Tài liệu về Kỹ năng giao tiếp

Nội dung text: Tài liệu về Kỹ năng giao tiếp

1. Kỹ Năng Giao Tiếp: Thủ Thuật “Tiếng Vọng” - 5 bước thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả
2. Liệu bạn đã bao giờ tiếp xúc với một người xa lạ, và chỉ một thoáng sau bạn đã tự nhủ “Người này với mình có những ý nghĩ thật giống nhau!” Hẳn có chung một “tần sóng”. Đó là cảm giác thật lạ lùng, gần như là một tình yêu sét đánh. Cách để trở nên thân thuộc Những người yêu nhau gọi đó là “sét đánh”. Những người bạn mới thì nói đó là “tương phùng”. Nó giống như một cảm giác thật kì diệu, cảm giác bỗng nhiên thấy nồng ấm, gần gũi, gắn bó lạ lùng như thế “Chúng ta đã từng là những người bạn của nhau”. Để có thể bước ngay vào “tần sóng” của một ai đó không hề khó. Ngôn ngữ là cách giúp bạn nhanh chóng nhận được sự tương hợp với bất kì ai mà bạn gặp. Nếu bạn đứng trên một đỉnh núi và hô to “xin chào”, tiếng vang sẽ vọng lại. Tôi gọi đó là thủ thuật “tiếng vọng” bởi vì giống như tiếng vọng trên núi, bạn sẽ gợi lại cho đối tượng giao tiếp của mình chính xác những từ mà họ đã dùng. Kiểu ngôn ngữ chỉ ra rằng “chúng ta có cùng tần số” Khi bạn muốn cho ai cảm giác là bạn và họ giống nhau, hãy sử dụng ngôn ngữ của họ chứ không phải ngôn ngữ của bạn. Giả sử bạn đang bán xe hơi cho một người mẹ trẻ mà theo cô ấy, vấn đề cô quan tâm nhất là an toàn vì cô có một đứa con nhỏ
3. mới chập chững tập đi. Khi giải thích về các đặc tính an toàn của xe hơi, hãy sử dụng từ cô ấy dùng. Đừng sử dụng bất kì từ nào bạn vẫn dùng để tả trẻ con. Đừng nói “cái khóa bảo vệ trẻ em” mà bạn vẫn thường sử dụng trong bán hàng, thậm chí bạn có thể gọi đó là “khóa bảo vệ trẻ chập chững tập đi”. Khi người mẹ nghe thấy từ “trẻ chập chững tập đi” từ bạn, cô ấy sẽ có cảm giác bạn như một người thân bởi vì đó là từ mà những người thân vẫn thường dùng để gọi đứa con yêu của cô ấy. Nếu như khách hàng của bạn nói “đứa trẻ” hay “con nhỏ” thì tốt nhất hãy lặp lại từ họ đã sử dụng. Trong các bữa tiệc Một bữa tiệc thường tập hợp nhiều kiểu người khác nhau. Người đầu tiên bạn nói chuyện là một luật sư, người luôn nói với bạn rằng “nghề nghiệp” của cô ấy thường không được coi trọng. Đến lượt bạn nói, hãy dùng lại từ “Nghề nghiệp”. Nếu bạn dùng từ “công việc”, nó sẽ tạo ra một rào cản vô hình giữa bạn và người đối thoại đó. Người tiếp theo bạn gặp là một công nhân xây dựng và anh ấy bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nói về “công việc” của mình. Bạn sẽ gặp phiền toái nếu nói “trong nghề nghiệp của tôi ”. Anh ấy sẽ nghĩ bạn là người kiêu căng, khoe mẽ.
