Bài giảng điện tử môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Nội dung text: Bài giảng điện tử môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN o0o Thạc Bình Cường Bài giảng điện tử môn học PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN - 1 -
2. Lời nói đầu Hệ thống thông tin (HTTT) là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin (CNTT) đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Mặc dù hiện nay có khá nhiều ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng như các phần mềm chuyên dụng cho quản lý song đối với một hệ thống quản lý lớn việc vận dụng ngay các phần mềm đó là một vấn đề gặp không ít khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý có nhiều nguyên nhân song nguyên nhân vô cùng quan trọng đó là các nhà xây dựng hệ thống thông tin không được trang bị kiến thức cơ bản về phân tích và thiết kế, thiếu kinh nghiệm tham gia vào quá trình phân tích thiết kế dẫn đến giai đoạn cài đặt thay đổi nhiều, thậm trí thất bại gây ra sự lãng phí trong việc khai thác, bảo trì và phát triển hệ thống. Một trong những nguyên nhân chính làm cho các sản phẩm phần mềm trong lĩnh vực quản lý thiếu tính chuyên nghiệp là còn thiếu rất nhiều những nhà phân tích. Đó là những chuyên gia tin học có thể phân tích tìm hiểu, khảo sát sự hoạt động của các xí nghiệp, doanh nghiệp, các tổ chức hành chính xã hội để thiết kế các hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý trong mọi lĩnh vực. Để đáp ứng nhu cầu về phát triển đội ngũ cán bộ chuyên ngành về công nghệ thông tin trong chương trình Công nghệ thông tin quốc gia môn học “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” trở thành môn học chính trong ngành CNTT ở các trường đại học, cao đẳng. Cuốn sách này đề cập tới việc phân tích và thiết kế một HTTT, nhấn mạnh đến HTTT quản lý. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin bao gồm các lý thuyết, mô hình, phương pháp và các công cụ sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Giáo trình này thường được giảng dạy ở năm cuối của các bậc đào tạo. Nội dung chính của cuốn sách được sắp xếp theo thứ tự các giai đoạn phát triển hệ thống: - Giai đoạn khảo sát, tìm hiểu nhu cầu hệ thống nhằm xác định hệ thống được lập ra đáp ứng nhu cầu gì của người dùng - Giai đoạn phân tích nhằm đi sâu chi tiết vào các chức năng và dữ liệu của hệ thống, cho biết hệ thống phải làm gì - Giai đoạn thiết kế nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống vừa thoả mãn các các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra đồng thời chú trọng đến khả năng thích ứng với các ràng buộc trong thực tế, mang tính khả thi dù phải thoả hiệp một số các tiêu chuẩn nhất định - Giai đoạn cài đặt bao gồm công việc chính là lập trình và kiểm sửa. Đây là giai đoạn chuyển các kết quả phân tích thiết kế thành các sản phẩm ứng dụng. - Giai đoạn khai thác và bảo trì là triển khai hệ thống vào sử dụng đồng thời hiệu chỉnh các sai lỗi và thay đổi khi phát hiện những chỗ chưa thích hợp. Nội dung trong giáo trình được bổ sung thêm hai chương về phân tích thiết kế hướng đối tượng, nhằm giúp sinh viên mở rộng sự hiểu biết và cách tiếp cận của mình về một vấn đề mới, có thể sử dụng các phần mềm lập trình hướng đối tượng với ứng dụng thực tế trong những năm gần đây. - 2 -
3. Để cho sinh viên có thể tự kiểm tra đánh giá sự tiếp thu bài giảng thì ngoài các thí dụ trong các phần bài giảng, chúng tôi đã đưa vào các câu hỏi, bài tập ngay cuối mỗi chương bao gồm cả các câu hỏi trắc nghiệm và câu hỏi luận giải nhằm cô đọng các kiến thức đã trình bày. Cuối giáo trình chúng tôi đưa thêm một số bài tập lớn, bài thi các khoá trước để sinh viên tham khảo. Phần phụ lục là tập hợp các cụm từ và viết tắt bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt giúp cho độc giả tiện tra cứu và thống nhất cách sử dụng. Liên quan đến môn học đòi hỏi người đọc cần có các kiến thức về: + Cơ sở dữ liệu: Cung cấp các kiến thức và mô hình về cách tổ chức các cơ sở dữ liệu lớn, đặc biệt là các nguyên lý của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các hiểu biết sơ đẳng về CSDL như khái niệm về quan hệ, phụ thuộc hàm, phụ thuộc hàm sơ cơ đẳng, phụ thuộc hàm trực tiếp, các dạng chuẩn 1NF, 2NF, 3NF + Kỹ thuật lập trình: Mặc dù phân tích và thiết kế HTTT không đề cập chi tiết việc lập trình, song trong giai đoạn thiết kế chương trình, sinh viên đòi hỏi phải có các kỹ năng về các kỹ thuật lập trình như phương pháp thiết kế chương trình từ trên xuống (top-down), làm mịn dần, tinh chỉnh từng bước, đệ qui, thuật giải và độ phức tạp về thuật giải, lập trình cấu trúc và lập trình hướng đối tượng Các ngôn ngữ lập trình chuyên dụng chẳng hạn như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu FOXPRO, ACCESS, VISUAL BASIC + Về quản trị doanh nghiệp: Các kiến thức về cấu trúc tổ chức, nhân sự, tài chính, vật tư, kế toán, lập kế hoạch, triển khai dự án tin học. Sự hiểu biết về quản lý kinh tế là thật sự cần thiết đối với người phân tích thiết kế hệ thống. Ngoài ra sinh viên cần có hiểu biết tối thiểu về lý thuyết hệ thống, có thể sẽ được giới thiệu trong phần đầu của cuốn sách. Với kinh nghiệm giảng dạy nhiều năm môn Phân tích thiết kế HTTT, cũng như qua làm thực tế các dự án tin học nói chung, dù đã có những kết quả nhất định, nhưng với một yêu cầu to lớn nghiêm túc của môn học chắc rằng cuốn sách này còn thiếu sót mong các đồng nghiệp lượng thứ và góp ý để có chỉnh lý kịp thời. Cuốn sách này được dùng như tài liệu cho môn học Phân Tích Thiết Kế Hệ thống Thông tin. Nội dung của cuốn sách đã được dùng để giảng dạy cho sinh viên một số trường đại học, cao đẳng và đặc biệt cho các cán bộ quản lý các dự án CNTT trong nhiều năm qua. Người đọc có thể tra cứu tài liệu tham khảo bằng tiếng Việt hay tiếng nước ngoài chú thích ở phần cuối. - 3 -
4. Hướng dẫn thực hiện chương trình a) Môn hoc này nên học sau các môn tiên quyết : Tin học cơ sở, Cơ sở dữ liệu, kỹ thuật lập trình, và một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: FOX, ACCESS, VB b) Quá trình lên lớp lý thuyết học viên được giới thiệu một hệ thống thông tin trọn vẹn đủ phúc tạp để làm ví dụ minh hoạ trong suốt các giai đoạn phân tích thiết kế. Nếu có điều kiện học sinh được tham quan một vài cơ sở doanh nghiệp để ứng dụng thực hành phần lý thuyết trên lớp c) Sinh viên cần phải đọc thêm các tài liệu tham khảo [1],[2],[7] và sách giáo trình kèm theo để hiểu thêm chi tiết nội dung của môn học. Đặc biệt giáo viên hướng dẫn học viên đọc thêm nội dung các chương 1, chương 3 làm giảm thời gian lên lớp lý thuyết d) Bài tập lớn giao cho từng nhóm từ 3-4 học viên, có nhóm trưởng. Giáo viên giới thiệu một số đề tài để học sinh lựa chọn hoặc nhóm học sinh có thể tự tìm đề tài và thông qua giáo viên môn học. Sinh viên được tham khảo các tài liệu và các bài tập mẫu. Nhóm thực hiện bài tập lớn cần nộp các sản phẩm là đặc tả phân tích và thiết kế được soạn thảo trên máy và làm tài liệu hướng dẫn cho phóm phát triển chương trình. Bản báo cáo gồm 15-20 trang khổ A4. Nếu có điều kiện các nhóm có thể bảo vệ bài tập lớn Đánh giá: Kết quả học tập môn hoc của sinh viên được đánh giá thông qua 2 hình thức a) Điểm bài tập lớn 50%, là điều kiện cần để học sinh được tham dự bài thi viết b) Điểm bài thi viết 60 phút : 50% - 4 -
5. Chương 1. Đại cương về hệ thống thông tin Các hệ thống thông tin được tin học hoá là một chủ đề rất rộng và có nhiều khía cạnh khác nhau. Hệ thống thông tin được tin học hoá là phương pháp sử dụng một hệ thống máy tính để giải quyết các vấn đề quản lý đã được xác định của người sử dụng. Vì thế, máy tính cung cấp những giải pháp thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích tới người sử dụng bằng cách xử lý thông tin được nhập vào. Toàn bộ quá trình này được gọi là một hệ thống thông tin (HTTT). Để thuận tiện, trong tài liệu này chúng ta sẽ sử dụng từ “hệ thống” hoặc “dự án” thay cho cụm từ “Hệ thống thông tin”. Nội dung chính của chương này bao gồm: • Các khái niệm về HTTT • Nhiệm vụ, vai trò và các thành phần của HTTT • Quy trình phát triển HTTT • Các kỹ thuật khảo sát thu thập thông tin • Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi của hệ thống sẽ xây dựng 1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin Ngày nay hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ trợ của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business) rồi đến hệ thống thông tin. 1.1.1 Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ Hệ thống: một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó. Môi trường là phần nằm ngoài hệ thống đang xét và thực chất nó là một hệ thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét. Giữa hệ thống và môi trường là đường giới hạn xác định biên giới của hệ thống. Hình 1.1 là mô hình tổng quát của hệ thống. M«i tr−êng PhÇn tö Hình 1.1 Mô hình tổng quát của một hệ thống - 5 -
6. Hệ thống nghiệp vụ là một loại hệ thống bao gồm các hoạt đông kinh doanh, dịch vụ chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm, các hoạt động giáo dục, y tế. Nghiệp vụ là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận. Việc xác định mục đích hoạt động nghiệp vụ vì “lợi ích” hay “lợi nhuận” chỉ mang tính tương đối và nó thật sự cần thiết để sau này ta có thể kiểm nghiệm hệ thống đã đạt được yêu cầu và mục tiêu chưa?. Đặc điểm của các hệ thống nghiệp vụ vì có sự tham gia của con người nên hệ thống có hai đặc điểm chính là cơ chế điều khiển và thông tin. Cơ chế điều khiển là sự quản lý trong nghiệp vụ và điều khiển cho hệ thống hướng đúng mục đích, đạt kết quả với chất lượng cao. Thông tin trong hệ thống nhằm phục vụ nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con người Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con: + Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ. + Hệ thống tác nghiệp là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (sản xuất trực tiếp). Đó là các hoạt động nhằm thực hiện có tính cách cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định của hệ quyết định. + Hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin của các hoạt động nghiệp vụ (kinh doanh hay dich vụ). Lưu ý rằng nhiệm vụ của môn học này là xây dựng hệ thống thông tin nên người học tránh nhầm lẫn HTTT với hệ thống tác nghiệp, đặc biệt khi đặc tả chức năng của hệ thống. Hệ thống thông tin là hệ thống trung gian giữa hệ tác nghiệp và hệ quyết định, nó cung cấp thông tin và phản ánh cơ cấu tổ chức và các hoạt động nghiệp vụ. 1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin Chức năng chính của HTTT là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ. Quá trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào và cho ra thông tin đầu ra. Hình 1.2 chỉ ra mô hình xử lý thông tin đơn giản. - 6 -
7. Process Input Output (D÷ liÖu vào) (Bé xö lý ) (Th«ng tin ra ) Feed back (ph¶n håi) Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính : - Thông tin tự nhiên là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng nói, công văn, hình ảnh v.v. Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau. - Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ dàng được tin học hoá Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại + Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài. Thí dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá v.v. +Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống. Vai trò của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Hình 1.3 dưới đây cho ta cách nhìn nhận vai trò của hệ thống thông tin trong hệ thống nghiệp vụ. Mỗi hệ thống con đều có đầu vào đầu ra. Ngoài ra, HTTT cung cấp các thông tin cho các hệ quyết định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽ được HTTT chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài. - 7 -
