k ế t thúc trong m ụ c Start and Finish . Nế u b ạ n nh ậ p ngày k ế t thúc c ủ a công vi ệ c, đ ả m b ả o công vi ệ c đó đã đ ượ c kế t thúc 100%; Microsoft Project s ẽ hi ệ u ch ỉ nh l ạ i ti ế n đ ộ th ự c hi ệ n d ự án. B6 Chọ n OK. Chú ý: Việ c nh ậ p ti ế n đ ộ th ự c t ế c ủ a m ộ t công vi ệ c s ẽ ả nh h ưở ng t ớ i ti ế n đ ộ th ự c tế c ủ a các công vi ệ c khác. Tuy nhiên, ti ế n đ ộ th ự c hi ệ n theo k ế ho ạ ch là không b ị thay đổ i. 3. Nhậ p kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n th ự c t ế cho công vi ệ c Khi bạậảờ n nh p kho ng th i gian th ựếựệộ c t th c hi n m t công vi ệ c, Microsoft Project c ậ p nhậ p ngày th ựếắầỷệầ c t b t đ u, t l ph n trăm hoàn thành công vi ệ c và kho ảờ ng th i gian còn lạ i đ ể th ự c hi ệ n n ố t công vi ệ c đó. B1 Trên menu View, Click Gantt Chart. B2 Trong cộ t Task Name, chọ n công vi ệ c b ạ n mu ố n nh ậ p kho ả ng th ờ i gian thự c t ế đã th ự c hi ệ n công vi ệ c. B3 Trên menu Tools, mụ c Tracking, và Click Update Tasks. B4 Trong mụ c Actual dur, đánh số th ờ i gian đã th ự c hi ệ n công vi ệ c. B5 Chọ n OK. Chú ý: Nế u b ạ n nghĩ r ằ ng công vi ệ c này s ẽ đ ượ c k ế t thúc s ớ m h ơ n so v ớ i k ế ho ạ ch ban đầ u đ ị nh ra, b ạ n có th ể nh ậ p m ộ t giá tr ị m ớ i vào tr ườ ng Remaining dur. 4. Cậ p nh ậ p ti ế n đ ộ th ự c hi ệ n công vi ệ c theo t ỷ l ệ ph ầ n trăm hoàn thành Bạ n cũng có th ểễảếộựệủ di n t ti n đ th c hi n c a công vi ệ c theo m ứộ c đ hoàn thành: B1 Trên menu View, chọ n Gantt Chart B2 Trong cộ t tên công vi ệ c Task Name, chọ n công vi ệ c b ạ n mu ố n c ậ p nh ậ p tiế n đ ộ . Ch ọ n Task Information , và sau đó chọ n Tab General. B3 Trong mụ c ph ầ n trăm hoàn thành công vi ệ c Percent complete, nhậ p s ố phầ n trăm hoàn thành. 107
36. Chú ý: Bạ n cũng có th ể s ử d ụ ng các b ướ c sau đ ể c ậ p nh ậ p ti ế n đ ộ hoàn thành công việ c theo t ỷ l ệ ph ầ n trăm. Trong menu Tool, mụ c Tracking, chọ n Update Tasks và sau đó nhậ p s ố ph ầ n trăm công vi ệ c đã đ ượ c hoàn thành. 5. So sánh giữờ a th i gian th ựếựệ c t th c hi n và k ếạốớỗ ho ch đ i v i m i công vi ệ c Trong Microsoft Project bạ n có th ể so sánh th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c th ự c t ế và k ế hoạộ ch. M t công vi ệểếớơớếạ c có th k t thúc s m h n so v i k ho ch hay cũng có th ểả ph i kéo dài hơ n. B1 Trên menu View, Click Gantt Chart. B2 Trên menu View, mụ c Table, chọ n Work. B3 So sánh các giá trị trong các c ộ t Work, Baseline, and Actual. Giá trị trong c ộ t Variance chỉ ra s ự khác nhau gi ữ a ti ế n đ ộ hi ệ n t ạ i và ti ế n độ đ ượ c l ậ p trong k ế ho ạ ch Ý nghĩa các cộ t trong b ả ng: Work: Thờ i gian th ự c hi ệ n theo th ự c t ế . Baseline: Thờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c theo k ế ho ạ ch. Variance: Khoả ng th ờ i gian thay đ ổ i gi ữ a th ự c t ế và k ế ho ạ ch. Actual: Thờ i gian th ự c t ế đã th ự c hi ệ n đ ượ c. Remaining: Thờ i gian th ự c t ế còn l ạ i. %W. Coml: Số ph ầ n trăm công vi ệ c đã th ự c hi ệ n 6. So sánh thông tin công việ c th ự c t ế và k ế ho ạ ch