Luận văn Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP

141 trang vanle 3170

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

luan_van_ke_toan_nguyen_vat_lieu_vat_lieu_va_cong_cu_tai_xi.pdf

Nội dung text: Luận văn Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP

Luận văn: Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP
LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả. Để làm được những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất được coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP em đã tìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề: "Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP". Chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP. Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh được những thiếu sót, em rất mong có sự chỉ bảo của các cô chú trong Công ty 1
cũng như sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn Phạm Thanh Huyền. Em xin chân thành cám ơn. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I. KHÁI NIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như:cát,sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm ,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất. +) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tố được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra. +)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật liệu hoặc bị hao mòn toàn bộ như:nhiên liệu, chất đốt hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu như: mía để sản xuất đường hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như : vải để sản xuất quần ,áo Như vậy , Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng trực quan .Nhờ đó có thể cân, đo ,đong ,đếm được nên Nguyên vật liệu và sự biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường. II.PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai trò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện 2
đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chia thành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán thành phẩm mua vào” -Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức. -Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như than,khí đốt -Phụ t ùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị,phương tiện vận tải -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài. 3
-Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói,các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuận tiện ,tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng , giá trị từng loại nguyên vật liệu ,trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm: -Vật liệu mua ngoài -Vật liệu sản xuất -Vật liệu từ các nguồn khác như:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh, biếu,tặng thưởng Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng ,chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp .Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: -Vật liệu tự có -Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm: 4
-Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất -Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp ,tiêu thụ sản phẩm Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất,tiêu thụ III.ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí ” tức là tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên , tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau : 3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 3.1.1. Giá thực tế nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó .Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển ,bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác)- các khoản triết khấu thương mại ,giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất). Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp: Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các 5
thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triết kho trong đơn được hoàn trong khấu TM, kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyển công, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡ nhập kho trong kỳ - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển, công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ nhập kho trong chế biến GC ,CB kỳ - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính. 3.1.2. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tượng khác nhau 6
nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng nguyên vật liệu xuất kho đó . Phương pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt .Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ .Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được .Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trưng có giá trị cao. Phương pháp nhập trước – xuất trước Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL = Số lượng NVL * Đơn giá thực tế NVL xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trước Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy dơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì gia thực tế xuất kho lại đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn laij nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời , xa rời thực tế . Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng Phương pháp nhập sau –xuất trước 7
Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lượng xuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách : Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương pháp nhập trước –xuất sau , với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến : Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu : Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân xuất kho = xuất kho x của NVL Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế bình quân sau: *Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ: Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập 8
.Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản , tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều. *Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu. *Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập): Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau: Lượng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực Đơn giá trước khi nhâp x trước khi nhâp + tế NVL bình = Lượng tồn trước khi nhập nhập kho quân lượng nhập thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần. Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giá thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật 9
liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lượt như sau : Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sở giá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ: Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục. 3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn , có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn , phức tạp nhiều khi không thể thực hiện được .Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán . Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong 10
việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bước sau: *Bước 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ chênh = lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ *Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu . Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau: Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu Ngày tháng năm TK152 - Nguyên liệu, vật liệu STT Chỉ tiêu HT TT 1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 2 Giá trị NVL nhập trong kỳ 3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ 11
4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán 5 Hệ số chênh lệch 6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ 7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thị trường , các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan , nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển . Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả . Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu . Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: 12
- Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị , về tình hình nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu . - Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu , ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau : +Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất Nhìn chung các lại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường , khí hậu và dễ mất mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản . Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí nay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chung. +Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất . +Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác . 13
Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Sổ Danh Điểm Vật Liệu Danh điểm vật Tên, nhãn hiệu, quy Đơn vị Đơn giá hạch Ký hiệu nhóm liệu cách vật liệu tính toán 1521-1 1521-01-01 1521-01-02 1521-2 1521-02-01 1521-02-02 Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ) .Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản. V. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 14
Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau: - Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật . Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất . - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho , cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh . VI . KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp: 1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép , phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập , xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu . Với phương pháp hạch toán này , kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào . 1.1.1.Hạch toán ban đầu Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán mới được ghi chép và phản ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , 15
chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ . Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây : -Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ sở hoá đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến ) * Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng * Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ * Liên 3(nếu có) : người lập giữ -Biên bản kiệm nghiệp vật tư (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất .Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lượng , chất lượng , quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” gồm 2 bản * 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho hay không * 1 bản giao cho kế toán -Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếu là xuất kho NVL không thường xuyên với số lượng sử dụng ít. Gồm 3 liên , do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập *Liên 1:lưu tại nơi lập *Liên 2:giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán *Liên 3:giao cho người nhận vật tư để ghi sổ ktoán nơi sử dụng 16
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm . Gồm 2 liên *Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư *Liên 2:giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức , thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra , đối chiếu với thẻ kho , ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng , liên còn lại chuyển lên phòng ktoán - Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày .Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra , đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công , chế biến , di chuyển nội bộ sử dụng. - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phải tiến hành kiểm kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật tư làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra các trường hợp thừa , thiếu vật tư để có biện pháp sử lý kịp thời . Biên bản này cần lập thành 2 bản * 1 bản giao cho phòng kế toán * 1 bản giao cho thủ kho - Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sử dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ ” từ đó xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang kỳ sau , phiếu gồm 2 bản * 1 bản giao cho phòng cung ứng * 1 bản giao cho phòng kế toán 17
Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1 số chứng từ khác : “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , “ Hoá đơn GTGT ” Các chứng từ phản ánh thanh toán : “ Phiếu chi ” , “Giấy báo nợ ” 1.1.2.Tài khoản sử dụng Các tài khoản kế toán sử dụng gồm : TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng , giảm NVL của doanh nghiệp theo giá thực thực tế TK 152 có nội dung và kết cấu như sau: Bên nợ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Khoản giảm giá ,triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào , trị giá NVL mua trả lại bên bán Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ Trị giá thực tế NVL tồn kho Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ vật liệu TK 152 – “ Nguyên vật liệu ” TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ 18
TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1526 – Vật liệu khác Ngoài ra còn có vài tài khoản TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua chấp nhận mua nhưng chư về nhập kho TK 331 “ Phải trả người bán ”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đối tượng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng đã ký. TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng cho sản xuất , công việc . Trị giá NVL không dùng hết nhập kho, trị giá phế liệu thu hồi. Và một số tìa khoản khác có liên quan như : TK 111 , TK 112 , TK 141 , TK 627 , TK 642 , TK 133 1.1.3. Phương pháp kế toán 1.1.3.1. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Tăng do mua ngoài nhập kho Nợ TK 152: Giá thực tế trên hoá đơn (không gồm VAT) Nợ TK 1331: VAT đầu vào Có TK 331, 111, 141 : Tổng giá thanh toán Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đường kỳ trước Nợ TK 152: Trị giá thực tế Có TK 151 Tăng do nhận cấp phát , tặng thưởng , góp vốn liên doanh Nợ TK 152: Giá đánh giá Có TK 411 19
Tăng do nhận lại vốn liên doanh Nợ TK 152 : Trị giá vốn góp Có TK 128, 222 Các trường hợp khác Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập kho Có TK 336, 338, 711, 412, 154 Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu Trường hợp xuất để chế tạo sản phẩm Nợ TK 621: Trị giá thực tế xuất kho Có TK 152 Trường hợp xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng , bán hàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản Nợ TK 627, 641, 642, 627 Có TK 152 Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 128, 222 Có TK 152 Xuất gia công , chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Đánh giá giảm nguyên vật liệu Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 1.1.3. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Trình tực kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau: 20
TK111,112,331 TK152 TK621 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất (Giá thanh toán có VAT) Chế tạo sản phẩm TK3333 TK627,641,642,241 Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Xuất dùng cho quản lý PX, phục vụ Vật liệu nhập kho sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB TK154 TK632,157 Nhập kho NVL gia công chế biến Xuất NVL gửi bán Phế liệu thu hồi Thiếu sau kiểm kê TK411 TK154 Nhận góp vốn liên doanh Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công bằng NVL chế biến TK128,122 TK128,222,228 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh bằng NVL TK336 TK1381,412 NVL di chuyển nội bộ Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch Tại đơn vị nhận giảm do đánh giá lại TK412,711,3381 TK331,111 Chênh lệch tăng do đánh giá Giảm giá, trả lại NVL lại NVL thừa sau kiểm kê Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 1.2 .Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi phản ánh không thương xuyên , liên tục tình hình nhập , xuất NVL trên các tài khoản tương ứng . Giá trị của NVL mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ được theo dõi , phản ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá , vật tư khác nhau, giá trị thấp , thường xuyên xuất dùng , xuất bán . 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ . Nó chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nội dung, kết cấu của TK 611 Bên nợ * Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tông kho * Trị giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác như hàng bán bị trả lại ) Bên có * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê *Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán , xuất dùng trong kỳ *Trị giá vật tư, hàng hoá gửi bán chư xác định là tiêu thụ trong kỳ *Trị giá vật tư , hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá TK 611 có 2 tài khoản cấp -TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu” -TK 6112 “ Mua hàng hoá” Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ , TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi phương pháp 22