8. Tư vấn Quyết định TT môi trường Thông tin vào Thông tin ra - Nguyên vật liệu -Thành phẩm - Tiền, sức LĐ - Tiền Hình 1.3 Các hệ thống con của hệ thống nghiệp vụ 1.1.3 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin: a. Đặc điểm của HTTT: HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều cấp do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên. b. Các thành phần cơ bản của HTTT HTTT bao gồm năm thành phần • Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó • Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác định các quy trình, thao tác và các công thức tính toán. • Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị này bao gồm phần cứng máy tính như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ, máy kiểm tra chữ ký. Nguồn cung cấp cần thiết cho các nhà điều hành máy tính như ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt. • Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương - 8 -
9. trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu. • Tệp (File) dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được giữ lại vì lý do pháp luật hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng. Những file này là thành phần HTTT, được tạo ra trực tiếp hoặc lưu trữ trong file. Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý Các dữ liệu là các thông tin được cấu trúc hoá. Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. Luồng thông tin vào: Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được phân thành ba loại sau: - Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thông và ít bị thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này. - Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. - Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô. Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời. - Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị. - Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở, và khả năng giao diện của hệ thống với môi trường bên ngoài. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông tin thừa trong quá trình xử lý. - 9 -
10. Các xử lý là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin và biến đổi thông tin. Các xử lý nhằm vào hai mục đích chính: - Sản sinh các thông tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê. - Cung cấp các thông tin trợ giúp quyết định, thông thường là các thông tin cần thiết cho lựa chọn quyết định của lãnh đạo, hoặc các lựa chọn tự động trong các quyết định dựa trên giải thuật. 1.2. Các hệ thống thông tin tự động hoá Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống nhân tạo mà hoạt động của nó được điều khiển bởi một hay nhiều máy tính. Để đơn giản trong tài liệu này khi nói hệ thống thông tin bao hàm cả ý nghĩa tự động hoá (có dùng máy tính). Chúng ta có thể phân biệt nhiều loại hệ thống thông tin tự động hoá khác nhau nhưng chúng có các thành phần chung sau: • Phần cứng máy tính: CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài và các thiết bị ngoại vi v.v • Phần mềm máy tính: Chương trình hệ thống như hệ điều hành, các chương trình tiện ích, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình ứng dụng. • Con người: Những người tham gia trực tiếp vào các hoạt động của hệ thống do hệ thống không tự động hoá hoàn toàn, thường họ cung cấp đầu vào và sử dụng đầu ra của hệ thống, đặc biệt là đảm bảo các hoạt động phải xử lý bằng thủ công cho hệ thống. • Dữ liệu: Thông tin mà hệ thống lưu giữ trong một khoảng thời gian Thủ tục: Các lệnh và cách giải quyết cho các hoạt động của hệ thống. a. Phân loại các hệ thống tự động: ƒ Hệ thống chạy theo lô: Hệ thống mà trong đó thông tin thường được truy cập một cách tuần tự có nghĩa là hệ thống máy tính này sẽ đọc tất cả các bản ghi trong cơ sở dữ liệu, xử lý và cập nhật tất cả các bản ghi này. ƒ Hệ thống trực tuyến: Hệ thống chấp nhận đầu vào trực tiếp từ nơi mà nó được tạo ra. Nó cũng là một hệ thống mà đầu ra hoặc kết quả của sự tính toán được đưa trở lại nơi yêu cầu ƒ Hệ thống thời gian thực: Hệ thống điều khiển hoạt động bằng dữ liệu nhận được, xử lý chúng và kết quả được đưa trở lại một cách nhanh chóng để tác động đến hệ thống tại thời điểm đó. - 10 -
11. ƒ Hệ thống hỗ trợ quyết định: Các hệ thống máy tính này không đưa ra những quyết định riêng của chúng mà thay vào đó, giúp các nhà quản lý và các công nhân có kiến thức khác nhau trong việc tổ chức để đưa ra quyết định thông minh về các hoạt động khác nhau. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ quyết định không nhận thức được rằng nó không hoạt động trên một cơ sở bình thường mà nó được sử dụng trên một cơ sở đặc biệt bất cứ khi nào cần thiết. ƒ Hệ thống dựa trên tri thức: Mục đích của các nhà khoa học về máy tính, làm việc trong một trường trí thông minh nhân tạo là để tạo ra các chương trình mà mô phỏng những hoạt động của con người. Trong một số hệ thống chuyên dụng, mục tiêu nay đã gần đạt được. Với các hệ thống khác, mặc dù chúng ta chưa biết làm cách để xây dựng các chương trình hoạt động tốt trên hệ thống, chúng ta có thể bắt đầu xây dựng các chương trình mà hỗ trợ một cách đáng kể cho hoạt động của con người trong một nhiệm vụ. ƒ Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống đưa vào máy tính để tạo thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho các cấp quản lý. Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống có sự tham gia của máy tính để xử lý thông tin và có nhiều mức độ xử lý thông tin tự động hoá khác nhau. b. Mức độ tự động hoá : - Tự động hoá toàn bộ : Hệ thống được tự động hoá bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống. - Tự động hoá một phần : Hệ thống phân chia công việc xử lý giữa con người (thực hiện thủ công) và một bộ phận thực hiện trên máy tính. Việc tự động hoá một phần xuất phát từ khả năng hạn chế về tổ chức, kinh phí, yêu cầu hoặc kỹ thuật, nhưng mọi việc thiết kế đều được xem xét về ngữ cảnh tự động hoá cao trong tương lai cho phép. c. Phương thức xử lý thông tin: Xử lý mẻ (Batch Processing): Các giao dịch diễn ra theo luồng thông tin đến gộp thành nhóm và đợi xử lý theo mẻ. Thí dụ : Các giao dịch bán hàng trong một ngày được cập nhật vào cuối mỗi ngày và sau khi các thông tin đó được cập nhật thì hệ thống sẽ thực hiện các thao tác tính tồn kho, tính doanh thu bán ra trong ngày. Ngoài ra các hệ thống xử lý theo mẻ có thể áp dụng trong các bài toán như tính lương, tuyển sinh và các bài toán giải quyết có tính định kỳ theo chu kỳ thời gian nhất định. Phương thức này thường dùng cho các trường hợp sau : + In các báo cáo, kết xuất, thống kê. + In các giấy tờ giao dịch có số lượng lớn. + Xử lý có tính chất định kỳ. + Thường dùng khi vào ra và xử lý một số lượng nhỏ các giao dịch. - 11 -
12. Xử lý trực tuyến (on-line processing): Khi giao dịch phát sinh, các thông tin đến được cập nhật và tự động xử lý ngay. Xử lý trực tuyến dùng để hiển thị, chỉnh đốn, sửa chữa các tệp dữ liệu, phục vụ trực tiếp khách hàng tại chỗ. Thí dụ về xử lý trực tuyến như bán vé máy bay, vé tàu, hệ rút tiền tự động ATM và hệ INTERNET. Ngày nay người ta có xu hướng dùng xử lý trực tuyến nhiều do máy tính có giá thành thấp. Tuy nhiên việc xử lý trực tuyến trong môi trường cơ sở hạ tầng về CNTT và viễn thông còn yếu và bất cập thì điều này không hẳn là phương thức tốt nhất. Ưu điểm xử lý trực tuyến là giảm được công việc giấy tờ, các khâu trung gian; kiểm tra được sự đúng đắn của dữ liệu ngay khi thu nhập; người dùng hiểu rõ được qui trình xử lý; cho trả lời nhanh chóng. Nhược điểm xử lý trực tuyến là chi phí hoạt động đắt hơn cả về phần cứng và phần mềm; xây dựng hệ thống tốn công, tốn thời gian hơn; sử dụng CPU không kinh tế do phải thường trực máy tính; xử lí chậm khi khối lượnglớn; khó bảo đảm tính tin cậy; khó phục hồi dữ liệu vì dữ liệu luôn ở trên dòng dữ liệu; đòi hỏi nhiều biện pháp xử lý đặc biệt đối với dữ liệu. Xử lý thời gian thực: Các thông tin xử lý mang yếu tố thời gian, các hành vi của một hệ thống phải thoả mãn một số ràng buộc ngặt nghèo về thời gian. Phuơng pháp xử lý thời gian thực phù hợp với các hệ thống điều khiển và máy tính lệ thuộc vào hệ thống ngoài chẳng hạn hệ thống điều khiển các lò sấy, lò nung,v.v 1.3. Qúa trình phát triển hệ thống thông tin : Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau: + Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống. + Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tính khả thi. + Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống. + Thiết kế logic: Trả lời câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ?. Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới. + Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiện thực hiện, nhằm trả lời câu hỏi : Làm như thế nào ?. + Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình. + Khai thác và bảo trì. Trình tự phát triển của hệ thống tuân theo một số chu trình : Chu trình thác nước: Phát triển vào những năm 1970, mô tả sự phát triển của hệ thống theo 5 giai đoạn: Phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm sửa và bảo trì. Các giai đoạn này kế tiếp nhau và mỗi giai đoạn chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhược điểm chính của chu trình thác nước là kiểm sửa thực hiện ở giai đoạn cuối và không có sự quay lui để chỉnh sửa các bước trước nên các sai sót dễ gây ra các rủi ro cho quá trình phát triển hệ thống. Tuy nhiên chu trình thác nước lại đơn giản phù hợp với các hệ - 12 -
13. thống vừa và nhỏ, ít phức tạp và được dùng rất phổ biến. Hình 1.4.a mô tả chu trình tuyến tính phát triển hệ thống. Sự tiến hoá của quy trình phát triển phần mềm dẫn đến một số kiểu chu trình tiên tiến như: Chu trình chữ V, mẫu thử lặp (1980), chu trình xoắn ốc (1988). Các chu trình này khắc phục được các nhược điểm của chu trình thác nước truyền thống. §Þnh nghÜa vÊn ®Ò Môc ®Ých, h¹n chÕ, tµi nguyªn cña dù ¸n Nghiªn cøu tÝnh kh¶ thi Gi¶i ph¸p s¬ bé, chi phÝ, lîi Ých Ph©n tÝch hÖ thèng M« h×nh hÖ thèng vµ c¸c môc tiªu chi tiÕt ThiÕt kÕ ThiÕt kÕ ThiÕt kÕ chung HÖ thèng Chi tiÕt Thñ tôc, ®Ò xuÊt thiÕt bÞ, ®Æc t¶, ch−¬ng tr×nh vµ cÊu tróc c¬ së d÷ liÖu Ph¸t triÓn Thö nghiÖm vµ Ph¸t triÓn vµ cµi HÖ thèng th«ng Hoµn thiÖn ®Æt tin Sö dông hÖ thèng KiÓm tra rµ B¶o d−ìng so¸t l¹i H×nh 1.4.a : Chu k× tuyÕn tÝnh ph¸t triÓn hÖ thèng - 13 -
14. Việc phân chia thành giai đoạn chỉ có tính tương đối, tùy thuộc từng phương pháp chúng ta sử dụng. Các giai đoạn phát triển của hệ thống bao gồm: Giai đoạn 1. - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. - Tìm hiểu phê phán để đưa ra giải pháp. Giai đoạn 2. Phân tích hệ thống. (giai đoạn thiết kế logic). Giai đoạn 3. Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống. Giai đoạn 4 : - Thiết kế chi tiết , bao gồm các thiết kế về các thủ tục. - Thủ công. - Kiểm soát phục hồi. - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế các mô đun, cấu trúc chương trình. Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình. Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì. Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua sơ đồ phân tích thiết kế cấu trục gồm 4 bước chính tương ứng với các khối chỉ ra trong sơ đồ hình 1.5. Trong sơ đồ này người sử dụng mong muốn có hệ thống thông tin mới thay thế hệ thống hiện tại, nhưng đó là cách làm không chuyên nghiệp. Sơ đồ này chỉ ra cách thực hiện từ khối I, khối II, khối III rồi khối IV. Trong đó Khối I : Khảo sát, mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào ? Khối II : Mô tả hệ thống cũ làm việc làm gì ?. Lúc này hệ thống chỉ xác định các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý. Khối III : Mô tả hệ thống mới làm gì ?. Dựa trên khối II ta cần bổ sung các yêu cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ các nhược điểm của hệ thống cũ. Khối IV : Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào ?. Giai đoạn thiết kế nhằm hướng tới cài đặt, xây dựng hệ thống mới có thể hoạt động được. - 14 -
