Tin học căn bản - Phần IV: Chương trình bảng tính

168 trang vanle 2460

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tin học căn bản - Phần IV: Chương trình bảng tính", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tin_hoc_can_ban_phan_iv_chuong_trinh_bang_tinh.pdf

Nội dung text: Tin học căn bản - Phần IV: Chương trình bảng tính

PHẦN IV CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH (16 tiết) BÀI 1 : LÀM QUEN VỚI EXCEL Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng và tính toán dữ liệu số. Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng -và-cột, với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có th ể có ích. Giáo viên thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel. Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ bản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng. Nội dung bài học bao gồm: o Khởi động Excel o Thám hiểm cửa sổ Excel o Giới thiệu về sổ tính và trang tính o Mở một hoặc nhiều sổ tính o Tạo sổ tính mới o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel Kết thúc bài học này học viên có thể: o Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và trang tính. o Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng. 130
1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau: Cách 1: Từ nút Start của Windows Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003. Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của Windows. Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây: 131
1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới đây: Thanh công thức Thanh công cụ Thanh tiêu đề Thanh thực đơn VÙNG TRANG TÍNH Thanh trạng thái Các thẻ trang tính Thanh cuộn ngang/ dọc Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel: . Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang được mở. . Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này. . Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện tại. . Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất. . Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính. . Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản 132
. Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho phép bạn di chuyển giữa các trang tính. 1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ TRANG TÍNH Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính (workbook). Trong sổ tính có nhiều trang tính (worksheet). Một sổ tính có thể chứa tối đa 255 trang tính. Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C Z, AA , AB, AC và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, , 65536. Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel: Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5, Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3 133
. Ô – Cell Ô của trang tính là giao của một cột và một hàng. Ô trên trang tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàng đứng sau. Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng tính là IV65536. Địa chỉ ô A1 1.4 MỞ MỘT HOẶC NHIỀU SỔ TÍNH . Mở một sổ tính 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open hoặc mở thực File, chọn lệnh Open. Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in. 3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open, hoặc: Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở. . Mở nhiều sổ tính cùng lúc 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open hoặc mở thực File, chọn lệnh Open. Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Chọn thư mục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in. 3) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl. 4) Nhấp chuột vào các sổ tính cần mở. 5) Nhấp nút Open. Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau khi chọn bảng tính đầu tiên, bạn ấ n, giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào bảng tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open. 134
1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI . Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định Bạn nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N. . Tạo sổ tính mới theo khuôn mẫu lựa chọn Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuôn mẫu sổ tính đã có sẵn. Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là .xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thành phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt. Bạn thực hiện các bước sau để mở một số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có: 1) Mở thực đơn File, chọn lệnh New. Ô New Templates xuất hiện bên phía phải cửa sổ Excel. 2) Trong phần Templates, chọn On my computer. Hộp thoại Templates xuất hiện. 135
3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK. 1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL . Lưu sổ tính Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S. Hộp thoại Save as xuất hiện. 2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư mục My Document). 3) Nhập tên sổ tính vào ô File name. 4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính. 136
. Đóng sổ tính Để đóng sổ tính sau khi làm việc, bạn mở thực đơn File, chọn lệnh Close hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + W. Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình Excel sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn lưu sổ tính. oChọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ đóng sổ tính lại. oChọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó đóng sổ tính đang làm việc. oChọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Khởi động Excel o Thám hiểm cửa sổ Excel o Khái niệm về sổ tính và trang tính o Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có o Tạo sổ tính mới o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Ô (cell) trong Excel là gì? 2. Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính? 3. Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu? 4. Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì? 5. Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel. 137
BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT, TRANG TÍNH Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu, bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô. Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông tin vào bảng hoặc xóa một dòng thông tin không cần thiết. Như vậy, trong quá trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính, hàng, cột và ô. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiệ n. Nội dung bài học bao gồm: o Trang hiện hành và ô hiện hành o Các loại con trỏ o Nhập dữ liệu vào ô o Các thao tác chọn o Thêm, xoá hàng, cột o Thay đổi kích thước hàng, cột o Chèn, xoá ô, hàng, cột o Giấu và bỏ giấu hàng cột o Cố định và bỏ cố định hàng/cột tiêu đề o Di chuyển giữa các trang tính o Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính o Tìm kiếm và thay thế o Sắp xếp dữ liệu Kết thúc bài học này bạn có thể: o Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô. o Nhập các loại dữ liệu vào ô o Tìm kiếm và thay thế dữ liệu o Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra. 138
2.1 Ô HIỆN HÀNH, TRANG HIỆN HÀNH . Trang hiện hành Trên sổ tính đang làm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành. Sheet1 là trang tính hiện hành. Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó. . Ô hiện hành Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô, ô đó được gọi là ô hiện hành. Ô A1 là ô hiện hành. 2.2 CÁC LOẠI CON TRỎ Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau: . Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành. . Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nhá y, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô. 139
. Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên bảng tính. 2.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô . Các phím thường dùng - Phím Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột. - Phím Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/sửa dữ liệu. - Các phím mũi tên ←↑→↓ : di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang phải và xuống dưới một cột/hàng. - Ctrl + Home: di chuyển con trỏ ô về ngay ô A1. . Nhập dữ liệu - Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu. - Nhập vào dữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete để xóa kí tự. Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập. - Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nhập. . Chỉnh sửa dữ liệu Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau: - Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa. - Chỉnh sửa dữ liệu - Nhấn Enter để kết thúc chỉnh sửa . Chú ý: Để xóa dữ liệu trong ô, bạn chọn ô cần xóa dữ liệu rồi ấn phím Delete trên bàn phím. . Nhập dữ liệu kiểu số Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự chữ số: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 và một số kí tự khác: + - ( ), / $ % . E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 140
Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp ngoặc đơn ( ). Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để ngăn cách phần nguyên với phần thập phân. . Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu v iết ngày tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel. Thông thường là nhập theo khuôn mẫu dạng: tháng - ngày - năm. Ví dụ: Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 22-06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng kiểu viết ngày tháng). Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06-22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngày tháng). Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô. Nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thị được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######". Chú ý: o Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng t a thay đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình. o Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu. . Nhập dữ liệu kiểu văn bản Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống. Ví dụ: - 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A. - 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách). 141
Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải. Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị đã nhập của ô. Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy kép ("). Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí tự ép kiểu. 2.4 CÁC THAO TÁC CHỌN . Chọn ô o Chọn một ô: Để chọn một ô, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó. o Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn. 2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải. 3) Nhả phím Shift để kết thúc việc chọn. Chú ý: 1) Bạn có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhấp chuột thay đổi ô dưới cùng bên phải mà bạn không cần phải làm lại từ đầu. 2) Nếu bạn quen dùng chuột bạn thực hiện thao tác này như sau: nhấp chuột vào ô đầu tiên trong vùng cần chọn, giữ phím chuột rồi kéo di theo đường tréo của vùng cần chọn, kết thúc bạn nhả phím chuột. 3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khu ôn dạng: Địa chỉ ô đầu:Địa chỉ ô cuối. Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4. 142
Chọn vùng ô theo hình chữ nhật. o Chọn vùng ô rời rạc Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo. 3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc. Chọn vùng ô rời rạc. . Chọn cột o Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền ngang. o Chọn dãy cột liên tục : 1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn. 2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy. 3) Thả phím Shift khi kết thúc. oChọn dãy cột rời rạc 1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo. 3) Thả phím Ctrl khi kết thúc. 143
Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F. . Chọn hàng o Chọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc. o Chọn dãy dòng liền kề nhau 1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc d ưới cùng của dãy) trên đường viền dọc. 2) Giữ và ấn phím Shift và nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy. 3) Thả phím Shift khi kết thúc. o Chọn dãy hàng rời rạc 1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiế p theo. 3) Kết thúc thả phím Ctrl. Chọn dãy hàng rời rạc 2,4:6, 9. . Chọn toàn bộ bảng tính Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau: 144
o Nhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc. o Bấm tổ hợp phím Ctrl + A. 2.5 THÊM, XÓA Ô, HÀNG, CỘT . Thêm hàng Bạn thực hiện các bước sau để thêm hàng: 1) Chọn số hàng bạn cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Rows (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống). . Xóa hàng Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàn g: 1) Chọn các hàng cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống). . Thêm cột Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột: 1) Chọn số cột bạn cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Columns (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống). 145
. Xóa cột Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột: 1) Chọn các cột cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống). . Thêm ô/vùng ô Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô: 1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert và chọn Cells (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Insert trong hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Insert xuất hiện. 3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK. Giải thích các mục trong hộp thoại Insert: o Shift cells right: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn sang bên phải. o Shift cells down: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm dưới vị trí chèn xuống dưới. o Entire row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới. o Entire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải. 146
. Xóa ô/vùng ô Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô: 1) Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa. 2) Mở thực đơn Insert và chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Delete trong hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Delete xuất hiện. 3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK. Giải thích các mục trong hộp thoại Delete: o Shift cells left: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang bên trái. o Shift cells up: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô nằm dưới vị trí xóa lên trên. o Entire row: Xóa cả dòng và đẩy các dòng từ vị trí xóa lên trên. o Entire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái. 2.6 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC HÀNG/ CỘT Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải. Chiều cao hàng được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới. Cạnh phải cột B Mép dưới dòng 6 1) Co giãn kích thước cột Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột: 147
1. Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. 2. Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm kích thước của cột. 2) Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc 1. Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước. 2. Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. 3. Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các cột. 3) Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột Bạn làm theo các bước sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột: 1. Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau. 2. Mở thực đơn Format, chọn Column, chọn Width Hộp thoại Column Width xuất hiện. 3. Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp OK để kết thúc. . Thay đổi chiều cao hàng Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng 1. Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi. 2. Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng. 3. Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều cao hàng. . Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng: 1. Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau. 2. Mở thực đơn Format, chọn Row, chọn Height Hộp thoại Row Height xuất hiện. 148
3. Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc. 2.7 GIẤU VÀ BỎ GIẤU HÀNG/ CỘT . Giấu hàng 1. Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu. 2. Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống). . Hiện hàng bị giấu 1. Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên bạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn). 2. Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống). 149
. Giấu cột 1. Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu. 2. Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng cột vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống). . Hiện cột bị giấu 1. Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu. 2. Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống). 150
2.8 CỐ ĐỊNH VÀ BỎ CỐ ĐỊNH HÀNG/CỘT TIÊU ĐỀ . Cố định hàng/cột tiêu đề Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều hàng, bạn sẽ có nhu cầu cố định một số hàng và cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn được cuộn. Bạn thực hiện việc này như sau: 1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định. 2) Mở thực đơn Window, chọn Freeze panens. . Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens. 2.9 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI TRANG TÍNH . Di chuyển giữa các trang tính Một sổ tính có nhiều trang tính. Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp chuột vào tên trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown). . Thêm trang tính Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính được đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Để thêm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau: 1. Nhấp chuột phải vào tên của một trang tính bất kỳ chọn Insert từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Insert xuất hiện. 151
2. Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General. 3. Nhấp nút OK. . Xóa trang tính 1) Nhấp chọn trang tính cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete Sheet (hoặc nhấp chuột phải vào tên trang bảng tính cần xóa, chọn Delete). Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý. . Nhân bản trang tính Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa, Bạn thực hiện chức năng này như sau: 1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or Copy từ hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Move or Copy xuất hiện. 152
3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang bảng tính vừa chọn. 4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ được đặt trước trang bảng tính nào). 5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này, Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính). 6) Nhấp nút OK. . Đổi tên trang tính 1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên. 2) Nhập vào tên mới. 3) Ấn Enter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính . 2.10 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ . Tìm kiếm dữ liệu 1) Mở thực đơn Edit, chọn Find (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + F từ bàn phím) Hộp thoại Find and Replace xuất hiện. 153
2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô Find what. 3) Nhấp nút Find Next để tìm kiếm. 4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ô sẽ tự động chuyển về ô có chứa dữ liệu đó. 5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại. 6) Nhấp nút Close để kết thúc tìm kiếm. . Thay thế dữ liệu 1) Mở thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H). Hộp thoại Find and Replace xuất hiện. 2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what. 3) Nhập dữ liệu thay thế trong ô Replace with. 4) Nhấp nút Find next để tìm kiếm. 5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt. 6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại. 154
7) Nếu chọn Replace all, Excel sẽ tự động thay thế tất cả dữ liệu tìm được bằng dữ liệu có trong ô Replace with. 8) Nhấp nút Close để kết thúc. 2.11 SẮP XẾP DỮ LIỆU Khái niệm vùng dữ liệu: Là vùng địa chỉ có ít nhất hai hàng, trong đó hàng đầu chứa tiêu đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng dữ liệu gọi là bản ghi (Record). Các vùng dữ liệu được cách nhau bởi một cột trống và một hàng trống. Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau: 1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp. 2) Mở thực đơn Data, chọn Sort. Hộp thoại Sort xuất hiện. 3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu. 4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu. 5) Trong ô Sort by, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính. 155
6) Trong các ô Then by, chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp tiếp theo. 7) Nếu chọn Ascending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần. 8) Nếu chọn Descending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần. 9) Kết thúc nhấp OK. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: oTrang hiện hành và ô hiện hành oCác loại con trỏ oNhập dữ liệu vào ô oCác thao tác chọn oThêm, xoá hàng, cột oThay đổi kích thước hàng, cột oChèn, xoá ô, hàng, cột oGiấu và bỏ giấu hàng cột oCố định và bỏ cố định hàng, c ột oDi chuyển giữa các trang tính oThêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính oTìm kiếm và thay thế oSắp xếp dữ liệu CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào? 2. Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô? 3. Trình bày hai cách nhập số âm. 4. Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel. 5. Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel. 6. Trình bày cách thêm 5 hàng. 7. Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây: 156
Lưu ý: Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học). 8. Dùng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế “Điểm toán” bằng “Điểm lý”. 9. Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột “Điểm Trung bình”. 10. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai2.xls. 157
BÀI 3: ĐỊNH DẠNG TRANG TÍNH Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, định dạng số và định dạng ngày tháng. Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô được chọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất. Bài học bao gồm các nội dung sau: o Định dạng số o Định dạng ngày tháng o Định dạng văn bản o Căn lề o Tạo đường viền o Hợp nhất ô Kết thúc bài học bạn có thể: oĐịnh dạng các dữ liệu trong trang tính và trình bày trang tính đẹp mắt. 158
3.1 ĐỊNH DẠNG SỐ Bạn thực hiện các bước sau để định dạng dữ liệu số: 1) Chọn ô dữ liệu muốn định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cells xuất hiện. 3) Chọn thẻ Number. 4) Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category. 5) Trong ô Decimal places: nhập vào số chữ số được hiển thị sau dấu thập phân. 6) Nếu nhấp chọn vào Use 1000 sperator (,), Excel sẽ sử dụng dấu phẩy (,) để ngăn cách nhóm hàng nghìn (3 chữ số) của số có nhiều chữ số. Ví dụ: 1,000,000. 7) Nhấp nút OK Chú ý: Dù bạn đã định dạng như ở trên nhưng giá trị nhập trong ô không hề thay đổi. 3.2 ĐỊNH DẠNG NGÀY THÁNG Bạn thực hiện các bước sau để định dạng ngày tháng: 159
1) Chọn các ô cần định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn mục Date trong nhóm định dạng Category. 4) Nhấp mục Locale (location) để chọn định dạng ngày cho từng khu vực. 5) Trong ô Type chọn kiểu định dạng ngày tháng cần sử dụng. 6) Nhấp nút OK. Chú ý: Để định dạng ngày tháng theo ý bạn, trong nhóm định dạng Category chọn Custom, nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy (kiểu định dạng ngày tháng của Việt Nam) vào ô Type, nhấp nút OK. 3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRONG Ô Bạn thực hiện các bước sau để định dạng văn bản trong ô: 1) Chọn các ô cần định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Font. 160