4. Nếu như bạn chú ý nghie, bạn sẽ thấy sự tinh tế trong ngôn ngữ vốn thật lạ lẫm với bạn trước đây. Liệu bạn có tin rằng sử dụng sai từ đồng nghĩa cho một từ dường như không hề phức tạp như từ “có” sẽ khiến cho người khác nghĩ bạn chẳng hiểu gì về thế giới của họ không? Ví dụ như, người yêu loài mèo thích nói về việc “có” những con mèo. Nhưng người nuôi ngựa sẽ nói là “sở hữu” những con ngựa. Điều này không phải là cái gì đó lớn lao. Nhưng nếu abnj dùng sai từ, đối tượng giao tiếp sẽ ngay lập tức khẳng định một kẻ ngoại lai trong lĩnh vực của họ. “Tiếng vọng” trong nghề nghiệp Trong môi trường kinh doanh ngày nay, khách hàng luôn hi vọng người bán là người am hiểu lĩnh vực đó chứ không đơn thuần chỉ là một người bán. Họ luôn cảm thấy bạn không hề biết chút gì về ngành nghề của họ nếu bạn không nói được ngôn ngữ chuyên ngành mà họ vẫn thường dùng. Tôi có một người bạn tên là Penny, đó là người bán đồ nội thất văn phòng. Những người trong ngành in ấn xuất bản, quảng cáo, truyền hình và một số luật sư là những khách hàng của cô ấy. Mặt hàng mà Penny bán là “đồ nội thất văn phòng”. Tuy nhiên, cô ấy nói với tôi là, nếu cô ấy sử dụng từ “văn phòng” đối với tất cả các khách hàng của mình, thì họ sẽ khẳng định rằng cô ấy chẳng biết tí gì về nghề của họ. Cô ấy nói rằng khách hàng là nhân viên làm trong ngành quảng cáo sẽ luôn nói về “công ty” quảng cáo của anh ta. Khách hàng là một người làm trong ngành xuất
5. bản thì gọi đó là “nhà xuất bản”. Luật sư sẽ luôn nói về đồ đạc dùng cho “văn phòng” của anh ấy, và khách hàng là một người làm cho đài phát thanh sẽ sử dụng từ “nhà đài” thay cho từ “văn phòng”. Penny nói rằng “Đó chính là lĩnh vực họ đang hoạt động và họ luôn gọi tên văn phòng của mình theo một ngôn ngữ riêng. Nếu tôi muốn bán được hàng, tốt nhất tôi nên sử dụng đúng thuật ngữ của họ.” 5 bước thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả 5 bước thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả: Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ cho phép bạn tiến xa trong những lĩnh vực nơi mà những người ít quyết đoán sẽ khó đạt được thành công. Vậy thì làm thế nào để có thể thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả? Bạn hãy thử những gợi ý trong bài viết này xem nhé. Để thành công bạn cần đến nhiều yếu tố, trong đó không thể thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Khả năng giao tiếp hiệu quả chắc chắn sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội trong nghề nghiệp và kinh doanh. Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ cho phép bạn tiến xa trong những lĩnh vực nơi mà những người ít quyết đoán sẽ khó đạt được thành công. Vậy thì làm thế nào để có thể thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả? Bạn hãy thử những gợi ý trong bài viết này xem nhé.
6. 1. Cải thiện ngôn ngữ cơ thể Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể đóng gớp phần rất lớn vào thành công của quá trình giao tiếp vì thế đừng né tránh người đang nói chuyện với bạn. Duy trì một tư thế thoải mái, nhưng không buông thõng, bất kể cho dù bạn là người nói hay người nghe. Đọc thêm về nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ Những dấu hiệu bảo đảm cơ thể bạn đang biểu hiện sự quan tâm đến cuộc trò chuyện bao gồm: Luôn thể hiện sự quan tâm tới đối phương với ánh mắt chú tâm. Thỉnh thoảng gật đầu để thừa nhận một điểm quan trọng mà bạn đồng tình trong cuộc trò chuyện. Đứng với hai bàn tay đan lại phía trước, và nhớ đừng bao giờ khoanh tay lại. Không biểu lộ những cử chỉ cho thấy sự bồn chồn như siết chặt hai tay, cắn móng tay, hay bất kì điều gì có thể khiến người đối diện cảm thấy như có chuyện gì đó không ổn dễ khiến câu chuyện bị đứt quãng. 2. Luyện tập cách nói và thái độ khi nói Khi nói, bạn cần phải rõ ràng và súc tích. Nói chuyện trực tiếp về những vấn đề quan trọng và không lãng phí thời gian vẽ ra những câu chuyện dài lê thê làm người nghe phân tán tư tưởng. Hãy luôn hỏi xem họ có hiểu những gì bạn nói hay không? Đồng thời luôn sẵn lòng để giải thích. Đừng mong đợi một người chỉ
7. “biết” những gì bạn đang nói, cho dù là bạn hiểu về vấn đề đó rất tường tận thì người nghe chưa chắc đã thấu hiểu vấn đề giống như bạn 5 bước thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả (Giao tiếp thông minh) Ngoài ra, một trong những khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp bằng lời nói là khả năng thực hành kỹ năng lắng nghe tích cực. Việc này không có nghĩa chỉ là chủ động chờ đợi đến lượt mình nói. Mà hãy luôn ghi chú trong đầu về các điểm quan trọng khi người kia đang nói với bạn. Bằng cách đó khi bạn có cơ hội để nói, bạn có thể đưa ra phản hồi cho các vấn đề quan trọng nhất đang được bàn luận. Khi những người khác đang nói, hãy cố gắng suy nghĩ về những từ ngữ chính xác mà họ đang nói. Nếu bạn làm vậy, bạn sẽ hiểu và tiếp thu được hơn 75% so với thông tin bạn nghe được.