15. Sau đây là một quá trình phát triển hệ thống thông tin mẫu thử lặp X¸c ®Þnh vÊn ®Ò X¸c ®Þnh/ x¸c ®Þnh l¹i môc ®Ých hÖ thèng Nghiªn cøu tÝnh kh¶ thi cña hÖ thèn g ThiÕt kÕ chi tiÕt X¸c ®Þnh vÊn ®Ò hÖ thèng chÝnh Cµi ®Æt hoµn thiÖn ThiÕt kÕ nguyªn mÉu KiÓm tra hÖ thèng lÇn cuèi Cµi ®Æt vµ ®¸nh gi¸ Hình 1.4.b Qúa trình phát triển mẫu thử lặp Ng−êi sö dông mong M« h×nh hÖ muèn xö lý trùc tiÕp m« t¶ ho¹t ®éng cña m« t¶ ho¹t ®éng hÖ thèng møc hÖ thèng hiÖn t¹i thèng míi vËt lý. lµm viÖc nh− thÕ nµo lµm viÖc nh− thÕ (HOW TO DO) nµo? I (HOW TO DO) IV §©y lµ vÊn ®Ò khã Ng−êi sö dông Ng−êi sö dông vµ ng−êi ph©n tÝch mong muèn M« t¶ hÖ thèng hiÖn M« t¶ hÖ thèng míi M« h×nh hÖ t¹i lµm g× ? lµm g× ? thèng møc (WHAT TO DO) Logic (WHAT TO DO) III II Ng−êi thiÕt kÕ mong muèn Hình 1.5 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Vai trò phân tích thiết kế hệ thống: Phân tích hệ thống là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống thông tin. Nếu đầu tư cho phân tích thiết kế càng nhiều bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảo trì - 15 -
16. càng ít bấy nhiêu. Hình 1.6a và 1.6 b cho ta hình dung về vai trò của thiết kế hệ thống với 2 trường hợp: Có thiết kế và không thiết kế. B¶o tr× B¶o tr× KiÓm thö KiÓm thö Cµi ®Æt ThiÕt kÕ Cµi ®Æt ThiÕt kÕ H×nh 1.6.a HÖ thèng cã thiÕt kÕ H×nh 1.6.b HÖ thèng kh«ng cã thiÕt kÕ Theo Tài liệu [8] chi phí phân tích thiết kế hệ thống có thể được đánh giá 17% so với toàn bộ chi phí phát triển xây dựng HTTT trong khi đó việc lập trình chỉ chiếm 8% được chỉ ra trong sơ đồ hình 1.7 sau Ph©n tÝch & thiÕt kÕ 17% LËp tr×nh 8% B¶o tr× 50% 25% KiÓm söa H×nh 1.7 Ph©n bè chi phÝ cho c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn HTTT - 16 -
17. 1.4 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 1.4.1 Đại cương giai đoạn khảo sát Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua hai giai đoạn: - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án. - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. Giai đoạn khảo sát còn có thể coi như "Nghiên cứu tính khả thi” hoặc "Nghiên cứu hiện trạng”. Mục đích cuối cùng của giai đoạn khảo sát là "ký kết được hợp đồng thoả thuận" giữa nhà đầu tư và nhóm phát triển hệ thống để xây dựng hệ thống thông tin đối với hệ thống nghiệp vụ của một tổ chức. 1.4.2 Yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát Yêu cầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người phân tích và thiết kế cần xác định trong giai đoạn này bao gồm các giai đoạn: + Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ. + Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới. + Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. + Vạch kế hoạch cho dự án. + Lập báo cáo về khảo sát và xác định tính khả thi 1.4.3 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết "cải tạo cái cũ xây dựng cái mới" a. Phương pháp khảo sát hiện trạng: Các mức khảo sát cho dù là khảo sát sơ bộ cũng được phân biệt 4 mức theo thứ tự: Tác vụ, điều phối quản lý, quyết định và tư vấn. Mức thao tác, thừa hành (tác vụ): Người sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác của hệ thống và họ thường xuyên nhận ra những khó khăn và những vấn đề nảy sinh ít người được biết. Những công việc này có ảnh hưởng rất lớn do có sự thay đổi các thủ tục và những thay đổi khác kèm theo khi có hệ thống mới. Mức điều phối, quản lý (điều phối): Mức giám sát của các những người quản lý trực tiếp. Họ cung cấp thông tin báo cáo tóm tắt định kỳ, các thông tin chi tiết mà họ - 17 -
18. quản lý tại mọi thời điểm. Tuy nhiên họ không nhìn vấn đề xa được, và không phải là người trực tiếp ra quyết định. Mức quyết định, lãnh đạo (quyết định): Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra quyết định, những ý tưỏng mang tính chiến lược phát triển lâu dài quyết định xu hướng phát triển của hệ thống. Mức chuyên gia cố vấn (tư vấn): Mức này bao gồm cố vấn và những người chuyên nghiệp. Vai trò của họ tư vấn về chuyên môn sâu và có thể phê phán hoặc chấp nhận hệ thống. Họ có thể quan trọng hay không tuỳ thuộc vào đánh giá của mức quyết định. Chuyªn gia L·nh ®¹o §iÒu phèi Thao t¸c thõa hµnh Mỗi một mức ở trên có vai trò và ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển chung của hệ thống theo các khía cạnh khác nhau nên cần phải được khảo sát đầy đủ. b. Hình thức khảo sát: Có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử dụng kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan và tính toàn diện của phương pháp luận. - Quan sát theo dõi: Bao gồm quan sát chính thức và không chính thức. Quan sát chính thức thường có chuẩn bị và thông báo trước. Quan sát từng phần tử riêng biệt khi thu thập thông tin không phải là phương pháp tốt nhất. Hệ thống tương lai có thể có cách thức làm việc thay đổi, hơn nữa những gì ta dễ nhìn thấy có thể không thuận tiện và không bình thường và có thể ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu. Quan sát không chính thức: Để có cái nhìn tổng quát về một tổ chức cần xem xét các giấy tờ và tài liệu, lý do dừng công việc, phân chia thời gian không hợp lý và sự phản ánh trung thực về môi trường làm việc tốt. Quan sát không chính thức thường cho ta các kết luận khách quan hơn. Quá trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phương pháp để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học. - 18 -
19. - Phỏng vấn, điều tra: Phương pháp trao đổi trưc tiếp với người tham gia hệ thống thông qua các buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật. Phương pháp này đòi hỏi các chỉ dẫn rõ ràng cho người sử dụng. Thông thường người phân tích sử dụng các bảng hỏi, các mẫu điều tra. Danh sách các câu hỏi có thể được thiết kế dựa trên các điểm sau: Tiêu đề: mô tả các mục tiêu và các nội dung chính Phân lớp dữ liệu: Các loại dữ liệu sẽ sử dụng Dữ liệu: Nội dung của dữ liệu trong từng loại. Nói chung, phương pháp này phức tạp và không có hiệu quả với những người phân tích thiếu kinh nghiệm. Dễ thấy mỗi phương pháp đều có điểm mạnh cũng như điểm yếu và phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể. Tuy nhiên bất chấp phương pháp sử dụng là gì thì nguyên tắc chung là: - Càng thu thập được nhiều thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu các vấn đề cần giải quyết, càng có khả năng đưa ra các câu hỏi về các vấn đề cần quan tâm. - Thông tin có thể chia thành các nhóm: Thông tin chung có cấu trúc theo hướng dọc của tổ chức, thông tin về tổ chức, về các đơn vị có liên quan trực tiếp đến các vấn đề hiện hành cần giải quyết. Phỏng vấn là phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra. Người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu trả lời của các người được điều tra. Có hai loại câu hỏi thường được sử dụng: - Câu hỏi trực tiếp : Là các câu hỏi đóng mà các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định đó là phương án nào. Câu hỏi đóng là có ích khi ta đã có chủ định điều tra và cần biết rõ các chi tiết . - Các câu hỏi gợi mở: Là câu hỏi mà số khả năng trả lời rất lớn, người hỏi chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở là có ích khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, và người trả lời phải là người có hiểu biết rộng, cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý. 1.4.4 Phát hiện các yếu kém của hệ thống hiện tại Với mục đích xây dựng hệ thống mới thay thế hệ thống hiện tại, nhà phân tích cần chỉ ra các yếu kém của hệ thống hiện tại. Đây là công việc khó khăn và hết sức tế nhị vì rằng hệ thống cũ dù rằng có các nhược điểm nhưng dù sao cũng gặp phải tính bảo thủ trì trệ của một số cá nhân dẫn đến sự bất hợp tác trong việc cung cấp dữ liệu Sau đây là các gợi ý nhằm chỉ ra các yếu kém của hệ thống: - Hệ thống thiếu một số chức năng nào đó, thiếu phương tiện xử lí thông tin, thiếu con người thực hiện, thiếu người quản lý v.v. - 19 -
20. - Hệ thống hoạt động kém hiệu lực, hiệu suất thấp do các yếu tố về phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ chức bất hợp lý, lưu chuyển thông tin vòng vèo, quá dài, tài liệu trình bày kém và xảy ra sự ùn tắc thông tin, sự quá tải về xử lý. - Tổn phí cao : Thực chất sự chi phí cho hệ thống cần được đánh giá theo một tiêu chuẩn và khía cạnh nào đó như yếu tố thời gian, con người, quá trình khai thác - Chất lượng thông tin : Các thông tin của hệ thống cũ thường không ổn định, thiếu chính xác, không rõ ràng và thiếu tính thời sự 1.5 Phân loại và biên tập thông tin điều tra Các thông tin thu thập được qua quá trình khảo sát cần phải rà soát, phân loại và biên tập theo các tiêu chí. - Thông tin phản ánh hiện tại hay tương lai: Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường, hoàn cảnh, các thông tin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý. Các thông tin cho tương lai được phát biểu từ các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế hoach. Các thông tin cho tương lai có thể có ý thức nhưng không được phát biểu cần được gợi ý hoặc các thông tin vô ý thức cần được dự đoán. - Thông tin dạng tĩnh, động hay biến đổi: Các thông tin tĩnh là thông tin phản ánh tình trạng tĩnh tại, sơ đẳng, ổn định như cơ cấu tổ chức, thông tin về các phòng ban, họ tên, chức vụ, năm sinh và thông tin cấu trúc hoá như sổ sách v.v Các thông tin động thường các thông tin về không gian như các đường di chuyển tài liệu, về thời gian như thời gian xử lý, hạn định chuyển giao thông tin Các thông tin biến đổi: Quy tắc quản lý, các quy định của nhà nước, của cơ quan làm nền cho việc xử lý thông tin. Các thủ tục, những công thức tính toán cũng như các điều kiện khởi động công việc, các quy trình xử lý v.v - Thông tin thuộc môi trường hay nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hoặc từ môi trường có tác động với hệ thống. Ranh giới giữa thông tin môi trường và nội bộ quyết định phạm vi của hệ thống. Một điểm đáng lưu ý trong việc phân loại là chú trọng việc đánh giá các tiêu chuẩn như tần suất xuất hiện, độ chính xác và thời gian sống của thông tin 1.6 . Xác định các yêu cầu, phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án 1.6.1 Xác định các yêu cầu nảy sinh Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế, đưa ra một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án. Chính các mục - 20 -
21. tiêu này là thước đo để kiểm chứng và để nghiệm thu dự án sau này. Các yêu cầu hệ thống có thể lấy từ các nguồn sau: - Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng: Trong quá trình khảo sát nhà phân tích đã chỉ ra các thông tin mà hệ thống yêu cầu nhưng hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được. Bản chất HTTT là nhằm thoả mãn về thông tin của mọi đối tượng tham gia hệ thống. - Các nguyện vọng của nhân viên: Người sử dụng sẽ dùng sản phẩm cuối cùng nên nguyện vọng của họ chính là yêu cầu của hệ thống mới. - Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo: Các nhà quản lý, lãnh đạo là người chịu trách nhiệm trước sự phát triển lâu dài của hệ thống nghiệp vụ nên dự kiến và kế hoạch của họ là yếu tố quyết định sự phát triển của HTTT. 1.6.2. Phạm vi hoạt động của dự án Phạm vi của dự án là khoanh vùng dự án cần thực hiện. Phạm vi có thể bao trùm lên toàn bộ hệ thống hay chỉ đề cập đến một vài bộ phận nhỏ, hệ thống có thể quản lý toàn diện hay chỉ giải quyết một vài công việc đơn lẻ riêng biệt nào đó. Phạm vi còn phù thuộc vào loại doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ. Xác định phạm vi của dự án với các phương pháp chủ yếu: - Phương pháp khoanh vùng theo chiều sâu (giếng) nhằm hạn chế trong phạm vi hẹp và đi sâu. Phương pháp này dễ nhưng không giải quyết được tổng thể và sau này khó phát triển các hệ con thành nhất thể. - Phương pháp khoanh vùng theo chiều rộng (hồ) nhằm hạn chế giải quyết tổng thể, nhất quán, mang tính tập trung hoá cao có định hướng lâu dài. Trên thực tế xác định phạm vi của hệ thống các nhà phân tích thường chọn giải pháp dung hoà cả 2 phương pháp này và có chú ý tới yếu tố phát triển tương lai. Chẳng hạn nếu phạm vi chỉ nhằm chiều sâu thì hệ thống cần đề cập sẽ phát triển theo bề rộng và ngược lại nếu khoanh vùng theo chiều rộng sẽ đề cập đến sự phát triển theo chiều sâu, chi tiết. Lý do xác định phạm vi của dự án là những hạn chế sẽ được đề cập ở phần sau như do yếu tố tài chính, kỹ thuật, thời gian, v.v 1.6.3 . Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm đáp ứng đúng vai trò của nó trong hệ thống nghiệp vụ cho nên các mục tiêu chính của nó là: - Phục vụ lợi ích của nghiệp vụ như tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ với thông tin đưa ra có giá trị, tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật và kịp thời. - Mang lại lợi ích kinh tế như giảm các hoạt động thủ công, giảm biên chế, chi phí hoạt động. - 21 -
