Phân tích thiết kế hệ thống - Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án

Nội dung text: Phân tích thiết kế hệ thống - Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án

1. Phân tích và thiết kế hệ thống System Analysis & Design Bài giảng 2: Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án TS Đào Nam Anh 1
2. Tham khảo • Systems Analysis and Design, Alan Dennis and Barbara Haley Wixom Fred Niederman John Wiley & Sons, Inc. • Dao Nam Anh, "Systems Analysis And Design", Course Book, University of Power, 2013 2
3. Nội dung • Chương 2.Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án • 2.1 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng • 2.2 Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án • 2.3 Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi • 2.4 Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án 3
4. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án Giới thiệu • Qui trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại phải tổng hợp được các thông tin về hệ thống, từ đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án có tính khả thi cao nhất. 4
5. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án Giới thiệu Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: 1.Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng. 2.Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. 3.Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi. 4.Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án. 5
6. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng • Việc khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại phải tổng hợp được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. 6
7. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Việc quan sát chia làm 4 mức khác nhau: 1.Mức thao tác thừa hành: Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có. 2.Mức điều phối quản lý: Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của người quản lý. Tham khảo ý kiến của người quản lý về khả năng cải tiến hệ thống hiện có. 3.Mức quyết định lãnh đạo: Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo, các sách lược phát triển nghiệp vụ nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến. 4.Mức chuyên gia cố vấn: Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến. 7
8. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Các hình thức tiến hành: quan sát, phỏng vấn và khảo sát thăm dò. 8
9. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp quan sát Phương pháp quan sát gồm có hai cách: •Quan sát trực tiếp: quan sát bằng mắt tỉ mỉ từng chi tiết công việc của các nhân viên thừa hành trong hệ thống cũ. •Quan sát gián tiếp: quan sát từ xa, hay qua phương tiện tổng thể của hệ thống để có được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức hoạt động trong tổ chức. Phương pháp này giúp cho người quan sát thấy được cách quản lý các hoạt động của tổ chức. 9
10. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp quan sát • Phương pháp quan sát có ưu điểm là dễ thực hiện đối với người quan sát, theo dõi trực tiếp hoạt động của hệ thống trong thực tế. • Tuy nhiên nhược điểm là kết quả mang tính chủ quan, tâm lý của người bị quan sát có những phản ứng nhất định, sự bị động của người quan sát, tốn kém thời gian, thông tin bề ngoài, hạn chế không thể đầy đủ. 10
11. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn cho phép nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về hệ thống hiện tại và hệ thống cần phát triển trong tương lai. Chuẩn bị rõ nội dung chủ đề cuộc phỏng vấn, các câu hỏi, các tài liệu liên quan, mục đích cần thu được các thông tin gì sau phỏng vấn 11
12. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp phỏng vấn Một số lưu ý khi tiến hành phỏng vấn: 1.Cần tổ chức tốt cuộc phỏng vấn: Chọn số người phỏng vấn, thống nhất trước nội dung, chủ đề cuộc phỏng vấn để các bên có thời gian chuẩn bị. 2.Lựa chọn các câu hỏi hợp lý: Xác định rõ loại câu hỏi sẽ đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu cầu nội dung phỏng vấn. (Câu hỏi mở có nhiều cách trả lời, câu hỏi đóng các câu trả lời xác định trước). 3.Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng mực khi phỏng vấn. 12
13. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp phỏng vấn Một số hạn chế: •Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các yếu tố tình cảm; •Nếu không được chuẩn bị tốt thì dễ dẫn đến thất bại; •Bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái niệm; •Cần hỏi được trực tiếp người có thông tin. 13
14. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp khảo sát thăm dò • Phương pháp được thực hiện để nắm những thông tin có tính vĩ mô, thích hợp với việc khảo sát tần suất trong nghiên cứu khả thi. • Phiếu thăm dò là tập hợp các câu hỏi với nội dung trả lời sẵn, người trả lời lựa chọn. Cần xác định các đối tượng cần thăm dò tuỳ theo mục tiêu tìm hiểu. 14
15. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp khảo sát thăm dò 15
16. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 1. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Phương pháp khảo sát thăm dò • Phương pháp khảo sát thăm dò có ưu điểm là hỗ trợ cho hai phương pháp trên để khẳng định kết quả khảo sát. Đây là một phương pháp hiệu quả khảo sát tần suất trong nghiên cứu khả thi. • Phương pháp này có hạn chế: việc xây dựng các câu hỏi để có thể đáp ứng được nhu cầu thể hiện được các thông tin cần biết - là không dễ dàng. 16
17. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 2. Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án • Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án là giai đoạn quan trọng nhất. • Cần viết một tài liệu xác định tại sao cần dự án, và cần đạt được điều gì. • Nhà phân tích và nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ đó đi đến phạm vị của hệ thống tương lai 17
18. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 2. Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án 18
19. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 2. Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án Các bước xác định phạm vi dự án: 1.Xác định lĩnh vực liên quan đến phạm vi của dự án: mô tả chi tiết các lĩnh vực nghiệp vụ thuộc phạm vi dự án, và không thuộc dự án. 2.Xác định các chức năng nhiệm vụ cho từng lĩnh vực của dự án. 3.Kiểm tra: xem lại phạm vi dự án, lấy ý kiến phản hồi của các bên liên quan, hoàn chỉnh tài liệu. 4.Theo dõi thay đổi: trong qui trình phát triển dự án, phạm vi dự án có thể bị thay đổi. Các thay đổi này cần được theo dõi và quản lý. 19
20. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 3. Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi Để đạt được mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp. Thông thường người ta phải tìm ra nhiều giải pháp, sau đó sẽ so sánh, đánh giá, kiểm tra tính khả thi để chọn ra giải pháp tối ưu. Khi so sánh, đánh giá giải pháp nên dựa vào một số tiêu chuẩn sau 20
21. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 3. Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi Mức tự động hóa. Tự động hóa có nhiều mức khác nhau như: •Mức thấp: Không cần tự động hóa và chỉ cần tổ chức lại hệ thống. •Mức trung bình: Cần tự động hóa một phần, có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức, tự động hóa từng bộ phận, chức năng hay một số lĩnh vực của hệ thống. •Mức cao: Cần tự động hóa toàn bộ hệ thống, thay đổi toàn diện cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc. 21
22. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 3. Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi Hình thức xử lý. Các hình thức xử lý bao gồm: •Xử lý theo lô: Thông tin được tích luỹ lại và xử lý một cách định kỳ. Mỗi lần xử lý toàn bộ hay một phần dữ liệu đã tích luỹ được. •Xử lý trực tuyến (online): Dữ liệu được xử lý liên tục, ngay lập tức. Khối lượng dữ liệu để xử lý không lớn lắm và yêu cầu có sự xử lý liên tục. 22
23. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 3. Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi Cân nhắc tính khả thi Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi của các giải pháp theo các tiêu chí: •Chi phí và lợi ích •Tính khả thi về kỹ thuật •Tính khả thi về kinh tế •Tính khả thi về nghiệp vụ 23
24. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Kế hoạch triển khai dự án • Dự án có giới hạn thời gian, một trong số các nhân tố quyết định thành công của dự án. Cần có kế hoạch phân bổ công việc một cách chi tiết và hợp lý. Xác định các mốc thờì gian của dự án một cách rõ ràng, khoa học sẽ giúp cho công tác kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện được thuận lợi. 24
25. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Lập kế hoạch triển khai dự án: •Các giai đoạn triển khai dự án, các bước tiến hành, có lưu ý đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ quan ngoài. •Phân công người phụ trách, lập danh sách nhân viên dự án. Danh sách nhân viên làm việc gồm các phân tích viên, lập trình viên, những người khai thác. 25
26. Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án 4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Lập kế hoạch triển khai dự án: 26
27. Tóm tắt • Chương 2.Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án • 2.1 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng • 2.2 Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án • 2.3 Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi • 2.4 Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án 27
28. Questions areanalysisanddesign 28