- Trong ô Font: bạn lựa chọn phông chữ cần sử dụng. - Trong ô Font Style: bạn chọn kiểu hiển thị cho văn bản, gồm các lựa chọn: chữ thường (Regular), chữ nghiêng (Italic), chữ đậm (Bold), chữ đậm và nghiêng (Bold Italic). - Trong ô Size: bạn nhấp chọn cỡ chữ (hoặc nhập trực tiếp giá trị độ lớn của chữ vào ô size). - Trong ô Underline: bạn chọn kiểu chữ gạch chân, mặc định là none (không sử dụng chức năng này), có hai lựa chọn thường dùng là: gạch chân đơn (Single) và gạch chân đôi (Double). - Trong ô Color: bạn chọn màu cho văn bản, mặc định là màu đen (Automatic). - Ngoài các chức năng trên, Excel còn cung cấp một số hiệu ứng trong mục Effect với các lựa chọn sau: chữ bị gạch ngang (Strikethrough), chữ chỉ số trên (Superscript), chữ chỉ số dưới (Subscript). - Để kết thúc định dạng nhấp nút OK. Chú ý: Bạn nên quan sát màn hình Preview để biết kết quả định dạng. 3.4 CANH LỀ DỮ LIỆU TRONG Ô Theo mặc định, khi nhập dữ liệu vào ô, nếu dữ liệu là văn bản, nó sẽ tự động được căn lề trái, dữ liệu là số sẽ được căn phải. Cách nhanh nhất để căn lề cho văn bản là sử dụng các nút căn lề trên thanh công cụ Formatting: 161
Căn lề trái Căn lề giữa Căn lề phải Nếu chọn phương pháp căn lề thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ, bạn chỉ có thể căn lề theo chiều ngang của ô, để căn lề theo chiều dọc của ô bạn thực hiện như sau: 1) Chọn các ô cần căn lề. 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Alignment. 4) Nhấp vào ô Vertical để chọn kiểu căn lề theo chiều dọc, với các lựa chọn: căn lề trên (Top), căn lề dưới (Bottom), căn giữa ô (Center). 5) Nhấp nút OK. 3.5 TẠO ĐƯỜNG VIỀN BẢNG Khi quan sát một trang tính, bạn sẽ thấy có các đường kẻ ngang và dọc tạo thành các ô địa chỉ. Thực chất đây là các đường viền ảo, để tạo đường viền cho bảng tính, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn vùng ô cần tạo đường viền. 162
2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Border. 4) Trong ô Style nhấp chọn kiểu đường viền. 5) Trong ô Color nhấp chọn màu viền, mặc định là màu đen (Automatic). 6) Nhấp nút Outline để tạo đường viền ngoài. 7) Nhấp nút Inside để tạo đường viền trong. 8) Nhấp nút None để hủy bỏ viền. 9) Kết thúc nhấp nút OK. Chú ý: Để thêm/bớt hoặc định dạng một đường viền nào đó, bạn chỉ cần chọn lại các thông số đường viền rồi nhấp chuột vào đường viền đó tại khung Border. 3.6 HỢP NHẤT Ô Để gộp nhiều ô thành một ô, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn các ô cần gộp thành một (các ô phải liền nhau). 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Alignment. 163
4) Nhấp vào lựa chọn Merge cells. 5) Nhấp nút OK. Chú ý: Để đơn giản thao tác gộp này, sau khi chọn các ô cần gộp bạn nhấp vào nút Merge and center trên thanh công cụ định dạng. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã họ c các nội dung: o Định dạng số o Định dạng ngày tháng o Định dạng văn bản o Căn lề o Tạo đường viền o Hợp nhất ô CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Theo mặc định, dữ liệu số được căn theo lề nào? dữ liệu văn bản được căn theo lề nào? 2. Trình bày cách áp dụng đường viền cho một ô hoặc một vùng ô. 3. Trình bày cách hợp nhiều ô thành một ô. 164
4. Trình bày cách căn lề theo chiều thẳng đứng. 5. Tạo một sổ tính mới, nhập bảng dữ liệu dưới đây rồi lưu sổ tính vào ổ cứng (dưới tên Bai3.xls). 165
BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng rất được ưa thích của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ngay ra được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích dài dòng. Bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú Bài học bao gồm các nội dung sau: o Tạo biểu đồ dùng chart wizard o Di chuyển, đổi cỡ và xoá biểu đồ o Sửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục o Di chuyển và định dạng các thành phần của biểu đồ o Thay đổi kiểu biểu đồ và dữ liệu nguồn o Định dạng trục o Thêm đường lưới và mũi tên Kết thúc bài học bạn có thể: oTạo một biểu đồ chuyên nghiệp. 166
4.1 TẠO BIỂU ĐỒ DÙNG CHART WIZARD Chart Wizard hướng dẫn bạn các bước của quá trình tạo một biểu đồ. Khi bạn hoàn thành từng bước, trình cài đặt sẽ nhắc để bạn chọn tiếp. Để tạo biểu đồ với Chart Wizard, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn trên biểu đồ. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Chart (hoặc nhấp vào nút Chart Wizart trên thanh công cụ định dạng). Hộp thoại Chart wizard xuất hiện. 167
3) Nhấp chọn thẻ Standard Types. Trong mục Chart type: nhấp chọn kiểu biểu đồ cần sử dụng. . Column: Biểu đồ hình cột đứng. . Bar: Biểu đồ cột ngang . Line: Biểu đồ gấp khúc với các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. . Pie: Biểu đồ hình quạt tròn. Biểu diễn số liệu dạng phần trăm. . XY: Biểu đồ phân tán XY. So sánh dữ liệu từng đôi một. . Rada: Biểu đồ mạng nhện có các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. . Surface: Biểu đồ 3 chiều (3D). Chú ý: Khi bạn nhấp chọn một kiểu biểu đồ tại mục Chart Type, tại ô bên phải mục Chart Sub-Type sẽ hiển thị các biểu đồ con của nó, bạn nhấp chọn một biểu đồ trong danh sách đó (ví dụ ở đây chọn biểu đồ Pie). Sau khi nhấp chọn kiểu biểu đồ bạn nhấp nút Press and hold to view sample để xem trước cách hiển thị của dữ liệu bạn chọn trên biểu đồ như thế nào. 4) Nhấp nút Next để sang bước thứ hai. Hộp thoại Chart Source Data xuất hiện. Trong hộp thoại này, ở mục Data range, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên màu đỏ để chọn vùng dữ liệu (vì bạn đã chọn vùng dữ liệu rồi do vậy ở hộp 168
thoại này bạn không phải chọn lại nữa, nếu thay đổi vùng dữ liệu bạn mới phải chọn lại), kết quả sau khi chọn dữ liệu, Execl sẽ mô phỏng dữ liệu bạn chọn trên biểu đồ. 5) Nhấp nút Next để sang bước thứ ba. Hộp thoại Chart Options xuất hiện. o Nhấp thẻ Titles cho phép bạn nhập vào tiêu đề cho biểu đồ, nhãn cho các trục (biểu đồ hình Pie không có nhãn trục). o Nhấp thẻ Legend cho phép bạn thêm lời ghi chú. o Nhấp thẻ Data lables cho phép bạn chọn nhãn dữ liệu nào được hiển thị trên biểu đồ. 6) Nhấp nút Next để sang bước thứ tư. Hộp thoại Chart Location xuất hiện. o Nếu bạn chọn As new sheet: biểu đồ được tạo và nằm trên mộ t trang bảng tính mới. 169
o Nếu bạn chọn As object in: biểu đồ sẽ được tạo và nằm ở trang bảng tính mà bạn chọn trong ô bên cạnh. 7) Nhấp nút Finish để kết thúc. Biểu đồ được hiển thị như dưới đây. 4.2 DI CHUYỂN, ĐỔI CỠ VÀ XÓA BIỂU ĐỒ Biểu đồ là một đối tượng ri êng biệt trong trang tính. Sau khi tạo ra chúng, bạn có thể di chuyển, co giãn kích thước và sao chép như một đối tượng hình ảnh. . Di chuyển biểu đồ 1) Chọn biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào nó. 2) Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Cut. 3) Di chuyển ô hiện hành tới vị trí mới (ô này có thể nằm trên một trang tính khác). 4) Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste. Chú ý: Bạn có thể dùng kỹ thuật kéo thả để di chuyển biểu đồ. . Sao chép biểu đồ 1) Chọn biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào nó. 2) Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Copy. 3) Di chuyển ô hiện hành tới vị trí mới (ô này có thể nằm trên một trang tính khác). 5) Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste. Chú ý: Bạn có thể dùng kỹ thuật kéo thả để sao chép biểu đồ (nhấn và giữ phím Ctrl). . Co giãn biểu đồ 170
Bạn thực hiện các bước sau để co giãn biểu đồ: 1) Nhấp chọn biểu đồ cần co giãn. Xung quanh biểu đồ xuất hiện các ô vuông màu đen. 2) Đưa chuột đến một trong các ô vuông đó, khi chuột biến thành mũi tên hai chiều thì nhấp và giữ chuột rồi kéo chuột để thay đổi kích thước của biểu đồ. . Xóa biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để xóa biểu đồ: 1) Nhấp chọn biểu đồ muốn xóa. 2) Ấn phím Delete (hoặc chọn lệnh Delete trong thực đơn Edit). 4.3 SỬA ĐỔI TIÊU ĐỀ BIỂU ĐỒ VÀ THÊM NHÃN TRỤC Bạn thực hiện các bước sau để sửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục: 1) Nhấp chọn biểu đồ, khi đó trên thanh thực đơn xuất hiện thực đơn Chart, 2) Nhấp thực đơn Chart, chọn Chart Options. Hộp thoại Chart Options xuất hiện, bạn chọn thẻ Titles. 3) Trong ô Chart title: bạn có thể sửa hoặc tạo mới tiêu đề cho biểu đồ. 4) Nhập tiêu đề cho các trục, gồm: trục nằm ngang (category (X) axis), trục thẳng đứng (category (Y) axis). 5) Nhấp nút OK. 171
4.4 DI CHUYỂN VÀ ĐỊNH DẠNG CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ . Di chuyển các thành phần của biểu đồ Biểu đồ được tạo ra từ các thành phần rời rạc, do vậy muốn di chuyển thành phần nào bạn chỉ việc nhấp chuột vào thành phần đó, giữ và kéo đến vị trí mới, kết thúc thả phím chuột. . Định dạng các thành phần của biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để định dạng một thành phần của biểu đồ: 1) Nhấp đúp chuột vào thành phần cần định dạng. Chẳng hạn bạn nhấp đúp chuột vào tiêu đề của biểu đồ thì hộp thoại Format Chart Title sẽ xuất hiện như dưới đây: 2) Thực hiện các thao tác định dạng đối với thành phần vừa chọn. 4.5 THAY ĐỔI KIỂU BIỂU ĐỒ VÀ DỮ LIỆU NGUỒN . Thay đổi kiểu biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi kiểu biểu đồ: 1) Nhấp chuột phải vào biểu đồ rồi chọn lệnh Chart type từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Chart Type xuất hiện. 172
2) Thực hiện lại các bước chọn kiểu biểu đồ trong mục Chart type và biểu đồ biểu diễn dữ liệu trong mục Chart sub-type. 3) Nhấp OK để kết thúc. . Thay đổi dữ liệu nguồn Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi dữ liệu nguồn: 1) Nhấp chuột phải vào biểu đồ rồi chọn lệnh Source data từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Source data xuất hiện. 2) Nhấp vào mũi tên màu đỏ tại ô Data range để chọn lại nguồn dữ liệu cần biểu diễn. 3) Nhấp nút OK để kết thúc. 4.6 ĐỊNH DẠNG TRỤC Thông thường, dữ liệu lưu trữ trong các trang tính Excel cần phải được cập nhật định kỳ. Nếu bạn thay đổi dữ liệu nguồn, biểu đồ tương ứng sẽ tự động cập nhật. 173
Khi giá trị dữ liệu thay đổi, bạn có thể cần thay đổi các khía cạnh khác nhau của các trục trong biểu đồ. Để cật nhật thay đổi này trên trục giá trị (trục Y), bạn thực hiện như sau: 1) Nhấp chuột phải vào giá trị của trục, chọn lệnh Format axis. Hộp thoại Format axis xuất hiện, bạn nhấp thẻ scale. 2) Trong hộp Minimum: nhập giá trị nhỏ nhất của trục. 3) Trong hộp Maximum: nhập giá trị lớn nhất của trục. 4) Nhấp nút OK. 4.7 THÊM ĐƯỜNG LƯỚI VÀ MŨI TÊN Hệ thống đường lưới theo chiều ngang và dọc có thể giúp xác định giá trị của từng kí hiệu dữ liệu trong biểu đồ. Các mũi tên có thể được dùng để nhấn mạnh một kí hiệu dữ liệu nhất định hoặc thu hút sự chú ý đến những thông tin nhất định trên biểu đồ. . Thêm đường lưới Bạn thực hiện các bước sau để thêm đường lưới cho biểu đồ: 1) Nhấp chọn biểu đồ. 2) Mở thực đơn Chart, chọn lệnh Chart Options. Hộp thoại Chart options xuất hiện. 3) Nhấp thẻ Gridlines. 174
4) Trong các mục Category (X) axis và Category (Y) axis: chọn bổ sung thêm các đường lưới với tỷ lệ mau ( mino gridlines), thưa (major gridlines). 5) Nhấp nút OK để kết thúc. . Thêm mũi tên Bạn thực hiện các bước sau để thêm mũi tên vào biểu đồ: 1) Nhấp nút Drawing trên thanh công cụ chuẩn. Thanh công cụ Vẽ (Drawing) xuất hiện. 2) Nhấp vào biểu tượng mũi tên trên thanh công cụ vẽ. 3) Nhấp vào một khu vực trống trên biểu đồ, giữ và kéo chuột đến vị trí mới để tạo mũi tên. 4) Nhấp chọn mũi tên và kéo nó đến vị trí mong muốn. 5) Bạn cũng có thể bổ sung thêm hộp văn bản bằng cách nhấp biểu tượng Textbox trên thanh công cụ vẽ rồi vẽ lên bảng tính, di chuyển hộp văn bản đến gần mũi tên, nhập nội dung chú giải chức năng của mũi tên. 175
TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Tạo biểu đồ dùng Chart Wizard o Di chuyển, đổi cỡ và xoá biểu đồ o Sửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục o Di chuyển và định dạng các thành phần của biểu đồ o Thay đổi kiểu biểu đồ và dữ liệu nguồn o Định dạng trục o Thêm đường lưới dóng và mũi tên o Xem trước và in biểu đồ CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Hãy kể tên 5 biểu đồ bạn có thể tạo bằng Chart Wizard. 2. Hãy trình bày cách di chuyển biểu đồ trong trang tính. 3. Hãy trình bày cách di chuyển và thay đổi các thành phần trong biểu đồ. 4. Trình bày cách đổi kiểu biểu đồ đã tạo. 5. Trình bày cách thay đổi tiêu đề biểu đồ. 6. Tạo bảng số liệu dưới đây: 176
7. Vẽ biểu đồ hình tròn để so sánh giữa các dịch vụ (số liệu lấy từ cột tổng). 8. Thêm hệ thống lưới dòng vào biểu đồ. 9. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai4.xls. 177