8. 3. Tập tính kiên định trong giao tiếp Bạn có nghĩ rằng điểm yếu của bạn là chất lượng hoặc số lần giao tiếp với nhân viên, đồng nghiệp của bạn không được như mong muốn? Khi mà những cuộc nói chuyện có xu hướng bị thu hẹp lại, chỉ xoay quanh những trao đổi hời hợt trong công sở. Những người giao tiếp giỏi sẽ thực hành việc giao tiếp kiên định bằng cách luôn trong tư thế sẵn sàng cởi mở. Đừng sợ là người nói lên bất kỳ vấn đề lo ngai hay khó khăn xung quanh bạn. Tuy nhiên, đảm bảo rằng bạn đang giao tiếp cởi mở và chân tình với những người đang trông mong vào bạn. Hãy luôn sẵn sàng và khéo léo trong cách ứng xử. Nếu bạn là người quản lý hãy chắc chắn cho phép nhân viên bắt đầu cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào bởi vì có thể họ đang cần phải giải quyết vấn đề với bạn. Để ý thấy rằng bạn có thể ngăn ngừa các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, bằng cách luôn chú tâm để sẵn sàng thảo luận về chúng bất cứ lúc nào. 4. Tập tính kiên nhẫn Trong quá trình giao tiếp với những người khác hãy luôn cho họ thời gian để bày tỏ các vấn đề của mình. Việc tập trung vào những gì họ đang cố gắng trình bày sẽ cho họ thấy rằng bạn luôn sẵn sàng giúp giải quyết các vấn đề.
9. Nhiều người thường làm gián đoạn cuộc trò chuyện khi họ không có đủ kiên nhẫn để tiếp tục. Vì bạn không thể kiểm soát phía bên kia, hãy tự giúp mình và hít thở sâu. Hãy nghĩ rằng cuộc hội thoại mà bạn đang tham gia vào là rất quan trọng. Nếu bạn đang bối rối về những gì người khác đang yêu cầu, hãy lặp lại với họ suy nghĩ của bạn và hỏi xem điều đó có chính xác không. Thường thì điều này sẽ truyền cảm hứng cho người nói để miêu tà sâu sắc hơn nhu cầu của họ và giúp bạn hiểu được một cách đầy đủ. 5. Thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả Nếu ai đó bày tỏ một nhu cầu hoặc một vấn đề nào đó với bạn, ưu tiên chính của bạn là hỗ trợ họ giải quyết các vấn đề đó. Theo dõi một vấn đề là cách duy nhất để thuyết phục những người mà bạn cần giao tiếp, rằng bạn đã lắng nghe họ và các vấn đề của họ cũng rất quan trọng với bạn. Việc tiếp tục dõi theo các vấn đề như vậy cũng sẽ để lại ấn tượng rằng bạn đang tham gia vào bức tranh lớn hơn. Khi mọi người nhìn thấy sự tận tâm này, họ sẽ biết bạn sẵn sàng cho các cuộc nói chuyện trong tương lai. Điều này tạo ra một môi trường trung thành và sáng suốt giúp thúc đẩy các chuyển động và sự liên lạc tích cực, đồng thời giúp những người giao tiếp với bạn đạt được sự tự tin mạnh mẽ.