tình hình nhập , xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ. 1.2.2. Phương pháp kế toán Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau(áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) TK151,152 TK611 TK152 Kết chuyển trị gia NVL tồn Kết chuyển trị giá NVL đang đi đường đầu kỳ Tồn kho cuối kỳ TK111,112,331 TK151 Nhập kho NVLmua ngoài Kết chuyển trị giá NVL (nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) đang đi đường cuối kỳ Nộp kho NVL mua ngoài TK111,112,331 (Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) Giảm giá hàng mua bị trả lại TK1331 VAT đầu vào TK621,627,641,642 TK3333 Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng Thuế nhập khẩu tính vào trị giá cho SXKD NVL nhập kho TK154 TK632 Nhập kho NVL gia công chế biến, phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốn NVL xuất bán TK411 Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL TK111,1388,334 Phần thiếu hụt, mất mát TK128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh Bằng NVL TK412 TK336 Chênh lệch giảm do NVL di chuyển nội bộ đánh giá lại NVL Tạiđơn vị nhận TK412 23 TK128,228 Chênh lệch tăng do đánh giá Kết chuyển giá trị NVL lại NVL đem góp vốn liên doanh
1.3. Kế toán dự phòng giảm giá NGUYêN VậT LIệU Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường , để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán , các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả NGUYêN VậT LIệU Theo thông tư số 107/2001/TT – BTC của Bộ Tài Chính trước đây quy định : những vật tư , hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phong. Điều này trong nhiều trường hợp vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng.Từ thực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua ngày 31tháng 12 năm 2001 , Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành công bố bốn chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau: Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho .Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng: Giá trị thuần Giá bán ước tính Chi phí ước Chi phí có thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụ hiện được kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá bình thường phẩm đó Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tính trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính. Với tư cách là hàng tồn kho , NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá NVL mà giá 24
thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mới đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũng như các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại NVL đó. Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL” Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL Giá trị thuần Giá hạch Giá trị ghi Chênh STT Mã số Tên vật liệu có thể thực toán sổ lệch hiên được 1 2 Cộng Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2. Tài khoản sử dụng * Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp Nội dung và kết cấu TK 159 Bên nợ *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập Bên có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp 25
Số dư bên Có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho *Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho . 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159 Ngược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây. Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút toán . Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo được thực chất của nghiệp vụ . Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới , tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được . Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập của nền kinh tế đất nước . 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất . Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL mà còn cần chi tiết đến từng nhóm , từng thứ NVL . Như vậy mới có cách quản lý 26
chúng tiết kiệm và hiệu quả .Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL . Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập , xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất . Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp 2.1.1. Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kượng , phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL .Cụ thể: Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng . Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đơn vị Tên kho THẺ KHO Số thẻ kho Số tờ Ngày lập thẻ Danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT Đơn vị tính Định mức dự trữ Số lượng Tối đa: Tối thiểu: Ký xác Số hiệu chứng Diễn giải nhận của Ngày Nhập Xuất Tồn từ kế toán tháng Nhập Xuất 27
1 2 3 4 5 6 7 8 Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán -Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị. SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ kho Số tờ Danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu, quy cách VT Kho Giá hạch toán Đơn vị tính Số hiệu TK Ngày Nhập Xuất Tồn Ghi chứng từ Diễn giải đối tháng chú Nhập Xuất ứng SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên .Cuối tháng , kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. 28
Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”. Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu Nhóm vật Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ liệu Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng , nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu , khối lượng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song Bảng Phiếu nhập kho Sổ TH kế toán nhập, TH Sổ kế toán xuất, Thẻ kho về NVL chi tiết NVL tồn kho vật liệu Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày 29
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo phương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất . BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT ) Tháng Chứng từ Tên vật Đơn vị Thành Diễn giải Đơn giá Số lượng Số Ngày liệu tính tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT ) Tháng Nhập (xuất) trong tháng Nhóm Tồn kho Từ ngày .đến Từ ngày . vật liệu đầu tháng . Cộng ngày . đến ngày . Theo phương pháp này , công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như sau: - Tại kho : Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng 30
- Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho của thủ kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng. Sổ đối chiếu luân chuyển SD đầu SD đầu Số Tên Đ Luân chuyển tháng 1 Luân chuyển tháng 2 Giá T1 tháng 2 danh vật V HT SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuất điểm tư T SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 + Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập. + Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép . + Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ trước . + Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiếu giữa số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lượng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng . Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 31
Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN Báo Sổ cáo TH kế toán Thẻ Sổ đối chiếu nhập, TH về kho luân chuyển xuất, NVL tồn Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng . - Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất . Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho Từ ngày đến ngày tháng năm Nhóm vật Nhập (xuất) Ký nhận liệu Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền Tổng cộng 32
Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền . Sổ số dư vật liệu Định SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 Nhóm ĐV Đơn mức vật liệu T giá SL TT SL TT SL TT dự trữ Cộng - Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng 33
phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Sổ kế toán Thẻ Báo cáo TH Sổ số dư TH về kho nhập, xuất, tồn NVL Phi ếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế toán chi tiết NVL. Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ cái . NHẬT KÝ – SỔ CÁI 34
NT Chứng từ Số TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 Số Diễn ghi phát TT SH NT giải sổ sinh Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và các chứng từ có liên quan , kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của tài khoản 152,621,641 ) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiến hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627 phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán . Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp CT , nhập xuất NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Nh ật ký - Sổ cái Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Báo cáo tài chính 35