BÀI 5: THỰC HIỆN CÁC TÍNH TOÁN Với Microsoft Excel, bạn dễ dàng thực hiện các tính toán thông thường. Bên cạnh việc cộng, trừ, nhân và chia, bạn có thể tính tổng và tính trung bình của tập các giá trị. Với các tính toán cơ sở, bạn có thể hình dung ra giá trị lợi nhuận từ thu nhập và chi tiêu, hay bạn có thể tính lương nhân viên theo giờ làm việc và mức lương. Trong bài học này, bạn học cách thực hiện các tính toán Excel cơ sở với công thức và hàm. Bạn học cách tạo ra và sửa công thức, dùng phép toán học, và dùng các hàm có sẵn của Excel. Nội dung bài học bao gồm: o Xây dựng công thức o Sao chép công thức o Biên tập công thức o Tính năng chèn hàm o Hàm SUM và AutoSum o Hàm Date o Các hàm thống kê cơ sở Kết thúc bài hoc bạn có thể: o Thực hiện tính toán dữ liệu trên bảng tính Excel. 178
5.1 XÂY DỰNG CÔNG THỨC Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Để nhập công thức, bạn phải nhập dấu "=" trước khi nhập nội dung công thức. Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện công thức. Ví dụ muốn tính tổng giá trị của hai ô A1 và B1 và kết quả để ở ô C1, bạn phải nhập công thức như sau: “= A1+B1” vào ô C1. Kết quả sau khi tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả dấu "=") có thể nhìn thấy trên thanh công thức ( Formular bar). Để sửa công thức, bạn thao tác như sửa văn bản thông thường. Kết thúc bạn ấn Enter để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô. . Phép toán trong công thức số học Các phép toán và kí tự được sử dụng trong công thức được liệt kê trong bảng dưới. Kí tự Diễn giải + (cộng) Phép cộng - (trừ) Phép trừ * (sao) Phép nhân / (gạch chéo) Phép chia ( ) (cặp ngoặc đơn) Toán tử trong dấu ngoặc đơn luôn được tính toán tr ước ^ (dấu mũ) Phép mũ. Ví dụ 2^2 (tương đương 2*2) . Phép so sánh trong công thức logic Công thức logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Danh sách các phép so sánh được sử dụng trong công thức logic được liệt kê trong bảng dưới. Kí tự Diễn giải = Bằng (A1 = B1) > Lớn hơn (A1>B1) 179
= Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1) Không bằng ( A1 <> B1) . Thứ tự tính toán Khi tính toán, Excel sẽ ưu tiên các phép toán logic trước rồi mới đến các phép toán số học. Thứ tự thực hiện các phép toán số học trong Excel có mức ưu tiên như dưới đây: Thứ tự Phép toán Chức năng 1 - Đảo dấu 2 % Lấy phần trăm 3 ^ Phép lũy thừa 4 * và / Phép nhân và chia 5 + và - Phép cộng và trừ 6 & Phép nối chuỗi, ví dụ: ="Viet" & "nam" sẽ cho kết quả là Vietnam. 7 Các phép toán so sánh Chú ý: Để làm thay đổi trật tự tính toán, bạn chỉ được dùng dấu ngoặc đơn để nhóm các biểu thức ưu cần tiên tính trước. Ví dụ: = 5 + 3, kết quả cho 8. = (10 + 2)*2, kết quả cho 24. . Cách nhập công thức Bạn thực hiện các bước sau để nhập công thức: 1) Đưa con trỏ ô đến vị trí cần nhập công thức. 2) Nhập vào kí tự "=". 3) Nhập nội dung công thức. 4) Nhấn Enter để kết thúc và thực hiện tính toán công thức. . Nhận diện các thông báo lỗi o###### 180
Lỗi này xảy ra khi chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết quả tính toán. Sửa lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ. Lỗi độ rộng của ô không đủ hiển thị dữ liệu. o Lỗi #VALUE! Lỗi này xảy ra do sử dụng dữ liệu hoặc toán tử tham gia vào công thức không đúng yêu cầu của công thức, ví dụ:  Công thức toán học nhưng lại tính toán trên các ô chứa dữ liệu kiểu văn bản. Sửa lỗi bằng cách nhập lại địa chỉ hoặc định dạng lại ô chứa dữ liệu.  Công thức sử dụng dữ liệu là địa chỉ ô chứa công thức khác. Sửa lỗi bằng cách thay đổi công thức. o#DIV/0! Lỗi này xảy ra khi chia một số cho số 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô không có dữ liệu. Sửa lỗi này bằng cách nhập công thức khác. o# NAME? Lỗi này xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong công thức, ví dụ sử dụng một tên vùng ô chưa được định nghĩa. o#N/A Lỗi xảy ra khi không có dữ liệu để tính toán. o#NUM! Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ liệu tham gia vào công thức. 5.2 ĐỊA CHỈ Ô DỮ LIỆU Các ô là thành phần cơ sở của một bảng tính Excel. Ô có thể chứa các kết quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác, chẳng hạn chứa tổng số của các ô trong cùng một cột. 181
Địa chỉ ô được phép có mặt trong công thức và tự động được điều chỉnh theo thao tác sao chép công thức. Do vậy có khái niệm địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, địa chỉ tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu hỗn hợp. . Địa chỉ tham chiếu tương đối Địa chỉ tham chiếu tương đối, gọi tắt là địa chỉ tương đối, chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với một vị trí nào đó. Nếu địa chỉ này có trong công thức thì nó sẽ thay đổi theo vị trí ô nếu bạn thực hiện sao chép công thức từ một ô này đến một ô khác. Cách biểu diễn: Tên_cộtTên_hàng Ví dụ: Bạn nhập công thức trong ô A1 là “= B1 + C1”. Khi bạn sao chép công thức này tới ô A2 và A3 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là: “=B2+ C2” và “=B3+C3”. . Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối, là địa chỉ không thay đổi khi bạn thực hiện sao chép công thức đến một ô dữ liệu khác. Cách biểu diễn: $Tên_cột$Tên_hàng Ví dụ: Bạn nhập công thức trong ô A1 là: “=$B$1+$C$1” và sao chép công thức này tới ô A2 và A3 thì địa chỉ vẫn không thay đổi: “ =$B$1+$C$1”. . Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp Địa chỉ tham chiếu hồn hợp là địa chỉ có một thành phần là tương đối, một thành phần là tuyệt đối. Ví dụ: $A1, B$5. 5.3 SAO CHÉP CÔNG THỨC Bạn thực hiện các bước sau để sao chép công thức từ ô này sang ô khác: 1) Nhấp con trỏ ô vào địa chỉ ô có chứa công thức cần sao chép. 2) Đặt con trỏ vào góc dưới, bên phải của ô. Khi này biểu tượng chuột sẽ biến thành hình chữ thập mầu đen, nét đơn. 3) Nhấp và kéo chuột vào các ô cần sao chép. 4) Nhả phím chuột. 182
5.4 BIÊN TẬP CÔNG THỨC Việc sửa công thức bạn đã tạo ra là dễ dàng và tươ ng tự với việc sửa nội dung của bất kì ô nào khác. Bạn thực hiện một trong hai cách sau: 1) Nhấp đúp vào ô (hoặc chọn ô rồi ấn F2). Nhập các thay đổi của bạn, kết thúc bằng cách nhấn Enter. 2) Nhấp chọn ô; nhấp vào thanh công thức; gõ thay đổi của bạn; nhấn Enter để kết thúc. Để xoá công thức, bạn chọn ô rồi nhấn phím Delete. 5.5 CÁC THAO TÁC VỚI HÀM . Giới thiệu về hàm Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu kí tự, ) hay một thông báo lỗi. Dạng thức của hàm như sau: (Đối số 1, Đối số 2, , Đối số n) Ví dụ: SUM(A2:A7). . Nhập hàm vào ô Việc nhập hàm vào ô cũng giống như nhập công thức, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau: 1) Gõ trực tiếp hàm vào ô đó. 2) Nhấp chọn ô rồi nhập hàm vào thanh công thức. 3) Sử dụng chức năng chèn hàm. . Chức năng chèn hàm Bạn thực hiện các bước sau để chèn hàm vào ô: 1) Nhấp chọn ô sẽ chứa kết quả. 2) Nhấp nút Insert Function trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấp thực đơn Insert, chọn Function. Hộp thoại Insert Function xuất hiện. 183
3) Trong danh sách Select a function, chọn hàm cần sử dụng. 4) Nhấp OK. Hộp thoại Function Arguments xuất hiện cho phép bạn nhập các đối số cho hàm. 5) Nhấp vào mũi tên màu đỏ tại hộp thoại Function Argements, sau đó làm theo hướng dẫn để chọn vùng dữ liệu và điều kiện cho hàm. 6) Nhấp nút OK để thực hiện hàm. Ví dụ: Thực hiện thao tác tính tổng cột thành tiền trong bảng tính dưới đây sử dụng chức năng chèn hàm. 184
1) Nhấp chuột vào ô F12. 2) Nhấp biểu tượng Insert Function . Hộp thoại Insert Function xuất hiện. 3) Trong hộp thoại Insert Function chọn hàm Sum. 4) Nhấp nút OK. Hộp thoại Function Arguments xuất hiện. 5) Nhấp vào biểu tượng mũi tên tại ô Number 1 rồi kéo chọn vùng dữ liệu hoặc các ô cần tính tổng. Kết thúc nhấp vào biểu tượng để quay trở lại hộp thoại Function Arguments. 185
6) Làm tương tự cho ô Number 2 để tính tổng dữ liệu trên vùng tiếp theo (trong ví dụ này bạn không cần thực hiện bước này). 7) Kết thúc nhấp nút OK. Kết quả được điền trong ô F12. 5.6 HÀM SUM VÀ AUTOSUM . Hàm SUM Chức năng: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: = SUM(Đối số 1, Đối số 2, , Đối số n) Trong đó: Đối số có thể mà một giá trị, địa chỉ ô, vùng ô, Chú ý: Để tính tổng của dãy số liên tiếp, bạn chỉ việc nhấp vào ô đầu tiên trong dãy, nhấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào ô cuối cùng trong dãy, kết quả: địa chỉ của dãy vừa chọn tự động điền vào trong danh sách đối số của hàm SUM. 186
Ví dụ: Tính tổng tiền lương công ty phải trả cho nhân viên. Bạn thực hiện như sau: 1) Chuyển con trỏ ô tới địa chỉ I26. 2) Nhập vào hàm SUM như sau: “= SUM(I18:I23)”. 3) Nhấn Enter. . Tự động tính tổng với AutoSum AutoSum là một chức năng rất tiện dụng của Excel, nó cho phép bạn tính tổng dãy các ô liên tiếp, để thực hiện tính năng này bạn làm như sau: 1) Chọn dãy ô cần tính tổng đồng thời chọn thêm một ô trống. 2) Nhấp biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ chuẩn. Hoặc bạn có thể thực hiện như sau: 1) Nhấp chọn một ô còn trống phía sau dãy địa chỉ cần tính tổng. 2) Nhấp biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ chuẩn. 5.7 HÀM NGÀY THÁNG Các hàm ngày tháng Date và thời gian Time của Excel cho phép bạn dùng ngày tháng và thời gian trong các công thức. Để thực hiện các tính toán trên những giá trị này, Excel chuyển từng ngày tháng và thời gian thành số theo chuỗi. Hàm Date thực hiện chuyển đổi đó cho bất kì tổ hợ p năm, tháng và ngày nào bạn đưa vào. Hàm Time chuyển đổi bất kì tổ hợp giờ, phút, giây nào bạn đưa vào. . Hàm Date() Chức năng: Hàm trả về giá trị ngày tháng theo định dạng của hệ thống máy tính. 187
Dạng thức: = Date(year, month, day) Trong đó: o Year: Là một số trong khoảng 1900 đến 9999. o Month: Là một số trong khoảng 1 đến 12. o Day: là một số trong khoảng 1 đến 31. Ví dụ: = Date(2006, 07, 22) → Kết quả: “07/22/2006” . Hàm Now() Chức năng: Hàm trả về giá trị ngày tháng năm và thời gian hiện tại của hệ thống máy tính. Dạng thức: = Now() Ví dụ: = Now() → Kết quả: “07/22/2006 16:30” . Hàm Today() Chức năng: Hàm trả về giá trị ngày tháng năm hiện tại của hệ thống máy tính. Dạng thức: = Today() Ví dụ: = Today() → Kết quả: “07/22/2006” . Hàm Time() Chức năng: Hàm chuyển giờ, phút, giây thành dãy các số, với định dạng thời gian. Dạng thức: = Time(hour, minute, second) Trong đó: o Hour: là một số từ 0 đến 23. o Minute: là một số từ 0 đến 59. o Second: là một số từ 0 đến 59. 188
Ví dụ: = Time(7, 22, 31) → Kết quả: 7:22 AM. 5.8 CÁC HÀM THỐNG KÊ CƠ SỞ . Hàm Average() Chức năng: Tính giá trị trung bình của các đối số. Dạng thức: = Average(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là một số nhập từ bàn phím, địa chỉ ô có chứa dữ liệu số hoặc vùng địa chỉ ô. Ví dụ: tính điểm trung bình các môn trong bảng dưới đây 1) Chọn ô I3 2) Gõ: “=AVERAGE(D3:H3)” 3) Kết quả hàm trả về ở ô I3 là 6.4 . Hàm Count() Chức năng: Đếm tổng các đối số chứa dữ liệu là số. Dạng thức: = Count(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, hoặc địa chỉ ô dữ liệu. Ví dụ: Ở ví dụ trên, dựa vào cột điểm lý đếm xem có bao nhiêu học sinh dự thi. 189
1) Chọn ô D10 2) Gõ: “=COUNT(E3:E8)” 3) Kết quả trả về ở ô D10 là 5. . Hàm Max() Chức năng: Trả về giá trị số lớn nhất trong các đối số. Dạng thức: = Max(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, hoặc địa chỉ ô dữ liệu. Ví dụ: Ở ví dụ trên, tìm xem giá trị Điểm TB cao nhất là bao nhiêu? 1) Chọn ô C10 2) Gõ: “=MAX(I3:I8)” 3) Kết quả trả về ở ô C10 là 7.6. . Hàm Min() Chức năng: Trả về giá trị số nhỏ nhất trong các đối số. Dạng thức: = Min(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) 190
Trong đó: Đối_số có thể là giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, hoặc địa chỉ ô dữ liệu. Ví dụ: Ở ví dụ trên, tìm xem giá trị Điểm TB thấp nhất là bao nhiêu? 1) Chọn ô C10 2) Gõ: “=MIN(I3:I8)” 3) Kết quả trả về ở ô C10 là 5.2. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Xây dựng công thức o Sao chép công thức o Biên tập công thức o Tính năng chèn hàm o Hàm SUM và AutoSum o Hàm Date o Các hàm thống kê cơ sở CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Trình bày cách nhập công thức vào ô. 2. Trình bày cách sao chép công thức. 3. Cách nhanh nhất để tính tổng các giá trị trong một cột là gì? 4. Có mấy cách nhập hàm vào ô? Trình bày các cách làm đó. 5. Tạo bảng dữ liệu như dưới đây. 191
