Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 4: Báo cáo - Report

Nội dung text: Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 4: Báo cáo - Report

1. 8/5/2014 TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 2 Chương 4 BÁO CÁO - REPORT Giảng Viên: Lê Thị Minh Nguyện Email: nguyenltm@hotmail.com NỘI DUNG CHI TIẾT 1 Giới thiệu 2 Mô tả các thành phần và thuộc tính 3 Cá c control trong báo cáo 4 Thiế t kế báo cáo đơn 5 Thiết kế báo cáo có phân nhóm 1 Các hàm thống kê và tính toán 2 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 1
2. 8/5/2014 1. GIỚI THIỆU  Report là công cụ để tạo các báo cáo, kết xuất dữ liệu ra màn hình hoặc máy in để cung cấp một hard copy của dữ liệu.  Dữ liệu nguồn của report có thể là Table hoặc query. Report cung cấp một cách linh hoạt nhất để xem và in thông tin tổng hợp.  Cho phép xem hoặc in thông tin theo nhiều định dạng khác nhau.  Có 3 loại Report cơ bản . Tabular reports . Columnar reports . Mailing-label reports 3 19/ 08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 1. GIỚI THIỆU Tabular reports Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên nhiều dòng, mỗi dòng là một mẩu tin trong bảng 4 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 2
3. 8/5/2014 1. GIỚI THIỆU Columnar reports Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên từng cột (một cột hiển thị nhãn và một cột hiển thị dữ liệu) 5 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 1. GIỚI THIỆU  Mailing-label reports Dùng để tạo các nhãn thư tín. 6 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 3
4. 8/5/2014 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH Report Header Page Header Detail Page Footer Report Footer 7 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH . Các thành phần trong cửa sổ Report Design Page Header Report Header Detail Report Footer Page Footer 8 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4
5. 8/5/2014 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH Dữ liệu Sự kiện Định dạng Chọn dữ liệu Tiêu đề 9 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 10 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5
6. 8/5/2014 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 11 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 3. CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 12 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 6
7. 8/5/2014 3. CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 13 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng lệnh Report . Chức năng Report là công cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những Report đơn giản có dữ liệu nguồn từ một table hoặc một query. . Cách tạo • Chọn dữ liệu nguồn cho Report (Table/Query) • Trên thanh Ribbon chọn tab Create. Trong nhóm lệnh Reports Click nút Report. 14 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 7
8. 8/5/2014 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng lệnh Report . Cách tạo • Xuất hiện Report dạng Tabular ở chế độ Layout 15 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard . Cách tạo • Chọn Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, Click nút Report Wizard • Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. 16 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 8
9. 8/5/2014 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard . Cách tạo • Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field Click nút để chọn một field và Click nút để chọn nhiều field. Click Next. 17 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard . Cách tạo • Chọn field kết nhóm dữ liệu (nếu có). Click Next. 18 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 9
10. 8/5/2014 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard . Cách tạo • Chọn field muốn sắp xếp dữ liệu cho Report. Có thể sắp xếp kết quả trong Report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field 19 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard . Cách tạo • Chọn dạng Report (Layout) và hướng giấy in (Orientation). Click Next 20 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 10
11. 8/5/2014 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard . Cách tạo • Nhập tiêu đề cho Report. • Chọn chế độ xem Report sau khi tạo xong. 21 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Design . Cách tạo • Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. • Chọn Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, Click nút Report Design. 22 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 11
12. 8/5/2014 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Design . Cách tạo • Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report 23 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Design . Cách tạo Lần lượt drag chuột kéo các field trong Field List hoặc các Control trong nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon thả vào Report. 24 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 12
13. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sắp xếp khối lượng lớn dữ liệu thành các nhóm nhỏ hơn.  Thực hiện các phép tính toán thống kê trên mỗi nhóm riêng biệt.  Có 2 cách sử dụng nhóm để phân tích dữ liệu trong Report . Report Grouping . Subreports 25 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Tổ chức khối lượng lớn thông tin vào các nhóm . Report sẽ thể hiện dữ liệu chi tiết trong từng nhóm và có thể thêm nhiều cấp độ nhóm theo các tiêu chí khác nhau. . Cách tạo . Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh Ribbon chuyển sang Tab Design. 26 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 13
14. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Cách tạo Bước 1: Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, tại thuộc tính Record Source, chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. 27 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Cách tạo . Bước 2: Click nút Group & Sort trong nhóm lệnh Grouping & Totals. 28 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 14
15. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Cách tạo Bước 3: + Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế. 29 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Cách tạo Bước 4: + Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp. + Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong Field List, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh Group Header. 30 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 15
16. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Cách tạo Bước 5: + Khung Group, Sort and Total có dạng như hình: + Mở thanh Group Footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách Click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng: 31 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping . Cách tạo Bước 6: + Click nút with no Total để mở menu Totals: - Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê. - Type: Chọn phép thống kê. - Chọn ví trí đặt các ô thống kê bằng cách check vào các ô tùy chọn Check chọn vị trí đặt ô thống kê 32 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 16
17. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng SubReport . SubReport có tác dụng tương tự như Report Grouping. Sự khác biệt duy nhất là tạo các Report trong hai phần riêng biệt: Main Report và SubReport. Main Report SubReport 33 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng SubReport . Cách tạo . Tạo Main Report, dữ liệu nguồn thường là bảng cha. . Tạo Sub Report, dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report. . Đưa Sub Report vào Main Report có thể dùng công cụ SubForm/SubReport trong nhóm lệnh Controls. . Thiết lập thuộc tính Link Child Fields và Link Master Fields. 34 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 17
18. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Dữ liệu nguồn cho Report có phân nhóm thường được lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1- n, field kết nhóm thường là field khóa chính của bảng 1. . Cách tạo . Tạo dữ liệu nguồn cho Report (Query) . Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, Click nút Report Wizard. 35 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Cách tạo - Chọn dữ liệu nguồn cho Report là Query đã tạo trước trong hộp thoại Tables/Queries. - Chọn các field hiển thị trên Report. Click Next. 36 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 18
19. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Cách tạo - Nếu dữ liệu có quan hệ 1-n thì Access tự phân nhóm. Click Next. - Chọn thêm field liên kết thứ hai (nếu cần). Click Next. 37 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Cách tạo - Nếu trong Report có chứa field có dữ liệu kiểu số thì trong cửa sổ ở bước này xuất hiện nút Summary Options - Click nút Summary Options để chọn phép thống kê. - Chọn field sắp xếp dữ liệu (tối đa 4 38 field)19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 19
20. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Cách tạo - Chọn phép thống kê cho field tương ứng - Chọn cách hiển thị trong mục Show. Click OK, Next. 39 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Cách tạo - Chọn cách hiển thị dữ liệu (Layout) và hướng giấy in (Orientation) cho Report. Click Next 40 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 20
21. 8/5/2014 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓPHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard . Cách tạo - Nhập tiêu đề cho Report. Click Finish 41 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form Review Report  Sau khi thiết kế xong, bạn phải xem Report trước khi in, hình thức của Report xem ở chế độ Preview sẽ là hình thức khi in ra giấy.  Để xem Report trước khi in bạn chọn một trong các cách sau: . Chọn Tab File -> Chọn Frint -> Print Rreview. . Chọn Tab Home -> View -> Print Preview. 42 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 21
22. 8/5/2014 6. CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN  DSUM(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DCOUNT(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DMAX(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DMIN(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DAVG(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DLOOKUP(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) 43 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 6. CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN . Tạo cột số thứ tự • Mở Report ở chế độ Design. • Tạo một Textbox tại vị trí thích hợp trên Report. • Đặt giá trị cho các thuộc tính sau: + Control Source: =1 + Running Sum: Over Group hoặc Over All No: Không đánh số thứ tự Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm Over All: Đánh số thứ tự trên toàn bộ danh sách 44 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 22
23. 8/5/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 23