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản , số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều , số liệu kế toán tập trung cho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi , do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân công lao động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán , khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều , trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả , không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi. 2. Hình thức Nhật ký chung Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài khoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng . Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này. Sổ Nhật Ký Chung Năm NT ghi Chứng từ Đã ghi Số hiệu Số phát sinh Diễn giải sổ SH NT sổ cái TK Nợ Có 36
Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký. Sổ cái Năm Tên tài khoản Số hiệu NT ghi Chứng từ Trang sổ Số hiệu Số phát sinh Diễn giải sổ SH NT NKC TKĐƯ Nợ Có Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621, , lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152, 153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL 37 Nhật ký chung Báo cáo Nhật ký mua TH nhập, Sổ ái TK 152
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô , trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công , hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trình độ quản lý và kế toán còn thấp , bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán . 3.Hình thức chứng từ ghi sổ Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153 và các sổ kế toán chi tiết . 38
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Năm Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng cuối tháng - Luỹ kế từ đầu năm Hàng ngày , căn cứ các chứng từ nhập , xuất kho NVL hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập , xuất , kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ , trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệu cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ( phần số tiền ) và sổ Cái tài khoản 152 , 153. Đến cuối tháng , kế toán khoá sổ , cộng tổng tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết . Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ Phiếu NK, XK NVL Bảng TH CT Sổ (thẻ) KT N, X kho chi tiết NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 39152 Báo cáo TH N-X-T kho NVL Sổ đăng ký Bảng CĐSPS CT GS
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản , dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu , kiểm tra . Mặt khác , sổ được thiết kế theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên . Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toán thủ kho công và lao động kế toán bằng máy . 4.Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ Các sổ sử dụng gồm - Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153 - Các sổ kế toán chi tiết NVL 40
Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCT số 6 ( ghi Nợ TK 152, ghi có TK 151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK 112), NKCT số 1(ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7 Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán . Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu , từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ , mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong. NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản mua NVL , hàng hoá , các lao dịch vụ khác . Gồm hai phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ . Cuối tháng , căn cứ vào số tổng cộng của từng lsổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5 , mỗi người bán ghi một dòng . NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK 641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả” ( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152). 41
Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Phiếu nhậpkho, xuất kho NVL B ảng PB số 2 B ảng kê số NKCT số 5,6,7 Sổ (thẻ) kế toán 3,4,5,6 chi tiết NVL Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấu theo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao. Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ 42
sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng được hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách . CHƯƠNG III THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 22 1.Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 22- Công Ty 22- BQP Xí nghiệp 22 nằm trên quốc lộ 5 thuộc địa phận phường Sài Đồng quận Long Biên , thành phố Hà Nội , là một Xí nghiệp chế biến thực phẩm thuộc ngành Hậu cần quân đội, được ra đời vào ngày 22/ 12/1970. Do yêu cầu phục vụ chiến đấu trong sự nghiệp chiến đấu giành độc lập dân tộc thống nhất đất nước. Trong những ngày đầu thành lập Xí nghiệp có tên là “Xưởng chế biến thực phẩm 22” gọi tắt là Xưởng 22, đặt dưới sự chỉ đạo và chỉ huy trực tiếp của tổng kho 205- Tổng cục Hậu Cần . Với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất các sản phẩm sơ chế/ khô như : Lương khô , cơm sấy , thịt ướp , bột cháo , nước quả ép để cung cấp cho bộ đội ở khắp chiến trường. Bước sang năm 1973 , sau khi hiệp định Pari được ký kết , quân đội Mỹ rút hoàn toàn ra khỏi miền Nam Việt Nam , theo quyết định số 375 từ nay tổng kho 205 không trực tiếp quản lý Xưởng 22 nữa mà Xưởng 22 sẽ trở thành một đơn vị sản xuất độc lập có tên là “ Xia nghiệp chế biến thực phẩm 22” goi tắt là Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. 43
Đến năm 1980, Cục quân nhu được tách ra làm hai cục : Cục quân lương và Cục quân trang , Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. Bước sang năm 1987 , khi tình hình biên giới có phần dịu đi , bộ đội làm nghĩa vụ Quốc tế cũng lần lượt trở về Tổ quốc thì cũng là lúc số lượng và cơ cấu hàng quốc phòng giảm mạnh. Đồng thời đây cũng là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội VI của Đảng về đường lối đổi mới tư duy kinh tế . Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục , ngoài những mặt hàng do Bộ quốc phòng giao , cho phép Xí nghiệp bán một số sản phẩm ra thị trường , được tự do tham gia liên doanh liên kết hoặc nhận gia công cho một số đơn vị kinh tế khác nhau có nhu cầu . Như vậy , từ đây sản phẩm của Xí nghiệp 22 gồm 2 loại: Thứ nhất : Sản phẩm Quốc phòng được sản xuất theo kế hoạch năm/ kế hoạch dài hạn của Bộ quốc phòng . Thứ hai : Sản phẩm kinh tế được sản xuất theo nhu cầu thị trường. Trên tinh thần Nghị định 15 CP của Chính phủ – ngày 4/8/1993 Bộ trưởng Bộ quốc phòng đã quyết định thành lập lại Xia nghiệp 22, cùng với quyết định giao vốn Xí nghiệp cũng được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Vì vậy , từ nay Xí nghiệp vừa tồn tại với tư cách là một doanh nghiệp Nhà nước , vừa tồn tại với tư cách là một Xí nghiệp Quốc phòng được sự tự do kinh doanh theo pháp luật của Nhà nước và quy định của bộ quốc phòng . Theo quyết định số 568 QĐ- QP ngày 24/4/ 1996 Xí nghiệp 22 được đổi tên thành Công ty 22 . Trên tinh thần Nghị định 338 / HĐBT ngày 20/ 11/1991 và được quyết định số 78- QĐ 16 , ngày 11 / 5 / 1996 , Xí nghiệp 24 được sát cánh nhập vào Công ty 22 . Như vậy từ nay Công ty 22 sẽ gồm có hai Xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp 22 và Xí nghiệp 24. Trong đội hình của Công ty 22 , Xí nghiệp 22 luôn khẳng định được vị trí và sức mạnh của mình , sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất ra được Bộ quốc phòng đánh giá rất cao và được thị trường chấp nhận . 44
Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành đó là chặng đường tuy chưa phải là dài nhưng đối với Xí nghiệp 22 đó cũng là khoảng thời gian quan trọng để Xí nghiệp vươn lên và tự khẳng định mình , lớn mạnh về mọi mặt. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD Tuy Xí nghiệp 22 là đơn vị phụ thuộc Công Ty 22- Tổng cục Hậu Cần – Bộ quốc phòng , có tư cách pháp nhân không đầy đủ . Nhưng việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có tính chất độc lập tương đối , việc tổ chức quản lý điều hành thực hiện theo một Thủ trưởng. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau . Mỗi bộ phận có chức năng , nhiệm vụ và quyền han riêng song đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức . Với tính chất là một doanh nghiệp có quy mô vừa , vì vậy để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ , cơ cấu sản xuất và trình độ trang thiết bị , công nghệ cũng như đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Xí nghiệp 22 đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng. Với mô hình tổ chức này Giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động , có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong phạm vi của Xí nghiệp . Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo trực tuyến quy định , người lãnh đạo ở các phòng ( ban) chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc , nhưng không được phép ra lệnh cho người thừa hành ở các đơn vị cấp dưới , mối quan hệ giữa các phòng( ban ) là mối quan hệ ngang cấp . Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp 22 được mô hình hoá qua sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC 45