6. Tính kinh phí xây dựng từng bài giảng trong cột “Kinh phí”; kinhphi = songay*dongia 7. Tính tổng kinh phí thực hiện trong ô E13. 8. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai5.xls. 192
BÀI 6: IN TRANG TÍNH Bài học này hướng dẫn bạn cách thay đổi các tùy chọn in ấn như thêm đầu trang và chân trang, thay đổi lề và căn giữa trang tính, thay đổi hướng giấy và co giãn tỉ lệ bảng tính. Bạn cũng học cách xem trước trang tính và in trang tính ra giấy. Nội dung bài học bao gồm: o Thêm đầu trang và chân trang. o Thay đổi lề và căn giữa trang tính. o Thay đổi hướng giấy và co giãn tỉ lệ trang tính. o Xem trước trang tính o In trang tính. Kết thúc bài học bạn có thể : o Căn chỉnh và in các trang tính ra giấy. 193
6.1 THÊM ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG Đầu trang là một dạng văn bản hiển thị trên đầu mỗi trang của một sổ tính được in ra. Chân trang là một dạng văn bản hiển thị ở phía cuối. Các đầu trang và chân trang thường chứa những thông tin như số trang, tiêu đề của bảng tính, và ngày in bảng tính. Bạn thực hiện các bước sau để thêm đầu trang và chân trang: 1) Mở thực đơn View, chọn Header And Footer. Hộp thoại Page Setup xuất hiện với thẻ Header/Footer được chọn. 2) Chọn mẫu đầu trang và chân trang sẵn có trong phần Header và Footer. 3) Nhấp nút Custom Header và Custom Footer để soạn đầu trang và chân trang theo ý bạn. 194
4) Nhập thông tin đầu trang/chân trang vào các ô: Left section, Center section và Right section. 5) Nhấp OK. 6.2 THAY ĐỔI LỀ VÀ CĂN GIỮA TRANG TÍNH Theo mặc định, các lề của bảng tính là: 1 inch lề trên, 1 inch lề dưới, 0.75 inch lề trái và 0.75 inch lề phải. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các lề mặc định này. Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi lề: 1) Mở thực đơn File, chọn Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. 2) Chọn thẻ Margins. 3) Nhập giá trị lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải trong ô Top, Bottom, Left, Right tương ứng. 4) Nếu muốn căn nội dung trang tính vào giữ trang giấy, bạn chọn Horizontally và Vertically trong phần Center on Page. 5) Nhấp OK. 195
6.3 THAY ĐỔI HƯỚNG GIẤY VÀ CO GIÃN TỈ LỆ TRANG TÍNH Bạn có thể thay đổi hướng giấy của bảng tính để có thể in theo chiều dọc hoặc chiều ngang trên trang giấy. Bạn cũng có thể co giãn tỉ lệ trang tính khi in. Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi hướng giấy và thay đổi tỉ lệ trang tính: 1) Mở thực đơn File, chọn Page Setup. 2) Chọn Portrait nếu muốn đặt hướng giấy dọc v à Landscape nếu muốn đặt hướng giấy ngang. 3) Để co giãn nội dung trang tính, bạn có thể chọn Adjust to rồi nhập tỉ lệ phần trăm hoặc chọn Fit to rồi chọn số trang rộng và số trang cao. Nếu bạn để nguyên 1, 1 thì nội dung trang tính được co giãn sao cho khớp vào trong một trang giấy. 4) Ngoài ra bạn có thể chọn cỡ giấy trong ô Paper size. 5) Nhấp OK. 6.4 XEM TRƯỚC TRANG TÍNH Bạn thực hiện các bước sau để xem trước trang tính trước khi in: 1) Mở thực đơn File rồi chọn Print Preview hoặc nhấp nút Print Preview trên thanh công cụ. Màn hình xem trước trang tính xuất hiện. 196
2) Nhấp nút Zoom để phóng to thu nhỏ trang tính. 3) Nhấp nút Next và Previous để di chuyển giữa các trang tính. 4) Nhấp nút Setup để mở hộp thoại Page Setup và thực hiện các thay đổi định dạng trang nếu cần. 5) Nhấp nút Margins để thay đổi lề trang. 6) Nhấp Print để in tài liệu. 7) Nhấp OK để thoát khỏi chế độ xem trước. 6.5 IN TRANG TÍNH Bạn thực hiện các bước sau để in trang tính: 1) Mở thực đơn File, chọn Print. Hộp thoại Print xuất hiện. 2) Thay đổi máy in trong ô Name ở phần Printer. 3) Trong phần Print 197
Range, chọn All để in tất các trang trong trang tính; chọn Page(s) rồi nhập số thứ tự trang đầu và cuối vào ô From và To. 4) Trong phần Print what, chọn Active sheet(s) nếu chỉ muốn in trang tính hiện hành; chọn Selection nếu muốn in các trang tính đang được chọn và chọn Entire workbook nếu muốn in cả sổ tính. 5) Nhập số lượng bản in trong ô Number of copies. 6) Nhấp OK. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung sau: o Thêm đầu trang và chân trang. o Thay đổi lề và căn giữa trang tính. o Thay đổi hướng giấy và co giãn tỉ lệ trang tính. o Xem trước trang tính o In trang tính. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Trình bày cách thay đổi hướng giấy. 2. Muốn in toàn bộ nội dung trang tính trong một trang giấy bạn làm thế nào? 3. Trình bày cách thêm đầu trang và chân trang. 4. Mở tệp Bai5.xls đã lưu ở bài trước. Thêm đầu trang và chân trang vào trang tính. Thay đổi hướng giấy thành hướng giấy ngang. Đặt nội dung trang tính vào giữa trang giấy. In trang tính trong một trang giấy. 198
PHẦN V CHƯƠNG TRÌNH TRÌNH DIỄN (8 tiết) BÀI 1: LÀM QUEN VỚI POWERPOINT PowerPoint là một chương trình ứng dụng cho phép bạn tạo các bản trình diễn sinh động và đầy mầu sắc. Trong bài học này, bạn sẽ làm quen với PowerPoint thông qua các thao tác cơ bản như: khởi động PowerPoint, tạo bản trình diễn dùng trình cài đặt, lưu bản trình diễn. Nội dung bài học bao gồm: o Khởi động PowerPoint o Thám hiểm cửa sổ PowerPoint. o Mở bản trình diễn sẵn có o Chọn phương pháp để bắt đầu bản trình diễn. o Tạo bản trình diễn dùng trình cài đặt. o Lưu bản trình diễn. Kết thúc bài học này bạn có thể : o Tạo một bản trình diễn rồi lưu bản trình diễn vào đĩa cứng. 199
1.1 KHỞI ĐỘNG POWERPOINT Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Powerpoint: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Start để hiện thị thực đơn Start. 1) Chọn Programs. 2) Chọn thực đơn con Microsoft Office rồi chọn biểu tượng Microsoft Office Powerpoint 2003. Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng Microsoft Office Powerpoint 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau. Bạn cũng có thể khởi động Powerpoint bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của Microsoft Office PowerPoint 2003 trên màn hình nền. 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ POWERPOINT Thanh thực đơn Thanh công cụ Vùng trình bày Ô tác vụ Ô Outline/slides Hộp ghi chú Màn hình làm việc chính của PowerPoint thông thường bao gồm một số thành phần:  Thanh thực đơn: chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Powerpoint trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các thực đơn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. 200
 Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó.  Vùng trình bày: Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi bản trình diễn có thể bao gồm nhiều tờ chiếu (slide). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị được 1 tờ chiếu để thiết kế. Bạn có thể sử dụng các công cụ chế bản (như sử dụng trong Word) để đưa thông tin lên các tờ chiếu này.  Hộp ghi chú (note): giúp bạn lưu những thông tin chú thích cho từng Slide. Điều này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ được những thông tin về slide đó.  Ô Outline/Slides: Có hai thẻ Outline và Slides. Thẻ Outline cho phép bạn xem đại cương của văn bản tờ chiếu. Thẻ Slide chứa danh sách các tờ chiếu của bản trình diễn được hiển thị như những hình nhỏ.  Ô tác vụ: Hiển thị các chỉ lệnh và tính năng bạn thường dùng trong khi làm việc với bản trình diễn. 1.3 MỞ BẢN TRÌNH DIỄN SẴN CÓ Bạn thực hiện các bước sau để mở bản trình diễn sẵn có: 1) Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc nhấp biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + O). Hộp thoại Open xuất hiện. Màn hình Preview Hộp thoại Open. 201
2) Định vị thư mục chứa bản trình diễn thông qua ô Look in. 3) Chọn bản trình diễn trong phần Name rồi nhấp Open. Chú ý: Khi bạn chọn bản trình diễn muốn mở, nội dung của nó được hiển thị ở màn hình Preview phía bên phải. 1.4 CHỌN PHƯƠNG PHÁP BẮT ĐẦU BẢN TRÌNH DIỄN Khi tạo bản trình diễn mới, bạn sẽ quan sát thấy ô tác vụ New Presentation xuất hiện ở góc bên phải của cửa sổ. Thông qua ô tác vụ này, bạn có làm việc với các bản trình diễn đã có cũng như tạo bản trình diễn mới. Bạn có thể lựa chọn một trong các phương pháp bắt đầu bản trình diễn sau đây: - Nhấp Blank Presentation để bắt đầu bản trình diễn mới từ đầu. - Nhấp From Design Template để áp dụng một trong các phôi mẫu thiết kế cho bản trình diễn mới, trống. - Nhấp From AutoContent Wizard để PowerPoint giúp bạn với cả nội dung trình bày và thiết kế. 1.5 TẠO BẢN TRÌNH DIỄN DÙNG TRÌNH CÀI ĐẶT Việc tạo ra bản trình diễn bằng trình cài đặt AutoContent Wizard có thể tiết kiệm cho bạn thời gian bằng việc giúp bạn tổ chức và soạn bản trình diễn. Chức năng Wizard sẽ hướng dẫn bạn trong từng bước, nhắc bạn về thông tin trình bày, bắt đầu với tờ chiếu tiêu đề, chính là tờ chiếu đầu tiên trong bản trình diễn. Bạn thực hiện chức năng này theo các bước sau: 1) Trong ô tác vụ New Presentation, nhấp From AutoContent Wizard. Hộp thoại AutoContent Wizard xuất hiện, hiển thị màn hình Start. Ở bên trái của hộp thoại là danh sách các màn hình xuất hiện trong quá trình cài đặt. 202
2) Đọc phần giới thiệu và rồi nhấp Next. Hộp thoại tiếp theo xuất hiện cho phép bạn chọn kiểu bản trình diễn. 3) Nhấp Projects. 4) Trong danh sách ở bên phải, nhấp Project Overview. 5) Nhấp Next. Hộp thoại tiếp theo xuất hiện cho phép bạn chọn kiểu cách bản trình diễn. 203
6) Bạn chọn On-screen Presentation rồi nhấp Next. Hộp thoại tiếp theo nhắc bạn nhập tiêu đề cho bản trình diễn và thông tin chân trang để đưa vào từng tờ chiếu. 7) Nhập tiêu đề và chân trang rồi nhấp Next. Màn hình tiếp theo thông báo kết thúc quá trình tạo bản trình diễn bằng Wizard. 8) Bạn nhấp Finish để kết thúc. Cửa sổ bản trình diễn PowerPoint xuất hiện với nội dung được AutoContent Wizard cung cấp dưới dạng đại cương trong thẻ Outline của ô Outline/Slides và tờ chiếu tiêu đề. Tên của tờ chiếu tiêu đề này là tên của người dùng đã đăng kí. 204
1.6 LƯU BẢN TRÌNH DIỄN Bạn thực hiện các bước sau để lưu bản trình diễn: 1) Mở thực đơn File, chọn Save As. Hộp thoại Save as xuất hiện. 205
2) Định vị thư mục chứa bản trình diễn thông qua ô Save in. 3) Nhập tên cho bản trình diễn vào ô File Name. 4) Nhấp Save. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Khởi động PowerPoint o Thám hiểm cửa sổ PowerPoint o Mở bản trình diễn sẵn có o Chọn phương pháp để bắt đầu bản trình diễn. o Tạo bản trình diễn dùng trình cài đặt. o Lưu bản trình diễn. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Hãy trình bày cách mở một bản trình diễn sẵn có. 2. Bạn có bao nhiêu lựa chọn để bắt đầu bản trình diễn mới? Hãy liệt kê các lựa chọn đó. 3. Mở chương trình PowerPoint; Tạo một bản trình diễn mới sử dụng trình cài đặt; Lưu bản trình diễn vào ổ đĩa C và đặt tên cho nó là: Bai1.ppt. 206
BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI BẢN TRÌNH DIỄN Trong bài học trước, bạn đã học cách tạo ra bản trình diễn bằng việc dùng AutoContent Wizard, trong bài học này, bạn sẽ học cách bắt đầu bản trình diễn mới bằng việc dùng mẫu thiết kế, đưa vào văn bản tờ chiếu, tạo ra tờ chiếu mới, đưa văn bản vào thẻ Outline, chèn các tờ chiếu từ bản trình diễn khác, và bố trí lại các tờ chiếu. Nội dung bài học bao gồm: o Tạo trình diễn sử dụng khuôn mẫu sẵn có o Nhập văn bản vào tờ chiếu o Thêm tờ chiếu mới o Chèn tờ chiếu từ bản trình diễn khác o Bố trí lại vị trí tờ chiếu theo cách nhìn slide sorter o Hiển thị tờ chiếu bằng chế độ slide show Kết thúc bài học này bạn có thể: o Tạo một bản trình diễn gồm nhiều tờ chiếu và trình bày bản trình diễn này trước nhiều người. 207
2.1 TẠO BẢN TRÌNH DIỄN SỬ DỤNG KHUÔN MẪU SẴN CÓ Ngoài cách sử dụng chức năng AutoContent Wizard như trên, bạn có thể tạo bản trình diễn từ một mẫu thiết kế (khuôn mẫu) sẵn có. Mẫu thiết kế là bản trình diễn với dạng thức đã được thiết kế chuyên nghiệp và phối mầu mà theo đó bạn chỉ cần thêm văn bản để hoàn t hành bản trình chiếu đó. Bạn có thể dùng một trong các mẫu thiết kế đi cùng với PowerPoint, hay bạn có thể tạo ra mẫu riêng của mình. Bạn thực hiện các bước sau: 1) Mở thực đơn File, chọn New. Ô tác vụ New Presentation xuất hiện bên góc phải của cửa sổ chương trình. 2) Trong ô tác vụ New Presentation, chọn From Design Template. Ô tác vụ Slide Design xuất hiện, với rất nhiều mẫu thiết kế được liệt kê trong phần Apply a design template. 208