22. - Mang lại lợi ích sử dụng như nhanh chóng, thuận tiện. - Khắc phục những yếu kém hiện tại, đáp ứng những nhu cầu trong tương lai, đồng thời thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của tổ chức nghiệp vụ. - Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người. 1.6.4 Xác định các hạn chế của dự án Ngoài phạm vi xác định ở trên, hạn chế của dự án nhằm chỉ ranh giới của hệ thống do các yếu tố thực tế mà sau này khi phân tích sâu hơn cần được xem xét cụ thể hơn và chỉnh sửa: - Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và kinh phí cho phép triển khai. - Hạn chế về con người: khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tác vụ. - Hạn chế về thiết bị, kỹthuật: Các khả năng về kỹ thuật và thiết bị cho phép đáp ứng yêu cầu xử lý. - Hạn chế về môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về môi trường, xã hội chính sách, pháp lý. - Hạn chế về thời gian: Các ràng buộc của các hệ thống về thời gian hoàn thành, phân phối tài liệu. 1.7. Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp Sau khi khảo sát, đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và xác định yêu cầu của hệ thống mới, nhà phân tích thiết kế cần đưa ra giải pháp phác hoạ cho hệ thống mới, nghiên cứu tính khả thi của dự án. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng vì nó quyết định dự án này có trở thành hiện thực hay không ?. 1.7.1 Nghiên cứu tiền khả thi Việc phác thảo giải pháp và nghiên cứu tính khả thi được thực hiện ngay từ giai đoạn sớm vì nó cần thiết cho cả nhóm người sử dụng và nhà phát triển hệ thống. Đối với người sử dụng cần biết hệ thống mới sẽ ra sao, giải pháp có triển vọng hay không để đầu tư và yên tâm với đối tác xây dựng. Mặt khác đối với bên phát triển cần xác định sớm để vạch kế hoạch và dự trù mức đầu tư, chuẩn bị vật tư trang thiết bị. Công việc của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm: - Định nghĩa tính khả thi của dự án - Các câu hỏi cần giải đáp: Thoả mãn các yêu cầu bên chủ đầu tư hay không? : Thường các yêu cầu này được đưa ra dưới các dạng câu hỏi cốt yếu - TOR (Term of references) mà nhà phân tích cần phải trả lời: Có cần thực hiện điều đó không? Điều tiếp theo cần làm là gì? Cần bao nhiêu lâu để làm được điều đó? Giá cả, chi phí cho dự án là bao nhiêu? Có lợi nhuận và khó khăn gì? - 22 -
23. - Các bước cần tuân thủ để giải đáp các yêu cầu trên: Xác định cần làm gì để nhận được các yêu cầu từ tổ chức, người sử dụng và HTTT?. Xác định mức độ bài toán cần giải quyết có xem xét đến các vấn đề riêng của tổ chức. - Xác định được những người sử dụng có công việc sẽ thay đổi sau khi hệ thống được phát triển. Có 4 nhóm người sử dụng ở các mức: Người sử dụng ở mức vận hành, người sử dụng ở mức giám sát, người sử dụng ở mức quản lý và người sử dụng ở mức chuyên nghiệp. - Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi về những điều đã phát hiện từ quan sát ban đầu để có được cái nhìn tổng quát từ các phương tiện khác nhau tạo cơ sở vữngvàng cho pha tiếp theo Các câu hỏi cần giải đáp về tính khả thi: - Định hướng giải quyết, thực hiện như thế nào?. - Dự trù về thiết bị: Cần đưa ra các chủng loại, tính năng, giá cả, thời gian cung cấp vì thiết bị thường đáp ứng chậm và vì vậy chúng thường phải dự trù sớm 1.7.2 Xác định các mức tự động hoá khác nhau Mức độ tự động hoá của hệ thống thông tin phù thuộc vào khả năng tài chính, kỹ thuật, con người và môi trường có thể áp dụng được mà người thiết kế phải xem xét trước khi phân tích thiết kế. - Tổ chức lại các hoạt động thủ công khi chưa có điều kiện đưa công nghệ thông tin vào. - Tự động hoá một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. - Tự động hoá toàn bộ sẽ làm thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình. 1.7.3. Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi Xác định được chi phí cũng như lợi ích của hệ thống sắp xây dựng. Các khả thi về kỹ thuật, khả thi về tác vụ xử lí thông tin, khả thi về thời gian, kế hoạch, khả thi về kinh tế đem lại từ hệ thống. Những kết quả của tiến trình nghiên cứu tính khả thi và phân tích chi phí-lợi nhuận được đưa ra trong một báo cáo để nhận sự đánh giá của người quyết định và tạo điều kiện cho chúng được thực hiện, trên cơ sở đó, dự án được tiếp tục xa hơn. Bộ phận quản lý được cung cấp đầy đủ thông tin về tính khả thi của mỗi lựa chọn cùng với thời hạn hoàn vốn của nó. Bộ phận quản lý, sau khi thảo luận với người phân tích về các lựa chọn khác nhau sẽ đi đến quyết định xem lựa chọn nào được thực hiện. - 23 -
24. Cuối cùng, dự án của hệ thống thông tin, đã được lựa chọn và chấp thuận, được xét để áp dụng cho các hoạt động sau này. Nhiệm vụ đầu tiên là chọn chu trình phát triển hệ thống thông tin cho việc thực hiện dự án và chuẩn bị một kế hoạch dự án cùng với lịch biểu cho các đòi hỏi về tài nguyên của hệ thống. Lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phụ thuộc vào kiểu của dự án và môi trường trong đó nó sẽ được thực hiện. Sau đó, các khoảng thời gian cho các giai đoạn khác nhau của chu trình phát triển hệ thống được được ước lượng. Theo đó, lịch biểu cho các đòi hỏi về tài nguyên cũng đựơc lập ra. Lịch biểu này được trình bày lên bộ phận quản lý để dùng cho việc quản lý tài nguyên tại cùng thời điểm. Ví dụ: một chu trình phát triển hệ thống tuyến tính theo các giai đoạn được phác hoạ dưới đây để làm sáng tỏ kế hoạch của dự án. Trạng thái 1: Công việc Người sử Tài nguyên Tổng số Ngày bắt đầu Ngày kết thúc dụng tháng Phân tích hệ thống hiện 1 1 4 1:10:2003 30:11:2003 hành Thiết kế hệ 1 1 4 1:12:2003 31:01:2004 thống Thiết kế chi tiết 2 1 6 1:02:2004 31:03:2004 Thực hiện 3 1 8 1:04:2004 31:05:2004 Tương tự như vậy, các bảng của các giai đoạn khác của sự phát triển hệ thống cũng được chuẩn bị. Kế hoạch dự án được thể hiện thông qua biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn trực quan về hoạt động trong các giai đoạn khác nhau của dự án. Các hoạt động đồng thời của dự án cũng có thể dễ dàng biểu diễn nhờ biểu đồ Gantt. Năm 2003 2004 Tháng 10 11 12 1 2 3 4 5 6 Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực hiện đoạn 1 bộ tiết Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực đoạn 2 bộ tiết hiện Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết đoạn 3 bộ kế chi tiết - 24 -
25. Tóm lại nhà phân tích thường đưa ra một loạt giải pháp để tiện việc so sánh, đánh giá rồi chọn lựa một giải pháp tối ưu chấp nhận được. Hình 1.7 đưa ra 5 giải pháp để lựa chọn đối với hệ thống thông tin cung ứng vật tư của xí nghiệp. 1.8 Lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng HTTT Một dự án xây dựng hệ thống thông tin muốn thành công cần thiết phải có kế hoạch thực thi và lập dự trù. Kế hoạch tổng thể có thể chỉ ra một số bước quan trọng: a) Giai đoạn hình thành hợp đồng: Quyết định hệ thống khả thi hay không và thoả thuận các điều khoản sơ bộ dẫn đến một hợp đồng ký kết. b) Lập dự trù thiết bị : Thời gian chuẩn bị mua sắm thiết bị thường diễn ra khá lâu nên nhất thiết cần dự trù về thiết bị sớm. Tuy nhiên các dự trù thiết bị có thể phải thay thế do công nghệ phát triển nhanh và biến động về giá cả. c) Kế hoạch triển khai dự án: - Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với HTTT sẽ xây dựng. - Lập kế hoạch tiến độ thực thi kế hoạch đề ra. Thí dụ: Sau đây ta xét một ví dụ tổng quát, ví dụ này sẽ có đầy đủ các đặc thù được xem xét với các khía cạnh xuyên suốt trong các chương về sau. Hệ thống được đặc tả bằng lời thay vì cần phải khảo sát theo các bước đã chỉ ra như sau: Hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy X: Nhà máy X bao gồm các phân xưởng, sản xuất một số sản phẩm nhất định. Trong quá trình sản xuất các phân xưởng sử dụng các loại vật tư. Nhà máy có bộ phận quản lý cung ứng vật tư. Hiện tại hệ thống gồm có 2 bộ phận tách rời : Bộ phận mua hàng và bộ phận tiếp nhận hàng và phát hàng. Hai bộ phận này đã lập riêng hai hệ thống xử lý: Hệ đặt hàng(ĐH) và Hệ phát hàng(PH) trên hai máy tính và hai máy tính này không tương thích nên không nối với nhau được. Cấu trúc tương ứng của 2 bộ phận là: a) Hệ đặt hàng (ĐH) nhằm giải quyết các dự trù vật tư của các phân xưởng bao gồm: - Chọn người cung ứng. - Thương lượng với nhà cung cấp. - Lập đơn hàng (SH -đơn). - Sao lưu đơn hàng và cất trong file “Đơn hàng”. Hệ thống ĐH có tệp “Người cung cấp “ chứa thông tin về người cung cấp với các thông tin cần quản lý: Mã người cung cấp, Tài khoản, Địa chỉ, Điện thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp. - 25 -
26. Chú ý rằng mỗi một bản dữ trù vật tư có thể đáp ứng bởi những người cung cấp khác nhau, tuy nhiên mỗi mặt hàng trên một bản dự trù chỉ do một người cung cấp cung ứng. Mỗi đơn hàng lại có thể chứa nhiều mặt hàng do nhiều phân xưởng tiêu thụ yêu cầu, lưu ý rằng trên đơn hàng không có lưu thông tin nơi người dự trù vì vậy cần lưu thông tin Dự trù- Đơn hàng (DT/ĐH). b) Hệ Phát hàng (PH) nhằm thực hiện các nhiệm vụ: - Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho đến khi phát hàng về phân xưởng, - Hàng về kèm phiếu giao hàng: Thông tin trên phiếu giao hàng kèm theo nơi cất (tạm) hàng lưu ở file “Nhận hàng “. Thông tin trên phiếu giao hàng không lưu thông tin ngưòi sử dụng hàng, - Bộ phận thủ công: Làm nhiệm vụ đối chiếu, các công việc tiến hành như sau: ƒ Hàng ngày bộ phận thu hàng nhận hàng, in các danh sách hàng nhận về gửi đến bộ phận đối chiếu, trong danh sách đều có ghi SH - đơn. ƒ Đối chiếu SH-đơn để tìm địa chỉ phát hàng để bộ phận nhận hàng phát cho nơi nhận. ƒ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho tài vụ để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi về các bất nhất giưã Đơn hàng-Nhận hàng-Hoá đơn (ĐH/NH/HĐ). Hãy phác hoạ một giải pháp cho hệ thống với cố gắng tận dụng phần mềm và phần cứng đã có. ở đây ta đưa ra năm giải pháp để cân nhắc lựa chọn Giải pháp 1: Tạo kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ. Giải pháp này vi phạm tính khả thi về kĩ thuật vì giả thiết 2 máy không tương thích. Giải pháp 2: Gộp hệ đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại nhằm loại bỏ một máy tính. Giải pháp này vi phạm thao tác, lãng phí một hệ thống. Giải pháp 3: Loại bỏ 2 hệ thống máy tính đưa các toàn bộ các nhiệm vụ vào trung tâm máy tính của xí nghiệp. Thực chất của giải pháp này là trang bị máy tính mới, viết lại phần mềm, xử lý tập trung Giải pháp này đòi hỏi chi phí lớn, tốn kém hơn. Nó chỉ có lợi khi điều kiện kinh tế cho phép. Giải pháp 4: Giữ nguyên hiện trạng vốn đang có, vẫn dùng bộ máy tính cũ, chương trình cũ, cách khai thác cũ. Thực chất giải pháp này bảo thủ không phát triển hệ thống, không có ý nghĩa gì nhưng đôi khi chưa tìm được giải pháp nào hay hơn thì tạm thời chấp nhận. Tuy nhiên có thể có những thay đổi về quy trình xử lý thủ công nhằm cải tiến hệ thống. Giải pháp 5 : Chuyển nhiệm vụ nhận dự trù từ hệ Đặt hàng sang hệ Phát hàng. Như vậy hệ ĐH chỉ làm nhiệm vụ mua hàng. Hệ PH vừa quản lý dự trù, vừa nhận và phát hàng. - 26 -
27. Với năm giải pháp ở trên chưa có tính tương đối và thực tế không có chuẩn mực nào cả. Nếu xét chi tiết hơn, nhà phân tích cần thiết phải tính toán cụ thể về nhiều khía cạnh để khẳng định việc lựa chọn một giải pháp và phủ định các giải pháp còn lại. Giải pháp 5 được lựa chọn vì nó tận dụng hai phần mềm sẵn có trên hai máy tính đồng thời giảm bớt các đối chiếu thủ công. Thực chất chỉ thay đổi qui trình cho phù hợp. Gi¶i ph¸p 2 Gi¶i ph¸p 1 Gi¶i ph¸p 3 HÖ ®Æt hµng HÖ ®Æt hµng HÖ ®Æt hµng Ttmt HÖ ph¸t hµng HÖ ph¸t hµng HÖ ph¸t hµng Gi¶i ph¸p 4 Gi¶i ph¸p 5 HÖ §H : Mua hµng vµ Ho¸ ®¬n kiÓm tra thùc hiÖn ®¬n §¬n hµng hµng HÖ ®Æt hµng Yªu cÇu Ghi nhËn mua hµng hµng vÒ §èi chiÕu thñ c«ng HÖ PH : Qlý dù trï võa nhËn vµ HÖ ph¸t hµng Dù trï tõ c¸c ph¸t hµng + Qlý Kho hµng Tån ph©n x−ëng Giao hµng cho PX Ph¸t hµng H×nh 1.7 C¸c gi¶i ph¸p s¬ bé cho HTTT cung øng vËt t− - 27 -
