Giáo trình: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Nội dung text: Giáo trình: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

1. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. MỤC LỤC GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 5 1. MỤC ĐÍCH 5 2. YÊU CẦU 5 3. NỘI DUNG CỐT LÕI 5 4. KẾT THỨC TIÊN QUYẾT 7 5. TÀI LIỆU THAM KHẢO 7 6. PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP 7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN 8 1. GIỚI THIỆU 8 1.1. Mục đích 8 1.2. Yêu cầu 8 1.3. Các khái niệm 8 2. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG 8 2.1. Hệ thống 8 2.2. Một số thí dụ về hệ thống 11 3. THƠNG TIN 12 3.1. Khái niệm về thơng tin 12 3.2. Tính chất 12 4. HỆ THỐNG THƠNG TIN 14 4.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin 14 4.2. Vai trị của hệ thống thơng tin 16 5. CÁC PHƯƠNG TIỆN DÙNG TRONG QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN 16 5.1. Mơ hình 16 5.2. Phương pháp 17 6. TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG MỘT HỆ THỐNG THƠNG TIN 18 6.1. Nghiên cứu sơ bộ 18 6.2. Nghiên cứu khả thi 18 6.3. Nghiên cứu chi tiết 19 6.4. Nghiên cứu kỹ thuật 19 6.5. Tạo phần mềm 19 6.6. Sử dụng 20 6.7. Khai thác và Bảo trì 20 7. CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA XÂY DỰNG HTTT 20 7.1. Người dùng 20 7.2. Người quản lý 20 7.3. Người phân tích hệ thống 20 7.4. Người thiết kế hệ thống 21 7.5. Người lập trình 21 7.6. Người điều hành 21 8. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 22 8.1. Phương pháp MERISE 22 8.2. Phương pháp SADT 22 8.3. Phương pháp MCX 23 8.4. Phương pháp phân tích hướng đối tượng 23 CHƯƠNG II: MƠ TẢ HỆ THỐNG 24 Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 1
2. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 1. GIỚI THIỆU 24 1.1. Mục đích 24 1.2. Yêu cầu 24 1.3. Một số khái niệm 24 2. TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC 25 2.1. Các yêu cầu của hệ thống 25 2.2. Các yêu cầu của người dùng 26 2.3. Các yêu cầu kỷ thuật 26 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA 27 3.1. Phỏng vấn 27 3.2. Điều tra bằng các câu hỏi 28 3.3. Quan sát thực tế 28 3.4. Nghiên cứu tài liệu 28 4. CÁC CƠNG CỤ DÙNG MƠ TẢ HTTT 29 4.1. Văn bản 29 4.2. Cây quyết định 30 4.3. Bảng quyết định theo điều kiện 31 4.4. Lưu đồ. 33 5. BÁO CÁO ĐIỀU TRA VÀ TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA 33 6. THÍ DỤ: MƠTẢ HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG HĨA 34 CHƯƠNG III: THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM 46 1. GIỚI THIỆU 46 1.1. Mục đích 46 1.2. Yêu cầu 46 1.3. Một số khái niệm 46 2. KHÁI NIỆM VỀ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM 46 3. MƠ HÌNH THỰC THỂ - KẾT HỢP (MCD) 47 3.1. Mối kết hợp (Relationship) 48 3.2. Thuộc tính (Attribute) 49 3.3. Bản số 51 3.4. Khĩa 53 3.5. Số chiều của một mối kết hợp 54 3.6. Mối kết hợp tự thân (đệ quy) 55 3.7. Tổng quát hĩa và chuyên biệt hĩa 55 3.8. Phụ thuộc hàm giữa các thực thể 57 3.9. Chuẩn hĩa một mơ hình thực thể - kết hợp 57 4. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU 60 5. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MỘT MƠ HÌNH THỰC THỂ - KẾT HỢP 62 CHƯƠNG IV. THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC LOGIC (MLD) 66 1. GIỚI THIỆU 66 1.1. Mục đích 66 1.2. Yêu cầu 66 2. THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC LOGIC 66 3. CÁC BƯỚC CHUYỂN MCD SANG MƠ HÌNH MLD 66 3.1. Bước 1: (khơng bắt buộc nếu MCD khơng cĩ tổng quát hĩa – chuyên biệt hĩa) 67 3.2. Bước 2: Áp dụng các quy tắc sau để chuyển MCD sang MLD: 68 3.3. Bước 3: tối ưu hĩa các bước chuyển đổi từ MCD sang MLD 71 3.4. Bước 4: chuẩn hĩa dữ liệu 71 Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 2
3. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. CHƯƠNG V: LƯU ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU 74 1. GIỚI THIỆU 74 1.1. Mục đích: 74 1.2. Yêu cầu 74 2. CÁCH TIẾP CẬN CỔ ĐIỂN 75 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN KIỂU MỚI 75 3.1. Cách tiếp cận của các nước Bắc Mỹ 76 3.2. Cách tiếp cận của các nước Châu Âu 76 4. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG DFD 77 4.1. Ơ xử lý hay quá trình xử lý 77 4.2. Dữ liệu vào 78 4.3. Dữ liệu ra 79 4.4. Nguồn hoặc đích của một ơ xử lý 80 4.5. Kho dữ liệu 81 5. CÁC CẤP CỦA LƯƯ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU 81 6. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG DFD 85 6.1. Bước 1: Phân chia tồn bộ hệ thống thành các lĩnh vực nhỏ hơn 85 6.2. Bước 2: Đối với mỗi lĩnh vực xây dựng lưu đồ dịng dữ liệu cho lĩnh vực đĩ 85 6.3. Bước 3: Kết hợp tất cả các lưu đồ dịng dữ liệu từ tất cả các lĩnh vực 85 6.4. Quan hệ giữa DFD và MCD 86 7. ĐẶC TẢ NỘI DUNG Ơ XỬ LÝ 89 7.1. Phân loại các xử lý theo tính chất xử lý 91 7.2. Phân loại các xử lý theo chức năng 92 7.3. Kết hợp nhiều tiêu chí để phân loại 92 CHƯƠNG VI: THIẾT KẾ MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔNG THỂ 95 1. MƠ HÌNH TỔNG THỂ 95 2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG MÁY TÍNH 95 2.1. Hệ thống được tổ chức thực thi trên 01 máy đơn 95 2.2. Hệ thống được tổ chức thực thi rời rạc trên nhiếu máy đơn 95 2.3. Hệ thống được tổ chức thực thi trên một mạng cục bộ 95 2.4. Hệ thống được tổ chức thực thi trên một mạng diện rộng. 96 3. SỰ LỰA CHỌN PHẦN MỀM, TỔ CHỨC LƯU TRỮ, TRAO ĐỔI, SAO LƯU DỮ LIỆU. 97 3.1. Lựa chọn phần mềm hệ thống 97 3.2. Tổ chức lưu trữ 97 3.3. Trao đổi dữ liệu 98 3.4. Sao lưu dữ liệu 98 4. PHÂN BỐ PHẦN MỀM, DỰ KIẾN PHÂN QUYỀN NHĨM NGƯỜI DÙNG 98 4.1. Phân bố phần mềm. 98 4.2. Vấn đề người dùng 99 5. CÁC VÍ DỤ MINH HỌA 99 5.1. Thí dụ 1: Hệ thống tuyển sinh đại học tồn quốc 99 5.2. Thí dụ 2: Hệ thống thơng tin kế tốn 101 CHƯƠNG VII: THIẾT KẾ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU 102 1. CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN 102 1.1. Nguyên tắc 1: Nguyên tắc cơ bản để thiết kế thành phần dữ liệu là xuất phát từ mơ hình thực thể - kết hợp 102 1.2. Nguyên tắc 2: tính khả thi. 102 Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 3
4. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 2. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ 102 3. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI THIẾT KẾ CSDL 102 3.1. Phân loại dữ liệu 102 3.2. Thiết kế các bảng trong CSDL 103 3.3. Nơi lưu trữ dữ liệu 103 3.4. Cách thức trao đổi và truyền dữ liệu giữa các trạm làm việc 104 CHƯƠNG VIII: THIẾT KẾ THÀNH PHẦN XỬ LÝ 108 1. CÁC NGUYÊN TẮC 108 1.1. Nguyên tắc 1: xuất phát từ một DFD hợp lý 108 1.2. Nguyên tắc 2: tính khả thi 108 2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI THIẾT KẾ THÀNH PHẦN XỬ LÝ 108 2.1. Tổ chức thành phần xử lý 108 2.2. Vấn đề định danh 110 CHƯƠNG IX: THIẾT KẾ GIAO DIỆN 111 1. ĐẶT VẤN ĐỀ 111 2. CÁC TIÊU CHUẨN THIẾT KẾ 111 2.1. Tính dễ sử dụng, nghĩa là cĩ tính thân thiện với người sử dụng 111 2.2. Tính dễ chịu sau một thời gian sử dụng 111 3. CÁC CƠNG CỤ THIẾT KẾ GIAO DIỆN 111 4. CÁC GIAO DIỆN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG 112 4.1. Giao diện chính cho hệ thống 112 4.2. Giao diện cho chức năng đăng nhập vào hệ thống 112 5. CÁC CHỨC NĂNG PHÂN QUYỀN 115 6. THIẾT KẾ MÀN HÌNH CẬP NHẬT DỮ LIỆU 118 7. THIẾT KẾ CÁC KẾT XUẤT (THIẾT KẾ ĐẦU RA) 128 7.1. Nội dung kết xuất 128 7.2. Hình thức trình bày 128 7.3. Phương tiện kết xuất 129 BÀI TẬP 130 1. ĐĂNG KÝ MƠN HỌC VÀ HỌC PHÍ 130 2. QUẢN LÝ ĐỒ ÁN - NIÊN LUẬN 131 3. QUẢN LÝ CƠNG TÁC GIẢNG DẠY – CỐ VẤN HỌC TẬP 133 4. QUẢN LÝ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 135 5. TỔ CHỨC HỘI THẢO KHOA HỌC 137 6. QUẢN LÝ LƯƠNG SẢN PHẨM 138 7. CƠNG TÁC THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 140 8. QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU, SẢN PHẨM VÀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 141 9. QUẢN LÝ CƠNG TÁC THỰC HÀNH TIN HỌC 143 10. QUẢN LÝ ĐIỂM SINH VIÊN ĐẠI HỌC 145 11. QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC SINH PHỔ THƠNG TRUNG HỌC 146 12. TUYỂN SINH ĐẠI HỌC 147 13. QUẢN LÝ CƠ SỞ SẢN XUẤT VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM 151 14. QUẢN LÝ NHÂN SỰ – TIỀN LƯƠNG CÁN BỘ 151 Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 4
5. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1. MỤC ĐÍCH Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin là một khâu quan trọng trọng bất kỳ một dự án tin học nào. Vấn đề này đã được đưa vào nội dung giảng dạy ở các bậc Cao đẳng và Đại học của nhiều ngành trong đĩ cĩ ngành Cơng nghệ thơng tin. Để phục vụ cơng tác giảng dạy của giáo viên cũng như việc học tập, nghiên cứu và làm đề tài của sinh viên, chúng tơi mạnh dạn biên soạn giáo trình này. Cuốn giáo trình này sẽ cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản về hệ thống nĩi chung và hệ thống thơng tin nĩi riêng. Các cách tiếp cận, các phương pháp điều tra để tìm hiểu một hệ thống, các cơng cụ để mơ tả, tổng hợp kết quả điều tra về hệ thống đĩ. Trên cở sở báo cáo tổng hợp kết quả điều tra, từng bước xây dựng các mơ hình cho các thành phần và ứng với từng giai đoạn tiếp cận để các thành phần tham gia xây dựng hệ thống thơng tin gĩp phần tin học hĩa, tự động hĩa tổ chức, làm cho hệ thống hồn thiện hơn. Đối với sinh viên khi thực tập tốt nghiệp, nếu chọn loại đề tài về hệ thống thơng tin thì đây là tài liệu để sinh viên căn cứ vào các bước đĩ mà thực hiện: điều tra, báo cáo, xây dựng các mơ hình và tạo phần mềm. 2. YÊU CẦU Sau khi học xong mơn này, người học phải cĩ được những khả năng sau: Nắm vững các khái niệm về hệ thống và hệ thống thơng tin, các thành phần và các mức tiếp cận trong quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin. Biết các phương pháp điều tra và sử dụng các cơng cụ để mơ tả hệ thống. Hiểu được các mơ hình mức quan niệm và mức logic cho thành phần dữ liệu và thành phần xử lý của hệ thống thơng tin. Từ một mơ tả đầy đủ về một hệ thống, người học biết cách xây dựng mơ hình thực thể - kết hợp, lưu đồ dịng dữ liệu, chuẩn hố các mơ hình trên. Biết cách chuyển từ mơ hình thực thể - kết hợp về mơ hình quan hệ để cĩ thể thiết kế thành phần dữ liệu cho hệ thống thơng tin. Biết đặc tả các ơ xử lý để cĩ thể thiết kế từng thành phần xử lý cho hệ thống thơng tin. 3. NỘI DUNG CỐT LÕI Giáo trình gồm 5 chương được trình bày trong khuơn khổ 45 tiết giảng cho sinh viên chuyên ngành Cơng nghệ thơng tin, trong đĩ cĩ khoảng 30 tiết lý thuyết và 15 tiết bài tập mà giáo viên sẽ hướng dẫn cho sinh viên trên lớp. Chương 1: Hệ thống và Hệ thống thơng tin. Chương này trình bày các khái niệm liên quan tới hệ thống nĩi chung và Hệ thống thơng tin nĩi riêng, các giai đoạn, các thành phần tham gia cùng vai trị và trách nhiệm của họ trong trong quá trình tham gia xây dựng một hệ thống thơng tin. Chương 2: Mơ tả hệ thống. Chương này mơ tả hệ thống, các yêu cầu hệ thống, các yêu cầu của người dùng, các yêu cầu kỷ thuật, giới thiệu một số phương pháp điều tra Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 5
6. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. để tìm hiểu hệ thống thơng tin, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của các phương pháp trên. Nội dung chương này cịn giới thiệu một số cơng cụ được dùng để mơ tả hệ thống thơng tin, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của các cơng cụ trên. Chương 3: Thành phần dữ liệu mức quan niệm. Chương này trình bày thành phần dữ liệu mức quan niệm của hệ thống thơng tin, giới thiệu hai mơ hình thường được sử dụng trong mức này là mơ hình quan hệ và mơ hình thực thể - kết hợp, đánh giá ưu điểm của các mơ hình trên, sự phù hợp của mơ hình thực thể kết hợp với giai đoạn quan niệm và mơ hình quan hệ với giai đoạn logic. Từ đĩ đi sâu các khái niệm được dùng trong mơ hình thực thể kết hợp: thực thể, mối kết hợp, thuộc tính, bản số của một thực thể đối với một mối kết hợp. Các khái niệm tổng quát hố, chuyên biệt hố, sự phụ thuộc hàm giữa 2 thực thể. Đặc biệt chương này trình bày các quy tắc chuẩn hĩa và các bước xây dựng một mơ hình thực thể - kết hợp. Chương 4: Thành phần dữ liệu mức logic. Chương này giới thiệu mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ, các bước và cách thức chuyển một mơ hình thực thể - kết hợp thành mơ hình quan hệ thơng qua các bước và các quy tắc chuyển đổi, đây là cơ sở lý thuyết để người đọc cĩ thể sử dụng những cơng cụ khi thiết kế một cơ sở dữ liệu. Chương 5: Lưu đồ dịng dữ liệu. Chương này trình bày các phương pháp tiếp cận nghiên cứu thành phần xử lý, ưu điểm, nhược điểm của từng trường phái. Nội dung chủ yếu trình bày các khái niệm trong lưu đồ dịng dữ liệu: dữ liệu vào, dữ liệu ra, ơ xử lý, kho dữ liệu, nguồn và đích các xử lý, các cấp của lưu đồ dịng dữ liệu, tiêu chuẩn để phân rã một lưu đồ dịng dữ liệu, các bước tiến hành xây dựng lưu đồ dịng dữ liệu cho một hệ thống thơng tin, mối liên quan giữa lưu đồ dịng dữ liệu và mơ hình thực thể kết hợp của một hệ thống thơng tin, đặc tả một ơ xử lý. Chương 6: Thiết kế HTTT tổng thể. Chương này giới thiệu các nội dung về hệ thống thơng tin tổng thể, các cách tổ chức máy tính trên các hệ thống thơng tin, sự lựa chọn phần mềm, tổ chức lưu trữ, sao lưu dữ liệu. Ngồi ra, một số nội dung khác cũng được đề cập đến như, sự phân bố phần mềm, phân quyền người dùng và các ví dụ minh họa về HTTT tổng thể. Chương 7: Thiết kế thành phần dữ liệu. Chương này trình bày các nguyên tắc cơ bản về thiết kế thành phần dữ liệu, phương pháp thiết kế và các vấn đề cần quan tâm khi thiết kế một CSDL. Chương 8:Thiết kế thành phần xử lý. Chương này trình bày các nguyên tắc cơ bản về thiết kế thành phần thành phần xử lý, phương pháp và các vấn đề cần quan tâm khi thiết kế các thành phần xử lý của HTTT. Chương 9: Thiết kế giao diện. Chương này trình bày các nội dung cốt lõi như các tiêu chuẩn thiết kế, các cơng cụ, các giao diện cơ bản của hệ thống, chức năng phân quyền và các màn hình cập nhật - kết xuất dữ liệu. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 6
7. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 4. KẾT THỨC TIÊN QUYẾT Như một chủ đề bắt buộc, mơn học này được đưa vào giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành Cơng nghệ thơng tin vào năm thứ tư trong chương trình học với yêu cầu sinh viên đã học xong các mơn học về cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 5. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. [A. SILVER • MYRNA L. SILVER], SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN, ADDISON-WESLEY PUBLISHING COMPANY,1989. 2. [JEFFREY A.HFFER, JOEY F. GEORGE, JOSEPH S. VALACICH], MODERN SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN - Prentice Hall, 2002. 3. [Trần Thành Trai], GIÁO TRÌNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ, nhà xuất bản thống kê, 1994. 4. MERISE - PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP, nhà xuất bản khoa học kỹ thuật, 1994. 5. [Thạc Bình Cường], PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2002. 6. PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP Với mục tiêu nâng cao khả năng tự học tập và tự nghiên cứu của sinh viên, giáo trình mơn học này được biên soạn cùng với hàng loạt các giáo trình mơn học chuyên ngành Cơng nghệ thơng tin khác của Khoa Cơng nghệ thơng tin và Truyền thơng – Đại Học Cần Thơ. Chúng tơi đã cố gắng lồng ghép vào nội dung giáo trình hệ thống các thí dụ minh họa một cách thật chi tiết cho việc ứng dụng từng kỹ thuật và bố trí bố cục với mong muốn tạo sự dễ hiểu cho sinh viên và người đọc. Để học tốt mơn học này, trước hết sinh viên cần phải nắm vững các khái niệm trong nội dung từng chương, xem các thí dụ và một điều rất quan trọng là cần phải cĩ kiến thức thực tế. Các bài tập cuối giáo trình là những đề án trong thực tế mà người đọc cĩ thể vận dụng các kiến thức trong giáo trình để xây dựng các mơ hình mức quan niệm và mức logic cho thành phần dữ liệu và thành phần xử lý của hệ thống thơng tin tương ứng. Cuốn giáo trình được hồn thành do sự đúc kết từ những kinh nghiệm xây dựng các hệ thống thơng tin trong thực tế và một số năm giảng dạy mơn học này cùng với sự gĩp ý của các cán bộ giảng dạy trong Bộ mơn Hệ thống thơng tin và tốn ứng dụng, trường Đại học Cần Thơ. Hy vọng nĩ sẽ gĩp ích cho các sinh viên ngành Cơng nghệ thơng tin – đối tượng chủ yếu của giáo trình này và những ai quan tâm. Việc cho ra đời một cuốn giáo trình với những mục đích như trên là khơng đơn giản khi khả năng và kinh nghiệm của người soạn cịn cĩ hạn; nhiều khái niệm, thuật ngữ dùng trong giáo trình chưa được định nghĩa một cách chính thống. Vì vậy cuốn giáo trình này chắc khơng tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong nhận được sự gĩp ý của các đồng nghiệp và người đọc. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 7
8. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN 1. GIỚI THIỆU 1.1. Mục đích Chương này trình bày tổng quan các khái niệm cơ bản về hệ thống, mối quan hệ của các hệ thống, phân loại hệ thống. Từ đĩ trình bày các khái niệm về thơng tin, các tính chất của thơng tin, khái niệm về hệ thống thơng tin, các thành phần của tổ chức của một hệ thống thơng tin. Nội dung chương này cịn đề cập đến các giai đoạn trong quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin, các thành phần (những người hay nhĩm những người) tham gia vào quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin cũng như vai trị của hệ thống thơng tin và của người phân tích hệ thống trong quá trình trên. 1.2. Yêu cầu • Nắm vững các khái niệm hệ thống, thơng tin, hệ thống thơng tin và các tính chất của nĩ. • Hiểu được các gai đoạn trong quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin, mỗi giai đoạn bắt đầu từ đâu, kết thúc lúc nào, trách nhiệm của ai trong số các thành phần tham gia. Đặc biệt thấy được vai trị của người phân tích hệ thống – thành phần quan trọng nhất trong số các thành phần tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống thơng tin. Mỗi giai đoạn phải hồn thành những nhiệm vụ gì. • Tài liệu cần phải cĩ cho từng giai đoạn. 1.3. Các khái niệm ƒ Hệ thống. ƒ Đầu vào, đầu ra, thành phần xử lý, tiêu chuẩn nạp nhập, tiêu chuẩn kết xuất cho một hệ thống. ƒ Thơng tin. Các tính chất của thơng tin. ƒ Hệ thống thơng tin. ƒ Các thành phần của tổ chức của một hệ thống thơng tin. 2. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG 2.1. Hệ thống Hệ thống là một thuật ngữ dùng để chỉ những đồ vật (things), những tình trạng (conditions), những phương thức (methods). Chẳng hạn hệ thống thanh tốn, hệ thống truyền thơng hay hệ thống giao thơng. Hệ thống là một tập hợp các đối tượng, các thành phần cĩ quan hệ với nhau, tương tác với nhau theo những nguyên tắc, những cơ chế nào đĩ nhưng tồn tại trong một thể thống nhất. Trong một hệ thống, mỗi một thành phần cĩ thể cĩ những chức năng khác nhau nhưng khi kết hợp lại chúng cĩ những chức năng đặc biệt. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 8
9. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Thí dụ: một chiếc ơtơ bao gồm tất cả thứ như: giá đỡ, bánh xe, phụ tùng, dây dẫn, bình xăng, đai ốc, bulơng, đèn pha, , mỗi thứ cĩ một chức năng riêng, nhưng nếu chúng được lắp ráp một cách hợp lý, hoạt động ăn khớp với nhau thì chúng cĩ khả năng di chuyển nhanh, chuyên chở nặng vào ban ngày và cả ban đêm Giá trị của tồn bộ hệ thống hơn hẵn giá trị của tất cả các thành phần tạo nên nĩ gộp lại. Trong một hệ thống cĩ những bộ phận là khơng thể thiếu được, tuy nhiên đơi khi cĩ những bộ phận hoạt động khơng hiệu quả cĩ thể loại bỏ chúng để nĩ hoạt động tốt hơn. Mối quan hệ của các hệ thống Phân cách nhau và phân cách với mơi trường bên ngồi. Một hệ thống cĩ thể nhận các đối tượng từ mơi trường bên ngồi vào, biến đổi chúng và cũng cĩ thể kết xuất ra mơi trường bên ngồi. Bao hàm nhau: hệ thống này là bộ phận hay chứa hệ thống kia. Chẳng hạn bộ phận quạt cĩ chức năng làm mát CPU và mainboard trong hệ thống máy tính. Giao nhau: các thành phần của hệ thống này cũng là thành phần của hệ thống khác. Chẳng hạn sơng ngịi vừa là một đối tượng của hệ thống địa lý vừa là thành phần của hệ thống giao thơng. Cĩ thể cĩ ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, cĩ ảnh hưởng tích cực cũng cĩ ảnh hưởng tiêu cực. Cĩ hệ thống đơn giản: ít phần tử, ít mối quan hệ hay các mối quan hệ đơn giản; nhưng cũng cĩ những hệ thống phức tạp: nhiều phần tử, nhiều mối quan hệ và các mối quan hệ phức tạp. Vì vậy các hệ thống thường cĩ cấu trúc, hoạt động theo các nguyên lý chặt chẽ, nĩi tĩm lại là hoạt động một cách cĩ tổ chức. Thuật ngữ hệ thống thường dùng để chỉ các tổ chức hoạt động cĩ cơ chế quy cũ, mà nhiều khi chúng ta đồng nhất nghĩa của hai thuật ngữ tổ chức và hệ thống với nhau. Phân loại các hệ thống Cĩ nhiều quan điểm để phân loại các hệ thống: theo chủ thể tạo ra chúng, theo tính chất của chúng, Cách phân loại theo tính chất của hệ thống: Hệ thống mở hay cịn được gọi là hệ thống cĩ tính xác suất trong đĩ đầu vào, đầu ra khơng thể xác định chính xác nhưng cĩ thể dự đốn được. Chẳng hạn hệ thống đặt chổ vé máy bay khơng thể đốn chính xác bao nhiêu chỗ sẽ được đặt cho một chuyến bay nào đĩ. Hệ thống đĩng là hệ thống cĩ thể đốn trước kết quả đầu ra nếu biết đầu vào. Chính vì vậy mà hệ thống đĩng dễ quản lý hơn hệ thống mở. Cách phân loại theo chủ thể tạo ra hệ thống: Các hệ thống tự nhiên (khơng do con người tạo ra). Thí dụ: các nguyên tử, phân tử, tế bào, vật chất: (sơng ngịi, núi non ), tổ chức sống (thực vật, động vật), các hành tinh, các thiên hà, vũ trụ Những hệ thống này cĩ những quy luật hoạt động mà việc nhận biết chúng là một thách thức đối với nhân loại từ xưa tới nay. Nhiều quốc gia (điển hình như Hoa kỳ, Liên xơ trước đây và bây giờ là Liên bang Nga, Trung Quốc ) đã đầu tư rất nhiều trí tuệ, vật chất cho những nghiên cứu này. Các hệ thống do con người tạo nên. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 9
10. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Thí dụ: Mỗi trường học, một bệnh viện, đơn vị cơng ty, nhà nước, và gần gũi với chúng ta là một máy tính hay một hệ thống mạng các máy tính là các hệ thống. Trong các hệ thống do con người tạo ra cĩ những hệ thống cĩ thể tự động hĩa, nghĩa là cĩ thể điều khiển cơ chế hoạt động bằng máy tính. Nhờ sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là khoa học cơng nghệ thơng tin, con người đã tạo ra những hệ thống tự động và mong muốn điều khiển (tồn bộ hay phần nào) hoạt động của cả các hệ thống do họ đã tạo ra và các hệ thống tự nhiên. Do đĩ để cải tiến chúng phải cĩ sự hiểu biết về hệ thống đĩ một cách đầy đủ và chính xác. Từ đây về sau, trong cuốn giáo trình này chúng tơi chỉ đề cập đến những tổ chức (hay hệ thống) cĩ thể giải quyết (tồn bộ hay phần nào) bằng sự trợ giúp của máy tính, tiếp cận hệ thống với ý niệm mong muốn tự động hĩa chúng, cải tiến chúng. Cấu tạo của một hệ thống các thành phần của một hệ thống Mơi trường Đầu vào hệ thống Đầu ra Biên của hệ thống Một hệ thống cĩ thể bao gồm nhiều bộ phận, thành phần mà ta thường gọi là hệ thống con (subsystems). Mỗi một hệ thống con đảm nhận một số tác vụ riêng biệt nào đĩ trong hệ thống lớn mà nĩ là một thành phần. Thí dụ: hệ thống thơng tin bao gồm mạng truyền thơng, hệ thống điện thọai, các máy tính và những con người thao tác chúng. Mơi trường là những con người, phương tiện, quy luật, chính sách bao quanh hệ thống. Một hệ thống khơng thể họat động độc lập, cho nên tìm hiểu một hệ thống khơng thể khơng quan tâm tới mơi trường bao quanh hệ thống đĩ. Biên hay giới hạn (boundaries) là chu vi hay đường ranh giới giữa một hệ thống và mơi trường bên ngồi. Nĩ cách biệt giữa các phần tử tạo nên hệ thống và thế giới bên ngồi. Trong một số trường hợp biên của nĩ dễ xác định, nhưng cũng cĩ những hệ thống mà biên khơng rõ ràng. Đầu vào (inputs) của một hệ thống là các đối tượng từ mơi trường bên ngồi tham gia vào hệ thống. Hệ thống tác động lên chúng. biến đổi chúng tạo thành các kết quả đầu ra. Khơng cĩ đầu vào hệ thống khơng thể tạo được kết quả đầu ra. Cĩ một phạm trù đặc biệt kiểm sốt đầu vào gọi là các tiêu chuẩn nạp nhập. Đầu ra (outputs) là sản phẩm, là kết quả của xử lý. Cũng như đối với đầu vào, kết quả của kết xuất (đầu ra) cĩ khi đánh giá bằng phạm trù trừu tượng gọi là tiêu chuẩn kết xuất. Thành phần xử lý (processors) của một hệ thống cĩ chức năng biến đổi từ các đối tượng đầu vào thành kết quả đầu ra. Quá trình biến đổi cĩ thể qua nhiều giai đoạn trung gian bên trong hệ thống. Phân loại các bộ phận xử: Các bộ xử lý chức năng Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 10
11. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Các bộ xử lý chức năng cĩ nhiệm vụ thực hiện các mục tiêu của hệ thống. Những xử lý này tác động lên những đối tượng đầu vào theo những qui trình nghiêm ngặt, (cĩ thể tạo ra các đối tượng bên trong hệ thống) và cuối cùng tạo ra những đối tượng kết xuất ra mơi trường bên ngồi. Thí dụ một nhà máy sản xuất bao bì cĩ thể nhận nguyên liệu là cây hoặc giấy vụn, các hĩa chất phân huỷ chúng, rồi qua các quá trình xử lý để thành các cuộn giấy và từ đĩ người ta làm ra các sản phẩm bao bì. Các bộ xử lý tiết chế Các bộ xử lý tiết chế cĩ nhiệm vụ giữ cho hệ thống ổn định. Cĩ những bộ phận kiểm sốt các đối tượng đầu vào, các kết quả đầu ra và các bộ xử lý khác nghĩa là kiểm sốt lẫn nhau. Trong bất kỳ một tổ chức nào (tổ chức nhà nước hay một tổ chức hành chánh hay thậm chí trong một hệ thống máy tính chẳng hạn) luơn cĩ các bộ phận này. Chúng cĩ trách nhiệm kiểm sốt các đối tượng thực thi chức năng của hệ thống. Nhiệm vụ của họ là xem xét các hoạt động của các bộ phận chức năng cĩ đúng mục tiêu của hệ thống hay khơng, cĩ làm tổn hại sự tồn tại hay ổn định và sự phát triển của hệ thống hay khơng. Nếu phát hiện ra những hoạt động bất thường thì phải cĩ những ứng xử tương ứng trong phạm vi, chức năng nhiệm vụ của mình để cĩ biện pháp điều chỉnh các hoạt động đĩ. 2.2. Một số thí dụ về hệ thống Phép tốn x→x2 , đầu vào nhận một số thực, kết xuất là một số thực bằng bình phương số thực đĩ, xử lý đơn giản ở đây là phép bình phương. Một nhà máy là một hệ thống, nĩ nhận đầu vào là các nguyên liệu, hĩa chất, nhiên liệu, điện năng, nhân cơng qua quá trình sản xuất, tạo ra các sản phẩm. Chẳng hạn nhà máy súc sản, nhận đầu vào là các con trâu, con heo, con bị đầu ra là các hộp thịt. Thí dụ một trường đại học hàng năm nhận các thí sinh vào nhập học. Ngồi những tiêu chuẩn như độ tuổi, sức khỏe, chiều cao, cân năng thì kết quả tuyển sinh là tiêu chuẩn cơ bản để kiểm sốt thí sinh được nhập học hay khơng. Tiêu chuẩn này tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như kết quả 3 mơn thi, ngành học, khối thi, khu vực và đối tượng ưu tiên của từng thí sinh. Những sinh viên này, qua quá trình đào tạo thơng qua sự giảng dạy của các giáo viên, với các giáo trình, các phương tiện nghiên cứu, quá trình kiểm tra đánh giá (thi, đồ án, bài tập, luận văn ) để xét kết quả học tập của sinh viên. Cũng như những khái niệm như tình yêu, lịng căm thù, lịng biết ơn sự nhận thức (hay kiến thức) là một phạm trù trừu tượng. Việc đánh giá nhận thức của sinh viên về một lĩnh vực nào đĩ là một là một vấn đề khĩ vì nhận thức (và nĩi chung là các phạm trù trừu tượng) khơng nhận biết bằng các giác quan thơng thường. Cách làm từ xưa tới nay là người ta cụ thể hố một phạm trù trừu tượng. Chẳng hạn để đánh giá kiến thức về một mơn học nào đĩ, người giáo viên đưa ra một số câu hỏi và theo chủ quan của giáo viên đĩ, nếu học viên giải quyết được câu này sẽ được chừng này điểm, nếu giải quyết được câu kia sẽ đạt chừng ấy điểm. Tổng số điểm đạt được của học viên trên tất cả các câu hỏi của đề thi phản ánh nhận thức của sinh viên về mơn học đĩ. Kết quả là sau thời gian đào tạo những sinh viên đạt điểm trên trung bình tất cả các mơn học (theo chương trình đào tạo của ngành học) sẽ được nhà trường cơng nhận tốt nghiệp, những sinh viên hết thời hạn được phép lưu học tại trường mà khơng đạt điểm trên trung bình tất cả các mơn học sẽ buộc thơi học hoặc chuyển sang hình thức đào tạo khác. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 11
12. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Một hệ thống quản lý dữ liệu bao gồm việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, tổng hợp, tính tốn và những thao tác tương tự. Kết quả của một hệ thống thơng tin cĩ thể bao gồm các báo cáo, biểu đồ, các tập tin kết xuất Đối với những hệ thống phức tạp, chúng cĩ thể nhận nhiều loại đối tượng từ thế giới bên ngồi, và gồm nhiều quy trình xử lý phức tạp. Nhiều quy trình biến đổi cịn là những điều khĩ khăn so với nhận thức của con người. 3. THƠNG TIN 3.1. Khái niệm về thơng tin Thơng tin (information) là một hay tập hợp những phần tử mà ta thường gọi là các tín hiệu phản ánh ý nghĩa về một đối tượng, một hiện tượng hay một quá trình nào đĩ của sự vật thơng qua quá trình nhận thức. Chừng nào hiểu biết được ý nghĩa của tín hiệu mới cĩ được thơng tin. Tín hiệu được biểu hiện dưới nhiều dạng khác nhau: ngơn ngữ (tiếng nĩi, văn bản chữ viết, các động tác), hình ảnh, âm thanh, mùi vị và những dạng vật chất khác như sĩng âm thanh, sĩng điện từ cĩ thể được nhận biết thơng qua các cơ quan cảm giác (như mắt, tai, mũi, da, ) hoặc những phương tiện đặc biệt do con người tạo ra (như radio, vệ tinh nhân tạo, rada ) và quá trình nhận thức. Cần chú ý là cùng một (hoặc một tập hợp) tín hiệu nhưng tùy những ngữ cảnh khác nhau thể hiện những thơng tin khác nhau và cùng một thơng tin cũng cĩ thể biểu diễn bằng những dạng tín hiệu khác nhau. Một tổ chức cĩ thể được nhìn nhận, xem xét dưới những gĩc độ khác nhau, cho nên cĩ nhiều dạng thơng tin khác nhau. Chẳng hạn thơng tin về con người cĩ những thơng tin về cấu tạo cơ thể: hệ thống thần kinh, hệ thống tuần hồn, hệ thống tiêu hĩa cĩ thơng tin về hệ tư tưởng: tơn giáo, đảng phái, cĩ thơng tin về nhận thức kỹ năng (trình độ và lĩnh vực chuyên mơn) Tập hợp tất cả những thơng tin về một tổ chức cho ta tiếp cận sự hiểu biết về tổ chức đĩ. Trong tin học, thơng tin là sự tinh lọc từ việc xử lý dữ liệu. Chính vì vậy mà hai thành phần quan trọng của hệ thống thơng tin là thành phần dữ liệu và thành phần xử lý. 3.2. Tính chất Hai tính chất chủ yếu là giá thành (cost) và giá trị (value). Giá thành và giá trị của một thơng tin là giá thành và giá trị của các phần tử khác nhau cấu thành nên thơng tin đĩ. Giá thành của một thơng tin là tồn bộ chi phí phải trả vào việc thu thập, lưu trữ, biến đổi và truyền các thơng tin cơ sở cấu thành nên thơng tin đĩ. Nhiều khi việc thu thập thơng tin phải tốn nhiều cơng sức thậm chí cĩ khi phải trả giá bằng sinh mạng mới cĩ được. Ví dụ: Chi phí phải trả cho việc điều tra dân số, đo đạc địa hình hành chánh, lưu trữ, và xử lý để cĩ thơng tin về mật độ dân số trên từng đơn vị diện tích hay đơn vị hành chánh. Giá trị phụ thuộc vào bản chất thơng tin: Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 12
13. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Giá trị của thơng tin phụ thuộc vào việc thơng tin đĩ cĩ ảnh hưởng đến sinh mạng, quyền lợi của nhân loại, khu vực, quốc gia, tập hợp những con người hay cá nhân mỗi người. Thí dụ thơng tin về quỹ đạo các hành tinh, về động đất, về sĩng thần, về chiến tranh, về quy hoạch xây dựng, về các chính sách lương bổng, tăng giá, đổi tiền, Tính trung thực của thơng tin. Giá trị của thơng tin phụ thuộc vào việc thơng tin cĩ đáng tin cậy hay khơng? Nhiều khi thơng tin bị làm nhiễu, làm sai lệch sự thật. Thí dụ thơng tin tình báo, thơng tin quân sự, và ngày nay là thơng tin kinh tế. Thời điểm cĩ được thơng tin. Giá trị của thơng tin phụ thuộc vào thời điểm cĩ được thơng tin. Thơng tin cĩ được cĩ kịp thời hay khơng? nếu khơng kịp thời cĩ khi thơng tin đĩ vơ nghĩa. Mức độ hiếm hoi. Thơng tin càng hiếm thì giá trị càng cao, nhiều thơng tin chỉ cĩ một số người cĩ trách nhiệm mới được nắm giữ và được biết. Giá thành: nhiều khi giá thành quyết định giá trị của thơng tin. Thơng thường giá thành càng cao thì giá trị thơng tin càng cao. Sự biểu diễn thơng tin. Thơng tin sẽ cĩ giá trị nếu việc biểu diễn chúng cĩ cấu trúc, phục vụ hợp lý yêu cầu của người cần khai thác. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 13
14. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Cách thức xử lý, ứng xử khi cĩ được thơng tin. Bất kỳ ai cũng cần thơng tin: thơng tin bản thân và thơng tin về các tổ chức, mơi trường liên quan. Cĩ được thơng tin đã là quí nhưng điều quan trọng là xử lý thơng tin cĩ được đĩ, đây là điểm quan trọng nhất quyết định giá trị của thơng tin. Ta thấy, giá trị thơng tin được xác định bởi cái mà nĩ sẽ phục vụ cho. Như vậy, thơng tin chỉ cĩ giá trị nếu nĩ đáp ứng được một nhu cầu nào đĩ, nếu khơng khai thác được, nĩ sẽ trở thành vơ ích. Thơng tin cũng cĩ khi lỗi thời và khơng cịn ý nghĩa. Thậm chí người cĩ được thơng tin lại nguy hiểm đến tính mạng (triệt người diệt khẩu). Do tầm quan trọng hay giá trị của thơng tin nên nhiều hệ thống quản trị thơng tin phải cĩ những cơ chế bảo mật và sao lưu nghiêm ngặt. Việc làm mất, sai lệch, hoặc truy cập khơng được phép vào hệ thống thơng tin cĩ thể gây những hậu quả khơng lường. 4. HỆ THỐNG THƠNG TIN 4.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin của một tổ chức là tập hợp cĩ hệ thống những thơng tin về tổ chức đĩ. Một tổ chức, như chúng ta đã biết, thường gồm nhiều lớp đối tượng đa dạng, nhiều mối quan hệ, nhiều quy trình xử lý, biến đổi phức tạp, cho nên để phản ánh bản chất của nĩ, nĩi cách khác là để cĩ sự hiểu biết đầy đủ về nĩ phải nghiên cứu để cĩ một sự biểu diễn thích hợp. Thí dụ đối với mỗi người, lý lịch chỉ là những thơng tin cơ bản (họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, nơi sinh, quá trình hoạt động, nghề nghiệp, chuyên mơn ) tuy nhiên tùy theo từng lĩnh vực người ta lại quan tâm tới những thơng tin khác. Chẳng hạn mặt y học người ta quan tâm tới chiều cao, cân nặng, nhĩm máu, huyết áp, Về mặt hoạt động chính trị, người ta quan tâm tới việc tham gia đảng phái nào, thuộc dân tộc hay sắc tộc nào, cĩ tín ngưỡng hay tơn giáo nào cĩ quan hệ bạn bè thân thích với những ai. Nếu cần quản lý tới một tập hợp nhiều người với nhiều lĩnh vực khác nhau thì cần phải cĩ thơng tin đầy đủ của mọi người về tất cả các mặt mà người ta quan tâm. Trong lĩnh vực xã hội: Tập hợp các báo cáo kế tốn (các sổ nhật ký thu/chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, các bảng tồn kho, thẻ kho Tài sản, hàng hĩa, nguyên liệu, sản phẩm), các báo cáo chi phí, thuếcơng nợ ) các báo cáo tài chính: bảng cân đối tài khoản, cân đối kế tốn, kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hàng tháng, hàng quí hay tồn năm của một tổ chức là hệ thống thơng tin về hoạt động tài chính của đơn vị đĩ. Hay học bạ và bằng tốt nghiệp là hệ thống thơng tin về kết quả học tập và rèn luyện của học sinh, sinh viên trong quá trình đào tạo tại nhà trường Cần phân biệt hai loại hệ thống: hệ thống thế giới thực và hệ thống thơng tin, trong đĩ hệ thống thơng tin phản ánh tồn bộ hệ thống thế giới thực. Việc tổ chức hệ thống thơng tin cho mỗi một tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng của bất cứ tổ chức nào. Hiện nay các cơ quan xí nghiệp nĩi riêng và nhà nước nĩi chung đang đầu tư rất nhiều vật chất, trí tuệ để xây dựng các hệ thống thơng tin nhằm phục vụ sự ổn định và phát triển của đất nước. Các thành phần của tổ chức của một hệ thống thơng tin Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 14
15. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Tổ chức của một hệ thống thơng tin là tập hợp những con người, các phương tiện, các cơ chế cho việc tìm hiểu, tổ chức, thu thập, lưu trữ, xử lý (biểu diễn và biến đổi) và truyền thơng tin của tổ chức. Tổ chức của một hệ thống thơng tin cĩ thể phân hoạch thành 3 bộ phận như sau: Môi Bộ phận Quyết định Bộ phận quan lý Bộ phận tác vụ 1 - Bộ phận tác vụ: thường gồm những con người, những phương tiện sử dụng những bộ xử lý sơ cấp, nhận các luồng thơng tin từ thế giới bên ngồi, tác động lên chúng hoặc làm việc với chúng. Bộ phận tác vụ là một hệ thống xác định, nghĩa là các bộ xử lý cấu tạo nên nĩ sử dụng các quy tắc ứng xử đã được định trước do bộ phận quyết định, sao cho các dữ liệu nhập giống nhau sinh ra cùng dữ liệu xuất. 2 -Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý của một hệ thống thơng tin là một tập hợp cĩ tổ chức của các con người, các cơ chế và các phương tiện thơng tin, nhằm mục đích cung cấp một sự biểu diễn cho hoạt động của tổ chức đĩ. Nĩ cĩ các chức năng: Thu thập thơng tin đến (từ Bộ phận quyết định, Bộ phận tác vụ, mơi trường bên ngồi). Lưu trữ các thơng tin này hoặc lưu các kết quả xử lý của chúng. Xử lý theo yêu cầu của bộ phận tác vụ và bộ phận quyết định. Truyền thơng tin theo cơ chế của tổ chức (ai được truyền, truyền thơng tin gì và cho đối tượng nào). Nĩ cĩ hai bộ phận thành phần: Bộ phận ghi nhớ, lưu trữ thơng tin. Bộ phận xử lý thơng tin. 3 - Bộ phận quyết định: cĩ chức năng đưa ra những quyết định mục tiêu hoạt động, sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Những quyết định thường dựa vào sự biểu diễn thơng tin do bộ phận quản lý cung cấp để lấy quyết định. Nĩi chung những quyết định này nĩ phụ thuộc nhiều yếu tố mà hệ thống chỉ cĩ thể trợ giúp chứ khơng thể tự động ban hành được. Thí dụ: những nhân viện và hệ thống máy tính tại các cửa hàng (làm nhiệm vụ cập nhật các phiếu nhập kho và các hĩa đơn bán hàng), và những nhân viện và hệ thống máy tính tại phịng tài vụ (làm nhiệm vụ lập các phiếu thu, chi, thanh tĩan theo yêu cầu các cửa hàng hoặc chỉ đạo của phịng kế tốn) là bộ phận tác vụ. Hệ thống máy mĩc và những nhân viên tại phịng kế tốn, phịng kinh doanh cĩ chức năng điều phối hoạt động cung ứng, chi trả, kết chuyển là bộ phận quản lý cịn ban giám đốc, hội đồng quản trị là bộ phận quyết định. Hệ thống thơng tin gồm nhiều chức năng thường được tổ chức thành nhiều phân hệ. Thơng thường mỗi một phân hệ được thiết kế cho một bộ phận trong tổ chức. Cũng cĩ khi các chức năng cũng như phạm vi của chức năng được quy định cho từng nhĩm, thậm chí cho từng người sử dụng trong hệ thống thơng tin. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 15
16. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 4.2. Vai trị của hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin về một tổ chức trước hết cung cấp một sự biểu diễn để thơng qua nĩ người ta cĩ sự hiểu biết về tổ chức đĩ. Sự biểu diễn đĩ cĩ thể phục vụ những yêu cầu về mặt pháp lý (do một tổ chức khác hay một ai đĩ yêu cầu) cũng cĩ thể do chính những người cĩ trách nhiệm trong tổ chức đĩ đưa ra. Thơng tin càng chính xác càng kịp thời thì cáng cĩ ý nghĩa đối với những ai quan tâm, và sẽ cĩ tác động tiêu cực nếu thơng tin khơng chính xác, bị nhiễu hĩa hay khơng kịp thời như phần giá trị của thơng tin đã được đề cập ở phần trước. Trên cơ sở hệ thống thơng tin về tổ chức (cĩ được sự hiểu biết về tổ chức) người cĩ thể khắc phục những thiếu sĩt, cải tiến những qui trình chưa hợp lý để tổ chức đĩ hoạt động cĩ hiệu quả hơn hay thay đổi mục tiêu hoạt động hoặc thậm chí hủy bỏ tổ chức đĩ nếu sự tồn tại và hoạt động của nĩ nguy hại tới các tổ chức khác. Một tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác động với nhau, nghĩa là luơn sinh ra một mơi trường bên trong biến đổi. Ngồi ra, tổ chức cịn phải đối phĩ với thế giới bên ngồi cũng khơng ngừng biến động. Như vậy, hệ thống thơng tin về tổ chức là cơ sở để kiểm sốt đầu vào, đầu ra và các qui trình xử lý bên trong để cĩ thể thích nghi với những biến động ở bên trong lẫn bên ngồi để giữ cho mục tiêu của tổ chức khơng ra ngồi giới hạn cho phép và nhằm đảm bảo tính ổn định cũng như phát triển của hệ thống. Ngày nay do sự phát triển của các tổ chức (nâng cấp, sát nhập) cũng như các mối quan hệ giữa các tổ chức (các đối tác) mà việc thu thập và xử lý thơng tin càng ngày càng nhiều, các yêu cầu càng ngày càng phức tạp, địi hỏi phải nhanh chĩng, chính xác. Việc quản lý thơng tin thường được tin học hĩa nên các phương tiện thơng tin ở đây thường bao gồm các hệ thống máy tính với cả phần cứng cùng phần mềm kết hợp với người dùng thực hiện các chức năng của tổ chức hệ thống thơng tin. Cĩ thể nĩi hệ thống thơng tin là khơng thể thiếu được của bất kỳ tổ chức nào. 5. CÁC PHƯƠNG TIỆN DÙNG TRONG QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN 5.1. Mơ hình Mơ hình là một tập hợp các phần tử thường được dùng trong phép tương ứng với những lớp các đối tượng, các quan hệ, và những quá trình xử lý nào đĩ trong lĩnh vực cần mơ tả để cĩ một sự biểu diễn cơ đọng, tổng quát, cĩ ý nghĩa, đơn giản và dễ hiểu. Mỗi loại phần tử dùng trong mơ hình được quy ước tương ứng với những phạm trù (lớp đối tượng, mối quan hệ hay quy trình xử lý ) của tổ chức. Quá trình mơ hình hĩa là dùng các phần tử được quy ước đĩ để biểu diễn (kể cả mặt tĩnh và mặt động) của tổ chức. Các phần tử trong mơ hình thường được biểu diễn bằng các đối tượng hình học (hình ảnh) vì chúng mang tính trực quan dễ nắm bắt hơn. Trong tin học mơ hình là phương pháp cho tương ứng những phạm trù trừu tượng, phức tạp trong thế giới thực và thậm chí ngay cả trong tin học để cĩ cách nhìn trực quan, dễ hiểu, từ đĩ cĩ thể từng bước tin học hĩa tồn bộ hay một phần lĩnh vực đĩ. Sự biểu diễn thường được thể hiện trên các trang giấy (hoặc như bây giờ là các tập tin Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 16
17. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. được soạn thảo bằng một phần mềm nào đĩ trong một máy tính) mà qua đĩ những người phân tích hệ thống cĩ thể đánh giá, sửa chữa, những người thiết kế và những người lập trình triển khai, cài đặt và thử nghiệm trước khi chúng thực sự đưa ra áp dụng trong thực tế. Các mơ hình hệ thống giống như các bản vẽ của một tịa nhà. Đĩ là tài liệu kỹ thuật (thể hiện trên các trang giấy) để cho các kiến trúc sư, các kỹ sư, và những người thợ thực hiện các cơng việc như san lấp mặt bằng, xây nền mĩng, lắp các vách ngăn, lắp đặt các hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống truyền thơng và những thiết bị khác. Mơ hình cho hệ thống là tập hợp các mơ hình của từng bộ phận, các mơ hình trạng thái cho từng giai đoạn và các mối liên quan giữa chúng. 5.2. Phương pháp Phương pháp là cách thức tiếp cận để tìm hiểu và biểu diễn hệ thơng thơng tin về tổ chức. Do tính chất phức tạp của một tổ chức, quá trình tìm hiểu tổ chức (hay quá trình xây dựng hệ thống thơng tin của một tổ chức) được chia thành nhiều giai đoạn, đối tượng tìm hiểu được chia thành một số lĩnh vực khác nhau; các giai đoạn khác nhau cùng với từng lĩnh vực khác nhau thường cĩ những phương pháp khác nhau thích ứng với chúng (thường thể hiện bằng những mơ hình khác nhau). Cơng cụ Cơng cụ thủ cơng: thường được dùng ở các giai đoạn ban đầu trong quá trình xây dựng hệ thống thơng tin. Tuỳ theo từng giai đoạn, từng lớp đối tượng mà người ta dùng cơng cụ thích hợp. Trong giai đoạn mơ tả, tổng hợp các kết quả điều tra để cĩ nhận thức ban đầu về hệ thống, cơng cụ chủ yếu là dùng văn bản (thường là văn bản được viết chặt chẽ, cây quyết định, bảng quyết định, bảng điều kiện, các cơng thức, kết hợp với các vật chứng), lưu đồ ngữ cảnh về dữ liệu. Mức quan niệm người ta dùng mơ hình thực thể – kết hợp để mơ tả thành phần dữ liệu, lưu đồ dịng dữ liệu để mơ tả thành phần xử lý. Cơng cụ tin học: thường dùng ở giai đoạn logic hay cịn gọi là giai đoạn thiết kế và giai đoạn vật lý trong quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin. Tuy nhiên hiện nay cĩ nhiều cơng cụ tin học cho phép thực hiện nhiều giai đoạn cũng như chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác trong quá trình xây dựng hệ thống thơng tin. Phần mềm lập kế hoạch – ứng với giai đoạn lập kế hoạch (chẳng hạn Microsoft Project). Phần mềm thiết kế – ứng với giai đoạn thiết kế (chẳng hạn Microsoft Visio, Power Designer, Erwin, Designer 2000 ORACLE). Trong đĩ cĩ các chức năng trợ giúp. • Thiết kế dữ liệu. • Thiết kế xử lý. • Thiết kế giao diện. Các hệ quản trị CSDL, các ngơn ngữ lập trình – ứng với giai đoạn lập trình, thử nghiệm và bảo trì. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 17
18. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 6. TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG MỘT HỆ THỐNG THƠNG TIN Quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin cĩ thể chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn cũng cĩ thể chia làm nhiều bước. Trình tự các bước khơng tuyến tính mà cĩ dạng xốy trơn ốc, hay đơn giản chúng cĩ dạng thác nước. NGHIÊN CỨU SƠ BỘ NGHIÊN CỨU KHẢ THI BẢO TRÌ NGHIÊN CỨU KỶ THUẬT LẬP THIẾT KẾ TRÌNH 6.1. Nghiên cứu sơ bộ Nghiên cứu sơ bộ (Initial investigation) là giai đoạn giới thiệu các mục tiêu của điều tra ban đầu, các bước này yêu cầu phải tiến hành đầu tiên trong cơng tác điều tra; các nhiệm vụ liên quan trong giai đoạn này là: Thu thập dữ liệu thơng qua phỏng vấn, điều tra, và quan sát tổ chức. Nĩ cũng bao gồm những thơng tin và những tang vật mà chúng sẽ được đề cập trong báo cáo điều tra đầu tiên. Hồ sơ (tài liệu) của giai đoạn này là văn bản sử dụng ngơn ngữ tự nhiên một cách chặt chẽ mơ tả tồn bộ các mặt của hệ thống. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người lãnh đạo tổ chức, những người dùng và những người phân tích hệ thống. 6.2. Nghiên cứu khả thi Nhiệm vụ của giai đoạn nghiên cứu khả thi (Feasibility study) là mơ tả đầy đủ hơn về hệ thống hiện tại, nhận ra những vấn đề cịn tồn tại của nĩ, trên cơ sở đĩ, quyết định xem cĩ cần tự động hĩa, tin học hĩa hay khơng hay tự động hĩa tồn bộ hệ thống hay trong khâu nào. Nếu cần tự động hĩa thì dự đốn khả năng hệ thống tương lai kèm theo các giải pháp và những yêu cầu về các khía cạnh chính sách, tổ chức, kỹ thuật, chi phí cần thiết cho từng giải pháp tương ứng. Hồ sơ (tài liệu) của giai đoạn này cũng là văn bản sử dụng ngơn ngữ tự nhiên mơ tả tồn bộ các mặt của hệ thống như giai đoạn khả thi nhưng chi tiết hơn, cĩ thể sử dụng các cơng cụ như lưu đồ, cơng thức, cây quyết định, bảng điều kiện hay bảng giá trị để trình bày. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 18
19. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống, những người lãnh đạo và những người quản lý. 6.3. Nghiên cứu chi tiết Nghiên cứu chi tiết (detail study) là giai đoạn sau khi đã chọn giải pháp cho hệ thống thơng tin mới. Nĩ được thể hiện bằng sự thỏa thuận giữa thành phần tahm gia xây dựng hệ thống thơng tin về các quy tắc quản lý, kế hoạch thực hiện và những thủ tục liên quan. Việc thõa thuận này cĩ thể biểu thị bằng một hợp đồng trách nhiệm chặt chẽ giữa các bên. Trong hợp đồng (hoặc phần chi tiết hay phụ lục) phải nêu các yêu cầu cụ thể cho từng chức năng của hệ thống, chi phí và kế hoạch phối hợp thực hiện giữa hai bên. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống và lãnh đạo, những người cĩ trách nhiệm đối với tổ chức. 6.4. Nghiên cứu kỹ thuật Nghiên cứu kỹ thuật (technical study) là đưa ra một cơ cấu kỹ thuật bao gồm phần cứng, phần mềm, và các tài liệu kỹ thuật cho từng chức năng. Dĩ nhiên để hiểu, xây dựng và sau này sử dụng được tài liệu kỹ thuật cũng như thực thi các chức năng này phải yêu cầu trình độ và kỷ năng ở những người thao tác và các phương thức sử dụng. Tài liệu thiết kế kỹ thuật cho từng chức năng thương bao gồm: • Tài liệu thiết kế dữ liệu cho tồn bộ hệ thống thơng tin. • Tài liệu thiết kế cho từng chức năng xử lý. Chú ý là mỗi chức năng cĩ thể cĩ những thiết kế dữ liệu phục vụ cho xử lý đĩ. • Tài liệu hướng dẫn vận hành hệ thống. Các tài liệu kỷ thuật là cơ sở cho các lập trình viên dùng cơng cụ và các ngơn ngữ lập trình tạo ra các chương trình con, các chương trình con này sau sẽ được tích hợp vào các phân hệ và cuối cùng là gép vào tồn hệ thống. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người thiết kế hệ thống. 6.5. Tạo phần mềm Giai đoạn tạo phần mềm (production software) là căn cứ vào các tài liệu kỹ thuật từ giai đoạn nghiên cứu khả thi, các lập trình viên sử dụng các cơng cụ và ngơn ngữ lập trình đã thỗ thuận ở bước trước viết và thử nghiệm từng chức năng rồi sau đĩ gép và thử nghiệm các chức năng liên quan. Sau khi gép thành các phân hệ hay tồn hệ thống thì thử cho hoạt động với dữ liệu mơ phỏng hay dữ liệu cũ để kiểm tra các tính năng của hệ thống. Nhiều tính năng cần phải kiểm tra đĩ là: • Tính chính xác (yêu cầu bắt buộc). • Tính nhanh chĩng (kịp thời). • Khả năng xử lý (với khối lượng lớn dữ liệu). • Tính dễ sử dụng (dễ thao tác, dễ vận hành). Nếu hệ thống cĩ những khiếm khuyết thì phải phát hiện nguyên nhân do khâu nào và phản ánh với những người cĩ trách nhiệm thuộc khâu đĩ. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 19
20. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người lập trình và người hiệu chỉnh chương trình. 6.6. Sử dụng Giai đoạn sử dụng (implementation) hay cịn gọi là kiểm thử chấp nhận. Hệ thống mới được cài đặt vào mơi trường thực sự. Nhiệm vụ của giai đoạn này chủ yếu là trách nhiệm của những người dùng. Những khiếm khuyết của sản phẩm phần mềm phải được ghi lại, những lỗi nhỏ cần phản ánh trực tiếp với người tạo phần mềm để điều chỉnh, những lỗi nghiêm trọng cần phải cĩ thảo luận giữa người dùng và đối tác để cĩ hướng giải quyết. Khi người dùng chấp nhận phải cĩ biên bản bàn giao giữa hai bên, đây là tài liệu phục vụ cho việc nghiệm thu sản phẩm phần mềm. 6.7. Khai thác và Bảo trì Giai đoạn khai thác và bảo trì (maintenance) được tiến hành sau khi hệ thống mới vừa hoạt động, vừa để ý đến các thay đổi trong nội bộ lẫn các địi hỏi của mơi trường biến chuyển bên ngồi để thích ứng theo. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của tất cả các thành phần. Thời hạn bảo trì thường căn cứ vào một chu kỳ khai thác của sản phẩm phần mềm. Những thay đổi của hệ thống mà phần mềm chưa đáp ứng được thường được phát triển bổ sung thơng qua các phụ lục hợp đồng. 7. CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA XÂY DỰNG HTTT 7.1. Người dùng Người dùng (users) là người mà tổ chức phải phục vụ (cĩ thể bên ngồi tổ chức). Thí dụ khách hàng cũng cĩ thể là người thao tác trong bộ phận tác vụ hay trong bộ phận quản lý. Chức năng của người dùng: • Cung cấp thơng tin cho người phân tích hệ thống về tổ chức hiện tại. • Đưa yêu cầu cho hệ thống tương lai. • Thử nghiệm, kiểm chứng, khai thác và sử dụng hệ thống thơng tin. 7.2. Người quản lý Người quản lý (Manager) là những người chịu trách nhiệm về một lĩnh vực nào đĩ của hệ thống. Họ là người am hiểu tường tận về lĩnh vực của họ. Đĩ là đối tượng mà người phân tích hệ thống phải liên hệ để hiểu những yêu cầu của hệ thống cũng như của chính họ nhằm mơ tả chính xác hệ thống hiện tại và làm cơ sở cho việc cải tiến nĩ nếu chưa hợp lý. Người hiệu chỉnh Tùy mức độ của đề án cĩ thể cĩ hoặc khơng cĩ (đối với đề án nhỏ hoặc đơn giản) thành phần người hiệu chỉnh (Auditors) này. 7.3. Người phân tích hệ thống Người phân tích hệ thống (System analysts) là chìa khĩa của bất kỳ sự phát triển dự án nào, trên cương vị đĩ, họ đĩng một số vai trị như sau: Thu thập thơng tin: thơng qua cơng tác điều tra nghiên cứu bằng các phương pháp như: phỏng vấn, quan sát, tham khảo hồ sơ, tài liệu kết hợp với kinh nghiệm của bản thân để xây dựng thơng tin hiện tại cho tổ chức. Người phân tích hệ thống phải cĩ khả Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 20
21. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. năng nắm bắt và hiểu thấu đáo những yêu cầu của người dùng, cĩ kiến thức thức về kỷ thuật máy tính, biết ứng dụng thành tựu cơng nghệ thơng tin vào giải quyết những vấn đề thực tế. Người phân tích hệ thống là người tự tìm thấy chính bản thân mình trong những thành phần tham gia xây dựng hệ thống: những người dùng, những người quản lý, những người lập trình, người hiệu chỉnh, và hàng loạt những người với những vai trị khác nhau khác, tất cả họ thường cĩ những bất đồng với những người khác trong nhận thức về hệ thống thơng tin. Bằng sự hiểu biết và những kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống thơng tin, người phân tích hệ thống phải là người làm trung gian hồ giải những bất đồng giữa các thành phần trên. Người phân tích hệ thống là người lãnh đạo dự án: thơng thường người phân tích hệ thống là người cĩ nhiều kinh nghiệm hơn những thành phần khác cho nên họ được giao đề án trước khi những người lập trình bắt đầu làm các cơng việc tiếp theo. Chính vì vậy, khuynh hướng tự nhiên là người ta gán trách nhiệm quản lý đề án cho những người phân tích hệ thống. 7.4. Người thiết kế hệ thống Những người thiết kế hệ thống (System designers) là người (hoặc một nhĩm người) mà họ sẽ nhận kết xuất từ những người phân tích hệ thống. Cơng việc của họ là chuyển mỗi phát biểu tự do về kỷ thuật về những yêu cầu của người dùng thành một thiết kế cĩ tính kiến trúc cấp cao hơn. Nĩ là cái sườn mà dựa vào đĩ các nhà lập trình cĩ thể triển khai làm việc. Trong nhiều trường hợp người phân tích hệ thống và người thiết kế hệ thống là một, hoặc là thành viên của cùng một nhĩm người. Điều quan trọng là những người phân tích hệ thống và những người thiết kế hệ thống làm việc gần gũi với nhau từ đầu đến cuối đề án. 7.5. Người lập trình Người lập trình (Programers) là những người nhận kết xuất từ những người thiết kế hệ thống, dùng ngơn ngữ lập trình để triển khai chúng, kiểm tra và thử nghiệm chương trình. Những người phân tích hệ thống bàn giao kết quả cơng việc đã làm của họ cho những người thiết kế hệ thống, và những người thiết kế hệ thống lại chuyển giao sản phẩm của họ cho những người lập trình để họ thảo chương. Đối với những đề án lớn cơng việc thường tiến hành theo một chuỗi tuần tự nghiêm ngặt nên phải tách bạch quá trình thực hiện thành từng giai đoạn và phân hoạch những người tham gia thành các nhĩm để theo dõi, kiểm tra cũng như phân chia trách nhiệm. Chính vì vậy, cơng việc của những người phân tích hệ thống tiến hành đầu tiên và phải được hồn thành hồn chỉnh trước khi cơng việc của những người thiết kế và những người lập trình bắt đầu. 7.6. Người điều hành Người điều hành (Operational personnel) là người cĩ trách nhiệm trong trung tâm máy tính, mạng viễn thơng điện tử, chịu trách nhiệm về sự an tồn của phần cứng, phần mềm và dữ liệu trong máy tính. Thường là người chịu trách nhiệm phân các quyền can thệp vào hệ thống cho các thành phần tham gia (chủ yếu cho các nhĩm người dùng). Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 21
22. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 8. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Lịch sử hình thành và phát triển các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin cĩ từ lâu và rất đa dạng. Trước khi những phương pháp phân tích thiết kế hệ thống chính thống ra đời đã cĩ những phương pháp phân tích cổ điển. Từ sự phát triển tột bậc của khoa học cơng nghệ thơng tin trong vài ba thập niên trở lại đây, các tổ chức mà con người muốn tự động hĩa càng ngày càng phức tạp, yêu cầu tự động hĩa càng cao và các địi hỏi của người dùng càng khắt ke hơn, các phương pháp cổ điển đĩ khơng đáp ứng được. Cho tới nay trên thế giới đã hình thành nhiều phương pháp, nhiều trường phái quan tâm đến lĩnh vực này. 8.1. Phương pháp MERISE Phương pháp MERISE (MEthode pour Rassembler les Idees Sans Effort) này cĩ nguồn gốc từ Pháp, ra đời vào cuối thập niên 70. Hiện được dùng nhiều ở Pháp và các nước châu Âu. Ý tưởng cơ bản của phương pháp MERISE là sau giai đoạn tiếp cận, điều tra và tổng hợp, phân chia hệ thống thành hai thành phần: dữ liệu và xử lý, và chia quá trình phát triển hệ thống thành 3 mức tiếp cận: quan niệm, logic và vật lý. Với mỗi thành phần và mỗi mức tiếp cận cĩ một mơ hình tương ứng, mỗi một mức tiếp cận thường do một hoặc một số thành phần trong hệ thống đảm nhận. Ưu điểm của phương pháp MERISE cĩ cơ sở khoa học vững chắc, hiện được dùng nhiều ở Pháp và các nước châu Âu. Nhược điểm của phương pháp này là cồng kềnh, do đĩ nĩ khơng thích hợp trong việc dùng nĩ để giải quyết những đề án nhỏ. 8.2. Phương pháp SADT Phương pháp (Structured Analysis and Design) này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản của nĩ là phân rã một hệ thống thành các phân hệ nhỏ và đơn giản. SADT được xây dựng dựa trên các nguyên lý sau: • Xuất phát từ một mơ hình. • Phân tích đi xuống: từ tổng thể đến chi tiết. • Dùng một mơ hình chức năng và một mơ hình quan niệm. • Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống. • Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ họa. • Phối hợp hoạt động của nhĩm. • Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết. SADT sử dụng các kỷ thuật sau: • Lưu đồ dịng dữ liệu. • Từ điển dữ liệu. • Ngơn ngữ giả (Anh ngữ cĩ cấu trúc). • Bảng quyết định. • Cây quyết định. Nhược điểm của phương pháp này là khơng bao gồm tồn bộ tiến trình phân tích và nếu khơng thận trọng sử dụng SADT cĩ thể dẫn đến tình trạng trùng lắp thơng tin. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 22
23. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 8.3. Phương pháp MCX Phương pháp (Methode de xavier castellani) này cĩ nguồn gốc từ Pháp, do các giáo sư của học viện tin học xí nghiệp tạo ra. Nĩ cho phép xây dụng một mơ hình tổng quát cũng như phân hệ của hệ thống thơng tin, phân tích các thành phần dữ liệu và lượng hĩa các xử lý cũng như truyền thơng các hệ thống thơng tin. Phương pháp MCX phân hoạch quá trình phân tích thành các giai đoạn: • Phân tích vĩ mơ. • Phân tích sơ bộ. • Phân tích quan niệm. • Phân tích chức năng. • Phân tích cấu trúc. Phương pháp này khá hữu hiệu, thích hợp với việc thực hành. Nhược điểm của nĩ là hơi rườm rà. 8.4. Phương pháp phân tích hướng đối tượng Phương pháp phân tích hướng đối tượng (Object Oriented Analysis) hình thành giữa thập niên 80 dựa trên ý tưởng lập trình hướng đối tượng. Phương pháp này đã phát triển, hồn thiện và hiện nay rật phổ dụng. Nĩ dựa trên một số khái niệm cơ bản sau: Đối tượng (Object): gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này. • Đĩng gĩi (Encapsulation): Khơng cho phép tác động trực tiếp lên dữ liệu của đối tượng mà phải thơng qua các phương pháp trung gian. • Lớp (Class): Tập hợp các đối tượng cĩ chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương pháp. • Kế thừa (Heritage): tính chất kế thừa là đặc tính cho phép định nghĩa một lớp mới từ các lớp đã cĩ bằng cách thêm vào đĩ những dữ liệu mới, các phương pháp mới cĩ thể kế thừa những đặc tính của lớp cũ. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 23
24. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. CHƯƠNG II: MƠ TẢ HỆ THỐNG 1. GIỚI THIỆU 1.1. Mục đích Chương này sẽ trình bày các yêu cầu cơ bản của một hệ thống thơng tin: các yêu cầu của chính hệ thống, các yêu cầu của người dùng và các yêu cầu kỹ thuật. Chương này cịn giới thiệu một số phương pháp cơ bản thu thập thơng tin, các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin và cuối cùng là một thí dụ cụ thể trong việc mơ tả một hệ thống thơng tin thực tế: quản lý mua bán hàng. 1.2. Yêu cầu • Hiểu được các yêu cầu của hệ thống (bản chất của hệ thống), các yêu cầu của người dùng, các yêu cầu kỹ thuật. • Hiểu các phương pháp điều tra và cách thức tiến hành như: phỏng vấn, xây dựng hệ thống câu hỏi, khảo sát, nghiên cứu tài liệu. Thấy được ưu điểm, nhược điểm của mỗi phương pháp. • Hiểu các cơng cụ: văn bản chặt chẽ, bảng quyết định, bảng điều kiện, cây quyết định, lưu đồ dùng trong việc mơ tả hệ thống thơng tin. • Học viên cĩ thể vận dụng các phương pháp điều tra để thu thập thơng tin, sử dụng các cơng cụ để mơ tả một hệ thống thơng tin trong thực tế (điều này thường được thực hiện trong nội dung mơn học “Thực tập tốt nghiệp”). 1.3. Một số khái niệm ƒ Các yêu cầu ƒ Các yêu cầu hệ thống. ƒ Các yêu cầu của người dùng. ƒ Các yêu cầu kỷ thuật. ƒ Các phương pháp điều tra để tìm hiểu hệ thống thơng tin. ƒ Phỏng vấn ƒ Hệ thống câu hỏi ƒ Khảo sát điều tra ƒ Nghiên cứu tài liệu ƒ Một số cơng cụ được dùng để mơ tả hệ thống thơng tin. ƒ Văn bản cĩ cấu trúc. ƒ Bảng quyết định, bảng điều kiện. ƒ Cây quyết định ƒ Lưu đồ. Nĩi chung hệ thống là phức tạp, để tìm hiểu bản chất của nĩ, biểu diễn nĩ một cách chính xác, địi hỏi phải cĩ thời gian và phương pháp. Hai mặt được tách ra để nghiên cứu là mặt tĩnh (các đối tượng, các quan hệ giữa chúng) và mặt động (các xử lý, các quy trình biến đổi). Phạm vi nghiên cứu thường được từng bước phân chia thành nhiều lĩnh vực nhỏ dần hơn để làm giảm bớt độ phức tạp, quá trình tiếp cận thường chia ra nhiều giai đoạn, giữa các giai đoạn này cũng cĩ những mối liên hệ lẫn nhau khơng phải theo thứ tự tuyến tính mà theo kiểu mơ hình thác nước hay chính xác hơn là mơ hình xoắn ốc. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 24
25. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Mơ tả hệ thống là giai đoạn đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống thơng tin cho một tổ chức. Muốn mơ tả đầy đủ và chính xác địi hỏi phải cĩ quá trình tìm hiểu hệ thống. Những hệ thống lớn, phức tạp cĩ thể phân chia cho nhiều nhĩm, mỗi nhĩm phụ trách một lĩnh vực nào đĩ, sau cùng sẽ tổng kết lại. Kết quả cần đạt được sau giai đoạn này là phải cĩ một hồ sơ phân tích đầy đủ chính xác về tổ chức hiện tại (cịn gọi là bản mơ tả hệ thống) để từ đĩ làm cơ sở cho việc tiến hành bước mơ hình hĩa tiếp theo. 2. TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC Để phát triển một hệ thống phải dựa trên các yêu cầu của chính tổ chức và của những thành phần tham gia vào đề án phát triển hệ thống đĩ. Cĩ thể phân chia các yêu cầu thành 3 nhĩm chính: • Các yêu cầu của chính hệ thống. • Các yêu cầu của người dùng. • Các yêu cầu kỷ thuật. Những yêu cần này thường mâu thuẫn nhau. Vai trị của người phân tích hệ thống là phải biết dung hịa các yêu cầu này. 2.1. Các yêu cầu của hệ thống Yêu cầu quan trọng nhất của quá trình tìm hiểu một hệ thống là phải nắm cho được là : • Hệ thống đĩ giải quyết những vấn đề gì? • Hệ thống đĩ cần cho ra những kết quả nào? • Những gì cần thiết phải cung cấp cho hệ thống? Trên cơ sở đĩ sẽ biết được sơ bộ những thơng tin về hệ thống đĩ, từ đĩ đặt ra yêu cầu cho hệ thống thơng tin cần phải giải quyết: khâu nào, giai đoạn nào, cần cung cấp những thơng tin gì, cần tìm hiểu những quy trình xử lý nào trong những hoạt động của hệ thống thực mà nĩ phản ánh. Hệ thống thơng tin phải tạo ra những trợ giúp quyết định. Hệ thống phải tinh lọc từ dữ liệu tạo ra những thơng tin hữu ích. Kết hợp với khả năng phân tích, tổng hợp của người cĩ trách nhiệm, hệ thống thơng tin đĩng một vai trị quan trọng việc làm cơ sở để bộ phận lãnh đạo cĩ thể dựa vào đĩ mà ban hành các quyết định hợp lý. Hệ thống thơng tin phải khơng gây ra những tác hại cho các tổ chức khác (chẳng hạn đối với mơi trường bên ngồi). Hệ thống thơng tin phải trả lại sự đầu tư (Return on investment): Một hệ thống thơng tin mới cần chỉ ra lợi nhuận mà nĩ cĩ thể mang lại, bởi vì quyết định đầu tư, chi phí phát triển và chi phí vận hành phải dựa trên phân tích tài chính. Hệ thống thơng tin phải tiết kiệm tài nguyên và nhân lực: tài nguyên và nhân lực thay đổi sẽ ảnh hưởng đến số lượng nhân viên, kỹ năng và khối lượng cơng việc của nhân viên. Trong nhiều trường hợp khi cấu trúc nguồn nhân lực khơng thay đổi, nhưng khối lượng cơng việc và yêu cầu kỹ năng của nhân viên phải nâng cao hơn. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 25
26. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Hệ thống thơng tin phải trợ giúp quản lý điều hành: Việc cung cấp các thơng tin chi tiết, tạo các báo cáo nhanh, chính xác cĩ thể giúp người lãnh đạo cĩ các quyết định giúp cho cơng việc quản lý, điều hành uyển chuyển và hiệu quả. Hệ thống thơng tin phải cải thiện truyền thơng thơng tin (Improving information communication). Đĩ là việc tối ưu hĩa luồng thơng tin bao gồm: việc chuẩn bị những thơng tin, việc cập nhật làm sao cho nhanh chĩng và hợp lý, việc kết xuất thơng tin phải cĩ chất lượng, đầy đủ và kịp thời. Sản phẩm thơng tin là kết quả cuối cùng của hệ thống thơng tin. Chúng ta cần phải chú ý đặc biệt tới các yêu cầu của sản phẩm thơng tin để mà phân tích cẩn thận. Những yêu cầu này sẽ được thường xuyên so sánh với các chiến lược tổng quát trong khi phát triển hệ thống. 2.2. Các yêu cầu của người dùng Những người dùng là những người thường xuyên sử dụng hệ thống thơng tin để quản lý tổ chức của họ. Họ là một trong những người hiểu biết hệ thống thơng tin hiện tại (từ nguồn thơng tin, các yêu cầu của người quản lý tới các thiếu sĩt của hệ thống) và họ cũng là những người chủ tương lai của hệ thống. Bởi vậy các yêu cầu của họ cần phải đặc biệt lưu tâm khi phát triển bất kỳ một hệ thống thơng tin nào. Thường các yêu cầu của họ về hệ thống mới là: Hệ thống phải dễ dàng truy xuất : cĩ thể truy xuất dữ liệu đúng lúc và dễ dàng vận hành. Hệ thống phải cĩ tính cấu trúc: Một hệ thống cĩ tính cấu trúc sẽ là điều kiện thuận lợi cho người dùng nhận thức được hệ thống và dẽ dàng trong vận hành, thao tác. Tính phân cấp (hay cấu trúc cây) là cấu trúc rõ ràng nhất thể hiện tính cĩ tổ chức của hệ thống. Một hệ thống lớn cần được phân hoạch thành các phân hệ chi tiết dần nhưng cũng khơng quá rườm rà để người dùng dễ dàng nắm bắt được cái sườn của tồn bộ hệ thống. Hơn nữa hệ thống phải chắc chắn và ổn định, cĩ khả năng cung cấp những thơng tin mà người dùng cần thiết, dễ dàng bảo hành và cải tiến, nhanh chĩng chỉ ra các lỗi cần phải điều chỉnh. Về mặt giao diện: Hệ thống phải phù hợp với kiểu làm việc của người dùng, ổn định, dễ dàng điều khiển dữ liệu, độc lập và uyển chuyển, cĩ khả năng cho người dùng tiếp cận nhiều cách khác nhau. 2.3. Các yêu cầu kỷ thuật Các yêu cầu kỷ thuật cần phải được tính đến khi thiết kế hệ thống thơng tin, cĩ một số điểm quan trọng cần lưu ý như sau: Hệ thống phải xử lý được với khối lượng lớn thơng tin. Càng ngày khối lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều, yêu cầu xử lý ngày càng phức tạp. Do đĩ thiết bị cơng nghệ thơng tin phải phù hợp dung lượng của thơng tin mà nĩ được xử lý. Đây cũng là vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt ngay từ giai đoạn thiết kế và tổ chức dữ liệu. Hệ thống phải xử lý chính xác Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 26
27. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Đây là yêu cầu thiết yếu của bất kỳ hệ thống thơng tin nào, những xử lý sai sĩt sẽ dẫn tới những tác hại khơng lường, cĩ thể ảnh hưởng tới sự ổn định và tồn tại của chính tổ chức. Tính chính xác cao trong các xử lý địi hỏi ở mọi nơi và mọi lúc. Hệ thống phải giải quyết được những vấn đề phức tạp Tính phức tạp trong các xử lý cần phải tính đến ngay từ khi mơ tả chúng. Các kết quả trong tính tốn, xử lý thơng tin cĩ thể được giải quyết về mặt nguyên lý. Tuy nhiên do tính phức tạp của nĩ nếu hệ thống hiện tại chưa giải quyết được những vấn đề phức tạp, địi hỏi phải nghiên cứu nghiêm túc để cĩ sự hiểu biết chính xác, để tìm giải pháp thích hợp. Rõ ràng rằng chính hệ thống, các chuyên gia cơng nghệ thơng tin (cụ thể là những người phân tích hệ thống) và những người dùng từ những gĩc độ khác nhau cĩ những yêu cầu khác nhau. Khả năng của người phân tích được thể hiện ở chổ khả năng thu thập các ý tưởng và đánh giá chúng từ những khía cạnh khác nhau, bởi vì mỗi thành phần chỉ cĩ khả năng biết về lĩnh vực của chính họ mà thơi. 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA Hầu hết các khĩ khăn cĩ thể gặp trong phân tích hệ thống bắt nguồn từ quá trình điều tra khảo sát. Một số người nhận thức khơng chính xác rằng quá trình điều tra kết thúc sau khi các câu hỏi về hệ thống hiện tại và hệ thống tương lai đã được trả lời xong. Sự thật, tất cả các thơng tin phản ánh tình trạng hiện tại phải được thu thập, sau đĩ cần nhiều thời gian và cơng sức để phân tích nhằm quyết định những thơng tin nào cần quan tâm và làm sao để thu thập chúng. Trong phần này chúng ta sẽ bàn đến một số phương pháp điều tra thường gặp. 3.1. Phỏng vấn Phỏng vấn (Interview) là phương pháp đối thoại giữa người cần biết thơng tin (người hỏi) và người trình bày (người trả lời). Đây là Các vấn đề cần quan tâm đối với người tiến hành phỏng vấn: Cuộc phỏng vấn: Trước lúc phỏng vấn: Chuẩn bị một danh sách các chủ đề chính mà bạn muốn hỏi. Cần biết nên phỏng vấn ai: những người cĩ trách nhiệm, những người hiểu biết về lĩnh vực cần quan tâm. Nên thơng qua lãnh đạo để chọn người được phỏng vấn. Nên liên hệ trực tiếp với người sẽ được phỏng vấn (hoặc thơng qua thư ký của người đĩ) để cĩ một cái hẹn và được sự đồng ý với thời gian, địa điểm và báo trước mục đích phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn: Phải giới thiệu khi bắt đầu cuộc phỏng vấn. Tạo mối khơng khí thoải mái, thân thiện cho cuộc phỏng vấn. Chăm chú lắng nghe, ghi nhận, khơng nên cho nhận xét. Biết cách hướng dẫn, điều hành cuộc phỏng vấn để tránh lan man. Làm chủ cuộc phỏng vấn. Dùng ngơn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngơn ngữ tin học (kể cả khi người được phỏng vấn đã từng sử dụng hệ thống thơng tin) Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 27
28. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Kết thúc cuộc phỏng vấn: Tĩm tắt những điểm chính của cuộc phỏng vấn, nhằm cĩ sự xác nhận chính xác. Chuẩn bị cho một sự hợp tác tiếp theo và để lại một lối thốt mở cho cả hai bên. Khơng nên tạo một cuộc đối thoại quá dài hoặc chuẩn bị quá nhiều câu hỏi để hỏi. Các ngữ cảnh mà trong đĩ chúng ta thực hiện các cuộc phỏng vấn thường khĩ khăn và khơng thể đốn trước được. Tuy nhiên, các cuộc phỏng vấn là nguồn thơng tin chính về hệ thống hiện tại và hệ thống tương lai. Cĩ hai lý do chính do việc phỏng vấn sai: Người tiến hành phỏng vấn hiểu sai những gì người dùng nĩi. Sự truyền đạt giữa người tiến hành phỏng vấn và người được phỏng vấn khơng tốt. 3.2. Điều tra bằng các câu hỏi Đây là phương pháp đơn giản, chỉ phù hợp với một số lĩnh vực nào đĩ và khơng thích hợp đối với những phân tích viên thiếu kinh nghiệm. Nội dung của phương pháp này là lập một bảng các câu hỏi cùng các phương thức trả lời tương ứng, yêu cầu người được điều tra điền vào sự trả lời, sau đĩ thu thập kết quả và phân tích. Chính vì vậy bảng câu hỏi - trả lời nên: Trình bày mục đích của việc điều tra: xây dựng hệ thống thơng tin. Câu hỏi phải rõ ràng để người được điều tra dễ dàng lựa chọn phương án trả lời. Cĩ 2 dạng câu hỏi: Dạng đĩng: chỉ cĩ một số phương án lựa chọn khi trả lời. Dạng mở: cho phép người được điều tra trả lời khác với những lựa chọn (ghi thêm vào). Nếu cần quản lý việc điều tra bằng máy tính thì mẫu câu hỏi phải cĩ hình thức hợp lý để dễ dàng nạp vào máy tính. Ghi thời hạn thu hồi (gửi lại bản điều tra). Nếu khơng cần bảo mật thơng tin và cần liên hệ thì nên yêu cầu ghi tên, địa chỉ người được điều tra để khi cần cĩ thể liện lạc, trao đổi. 3.3. Quan sát thực tế Ngạn ngữ cĩ câu: “Trăm nghe khơng bằng một thấy”. Quan sát thực tế là xem xét việc làm thực tế của tổ chức như thế nào, việc luân chuyển thơng tin trong tổ chức ra sao. Phương pháp này bổ sung thêm những kết quả điều tra của những phương pháp khác, cũng cố thêm những dự đốn của người phân tích hệ thống. 3.4. Nghiên cứu tài liệu Là phương pháp nghiên cứu thơng qua các vật chứng (báo biểu, báo cáo, ), các chủ trương, thơng tư, qui định, là phương pháp để cĩ những thơng tin quan trọng, nhất là những thơng tin mang tích pháp lý địi hỏi. Trong thực tế nhiều khi qua sự nghiên cứu này cịn phát hiện ra những điểm thiếu chính xác, chặt chẽ của hệ thống. Kết luận chung Rõ ràng rằng mỗi phương pháp cĩ điểm mạnh và điểm yếu của nĩ và phù hợp với từng hồn cảnh cụ thể. Cĩ một nguyên lý tổng quát là: thơng tin mà bạn thu thập được về mơi trường hoạt động của một tổ chức càng nhiều thì bạn hiểu về nĩ càng chính xác. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 28
29. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 4. CÁC CƠNG CỤ DÙNG MƠ TẢ HTTT Sự mơ tả cĩ thể sử dụng một số hay kết hợp một cơng cụ phân tích hệ thống sau đây (tùy vào vấn đề cần trình bày): 4.1. Văn bản. Đây là cơng cụ phổ dụng nhất vì việc mơ tả hệ thống phải phục vụ mọi thành phần tham gia phát triển hệ thống hiểu được đặc biệt là đối với người dùng. Tuy nhiên do tính nhập nhằng, đa nghĩa của ngơn ngữ tự nhiên nên khi dùng cơng cụ văn bản để mơ tả hệ thống thì phải đặc biệt lưu ý đến nhược điểm này, lựa chọn thuật ngữ và trình bày cho phù hợp. Khi cần phải trình bày một vấn đề nào đĩ một cách chặt chẽ người ta thường sử dụng văn bản cĩ cấu trúc. Văn bản cĩ cấu trúc sử dụng ngơn ngữ tự nhiên được trình bày bằng tổ hợp các hình thức: tuần tự, lựa chọn và lặp. Dạng tuần tự: liệt kê các thao tác. Thí dụ: Nạp Lấy Tính Chuyển Dạng lựa chọn: ¾ Cấu trúc lựa chọn hoặc khơng: Nếu: thì thực hiện (nếu khơng thỗ điều kiện thì khơng thực hiện ) Cấu trúc lựa chọn trong tối đa 2 nhánh rẽ Nếu: thì thực hiện Trường hợp ngược lại thì thực hiện Cấu trúc lựa chọn trong trong nhiều nhánh rẽ Trong trường hợp với thì thực hiện Trong trường hợp với thì thực hiện . Trong trường hợp với thì thực hiện Nếu khơng nằm trong các điều kiện trên thì thực hiện Dạng lặp:Dạng lặp với số lần xác định Trong trường hợp này người ta sử dụng một biến cầm canh đếm số lần thực hiện, sau mỗi lần thì giá trị biến này tăng lên 1 đơn vị và khi giá trị của biến cầm canh này bằng số lần cần lặp thì thơi. Dạng lặp với điều kiện Khi thì thực hiện Thí dụ: Xử lý "Lập hĩa đơn bán hàng " được mơ tả như sau: ¾ Tự động tạo số thứ tự hĩa đơn. ¾ Nạp ngày lập hĩa đơn. ¾ Nạp mã số khách hàng, kiểm tra thơng qua thơng tin về khách hàng, in họ tên, địa chỉ của khách hàng đĩ để tham khảo. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 29
30. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. ¾ Nạp mã cửa hàng, kiểm tra tên và địa chỉ cửa hàng. ¾ Nạp tỷ lệ VAT. ¾ Với mỗi mặt hàng được bán ghi trong hĩa đơn: o Nạp mã hàng. o Kiểm tra tên hàng và đơn vị tính. o Nạp số lượng và đơn giá tương ứng. ¾ Sau khi tất cả các mặt hàng đã nạp xong: ¾ Tính tổng số tiền bán hàng. ¾ Tính thuế VAT. ¾ Tính tổng số tiền khách hàng phải trả. ¾ In hố đơn, ký xác nhận, lưu và chuyển liên màu đỏ cho khách hàng. (Chú ý cĩ thể thực hiện các thao tác 7 đến 10 sau khi nạp mỗi mặt hàng) 4.2. Cây quyết định. Cây quyết định thường được sử dụng khi quy tắc xử lý khơng quá phức tạp. Nĩ là cơng cụ dễ hiểu, dễ kiểm chứng đối với người sử dụng. Dễ dàng phát hiện những điểm khơng hợp lý: một tình huống khơng bao giờ xảy ra hai hành động khác nhau. Cấu trúc của một cây quyết định mức cước (MC) tùy theo phương tiện vận chuyển (máy bay hay đường bộ), khối lượng hàng hĩa, nơi phân phát (nội địa hay nước ngồi) và yêu cầu phân phát (nhanh hay thường): ≤ 1 kg: MC1 Máy bay > 1 Kg - ≤ 5 Kg: MC2 > 5 Kg: MC3 Nhanh: MC4 Nội địa Thường: MC5 Đường bộ ≤ 10 Kg: MC6 Nhanh > 10 Kg: MC7 Nước ngồi Thường: MC5 Trong cây quyết định, mỗi nút lá là một hành động hay một thao tác cụ thể. Bảng quyết định. Bảng quyết định thường được dùng trong những trường hợp phức tạp khi lựa chọn một quyết định. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 30
31. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 4.3. Bảng quyết định theo điều kiện Các tình huống điều kiện 1 Đúng Sai Sai điều kiện 2 Sai Đúng . Đúng Các điều điều kiện i Đúng Đúng . Sai điều kiện n Sai Sai . Đúng Hoạt động 1 X Hoạt động 2 X . . . Hoạt động n X Các hoạt Chú ý: Nếu cĩ n điều kiện thì sẽ cĩ tối đa 2n tình huống do sự kết hợp giữa các điều kiện. Bảng quyết định theo chỉ tiêu. Thí dụ: Quy định chỉ tiêu điểm ưu tiên điểm tuyển sinh theo đối tượng và khu vực áp dụng cho tuyển sinh Đại học và Cao đẳng hệ chính quy năm 2004. Trích “Những điều cần biết về tuyển sinh Đại học và Cao đẳng năm 2004” (trang 16,17 và 18) : “BẢNG KÝ HIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG ƯU TIÊN TRONG TUYỂN SINH ĐH, CĐ (Thực hiện từ năm 2004) Nhĩm ưu tiên 1: (viết tắt là UT1) gồm các đối tượng: • Đối tượng 01: Người dân tộc thiểu số Việt Nam. • Đối tượng 02: Cơng nhân ưu tú trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5 năm trong đĩ cĩ 2 năm là chiến sĩ thi đua cấp tỉnh, thành phố, ngành trở lên cơng nhận và cấp bằng khen. • Đối tượng 03: Thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh, quân nhân, cơng an tại ngũ được cử đi học, quân nhân, cơng an hồn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ, cĩ thời gian phục vụ từ 12 tháng trở lên tại KV1. • Đối tượng 04: Con liệt sĩ, con thương inh, con bệnh binh, con của người hưởng chính sách như thương binh mất sức lao động từ 81% trở lên; con bà mẹ Việt nam anh hùng; con anh hùng lực lượng vũ trang, con anh hùng lao động. • Nhĩm ưu tiên 2: (viết tắt là UT2) gồm các đối tượng: • Đối tượng 05: Quân nhân, cơng an nhân dân, Thanh niên xung phong tập trung được cử đi học, quân nhân, cơng an hồn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ, cĩ thời gian phục vụ từ 24 tháng trở lên. • Đối tượng 06: Con thương inh, con bệnh binh, con của người hưởng chính sách như thương binh mất sức lao động dưới 81%. • Đối tượng 07: Người lao động ưu tú hoặc thuộc tất cả các thành phần kinh tế được từ cấp tỉnh, thành phố, Bộ trở lên cơng nhận danh hiệu thợ giỏi, nghệ nhân được cấp bằng và huy hiệu lao động sáng tạo của Tổng liên đồn lao động Việt Nam hoặc Trung ương Đồn TNCS HCM; giáo viên đã giảng dạy 3 năm Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 31
32. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. thi vào các ngành sư phạm; y tá, dược tá, hộ lý, kỹ thuật viên, y sĩ, dược sĩ trung cấp đã cơng tác 3 năm thi vào các ngành y dược. BẢNG PHÂN CHIA KHU VỰC TUYỂN SINH ĐH, CĐ (Thực hiện từ năm 2004) • Khu vực 1 (viết tắt là KV1) gồm: các xã, thị trấn thuộc miền núi, vùng cao, vùng sâu, hải đảo trong đĩ cĩ các xã thuộc vùng cĩ điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt kho khăn theo quy định của Chính phủ. • Khu vực 2 nơng thơn (viết tắt là KV2-NT) gồm: các xã, thị trấn khơng thuộc KV1, KV2, KV3. • Khu vực 2 (viết tắt là KV2): các thành phố trực thuộc tỉnh (khơng trực thuộc trung ương) và các thị xã, các huyện ngoại thành của thành phố trực thuộc trung ương. • Khu vực 3 (viết tắt là KV3) gồm: các huyện nội thành của các than2h phố trực thuộc trung ương. • Mức chênh lệch điểm trúng tuyển giữa các nhĩm đối tượng là 1 điểm và giữa các khu vực kế tiếp là 0,5 điểm.” Chúng ta xây dựng bảng quyết định theo chỉ tiêu như sau: Khu vực KV3 KV2 KV2-NT KV1 Nhĩm ưu HSP HSP HSP HSP UT UT2 UT1 UT2 UT1 UT2 UT1 UT2 tiên T T T T 1 + 0,0 X + 0,5 x + 1,0 x x + 1,5 x x + 2,0 x x + 2,5 x x + 3,0 x + 3,5 x Hay để cho gọn người ta trình bày như sau: KV3 KV2NT KV2 KV1 HSPT 0 0.5 1.0 1.5 UT2 1 1.5 2.0 2.5 UT1 2 2.5 3.0 3.5 Các số trong bảng là mức điểm ưu tiên ứng với cột - khu vực và dịng - mức ưu tiên. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 32
33. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 4.4. Lưu đồ. Lưu đồ là tập hợp các khối hình (cĩ thể kèm theo nhãn đặc tả) với các quy ước và thường được dùng để biểu diễn các quá trình xử lý, các giải thuật giải quyết vấn đề. bắt đầuhoặckết thúc nhập hoặc xuất xử lý hoặc tính tốn gọi chương trình con hướng đi của quá trình kiểm tra điều kiện Mỗi một cơng cụ cĩ một ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo tính chất của xử lý và đối tượng trình bày mà lựa chọn cơng cụ thích hợp, và cĩ thể kết hợp tất cả các phương pháp trên. 5. BÁO CÁO ĐIỀU TRA VÀ TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA Tất cả các báo cáo phải được viết một cách khoa học. Mỗi báo cáo phải nêu tên dự án, tác giả của nĩ, địa chỉ, lần tiếp xúc số mấy. Tiếp theo là mục lục với những mục chính như sau: • Các mục tiêu của tổ chức. • Mối liên hệ nội tại giữa các thành phần trong tổ chức. • Các chi tiết của hệ thống hiện tại. • Các vật chứng (thơng tư, quyết định, biểu bảng, ). Từ đĩ đánh giá hệ thống hiện tại về các khía cạnh: cấu trúc các thành phần, các xử lý, hiệu quả hoạt động của tổ chức, đề xuất hệ thống tương lai và dự đốn sơ bộ về chi phí và lợi nhuận. Các khuyến cáo, khung thời gian và kế hoạch cho phát triển hệ thống. Những điểm sau đây cũng cần đưa vào thêm trong phần kết luận của báo cáo: • Các vật chứng cho hệ thống hiện tại cĩ phù hợp khơng? • Người dùng đã xem lại và đồng ý với những quan điểm nào? • Những người dùng đã được hỏi ý kiến và phân tích viên đã ghi địa chỉ liên hệ chính xác chưa? • Tất cả các báo cáo đã được nghiên cứu triệt để chưa? • Những yêu cầu chức năng nào cần được nghiên cứu sau? • Tất cả các yêu cầu đã được xem lại chưa? • Những giải pháp thiết kế thay thế là những giải pháp nào? • Những thay đổi cĩ thể cĩ của đề án là gì? Đặc điểm của các thơng tin đã thu thập được qua các báo cáo trên là: • Hổn độn, chưa cĩ cấu trúc. • Chưa nhất quán. • Trùng lắp. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 33
34. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Từ đĩ để cĩ một sự hiểu biết về tổ chức một cách cĩ hệ thống cần phải trình bày lại một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác. Về phương diện lý thuyết, báo cáo điều tra nên được viết bằng ngơn ngữ của người dùng (khơng cần thiết khơng dùng ngơn ngữ kỷ thuật). Những phần kỷ thuật cho sự thiết kế nên đặt vào trong một phần phụ lục. Cách trình bày phải: • Từ tổng quát đến chi tiết (cĩ tính phân cấp). • Cĩ đánh giá, nhận xét. • Cĩ thể bổ sung nội dung hay hình thức các quyết định, các thơng tư, các biểu bảng, các sơ đồ (nếu cĩ). 6. THÍ DỤ: MƠTẢ HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG HĨA Mơ tả hệ thống Một cơng ty thương nghiệp được phép kinh doanh một số loại hàng nào đĩ. Cơng ty cĩ nhiều cửa hàng. Mỗi cửa hàng cĩ một tên, một địa chỉ và một số điện thoại. Bộ phận quản lý của mỗi cửa hàng gồm một người cửa hàng trưởng, một số nhân viên đảm nhận các cơng việc khác như: bán hàng, bảo vệ, thủ kho. Mỗi một loại hàng mà cơng ty được phép kinh doanh thường gồm nhiều mặt hàng. Mỗi một mặt hàng được nhận biết qua tên hàng, đơn vị tính và được gán cho một mã số gọi là mã hàng để tiện việc theo dõi. Phịng kinh doanh ngồi việc nắm bắt thị trường cịn phải theo dõi tình hình mua bán của cơng ty để kinh doanh hiệu quả. Những mặt hàng nào bán được nhiều, và vào thời điểm nào trong năm. Đồng thời nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng, tổng hợp lại để xem mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì đề xuất với ban giám đốc điều phối bộ phận cung ứng mua hàng về nhập kho để chủ đợng trong kinh doanh; những mặt hàng nào tồn động quá lâu thì đề xuất phương án giải quyết, cĩ thể bán hạ giá nhằm thu hồi vốn dành kinh doanh mặt hàng khác. Khi cơng ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng. Mỗi lần nhập kho một phiếu nhập được lập. Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hĩa đơn mà cơng ty mua từ một đơn vị khác trong một chuyến hàng nào đĩ. Mỗi phiếu nhập chỉ giải quyết cho việc nhập hàng vào một cửa hàng và do một nhân viên lập và chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về. Trên phiếu nhập cĩ ghi rõ họ tên, địa chỉ của người bán hàng cho cơng ty để sau này tiện theo dõi cơng nợ; họ tên nhân viên cửa hàng chịu trách nhiệm nhập kho cùng các mặt hàng, số lượng, đơn giá mua tương ứng; cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT, và tổng số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho người bán. Việc theo dõi chi phí cho một lần nhập hàng (vận chuyển, bốc vác, thuê kho bãi, ) cĩ thể được thực hiện bằng một bút tốn khác mà để cho đơn giản chúng ta khơng đề cập ở đây. Cơng việc nhập hàng xảy ra hàng ngày khi cĩ hàng được mua về (xem mẫu của phiếu nhập). Khi trả tiền cho khách bán một phiếu chi được lập. Trên phiếu chi cĩ ghi số thứ tự của phiếu chi, ngày lập phiếu chi, thơng tin (họ tên, địa chỉ) về khách hàng, chứng từ gốc (thường là số các hố đơn mà cơng ty phải thanh tốn cho khách hàng) số tiền thanh tốn, ngồi ra cần cĩ các họ tên, chữ ký của người lập, kế tốn trưởng, và của thủ quỹ (xem mẫu của phiếu chi). Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 34
35. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Khi khách mua tại các cửa hàng: Nếu mua lẻ, khách hàng phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế suất GTGT và nhận tiền của khách hàng. Đơn giá bán tùy theo thời điểm bán cũng như khách mua và thường do cửa hàng trưởng quy định. Cuối ca bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các mặt hàng mà mình bán được để lập hĩa đơn, trên đĩ xem như người mua là chính nhân viên bán hàng này, đồng thời phải nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ lập biên nhận (giống như phiếu thu) cho nhân viên bán hàng của ca đĩ. Nếu khách hàng muốn mua trả tiền sau phải được phép của cửa hàng trưởng để thỏa thuận về thời hạn thanh tốn. Điều này cũng được ghi nhận trên hĩa đơn cho khách hàng này để tiện việc theo dõi cơng nợ của người mua. Bất kỳ hĩa đơn kiểu nào, ngồi số thứ tự của hĩa đơn, mỗi hĩa đơn chỉ thuộc một quyển hĩa đơn mang một số seri nào đĩ. Mỗi loại hàng cĩ một tỷ lệ thu thuế khác nhau do ngành thuế quy định. Trên một hĩa đơn bán hàng chỉ bán những mặt hàng cĩ cùng một thuế suất GTGT mà thơi. Cơng việc bán hàng xảy ra hàng ngày khi cĩ khách mua. Mỗi hố đơn được in thành ba liên (với ba màu: xanh, đỏ, đen), hai liên để lưu tại cơng ty, cịn một liên màu đỏ giao cho khách hàng để làm chứng từ khi vận chuyển hàng hố trên đường và là chứng từ gốc trong nghiệp vụ kế tốn về sau. Khi nhận tiền của khách thì một phiếu thu được lập. Cũng như đối với phiếu chi Triên phiếu thu cĩ ghi số thứ tự của phiếu thu, ngày lập phiếu thu, thơng tin (họ tên, địa chỉ) về khách hàng, chứng từ gốc (thường là số các hố đơn mà cơng ty đã bán cho khách hàng) số tiền thanh tốn, ngồi ra cần cĩ các họ tên, chữ ký của người lập, kế tốn trưởng, và của thủ quỹ (xem mẫu của phiếu thu). Phiếu thu được in thành hai liên, một liên để lưu, cịn một liên giao cho khách hàng xem như giấy biên nhận). Cuối tháng, cơng ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hĩa đơn của mỗi quyển hĩa đơn (mỗi quyển bán được bao nhiêu hĩa đơn, tờ hĩa đơn nào khơng dùng, tổng tiền thu từ bán hàng, tiền thuế GTGT tương ứng là bao nhiêu), hạch tốn giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu – nhập – bán – tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng. Cĩ nhiều phương pháp hạch tốn giá vốn hàng bán như bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước . Cơng ty phải quyết định chọn một cách và báo cho cơ quan quản lý biết về phương thức hạch tốn của mình. Để cho đơn giản ta giả thiết đơn vị hạch tốn giá vốn hàng bán bằng phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá vốn của mỗi mặt hàng tại mỗi cửa hàng trong tháng bằng tổng của số tiền tồn cuối tháng trước và số tiền mua chia cho tổng số lượng tồn cuối tháng trước và số lượng nhập của mặt hàng đĩ vào cửa hàng trong tháng. Từ đơn giá vốn của mỗi mặt hàng tại mỗi cửa hàng người ta mới xác định được trị giá vốn của hàng đã bán ra trong bảng báo cáo nhập – xuất – tồn, cũng như trong bảng kết quả kinh doanh bán hàng và trên thẻ kho của từng mặt hàng trong tháng. Các báo cáo các loại cơng nợ (phải thu của khách hàng – tài khoản 131, phải tra cho người bán - tài khoản 331) cũng được xử lý. Với loại cơng nợ Phải trả cho người bán là xác định cơng ty cịn nợ của đơn vị nào với số tiền tương ứng là bao nhiêu. Với loại cơng nợ Phải thu của khách hàng là xác định khách hàng nào cịn nợ của cơng ty với số tiền tương ứng là bao nhiêu. Cĩ khi phải phân tích cơng nợ xem Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 35
36. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. trong cơng nợ thì trong hạn và quá hạn là bao nhiêu và quá hạn bao lâu để cĩ phướng án trả hoặc địi nợ. Chi cục thuế sẽ căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác định số tiền thuế mà cơng ty phải nộp hay được chi cục thuế sẽ hồn lại của tháng đĩ. Trong thực tế việc quản lý mua bán hàng hĩa phức tạp hơn nhiều vì cĩ nhiều hoạt động, mỗi hoạt động đều cĩ cách thức hạch tốn riêng mà chúng ta khơng đề cập ở đây. Chẳng hạn nhập hàng nhập khẩu, xuất điều và nhập chuyển kho nội bộ, nhập hàng trả lại, xuất trả hàng đã mua, nhập hàng ủy thác, bán hàng cho các đại lý, bán hàng ký gửi, . Hay việc xác định giá vốn cịn phải dựa vào việc phân bổ phí cho mỗi mặt hàng trong mỗi phiếu nhập khi cĩ sự nhập kho, Kèm theo sau đây là một số vật chứng, mẫu biểu mà các nguyên tắc pháp lý địi hỏi phải tuân thủ khi quản lý việc kinh doanh hàng hĩa do nhà nước quy định. Một số biểu mẫu 1 - Phiếu nhập kho Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 36
37. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 2 - Hố đơn bán hàng Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 37
38. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 3 - Phiếu thu Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 38
39. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 4 - Phiếu chi 5 – Báo cáo nhập - xuất - tồn Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 39
40. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 40
41. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 6 - Thẻ kho 7 - Tình hình kinh doanh hàng hố tháng Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 41
42. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 8 - Bảng kê hố đơn chứng từ hàng hố, dịch vụ mua vào Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 42
43. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 9 - Bảng kê hố đơn chứng từ hàng hố, dịch vụ bán ra 10 - Báo cáo cơng nợ: Phải thu khách hàng Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 43
44. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 11 - Báo cáo cơng nợ: Phải trả người bán Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 44
45. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 12 - Tình hình sử dụng hố đơn Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 45
46. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. CHƯƠNG III: THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM 1. GIỚI THIỆU 1.1. Mục đích Chương này giới thiệu về thành phần dữ liệu mức quan niệm của hệ thống thơng tin, đưa ra hai mơ hình thường được sử dụng trong mức này là mơ hình quan hệ và mơ hình thực thể - kết hợp, phân tích ưu điểm của các mơ hình trên, sự phù hợp của mơ hình thực thể kết hợp với giai đoạn quan niệm và mơ hình quan hệ với giai đoạn logic. Từ đĩ đi sâu trình bày các khái niệm liên quan tới mơ hình thực thể - kết hợp. Cụ thể trình bày các khái niệm được dùng trong mơ hình thực thể kết hợp: thực thể, mối kết hợp, thuộc tính, bản số của một thực thể đối với một mối kết hợp. Các vấn đề mở rộng thêm như tổng quát hố, chuyên biệt hố, sự phụ thuộc hàm giữa 2 thực thể. Chương này cịn trình bày những vấn đề quan trọng như các bước xây dựng một mơ hình thực thể - kết hợp, đặc biệt là các quy tắc chuẩn hĩa một mơ hình thực thể kết hợp. Cấu trúc của các thành phần trong từ điển dữ liệu: cấu trúc bảng mơ tả các thực thể, cấu trúc bảng mơ tả các mối kết hợp, cấu trúc bảng mơ tả các ràng buộc tồn vẹn, đây là những tài liệu cần thiết cho quá trình xây dựng một hệ thống thơng tin. 1.2. Yêu cầu • Hiểu rõ các khái niệm. • Biết cách xác định các thành phần: thực thể, mối kết hợp, thuộc tính từ sự mơ tả đa dạng về một hệ thống (các hình thức khác nhau). • Biết cách áp dụng các quy tắc để chuẩn hố một mơ hình thực thể - kết hợp. 1.3. Một số khái niệm • Thực thể. • Mối kết hợp. • Thuộc tính. • Thể hiện của một thực thể, thể hiện của một mối kết hợp. • Bản số. • Sự tổng quát hố - chuyên biệt hố. 2. KHÁI NIỆM VỀ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM Dữ liệu là tập hợp các ký hiệu từ đĩ nĩ xây dựng nên những thơng tin phản ánh các mặt của tổ chức. Nĩ là thành phần quan trọng chủ yếu của hệ thống thơng tin. Do tính chất phức tạp của các tổ chức (nhiều đối tượng, nhiều mối quan hệ, ), để thơng tin phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời các khía cạnh của chúng, cần phải nghiên cứu các cách thức, các phương pháp nhằm nhận biết, tổ chức, lưu trữ các dữ liệu để xử lý và khai thác chúng hiệu quả. Mức quan niệm này cĩ nhiệm vụ nhận biết hay nĩi cách khác là xác định một cách đầy đủ, chính xác tất cả những lớp đối tượng, những mối quan hệ giữa chúng trong tổ chức. Thơng tin về những đối tượng, những quan hệ này chính là thành phần dữ liệu của hệ thống thơng tin về tổ chức. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 46
47. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Cho đến nay đã cĩ nhiều cách thức mơ tả, trình bày thành phần thành phần dữ liệu của các tổ chức. Nĩi chung chúng dùng hình thức mơ hình vì nĩ mang tính trực quan và dễ hiểu đối với những người tham gia xây dựng hệ thống thơng tin. Mơ hình là một tập hợp các phần tử thường dùng làm tập đích cho một ánh xạ từ những tập khác (thường trong thế giới thực) vào nĩ, sao cho các phần tử và tác tử trong mơ hình phản ánh được các lớp đối tượng, các quan hệ, các xử lý trong tổ chức trong thế giới thực. Mơ hình thường cĩ dạng trực quan, cụ thể, dễ hình dung để mơ tả, để biểu diễn, để nghiên cứu những vấn đề phức tạp, trừu tượng hay những đối tượng mà khĩ cĩ thể thực hiện trên chính nĩ. Hai mơ hình thường được người ta dùng trong việc xây dựng thành phần dữ liệu mức quan niệm này là: • Mơ hình quan hệ (Relational Model) Mơ hình quan hệ chỉ dự trên một khái niệm là quan hệ để biểu diễn các lớp đối tượng cũng như mối liên quan giữa chúng. Ưu điểm của kiểu mơ hình này là cĩ cơ sở tốn học vững chắc là đại số quan hệ. Nĩ thích hợp với những người phát triển hệ thống thơng tin cĩ hiểu biết tốn học và chỉ đối với những hệ thống đơn giản (liên quan tới ít đối tượng, và các mối quan hệ giữa chúng đơn giản). Nhược điểm của nĩ là nghèo nàn về nghữ nghĩa, khĩ diễn đạt và khĩ hiểu cho những người tham gia xây dựng hệ thống thơng tin, đặc biệt là đối với người dùng. Chính vì vậy mà mơ hình quan hệ thích hợp với mức logic (giai đoạn sau) về dữ liệu hơn là với mức quan niệm. • Mơ hình thực thể - kết hợp (Entity Relationship Model – ERM) Mơ hình này dựa trên các khái niệm thực thể, mối kết hợp, bản số mà sẽ được trình bày kỹ ở phần sau. Đặc điểm của kiểu mơ hình này là giàu ngữ nghĩa, dễ hình dung và được chuẩn hĩa bằng những quy tắc chặt chẽ. Do đặc tính giàu ngữ nghĩa nên thuận lợi cho việc mơ hình hố hệ thống mà mọi thành phần đều cĩ thể nắm bắt được, nhất là đối với người dùng. Ngồi hình thức mơ hình, bảng mơ tả các ràng buộc tồn vẹn: mơ tả các ràng buộc mà khơng thể hiện được trên các mơ hình trên. Từ điển dữ liệu là hồ sơ vừa để kiểm tra mơ hình vừa cần thiết cho các bước tiếp theo trong quá trình xây dựng hệ thống thơng tin. Về mặt mơ hình hĩa thành phần dữ liệu mức quan niệm, trong cuốn giáo trình này chúng tơi trình bày mơ hình thực thể - kết hợp vì những đặc tính ưu việt của nĩ mà chúng tơi đã đề cập ở trên. 3. MƠ HÌNH THỰC THỂ - KẾT HỢP (MCD) Mơ hình thực thể – kết hợp xây dựng dựa trên những khái niệm: thực thể, mối kết hợp, thuộc tính và một số khái niệm liên quan. V.2.1. Thực thể (Entity) a. Giới thiệu: Để minh họa việc nhận diện các thực thể trong một hệ thống thơng tin, chúng ta xét một thí dụ cụ thể, đĩ là vấn đề quản lý mua bán hàng ở một đơn vị thương mại mà nĩ đã được mơ tả trong phần trước. Dựa trên vật chứng là các hĩa đơn bán hàng, các Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 47
48. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. phiếu nhập kho (hĩa đơn mua hàng), bảng báo cáo nhập – xuất – tồn tại một kho, tình hình kinh doanh, thẻ kho, tình hình sử dụng hĩa đơn trong một tháng nào đĩ được thu thập trong quá trình đều tra. Trước hết chúng ta cần nhận thấy rằng thơng tin trên các hĩa đơn bán hàng, phiếu nhập kho là những thơng tin cơ bản, cịn các thơng tin trên những báo cáo nhập – xuất tồn, tình hình kinh doanh, thẻ kho, tình hình sử dụng hĩa đơn là những thơng tin do việc xử lý dữ liệu trên mà cĩ. Chẳng hạn từ việc quan sát những hố đơn bán hàng. Thơng qua hình thức và nội dung cụ thể của những hĩa đơn bán hàng như đã trình bày trong phần mơ tả vấn đề đã đề cập ở phần trước, chúng ta nhận thấy tập hợp các hĩa đơn liên quan tới các lớp đối tượng: Tập hợp "HĨA ĐƠN", mỗi hĩa đơn cĩ một số thứ tự. Tập hợp "KHÁCH HÀNG", mỗi hố đơn bán cho một khách hàng. Tập hợp "MẶT HÀNG", mỗi hố đơn cĩ thể bán nhiều mặt hàng. Tập hợp "CỬA HÀNG”, mỗi hố đơn phát sinh từ một hàng. Ta nĩi rằng, mỗi tập hợp trên đây xác định một thực thể. b. Định nghĩa: Thực thể là một phần tử trong mơ hình tương ứng với một lớp đối tượng (các phần tử cĩ cùng một số đặc tính nào đĩ) thuộc tổ chức trong quá trình mơ hình hĩa. Lớp đối tượng ở đây cĩ thể là những đối tượng trong thế giới thực dễ hình dung như con người, đồ vật cũng cĩ thể là những thứ trừu tượng hơn như mơn học, lớp học, dân tộc, tài khoản. Thực thể được định danh bằng tên, thường là danh từ mang ý nghĩa của lớp đối tượng được mơ hình hĩa. Chẳng hạn chúng ta dùng danh từ KHÁCH HÀNG tương ứng với tập hợp người mua và người bán, MẶT HÀNG tương ứng với tập hợp các thứ dùng để trao đổi mua bán trong thế giới thực. c. Ký hiệu: d. Ví dụ: các thực thể ở ví dụ trên được vẽ: LOẠI HÀNG KHÁCH HÀNG CỬA HÀNG MẶT HÀNG 3.1. Mối kết hợp (Relationship) a. Giới thiệu: Ta cĩ thể kể ra các mối kết hợp giữa các thực thể trong ví dụ ở trên: Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 48
49. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. ƒ Mỗi HĨA ĐƠN chỉ bán cho một KHÁCH HÀNG. ƒ Mỗi HĨA ĐƠN chỉ bán từ một CỬA HÀNG. ƒ Mỗi HĨA ĐƠN cĩ thể bán nhiều MẶT HÀNG với số lượng, đơn giá tương ứng. Ta nĩi rằng, các các quan hệ này chính là các mối kết hợp. b. Định nghĩa: Mối kết hợp là phần tử trong mơ hình tương ứng với một mối quan hệ giữa các thực thể tham gia vào quan hệ đĩ thuộc tổ chức trong quá trình mơ hình hĩa. Mối kết hợp được định danh bằng tên, thường là động từ hay tính từ mang ý nghĩa về mối quan hệ giữa các lớp đối tượng liên quan trong tổ chức. c. Ví dụ: CỬA HÀNG Bán cho KHÁCH HÀNG HĨA ĐƠN Bán từ MẶT HÀNG bán . số lượng . đơn giá Việc nhận biết mối kết hợp thường khĩ hơn đối với thực thể vì quan hệ giữa các lớp đối tượng là một phạm trù vơ hình. Giữa các lớp đối tượng cĩ thể cĩ nhiều mối quan hệ, cĩ những mối quan hệ phổ biến tương đối dễ nhận biết (hầu hết các đối tượng tham gia) nhưng cũng cĩ những mối kết hợp đặc biệt, phức tạp khĩ nhận biết nhất là mối quan hệ giữa con người với nhau. 3.2. Thuộc tính (Attribute) a. Giới thiệu: để mơ tả tồn diện hơn lĩnh vực quản lý mua bán hàng, ta cĩ thể thêm đặc tính gắn liền với các thực thể hoặc các mối kết hợp: ƒ Đối với thực thể HĨA ĐƠN • STT_HĐ • Ngày lập • Quyển hĩa đơn (số seri) Tỷ lệ VAT (thuế giá trị gia tăng ) ƒ Đối với thực thể CỬA HÀNG • Mã số cửa hàng • Tên cửa hàng • Địa chỉ cửa hàng ƒ Đối với thực thể KHÁCH HÀNG Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 49
50. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. • Mà KHÁCH HÀNG • Họ tên khách hàng • Địa chỉ khách hàng. ƒ Đối với thực thể MẶT HÀNG • Mà HÀNG • Tên hàng • Đơn vị tính. ƒ Đối với mối kết hợp bán • Số lượng. • Đơn giá Các đặc tình trên được gọi là các thuộc tính. b. Định nghĩa: Thuộc tính (của một thực thể hoặc của một mối kết hợp) là một phần tử của mơ hình tương ứng với một đặc tính của một lớp đối tượng hoặc một mối quan hệ giữa các đối tượng thuộc tổ chức trong việc mơ hình hĩa. Thuộc tính thường định danh bằng tên, thường là danh từ mang ý nghĩa là đặc tính của đối tượng hay quan hệ giữa các đối tượng trong thế giới thực và chúng cĩ thể lượng hĩa được (mơ tả, cân đong, đo, đếm được). c. Ký hiệu: Tên của các thuộc tính được ghi bên trong, phía dưới ký hiệu tên thực thể hoặc tên của mối kết hợp. d. Ví dụ: CUA HANG Bán cho . MACH KHÁCH HÀNG . TEN_CH HOA DON . MAKHACH DCHI CH . STT_HD . HT_KH . NG_LAP . DCHI_KH . SO_SERI Bán từ . TYLE VAT MAT HANG . MAHANG Bán . soluong . TENHG . Dongia . ĐVT e. Miền giá trị của thuộc tính: Giá trị của thuộc tính thường nhận được từ một tập hợp hợp lý nào đĩ, cĩ khi được tạo ra theo một quy tắc vì một mục đích nào đĩ. Chẳng hạn các thuộc tính MAKHACH, Họ tên khách, Địa chỉ khách là những chuỗi ký tự phản ánh những thơng tin trên về khách hàng. Nhiều thuộc tính mà giá trị của nĩ tuỳ thuộc vào giá trị của những thuộc tính khác. Chẳng hạn tiền lương mỗi tháng của cơng nhân tuỳ thuộc vào số lượng các cơng đoạn làm được của tất cả những ngày trong tháng trong đĩ cĩ khi phải tính đến hệ số vượt trội khi làm việc vào ngồi giờ hay những ngày nghỉ. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 50
51. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. 3.3. Bản số Thể hiện của một thực thể a. Giới thiệu: Trong ví dụ trước đây, nếu trên một hĩa đơn nào đĩ cĩ bán 3 mặt hàng Thép trịn phi 6, Ximăng Hà Tiên, Gạch ống. Ta nĩi 3 phần tử: Thép trịn phi 6, Ximăng Hà Tiên, Gạch ống là các thể hiện của thực thể MẶT HÀNG. b. Định nghĩa: một thể hiện của một thực thể là một phần tử tương ứng với một đối tượng thuộc lớp đối tượng của tổ chức được mơ hình hĩa. Một thể hiện của một thực thể được nhận biết bằng tập hợp tất cả các giá trị của tất cả các thuộc tính của thể hiện thuộc thực thể đĩ – chính là dữ liệu của đối tượng trong thế giới thực được mơ hình hĩa. Cần lưu ý rằng trong một số trường hợp 2 vật thể khách nhau cùng một kiểu được xem là một thể hiện, thí dụ 2 hộp bánh, 2 bao ximăng. Như vậy: một thuộc tính (của một thực thể hay của một mối kết hợp) cĩ thể nhận giá trị trên một tập hợp nào đĩ, tập đĩ được gọi là miền trị của thuộc tính. Hai đối tượng cùng lớp trong tổ chức tương ứng với hai thể hiện khác nhau trong mơ hình, vì vậy nhiều khi phải căn cứ trên giá trị của nhiều thuộc tính mới phân biệt được hai thể hiện này (chẳng hạn sinh viên cĩ thể trùng họ và tên). Vì vậy để cho đơn giản trong nhận biết và xử lý sau này, nhiều khi người ta thêm vào thực thể một loại thuộc tính đặc biệt gọi là thuộc tính chỉ định. Thí dụ người ta dùng thuộc tính MÃHÀNG cho thực thể MẶT HÀNG. MÃ HÀNG là thuộc tính mà khơng phải là thuộc tính vốn cĩ của MẶT HÀNG. c. Trình bày: MAT HANG MAHANG: 345 TEN HG: Gạch ĩng MAT HANG ĐVT: Viên MAHANG: 165 TEN_HG: Ximăng Hà Tiên MAT HANG . MAHANG:104 ĐVT: bao . TEN_HG: Thép trịn phi 6 . ĐVT: kg Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 51
52. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Thể hiện của một mối kết hợp a. Giới thiệụ: Xét mối kết hợp bán giữa thực thể HĨA ĐƠN và MẶT HÀNG. Một thể hiện của quan hệ này sẽ tương ứng với việc một hĩa đơn bán mặt hàng với số lượng và đơn giá là bao nhiêu. HOA DON STT_HĐ: 01397 NG_LAP: 12-07-2000 TYLE VAT: 5% bán SL: 4000 ĐG: 250 bán MAT HANG bán SL: 60 MAHANG: 345 .SL: 1500 ĐG: 45000 TEN HG: Gạch ĩng .ĐG:4500 MAT HANG ĐVT: Viên MAHANG: 165 MAT HANG TEN_HG: Ximăng Hà Tiên ĐVT: bao . MAHANG:104 . TEN_HG: Thép trịn phi 6 . ĐVT: kg Khi đĩ: HOA DON STT_HĐ: 01397 NG_LAP: 12-07-2000 TYLE VAT: 5% bán SL: 4000 ĐG: 250 MAT HANG MAHANG: 345 TEN HG: Gạch ĩng ĐVT: Viên là một thể hiện của mối kết hợp bán. b. Định nghĩa: thể hiện của một mối kết hợp là tập hợp các thể hiện của các thực thể tham gia vào mối kết hợp đĩ. Tuy nhiên trong mơ hình chúng ta khơng thể trình bày hết tất cả các thể hiện của các thực thể cũng như của các mối kết hợp. Việc trình bày ở trên là để chúng ta dễ dàng nhận biết thêm bản chất của mối kết hợp (thể hiện qua khái niệm bản số) vì khĩ cĩ thể trình bày tất cả các thể hiện của tất cả các thực thể và của tất cả các mối kết hợp. c. Định nghĩa: Bản số của một thực thể đối với một mối kết hợp là cặp (bản số tối thiểu, bản số tối đa). Trong đĩ chúng được định nghĩa như sau: ƒ Bản số tối thiểu: bằng 0 hoặc 1, là số lần tối thiểu mà một thể hiện bất kỳ của một thực thể tham gia vào các thể hiện của mối kết hợp. ƒ Bản số tối đa: bằng 1 hoặc n, là số lần tối đa mà một thể hiện bất kỳ của một thực thể tham gia vào các thể hiện của mối kết hợp. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 52