3) Trong phần Apply a design template của ô tác vụ Slide Design, chọn mẫu thiết kế bạn muốn áp dụng. Mẫu thiết kế sẽ được áp dụng cho bản trình diễn bạn vừa tạo. 2.2 NHẬP VĂN BẢN VÀO TỜ CHIẾU Để thêm văn bản vào bản trình diễn, kể cả tiêu đề và tiêu đề phụ, bạn có thể đưa văn bản vào tờ chiếu trong vùng trình bày hoặc vào thẻ Outline trong cách nhìn Normal. Vùng trình bày cho phép bạn đưa vào văn bản trên tờ chiếu bằng việc dùng phương pháp trực quan, trong khi thẻ Outline cho phép bạn đưa văn bản vào bằng việc dùng phương pháp nội dung. Trong vùng trình bày hiển thị bố cục Tiêu đề Tờ chiếu có hai hộp văn bản cho phép bạn nhập văn bản vào tờ chiếu. Hộp phía trên là chỗ để cho văn bản tiêu đề của tờ chiếu. Hộp phía dưới là chỗ để cho văn bản tiêu đề phụ của tờ chiếu. Bạn thực hiện các bước sau để nhập tiêu đề chính và tiêu đề phụ cho tờ chiếu: 1) Nhấp thẻ Outline trong ô Outline/slides. 2) Nhấp chuột vào ô có dòng chữ “Click to add title”. Dòng chữ trên biến mất, điểm nhập xuất hiện cho phép bạn nhập văn bản. 3) Gõ “BÀI GIẢNG POWERPOINT”. 209
Bạn sẽ thấy văn bản xuất hiện trong thẻ Outline đồng thời. 4) Nhấp chuột vào ô có dòng chữ “Click to add subtitle”. 5) Gõ “Viện Đại Học Mở Hà Nội” . Bản trình bày của bạn sẽ như dưới đây: 2.3 THÊM TỜ CHIẾU Bạn thực hiện các bước sau để thêm tờ chiếu vào bản trình diễn: 1) Nhấp nút New Slide trên thanh công cụ định dạng (Hoặc nhấp lệnh New Slide trong thực đơn Insert). Một tờ chiếu mới được chèn vào bản trình diễn. Trong ô Slide Layout liệt kê các bố cục thiết kế sẵn có. 210
2) Chọn một bố cục thiết kế bằng cách nhấp chuột vào nó trong ô Slide Layout. Chẳng hạn bạn chọn bố cục “Title and Text”. 3) Nhấp chuột vào ô “Click to add title”. 4) Nhập “BÀI 1: LÀM QUEN VỚI POWERPOINT”. 2.4 NHẬP VĂN BẢN VÀO THẺ OUTLINE Trong thẻ Outline, văn bản tiêu đề tờ chiếu xuất hiện bên phải của biểu tượng tờ chiếu, và nội dung của tờ chiếu là các đoạn văn bản xuất hiện phía dưới tiêu đề, được tụt lề vào một mức. Bạn thực hiện các bước sau để thêm văn bản vào thẻ Outline: 1) Nhấp chuột vào vị trí muốn nhập văn bản trong thẻ Outline. Chẳng hạn bạn nhấp chuột vào cuối dòng chữ “BÀI 1: LÀM QUEN VỚI POWERPOINT”. 2) Nhấn phím Enter. Bạn sẽ thấy một tờ chiếu mới được thêm vào sau tờ chiếu bạn đang làm việc. 211
3) Nhấn phím Tab. Tờ chiếu thứ ba biến mất. Bạn làm việc với phần nội dung của tờ chiếu thứ hai. 4) Nhập “Khởi động Powerpoint” rồi nhấn Enter. 5) Nhập “Thám hiểm cửa sổ Powerpoint” rồi nhấn Enter. 6) Nhập “Chọn phương pháp bắt đầu bản trình diễn” rồi nhấn Enter. 7) Nhập “Tạo bản trình diễn bằng trình cài đặt” rồi nhấn Enter. 8) Nhập “Lưu bản trình diễn”. Nội dung bản trình diễn như dưới đây: 212
2.5 CHÈN TỜ CHIẾU TỪ BẢN TRÌNH DIỄN KHÁC Bạn có thể tiết kiệm thời gian trong khi tạo ra bản trình diễn bằng việc dùng các tờ chiếu bạn hay ai đó khác đã tạo ra. Khi bạn chèn các tờ chiếu từ bản trình diễn này vào bản khác, các tờ chiếu tuân theo mầu sắc và thiết kế của bản trình diễn hiện tại, cho nên bạn không phải làm nhiều thay đổi. Bạn thực hiện thao tác này như sau: 1) Nhấp thực đơn Insert, chọn Slides from files. Hộp thoại Slide Finder xuất hiện. 213
2) Nhấp nút Browse. Hộp thoại Browse xuất hiện. 3) Định vị thư mục ch ứa bản trình diễn thông qua hộp Look in. 4) Chọn bản trình diễn rồi nhấp Open. Danh sách các tờ chiếu của bản trình diễn bạn vừa mở được hiển thị trong phần Select slides. 5) Chọn một hoặc nhiều tờ chiếu rồi nhấp Insert (Nhấp Insert All nếu muốn chèn tất cả cá c tờ chiếu). 214
2.6 BỐ TRÍ LẠI TỜ CHIẾU THEO CÁCH NHÌN SLIDE SORTER Sau khi bạn chèn các tờ chiếu từ bản trình diễn khác vào trong bản trình diễn hiện tại, bạn muốn bố trí lại các tờ chiếu theo một trật tự để truyền đạt hiệu quả nhất thông điệp của bạn. Điều này được làm tốt nhất trong cách nhìn Slide Sorter, nơi bạn có thể kéo một hay nhiều tờ chiếu từ vị trí này sang vị trí khác. Bạn thực hiện như sau: 1) Nhấp thực đơn View, chọn Slide sorter. 2) Dùng chuột kéo thả các tờ chiếu tới vị trí mong muốn. 3) Kết thúc sắp xếp bạn nhấp đúp vào một tờ chiếu nào đó để quay lại cách nhìn trước đây. 2.7 HIỂN THỊ TỜ CHIẾU BẰNG CÁCH NHÌN SLIDE SHOW Vào bất kì lúc nào trong khi xây dựng bản trình diễn , bạn cũng có thể nhanh chóng và dễ dàng xem lại các tờ chiếu để cho chính xác và theo ý của bạn. Cách nhìn Slide Show hiển thị các tờ chiếu theo thứ tự số hiệu tờ chiếu, bằng việc dùng toàn bộ màn hình trên máy tính của bạn. Bạn thực hiện như sau: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng tờ chiếu 1 trong thẻ Outline. 2) Nhấp thực đơn Slide show, chọn View show (hoặc ấn phím F5). 215
Khi này trên toàn màn hình của bạn sẽ hiển thị nội dung của tờ chiếu 1. 3) Nhấp chuột vào màn hình để chuyển sang tờ chiếu tiếp theo. 4) Nhấp chuột phải vào tờ chiếu để có thể chuyển tới tờ chiếu bất kỳ thông qua thực đơn thả xuống. 5) Bấm Esc để kết thúc. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung : o Tạo trình diễn sử dụng khuôn mẫu sẵn có o Nhập văn bản vào tờ chiếu o Thêm tờ chiếu mới o Chèn tờ chiếu từ bản trình diễn khác o Bố trí lại vị trí tờ chiếu theo cách nhìn slide sorter o Hiển thị tờ chiếu bằng chế độ slide show CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Trình bày hai cách thêm tờ chiếu mới vào bản trình diễn. 2. Cách nhìn nào cho phép bạn bố trí lại vị trí tờ chiếu? 3. Mở PowerPoint, tạo một bản trình diễn mới sử dụng một khuôn mẫu sẵn có; Nhập tiêu đề cho tờ chiếu đầu tiên là “BÀI GIẢNG POWERPOINT” và phụ đề là tên bạn; Thêm một số tờ chiếu vào bản trình diễn rồi lưu bản trình diễn trong thư mục C với tên BaigiangPowerPoint.ppt. 216
BÀI 3: THÊM VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN TRONG TỜ CHIẾU Trong PowerPoint, bạn có thể thêm và chỉnh sửa văn bản tùy theo nội dung trình diễn. PowerPoint cung cấp nhiều lựa chọn khác nhau để đưa văn bản vào tờ chiếu: Văn bản giữ chỗ dùng cho việc thêm tiêu đề và phụ đề (giống như ở bài trước), văn bản nhãn dùng cho các đoạn ghi chú, và c ác hộp văn bản cho nội dung lớn hơn. Bạn cũng có thể nhúng văn bản vào các đối tượng như vòng tròn, hình chữ nhật và hình sao. Trong bài học này, bạn sẽ học cách thêm văn bản vào tờ chiếu, điểu chỉnh vị trí đối tượng, thay đổi cách thể hiện văn bản, tìm ki ếm và thay thế văn bản. Nội dung bài học bao gồm: o Thêm văn bản vào tờ chiếu o Định dạng phông chữ o Thay đổi khoảng cách đoạn văn và căn lề o Tìm kiếm và thay thế Kết thúc bài học này bạn có thể: o Định dạng văn bản trong bản trình diễn theo ý thích. 217
3.1 THÊM VĂN BẢN VÀO TỜ CHIẾU Bạn có thể thêm văn bản vào tờ chiếu bằng việc sử dụng một hộp văn bản (Text box). Giả sử bạn muốn thêm dòng “HÀ NỘI, THÁNG 8/2006” vào phía dưới của trang tiêu đề. Bạn thực hiện như sau: 1) Nhấp chuột vào tờ chiếu đầu tiên. 2) Nhấp biểu tượng nút lệnh Text box trên thanh công cụ vẽ. Khi này con trỏ chuột có hình dạng chữ T ngược. 3) Nhấp chuột vào vị trí cần bổ sung văn bản. Khi này con trỏ soạn thảo xuất hiện trong 1 khung bao. 4) Dùng chuột kéo dài kích thước của khung bao tới vị trí mong muốn. 5) Nhập vào nội dung văn bản “HÀ NỘ I, THÁNG 8/2006” . 6) Nhấp chuột vào vị trí bất kì trên tờ trình chiếu, bên ngoài hộp văn bản để kết thúc. 218
3.2 ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ Sau khi đã nhập xong thông tin, bạn có thể thay đổi định dạng của chữ viết bằng cách định dạng đặc điểm chữ viết, ví dụ như phông, cỡ chữ, kiểu dạng chữ hay đánh số thứ tự hay hoa thị, v.v Trước khi thực hiện một thao tác định dạng nào, bạn cần chọn phần văn bản bạn muốn định dạng: o Để định dạng tất cả văn bản trong hộp văn bản, bạn nhấp chuột vào hộp văn bản đó để chọn nó. o Để định dạng một phần văn bản trong hộp văn bản, bạn bôi đen khối văn bản cần định dạng (cách làm giống như bôi đen đoạn văn bản trong Word). o Để định dạng nhiều hộp văn bản cùng lúc, bạn giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột vào từng hộ p văn bản cần định dạng. o Để định dạng toàn bộ hộp văn bản trong tờ chiếu, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + A. Sau khi đã chọn được khối văn bản muốn định dạng, bạn có thể thực hiện các công việc định dạng sau: o Nhấp vào các hộp Font để chọn phông chữ. o Nhấp chuột vào hộp Size để chọn kích thước chữ. o Nhấp chuột vào nút để chọn kiểu chữ. o Nhấp chuột vào nút Bullet để thêm dấu đầu dòng. o Nhấp chuột vào nút Numbering để đánh số đầu dòng. o Để thay đổi kí tự đánh số thứ tự hoặc kí tự đánh dấu đoạn, bạn mở thực đơn Format, chọn Bullet and Numbering. Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện như sau: 219
 Nếu muốn thay đổi kí tự đánh số thứ tự, bạn nhấp thẻ Numbered rồi chọn kiểu kí tự mới trong các mẫu bên dưới, chọn cỡ chữ trong ô Size, mầu cho kí tự này trong ô Color, giá trị khởi tạo bắt đầu đánh số thứ tự trong ô Start at, nhấp OK.  Nếu muốn thay đổi kí tự đánh dấu đoạn, bạn nhấp thẻ Bulleted, chọn kiểu kí tự mới trong các mẫu bên dưới, chọn cỡ kí tự trong ô Size, mầu cho kí tự này trong ô Color, nhấp OK. 3.3 THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH ĐOẠN VÀ CĂN LỀ . Thay đổi khoảng cách đoạn Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi khoảng cách đoạn văn bản: 1) Chọn hộp văn bản cần định dạng khoảng cách đoạn văn bản. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn lệnh Line Spacing. Hộp thoại Line Spacing xuất hiện. 3) Nhập vào giá trị khoảng cách giữa các dòng trong đoạn vào ô Line spcacing. 4) Nhập khoảng cách trước, sau giữa các đoạn vào ô Before paragraph và After paragraph. 5) Nhấp OK để kết thúc. 220
. Căn lề văn bản Bạn thực hiện các bước sau để căn lề văn bản: 1) Chọn khối văn bản cần căn lề. 2) Nhấp nút để căn lề trái. 3) Nhấp để căn lề phải. 4) Nhấp nút để căn lề giữa. 3.4 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN Lệnh Find và lệnh Replace trong thực đơn Edit cho phép tìm và thay thế một chuỗi văn bản nhất định. Lệnh Find giúp tìm, xác định vị trí và số lần tìm thấy của phần văn bản cần tìm kiếm. Lệnh Replace thay thế lần lượt các phần văn bản mà lệnh Find tìm được bằng phần văn bản mới. Bạn thực hiện như sau: 1) Nhấp thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H) Hộp thoại Replace xuất hiện. 2) Nhập đoạn văn bản cần tìm kiếm trong ô Find what. 3) Nhập đoạn văn bản thay thế trong ô Replace with. 4) Nhấp Find next để tìm. Kết quả tìm kiếm được sẽ tự động được bôi đen. 5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt. 6) Nếu bạn đồng ý để PowerPoint tự động tìm kiếm và thay thế, nhấp Replace all. 7) Kết thúc nhấp nút Close. 221
TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Thêm văn bản vào tờ chiếu o Định dạng phông chữ o Thay đổi khoảng cách đoạn văn và căn lề o Tìm kiếm và thay thế CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Trình bày cách tạo một hộp văn bản. 2. Gỡ bỏ số thứ tự và điền dấu đầu dòng cho một danh sách như thế nào? 3. Đổi màu phông chữ như thế nào? 4. Điều chỉnh khoảng cách dòng của vài đoạn văn bản lên 1,3 như thế nào? 5. Trình bày cách tìm và thay thế một từ nhất định trong bản trình diễn? 6. Mở tệp tin BaigiangPowerPoint.ppt đã tạo ở bài 2. 7. Thêm nội dung cho tờ chiếu thứ 2 là: NỘI DUNG . Bài 1: Làm quen với PowerPoint. . Bài 2: Làm việc với bản trình diễn. . Bài 3: Thêm và chỉnh sửa văn bản trong tờ chiếu. . Bài 4: Hiệu ứng trình diễn tờ chiếu. . Bài 5: In bản trình diễn. 8. Thêm nội dung cho tờ chiếu thứ 3 là: BÀI 1: LÀM QUEN VỚI POWERPOINT . Khởi động Powerpoint . Thám hiểu cửa sổ Powerpoint . Mở bản trình diễn sẵn có . Chọn phương pháp bắt đầu bản trình diễn . Tạo bản trình diễn bằng trình cài đặt . Lưu bản trình diễn 9. Lưu bản trình diễn. 222
BÀI 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN TỜ CHIẾU Để cho bản trình diễn sinh động và hấp dẫn, bạn có thể sử dụng các hiệu ứng trình diễn do PowerPoint cung cấp, chẳng hạn cho văn bản xuất hiện từ phía dưới rồi chạy dần lên, cho văn bản rõ dần. Ngoài ra, bạn có thể thêm hiệu ứng khi chuyển từ tờ chiếu này sang tờ chiếu khác. Nội dung bài học bao gồm: o Thêm hiệu ứng hoạt hình o Chỉnh sửa hiệu ứng hoạt hình o Thêm hiệu ứng chuyển dịch o Chỉnh sửa hiệu ứng chuyển dịch Kết thúc bài học này bạn có thể: o Thêm hiệu ứng hoạt hình và hiệu ứng chuyển dịch cho các tờ chiếu trong bản trình diễn để bản trình diễn sinh động và hấp dẫn. 223