Giám đốc : Là người lãnh đạo cao nhất , trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí ngiệp , là người vạch ra kế hoạch năm và kế hoạch dài hạn trên cơ sở định hướng / chiến lược kinh doanh . Giám đốc là người có quyền quyết định cuối cùng và cũng là người đại diện cho mọi quyền lợi và trách nhiệm của Xí nghiệp trước Công ty , trước pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ quốc phòng. Phó giám đốc chính trị : Là người trực tiếp chỉ đạo các hoạt động liên quan đến công tác Đảng , công tác cính trị , là người đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo đúng pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ quốc phòng . Đồng thời , Phó giám đóc chính trị cũng là người kiêm nghiệm tham mưu cho giám đốc công tác lao động tiền lương và các vấn đề có liên quan đến chính sách của người lao động. Phó giám đốc kinh doanh : Là người tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắng hạn / dài hạn , là người chỉ đạo các công tác tạo nguồn mua sắm các vật tư thiết bị , điều độ sản xuất và dự trữ sản phẩm cũng như đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời , 46
Phó giám đốc kinh doanh cũng là người chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật của Xí nghiệp trong việc kiểm tra và chỉ đạo công tác đánh giá NVL đầu cào chất lượng sản xuất đầu ra , công bố định mức kinh tế kỹ thuật. Ban tài chính : Là nơi thực hiện các công tác hạch toán kế toán của toàn Xí nghiệp theo chế độ hạch toán của Nhà nước , có nhiệm vụ quản lý phân phối và sử dụng mọi nguồn vốn theo nguyên tắc đảm bảo vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả , thực hiện các chính sách và các chế độ và kỷ luật của Tài chính , chế độ thu nộp ngân sách của Nhà nước và của Bộ quốc phòng. Phòng sản xuất kinh doanh : Là trung tâm điều phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp từ : Nghiên cứu thị trường ; đảm bảo cho nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho sản xuất ; ban hành lệnh sản xuất tới từng phân xưởng / tổ đội sản xuất và đôn đốc thực hiện ; tổ chức công tác vận chuyển , và bốc xếp NVL vào kho và lên phương tiện vận chuyển đối với sản phẩm cho khách hàng , tổ chức hoạt động yểm trợ và xúc tiến bán hàng. Ban hành chính : Là nơi quản lý và tiếp nhận các công văn đi và đến , tổ chức tiếp khách / hội nghị , chỉ đạo và tổ chức các bữa ăn giữa ca cho tập thể người lao động cũng như đảm bảo an ninh cho toàn Xí nghiệp Phòng Kỹ thuật : Là nơi kiểm tra đánh giá chất lượng NVL đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra , thiết kế các sản phẩm mới , xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật , tổ chức và trực tiếp tham gia đào tạo lại cho Cán bộ , công nhân viên nhằm nâng cao tay nghề cho người lao động. Phân xưởng 1 : Có nhiệm vụ sản xuất Bánh quy Hương thảo 500g , lương khô hàng kinh tế , trên dây truyền công nghệ của Trung Quốc viện trợ từ những ngày đầu thành lập . Phân xưởng 2 : Có nhiệm vụ sản xuất Bánh quy Hương thảo 300g, lương khô hàng quốc phòng trên dây truyền công nghệ của Italy , công nghệ Anh được đầu tư từ năm 1996. 47
Phân xưởng dịch vụ : Có nhiệm vụ sản xuất bia , rượu , tổ chức tiêu thụ sản phẩm tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phân xưởng cơ điện : Có nhiệm vụ sản xuất / lắp ráp một số hàng quốc phòng : Xe đạp tiếp phẩm , bàn ăn mặt Inox K99 và cung cấp điện máy nổ. 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp 22- Công Ty 22 Công việc sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp dựa trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch năm và kế hoạch dài hạn của Bộ quốc phòng và nhu cầu của trường nên sản phẩm của Xí nghiệp rất đa dạng về chủng loại , đồng thời công việc cũng thường xuyên biến động do các vấn đề như : khai thác, tiếp cận thị trường để tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng . Loại hình sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp là kiểu chế biến liên tục , khép kín , sản xuất thuộc loại vừa , sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình công nghệ , theo cùng một phương pháp. Tuy nhiên giữa các loại sản phẩm thì có đặc tính khác nhau về thiết kế , kích cỡ cũng như yêu cầu kỹ thuật , sản phẩm chủ yếu hiện nay là: Bánh, kẹo, bia, số sản phẩm này thông thường là sản xuất để phục vụ trong nội bộ và theo đơn đặt hàng. Cho nên Xí nghiệp luôn tìm cách nâng cao chất lượng. 48
Sơ Đồ 08 : Quy Trình Công Nghệ Của Xí Nghiệp Đường Đường nước Nhũ tương Bột mỳ Chất béo Nhào bột Chất phụ gia Sữa Cán Đường bột Định hình Nướng Làm nguội Bao gói II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI XÍ Thành phẩm NGHIỆP 22- CÔNG TY 22 – BQP 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình hạch toán kế toán phụ thuộc và sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Theo mô hình này, Xí nghiệp tổ chức một Ban tài chính tập trung để thực hiện toàn bộ công tác kế toán . Ngoài ra bố trí hướng dẫn nhân viên phân xưởng thực hiện hạch toán ban đầu , thu thập số liệu một cách đơn giản , chấm công hàng ngày và chuyển số liệu cho ban Tài chính theo sự phân cấp của Công ty , bộ máy của Xí nghiệp 22 được sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng kế toán Công ty 22. - Phòng kế toán Tài chính của Công ty : Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của các Xí nghiệp thành viên thông qua Ban tài chính của Xí nghiệp 49
- Ban Tài chính ở các Xí nghiệp thành viên : Làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp , chi tiết thu thập chứng từ , kiểm tra phân loại chứng từ và tính giá thành sản phẩm , cấp phát tiền lương cho Cán bộ , công nhân viên cuối các quý lập báo cáo kế toán lên Công ty . Sơ Đồ 09 : Tổ Chức Lao Động Kế Toán Và Phần Hành Kế Toán PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY BAN TÀI CHÍNH XÍ NGHIỆP THÀNH VIÊN Kê toán tổng Kế toán tập Kế toán thanh hợp (do trưởng hợp chi phí và toán công nợ Kế toán TSCĐ Kế toán tiền ban tài chính tính giá thành tiền lương và và vật tư mặt và quỹ của xí nghiệp sản phẩm BHXH, nguyên vật liệu tiền mặt kiêm nghiệp BHYT, KPC Đ *Chức năng , nhiệm vụ của từng người - Trưởng ban tài chính : Kế toán tổng hợp , có nhiệm vụ kiểm tra , tính toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh , lập báo cáo kế toán - Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt : Chuyên theo dõi tình hình tăng , giảm về tiền mặt tại Xí nghiệp. - Kế toán tìa sản cố định và vật tư , nguyên vật liệu : + Kế toán tài sản cố định : Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định tiến hành trích khấu hao cơ bản và kế hoạch sưa chữa lớn hàng tháng , hàng kỳ 50
+ Kế toán vật tư và nguyên vật liệu : Theo dõi tình hình xuất , nhập , tồn kho NVL. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán công nợ và tiền lương, BHXH , BHYT , KPCĐ : Chuyên theo dõi tình hình thanh toán công nợ đối với khách hàng và nội bộ đối với Công ty. Thanh toán và theo dõi Chi phí tiền lương và các khoản khác khấu trừ vào lương cũng như các loại thưởng khác. Ngoài nhiệm vụ trên , từng đông chí có trách nhiệm theo dõi , kiểm tra , đôn đốc các phần việc tương ứng . 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP * Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản náh nghiệp vụkinh tế Tài chính phát sinh hoàn thành. Căn cứ vào hệ thống chứng từ Kế toán do Bộ tài chính ban hành , chứng từ của Xí nghiệp 22 bao gồm nội dung chủ yếu sau: 1. Tên và số hiệu của chứng từ 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ 4. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh 5. Số lương , đơn giá và số tiền của nghiệp vụ tài chính ghi bằng sổ ; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng đểthu chi tiền bằng số và bằng chữ. *Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán : Tài khoản kế toán dùng để phân loại , hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế , Tài chính theo nội dung kinh tế . Hệ thống tài khoản kế toán là bảng 51