Để d ự án đ ượ c th ự c hi ệ n đúng ti ế n đ ộ , b ạ n c ầ n bi ế t đ ượ c nh ữ ng thay đ ổ i, phát sinh trong khi thự c hi ệ n d ự án. Microsoft Project cung c ấ p m ộ t ch ứ c năng đ ể th ự c hi ệ n đi ề u này. Chứ c năng này cho b ạấữ n th y nh ng thay đ ổủ i c a công vi ệểạểềỉ c đ b n có th đi u ch nh các công việ c có liên quan t ớ i chúng, đi ề u ch ỉ nh l ạ i ngu ồ n tài nguyên s ử d ụ ng hay l ượ c b ỏ bớ t nh ữ ng công vi ệ c không c ầ n thi ế t đ ể hoàn thành công vi ệ c đó đúng th ờ i h ạ n. B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Tracking Gantt. Khung nhìn Tracking Gantt thể hi ệ n s ự thay đ ổ i theo d ạ ng đ ồ h ọ a, đi ề u này làm việ c quan sát c ủ a chúng ta d ễ dàng h ơ n. B2 Trên menu View, mụ c Table, và Click Variance. 108
37. Kế t lu ậ n: Qua bài này chúng ta có thể ki ể m tra đ ượ c công vi ệ c có đ ượ c th ự c hi ệ n theo đúng kế ho ạ ch hay không, nh ậ p th ờ i gian b ắ t đ ầ u và k ế t thúc th ự c t ế cũng nh ư khoảờ ng th i gian th ựệựếỗ c hi n th c t cho m i công vi ệ c. Bài ti ế p theo s ẽỉ ch ra cho chúng ta cách thứ c theo dõi m ứ c đ ộ s ử d ụ ng tài nguyên trong d ự án. Bài 9: Theo dõi mứ c đ ộ s ử d ụ ng tài nguyên Bạểầ n có th c n theo dõi m ứộửụ c đ s d ng tài nguyên trong d ựểể án đ có th so sánh v ớ i kế ho ạ ch đ ặ t ra. Đi ề u này giúp b ạ n th ấ y đ ượ c hi ệ u qu ả vi ệ c s ử d ụ ng tài nguyên và có k ế hoạ ch t ố t h ơ n cho nh ữ ng d ự án sau này. Bài này bao g ồ m các đi ể m chính sau: − Nhậ p t ổ ng s ố th ờ i gian th ự c t ế s ử d ụ ng tài nguyên. − So sánh việ c s ử d ụ ng tài nguyên trong th ự c t ế và k ế ho ạ ch 1. Nhậ p t ổ ng s ố th ờ i gian th ự c t ế s ử d ụ ng tài nguyên Nế u k ế ho ạ ch th ự c hi ệ n công vi ệ c c ủ a b ạ n đ ượ c xây d ự ng trên các tài nguyên, vi ệ c theo dõi tiế n đ ộ d ự a trên s ố th ờ i gian hoàn thành công vi ệ c thì b ạ n có th ể theo dõi đ ượ c thờ i gian s ử d ụ ng ngu ồ n tài nguyên đó. Khi bạ n nh ậ p thông tin th ờ i gian th ự c t ế s ử d ụ ng tài nguyên, Microsoft Project s ẽ t ự độ ng tính l ạ i s ố th ờ i gian còn l ạ i s ử d ụ ng ngu ồ n tài nguyên đó. Trên menu View, chọ n khung nhìn Task Usage. Trên menu View, mụ c Table, và chọ n Work. Trong cộ t TaskName, cả tên công vi ệ c và tài nguyên đ ượ c li ệ t kê Đốớỗộ i v i m i m t tài nguyên, nh ậốờ p s th i gian th ựếửụểựệ c t s d ng đ th c hi n công việ c. 2. So sánh việ c s ử d ụ ng tài nguyên trong th ự c t ế và k ế ho ạ ch Bạ n có th ể theo dõi vi ệ c s ử d ụ ng tài nguyên trong th ự c t ế và k ế ho ạ ch. Trong ph ầ n này bạ n cũng có th ể theo dõi đ ượ c s ố th ờ i gian quá t ả i đ ố i v ớ i vi ệ c s ử d ụ ng tài nguyên. B1 Trên menu View, Click Resource Usage. B2 Trên menu View, mụ c Table, chọ n Work. B3 Vớ i m ỗ i m ộ t tài nguyên b ạ n có th ể so sánh chi phí gi ữ a hai c ộ t Baseline và Actual. B4 Đả m b ả o r ằ ng các c ộ t Work và Act. Work đượ c th ể hi ệ n trên khung nhìn. Trên menu Format, mụ c Details và chọ n Work nế u nó ch ư a đ ượ c ch ọ n. Ti ế p tụ c nh ư v ậ y đ ể ch ọ n c ộ t Actual Work Ý nghĩa các cộ t trong b ả ng: Work: Thờ i gian th ự c hi ệ n theo th ự c t ế . Baseline: Thờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c theo k ế ho ạ ch. Overtime: Thờ i gian ngoài gi ờ . Variance: Khoả ng th ờ i gian thay đ ổ i gi ữ a th ự c t ế và k ế ho ạ ch. Actual: Thờ i gian th ự c t ế đã th ự c hi ệ n đ ượ c. Remaining: Thờ i gian th ự c t ế còn l ạ i. 109