4.1 THÊM HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH . Áp dụng hiệu ứng cho các tờ chiếu Bạn thực hiện các bước sau để thêm hiệu ứng hoạt hình cho tờ chiếu: 1) Chọn một hoặc nhiều tờ chiếu bạn áp muốn dụng hiệu ứng. 2) Nhấp chuột vào thực đơn Slide Show, chọn lệnh Animation Schemes. Ô tác vụ Slide Design xuất hiện phía góc phải của cửa sổ chương trình. 3) Bạn chọn kiểu hoạt hình trong phần Apply to selected slides. 4) Nhấp Play hoặc Slide Show để xem tác dụng của hoạt hình. 5) Nhấp Apply to All Slides nếu muốn áp dụng hiệu ứng này cho tất cả các tờ chiếu trong bản trình diễn. . Áp dụng hiệu ứng cho đối tượng Ngoài việc áp dụng hiệu ứng cho tờ chiếu, bạn có thể áp dụng hiệu ứng cho từng đối tượng trong tờ chiếu. Bạn thực hiện các bước sau: 1) Chọn đối tượng cần thê m hiệu ứng, chẳng hạn chọn hộp văn bản. 2) Nhấp chuột vào thực đơn Slide Show, chọn lệnh Custom Animation. Ô tác vụ Custom Animation xuất hiện phía góc phải của cửa sổ chương trình. 224
3) Nhấp nút Add Effect và chọn hiệu ứng cho đối tượng. 4) Nhấp Play hoặc Slide Show để xem tác dụng của hiệu ứng. 4.2 XÓA HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH . Xóa hiệu ứng hoạt hình của tờ chiếu Bạn thực hiện các bước sau: 1) Chọn một hoặc nhiều tờ chiếu bạn muốn xóa hiệu ứng. 2) Nhấp chuột vào thực đơn Slide Show, chọn lệnh Animation Schemes. Ô tác vụ Slide Design xuất hiện phía góc phải của cửa sổ chương trình. 225
3) Bạn chọn No Animation trong phần Apply to selected slides. 4) Nhấp Apply to All Slides nếu muốn xóa hiệu ứng đối với tất cả các tờ chiếu trong bản trình diễn. . Xóa hiệu ứng hoạt hình của đối tượng Bạn thực hiện các bước sau để xóa hiệu ứng hoạt hình của đối tượng: 1) Chọn đối tượng cần xóa hiệu ứng, chẳng hạn chọn hộp văn bản. 2) Nhấp chuột vào thực đơn Slide Show, chọn lệnh Custom Animation. Ô tác vụ Custom Animation xuất hiện phía góc phải của cửa sổ chương trình. 3) Nhấp nút Remove để xóa hiệu ứng. 226
4.3 THÊM HIỆU ỨNG CHUYỂN DỊCH Ngoài việc thêm hiệu ứng cho tờ chiếu hoặc các đối tượng trong tờ chiếu, bạn có thể thêm hiệu ứng khi chuyển từ tờ chiếu này sang tờ chiếu khác. Bạn thực hiện các bước sau: 1) Chọn một hoặc nhiều tờ chiếu cần áp dụng hiệu ứng chuyển dịch. 2) Mở thực đơn Slide Show, chọn Slide Transition. Ô tác vụ Slide Transition xuất hiện bên góc phải của cửa sổ chương trình. 3) Chọn hiệu ứng chuyển dịch trong ô Apply to selected slides. 4) Chọn tốc độ chuyển dịch trong ô Speed. 5) Chọn âm thanh chuyển dịch trong ô Sound. 6) Chọn hành động thực hiện chuyển dịch, chẳng hạn “nhấp chuột” hoặc “tự động chuyển sau một khoảng thời gian” trong phần Advance slide. 7) Nếu bạn muốn áp dụng hiệu ứng chuyển dịch cho tất cả tờ chiếu, nhấp nút Apply to all Slides. 8) Nhấp Play hoặc Slide Show để xem tác dụng của hiệu ứng. 227
4.4 XÓA HIỆU ỨNG CHUYỂN DỊCH Bạn thực hiện các bước sau để xóa hiệu ứng chuyển dịch: 1) Chọn tờ chiếu muốn xóa hiệu ứng chuyển dịch. 2) Mở thực đơn Slide Show, chọn Slide Transition. Ô tác vụ Slide Transition xuất hiện bên góc phải của cửa sổ chương trình. 3) Chọn No Transition trong phần Apply to selected slides. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Thêm hiệu ứng hoạt hình o Chỉnh sửa hiệu ứng hoạt hình o Thêm hiệu ứng chuyển dịch o Chỉnh sửa hiệu ứng chuyển dịch CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Trình bày cách thêm hiệu ứng hoạt hình cho các tờ chiếu trong bản trình diễn. 228
2. Trình bày cách thêm hiệu ứng chuyển dịch cho các tờ chiếu trong bản trình diễn. 3. Mở tệp tin BaigiangPowerPoint.ppt ở bài trước; Tạo hiệu ứng cho từng tờ chiếu trong bản trình diễn (mỗi tờ một hiệu ứng khác nhau); tạo hiệu ứng chuyển dịch cho tất cả các tờ chiếu và đặt khoảng thời gian trước khi tự động chuyển dịch là 15 giây. 229
BÀI 5: IN BẢN TRÌNH DIỄN PowerPoint cho bạn sự linh hoạt để in các tờ chiếu của bản trình diễn và nhiều khả năng bổ sung. Chẳng hạn, bạn có thể thêm đầu trang và chân tra ng, xem trước bản trình diễn ở chế độ xám hay đen trắng để xem các tờ chiếu mầu sẽ trông như thế nào sau khi in, và in các tờ chiếu trong bản trình diễn. Nội dung bài học bao gồm: o Thêm đầu trang, chân trang o Xem trước bản trình diễn o In bản trình diễn Kết thúc bài học này bạn có thể: o Thêm đầu trang và chân trang cho các tờ chiếu trong bản trình diễn và in bản trình diễn ra giấy. 230
5.1 THÊM ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG Trước khi bạn in công việc của mình ra giấy, bạn có thể bổ sung thêm đầu trang hay chân trang, nhưng thông tin sẽ xuất hiện trên mọi tờ chiếu. Đầu trang và chân trang chứa các thông tin có ích về bản trình diễn, như tên tác giả hay công ty, ngày và giờ, và số trang hay số tờ chiếu. Bạn thực hiện các bước sau để thêm đầu trang và chân trang: 1) Mở thực đơn View, chọn Header and Footer. Hộp thoại Header and footer xuất hiện. 2) Nếu bạn muốn thêm ngày tháng soạn bản trình diễn vào phần chân trang bạn chọn hộp Fixed trong phần Date and time rồi nhập ngày tháng tạo bản trình diễn, chẳng hạn 25/8/2006. Nếu muốn lấy giờ hệ thống, chọn Update automatically. 3) Chọn Slide number để thêm số trang. 4) Chọn Footer rồi nhập thông tin chân trang, chẳng hạn tên người soạn bản trình diễn. 5) Nếu không muốn hiển thị đầu trang và chân trang ở trang tiêu đề, bạn chọn Don’t show on title slide. 5.2 XEM TRƯỚC BẢN TRÌNH DIỄN Chức năng Print Preview cho phép bạn thấy bản trình diễn của mình sẽ trông thế nào trước khi bạn in nó ra giấy. Trong khi xem trước in, bạn có tuỳ 231
chọn chuyển giữa các cách nhìn khác nhau, và thay đổi chiều in. Nếu bạn đang dùng máy in đen trắng để in bản in mầu, bạn cần kiểm chứng rằng bản trình bày được in sẽ dễ đọc. Chẳng hạn, văn bản đỏ sẫm trên nền bóng nổi rõ mầu, nhưng khi được xem đen trắng hay ở bậc độ xám, văn bản có xu hướng không phân biệt được với nền. Để không bị vấn đề này, bạn có thể xem trước tờ chiếu mầu của mình ở chế độ thuần đen trắng hay xám trong xem trước in để xem chúng sẽ thế nào khi bạn in. Pure Black and White cho hiển thị mầu dưới dạng đen trắng, trong khi Grayscale cho hiển thị mầu theo bóng độ xám. Nếu bạn muốn thay đổi tờ chiếu của mình khi nhìn chúng dưới dạng đen trắng, bạn có thể thay đổi cài đặt mầu sang đen trắng trong cách nhìn Normal. Để xem trước tài liệu, bạn thực hiện các bước sau: 1) Nhấp nút Print Preview trên thanh công cụ (hoặc nhấp thực đơn File, chọn Print Preview). 2) Bạn chọn nội dung xem trước trong phần Print What. Chẳng hạn bạn có thể xem trước tờ chiếu (Slides), ghi chú của diễn giả (Notes pages), tờ phát cho thính giả (Handouts), hay bản đại cương (Outline). 232
3) Muốn hiển thị tờ chiếu dưới dạng đen trắng hoặc bóng độ xám, bạn nhấp nút Options, chọn Color/Grayscale rồi chọn Pure Black and White hoặc Grayscale. 4) Nhấp nút Next Page hoặc Previous Page để di chuyển giữa các tờ chiếu. 5) Nhấp Close để thoát khỏi màn hình xem trước. 5.3 IN BẢN TRÌNH DIỄN Bạn có thể in bản trình diễn của mình theo nhiều cách: như tờ chiếu, ghi chú của diễn giả, tờ phát cho thính giả, hay bản đại cương. PowerPoint giúp việc in bản trình diễn của bạn được dễ dàng. Nó phát hiện kiểu máy in bạn chọn - mầu hoặc đen trắng - và in phiên bản thích hợp của bản trình diễn . Chẳng hạn, nếu bạn chọn máy in đen trắng, bản trình diễn của bạn sẽ được đặt để in theo độ xám (Grayscale). Bạn thực hiện các bước sau để in bản trình diễn: 1) Mở thực đơn File, chọn lệnh Print. Hộp thoại Print xuất hiện. 2) Chọn máy in trong ô Name ở phần Printer. 3) Chọn in tất cả (All), in tờ chiếu hiện hành (Current slide), các tờ chiếu được chọn (Selection) hoặc in một số tờ chiếu (Slides). 4) Chọn in tờ chiếu (Slides), ghi chú của diễn giả (Notes pages), tờ phát cho thính giả (Handouts), hay bản đại cương (Outlines) trong ô Print What. 5) Chọn in mầu (Color), bóng xám (Grayscale) hoặc đen trắng (Pure back and white) tại ô Color/grayscale. 233
6) Chọn số lượng bản in trong ô Number of copies. 7) Nhấp OK để in tờ chiếu. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: o Thêm đầu trang, chân trang o Xem trước bản trình diễn o In bản trình diễn CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Để in các tờ chiếu dưới dạng đen trắng, bạn làm thế nào? 2. Trình bày cách in bản trình diễn với 6 tờ chiế u trên một trang. 3. Mở tệp tin BaigiangPowerPoint.ppt và in tờ chiếu 1 và 3 của bản trình diễn. 234
PHẦN VI INTERNET VÀ WORLD WIDE WEB (15 tiết) BÀI 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ INTERNET Internet là một liên mạng máy tính toàn cầu, cung cấp cho bạn nh iều dịch vụ hấp dẫn, như: xem các trang web sinh động, gửi thư điện tử, gửi tệp tin Bài học này cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về Internet, như: Siêu liên kết, URL, trình duyệt web, máy tìm kiếm , giúp bạn có được những khái niệm ban đầu trước khi tìm hiểu và sử dụng các dịch vụ Internet. Nội dung bài học bao gồm: o Phân biệt giữa Internet và WWW o Một số thuật ngữ: HTTP, Hyperlink, URL, ISP o Trình duyệt web o Máy tìm kiếm o Cookie o Vùng nhớ đệm o Kết nối Internet Kết thúc bài học bạn có thể: o Nắm được cá c khái niệm cơ bản về Internet. o Nắm được tác dụng của Cookie và vùng nhớ đệm. o Nắm được các phương pháp kết nối Internet. 235
1.1 PHÂN BIỆT GIỮA INTERNET VÀ WWW Internet là một liên mạng máy tính toàn cầu. Về phần cứng, Internet bao gồm các mạng LAN, WAN trên khắp thế giới kết nối với nhau; về phần mềm, cần có một ngôn ngữ dùng chung cho tất cả các máy tính trên Internet để chúng có thể nhận ra nhau và liên lạc với nhau, ngôn ngữ đó chính là bộ giao thức TCP/IP. World Wide Web (WWW) chỉ là một dịch vụ của Inter net. Ngoài WWW, Internet còn có các dịch vụ khác, như: thư điện tử, truyền tệp, đăng nhập từ xa, tán gẫu Về bản chất, WWW là văn bản và hình ảnh được bạn xem bằng trình duyệt web. 1.2 MỘT SỐ THUẬT NGỮ . HTTP là viết tắt của Hyper Text Transfer Protocol, có nghĩa là giao thức truyền tệp tin siêu văn bản. Trình duyệt web sử dụng giao thức này để kết nối với máy phục vụ Web và tải các trang web về máy người dùng. Chính vì vậy mà bạn có thể thấy ở địa chỉ web nào cũng được mở đầu bằng http, chẳng hạn: . Website, khu vực chứa Web, là nơi các trang web được lưu trên máy phục vụ. Trong số các trang web thuộc website, có một trang gọi là trang chủ (Home Page). Trang chủ là trang mặc định được hiển thị khi bạn truy nhập vào website. Từ trang chủ, người sử dụng sẽ đi đến các trang web khác qua các siêu liên kết được thiết lập trên trang chủ. . URL là viết tắt của Uniform Resource Locator, có nghĩa là bộ định vị tài nguyên đồng dạng. URL gồm tên giao thức (thường l à HTTP hoặc FTP), theo sau bởi địa chỉ máy tính bạn muốn kết nối. Ví dụ, URL “ ” sẽ ra lệnh cho máy tính của bạn sử dụng giao thức FTP để kết nối đến máy tính có tên ftp.cdrom.com. . Siêu liên kết (Hyperlink) là một đoạn văn bản (hoặc đồ họa) trên một trang web mà khi bạn nhấp chuột vào nó, nó sẽ tự động: - Chuyển bạn đến một phần khác của trang web này. - Chuyển bạn đến một trang web khác trong website này. - Chuyển bạn đến một trang web trên một website khác - Cho phép bạn nạp xuống một tệp tin 236
- Cho phép bạn chạy một ứng dụng, nghe một bản nhạc hoặc xem một bộ phim. Hình ảnh bên dưới hiển thị một phần của trang web. Các dòng chữ gạch chân cho biết đó là siêu liên kết. Chữ thể hiện siêu liên kết thường có mầu xanh . . ISP là viết tắt của Internet Service Provider, có nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ Internet. Nếu bạn muốn kết nối Internet, bạn cần đăng ký thuê bao của một ISP. ISP cho phép người dùng truy nhập Internet thông qua một số hình thức: quay số qua Modem, ADSL, Kênh thuê riêng (leased line) 1.3 TRÌNH DUYỆT WEB Để đi vào thế giới của những trang web, trên máy tính của bạn cần cài đặt một chương trình ứng dụng gọi là trình duyệt web (web browser). Có rất nhiều trình duyệt web khác nhau, ví dụ như: Internet E xplorer (IE), Netscape Navigator, Opera, Mozilla, Firefox Trong đó phổ biến hơn cả là IE. Mỗi phần mềm đều có các phiên bản khác nhau, phiên bản mới nhất là phiên bản có nhiều tính năng hơn các phiên bản trước đó. 237