kê các tài khoản kế toán dùng cho dơn vị kế toán của Xí nghiệp 22 được áp dụng thống nhất theo quy định của Bộ tài chính. *Tổ chức vận dụng hê thống sổ sách kế toán bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - Báo cáo quỹ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết các tài khoản - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản *Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: - Bảng cân đối kế toán - Kết quả hoạt động SXKD - Tình hình tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ ( mẫu B01 /QT-DN) - Bảng kê chi tiết tăng , giảm TSCĐ - Tình hình tăng giảm TSCĐ và vốn kinh doanh ( mẫu BO4/ QT- DN) - Báo cáo tình hình quân số và thu nhập - Báo cáo tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản - Thuyết minh báo cáo Tài chính (mẫu B09 / QT – DN) - Lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo thu nộp BHXH - Báo cáo quyết toán chi BHXH - Báo cáo thu nộp BHYT - Báo cáo chi tiết tiêu thụ sản phẩm Để phù hợp với tình hình thực tế và nâng cao hiệu quả công tác kế toán từ ngày 01 tháng 01 năm 1995 Xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán mới , hạch toán trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1205 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 3. Đội ngũ lao động trong đơn vị , mức lương cơ bản của từng bộ phận. a. Quân số đến ngày 31 / 12 / 2005 52
Tổng số : 353 người Trong đó : Biên chế : 168 người Hợp đồng dài hạn : 163 người Hợp đồng ngắn hạn : 22 người b . Tiền lương Tổng thu nhập : 4.997.859.329 đồng , bằng 101,4% so với kế hoạch năm (4.928.820.000 đồng ), và bằng 100, 47% so với năm trước (4.974.348.838 đồng) Trong đó : + Quỹ lương : 4.417.651.129 đồng + Tiền ăn ca : 400.225.000 đồng + Quỹ phúc lợi : 179.983.20 đồng Thu nhập bình quân : 1.239.548 đồng , bằng 109, 45% so với kế hoạch năm (1.132.500 đồng) , bằng 110,04% so với năm trước (1.126.437 đồng) + Từ lương , thưởng : 1.095.648 đồng + Từ ăn ca : 99.262 đồng + Thu nhập khác ( quỹ phúc lợi ) : 44.639 đồng III. THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BQP 1. Đặc điểm vật liệu tại Xí nghiệp 22- Công ty 22-BQP Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP là một công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm sản xuất ra thuộc nhóm hàng Công nghiệp thực phẩm . Do đó , NVL của Xí nghiệp chủ yếu là những sản phẩm của ngành Công nghiệp chế biến , nông nghiệp Những loại NVL này có đặc điểm là rất dễ bị hư hỏng , kém phẩm chất do tác động của các yếu tố môi trường như : ánh sáng , nhiệt độ , độ ẩm nên rất khó bảo quản , đòi hỏi yêu cầu quản lý cao. Tuy các sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp là bánh , lương khô nhưng chủng loại rất đa dạng . Mỗi loại lại có những nhu cầu NVL khác cho sản xuất 53
. Do vậy NVL của Xí nghiệp không chỉ nhiều mà còn phong phú , trong đó chiếm chủ yếu là các loại bột , đường sữa . Ngoài ra , còn có các NVL phụ gồm tinh dầu , bột hoa quả , các loại phẩm mầu , các loại dung dịch axít cùng với hàng trăm thứ bao bì , nhiên liệu trong mỗi loại lại có các tiểu loại khác nhau. 2. Kế toán vật liệu tại Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP a.Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Xí nghiệp 22 Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu Tại Xí nghiệp 22 , nguyên vật liệu được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp , có thể tăng do mua ngoài , do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất Với mỗi trường hợp Xí nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán . Nhưng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu , kế toán của Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT ( Biểu 01) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Biểu 02) - Phiếu nhập kho ( Biểu 03 ) - Biên bản nhập kê vật tư , hàng hoá tồn kho. - Giấy thông báo thuế ( sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu) Để thanh toán cho các nguồn mua NVL xí nghiệp có thể trả bằng tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , bằng tiền tạm ứng hoặc trả chậm hay đối trừ công nợ . Vì thế các chứng từ thường sử dụng trong thanh toán của xí nghiệp là : - Phiếu chi ( Biểu 05) - Giấy thanh toán tạm ứng (Biểu 04) * Hoá đơn GTGT Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất , đối chiếu với thực tế NVL tại kho , nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại NVL nào đó , 54
phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ xác định số lượng , chủng loại , quy cách phẩm chất và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường . Khi nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp , Phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ đối chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. * Biên bản kiểm nghiệm vật tư Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà NVL mua về có thể được giao nhận tại kho Xí nghiệp hoặc tại nơi cung cấp . Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách , chất lượng , chủng loại trước khi nhập kho . Xí nghiệp sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho. Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Xí nghiệp là bằng phương pháp cảm quan . Nếu NVL bảo đảm yêu cầu , cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” (Biểu 02)và báo cho phòng Kế hoạch- Vật tư để lập “ Phiếu nhập kho” . Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách , phẩm chất như trong Hợp đồng , Xí nghiệp sẽ tiến hành trả lại người bán ; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho , ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. * Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên , có đầy đủ chữ ký của 4 người giao vật tư , thủ kho và thủ trưởng đơn vị . Sau khi ký xác nhận , 1 liên giao cho kế toán NVL để ghi sổ , 1 liên giao cho thủ kho để vào “ Thẻ kho ” , 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “ Hoá đơn GTGT ” để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch – Vật tư . nhưng nếu trường hợp Xí nghiệp tự tiến hành chuyên chở hàng hoá về kho để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở. Với những NVL thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch – Vật tư tiến hành nhập vào kho trung chuyển . Lúc này “ Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên : kế toán NVL giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho. Lúc này “ 55
Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng NVL thực tế đem nhập kho và giá trị của NVL đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm . * Giấy thông báo thuế Với NVL Xí nghiệp nhập khẩu từ nước ngoài còn phải có thêm “ Giấy thông báo thuế ” kèm theo bản sao “ Tờ khai hàng hoá xuất khẩu , nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số NVL nhập khẩu . Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải kèm gửi kèm “ Phiếu nhập kho” và “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ”. * Biên bản kiểm kê vật tư , hàng hoá tồn kho Do đặc điểm NVL của Xí nghiệp có giá trị đơn vị nhỏ , số lượng nhiều , đa dạng , rất dễ xảy ra mất mát , thừa , thiếu nên định kỳ ( tại thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm ) , Xí nghiệp thực hiện việc kiểm kê NVL một lần do Ban kiểm kê tài sản của Xí nghiệp tiến hành . Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào Biên bản kiểm kê” . Biên bản này được lập cho từng kho và cho toàn bộ Xí nghiệp theo từng danh điểm NVL . Trong đó ghi rõ mã vật tư , tên vật tư , đơn vị tính , số lượng tồn kho trên sổ sách , số lượng tồn kho thực tế , chênh lệch , số lượng kém phẩm chất , thành tiền của mỗi NVL . Sau khi kiểm kê , kế toán NVL tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy tính . Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lượng thừa , thiếu thành tiền của NVL và in ra “ Biên bản kiểm kê ”. Căn cứ vào “ Biên bản kiểm kê ”, Hợp đồng kiểm kê của Xí nghiệp sẽ đưa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt . Kế toán NVL dựa vào quyết định trên để ghi sổ * Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng Đây là các chứng từ Xí nghiệp sử dụng để thanh toán mua NVL và các chi phí khác nhưng chủ yếu là thanh toán cho các cá nhân thu mua NVL . b.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu 56