38. %W. Coml: Số ph ầ n trăm công vi ệ c đã th ự c hi ệ n. Kế t lu ậ n: Bài này đư a ra cách nh ậ p t ổ ng s ố th ờ i gian th ự c t ế vi ệ c s ử d ụ ng tài nguyên, so sánh việ c s ử d ụ ng tài nguyên trong th ự c t ế và k ế ho ạ ch. Bài ti ế p theo s ẽ nói rõ cho chúng ta việ c theo dõi chi phí hi ệ n t ạ i và kh ả năng tài chính c ủ a d ự án. Bài 10. Theo dõi chi phí hiệ n t ạ i và kh ả năng tài chính Bạ n có th ể c ầ n ph ả i theo dõi các thông tin v ề chi phí trong nh ữ ng giai đo ạ n nh ấ t đ ị nh củ a d ự án đ ể có nh ữ ng thông tin tài chính m ộ t cách chính xác nh ấ t. Bài này g ồ m các đi ể m chính sau − Nhậ p chi phí th ự c t ế cho công vi ệ c b ằ ng tay − So sánh chi phí hiệ n t ạ i và k ế ho ạ ch − Xem xét chi phí toàn bộ d ự án − Phân tích tài chính vớ i b ả ng Earned Value − 1. Nhậ p chi chí th ự c t ế cho công vi ệ c b ằ ng tay Microsoft Project tự đ ộ ng c ậ p nh ậ p chi phí th ự c t ế cho công vi ệ c d ự a theo chi phí v ề các tài nguyên sử d ụ ng trong công vi ệ c và theo quá trình hoàn thành công vi ệ c. Tuy nhiên bạ n cũng có th ể nh ậ p chi phí cho công vi ệ c b ằ ng tay. Trướ c h ế t b ạ n c ầ n t ắ t ch ế đ ộ t ự đ ộ ng c ậ p nh ậ p chi phí cho công vi ệ c và sau đó b ạ n sẽ nh ậ p chi phí th ự c t ế cho công vi ệ c đó. B1 Trên menu Tools, mụ c Options, và chọ n tab Calculation. B2 Chọ n l ự a ch ọ n Manual B4 Trên menu View menu, chọ n Task Usage. 110
39. B5 Trên menu View, mụ c Table, chọ n Tracking. B6 Mộ t h ộ p tho ạ i xu ấ t hi ệ n. B7 Trong cộ t Act. Cost, nhậ p chi phí th ự c t ế . 2. So sánh chi phí hiệ n t ạ i và k ế ho ạ ch Chi phí thựệự c hi n d án theo k ếạ ho ch có th ểẽ s khác v ớ i chi phí th ựếựệ c t th c hi n. Chính vì lý do đó bạ n c ầ n ph ả i theo dõi chi phí th ự c hi ệ n các công vi ệ c trong qúa trình thựệảảằổ c hi n và đ m b o r ng t ng chi phí th ựệựẽ c hi n d án s không n ằ m ngoài d ựế ki n. B1 Trên menu View, chọ n khung nhìn Gantt Chart. B2 Trên menu View, mụ c Table, chọ n Cost. 111
40. B3 So sánh các giá trị t ạ i các c ộ t Total Cost và Baseline tứ c là c ộ t t ổ ng chi phí thự c t ế và k ế ho ạ ch. 3. Xem xét chi phí toàn bộ d ự án Vớ i Microsoft Project, b ạ n có th ể th ấ y đ ượ c t ổ ng chi phí theo k ế ho ạ ch, theo th ự c t ế , chi phí đã sử d ụ ng và chi phí còn l ạ i đ ể th ự c hi ệ n d ự án B1 Trên menu Project, chọ n m ụ c Project Information. B2 Chọ n Statistics. Chi phí theo kế ho ạ ch, th ự c t ế và chi phí đ ể ti ế p t ụ c th ự c hiệ n d ự án đ ượ c hi ể n th ị . 