1.4 MÁY TÌM KIẾM Sau một vài năm triển k hai dịch vụ web, một bài toán tất yếu nảy sinh đó là người dùng cần được cung cấp cách thức tìm kiếm thông tin trên kho tàng dữ liệu vô cùng rộng lớn của Internet. Đã có nhiều cách thức và giải pháp được đưa ra nhưng theo thời gian sử dụng chỉ còn hai cách sau đây được sử dụng rộng rãi: . Cách thứ nhất là tìm kiếm theo danh mục địa chỉ được các nhà cung cấp dịch vụ đặt trên các trang web tĩnh. Ví dụ trang web của VDC tại địa chỉ www.vnn.vn có cung cấp danh mục địa chỉ. . Cách thứ hai là tìm kiếm qua các trang web động, gọi là máy tìm kiếm (Search Engine). Máy tìm kiếm là một hệ thống cho phép tìm kiếm các thông tin trên Internet theo yêu cầu của người dùng. M áy tìm kiếm nắm được thông tin về các website trên Internet. Tuy nhiên, nó chỉ có thông tin về những website đã báo cáo với nó, hoặc những website nó tự động tìm ra. Một điều quan trọng mà bạn cần nhận rõ là một máy tìm kiếm không có thông tin đầy đủ về tất cả các website trên Internet. Có nhiều máy tìm kiếm khác nhau, do nh iều tổ chức cung cấp. Khi muốn tìm kiếm, bạn nhập cụm từ cần tìm, chẳng hạn đào tạo máy tính, máy tìm kiếm sẽ tìm trong cơ sở dữ liệu của nó và sẽ hiển thị danh sách các website thỏa mãn các tham số tìm kiếm của bạn. 1.5 COOKIE Cookie là các tệp tin văn bản có kích thước nhỏ được hình thành trong quá trình duyệt qua các trang web động. Cookie chứa thông tin mà đã thao tác với trang web động như nhập tên và mật khẩu đăng nhập. Ưu điểm của cookie là sau khi đã đăng nhập vào hệ thống nào đó, thì lần sau khi bạn vào lại trang web này, website sẽ tự động truy nhập đến thông tin về bạn và bạn không phải đăng nhập nữa. Nhược điểm của Cookie là giảm mức bảo mật. Ví dụ các chương trình gián điệp được cài trên máy tính sẽ dựa vào Cookies để biết được các thông tin mật của bạn. 1.6 VÙNG NHỚ ĐỆM (CACHE) Mỗi khi bạn tải trang web, bản sao thông tin (cả văn bản và hình ảnh) được lưu trên đĩa cứng của bạn. Lý do của việc này là nếu lần sau bạn thăm lại website này thì thông tin sẽ được nạp nhanh chóng từ bản sao trên đĩa cứ ng, 238
chứ không phải nạp lại từ website. Do ảnh được lưu trong cache nên nếu bạn đang thăm một website có nhiều trang web riêng biệt và trên mỗi trang đều có logo của công ty thì tất cả các trang tiếp theo sẽ được nạp nhanh hơn đôi chút vì ảnh logo sẽ được n ạp từ cache chứ không từ Internet. 1.7 KẾT NỐI INTERNET . Các loại kết nối thông dụng PSTN (Public Switched Telephone Network: Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng) là tên kỹ thuật của hệ thống điện thoại công cộng, chúng được xây dựng dựa trên kỹ thuật dây đồng truyền thống và có thể truyền dữ liệu dạng tín hiệu tương tự. Với đường điện thoại thường dùng ở gia đình, bạn cần sử dụng một thiết bị gọi là Modem để chuyển đổi tín hiệu số từ máy tính sang tín hiệu tương tự rồi truyền qua đường điện thoại đến nhà cung cấp dịch vụ Internet. Tốc độ truyền dữ liệu tối đa qua Modem là 56Kb/s. ISDN (Intergrated Services Digital Network): Mạng số tích hợp đa dịch vụ) cho phép tốc độ truyền dữ liệu nhanh hơn so với trường hợp sử dụng Modem. Sử dụng ISDN bạn có thể truyền dữ liệu với tốc độ 64 Kb/s hoặc 128 Kb/s. ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line: Đường thuê bao số bất đối xứng) là kỹ thuật mới cho phép truyền dữ liệu tốc độ cao qua đường điện thoại. Tốc độ hướng xuống của ADSL trong khoảng từ 0,5 đến 8 Mb/s và hướng lên là từ 16 đến 640 Kb/s. . Kết nối quay số qua Modem Ở nhà, bạn thường sử dụng kết nối bằng đường điện thoại sử dụng Modem. Các bước thực hiện như sau: 239
1) Đăng ký thuê bao với nhà cung cấp dịch vụ Để sử dụng Internet, bạn cần đăng ký thuê bao với nhà cung cấp dịch vụ Internet. Hiện nay, các nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp tài khoản vào Internet dưới nhiều hình thức: mua thẻ trả trước, thuê bao trả sau, quay số vào tài khoản công cộng (ví dụ vnn1269 do VDC cung cấp). 2) Cài đặt Modem Nếu bạn dùng Windows XP thì hệ điều hành này sẽ nhận biết được hầu hết các loại Modem. Trong trường hợp hệ điều hành không nhận biết được modem, bạn sử dụng đĩa cài đặt đi kèm modem để cài đặt modem. Bạn cũng có thể tải các trình điều khiển modem từ Internet. 3) Tạo kết nối mạng o Nhấp chuột phải vào biểu tượng My Network Places trên màn hình nền rồi chọn Properties. Hộp thoại Network Connections xuất hiện. o Chọn Create a New Connection. o Chọn Next để tiếp tục. o Trong hộp thoại tiếp theo, bạn chọn Connect to Internet rồi nhấp Next để tiếp tục. 240
o Trong hộp thoại tiếp theo, bạn chọn Set up my connection manually rồi nhấp Next để tiếp tục. o Trong hộp thoại tiếp theo, nhấp Next để tiếp tục. o Trong hộp thoại tiếp theo, đặt tên cho kết nối vào ô ISP Name rồi nhấp Next để tiếp tục. o Trong hộp thoại tiếp theo, nhập số điện thoại của ISP (chẳng hạn 1260) vào ô Phone Number. o Trong hộp thoại tiếp theo, gõ tên tài khoản vào ô User name, mật khẩu vào ô Password và xác nhận mật khẩu vào ô Confirm Password. 241
o Trong hộp thoại tiếp theo, nhấp Finish để kết thúc. . Kết nối thông qua LAN Các máy tính trong mạng LAN có thể kết nối Internet qua một máy tính trung gian có cài đặt chương trình gọi là Proxy Server. Máy tính Proxy Server kết nối với nhà cung cấp dịch vụ bằng đường điệ n thoại, ADSL hoặc kênh thuê riêng, sau đó chia sẻ kết nối này để các máy tính khác có thể truy nhập Internet. Internet Ethernet Proxy Server 192.168.24.1 8080 Để kết nối Internet thông qua Proxy Server, bạn phải biết địa chỉ IP và số hiệu cổng của Proxy Server (chẳng hạn 192.168.24.1 và 8080 như trên hình vẽ). Thông tin này phải lấy từ người quản trị mạng. Bạn thực hiện các bước sau: 242
o Mở Internet Explorer. o Mở thực đơn Tools, chọn Internet Options. Hộp thoại Internet Options xuất hiện. o Chọn thẻ Connections. o Nhấp nút LAN setting. Hộp thoại Local Area Network (LAN) Settings xuất hiện. o Trong vùng Proxy Server, Đánh dấu ô Use a proxy server for LAN rồi nhập địa chỉ IP vào ô Address và số hiệu cổng vào ô Port. o Nhấp OK. 243
TỔNG KẾT BÀI Trong bài này bạn đã học các nội dung: o Phân biệt giữa Internet và WWW o Một số thuật ngữ: HTTP, Hyperlink, URL, ISP o Trình duyệt web o Máy tìm kiếm o Cookie o Vùng nhớ đệm o Kết nối Internet CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. WWW là gì? 2. Tác dụng của giao thức HTTP là gì? 3. Trình duyệt web là chương trình phần mềm chạy trên máy chủ hay máy khách? 4. Hãy viết URL của website của Viện Đại học Mở Hà Nội. 5. Các máy tìm kiếm khác nhau có cho kết quả tìm kiếm khác nhau không? Tại sao? 6. Muốn sử dụng Internet, bạn đăng ký với tổ chức nào? 7. Hãy trình bày các bước kết nối Internet bằng Modem. 8. Cookie là gì? Ưu nhược điểm của cookie là gì? 244
BÀI 2: SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB Web là một trong những dịch vụ Internet được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó cho phép bạn xem các trang tài liệu siêu văn bản (trang web) trên Internet. Để xem trang web, máy tính của bạn cần có một chương trình có tên trình duyệt web. Bài học này hướng dẫn bạn cách sử dụng trình duyệt web, giúp bạn duyệt web dễ dàng và hiệu quả. Nội dung bài học bao gồm: o Khởi động trình duyệt web o Chức năng của các nút tiêu biểu trên thanh công cụ của trình duyệt web o Thay đổi trang nhà o Hiển thị trang web trong một cửa sổ mới o Dừng việc tải trang web o Làm tươi trang web o Hiển thị và ẩn ảnh trong trang web o Di chuyển giữa các trang web o Thêm trang yêu thích o Quản lý trang yêu thích o Xem, xoá History o Lưu trang web o In trang web Kết thúc bài học bạn có thể: o Sử dụng trình duyệt web để duyệt các trang web trên Internet. o Tổ chức quản lý địa các trang web yêu thích. o In trang web ra giấy. 245
2.1 KHỞI ĐỘNG TRÌNH DUYỆT WEB Bạn thực hiện một trong hai cách sau để khởi động trình duyệt web: 1) Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Internet Explorer trên màn hình nền. 2) Nhấp Start, chọn Programs, chọn Internet Explorer. Biểu tượng Internet Explorer. 2.2 MỘT SỐ NÚT TRÊN THANH CÔNG CỤ Nút lùi (Back): Cho phép bạn quay lại trang mà bạn vừa xem trước đó. Ban đầu bạn khởi động trình duyệt, nút Back sẽ bị mờ đi vì trình duyệt web mới mở trang đầu tiên. Sau đó bạn có thể đi theo các siêu liên kết để lần lượt đi tới các trang web khác, lúc này nút Back bắt đầu tác dụng và sáng lên. Nút tiến (Forward): Chức năng và các trạng thái biểu hiện của nút Forward giống hệt nút Back, chỉ khác là chức năng của nút Forward là sau khi bạn đã quay trở lại trang trước đó bằng nút Back, bạn muốn tiếp tục theo đường đi mà mình từng đi, bạn nhấp nút Forward. Nút dừng (Stop): Nút Stop có chức năng ngừng tải một trang web. Nếu bạn không muốn tiếp tục tải trang web nào đó nữa, bạn nhấp nút Stop. Nút làm tươi nội dung (Refresh): Nút Refresh có chức năng tải lại nội dung của trang web mà bạn đang xem. Cụm từ “làm tươi” có nghĩa là đôi khi trang web bạn đang xem có nội dung đã cũ hoặc nội dung chưa chọn vẹn do trình duyệt chưa tải hết. Muốn cho trình duyệt tải lại trang này, bạn nhấp Refresh. Nút nhà (Home): Nút Home có chức năng đưa bạn đến với trang khởi động mặc định (trang nhà). Nếu bạn muốn mỗi khi trình duyệt web bật lên sẽ kết nối tới thẳng một trang web nào đó, bạn đặt địa chỉ trang web đó là trang nhà. 246
Nút tìm kiếm (Search): Nút Search cho phép mở ra một cửa sổ phía bên trái trình duyệt. Cửa sổ đó sẽ tự động kết nối tới trang tìm kiếm mặc định (thường là www.search.msn.com) và cho phép bạn nhập vào các điều kiện tìm kiếm. Sau đó kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị ở màn hình chính của trình duyệt. Nút trang yêu thích (Favorites): Nút Favorites cũng cho phép bạn mở một cửa sổ phía bên trái trình duyệt chứa danh sách tiêu đề các trang web mà bạn yêu thích. Nút các trang web đã truy nhập (History): Nút History cho phép bạn mở một cửa sổ mới ở vị trí giống vị trí của nút Search và Favorites. Nội dung trong cửa sổ này là danh sách các trang web bạn đã từng truy nhập. Danh sách này có thể được sắp xếp theo ngày tháng, rất thuận tiện nếu bạn muốn biết hôm nay, hôm qua mình đã truy nhập những trang web nào hoặc cũng có thể được sắp xếp theo site. Nút in (Print): Nút Print cho phép bạn in nội dung trang web đang hiển thị hoặc in vùng nội dung bạn lựa chọn. 2.3 THAY ĐỔI TRANG NHÀ . Trang nhà (home page) là gì? Trang nhà là trang web bạn đặt để khi bạn mở trình duyệt web, trang này tự động được mở. Để thiết lập trang nhà cho trình duyệt web, bạn thực hiện các bước sau đây : 1) Mở thực đơn Tools, chọn Internet Options. Hộp thoại Internet Options xuất hiện. 2) Chọn thẻ General. 3) Thiết lập địa chỉ trang nhà. o Nếu bạn muốn sử dụng trang hiện tại (trang mà trình duyệt web đang mở) là trang nhà, bạn nhấp nút Use current. o Nếu bạn muốn trang nhà là trang mặc định do Microsoft quy định, bạn nhấp Use default. 247
o Nếu bạn muốn khi khởi động trình duyệt web không mở trang nào, bạn chọn Use blank. o Nếu bạn muốn tự đặt trang nhà, bạn nhập địa chỉ trang nhà vào ô Address. 4) Nhấp OK. 2.4 HIỂN THỊ TRANG WEB . Hiển thị trang web bằng cách nhập địa chỉ: 1) Khởi động trình duyệt web. 2) Trong phần Address (địa chỉ) của cửa sổ chương trình, gõ địa chỉ URL đầy đủ mà bạn muốn hiển thị. Ví dụ, nhập rồi nhấn Enter. 248
. Hiển thị trang web trong một cửa sổ mới: Sau khi bạn đã vào được website của một tổ chức nào đó, bạn muốn xem tiếp các thông tin bên trong. Tuy nhiên, bạn không muốn nội dung của các trang web sau hiện lên trên cửa sổ mà bạn đang xem. Trong trường hợp này bạn mở trang web trên một cửa sổ mới. Để thực hiện điều này, bạn nhấp chuột phải vào siêu liên kết tới trang web bạn muốn mở. Một thực đơn hiện ra. Bạn chọn Open in New window. 2.5 DỪNG TẢI TRANG WEB Trong quá trình duyệt web, có rất nhiều tình huống bạn muốn ngừng tải một trang web, chẳng hạn: oBạn gõ sai địa chỉ, đã nhấn Enter và bạn muốn dừng lại để gõ lại địa chỉ. oDo đường truyền chậm, bạn muốn dừng tải trang web để chỉ đọc những thông tin đã tải về hoặc để mở một trang web khác. Trong những trường hợp này, bạn nhấp nút Stop trên thanh công cụ của trình duyệt. 249