Nguyên vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu là xuất dùng phục vụ nhu cầu sản xuất . Ngoài ra còn có thể xuất bán hoặc cho vay , vì vậy kế toán NVL của Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu xuất kho - Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch - Báo cáo sử dụng vật tư - Hoá đơn GTGT ( Trong trường hợp Xí nghiệp xuất bán cho đơn vị khác ) Công ty đẫ sử dụng giá thực tế để hạch toán trị giá NVL xuất kho hàng ngày và áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn. Giá trị NVL xuất kho được tính vào cuối ngày , do sử dụng máy tính nên áp dụng phương pháp này là không khó khăn đối với kế toán NVL. * Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch Hàng tháng , căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao NVL , phòng Kế hoạch- Vật tư lập “ phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Phiếu này được lập làm 2 liên cho một hoặc nhiều loại vật tư : 1 liên giao cho thủ kho giữ , 1 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu . Khi lĩnh NVL , đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào sổ “ Nhật ký kho” số lượng thực tế NVL xuất kho hàng ngày . Cuối tháng , căn cứ vào số liệu Phân xưởng thực tế để ghi vào sổ kho cho Xí nghiệp và ghi vào cột “ Số lượng thực lĩnh” trên “ Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” . Vì vậy “ Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán NVL. * Báo cáo sử dụng vật tư Hàng tháng , thống kê Phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế NVL sử dụng cho từng loại sản phẩm để lên “ Báo cáo sử dụng vật tư” cho phân xưởng . Khi đó kế toán NVL dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan . * Phiếu xuất kho 57
Trường hợp đơn vị sử dụng NVL muốn bổ sung thêm loại NVL nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch –Vật tư . Khi đó phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Phân xưởng , số lượng NVL yêu cầu để quyết định lượng bổ sung và lập “ Phiếu xuất kho” 3. Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp NVL của Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 “ Nguyên vật liệu” mở chi tiết cho các tài khoản TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” TK 1522 “ Nguyên vật liệu phụ” TK 1523 “ Nhiên liệu” TK 1524 “ Phụ tùng thay thế ” TK 1525 “ Thiết bị xây dựng cơ bản” TK 1526 “ Bao bì ” TK 1527 “ Vật liệu khác ” - TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” , mở chi tiết cho các tài khoản TK 6211 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng 1 TK 6212 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng 2 TK 6213 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng dịch vụ TK 6214 “ Chi phí nguyên vật lệu trực tiếp cho Phân xưởng cơ điện Và một số tài khoản khác như : TK 331 “ Phải trả người bán” TK 1331 “ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá , dịch vụ” TK 6272 “ Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung tại Phân xưởng” TK 6412 “ Chi phí nguyên vật liệu cho hoạt động bán hàng TK 6422 “ Chi phí nguyên vật liệu phục vụ quản lý chung của Xí nghệp” 58
TK 111 “ Tiền Việt Nam” TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” TK 241 “ Xây dựng cơ bản” TK 141 “ Tạm ứng” 59
Bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Tháng 01 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Ghi Có các TK TK152 TK153 TT Đối tượng HT TT HT TT (Ghi Nợ các TK) 1 Bánh quy Hương thảo PXI 1.006.325.500 2 Bánh ép PXI 6.446.600 3 Lương khô cacao PXI 74.670.700 4 Bánh quy 22 PXI 3.705.400 5 Bánh quy trái cây PXI 38.186.100 6 Bánh BLEND PXI 21.338.100 7 Túi hàng tết 6.114.400 8 Mứt hộp 45.342.900 9 Bánh quy L500g PXII 15.615.000 10 Bánh quy L300g PXII 963.573.000 11 Bánh vừng vòng + Sămpa PXII 18.837.900 12 Bánh bơ xốp PXII 160.738.900 Cộng TK 1541 2.360.894.500 13 TK1542: Điện nước 2.110.500 14 TK 627 -CPQLPX 18.159.300 - PXI 15.437.100 - PXII 2.722.200 15 TK 641 - CP bán hàng 258.300 16 TK 642 - CP quản lý PX 17.127.300 17 TK 5112 - Tiêu thụ vật tư 899.500 Tổng cộng 2.399.446.400 Ngày 31 tháng 01 năm 2004 60
Người lập biểu Trưởng ban tài chính Công ty 22 Xí nghiệp 22 CHỨNG TỪ GHI SỔ Mã số 01 - SKT Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Số: 16 TK: 627 Đơn vị tính: đồng Số hiệu tài Số tiền Trích yếu khoản Nợ Có Nợ Có - Nguyên liệu, vật liệu 627 152 18.159.300 - Tiền lương - 334 9.046.500 - Kinh phí công đoàn - 3382 181.000 - BHXH, BHYT - 3382 719.000 - Chi tiền mặt - 111 3.661.000 - Khấu hao TSCĐ - 214 270.000.000 - Phân bổ chi phí vào giá 1541 627 301.766.800 thành Cộng 301.766.800 301.766.800 Công ty 22 Xí nghiệp 22 SỔ CÁI Tên TK: Chi phí quản lý phân xưởng SH: 627 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số tiền TK đối Số Ngày Diễn giải ứng Nợ Có hiệu tháng 61
01 5/1 - Nguyên vật liệu 152 18.159.300 03 5/1 - Tiền lương 334 9.046.500 11 10/1 - Kinh phí công đoàn 3382 181.000 12 12/1 - BHXH, BHYT 3383 719.000 20 21/1 - Chi tiền mặt 111 3.661.000 24 25/1 - Khấu hao TSCĐ 214 270.000.000 35 31/1 - Phân bổ vào sản xuất chính 1541 301.766.800 Phát sinh 301.766.800 301.766.800 Công ty 22 Phiếu xuất kho Số: 10 Mẫu số: 02-VT Xí nghiệp 22 Ngày 06 tháng 1 năm Nợ: 1141TC/CĐKINH 2005 Tế Có: 1522 ngày 01 - 11-1995 của BTC Họ tên người nhận hàng: Đ/c Lê Thị Hằng địa chỉ (bộ phận): PX1 Lý do xuất: Dùng để sản xuất bánh quy Hương Thảo Xuất tại kho: Đ/c Linh Số lượng TT Tên hàng ĐVT Thực Đơn gía Thành tiền Yêu cầu xuất 1 Bột mỳ Pháp Kg 5.000 5.000 3.600 18.000.000 2 Sữa đặc Kg 1.275 1.275 13.500 17.212.500 3 NaHCO3 Kg 350 350 3.200 1.120.000 4 NH4CO3 Kg 300 300 3.500 1.120.000 5 Vani Kg 40,5 40,5 180.000 1.050.000 6 Băng keo cuộn 80 80 9.000 720.000 Cộng 45.390.500 62
Cộng thành tiền: (bằng chữ): Bốn triệu ba trăm chín mươi ngàn năm trăm đồng chẵn. Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Thủ trưởng Kế toán Phụ trách cung Người Thủ kho đơn vị trưởng tiêu nhận Bảng 17: Bảng tính tổng giá thành và giá thành đơn vị Tháng 01/2005 ĐVT: đồng Tên sản phẩm Z nhập kho SL nhập kho Z đơn vị Phân xưởng I - Bánh quy Hương Thảo cũ 2.635.042.600 350.703 kg 7.510,75 - Bánh ép 110.786.180 7.073 kg 15.662,53 - Lương khô Cacao 556.579.320 39.208kg 14.195,44 Cộng 3.301.408.100 63
CHƯƠNG III NHẬN XÉT - ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22 – CÔNG TY 22 – BQP I . NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN Thuận lợi : Được sự quan tâm của lãnh đạo , chỉ đạo trực tiếp thường xuyên của Đảng uỷ , Chỉ huy công ty , phòng nghiệp vụ của công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp hoàn thành nhiệm vụ công tác tài chính năm 2005. Khó khăn : - Giá cả vật tư đầu vào vẫn liên tục biến động theo chiều hướng tăng ở mức cao ( nhất là đường ) giá bán điều chỉnh không thể theo kịp đã ảnh hưởng lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp - Dây chuyền sản xuất bánh quy Pxưởng 1 hỏng , phải sửa chữa kéo dài ngoài dự kiến . Do đó ảnh hưởng rất lớn đến sx cũng như doanh thu tiêu thụ sản phẩm - Vốn luôn ở tình trạng thiếu cho nên phải vay Ngân hàng để mua dự trữ NVL lúc chưa tăng giá gặp nhiều khó khăn , công nợ thnah toán có những thời điểm chậm. II. KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Tổng doanh thu: 40.757.342.240 đồng , bằng 103,37% so với kế hoạch năm ( 39.430.000.000 đ) , và bằng 105,09% so với năm trước Trong đó : - Doanh thu quốc phòng : 3.651.762.034 đ , bằng 124,21% kế hoạch năm (2.940.000.000 đ) và bằng 175, 38% so với năm trước (2.082.258.030 đ) - Doanh thu hàng kinh tế : 34. 743.008.906 đ , bằng 95,21% so với kế hoạch năm (36.490.000.000) và bằng 104,24% so với năm trước (33.330.492,758đ) 64
- Doanh thu khác : 2.362.571.300đ , bằng 70,13% so với năm trước (3.369.053.000đ 2. Lãi thực hiện : 635.081.908đ , bằng 74,89% so với kế hoạch năm (848.000.000) và bằng 1,56% trên doanh thu. Trong đó : - Lãi thực hiện hàng quốc phòng:128.273.610đ, bằng 108,71%kế hoạch năm (118.000.000) và bằng 3,5% trên doanh thu hàng quốc phòng - Lãi thực hiện hàng kinh tế : 186.131.004 đ, bằng 25,5%so với kế hoạch năm (730.000.000 đ), và bằng 0,54%trên doanh thu hàng kinh tế - Thu nhập khác : 320.677.294đ, bằng 13,57% trên doanh thu từ các hoạt động kinh doanh khác . 3. Quân số và tiền lương a. Quân số đến 31/12/2005 Tổng số : 353 người Trong đó : - Biên chế : 168 người - Hợp đồng dài hạn : 163 người - Hợp đồng ngắn hạn : 22 người b. Tiền lương - Tổng thu nhập : 4.997.859.329đ , bằng 101,4% so với kế hoạch năm (4.928.820.000đ) , và bằng 100,47% so với năm trước( 4.974.348.838đ) Trong đó : + Quỹ lương : 4.417.651.129đ + Tiền ăn ca : 400, 22500đ + Quỹ phúc lợi : 179.983.20đ - Thu nhập bình quân : 1.239.548đ , bằng 109,45% so với kế hoạch năm (1.132.500đ) bằng 110,04% so với năm trước (1.126.437đ) + Từ lương , thưởng : 1.095.648đ + Từ ăn ca : 99.262 65
+Thu nhập khác ( quỹ phúc lợi) : 44.639đ 4.Thu nộp ngân sách Tổng số nộp : 5.443.083.772đ , bằng 95,83% so với kế hoạch năm - Nộp nhà nước: 1.854.047.938 đồng, bằng 117,05% so với kế hoạch năm (5.697.850.000đ) - Gồm: + Thuế tiêu thụ đặc biệt: 45.527.600đ + Thuế GTGT: 1.806.520.338đ + Thuế môn bài: 2.000.000đ - Nộp trên: 3.589.035.834 đồng, bằng 87,63% so với kế hoạch năm (4.095.850.000đ) Gồm: + Khấu hao TSCĐ: 1.319.000.000đ + BHXH 20%: 768.296.040đ + BHYT 3%: 114916.216đ + KPCĐ: 74.776.405đ + CPQL công ty: 676.965.265đ + Quỹ lương dự phòng: + Lợi nhuận: 635.081.908đ * Đã nộp trong năm: 5.443.083.772đ III. VỐN - TÀI SẢN 1. Tình hình tăng giảm TSCĐ a) Số dư đầu kỳ: 26.958.187.167đ - Vốn ngân sách: 11.696.161.449đ - TCHC: - Vốn tự do: 15.262.025.718đ b) Tăng TSCĐ trong năm: 664.125.346đ - Tăng do mua sắm, sửa chữa nâng cấp máy móc: 664.125.346đ - Tăng do điều động 66