28. Tóm lại chương này trình bày một cách khái quát các khái niệm : - Hệ thống thông tin và mục tiêu vai trò của nó đối với hệ thống nghiệp vụ - Quá trình phát triển hệ thống thông tin với các giai đoạn và vai trò của phân tích thiết kế hệ thống - Khảo sát đánh giá hệ thống hiện tại, các kỹ thuật khảo sát thu thập thông tin. - Đề xuất các giải pháp sơ bộ cho hệ thống mới để lựa chọn, nghiên cứu tính khả thi và lập kế hoạch thực hiện. Bài tập chương 1 Các câu hỏi thảo luận 1.1 Tại sao khi xây dựng các phần mềm HTTT cần phải có phân tích và thiết kế hệ thống ?. 1.2 Nêu vai trò hệ thống thông tin trong hệ thống nghiệp vụ. 1.3 Nêu các giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. 1.4 Những lĩnh vực ứng dụng nào phù hợp với phương thức xử lý thông tin theo lô (batch), và lĩnh vực nào phù hợp xử lý theo trực tuyến (on-line), thời gian thực (real time 1.5 Phân biệt hệ thông tin quản lý (MIS) với hệ trợ giúp quyết định (DSS) và hệ chuyên gia (ES) 1.6 Hãy thảo luận sơ đồ phân bố các sự cố sai sót của vòng đời hệ thống ThiÕt kÕ 27% C¸c yªu cÇu 56% LËp tr×nh 7% C¸c phÇn kh¸c 10% Các câu hỏi kiểm tra trắc nghiệm chương 1 - 28 -
29. Chọn câu trả lời thích hợp nhất: 01. Phân tích hệ thống thông tin cố gắng tìm kiếm: (a) những vấn đề tồn tại của hệ thống thông tin hiện tại. (b) những vấn đề của hệ thống được đề xuất. (c) phương pháp để được chấp nhận đối với việc thiết kế. (d) không có đáp án nào trong số trên. 02. Những mục đích của việc thiết kế hệ thống thông tin được thiết lập trong lúc: (a) giai đoạn tiền phân tích của dự án. (b) giai đoạn phân tích của dự án. (c) giai đoạn khởi tạo thiết kế của dự án. (d) không có trong số trên. 03. Thứ tự của những hoạt động chủ yếu của một dự án hệ thống thông tin là: (a) phân tích, thiết kế, xây dựng. (b) thiết kế, xây dựng, phân tích. (c) thiết kế, phân tích, xây dựng. (d) không có đáp án nào trong số trên. 04. Một hệ thống thông tin có một đường ranh giới phân chia: (a) các phần tử ảnh hưởng đến hệ thống và những phần tử không ảnh hưởng đến hệ thống. (b) các phần tử bị tác động bởi hệ thống và không bị tác động bởi hệ thống. (c) các phần tử bị điều khiển và không bị điều khiển bởi hệ thống. (d) không có đáp án nào trong số trên. 05. Những hệ thống con của một hệ thống thông tin phải có: (a) mức độ độc lập toàn thể cao. (b) mức độ độc lập với mỗi phần tử cao (c) tách biệt toàn bộ khỏi nhau. (d) không có đáp án nào trong số trên. 06. Hiệu suất của hệ thống có thể được cải thiện bằng việc đưa ra phản hồi trong: (a) hệ thống thông tin đó. - 29 -
30. (b) quá trình phát triển hệ thống thông tin đó. (c) mỗi hệ thống con của hệ thống thông tin đó. (d) không có đáp án nào trong số trên. 07. Môi trường của một hệ thống thông tin: (a) tác động đến hệ thống nhưng không nhận tác động bởi nó. (b) không tác động đến hệ thống nhưng nhận tác động bởi nó. (c) tác động hệ thống và nhận tác động từ hệ thống. (d) không có đáp án nào trong số trên. 08. Một hệ thống thông tin được tạo thành bởi: (a) con người, thủ tục và môi trường. (b) thiết bị, thủ tục và môi trường. (c) con người, thiết bị và các thủ tục. (d) không có đáp án nào trong số trên là hoàn chỉnh. 09. Trong một hệ thống thông tin, thông tin đúng, tới đúng người, vào đúng lúc, được đảm bảo bởi: (a) các thủ tục của hệ thống. (b) con người của hệ thống. (c) các thiết bị của hệ thống. (d) không có đáp án nào trong số trên. 10. Hai mặt của một bài toán phân tích hệ thống thông tin là: (a) những vấn đề và những trông đợi. (b) những vấn đề và giải pháp. (c) trông đợi và giải pháp. (d) không có đáp án nào trong số trên. 11. Ba nhóm người liên quan đến một hệ thống thông tin là: (a) người dùng, những thực thể quản lý và môi trường. (b) người dùng, những thực thể môi trường và những bộ phận hệ thống. (c) người dùng, bộ phận quản lý và hệ thống. (d) không có đáp án nào trong số trên. - 30 -
31. 12. Vai trò của máy tính trong một hệ thống thông tin là: (a) chủ yếu. (b) được mong đợi nhưng không là chủ yếu. (c) chủ yếu và được mong đợi. (d) không có đáp án nào trong số trên. 13. Tất cả các hệ thống máy tính là những hệ thống thông tin nhưng tất cả các hệ thống thông tin thì không là hệ thống máy tính. (a) đúng (b) sai. 14. Phần mềm của một hệ thống máy tính tương ứng với những thành phần gì của một hệ thống thông tin ? (a) những người sử dụng. (b) thiết bị (c) các thủ tục. (d) không có đáp án nào trong số trên. 15. Người sử dụng của một hệ thống thông tin tương ứng với thành phần nào của một hệ thống máy tính? (a) phần cứng. (b) phần mềm. (c) một phần là phần cứng, một phần là phần mềm. (d) không có đáp án nào trong số trên. 16. Một hệ thống con của một hệ thống thông tin có thể được xem là một hệ thống thông tin độc lập. Giống như vậy, một hệ thống con của một hệ thống máy tính có thể được coi là một: (a) hệ thống máy tính. (b) hệ thống thông tin. (c) cả a và b. (d) không có đáp án nào trong số trên. 17. Nếu coi một hệ thống máy tính là một hệ thống thông tin thì một người sử dụng của một hệ thống máy tính là một phần của: (a) những người sử dụng của hệ thống thông tin. (b) môi trường của hệ thống thông tin. - 31 -
32. (c) không có đáp án nào trong số trên. 18. Hệ thống thông tin kiểu giao dịch có vai trò nổi bật trong: (a) các thủ tục. (b) người sử dụng. (c) dữ liệu. (d) không có đáp án nào trong số trên. 19. Các hệ thống thông tin kiểu trợ giúp quyết định có vai trò nổi bật trong: (a) các thủ tục. (b) người sử dụng. (c) cơ sở dữ liệu. (d) không có đáp án nào trong số trên. 20. Chu kỳ phát triển hệ thống tuyến tính là phù hợp với: a)Hệ thống thông tin thường. b)Hệ thống thông tin thực nghiệm c)Hệ thống thông tin không xác định (mờ) d)Không câu nào đúng 21. Lý do chính để phân theo chu kỳ phát triển hệ thống là: a) Làm đơn giản một dự án b) Không làm lỡ (bỏ qua) vấn đề nào. c) Máy tính có thể được sử dụng để phát triển công việc d) Không câu nào đúng cả 22. Nguồn thông tin chính để xác định nghĩa một vấn đề của sự phát triển hệ thống thông tin là: a) Người quản lý tổ chức người dùng b) Người phân tích hệ thống có kinh nghiệm c) Tài liệu hệ thống d) Không câu nào đúng cả 23. Trong việc xác định vấn đề của dự án phát triển hệ thống gồm (1) mục tiêu của dự án, (2) phạm vi của dự án, và (3) nguồn tài nguyên của dự án được xác định: - 32 -
33. a) Chỉ 1 là đúng b) Chỉ 1 và 2 là đúng c) Tất cả 1,2,3 đều đúng d) Không câu nào đúng cả 24. Trong chu kỳ phát triển hệ thống tuyến tính, Việc nghiên cứu tính khả thi được xúc tiến trên: a) Kết quả phân tích hệ thống b) Một số các giải pháp chung c) Thiết kế chi tiết d) Không cái nào đúng cả 25. Giai đoạn định nghĩa vấn đề và giai đoạn nghiên cứu tính khả thi của chu kỳ phát triển hệ thống tuyến tính được sử dụng để lựa chọn: a) Đề xuất nào là tốt nhất b) Vấn đề nào của hệ thống được giải quyết c) Liệu dự án phát triển hệ thống được giải quyết hay không d) Không câu nào đúng cả 26. Phân tích hệ thống giúp cho việc định nghĩa vấn đề một cách chi tiết. Để làm điều này, nguồn thông tin chính là: a) Người sử dụng hệ thống b) Người quản lý c) Tài liệu d) Không câu nào đúng cả 27. Mục tiêu của dự án hệ thống thông tin được thiết lập nhờ kết quả của: a) Giai đoạn phân tích hệ thống b) Giai đoạn định nghĩa vấn đề c) Giai đoạn thiết kế d) Không câu nào đúng cả 28. Sự thuận lợi chủ yếu của chu kỳ tuyến tính vòng là bảo đảm: a) Trở về được giai đoạn trước để sửa lỗi. b) Sự giải quyết vấn đề nhanh hơn - 33 -
34. c) Sự giải quyết vấn đề rẻ hơn d) Không câu nào đúng cả 29. Sự không thuận lợi của chu kỳ tuyến tính vòng là: a) Sự phức tạp trong bổ sung b) Lỗi được lờ đi c) Làm chậm tiến độ làm việc do lặp lại d) Không câu nào đúng cả 30. Khi nhu cầu của hệ thống không được xác định rõ ràng, hệ thống thông tin được gọi là: a) Hệ thống hỗ trợ quyết định b) Hệ thống không chính xác c) Hệ thống giao dịch d) Không câu nào đúng cả 31. Khi nhu cầu của hệ thống và triển vọng phát triển của nó không tin cậy, hệ thống thông tin được gọi là: a) Loại không chính xác b) Loại giao dịch c) Loại hỗ trợ quyết định d) Không câu nào đúng cả 32. Sự lựa chọn chu kỳ phát triển của hệ thống phụ thuộc vào: sự phức tạp của hệ thống (i), hiểu biết về công nghệ (ii), Kích thước hệ thống (iii) a) Chỉ (i) và (ii) đúng b) Tất cả đều đúng c) Chỉ có (iii) đúng d) Không câu nào đúng cả 33. Để tránh bị thất lạc và lặp lại trong quá trình thu thập thông tin, cách tiếp cận tốt nhất là: (a) Tìm thông tin theo cơ chế top-down. (b) Liên lạc với từng người sử dụng hệ thống. (c) Thu thập tất cả tài liệu của hệ thống. - 34 -
35. (d) Không phải các cách trên. 34. Mỗi thông tin được thu thập bởi người phân tích (SA) sẽ được lưu theo dạng: (a) Mô hình thành phần hệ thống. (b) Điểm vào của một thư mục. (c) Vắn tắt. (d) Không phải các cách trên. 35. Để thu thập thông tin từ người sử dụng hệ thống, kỹ thuật tiếp cận là: (a) Phỏng vấn. (b) Bảng câu hỏi. (c) Phỏng vấn hoặc bảng câu hỏi. (d) Không phải các cách trên. 36. Các nguồn thông tin quan trọng sau ngưòi sử dụng là: (a) Sổ tay các thủ tục của hệ thống. (b) Các tài liệu của hệ thống-báo cáo và biểu mẫu. (c) Các chương trình máy tính. (d) Không phải các cách trên. 37. Các yêu cầu của một thủ tục tìm kiếm thông tin cho việc phân tích hệ thống là (i) top-down và (ii) bao gồm tất cả các nguồn tin. Hai yêu cầu này: (a) Không phải điều kiện cần và đủ. (b) Là điều kiện cần nhưng không đủ. (c) Là điều kiện cần và đủ. (d) Không phải các cách trên. 38. Các khía cạnh quan trọng của thông tin thu thập cho việc phân tích hệ thống, thông qua phỏng vấn, là (i) lựa chọn đúng người để phỏng vấn và (ii) tạo quan hệ tốt với họ. (a) Hai khía cạnh này là điều kiện cần và đủ. (b) Hai khía cạnh này điều kiện cần nhưng chưa đủ. (c) Chúng không phải điều kiện cần cũng như đủ. (d) Không phải các cách trên. 39. Thứ tự phỏng vấn để thu thập thông tin cho việc phân tích hệ thống phải tuân theo: (a) Đường đi của luồng dữ liệu trong hệ thống. (b) Các thủ tục của hệ thống. (c) Tiếp cận top-down. (d) Không phải các cách trên. 40. Trong khi đang phỏng để thu thập thông tin, nếu người được phỏng vấn có tính hướng nội tâm (rụt rè), thứ tự các loại câu hỏi phải là: (a) Các câu hỏi mở rồi đến các câu hỏi đóng. (b) Các câu hỏi đóng rồi đến các câu hỏi mở. (c) Chỉ các câu hỏi mở. (d) Không phải các cách trên. 42. Trong khi đang phỏng để thu thập thông tin, nếu người được phỏng vấn có tính hướng ngoại (mạnh dạn), thứ tự các loại câu hỏi phải là: - 35 -
36. (a) Các câu hỏi mở rồi đến các câu hỏi đóng. (b) Các câu hỏi đóng rồi đến các câu hỏi mở. (c) Chỉ các câu hỏi đóng. (d) Không phải các cách trên. 43. Trong việc phân tích hệ thống, các thông tin thu được thông qua bảng câu hỏi đặc biệt hữu ích nếu các câu hỏi là: (a) Loại mở. (b) Các câu hỏi định tính. (c) Các câu hỏi định lượng. (d) Không phải các cách trên. 44. Trong việc phân tích hệ thống, các thông tin thu được thông qua bảng câu hỏi, có những điểm hạn chế nếu các câu hỏi là: (a) Loại đóng. (b) Các câu hỏi định luợng. (c) Loại mở. (d) Không phải các cách trên. 45. Công việc tiếp theo, sau khi đã vạch ra mục tiêu cho dự án phát triển hệ thống, là: (a) Cuối cùng là việc thiết kế hệ thống mới. (b) Đặt ra sự lựa chọn các giải pháp tổng thể. (c) Tiếp tục nghiên cứu tính khả thi của mục tiêu. (d) Không phải các cách trên. 46. Để đưa ra các giải pháp tổng thể kèm theo dựa trên mục tiêu của dự án, tiêu chuẩn có thể là: (a) Sự thực hiện một trong các mục tiêu. (b) Loại trừ một hay nhiều hạn chế của hệ thống. (c) Các mức độ tự động khác nhau của hệ thống. (d) Không phải các cách trên. 47. Công việc cuối cùng trong việc kiểm tra tính chấp nhận được của giải pháp tổng thể, được đưa ra trong qúa trình phân tích, là: (a) Phân tích về mặt lợi nhuận. (b) Sự chấp nhận của người dùng. (c) Khả năng thích nghi về mặt công nghệ. (d) Không phải các cách trên. 48. Kế hoạch tổng thể của dự án trong chu trình phát triển hệ thống thông tin được dựa trên: (a) Kế hoạch cung cấp ngân sách cho hệ thống của tổ chức. (b) Giao kèo với System Architecter. (c) Giải pháp tổng thể nhận được từ việc phân tích hệ thống. (d) Không phải các cách trên. - 36 -