10. Chính vì thế giới thật đa dạng và giao tiếp đến từ nhiều hình thức khác nhau, việc nắm được những kĩ năng giao tiếp thích hợp là vô cùng quan trọng. Bằng cách thực hành một vài lời khuyên trên đây, bạn sẽ dễ dàng tiếp thu những lời người khác nói và đồng thời không cần phải lặp lại nhiều lần cho người khác hiểu. Đồng nghiệp và bạn bè sẽ tự tin tìm đến bạn khi họ cần. Hãy nhớ rằng, bạn cần nhiều thời gian thực hành để có thể giao tiếp một cách thành thục. Chỉ cần bạn chuyên tâm cải thiện các kĩ năng giao tiếp, chắc chắn khả năng thể hiện chính mình của bạn sẽ phát triển theo từng ngày. Kỹ năng giao tiếp: Học phải đi đôi với hành Rất nhiều bạn mua sách về nghiền ngẫm, và tâm đắc với những điều trong đó, song kỹ năng giao tiếp của họ không cải thiện đáng kể, đơn giản vì họ không chịu thực hành! Nếu bạn chỉ nhìn vào công thức nấu ăn mà không bắt tay vào bếp, thì làm sao bạn biết nấu ăn được? Ngay bây giờ, hãy tập cho mình thói quen giao tiếp và thực hành giao tiếp bằng những bài tập nhỏ sau nếu bạn muốn nâng cao khả năng giao tiếp của mình: Xóa bỏ sự nhút nhát và tập phong cách tự tin trong giao tiếp Một cản trởn lớn nhất của giao tiếp là tính nhút nhát. Không dám tiếp xúc với người lạ, không thích nói chuyện với nhiều người dần dần khiến bạn thui chột khả
11. năng diễn đạt bằng lời và gặp rắc rối lớn với việc giao tiếp của mình. Hãy tập mạnh dạn hơn bằng những câu chào trước. Bạn không cần phải nói nhiều, nhưng gặp ai đó quen biết hãy chào hỏi họ “bạn đi đâu vậy? Bác có khỏe không ạ? Cháu chào bác ạ ” Đừng quên kèm theo một nụ cười thật tự nhiên để thể hiện sự thân thiện của bạn. Đọc thêm: Sợ hãi là thủ phạm làm mất sự tự tin trong giao tiếp! Tập phong thái tự tin: đi thẳng người, nhìn vào người đối diện. Bạn không có gì phải e ngại hay xấu hổ với ai đó. Hãy nghĩ họ cũng là người bình thường, và dù họ đứng ở vị trí cao đến đâu, bạn cũng có những giá trị của riêng mình mà họ không có được. Thân thiện và lễ phép với người lớn tuổi, những người kém hơn bạn về mặt địa vị, chức danh, Bạn sẽ củng cố được lòng tự tôn và sự tự tin của mình. Không ngại gặp gỡ Nếu ai đó rủ bạn đi Hội thảo, tiệc tùng gì đó, đừng ngại đi! Hãy cứ đi, cho dù bạn không thích buổi tiệc đó. Việc này sẽ tập cho bạn việc làm quen với môi trường nhiều người và hình thành phản xạ của bạn khi tiếp xúc với người khác. Đừng phụ thuộc vào Internet và mạng xã hội Nếu bạn suốt ngày cắm đầu vào mạng và chỉ cập nhật trạng thái trên facebook, tán gẫu qua chat, mail mà không có sự tiếp xúc, trao đổi mặt đối mặt trực tiếp, thì bạn đang tự làm cho kỹ năng giao tiếp của mình trở nên thui chột đấy. Máy tính và giao
12. tiếp ảo không bao giờ giống đời thực. Khi ai đó giận dữ với bạn qua Yahoo! Chat, bạn có thể để những biểu tượng khác nhau để tỏ thái độ của mình, ngừng nhắn tin hoặc cho người đó vào “black list”, nhưng đời thực thì không. Bạn phải học cách kiềm chế cảm xúc, đoán ra ý nghĩ của người đó và phải có thái độ hợp lý. Vì vậy, hãy dành thời gian để gặp gỡ mọi người thay vì chỉ giao tiếp với xã hội qua những mạng cộng đồng ảo.