- Tăng do XDCB hoàn thành. c) Giảm TSCĐ trong năm: 39.721.700đ d) TSCĐ chuyển năm sau: 27.582.590.813đ Tổng số 27.582.590.813đ Trong đó: - TSCĐ thuộc nguồn vốn NS cấp: 11.657.289.749đ - TSCĐ thuộc nguồn vốn TCHH cấp - TSCĐ thuộc nguồn vốn tự có: 15.925.301.064đ 2. Tăng giảm vốn a) Vốn cố định * Số dư đầu năm: 11.185.017.138đ Trong đó: - Vốn ngân sách: 4.931.965.485đ - Vốn TCHC - Vốn tự có: 6.253.051.653đ * Tăng trong năm: 664.125.346đ Trong đó: - Vốn ngân sách - Vốn TCHC - Vốn tự có: 664.125.346đ * Giảm trong năm: 1.319.000.000đ - Vốn ngân sách: 423.000.000đ - Vốn TCHC: - Vốn tự có: 869.000.000đ * Còn lại đến 31/12/2005: 10.530.142.484đ Trong đó: - Vốn ngân sách: 4.508.965.485đ - Vốn TCHC: - Vốn tự có: 6.021.176.999đ 67
b) Vốn lưu dộng 3. Vốn trong thanh toán a. Các khoản phải thu của khách hàng đến 31/12/2005: 1.444.339.593đ Trong đó: - Nợ quá hạn: 85.675.000đ - Nợ khó đòi: b. Các khoản phải trả khách hàng: 31/12/2005: 3.458.387.625đ Trong đó: - Đến hạn phải trả: 795.658.000đ 4. Tồn kho NVL, thành phẩm: 3.988.192.893đ - Tồn kho nguyên vật liệu: 3.229.643.050đ - Tồn kho thành phẩm: 758.549.763đ Trong đó: - Dùng thường xuyên: 758.549.843đ - Cần thanh lý: IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG A. Ưu điểm 1. Tổ chức điều hành sản xuất Xí nghiệp đã tập trung mọi điều kiện để đảm bảo tiến độ sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, thực hiện đúng các quy định của Cục chuyên ngành và các bước kiểm tra chất lượng nguyên liệu cũng như sản phẩm trước khi sản xuất và nhập kho. Công tác điều độ sản xuất tại các phân xưởng đã đảm bảo tính liên tục, đều đặn không để gián doạn phải ngừng sản xuất, bố trí sắp xếp lao động hợp lý cơ bản đủ ngày ngày công, thu nhập đồng đều trong phân xưởng sản xuất và toàn xí nghiệp. Không ngừng cải tiến, nghiên cứu để sản xuất nhiều loại sản phẩm trên cùng một dây chuyền, đáp ứng đủ số lượng, chất lượng, đa dạng sản phẩm và thời gian giao hàng. 2. Công tác quản lý vốn và tài sản, vật tư hàng hoá 68
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty phê duyệt, xí nghiệp kiểm tra chặt chẽ chất lượng vật tư trước khi nhập kho, thời gian bảo quản trong kho và trước khi đưa vào sản xuất. Thực hiện tốt chế độ thanh quyết toán vật tư hàng tháng, quý, năm giữa các phân xưởng với xí nghiệp. Đảm bảo an toàn hàng hoá trong tất cả các khâu từ giao nhận đến bảo quản, cấp phát và sử dụng, không để xảy ra tình trạng ứ đọng, mất mát, hư hỏng hay hao hụt vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ nguồn vốn, tích cực thu hồi công nợ đảm bảo an toàn tuyệt đối quĩ két đơn vị. 3. Công tác quản lý chi phí giá thành Ban Tài chính đã tham mưu cho lãnh đạo chỉ huy xí nghiệp và giám sát chặt chẽ trong việc mua nguyên vật liệu đầu vào, quản lý và giám sát chặt chẽ các khoản chi tiêu thực hành tiết kiệm, tiết kiệm từ khâu sản xuất, đến các chi phí của các phòng ban. Nhằm hạ giá thành nâng cao hiệu quả sản xuất. 4. Công tác tài chính kế toán thống kê - Thường xuyên bám sát sản xuất, lập kế hoạch nhu cầu vốn cho sản xuất, đảm bảo đầy đủ vốn cho sản xuất, mua sắm trang bị, sửa chữa cải tạo nhà xưởng và đảm bảo chế độ tiền lương, tiền thưởng, tham gia nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên và các chế độ khác của công ty quy định. - Tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, phản ánh trung thực kịp thời kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng từ đó phát hiện ưu khuyết điểm trong sản xuất kinh doanh để có những biện pháp khắc phục kịp thời nhằm không ngừng hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. - Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo của công ty quy định. B. Tồn tại và nguyên nhân Tồn tại * Hiệu quả sản xuất kinh doanh còn thấp, một số sản phẩm chưa thâm nhập được vào thị trường. 69
- Công tác marketing tuy có nhiều tiến bộ, song vẫn còn nhiều hạn chế trong việc nắm bắt thông tin, nghiên cứu thị trường để đề xuất các chính sách cho phù hợp. - Công tác nghiên cứu mẫu mã bao bì sản phẩm vẫn còn chậm và ít được cải tiến, chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường. - Chưa kịp thời đối chiếu công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng, có nơi còn để dây dưa kéo dài. - Công tác giáo dục chính trị tư tưởng, quản lý con người, nắm bắt diễn biến tư tưởng CBCNV còn hạn chế. Nguyên nhân: - Giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao: Đường, sữa, sắt thép, inox Trong khi đó, giá bán điều chỉnh tăng không theo kịp với giá tăng của nguyên vật liệu. Năng lực lãnh đạo của một số ít cán bộ còn hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn và tổ chức quán triệt khi thực hiện nhiệm vụ. - Lãnh đạo chỉ huy chưa quan tâm toàn diện đến đầu tư cho công tác nghiên cứu kỹ thuật công nghệ, hoạt động quảng cáo giới thiệu sản phẩm, công tác marketing - Sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và ban tài chính trong công tác quản lý và theo dõi công nợ chưa được chặt chẽ thường xuyên. - Các tổ chức quần chúng hoạt động còn thiếu chiều sâu, nhất là công tác giáo dục tuyên truyền phát động phong trào sáng kiến cải tiến hợp lý hoá trong sản xuất, chấp hành luật giao thông, kỷ luật quân đội. Sự sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần, bước đầu cũng gây xáo trộn về tư tưởng, tâm tư nguyện vọng của cán bộ công nhân viên. V. KIẾN NGHỊ Có những mặt hàng, có những đơn vị cần phải chuyển tiền trước khi lấy hàng, khi xí nghiệp có đề nghị chuyển tiền kính mong phòng tài chính công ty giải quyết kịp thời để đảm bảo đủ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. 70
LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả. Để làm được những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất được coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP em đã tìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề: "Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP". Chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP. Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh được những thiếu sót, em rất mong có sự chỉ bảo của các cô chú trong Công ty 1
cũng như sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn Phạm Thanh Huyền. Em xin chân thành cám ơn. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I. KHÁI NIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như:cát,sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm ,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất. +) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tố được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra. +)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật liệu hoặc bị hao mòn toàn bộ như:nhiên liệu, chất đốt hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu như: mía để sản xuất đường hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như : vải để sản xuất quần ,áo Như vậy , Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng trực quan .Nhờ đó có thể cân, đo ,đong ,đếm được nên Nguyên vật liệu và sự biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường. II.PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai trò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện 2
đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chia thành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán thành phẩm mua vào” -Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức. -Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như than,khí đốt -Phụ t ùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị,phương tiện vận tải -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài. 3
-Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói,các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuận tiện ,tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng , giá trị từng loại nguyên vật liệu ,trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm: -Vật liệu mua ngoài -Vật liệu sản xuất -Vật liệu từ các nguồn khác như:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh, biếu,tặng thưởng Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng ,chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp .Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: -Vật liệu tự có -Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm: 4