37. Chương 2. Phân tích hệ thống về chức năng Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống; bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan. Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định các yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm. Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm hai đối tượng chính là chức năng xử lý và dữ liệu. Việc xác định ranh giới chức năng và dữ liệu mang tính tương đối và tạo thuận tiện cho phương pháp luận nghiên cứu. Nội dung chính chương này bao gồm : o Các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống. o Các công cụ và phương tiện đặc tả chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng, Biểu đồ luồng dữ liệu, các mô tả thủ tục. o Các kỹ thuật phân mức biểu đồ: Chi tiết hoá dần các chức năng. o Các kỹ thuật biến đổi biểu đồ : Biến đổi biểu đồ từ mức vật lý sang mức logic, từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Chương này đặc biệt quan trọng, tập trung vào việc phân tích các tiến trình các hoạt động của con người mà sau này hệ thống máy tính sẽ thay thế. Kết quả chúng ta sẽ có được tập các biểu đồ phân tích làm nền tảng cho người xây dựng, phát triển thành sản phẩm phần mềm cụ thể. 2.1 Giới thiệu một số phương pháp phân tích thiết kế Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp, phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và là giai đoạn tìm hiểu sâu hơn, chi tiết hơn vào các thành phần hệ thống. Kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Yêu cầu này đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý. - 37 -
38. 2.1.1 Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống này bắt đầu bằng việc phân loại các vấn đề và kết thúc bằng việc thiết kế hệ thống cuối cùng. Nó làm việc dựa trên việc trả lời bốn câu hỏi cơ bản sau: (i) Hiện tại hệ thống thông tin làm việc như thế nào? (ii) Hiện tại hệ thống thông tin làm cái gì? (iii) Hệ thống mới sẽ làm cái gì? (iv) Và hệ thống mới sẽ làm việc như thế nào? 1 Nh− Ph©n tÝch thÕ vËt lý ho¹t nµo ®éng hÖ C¸c vÊn ®Ò M« 2 h×nh thèng hÖ tÝch Ph©n Ph¸t triÓn vËt lý m« h×nh hiÖn t¹i logic C¸c môc tiªu C¸i g× 3 M« ThiÕt kÕ Ph¸t triÓn 4 4 M« h×nh c¸c m« h×nh m« h×nh logic míi h×nh vËt logic logic lý hiÖn t¹i Nh− thÕ nµo C¸c lùa chän C¸c nh©n tè Chän m« h×nh vËt lý qu¸t tæng kÕ hÖ thèng ThiÕt kh¸c tèt nhÊt H×nh 2.1 Kü thuËt thiÕt kÕ hÖ thèng cã cÊu tróc (D. Marco) Những câu trả lời cho bốn câu hỏi này sẽ trở thành bốn bước trong kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc. Với những hệ thống thông tin cho các tổ chức mà hiện thời chưa tồn tại thì không cần hai bước đầu. Nhưng nếu tổ chức đã tồn tại thì dù có hay không có hình thức của một hệ thống thông tin, cả bốn câu hỏi đều có liên quan. Hai bước đầu trong bốn bước trên được gọi là giai đoạn phân tích hệ thống và việc phân tích hệ thống vật lý hiện tại sẽ cho ta mô hình logic của nó. Câu trả lời cho hai câu hỏi cuối cùng được gọi là giai đoạn thiết kế hệ thống. Thực tế thì giai đoạn này gồm ba bước-phát triển mô hình logic mới, sự tiến triển của các mô hình vật lý và - 38 -
39. lựa chọn một mô hình vật lý tốt nhất. Hình 2.1 mô tả bốn bước với các kết nối và các tác động của chúng. a. Mô hình vật lý hiện tại Mô hình vật lý hiện tại được chuẩn bị bằng các biểu đồ luân chuyển thông tin và bao gồm tất cả các hoạt động vật lý của hệ thống hiện tại. Hoạt động phân tích ở bước này sẽ nêu bật lên những vấn đề của hệ thống hiện tại. Tất cả các phần tử vật lý của hệ thống đều được nhìn nhận thông qua tập thông tin ở trên hệ thống. Kỹ thuật phỏng vấn và sử dụng bản câu hỏi được dùng để thu thập thông tin bổ sung cho việc nghiên cứu các tài liệu như là các biểu mẫu và báo cáo. Mục tiêu cuối cùng của bước này là để có được một cái nhìn rõ ràng về hệ thống hiện tại và biểu diễn nó thông qua các biểu đồ luồng dữ liệu. b. Mô hình logic hiện tại Mô hình logic của hệ thống giải thích hệ thống đang thực sự làm gì thông qua các phần tử khác nhau của nó. Đây là kết quả thu được từ việc phát triển mô hình vật lý ở bước trước. Tất cả các quá trình thu được trong mô hình vật lý được phân thành các hoạt động hệ thống nhỏ hơn và chính xác hơn sử dụng các thông tin thu thập được trên hệ thống và các kỹ thuật đã được giải thích trong nghiên cứu về biểu đồ luồng dữ liệu. c. Mô hình logic mới Các đầu vào cho việc phát triển mô hình logic mới là: ƒ Mô hình logic hiện tại, ƒ Các vấn đề trong hệ thống hiện tại, và ƒ Các mục tiêu của hệ thống mới. Mô hình logic hiện tại đã được phát triển ở bước trước, các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của hệ thống mới đều trong phạm vi kiến thức của người phát triển hệ thống. Công việc phát triển mô hình logic mới bao gồm cả việc thay đổi một số hoạt động của hệ thống hiện tại để giải quyết các vấn đề và liên kết một số thay đổi để đạt được tập các mục tiêu cho hệ thống mới. Các mục tiêu của hệ thống mới được sử dụng như là những hạt giống cho việc khái niệm hoá mô hình logic mới, dựa trên khung mô hình logic của hệ thống hiện tại. Các mục tiêu của hệ thống mới có thể đạt được theo nhiều cách. Nhà phân tích phải khái niệm hoá tất cả các mô hình logic có thể và sau đó chọn một mô hình gần với giải pháp lý tưởng nhất. d. Mô hình vật lý mới Việc phát triển mô hình vật lý của hệ thống mới dựa trên mô hình logic đã được phát triển ở các bước trước, cần sẵn sàng thực hiện rất nhiều quyết định. Đó là: - 39 -
40. (i) Phân loại các hoạt động của hệ thống-các hoạt động được máy tính hoá và các hoạt động thủ công. (ii) Các loại thiết bị được sử dụng trong hệ thống và những đặc tính của chúng. (iii) Các phương pháp được sử dụng để tiến hành các hoạt động khác nhau của hệ thống. (iv) Các quan điểm và mức độ của giao diện giữa người sử dụng và hệ thống. Mỗi mặt trên lại có thể có rất nhiều lựa chọn, kết hợp những tổ hợp khác nhau của các lựa chọn này sẽ cho ta các mô hình của khác nhau của hệ thống mới. Trong các mô hình này, cuối cùng một mô hình phù hợp nhất với môi trường tổ chức người sử dụng, trình độ kỹ thuật và các nhân tố kinh tế xã hội khác sẽ được chọn thông qua đối thoại với nhà quản lý của tổ chức người sử dụng và sau đó sẽ bắt tay vào công việc thiết kế chi tiết. Phương pháp trên được do D.Marco đưa ra và truyền bá, mô tả trên hình 2.1. Mô hình vật lý của hệ thống hiện tại bị tách rời khỏi quá trình phát triển của mô hình vật lý mới. Trong khi với hầu hết các trường hợp thực tế, để thu được những mục tiêu mong muốn với ít thay đổi vật lý nhất thì mô hình vật lý hiện tại phải được duy trì và giữ vai trò quan trọng trong quá trình phát triển mô hình vật lý mới. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí thay đổi mà còn tiết kiệm cả công sức khi phát triển mô hình vật lý mới. Theo quan điểm này, tác giả có ý đề nghị một phương pháp mô tả trên hình 2.2 thay cho phương pháp trên hình 2.1. - 40 -
41. M« h×nh Ph¸t triÓn vËt lý hiÖn m« h×nh t¹i thu logic hiÖn ®−îc t¹i C¸c vÊn ®Ò Ph©n tÝch hÖ thèng thèng hÖ tÝch Ph©n C¸c môc tiªu Ph¸t triÓn c¸c m« C¸c m« h×nh h×nh vËt logic cña hÖ thèng míi lý Chän mét Chän m« vµi m« h×nh h×nh vËt lý logic tèt nhÊt qu¸t tæng hÖ thèng kÕ ThiÕt C¸c nh©n tè C¸c nh©n tè bªn ngoµi thuéc tæ chøc H×nh 2.2 Kü thuËt thiÕt kÕ hÖ thèng cã cÊu tróc 2.1.2 Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc theo định hướng luồng dữ liệu Kỹ thuật theo định hướng luồng dữ liệu sử dụng một lộ trình xen kẽ để thu được mô hình vật lý mới từ mô hình logic mới của kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc đã thảo luận ở trên. Kỹ thuật này phối hợp các phương pháp mô hình hoá dữ liệu, như là phân tích các quan hệ, với việc khái niệm hoá trong mô hình logic mới. Trong kỹ thuật này, mô tả trên hình 2.3, việc phân tích dữ liệu dựa trên một mô hình ngữ nghĩa, như là mô hình thực thể quan hệ, được tiến hành song song với luồng dữ liệu và các phân tích chức năng thông qua biểu đồ luồng dữ liệu. Thông tin thu được trong quá trình phân tích luồng dữ liệu sẽ được sử dụng trong việc mô hình hóa dữ liệu dưới dạng biểu đồ E-R. Biểu đồ E-R này được phân tích bằng kỹ thuật phân tích các quan hệ để thu được một mô hình cơ sở dữ liệu. Mô hình cơ sở dữ liệu này sau đó sẽ được kết hợp trong mô hình vật lý mới. Các thủ tục và chương trình hệ thống được thiết kế dựa trên mô hình vật lý. - 41 -
42. C¸c chi tiÕt hÖ C¸c d÷ liÖu hÖ thèng Nghiªn thèng cøu c¸c thao t¸c vËt lý M« h×nh M« h×nh d÷ liÖu logÝc logÝc C¸c d÷ liÖu hiÖn t¹i logic hiÖn t¹i M« h×nh d÷ liÖu C¸c d÷ liÖu M« h×nh M« h×nh logic míi míi logÝc míi d÷ liÖu míi C¸c m« ThiÕt kÕ h×nh vËt CSDL lý Lùa chän M« h×nh vËt lý C¸c giíi h¹n tù ®éng ho¸ ThiÕt kÕ ThiÕt kÕ thñ tôc ch−¬ng ng−oi tr×nh dïng C¸c giao diÖn H×nh 2.3 Kü thuËt thiÕt kÕ hÖ thèng cã cÊu tróc h−íng dßng d÷ liÖu 2.1.3 Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc (SSADM-Structured System Analysis and Design Method) Kỹ thuật này tích hợp rất nhiều các kỹ thuật phân tích hệ thống trong chu trình phát triển hệ thống tuyến tính, các nhiệm vụ bắt buộc và thứ tự của chúng để tiến hành thiết kế hệ thống. Các nhiệm vụ này được chia thành ba giai đoạn chính và ba giai đoạn này sau đó sẽ được chia thành tám bước như trên hình 2.4. - 42 -
43. Giai §Þnh nghÜa X¸c ®Þnh dù ®o¹n bµi to¸n ¸n 1 Giai C¸c vÊn ®Ò C¸c mong Lùa chän c¸c ®o¹n 2 hiÖn t¹i muèn hiÖn t¹i kü thuËt cã thÓ Giai ®o¹n ThiÕt kÕ d÷ ThiÕt kÕ xö ThiÕt kÕ 3 liÖu lý ch−¬ng tr×nh H×nh 2.4 SSADM SSADM bắt đầu với việc xác định vấn đề và sau đó thông qua các phân tích có thể, các phân tích hệ thống để tiến tới bước thiết kế hệ thống. Kỹ thuật này chỉ có một số thay đổi nhỏ so với chu trình phát triển tuyến tính. Các chi tiết của phương pháp SSADM tương ứng với các bước chính của nó được diễn tả trên hình 7-6. Như đã thấy trên biểu đồ, SSADM tích hợp kỹ thuật mô hình hóa với chu trình phát triển trong đó nhấn mạnh việc kiểm tra chéo và những yêu cầu của người sử dụng nhằm đảm bảo chất lượng của hệ thống. 2.1.4 Thiết kế mô hình logic Trong kỹ thuật thiết kế hệ thống vừa thảo luận ở trên thì sự phát triển của mô hình logic mới đóng một vai trò hết sức quan trọng. Do đó, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về vấn đề này. Tiến trình phát triển của mô hình logic mới từ mô hình logic cũ có thể được thực hiện thông qua hai phương pháp - phương pháp miền thay đổi và phương pháp sửa đổi từng thành phần sẽ trình bày trong chương 5. 2.1.5 Thiết kế mô hình vật lý Trong bước cuối cùng của mô hình hoá hệ thống, mô hình logic được chuyển đổi thành mô hình vật lý. D. Marco đã nói rằng là điều này được thực hiện mà không cần bất kỳ một tham chiếu nào tới mô hình vật lý cũ. Còn quan điểm của tác giả là mô hình vật lý mới phải được phát triển trong cái bóng của mô hình vật lý cũ. Điều này sẽ được đề cập chi tiết trong chương 5. 2.2 Các kỹ thuật và phương tiện phân tích hệ thống Một trong các kỹ thuật phân tích phổ biến và hiệu quả là Phân tích trên xuống (Top-down). Phương pháp phân tích này áp dụng cho việc xây dựng hai loại biểu đồ liên quan đến chức năng xử lý: Biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. Kỹ thuật này có thể phát biểu tổng quát với 4 điểm sau: - Phân tích từ đại thể đến chi tiết. - 43 -
44. - Phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng theo các chức năng nhỏ hơn và ở cách phân mức ở biểu đồ luồng dữ liệu theo các biểu đồ mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh. - Phân tích từ mô tả vật lí sang mô tả logic của hệ thống cũ (Từ I - II trong hình 1.5). - Phân tích đi từ hệ thống cũ mức logic sang hệ thống mới mức logic : ( Từ II – III trong hình 1.5 ). Có một số công cụ chính để diễn tả chức năng của hệ thống: - Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC). - Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). - Các kí hiệu mở rộng của hãng IBM. - Sơ đồ thuật toán. - Ngôn ngữ giả trình (Pseudo Code). - Các đặc tả các qui tắc quản lý . - Từ điển định nghĩa chức năng xử lý Trong đó hai công cụ chính diiễn tả chức năng là biểu đồ BPC và BLD, còn các công cụ khác hỗ trợ và mô tả chi tiết hơn các chức năng này. 2.3. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Biểu đồ phân cấp chức năng chỉ ra các chức năng của hệ thống cần được xây dựng và quá trình triển khai biểu đồ luồng dữ liệu. Hơn nữa, BPC cũng được sử dụng để xác định sự xuất hiện thường xuyên của quá trình nhỏ hơn trong biểu đồ luồng dữ liệu. Nếu trong quá trình xây dựng BPC người phân tích nhận thấy có chức năng mới, họ cần quyết định lờ đi chức năng vừa tìm thấy nếu đó là hướng sai. BPC là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng do công ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn còn được sử dụng. Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Tuy nhiên cũng cần chú ý rằng việc tiếp cận chức năng để đưa ra không phải là cách tiếp cận bao hàm. Một BPC chỉ có thể biểu diễn làm cái gì chứ không phải làm như thế nào. Trong một BPC, một chức năng được phân chia thành nhiều chức năng nhỏ hơn thậm trí còn chia nhỏ nữa. Xây dựng BPC là quá trình phân chia từ chức năng cao hơn đến các chức năng nhỏ hơn một cách thích hợp. Biểu đồ cần được trình bầy rõ ràng; đơn giản, chính xác, đầy đủ và cân đối. Các chức năng của các mức tương đồng có cùng độ phức tạp và cần vẻtong cùng một trang biểu đồ. - 44 -
45. 2.3.1 Thành phần của biểu đồ BPC Biểu đồ BPC bao gồm các chức năng và các đường kết nối giữa các chức năng theo nguyên tắc phân rã. Các chức năng là quá trình xử lý thông tin, các nhiệm vụ cần thực hiện, được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn. Tªn Kết nối là sự kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được kí hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng "cha" tới các chức năng "con". Thí dụ : Chức năng A phân rã thành các chức năng B, C, D A B C D 2.3.2 Đặc điểm của biểu đồ BPC Với mục đích và các thành phần của biểu đồ BPC ta dễ nhận thấy các đặc điểm chính: + Cho ta cách nhìn khái quát nhất về các chức năng của hệ thống theo nguyên tắc phân rã đi từ đại thể đến chi tiết, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. + Biểu đồ BPC rất dễ thành lập do biểu đồ đơn giản. Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào? + Biểu đồ mang tính chất tĩnh vì chúng cho thấy chức năng mà không thấy tiến trình xử lý và bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng. Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa + Biểu đồ BPC rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức. Phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng. Thí dụ : Trong một hệ thống quản lý xí nghiệp có các chức năng chính: - Quản lý nhân sự - Hạch toán kế toán - Quản lý vật tư - Quản lý khách hàng - Quản lý sản xuất - Quản lý thông tin thị trường - 45 -
46. Với mỗi chức năng lại được phân rã thành các chức năng nhỏ hơn, chẳng hạn chức năng quản lý nhân sự lại có thể chia thành quản lý hồ sơ và quản lý lao động, tiền lương v.v Hình 2.5 là biểu đồ phân cấp chức năng của HTTT trong một xí nghiêp Qu¶n lý XÝ nghiÖp Nh©n lùc KÕ to¸n VËt t− Kh¸ch hµng S¶n xuÊt ThÞ tr−êng Hå s¬ L−¬ng Ng VËt liÖu Tiªu thô C«ng nî §Æt hµng Q.c¸o §¹i lý KÕ to¸n thu H¹ch to¸n KÕ to¸n chi Qlý kho KÕ ho¹ch TiÕn ®é Dù b¸o Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý xí nghiệp. 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 2.4.1. Mục đích BLD nhằm diễn tả tập hợp các chức năng và luồng thông tin trong hệ thống. Nó xác định các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ hoá giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống (cái bản chất), làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý. Biểu đồ này dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm 3 kỹ thuật phân tích chính: Sơ đồ luồng dữ liệ:u mô tả quan hệ giữa quá trình xử lý và các dòng dữ liệu. Từ điển định nghĩa dữ liệu: mô tả các phần tử dòng dữ liệu, kho dữ liệu. Đặc tả quá trình xử lý: mô tả quá trình xử lý một cách chi tiết. Mối quan hệ giữa ba thành phần là bức tranh sinh động của hệ thống được thể hiện qua sơ đồ sau: Qu¶nlý Xö lý D÷ liÖu L−u tr÷ Tõ ®iÓn d÷ liÖu BLD là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đích trao đổi phân tích thiết kế và tạo lập dữ liệu. Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ các nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích, thiết kế. BLD hỗ trợ bốn hoạt động chính: - 46 -
47. - Phân tích: BLD dùng để xác định các yêu cầu của người sử dụng - Thiết kế: BLD dùng để ánh xạ kế hoạch và minh hoạ các giải pháp cho người phân tích và người sử dụng trong khi thiết kế hệ thống mới. - Truyền thông: Một thế mạnh của BLD là đơn giản và dễ hiểu với người phân tích và người sử dụng - Siêu dữ liệu: BLD dùng để cung cấp sự mô tả đặc biệt các yêu cầu và thiết kế hệ thống. Nó cung cấp sự miêu tả khái quát của các thành phần chức năng chính của hệ thống nhưng nó không cung cấp các thành phần cụ thể vì vậy chúng ta phải sử dụng các công cụ khác như từ điển dữ liệu, sơ đồ khối, ngôn ngữ đặc tả v.v để làm mịn các thành phần của nó. 2.4.2. Các mức diễn tả của biểu đồ luồng dữ liệu BLD có thể được mô tả như sau: - Hệ thống cần thực hiện các chức năng nào ? - Sự liên quan giữa các chức năng ? - Hệ thống cần truyền đi cái gì ? - Các đầu vào nào cần truyền tới đầu ra nào ? - Hệ thống cần thực hiện dạng công việc nào ? - Hệ thống lấy thông tin ở đâu để làm việc ? - Và nó gửi kết quả công việc tới đâu? Không phụ thuộc vào cách thức mô tả, BLD cần có các yêu cầu sau: - Không cần từ giải thích biểu đồ mà vẫn diễn tả được các chức năng hệ thống và tiến trình của luồng thông tin. Hơn nữa nó cần đơn giản để người sử dụng và người phân tích có thể hiểu nhau được. - Biểu đồ phải được trình bày cân đối trên cùng một trang biểu đồ (cho hệ thống nhỏ) và trên một vài trang biểu diễn chức năng ở cùng một mức (đối với hệ thống lớn hơn). - Tốt nhất là biểu đồ được trình bày với sự hỗ trợ của công cụ máy tính, bởi vì theo cách này biểu đồ sẽ nhất quán và tiêu chuẩn hoá. Hơn thế nữa, quá trình điều khiển sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Như đã trình bầy ở chương 1, biểu đồ BLD là mô hình hoá được thể hiện ở 2 mức vật lý và logic. Trong đó -Mức vật lí: Mô tả hệ thống làm như thế nào ? Mức này thường được sử dụng để nghiên cứu hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống mới sau này - 47 -
48. -Mức khái niệm (logic ): Mô tả hệ thống làm gì ? và ở đây không đề cập đến biện pháp công cụ xử lý. Mức khái niệm được sử dụng trong khi phân tích các yêu cầu của hệ thống. Các hình thức biểu diễn biểu đồ : Trong một số tài liệu khác nhau với các phương pháp tiếp cận khác nhau người ta có thể dùng các kí hiệu không hoàn toàn giống nhau. Tuy nhiên các thành phần cơ bản không thay đổi và nó được sử dụng nhất quán trong các quá trình phân tích và thiết kế . 2.4.3. Các thành phần của biểu đồ Mỗi biểu đồ luồng dữ liệu gồm 5 thành phần: - Chức năng xử lí hay còn gọi là quá trình (Process). - Luồng dữ liệu (Data Flows). - Kho dữ liệu (Data Store). - Tác nhân ngoài (External Entity). - Tác nhân trong (Internal Entity). Với mỗi thành phần chúng ta sẽ đưa ra khái niệm của thành phần, cách biểu diễn và tên nhãn ghi trên đó. a. Chức năng xử lý + Khái niệm : Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới ở đầu ra. + Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng. Việc dùng kí hiệu đường tròn chỉ là qui ước, được kế thừa từ các phương pháp luận dựa trên tiến trình trước đây. Nhiều phương pháp luận đã chấp nhận những ký hiệu khác cho mục đích này chẳng hạn như hình chữ nhật hay hình vuông tròn các góc tiện lợi cho soạn thảo và biên tập. Bởi vậy ta cần lưu ý khi tham khảo cách biểu diễn chức năng trong các tài liệu khác. + Nhãn chức năng : Do chức năng là các thao tác nên tên được dùng là một “Động từ “ với “bổ ngữ” Thí dụ: Chức năng “ghi nhận hoá đơn”, “theo dõi mượn trả”, “Xử lý thi lại” được thể hiện như sau: Ghi nhËn Xö lý thi Theo dâi ho¸ ®¬n l¹i m−în tr¶ - 48 -
49. b. Luồng dữ liệu + Khái niệm: Luồng dữ liệu dùng để mô tả sự chuyển dịch thông tin từ một thành phần của hệ thống tới thành phần khác, thực chất là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý. Luồng dữ liệu tượng trưng cho sự dịch chuyển dữ liệu. Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ. + Biểu diễn : Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông tin. + Nhãn (tên) luồng dữ liệu : Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là “danh từ “ với “tính từ” nếu cần thiết. Chú ý rằng trong tiếng Việt động từ và danh từ đôi khi dùng chung một từ , nên cần phải thêm quán từ xác định “sự” nếu muốn nhấn mạnh đó là danh từ. Thí dụ các luồng dữ liệu: “hoá đơn “, “hoá đơn đã kiểm tra”, “điểm thi”, “danh sách thi lại” Các luồng dữ liệu và tên được gán cho chúng là các thông tin “logíc” chứ không phải là các tài liệu vật lý. Thí dụ về chức năng xử lý và luồng dữ liệu tương ứng ho¸ ®¬n ®· kiÓm tra ho¸ ®¬n ghi nhËn ho¸ ®¬n Danh s¸ch thi l¹i ®iÓm thi xö lý thi l¹i c. Kho dữ liệu + Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sẽ sử dụng. Kho dữ liệu được sử dụng như một mẫu chứa các gói dữ liệu không dịch chuyển được. Nó bao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lưu trữ: Dưới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lưu trữ trong văn phòng hoặc các file trên các thiết bị mang tin như băng từ, đĩa từ, v.v của máy tính; nhưng ở đây ta quan tâm đến thông tin chứa trong đó tức là dạng logíc của nó trong cơ sở dữ liệu. + Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay cặp đoạn thẳng song song trên đó ghi nhãn của kho. - 49 -
50. + Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thông tin. Thí dụ: Kho “Hồ sơ Cán bộ”, “Vật tư”, “Phòng”, “Độc giả” §éc gi¶ Hå s¬ c¸n bé VËt t− d. Tác nhân ngoài Tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác, là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc chính thức, có trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt các nhân tố này trên biểu đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Điều đáng chú ý là hiểu nghĩa “ngoài lĩnh vực nghiên cứu “ không có nghĩa là bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như đối với hệ thống xử lý đơn hàng thì bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận kho tàng vẫn là tác nhân ngoài; đối với hệ thống tuyển sinh đại học thì tác nhân ngoài vẫn có thể là thí sinh, giáo viên chấm thi và hội đồng tuyển sinh. Sau này ta nhận thấy có đối tượng vừa là tác nhân ngoài trong biểu đồ BLD vừa là thực thể trong mô hình thực thể liên kết E-R. Các Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống. + Biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật, trên đó có ghi nhãn. Cách biểu diễn này phổ biến với các loại ký pháp biểu đồ BLD khác nhau. + Nhãn: Được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết. Thí dụ: Nhà cung cấp, khách mua hàng là tác nhân ngoài cho HTTT bán hàng. Sinh viên, giáo viên là tác nhân ngoài đối với HTTT quản lý học tập. Nhμ cung cÊp Kh¸ch mua Sinh viªn e. Tác nhân trong + Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ. Thông thường mọi biểu đồ có thể bao gồm một số trang, đặc biệt là trong các hệ thống phức tạp và với khuôn khổ trang giấy có hạn thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này. ý nghĩa của tác nhân trong trong BLD tương tự như nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán. - 50 -
51. + Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên có ghi nhãn hay ta có thể nói nó được biểu diễn bằng hình chữ nhật mà một góc được bỏ qua khi các biên khác được vẽ bằng nét đơn. + Nhãn tác nhân trong: Được biểu diễn bằng động từ kèm bổ ngữ. Thí dụ trong HTTT về quản lý xí nghiệp có chức năng hạch toán kế toán, tính lương được vẽ riêng trong trang khác mà có một chức năng nào của biểu đồ này có tham chiếu tới chức năng kế toán và tính lương đó. kÕ to¸n tÝnh l−¬ng - 51 -
52. Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD : • Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau • Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử lý. • Nói chung kho đã có tên nên luồng dữ liệu vào ra kho không cần tên, chỉ khi việc cập nhật, hoặc trích từ kho chỉ một phần thông tin ở kho người ta mới dùng tên cho luồng dữ liệu. • Vì lý do trình bày nên tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu sử dụng nhiều lần có thể vẽ được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng biểu đồ để cho dễ đọc, dễ hiểu hơn. • Mối liên quan giữa chức năng xử lý , kho dữ liệu và luồng dữ liệu : §äc file, LÊy CËp NhËt kho (söa NhËp th«ng tin Xo¸ th«ng tin trong kho Võa lÊy th«ng tin võa th«ng tin tõ kho ®æi b¶n ghi) vµo kho (thªm) (xo¸ b¶n ghi) cËp nhËt • Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất một luồng ra. Nếu kho chỉ có luồng vào mà không có luồng ra là kho “vô tích sự”, nếu kho chỉ có luồng ra mà không có luồng vào là kho “rỗng”. • Tác nhân ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chức năng xử lý. - 52 -
53. 2.5. Các thể hiện khác của biểu đồ luồng dữ liệu Trên đây ta đã nghiên cứu hai phương pháp biểu diễn công cụ diễn tả chức năng xử lý của hệ thống: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). Các phương pháp này đôi khi chưa sáng tỏ với thực tế vì thực chất các mô hình còn giản lược, chưa diễn tả hết các khía cạnh chi tiết của quá trình. Bởi vậy cần thiết phải đưa ra một số khái niệm và cách biểu diễn để trừu tượng hoá vấn đề, . 2.5.1 Sự đồng bộ hoá Sự đồng bộ hoá thể hiện quá trình diễn ra đồng thời hoặc lựa chọn của các dòng dữ liệu vào hoặc ra từ các chức năng xử lý. Để thực hiện điều này ta bổ sung một số ký hiệu bên cạnh luồng dữ liệu. Thí dụ sau là một phần của biểu đồ BLD với chức năng giải quyết đơn hàng với các kí hiệu sau và thể hiện qua hình 2.6 Kí hiệu : * và (AND) ⊕ hoặc loại trừ (XOR ) () hoặc không loại trừ (OR) 2.5.2 Phương pháp của MERISE Mô tả chi tiết các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu BLD chỉ giới hạn mô tả các chức năng trong tiến trình xử lý nhưng chưa diễn tả thời gian và địa điểm thực hiện. Phương pháp Merise cho rằng như vậy không đủ cần xây dựng bảng gồm các công việc và thời gian phân bổ thực hiện, làm mịn hoá tiến trình xử lý (xem hình 2.8). 2.5.3. Sơ đồ công việc theo các thanh Đây là phương pháp để mô tả thô các công việc theo bảng. Với cột chỉ thời gian tivà hàng chỉ các công việc cvk. Các thanh xác định công việc cvk từ thời điểm ti tới tj. Hình 2.7 mô tả mẫu sơ đồ công việc dạng thanh - 53 -
54. GiÊy §¬n kh«ng hîp lÖ b¸o chê Gi¶i quyÕt ®îi Kh¸ch hµng ®¬n ⊕ ⊕ Lµm ho¸ LÖnh ®¬n vµ phiÕu kho Ho¸* ®¬n * Gi¶i quyÕt Ho¸ ®¬n vµ ph¸t hµng Kh¸ch hµng Tr¶ tiÒn PhiÕu giao hµng * * Giao hµng * Thu vµ Thanh to¸n tiÒn Hình 2.6 Mô tả chi tiết đồng bộ hoá luồng thông tin phân hệ bán hàng t1 t2 tn-1 tn cv1. cv2. cv3. cvk Hình 2.7 Sơ đồ thanh mô tả phân bổ chức năng theo thời gian - 54 -
55. Thời Khách Phòng Mã hoá Duyệt sửa Nhập và Máy tính File gian hàng thương kiểm tra dữ mại liệu 48 h Nh©n Ghi thªm mét §¬n §¬n M· ho¸ mét sè §¬n DuyÖt söa thñ §¬n Nhập NhËp liÖu vào cuối Ghi nhËn hµng File ®éng vÒ tuần 16 theo ®¬n File h kh¸ch Vào máy thứ 6 hàng tuần §¬n bÞ tõ Sña * : lưu §¬n ®· Hình 2.8 Tiến trình thực hiện chi tiết các công việc 2.5.4. Các kí hiệu vật lý bổ sung vào biểu đồ Sơ đồ khối là một công cụ mạnh nhằm giải thích một cách trực quan, dễ hiểu các hoạt động của bất cứ thủ tục nào. Mọi loại hoạt động tuần tự đều có thể được mô tả thông qua sơ đồ khối. Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin sử dụng sơ đồ khối theo nhiều cách khác nhau, tại những giai đoạn khác nhau nhưng giai đoạn quan trọng nhất là thiết kế chi tiết các thủ tục của người sử dụng. Để làm rõ các các chức năng và phân biệt các giá thông tin đối với các nguồn dữ liệu và kho dữ liệu ta đưa thêm các kí hiệu và các quy ước sử dụng mô tả phụ trợ chức năng xử lý. Đây là các qui định của hãng IBM. Tuy các kí hiệu này tương đối cổ điển nhưng ngày nay người ta vẫn dùng do thói quen và tính trực quan của nó. Các ký hiệu này có tác dụng khi ta muốn chi tiết thêm các biểu đồ hình 2.9. - 55 -
56. Biểu diễn thông tin Thông tin tổng quát Hồ sơ / Kết xuất §Üa tõ Tài liệu in ra B¨ng tõ Trống từ Đĩa mềm Mµn H×nh Tµi liÖu vµo BiÓu diÔn xö lý KÝ hiÖu chøc n¨ng §−êng truyÒn liªn hÖ ChuyÓn giao th«ng tin Tæng qu¸t TruyÒn xa Hîp nhÊt T¸ch Göi ChÌn B¾t ®Çu , kÕt thóc gi¸n ®o¹n S¾p xÕp RÏ nh¸nh NhËp thñ c«ng Xö lý thñ c«ng ChuÈn bÞ Ch− ¬ng tr×nh con H×nh 2.9 C¸c kÝ hiÖu bæ sung cña IBM - 56 -
57. 2.6. Đặc tả các chức năng Mô tả các chức năng của hệ thống theo các ký pháp quy định thống nhất giữa người thiết kế, người xây dựng và người dùng 2.6.1. Khái niệm về đặc tả Trong biểu đồ phân cấp chức năng BPC, biểu đồ luồng dữ liệu BLD, các chức năng dù có chi tiết đến đâu tới mức không phân nhỏ được nữa cũng chỉ xác định nhờ tên của nó. Quá trình phân tích từ trên xuống dưới, với mục đích phân rã dần từng bước sẽ ngừng ở một mức nào đó vì có phân tích sâu thêm sẽ vượt qua câu hỏi “Hệ thống là gì” để lấn sang giai đoạn thiết kế trả lời câu hỏi “Hệ thống như thế nào” hoặc là chức năng thu được đã đơn giản tới mức có thể mô tả vài lời là rõ. Bởi vậy cần thiết các chức năng có thể được mô tả một cách chi tiết (mức mô tả thấp nhất) hơn bằng một số phương pháp khác gọi là đặc tả chức năng P-Spec (Process Specification). Một đặc tả gồm 2 phần thường không quá một trang A4 : Phần đầu đề : - Tên chức năng - Các dữ liệu vào - Các dữ liệu ra Phần thân: Mô tả nội dung xử lý. 2.6.2. Các phương tiện có thể sử dụng để đặc tả chức năng - Từ điển dữ liệu - Các biểu đồ, lược đồ, sơ đồ khối - Các công thức và phương trình toán học - Các bảng, cây quyết định - Các ngôn ngữ tự nhiên cấu trúc hoá a) Từ điển dữ liệu: Từ điển luồng dữ liệu dùng để hỗ trợ việc mô tả chi tiết các dữ liệu trong BLD Nó là danh sách có tổ chức của tất cả các phần tử hệ thống cùng các định nghĩa chính xác, đầy đủ sao cho cả người sử dụng và người phân tích hệ thống cùng chung cách hiểu về tất cả đầu vào, đầu ra, các thành phần lưu trữ tính toán trung gian. Từ điển dữ liệu định nghĩa các phần tử dữ liệu bằng cách: Mô tả nghĩa của luồng dữ liệu và thể hiện nó trong sơ đồ luồng dữ liệu Mô tả sự cấu thành của tập hợp các gói dữ liệu di chuyển trong luồng dữ liệu. - 57 -
58. Mô tả sự cấu thành của các gói dữ liệu trong kho dữ liệu. Chỉ rõ giá trị xác đáng và đơn vị cơ bản của thông tin trong luồng dữ liệu và trong kho dữ liệu. Mô tả cụ thể mối quan hệ của kho dữ liệu trong sơ đồ thực thể liên kết. Người phân tích hệ thống có thể đảm bảo rằng từ điển phải hoàn thiện, nhất quán và không mâu thuẫn và có thể tự thẩm tra bằng cách hỏi các câu hỏi dưới đây: - Có bao nhiêu luồng dữ liệu trong biểu đồ BLD đã được định nghĩa trong từ điển dữ liệu. - Tất cả các thành phần trong tập dữ liệu đã được định nghĩa chưa ? - Đã có thành phần nào được định nghĩa nhiều hơn một lần không ? - Đã có lời chú giải đúng cho tất cả các định nghĩa trong từ điển dữ liệu chưa ? - Có thành phần dữ liệu nào trong từ điển không được nhắc đến trong biểu đồ phân cấp chức năng BPC, biểu đồ luồng dữ liệu BLD, hay sơ đồ thực thể liên kết E-R. b. Phương pháp đặc tả bằng sơ đồ khối (Flow Chart, Diagram) Phương pháp này khá cổ điển nhưng trực quan và thường áp dụng cho các hệ thống đơn giản. Một sơ đồ khối gồm: Các khối bắt đầu, kết thức, Thao tác, rẽ nhánh, và khối vòng lặp. Phần này chúng ta có thể tham khảo trong phần tin học đại cương. c. Phương pháp đặc tả bằng ngôn ngữ có cấu trúc (Pseudo Code) Đây là ngôn ngữ đặc tả hay còn gọi là ngôn ngữ giả trình vì nó rất gần với ngôn ngữ lập trình và chuyển đổi sang ngôn ngữ lập trình một cách dễ dàng. Ngôn ngữ giả trình được đặc tả bằng lời thông qua một ngôn ngữ nào đó với cú pháp không chặt chẽ để diễn tả các bước với các hành động cơ sở (Primitive Actions), cấu trúc tuần tự (Sequences), lựa chọn (Selections), và thao tác lặp (Iterations). Tuy nhiên ta không nên dùng ngôn ngữ tự do Thí dụ: Cấu trúc lựa chọn IF THEN READ-FILE STOCK-DETAILS IF ELSE Cấu trúc đa lựa chọn CASE WHEN WHEN . . . . . . - 58 -
59. Cấu trúc lặp DO WHILE REPEAT UNTIL d. Những qui định và qui tắc về quản lí Các quy định về hệ thống được thể hiện qua các công thức tính toán, các phép biến đổi. Thí dụ các quy định bao gồm: - Tính lãi suất tín dụng và tiền gửi. - Tính lương. - Tính thuế thu nhập cao. - Tính điểm trung bình chung học tập. e. Phương pháp đặc tả sử dụng bảng quyết định Mặc dù ngôn ngữ có cấu trúc có đầy đủ các khả năng, nhưng nó vẫn còn thiếu sót khi mô tả các quyết định phức tạp hay các trường hợp đa lựa chọn. Và trong nhiều trường hợp, ngôn ngữ có cấu trúc vẫn còn tỏ ra nhập nhằng. Bảng quyết định có khả năng mô tả tất cả các tình huống một các rõ ràng. Dưới đây là một số đặc trưng của bảng quyết định (BQĐ). - Các phần tử của BQĐ Nhiệm vụ chính trong việc mô tả thủ tục thông qua việc sử dụng bảng quyết định là tách biệt 3 phần tử cơ bản của bảng quyết định từ các phát biểu của bài toán. Các phần tử đó là các điều kiện đơn lẻ áp dụng vào quá trình quyết định, các hành động được dự kiến trước nếu một vài điều kiện được thoả mãn, và các luật hay tập các điều kiện mà thông qua đó người ta dự tính được hành động. Sau khi đã phân biệt được 3 phần tử cơ bản này của bài toán, chúng được đưa vào một dạng bảng được gọi là bảng quyết định. Khi bảng quyết định được hoàn tất với tất cả các điều kiện, luật và hành động, việc đưa ra quyết định trong 1 tình huống bất kỳ sẽ trở nên cực kỳ đơn giản. Sự mô tả tiến trình dưới dạng bảng quyết định không còn tình trạng nhập nhằng nữa. - Dạng bảng quyết định Bảng quyết định là một cách định nghĩa các tiến trình thông qua các điều kiện và hành động. Toàn bộ bảng được chia làm 4 phần bởi một trục ngang và một trục đứng, giống như 4 góc phần tư trên hệ toạ độ vuông góc (minh hoạ trên hình 2.10). - 59 -
60. Hai góc phần tư phía trên được sử dụng để viết các điều kiện, còn 2 góc phần tư phía dưới chứa các hành động. Trong góc phần tư thứ 2, các điều kiện được liệt kê ra theo từng dòng. Góc phần tư thứ nhất được chia làm các cột. Các cột này kéo dài xuống góc phần tư thứ tư. Chúng được dùng cho các tập điều kiện khác nhau, và được đặt tên bằng tên của các tập điều kiện, hay còn gọi là các luật. Trong góc phần tư thứ 3, các hành động cũng được liệt kê thành từng dòng. Còn trong góc phần tư thứ 4, các dấu chỉ thị sẽ được điền vào các hành động sao cho phù hợp với tập các điều kiện. Các điều kiện được chọn và viết trong góc phần tư thứ nhất sao cho câu trả lời cho chúng là có hoặc không. - Các bước xây dựng một bảng quyết định Việc xây dựng một bảng quyết định gồm các bước sau: 1- Trước hết, viết các phát biểu bài toán bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. 2- Trong bài toán, đánh dấu các điều kiện và hành động bằng 2 cách khác nhau. 3- Viết lại tất cả các điều kiện vào 1 nơi và tất cả các hành động vào một nơi khác. 4- Viết tất cả các điều kiện, mỗi điều kiện một dòng, vào góc phần tư thứ 4. 5- Chọn tập điều kiện hay luật cần thiết cho các hành động rồi viết chúng vào các cột trong góc phần tư thứ tư. 6- Dựa trên các luật, chọn ra điều kiện thích hợp rồi ghi các kết quả vào dòng điều kiện thích hợp để định nghĩa tất cả các điều kiện của mỗi quy luật. 7- Viết các hành động thành từng dòng trong góc phần tư thứ 3. 8- Đánh dấu (x) vào 1 cột ghi quy luật trong góc phần tư thứ tư ứng với hành động cần được thực hiện thoả mãn luật ( tập điều kiện ) đó. 9- Kết thúc sự mô tả tiến trình dưới dạng bảng quyết định. Bảng quyết định đã trở thành một công cụ hữu ích trong một thời gian dài và đã được phát triển rất mạnh để đáp ứng mọi loại yêu cầu hệ thống. Trong quá trình phát triển của bảng quyết định, 3 loại bảng và các ứng dụng của chúng được sử dụng rộng rãi là: 1- Bảng quyết định có đầu vào hữu hạn. 2- Bảng quyết định có đầu vào mở rộng. 3- Các ứng dụng của bảng quyết định liên kết. Trong phần này chúng ta chỉ đề cập tới bảng quyết định có đầu vào hữu hạn. - Bảng quyết định có đầu vào hữu hạn Loại bảng này là loại được phát triển đầu tiên và hiện vẫn còn phù hợp với các hệ thống nhỏ và nhiều ứng dụng khác. Trong loại bảng quyết định này, các điều kiện - 60 -