4. Phân tích tài chính vớ i b ả ng Earned Value Nếạố u b n mu n so sánh ti ế n trình th ựệự c hi n d án mong đ ợớế i v i ti n trình th ựế c t vào mộ t th ờ i đi ể m nào đó, b ạ n có th ể s ử d ụ ng b ả ng Earned Value Bạ n có th ể s ử d ụ ng b ả ng Earned Value để d ự đoán li ệ u r ằ ng v ớ i tình hình hi ệ n t ạ i thì công việ c s ẽ k ế t thúc v ớ i m ộ t chi phí v ượ t quá kh ả năng cho phép hay không. Ví d ụ nế u m ộ t công vi ệ c đã hoàn thành h ơ n 50% và chi phí th ự c t ế là 200$, b ạ n có th ể th ấ y đượ c 200$ là nhi ề u h ơ n, ít h ơ n hay b ằ ng so v ớ i vi ệ c th ự c hiên 50% công vi ệ c này theo k ế hoạ ch. C ộ t VAC thể hi ệ n s ự khác nhau v ề chi phí gi ữ a th ự c t ế và k ế ho ạ ch. B1 Trong menu View, chọ n Gantt Chart. B2 Trên menu View, mụ c Table, và chọ n More Tables. B3 Mộ t h ộ p tho ạ i Table hiệ n ra 112
41. Trong danh sách các bả ng, ch ọ n b ả ng Earned Value, sau đó Click Apply. B4 Chú ý: Nế u c ộ t VAC là âm thì theo ti ế n đ ộ th ự c t ế này thì qu ỹ tài chính d ự đ ị nh theo k ế hoạ ch s ẽ âm. Ng ượ c l ạ i, qu ỹ tài chính s ẽ d ươ ng Kế t lu ậ n: Qua bài này chúng ta có thể xem xét chi phí toàn b ộ d ự án, so sánh chi phí hiệ n t ạ i và k ế ho ạ ch, phân tích tài chính cho d ự án. Bài sau s ẽ nói v ề vi ệ c xem và in các báo biể u ph ụ c v ụ cho d ự án. Bài 11: Xem và in các báo biể u Việ c in ấ n các báo bi ể u có th ể theo các d ạ ng sau: o Các báo cáo chuẩ n c ủ a Microsoft Project 2007. o Tiế n đ ộ chung c ủ a d ự án. o Báo cáo lị ch trình các công vi ệ c. o Báo cáo về vi ệ c s ử d ụ ng tài nguyên và các công vi ệ c. o Báo cáo về l ị ch làm vi ệ c theo tu ầ n, quý, tháng. Bài này gồ m các đi ể m chính sau Các báo biể u chu ẩ n c ủ a Microsoft Project Thiế t l ậ p c ấ u hình trang in. In các biể u đ ồ c ủ a d ự án. 1. Các báo biể u chu ẩ n c ủ a Microsoft Project Trong menu Reports chọ n m ụ c Reports Hộ p tho ạ i Reports hiệ n lên: 113
42. Ý nghĩa củ a các b ả ng l ự a ch ọ n: Mụ c Ý nghĩa Overview Các biể u t ổ ng quan v ề d ự án Current Activities Báo cáo về các công vi ệ c Cost Các báo biể u v ề tài chính c ủ a d ự án Assignment Báo biể u v ề phân b ổ tài nguyên Workload Báo biể u v ề vi ệ c th ự c hi ệ n công vi ệ c và s ử d ụ ng tài nguyên Custom Báo biể u đ ượ c thi ế t l ậ p b ở i ng ườ i s ử d ụ ng 2. In các biể u đ ồ c ủ a d ự án Biể u đ ồ ti ế n đ ộ c ủ a d ự án th ườ ng đ ượ c in d ướ i 2 d ạ ng chính: Biể u đ ồ Gantt Sơ đ ồ m ạ ng Network Diagram Trong menu File chọ n Print Preview - Khung nhìn Print Preview hiể n th ị : 3. Thiế t l ậ p c ấ u hình trang In Trong menu File, chọ n Page Setup Hộ p tho ạ i Page Setup xuấ t hi ệ n Trong hộ p tho ạ i Page Setup này cho phép thiế t l ậ p các tham s ố Page: Đặ t cách nhìn kh ổ gi ấ y cho trang in. Margins: Căn lề trang in. Header: Các tiêu đề bên trên trang in c ủ a d ự án. Footer: Các tiêu đề bên d ướ i trang in c ủ a d ự án. Legend: Các hình minh họ a cho trang in. View: Thiế t l ậ p các c ấ u hình cho trang in. 114
43. Kế t lu ậ n: Bài này bàn về các báo bi ể u chu ẩ n c ủ a Microsoft Project, thi ế t l ậ p c ấ u hình trang in và in các biể u đ ồ ph ụ c v ụ d ự án. Đây cũng chính là bài cu ố i cùng c ủ a cu ố n sách. Hy vọ ng các b ạ n n ắ m v ữ ng đ ượ c các bài h ọ c và d ự án c ủ a các b ạ n đ ượ c thành công m ỹ mãn. 115